Приложение 1. Порядок проведения инвентаризации имущества и финансовых обязательств в Пенсионном фонде Российской Федерации при переходе к применению Инструкции по бюджетному учету, утвержденной приказом Министерства финансов Российской Федерации от 26.08.2004 N 70н

Приложение 1

Порядок
проведения инвентаризации имущества и финансовых обязательств в Пенсионном фонде Российской Федерации при переходе к применению Инструкции по бюджетному учету, утвержденной приказом Министерства финансов Российской Федерации от 26.08.2004 N 70н
(утв. постановлением Правления ПФР от 17 мая 2005 г. N 89п)

1. Общие положения

В период перехода к применению Инструкции по бюджетному учету, утвержденной приказом Министерства финансов Российской Федерации от 26.08.2004 N 70н, для обеспечения достоверности данных бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в учреждениях ПФР необходимо провести инвентаризацию имущества и финансовых обязательств.

Инвентаризация имущества и финансовых обязательств в учреждениях ПФР должна проводиться в соответствии со следующими документами:

Инструкцией по бюджетному учету, утвержденной приказом Министерства финансов Российской Федерации от 26.08.2004 N 70н;

Инструкцией по бухгалтерскому учету в бюджетных учреждениях, утвержденной приказом Министерства финансов Российской Федерации от 30.12.1999 N 107н, с дополнениями и изменениями;

Письмом Министерства финансов Российской Федерации от 16.05.2003 N 03-01-01/11/150 "О порядке учета и отражения по кодам бюджетной классификации расходов по приобретению программного обеспечения";

Методическими указаниями по инвентаризации имущества и финансовых обязательств, утвержденными приказом Министерства финансов Российской Федерации от 13.06.1995 N 49.

Основными целями инвентаризации являются:

выявление фактического наличия имущества;

сопоставление фактического наличия имущества с данными бухгалтерского учета;

проверка полноты отражения в учете обязательств.

2. Основные правила проведения инвентаризации

В период перехода к применению Инструкции по бюджетному учету важным мероприятием является проведение инвентаризации имущества и финансовых обязательств.

Для проведения в учреждениях ПФР инвентаризации имущества и финансовых обязательств по учреждению ПФР издается приказ по проведению инвентаризации, в котором определяются:

цели и задачи проведения инвентаризации;

сроки начала и окончания инвентаризации;

состав комиссии по инвентаризации имущества и финансовых обязательств;

виды имущества, по которым будет проводиться инвентаризация (основные средства, материальные ценности, нематериальные активы, денежные средства и т.д.).

Для проведения инвентаризации создается инвентаризационная комиссия во главе с председателем.

Председателем комиссии может быть:

для Исполнительной дирекции ПФР - Исполнительный директор ПФР, его заместитель или иное должностное лицо, обладающее распорядительными правами;

для Информационного центра персонифицированного учета - директор, его заместитель или иное должностное лицо, обладающее распорядительными правами;

для отделений ПФР - управляющий, его заместитель или иное должностное лицо, обладающее распорядительными правами;

для управлений ПФР - начальник, его заместитель или иное должностное лицо, обладающее распорядительными правами.

Заместителем председателя комиссии может быть главный бухгалтер учреждения ПФР или его заместитель.

В состав инвентаризационной комиссии должны входить:

бухгалтер по материальному учету;

юрист;

специалист административно-хозяйственного отдела, отвечающий за закупку материальных ценностей;

специалист информационной службы, занимающийся эксплуатацией компьютерной техники;

специалист по экономическим вопросам;

специалисты других служб, знания и опыт которых позволят обеспечить эффективность проведения инвентаризации.

Председателю инвентаризационной комиссии необходимо решить следующие вопросы:

определить состав рабочих групп по видам инвентаризуемого имущества;

назначить из состава комиссии руководителей групп;

назначить членов комиссии, ответственных за свод всей информации;

утвердить график проведения работ рабочим группам и комиссии в целом;

информировать всех членов рабочих групп о плане и графике проведения инвентаризации (по видам имущества и обязательств);

информировать членов рабочих групп о требованиях нормативных документов и Инструкции по бюджетному учету, утвержденной приказом Министерства финансов Российской Федерации N 70н, в части учета имущества и финансовых обязательств.

Рабочие группы создаются в зависимости от структуры материальных ценностей и их местонахождения по материально-ответственным лицам.

До начала инвентаризации члены инвентаризационной комиссии проверяют:

наличие и состояние инвентарных карточек, инвентарных книг, описей и других регистров аналитического учета;

наличие и состояние технических паспортов или иной технической документации.

До начала инвентаризации члены инвентаризационной комиссии получают последние на дату начала инвентаризации приходные и расходные документы, отчеты о движении материальных ценностей и денежных средств.

Председатель инвентаризационной комиссии должен завизировать последние на день инвентаризации приходные и расходные документы, приложенные к реестрам (отчетам), с указанием "до инвентаризации на "...." (дата)", это должно служить бухгалтерии основанием для определения остатков имущества к началу инвентаризации по учетным данным.

