Приложение N 1. Регламент работы Администрации города Шахты Ростовской области

Приложение N 1
к распоряжению Администрации
города Шахты
21.10.2010 г. N 1440

Регламент
работы Администрации города Шахты Ростовской области

С изменениями и дополнениями от:

2 марта 2011 г.

I. Общие положения

1. Настоящий Регламент работы Администрации города Шахты (далее Регламент) в соответствии с законодательством Российской Федерации, законодательством Ростовской области, Уставом муниципального образования "Город Шахты" устанавливает основные правила организации деятельности Администрации город Шахты Ростовской области по реализации ее полномочий.

1.1. Администрация города Шахты (далее - Администрация города) в соответствии с Конституцией Российской Федерации, Федеральным законом от 06.10.2003 г. N 131-ФЗ "Об общих принципах самоуправления в Российской Федерации" и Уставом муниципального образования "Город Шахты" является постоянно действующим исполнительно-распорядительным органом муниципального образования - городского округа - города Шахты.

1.2. Администрация города осуществляет свою деятельность в тесном взаимодействии с Шахтинской городской Думой.

1.3. Администрация города наделена полномочиями по решению вопросов местного значения и полномочиями по осуществлению отдельных государственных полномочий, переданных органам местного самоуправления федеральными законами и законами Ростовской области, осуществляет свои функции в соответствии с:

- Конституцией Российской Федерации;

- федеральными законами;

- указами, распоряжениями Президента Российской Федерации;

- постановлениями и распоряжениями Правительства Российской Федерации;

- Уставом Ростовской области;

- областными законами и постановлениями Законодательного Собрания Ростовской области;

- указами, распоряжениями Главы Администрации (Губернатора) Ростовской области;

- постановлениями и распоряжениями Администрации Ростовской области;

- Уставом муниципального образования "Город Шахты";

- решениями Шахтинской городской Думы;

- постановлениями, распоряжениями Администрации города Шахты;

- настоящим Регламентом.

1.4. Администрация города является юридическим лицом.

1.5. В Администрации города разработана и внедрена система менеджмента качества (СМК) в соответствии с требованиями международного стандарта (МС) ИСО 9001:2008, реализация которой обеспечивает упорядочение деятельности Администрации и повышение удовлетворенности потребностей жителей города муниципальными услугами.

С целью реализации требований МС ИСО 9001:2008, для постоянного повышения результативности СМК:

- ежегодно разрабатываются цели деятельности Администрации и каждого структурного подразделения;

- устанавливается система показателей оценки достижения целей и оценки процессов;

- проводятся внутренние аудиты с целью определения результативности и эффективности функционирования СМК, а также соответствия СМК требованиям МС ИСО 9001:2008;

- применяются корректирующие и предупреждающие действия для достижения запланированных результатов и постоянного улучшения процессов оказания услуг и выполнения функций.

С целью организации результативного и эффективного функционирования СМК распоряжением Администрации города от 07.06.2010 г. N 1361/1 Представителем руководства по качеству назначен заместитель главы Администрации города (по вопросам стратегического развития), который несет ответственность и наделен полномочиями, включающими:

- разработку Политики в области качества с внесением изменений по мере необходимости;

- аналитическую работу в области качества;

- анализ деятельности СП в области качества по всем процессам СМК в соответствии с МС ИСО 9001:2008;

- контроль над ходом проводимых работ, исследований и экспериментов в рамках СМК;

- разработку новых и переработку действующих документов СМК, оперативное управление документацией СМК;

- работу по повышению квалификации внутренних аудиторов СМК, подбору кадров в состав внутренних аудиторов СМК с учетом требований МС ИСО 19011:2002;

- подготовку внутренних аудиторов для проведения внутренних аудитов СМК.

2. Администрация города разрабатывает и осуществляет меры по обеспечению комплексного социально - экономического развития города Шахты Ростовской области (далее г. Шахты), участвует в проведении единой государственной политики в области финансов, науки, образования, здравоохранения, социального обеспечения и экологии.

3. Мэр города Шахты является главой муниципального образования "Город Шахты" - высшим должностным лицом, наделен Уставом муниципального образования "Город Шахты" собственными полномочиями по решению вопросов местного значения. На принципах единоначалия руководит Администрацией города, определяет структуру, штаты, несет персональную ответственность за результаты ее деятельности.

Структурные подразделения Администрации города, не являющиеся юридическими лицами, подчиняются непосредственно Мэру города или его заместителям в соответствии со структурой Администрации города.

Мэр города формирует Администрацию города в соответствии со структурой и штатным расписанием.

4. Заместители главы Администрации, в том числе первый заместитель, выполняют свои функции в соответствии с распределением обязанностей между заместителями главы Администрации, утвержденным распоряжением Администрации города Шахты от 06.07.2010 г. N 1388 "О распределении обязанностей между заместителями главы Администрации".

Проект распоряжения Администрации "О распределении обязанностей между заместителями главы Администрации" готовится управлением муниципальной службы на основании предложений заместителей главы Администрации города в 2-месячный срок после вступления в должность Мэра города.

5. Во всех случаях, когда Мэр города не может исполнять свои обязанности, их временно исполняет первый заместитель главы Администрации или один из заместителей главы Администрации города.

6. Структурные подразделения Администрации города действуют на основании положений, разрабатываемых их руководителями, и утверждаемых Мэром города. В соответствие с положениями о подразделениях разрабатываются должностные инструкции для служащих.

7. Порядок управления утвержденными положениями о подразделениях, должностными инструкциями (учет, распространение, хранение, актуализация, изъятие и уничтожение) приведен в Стандарте Администрации города 05-08 "Управление организационной документацией".

8. Ответственность за организацию и состояние делопроизводства, соблюдение установленных настоящим Регламентом правил и порядка работы с документами в структурных подразделениях Администрации города, возлагается на их руководителей.

9. Работники Администрации города несут ответственность за невыполнение требований настоящего Регламента, сохранность документов и разглашение содержащейся в них служебной и иной конфиденциальной информации, отнесенной к таковой законами РФ.

10. Методическое руководство организацией делопроизводства в Администрации города осуществляется отделом организационно-контрольной работы. Инструктивные материалы отдела организационно-контрольной работы по вопросам организации и совершенствования работы с документами, устранение выявленных недостатков и нарушений в делопроизводстве обязательны для исполнения всеми структурными подразделениями Администрации города.

11. Правила и порядок работы с документами, установленные настоящим Регламентом, обязательны для всех работников Администрации города.

II. Формирование структуры и штатов Администрации города

1. В случае необходимости изменения структуры и штатной численности структурных подразделений Администрации города руководители структурных подразделений вносят соответствующие предложения на имя Мэра города.

2. Предложения руководителей структурных подразделений Администрации города подписываются заместителем главы Администрации, курирующим деятельность соответствующего структурного подразделения.

3. Предложения должны содержать описание полномочий структурных подразделений Администрации города, функций работников, необходимых для исполнения указанных полномочий; оценку трудозатрат на выполнение соответствующих функций.

4. Управление муниципальной службы в течение 10 календарных дней проводит экспертизу предложений и готовит служебную записку Мэру города.

5. Проекты правовых актов об утверждении и внесении изменений в структуру и штатное расписание Администрации города готовит управление муниципальной службы.

6. Структура Администрации города утверждается городской Думой по представлению Мэра города.

III. Кадровая работа

1. Кадровая работа в Администрации города ведется в соответствии с федеральными и областными законами, иными нормативными правовыми актами Российской Федерации и Ростовской области, Уставом муниципального образования "Город Шахты", решением N 425 городской Думы от 28.02.2008 г. "Об утверждении положения о муниципальной службе в городе Шахты".

2. Поступление гражданина на муниципальную службу или замещение служащим другой муниципальной должности в Администрации города осуществляется в порядке, установленном федеральным, областным законодательством, в соответствии с Уставом муниципального образования "Город Шахты".

Включение гражданина в кадровый резерв Администрации города (далее - кадровый резерв) осуществляется по результатам конкурса. Кадровый резерв формируется управлением муниципальной службы.

Со всеми работниками Администрации города, трудовые договоры заключаются в соответствии с Трудовым кодексом Российской Федерации.

3. Проведение конкурса на замещение вакантной должности муниципальной службы в Администрации города (далее - конкурс) осуществляет конкурсная комиссия.

Порядок проведения конкурса на замещение вакантной должности регламентируется областным законом и Положением о муниципальной службе в городе Шахты.

4. Управление муниципальной службы делает запрос на управление по взаимодействию с федеральными органами исполнительной власти на предмет проведения проверки достоверности представляемых кандидатами на замещение вакантной должности персональных данных и иных сведений при поступлении на муниципальную службу.

5. Кандидаты на замещение вакантной должности заместителя главы Администрации проходят собеседования с:

- первым заместителем главы Администрации;

- Мэром города.

6. Кандидаты на замещение вакантной должности руководителя структурного подразделения Администрации города проходят собеседования с:

- начальником управления муниципальной службы;

- заместителем главы Администрации, курирующим соответствующее структурное подразделение Администрации;

- первым заместителем главы Администрации;

- Мэром города.

7. Кандидаты на замещение иной вакантной должности в Администрации города проходят собеседования с:

- начальником управления муниципальной службы;

- руководителем соответствующего структурного подразделения Администрации города;

- заместителем главы Администрации, курирующим соответствующее структурное подразделение Администрации города.

8. Документы кандидатов, успешно прошедших собеседование, передаются в управление муниципальной службы, которое на основании личного заявления, готовит проект распоряжения о назначении кандидата на вакантную должность и проект трудового договора.

9. На всех принятых работников Администрации города управлением муниципальной службы оформляется личное дело. Ежегодно, не позднее 31 декабря, проводится ознакомление работников под роспись со своими личными делами.

10. Сведения о полученных муниципальным служащим Администрации доходах, принадлежащем ему на праве собственности имуществе, являющихся объектами налогообложения, и обязательствах имущественного характера предоставляются в управление муниципальной службы ежегодно, не позднее 30 апреля года, следующего за отчетным.

11. С целью определения соответствия служащих замещаемым должностям управлением муниципальной службы проводится аттестация.

Решение о проведении аттестации принимается Мэром города на основании ст. 59 Устава муниципального образования "Город Шахты" и оформляется распоряжением Администрации города Шахты.

12. С целью систематического повышения профессионального уровня муниципальных служащих управление муниципальной службы организует обучение муниципальных служащих, согласно программе повышения квалификации муниципальных служащих.

13. За совершение дисциплинарного проступка к работнику Администрации города могут быть применены дисциплинарные взыскания. Перечень и порядок применения дисциплинарных взысканий устанавливается федеральным законодательством. Применение дисциплинарных взысканий оформляется распоряжением Администрации города Шахты по представлению начальника структурного подразделения, согласованного с заместителем главы Администрации, курирующим соответствующее структурное подразделение.

14. По итогам выполнения ответственных поручений, к юбилейным и праздничным датам отличившимся работникам Администрации города по ходатайству заместителя главы Администрации, курирующего соответствующее структурное подразделение Администрации города, на основании распоряжения Администрации города Шахты может быть выплачено единовременное денежное поощрение.

15. При увольнении работник Администрации заполняет обходной лист (Приложение N 1 к Регламенту) и предъявляет его в отдел бухгалтерского учета для получения расчета по заработной плате.

После произведенного расчета обходной лист передается в управление муниципальной службы и приобщается к личному делу уволенного работника.

IV. Предоставление сведений о доходах муниципальных служащих,
имуществе и обязательствах имущественного характера

1. В соответствии Федеральным законом от 25.12.2008 г. N 273-ФЗ "О противодействии коррупции", Указом Президента Российской Федерации от 18.05.2009 г. N 557 "Об утверждении перечня должностей Федеральной государственной службы, при назначении на которые граждане и при замещении которых федеральные государственные служащие обязаны представлять сведения о своих доходах, об имуществе и обязательствах имущественного характера, а также сведения о доходах, об имуществе и обязательствах имущественного характера своих супруги (супруга) и несовершеннолетних детей" нормативно-правовым актом Администрации города утверждено Положение о порядке предоставления гражданами, претендующими на замещение должностей муниципальной службы, и муниципальными служащими Администрации города и отраслевых (функциональных) органов местного самоуправления сведений о полученных ими доходах, об имуществе, принадлежащим им на праве собственности, и об их обязательствах имущественного характера, а также сведений о доходах супруги (супруга) и несовершеннолетних детей, об имуществе, принадлежащем им на праве собственности, и об их обязательствах имущественного характера.

2. В соответствии с Федеральным законом от 25.12.2008 г. N 273-ФЗ "О противодействии коррупции", Указом Президента Российской Федерации от 18.05.2009 г. N 557 "Об утверждении перечня должностей Федеральной государственной службы, при назначении на которые граждане и при замещении которых федеральные государственные служащие обязаны представлять сведения о своих доходах, об имуществе и обязательствах имущественного характера, а также сведения о доходах, об имуществе и обязательствах имущественного характера своих супруги (супруга) и несовершеннолетних детей" нормативно-правовым актом Администрации города Шахты утверждается перечень муниципальных служащих, обязанных представлять сведения о доходах, имуществе и обязательствах имущественного характера на себя, своих супруги (супруга) и несовершеннолетних детей.

3. Сведения о доходах, имуществе и обязательствах имущественного характера сдаются в управление муниципальной службы до 01 апреля года, следующего за отчетным периодом, и хранятся в личном деле муниципального служащего.

