Вход
Купить систему ГАРАНТ
Получить демо-доступ
Узнать стоимость
Информационный банк
Подобрать комплект
Семинары
Распоряжение администрации Костромской области от 31 декабря 2014 г. N 294-ра "Об утверждении инструкции по делопроизводству в администрации Костромской области"
С изменениями и дополнениями от:
28 ноября 2017 г., 21 мая, 16 июля 2018 г., 24 июня 2019 г., 30 марта 2020 г.
Информация об изменениях:
Преамбула изменена с 28 ноября 2017 г. - Распоряжение администрации Костромской области от 28 ноября 2017 г. N 236-ра
В целях реализации Закона Костромской области от 11 января 2007 года N 106-4-ЗКО "О нормативных правовых актах Костромской области", постановления администрации Костромской области от 15 ноября 2016 года N 444-а "Об утверждении положения о порядке проведения оценки регулирующего воздействия проектов нормативных правовых актов Костромской области и порядка проведения публичных консультаций в отношении проекта нормативного правового акта Костромской области", постановления губернатора Костромской области от 5 декабря 2012 года N 277 "О регламенте администрации Костромской области", распоряжения губернатора Костромской области от 25 января 2011 года N 65-р "Об утверждении Порядка работы в системе электронного документооборота в администрации Костромской области и исполнительных органах государственной власти Костромской области", совершенствования делопроизводства в администрации Костромской области:
Информация об изменениях:
Пункт 1 изменен с 21 мая 2018 г. - Распоряжение администрации Костромской области от 21 мая 2018 г. N 92-ра
1. Утвердить прилагаемую инструкцию по делопроизводству в администрации Костромской области (далее - инструкция).
2. Исполнительным органам государственной власти Костромской области, структурным подразделениям администрации Костромской области при работе с документами руководствоваться инструкцией, указанной в пункте 1 настоящего распоряжения.
3. Признать утратившим силу распоряжение администрации Костромской области от 16 июня 2009 года N 180-ра "Об утверждении Инструкции по делопроизводству в администрации Костромской области".
4. Контроль за исполнением настоящего распоряжения возложить на руководителя аппарата администрации Костромской области.
5. Настоящее распоряжение вступает в силу со дня подписания.
|
Губернатор области |
С. Ситников |
Инструкция
по делопроизводству в администрации Костромской области
(утв. распоряжением администрации Костромской области от 31 декабря 2014 г. N 294-ра)
С изменениями и дополнениями от:
28 ноября 2017 г., 21 мая, 16 июля 2018 г., 24 июня 2019 г., 30 марта 2020 г.
Глава 1. Общие положения
1. Инструкция по делопроизводству в администрации Костромской области (далее - Инструкция) определяет порядок работы со служебными документами (далее - документами) в аппарате администрации Костромской области (далее - Аппарат).
Инструкция устанавливает общий порядок приема, учета, подготовки, оформления, опубликования, тиражирования, контроля исполнения и хранения документов, осуществления мер по обеспечению сохранности служебной и иной информации.
Информация об изменениях:
Пункт 2 изменен с 24 июня 2019 г. - Распоряжение администрации Костромской области от 24 июня 2019 г. N 120-ра
2. Правовым основанием для разработки Инструкции является:
Федеральный закон от 22 октября 2004 года N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации",
Федеральный закон от 27 июля 2006 года N 149-ФЗ "Об информации, информационных технологиях и о защите информации",
Федеральный закон от 27 июля 2006 года N 152-ФЗ "О персональных данных",
Федеральный закон от 9 февраля 2009 года N 8-ФЗ "Об обеспечении доступа к информации о деятельности государственных органов и органов местного самоуправления",
Федеральный закон от 4 июня 2018 года N 123-ФЗ "Об уполномоченном по правам потребителей финансовых услуг",
Указ Президента Российской Федерации от 6 марта 1997 года N 188 "Об утверждении Перечня сведений конфиденциального характера",
Постановление Правительства Российской Федерации от 15 июня 2009 года N 477 "Об утверждении Правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти",
Постановление Правительства Российской Федерации от 22 сентября 2009 года N 754 "Об утверждении Положения о системе межведомственного электронного документооборота",
Постановление Правительства Российской Федерации от 26 февраля 2010 года N 96 "Об антикоррупционной экспертизе нормативных правовых актов и проектов нормативных правовых актов",
Приказ Федерального агентства по техническому регулированию и метрологии от 17 октября 2013 года N 1185-ст "Об утверждении национального стандарта",
Приказ Федерального агентства по техническому регулированию и метрологии от 8 декабря 2016 года N 2004-ст "Об утверждении национального стандарта Российской Федерации",
Закон Костромской области от 11 января 2007 года N 106-4-ЗКО "О нормативных правовых актах Костромской области",
Закон Костромской области от 28 мая 2007 года N 156-4-ЗКО "О Реестре должностей государственной гражданской службы Костромской области",
Закон Костромской области от 24 апреля 2008 года N 300-4-ЗКО "Устав Костромской области",
постановление губернатора Костромской области от 13 апреля 2006 года N 322 "Об администрации Костромской области" (далее - постановление N 322),
постановление губернатора Костромской области от 9 июля 2012 года N 155 "Об Экспертном совете администрации Костромской области",
постановление губернатора Костромской области от 16 июля 2012 года N 157 "Об аппарате администрации Костромской области",
постановление губернатора Костромской области от 30 июля 2012 года N 164 "О коллегии при губернаторе Костромской области" (далее - постановление N 164),
постановление губернатора Костромской области от 5 декабря 2012 года N 277 "О Регламенте администрации Костромской области" (далее - Регламент администрации области),
постановление губернатора Костромской области от 9 июня 2017 года N 120 "О порядке размещения на официальном сайте администрации Костромской области в информационно-телекоммуникационной сети "Интернет" проектов нормативных правовых актов Костромской области в целях их общественного обсуждения и проведения независимой антикоррупционной экспертизы" (далее - постановление N 120),
постановление губернатора Костромской области от 4 июня 2019 года N 103 "Об утверждении положений об экспертной комиссии администрации Костромской области и архиве администрации Костромской области",
постановление администрации Костромской области от 18 июня 2007 года N 132-а "Об утверждении правил подготовки нормативных правовых актов исполнительных органов государственной власти Костромской области",
постановление администрации Костромской области от 14 сентября 2012 года N 366-а "Об уполномоченном исполнительном органе государственной власти Костромской области по оценке регулирующего воздействия",
постановление администрации Костромской области от 6 октября 2015 года N 358-а "Об антикоррупционной экспертизе нормативных правовых актов (проектов нормативных правовых актов) Костромской области",
постановление администрации Костромской области от 15 ноября 2016 года N 444-а "Об утверждении положения о порядке проведения оценки регулирующего воздействия проектов нормативных правовых актов Костромской области и порядка проведения публичных консультаций в отношении проекта нормативного правового акта Костромской области" (далее - постановление N 444-а),
распоряжение губернатора Костромской области от 25 января 2011 года N 65-р "Об утверждении Порядка работы в системе электронного документооборота в администрации Костромской области и исполнительных органах государственной власти Костромской области" (далее - распоряжение N 65-р),
распоряжение губернатора Костромской области от 5 июля 2018 года N 472-р "О распределении обязанностей между первым заместителем губернатора Костромской области, заместителями губернатора Костромской области" (далее - распоряжение N 472-р).
3. Делопроизводство в Аппарате организуется с использованием автоматизированной системы электронного документооборота и делопроизводства на основе программного обеспечения Company Media (далее - СЭД), предназначенной для учета и сопровождения документов, в соответствии с распоряжением N 65-р.
Информация об изменениях:
Пункт 3.1 изменен с 24 июня 2019 г. - Распоряжение администрации Костромской области от 24 июня 2019 г. N 120-ра
3.1. Обмен документами в электронном виде, подписанными электронной подписью, в СЭД участниками межведомственного информационного взаимодействия производится в соответствии с Правилами обмена документами в электронном виде при организации информационного взаимодействия, утвержденными Постановлением Правительства Российской Федерации от 25 декабря 2014 года N 1494 "Об утверждении Правил обмена документами в электронном виде при организации информационного взаимодействия", и Требованиями к организационно-техническому взаимодействию государственных органов и государственных организаций посредством обмена документами в электронном виде, утвержденными Приказом Министерства связи и массовых коммуникаций Российской Федерации и Федеральной службы охраны Российской Федерации N 186/258 от 27 мая 2015 года "Об утверждении Требований к организационно-техническому взаимодействию государственных органов и государственных организаций посредством обмена документами в электронном виде".
4. Ответственность за организацию и состояние делопроизводства, за соблюдение установленного настоящей Инструкцией порядка работы с документами в структурных подразделениях Аппарата (далее - подразделения Аппарата) возлагается на их руководителей.
5. Методическое руководство организацией делопроизводства и контроль за соблюдением требований настоящей Инструкции в Аппарате осуществляются управлением делопроизводства и организационной работы администрации Костромской области (далее - управление делопроизводства).
6. Ведение делопроизводства в подразделениях Аппарата осуществляется сотрудниками, ответственными за делопроизводство в соответствии с их должностными обязанностями.
7. При работе с документами в подразделениях Аппарата не разрешается вносить в них исправления, делать пометки, за исключением случаев, предусмотренных настоящей Инструкцией.
8. Работать с документами вне служебных помещений запрещается.
9. Перед уходом в отпуск или выездом в командировку сотрудники подразделений Аппарата обязаны передать через сотрудника, ответственного за делопроизводство, находящиеся у них на исполнении (контроле) документы другому сотруднику по указанию руководителя подразделения Аппарата.
При увольнении либо переходе на другое место службы передача документов сотруднику, ответственному за делопроизводство, осуществляется по акту.
10. Об утрате документа немедленно докладывается руководителю подразделения Аппарата. По распоряжению руководителя подразделения Аппарата проводится проверка, о результатах которой информируется руководитель Аппарата.
11. Поступившие на рассмотрение в Аппарат документы, а также принятые по ним решения до их опубликования в установленном настоящей Инструкцией порядке относятся к документам, содержащим служебную информацию.
Содержание служебных документов не подлежит разглашению, передача служебных документов, их копий сторонним организациям допускается только с письменного разрешения руководителя подразделения Аппарата.
12. Информация, содержащаяся в документах, может использоваться только в служебных целях и в соответствии с полномочиями должностных лиц, работающих или знакомящихся с этой информацией.
13. Взаимодействие с представителями средств массовой информации, передача им какой-либо служебной информации или документов осуществляются в установленном порядке информационно-аналитическим управлением Костромской области, а в отдельных случаях - по разрешению (указанию, поручению) руководителя Аппарата.
14. Сотрудники подразделений Аппарата несут дисциплинарную и иную установленную законодательством Российской Федерации ответственность за несоблюдение требований настоящей Инструкции.
15. Работа с секретными документами и шифротелеграммами осуществляется в соответствии со специальными инструкциями, а по вопросам, не урегулированным специальными инструкциями, - в соответствии с требованиями настоящей Инструкции.
16. Порядок использования средств компьютерной, копировально-множительной техники и факсимильной связи в подразделениях Аппарата определяется правовым актом администрации Костромской области.
Глава 2. Подготовка проектов правовых актов губернатора Костромской области и администрации Костромской области
17. Правовыми актами губернатора Костромской области являются постановления и распоряжения губернатора Костромской области (далее - правовые акты).
Правовыми актами администрации Костромской области являются постановления и распоряжения администрации Костромской области (далее - правовые акты).
Правовые акты принимаются губернатором Костромской области (далее - губернатор области) и администрацией Костромской области (далее - администрация области) в соответствии и на основании Конституции Российской Федерации, федеральных конституционных законов, федеральных законов, указов Президента Российской Федерации, постановлений и распоряжений Правительства Российской Федерации, законов и нормативных правовых актов Костромской области.
Информация об изменениях:
Пункт 18 изменен с 24 июня 2019 г. - Распоряжение администрации Костромской области от 24 июня 2019 г. N 120-ра
18. Подготовка проектов правовых актов осуществляется исполнительными органами государственной власти Костромской области (далее - исполнительные органы государственной власти области), подразделениями Аппарата, отвечающими за соответствующее направление деятельности, иными органами и организациями. Руководители указанных органов (организаций) несут персональную ответственность за качество и своевременность подготовки документов (далее - ответственный исполнитель).
Подготовка и оформление проектов правовых актов производится в соответствии с требованиями главы IV Регламента администрации области, распоряжением N 65-р и Правилами оформления проектов правовых актов губернатора Костромской области, администрации Костромской области, изложенными в приложении N 1 к настоящей Инструкции.
19. В случае упоминания в проекте правового акта какой-либо организации по запросу правового управления администрации области (далее - правовое управление) или управления делопроизводства исполнителем, непосредственно разработавшим проект правового акта (далее - исполнитель) представляются копии учредительных документов этой организации.
20. Если в связи с принятием правового акта прекращаются, изменяются правоотношения, урегулированные ранее принятыми правовыми актами равной юридической силы, то в проект правового акта необходимо включить правовые нормы о прекращении, изменении таких правоотношений.
Если подготавливаемый правовой акт влечет за собой необходимость внесения изменений в другие правовые акты либо принятие нового правового акта, эти изменения включаются в проект подготавливаемого правового акта или представляются одновременно с ним в виде проекта отдельного правового акта.
21. Проект правового акта по организации исполнения федерального закона, указа Президента Российской Федерации или постановления Правительства Российской Федерации должен содержать ссылку на соответствующий федеральный закон, указ Президента Российской Федерации или постановление Правительства Российской Федерации.
22. К каждому проекту правового акта исполнитель оформляет лист согласования согласно приложению N 2 к настоящей Инструкции, который печатается на оборотной стороне первого листа проекта правового акта, и по форме согласно приложению N 3 к настоящей Инструкции оформляет лист движения проекта правового акта (кроме проектов правовых актов по кадровым вопросам и вопросам награждения) в соответствии с листом согласования. Лист согласования может иметь продолжение и оформляется на прилагаемом дополнительно к проекту правового акта листе с грифом "Продолжение листа согласования проекта... (указывается заголовок проекта правового акта)".
Информация об изменениях:
Пункт 23 изменен с 28 ноября 2017 г. - Распоряжение администрации Костромской области от 28 ноября 2017 г. N 236-ра
23. Проект правового акта, за исключением проектов правовых актов:
1) по вопросам введения режима повышенной готовности или чрезвычайной ситуации, а также установления регионального (межмуниципального) уровня реагирования для органов управления и сил территориальной подсистемы единой государственной системы предупреждения и ликвидации чрезвычайных ситуаций;
2) о выделении средств из резервного фонда администрации области на непредвиденные расходы на приобретение ритуальных венков при погребении почетных граждан Костромской области и других граждан, имеющих особые заслуги перед Российской Федерацией и Костромской областью;
3) по кадровым вопросам, вопросам награждения;
4) проектов правовых актов, утверждающих административные регламенты предоставления государственных услуг или исполнения государственных функций;
Информация об изменениях:
Подпункт 5 изменен с 24 июня 2019 г. - Распоряжение администрации Костромской области от 24 июня 2019 г. N 120-ра
5) по внесению изменений в правовые акты, указанные в подпунктах 1 - 4 настоящего пункта,
визируется исполнителем, сотрудником исполнительного органа государственной власти области, подразделения Аппарата, разработавшего проект правового акта, проводившим юридическую экспертизу проекта правового акта, ответственным исполнителем. Затем проект правового акта подлежит согласованию в порядке, предусмотренном пунктом 59 Регламента администрации области. Исчерпывающий перечень лиц, необходимых для согласования проекта правового акта, определяет начальник правового управления.
Информация об изменениях:
Глава 2 дополнена пунктом 23.1 с 28 ноября 2017 г. - Распоряжение администрации Костромской области от 28 ноября 2017 г. N 236-ра
23.1. Проекты правовых актов по вопросам введения режима повышенной готовности или чрезвычайной ситуации, а также установления регионального (межмуниципального) уровня реагирования для органов управления и сил территориальной подсистемы единой государственной системы предупреждения и ликвидации чрезвычайных ситуаций подлежат согласованию в порядке, предусмотренном пунктом 59.1 Регламента администрации области.
Информация об изменениях:
Глава 2 дополнена пунктом 23.2 с 28 ноября 2017 г. - Распоряжение администрации Костромской области от 28 ноября 2017 г. N 236-ра
23.2. Проекты правовых актов (распоряжений администрации области) о выделении средств из резервного фонда администрации области на непредвиденные расходы на приобретение ритуальных венков при погребении почетных граждан Костромской области и других граждан, имеющих особые заслуги перед Российской Федерацией и Костромской областью, подлежат согласованию должностными лицами в следующем порядке:
1) руководителем департамента финансов Костромской области;
Информация об изменениях:
Подпункт 2 изменен с 24 июня 2019 г. - Распоряжение администрации Костромской области от 24 июня 2019 г. N 120-ра
2) руководителями заинтересованных исполнительных органов государственной власти области и подразделений Аппарата - по вопросам, отнесенным к компетенции указанных органов и подразделений;
3) руководителем Аппарата;
4) начальником правового управления;
5) начальником управления делопроизводства.
После прохождения процедуры согласования проекты правовых актов (распоряжений администрации области), указанные в настоящем пункте, представляются на подписание губернатору области без вынесения на рассмотрение на заседании администрации области.
Информация об изменениях:
Пункт 24 изменен с 24 июня 2019 г. - Распоряжение администрации Костромской области от 24 июня 2019 г. N 120-ра
24. Проекты правовых актов по кадровым вопросам и вопросам награждения, проекты правовых актов по внесению изменений в них подлежат согласованию с должностными лицами, указанными в подпунктах 5 - 7 пункта 59 Регламента администрации области, и управляющим делами администрации области (далее - управляющий делами).
Проекты правовых актов, утверждающих административные регламенты предоставления государственных услуг или исполнения государственных функций (далее - административные регламенты), а также проекты правовых актов о внесении изменений в административные регламенты подлежат согласованию с должностными лицами, указанными в подпунктах 1 - 4, 6, 7 пункта 59 Регламента администрации области, и начальником управления цифрового развития администрации Костромской области в части проведения правовой и антикоррупционной экспертизы указанных проектов, а также соблюдения правил юридической техники.
Информация об изменениях:
Пункт 25 изменен с 24 июня 2019 г. - Распоряжение администрации Костромской области от 24 июня 2019 г. N 120-ра
25. Согласование проектов правовых актов оформляется визой руководителя органа или организации, должностного лица, включающей личную подпись визирующего, его должность, расшифровку подписи и дату.
В процессе согласования проекта правового акта исполнитель отвечает за своевременное заполнение листа движения согласовывающими органами, организациями и должностными лицами.
Представление проекта правового акта на согласование осуществляется путем его последовательного представления лицам, перечисленным в подпунктах 1 - 3 пункта 59 Регламента администрации области.
При наличии большого количества согласующих, перечисленных в подпунктах 1 - 3 пункта 59 Регламента администрации области, допускается одновременная рассылка копий проекта правового акта указанным согласующим. На основании полученных письменных ответов исполнитель в листе согласования оригинала проекта правового акта делает отметку "согласовано письмом" с указанием даты и номера письма с приложением подлинников писем. В листе движения проекта правового акта исполнитель делает отметки с указанием фактических сроков согласования, проставляя дату и подпись.
26. При наличии замечаний к проекту правового акта в листе согласования в графе "Примечание" делается запись "С замечаниями".
Отказ в визировании не допускается.
27. При наличии разногласий по проекту правового акта ответственный исполнитель обеспечивает его обсуждение под руководством курирующего заместителя губернатора области с представителями органов государственной власти, подразделений Аппарата, организаций, внесших замечания по проекту правового акта, с целью поиска взаимоприемлемого решения.
Проект правового акта, имеющий неурегулированные разногласия, выносится на рассмотрение администрации области вместе с протоколом согласительного совещания и подлинниками замечаний, подписанными соответствующими руководителями.
Протокол согласительного совещания оформляется в соответствии с приложением N 4 к настоящей Инструкции.
Информация об изменениях:
Пункт 28 изменен с 24 июня 2019 г. - Распоряжение администрации Костромской области от 24 июня 2019 г. N 120-ра
28. После согласования с должностными лицами, указанными в подпунктах 1 - 3 пункта 59 Регламента администрации области, проект правового акта (кроме проектов правовых актов, указанных в пункте 24 настоящей Инструкции) с подлинниками замечаний и первоначальной редакцией проекта правового акта направляется в правовое управление, которое в срок, предусмотренный пунктом 61 Регламента администрации области, проводит антикоррупционную экспертизу проекта правового акта, дает оценку проекта правового акта на предмет его соответствия федеральному и областному законодательству, а также соблюдения правил юридической техники, если иное не установлено правовыми актами Костромской области.
Информация об изменениях:
Пункт 29 изменен с 24 июня 2019 г. - Распоряжение администрации Костромской области от 24 июня 2019 г. N 120-ра
29. Проекты правовых актов, содержащие положения, противоречащие действующему законодательству, возвращаются представившему их исполнительному органу государственной власти области, подразделению Аппарата с заключением правового управления.
Если в процессе доработки в проект правового акта вносятся изменения принципиального характера, то он подлежит повторному визированию ответственным исполнителем и повторному согласованию с лицами, указанными в подпунктах 1 - 3 пункта 59 Регламента администрации области, в части касающейся.
Если при доработке в проект правового акта внесены уточнения, не меняющие его существа, то повторного согласования с лицами, указанными в подпунктах 1 - 3 пункта 59 настоящей Инструкции, не требуется.
Доработанный проект правового акта визируется сотрудником правового управления, осуществившим антикоррупционную и правовую экспертизу (полистно), начальником отдела правового обеспечения правового управления и согласовывается начальником правового управления.
Информация об изменениях:
Пункт 30 изменен с 24 июня 2019 г. - Распоряжение администрации Костромской области от 24 июня 2019 г. N 120-ра
30. Проекты нормативных правовых актов выносятся на общественное обсуждение или обсуждение на секции Экспертного совета администрации Костромской области (далее - Экспертный совет), а также проходят процедуру оценки регулирующего воздействия проектов нормативных правовых актов Костромской области в порядке, предусмотренном пунктами 68 - 68.2 Регламента администрации области.