Материально-ответственные лица должны дать расписки о том, что к началу инвентаризации все расходные и приходные документы на имущество сданы в бухгалтерию или переданы комиссии, а также все ценности, поступившие на их ответственное хранение, оприходованы, а выбывшие - списаны в расход. Аналогичные расписки должны дать лица, имеющие подотчетные суммы на приобретение материальных ценностей или доверенности на получение имущества.

Инвентаризационная комиссия должна обеспечить полноту и точность внесения в описи данных о фактических остатках основных средств, запасов, товаров, денежных средств, другого имущества и финансовых обязательств, правильность и своевременность оформления материалов инвентаризации.

Фактическое наличие имущества при инвентаризации определяют путем обязательного подсчета, взвешивания и обмера.

Проверка фактического наличия имущества должна производиться при обязательном участии материально-ответственных лиц.

Для оформления результатов инвентаризации применяются:

инвентаризационная опись (сличительная ведомость) ф. 401 - по объектам основных средств, предметов малоценного инвентаря, материальным запасам, готовой продукции;

акт инвентаризации наличных денежных средств ИНВ. N 15 (ф. 0317013) - по наличным денежным средствам;

инвентаризационная опись ценных бумаг и бланков документов строгой отчетности ИНВ. N 16 (ф. 0317014) - по ценным бумагам и бланкам документов строгой отчетности;

акт инвентаризации расчетов с покупателями, поставщиками и подрядчиками и прочими дебиторами и кредиторами ИНВ. N 17 (ф. 0317015) - по расчетам;

акт о результатах инвентаризации (ф. 835) с прилагаемой к нему ведомостью расхождений по результатам инвентаризации (ф. 836).

Инвентаризационные описи могут быть заполнены как с использованием средств вычислительной и другой организационной техники, так и ручным способом.

Описи заполняются чернилами или шариковой ручкой четко и ясно, без помарок и подчисток.

Наименования инвентаризуемых ценностей и объектов, их количество указываются в описях по номенклатуре и в единицах измерения, принятых в учете.

На каждой странице описи указываются прописью число порядковых номеров материальных ценностей и общий итог количества в натуральных показателях, записанных на данной странице, вне зависимости от того, в каких единицах измерения (штуках, килограммах, метрах и т.д.) эти ценности показаны.

Исправление ошибок производится во всех экземплярах описей путем зачеркивания неправильных записей и проставления над зачеркнутыми записями правильных записей. Исправления должны быть оговорены и подписаны всеми членами инвентаризационной комиссии и материально-ответственными лицами.

В описях не допускается оставлять незаполненные строки, на последних страницах незаполненные строки прочеркиваются.

На последней странице описи должна быть сделана отметка о проверке цен, таксировки и подсчета итогов за подписями лиц, производивших эту проверку.

Описи подписываются всеми членами инвентаризационной комиссии и материально-ответственными лицами. В конце описи материально-ответственными лицами даются расписки, подтверждающие проверку комиссией имущества в их присутствии, об отсутствии к членам комиссии каких-либо претензий и принятии перечисленного в описи имущества на ответственное хранение.

На имущество, находящееся на ответственном хранении, арендованное или полученное для переработки, составляются отдельные инвентаризационные описи (ф. 401).

Если инвентаризация имущества проводится в течение нескольких дней, то помещения, где хранятся материальные ценности, в конце рабочего дня должны опечатываться инвентаризационной комиссией. Описи во время перерывов в работе инвентаризационной комиссии (в обеденный перерыв, в ночное время, по другим причинам) должны храниться в ящике (шкафу, сейфе), в закрытом помещении, где проводится инвентаризация.

В тех случаях, когда материально-ответственные лица после инвентаризации находят ошибки в описях, они должны немедленно (до открытия склада, кладовой, секции и т.п.) заявить о них председателю инвентаризационной комиссии. Инвентаризационная комиссия произведет проверку указанных фактов, и в случае их подтверждения исправление выявленных ошибок происходит в установленном порядке.

3. Инвентаризация основных средств

Инвентаризация основных средств производится комиссией путем осмотра объектов и записи их наименований, инвентарных номеров, количества и назначения в инвентарную опись (сличительную ведомость) ф. 401 (ОКУД 0504801). С введением в действие новой Инструкции принципиально изменяется порядок учета основных средств, что влияет на порядок проведения инвентаризации.

3.1. Новая систематизация основных средств

Сравнительный анализ группы материальных объектов, приведенный в таблице, позволит рабочей комиссии сгруппировать уже имеющиеся на учете основные средства в соответствии с требованиями Инструкции по бюджетному учету.