V. Меры по противодействию коррупции и урегулированию
конфликта интересов

С целью осуществления мероприятий по противодействию коррупции и урегулированию конфликта интересов в Администрации города и в соответствии с действующим законодательством, нормативно-правовыми актами Администрации созданы следующие комиссии:

1. Комиссия по урегулированию конфликта интересов в Администрации города, возглавляемая заместителем главы Администрации, основной задачей которой является содействие Администрации города в урегулировании конфликта интересов, способного привести к причинению вреда законным интересам граждан, организаций, общества, муниципального образования.

Комиссия рассматривает вопросы, связанные с урегулированием конфликта интересов в отношении муниципальных служащих, замещающих должности муниципальной службы в Администрации города.

Основанием для проведения заседания комиссии является информация о наличии у муниципального служащего личной заинтересованности, которая приводит или может привести к конфликту интересов.

2. Межведомственная комиссия по противодействию коррупции, возглавляемая Мэром города, основной задачей которой является содействие Администрации города в противодействии коррупции, во избежание причинения вреда законным интересам граждан, организаций, общества, муниципального образования.

Комиссия осуществляет организацию и контроль за проведением мероприятий по противодействию коррупции на территории города Шахты.

Основной формой работы комиссии являются заседания, которые проводятся по мере необходимости, но не реже одного раза в квартал.

3. Рабочая группа по проведению антикоррупционной экспертизы проектов нормативных правовых актов Администрации города Шахты, созданная с целью выявления в проектах нормативных правовых актов исполнительно-распорядительного органа местного самоуправления положений, способствующих созданию условий для проявления коррупции.

В состав рабочей группы входят специалисты правового управления.

VI. Служебные удостоверения Администрации города

1. Служебное удостоверение Администрации города (далее - служебное удостоверение) является документом, удостоверяющим личность и должностное положение работников Администрации города.

2. Оформление служебных удостоверений осуществляет управление муниципальной службы.

3. Служебное удостоверение оформляется заместителям главы Администрации, руководителям структурных подразделений Администрации, работникам Администрации города - за подписью Мэра города Шахты на основании распоряжения Администрации города Шахты о назначении на должность.

4. Служебное удостоверение оформляется на период замещения муниципальным служащим должности муниципальной службы, остальным работникам на период работы.

5. Служебные удостоверения Администрации города содержат следующие реквизиты и сведения об их владельцах:

Герб города Шахты;

надписи: Российская Федерация, Ростовская область, Администрация г. Шахты;

цветную фотографию владельца удостоверения размером 3x4 сантиметра, заверенную гербовой печатью Администрации для удостоверений;

дату выдачи удостоверения;

срок действия удостоверения;

регистрационный номер удостоверения;

фамилию, имя, отчество владельца удостоверения;

полное наименование должности и места работы владельца удостоверения;

подпись Мэра города и расшифровку подписи, заверенные гербовой печатью Администрации для удостоверений.

6. Бланки служебных удостоверений являются документами строгого учета.

7. Служебное удостоверение возвращается в управление муниципальной службы в случае увольнения его владельца или замены служебного удостоверения.

8. Учет и регистрация выдачи служебных удостоверений осуществляется управлением муниципальной службы в специальном журнале.

9. В случае утраты служебного удостоверения лицо, утратившее его, принимает меры по розыску (обращается в органы внутренних дел, бюро находок и т.п.) и безотлагательно сообщает об этом в управление муниципальной службы.

10. Если утраченное служебное удостоверение не будет обнаружено в течение одного месяца, лицо, утратившее его, за счет собственных средств размещает в средствах массовой информации объявление о том, что удостоверение считается недействительным.

11. В отношении лица, утратившего служебное удостоверение, управление муниципальной службы совместно с отделом по взаимодействию с федеральными органами исполнительной власти проводят служебное расследование. По результатам служебного расследования выдается новое служебное удостоверение.

Информация об изменениях:

Распоряжением Администрации г. Шахты Ростовской области от 2 марта 2011 г. N 36 раздел VII настоящего приложения изложен в новой редакции

См. текст раздела в предыдущей редакции

VII. Планирование работы

1. Деятельность Администрации города осуществляется в соответствии с утвержденными планами работы Администрации города на год, а также планами мероприятий Администрации города Шахты на квартал, месяц и неделю, обеспечивающими выполнение годового плана.

2. Предложения в план работы Администрации города на год (далее - план на год) направляются (на бумажном и электронном носителе) руководителями структурных подразделений Администрации города, не позднее 20 ноября предшествующего года в отдел организационно-контрольной работы для обобщения предложений и составления проекта плана на год.

В нем указываются основные задачи и мероприятия по их реализации, сроки исполнения (месяц, квартал, полугодие), наименование структурного подразделения Администрации города ответственного за исполнение, а также заместитель главы Администрации города, осуществляющий контроль за исполнением, форма отчета об исполнении.

Проект плана на год передается на утверждение первому заместителю главы Администрации не позднее 1 декабря.

3. Предложения в план мероприятий Администрации города на следующий квартал (далее - план мероприятий на квартал), включающие в себя определение основных задач на квартал и мероприятия по их реализации, направляются руководителями структурных подразделений Администрации города в отдел организационно-контрольной работы не позднее 20-го числа второго месяца текущего квартала.

Подготовленный проект плана мероприятий на квартал направляется отделом организационно-контрольной работы для рассмотрения и утверждения первому заместителю главы Администрации города не позднее 15-го числа третьего месяца текущего квартала и после утверждения размещается в общедоступной локальной сети "COMMON".

4. По завершении квартала до 10-го числа следующего месяца должностные лица, ответственные за подготовку планов и отчетов, представляют в отдел организационно-контрольной работы информацию об исполнении квартального плана, а также информацию о причинах неисполнения пунктов плана.

5. Сводная информация о выполнении квартального плана представляется отделом организационно-контрольной работы первому заместителю главы Администрации до 20-го числа месяца, следующего за отчетным кварталом.

6. До 20-го числа текущего месяца руководители структурных подразделений составляют ежемесячные планы мероприятий для использования в текущей работе.

7. План мероприятий Администрации города на очередную неделю (далее - план мероприятий на неделю) формируется отделом организационно-контрольной работы на основании материалов, направляемых на бумажных и электронных носителях заместителями главы Администрации города каждую среду до 15 часов.

В материалах указываются мероприятия (собрания, конференции, совещания, семинары, визиты и прочее), дата, место и время их проведения. Также отражаются командировки заместителей главы Администрации за пределы города, приемы граждан, заседания городской Думы.

8. Сформированный план мероприятий каждую среду передается Мэру города, его заместителям, другим должностным лицам, согласно листу рассылки, утверждаемому заместителем главы Администрации (курирующего вопросы делопроизводства) и по факсу/электронной почте в Администрацию Ростовской области, а также размещается в общедоступной локальной сети "COMMON".

9. Контроль за планированием работы в Администрации города осуществляет заместитель главы Администрации (курирующий вопросы делопроизводства).

VIII. Подготовка и выпуск правовых актов Администрации
города Шахты

1. Общие положения

Информация об изменениях:

Распоряжением Администрации г. Шахты Ростовской области от 2 марта 2011 г. N 36 в пункт 1.1 раздела VIII настоящего приложения внесены изменения

См. текст пункта в предыдущей редакции

1.1. Ответственным за актуализацию настоящей главы и координацию работы по подготовке и выпуску правовых актов Администрации города Шахты является начальник сектора контроля муниципального задания управления по работе с населением.

В рамках описанного в настоящей главе процесса сектором контроля муниципального задания управления по работе с населением выполняется следующая функция: предварительная подготовка, регистрация, учет и выпуск правовых актов Администрации города Шахты.

1.2. В соответствии с Конституцией Российской Федерации, федеральными законами, указами Президента Российской Федерации, постановлениями Правительства Российской Федерации, областными законами, Уставом Ростовской области, главой 6 Устава муниципального образования "Город Шахты", Мэр города Шахты издает муниципальные правовые акты, которые подлежат обязательному документационному оформлению.

1.3. Постановления Администрации города Шахты издаются по вопросам местного значения и вопросам, связанным с осуществлением отдельных государственных полномочий, переданных органам местного самоуправления федеральными законами и законами субъекта Российской Федерации.

Распоряжения Администрации города Шахты издаются по вопросам организации работы исполнительно-распорядительного органа местного самоуправления, утверждения составов комиссий, создаваемых при Администрации города Шахты.

Ответственность за своевременное внесение изменений в действующие постановления и распоряжения Администрации города Шахты, а также их отмену (признание утратившими силу) возлагается на заместителей главы Администрации, руководителей структурных подразделений, отраслевых (функциональных) органов Администрации города Шахты.

1.4. Постановления и распоряжения Администрации города Шахты относятся к официальным документам и оформляются на бланках установленного образца (Приложения N 2, N 3 к Регламенту) согласно Инструкции по делопроизводству Администрации Ростовской области, утвержденной постановлением Администрации Ростовской области от 12.12.2006 г. N 480 (далее - Инструкция по делопроизводству). Правовые акты, содержащие информацию, о государственной тайне, доступ к которой ограничен, выпускаются с соответствующим грифом секретности отделом по военно-мобилизационной работе.

2. Административные процедуры

2.1. Процесс подготовки правовых актов Администрации города Шахты состоит из следующих административных процедур:

- подготовка проекта правового акта; -согласование и визирование проекта правового акта; -подписание и выпуск правового акта; -рассылка, выдача и хранение правовых актов.

Проекты постановлений и распоряжений, затрагивающие доходную часть местного бюджета, либо приводящие к расходованию бюджетных средств, подлежат обязательному согласованию с заместителем главы Администрации - директором Департамента финансов.

2.2. Требования, предъявляемые к подготовке проектов правовых актов

2.2.1. Проекты постановлений (распоряжений) должны отвечать следующим требованиям (Приложение N 4 к Регламенту):

- соответствовать действующему законодательству;

- быть отредактированы, иметь краткое, ясное и четкое изложение существа вопроса, исключающее возможность его двоякого толкования, с четко сформулированными и обоснованными целями и задачами;

- содержать конкретные мероприятия, обеспеченные необходимой материально-технической базой, финансированием и исключающие необходимость выпуска документов в дополнение или изменение основного;

- содержать указание конкретным исполнителям, объем работ и реальные сроки исполнения;

- учитывать ранее принятые муниципальные правовые акты по данному вопросу во избежание повторений или противоречий;

- соответствовать правилам визирования служебных документов (личная подпись визирующего, расшифровка подписи, должность, дата подписания).

К проектам правовых актов прилагается оформленный в соответствии с требованиями делопроизводства пакет документов, в полной мере обосновывающий фактическую необходимость и отражающий правовые основания принятия документа.

При обнаружении несоответствия проекта правового акта действующему законодательству, несоблюдения юридической техники при его оформлении либо наличия ошибок, а также отсутствия документов, подтверждающих необходимость издания представленного для согласования правового акта, и иных правоустанавливающих документов, а равно отсутствия правовых актов, на которые указана ссылка в проекте издаваемого правового акта - указанный проект подлежит возврату исполнителю для устранения замечаний.

Если при подготовке правового акта выявлена необходимость внесения существенных изменений в ранее изданные нормативные правовые акты или наличие по одному и тому же вопросу нескольких актов, с целью их упорядочения разрабатывается единый новый правовой акт. В проект такого акта включаются новые, а также содержащиеся в ранее изданных актах нормативные предписания, сохраняющие свою силу.

Если принимаемые акты отменяют действие ранее принятых (полностью либо в части), постановляющая часть проекта должна содержать указание об отмене или признании их утратившими силу. Ранее принятые правовые акты, признаваемые отмененными или утратившими силу либо в которые предусматривается внесение изменений, прилагаются к проекту.

Если в тексте документа имеются приложения, то они нумеруются арабскими цифрами в возрастающей последовательности. Все листы приложений обязательно подписываются руководителями служб, выступающих инициаторами принятия правового акта (в нижней части с левой стороны).

Последний лист каждого приложения подписывается заместителем главы Администрации по курируемому направлению.

Ответственность за качество подготовки проектов постановлений (распоряжений) Администрации города Шахты возлагается на лиц, инициировавших разработку данных документов.

2.2.2. При подготовке проектов постановлений (распоряжений) Администрации города Шахты применяется редактор Word for Windows с соблюдением следующих параметров документа:

- название файла - N папки (проекта).doc;

- основной шрифт - Times New Roman;

- размер шрифта - N 14;

- межстрочный интервал - одинарный;

- параметры страницы: левое поле - 2 см;

- правое поле -1 см;

- верхнее поле -1 см;

- нижнее поле - 1 см;

- размер листа приложения - формат А4.

Не допускается выделение заголовка проекта шрифтом или кавычками.

2.2.3. На проекте правового акта Администрации города обязательна виза (согласование) заместителя главы Администрации города в соответствии с распределением обязанностей по направлениям работы, руководителей органов и подразделений Администрации, которым в документе предусматриваются задания или поручения, правового управления.

Проекты без визы правового управления на подпись Мэру города Шахты не представляются.

Проекты правовых актов Администрации города Шахты по структуре и штатам аппарата, отраслевых (функциональных) органов Администрации города, созданию новых и реорганизации действующих муниципальных предприятий, учреждений и структурных подразделений, а также о назначении или увольнении их руководителей без визы управления муниципальной службы на подпись Мэру города не представляются.

Проекты правовых актов Администрации города, которые утверждают документацию системы менеджмента качества Администрации города и ее органов (стандарты, регламенты предоставления услуг, исполнения функций), требуют согласования (положительного заключения) управления стратегического развития.

