Инвентаризация:
что нужно знать бухгалтеру
Приближается конец финансового года, и перед бухгалтерами снова возникает проблема проведения инвентаризации. Ее необходимо правильно организовать и провести в удобные с точки зрения производственного цикла сроки, подготовить необходимую документацию и своевременно отразить результаты.
Для обеспечения достоверности данных бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности организации обязаны проводить инвентаризацию имущества и обязательств, в ходе которой проверяются и документально подтверждаются их наличие, состояние и оценка. В Федеральном законе от 21.11.96 г. N 129-ФЗ "О бухгалтерском учете" (с изменениями от 23.07.98 г.) определены основные требования, предъявляемые к проведению инвентаризации имущества и обязательств организации, указано, что порядок и сроки проведения инвентаризации устанавливает руководитель организации, за исключением случаев, когда проведение инвентаризации обязательно, таких, как:
при передаче имущества в аренду, выкупе, продаже, а также при преобразовании государственного или муниципального унитарного предприятия;
перед составлением годовой бухгалтерской отчетности;
при смене материально ответственных лиц;
при выявлении фактов хищения, злоупотребления или порчи имущества;
в случае стихийного бедствия, пожара или других чрезвычайных ситуаций, вызванных экстремальными условиями;
при реорганизации или ликвидации организации;
в других случаях, предусмотренных законодательством Российской Федерации.
Выявленные при инвентаризации расхождения между фактическим наличием имущества и данными бухгалтерского учета отражаются на счетах бухгалтерского учета в следующем порядке:
а) излишек имущества приходуется и соответствующая сумма зачисляется на финансовые результаты организации, а у бюджетной организации - на увеличение финансирования (фондов);
б) недостача имущества и его порча в пределах норм естественной убыли относятся на издержки производства или обращения, сверх норм - на счет виновных лиц. Если виновные лица не установлены или суд отказал во взыскании с них убытков, то убытки от недостачи имущества и его порчи списываются на финансовые результаты организации, а у бюджетной организации - на уменьшение финансирования (фондов).
Как правильно составить сличительную ведомость по инвентаризации?
В соответствии с Методическими указаниями по инвентаризации имущества и финансовых обязательств (утв. приказом Минфина России от 13.06.95 г. N 49) сличительные ведомости составляются по имуществу, при инвентаризации которого выявлены отклонения от учетных данных.
В сличительных ведомостях отражаются результаты инвентаризации, т.е. расхождения между показателями по данным бухгалтерского учета и данными инвентаризационных описей.
Суммы излишков и недостач товарно-материальных ценностей в сличительных ведомостях указываются в соответствии с их оценкой в бухгалтерском учете.
Для оформления результатов инвентаризации могут применяться единые регистры, в которых объединены показатели инвентаризационных описей и сличительных ведомостей.
На ценности, не принадлежащие организации, но числящиеся в бухгалтерском учете (находящиеся на ответственном хранении, арендованные, полученные для переработки), составляются отдельные сличительные ведомости.
Сличительные ведомости могут быть составлены как с использованием средств вычислительной и другой организационной техники, так и вручную.
Как правильно оформить результаты инвентаризации?
Выявленные при инвентаризации расхождения фактического наличия имущества с данными бухгалтерского учета регулируются в соответствии с Положением по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации (утв. приказом Минфина России от 29.07.98 г. N 34н) в следующем порядке:
основные средства, материальные ценности, денежные средства и другое имущество, оказавшиеся в излишке, подлежат оприходованию и зачислению соответственно на финансовые результаты у организации или увеличение финансирования (фондов) у бюджетной организации с последующим установлением причин возникновения излишка и виновных лиц;
убыль ценностей в пределах норм, утвержденных в установленном законодательством порядке, списывается по распоряжению руководителя организации соответственно на издержки производства и обращения у организации или на уменьшение финансирования (фондов) у бюджетной организации. Нормы убыли могут применяться лишь в случаях выявления фактических недостач.
Убыль ценностей в пределах установленных норм определяется после зачета недостач ценностей излишками по пересортице. В том случае, если после зачета по пересортице, проведенного в установленном порядке, все же осталась недостача ценностей, нормы естественной убыли должны применяться только по тому наименованию ценностей, по которому установлена недостача. При отсутствии норм убыль рассматривается как недостача сверх норм;
недостачи материальных ценностей, денежных средств и другого имущества, а также порча сверх норм естественной убыли относятся на виновных лиц. В тех случаях, когда виновники не установлены или во взыскании с виновных лиц отказано судом, убытки от недостач и порчи списываются на издержки производства и обращения у организации или уменьшение финансирования (фондов) у бюджетной организации.
Среди документов, представляемых для оформления списания недостач ценностей и порчи сверх норм естественной убыли, должны быть решения следственных или судебных органов, подтверждающие отсутствие виновных лиц, либо отказ на взыскание ущерба с виновных лиц, либо заключение о факте порчи ценностей, полученное от отдела технического контроля или соответствующих специализированных организаций (инспекций по качеству и др.).
