Приказ Федеральной налоговой службы от 21 января 2011 г. N ЯК-4-10/691@ "О порядке работы с гербовыми номерными бланками"

В связи с многочисленными вопросами о порядке работы с гербовыми номерными бланками, которые должны использоваться в соответствии с письмом ФНС России от 21.06.2010 N ЯК-37-10/4613@, Федеральная налоговая служба разъясняет следующее.

1. В соответствии с Методическими рекомендациями по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утвержденными приказом Росархива от 23.12.2009 N 76, гербовые бланки изготавливаются типографским способом. Бланки должны быть оформлены в черно-белом исполнении и пронумерованы либо типографским способом, либо нумератором. Порядковый номер должен располагаться в нижней части оборотной стороны бланка.

Организация работы по изготовлению и учету поступления гербовых бланков возлагается на подразделение, осуществляющее функции по материально-техническому обеспечению деятельности территориального органа ФНС России, которое:

получает от подразделения, отвечающего за документационное обеспечение деятельности территориального органа ФНС России (далее - Общий отдел), заявки на изготовление гербовых бланков, а также, при необходимости, их образцы (макеты);

оформляет заказы на изготовление печатно-бланочной продукции в типографии;

осуществляет получение, учет поступления гербовых бланков и выдачу их в Общий отдел.

В Общем отделе назначается работник, ответственный за ведение учета выдачи гербовых бланков в структурные подразделения налогового органа, возврата и уничтожения испорченных бланков.

Учет ведется раздельно по видам гербовых бланков в журнале учета выдачи бланков (форма журнала прилагается).

Гербовые бланки выдаются работникам структурных подразделений, ответственным за делопроизводство (далее - делопроизводители), только под роспись в журнале. Передача бланков другим организациям и лицам не допускается. Руководители структурных подразделений организуют учет, хранение и выдачу исполнителям полученных в Общем отделе гербовых бланков, а также обеспечивают контроль за их надлежащим использованием.

Испорченные гербовые бланки возвращаются в Общий отдел делопроизводителями при получении новых бланков. О возвращении и уничтожении гербовых бланков в журнале делаются соответствующие отметки. Уничтожение испорченных гербовых бланков осуществляется Общим отделом по акту.

В случае обнаружения утраты гербовых бланков или нарушений в их использовании должны применяться меры дисциплинарного воздействия, вплоть до проведения служебного расследования.

2. Все служебные письма, приказы (распоряжения) необходимо оформлять на гербовых бланках, изготовленных типографским способом, вне зависимости от способа их отправки.

Документы, оформленные на бланках, не содержащих герб Российской Федерации, (например, налоговые уведомления) могут изготавливаться средствами оперативной полиграфии или с помощью компьютерной техники.

При отправке по электронным каналам связи (СЭД, электронная почта и т.д.) электронные копии документов должны быть оформлены с применением электронных образов гербовых бланков (аналогично порядку, действовавшему до введения использования типографских гербовых бланков).

При оформлении в СЭД регистрационных карточек документов следует обязательно фиксировать тип и номера использованных бланков в специальных полях на закладке "Доп. информация".

При массовой рассылке (более 4 адресатов) документа в бумажном виде, подписывается единственный оригинал, оформленный на гербовом бланке, который остается в деле вместе со списком рассылки, а адресатам направляются ксерокопии.

В случае рассылки документа в бумажном виде не более чем в 4 адреса, все экземпляры документа оформляются, подписываются и отправляются на гербовых бланках.

При подготовке приказов и распоряжений, в случае если текст документа располагается на одном листе, возможно оформление виз документа на отдельном листе согласования (без переноса на обратную сторону документа).

Указанные в данном письме требования относятся к работе с документами несекретного характера. В структурных подразделениях, отвечающих за ведение секретного делопроизводства, ведется самостоятельный учет номерных гербовых бланков.

Одновременно Федеральная налоговая служба обращает внимание, что расходы, связанные с закупкой услуг по изготовлению гербовых бланков, должны быть произведены в пределах лимитов бюджетных обязательств, предусмотренных территориальному органу ФНС России на руководство и управление в сфере установленных функций на соответствующий финансовый год.

Приложение: на 1 листе.

К.В. Янков