31. В управление делопроизводства с проектом правового акта представляются:
1) листы согласований проекта правового акта;
Информация об изменениях:
Подпункт 2 изменен с 24 июня 2019 г. - Распоряжение администрации Костромской области от 24 июня 2019 г. N 120-ра
2) пояснительная записка, отвечающая требованиям настоящей Инструкции согласно приложению N 5 к настоящей Инструкции;
3) утратил силу с 28 ноября 2017 г. - Распоряжение администрации Костромской области от 28 ноября 2017 г. N 236-ра
Информация об изменениях:
4) подлинники замечаний, заключений, протоколов согласительных совещаний, писем;
Информация об изменениях:
Подпункт 5 изменен с 24 июня 2019 г. - Распоряжение администрации Костромской области от 24 июня 2019 г. N 120-ра
5) для проектов нормативных правовых актов:
при проведении общественного обсуждения и в случаях, предусмотренных пунктом 7 Положения о порядке проведения оценки регулирующего воздействия проектов нормативных правовых актов Костромской области, утвержденного постановлением N 444-а (далее - Положение об ОРВ), пунктом 5 Порядка размещения на официальном сайте администрации Костромской области в информационно-телекоммуникационной сети Интернет проектов нормативных правовых актов Костромской области в целях их общественного обсуждения и проведения независимой антикоррупционной экспертизы, утвержденного постановлением N 120, - сведения о результатах рассмотрения замечаний и предложений, поступивших в ходе общественного обсуждения проекта нормативного правового акта Костромской области, в соответствии с приложением N 7 к настоящей Инструкции;
при рассмотрении на секции Экспертного совета и в случаях, предусмотренных пунктом 7 Положения об ОРВ, - копия протокола заседания Экспертного совета;
при проведении оценки регулирующего воздействия - заключение о проведении ОРВ проекта нормативного правового акта в соответствии с требованиями, предусмотренными пунктом 33 Положения об ОРВ, согласно приложению N 5 к данному Положению;
6) оформленный лист движения проекта правового акта;
7) служебная записка ответственного исполнителя на имя губернатора области о необходимости принятия проекта правового акта администрации области вне рамок заседания администрации области (при необходимости).
32. Документы, перечисленные в подпунктах 2 - 7 пункта 31 настоящей Инструкции, представляются исполнителем в бумажной и электронной версии со всеми предусмотренными настоящей Инструкцией визами и согласованиями.
33. Создание и редактирование проекта правового акта в электронной форме в СЭД осуществляется исполнителем (пользователем СЭД, создающим правовой акт).
34. Окончательная электронная версия проекта правового акта и сопровождающих его материалов, размещенная в СЭД исполнителем, должна быть идентична варианту на бумажном носителе, представленному в управление делопроизводства.
Ответственность за идентичность окончательной версии проекта правового акта, встроенной в СЭД, варианту на бумажном носителе несет исполнитель.
35. Началом исчисления срока согласования проекта правового акта управлением делопроизводства считается день представления в управление делопроизводства идентичных бумажной и электронной версии проекта правового акта и прилагаемых к нему материалов.
36. Электронная версия должна быть подготовлена средствами Microsoft Office либо аналогичного программного продукта, в том числе на базе свободного программного обеспечения, в формате *.rtf, *.doc, *.xls, шрифт TimesNewRoman, размер N 14.
В приложениях, оформленных в виде таблиц, допускается шрифт размером не менее N 8.
37. Текст проекта правового акта хранится в электронной базе данных до выпуска правового акта, но не более одного года.
Информация об изменениях:
Пункт 38 изменен с 24 июня 2019 г. - Распоряжение администрации Костромской области от 24 июня 2019 г. N 120-ра
38. Представленный в протокольный отдел управления делопроизводства (далее - протокольный отдел) проект правового акта с документами, предусмотренными пунктом 31 настоящей Инструкции, проходит редакторскую обработку и проверку на соответствие требованиям настоящей Инструкции, проверку идентичности бумажной и электронной версий, оформляется на бланках установленного образца, визируется начальником управления делопроизводства и руководителем Аппарата и направляется для подписания губернатором области или готовится для рассмотрения на заседании администрации области, за исключением правовых актов администрации области, планируемых к подписанию в рабочем порядке, представление которых к подписанию губернатору области осуществляется первым заместителем губернатора области, заместителями губернатора области, заместителем губернатора области - руководителем департамента Костромской области, координирующими соответствующие направления деятельности в соответствии с распределением обязанностей (далее - курирующие заместители губернатора области).
39. Проект правового акта, представленный в управление делопроизводства с нарушением требований настоящей Инструкции, подлежит возврату исполнителю.
40. На заседание администрации области выносятся проекты постановлений и распоряжений администрации области, по поручению губернатора области - проекты законов Костромской области (далее - законопроекты).
41. В случае необходимости доработки или нецелесообразности принятия по результатам рассмотрения проекта правового акта губернатором области, администрацией области проект правового акта возвращается ответственному исполнителю.
42. Правовые акты администрации области, принятые на заседании администрации области, подписываются губернатором области.
43. При наличии замечаний или предложений к проекту правового акта, указанных на заседании администрации области, ответственный исполнитель обеспечивает их доработку в 10-дневный срок, если губернатором области не установлен иной срок.
Информация об изменениях:
Пункт 44 изменен с 24 июня 2019 г. - Распоряжение администрации Костромской области от 24 июня 2019 г. N 120-ра
44. Доработанный проект правового акта администрации области визируется членом администрации области, внесшим замечания и предложения, начальником правового управления и направляется в управление делопроизводства.
Информация об изменениях:
Пункт 45 изменен с 21 мая 2018 г. - Распоряжение администрации Костромской области от 21 мая 2018 г. N 92-ра
45. Проекты правовых актов губернатора области, а также доработанные с учетом замечаний или предложений проекты правовых актов администрации области, направляются управлением делопроизводства курирующим заместителям губернатора области для подписания губернатором области или на повторное рассмотрение на заседании администрации области.
Информация об изменениях:
Пункт 46 изменен с 30 марта 2020 г. - Распоряжение администрации Костромской области от 30 марта 2020 г. N 48-ра
46. Подписанный губернатором области правовой акт регистрируется управлением делопроизводства с учетом особенностей, изложенных в пункте 281.1 настоящей Инструкции.
47. Правовые акты губернатора области регистрируются в электронной базе данных организационно-распорядительных документов СЭД раздельно в хронологическом порядке в пределах календарного года, при этом к порядковому номеру распоряжений через дефис добавляется буква "р".
48. Правовые акты администрации области регистрируются в электронной базе данных организационно-распорядительных документов СЭД раздельно в хронологическом порядке в пределах календарного года, при этом к порядковому номеру постановлений через дефис добавляется буква "а", к порядковому номеру распоряжений через дефис добавляются буквы "ра".
В СЭД ведутся журналы регистрации правовых актов, которые ежедневно распечатываются на бумажном носителе.
Информация об изменениях:
Глава 2 дополнена пунктом 48.1 с 24 июня 2019 г. - Распоряжение администрации Костромской области от 24 июня 2019 г. N 120-ра
48.1. Официальное опубликование правовых актов осуществляется сотрудниками управления делопроизводства на официальном интернет-портале правовой информации (www.pravo.gov.ru) и официальном сайте администрации области в информационно-телекоммуникационной сети "Интернет" ("Портал государственных органов Костромской области" (www.adm44.ru)) в соответствии с требованиями, установленными пунктами 80 - 83, 85 Регламента администрации области.
49. Рассылка правовых актов производится с помощью автоматической рассылки в СЭД в соответствии со списком рассылки, представленным исполнителем. При этом бумажная копия документа адресатам не направляется.
Организациям, указанным в списке рассылки, но не имеющим доступа к СЭД, направляется электронная копия правового акта.
В исключительных случаях организациям, указанным в списке рассылки, но не имеющим доступа к СЭД, направляется бумажная копия правового акта.
Информация об изменениях:
Пункт 50 изменен с 24 июня 2019 г. - Распоряжение администрации Костромской области от 24 июня 2019 г. N 120-ра
50. Копия правового акта заверяется круглой печатью управления делопроизводства "Для документов". Оттиск печати ставится на место подписи должностного лица, подписавшего правовой акт, захватывая при этом окончание наименования должности лица, подписавшего документ.
Отметка о заверении копии оформляется для подтверждения соответствия копии документа (выписки из документа) подлиннику документа. Отметка о заверении копии проставляется под реквизитом "Подпись" и включает в себя:
слово "Верно";
наименование должности лица, заверившего копию;
собственноручную подпись лица, заверившего копию;
расшифровку подписи (инициалы, фамилию);
дату заверения копии (выписки из документа).
Например:
"Верно.
Начальник протокольного отдела
управления делопроизводства и
организационной работы
администрации Костромской области _____________ _________________________
(подпись) (И.О.Фамилия)
05.12.2017.".
Для проставления отметки о заверении копии уполномоченными лицами управления делопроизводства может использоваться штамп.
Например:
"
| ВЕРНО Начальник протокольного отдела управления делопроизводства и организационной работы администрации Костромской области _____________ ______________________ (подпись) (И.О.Фамилия) "____" ____________________ 20___ г. |
".
Копия правового акта представляется заинтересованным лицам на основании письменного мотивированного запроса не позднее 3 рабочих дней со дня получения указанного запроса.
51. Независимо от списка рассылки электронные копии законов Костромской области, постановлений губернатора области, администрации области направляются протокольным отделом в органы государственной власти и иные организации согласно перечню и срокам, определенным пунктом 82 Регламента администрации области.
52. При необходимости исполнитель должен внести в указатель рассылки кроме наименования организаций их почтовые адреса.
Дополнительная рассылка правового акта по истечении 10 дней со дня его выпуска производится по письменной заявке ответственного исполнителя либо по указанию начальника управления делопроизводства, о чем делается пометка в списке рассылки.
Замена разосланного правового акта производится по указанию начальника управления делопроизводства.
Информация об изменениях:
Пункт 53 изменен с 24 июня 2019 г. - Распоряжение администрации Костромской области от 24 июня 2019 г. N 120-ра
53. Регистрация правовых актов осуществляется управлением делопроизводства в течение 3 рабочих дней со дня их подписания.
Рассылка правовых актов осуществляется управлением делопроизводства в сроки, установленные пунктом 81 Регламента администрации области.
54. Подлинники правовых актов и прилагаемые документы хранятся в управлении делопроизводства, затем оформляются в дело и сдаются на архивное хранение.
Глава 3. Работа с проектами законов Костромской области, постановлений Костромской областной Думы, а также принятыми Костромской областной Думой законами Костромской области
Информация об изменениях:
Пункт 55 изменен с 24 июня 2019 г. - Распоряжение администрации Костромской области от 24 июня 2019 г. N 120-ра
55. Законопроектная деятельность в администрации области осуществляется в соответствии с требованиями разделов IV, VI Регламента администрации области.
Информация об изменениях:
Пункт 56 изменен с 24 июня 2019 г. - Распоряжение администрации Костромской области от 24 июня 2019 г. N 120-ра
56. Оформление законопроектов и проектов постановлений Костромской областной Думы (далее - постановления Думы) осуществляется в соответствии с Правилами оформления проектов законов Костромской области и проектов постановлений Костромской областной Думы, утвержденных постановлением Костромской областной Думы от 16 декабря 2008 года N 3512 "О правилах оформления проектов законов Костромской области и проектов постановлений Костромской областной Думы".
57. Исполнителем в управление делопроизводства представляется текст законопроекта и прилагаемые к нему документы:
Информация об изменениях:
Подпункт 1 изменен с 24 июня 2019 г. - Распоряжение администрации Костромской области от 24 июня 2019 г. N 120-ра
1) листы согласования законопроектов (проектов постановлений Думы);
2) проект пояснительной записки, отвечающей требованиям настоящей инструкции и подпункта 2 пункта 91 Регламента администрации области;
Информация об изменениях:
Подпункт 3 изменен с 28 ноября 2017 г. - Распоряжение администрации Костромской области от 28 ноября 2017 г. N 236-ра
3) финансово-экономическое обоснование в случаях, предусмотренных подпунктом 4 пункта 91 Регламента администрации области, отвечающее требованиям настоящей Инструкции;
4) подлинники замечаний, заключений, писем, протоколов согласительных совещаний, оформленных в соответствии с приложением N 4 к настоящей Инструкции;
Информация об изменениях:
Подпункт 5 изменен с 24 июня 2019 г. - Распоряжение администрации Костромской области от 24 июня 2019 г. N 120-ра
5) перечень законодательных актов Костромской области, постановлений, постановлений Думы губернатора области, иных нормативных правовых актов, подлежащих признанию утратившими силу, приостановлению, изменению либо принятию;
6) проект сопроводительного письма в соответствии с приложением N 8 к настоящей Инструкции на цветном бланке губернатора области;
7) документы, предусмотренные подпунктом 5 пункта 31 настоящей Инструкции;
8) оформленный лист движения законопроекта.
58. Текст законопроекта и документы, указанные в пункте 57 настоящей Инструкции, представляются ответственным исполнителем на бумажном и электронном носителях.
Информация об изменениях:
Пункт 59 изменен с 24 июня 2019 г. - Распоряжение администрации Костромской области от 24 июня 2019 г. N 120-ра
59. Законопроект, подготовленный и оформленный к внесению в Костромскую областную Думу, согласовывается с должностными лицами, перечисленными в подпунктах 1 - 3 пункта 59 Регламента администрации области, и лицом, назначенным губернатором области в качестве его представителя при рассмотрении законопроекта Костромской областной Думой.
60. Законопроект и сопроводительные документы, представленные с нарушением установленных требований по их составлению, оформлению и согласованию, возвращаются управлением делопроизводства ответственному исполнителю.
61. При поступлении законопроекта и документов к нему, предусмотренных пунктом 57 настоящей Инструкции, в управление делопроизводства законопроект проходит редакторскую обработку текста, проверку на правильность оформления в соответствии с требованиями настоящей Инструкции, проверку идентичности бумажной и электронной версий.
Информация об изменениях:
Пункт 62 изменен с 24 июня 2019 г. - Распоряжение администрации Костромской области от 24 июня 2019 г. N 120-ра
62. Подготовленный законопроект и документы к нему в соответствии с Регламентом администрации области направляются управлением делопроизводства членам администрации области, уполномоченным должностным лицам структурных подразделений Аппарата для представления губернатору области с целью внесения в Костромскую областную Думу, или на основании поручения губернатора области законопроект включается в проект повестки очередного заседания администрации области.
63. При рассмотрении законопроекта на заседании администрации области принимается решение об одобрении или о доработке законопроекта.
В случае принятия администрацией области решения о доработке законопроекта он направляется ответственному исполнителю для устранения замечаний, внесения дополнений.
64. После подписания губернатором области соответствующих документов к законопроекту управление делопроизводства в течение 3 рабочих дней направляет законопроект в Костромскую областную Думу.
С законопроектом в Костромскую областную Думу направляются документы, перечисленные в подпунктах 2, 3, 5, 6 пункта 57 настоящей Инструкции.
Визовый экземпляр сопроводительного письма и документы, перечисленные в подпунктах 1, 4, 7, 8 пункта 57 настоящей Инструкции, остаются в отделе корреспонденции управления делопроизводства (далее - отдел корреспонденции).
Одновременно с внесением в Костромскую областную Думу законопроекта на бумажном носителе протокольным отделом направляется электронная копия законопроекта с отметкой на визовом экземпляре бумажной копии о дате направления.
65. Законы, принятые Костромской областной Думой и поступившие в администрацию области для подписания губернатором области, в день поступления передаются управлением делопроизводства в правовое управление для проведения в трехдневный срок правовой экспертизы в соответствии с пунктом 177 Регламента администрации области.
Информация об изменениях:
Пункт 66 изменен с 28 ноября 2017 г. - Распоряжение администрации Костромской области от 28 ноября 2017 г. N 236-ра
66. По итогам правовой экспертизы начальник правового управления или лицо, его замещающее, визирует закон Костромской области либо подписывает заключение. Законы Костромской области об областном бюджете на очередной финансовый год и на плановый период, о внесении изменений в областной бюджет дополнительно визируются директором департамента финансов Костромской области.
Закон Костромской области, прошедший визирование, либо закон Костромской области и заключение к нему передаются правовым управлением в управление делопроизводства для направления губернатору области для подписания либо принятия решения об отклонении закона Костромской области.
67. Подписанный губернатором области закон Костромской области регистрируется протокольным отделом.
Нумерация законов Костромской области начинается с номера 1 после избрания Костромской областной Думы очередного созыва, при этом после номера закона Костромской области через дефис арабскими цифрами указывается номер созыва Костромской областной Думы и через дефис добавляется аббревиатура "ЗКО" (закон Костромской области).
На следующей строке после номера закона указывается место и дата подписания закона Костромской области губернатором области. Дата подписания закона области губернатором области оформляется словесно-цифровым способом.
Информация об изменениях:
Пункт 68 изменен с 24 июня 2019 г. - Распоряжение администрации Костромской области от 24 июня 2019 г. N 120-ра
68. Тиражирование копий закона Костромской области осуществляется протокольным отделом. Копии законов Костромской области в порядке и сроки, предусмотренные пунктом 81, 82 Регламента администрации области, направляются управлением делопроизводства для официального опубликования.
Один экземпляр подлинника закона Костромской области подшивается в соответствующее дело, второй экземпляр подлинника закона направляется в Костромскую областную Думу. Копии закона передаются в отдел корреспонденции для отправки.
69. Отклоненный губернатором области закон Костромской области через управление делопроизводства возвращается в Костромскую областную Думу с мотивированным обоснованием его отклонения либо с предложением о внесении в него изменений и дополнений.
70. Рассылка законов Костромской области осуществляется в соответствии с главой 2 настоящей Инструкции.
Информация об изменениях:
Пункт 71 изменен с 24 июня 2019 г. - Распоряжение администрации Костромской области от 24 июня 2019 г. N 120-ра
71. Для направления губернатору области проекта постановления Думы ответственный исполнитель организует представление в управление делопроизводства:
1) проекта постановления Думы;
2) проекта сопроводительного письма, оформленного в соответствии с Правилами оформления служебных документов, изложенных в приложении N 8 к настоящей Инструкции, на цветном бланке губернатора области.
Ответственный исполнитель обеспечивает размещение проекта сопроводительного письма в разделе "исходящие документы" СЭД;
3) листа(ов) согласования к проекту постановления Думы, писем о согласовании проекта постановления Думы;
4) подлинников замечаний, заключений, протоколов согласительных совещаний, оформленных в соответствии с приложением N 4 к настоящей Инструкции;
5) оформленных листов движения проекта постановления Думы;
6) для проекта постановления Думы нормативного характера:
проекта пояснительной записки за подписью губернатора области, оформленного в соответствии с требованиями настоящей Инструкции.
Документы, перечисленные в подпунктах 1, 2, 6 настоящего пункта, представляются на бумажном и электронном носителях, остальные документы, перечисленные в настоящем пункте, - на бумажном носителе.
Информация об изменениях:
Пункт 72 изменен с 24 июня 2019 г. - Распоряжение администрации Костромской области от 24 июня 2019 г. N 120-ра
72. После всех согласований проект постановления Думы и документы к нему направляются губернатору области для подписания.
Информация об изменениях:
Пункт 73 изменен с 24 июня 2019 г. - Распоряжение администрации Костромской области от 24 июня 2019 г. N 120-ра
73. После подписания губернатором области сопроводительного письма и пояснительной записки (при необходимости), проект постановления Думы и сопровождающие его документы направляются в Костромскую областную Думу в порядке, предусмотренном пунктом 64 настоящей Инструкции.
Глава 4. Подготовка и оформление материалов заседаний коллегии при губернаторе области
Информация об изменениях:
Пункт 74 изменен с 24 июня 2019 г. - Распоряжение администрации Костромской области от 24 июня 2019 г. N 120-ра
74. Подготовка, проведение заседаний коллегии при губернаторе области (далее - Коллегия), а также сроки подготовки и представления документов и материалов Коллегии осуществляются в соответствии с постановлением N 164, разделом III Регламента администрации области.
75. Курирующие заместители губернатора области осуществляют контроль и несут персональную ответственность за своевременную и полную подготовку материалов к заседанию Коллегии.
Информация об изменениях:
Пункт 76 изменен с 24 июня 2019 г. - Распоряжение администрации Костромской области от 24 июня 2019 г. N 120-ра
76. Руководитель исполнительного органа государственной власти области, подразделения Аппарата, ответственный за подготовку вопроса для рассмотрения на заседании Коллегии (далее по тексту настоящей главы - ответственный исполнитель), обеспечивает своевременную разработку и представление на бумажных и электронных носителях в управление делопроизводства:
проектов правовых актов, вносимых на заседание Коллегии, в том числе их согласование в соответствии с требованиями главы 2 настоящей Инструкции;
доклада за своей подписью и иных дополнительных материалов, согласованных курирующим заместителем губернатора области;
проекта протокольных решений за своей подписью, визой подчиненного сотрудника, ответственного за проведение юридической экспертизы проектов правовых актов, и согласованного курирующим заместителем губернатора области;
перечня лиц, приглашаемых на заседание Коллегии для рассмотрения вопроса.
Представление документов в управление делопроизводства в нарушение установленных сроков и формы является основанием для отказа в принятии документов.
Информация об изменениях:
Пункт 77 изменен с 24 июня 2019 г. - Распоряжение администрации Костромской области от 24 июня 2019 г. N 120-ра
77. Проект повестки заседания Коллегии формируется секретарем Коллегии.
Повестка заседания Коллегии размещаются управлением делопроизводства в файлообменном ресурсе администрации области: //FS.АКО.adm44.ru/Администрация области/Коллегия при губернаторе/.
Там же ответственным исполнителем, не позднее 5 рабочих дней до дня заседания Коллегии размещаются доклады, проекты протокольных поручений, цветные слайды и иные материалы, выносимые на Коллегию.
Органам и организациям, не имеющим доступа к файлообменному ресурсу администрации области, повестка и материалы к заседанию Коллегии рассылается управлением делопроизводства за 5 рабочих дней до дня заседания Коллегии электронной почтой.
Информация об изменениях:
Пункт 78 изменен с 24 июня 2019 г. - Распоряжение администрации Костромской области от 24 июня 2019 г. N 120-ра
78. Ход обсуждения вопросов и принятия решений на заседаниях Коллегии оформляется протоколом.
Протокол Коллегии оформляется в соответствии с правилами оформления протоколов заседаний, совещаний, проводимых губернатором области, первым заместителем губернатора области, заместителями губернатора области, заместителем губернатора области - руководителем департамента Костромской области и другими должностными лицами, изложенными в приложении N 12 к настоящей Инструкции, и подлежит визированию ответственным исполнителем, курирующим заместителем губернатора области, секретарем Коллегии, начальником правового управления.
79. В случае принятия Коллегией решения о необходимости доработки проекта протокольных решений и вынесенного на рассмотрение Коллегии проекта правового акта ответственный исполнитель обеспечивает его доработку.
Доработанный в соответствии с требованиями главы 2 настоящей Инструкции проект протокола (правового акта) представляется на подпись губернатору области в день заседания Коллегии, если им не установлен иной срок.
80. Протоколам заседаний Коллегии присваиваются порядковые номера в пределах календарного года.
Протокол заседания Коллегии размещается управлением делопроизводства в файлообменном ресурсе администрации области: //FS.АКО.adm44.ru/Администрация области/Коллегия при губернаторе/ в день подписания протокола.
Рассылка протокола заседания Коллегии производится управлением делопроизводства с помощью СЭД и электронной почтой в трехдневный срок со дня его подписания.
