Переход на электронные трудовые книжки начнется с 1 января - Специально для системы ГАРАНТ, декабрь 2019 г.

Переход на электронные трудовые книжки начнется с 1 января

 

декабрь 2019 г.

 

В законодательство внесены поправки в части формирования сведений о трудовой деятельности в электронном виде. Изменениям, которые вступят в силу 1 января 2020 года, подверглись Трудовой кодекс РФ и Закон об индивидуальном (персонифицированном) учете в системе обязательного пенсионного страхования. Фактически законодательство теперь предусматривает постепенный переход на ведение трудовых книжек в электронном виде. Рассмотрим предстоящие изменения подробнее.

 

Сможет ли работодатель более не вести "бумажные" трудовые книжки?

 

Прежде всего отметим, что закон не предусматривает немедленного отказа от трудовых книжек в их физическом формате. В течение 2020 года (вплоть до 31 декабря включительно) работники должны определиться: желают ли они продолжения ведения их бумажных трудовых или согласны от них отказаться - и подать работодателю соответствующее письменное заявление. Если работник подал работодателю заявление о продолжении ведения работодателем трудовой книжки или так и не подал никакого, работодатель продолжает вести его бумажную трудовую книжку (ч. 2 ст. 2 Закона N 439-ФЗ).

Если же работник выразил в заявлении свое согласие на предоставление ему работодателем сведений о трудовой деятельности по новым правилам, работодатель выдает трудовую книжку на руки и освобождается от ответственности за ее ведение и хранение (ч. 3 ст. 2 Закона N 439-ФЗ). При этом какого-либо срока на выдачу трудовой книжки законом не предусмотрено. Представляется, что в такой ситуации работодателю наиболее безопасно выдать трудовую книжку непосредственно в день получения от работника заявления. По крайней мере, можно говорить о том, что у работодателя нет оснований хранить трудовую книжку до 31 декабря 2020 года.

При выдаче трудовой книжки в нее вносится запись о подаче работником заявления о предоставлении ему работодателем сведений о трудовой деятельности по новым правилам. Как именно должна выглядеть такая запись, в настоящее время не установлено. Если данный вопрос так и не будет нормативно урегулирован, полагаем, в трудовую книжку можно будет внести запись примерно следующего содержания:

 

 

Однако Минтруд России, в чью компетенцию входит утверждение инструкции по заполнению трудовых книжек, может предусмотреть и иной формат записи.

Споры может вызвать и вопрос с заверением записей, внесенных в трудовую книжку последним работодателем, при выдаче трудовой книжки на руки по заявлению работника. Формально Правила ведения трудовых книжек предписывают производить заверение записей только при увольнении работника (поскольку вообще не предполагают возможности окончания ведения трудовой книжки до прекращения трудовых отношений). Однако в новых законодательных реалиях после записи о выдаче трудовой книжки на руки трудовая книжка вестись больше не будет, но при этом без заверительной записи сведения о последнем месте работы фактически утратят свой статус. В связи с этим представляется, что работодатель все же должен заверить все записи, внесенные им в трудовую книжку, по аналогии с п. 35 Правил.

Имеется и ряд других неочевидных моментов, касающихся уже выданных по заявлению работников трудовых книжек. Может ли работник обратиться к работодателю за исправлением неверных записей в трудовой книжке, сделанных до выдачи ее на руки? Может ли работник обратиться за выдачей дубликата выданной ему на руки трудовой книжки в случае, например, ее утраты или порчи? Однозначно ответить на эти вопросы в отсутствие правоприменительной практики представляется проблематичным.

Работник, подавший письменное заявление о продолжении ведения работодателем бумажной трудовой книжки, может в любой момент передумать и отказаться от ее ведения (ч. 5 ст. 2 Закона N 439-ФЗ). А вот обратной возможности не предусмотрено: решение работника о переходе на исключительно электронный формат ведения сведений о его трудовой деятельности носит необратимый характер.