Инструкция по бухгалтерскому учету в бюджетных учреждениях	Инструкция по бюджетному учету
010 "Здания"	010101000 "Жилые помещения" 010102000 "Нежилые помещения"
011 "Сооружения" 012 "Передаточные устройства"	010103000 "Сооружения"
013 "Машины и оборудование"	010104000 "Машины и оборудование"
015 "Транспортные средства"	010105000 "Транспортные средства"
016 "Инструменты, производственный (включая принадлежности) и хозяйственный инвентарь"	010106000 "Производственный и хозяйственный инвентарь"
018 "Библиотечный фонд"	010107000 "Библиотечный фонд"
07 (072, 073) "Белье, постельные принадлежности, одежда и обувь на складе и в эксплуатации"	010108000 "Мягкий инвентарь"
	010109000 "Драгоценности и ювелирные изделия"
017 "Рабочий и продуктивный скот" 019 "Прочие основные средства"	010110000 "Прочие основные средства"

Предложения рабочей группы по отнесению каждого основного средства к соответствующему счету по новому плану счетов могут быть отражены в графе "примечание" инвентаризационной описи формы 401, где должна быть указана принадлежность конкретного основного средства к соответствующей группе по новому плану счетов.

3.2. Группировка основных средств

Определение основных средств не содержит стоимостного критерия - к основным средствам относятся материальные объекты, используемые в процессе деятельности учреждения при выполнении работ или оказании услуг либо для управленческих нужд учреждения, независимо от стоимости объектов основных средств, со сроком полезного использования более 12 месяцев.

При инвентаризации основных средств их следует сгруппировать по трем стоимостным категориям по состоянию на 01.01.2005:

1. до 1000 руб.;

2. от 1000 руб. до 10000 руб.;

3. свыше 10000 руб.

Это обусловлено тем, что в соответствии с п. 44 Инструкции по бюджетному учету основные средства первой категории (первоначальной стоимостью до 1000 руб.) при передаче в эксплуатацию списываются на расходы учреждения без начисления амортизации. По основным средствам второй категории (стоимостью от 1000 руб. до 10000 руб.) амортизация начисляется в размере 100% в момент сдачи их в эксплуатацию, однако с баланса данные объекты при этом не списываются. По основным средствам третей категории (стоимостью свыше 10000 руб.) амортизация начисляется ежемесячно в размере 1/12 годовой суммы амортизации.

При инвентаризации основных средств комиссия производит осмотр объектов и заносит в описи технические или эксплуатационные показатели. При инвентаризации зданий, сооружений и другой недвижимости комиссия проверяет наличие документов, подтверждающих нахождение указанных объектов в собственности учреждения ПФР.

При инвентаризации машин, оборудования транспортных средств в инвентарной описи записывается также заводской номер и год выпуска.

4. Инвентаризация нематериальных активов

При инвентаризации нематериальных актинов проверяется наличие документов, подтверждающих права учреждений ПФР на владение объектами интеллектуальной собственности.

К нематериальным активам относятся права, возникающие:

из авторских и иных договоров на создание научных разработок, а также на произведения науки, литературы, искусства и объекты смежных прав, на программы для ЭВМ, базы данных и др.;

из патентов на изобретения, промышленные образцы, товарные знаки и знаки обслуживания или лицензионных договоров на их использование;

из прав на "ноу-хау", отдельные квартиры, приобретенные для учреждения в объектах жилого фонда, находящихся на балансах других организаций.

5. Инвентаризация материальных запасов

Материалы, продукты питания заносятся в инвентарную опись ф. 401 по каждому отдельному наименованию с указанием вида, группы, количества и других необходимых данных (артикула, сорта и др.). Записи в опись производятся на основании проверки фактического наличия материальных ценностей путем их пересчета, перевешивания, перемеривания.

На тару, пришедшую в негодность, инвентаризационной комиссией составляется акт на списание с указанием причин порчи.

В соответствии с Инструкцией по бюджетному учету к материальным запасам необходимо будет относить предметы со сроком использования:

до 12 месяцев - независимо от стоимости;

в течение периода, превышающего 12 месяцев (не относящихся к основным средствам) - в соответствии с классификацией ОКОФ.

Сравнительный анализ состава группы материальных объектов, приведенный в таблице, позволит рабочей комиссии сгруппировать уже имеющиеся на учете материалы и продукты питания, в соответствии с требованиями Инструкции по бюджетному учету.

Инструкция по бухгалтерскому учету в бюджетных учреждениях	Инструкция по бюджетному учету
060 "Материалы для учебных, научных и других целей"	010505000 "Прочие материальные запасы"
061 "Продукты питания"	010102000# "Продукты питания"
062 "Медикаменты и перевязочные средства"	010501000 "Медикаменты и перевязочные средства"
063 "Хозяйственные и канцелярские принадлежности"	010505000 "Прочие материальные запасы"
064 "Топливо, горючие и смазочные материалы"	010503000 "Горюче-смазочные материалы"
065 "Специальные материалы"	010505000 "Прочие материальные запасы"
066 "Тара"	010505000 "Прочие материальные запасы"
067 "Прочие материалы"	010505000 "Прочие материальные запасы"
068 "Материалы в пути"	010703000 "Материалы в пути"
069 "Запасные части к машинам и оборудованию"	010505000 "Прочие материальные запасы"
040 "Оборудование к установке"	010504000 "Строительные материалы"
041 "Строительные материалы для капитального строительства"	010504000 "Строительные материалы"
063 "Хозяйственные материалы и канцелярские принадлежности" (в части материалов, предназначенных для строительства и ремонта)	010504000 "Строительные материалы"
080 "Готовая продукция"	10506000 "Готовая продукция"

Инвентаризации подлежат и материальные запасы, учитываемые на забалансовых счетах: бланки строгой отчетности и др.