Информация об изменениях:
Пункт 81 изменен с 24 июня 2019 г. - Распоряжение администрации Костромской области от 24 июня 2019 г. N 120-ра
81. Техническое обеспечение заседаний Коллегии, еженедельных совещаний при губернаторе области, заседаний администрации области осуществляет управление цифрового развития администрации области.
Глава 5. Подготовка и оформление документов заседаний администрации области
Информация об изменениях:
Пункт 82 изменен с 24 июня 2019 г. - Распоряжение администрации Костромской области от 24 июня 2019 г. N 120-ра
82. Подготовка и проведение заседаний администрации области "(далее по тексту настоящей главы - заседание) и оформление принятых на заседаниях правовых актов осуществляется с учетом требований постановления N 322 и разделов II - VI Регламента администрации области.
83. Курирующие заместители губернатора области осуществляют контроль и несут персональную ответственность за своевременную и полную подготовку материалов.
Информация об изменениях:
Пункт 84 изменен с 28 ноября 2017 г. - Распоряжение администрации Костромской области от 28 ноября 2017 г. N 236-ра
84. Ответственный исполнитель обеспечивает своевременную разработку и представление в управление делопроизводства на бумажном и электронном носителях проектов правовых актов (докладов об исполнении поручений и указаний Президента Российской Федерации, поручений Правительства Российской Федерации и состоянии исполнительской дисциплины по ним) и прилагаемых к ним документов в соответствии с требованиями главы 2 настоящей Инструкции, а также обеспечивает направление в электронном виде проектов правовых актов в прокуратуру Костромской области.
Информация об изменениях:
Пункт 85 изменен с 24 июня 2019 г. - Распоряжение администрации Костромской области от 24 июня 2019 г. N 120-ра
85. Доклады на заседания визируются курирующими заместителями губернатора области.
Проект протокольных решений визируется сотрудником исполнительного органа государственной власти области, руководитель которого докладывает на заседании, ответственным за проведение юридической экспертизы проектов правовых актов и курирующим заместителем губернатора области.
86. Представление в управление делопроизводства документов в нарушение сроков, комплектности и формы, установленных настоящей Инструкцией, является основанием для отказа в принятии документов.
Информация об изменениях:
Пункт 87 изменен с 24 июня 2019 г. - Распоряжение администрации Костромской области от 24 июня 2019 г. N 120-ра
87. Отдел контроля администрации области (далее - отдел контроля) ежеквартально, не позднее 10 числа первого месяца текущего квартала, направляет в управление делопроизводства предложения о включении в повестку заседания докладов об исполнении поручений и указаний Президента Российской Федерации, поручений Правительства Российской Федерации, завизированные курирующими заместителями губернатора области.
88. Ответственные исполнители представляют в управление делопроизводства документы по вопросам, включенным в повестку заседания, не позднее чем за 5 дней до даты заседания.
Информация об изменениях:
Пункт 89 изменен с 24 июня 2019 г. - Распоряжение администрации Костромской области от 24 июня 2019 г. N 120-ра
89. Предварительный проект повестки заседания и материалы, вносимые на заседание, формируется управлением делопроизводства на основании перспективного плана работы администрации области (далее - перспективный план) и предложений отдела контроля в файлообменном ресурсе администрации области: //FS.АКО.adm44.ru/Администрация области/Заседание администрации/.
Перспективный план формируется в соответствии с пунктом 9 Регламента администрации области.
90. В случае переноса срока либо исключения проекта правового акта из перспективного плана ответственный исполнитель не позднее чем за 7 дней до дня проведения заседания представляет на имя начальника управления делопроизводства служебную записку о внесении изменений в квартальный перспективный план, согласованную с курирующим заместителем губернатора области.
Информация об изменениях:
Пункт 91 изменен с 24 июня 2019 г. - Распоряжение администрации Костромской области от 24 июня 2019 г. N 120-ра
91. Ход и результаты заседания оформляются протоколом в соответствии с Правилами оформления протоколов заседаний, совещаний, проводимых губернатором Костромской области, первым заместителем губернатора Костромской области, заместителями губернатора Костромской области, заместителем губернатора Костромской области - руководителем департамента Костромской области и другими должностными лицами, изложенными в приложении N 12 к настоящей Инструкции.
Информация об изменениях:
Пункт 92 изменен с 21 мая 2018 г. - Распоряжение администрации Костромской области от 21 мая 2018 г. N 92-ра
92. Протокол заседания оформляется в день заседания и визируется на оборотной стороне последнего листа начальником управления делопроизводства, начальником правового управления и курирующими заместителями губернатора области. Протокол подписывается лицом, председательствовавшим на заседании.
93. Протоколам заседаний присваиваются порядковые номера в пределах календарного года.
Информация об изменениях:
Пункт 94 изменен с 24 июня 2019 г. - Распоряжение администрации Костромской области от 24 июня 2019 г. N 120-ра
94. Ответственный исполнитель организует размещение в электронном виде докладов, проектов протокольных решений, цветных слайдов по вопросам, выносимым на заседание, в файлообменном ресурсе администрации области: //FS.АКО.adm44.ru/Администрация области/Заседание администрации/Доклады/.
Там же управлением делопроизводства размещаются протоколы заседаний в день их подписания.
Доклады, проекты протокольных решений и цветные слайды по вопросам, выносимым на заседание, на бумажном носителе представляются ответственным исполнителем в управление делопроизводства за 2 рабочих дня до дня заседания.
95. Рассылка повестки заседания, иных материалов, выносимых на заседания, и протокола заседания участникам и приглашенным на заседание и иным заинтересованным лицам осуществляется управлением делопроизводства посредством СЭД и электронной почтой в трехдневный срок со дня подписания повестки и протокола соответственно.
96. Для обсуждения вопросов, содержащих информацию ограниченного доступа, администрация области может проводить закрытые заседания. Допуск на эти заседания, подготовка документов, оформление протоколов и принимаемых решений осуществляются с соблюдением законодательства Российской Федерации.
Глава 6. Подготовка и проведение совещаний в Аппарате, порядок оформления решений, принятых на совещаниях, проводимых губернатором области, курирующими заместителями губернатора области
Информация об изменениях:
Пункт 97 изменен с 24 июня 2019 г. - Распоряжение администрации Костромской области от 24 июня 2019 г. N 120-ра
97. Ответственность за проведение совещаний с участием губернатора области несут курирующие заместители губернатора области в соответствии с распределением обязанностей или по поручению губернатора области.
Подготовка и проведение совещаний с участием губернатора области осуществляется в соответствии с требованиями раздела III Регламента администрации области.
Информация об изменениях:
Пункт 98 изменен с 24 июня 2019 г. - Распоряжение администрации Костромской области от 24 июня 2019 г. N 120-ра
98. Организация совещаний, проводимых курирующими заместителями губернатора области, а также руководителем Аппарата, возлагается на руководителей соответствующих подразделений Аппарата, исполнительных органов государственной власти области.
Исполнительный орган государственной власти области (подразделение Аппарата), ответственный за подготовку совещаний, документов к ним, регистрацию лиц, присутствующих на совещании, и подготовку проекта протокола совещания, определяется курирующим заместителем губернатора области, руководителем Аппарата либо правовым актом.
Подготовка и проведение совещаний с участием губернатора области осуществляется в соответствии с требованиями, установленными разделом III Регламента администрации области.
Информация об изменениях:
Пункт 99 изменен с 24 июня 2019 г. - Распоряжение администрации Костромской области от 24 июня 2019 г. N 120-ра
99. При подготовке совещаний пакет документов (список участников, повестка дня, материалы по обсуждаемому вопросу) направляется ответственным исполнителем всем участникам совещания.
На совещания приглашаются руководители исполнительных органов государственной власти области, руководители подразделений Аппарата и руководители территориальных органов федеральных органов исполнительной власти в Костромской области и иные лица, в чью компетенцию входят обсуждаемые вопросы.
Информация об изменениях:
Пункт 100 изменен с 28 ноября 2017 г. - Распоряжение администрации Костромской области от 28 ноября 2017 г. N 236-ра
100. К совещанию готовятся следующие документы:
1) повестка дня совещания, оформленная в соответствии с приложением N 9 к настоящей Инструкции;
2) список участников совещания с указанием фамилий, имен, отчеств и должностей (полностью), оформленный в соответствии с приложением N 10 к настоящей Инструкции.
Список приглашенных на совещание с отметками об отсутствии или замене кого-либо из них представляется председательствующему непосредственно перед началом совещания;
Информация об изменениях:
Подпункт 3 изменен с 24 июня 2019 г. - Распоряжение администрации Костромской области от 24 июня 2019 г. N 120-ра
3) информационно-справочные и иные материалы по рассматриваемому вопросу.
В заголовке доклада, содоклада должны быть указаны:
порядковый номер вопроса согласно повестке;
полное наименование вопроса;
фамилия, имя, отчество, должность докладчика.
Доклад должен быть подписан и датирован докладчиком. В случае проведения совещания при губернаторе области доклад визируется курирующим заместителем губернатора области.
К докладу прикладываются:
цветные слайды;
информационно-справочные материалы.
Доклад и материалы представляются в формате А4, шрифт - Times New Roman, размер шрифта - 14, размер межстрочного интервала - 1.
Слайды оформляются в формате А4, шрифт - Times New Roman, размер шрифта - не менее 16;
При оформлении доклада на двух и более страницах вторая и последующие страницы должны быть пронумерованы. Порядковые номера страниц проставляются арабскими цифрами по центру верхнего поля размером N 10 на расстоянии не менее 10 мм от верхнего края листа начиная со 2-го листа. Первая страница документа не нумеруется.
Слайды должны быть пронумерованы начиная со второго слайда. Порядковый номер слайда проставляется в правом нижнем углу. Первый и последний слайд не нумеруются
Информация об изменениях:
Подпункт 4 изменен с 24 июня 2019 г. - Распоряжение администрации Костромской области от 24 июня 2019 г. N 120-ра
4) проект протокола совещания с указанием конкретных сроков исполнения поручений, завизированный начальником правовой службы (юристом) исполнительного органа государственной власти области, подразделения Аппарата, ответственного за подготовку совещания.
В случае проведения совещания при губернаторе области проект протокола также визируется курирующим заместителем губернатора области, руководителем Аппарата.
Фамилия, инициалы и номер телефона исполнителя в левом нижнем углу последнего листа проекта протокола обязательны;
Информация об изменениях:
Подпункт 5 изменен с 24 июня 2019 г. - Распоряжение администрации Костромской области от 24 июня 2019 г. N 120-ра
5) тезисы выступления губернатора области, подписанные руководителем исполнительного органа государственной власти области и завизированные курирующим заместителем губернатора области, представляются помощнику губернатора области не менее чем за 7 рабочих дней до даты проведения мероприятия. Тезисы оформляются в формате А4, ориентация - книжная, шрифт - Times New Roman, размер шрифта - 14, размер межстрочного интервала - 1,5. В заголовке тезисов (размер шрифта 14) указываются наименование совещания (мероприятия), дата проведения, время;
6) при необходимости - пресс-релиз, составленный в соответствии с основными требованиями по составлению пресс-релиза, изложенными в приложении N 11 к настоящей Инструкции, и представляемый в информационно-аналитическое управление Костромской области.
Информация об изменениях:
Пункт 101 изменен с 24 июня 2019 г. - Распоряжение администрации Костромской области от 24 июня 2019 г. N 120-ра
101. Материалы к совещанию (мероприятию) с участием губернатора области представляются помощником курирующего заместителя губернатора области, ответственного за проведение совещания, либо ответственным исполнителем в организационный отдел управления делопроизводства (далее - организационный отдел) на бумажном и идентичном ему электронном носителе за 2 дня до начала планового совещания.
Если день представления документов приходится на нерабочий день, то документы представляются в предшествующий ему рабочий день.
Документы для проведения внепланового совещания представляются не позднее 18.00 часов дня, предшествующего дню проведения совещания.
Проекты тезисов выступлений губернатора области и порядков проведения мероприятий, включенных в календарный план на месяц с его участием, завизированные руководителем исполнительных органов государственной власти области и курирующим заместителем губернатора области, представляются еженедельно до 17.00 часов четверга, предшествующего планируемой неделе, в организационный отдел на бумажном и электронном носителях.
102. При участии в подготовке совещаний с участием губернатора области двух или нескольких курирующих заместителей губернатора области, в том числе руководителя Аппарата, пакет документов формирует курирующий заместитель губернатора области (руководитель Аппарата), ответственный за проведение совещания.
Информация об изменениях:
Пункт 103 изменен с 24 июня 2019 г. - Распоряжение администрации Костромской области от 24 июня 2019 г. N 120-ра
103. Итоги совещаний оформляются протоколом в соответствии с Правилами оформления протоколов заседаний, совещаний, проводимых губернатором Костромской области, первым заместителем губернатора Костромской области, заместителями губернатора Костромской области, заместителем губернатора Костромской области - руководителем департамента Костромской области, статс-секретарем - заместителем губернатора Костромской области и другими должностными лицами, изложенными в приложении N 12 к настоящей Инструкции, в день проведения совещания.
104. Проект протокола совещания готовится ответственным исполнителем.
105. Проект протокола по итогам совещания при губернаторе области визируется начальником управления делопроизводства, начальником правового управления, статс-секретарем - заместителем губернатора области и курирующим заместителем губернатора области, ответственным за проведение совещания.
Проект протокола совещания при курирующем заместителе губернатора области визируется начальником правового управления.
Протокол совещания подписывается председательствующим.
Информация об изменениях:
Пункт 106 изменен с 24 июня 2019 г. - Распоряжение администрации Костромской области от 24 июня 2019 г. N 120-ра
106. Ответственного за ведение протокола совещаний при губернаторе области определяет губернатор области.
Протоколы совещаний при курирующих заместителях губернатора области, руководителе Аппарата ведутся их помощниками либо сотрудниками исполнительных органов государственной власти области, подразделений Аппарата, ответственных за подготовку и проведение совещаний.
107. Создание, учет, регистрация посредством СЭД и рассылка протоколов совещаний при губернаторе области осуществляется управлением делопроизводства.
Учет, регистрация посредством СЭД и рассылка протоколов совещаний, проводимых курирующими заместителями губернатора области, руководителем Аппарата, осуществляется их помощниками.
Организациям и лицам, участвующим в совещании или по итогам которого получившим соответствующие поручения, но не имеющим доступа к СЭД, направляется бумажная и электронная копии протокола совещания.
Информация об изменениях:
Пункт 108 изменен с 24 июня 2019 г. - Распоряжение администрации Костромской области от 24 июня 2019 г. N 120-ра
108. Протоколу совещания присваивается номер, состоящий из инициалов имени и фамилии председательствующего на совещании, индекса по номенклатуре дел администрации области (далее - номенклатура дел) и порядкового номера в пределах календарного года с добавлением букв "пр".
На протоколе совещания, содержащем служебную информацию ограниченного распространения, проставляются отметка "Для служебного пользования" и номер экземпляра.
Информация об изменениях:
Пункт 109 изменен с 24 июня 2019 г. - Распоряжение администрации Костромской области от 24 июня 2019 г. N 120-ра
109. К протоколу совещания прилагается список рассылки, подписанный ответственным исполнителем.
В список рассылки включаются курирующие заместители губернатора области в соответствии с распоряжением N 472-р и (или) ответственные за выполнение соответствующих пунктов протокола, отдел контроля. Если на совещании рассмотрено несколько вопросов, то допускается рассылка адресатам соответствующих выписок из протокола, оформленных в соответствии с приложением N 13 к настоящей Инструкции.
110. Организация подготовки и проведения заседаний комиссий, советов, рабочих групп и т.п. при участии губернатора области, а также оформление протоколов их заседаний осуществляются ответственными исполнителями в соответствии с правовыми актами, которыми утверждены положения об указанных комиссиях, советах, рабочих группах и т.п., с учетом требований настоящей Инструкции.
111. Рассылка повестки и иных материалов заседаний и протоколов советов, комиссий, рабочих групп и т.п. участникам и приглашенным на заседание и иным заинтересованным лицам осуществляется ответственным исполнителем либо помощником курирующего заместителя губернатора области посредством СЭД.
Организациям, не имеющим доступа к СЭД, направляются электронная и бумажная копии протокола совещания.
112. На первом листе каждой бумажной копии протокола в правом верхнем углу указывается наименование и при необходимости почтовый адрес организации, которой направляется копия протокола.
113. Копии протоколов совещаний рассылаются для исполнения в течение 3 дней со дня подписания протокола, а содержащих срочные или оперативные поручения - незамедлительно.
Глава 7. Подготовка проектов и издание распоряжений курирующих заместителей губернатора области, руководителя Аппарата, управляющего делами
Информация об изменениях:
Пункт 114 изменен с 24 июня 2019 г. - Распоряжение администрации Костромской области от 24 июня 2019 г. N 120-ра
114. Распоряжениями курирующих заместителей губернатора области, руководителя Аппарата, управляющего делами (далее по тексту настоящей главы - распоряжения) оформляются решения в пределах их полномочий в соответствии с распределением обязанностей.
Подготовка проектов и издание распоряжений осуществляется в соответствии с требованиями раздела VIII Регламента администрации области.
Информация об изменениях:
Пункт 115 изменен с 24 июня 2019 г. - Распоряжение администрации Костромской области от 24 июня 2019 г. N 120-ра
115. Проекты распоряжений разрабатывают, согласовывают и вносят на подпись исполнительные органы государственной власти области, подразделения Аппарата на основании указаний курирующих заместителей губернатора области, руководителя Аппарата, управляющего делами.
Информация об изменениях:
Пункт 116 изменен с 24 июня 2019 г. - Распоряжение администрации Костромской области от 24 июня 2019 г. N 120-ра
116. Создание, согласование и рассылка распоряжений осуществляется в базе данных организационно-распорядительных документов СЭД в соответствии с Порядком работы в СЭД в администрации области и исполнительных органах государственной власти области.
117. Проекты распоряжений подлежат согласованию с правовым управлением.
Информация об изменениях:
Пункт 118 изменен с 24 июня 2019 г. - Распоряжение администрации Костромской области от 24 июня 2019 г. N 120-ра
118. Если содержание распоряжения затрагивает:
компетенцию других курирующих заместителей губернатора области;
вопросы использования финансовых средств;
вопросы имущественных взаимоотношений;
интересы муниципальных образований Костромской области (далее - муниципальные образования области),
то проект распоряжения согласовывается соответственно с курирующими заместителями губернатора области или должностными лицами, на которых возложены полномочия по координации деятельности в данных сферах.
119. Подлинники замечаний к проекту распоряжения, протоколов согласительных совещаний прилагаются к проекту распоряжения.
120. Контроль исполнения распоряжений осуществляется помощниками курирующих заместителей губернатора области, руководителя Аппарата; распоряжений управляющего делами - должностным лицом, на которое возложен контроль.
121. Если в процессе согласования в проект распоряжения вносятся изменения технического характера, повторное согласование не требуется.
122. Проекты распоряжений оформляются в соответствии с приложением N 14 к настоящей Инструкции.
Информация об изменениях:
Пункт 123 изменен с 21 мая 2018 г. - Распоряжение администрации Костромской области от 21 мая 2018 г. N 92-ра
123. Регистрация в электронной базе данных организационно-распорядительных документов СЭД подписанных распоряжений осуществляется ответственными за делопроизводство сотрудниками соответствующих подразделений Аппарата.
Информация об изменениях:
Пункт 124 изменен с 24 июня 2019 г. - Распоряжение администрации Костромской области от 24 июня 2019 г. N 120-ра
124. Распоряжениям присваиваются порядковые номера в пределах календарного года: индекс и через косую черту порядковый номер арабской цифрой - согласно номенклатуре дел на соответствующий календарный год с добавлением через дефис буквы "р".
В случае если распоряжение касается кадровых вопросов - 1/ порядковый номер - рк.
125. Рассылку распоряжений посредством СЭД организует ответственный исполнитель.
Организациям, не имеющим доступа к СЭД, высылается бумажная и электронная копия распоряжения.
Замена разосланного распоряжения производится по указанию должностного лица, подписавшего распоряжение.
126. Подлинники распоряжений хранятся в течение одного календарного года в приемных курирующих заместителей губернатора области, руководителя Аппарата, управляющего делами, затем передаются на архивное хранение.
Глава 8. Организация работы с договорами, соглашениями
Информация об изменениях:
Пункт 127 изменен с 24 июня 2019 г. - Распоряжение администрации Костромской области от 24 июня 2019 г. N 120-ра
127. Договоры, соглашения, в том числе государственные контракты (далее - договор), заключаемые от имени Костромской области и администрации области, в том числе международные и внешнеэкономические договоры, если иное не предусмотрено законодательством Российской Федерации или международным договором Российской Федерации, а также соглашения о предоставлении субсидий из федерального бюджета бюджету Костромской области, заключенные в соответствии с пунктом 9 Правил формирования, предоставления и распределения субсидий из федерального бюджета бюджетам субъектов Российской Федерации, утвержденных постановлением Правительства Российской Федерации от 30 сентября 2014 года N 999 "О формировании, предоставлении и распределении субсидий из федерального бюджета бюджетам субъектов Российской Федерации" (далее соответственно - постановление Правительства Российской Федерации N 999, соглашения о предоставлении субсидий), договоры с органами государственной власти Российской Федерации, договоры с субъектами Российской Федерации, органами местного самоуправления муниципальных образований области, юридическими лицами и другие, оформляются путем составления одного документа, подписываемого сторонами. Порядок подготовки, заключения и контроля за исполнением договоров осуществляется в соответствии с разделом VII Регламента администрации области.
Информация об изменениях:
Пункт 128 изменен с 24 июня 2019 г. - Распоряжение администрации Костромской области от 24 июня 2019 г. N 120-ра
128. Предложения о заключении договора рассматриваются губернатором области или по его поручению курирующим заместителем губернатора области, руководителем Аппарата, руководителем исполнительного органа государственной власти области или подразделения Аппарата в срок, установленный губернатором области.
По итогам рассмотрения принимается решение о целесообразности либо нецелесообразности заключения договора.
Проекты соглашений о предоставлении субсидий заключаются в соответствии с Правилами формирования, предоставления и распределения субсидий из федерального бюджета бюджетам субъектов Российской Федерации, утвержденными постановлением Правительства Российской Федерации от 30 сентября 2014 года N 999 (далее - Правила предоставления субсидий).
В соответствии с пунктом 12 Правил предоставления субсидий соглашения о предоставлении субсидий заключаются по форме, утвержденной Приказом Министерства финансов Российской Федерации от 14 декабря 2018 года N 269н "Об утверждении Типовой формы соглашения о предоставлении субсидии из федерального бюджета бюджету субъекта Российской Федерации", и редактированию сотрудниками протокольного отдела не подлежат.