Для работников, не имевших возможности подать работодателю до 31 декабря 2020 года включительно заявление о продолжении ведения бумажной трудовой книжки или переходе на предоставление сведений о трудовой деятельности, законодатель предусматривает возможность сделать это в любое время и позже указанной даты (ч. 6 ст. 2 Закона N 439-ФЗ). К таким лицам закон относит, в частности:

1) работников, которые по состоянию на 31 декабря 2020 года не исполняли свои трудовые обязанности и ранее не подали заявление, но за которыми сохранялось место работы;

2) лиц, имеющих стаж работы по трудовому договору (служебному контракту), но по состоянию на 31 декабря 2020 года не состоявших в трудовых (служебных) отношениях и до указанной даты не подавших заявление.

Судя по формулировке закона, этот перечень не является закрытым. Единственным критерием сохранения за работником права на подачу заявления и после 31 декабря 2020 года является лишь невозможность сделать это ранее.

Правда, формально из закона следует довольно странный вывод. Как видно, лица, подавшие заявление о продолжении ведения их бумажных книжек, могут в любой момент отказаться от этого своего права. Лица, не подавшие никакого заявления из-за невозможности этого сделать, могут как сохранить за собой право на ведение работодателем их бумажных трудовых, так и отказаться от него. А вот для лиц, не подавших заявления до 31 декабря 2020 года, закон права отказа от ведения бумажных трудовых уже не предусматривает. Однако такая трактовка данной нормы явно идет вразрез со взятым законодателем курсом на "диджитализацию" кадрового документооборота. Полагаем, работодателю все же следует в данном случае отказаться от буквального толкования закона и удовлетворять любые заявления работников об отказе от ведения бумажных трудовых книжек.

Для лиц, трудоустраивающихся на работу после 31 декабря 2020 года, никакого права выбора способа отражения сведений об их трудовой деятельности уже не остается: трудовые книжки на таких работников оформляться не будут (ч. 8 ст. 2 Закона N 439-ФЗ).

А вот за работником, воспользовавшимся своим правом на дальнейшее ведение работодателем трудовой книжки, это право сохраняется при последующем трудоустройстве к другим работодателям (ч. 4 ст. 2 Закона N 439-ФЗ). Данная норма, на наш взгляд, также предполагает неоднозначное толкование. Во-первых, не вполне ясно, следует ли считать работников, проигнорировавших необходимость подать заявление до 31 декабря 2020 года (бумажные трудовые книжки которых работодатель, как уже говорилось выше, продолжает вести), "воспользовавшимися своим правом на ведение трудовой книжки". Неочевидным представляется и толкование термина "право на дальнейшее ведение трудовой книжки". Понимается ли под ним лишь необходимость продолжения ведения конкретной трудовой книжки? Сохраняется ли за работником право на оформление новой трудовой книжки в случае утраты и порчи имеющейся? Если да, то как новому работодателю определить, есть ли у работника право на ведение бумажной книжки? Запись о подаче работником соответствующего заявления должна отражаться в электронной трудовой книжке, но работник, реализующий при приеме на работу свое право на ведение работодателем его бумажной трудовой книжки, как следует из новой редакции ст. 65 ТК РФ, не обязан предоставлять работодателю сведения о своей трудовой деятельности из информационных ресурсов ПФР. Разъяснений по этим вопросам остается ждать от органов власти.

 

Что такое электронная трудовая книжка?

 

Примечательно, что термин "электронная трудовая книжка" в законах не используется вообще. Пока это понятие упоминается лишь в проекте приказа Правления Пенсионного фонда РФ "Об утверждении формы и формата сведений о трудовой деятельности зарегистрированного лица, а также порядка её заполнения". По проекту ЭТК является официальным документом, в котором содержится вся информация о сотруднике, истории его должностных переходов и мест работы. Документ представляет собой файл, загружаемый в общероссийскую базу персонифицированного учета. ЭТК формируется на основании "сведений о трудовой деятельности работников", обязанность по передаче которых и возложена на работодателя. Иными словами, именно электронную трудовую книжку работодатель не ведет - это компетенция ПФР, однако работодатель для этого должен передавать в Фонд необходимые сведения.