Подготовленные проекты с прилагаемым заключением подлежат визированию начальником управления муниципальной службы.

Проекты правовых актов Администрации города о проведении работ, могущих оказать негативное воздействие на окружающую среду, в том числе связанных со сносом зеленых насаждений при осуществлении градостроительной деятельности, размещением отходов производства и потребления, отводом земельных участков под строительство подземных сооружений и др., а также содержащие сведения о предполагаемых природоохранных мероприятиях подлежат обязательному согласованию с отделом охраны окружающей среды.

Проекты правовых актов по вопросам, решение которых может повлиять на организацию транспортного обслуживания населения, подлежат обязательному согласованию с руководителем МУ "Департамент благоустройства" г. Шахты Ростовской области.

Проекты правовых актов Администрации города о разработке, утверждении и внесении изменений в муниципальные долгосрочные целевые ведомственные программы в обязательном порядке требуют согласования (положительного заключения) департамента экономики.

ГАРАНТ:

Нумерация пунктов приводится в соответствии с источником

2.4. Порядок согласования и визирования проектов правовых актов:

2.4.1. Организационные вопросы по визированию (согласованию) проектов постановлений (распоряжений) Администрации города проводятся только сотрудниками структурных подразделений Администрации города, ее отраслевых (функциональных) органов.

В Администрации города проводится антикоррупционная экспертиза проектов нормативно-правовых актов Администрации города, которая осуществляется в соответствии с Федеральным законом РФ от 25.12.2008 г. N 273-ФЗ "О противодействии коррупции", Федеральным законом РФ от 17.07.2009 г. N 172-ФЗ "Об антикоррупционной экспертизе нормативных правовых актов и проектов нормативных правовых актов", Правилами проведения антикоррупционной экспертизы нормативных правовых актов и проектов нормативных правовых актов, утвержденными Постановлением Правительства Российской Федерации от 26.02.2010 г. N 96, постановлением Администрации города Шахты N 146 от 17.06.2009 г. "Об утверждении Положения о рабочей группе по проведению антикоррупционной экспертизы проектов нормативных правовых актов исполнительно-распорядительного органа местного самоуправления в составе комиссии по урегулированию конфликтов интересов в Администрации города в целях выявления в них положений, способствующих созданию условий для проявления коррупции" в рамках проведения правовой экспертизы проектов нормативно-правовых актов Администрации города правовым управлением. При выявлении коррупционности нормативно-правовых актов готовятся письменные предложения (замечания) о необходимости внесения соответствующих изменений.

Инициатор проекта отвечает за своевременность передачи проекта документа на визирование (согласование).

2.4.2. На листе согласования визы проставляются в следующем порядке: -руководитель структурного подразделения Администрации города, осуществляющего подготовку документа;

- руководители структурных подразделений, которым в документе предусматриваются задания, поручения.

- заместитель главы Администрации - куратор структурного подразделения, который вносит проект;

- заместитель (заместители) главы Администрации, которому определяются поручения (задания);

- первый заместитель главы Администрации; -начальник правового управления.

Информация об изменениях:

Распоряжением Администрации г. Шахты Ростовской области от 2 марта 2011 г. N 36 в подпункт 2.4.3 пункта 2.4 раздела VIII настоящего приложения внесены изменения

См. текст подпункта в предыдущей редакции

2.4.3. Проект правового акта, переданный заместителям главы Администрации на визу в системе электронного документооборота, рассматривается ими 2 раза в день до 10-00 час. и после 16.00 час.

Виза на проекте и листе согласования правового акта (в карточке электронного согласования) состоит из подписи визирующего с указанием его фамилии, инициалов, занимаемой должности, даты и времени визирования.

При наличии разногласий между визирующими инстанциями проект документа рассматривается у первого заместителя главы Администрации.

При отсутствии заместителя главы Администрации, ведущего данное направление, документы визирует должностное лицо, исполняющее его обязанности.

Срочные проекты визируются (согласовываются) в течение трех часов. Срок подготовки проектов от поручения (разрешения) до передачи на подпись устанавливается до 21 календарных дней, а срочных - до 3 рабочих дней. В необходимых случаях Мэр города Шахты может установить и другой конкретный срок. При необходимости Мэр города Шахты может продлить срок подготовки правового акта на основании письма заместителя главы Администрации, ответственного за подготовку документа.

Окончательный срок визирования (согласования) проектов постановлений (распоряжений) Администрации города не должен превышать 30 дней.

Если по истечении времени, отведенного для визирования, документы не завизированы, то они изымаются и в них делается отметка о времени нахождения у визирующей стороны.

2.4.4. Правовая экспертиза проектов правовых актов Администрации города осуществляется правовым управлением. По результатам осуществления правовой экспертизы правовых актов нормативного характера правовым управлением вносится пункт о публикации нормативного акта после его принятия.

В правовое управление проекты правовых актов представляются в окончательном варианте на бумажном носителе с внесенными в текст поправками, изменениями и дополнениями, предложенными лицами, визировавшими текст проекта. На листе согласования должны быть визы всех должностных лиц, определенных для данного проекта, в соответствии с требованиями настоящего Регламента.

В случае если визирующим лицом вносились замечания или возражения, их текст прилагается к проекту, а на листе согласований лицом, визирующим документ, делается отметка о том, что замечания учтены, устранены, либо сняты.

Отсутствие необходимых виз, наличие неснятых, неустраненных или неучтенных замечаний, наличие в тексте рукописных правок, зачеркиваний, вставок являются основанием к возврату проекта исполнителю для их доработки.

Правовая экспертиза проектов правовых актов проводится правовым управлением как правило в течение 1 рабочего дня с момента поступления проекта. Время, на которое проект был возвращен исполнителю с заключением либо для внесения поправок, в этот срок не входит.

В случае поступления проектов правовых актов большого объема, содержащих коллизионные нормы либо относящихся к правоотношениям, недостаточно четко урегулированным федеральным и областным законодательством, требующим дополнительного изучения нормативно-правовых актов для правового анализа, срок правовой экспертизы может быть продлен начальником правового управления до 3 рабочих дней.

Продление срока правовой экспертизы свыше 3 дней может быть произведено первым заместителем главы Администрации по мотивированному обращению начальника правового управления.

Правовая экспертиза проводится правовым управлением на предмет соответствия проекта правового акта:

действующему федеральному и областному законодательству, подзаконным нормативно-правовым актам, регламентирующим данный вопрос;

правовым актам Администрации города Шахты, принятом ранее по данному и смежным вопросам.

Обязательной правовой экспертизе в правовом управлении подлежат проекты правовых актов, указанные в настоящем Регламенте, проекты решений городской Думы, договоры, заключаемые Администрацией города в пределах своей компетенции, подписываемые Мэром, либо должностным лицом, уполномоченным подписывать договоры на основании доверенности.

По завершении правовой экспертизы начальник правового управления визирует проект либо возвращает его исполнителю с заключением о несоответствии действующему законодательству отдельных положений или проекта в целом для внесения соответствующих изменений, устраняющих выявленные противоречия.

Внесение изменений, дополнений или новых положений в текст проекта, завизированного начальником правового управления, не допускается.

2.4.5. Проекты нормативных правовых актов Администрации города Шахты с заключением рабочей группы по проведению антикоррупционной экспертизы проектов нормативно-правовых актов органа местного самоуправления направляются в прокуратуру города Шахты Ростовской области для получения заключения.

Рассмотрение проектов нормативных правовых актов Администрации города Шахты осуществляется прокуратурой города Шахты Ростовской области в течение десяти дней. При наличии в заключении прокуратуры замечаний (предложений) по вопросам, предлагаемым к урегулированию правовым актом Администрации города Шахты, проект поступает в правовое управление для рассмотрения соответствующих замечаний (предложений) совместно с заинтересованными лицами.

Рассмотрение замечаний (предложений) прокуратуры г. Шахты Ростовской области осуществляется в соответствии с нормами действующего законодательства.

Дальнейшее визирование (согласование) проекта правового акта осуществляется в установленном порядке.

Заключение прокуратуры города Шахты прикладывается к пакету документов, направляемых для подписания Мэру города Шахты.

2.4.6. Разногласия (замечания) по проекту документа снимаются Мэром города Шахты или соответствующим заместителем главы Администрации города по курируемому направлению.

Замечание (особое мнение) должностного лица излагается отдельной запиской к проекту документа. В случае внесения исправлений непосредственно в текст проекта документа, каждое из них сопровождается росписью вносящего их должностного лица.

Отказ от визирования (согласования) проекта не допускается.

2.4.7. Если в процессе доработки в проект документа внесены существенные изменения (кардинально изменяющие его первоначальное значение, содержащие дополнительные поручения и т.д.), проект подлежит повторному визированию (согласованию). Повторное визирование (согласование) проводится аналогично первичному.

2.5. Порядок подписания и выпуска правовых актов

Информация об изменениях:

Распоряжением Администрации г. Шахты Ростовской области от 2 марта 2011 г. N 36 в подпункт 2.5.1 пункта 2.5 раздела VIII настоящего приложения внесены изменения

См. текст подпункта в предыдущей редакции

2.5.1. После визирования проект правового акта (проект документа с приложением всех необходимых документов), оформленный в соответствии с п. 2.2.2., передается в отдел контроля исполнения муниципального задания на бумажном носителе и в электроном виде (по электронной почте, локальной вычислительной сети или на флеш-драйве) для проведения проверки, обработки, исполнения на соответствующем бланке и подготовки к подписанию документа.

На одном флеш-драйве должен находиться один файл, состоящий из текста проекта постановления (распоряжения) и приложений. Передаваемые флеш-драйвы должны быть проверены исполнителем на отсутствие компьютерных вирусов.

Ответственность за соответствие текста документа в электронном виде завизированному и согласованному проекту возлагается на исполнителя. Оформленный на бланке проект с пакетом документов передается сектором контроля муниципального задания управления по работе с населением на подпись курирующему заместителю главы Администрации для подписания приложений, Мэру города Шахты.

Сектором контроля муниципального задания управления по работе с населением сведения об инициаторе внесения проекта переносятся отдельной строкой в подлинник постановления (распоряжения) и располагаются ниже подписи Мэра города Шахты.

Проекты документов могут быть признаны не подготовленными к подписанию и отправлены на доработку в случаях:

- отсутствия необходимых согласований или визирований;

- отсутствия электронной версии проекта или подготовки ее с нарушением вышеуказанных требований;

- отсутствия необходимых данных для дальнейшего осуществления контроля за исполнением;

- наличия неустраненных принципиальных разногласий по проекту документа;

- наличия стилистических и (или) орфографических ошибок;

- оформления проекта не в соответствии с инструкцией по делопроизводству.

2.5.2. В отсутствие Мэра города (отпуск, командировка) или по его поручению постановления (распоряжения) подписываются первым заместителем главы Администрации или заместителем, исполняющим обязанности главы Администрации города.

2.5.3. Подписанные правовые акты вместе со всеми приобщенными к ним в процессе подготовки материалами и списком рассылки передаются в отдел контроля исполнения муниципального задания для регистрации и выпуска. Правовые акты вступают в силу с даты их подписания, если иное не определено в подписанном документе.

Пакеты документов, прилагаемые к проектам постановлений (распоряжений) Администрации города, возвращаются исполнителю.

Правовые акты Администрации города Шахты, затрагивающие права, свободы и обязанности человека и гражданина, подлежат официальному опубликованию в средствах массовой информации.

Информация об изменениях:

Распоряжением Администрации г. Шахты Ростовской области от 2 марта 2011 г. N 36 в подпункт 2.5.4 пункта 2.5 раздела VIII настоящего приложения внесены изменения

См. текст подпункта в предыдущей редакции

2.5.4. Регистрация производится по каждому виду документа отдельно с соблюдением нумерации, которая ведется с начала и до конца календарного года.

Подпись заверяется круглой печатью сектора контроля муниципального задания управления по работе с населением.

2.5.5. Организационную работу по подписанию документов проводят начальник отдела контроля исполнения муниципального задания, главный и ведущий специалисты отдела контроля исполнения муниципального задания.

Информация об изменениях:

Распоряжением Администрации г. Шахты Ростовской области от 2 марта 2011 г. N 36 в пункт 2.6 раздела VIII настоящего приложения внесены изменения

См. текст пункта в предыдущей редакции

2.6. Порядок рассылки, выдачи и хранения правовых актов

2.6.1. Постановления (распоряжения) Администрации города издаются на бланках установленного образца с соблюдением последовательности нумерации для каждого вида документа, присваиваемой Администрации города Шахты N 3, N 4 управления по работе с населением. Каждый экземпляр рассылаемого постановления (распоряжения) заверяется круглой печатью Администрации города Шахты N 3, N 4 управления по работе с населением, штампом "Верно" по 3 экз. для предоставления в Шахтинский отдел Управления Федеральной службы государственной регистрации, кадастра и картографии по Ростовской области.

2.6.2. Тиражирование правовых актов и подготовка к рассылке осуществляется сектором контроля муниципального задания управления по работе с населением нормативных документов, согласно листу (списку) рассылки. Лист рассылки имеет перечень обязательных адресатов с указанием в каком виде (бумажном, электронном) направляются копии документов, и заполняется сотрудником сектора контроля муниципального задания управления по работе с населением. Дополнительную рассылку определяет исполнитель. Рассылка в электронном виде осуществляется структурным подразделением, входящим в систему электронного документооборота Администрации города.