Информация об изменениях:
Пункт 129 изменен с 21 мая 2018 г. - Распоряжение администрации Костромской области от 21 мая 2018 г. N 92-ра
129. Порядок согласования проектов договоров аналогичен порядку согласования проектов правовых актов, изложенному в главе 2 настоящей Инструкции.
Лист согласования с указанием наименования должностей, фамилий лиц, визирующих проект договора, и датой визирования печатается на оборотной стороне последнего листа договора.
Проекты соглашений о предоставлении субсидий до их подписания в электронном виде в государственной интегрированной информационной системе управления общественными финансами "Электронный бюджет" (далее - ГИИС "Электронный бюджет") проходят согласование в электронном виде в ГИИС "Электронный бюджет".
Информация об изменениях:
Пункт 130 изменен с 21 мая 2018 г. - Распоряжение администрации Костромской области от 21 мая 2018 г. N 92-ра
130. По окончании процедуры согласования проект договора поступает на подпись губернатору области либо уполномоченному лицу.
Проекты соглашений о предоставлении субсидий подписываются в ГИИС "Электронный бюджет" усиленной квалифицированной электронной подписью уполномоченным лицом в соответствии с распоряжением губернатора Костромской области от 19 января 2016 года N 28-р "О распределении обязанностей по заключению договоров (соглашений) между первым заместителем губернатора Костромской области, заместителями губернатора Костромской области".
Информация об изменениях:
Пункт 131 изменен с 24 июня 2019 г. - Распоряжение администрации Костромской области от 24 июня 2019 г. N 120-ра
131. Обеспечение протокольных мероприятий по подписанию договаривающимися сторонами проектов международных (внешнеэкономических) договоров осуществляется департаментом экономического развития Костромской области.
Обеспечение протокольных мероприятий по подписанию договаривающимися сторонами проектов иных договоров осуществляется исполнительным органом государственной власти области, подразделением Аппарата - разработчиком проекта договора.
Информация об изменениях:
Пункт 132 изменен с 21 мая 2018 г. - Распоряжение администрации Костромской области от 21 мая 2018 г. N 92-ра
132. Договоры, заключенные от имени Костромской области и администрации области, регистрируются управлением делопроизводства в журнале и базе данных внутренних документов СЭД.
Исполнитель представляет договоры на регистрацию в журнале в двухдневный срок после их подписания губернатором области в количестве экземпляров по числу сторон.
Регистрационные номера для всех видов договоров являются едиными и присваиваются в хронологическом порядке в пределах календарного года. К регистрационному номеру через дефис добавляется буква "д".
Регистрация соглашений о предоставлении субсидий осуществляется в ГИИС "Электронный бюджет".
133. Подлинники проекта договора, подписанные губернатором области и направляемые на подписание другой стороне, регистрируются в протокольном отделе и передаются исполнителю для направления на подпись другой стороне, при этом в протокольном отделе остается копия подписанного (одной стороной) проекта договора. После подписания проекта договора другой стороной копия заменяется подлинником договора (при отсутствии изменений в тексте договора), регистрационный номер договора сохраняется.
134. Договоры об осуществлении международных и внешнеэкономических связей подлежат регистрации в соответствии с федеральным законодательством.
135. Подписанные всеми сторонами договоры передаются в протокольный отдел в срок, не превышающий 10 дней со дня подписания, для встраивания и регистрации в СЭД и рассылки.
Информация об изменениях:
Пункт 136 изменен с 21 мая 2018 г. - Распоряжение администрации Костромской области от 21 мая 2018 г. N 92-ра
136. Договоры, а также документы к ним хранятся в протокольном отделе в течение 2 лет, затем передаются на архивное хранение.
Договоры, заключенные для обеспечения организационно-хозяйственной деятельности администрации области, подписываются управляющим делами, регистрируются в отделе хозяйственного и материально-технического обеспечения администрации области (далее - хозяйственный отдел) и хранятся в отделе бухгалтерского учета и отчетности администрации области.
Архивное хранение соглашений о предоставлении субсидий осуществляется в ГИИС "Электронный бюджет".
Информация об изменениях:
Пункт 137 изменен с 21 мая 2018 г. - Распоряжение администрации Костромской области от 21 мая 2018 г. N 92-ра
137. Доступ к договорам, зарегистрированным и размещенным в СЭД, предоставляется сотрудниками протокольного отдела в соответствии со списком рассылки, оформленным ответственным исполнителем к договору.
Доступ к соглашениям о предоставлении субсидий осуществляется в ГИИС "Электронный бюджет" ответственным исполнителем согласно списку рассылки.
138. Изменения и дополнения к договорам оформляются дополнительными соглашениями к договору, регистрируются и хранятся в порядке, предусмотренном настоящей главой.
Глава 9. Порядок работы с федеральными законами, проектами федеральных законов, правовыми актами Президента Российской Федерации, Правительства Российской Федерации
Информация об изменениях:
Пункт 139 изменен с 24 июня 2019 г. - Распоряжение администрации Костромской области от 24 июня 2019 г. N 120-ра
139. Порядок работы подразделений Аппарата, исполнительных органов государственной власти области с федеральными законами, проектами федеральных законов, правовыми актами Президента Российской Федерации, Правительства Российской Федерации осуществляется в соответствии с требованиями раздела II Регламента администрации области.
Поступившие в администрацию области в электронном виде или на бумажных носителях федеральные законы, правовые акты Президента Российской Федерации, Правительства Российской Федерации, проекты федеральных законов, направленные для согласования в соответствии с действующим законодательством Российской Федерации в администрацию области из Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации, принимаются и регистрируются отделом корреспонденции.
Регистрация указанных документов осуществляется в СЭД посредством электронно-регистрационной карточки правовых актов Президента Российской Федерации, Правительства Российской Федерации в соответствии с приложением N 15 к настоящей Инструкции либо электронно-регистрационной карточки проектов федеральных законов в соответствии с приложением N 16 к настоящей Инструкции.
140. После регистрации документы, поступившие на бумажных носителях (кроме проектов федеральных законов), передаются на рассмотрение губернатору области, а затем направляются на ознакомление должностным лицам согласно списку (срок для ознакомления - 3 календарных дня) и исполнение в соответствии с резолюцией губернатора области.
141. Срок исполнения поручения губернатора области с резолюцией "Ознакомить согласно списку" - 30 календарных дней.
Иная резолюция губернатора области является основанием постановки документа на контроль в отделе контроля со сроком исполнения 30 календарных дней при условии, если другой срок не указан в резолюции или тексте документа.
142. Если поручение дано в адрес нескольких исполнителей, то исполнитель, указанный в поручении первым или обозначенный определенным словом ("свод" и т.д.), является главным исполнителем поручения и несет ответственность за его исполнение, организует работу и подготавливает сводную информацию об исполнении поручения.
143. После ознакомления и исполнения резолюций по ним федеральные законы, правовые акты Президента Российской Федерации и Правительства Российской Федерации, поступившие на бумажных носителях, сдаются в отдел корреспонденции для дальнейшего ознакомления согласно списку и последующей передачи их в правовое управление.
Информация об изменениях:
Пункт 144 изменен с 28 ноября 2017 г. - Распоряжение администрации Костромской области от 28 ноября 2017 г. N 236-ра
144. Проект федерального закона, поступивший в администрацию области из Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации, направляется заместителю губернатора области - полномочному представителю губернатора области в Костромской областной Думе.
Информация об изменениях:
Пункт 145 изменен с 28 ноября 2017 г. - Распоряжение администрации Костромской области от 28 ноября 2017 г. N 236-ра
145. Правовое управление готовит проект резолюции по проекту федерального закона и передает для подписания заместителю губернатора области - полномочному представителю губернатора области в Костромской областной Думе, а в период его временного отсутствия - заместителю губернатора области в соответствии с распределением обязанностей между заместителями губернатора области. Далее проект федерального закона передается правовым управлением в управление делопроизводства и оргработы для направления в адрес исполнителей в соответствии с Регламентом администрации области.
Исполнители, в адрес которых направлен проект федерального закона, обеспечивают в 10-дневный срок его рассмотрение и представление заключений в правовое управление для подготовки правовым управлением проекта отзыва администрации области на проект федерального закона (далее - проект отзыва).
Проект отзыва оформляется по образцу согласно приложению N 17 к настоящей Инструкции.
Заключение по проекту федерального закона должно содержать четкую формулировку о целесообразности или нецелесообразности принятия проекта федерального закона с ее обоснованием и изложением замечаний.
Информация об изменениях:
Глава 9 дополнена пунктом 145.1 с 28 ноября 2017 г. - Распоряжение администрации Костромской области от 28 ноября 2017 г. N 236-ра
145.1. Подготовленный правовым управлением проект отзыва подлежит согласованию с исполнителями, указанными в пункте 145 настоящей Инструкции, и с заместителем губернатора области - полномочным представителем губернатора области в Костромской областной Думе, а в период его временного отсутствия - заместителем губернатора области в соответствии с распределением обязанностей между заместителями губернатора области. Согласованный проект отзыва представляется начальником правового управления губернатору области для подписания.
146. Подписанный губернатором области отзыв на проект направляется отделом корреспонденции в соответствующий комитет Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации, его копия - в Костромскую областную Думу.
Глава 10. Прием, обработка, регистрация и распределение входящей корреспонденции
Информация об изменениях:
Пункт 147 изменен с 24 июня 2019 г. - Распоряжение администрации Костромской области от 24 июня 2019 г. N 120-ра
147. Входящая корреспонденция - документы, поступившие в Аппарат.
Прием, первоначальная обработка, распределение и регистрация входящей корреспонденции осуществляется в централизованном порядке отделом корреспонденции в соответствии с требованиями раздела X Регламента администрации области.
148. Входящие документы учитываются и распределяются на документы, регистрируемые в СЭД и нерегистрируемые.
Регистрации подлежат документы, требующие учета, исполнения и использования в справочных целях.
Документы регистрируются независимо от способа их доставки, передачи или создания.
Распределение входящей корреспонденции осуществляется исходя из:
полномочий, отнесенных к компетенции руководителей;
адресата;
срочности исполнения.
149. Регистрации подлежит корреспонденция, поступившая на имя губернатора области, курирующих заместителей губернатора области, руководителя Аппарата и управляющего делами.
Информация об изменениях:
Пункт 150 изменен с 24 июня 2019 г. - Распоряжение администрации Костромской области от 24 июня 2019 г. N 120-ра
150. Письменные обращения граждан и объединений граждан, в том числе юридических лиц, направляются для обработки и регистрации в отдел по работе с обращениями граждан администрации области (далее - отдел по работе с обращениями граждан) в соответствии с Федеральным законом от 2 мая 2006 года N 59-ФЗ "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации".
Представления членов Совета Федерации Федерального Собрания Российской Федерации, депутатов Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации (представителей от Костромской области) передаются в управление государственной службы и кадровой работы администрации области без регистрации.
Судебные акты: решения, определения, постановления, приказы, повестки, копии апелляционных, кассационных, надзорных жалоб, исковых заявлений, отзывов, возражений, адресованные в суды и представляемые в администрацию области для сведения и приобщения к материалам судебного дела, направляются в правовое управление для дальнейшей регистрации в правовом управлении.
Служебные записки об исполнении поручений губернатора области, контролируемых отделом контроля, направляются в отдел контроля без регистрации.
Примерный перечень документов, не подлежащих регистрации отделом корреспонденции, приведен в приложении N 18 к настоящей Инструкции.
Документы, не прошедшие регистрацию в установленном порядке в отделе корреспонденции и поступившие из почты губернатора области с его собственноручной резолюцией, направляются для обработки и регистрации в отдел контроля.
Информация об изменениях:
Пункт 151 изменен с 28 ноября 2017 г. - Распоряжение администрации Костромской области от 28 ноября 2017 г. N 236-ра
151. Доставка корреспонденции в администрацию области осуществляется:
фельдъегерской службой;
почтовым отделением связи;
факсимильной связью, электронной почтой, телеграфной связью;
нарочно - представителями (экспедиторами, курьерами) различных органов и организаций;
через систему МЭДО;
по телефону (телефонограммой, которая оформляется по образцу согласно приложению N 46 к настоящей Инструкции).
152. Прием (передача) корреспонденции, доставляемой в рабочие дни почтовым отделением связи, телеграфной связью, фельдъегерской службой, нарочно, осуществляется отделом корреспонденции.
Прием (передача) факсограмм осуществляется с факсимильных аппаратов, имеющих официальные номера администрации области.
Прием корреспонденции, поступающей на официальные адреса электронной почты администрации области и губернатора области, осуществляется отделом корреспонденции.
Информация об изменениях:
Пункт 153 изменен с 24 июня 2019 г. - Распоряжение администрации Костромской области от 24 июня 2019 г. N 120-ра
153. Все конверты (бандероли), за исключением конвертов (бандеролей), имеющих пометку "Вручить лично", вскрываются. Пакет с корреспонденцией с пометкой "Вручить лично" вскрывается самим адресатом или уполномоченным им лицом.
При приеме корреспонденции, доставляемой нарочно, проверяется правильность доставки и соответствие номеров документов (пакетов), записанных в реестрах (разносных книгах). В реестрах (разносных книгах) проставляются дата и подпись лица, принявшего документ, при необходимости - печать. При отсутствии реестра (разносной книги) дата приема документа, подпись, печать на копиях (вторых экземплярах) принимаемых документов не проставляются (за исключением документов, приобщаемых к материалам судебного дела и судебного процесса, в подтверждение получения документа администрацией области).
Почтовые отправления, нестандартные по весу, размеру, форме, имеющие неровности по бокам, запечатанные не характерно для почтовых отправлений, имеющие странный запах, цвет, предположительно имеющие вложения, не характерные для почтовых отправлений, не вскрываются. О получении подозрительного почтового отправления докладывается начальнику отдела корреспонденции и начальнику управления делопроизводства.
Судебные акты (решения, определения, постановления, приказы, повестки, копии апелляционных, кассационных, надзорных жалоб, исковых заявлений, отзывов, возражений, адресованные в суды и представляемые в администрацию области для сведения и приобщения к материалам судебного дела), поступившие в администрацию области нарочно и требующие подтверждения получения документов администрацией области, принимаются сотрудником правового управления.
154. Конверты от вложенных документов, как правило, уничтожаются, кроме случаев, когда:
дата почтового штемпеля на конверте служит письменным подтверждением времени отправки и получения документа;
поступают письма граждан;
только по конверту можно определить адрес отправителя.
Информация об изменениях:
Пункт 155 изменен с 28 ноября 2017 г. - Распоряжение администрации Костромской области от 28 ноября 2017 г. N 236-ра
155. Корреспонденция, поступившая в нерабочее время или выходные дни, принимается сотрудником отдела оперативных дежурных администрации области без вскрытия пакета с последующей передачей в отдел корреспонденции.
О поступивших пакетах с грифом "Срочно", "Весьма срочно", правительственных телеграммах сотрудником отдела оперативных дежурных администрации области докладывается адресатам или руководителю Аппарата немедленно по телефону, о чем делается пометка на пакете или на оборотной стороне последнего листа, если документ поступил в открытом виде.
Сотрудник отдела оперативных дежурных администрации области в 9.00 часов утра в рабочие дни сдает всю полученную корреспонденцию в отдел корреспонденции, о чем на документе им делается соответствующая отметка.
Прием корреспонденции, поступившей в администрацию области за пределами рабочего времени (в течение служебной недели), а также в выходной или нерабочий праздничный день по системе МЭДО и по электронной почте осуществляется консультантом секретариата губернатора области с указанием даты, времени, способа поступления документа, а также факта направления поступившего документа исполнителю по компетенции.
Информация об изменениях:
Пункт 156 изменен с 24 июня 2019 г. - Распоряжение администрации Костромской области от 24 июня 2019 г. N 120-ра
156. При приеме и первичной обработке документов производится проверка правильности доставки, целостности упаковки и документов, соблюдения правил оформления, наличия указанных вложений, наличия приложений к документам.
Если при вскрытии конверта обнаружено отсутствие документов или отдельных листов и приложений, повреждение документов, несоответствие номеров на конверте номерам вложенных в него документов, ошибки в оформлении (нет подписи должностного лица адресанта, ошибочно указаны Ф.И.О. или должность адресата и т.д.), составляется акт в двух экземплярах, один экземпляр которого в течение года хранится в отделе корреспонденции, а второй вместе с самим документом возвращается отправителю документа.
В случае если такой документ решено не возвращать, акт составляется в двух экземплярах, один из которых остается в отделе корреспонденции, а второй приобщается к поступившему документу и передается по назначению.
Ошибочно доставленные документы возвращаются отправителю.
Входящая корреспонденция на иностранных языках передается в департамент экономического развития Костромской области для перевода и последующей регистрации.
Информация об изменениях:
Пункт 157 изменен с 28 ноября 2017 г. - Распоряжение администрации Костромской области от 28 ноября 2017 г. N 236-ра
157. Регистрация входящих документов осуществляется в течение двух рабочих дней отделом корреспонденции с обязательным сканированием и прикреплением электронного образа документов в СЭД, за исключением документов, входящих в перечень документов, не подлежащих преобразованию в электронный образ (сканированию), согласно приложению N 19 к настоящей Инструкции.
158. Поступающая в адрес курирующих заместителей губернатора области, руководителя Аппарата, управляющего делами корреспонденция после регистрации направляется в установленном порядке в их приемные (подлинник документа с отметкой о регистрации в виде штампа) с пометкой "Без возврата" через журнал передачи документов. В журнале передачи документов сотрудник, ответственный за делопроизводство, при получении документа ставит свою подпись с указанием даты и времени получения документа.
Информация об изменениях:
Пункт 159 изменен с 24 июня 2019 г. - Распоряжение администрации Костромской области от 24 июня 2019 г. N 120-ра
159. Корреспонденция, адресованная исполнительным органам государственной власти Костромской области, регистрируется на курирующих заместителей губернатора области в соответствии с распоряжением N 472-р, руководителя Аппарата, управляющего делами с учетом вопросов, отнесенных к сфере их компетенции, и направляется в установленном порядке в их приемные (подлинник документа с отметкой о регистрации в виде штампа) с пометкой "Без возврата" через журнал передачи документов.
160. Регистрация поступивших документов осуществляется в СЭД в базе "Входящие документы":
за подписью губернатора области с помощью электронно-регистрационной карточки входящего документа за подписью губернатора области в соответствии с приложением N 20 к настоящей Инструкции;
за подписью курирующих заместителей губернатора области в соответствии с помощью электронно-регистрационной карточки входящего документа за подписью курирующих заместителей губернатора области в соответствии с приложением N 21 к настоящей Инструкции.
161. Регистрационный номер входящих документов включает: порядковый номер в пределах регистрируемого массива документов; индекс документа согласно номенклатуре дел; индекс подразделения согласно номенклатуре дел.
Например, 1152-11-0, где:
1152 - порядковый регистрационный номер;
11 - индекс документа согласно номенклатуре дел отдела корреспонденции;
0 - документ, поступивший на имя губернатора области. Регистрационный номер и дата поступления проставляются в штампе в нижнем правом углу документа.
162. При регистрации входящих документов проводится поиск по реквизитам (дате документа, корреспонденту и т.д.) на наличие:
повторной регистрации одного и того же документа; зарегистрированных ранее документов по данной теме; инициативных писем губернатора области и курирующих заместителей губернатора области, в ответ на которые получен данный документ.
При наличии в поисковой системе связанных между собой документов вновь поступивший документ подлежит регистрации, ему присваивается очередной регистрационный номер с установлением связи между документами в СЭД.
163. Прием, технологическую обработку, хранение и передачу электронных документов (информации) в подразделениях Аппарата осуществляют регистраторы, специально назначенные в соответствии с Порядком работы в СЭД, утвержденным распоряжением N 65-р.
Глава 11. Порядок исполнения резолюций по рассматриваемым документам
Информация об изменениях:
Пункт 164 изменен с 24 июня 2019 г. - Распоряжение администрации Костромской области от 24 июня 2019 г. N 120-ра
164. Порядок исполнения резолюций по входящей корреспонденции осуществляется в соответствии с требованиями раздела IX Регламента администрации области.
Резолюция содержит указание по исполнению документа. Резолюция оформляется на свободном месте рабочего поля документа, на бланке резолюции или вносится непосредственно в систему электронного документооборота.
Резолюция включает: фамилию, инициалы исполнителя (исполнителей), поручение по документу, при необходимости - срок исполнения, подпись лица, вынесшего резолюцию, дату резолюции.
165. Если исполнителей документа несколько, они все указываются в резолюции, при этом ответственный исполнитель указывается в списке первым или помечается словом "свод". Ему передаются подлинники поручения и документа, соисполнителям - копии регистрационных карточек.
Информация об изменениях:
Пункт 166 изменен с 24 июня 2019 г. - Распоряжение администрации Костромской области от 24 июня 2019 г. N 120-ра
166. Отметка о контроле свидетельствует о постановке документа на контроль, проставляется штампом "Контроль" на верхнем поле документа.
Ответственный исполнитель контролирует выполнение поручения. Все исполнители в равной мере несут ответственность за качественное и своевременное исполнение поручения.
Проект ответа по исполненному документу должен быть завизирован всеми исполнителями, указанными в резолюции.
Контроль исполнения документов (поручений) ведется:
руководителем (ответственным исполнителем) - исполнение документов (поручений) по существу;
отделом корреспонденции - сроков исполнения документов (поручений).
Глава 12. Сроки рассмотрения и исполнения документов
167. Документы, зарегистрированные в отделе корреспонденции, направляются на рассмотрение должностным лицам администрации области в соответствии с вопросами, отнесенными к курируемому направлению деятельности, или резолюцией губернатора области.
168. Рассмотренные губернатором области или уполномоченным им лицом документы возвращаются в отдел корреспонденции для дальнейшей их обработки и передачи исполнителям.
169. Занесение в СЭД резолюций губернатора области по рассмотренным документам осуществляется сотрудниками отдела корреспонденции, резолюций курирующих заместителей губернатора области, руководителя Аппарата, управляющего делами - сотрудниками приемных указанных должностных лиц, ответственными за делопроизводство в соответствии с их должностными обязанностями.
Резолюция заносится в электронно-регистрационную карточку документа. Регистрационно-контрольная карточка распечатывается на бумажный носитель с целью формирования общей картотеки входящих документов и последующего контроля исполнения документов.
170. Передача документов из отдела корреспонденции на исполнение должностным лицам, определенным губернатором области или уполномоченным им лицом в резолюции, осуществляется через ответственных за делопроизводство сотрудников под расписку в журнале передачи корреспонденции.
171. Поступившие поручения и иные документы обрабатываются отделом корреспонденции в следующем порядке:
поручения и документы, поступившие до 18 часов текущего рабочего дня, - по мере их поступления;
поручения и документы, поступившие после 18 часов текущего рабочего дня, - до 10 часов следующего рабочего дня;
поручения, содержащие указание "Срочно", и оперативные поручения - в течение часа с момента их получения.