Взаимный зачет излишков и недостач в результате пересортицы может быть допущен только в виде исключения за один и тот же проверяемый период, у одного и того же проверяемого лица, в отношении товарно-материальных ценностей одного и того же наименования и в тождественных количествах.
О допущенной пересортице материально ответственные лица представляют подробные объяснения инвентаризационной комиссии.
В том случае, когда при зачете недостач излишками по пересортице стоимость недостающих ценностей выше стоимости ценностей, оказавшихся в излишке, эта разница в стоимости относится на виновных лиц.
Если конкретные виновники пересортицы не установлены, то суммовые разницы рассматриваются как недостачи сверх норм убыли и списываются в организациях на издержки обращения и производства, а в бюджетных организациях - на уменьшение финансирования (фондов).
На разницу в стоимости от пересортицы в сторону недостачи, образовавшейся не по вине материально ответственных лиц, в протоколах инвентаризационной комиссии должны быть даны исчерпывающие объяснения о причинах, по которым такая разница не отнесена на виновных лиц.
Предложения о регулировании выявленных при инвентаризации расхождений фактического наличия ценностей и данных бухгалтерского учета представляются на рассмотрение руководителя организации, который принимает окончательное решение о зачете.
Результаты инвентаризации должны быть отражены в учете и отчетности того месяца, в котором была закончена инвентаризация, а по годовой инвентаризации - в годовом бухгалтерском отчете. Данные результатов проведенных в отчетном году инвентаризаций обобщаются в ведомости результатов, выявленных инвентаризацией.
Основание: Методические указания по инвентаризации имущества и финансовых обязательств (утв. приказом Минфина России от 13.06.95 г. N 49).
В какие сроки следует проводить инвентаризацию библиотечных фондов?
Государственными и муниципальными библиотеками сроки и виды проведения инвентаризации библиотечных фондов, ценность фондов должны определяться по согласованию с учредителем и предусматриваться учетной политикой.
Министерство финансов Российской Федерации поддерживает предложение Министерства культуры Российской Федерации о проведении инвентаризации библиотечных фондов в следующие сроки:
наиболее ценные фонды, хранящиеся в сейфах, - ежегодно;
редчайшие фонды - один раз в 3 года;
ценные фонды - один раз в 5 лет;
фонды библиотек до 100 тыс. учетных единиц - один раз в 5 лет;
фонды библиотек от 100 до 200 тыс. учетных единиц - один раз в 7 лет;
фонды библиотек от 200 тыс. до 1 млн учетных единиц - один раз в 10 лет;
фонды библиотек свыше 1 млн учетных единиц - поэтапно в выборочном порядке с завершением инвентаризации всего фонда в течение 15 лет.
Инвентаризация фонда библиотеки или его части при смене руководителя библиотеки или структурного подразделения, имеющего библиотечные фонды (фондодержателя), приравнивается к очередному сроку.
Основание: письмо Минфина России от 4.11.98 г. N 16-00-16-198 "Об инвентаризации библиотечных фондов".
Каков порядок проведения инвентаризации оружия и патронов юридическими лицами?
Инвентаризация - полная проверка наличия оружия и патронов на соответствие учетным данным, порядка ведения их учета и обеспечения сохранности - проводится в организациях и учреждениях на основании приказа руководителя юридического лица либо в соответствии с указаниями руководителей соответствующих органов внутренних дел.
Приказом руководителя юридического лица за 10 дней до начала инвентаризации назначаются председатель и члены инвентаризационной комиссии, определяются сроки ее работы и порядок представления акта инвентаризации, сличительных ведомостей.
Инвентаризации проводятся:
а) ежегодно (по состоянию на 1 января);
б) при смене лица, ответственного за сохранность оружия и патронов, либо руководителя юридического лица (на день приема-передачи дел);
в) в случае стихийного бедствия, пожара, аварии или других чрезвычайных ситуаций, в результате которых производилось перемещение оружия или патронов (для конкретного участника таких событий);
г) при ликвидации или реорганизации юридического лица (в том числе при преобразовании государственного, муниципального унитарного предприятия) перед составлением ликвидационного или разделительного балансов.
Для проведения инвентаризации в течение одного года в организации создается постоянно действующая инвентаризационная комиссия не менее чем из трех человек. В инвентаризационную комиссию включаются один из руководителей юридического лица, работники бухгалтерской службы и другие специалисты, изучившие устройство и номенклатуру проверяемого оружия, знающие о мерах безопасности при обращении с ним.
Состав инвентаризационной комиссии, как правило, не должен изменяться до окончания срока работы комиссии. В исключительных случаях замена членов комиссии производится на основании приказа руководителя юридического лица.
Руководитель организации должен создать условия для проведения инвентаризации оружия и патронов, освободить членов комиссии на время ее проведения от исполнения других обязанностей, а также выделить необходимое количество технических работников, допущенных к работам с оружием и патронами.