В случаях, когда материальные ценности хранятся в нескольких изолированных помещениях у одного материально-ответственного лица, инвентаризация проводится последовательно по местам хранения. После проверки ценностей вход в помещение не допускается, (помещение пломбируется) и комиссия переходит для работы в следующее помещение.

В исключительных случаях, когда возникает срочная необходимость в выдаче материалов со склада в процессе инвентаризации, материально-ответственным лицом может быть произведен отпуск материалов, но только с разрешения инвентаризационной комиссии. В расходных документах делается отметка за подписью председателя инвентаризационной комиссии или по его поручению - за подписью члена комиссии.

6. Инвентаризация малоценных предметов

Инвентаризация малоценных предметов проводится путем осмотра каждого предмета по местам их нахождения.

Малоценные и быстроизнашивающиеся предметы, пришедшие в негодность и не списанные, в инвентаризационную опись не включаются. По ним составляется акт с указанием времени эксплуатации, причин негодности, возможности использования этих предметов в хозяйственных целях.

Инструкцией по бюджетному учету определено:

материальные объекты со сроком полезного использования более 12 месяцев должны учитываться в составе основных средств;

предметы, которые используются менее 12 месяцев, должны учитываться в составе материальных запасов.

Поэтому малоценные предметы должны быть переведены в объекты основных средств, материальных запасов, вложений в нефинансовые активы или признаны расходами прошлых отчетных периодов.

При проведении инвентаризации малоценных предметов рабочим группам необходимо подготовить списки имущества по следующим разрядам:

"малоценные предметы на складе":

стоимостью до 1000 руб.;

стоимостью от 1000 до 10000 руб.;

"малоценные предметы в эксплуатации"

стоимостью до 1000 руб.;

стоимостью от 1000 до 10000 руб.;

Среди всех этих групп следует выделить малоценные предметы, подлежащие списанию по ветхости и износу или по причине морального устаревания.

7. Инвентаризация денежных средств в кассах учреждений ПФР

Инвентаризация денежных средств в кассах учреждений ПФР производится в соответствии с Порядком ведения кассовых операций в Российской Федерации, утвержденным решением Совета директоров Центрального банка Российской Федерации от 22.09.1993 N 40.

Результаты снятия остатков денежных средств в кассе оформляются актом ИНВ. N 15 (ОКОФ 0317013). Для инвентаризации денежных документов и бланков документов строгой отчетности применяется Инвентаризационная опись (сличительная ведомость) бланков строгой отчетности и денежных средств. При подсчете фактического наличия денежных документов, денежных знаков и других ценностей в кассе принимаются к учету наличные деньги, ценные бумаги и денежные документы (почтовые марки, трудовые книжки и вкладыши к ним, талоны на бензин и т.п.).

Во время инвентаризации операции по приему и выдаче денежных средств, разных ценностей и документов не производятся.

Одновременно с проверкой фактического наличия денежных средств и денежных документов в кассе учреждения ПФР проводится проверка:

правильности оформления первичных расходных документов - наличия подписи получателя наличных денег, подписей руководителя организации и главного бухгалтера на расчетно-платежных (платежных) ведомостях на выплату заработной платы и иных платежных документах, для которых наличие указанных подписей необходимо для осуществления расходования денежных средств;

полноты и правильности оприходования денежных средств, полученных в учреждении банка, в соответствии с экономической классификацией расходов (наличные деньги должны быть оприходованы в кассе в день получения их в банке; проверка осуществляется посредством проведения сплошной сверки данных выписок о состоянии лицевого счета учреждения ПФР с данными кассовой книги);

полноты и своевременности оприходования наличных денег в соответствии с экономической классификацией расходов, составленной по приходным кассовым ордерам;

соблюдения лимита остатка наличных денег в кассе, установленного учреждению ПФР банком на отчетный год.

Проверка фактического наличия бланков документов строгой отчетности и бланков ценных бумаг производится по видам бланков с учетом начальных и конечных номеров каждого вида бланков, по местам хранения и материально-ответственным лицам.

Инвентаризация денежных средств в пути производится путем сверки денежных средств, числящихся на счетах бухгалтерского учета с данными квитанций учреждений банка, почтового отделения, копий сопроводительных ведомостей на сдачу денежных сумм в банк и т.п.

Инвентаризация денежных средств, находящихся на текущих, валютных счетах кредитных организаций, производится путем сверки остатков сумм, числящихся на соответствующих субсчетах по данным бухгалтерского учета, с данными выписок банков.

8. Инвентаризация расчетов

Инвентаризация расчетов охватывает:

расчеты с поставщиками и подрядчиками;

расчеты с подотчетными лицами;

расчеты с прочими дебиторами и кредиторами;

расчеты по оплате труда.

Инвентаризация расчетов проводится по первичным учетным документам.

Расчеты с покупателями, поставщиками, прочими дебиторами и кредиторами выверяются с подтверждением сальдо по расчетам на день проведения проверки двумя сторонами. Результаты инвентаризации расчетов оформляются актом о результатах инвентаризации расчетов с поставщиками и прочими дебиторами и кредиторами.