Информация об изменениях:
Пункт 172 изменен с 28 ноября 2017 г. - Распоряжение администрации Костромской области от 28 ноября 2017 г. N 236-ра
172. Сроки исполнения документов могут быть установлены:
в тексте документа;
в резолюции руководства;
Если в тексте документа указано "представить в срок до (по)... (без уточнения включительно)", то окончание срока исполнения документа истекает в день, предшествующий дате.
Информация об изменениях:
Пункт 173 изменен с 24 июня 2019 г. - Распоряжение администрации Костромской области от 24 июня 2019 г. N 120-ра
173. В соответствии с резолюциями документ исполняется со дня его регистрации в следующие сроки:
"Весьма срочно", "Незамедлительно" - 1 день,
"Срочно" - 5 дней,
"Оперативно", "В возможно короткие сроки" - 10 дней,
"Оставить на контроле", "Прошу вопрос держать на контроле" - 1 месяц.
При отсутствии срока исполнения в документе или в резолюции руководителя - в течение 30 календарных дней со дня регистрации.
Информация об изменениях:
Пункт 174 изменен с 24 июня 2019 г. - Распоряжение администрации Костромской области от 24 июня 2019 г. N 120-ра
174. Для представления ответов устанавливаются следующие сроки:
на запрос депутата Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации (депутатский запрос) - не позднее 30 дней;
на запрос депутата Костромской областной Думы - не позднее 15 дней или иной согласованный с инициатором запроса срок;
на запрос (постановление) Костромской областной Думы - 15 дней;
протест прокуратуры - 10 дней;
представление прокуратуры об устранении нарушений законодательства - 30 дней. По результатам рассмотрения принимаются конкретные меры по устранению допущенных нарушений закона, о которых сообщается в прокуратуру в письменной форме;
на запрос уполномоченного по правам человека в Российской Федерации, уполномоченного по правам человека в Костромской области, уполномоченных по правам человека в иных субъектах Российской Федерации - в течение 15 дней;
на запросы общественных палат - 30 дней;
на парламентский запрос - 15 дней;
на запрос уполномоченного по правам потребителей финансовых услуг - 15 дней.
Ответы на указанные запросы подписываются должностным лицом, которому они направлены, либо лицом, временно исполняющим его обязанности.
Подготовка заключений на проекты схем территориального планирования муниципальных образований области ставится на контроль со сроком 3 месяца от даты входящего документа.
В исполнительных органах государственной власти Костромской области, подразделениях Аппарата сроки исполнения документов устанавливаются руководителями исполнительных органов государственной власти области, подразделений Аппарата, исходя из срока, установленного в резолюции курирующего заместителя губернатора области, руководителя Аппарата, управляющего делами или тексте документа (поручения).
175. Передача документов по этапам исполнения осуществляется исполнителями с размещением соответствующей отметки в СЭД.
176. Сроки исполнения документов, на которые губернатором области даны поручения, подлежат контролю. На регистрационно-контрольной карточке такого документа указывается срок исполнения поручения и в правом верхнем углу проставляется штамп "Взято на контроль".
На депутатском запросе в правом верхнем углу документа ставится дополнительный штамп "Депутатский запрос".
177. При необходимости переноса срока исполнения депутатского запроса дата исполнения согласовывается с депутатом, направившим запрос.
Решение о продлении срока исполнения поручения губернатора области принимают курирующие заместители губернатора области.
178. Курирующие заместители губернатора области до истечения срока исполнения документа докладывают губернатору области об исполнении поручений. Информация о результатах доклада представляется в отдел корреспонденции в виде резолюции на визовом бланке курирующего заместителя губернатора области "Доложено губернатору области лично, снять с контроля", "Доложено губернатору области лично, оставить на контроле до...", "Доложено губернатору области лично, оставить на контроле заместителя.", "Не требует доклада губернатору области" и т.д.
В соответствии с полученными указаниями курирующих заместителей губернатора области отделом корреспонденции осуществляются действия по переносу срока исполнения поручения, снятию его с контроля, списанию документа в дело.
Списание исполненных документов в дело производится после нанесения соответствующей резолюции начальником управления делопроизводства.
179. В случае невозможности личного доклада губернатору области, а также необходимости срочного принятия губернатор области информируется об исполнении поручения путем направления в почту губернатора области служебных записок, о чем курирующие заместители губернатора области дают письменное указание путем нанесения резолюции на визовом бланке "В почту губернатора".
Если по представленному материалу дано новое поручение с продленным сроком исполнения документа, то дальнейший контроль осуществляется на основании этих поручений.
Информация об изменениях:
Пункт 180 изменен с 24 июня 2019 г. - Распоряжение администрации Костромской области от 24 июня 2019 г. N 120-ра
180. Если исполнение документа поручено нескольким должностным лицам, то ответственный исполнитель организует работу соисполнителей, в том числе определяет сроки представления ими предложений, порядок согласования и подготовки проекта документа.
В процессе исполнения документов ответственный исполнитель имеет право:
определять порядок исполнения поручения, не противоречащий порядку, определенному руководителем, давшим поручение (в том числе порядок подготовки и согласования документов по исполнению поручения, сроки и форму участия соисполнителей в работе по исполнению поручения), координировать работу соисполнителей;
принимать мотивированное решение о включении или отказе от включения в проект итогового документа представленных соисполнителями предложений и замечаний;
информировать руководителя, давшего поручение, о нарушении сроков представления предложений соисполнителями;
готовить предложения о продлении срока исполнения поручений с указанием объективных причин продления и планируемой даты исполнения.
Соисполнители имеют право:
выносить на рассмотрение ответственного исполнителя замечания и предложения по различным вопросам исполнения поручения (порядку исполнения поручения, проекту итогового документа и т.д.);
представлять ответственному исполнителю и другим соисполнителям по своей инициативе документы, имеющие непосредственное отношение к исполнению поручения, а также свой вариант проекта итогового документа.
Ответственный исполнитель обязан:
анализировать все поступившие от соисполнителей замечания и предложения;
принимать исчерпывающие меры по устранению разногласий между соисполнителями, согласованию их позиций, учету замечаний и предложений, а в случае невозможности их учета в итоговом документе - составить перечень принципиальных разногласий;
направлять проект итогового документа на визирование всем соисполнителям;
представлять руководителю, давшему поручение, сведения о ходе исполнения документа;
представлять руководителю, давшему поручение, завизированный всеми соисполнителями документ;
подготовить итоговый документ к отправке адресату (если документ адресован группе организаций - подготовить список рассылки).
Соисполнители обязаны:
соблюдать порядок и срок исполнения поручения, определенный ответственным исполнителем;
качественно анализировать информацию и представлять ответственному исполнителю необходимые материалы (проекты документов, сведения, справки и т.д.);
представлять документы или сообщать свое мнение ответственному исполнителю в установленный им срок; в случае нарушения срока представления ответственному исполнителю необходимых документов - принимать меры по завершении исполнения поручения и сообщать ответственному исполнителю причину задержки и ход исполнения поручения;
своевременно визировать проект итогового документа;
в случае несогласия с предложенным проектом итогового документа - своевременно его визировать с пометкой "С замечаниями" и представлять письменные замечания и предложения по проекту документа;
в случае невозможности по объективным причинам подготовки заключения в установленный срок - представлять служебную записку ответственному исполнителю с просьбой об организации продления срока согласования проекта документа.
На ответственного исполнителя возлагается ответственность за:
качество подготовки (полноту, достоверность информации, использованной при подготовке итогового документа, наличие всех виз соисполнителей по документу), правильность оформления документов;
полноту и корректность отражения замечаний и предложений соисполнителей и согласующих лиц в новой редакции документа;
соблюдение установленных сроков исполнения поручения
181. Основанием для снятия документа с контроля является отчет (служебная записка) о выполнении поручения, оформленный в соответствии с требованиями настоящей Инструкции, или направленный в соответствии с визой губернатора области или лица, им уполномоченного, ответ на входящий документ.
182. Если последний день исполнения поручения приходится на нерабочий день, оно подлежит исполнению в предшествующий ему рабочий день.
183. Контроль исполнения поручений и указаний Президента Российской Федерации (за исключением поручений, данных по итогам рассмотрения обращений губернатора области в адрес Президента Российской Федерации), поручений Председателя Правительства Российской Федерации, постановлений и распоряжений губернатора области, постановлений и распоряжений администрации области, поручений губернатора области, протокольных поручений, зафиксированных в протоколах совещаний губернатора области, заседаний администрации области, поручений, изложенных в резолюциях к документам, анализ состояния исполнительской дисциплины осуществляет отдел контроля.
Координацию и контроль исполнения поручений по обращениям граждан и общественных объединений осуществляет отдел по работе с обращениями граждан.
Контроль сроков исполнения входящих документов, поступивших в адрес администрации области, и поручений курирующих заместителей губернатора области, руководителя Аппарата, управляющего делами по входящим документам осуществляется сотрудниками приемных указанных должностных лиц, ответственными за делопроизводство в соответствии с их должностными обязанностями.
Информация об изменениях:
Пункт 184 изменен с 24 июня 2019 г. - Распоряжение администрации Костромской области от 24 июня 2019 г. N 120-ра
184. Документы, направленные с резолюциями "Для сведения", "Для использования в работе", "Для учета в работе", "К ранее направленному", передаются исполнителям без возврата, формируются в дела согласно номенклатуре дел соответствующего подразделения. Иная резолюция предполагает постановку документа на контроль.
185. Предложения о снятии документа с контроля готовит исполнитель с представлением полной информации о выполнении всех вопросов, поставленных в нем.
186. Служебные, объяснительные записки, информации об исполнении документов должны быть конкретными, конструктивными, краткими и оформлены в соответствии с Рекомендациями по подготовке и оформлению служебных записок на имя губернатора Костромской области о выполнении поручения, изложенными в приложении N 22 к настоящей Инструкции.
Если они не соответствуют установленным требованиям, то возвращаются исполнителям для доработки и повторного представления.
В случае утраты подлинника документа ответственный исполнитель проводит служебное расследование, о результатах которого докладывает руководителю Аппарата в виде служебной записки с просьбой разрешить работу с копией документа.
187. Информация или справка визируется ответственным исполнителем, определенным резолюцией. Если исполнителей несколько, то итоговая информация визируется всеми соисполнителями с указанием даты визирования, сканируется и оформляется в СЭД как отчет об исполнении резолюции губернатора области.
Информация об изменениях:
Пункт 188 изменен с 24 июня 2019 г. - Распоряжение администрации Костромской области от 24 июня 2019 г. N 120-ра
188. Если поручение дано курирующему заместителю губернатора области, то служебная записка о его выполнении оформляется за подписью данного заместителя.
Если поручение дано только в адрес руководителя исполнительного органа государственной власти области, то на служебной записке необходима виза курирующего заместителя губернатора области о согласовании содержания данного документа, которая проставляется на титульной стороне листа.
Если поручение исполнялось в рамках исполнения поручения Президента Российской Федерации, Председателя Правительства Российской Федерации (запрос из Правительства Российской Федерации, министерств, аппарата полномочного представителя Президента Российской Федерации в Центральном федеральном округе и др.), необходима виза начальника отдела контроля.
По решению начальника отдела контроля отчеты об исполнении вышеуказанных поручений (оригиналы визовых экземпляров ответов в федеральные органы исполнительной власти Российской Федерации и другие организации) хранятся в отделе контроля и приобщаются к документу, содержащему поручение Президента Российской Федерации и Председателя Правительства Российской Федерации, о чем делается отметка на оборотной стороне оригинала входящего документа, который с приложением копии отчета об исполнении возвращается в отдел корреспонденции.
Глава 13. Организация контроля за исполнением поручений и указаний Президента Российской Федерации и поручений Председателя Правительства Российской Федерации
189. Контролю подлежит исполнение поручений и указаний Президента Российской Федерации и поручений Правительства Российской Федерации в адрес губернатора области, исполнительных органов государственной власти Костромской области (далее - поручения и указания), содержащихся в:
в указах и распоряжениях Президента Российской Федерации, в директивах Президента Российской Федерации, в перечнях поручений Президента Российской Федерации (за исключением решений Президента Российской Федерации, содержащихся в протоколах заседаний Совета Безопасности Российской Федерации и оперативных совещаний с постоянными членами Совета Безопасности Российской Федерации, заседаний консультативных и совещательных органов),
в прямых поручениях Президента Российской Федерации, Председателя Правительства Российской Федерации,
в постановлениях и распоряжениях Правительства Российской Федерации,
в перечнях поручений Председателя Правительства Российской Федерации,
в перечнях поручений Заместителей Председателя Правительства Российской Федерации по исполнению перечней поручений Президента Российской Федерации.
190. Зарегистрированные в установленном порядке документы, содержащие поручения и указания, передаются на рассмотрение губернатору области для наложения резолюции и определения ответственного исполнителя. Документы, содержащие пометку "Срочно" либо подлежащие исполнению в течение 10 дней, рассматриваются в течение 1 дня, прочие документы - в течение 2 дней.
191. Если в поручении или указании содержатся формулировки ".совместно с органами государственной (исполнительной) власти субъектов Российской Федерации...", ".с участием органов государственной (исполнительной) власти субъектов Российской Федерации... " и подобные, поручение ставится на контроль по решению губернатора области. В этом случае ответственный исполнитель, определенный губернатором области, взаимодействует с ответственным исполнителем, указанным в поручении Президента Российской Федерации, Правительства Российской Федерации, федеральных органов исполнительной власти и других, определяющим порядок работы по исполнению данного документа.
192. Если резолюция наложена в адрес нескольких исполнителей, то исполнитель, указанный в резолюции первым или обозначенный определенным словом ("созыв", "ответственный" и т.д.), является главным исполнителем поручения (далее - главный исполнитель), организует работу по исполнению поручения и подготавливает сводную информацию по его исполнению.
Соисполнители представляют главному исполнителю предложения в течение первой половины срока, отведенного на исполнение поручения. Главный исполнитель определяет порядок согласования и подготовки итогового проекта документа. При необходимости исполнения поручения в сжатые сроки главный исполнитель организует исполнение поручения в оперативном порядке, для чего создает рабочие группы и проводит согласительные совещания.
Информация об изменениях:
Пункт 193 изменен с 24 июня 2019 г. - Распоряжение администрации Костромской области от 24 июня 2019 г. N 120-ра
193. При возникновении необходимости изменения главного исполнителя или соисполнителей руководителем соответствующего исполнительного органа государственной власти области в течение 3 дней с даты оформления поручения, а по срочным и оперативным поручениям - незамедлительно направляются письменные аргументированные предложения на имя губернатора области.
194. Для установления контрольного срока исполнения поручений применяется исчисление в календарных днях:
для поручений, содержащихся в нормативных актах Президента Российской Федерации и Правительства Российской Федерации, - со дня вступления их в силу,
для прямых поручений Президента Российской Федерации и Председателя Правительства Российской Федерации - с даты их подписания,
для поручений, содержащих в тексте указание "Срочно", "Незамедлительно" или "Оперативно", - с даты их поступления.
195. Поручения и указания Президента Российской Федерации и поручения Правительства Российской Федерации исполняются в сроки, указанные в пункте 173 настоящей Инструкции.
Если срок исполнения поручений установлен ежемесячно или ежеквартально (без конкретизации даты исполнения), то контрольный срок представления информации о ходе исполнения таких поручений устанавливается на 10 число месяца, следующего за отчетным месяцем, и на 15 число месяца, следующего за отчетным кварталом.
Информация о ходе исполнения поручений с ежегодным сроком исполнения представляется не реже одного раза в год, не позднее 20 января года, следующего за отчетным.
В случае когда срок исполнения не указан, поручение подлежит исполнению в срок до 1 месяца (до соответствующего числа следующего месяца, а если в следующем месяце такого числа нет - до последнего дня месяца).
В случае когда контрольный срок исполнения поручения приходится на нерабочий день, оно подлежит исполнению в предшествующий ему рабочий день.
196. Курирующие заместители губернатора области, назначенные губернатором области ответственными за исполнение поручений и указаний, несут персональную ответственность за своевременное и надлежащее их исполнение и обеспечивают организацию безусловного исполнения поручений и указаний в полном объеме и в установленные сроки. Для этого не позднее 10 календарных дней до истечения контрольного срока исполнения поручения представляют на согласование в отдел контроля информацию об исполнении поручения, включающую:
служебную записку на имя губернатора области:
об исполнении поручения Президента Российской Федерации (Председателя Правительства Российской Федерации) в соответствии с приложением N 23 к настоящей Инструкции либо о неисполнении поручения Президента Российской Федерации (Председателя Правительства Российской Федерации) в соответствии с приложением N 24 к настоящей Инструкции;
проект письма (доклада, информации об исполнении поручения) в адрес Президента Российской Федерации и федеральные органы исполнительной власти Российской Федерации (при необходимости).
197. Если представленная в отдел контроля информация не соответствует установленным требованиям, содержит ошибки, недочеты, отчет об исполнении с визой начальника отдела контроля "На доработку" возвращается ответственному исполнителю.
При соблюдении ответственным исполнителем установленных требований представленный отчет визируется начальником отдела контроля.
198. В случае когда документ (перечень поручений) исполнен в полном объеме, ответственный исполнитель готовит служебную записку на имя губернатора области о выполнении Перечня поручений Президента Российской Федерации (Председателя Правительства Российской Федерации) в соответствии с приложением N 25 к настоящей Инструкции.
199. Решение о снятии с контроля поручений и указаний принимает губернатор области или по его поручению - начальник отдела контроля.
Продление сроков исполнения поручений и указаний не допускается.
200. Отдел контроля осуществляет контроль за сроками исполнения поручений и указаний и по итогам представления ответственными исполнителями отчетов об исполнении поручений докладывает губернатору области о фактах нарушения указанных сроков.
201. Отдел контроля не позднее чем за 10 дней до установленного срока направления документов об исполнении поручений и указаний информирует ответственных исполнителей о наступлении срока исполнения посредством файлообменного ресурса администрации области.
Информация об изменениях:
Пункт 202 изменен с 24 июня 2019 г. - Распоряжение администрации Костромской области от 24 июня 2019 г. N 120-ра
202. Отдел контроля вправе осуществлять упреждающий контроль за исполнением поручений и указаний путем:
установления контрольных сроков представления промежуточной информации в форме служебной записки, оформленной в соответствии с приложением N 26 к настоящей Инструкции, по поручениям, срок исполнения которых превышает 3 месяца, и контроля за их соблюдением;
подготовки предложений о заслушивании на заседании администрации области отчетов руководителей подразделений Аппарата, руководителей исполнительных органов государственной власти области о ходе исполнения поручений и указаний;
направления в адрес губернатора области еженедельных справок о состоянии исполнительской дисциплины.
Информация об изменениях:
Пункт 203 изменен с 24 июня 2019 г. - Распоряжение администрации Костромской области от 24 июня 2019 г. N 120-ра
203. Документы, содержащие поручения и указания и взятые на контроль отделом контроля, а также отчеты об их исполнении (служебные записки на имя губернатора области, визовые экземпляры писем в федеральные органы исполнительной власти Российской Федерации) хранятся в отделе контроля и передаются в архив администрации области (далее - архив) по отдельной описи.
Глава 14. Организация контроля за исполнением поручений губернатора области
Информация об изменениях:
Пункт 204 изменен с 21 мая 2018 г. - Распоряжение администрации Костромской области от 21 мая 2018 г. N 92-ра
204. Контроль за исполнением поручений губернатора области, данных на еженедельных совещаниях при губернаторе области, заседаниях администрации области, иных совещаниях при губернаторе области, отдельных поручений губернатора области, поручений, изложенных в резолюциях к служебным запискам по исполнению вышеуказанных поручений губернатора области, осуществляет отдел контроля.
Информация об изменениях:
Пункт 205 изменен с 24 июня 2019 г. - Распоряжение администрации Костромской области от 24 июня 2019 г. N 120-ра
205. Контроль за исполнением поручений, данных в рамках работы других совещательных и координационных органов при губернаторе области (комиссий, советов и т.д.), осуществляется ответственным секретарем или исполнительным органом государственной власти области, подразделением Аппарата, на которое в соответствии с регламентом (положением) о совещательном или координационном органе возложено организационно-техническое обеспечение деятельности такого органа. Указанное ответственные лицо (орган, подразделение) за контроль исполнения поручений направляет в отдел контроля сводную информацию о выполнении поручений губернатора области, данных на заседаниях совещательных органов в соответствии с приложением N 27 к настоящей Инструкции.
Периодичность направления сводной информации ответственным исполнителем определяется отделом контроля.
206. Контроль за исполнением поручений курирующих заместителей губернатора области, руководителя Аппарата, управляющего делами осуществляют помощники указанных руководителей.
Информация об изменениях:
Пункт 207 изменен с 21 мая 2018 г. - Распоряжение администрации Костромской области от 21 мая 2018 г. N 92-ра
207. Ответственность за исполнение поручений, данных на еженедельных совещаниях при губернаторе области, заседаниях администрации области, иных совещаниях при губернаторе области, отдельных поручений, поручений, изложенных в резолюциях к служебным запискам, несут курирующие заместители губернатора области.
208. Контроль за исполнением поручений осуществляется путем информирования ответственных исполнителей о сроках исполнения поручений посредством файлообменного ресурса администрации области, проведения мер упреждающего контроля.
209. Ответственный исполнитель за 2 рабочих дня до окончания установленного срока представляет в отдел контроля и размещает в СЭД (в случае если срок выполнения поручения менее 7 календарных дней, то информация размещается до истечения срока исполнения поручения):
отчет об исполнении поручения;
служебную записку о выполнении поручения, оформленную в соответствии с приложением N 22 к настоящей Инструкции с имеющимися приложениями.
210. На каждое поручение ответственным исполнителем готовится отдельная служебная записка. Служебная записка представляется с визой курирующих заместителей губернатора области.
Служебная записка с визой курирующего заместителя губернатора области подлежит возврату исполнителю, если ее содержание не соответствует поручению, резолюции губернатора области, содержит неполную информацию об исполнении поручения, оформлена с нарушениями настоящей Инструкции либо текст содержит орфографические ошибки.
Информация об изменениях:
Пункт 211 изменен с 24 июня 2019 г. - Распоряжение администрации Костромской области от 24 июня 2019 г. N 120-ра
211. Курирующие заместители губернатора области в плановом порядке (ежеквартально) и по мере необходимости докладывают губернатору области об исполнении поручений. Информация о результатах доклада представляется в отдел контроля в виде резолюции на визовом бланке курирующего заместителя губернатора области "Доложено губернатору области лично, снять с контроля", "Доложено губернатору области лично, оставить на контроле до.", "Доложено губернатору области лично, оставить на контроле заместителя.", "Не требует доклада губернатору области" и т.д.
В соответствии с полученными указаниями курирующих заместителей губернатора области отделом контроля осуществляются действия по переносу срока исполнения поручения или снятию его с контроля.
212. В случае невозможности личного доклада губернатору области, а также необходимости срочного принятия решения курирующие заместители губернатора области информируют губернатора области об исполнении поручения путем направления в почту губернатора области служебных записок, о чем дают письменное указание путем нанесения резолюции на визовом бланке "В почту губернатора".