Рассылка постановлений (распоряжений) Администрации города Шахты в бумажном виде осуществляется сектором контроля муниципального задания управления по работе с населением через отдел организационно-контрольной работы согласно списку рассылки в течение одного рабочего дня.

2.6.3. Передача копий правовых актов представителям средств массовой информации осуществляется только отделом информации и связей с общественностью.

Копии правовых актов направляются для размещения в информационно-правовых системах "Консультант плюс" и "Гарант".

2.6.4. Замена или возврат ранее разосланных документов, в случае необходимости, производится по указанию начальника сектора контроля муниципального задания управления по работе с населением.

2.6.5. Запрещается выносить подписанные подлинники правовых актов Администрации города Шахты за пределы каб. N 116 по ул. Советская, 158.

2.6.6. Снятие копий с документов по заявкам организаций и граждан осуществляется по разрешению начальника сектора контроля муниципального задания управления по работе с населением.

2.6.7. Подлинники подписанных документов в течение 5 лет хранятся в Администрации города Шахты (каб. N 116), а затем сдаются в ГУ "Центр хранения архивных документов в г. Шахты РО" (далее - архив).

Для ознакомления подлинники могут быть представлены сотрудникам Администрации города, депутатам Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации и Законодательного Собрания Ростовской области, городской Думы г. Шахты по их требованию, другим лицам - сектором контроля муниципального задания управления по работе с населением.

IХ. Порядок работы и подготовки документов на заседания
коллегии Администрации

1. Для рассмотрения наиболее важных вопросов, отнесенных к компетенции Мэра города, с целью выработки совместно согласованных решений образуется коллегиальный орган Администрации города - Коллегия Администрации (далее по тексту - коллегия), которая действует в пределах срока полномочий Мэра города.

2. Коллегия руководствуется в своей работе Положением о Коллегии Администрации, утвержденным распоряжением Администрации города Шахты N 1403 от 04.08.2010 г.

3. Председателем коллегии является Мэр города, заместителем председателя - первый заместитель главы Администрации города.

4. Обеспечение деятельности Коллегии возлагается на секретаря Коллегии;

- планирование работы

- протокольное оформление заседаний коллегии, оформление принятых решений;

- контроль за исполнением решений и поручений коллегии;

- подготовка информации о работе коллегии.

5. Оповещение и регистрация приглашенных лиц на заседание Коллегии, возлагаются на отдел организационно-контрольной работы.

6. Материально-техническое и хозяйственное обеспечение проведения заседаний Коллегии возлагается на отдел материальных ресурсов.

7. Заседания коллегии проводятся в соответствии с утвержденным планом.

8. По решению Мэра города может быть:

- созвано внеочередное заседание Коллегии;

- перенесен срок проведения очередного заседания Коллегии.

9. Решения Коллегии носят рекомендательный характер.

10. Персональный состав Коллегии утверждается распоряжением Администрации города Шахты. При необходимости, вопросы об изменении состава Коллегии вносятся в повестку очередного заседания заместителем главы

Администрации по мере кадровых изменений и оформляются соответствующим решением.

11. На заседаниях Коллегии могут присутствовать депутаты городской Думы, начальник УВД, начальник ФСБ города, прокурор города, начальник правового управления, начальник отдела информации и связей с общественностью, начальник контрольно-ревизионного отдела, начальник управления по работе с населением, начальник управления муниципальной службы.

12. На заседаниях коллегии могут присутствовать представители средств массовой информации.

13. Заседание Коллегии считается правомочным, если на нем присутствует не менее 2/3 от общего состава.

Х. Организация работы с протестами и представлениями прокурора

1. Протесты и представления прокурора, касающиеся правильности издания правовых актов Администрации города, регистрируются и передаются отделом организационно-контрольной работы первому заместителю главы Администрации для рассмотрения.

2. Правовую защиту правовых актов, изданных Администрацией города Шахты, которые в установленном действующим законодательством порядке оспариваются органами государственной власти, прокуратурой, иными органами или гражданами в судебном порядке, осуществляет правовое управление в рамках своей компетенции.

Правовой акт по корректировке таких документов готовится в соответствии с настоящим Регламентом работы.

3. Доверенности на представление интересов Мэра города и Администрации города в судах специалистам Администрации города выдает Мэр города.

ХI. Порядок подготовки, заключения, организации выполнения, прекращения
действия и хранения договоров и соглашений
с участием Администрации города

1. Порядок подготовки, заключения, организации выполнения, прекращения действия и хранения договоров и соглашений с участием Администрации города определяется настоящим Регламентом.

2. Инициатива заключения договоров и соглашений может исходить от органов государственной власти Российской Федерации, субъектов Российской Федерации, муниципальных образований, иностранных государств, российских и зарубежных юридических лиц, индивидуальных предпринимателей.

3. Основанием для подготовки проектов договоров, соглашений и организации подписания представленных документов второй стороной является резолюция Мэра города на письме - оферте с предложением-обоснованием о заключении договора, соглашения.

Срок подготовки определяется поручением первого заместителя главы Администрации. Если срок не указан, то проект согласовывается в течение 30 дней.

4. Мэр города определяет на основании доверенности должностное лицо, уполномоченное подписать договор, соглашение.

5. Подготовку, согласование (визирование) и организацию подписания проводит заместитель главы Администрации, вносящий предложение о заключении договора (соглашения).

6. Состав визирующих и порядок согласования определяет лицо, выступившее инициатором подписания соглашения, договора.

В числе визирующих в обязательном порядке предусматриваются:

- заместитель главы Администрации - инициатор (куратор);

- начальник отдела бухгалтерского учета, главный бухгалтер;

- начальник правового управления - визирует все проекты.

7. Визы располагаются на последнем листе текста проекта договора (оферты либо акцепты), соглашения. Возможен также сбор виз на листе согласования, который изготавливает исполнитель к каждому конкретному проекту соглашения, договору. Проект договора должен быть прошит и пронумерован.

8. Завизированный проект документа вместе с поручением Мэра города и оформленными экземплярами соглашения передается исполнителем в правовое управление для проведения юридической экспертизы.

Количество экземпляров соглашений, договоров определяется по числу подписывающих сторон без учета завизированного проекта.

9. Ответственность за организацию процедуры подписания договора, соглашения несет заместитель главы Администрации, которому поручено готовить документ.

10. Договоры и соглашения об осуществлении международных и внешнеэкономических связей с субъектами иностранных государств подлежат предварительному согласованию с заместителем главы Администрации - директором Департамента финансов.

11. Договоры, соглашения по истечении срока действия передаются отделом бухгалтерского учета для хранения в архив.

ХII. Порядок подготовки, заключения, организации выполнения, изменения,
прекращения действия и хранения муниципальных контрактов
на поставку товаров, выполнение работ, оказание услуг
для муниципальных нужд

1. Порядок подготовки, заключения, организации выполнения, изменения, прекращения действия и хранения муниципальных контрактов на поставку товаров, выполнение работ, оказание услуг для муниципальных нужд (далее контракт) определяется настоящим Регламентом.

2. При размещении заказов на поставку товаров, выполнение работ, оказание услуг для муниципальных нужд путем проведения открытых торгов и запросов котировок основанием для подготовки контрактов и организации их подписания является протокол аукциона, конкурса, протокол рассмотрения и оценки котировочных заявок.

При размещении заказов на поставку товаров, выполнение работ, оказание услуг для муниципальных нужд у единственного поставщика (исполнителя, подрядчика) или на основании п. 14 ч. 2 ст. 55 Федерального закона от 21.07.2005 г. N 94-ФЗ "О размещении заказов на поставки товаров, выполнение работ, оказание услуг для государственных и муниципальных нужд" основанием для подготовки контрактов и организации их подписания является резолюция Мэра города (первого заместителя главы Администрации, заместителя главы Администрации) на письме - оферте с предложением-обоснованием о заключении контракта.

Основанием для подготовки соглашения об изменении (расторжении) контракта и организации его подписания является резолюция Мэра города (первого заместителя главы Администрации, заместителя главы Администрации) на письме - оферте с предложением-обоснованием необходимости изменения (расторжения) контракта.

3. Мэр города определяет на основании доверенности должностное лицо, уполномоченное подписать контракт (соглашение об изменении (расторжении) контракта).

4. Подготовку, согласование (визирование) и организацию подписания контракта (соглашения об изменении (расторжении) контракта) проводит структурное подразделение Администрации города, вносящего предложение о заключении контракта (соглашения об изменении (расторжении) контракта).

Количество экземпляров контрактов определяется по числу подписывающих сторон.

5. Состав визирующих и порядок согласования контракта (соглашения об изменении (расторжении) контракта) определяет лицо, выступившее инициатором подписания контракта (соглашения об изменении (расторжении) контракта).

В числе визирующих в обязательном порядке предусматриваются:

- руководитель структурного подразделения - инициатор (куратор);

- заместитель главы Администрации, курирующий вопросы размещения муниципального заказа;

- начальник отдела бухгалтерского учета, главный бухгалтер;

- начальник правового управления.

6. Визы располагаются на листе согласования, который изготавливает исполнитель к каждому конкретному контракту (соглашению об изменении (расторжении) контракта).

7. Общий срок подготовки и согласования контракта (соглашения об изменении (расторжении) контракта) не должен превышать 10 календарных дней.

8. Ответственность за организацию процедуры подписания контракта (соглашения об изменении (расторжении) контракта) несет руководитель структурного подразделения Администрации города, ответственного за подготовку и оформление контрактов.

9. Структурные подразделения Администрации города, ответственные за подготовку и оформление контрактов, после подписания контрактов (соглашений об изменении (расторжении) контракта) всеми сторонами передают под роспись подлинник контракта (соглашения об изменении (расторжении) контракта), основания для подготовки контракта (соглашения об изменении (расторжении) контракта) и лист согласования к ним в отдел контроля муниципального задания для регистрации, после чего указанные документы передаются структурным подразделением Администрации города, ответственным за подготовку и оформление контрактов, под роспись в отдел бухгалтерского учета.

10. Отдел контроля исполнения муниципального задания не позднее дня, следующего за днем регистрации контракта (соглашения об изменении (расторжении) контракта), передает копию контракта (соглашения об изменении (расторжении) контракта) в отдел размещения муниципального заказа для внесения сведений о контакте (соглашении об изменении (расторжении) контракта) в реестр муниципальных контрактов.

11. Подготовка и подписание контрактов, заключаемых по результатам проведения открытых аукционов в электронной форме, производится в следующем порядке:

11.1. Отдел размещения муниципального заказа Администрации города (ОРМЗ) в течение 1 дня после публикации протокола рассмотрения вторых частей аукционных заявок направляет структурному подразделению, ответственному за заключение контракта, информацию о результатах аукциона и его победителе.

11.2. Структурное подразделение, ответственное за заключение контракта, готовит проект контракта (включая все приложения) и обеспечивает его согласование в течение 3 дней с правовым управлением, ОРМЗ.

11.3. Согласованный проект контракта передается в ОРМЗ в электронном и бумажном виде с листом согласования. ОРМЗ в течение 1 дня направляет проект контракта в электронном виде оператору электронной площадки для последующей передачи поставщику товаров, работ, услуг.

11.4. ОРМЗ осуществляет контроль за своевременным подписанием электронно-цифровой подписью и возвратом проекта контракта поставщиком. В случае наличия разногласий с поставщиком по проекту контракта ОРМЗ уведомляет структурное подразделение, ответственное за заключение контракта, и, после устранения разногласий, направляет проект контракта оператору электронной площадки.

11.5. После получения от оператора электронной площадки проекта контракта, подписанного электронно-цифровой подписью поставщика, ОРМЗ в течение одного дня уведомляет помощника первого заместителя главы Администрации (секретаря заместителя главы Администрации) о необходимости подписания проекта контракта со стороны Администрации электронно-цифровой подписью.

11.6. После подписания контракта в электронном виде, структурное подразделение, ответственное за подписание контракта, обеспечивает подписание копии контракта в бумажном виде, ее регистрацию в отделе контроля исполнения муниципального задания и передачу в отдел бухгалтерского учета и в ОРМЗ.

12. Сведения об исполнении (прекращении действия) контракта направляются отделом бухгалтерского учета в орган, уполномоченный на ведение реестра контрактов, в течение трех рабочих дней со дня исполнения (прекращения действия) контракта.

13. Хранение подлинников контрактов (соглашений об изменении (расторжении) контракта), а также копий контрактов в бумажном виде, заключаемых по результатам проведения открытых аукционов в электронной форме, осуществляется в отделе бухгалтерского учета.

По истечении срока действия контракты (соглашения об изменении (расторжении) контракта) передаются отделом бухгалтерского учета для хранения в архив.

XIII. Организация работы со служебными документами

1. Ведение делопроизводства в Администрации города осуществляется в соответствии со Стандартом Администрации СТ-АШ 04-08 "Управление документацией общего делопроизводства", СТ-АШ 06-08 "Управление архивом", инструкцией по делопроизводству Администрации Ростовской области.

В структурных подразделениях Администрации города делопроизводство ведут лица, назначенные ответственными за эту работу.

Информация, содержащаяся в документах и их проектах, может использоваться только в служебных целях в соответствии с полномочиями должностных лиц, работающих или знакомящихся с этой информацией.

Перед уходом в отпуск или выездом в командировку работники структурных подразделений обязаны передавать находящиеся у них на исполнении, контроле документы другому работнику по указанию руководителя структурного подразделения.

При увольнении или переходе на работу в другое подразделение работник должен сдать все числящиеся за ним в отделе организационно-контрольной работы документы.

В случае утраты документа об этом немедленно докладывается руководителю структурного подразделения.

