Вопрос: Прошу дать разъяснения относительно правомерности передачи ведения кадрового учета сторонней организации на основании договора оказания услуг (аутсорсинг). Допустима ли передача работодателем ведения кадрового учета сторонней организации (аутсорсинговой компании)? Каков порядок внесения записей в трудовые книжки сторонней организацией, осуществляющей ведение кадрового учета по договору с работодателем (аутсорсинговой компанией)? Каков порядок хранения трудовых книжек сторонней организацией, осуществляющей ведение кадрового учета по договору с работодателем (аутсорсинговой компанией)? (информационный портал Роструда "Онлайнинспекция.РФ", июль 2017 г.)

Прошу дать разъяснения относительно правомерности передачи ведения кадрового учета сторонней организации на основании договора оказания услуг (аутсорсинг). 1. Допустима ли передача работодателем ведения кадрового учета сторонней организации (аутсорсинговой компании)? 2. Каков порядок внесения записей в трудовые книжки сторонней организацией, осуществляющей ведение кадрового учета по договору с работодателем (аутсорсинговой компанией)? 3. Каков порядок хранения трудовых книжек сторонней организацией, осуществляющей ведение кадрового учета по договору с работодателем (аутсорсинговой компанией)?

1. Передача трудовых книжек в организацию, не являющуюся работодателем не допустима.

2,3. Не допускается ведение и хранение трудовых книжек у организации, не являющейся работодателем.

Правовое обоснование:

В соответствии с Правилами ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утвержденными постановлением Правительства Российской Федерации от 16 апреля 2003 года N 225 (далее - Правила), трудовые книжки на работников ведёт работодатель. Пунктом 45 Правил установлено, что ответственность за ведение, хранение, учет и выдачу трудовых книжек несет специально уполномоченное лицо, назначаемое приказом (распоряжением) работодателя. На практике эти функции возлагаются на работников службы кадров данного работодателя, о чем имеется упоминание и в пункте 45 Правил. Данным пунктом определено, что при увольнении работника все записи, внесенные в его трудовую книжку за время работы в данной организации, заверяются подписью работодателя или лица, ответственного за ведение трудовых книжек, печатью организации и подписью самого работника. В соответствии с этими нормами трудовые книжки работников, вкладыши к ним и их учёт, приходно-расходные книги, должны вестись той организацией, в которой работники работают и там же храниться. Нарушение установленного Правилами порядка ведения, хранения трудовых книжек и вкладышей к ним влечёт для должностных лиц организации установленную действующим законодательством ответственность (Пункт 45 Правил). Кроме того, трудовая книжка содержит персональные данные работника, порядок обработки которых работодателем регулируется специальной главой 14 Трудового кодекса Российской Федерации (далее - ТК РФ). Работодатель не имеет права сообщать персональные данные работника третьей стороне без письменного согласия работника. Исключение составляют случаи, когда это необходимо в целях предупреждения угрозы жизни и здоровью работника, либо в случаях прямо установленных федеральными законами (статья 88 ТК РФ). Таким образом, передачу функций по ведению и хранению трудовых книжек работников другой организации или отдельным работникам дано организации на основании гражданско-правового договора, считаем, следует рассматривать с учётом всех норм действующего законодательства.

Информационный портал Роструда "Онлайнинспекция.РФ", июль 2017 г.