213. Если губернатором области по одному вопросу дано несколько поручений (протокольные поручения, резолюции к входящим документам, поручения в правовых актах) и, кроме того, вопрос находится на контроле в рамках исполнения поручений Президента Российской Федерации и Председателя Правительства Российской Федерации, то исполнитель в преамбуле служебной записки ссылается на все документы и указывает документ, в рамках которого будет осуществляться дальнейший контроль исполнения поручения.
Информация об изменениях:
Пункт 214 изменен с 24 июня 2019 г. - Распоряжение администрации Костромской области от 24 июня 2019 г. N 120-ра
214. Поручения, данные в адрес глав муниципальных образований Костромской области, координируют и контролируют курирующие заместители губернатора области, руководители исполнительных органов государственной власти области, подразделений Аппарата по курируемым сферам деятельности.
Информация об изменениях:
Пункт 215 изменен с 24 июня 2019 г. - Распоряжение администрации Костромской области от 24 июня 2019 г. N 120-ра
215. Координацию исполнения поручений губернатора области, данных в адрес территориальных органов федеральных органов исполнительной власти в Костромской области и иных организаций, осуществляют курирующие заместители губернатора области, руководители исполнительных органов государственной власти области, подразделений Аппарата по курируемым сферам деятельности.
Информация об изменениях:
Пункт 216 изменен с 21 мая 2018 г. - Распоряжение администрации Костромской области от 21 мая 2018 г. N 92-ра
216. Отдел контроля вносит предложения по рассмотрению вопросов об исполнении поручений на еженедельных совещаниях при губернаторе области и заседаниях администрации области.
Глава 15. Организация контроля за исполнением правовых актов губернатора области, администрации области
217. Основанием для постановки правовых актов на контроль является наличие в тексте правового акта:
пункта о возложении контроля;
конкретного мероприятия (плана, перечня мероприятий), реализуемого непосредственными исполнителями.
218. Контроль исполнения правовых актов губернатора области, администрации области осуществляет отдел контроля.
Контроль за исполнением правовых актов курирующих заместителей губернатора области осуществляют указанные руководители и их помощники.
Информация об изменениях:
Пункт 219 изменен с 24 июня 2019 г. - Распоряжение администрации Костромской области от 24 июня 2019 г. N 120-ра
219. Ответственным исполнителем правового акта является руководитель исполнительного органа государственной власти области, подразделения Аппарата, осуществлявший подготовку акта, и курирующие заместители губернатора области.
Информация об изменениях:
Пункт 220 изменен с 24 июня 2019 г. - Распоряжение администрации Костромской области от 24 июня 2019 г. N 120-ра
220. Непосредственным исполнителем правового акта (его контрольных пунктов) является руководитель исполнительного органа государственной власти области, подразделения Аппарата, курирующие заместители губернатора области (в том числе руководитель Аппарата), в адрес которого дано поручение.
221. Информирование ответственных и непосредственных исполнителей о правовых актах, поставленных на контроль, осуществляется автоматически в СЭД в момент постановки на контроль поручения.
222. При наличии в правовых актах формулировки "Контроль за выполнением настоящего постановления (распоряжения) оставляю за собой" контроль за его выполнением осуществляется ответственным исполнителем, осуществлявшим подготовку акта.
В этом случае ответственный исполнитель готовит сводную информацию о состоянии выполнения правового акта и представляет ее в отдел контроля.
223. Отдел контроля еженедельно информирует ответственных исполнителей о сроках представления информации о выполнении правовых актов посредством файлообменного ресурса администрации области.
224. В случае если срок действия правового акта составляет год и более, ответственный исполнитель информирует губернатора области о ходе выполнения правового акта 2 раза в год (по состоянию на 1 июля и на 1 января) не позднее чем через 10 календарных дней после истечения контрольного срока и в течение 15 календарных дней после истечения срока действия правового акта.
225. Информация о ходе выполнения постановления (распоряжения) губернатора (администрации) области, оформленная в соответствии с приложением N 28 к настоящей Инструкции, представляется в отдел контроля ответственным исполнителем.
226. В отделе контроля формируется контрольное дело, в которое подшиваются все материалы о ходе исполнения документа.
227. За 3 рабочих дня до истечения контрольного срока представления информации ответственный исполнитель направляет в отдел контроля информацию о продлении срока выполнения постановления (распоряжения) губернатора (администрации) области, оформленную в соответствии с приложением N 29 к настоящей Инструкции, или информацию о снятии с контроля постановления (распоряжения) губернатора (администрации) области, оформленную в соответствии с приложением N 30 к настоящей Инструкции.
В заключительной части информации о снятии с контроля правового акта должно содержаться одно из следующих обоснованных предложений:
об оставлении правового акта на контроле ответственного исполнителя, курирующего заместителя губернатора области;
о признании правового акта утратившим силу;
о разработке правового акта взамен снимаемого с контроля;
об исполнении поручения в части касающейся.
228. При необходимости продления срока исполнения правового акта готовится проект правового акта о внесении соответствующих изменений в первоначальный правовой акт в установленном порядке.
229. Решение о продлении срока выполнения правового акта или снятии его с контроля принимает губернатор области либо по его поручению начальник отдела контроля.
230. В случае нарушения сроков представления информации ответственным исполнителем служебная записка с визой курирующего заместителя губернатора области и указанием объективных причин представляется в отдел контроля.
231. При наличии конкретной календарной даты исполнения правового акта информация о снятии его с контроля должна быть представлена не позднее 10 календарных дней до окончания контрольного срока.
232. Отдел контроля доводит решение о снятии с контроля или продлении сроков до ответственных исполнителей посредством файлообменного ресурса администрации области.
Отдел контроля еженедельно представляет губернатору области информацию о нарушениях сроков исполнения правовых актов.
233. При осуществлении своих функций отдел контроля вправе запрашивать любую информацию, касающуюся хода выполнения поручений, указаний и правовых актов.
Глава 16. Оформление писем и телеграмм, отправка исходящих документов
Информация об изменениях:
Пункт 234 изменен с 24 июня 2019 г. - Распоряжение администрации Костромской области от 24 июня 2019 г. N 120-ра
234. Исходящими документами являются официальные документы, отправляемые губернатором области, курирующими заместителями губернатора области, руководителем Аппарата, управляющим делами и подразделениями Аппарата. Исходящие документы исполнительных органов государственной власти области к отправке не принимаются.
Исходящие документы оформляются в соответствии с Правилами оформления служебных документов согласно приложению N 8 к настоящей Инструкции.
235. Исходящие документы отправляются:
почтовым отделением связи;
фельдъегерской службой;
факсимильной связью, электронной почтой, телеграфной связью;
нарочно;
через систему МЭДО.
Исходящие документы отправляются с оригиналом подписи. Визовый экземпляр исходящего документа с приложениями, указанными в тексте документа, остается в отделе корреспонденции и помещается "в дело" в соответствии с номенклатурой дел.
236. Прием (передача) исходящей корреспонденции на отправку в рабочие дни почтовым отделением связи, фельдсвязью, нарочно осуществляется отделом корреспонденции в день регистрации до 14.00 часов. Документы, поступившие на отправку в отдел корреспонденции позже установленного времени, подлежат отправке на следующий рабочий день.
237. Передача факсограмм осуществляется с факсимильных аппаратов, имеющих официальные номера администрации области.
Информация об изменениях:
Пункт 238 изменен с 24 июня 2019 г. - Распоряжение администрации Костромской области от 24 июня 2019 г. N 120-ра
238. При приеме исходящих документов на отправку осуществляется проверка правильности их оформления.
Документы на отправку принимаются отделом корреспонденции при наличии:
точных адресов отправки, за исключением постоянных адресатов;
необходимого количества экземпляров документа согласно списку рассылки;
необходимого количества экземпляров приложений к документу;
визового экземпляра документа со всеми необходимыми для данного документа визами, отметкой о способе отправки документа, а также приложениями на бумажном или цифровом носителе информации (за исключением приложений, хранящихся и подлежащих сдаче в архив согласно номенклатуре дел подразделений Аппарата).
Неправильно оформленные документы к регистрации и отправке не принимаются и возвращаются исполнителям на доработку.
При приеме исходящих документов на отправку фиксируется время их сдачи. Должностное лицо, сдающее данные документы, подтверждает время личной подписью.
239. В случае если от исполнителя поступает на отправку более 4 писем или телеграмм, ответственный за делопроизводство в подразделении Аппарата сотрудник готовит реестр на отправляемую корреспонденцию в двух экземплярах.
240. Обработка отправляемых через почтовое отделение документов включает:
сортировку и вложение в конверты;
указание адресата на конверте;
определение стоимости отправления;
проставление оттиска отправителя на франкировальной машине;
передачу в отделение почтовой связи.
241. Несколько исходящих документов, отправляемых одновременно в один адрес, вкладываются в один конверт.
242. Исходящие документы в адрес Президента Российской Федерации, Правительства Российской Федерации, Федерального Собрания Российской Федерации, федеральных органов исполнительной власти Российской Федерации, администраций субъектов Российской Федерации, требующие срочной отправки, передаются в отдел корреспонденции для отправки фельдъегерской связью в рабочие дни до 14 часов 30 минут. Степень срочности доставки документа определяется руководителем, его подписавшим.
243. Выдача документов на руки исполнителю или адресату допускается в исключительных случаях, в связи со срочностью решения вопросов, поставленных в документах. Выдача производится под личную подпись получателя на визовом экземпляре документа.
244. Проекты писем оформляются на номерных типографских бланках установленного образца.
Информация об изменениях:
Пункт 245 изменен с 28 ноября 2017 г. - Распоряжение администрации Костромской области от 28 ноября 2017 г. N 236-ра
245. Телеграммы категории "Правительственная" оформляются в соответствии с Правилами оформления служебных телеграмм, изложенными в приложении N 31 к настоящей Инструкции, и подписываются губернатором области.
Телеграммы обычной категории подписываются курирующими заместителями губернатора области, руководителем Аппарата.
Подписанные телеграммы в служебное время передаются исполнителем в отдел корреспонденции и документооборота для их регистрации и отправки. При этом исполнитель в СЭД в базе "Исходящие документы" создает проект регистрационной карточки исходящего документа. Отправка телеграмм по телефону в служебное время осуществляется сотрудниками отдела корреспонденции и документооборота; в рабочие дни после 18.00, а также в выходные и нерабочие праздничные дни - консультантом секретариата губернатора области.
246. К проектам писем и телеграмм прилагаются их копии, а также документы, на основании которых они подготовлены.
247. Отметка об исполнителе располагается на оборотной стороне последнего листа документа в левом нижнем углу с указанием инициалов и фамилии, номера его телефона с междугородным кодом шрифтом N 14 TimesNewRoman.
248. Регистрация исходящих документов (только на бланках) производится отделом корреспонденции при наличии созданного исполнителем в СЭД в базе "Исходящие документы" проекта регистрационной карточки исходящего письма с прикрепленным к ней сканированным электронным образом документа.
249. Основными реквизитами при регистрации исходящих инициативных документов являются:
наименование организации - получателя документа;
наименование вида документа;
дата и регистрационный номер;
заголовок документа (краткое содержание);
фамилия руководителя, подписавшего документ;
фамилия руководителя или подразделение Аппарата - составителя документа.
В зависимости от характера документа и использования информации состав реквизитов может быть дополнен другими данными.
250. Регистрационный номер исходящих документов за подписью курирующих заместителей губернатора области включает в себя:
буквенный индекс, соответствующий имени и фамилии руководителя, подписавшего документ, отделяемый дефисом;
порядковый номер в пределах календарного года, отделяемый дробью;
индекс приемной руководителя, подписавшего документ.
Регистрационные номера за подписью руководителей подразделений Аппарата присваиваются в соответствии с номенклатурой дел соответствующего подразделения.
251. Данные о зарегистрированных документах хранятся не менее 5 лет.
252. Документ не должен содержать более четырех адресатов. Слово "Копия" перед вторым и последующими адресатами не указывается.
При подготовке проекта писем нескольким адресатам исполнитель готовит документ в количестве по числу адресатов и общий визовый экземпляр с приложением списка рассылки.
253. Утратил силу с 24 июня 2019 г. - Распоряжение администрации Костромской области от 24 июня 2019 г. N 120-ра
Информация об изменениях:
Пункт 254 изменен с 21 мая 2018 г. - Распоряжение администрации Костромской области от 21 мая 2018 г. N 92-ра
254. Служебные письма, направляемые в адрес Президента Российской Федерации, руководителей структурных подразделений Администрации Президента Российской Федерации, Председателя Правительства Российской Федерации, заместителей Председателя Правительства Российской Федерации, Председателя и заместителей Председателя Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации, Председателя и заместителей Председателя Совета Федерации Федерального Собрания Российской Федерации, руководителей федеральных органов исполнительной власти, высших должностных лиц субъектов Российской Федерации, оформляются на цветных номерных бланках высшего должностного лица и подписываются губернатором области.
При подписании служебных писем несколькими должностными лицами их подписи располагают одну под другой в последовательности, соответствующей иерархии должностей.
При подписании документа несколькими лицами, равными по должности, в том числе руководителями двух и более субъектов Российской Федерации, подписи располагают на одном уровне. При оформлении таких писем должностные бланки не используются.
255. Проекты исходящих писем представляются на подпись губернатору области непосредственно курирующими заместителями губернатора области, руководителем Аппарата.
Информация об изменениях:
Пункт 256 изменен с 24 июня 2019 г. - Распоряжение администрации Костромской области от 24 июня 2019 г. N 120-ра
256. В случае временного отсутствия губернатора области (длительная командировка, отпуск, болезнь) исходящие документы оформляются на бланках "Администрация Костромской области" или в форме телеграммы обычной категории и подписываются первым заместителем губернатора области, временно исполняющим обязанности губернатора области с приложением заверенной копии распоряжения губернатора области о его командировке или отпуске. Наименование должности в реквизите "Подпись" печатается полностью.
257. Исходящие письма, адресованные заместителям руководителей федеральных органов исполнительной власти, руководителям территориальных органов федеральных органов исполнительной власти в Костромской области, руководителям органов государственной власти субъектов Российской Федерации, оформляются на бланках "Администрация Костромской области" или телеграммах обычной категории и подписываются курирующим заместителем губернатора области, руководителем Аппарата.
258. Заголовок к тексту письма включает в себя краткое содержание документа. Заголовок располагается под угловым штампом.
К тексту документов, оформленных на бланках формата А5, заголовок не указывается.
259. Утратил силу с 24 июня 2019 г. - Распоряжение администрации Костромской области от 24 июня 2019 г. N 120-ра
Информация об изменениях:
260. В письмах-ответах указываются номер и дата документа, на который дается ответ.
261. В телеграммах указываются все реквизиты, предусмотренные для этого вида документов.
262. Исходящие письма и телеграммы, указанные в пункте 254 настоящей Инструкции, а также адресованные заместителям руководителей федеральных органов исполнительной власти, руководителям органов государственной власти субъектов Российской Федерации и подписанные курирующими заместителями губернатора области, руководителем Аппарата, предназначенные для отправки по почте или через телеграф, в целях ускорения их доставки адресату могут быть отправлены через сектор специальной документальной связи администрации области (далее - сектор спецсвязи) (кроме объемных, более 10 листов, формата А4 писем информационного характера).
Решение о направлении этих писем и телеграмм адресатам через сектор спецсвязи принимают должностные лица, подписавшие документы, или руководитель Аппарата путем наложения на подписанном документе визы "Передать через ССДС. Подпись. Дата".
263. Для исходящих писем и телеграмм, не требующих рассмотрения и ответа, а также поздравительных телеграмм, подлежащих передаче через сектор спецсвязи, данная виза проставляется на служебном бланке поручения.
264. Исполнители документов могут получить дополнительную консультацию о порядке оформления данных документов у работников сектора спецсвязи.
Информация об изменениях:
Пункт 265 изменен с 24 июня 2019 г. - Распоряжение администрации Костромской области от 24 июня 2019 г. N 120-ра
265. Проект приветственного адреса за подписью губернатора области визируется курирующим заместителем губернатора области и помощником губернатора области.
Информация об изменениях:
Пункт 266 изменен с 24 июня 2019 г. - Распоряжение администрации Костромской области от 24 июня 2019 г. N 120-ра
266. Исходящие документы учитываются в реестрах отправляемой корреспонденции (отправка фельдсвязью), разносной книге (отправка нарочно сотрудником отдела корреспонденции), журнале регистрации почтовых отправлений (отправка через почтовое отделение), журнале учета телеграмм.
В случае отправки документа самостоятельно исполнитель делает соответствующую отметку на визовом экземпляре документа.
267. Служебные телеграммы отправляются по реестру отправки телеграмм, оформленному в соответствии с Правилами оформления служебных телеграмм, изложенными в приложении N 31 к настоящей Инструкции.
Глава 17. Регистрация и отправление документов через систему МЭДО
Информация об изменениях:
Пункт 268 изменен с 24 июня 2019 г. - Распоряжение администрации Костромской области от 24 июня 2019 г. N 120-ра
268. Регистрация и отправка исходящих писем через систему МЭДО (кроме инициативных исходящих писем; исключительно на бланках) производится отделом корреспонденции при наличии созданного исполнителем, назначенным ответственным за работу с корреспонденцией в СЭД (далее по тексту настоящей главы - ответственный исполнитель), в СЭД в базе "Исходящие документы" проекта регистрационной карточки исходящего документа без прикрепления к ней сканированного электронного образа документа (все сканированные образы хранятся в базе входящих документов в ходе исполнения резолюции) и нарочной доставки оригинала подписанного исходящего письма в отдел корреспонденции.
Ответственность за идентичность окончательной версии проекта исходящего документа, встроенной в СЭД, подлинному варианту на бумажном носителе несет ответственный исполнитель.
269. Основными реквизитами при регистрации через систему МЭДО исходящих документов являются:
наименование организации - получателя документа, соответствующее его электронному адресу в системе МЭДО;
наименование вида документа;
дата;
заголовок документа (краткое содержание);
фамилия руководителя, подписавшего документ;
фамилия руководителя или подразделение Аппарата - составителя документа.
В зависимости от характера документа и использования информации состав реквизитов может быть дополнен другими данными (в т.ч. связи с документами, особые отметки).
270. Регистрационный номер исходящих документов за подписью курирующих заместителей губернатора области, руководителя Аппарата включает в себя:
буквенный индекс, соответствующий имени и фамилии руководителя, подписавшего документ, отделяемый дефисом;
порядковый номер в пределах календарного года, отделяемый дробью;
индекс приемной руководителя, подписавшего документ.
Информация об изменениях:
Пункт 271 изменен с 24 июня 2019 г. - Распоряжение администрации Костромской области от 24 июня 2019 г. N 120-ра
271. Исходящие документы направляются через систему МЭДО при наличии:
подписанного экземпляра исходящего письма на бланке;
приложений в бумажном или электронном (в случае большого объема) виде (при упоминании в тексте документа).
Прием исходящих документов, требующих отправки по системе МЭДО, осуществляется отделом корреспонденции в день регистрации до 17.00 часов. Документы, поступившие на регистрацию в отдел корреспонденции позже установленного времени, подлежат регистрации и отправке по системе МЭДО до 10 часов следующего рабочего дня. Регистрация и отправка документов по системе МЭДО за подписью губернатора области, первого заместителя губернатора области, заместителей губернатора области, заместителя губернатора области - руководителя департамента Костромской области, руководителя Аппарата за пределами рабочего времени (в течение служебной недели), а также в выходной или нерабочий праздничный день осуществляются консультантом секретариата губернатора области.
272. Отправка по системе МЭДО происходит после регистрации и прикрепления электронного образа.
273. При получении ответственным исполнителем уведомления о принятии письма адресатом на регистрацию дублирование отправки в бумажном варианте не требуется.
274. Контроль по проверке и отслеживанию уведомлений, а также уточнение необходимости направления бумажного варианта осуществляет ответственный исполнитель.
275. Ответственный исполнитель при получении уведомления об отказе в регистрации документа в электронном виде в системе МЭДО принимает меры по устранению причины отказа в регистрации и в случае необходимости повторно инициирует действия по направлению такого документа адресату.
276. При получении повторного уведомления об отказе в регистрации документа либо неполучении уведомления в регистрации документа документ дублируется ответственным исполнителем в бумажном виде для отправления фельдъегерской службой или почтой, в том числе электронной.
277. Подписанный бумажный вариант исходящего письма хранится в отделе корреспонденции.
Глава 18. Особенности работы с документами, содержащими служебную информацию ограниченного доступа
278. К служебной информации ограниченного доступа относится несекретная информация, ограничения на распространение которой диктуются служебной необходимостью.
Работа с документами, содержащими служебную информацию ограниченного доступа, осуществляется в Аппарате в порядке, установленном для несекретных документов, с учетом особенностей, изложенных в настоящей главе.
279. Передача сотрудниками подразделений Аппарата документов (их копий или проектов), содержащих служебную информацию ограниченного доступа, работникам сторонних организаций, а также распространение такой информации допускаются только с разрешения руководителя Аппарата.
280. На документах (в случае необходимости - и на их проектах), содержащих служебную информацию ограниченного доступа, проставляются пометка "Для служебного пользования" и номер экземпляра.
Необходимость проставления пометки "Для служебного пользования" определяется исполнителем документа, руководителем подразделения Аппарата или должностным лицом, подписывающим или утверждающим документ. Указанная пометка и номер экземпляра проставляются в правом верхнем углу первой страницы документа, а также на первой странице сопроводительного письма к такому документу.
281. Прием и регистрация входящих документов, а также регистрация исходящих документов, содержащих служебную информацию ограниченного доступа, осуществляются отделом корреспонденции.
Регистрация входящих документов, а также регистрация исходящих документов, содержащих служебную информацию ограниченного доступа по вопросам деятельности отдела по мобилизационной работе и защите государственной тайны администрации области, осуществляется указанным отделом.
Передача таких документов сотрудникам подразделений Аппарата осуществляется под расписку.
Информация об изменениях:
Глава 18 дополнена пунктом 281.1 с 30 марта 2020 г. - Распоряжение администрации Костромской области от 30 марта 2020 г. N 48-ра
281.1. Прием, регистрация и рассылка правовых актов губернатора области, администрации области с пометкой "Для служебного пользования" осуществляются отделом по мобилизационной работе и защите государственной тайны администрации области.
282. Отправка документов, содержащих служебную информацию ограниченного доступа, осуществляется отделом по мобилизационной работе и защите государственной тайны администрации области или отделом корреспонденции. При необходимости направления таких документов нескольким адресатам исполнитель составляет список рассылки, в котором около каждого адресата проставляет номер направляемого экземпляра. Список рассылки подписывается исполнителем и руководителем подразделения Аппарата, подготовившего документ.