2. Документы, поступившие в Администрацию города, принимаются и регистрируются отделом организационно-контрольной работы.

3. Заказная корреспонденция, полученная от физических лиц, учитывается в журнале рассылки и передается под роспись в сектор по работе с обращениями граждан управления по работе с населением.

4. Отделом организационно-контрольной работы после предварительного ознакомления с каждым документом сортирует их по адресатам, определяет документы, подлежащие регистрации.

5. Обязательной регистрации подлежат документы, поступающие из вышестоящих органов, а также других организаций, требующие по своему характеру решения или ответа.

6. Письменные обращения граждан, депутатов Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации, депутатов Законодательного Собрания Ростовской области, депутатов городской Думы, письма других организаций, касающиеся вопросов обращений граждан, учитываются отделом организационно-контрольной работы количественно и передаются для регистрации в управление по работе с населением.

7. На входящих документах на нижнем поле первой страницы документа справа проставляется регистрационный штамп, в котором указываются дата регистрации, входящий номер документа.

Документы, адресованные комитетам, департаментам, управлениям, отделам, не входящим в состав структуры Администрации города, не регистрируются и передаются по назначению.

8. После регистрации документы 2 раза в день доставляются делопроизводителем отдела организационно-контрольной работы в приемные заместителей главы Администрации города. Телеграммы и срочные документы доставляются адресатам немедленно. Из приемных специалист отдела организационно-контрольной работы получает документы с резолюциями руководителей для передачи исполнителям.

9. Тиражирование документов с резолюцией Мэра города и первого заместителя главы Администрации в 2 и более адресов обеспечивается специалистами отдела организационно-контрольной работы, с резолюцией заместителя главы Администрации специалистами приемных.

ГАРАНТ:

Нумерация пунктов приводится в соответствии с источником

11. Корреспонденция, полученная из Администрации Ростовской области, если она не адресована конкретному лицу, в тот же день передается для рассмотрения Мэру города, первому заместителю главы Администрации, заместителям главы Администрации в соответствии с распределением обязанностей между ними.

12. Входящие документы с назначенным сроком исполнения ставятся на контроль в отдел организационно-контрольной работы. В случае, когда в резолюции не указан срок исполнения, начальник отдела организационно-контрольной работы устанавливает срок контроля (от 10 дней до 1 месяца).

13. Письма, направляемые в адрес Администрации Ростовской области, подписанные Мэром города или его заместителями и документы внутренней переписки печатаются в 1 экземпляре, после подписания и регистрации хранятся в системе электронного документооборота.

Письма, направляемы в адрес физического лица, подписанные Мэром города или его заместителями проходят регистрацию в управлении по работе с населением.

Приложения к документам должны быть завизированы заместителем главы Администрации города (руководителем структурного подразделения Администрации города), подготовившим документ.

Подписанные письма и телеграммы передаются исполнителем в отдел организационно-контрольной работы для отправки или доставляются адресатам самостоятельно. При этом к письму и телеграмме прилагается полный почтовый адрес получателя или телеграфный адрес, а при ответе на входящий документ - его номер и дата. Корреспонденция, в том числе и заказные письма, поступившие в канцелярию для отправки после 14 часов, кроме телеграмм и срочной корреспонденции, отправляется следующим днем.

15. Отдел организационно-контрольной работы осуществляет контроль за установленным порядком оформления и прохождения служебных документов, анализирует состояние работы по документообороту.

16. Работа с секретными документами регламентируется Инструкцией по обеспечению режима секретности в Российской Федерации, утвержденной Постановлением Правительства Российской Федерации от 05.01.2004 г. N 3-1, ведется отделом по военно-мобилизационной работе в помещении, оборудованном соответствующим образом.

Работа с документами с грифом "Для служебного пользования" определяется Положением о порядке обращения со служебной информацией ограниченного распространения в Администрации области, утвержденным постановлением Администрации Ростовской области от 15.12.2005 г. N 282-дсп.

Содержание секретных и служебных документов не подлежит разглашению.

17. Законченные делопроизводством дела хранятся в течение срока, указанного в номенклатуре дел Администрации города, после чего передаются в Государственное учреждение "Центр хранения архивных документов в г. Шахты Ростовской области", либо уничтожаются в установленном порядке.

XIV. Требования к оформлению документов, представляемых
на рассмотрение Мэру города Шахты

1. Объем письменной информации должен быть изложен на одной странице (в исключительных случаях на двух) печатного текста шрифтом N 14.

2. Содержание документа должно быть предельно ясным.

3. На вопросы в поручениях Мэра города должны быть прямые ответы.

4. Документы с ответами на поручения Мэра города должны содержать:

- первичный документ;

- резолюцию Мэра города;

- ответ исполнителя.

Других документов в подборке быть не должно.

5. В случае неясности содержания документа заместитель главы Администрации, курирующий направление, поясняет его самостоятельно.

6. В документе, кроме необходимых виз и подписей, указываются фамилия, инициалы и номер телефона исполнителя.

7. Просроченные документы рассматриваются только с приложенной объяснительной запиской исполнителя.

8. В случае утери документа с резолюцией Мэра ответственность несет исполнитель, согласно должностной инструкции.

9. Рассматриваются только письма по жизненно важным и особо значимым для города вопросам.

10. Отдельные документы (объемом более 2-х страниц), за исключением справочных материалов, рассматриваются по согласованию с первым заместителем главы Администрации.

11. Исходящие письма за подписью Мэра города Шахты на имя Главы Администрации (Губернатора) Ростовской области необходимо подготавливать в следующем порядке:

11.1. Текст письма готовит исполнитель - специалист структурного подразделения (далее - СП), назначенный руководителем СП. Руководитель СП несет ответственность за смысловое содержание текста.

11.2. Исполнитель обязан передать проект письма на бумажном носителе для проверки его содержания на соответствие официально-деловому стилю и правилам русского языка в отдел информации и связей с общественностью. О проведении проверки в отделе информации и связей с общественностью делается отметка на бумажном экземпляре проекта письма. Отметка включает в себя роспись и фамилию специалиста отдела информации и связей с общественностью и дату проверки.

11.3. После проверки электронный файл с текстом письма передается исполнителем в отдел организационно-контрольной работы для приведения его в соответствие с проверенным текстом на бумажном носителе.

11.4. Распечатка писем за подписью Мэра города на имя Главы Администрации (Губернатора) Ростовской области производится только в отделе организационно-контрольной работы. Отдел организационно-контрольной работы несет ответственность за соответствие текста письма требованиям к оформлению писем на бланках и тексту, проверенному в отделе информации и связей с общественностью.

11.5. После распечатки письмо передается исполнителю. Передачу письма на подпись Мэру города осуществляет руководитель СП самостоятельно. Руководитель СП несет ответственность за соблюдение вышеизложенного порядка изготовления исходящих писем.

12. Материалы по визитам в Администрацию Ростовской области, министерства и ведомства, торжественных мероприятий, рабочих поездок и совещаний с участием Мэра города представляются за 1 неделю до мероприятия.

ХV. Порядок рассмотрения письменных обращений и организация
личного приема граждан

1. Основные термины, используемые в настоящем разделе:

- обращение гражданина (далее - обращение) - направленные в государственный орган, орган местного самоуправления или должностному лицу письменные предложение, заявление или жалоба, а также устное обращение гражданина в государственный орган, орган местного самоуправления;

- предложение - рекомендация гражданина по совершенствованию законов и иных нормативных правовых актов, деятельности государственных органов и органов местного самоуправления, развитию общественных отношений, улучшению социально-экономической и иных сфер деятельности государства и общества;

- заявление - просьба гражданина о содействии в реализации его конституционных прав и свобод или конституционных прав и свобод других лиц, либо сообщение о нарушении законов и иных нормативных правовых актов, недостатках в работе государственных органов, органов местного самоуправления и должностных лиц, либо критика деятельности указанных органов и должностных лиц;

- жалоба - просьба гражданина о восстановлении или защите его нарушенных прав, свобод или законных интересов либо прав, свобод или законных интересов других лиц;

- должностное лицо - лицо постоянно, временно или в соответствии со специальными полномочиями осуществляющее деятельность по исполнению муниципальной функции (предоставлению услуги), а равно лицо, выполняющее организационно-распорядительные или административно-хозяйственные функции в органах местного самоуправления, государственных и муниципальных организациях.

2. Исполнение муниципальной функции (предоставление муниципальной услуги) по рассмотрению обращений граждан осуществляется в соответствии с:

Конституцией Российской Федерации, 1993 г.;

Федеральным законом от 02.05.2006 г. N 59-ФЗ "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации;

Федеральным законом от 27.07.2004 г. N 79-ФЗ "О государственной гражданской службе Российской Федерации";

Федеральным законом от 06.10.2003 г. N 131-ФЗ "Об общих принципах организации местного самоуправления в Российской Федерации";

Федеральным законом от 27.07.2006 г. N 152-ФЗ "О персональных данных";

Федеральным законом от 27.07.2006 г. N 149-ФЗ "Об информации, информационных технологиях и о защите информации";

Постановлением Правительства Российской Федерации от 11.11.2005 г. N 679 "О порядке разработки и утверждения административных регламентов исполнения государственных функций и административных регламентов предоставления государственных услуг";

Постановлением Главного государственного санитарного врача Российской Федерации от 03.06.2003 г. N 118 "О введении в действие санитарно- эпидемиологических правил и нормативов СанПин 2.2.2./2.4.1340-03";

Областным законом Ростовской области от 18.09.2006 г. N 540-ЗС "Об обращениях граждан";

Областным законом Ростовской области от 25.10.2002 г. N 273-ЗC "Об административных правонарушениях";

Постановлением Администрации Ростовской области от 29.11.2007 г. N 468 "О мерах по совершенствованию работы с обращениями граждан";

Уставом муниципального образования "Город Шахты";

Иными нормативно-правовыми актами.

3. Администрация города рассматривает по вопросам своей компетенции индивидуальные и коллективные предложения, заявления и жалобы граждан (далее - обращения граждан), поступающие в письменной форме, в форме электронных сообщений или в форме устного личного обращения к должностному лицу во время приема граждан.

В соответствии с действующим законодательством Администрация города не вправе принимать к рассмотрению вопросы, отнесенные к компетенции других органов государственной власти.

Порядок предоставления гражданам информации по их запросам, в том числе информации справочного характера, устанавливается настоящим Регламентом.

4. Письменные обращения граждан подлежат обязательной регистрации управлением по работе с населением в 3-дневный срок с момента их поступления в Администрацию города и в зависимости от содержания направляются по принадлежности.

Обращения граждан, поступившие в Администрацию города, направляются для рассмотрения и подготовки ответа заявителю в структурные подразделения Администрации или муниципальные учреждения, в компетенцию которых входит решение поставленных в обращении вопросов, при этом их рассмотрение ставится на контроль Мэра города либо заместителя главы Администрации.

Запрещается направлять обращения для рассмотрения в органы и должностным лицам, решения и (или) действия (бездействие) которых обжалуются.

Обращения граждан, содержащие обжалование актов Администрации города, направляются соответствующим структурным подразделениям для рассмотрения и подготовки ответа. В этом случае ответ заявителю дается заместителем главы Администрации (в соответствии с распределением обязанностей) с информированием заявителя о принятом решении, а при необходимости - о порядке обжалования актов в соответствии с действующим законодательством.

Поступившие в адрес руководителей Администрации города письма с пометкой "Лично", правильно указанными фамилией, инициалами и должностью не вскрываются, а подлежат передаче в приемную руководителя, которому адресованы. В случаях, когда такие письма квалифицируются руководителем как обращения, они рассматриваются в соответствии с установленными законодательством РФ сроками и порядком.

Обращения, поступившие в Администрацию города по информационным системам общего пользования, подлежат рассмотрению в соответствии с действующим законодательством и в порядке, установленном настоящим Регламентом для рассмотрения письменных обращений.

Обращения граждан рассматриваются в Администрации города в течение 30 дней с даты поступления. При необходимости срок рассмотрения письменного обращения может быть, в порядке исключения, продлен Мэром города, заместителями главы Администрации, не более чем на 30 дней с одновременным направлением уведомления заявителю с указанием причин продления.

ГАРАНТ:

Нумерация пунктов приводится в соответствии с источником

3. На доклад Мэру города, как правило, передаются коллективные обращения, носящие общественно значимый характер, вопросы деятельности кадров (назначения, злоупотребления, жалобы на руководящих работников), а также обращения по вопросам, связанным с деятельностью правоохранительных, налоговых, таможенных органов и вооруженных сил.

Контроль за исполнением обращений, а также поручений, данных Мэром города, осуществляют его заместители либо руководители структурных подразделений Администрации города согласно резолюции Мэра города.

Контроль исполнения сроков рассмотрения обращений осуществляет управление по работе с населением.

Исполнитель несет ответственность за полноту и качество подготовленной информации, содержащейся в ответе на обращение.

4. Обращения граждан, поступившие в Администрацию города из федеральных органов государственной власти, областной Администрации передаются первому заместителю главы Администрации или заместителям, которые определяют порядок их дальнейшего рассмотрения. Ответы на обращения граждан, поступившие из федеральных органов государственной власти, областной Администрации подписывает должностное лицо, определившее порядок рассмотрения данного обращения. По требованию вышеуказанных органов ответы направляются также заявителям.