 

Что входит в состав сведений о трудовой деятельности?

 

Понятие сведений о трудовой деятельности раскрывается в новой статье 66.1 ТК РФ. В число таких сведений включаются информация о работнике, месте его работы, его трудовой функции, переводах работника на другую постоянную работу, об увольнении работника с указанием основания и причины прекращения трудового договора, другая предусмотренная ТК РФ, иным федеральным законом информация.

Более конкретно состав данных сведений приводится в п. 2.4 ст. 11 Закона о персучете. Согласно этой норме работодатель обязан предоставлять в ПФР следующие сведения о работниках:

1) страховой номер индивидуального лицевого счета;

2) фамилию, имя, отчество;

3) сведения о месте работы:

- наименование страхователя, сведения об изменении наименования страхователя, основание изменения его наименования (реквизиты приказов (распоряжений), иных решений или документов, подтверждающих изменение наименования страхователя);

- регистрационный номер страхователя;

4) сведения о выполняемой работе и периодах работы:

- сведения о приеме на работу с указанием (при наличии) структурного подразделения страхователя, в которое принят работник;

- трудовая функция (работа по должности в соответствии со штатным расписанием, профессии, специальности с указанием квалификации; конкретный вид поручаемой работнику работы);

- сведения о переводах на другую постоянную работу;

- сведения об увольнении, основаниях и о причинах прекращения трудовых отношений;

- реквизиты приказов (распоряжений), иных решений или документов, подтверждающих оформление трудовых отношений;

5) информацию о подаче работником заявления о продолжении ведения работодателем бумажной трудовой книжки либо о предоставлении работодателем ему сведений о трудовой деятельности по новым правилам.

Согласно ст. 66.1 ТК РФ сведения о трудовой деятельности работников работодатель формирует в электронном виде.

 

Сроки, форма и порядок передачи сведений о трудовой деятельности в ПФР

 

Согласно части первой ст. 66.1 ТК РФ сведения о трудовой деятельности каждого работника работодатель предоставляет для хранения в информационных ресурсах Пенсионного фонда РФ. Как видно, никаких исключений для работников, в отношении которых ведется бумажная трудовая книжка, закон не предусматривает. То есть сведения о трудовой деятельности передаются на всех работников данного работодателя.

Основанием для предоставления сведений в ПФР в силу п. 2.4 ст. 11 Закона о персучете является любой случай приема/перевода/увольнения работника или подачи им заявления о продолжении ведения работодателем бумажной трудовой книжки либо о предоставлении работодателем ему сведений о трудовой деятельности. Сроки подачи сведений несколько разнятся для 2020 и 2021 годов (п. 2.5 ст. 11 Закона о персучете).

 

Событие

Сроки передачи сведений о трудовой деятельности в ПФР

В 2020 году

В 2021 году

прием

 

не позднее 15-го числа месяца, следующего за месяцем, в котором имели место соответствующие случаи

не позднее рабочего дня, следующего за днем издания соответствующего приказа (распоряжения), иных решений или документов, подтверждающих оформление трудовых отношений.

увольнение

перевод

не позднее 15-го числа месяца, следующего за месяцем, в котором имели место соответствующие случаи

подача работником заявления о продолжении ведения работодателем бумажной трудовой книжки либо о предоставлении работодателем ему сведений о трудовой деятельности

 

Кроме того, при первой подаче сведений (но не позднее 15 февраля 2021 года) работодатель обязан предоставить в ПФР также и сведения о трудовой деятельности работника у данного работодателя по состоянию на 1 января 2020 года (пп. 1 п. 2.5 ст. 11 Закона о персучете). Имеющуюся в трудовых книжках информацию о предыдущих местах работы передавать не следует. Равно как и информацию о работниках, уволенных до 1 января 2020 года.