По задолженности работникам учреждения ПФР выявляются невыплаченные суммы по оплате труда, подлежащие перечислению на счет депонентов, а также суммы заработной платы, не перечисленной на счета по вкладам.

При инвентаризации подотчетных сумм проверяются суммы выданных авансов по каждому подотчетному лицу (даты выдачи, целевое назначение), суммы остатков авансов, не сданные в кассу.

Инвентаризационная комиссия путем документальной проверки должна также установить:

правильность и обоснованность начисления сумм дебиторской, кредиторской и депонентской задолженностей, включая суммы дебиторской и кредиторской задолженностей, по которым истекли сроки исковой давности.

9. Оформление результатов инвентаризации

Результаты инвентаризации оформляются в соответствии с Инструкцией по бухгалтерскому учету в бюджетных учреждениях.

Сличительные ведомости составляются только в том случае, когда при инвентаризации выявлены расхождения между фактическим наличием имущества и учетными данными. В сличительных ведомостях отражаются результаты инвентаризации, то есть расхождения между показателями по данным бухгалтерского учета и данными инвентаризационных описей.

Правильно оформленные инвентаризационной комиссией и подписанные всеми ее членами и материально-ответственными лицами инвентаризационные описи (сличительные ведомости), акты передаются в бухгалтерию для выверки данных фактического наличия имущественно материальных и других ценностей, финансовых обязательств с данными бухгалтерского учета.

Выявленные при этом расхождения в инвентарных описях (в сличительных ведомостях), обобщаются в ведомости расхождений по результатам инвентаризации ф. 836 (ОКУД 0504836) и составляется акт о результатах инвентаризации ф. 835 (ОКУД 0504835). Акт подписывается всеми членами инвентаризационной комиссии и утверждается руководителем учреждения ПФР. Результаты инвентаризации должны быть оформлены распорядительными документами (приказом и распоряжением) руководителя учреждения ПФР независимо от того, выявлены ли при ее проведении расхождения между фактическим наличием имущества и обязательств учреждения и данными бухгалтерского учета.

Выявленные при инвентаризации расхождения фактического наличия имущества с данными бухгалтерского учета регулируются в соответствии с требованиями Инструкции по бухгалтерскому учету в бюджетных учреждениях следующим образом:

основные средства, материальные ценности и другое имущество, оказавшееся в излишке, приходуются на баланс по рыночной стоимости:

дебет субсчетов учета имущества - кредит субсчета 270 на сумму рыночной стоимости излишествующего имущества, используемого в бюджетной деятельности, или

дебет субсчетов учета имущества - кредит субсчета 400 на сумму рыночной стоимости излишествующего имущества, используемого в предпринимательской деятельности.

Формирование текущей рыночной стоимости имущества производится на основании цен, действующих на дату его оприходования. Данные о действующей цене имущества должны быть подтверждены документально или экспертным путем.

При выявлении недостачи оформляются следующие проводки:

1) в пределах естественной убыли:

дебет субсчета 140 - кредит субсчетов учета имущества (04, 05, 06, 08) на сумму балансовой стоимости недостающего имущества, использовавшегося в бюджетной деятельности или приобретенного для использования в этой деятельности, или

дебет субсчетов 410, 241 - кредит субсчетов учета имущества (04, 05, 06, 08) на сумму балансовой стоимости недостающего имущества, использовавшегося в предпринимательской деятельности, или

дебет субсчета 270 - кредит субсчетов учета имущества (04, 05, 06, 08) на сумму балансовой стоимости недостающего имущества, использовавшегося при осуществлении деятельности за счет целевых средств или приобретенного за счет этих средств.

2) сверх норм естественной убыли с отнесением сумм ущерба не счет виновных лиц:

дебет субсчета 170 - кредит субсчетов 04 и 06 на сумму стоимости недостающих или испорченных материальных запасов;

дебет субсчета 170 - кредит субсчета 120 на сумму недостачи наличных денег в кассе бюджетного учреждения;

дебет субсчета 170 - кредит субсчета 173 на сумму стоимости объектов основных средств, нематериальных активов и малоценных предметов, приобретенных за счет бюджетных средств;

дебет субсчета 170 - кредит субсчета 270 на сумму стоимости объектов основных средств, нематериальных активов и малоценных предметов, приобретенных за счет целевых средств;

дебет субсчета 170 - кредит субсчета 401 на сумму стоимости объектов основных средств, нематериальных активов и малоценных предметов, приобретенных за счет средств от предпринимательской деятельности.

При списании объектов основных средств, нематериальных активов или малоценных предметов одновременно делается вторая проводка, в которой кредитуются счета учета имущества и дебетуются счета учета соответствующих фондов (250, 251, 260).

3) сверх норм естественной убыли при невозможности отнесения сумм ущерба на счет виновных лиц или при отказе в таком взыскании органами суда:

дебет субсчета 140 (141, 173) - кредит субсчета 170 на сумму недостачи имущества, приобретенного за счет бюджетных средств, или

дебет субсчета 270 - кредит субсчета 170 на сумму недостачи имущества, приобретенного за счет целевых средств.