5. В случае, если в письменном обращении не указаны фамилия гражданина, направившего обращение, почтовый адрес, по которому должен быть направлен ответ, ответ на такое обращение не дается. Если в указанном обращении содержатся сведения о подготавливаемом, совершаемом или совершенном противоправном деянии, а также о лице, его подготавливающем, совершающем или совершившим, обращение подлежит направлению в правоохранительные органы с регистрацией в Администрации и оформлением сопроводительного письма.

Обращение, в котором обжалуется судебное решение, возвращается гражданину, направившему обращение, с разъяснением порядка обжалования данного судебного решения.

При получении письменного обращения, в котором содержатся нецензурные либо оскорбительные выражения, угрозы жизни, здоровью и имуществу должностного лица, а также членов его семьи, обращение оставляется без ответа по существу поставленных в нем вопросов, гражданин, направившему обращение, сообщается о недопустимости злоупотребления правом.

В случае, если текст письменного обращения не поддается прочтению, ответ на обращение не дается и оно не подлежит направлению для рассмотрения органам государственной власти, органам местного самоуправления или должностному лицу в соответствии с их компетенцией, о чем сообщается гражданину, направившему обращение, если его фамилия и почтовый адрес поддаются прочтению. В этом случае обращение списывается заместителем главы Администрации в архив.

Если в письменном обращении гражданина содержится вопрос, на который ему многократно давались письменные ответы по существу в связи с ранее направляемыми обращениями, и при этом в обращении не приводятся новые доводы или обстоятельства, первый заместитель главы Администрации или заместители главы Администрации вправе принять решение о безосновательности очередного обращения и прекращении переписки с гражданином по данному вопросу при условии, что указанное обращение и ранее направляемые обращения направлялись в один и тот же орган. О данном решении гражданин, направивший обращение, уведомляется в письменном виде.

6. В случае, если ответ по существу поставленного в обращении вопроса не может быть дан без разглашения сведений, составляющих государственную или иную охраняемую федеральным законом тайну, гражданину, направившему обращение, сообщается о невозможности дать ответ по существу поставленного в нем вопроса в связи с недопустимостью разглашения указанных сведений.

7. Разъяснение законодательства Российской Федерации и Ростовской области, практики его применения, а также толкование норм, терминов и понятий осуществляются структурными подразделениями Администрации города, управлением по работе с населением в случаях, если на них возложена соответствующая обязанность в соответствии с проставленной на обращении резолюцией Мэра города или его заместителя либо если это необходимо для обоснования решения, принятого по обращению гражданина.

8. Предложения, заявления и жалобы граждан, поступающие из редакций газет, журналов, телевидения, радио и других средств массовой информации в Администрацию города, рассматриваются в порядке и в сроки, предусмотренные действующим законодательством РФ.

9. Рассмотрение обращений граждан включает рассмотрение письменных и устных обращений, которые поступили в ходе личного приема, а также с использованием почтовой, телефонной связи и информационных систем общего пользования.

10. При рассмотрении обращений граждан Администрация города:

1) обеспечивает объективное, всестороннее и своевременное рассмотрение обращения, в случае необходимости - с участием гражданина, направившего обращение;

2) запрашивает необходимые для рассмотрения обращения документы и материалы в организациях, департаментах, управлениях, отделах, у должностных лиц, за исключением судов, органов дознания и органов предварительного следствия;

3) принимает меры, направленные на восстановление или защиту нарушенных прав, свобод и законных интересов гражданина;

4) дает письменный ответ по существу поставленных в обращении вопросов, за исключением случаев, указанных в пункте 5 настоящего раздела;

5) уведомляет гражданина о направлении его обращения на рассмотрение в другую организацию, департамент, управление, отдел, или иному должностному лицу в соответствии с их компетенцией.

11. Обращения, содержащие вопросы, отнесенные к ведению иных организаций и не требующие контроля, направляются па рассмотрение в эти организации непосредственно управлением по работе с населением, о чем своевременно информируется заявитель. Ответственность за правомерность направления писем исполнителям возлагается на начальника управления по работе с населением.

Ответы гражданам, о мерах принятых по их обращениям, дают руководители учреждений, в которые направлены эти обращения на рассмотрение в соответствии с резолюцией Мэра города или заместителя главы Администрации, в установленные сроки. Об исполнении обращений, взятых на контроль в Администрации города, учреждения письменно уведомляют управление по работе с населением с приложением копий ответов заявителям и оригиналов писем.

Непосредственное исполнение обращений граждан (обработка и отправка ответов, подготовленных и подписанных соответствующим должностным лицом) возлагается на сотрудников сектора по работе с обращениями граждан управления по работе с населением, который находится по адресу: 346500, Россия, г. Шахты, Ростовская область, ул. Советская, 187/189, тел. (863 6) 26-25-83.

В необходимых случаях для рассмотрения обращений создаются комиссии в составе ответственных работников Администрации города, депутатов всех уровней, представителей комитетов, департаментов, управлений, отделов и иных организаций. В этих комиссиях могут принимать участие сами заявители.

При предоставлении услуги на базе многофункционального центра прием обращений граждан осуществляется в муниципальном автономном учреждении "Многофункциональный центр предоставления муниципальных услуг г. Шахты" (далее - МАУ "МФЦ г. Шахты") по адресу: ул. Шишкина, 162, тел. 28-28-28.

Почтовый адрес для направления обращений:

- Администрация города Шахты;

-346500, г. Шахты, ул. Советская, 187/189;

- тел. (863 6) 26-25-83, (8863 6) 44-04-81, факс (863 6) 25-01-10;

- официальный сайт (www.shakhty-gorod.ru);

- е-mail: info@shakhty-gorod.ru.

12. Обращения граждан считаются разрешенными, если рассмотрены все поставленные в них вопросы, приняты необходимые меры и даны письменные ответы. При повторном обращении дополнительное рассмотрение разрешенных обращений граждан проводится заместителями главы Администрации города или руководителями структурных подразделений, в случае выявления новых обстоятельств или изменения законодательства регулирующего отношения в сфере, касающейся решения вопросов по существу обращений.

13. Начальник управления по работе с населением обеспечивает учет и анализ количества и характера рассмотренных обращений граждан, принятых по ним решений, а также вопросов, содержащихся в обращениях граждан.

Руководители структурных подразделений Администрации города организуют учет и анализ этих вопросов и подготавливают предложения, направленные на устранение недостатков. Указанные предложения оформляются в письменном виде и проходят обязательное согласование в правовом управлении.

14. Личный прием граждан осуществляется Мэром города, его заместителями и уполномоченными на то лицами по вопросам, отнесенным к их ведению. В случае необходимости на прием приглашаются руководители структурных подразделений Администрации города, отраслевых (функциональных) органов.

Информация о месте, днях и часах приема доводится до сведения граждан.

Обязанность по своевременному предоставлению и доведению до сведения граждан информации о месте, днях и часах приема возлагается на управление по работе с населением и МАУ "МФЦ г. Шахты".

Предварительная беседа с гражданами, запись на прием, организация проведения личного приема возлагаются па сотрудников МАУ "МФЦ г. Шахты". Сотрудники МАУ "МФЦ г. Шахты" осуществляют предварительную запись на прием к Мэру города Шахты, первому заместителю главы Администрации, регистрирует записавшихся граждан в Журнале предварительной записи на прием к Мэру города Шахты, первому заместителю главы Администрации.

В ходе предварительной записи сотрудник МАУ "МФЦ г. Шахты" выясняет причину обращения, а также результаты рассмотрения должностными лицами структурных подразделений Администрации.

До записи на прием к Мэру города обращения граждан должны быть рассмотрены структурными подразделениями, на которые возложена обязанность рассматривать вопросы по существу обращения.

Запись на прием к заместителям главы Администрации осуществляется в телефонном режиме секретарями в приемных заместителей.

Содержание устного обращения заносится в карточку личного приема гражданина.

В случае, если изложенные в устном обращении факты и обстоятельства являются очевидными и не требуют дополнительной проверки, ответ на обращение с согласия гражданина может быть дан устно в ходе личного приема, о чем делается запись в карточке личного приема гражданина. В остальных случаях дается письменный ответ по существу поставленных в обращении вопросов.

Письменное обращение, принятое в ходе личного приема, подлежит регистрации и рассмотрению в порядке, установленном настоящим Регламентом. В случае если в обращении содержатся вопросы, решение которых не входит в компетенцию Мэра города, гражданину дается разъяснение, куда и в каком порядке следует ему обратиться.

В ходе личного приема гражданину может быть отказано в дальнейшем рассмотрении обращения, если ему ранее был дан ответ по существу поставленных в обращении вопросов.

Контроль за исполнением принятых решений осуществляет руководитель, проводивший прием граждан. Организация рассмотрения обращений граждан в ходе личного приема осуществляется в порядке, определенном настоящим Регламентом.

15. При нарушении порядка и сроков рассмотрения обращений граждан в Администрации города информация о фактах нарушений передается управлением по работе с населением заместителю главы Администрации, давшему поручение, начальнику управления муниципальной службы для принятия мер.

16. У правление по работе с населением готовит анализ о количестве и характере письменных и устных обращений граждан, поступивших в Администрацию города и информирует Мэра города, по его требованию.

XVI. Организация контроля и проверки исполнения документов
в Администрации города

1. Контролю и проверке исполнения подлежат все зарегистрированные документы, содержащие порученческие пункты, сроки исполнения, требующие принятия решения и (или) выполнения определенных управленческих действий, составления ответного или иного документа, внесение изменений в нормативные, инструктивные и другие документы.

В Администрации города контролю подлежат:

- областные законы, указы и распоряжения Главы Администрации (Губернатора) Ростовской области, постановления и распоряжения Администрации Ростовской области, поручения Главы Администрации (Губернатора) области, решения Коллегии Администрации области;

- постановления и распоряжения Администрации города, решения Коллегии Администрации города;

- запросы депутатов, письма и обращения граждан.

На контроль могут ставиться и другие документы по решению Мэра города или его заместителей.

2. Контроль исполнения правовых актов и других документов осуществляют должностные лица, на которых Мэром города возложен контроль за исполнением непосредственно в тексте документа или в резолюциях по исполнению документа.

Если контроль за выполнением документа возлагается на нескольких должностных лиц или структурных подразделений, то определение порядка работы, созыв и отчетность за исполнением документов возлагается на должностное лицо, записанное первым. Организация и контроль исполнения отдельных пунктов могут поручаться различным должностным лицам.

3. Сроки исполнения контролируемых документов указываются в текстах документов или поручений (резолюций) руководителей.

3.1. Сроки выполнения документов исчисляются в календарных днях с даты подписания (утверждения) документа, а поступивших из других организаций - с даты поступления в Администрацию города.

3.2. Документы, по которым срок исполнения не указан, исполняются, как правило, в течение месяца со дня регистрации документа в Администрации города. Сроки представления информации о ходе исполнения определяются должностными лицами, ответственными за контроль исполнения.

3.3. При необходимости изменения срока выполнения поручения должностное лицо, которому дано поручение, не позднее чем за 2 дня до истечения срока представляет на имя давшего поручение мотивированную просьбу о продлении срока исполнения, после чего может быть установлен новый срок исполнения.

3.4. Сроки исполнения документов, установленные Мэром города, могут быть изменены только Мэром города.

3.5. Если последний день срока исполнения документа приходится на нерабочий день, то документ подлежит исполнению не позднее рабочего дня, предшествующего нерабочему дню.

4. Снятие документов с контроля производится после их полного исполнения на основании резолюции Мэра города, его заместителей.

Снять документ с контроля может только руководитель, поставивший его на контроль, или другое лицо по его поручению.

ХVII. Организация контроля исполнения постановлений и распоряжений
Администрации города Шахты

1. Контроль исполнения постановлений и распоряжений Администрации города (далее - правовые акты) осуществляют должностные лица, на которых Мэром города возложен контроль за исполнением непосредственно в тексте документа.

Информация об изменениях:

Распоряжением Администрации г. Шахты Ростовской области от 2 марта 2011 г. N 36 в пункт 2 раздела ХVII настоящего приложения внесены изменения

См. текст пункта в предыдущей редакции

2. Методическое руководство и проверки организации работы по контролю исполнения правовых актов осуществляет начальник сектора контроля муниципального задания управления по работе с населением.

3. Контроль исполнения областных правовых актов осуществляется с использованием автоматизированной системы контроля исполнения документов ("Дело") отделом организационно-контрольной работы.

4. Отделом организационно-контрольной работы осуществляется ведение базы данных контрольных правовых актов области с использованием БД "Дело". На каждый документ формируются: электронная накопительная папка исполнителя, электронная контрольная карточка, информационный лист (отчет по исполнению), в котором указываются номера и тексты контрольных пунктов, ответственные за исполнение, сроки исполнения, упреждающие (промежуточные) сроки контроля, позволяющие внести необходимые коррективы в процесс выполнения.

Информация о постановке документа на контроль доводится до работников приемных заместителей главы Администрации города.

5. Заместители главы Администрации или другие должностные лица, на которых Мэром города возлагается контроль за исполнением документа, определяют в резолюциях меры по организации его исполнения и ответственных должностных лиц в подчиненных структурных подразделениях Администрации города.

Должностные лица, ответственные за контроль правовых актов по направлениям:

- обеспечивают передачу документов с резолюцией руководителя на непосредственное исполнение;

- осуществляют контроль за соблюдением сроков исполнения правовых актов, своевременным внесением (в соответствии со сроками, указанными в документе, или сроками упреждающего контроля) исполнителями и соисполнителями информации о ходе их исполнения документа.

6. Отдел организационно-контрольной работы осуществляет контроль исполнения областных правовых актов путем анализа информации о ходе исполнения документов с использованием БД "Дело".