Однако и с реализацией данных требований закона возникает несколько вопросов. Во-первых, хотя закон и относит трудовую функцию к числу сведений о трудовой деятельности, само по себе изменение ее наименования (если оно не сопровождается переводом) не обозначено в законе в качестве основания для передачи соответствующих сведений в ПФР. Однако, если о соответствующем факте в ПФР не сообщить, очевидно, в электронной трудовой книжке работника будут представлены неактуальные сведения о его трудовой деятельности. Во-вторых, не вполне ясно, следует ли при реализации требования о передаче сведений о трудовой деятельности работника у данного работодателя по состоянию на 1 января 2020 года указывать все такие сведения или лишь те, которые относятся к работе по последнему трудовому договору. Проще говоря, как быть в ситуации, когда работник уже работал у данного работодателя, затем уволился, а теперь вновь трудоустроился по новому трудовому договору? Отражать ли в передаваемой в ПФР информации сведения о работе по расторгнутым до 1 января 2020 года трудовым договорам, если в настоящее время соответствующие лица являются работниками данного работодателя? Надеемся, ПФР предоставит пояснения по этим вопросам.

В силу ч. 10 ст. 2 Закона N 439-ФЗ форму представления работодателем сведений о трудовой деятельности для хранения в информационных ресурсах Пенсионного фонда РФ устанавливает сам ПФР по согласованию с Минтрудом России. Пока соответствующий нормативный акт не принят. Однако проект формы (СЗВ-ТД) и порядка ее заполнения ПФР подготовил.

Некоторые требования к порядку отражения сведений о трудовой деятельности прописаны напрямую в ТК РФ. Так, согласно новой редакции части пятой ст. 84.1 ТК РФ внесение информации в сведения о трудовой деятельности об основании и о причине прекращения трудового договора должны производиться в точном соответствии с формулировками ТК РФ или иного федерального закона и со ссылкой на соответствующие статью, часть статьи, пункт статьи ТК РФ или иного федерального закона. Если неправильная формулировка основания и (или) причины увольнения в сведениях о трудовой деятельности препятствовала поступлению работника на другую работу, суд в силу части восьмой ст. 394 ТК РФ в случае возникновения спора должен будет принять решение о выплате работнику среднего заработка за все время вынужденного прогула.

Согласно п. 2.5 ст. 11 Закона о персучете работодатели, численность работников которых за предшествующий отчетный период - месяц составила 25 и более лиц, обязаны предоставлять сведения об их трудовой деятельности в форме электронного документа, подписанного усиленной квалифицированной электронной подписью. В таком же порядке сведения могут представляться страхователем, численность работающих зарегистрированных лиц у которого за предшествующий отчетный период - месяц составляет менее 25 лиц. Формирование сведений о трудовой деятельности в форме электронного документа осуществляется работодателем с использованием программно-технических средств, применяемых им для автоматизации своей деятельности, или с использованием электронного сервиса, предоставленного на безвозмездной основе Пенсионным фондом РФ.

 

Ответственность за нарушения при передаче в ПФР сведений о трудовой деятельности

 

За непредставление в установленный срок либо представление неполных и (или) недостоверных сведений о трудовой деятельности в ПФР страхователь или его должностное лицо привлекается к административной ответственности за нарушение трудового законодательства и иных нормативных правовых актов, содержащих нормы трудового права (ч. 21 ст. 17 Закона о персучете).

Пока КоАП РФ не выделяет непредставление сведений о трудовой деятельности в отдельный состав правонарушений, а значит, соответствующее противоправное бездействие работодателя следует квалифицировать по ч. 1 ст. 5.27 КоАП РФ. Однако, возможно, в обозримом будущем ситуация изменится. Так, первое чтение в Госдуме уже прошел законопроект, предусматривающий дополнение ст. 5.27 КоАП РФ новой частью 1.1, по которой за неоднократное нарушение работодателем сроков представления сведений о трудовой деятельности в ПФР, либо неоднократное представление неполных и (или) недостоверных сведений предусмотрено лишь наказание для должностных лиц в виде предупреждения. При этом под неоднократным нарушением понимается совершение работодателем указанных действий два и более раза в течение года.