Взыскание с виновного работника суммы причиненного ущерба, не превышающей среднего месячного заработка, производится по распоряжению руководителя учреждения ПФР. Распоряжение может быть сделано не позднее одного месяца со дня окончательного установления размера причиненного работником ущерба (день подписания соответствующего акта).

Если месячный срок истек или работник не согласен добровольно возместить причиненный учреждению ущерб, а сумма причиненного ущерба, подлежащая взысканию с работника, превышает его средний месячный заработок, то взыскание осуществляется в судебном порядке.

Администрация учреждения ПФР обязана установить все обстоятельства причинения ущерба, в том числе размер прямого действительного ущерба, причиненного учреждению, и причины возникновения ущерба, а также вину конкретного работника и пределы ответственности этого работника за нанесенный ущерб. При этом необходимо взять письменное объяснение о причинах ущерба от виновного лица. Его отказ дать объяснение не препятствует привлечению работника к материальной ответственности, но в этом случае должен быть составлен соответствующий акт.

Руководство учреждения ПФР должно объявить работнику приказ о его привлечении к материальной ответственности. Несогласие работника с приказом не останавливает его исполнения. Работник, причинивший ущерб, может добровольно возместить его полностью или частично.

Ответственность за оформление материалов для обращения в судебные или следственные органы возлагается на руководителя и главного бухгалтера учреждения ПФР.

По факту недостачи, растраты или хищения издается приказ, в котором должны быть отражены:

наличие факта растраты или хищения;

круг лиц, несущих за это ответственность;

вид ответственности - дисциплинарное взыскание, привлечение к уголовной ответственности, а также возмещение ущерба в общегражданском порядке;

исполнители приказа;

сроки исполнения приказа и контроль за его исполнением.

По каждому делу, передаваемому следственным органам, составляется заявление, в котором кратко излагается, в чем состоит преступление, какие нормативно-правовые акты нарушены, определяется нанесенный материальный ущерб и указываются лица, совершившие его. Заявление подписывается руководителем и главным бухгалтером учреждения ПФР.

К заявлению прилагаются следующие документы:

первый экземпляр акта проверки;

инвентаризационная опись и сличительная ведомость;

договоры о материальной ответственности лиц, у которых установлена недостача товарно-материальных ценностей и денежных средств;

объяснения должностных и материально ответственных лиц;

заключения инвентаризационной комиссии по объяснениям должностных и материально ответственных лиц;

краткая характеристика объектов, где находились денежные средства или размешались материальные ценности, с указанием соблюдения сторонами условий, предусмотренных типовым договором о полной индивидуальной материальной ответственности;

документы, которые представлялись должностными и материально-ответственными лицами в оправдание недостачи (порчи) ценностей, но не были приняты инвентаризационной комиссией, с объяснением причин их непринятия.

Отказ материально ответственного лица, у которого была обнаружена недостача, растрата или хищение, от подписания акта должен быть оговорен специальной подписью на акте за подписью всех членов инвентаризационной комиссии.

Срок обращения учреждения в суд по вопросам взыскания с работника причиненного им материального ущерба установлен статьей 392 Трудового кодекса Российской Федерации - один год со дня обнаружения ущерба. В случае пропуска срока исковой давности по уважительным причинам он может быть восстановлен судом.

10. Порядок отражения результатов инвентаризации в бухгалтерском учете

Инвентаризационная комиссия должна представить в бухгалтерию отдельные инвентаризационные описи:

1. по основным средствам по стоимостным категориям:

стоимостью до 1000 руб.;

стоимостью от 1000 руб. до 10000 руб.;

стоимостью свыше 10000 руб. с отнесением к амортизационным группам, установленным постановлением Правительства Российской Федерации от 01.01.2002 N 1.

2. по малоценным предметам по стоимостным критериям:

а) "малоценные предметы на складе":

стоимостью до 1000 руб.;

стоимостью от 1000 руб. до 5000 руб.;

б) "малоценные предметы в эксплуатации":

стоимостью до 1000 руб.;

стоимостью от 1000 руб. до 5000 руб.

В течение пяти дней после завершения инвентаризации выявленные расхождения должны быть отражены в бухгалтерском учете (до момента перевода на Инструкцию по бюджетному учету):

списать с учета не используемые по причине ветхости и непригодности для дальнейшего использования материальные ценности;

отразить потери и недостачи;

поставить на учет излишки;

проанализировать дебиторскую и кредиторскую задолженности, списать за баланс задолженность с истекшим сроком исковой давности, нереальную к взысканию и т.п.

11. Приведение результатов инвентаризации в соответствие с требованиями Инструкции по бюджетному учету

I. Основные средства

По инвентарным описям основных средств по группам стоимостного учета необходимо провести следующие операции:

по основным средствам до 1000 руб. при передаче их в эксплуатацию списываются с баланса в дебет 040101172 "Доходы от реализации активов" (остается учет в регистрах бухгалтера данного участка и материально ответственного лица);

по основным средствам от 1000 руб. до 10000 руб. за единицу включительно при передаче их в эксплуатацию начисляется амортизация в размере 100% балансовой стоимости, однако данные объекты при этом не списываются с баланса;

по основным средствам стоимостью свыше 10000 рублей за единицу ежемесячно начисляется амортизация, начиная с 1-го числа месяца, следующего за месяцем принятия объекта к учету, линейным способом, по 1/12 годовой суммы амортизации, определяемой исходя из срока полезного использования объекта.