283. Исполненные документы с пометкой "Для служебного пользования" формируются в дела в соответствии с номенклатурой дел несекретного делопроизводства. При этом на обложке дела, в которое помещены такие документы, проставляется пометка "Для служебного пользования".
Информация об изменениях:
Пункт 284 изменен с 24 июня 2019 г. - Распоряжение администрации Костромской области от 24 июня 2019 г. N 120-ра
284. Уничтожение дел, документов и изданий с пометкой "Для служебного пользования", утративших свое практическое значение и не имеющих исторической ценности, производится в подразделениях Аппарата по акту, копия которого направляется в архив. В учетных формах делается отметка об уничтожении со ссылкой на соответствующий акт.
Информация об изменениях:
Пункт 285 изменен с 24 июня 2019 г. - Распоряжение администрации Костромской области от 24 июня 2019 г. N 120-ра
285. Ознакомление сотрудников Аппарата с документами и делами, имеющими пометку "Для служебного пользования" и находящимися на архивном хранении в архиве, осуществляется с согласия начальника управления делопроизводства либо руководителей подразделений Аппарата, подготовивших документы и (или) сформировавших дело. При этом указанные документы могут быть выданы сотрудникам Аппарата под расписку во временное пользование на срок не более 10 календарных дней.
286. Утратил силу с 30 марта 2020 г. - Распоряжение администрации Костромской области от 30 марта 2020 г. N 48-ра
Информация об изменениях:
287. В случае утраты документов, дел или изданий, содержащих служебную информацию ограниченного доступа, либо разглашения этой информации ответственный исполнитель проводит служебное расследование, о результатах которого докладывает руководителю Аппарата.
На утраченные документы, дела и издания с пометкой "Для служебного пользования" составляется акт, на основании которого делаются соответствующие отметки в учетных формах. Акты на утраченные дела постоянного хранения утверждаются руководителем Аппарата и передаются на архивное хранение.
288. При снятии пометки "Для служебного пользования" на документах, делах или изданиях, а также в учетных формах делаются соответствующие отметки.
289. За разглашение служебной информации ограниченного доступа, а также за нарушение порядка обращения с документами, содержащими такую информацию, сотрудники Аппарата привлекаются к ответственности в соответствии с законодательством Российской Федерации.
Глава 19. Порядок подготовки и требования к оформлению планов
Информация об изменениях:
Пункт 290 изменен с 24 июня 2019 г. - Распоряжение администрации Костромской области от 24 июня 2019 г. N 120-ра
290. Администрация области осуществляет свою работу на плановой основе. На основании предложений исполнительных органов государственной власти области, подразделений Аппарата организационным отделом разрабатываются проекты перспективных планов работы администрации области (годового, квартальных) (далее - перспективные планы), календарных планов основных мероприятий, организуемых руководителями исполнительных органов государственной власти области или проводимых при их участии (далее - календарный план на месяц), и плана мероприятий, проводимых губернатором области, курирующими заместителями губернатора области, исполнительными органами государственной власти области или при их участии (далее - календарный план на неделю).
Мероприятия, направленные на выполнение функциональных обязанностей и решение ведомственных вопросов, в перспективные и календарные планы не включаются.
291. Предложения для включения в перспективные планы на год и на квартал включают в себя:
1) вопросы, вносимые на заседания Коллегии;
2) вопросы, вносимые на заседания администрации Костромской области (законопроекты, проекты постановлений, распоряжений администрации области и иные вопросы, вносимые на заседание администрации области);
Информация об изменениях:
Подпункт 3 изменен с 24 июня 2019 г. - Распоряжение администрации Костромской области от 24 июня 2019 г. N 120-ра
3) основные организационные и другие мероприятия, проводимые исполнительными органами государственной власти области, подразделениями Аппарата, государственными органами, внебюджетными фондами, государственными предприятиями и учреждениями, иными организациями (далее - организаторы мероприятий).
Информация об изменениях:
Пункт 292 изменен с 24 июня 2019 г. - Распоряжение администрации Костромской области от 24 июня 2019 г. N 120-ра
292. Проекты перспективных планов формируются на основании сводов предложений курирующих заместителей губернатора области, руководителя Аппарата, организаторов мероприятий, представляемых в организационный отдел помощниками курирующих заместителей губернатора области в соответствии с разделом II Регламента администрации области и приложением N 32 к настоящей Инструкции.
Предложения в перспективный план представляются на бумажном и электронном носителях информации за подписью курирующих заместителей губернатора области, руководителей исполнительных органов государственной власти области, курируемых губернатором области, не позднее чем за 30 календарных дней до начала планируемого периода.
293. Перспективный план утверждается распоряжением губернатора области.
294. Календарный план на месяц включают в себя следующие разделы:
1) мероприятия, проводимые губернатором области;
2) мероприятия, проводимые курирующими заместителями губернатора области;
Информация об изменениях:
Подпункт 3 изменен с 24 июня 2019 г. - Распоряжение администрации Костромской области от 24 июня 2019 г. N 120-ра
3) мероприятия, проводимые исполнительными органами государственной власти области, подразделениями Аппарата;
4) международные и межрегиональные мероприятия (для сведения);
5) мероприятия, проводимые Костромской областной Думой.
Календарный план на месяц оформляется в соответствии с приложением N 33 к настоящей Инструкции.
295. В предложениях в календарный план на месяц указываются точные, без сокращений наименования организаторов мероприятий; должности, фамилии и инициалы лиц, ответственных за проведение мероприятий.
Информация об изменениях:
Пункт 296 изменен с 24 июня 2019 г. - Распоряжение администрации Костромской области от 24 июня 2019 г. N 120-ра
296. Предложения в календарный план на месяц, утвержденные курирующими заместителями губернатора области за подписью их помощников, исполнительных органов государственной власти области, курируемых губернатором области, за подписью их руководителей представляются в организационный отдел на бумажном и электронном носителях информации не позднее чем за 9 календарных дней до начала планируемого периода.
297. Предложения по участию губернатора области в мероприятиях, проводимых в соответствующий период, оформляются в соответствии с приложением N 34 к настоящей Инструкции и направляются руководителю Аппарата.
298. Проект календарного плана на месяц подписывается начальником управления делопроизводства, визируется руководителем Аппарата и не позднее чем за 3 календарных дня до начала планируемого периода представляется на утверждение губернатору области.
Информация об изменениях:
Пункт 299 изменен с 24 июня 2019 г. - Распоряжение администрации Костромской области от 24 июня 2019 г. N 120-ра
299. Электронная версия календарного плана на месяц размещается управлением цифрового развития администрации области на портале государственных органов Костромской области.
300. Календарный план на неделю включает в себя только основные, имеющие значимый социально-экономический и политический характер мероприятия, проводимые губернатором области, курирующими заместителями губернатора области, организаторами мероприятий или при их участии.
Календарный план на неделю оформляется в соответствии с приложением N 35 к настоящей Инструкции.
301. Во всех разделах календарного плана на неделю не допускаются сокращения слов, наименований и т.д., специальная лексика; указываются точные должности, фамилии и инициалы исполнителей. Наименования мероприятий формулируются четко и кратко в соответствии с текстовыми нормами официально-делового стиля. В названии совещаний наименование вопроса начинается с предлога "О" или "Об".
Информация об изменениях:
Пункт 302 изменен с 24 июня 2019 г. - Распоряжение администрации Костромской области от 24 июня 2019 г. N 120-ра
302. Согласованные курирующими заместителями губернатора области предложения в календарный план на неделю представляются в организационный отдел за подписью их помощников.
Исполнительные органы государственной власти области, курируемые губернатором области, представляют предложения в календарный план работы на неделю за подписью руководителей.
303. Предложения в календарный план на неделю представляются на бумажном и электронном носителях информации до 18 - 00 часов среды недели, предшествующей планируемому периоду.
304. Календарный план на неделю размещается в файлообменном ресурсе администрации области: //FS.АКО.adm44.ru/Администрация области/План работы администрации на неделю/.
Глава 20. Номенклатура дел, передача дел в архив администрации области, использование архивных документов
Информация об изменениях:
Пункт 305 изменен с 24 июня 2019 г. - Распоряжение администрации Костромской области от 24 июня 2019 г. N 120-ра
305. Номенклатура дел представляет собой систематизированный перечень заголовков дел, заводимых в делопроизводстве Аппарата, с указанием сроков хранения, оформленный в установленном настоящей Инструкцией порядке.
306. Номенклатура дел предназначена для организации группировки исполненных документов в дела, систематизации и учета дел, определения сроков их хранения и является основой для составления описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, а также для учета дел временного (до 10 лет включительно) хранения и основным учетным документом в делопроизводстве.
307. При составлении номенклатуры дел следует руководствоваться Уставом Костромской области, Регламентом администрации области, положениями о подразделениях Аппарата, штатным расписанием, планами и отчетами о работе, перечнями документов с указанием сроков их хранения, номенклатурами дел за предшествующие годы.
Номенклатура дел составляется на основании изучения состава, содержания и количества документов, образующихся в процессе деятельности.
308. В номенклатуре дел должны быть предусмотрены заголовки дел для группировки документов, отражающие все документированные участки и вопросы деятельности подразделений Аппарата.
В номенклатуру дел включаются заголовки дел для группировки документов с грифом "Для служебного пользования" (ДСП).
Заголовки дел по вопросам, не разрешенным в течение одного календарного года, являются "переходящими" и вносятся в номенклатуру дел следующего года с тем же индексом.
Не включаются в номенклатуру дел заголовки печатных изданий.
309. Заголовок дела должен четко и в обобщенной форме отражать основное содержание и состав документов дела.
Не допускается употребление в заголовке дела неконкретных формулировок ("разные документы", "общая переписка" и т.д.), а также вводных слов.
310. Заголовки дела, указанные в номенклатуре, в процессе формирования дел могут уточняться.
311. В заголовках дел, содержащих документы по одному вопросу, но не связанных последовательностью делопроизводства, в качестве вида дела употребляется термин "документы", а в конце заголовка указываются основные разновидности документов, которые должны быть сгруппированы в деле.
Например: "Документы о проведении межотраслевых тематических семинаров (планы, списки, доклады)".
312. В заголовках дел, предназначенных для группировки документов одной разновидности, указывается эта разновидность документов во множественном числе.
Например: "Протоколы заседаний администрации Костромской области".
313. В заголовках дел, содержащих переписку, указывается с кем и по какому вопросу(ам) она ведется.
314. В заголовках дел, содержащих плановую или отчетную документацию, указывается период (месяц, квартал, год) на (за) который составлены планы (отчеты).
315. Каждый заголовок дела, внесенный в номенклатуру, имеет индекс дела (графа 1). Индекс состоит из установленного в Аппарате цифрового обозначения подразделения Аппарата и порядкового номера заголовка дела по номенклатуре в пределах подразделения Аппарата. Индексы дел обозначаются арабскими цифрами. Например: 12 - 05, где 12 - обозначение подразделения Аппарата, 05 - порядковый номер по номенклатуре.
316. В графу 2 номенклатуры дел включаются заголовки дел (томов, частей).
317. Графа 3 номенклатуры дел заполняется по окончании календарного года.
318. В графе 4 указываются срок хранения дела, номера статей по перечню, а при его отсутствии - согласованный с ОГКУ "Государственный архив Костромской области" срок хранения.
319. В графе 5 "Примечание" указываются названия перечней документов, используемых при определении сроков хранения дел, проставляются отметки о заведении дел (в том числе в электронном виде), о переходящих делах и т.д.
Информация об изменениях:
Пункт 320 изменен с 24 июня 2019 г. - Распоряжение администрации Костромской области от 24 июня 2019 г. N 120-ра
320. Предложения подразделений Аппарата в номенклатуру дел на следующий год формируются до 15 ноября текущего года ответственными за делопроизводство сотрудниками подразделений Аппарата в соответствии с приложением N 36 к настоящей Инструкции и после согласования с управлением делопроизводства подписываются руководителем подразделения Аппарата.
Информация об изменениях:
Пункт 321 изменен с 24 июня 2019 г. - Распоряжение администрации Костромской области от 24 июня 2019 г. N 120-ра
321. Номенклатура дел на предстоящий календарный год составляется управлением делопроизводства на основании предложений подразделений Аппарата, подписанных руководителями этих подразделений, в соответствии с приложением N 37 к настоящей Инструкции.
Наименованиями разделов номенклатуры дел являются наименования подразделений Аппарата, расположенные в соответствии с утвержденной структурой.
Информация об изменениях:
Пункт 322 изменен с 24 июня 2019 г. - Распоряжение администрации Костромской области от 24 июня 2019 г. N 120-ра
322. Номенклатура дел подписывается начальником управления делопроизводства и выносится на рассмотрение экспертной комиссии администрации области и после одобрения направляется на согласование экспертно-проверочной комиссией департамента культуры Костромской области (далее - ЭПК), после чего утверждается губернатором области.
Информация об изменениях:
Пункт 323 изменен с 24 июня 2019 г. - Распоряжение администрации Костромской области от 24 июня 2019 г. N 120-ра
323. Номенклатура дел согласовывается с ЭПК не реже чем 1 раз в 5 лет.
Согласованная с ЭПК номенклатура дел ежегодно уточняется, перепечатывается, утверждается распоряжением губернатора области и вводится в действие с 1 января следующего календарного года.
В случае радикального изменения функций, структуры администрации области номенклатура дел вновь проходит процедуру согласования и утверждения.
Информация об изменениях:
Пункт 324 изменен с 24 июня 2019 г. - Распоряжение администрации Костромской области от 24 июня 2019 г. N 120-ра
324. Утвержденный экземпляр номенклатуры дел является документом постоянного хранения.
Управление делопроизводства направляет в подразделения Аппарата информационное письмо с указанием реквизитов правового акта, которым утверждена номенклатура дел на следующий год.
Информация об изменениях:
Пункт 325 изменен с 24 июня 2019 г. - Распоряжение администрации Костромской области от 24 июня 2019 г. N 120-ра
325. Номенклатура дел тиражируется в четырех экземплярах. При этом первый экземпляр хранится в управлении делопроизводства, второй - используется управлением делопроизводства в качестве рабочего экземпляра, третий - находится в качестве учетного документа в архиве, четвертый - в ОГКУ "Государственный архив Костромской области", источником комплектования которого является администрация области.
326. Вновь созданное подразделение Аппарата в месячный срок разрабатывает номенклатуру дел подразделения Аппарата и представляет ее в управление делопроизводства.
Информация об изменениях:
Пункт 327 изменен с 24 июня 2019 г. - Распоряжение администрации Костромской области от 24 июня 2019 г. N 120-ра
327. В течение года в администрации области могут возникать новые документированные участки работ, на них формируются соответствующие дела, они дополнительно вносятся в номенклатуру дел. Для заводимых новых дел в каждом разделе номенклатуры дел оставляются резервные номера. По окончании года в конце номенклатуры дел делается итоговая запись о количестве заведенных дел (томов).
Информация об изменениях:
Пункт 328 изменен с 24 июня 2019 г. - Распоряжение администрации Костромской области от 24 июня 2019 г. N 120-ра
328. Из числа наиболее квалифицированных сотрудников подразделений Аппарата создается экспертная комиссия администрации области (далее - экспертная комиссия), состав которой утверждается распоряжением губернатора области.
Комиссия создается для организации и проведения методической и практической работы по экспертизе ценности документов, отбору и подготовке к передаче на постоянное хранение документов подразделений Аппарата, законченных делопроизводством архивных документов практического значения или исторической ценности.
Председателем экспертной комиссии является начальник управления делопроизводства.
Функции экспертной комиссии, организация ее работы определяются положением об экспертной комиссии, утверждаемым постановлением администрации области.
329. Законченные делопроизводством документы формируются в дела в соответствии с номенклатурой дел в подразделениях Аппарата.
Документы оформляются в соответствии с требованиями настоящей Инструкции. Срок хранения документов определяется исполнителем в соответствии с номенклатурой дел.
330. При формировании дел необходимо соблюдать следующие общие правила:
1) документы постоянного и временного хранения группируются в отдельные дела;
2) документы в дело помещаются в строгом соответствии с наименованием дел по номенклатуре;
3) в дело включается по одному экземпляру документов;
4) в дело группируются документы одного календарного года, за исключением переходящих дел;
5) приложения присоединяются к основным документам независимо от даты их составления или утверждения;
Информация об изменениях:
Подпункт 6 изменен с 24 июня 2019 г. - Распоряжение администрации Костромской области от 24 июня 2019 г. N 120-ра
6) в дело помещаются только исполненные, правильно оформленные документы с необходимым набором реквизитов;
7) документы располагаются в хронологическом порядке, вопросно-логической последовательности или их сочетании;
8) в дело не включаются документы, подлежащие возврату, лишние экземпляры, черновики, за исключением черновиков особо ценных документов;
9) документы ограниченного доступа формируются в дела отдельно от других;
10) дело не должно превышать 250 листов при толщине не более 4 см;
11) если дело состоит из нескольких томов, то каждый том оформляется и нумеруется как самостоятельное дело;
Информация об изменениях:
Пункт 330 дополнен подпунктом 12 с 24 июня 2019 г. - Распоряжение администрации Костромской области от 24 июня 2019 г. N 120-ра
12) листы в деле нумеруются в валовом порядке арабскими цифрами простым карандашом сверху вниз, цифры проставляются в правом верхнем углу листа. Нумеровать листы цветными карандашами и чернилами не допускается. Листы внутренней описи документов дела нумеруются отдельно.
Документы с собственной нумерацией листов, в том числе печатные издания, нумеруются в общем порядке.
Листы дел, состоящих из нескольких томов или частей, нумеруются по каждому тому или части отдельно.
331. Внутри дела документы должны быть расположены так, чтобы они по своему содержанию последовательно освещали определенные вопросы.
При этом документы располагаются в хронологическом порядке (входящие - по датам поступления, исходящие - по датам отправления) или по алфавиту авторов.
Переписка систематизируется в хронологической последовательности: документ-ответ помещается за документом-запросом.
332. Все документы по одному и тому же вопросу, поступившие и рассмотренные в течение календарного года, подшиваются вместе в один раздел дела. При возобновлении дела по истечении года документы подшиваются в дело текущего года с обязательными взаимными ссылками.
333. Если в деле имеются обращения нескольких организаций, поступивших в разные сроки, и вопросы по ним решены одним правовым актом губернатора области или администрации области, то они группируются сначала по корреспондентам, а затем внутри группы - в хронологическом порядке.
334. В случае издания правовых актов губернатора области или администрации области во исполнение или изменение актов, принятых в предшествующие годы, документы, послужившие основанием для их выпуска, формируются в дело текущего года, при этом делаются взаимные ссылки в делах, заведенных на эти акты.
335. Все документы отчетного и информационного характера по исполнению актов губернатора области, администрации области, находящиеся на контроле, подшиваются в заведенное на этот акт дело. Если дело на акт не заводилось, то отчетные документы подшиваются в дело переписки постоянного срока хранения за текущий год, а при списании "В дело" этих документов на них делается соответствующая запись.
Если имеется документ о снятии с контроля нескольких актов, подшитых в разные дела, то следует подшить необходимое количество копий этого документа в соответствующие дела с указанием номера дела, в котором подшит подлинник этого документа.
336. Не допускается включение в дело документов по актам губернатора области, администрации области, принятым в разные годы, черновиков, вариантов и копий документов, а также документов, подлежащих возврату.
337. Для учета документов определенных категорий дел постоянного и временного срока хранения составляется внутренняя опись документов дела (далее - внутренняя опись) согласно приложению N 38 к настоящей Инструкции.
Внутреннюю опись необходимо также составлять в делах постоянного и временного хранения, сформированных по разновидностям документов, заголовки которых не раскрывают конкретное содержание документов.
В конце внутренней описи делается итоговая запись о количестве включенных в нее документов и листов внутренней описи.
338. Для дел временного срока хранения составляется краткий перечень (регистрационный номер и дата регистрации) документов, включенных в дело.
339. Утратил силу с 24 июня 2019 г. - Распоряжение администрации Костромской области от 24 июня 2019 г. N 120-ра
Информация об изменениях:
340. Если дело состоит из нескольких томов, то каждый том вносится в опись под самостоятельным номером.
341. Приложения к документам, независимо от даты их утверждения или составления, присоединяются к документам, к которым они относятся. Приложение объемом свыше 250 листов составляет отдельный том, о чем делается отметка в документе.
Информация об изменениях:
Пункт 342 изменен с 24 июня 2019 г. - Распоряжение администрации Костромской области от 24 июня 2019 г. N 120-ра
342. На обложке дела в соответствии с приложением N 39 к настоящей Инструкции помещаются следующие реквизиты: наименование ("администрация Костромской области") и подразделение Аппарата (например: "управление делопроизводства и организационной работы"), индекс дела по номенклатуре, заголовок дела, дата дела (начало и окончание), срок хранения дела по номенклатуре дел.
Заголовок дела на обложке переносится из утвержденной номенклатуры дел.
343. Начальной датой дела является дата самого раннего документа, внесенного в дело, конечной датой - дата самого позднего документа. При этом учитываются даты регистрации входящего и исходящего документов, даты внутренних документов, зарегистрированных в подразделении Аппарата, дата акта.
Датой приложения к делу, сформированного в отдельный том, является дата регистрации основного документа, приложение к которому помещено в этот том.
При обозначении начальной и конечной дат дела не учитываются даты резолюций, списания документов в дело и дела в архив.
При написании начальной и конечной дат на обложках отдельных и комплексных дел и дел переписки постоянного срока хранения число и год проставляются арабскими цифрами, а название месяца пишется полностью. На обложках дел временного срока хранения указывается только год.
344. По окончании календарного года сотрудником, ответственным за делопроизводство в подразделении Аппарата, в соответствии с записями в журнале регистрации дел формируется опись дел постоянного (временного) срока хранения, которая распечатывается в трех экземплярах.
В опись дел постоянного (временного) срока хранения согласно приложению N 40 к настоящей Инструкции включаются все заведенные дела в порядке возрастания их номеров.
345. Утратил силу с 24 июня 2019 г. - Распоряжение администрации Костромской области от 24 июня 2019 г. N 120-ра
Информация об изменениях:
Пункт 346 изменен с 24 июня 2019 г. - Распоряжение администрации Костромской области от 24 июня 2019 г. N 120-ра
346. При составлении описи соблюдаются следующие требования:
графы описи заполняются в точном соответствии с теми сведениями, которые вынесены на обложку дела;
каждое дело вносится в опись под самостоятельным порядковым номером (если дело состоит из нескольких томов, то каждый том также вносится в опись под самостоятельным порядковым номером);
систематизация дел в описи подразделения Аппарата должна соответствовать их систематизации в номенклатуре дел. Личные дела систематизируются в описи в алфавитном порядке государственных гражданских служащих;
графа описи "Примечание" используется для отметок об особенностях физического состояния дел и т.п.
В конце описи делается итоговая запись, в которой указывается количество дел (цифрами и прописью), числящихся по описи, первый и последний номера дел по описи.