7. При выполнении всех пунктов контрольного документа специалистом отдела организационно-контрольной работы документ снимается с контроля.

Снятие документа с контроля не прекращает его действия.

8. Если в процессе реализации правового акта выясняется невозможность соблюдения указанного срока или исполнения документа в целом, то лицом, ответственным за реализацию данного документа, готовится на имя Мэра города, за подписью осуществляющего контроль заместителя главы Администрации города, аргументированное представление о продлении срока исполнения документа, его изменении, приостановлении либо отмене в связи с объективной невозможностью его дальнейшего выполнения. О принятом решении информируется отдел организационно-контрольной работы.

Продление срока исполнения документа или отдельных его положений должно быть оформлено не менее чем за 5 дней до истечения срока выполнения. В противном случае документ считается не исполненным в срок, о чем информируется Мэр города и вносятся предложения по мерам наказания виновных.

XVIII. Контроль исполнения поручений Мэра города Шахты

1. Отдел организационно-контрольной работы осуществляет контроль исполнения письменных поручений Мэра города Шахты со штампом "Контроль";

2. Служба контроля исполнения поручений осуществляет контроль за исполнением:

- устных поручений, данных на еженедельных планерных совещаниях у Мэра города;

- поручений по итогам визитов и рабочих поездок Мэра города.

3. Письменные поручения.

3.1. Копии документов с резолюцией Мэра города и штампом "Контроль" направляются в отдел организационно-контрольной работы для организации контроля. Срок исполнения контрольных поручений устанавливается Мэром города. Поручения, по которым срок исполнения не указан, исполняются в течение календарного месяца со дня рассмотрения их Мэром города.

3.2. Ответственным за исполнение поручений Мэра города представляется письменный ответ. Если поручение было дано нескольким должностным лицам, то ответ должен быть ими завизирован. Исполнитель самостоятельно передает ответ (с подлинником поручения) начальнику службы контроля исполнения поручений. Основанием для снятия поручения с контроля является получение соответствующей резолюции Мэра на ответе.

3.3. В некоторых случаях снятие с контроля письменных поручений согласовывается соответствующим должностным лицом, ответственным за исполнение поручения, с Мэром по телефону или при личной встрече и при получении согласия на бланке резолюций должностного лица, ответственного за исполнение поручения, ставится виза: "Снято с контроля по согласованию с Мэром города Шахты", дата и подпись. Эти материалы являются основанием для снятия поручения с контроля.

3.4. Если по объективным причинам исполнение поручения в установленный срок невозможно, исполнитель (не позднее чем за 2 дня до истечения срока) представляет Мэру предложения о продлении срока с указанием причин продления и планируемой даты исполнения. При положительном решении исполнитель информирует начальника службы контроля исполнения поручений о соответствующей корректировке срока исполнения.

4. Устные поручения.

4.1. Устные поручения, данные на еженедельных планерных совещаниях у Мэра города, начальник службы контроля исполнения поручений оформляет протоколом, в котором указывается поручения, сроки их исполнения и ответственные за исполнение. Этот протокол передается в тот же день заместителям главы Администрации и другим, указанным в нем исполнителям.

4.2. В четверг до 10 часов письменная информация об исполнении поручений на имя Мэра передается исполнителем начальнику службы контроля исполнения поручений для обобщения.

4.3. Не позднее, чем за одну неделю до истечения срока исполнения поручений исполнители представляют информацию о состоянии решения закрепленных за ними вопросов начальнику службы контроля исполнения поручений для подготовки обобщающей информации Мэру города.

ХIХ. Поощрения Мэром города Шахты

1. Для награждения граждан и трудовых коллективов организаций (независимо от форм собственности) за большой вклад в социально-экономическое развитие города, выдающиеся трудовые достижения, способствующие росту авторитета города и получившие общественное признание, утверждена система поощрений Мэра города:

- Почетная грамота Мэра города Шахты с денежным вознаграждением;

- Благодарность Мэра города Шахты без денежного вознаграждения;

- Благодарственное письмо Мэра города Шахты без денежного вознаграждения;

- Приветственный адрес Мэра города Шахты без денежного вознаграждения.

2. Порядок представления к поощрениям Мэра города осуществляется в соответствии с решением городской Думы города Шахты N 411 от 31.01.2008 г. "Об утверждении Положения о наградах Мэра города Шахты - главы Администрации", решения городской Думы N 236 от 28.09.2006 г. "О размере премий, выплачиваемых при награждении Почетными грамотами городской Думы и Мэра города".

3. Заместители главы Администрации города, выступившие с инициативой о поощрении трудовых коллективов организаций или граждан, организуют подготовку, согласование проекта распоряжения Администрации города Шахты и процедуру вручения поощрений.

4. Визирование проектов распоряжения Администрации города Шахты о поощрениях проходит в течение 3-х дней, в отдельных случаях при наличии поручения Мэра города или его заместителей (по согласованию с Мэром города) об оперативной подготовке документов - в течение 3-х часов.

5. Тексты поощрений, согласованные с начальником службы контроля исполнения поручений, печатаются на специальных бланках.

6. Ответственность за формулировку мотива представления к поощрению, правильность указанных сведений о награждаемом (фамилия, имя, отчество, должность, место работы), проверку текста на отпечатанных бланках, соблюдение сроков подготовки документов возлагается на исполнителя, ответственного за подготовку проекта соответствующего правового акта.

7. Выдачу денежных вознаграждений к поощрениям производит отдел бухгалтерского учета на основании подписанного распоряжения Администрации города Шахты.

8. Учет и регистрацию награжденных поощрениями Мэра города осуществляют: управление муниципальной службы и отдел организационно-контрольной работы. Записи в трудовые книжки о поощрениях производит управление муниципальной службы.

9. По случаю юбилейных и знаменательных дат организаций города, заслуженных деятелей науки, культуры, образования, здравоохранения - жителей города Шахты, других известных лиц направляются поздравительные телеграммы Мэра города в соответствии с предложениями заместителей главы Администрации.

Предложения формируются за один месяц до даты и со справочными материалами направляются начальнику службы контроля исполнения поручений для подготовки текстов телеграмм и представления их на подпись Мэру города.

ХХ. Порядок официального опубликования муниципальных правовых актов,
обнародования (опубликования) информации о деятельности
Администрации города Шахты и работы с опубликованными
критическими материалами в средствах
массовой информации

1. Официальное опубликование муниципальных правовых актов осуществляется в соответствии со статьей 46 Устава муниципального образования "Город Шахты", утвержденного решением городской Думы N 106 от 08.11.2005 г., организуется отделом информации и связей с общественностью, кроме случаев особо оговоренных в принимаемых документах.

Муниципальные правовые акты публикуются в печатном средстве массовой информации МУП г. Шахты "Редакция газеты "Шахтинские известия" и размещаются на официальном сайте Администрации города Шахты - www.shakhty-gorod.ru.

2. Обнародование (опубликование) информации о деятельности Администрации города Шахты в средствах массовой информации осуществляется отделом информации и связей с общественностью на основании Федерального закона от 09.02.2009 г. N 8-ФЗ "Об обеспечении доступа к информации о деятельности государственных органов и органов местного самоуправления".

3. По результатам ежедневного мониторинга публикаций печатных и сюжетов электронных СМИ, касающихся деятельности Администрации города, и содержащих признаки критики и проблемной постановки вопроса, заместители главы Администрации города, руководители структурных подразделений Администрации города проводят работу в соответствии с Федеральным законом РФ от 27.12.1991 г. N 2124-1 "О средствах массовой информации", постановлением Администрации Ростовской области от 30.05.2003 г. N 251 "О совершенствовании работы Администрации области, областных органов исполнительной власти и органов местного самоуправления по рассмотрению публикаций и сообщений критического характера в средствах массовой информации", Инструкцией Администрации города Шахты И-АШ 7.3/2-10 "Контроль за публикациями в СМИ критических статей, жалоб и обращений граждан".

Мониторинг СМИ и контроль за своевременным реагированием на критические и проблемные материалы осуществляет отдел информации и связей с общественностью

4. Организационные мероприятия по вопросам взаимодействия руководства Администрации города, руководителей структурных подразделений Администрации города по вопросам их деятельности и работы Администрации города со средствами массовой информации проводятся отделом информации и связей с общественностью.

ХХI. Порядок подготовки и проведения совещаний
в Администрации города

1. Порядок организации и проведения совещаний осуществляется на основании Стандарта Администрации "Организация и проведение мероприятий".

Организация подготовки материалов, порядка работы, составление протокола поручений совещания, возлагаются на заместителей главы Администрации, руководителей структурных подразделений Администрации города, в соответствии с тематикой совещания.

В случае проведения заседаний коллегиальных органов, комиссий вся ответственность за организацию возлагается на секретаря коллегии, комиссии.

2. Приглашения, регистрация участников совещаний, проводимых с участием Мэра, осуществляются отделом организационно-контрольной работы.

Протокольно-организационное обеспечение совещаний, проводимых с участием Мэра, возлагается на службу контроля исполнения поручений.

3. Материалы к совещаниям с участием Мэра представляются начальнику службы контроля исполнения поручений не позднее 3 календарных дней до дня проведения совещания. Текст выступления Мэра оформляется шрифтом N 16, обычным начертанием (нежирным) на бумаге формата А5.

В случае отсутствия документов в срок совещание отменяется.

4. Для подготовки протокола возможна дословная запись докладов и других выступлений на конференциях, совещаниях, собраниях или заседаниях коллегиальных органов, осуществленная методом звукозаписи.

В 3-дневный срок после совещания должностное лицо, ответственное за его подготовку, осуществляет расшифровку звукозаписи для составления протокола поручений.

Подписанный председательствующим совещания протокол поручений, а также его копии, в 5-дневный срок передается делопроизводителю отдела организационно-контрольной работы, который производит рассылку протокола исполнителям.

Протоколы совещаний хранятся у должностных лиц, ответственных за организацию и проведение совещания.

5. Порядок, срок и ответственный за подготовку информации об исполнении поручений определяются должностным лицом, подписавшим протокол.

6. Материально-техническое и хозяйственное обеспечение проведения совещаний и обслуживание их участников возлагаются на отдел материальных ресурсов, а также в случае проведения совещаний в режиме видеоконференций на управление информационных систем и технологий.

7. Подготовка совещаний, проводимых заместителями главы Администрации, осуществляется в порядке, определенном должностным лицом, принявшим решение о проведении совещания.

Повестка дня совещаний, проводимых по предложению руководителей структурных подразделений Администрации города, предварительно обговаривается со всеми заинтересованными сторонами, заместителем главы Администрации, курирующим данное подразделение.

Регламент проведения совещания не должен превышать более 1,5 часов. Праздничные мероприятия желательно проводить в обеденный перерыв или после работы.

8. Совещания в Администрации города проводятся по мере необходимости.

Организация подготовки совещаний в Администрации города возлагается на заместителей главы Администрации, начальников структурных подразделений, секретарей комиссий.

Контроль за исполнением принятых на совещаниях решений возлагается на заместителей главы Администрации, секретарей комиссий.

Подготовку порядка работы совещания с участием заместителей главы Администрации, списков президиума и списка приглашенных на совещание (по форме), а также приглашение участников совещания осуществляет структурное подразделение, инициирующее его проведение, организационное обеспечение осуществляет отдел организационно-контрольной работы.

Порядок работы совещания направляется на утверждение заместителю главы Администрации не позднее чем за 3 дня до дня проведения совещания.

Приглашение участников на совещание в режиме видеоконференции, подготовку списка президиума и списка регистрации (по форме) и регистрацию осуществляет структурное подразделение в соответствии с тематикой видеоконференции. Оформление зала проводит отдел организационно-контрольной работы.

9. Служебные совещания, на которых рассматриваются вопросы, содержащие государственную тайну, проводятся в выделенных для этого помещениях по планам, согласованным с отделом военно-мобилизационной работы.

ХХII. Порядок оформления отпусков работникам
Администрации города

1. Управлением муниципальной службы оформляются графики отпусков для следующих категорий: заместителей главы Администрации, работников Администрации города.

2. В соответствии с Областным законом Ростовской области от 09.10.2007 г. N 786-ЗС "О муниципальной службе в Ростовской области", ст. 22 Решения городской Думы г. Шахты от 28.02.2008 г. N 425 "Об утверждении Положения о муниципальной службе в городе Шахты" муниципальным служащим высшей и главной группы должностей устанавливается дополнительный отпуск за ненормированный рабочий день. Муниципальным служащим высшей группы должностей 5 календарных дней, муниципальным служащим главной группы должностей 3-х календарных дня.

3. График отпусков работников Администрации города утверждается Мэром.

4. Заявления на отпуск пишутся на имя Мэра города и с резолюцией курирующего заместителя либо руководителя структурного подразделения передаются в управление муниципальной службы для оформления распоряжений Администрации города Шахты о предоставлении отпуска.

5. Управление муниципальной службы контролирует наличие на заявлениях необходимых виз, осуществляет подготовку проектов соответствующих правовых актов о предоставлении отпусков и ведет учет их использования.

Управление муниципальной службы осуществляет рассылку копий правовых актов заинтересованным должностным лицам в соответствии с листом рассылки.

ХХIII. Печати, бланки и штампы

Информация об изменениях:

Распоряжением Администрации г. Шахты Ростовской области от 2 марта 2011 г. N 36 пункт 1 раздела ХХIII настоящего приложения изложен в новой редакции

См. текст пункта в предыдущей редакции

1. На документах, требующих особого удостоверения подлинности, ставится печать.