Для тех видов основных средств, которые не указаны в амортизационных группах, срок полезного использования устанавливается учреждением самостоятельно в соответствии с техническими условиями или рекомендациями организаций-изготовителей. На объекты основных средств, приобретенные до 1 января 2005 года, в случае, если срок их полезного использования, исчисленного в порядке, установленном Инструкцией по бюджетному учету, меньше срока, исчисленного по ранее применявшимся нормам износа, норма амортизации рассчитывается как результат деления остаточной стоимости актива на оставшийся срок полезной эксплуатации. В случае, если фактический срок эксплуатации объекта больше вновь исчисленного, амортизация начисляется до 100% .

Инвентарные номера формируются следующим порядком:

по объектам основных средств, состоящих на учете в учреждении ПФР, продолжается учет по уже присвоенным инвентарным номерам;

по вновь приобретенным и переводимым малоценным предметам присваиваются номера по новым счетам (например, инвентарный номер 10105001 н означает: 10105 - транспортное средство, 001 - порядковый номер, н - новый план счетов).

II. Нематериальные активы

На основании письма Министерства финансов Российской Федерации от 16.05.2003 N 03-1-1/11-150 "О порядке учета и отражения по кодам бюджетной классификации расходов по приобретению программного обеспечения" расходы на приобретение программного обеспечения должны быть отражены в следующем порядке:

при приобретении исключительных прав на программное обеспечение - по коду экономической классификации расходов бюджетов 260200 "Приобретение нематериальных активов";

при приобретении неисключительных (лицензионных) прав на использование программного обеспечения, в том числе информационных баз данных, - по коду экономической классификации расходов бюджетов 111040 "Прочие текущие расходы";

при приобретении вычислительной техники с установленным на ней программным обеспечением, включенным в стоимость приобретаемого оборудования, - по коду экономической классификации расходов бюджетов 240120 "Приобретение и модернизация непроизводственного оборудования и предметов длительного пользования для государственных и муниципальных учреждений".

Приобретенные учреждением ПФР неисключительные (лицензионные) права на использование программных продуктов на балансовом счете 031 "Нематериальные активы" учету не подлежат.

После проведения инвентаризации необходимо проверить, соответствуют ли нематериальные активы, числящиеся на балансе учреждения ПФР, требованиям Инструкции по бюджетному учету в бюджетных учреждениях. В случае несоответствия необходимо учитывать нематериальные активы на соответствующих счетах, а именно:

при отсутствии у правообладателя исключительных прав на компьютерные программы и базы данных признать их в составе расходов прошлых лет путем отнесения в дебет счета 040103000 "Финансовый результат прошлых отчетных периодов" с кредита 031 "Нематериальные активы" с одновременным отражением этой же суммы по кредиту счета 040103000 "Финансовый результат прошлых отчетных периодов" и дебету субсчета 251 "Фонд в нематериальных активах" (для учета компьютерных программ и баз данных открыть забалансовый счет 19 "Компьютерные программы и базы данных", включить его в рабочий план счетов на 2005 год, учет вести в стоимостном и количественном выражении):

при наличии у правообладателей исключительных прав собственности, подтвержденных надлежаще оформленными документами учитывать их по дебету 010301000 "Нематериальные активы" и кредиту субсчета 031 "Нематериальные активы" с одновременным отражением этой же суммы по кредиту счета 040103000 "Финансовый результат прошлых отчетных периодов" и дебету счета 251 "Фонд в нематериальных активах".

Инструкция по бюджетному учету предусматривает присвоение каждому объекту нематериальных активов, учтенному на счете 010301000, порядкового инвентарного номера. Порядок присвоения инвентарных номеров такой же, как и у основных средств. На нематериальные активы необходимо начислять амортизацию, порядок начисления амортизации аналогичен порядку начисления амортизации по основным средствам.

III. Материальные запасы

В соответствии с Инструкцией по бюджетному учету материальные запасы учитываются на следующих счетах:

медикаменты и перевязочные средства;

продукты питания;

горюче-смазочные материалы;

строительные материалы;

прочие материальные запасы;

готовая продукция.

Назначение счетов учета материальных запасов практически не изменилось, на них учитываются получаемые учреждением ПФР материальные ценности, не относящиеся к основным средствам.

IV. Малоценные предметы

В Инструкции по бюджетному учету отсутствует категория малоценных предметов. Поэтому при переходе на новый план счетов учреждению необходимо распределить остатки по счету 07 "Малоценные предметы" между счетами учета основных средств и счетами учета материальных запасов.