Фактически, законопроект в случае его принятия сделает административную ответственность за нарушения при подаче сведений о трудовой деятельности в ПФР предельно мягкой, в то время как без соответствующих поправок в КоАП РФ работодателей и их должностных лиц за такие нарушения могут ждать существенные штрафы:

 

 

Санкция за нарушения при представлении сведений о трудовой деятельности

Первое нарушение

Повторное нарушение

Должностные лица

ИП

Организации

Должностные лица

ИП

Организации

Действующая редакция

(ч.ч. 1 и 2 ст. 5.27 КоАП РФ)

предупреждение или штраф от 1000 до 5000 рублей

предупреждение или штраф от 30000 до 50000 рублей

штраф от 10000 до 20000 рублей или дисквалификацию на срок от одного года до трех лет

штраф от 10000 до 20000 рублей

штраф от 50000 до 70000 рублей

В редакции проекта федерального закона N 748758-7

(ч. 1.1 ст. 5.27 КоАП РФ)

-

предупреждение

 

 

 

Сведения о трудовой деятельности в отношениях между работником и работодателем

 

В соответствии с новой редакцией ст. 65 ТК РФ работник при приеме на работу обязан будет предъявить работодателю трудовую книжку и (или) сведения о трудовой деятельности. Эти сведения могут использоваться также для исчисления трудового стажа работника, внесения записей в его трудовую книжку (в случаях, если в соответствии с ТК РФ, иным федеральным законом на работника ведется трудовая книжка) и осуществления других целей в соответствии с законами и иными нормативными правовыми актами РФ (часть третья ст. 66.1 ТК РФ).

По заявлению работника работодатель обязан (за исключением случаев, когда на работника ведется трудовая книжка) предоставить ему сведения о трудовой деятельности за период работы у данного работодателя способом, указанным в заявлении работника:

- на бумажном носителе, заверенные надлежащим образом;

- в форме электронного документа, подписанного усиленной квалифицированной электронной подписью (при ее наличии у работодателя).

Соответствующее заявление должно быть подано в письменной форме или направленно в порядке, установленном работодателем, по адресу электронной почты работодателя.

Сроки предоставления сведений следующие:

- в период работы - не позднее трех рабочих дней со дня подачи этого заявления;

- при увольнении - в день прекращения трудового договора.

 

Если в приведенной норме говорится о предоставлении сведений о трудовой деятельности по заявлению работника, то новая редакция статьи 84.1 ТК РФ устанавливает обязанность работодателя в день прекращения трудового договора выдать работнику трудовую книжку или предоставить сведения о трудовой деятельности уже без какой-либо просьбы со стороны работника. Правда, не вполне ясно, как в таком случае должен определяться порядок предоставления сведений, если согласно ст. 66.1 ТК РФ он выбирается работником в заявлении.

В случае, если в день прекращения трудового договора предоставить сведения о трудовой деятельности у данного работодателя невозможно в связи с отсутствием работника либо его отказом от их получения, работодатель обязан направить работнику по почте заказным письмом с уведомлением сведения о трудовой деятельности за период работы у данного работодателя на бумажном носителе, заверенные надлежащим образом.

По письменному обращению работника, не получившего сведений о трудовой деятельности у данного работодателя после увольнения, работодатель обязан выдать их не позднее трех рабочих дней со дня обращения работника способом, указанным в его обращении (на бумажном носителе, заверенные надлежащим образом, или в форме электронного документа, подписанного усиленной квалифицированной электронной подписью (при ее наличии у работодателя).

Последствия задержки работодателем выдачи сведений о трудовой деятельности при увольнении, как ни странно, такие же, что и при задержке трудовой книжки. Согласно ст. 234 ТК РФ работодатель обязан возместить работнику не полученный им заработок во всех случаях незаконного лишения его возможности трудиться. Такая обязанность, в частности, наступает, если заработок не получен в связи с задержкой по вине работодателя предоставления сведений о трудовой деятельности при увольнении. Хотя не вполне ясно, как задержка выдачи работодателем сведений о трудовой деятельности может повлечь за собой лишение работника возможности трудиться. Если невыдача работодателем трудовой книжки формально действительно лишает работника возможности трудоустроиться к следующему работодателю, то сведения о трудовой деятельности работник может получить и из иных источников (об этом речь пойдет ниже). Впрочем, сегодня многие суды даже сам по себе факт задержки трудовой книжки не считают достаточным основанием для возложения на работодателя материальной ответственности по ст. 234 ТК РФ, ссылаясь на то, что связь между задержкой трудовой книжки и невозможностью трудоустройства работнику еще надо доказать (подробнее см., например, новость от 31.01.2019). С учетом этого представляется, что в случаях с задержкой сведений о трудовой деятельности норма ст. 234 ТК РФ не будет работать вообще.