Гербовая печать с изображением Государственного герба Российской Федерации и обозначением "Администрация города Шахты", ставится на подпись Мэра города под документами, подготовленными в пределах осуществления переданных Администрации города Шахты отдельных государственных полномочий, в случаях предусмотренных федеральными законами. Хранится у заместителя главы Администрации (курирующего вопросы делопроизводства).

Негербовые печати с обозначениями "Администрация города Шахты Ростовской области" ставятся:

- "Администрация города Шахты N 1" - на подписи Мэра города Шахты, первого заместителя главы Администрации, заместителей главы Администрации, на Решения городской Думы г. Шахты (за исключением решений по вопросам принятия и изменения устава муниципального образования), договоры, соглашения, доверенности, а также на иные документы, касающиеся полномочий Администрации. Хранится у заместителя главы Администрации (курирующего вопросы делопроизводства);

- "Администрация города Шахты N 2" - на финансовые и банковские документы, подписанные должностными лицами Администрации города, имеющими право подписи на финансовых документах. Хранится в отделе бухгалтерского учета;

- "Администрация города Шахты N 3" - на договоры социального найма жилого помещения муниципального жилищного фонда, разрешительные документы и копии разрешительных документов департамента архитектуры и градостроительства, правовые акты и копии правовых актов Администрации города Шахты. Хранится в управлении по работе с населением;

- "Администрация города Шахты N 4" - на правовые акты и копии правовых актов Администрации города Шахты. Хранится в управлении по работе с населением;

- "Администрация города Шахты N 5" - на справки и в трудовых книжках, на копии распорядительных актов о кадрах, трудовые договоры. Хранится в управлении муниципальной службы.

Штампы в подразделениях Администрации города используются и хранятся в соответствии с Перечнем штампов состоящих на учете в отделе военно-мобилизационной работы.

Печати и штампы должны храниться в сейфах или закрытых шкафах.

Ответственность и контроль за соблюдением порядка использования, хранения печатей и штампов в подразделениях Администрации города возлагаются на их руководителей.

Контроль за перемещениями и аннулированиями печатей и штампов, в случаях реорганизации структурных подразделений Администрации, передвижения по службе и увольнении сотрудников, осуществляется управлением муниципальной службы совместно с отделом военно-мобилизационной работы.

2. Бланки документов, применяемые в Администрации города, должны использоваться строго по назначению и без соответствующего разрешения не могут передаваться другим организациям и лицам.

2.1. Требования к бланкам документов

Документы, подготовленные в аппарате Администрации города, печатаются на бланке "Мэр города Шахты", "Администрация города Шахты".

Введение в обращение, по мере необходимости, новых бланков документов осуществляется по разрешению (поручению) заместителя главы Администрации города по направлению. Бланки разрабатываются отделом организационно-контрольной работы, согласовываются по принадлежности и утверждаются распоряжением Администрации города.

Служебные документы: справки, информации, анализы, докладные записки, служебные записки, протоколы, акты, заявления, заключения и письма - ответы на поручения, не выходящие из аппарата Администрации города, относятся к категории внутренних документов. Оформляются внутренние документы на стандартных листах формата А4 без бланка.

Служебные документы: письма-ответы на запросы, исходящие из аппарата Администрации города, письма о выполнении поручений (руководителей федеральных органов исполнительной власти, органов государственной власти Ростовской области), сопроводительные письма к документам, направляемым организациям, все инициативные письма оформляются на бланках и имеют комплекс обязательных реквизитов.

Структурные подразделения Администрации города при направлении писем, как правило, пользуются бланками "Администрация города Шахты".

3. Для проставления отметок о получении, регистрации, прохождении и исполнении документов, других отметок справочного характера применяются соответствующие штампы.

4. Бланки и штампы должны храниться в сейфах или закрытых шкафах.

5. Заказы на изготовление печатей и штампов подаются работниками Администрации города в отдел материальных ресурсов. Образцы печатей и штампов утверждаются заместителем главы Администрации, курирующего вопросы делопроизводства.

Изготовленные печати и штампы учитываются в отделе по военно-мобилизационной работе и выдаются под роспись сотрудникам подразделения, отвечающим за их использование и сохранность.

6. Пришедшие в негодность и аннулированные печати и штампы возвращаются в отдел по военно-мобилизационной работе и уничтожаются по акту.

7. Об утере печати или штампа незамедлительно ставится в известность отдел по военно-мобилизационной работе.

XXIV. Порядок работы в локальной вычислительной сети
Администрации города

1. В локальную вычислительную сеть Администрации города подключаются компьютеры Администрации города, расположенные в зданиях по ул. Советская, 158, ул. Советская, 187\189, пр. Карла Маркса, 67.

2. Подключения компьютеров производятся в случае служебной необходимости использования информационных ресурсов локальной вычислительной сети, наличия физической возможности для организации подключения и по согласованию с управлением информационных систем и технологий.

3. К локальной сети подключаются только компьютеры с лицензионной операционной системой, лицензионным прикладным программным обеспечением и лицензионными антивирусными программами, обеспечивающими постоянную защиту информации.

4. Информация на компьютере должна использоваться только в служебных целях.

5. Запрещается подключать к компьютерам средства беспроводной связи и средства связи с внешними информационными сетями.

6. Контроль за соблюдением порядка работы в локальной сети Администрации города и использованием Интернета осуществляется руководителями структурных подразделений.

XXV. Дежурство в Администрации города

1. Дежурство в Администрации города осуществляется в праздничные дни с 9-00 до 19-00 в две смены в приемной заместителя главы Администрации, курирующего делопроизводство.

2. В дежурстве принимают участие начальники, заместители начальников, управлений, отделов, директора и заместители директоров департаментов по графику, утвержденному распоряжением Администрации города, который готовится отделом организационно-контрольной работы. По желанию работника, работавшего в праздничный нерабочий день, ему может быть предоставлен другой день отдыха.

XXVI. Внутренний трудовой распорядок и материально-техническое
обеспечение деятельности Администрации города

1. Рабочий день в Администрации, а также отраслевых (функциональных) органах Администрации с 9.00 до 18.00 часов, в пятницу с 9.00 до 16.45 часов. Время перерыва на обед с 13.00 до 13.45 часов. Продолжительность рабочего дня, непосредственно предшествующего нерабочему праздничному дню, уменьшается на 1 час. Для отдельных категорий работников предусматривается ненормированный рабочий день.

2. В Администрации города действует 5-дневная рабочая неделя. Выходными днями являются суббота и воскресенье.

Для специалистов территориальных отделов Администрации распоряжением Администрации города Шахты установлена 5-ти дневная рабочая неделя, с рабочей субботой, с предоставлением дополнительного выходного дня по скользящему графику, режим работы с 8.00 до 19.00.

3. Учет рабочего времени работников Администрации города ведут работники, уполномоченные руководителями. Табель учета рабочего времени работников структурного подразделения Администрации города подписывается руководителем структурного подразделения и в установленные сроки представляется в отдел бухгалтерского учета.

4. Соблюдение рабочего распорядка обязательно для всех работников Администрации города.

Контроль за соблюдением работниками Администрации города рабочего распорядка осуществляют руководители структурных подразделений Администрации города, заместители главы Администрации города по направлениям.

Управление муниципальной службы вправе проводить проверки соблюдения рабочего распорядка.

5. Материально-техническое обеспечение деятельности Администрации города осуществляет отдел материальных ресурсов.

Для получения оргтехники, канцтоваров, проведения ремонтных работ руководители структурных подразделений Администрации города подают заявку в отдел материальных ресурсов.

6. С целью обеспечения необходимых условий для работы сотрудников аппарата Администрации города и городской Думы, а также для сохранности имущества и других материальных ценностей в зданиях Администрации города введен пропускной режим. Он осуществляется охранником и постовым милиционером.

6.1. Вход в здание работников Администрации, ее структурных подразделений, а также приглашенных руководителей, заместителей и главных бухгалтеров предприятий и организаций города разрешен с 8.00 час. до 19.00 час. по предъявлению служебного удостоверения постовому милиционеру.

С 9.00 час. до 18.00 час. посторонним лицам вход на 2 и 3 этажи здания разрешается по согласованию с приемными руководителей.

После 19.00 час. вход в здание посторонним лицам запрещен.

6.2. Вход в здание уборщиц разрешен с 6.00 час.

6.3. Нахождение в здании после 20.00 час. запрещается всем сотрудникам, кроме заместителей главы Администрации и дежурных лиц.

6.4. Ответственность за организацию пропускного режима возложена на курирующего заместителя главы Администрации города, а его осуществление - на отдел материальных ресурсов.

7. По своим служебным удостоверениям на 2 и 3 этажи в здание по ул. Советская, 158 пропускаются следующие категории граждан:

- депутаты всех уровней;

- сотрудники аппаратов Администрации области, Областного Законодательного Собрания, аппарата Полномочного Представителя Президента РФ в Южном федеральном округе,

- сотрудники аппаратов органов Администрации области;

- сотрудники аппаратов Администрации города и городской Думы, а также сотрудники отраслевых (функциональных) органов Администрации;

- руководители и заместители руководителей военных и правоохранительных органов;

- руководители, заместители руководителей и главные бухгалтеры муниципальных учреждений, предприятий, организаций.

Служебные удостоверения должны быть оформлены надлежащим образом и иметь фотографию владельца удостоверения, заверенную подписью его руководителя и печатью организации, выдавшей данное удостоверение.

Представители средств массовой информации проходят в здание по предъявлении служебных удостоверений.

Вход на 2 и 3 этажи здания разрешен лицам, проходящим совместно с руководителями Администрации города, городской Думы и отраслевых (функциональных) органов Администрации города.

В выходные и праздничные дни в здания могут быть пропущены лица только в случае служебной необходимости. Для этого руководители структурных подразделений Администрации города заранее подают на пост охраны списки таких лиц, согласованные с заместителями главы Администрации, курирующими данное структурное подразделение.

8. Вынос имущества и других ценностей из здания разрешается на основании письменного разрешения, выданного начальником отдела материальных ресурсов, завизированного в отделе бухгалтерского учета по заявке руководителя службы.

8.1. Не разрешается вход в здание лицам с оружием (кроме сотрудников управления спецсвязи и УВД) и громоздкими вещами (большими хозяйственными сумками, мешками, ящиками, свертками, чемоданами и другими крупногабаритными предметами).

В случае подозрения на внос и вынос сомнительных предметов дежурный милиционер предлагает произвести осмотр вещей.

При пожарах, стихийных бедствиях и иных аварийных ситуациях прибывшие на пожарных и аварийных автомашинах с расчетами, персонал машин скорой медицинской помощи допускаются беспрепятственно.

9. Ключи от рабочих комнат, кабинетов и других помещений в административных зданиях Администрации в нерабочее время хранятся на специальной доске на вахте у охраны. Все ключи должны быть пронумерованы, иметь бирку с номерами кабинета.

Охранник ежесменно контролирует наличие ключей от кабинетов на специальной доске.

10. Заместители главы Администрации, начальники управлений, отделов, руководители отраслевых (функциональных) органов Администрации, коменданты зданий несут ответственность за противопожарную безопасность.

Комнаты управления муниципальной службы, отдела контроля исполнения муниципального задания, сектора обращения граждан, отдела военно-мобилизационной работы, управления информационных систем и технологий в нерабочее время опечатываются, ключи от них сдаются сторожу под расписку в журнале приема и сдачи.

11. По окончании работы сотрудники, покидая служебное помещение, обязаны выключить электроосвещение, обесточить электроприборы, проверить запоры окон, замкнуть двери служебного помещения и сдать ключ охраннику.

12. Ответственность за охрану зданий и имущества в нем, возложена на охрану и постового милиционера.

13. На дверях комнат должны быть одинаковые по размеру и шрифту трафареты, обозначающие назначение кабинетов и их номера.

14. Сотрудники Администрации текущую рабочую документацию должны хранить в местах, исключающих свободный доступ к ней посторонних лиц, не имеющих отношения к данной документации.

Документы длительного (75 лет) срока хранения и постоянного срока хранения передаются на хранение в ГУ "Центр хранения архивных документов".

15. Посетители обязаны сдавать в гардероб предметы верхней одежды.

16. Сотрудники Администрации и отраслевых (функциональных) органов должны содержать мебель в исправном состоянии, соблюдать чистоту и порядок в кабинетах.

17. Все работы, проводимые городской телефонной станцией и городским радиоузлом, связанные с установкой и ремонтом телефонов и радиоаппаратуры, проводятся с разрешения начальника отдела материальных ресурсов и в его присутствии. Электронно-информационную технику сотрудники должны содержать и использовать строго по назначению, исключая доступ к ним посторонних лиц.

18. Запрещается:

- пользоваться в рабочих кабинетах и других помещениях зданий нагревателями;

- приносить в здания и кабинеты чемоданы, ящики, ядовитые, воспламеняющие и взрывчатые вещества;

- хранить в рабочих кабинетах на полу, окнах, на сейфах, шкафах и за шкафами бланки, газеты, архивные материалы и другие предметы;

- засорять корзины для бумаг пищевыми отбросами;

- оставлять в рабочее время не замкнутыми двери рабочих кабинетов при выходе из них даже на непродолжительное время;

- уносить с собой ключи от кабинетов и отдельных рабочих комнат;

- оставлять на столах документы, носящие конфиденциальный характер;

- курение табака в кабинетах, коридорах и холлах административных зданий.

Заместитель главы Администрации

Ф.Ф. Хлебников