Субсчет 070 "Малоценные предметы на складе"	1. По стоимости до 1000 руб. переводится на счет 010100000 "Основные средства". Одновременно отражается сумма по кредиту 040103000 "Финансовый результат прошлых отчетных периодов" и дебету субсчета 260 "Фонд в малоценных предметах" 2. По стоимости свыше 1000 руб. переводится на счет 010100000 "Основные средства". Одновременно отражается сумма по кредиту 040103000 "Финансовый результат прошлых отчетных периодов" и дебету субсчета 260 "Фонд в малоценных предметах"
Субсчет 071 "Малоценные предметы в эксплуатации"	1. По стоимости до 1000 рублей включительно, кроме посуды и мягкого инвентаря, переводится на счет 040103000 "Финансовый результат прошлых отчетных периодов". Одновременно отражается эта же сумма по кредиту счета 040103000 "Финансовый результат прошлых отчетных периодов" и дебету субсчета 260 "Фонд в малоценных предметах". 2. По стоимости от 1000 рублей до 10000 рублей переводится на счет 010100000 "Основные средства" Одновременно отражается эта же сумма по кредиту счета 040103000 "Финансовый результат прошлых отчетных периодов" и дебету субсчета 260 "Фонд в малоценных предметах". На малоценные предметы, переведенные в состав основных средств, при выдаче их в эксплуатацию начисляется 100% амортизация: Дебет 040103000 "Финансовый результат прошлых отчетных периодов" - кредит 010400000 "Амортизация"
Субсчет 072 "Белье, постельные принадлежности, одежда и обувь на складе"	Независимо от стоимости переводится на счет 010108000 "Мягкий инвентарь". Одновременно отражается эта же сумма по кредиту счета 040103000 "Финансовый результат прошлых отчетных периодов" и дебету субсчета 260 "Фонд в малоценных предметах"
Субсчет 073 "Белье, постельные принадлежности, одежда и обувь в эксплуатации"	Независимо от стоимости переводится на счет 010108000 "Мягкий инвентарь". Одновременно отражается эта же сумма по кредиту счета 040103000 "Финансовый результат прошлых отчетных периодов" и дебету субсчета 260 "Фонд в малоценных предметах" Одновременно начисляется 100% амортизация: Дебет 040103000 "Финансовый результат прошлых отчетных периодов" - кредит 010400000 "Амортизация"

При переносе остатков из состава малоценных предметов их стоимость, выраженная в рублях и копейках за один объект, принимается к учету в целых рублях с отнесением копеек по дебету счета 040103000 "Финансовый результат прошлых отчетных периодов" и кредиту соответствующего счета 07 "Малоценные предметы".

Перенос остатков по посуде и столово-кухонному инвентарю производится аналогично переносу остатков по субсчетам 072 "Белье, постельные принадлежности, одежда и обувь на складе" и 073 "Белье, постельные принадлежности, одежда и обувь в эксплуатации".

V. Расчеты с дебиторами и кредиторами

При инвентаризации расчетов с дебиторами и кредиторами следует соотнести их с группировкой расчетов в соответствии с новым планом счетов, который содержит статьи экономической классификации расходов.

Расчеты с дебиторами и кредиторами ведутся по следующим направлениям расходования средств:

оплата услуг связи;

оплата транспортных услуг;

оплата коммунальных услуг;

оплата арендной платы за пользование имуществом;

оплата услуг по содержанию имущества;

оплата прочих расходов;

приобретение основных средств;

приобретение нематериальных активов;

приобретение материалов.

Списание с баланса сумм дебиторской и кредиторской задолженности осуществляется в следующем порядке.

Дебиторская задолженность, по которой истек срок исковой давности, другие долги, не реальные для взыскания, списываются по каждому обязательству на основании протокола, ведомостей проведенной инвентаризации, письменного обоснования и приказа руководителя учреждения ПФР. При списании дебиторской задолженности необходимо письменное согласование подведомственных учреждений с Исполнительной дирекцией ПФР.

Суммы дебиторской задолженности, по которой истек срок исковой давности, списываются на уменьшение финансирования из бюджета (субсчет 140) или на уменьшение средств на содержание и развитие материально-технической базы (субсчет 241), или целевых средств на содержание учреждения и другие мероприятия (субсчет 270).

Кредиторская задолженность и депонентская задолженность, по которой истек срок исковой давности, кроме платежей в бюджет и расчетов с государственными внебюджетными фондами, оформляются так же, как и списание дебиторской задолженности, и относятся:

на увеличение целевых средств на содержание учреждения и другие мероприятия (субсчет 270) по бюджетным средствам, целевым средствам и безвозмездным поступлениям;

на увеличение средств, образованных из прибыли (субсчета 240, 241), по средствам, полученным от предпринимательской деятельности.

По результатам инвентаризации издаются приказы по учреждению ПФР:

о списании дебиторской и кредиторской задолженностей, по которым истек срок исковой давности;

о привлечении к материальной ответственности по фактам недостачи, растраты и хищения;

о привлечении к дисциплинарной ответственности лиц, виновных в пропуске исковой давности дебиторской и кредиторской задолженностей;

о поощрении работников, принимавших участие в инвентаризации.

Главный бухгалтер ПФР - начальник Департамента казначейства

Н.В. Петрова