Согласно ч. 9 ст. 2 Закона N 439-ФЗ форму предоставления работнику работодателем сведений о трудовой деятельности за период работы у данного работодателя утверждает Минтруд России по согласованию с Пенсионным фондом РФ. Пока такой нормативный акт не принят, однако Минтруд подготовил проект формы СЗВ-Р, которая будет применяться для этих целей, и порядка ее заполнения.

В силу части шестой ст. 66.1 ТК РФ в случае выявления работником неверной или неполной информации в сведениях о трудовой деятельности, представленных работодателем для хранения в информационных ресурсах ПФР, работодатель по письменному заявлению работника обязан исправить или дополнить сведения о трудовой деятельности и представить их в установленном порядке в ПФР.

 

Где еще работник может получить сведения о трудовой деятельности?

 

Согласно части четвертой ст. 66.1 ТК РФ работнику доступны следующие способы получения сведений о трудовой деятельности, помимо обращения к работодателю:

- в многофункциональном центре предоставления государственных и муниципальных услуг - на бумажном носителе, заверенные надлежащим образом;

- в Пенсионном фонде РФ - на бумажном носителе, заверенные надлежащим образом, или в форме электронного документа, подписанного усиленной квалифицированной электронной подписью;

- с использованием единого портала государственных и муниципальных услуг - в форме электронного документа, подписанного усиленной квалифицированной электронной подписью.

Согласно ч. 9 ст. 2 Закона N 439-ФЗ форму предоставления лицу, имеющему стаж работы по трудовому договору, сведений о трудовой деятельности из информационных ресурсов ПФР утверждает Минтруд России по согласованию с Фондом. Пока такой нормативный акт не принят, однако Минтруд подготовил проект формы СЗВ-ПФР, которая будет применяться для этих целей, и порядка ее заполнения.

 

Прочие обязанности работодателя, связанные с переходом на электронные трудовые книжки

 

Согласно ч. 1 ст. 2 Закона N 439-ФЗ работодатели в течение 2020 года должны осуществить следующие мероприятия:

1) принятие или изменение локальных нормативных актов (при необходимости) с учетом мнения выборного органа первичной профсоюзной организации (при его наличии);

2) подготовка и обсуждение с уполномоченными в установленном порядке представителями работников изменений (при необходимости) в соглашения и коллективные договоры в порядке, установленном ТК РФ;

3) обеспечение технической готовности к представлению сведений о трудовой деятельности в порядке для хранения в информационных ресурсах Пенсионного фонда РФ;

4) уведомление по 30 июня 2020 года включительно каждого работника в письменной форме об изменениях в трудовом законодательстве, связанных с формированием сведений о трудовой деятельности в электронном виде, а также о праве работника путем подачи работодателю соответствующего письменного заявления сделать выбор между продолжением ведения работодателем трудовой книжки или предоставлением ему работодателем сведений о трудовой деятельности.

 

П. Сутулин,

рецензент службы Правового консалтинга ГАРАНТ

 

Актуальная версия заинтересовавшего Вас документа доступна только в коммерческой версии системы ГАРАНТ. Вы можете приобрести документ за 75 рублей или получить полный доступ к системе ГАРАНТ бесплатно на 3 дня.

Получить доступ к системе ГАРАНТ

Если вы являетесь пользователем интернет-версии системы ГАРАНТ, вы можете открыть этот документ прямо сейчас или запросить по Горячей линии в системе.