Лица, ответственные за сохранность оружия и патронов, отражают все оконченные операции по движению оружия и патронов и выводят их остатки в книгах учета с заверением своими подписями на день инвентаризации.
Перед началом инвентаризации члены комиссии должны:
а) изучить требования законодательных и иных нормативных правовых актов Российской Федерации, нормативных правовых актов МВД России, регулирующих порядок оборота оружия и патронов и проведение их инвентаризации;
б) подготовить бланки инвентаризационных описей, описей номерного учета и сличительных ведомостей результатов инвентаризации оружия и патронов, зарегистрировать их в установленном порядке. При этом предварительное внесение данных об остатках оружия и патронов в указанные документы не допускается;
в) проверить наличие средств пломбирования и пломбировочного материала, реквизиты которых должны отличаться от средств пломбирования, имеющихся у лиц, ответственных за сохранность оружия.
Проверка фактического наличия оружия и патронов должна начинаться комиссией с проверки мест их хранения и опечатывания имеющихся сейфов, шкафов, пирамид, ящиков с оружием и патронами.
Вскрытие и повторное опечатывание проверенных мест хранения оружия для его приема или выдачи осуществляются только членами инвентаризационной комиссии.
Наличие оружия устанавливается путем обязательного его штучного, комплектного и номерного пересчета, а также проверки соответствия оружия технической документации (паспортам, формулярам либо их дубликатам) в присутствии лица, ответственного за его сохранность.
Проверки патронов, упакованных в герметичные упаковки или металлические цинки, осуществляются путем осмотра целостности тары согласно нанесенной маркировке, о чем в инвентаризационной описи делается соответствующая отметка. При отсутствии маркировки (в том числе частичном) указанные упаковки подлежат вскрытию, а патроны - поштучному пересчету.
В проверенные сейфы, шкафы, пирамиды, ящики и укупорки комиссией вкладываются ярлычки, заверенные председателем комиссии, с указанием даты проверки.
Коллекционируемое и экспонируемое оружие и патроны из состава Музейного фонда Российской Федерации вносятся в инвентаризационные описи с учетом требований, устанавливаемых Минкультуры России.
Инвентаризационные описи и описи номерного учета заполняются с учетом требований, установленных для проведения инвентаризаций в органах внутренних дел. Исправления и дополнения заверяются членами инвентаризационной комиссии и лицами, ответственными за сохранность оружия и патронов.
Описи являются первичными инвентаризационными документами, которые заполняются непосредственно в местах (на объектах) хранения оружия и патронов по мере их проверки. По завершении проверки каждая заполненная страница описей подписывается членами комиссии и лицом, ответственным за сохранность оружия или патронов.
Поступившие в процессе инвентаризации оружие и патроны заносятся в отдельные описи. При этом в строке для указания целевого назначения оружия делается запись "Оружие (патроны), поступившее во время инвентаризации", а в графе "Примечание" указывается от кого оно поступило, дата поступления и номера приходных (сопроводительных, транспортных) документов.
Оружие и патроны, находившиеся в момент инвентаризации у работников организации, убывших в командировку, принимаются к зачету по учетным документам. При этом в графе "Примечание" указываются дата выдачи, фамилии и инициалы лиц, получивших их, и основания для выдачи.
Результаты инвентаризации оружия и патронов отражаются в сличительной ведомости, которая заполняется в трех экземплярах. Каждый экземпляр ведомости подписывается председателем и членами комиссии, а также лицом, ответственным за сохранность проверенного оружия или патронов.
При выявлении фактов недостачи или излишков оружия и патронов инвентаризационная комиссия незамедлительно сообщает об этом руководителю юридического лица.
По итогам инвентаризации комиссия составляет акт в 2 экземплярах. В акте отражаются состояние учета оружия и патронов, факты недостачи, излишков, порчи и утраты, а также даются предложения по устранению выявленных недостатков.
Акт рассматривается и утверждается руководителем юридического лица в трехдневный срок со дня его подписи и представления комиссией.
Первые экземпляры акта, инвентаризационной описи, описи номерного учета, сличительной ведомости и другие материалы хранятся в отдельном учетном деле у лица, ответственного за сохранность оружия в организации, вторые - передаются в орган внутренних дел.
Основание: приказ МВД России от 12.04.99 г. N 288 "О мерах по реализации постановления Правительства Российской Федерации от 21 июля 1998 г. N 814".
Экспертная группа
Международного еженедельника
"Финансовая газета"
"Финансовая газета. Региональный выпуск" N 35, август 1999 г.
Если вы являетесь пользователем интернет-версии системы ГАРАНТ, вы можете открыть этот документ прямо сейчас или запросить по Горячей линии в системе.
Газета "Финансовая газета. Региональный выпуск"
Учредитель: Редакция Международного финансового еженедельника "Финансовая газета"
Газета зарегистрирована в Роскомпечати 3 октября 1994 г.
Регистрационное свидетельство N 012947
Адрес редакции: г. Москва, ул. Ткацкая, д. 5, стр. 3
Телефон +7 (499) 166 03 71
http://fingazeta.ru/