347. Опись дел подразделения Аппарата подписывается сотрудником, ответственным за делопроизводство, с указанием его должности и утверждается руководителем подразделения Аппарата.
Информация об изменениях:
Пункт 348 изменен с 24 июня 2019 г. - Распоряжение администрации Костромской области от 24 июня 2019 г. N 120-ра
348. Документы временного срока хранения (со сроками хранения 5 лет и менее, без отметки ЭПК) до истечения срока хранятся в подразделениях Аппарата.
На дела с истекшими сроками хранения в соответствии с номенклатурой дел в подразделениях Аппарата составляются предложения к акту о выделении к уничтожению дел, не подлежащих хранению (далее по тексту настоящего пункта - предложения), оформленные в соответствии с приложением N 41 к настоящей Инструкции, и представляются на рассмотрение экспертной комиссии. К предложениям прилагаются перечни документов, включенных в дела временного срока хранения.
На основе предложений подразделений Аппарата, согласованных экспертной комиссией, секретарь экспертной комиссии составляет акт о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, согласно приложению N 42 к настоящей Инструкции, и утверждает его руководителем Аппарата. После утверждения акта о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, дела, выделенные по данному акту, могут быть уничтожены.
Документы включаются в акт о выделении к уничтожению дел, не подлежащих хранению, только в том случае, если срок их хранения истек к 1 января того года, в котором составлен данный акт. Например, дела с пятилетним сроком хранения, законченные делопроизводством в 2013 году, могут быть включены в акт о выделении к уничтожению дел, не подлежащих хранению, который будет составлен не ранее 1 января 2019 года.
349. Утратил силу с 24 июня 2019 г. - Распоряжение администрации Костромской области от 24 июня 2019 г. N 120-ра
Информация об изменениях:
350. Акты о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, со сроками хранения "5 лет ЭПК" рассматриваются ЭПК одновременно с описями дел, оставленных на хранение.
Акты о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, оформляются согласно приложению N 42 к настоящей Инструкции и утверждаются руководителем Аппарата после утверждения ЭПК сводных описей дел постоянного срока хранения и описями дел по личному составу.
351. После утверждения актов о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, документы, предназначенные для уничтожения, хранятся в специально отведенном для них месте. Использование документов для хозяйственных нужд запрещается. Утвержденные к уничтожению документы в упакованном виде сдаются на переработку или сжигаются. Уничтожение секретных документов осуществляется особым порядком.
352. К акту о выделении дел на уничтожение документов, не подлежащих хранению, прикладывается накладная о сдаче документов на переработку или делается отметка о том, что документы сожжены.
Информация об изменениях:
Пункт 353 изменен с 24 июня 2019 г. - Распоряжение администрации Костромской области от 24 июня 2019 г. N 120-ра
353. Законченные делопроизводством дела постоянного и временного срока хранения с отметкой ЭПК, передаются в архив по окончании календарного года в соответствии с графиком, утверждаемым начальником управления делопроизводства. Дела временного хранения (до 5 лет) хранятся до истечения срока в подразделениях Аппарата.
Если отдельные дела необходимо оставить в делопроизводстве для текущей работы, управлением делопроизводства оформляется выдача этих дел во временное пользование.
354. Описи дел постоянного хранения, временного (свыше 10 лет), в том числе по личному составу, подразделений Аппарата с указанием даты их составления, утвержденные руководителем подразделения Аппарата, подписываются сотрудником, ответственным за делопроизводство в подразделении Аппарата, и сотрудником протокольного отдела, осуществляющим прием дел (с указанием даты приема). Первый экземпляр подписанной описи остается в архиве, второй хранится в протокольном отделе, третий - в подразделении Аппарата. Описи дел хранятся 10 лет.
355. Законченные делопроизводством дела ответственным за делопроизводство сотрудником подразделения Аппарата передаются в архив в отдельных папках с завязками. Сформированные дела должны быть упорядочены, освобождены от файлов, скоб и скрепок.
356. Прием каждого дела ведется сотрудником протокольного отдела в присутствии сотрудника подразделения Аппарата. При этом на всех экземплярах описи против каждого дела делается отметка о его наличии. В конце каждого экземпляра описи указываются количество фактически принятых в архив дел (цифрами и прописью), номера отсутствующих дел, даты приема-передачи и ставятся подписи сотрудников, передающего и принимающего дела.
357. В случае ликвидации подразделения Аппарата руководитель подразделения Аппарата в течение двух месяцев организует передачу в архив всех сформированных документов и дел, независимо от сроков их хранения.
358. Дела, оформленные с нарушением установленных правил, возвращаются сотрудником протокольного отдела в подразделение Аппарата для переоформления, которое осуществляется в 10-дневный срок.
359. По указанию руководителя подразделения Аппарата к сданному в архив делу могут быть приобщены дополнительные документы, обнаруженные после передачи дел в архив.
Информация об изменениях:
Пункт 360 изменен с 24 июня 2019 г. - Распоряжение администрации Костромской области от 24 июня 2019 г. N 120-ра
360. Дела, переданные на хранение в архив, при необходимости могут быть выданы во временное пользование на основании служебной записки руководителя подразделения Аппарата и соответствующего указания начальника управления делопроизводства.
361. Государственные гражданские служащие подразделений Аппарата в целях исполнения своих служебных обязанностей допускаются к работе с архивными делами и документами.
362. Архивные дела и документы предоставляются сотрудником протокольного отдела сотрудникам Аппарата для работы в помещении архива или во временное (не более одного месяца) пользование вне этого помещения под расписку в журнале выдачи документов.
Архивные дела подразделений Аппарата предоставляются сотрудникам Аппарата, из которых переданы документы на архивное хранение.
363. Служащие несут ответственность за сохранность полученных архивных дел и документов и использование полученной информации в соответствии с законодательством Российской Федерации.
364. Изъятие документов из дел, передача сотрудникам Аппарата архивных документов или их копий сотрудникам других организаций запрещается.
Изъятие и выдача каких-либо документов из дел постоянного хранения допускается в исключительных случаях с разрешения руководителя Аппарата с обязательным вложением в дело точной заверенной копии изъятого документа, внесением сведений в лист- заверитель и составлением акта о причинах изъятия подлинника.
365. При работе с архивными документами не разрешается вносить в них поправки, делать пометки, работать с ними вне служебных помещений.
Подлинники правовых актов, протоколов заседаний администрации области, договоров и указатели рассылки этих документов из архива не выдаются.
Ознакомление сотрудников Аппарата с архивными документами и делами, имеющими пометку "Для служебного пользования", осуществляется в соответствии с требованиями главы 18 настоящей Инструкции.
366. Если копии находящихся на хранении правовых актов и иных архивных документов, выписки из них, а также архивные справки, составленные на основании указанных документов, необходимы для решения вопросов, касающихся прав и законных интересов организаций и граждан, то они предоставляются организациям и гражданам по их письменным запросам.
Глава 21. Копировально-множительные работы
367. Выполнение копировально-множительных работ в Аппарате производится централизованно протокольным отделом, а также на копировальных аппаратах, установленных в подразделениях Аппарата. Необходимость копирования служебных документов определяют руководители подразделений Аппарата. Основанием для выполнения копировальных работ является заказ на копировально-множительные работы, оформленный в соответствии с приложением N 43 к настоящей Инструкции, подписанный начальником управления делопроизводства (его заместителем) или начальником протокольного отдела.
368. Служебные документы, подлежащие копированию, должны быть разброшюрованы, напечатаны четко и разборчиво и не превышать формат А3.
Копирование служебных документов осуществляется в порядке их поступления. В первоочередном порядке копируются правовые акты.
Срочное копирование выполняется вне очереди. Срочность копирования документов определяется соответствующей пометкой на бланке заказа.
Изготовленные копии вместе с подлинником выдаются заказчику под расписку.
369. На копировальных аппаратах, установленных в подразделениях Аппарата, разрешается копирование служебных документов небольшого объема и тиража в соответствии с техническими характеристиками копировальных аппаратов. Ответственность за правильное использование копировальной техники несет сотрудник, ответственный за ведение делопроизводства в подразделении Аппарата, в котором установлена копировальная техника.
Глава 22. Организация приема и передачи документов с использованием средств факсимильной связи
370. Средства факсимильной связи предназначаются для оперативной передачи и приема текстов документов и служебных материалов организациям или от организаций и устанавливаются в приемных руководителей подразделений Аппарата.
371. Передача с использованием средств факсимильной связи документов и материалов, содержащих служебную информацию ограниченного распространения, в том числе с пометкой "Для служебного пользования", не разрешается.
Категорически запрещается передача по средствам факсимильной связи секретных документов.
372. С использованием средств факсимильной связи могут быть переданы материалы текстового, табличного или графического характера, исполненные типографским, машинописным или рукописным способом в черном или темно-синем цвете с четким и контрастным изображением (первые экземпляры или их ксерокопии) на белой бумаге с минимальной высотой букв и цифр 2 мм.
При передаче текстов документов по факсу необходимо руководствоваться следующими требованиями:
объем передаваемого документа (текста, схемы, графического изображения), выполненного на бумаге формата А4 черным цветом, не должен превышать 5 листов;
передача исходящих инициативных документов, оформленных на бланках писем, осуществляется после их регистрации в отделе корреспонденции.
Подлинники документов после их передачи направляются в отдел корреспонденции либо возвращаются исполнителю.
373. Подготовленный для передачи подлинник факсограммы визируется исполнителем и руководителем подразделения Аппарата.
374. Передачу и прием факсограмм, а также их учет в подразделениях Аппарата осуществляет лицо, назначенное ответственным за делопроизводство.
На подлиннике переданной или принятой факсограммы проставляются дата и время ее передачи (приема), наименование корреспондента (куда направлена или откуда получена факсограмма) и номер его факса, эти записи скрепляются подписью ответственного лица.
Принятие факсограммы доводится до руководителя подразделения Аппарата и передается с его указания исполнителю, о чем делается пометка в соответствующем журнале.
375. Переданные и принятые факсограммы учитываются в журналах без проставления регистрационных штампов. Законченные делопроизводством факсограммы сдаются исполнителем для подшивки в дела переданных (принятых) факсограмм, имеющие срок хранения один год.
376. Персональная ответственность за правильность передачи (приема), учет и подшивку в дела факсограмм возлагается на лиц, ответственных за использование факсимильных аппаратов.
377. Ответственность за содержание информации, передаваемой с использованием средств факсимильной связи, возлагается на исполнителя, подготовившего факсограмму для передачи, и руководителя подразделения Аппарата.
Глава 23. Изготовление, учет, использование, хранение и уничтожение гербовых и простых печатей, штампов и бланков с изображением герба Костромской области
378. Изготовление печатей и штампов, необходимых для обеспечения деятельности губернатора области и подразделений Аппарата, производится по разрешению управляющего делами.
379. Изготовление печатей с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации, полного герба Костромской области, круглых печатей и штампов, в том числе с факсимильным воспроизведением подписи губернатора области, необходимых для обеспечения деятельности губернатора области и администрации области, производится по заказу администрации области и осуществляется только полиграфическими и штемпельно-граверными предприятиями, имеющими выданные в установленном порядке лицензию на этот вид деятельности, а также сертификат, удостоверяющий возможность изготовления указанного вида продукции.
380. Администрация области имеет две печати с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации, на которых указан порядковый номер 1 и 2, и одну печать малого размера с воспроизведением герба Костромской области.
381. Все изготовленные печати и штампы учитываются в хозяйственном отделе и выдаются под расписку сотрудникам подразделений Аппарата, отвечающим за их использование и сохранность.
382. Гербовые и круглые печати, в том числе с факсимильным воспроизведением подписи губернатора области, бланков с изображением герба Костромской области, хранятся в надежно закрываемых и опечатываемых сейфах или металлических шкафах.
383. Печати с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации используются для заверения подписей должностных лиц, замещающих государственные должности Костромской области, руководителя Аппарата, управляющего делами, заместителя управляющего делами, начальника отдела бухгалтерского учета и отчетности, главного бухгалтера администрации области, служащего Аппарата, ответственного за оформление трудовых книжек.
Примерный перечень документов, заверяемых печатью с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации, представлен в приложении N 44 к настоящей Инструкции. Примерный перечень документов, заверяемых печатью малого размера с воспроизведением герба Костромской области, представлен в приложении N 45 настоящей Инструкции.
384. Печати с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации хранятся у начальника отдела бухгалтерского учета и отчетности, главного бухгалтера администрации области и заместителя начальника отдела корреспонденции. Печать малого размера с воспроизведением герба Костромской области хранится у начальника управления государственной службы и кадровой работы администрации области.
385. Подразделения Аппарата могут иметь круглые печати и штампы.
Право иметь круглые печати и штампы и перечень документов, для заверения которых они используются, закрепляется положением о подразделении Аппарата.
Информация об изменениях:
Пункт 386 изменен с 24 июня 2019 г. - Распоряжение администрации Костромской области от 24 июня 2019 г. N 120-ра
386. Простые круглые мастичные печати (без изображения государственной символики) ставятся на копиях документов для удостоверения их соответствия подлинникам, документах, оформляемых подразделениями Аппарата в пределах своих полномочий, в соответствии с пунктом 50 настоящей Инструкции.
387. Необходимость изготовления штампа с факсимильным воспроизведением подписи губернатора области определяется губернатором области.
Штампы с факсимильным воспроизведением подписи губернатора области хранятся у руководителя Аппарата.
Заявка на изготовление штампа с факсимильным воспроизведением подписи губернатора области подписывается управляющим делами.
388. Об утере печати или штампа незамедлительно ставится в известность руководитель Аппарата, управляющий делами.
389. Пришедшие в негодность и утратившие значение печати и штампы подлежат возврату в хозяйственный отдел, где уничтожаются по акту.
390. В Аппарате используются номерные бланки:
губернатора области (цветной),
абзац утратил силу с 28 ноября 2017 г. - Распоряжение администрации Костромской области от 28 ноября 2017 г. N 236-ра
Информация об изменениях:
администрации области (черно-белый).
391. Номерные бланки не применяются при ведении внутренней переписки.
Номерные бланки подлежат учету и используются строго по назначению. Передача бланков другим органам, учреждениям, организациям и лицам запрещается.
Служебные письма на номерных бланках высшего должностного лица Костромской области "Губернатор Костромской области" с угловым расположением реквизитов подписываются губернатором области без указания должности.
392. Для подготовки писем губернатора области и администрации области используются номерные бланки с угловым расположением реквизитов с цветным или черно-белым воспроизведением изображения полного герба Костромской области.
Абзацы 2 - 3 утратили силу с 28 ноября 2017 г. - Распоряжение администрации Костромской области от 28 ноября 2017 г. N 236-ра
Информация об изменениях:
393. Полный герб Костромской области в цветном варианте помещается на бланках постановлений губернатора области и постановлений администрации области.
394. Средний герб Костромской области в черно-белом варианте помещается на бланках распоряжений губернатора области и администрации области, распоряжениях заместителей губернатора области, руководителя Аппарата, управляющего делами.
395. Малый герб Костромской области в одноцветном варианте помещается на бланках подразделений Аппарата.
Информация об изменениях:
Пункт 396 изменен с 28 ноября 2017 г. - Распоряжение администрации Костромской области от 28 ноября 2017 г. N 236-ра
396. Номерные гербовые бланки писем губернатора области и администрации области изготавливаются полиграфическими предприятиями. Заказ на изготовление вышеперечисленных бланков осуществляется через хозяйственный отдел на основании заявки, подписанной управляющим делами.
Не допускается изготовление гербовых бланков с использованием компьютерной и копировально-множительной техники.
Информация об изменениях:
Пункт 397 изменен с 24 июня 2019 г. - Распоряжение администрации Костромской области от 24 июня 2019 г. N 120-ра
397. Номерные гербовые бланки писем выдаются сотрудникам Аппарата, ответственным за делопроизводство, под роспись.
Бланки, испорченные в процессе работы или некачественно отпечатанные в типографии, перечеркиваются по диагонали и хранятся в подразделении Аппарата.
Списание испорченных бланков оформляется актом о списании и уничтожении бланков (далее - акт о списании). Акту о списании присваивается порядковый номер и указывается дата, наименование подразделения Аппарата, период, за который производится списание, и перечисляются списываемые бланки с указанием их номеров, серии и причин списания и уничтожения. Количество подлежащих уничтожению бланков указывается цифрами и прописью.
Абзац утратил силу с 28 ноября 2017 г. - Распоряжение администрации Костромской области от 28 ноября 2017 г. N 236-ра
Акты о списании хранятся в отделе корреспонденции согласно номенклатуре дел.
398. Гербовые бланки правовых актов губернатора области и администрации области изготавливаются на компьютерной технике в протокольном отделе непосредственно перед подписанием правового акта губернатором области.
Приложение N 1
к инструкции
по делопроизводству
в Администрации
Костромской области
Правила
оформления проектов правовых актов губернатора Костромской области, администрации Костромской области
С изменениями и дополнениями от:
21 мая 2018 г., 24 июня 2019 г.
Информация об изменениях:
Пункт 1 изменен с 24 июня 2019 г. - Распоряжение администрации Костромской области от 24 июня 2019 г. N 120-ра
1. Проект постановления или распоряжения губернатора области, администрации области печатается на бланке установленной формы шрифтом TimesNewRoman размером N 14.
Текст документа выравнивается по ширине листа (по границам левого и правого полей документа). Верхнее поле документа устанавливается границами бланка постановления или распоряжения. Левое поле - 2,75 см, правое - 2,25 см и нижнее - 2 см.
2. Постановление и распоряжение имеют следующие реквизиты:
1) герб Костромской области.
На проектах правовых актов, выносимых на согласование, вместо герба в правом верхнем углу пишется слово "ПРОЕКТ";
2) наименование органа, издавшего документ, - губернатор Костромской области, администрация Костромской области;
3) наименование вида акта - постановление, распоряжение;
4) дата акта отделяется от наименования вида акта, как правило, 1 межстрочным интервалом, оформляется словесно-цифровым способом и печатается центрованным способом;
5) номер печатается сразу после даты арабскими цифрами и состоит из знака "N" и порядкового номера документа;
6) место издания отделяется от реквизита "дата, номер" 1 межстрочным интервалом и оформляется центрованным способом - "г. Кострома";
7) заголовок печатается на расстоянии не менее 10 см от верхнего края листа, располагается посередине документа под реквизитом "место издания" полужирным жирным шрифтом размером N 14 с прописной буквы без кавычек и отвечает, как правило, на вопрос: о чем (о ком) издан документ. Заголовок, состоящий из 2 и более строк, печатается через 1 межстрочный интервал центрованным способом. Переносы в словах заголовков не допускаются. Точка в конце заголовка не ставится.
Если в тексте отражено несколько вопросов, заголовок должен формулироваться обобщенно;
8) текст отделяется от заголовка 2 межстрочными интервалами и печатается через 1 межстрочный интервал.
Текст печатается от левой границы текстового поля и выравнивается по левой и правой границам текстового поля. Первая строка абзаца начинается на расстоянии 1,25 см от левой границы текстового поля.
Информация об изменениях:
Пункт 3 изменен с 24 июня 2019 г. - Распоряжение администрации Костромской области от 24 июня 2019 г. N 120-ра
3. Структуру правового акта образуют, как правило, преамбула, основная (содержательная) часть, заключительные положения.
Преамбула служит для разъяснения целей и мотивов издания правового акта, положений нормативного характера не содержит. В преамбуле при необходимости должна быть установлена взаимосвязь с ранее принятыми правовыми актами по данному вопросу. В тексте правовых актов, подготовленных на основании или в развитие документов других организаций или ранее изданных правовых актов, указываются их реквизиты: название вида документа, дата, регистрационный номер, заголовок. Правовые акты, подготовленные на основании или в развитие документов других организаций или ранее изданных правовых актов, имеющие пропуски в реквизитах данных документов, управлением делопроизводства не принимаются и возвращаются на доработку исполнителю.
Например: "В соответствии с постановлением Правительства Российской Федерации от 8 июля 1997 года N 835 "О первичных учетных документах...".
В преамбуле проектов правовых актов должна быть указана ссылка на соответствующие правовые акты, в соответствии с которыми принимается данный правовой акт, вносятся изменения или признается правовой акт утратившим силу.
Преамбула в постановлениях губернатора области завершается словом "ПОСТАНОВЛЯЮ:", администрации области - словами "администрация Костромской области ПОСТАНОВЛЯЕТ:". Слова "ПОСТАНОВЛЯЮ:", "администрация Костромской области ПОСТАНОВЛЯЕТ: " располагаются на отдельной строке с красной строки от левого поля. Ниже на следующей строке оформляется постановляющая часть акта.
Преамбула может отсутствовать, если предписываемые действия не нуждаются в разъяснении. При этом постановление губернатора начинается со слова "ПОСТАНОВЛЯЮ: ", постановление администрации области - со слов "Администрация Костромской области ПОСТАНОВЛЯЕТ:".
Основная (содержательная) часть проектов постановлений (распоряжений) губернатора области, администрации Костромской области, как правило, подразделяется на пункты. Пункты нумеруются арабскими цифрами с точкой и заголовков не имеют. Пункт содержит конкретные нормативные предписания по предмету регулирования.
Первая строка каждого пункта начинается на расстоянии 1,25 см от левой границы текстового поля с прописной буквы. В конце пункта ставится точка.
Пункты могут подразделяться на подпункты, обозначаемые арабскими цифрами с закрывающей круглой скобкой или строчными буквами русского алфавита с закрывающей круглой скобкой. В подпунктах конкретизируются нормативные предписания данного пункта либо перечисляются нормативные предписания, отнесенные к одному вводному предложению (слову).
Первая строка каждого подпункта начинается на расстоянии 1,25 см от левой границы текстового поля со строчной буквы. В конце подпункта ставится точка с запятой.
В отдельных случаях пункты и подпункты могут подразделяться на абзацы.
В конце 1 и последующих абзацев 1 пункта ставится точка в конце последнего абзаца 1 пункта - точка с запятой.
В основной (содержательной) части должны отражаться пункты, предусматривающие конкретные поручения, их исполнителей, механизмы реализации устанавливаемых данным правовым актом норм и поручений, сроки их исполнения, поручение о контроле исполнения.
В том случае, если задание или действие предполагает конкретного исполнителя, соответствующий пункт документа должен начинаться с указания должности в дательном падеже. В качестве исполнителей могут быть указаны исполнительные органы государственной власти области, подразделения Аппарата или должностные лица.
Например: "Директору департамента образования и науки Костромской области", "Департаменту финансов Костромской области".
Наименования упоминаемых в акте организаций приводятся в полном соответствии с их официальным названием, предусмотренным в уставах, положениях, решениях об их создании, переименовании и т.д.
Контроль исполнения правового акта возлагается на курирующих заместителей губернатора области.
В заключительных положениях правовых актов указываются: правовые акты, подлежащие признанию утратившими силу, порядок вступления правового акта в силу.
Порядок и сроки вступления в силу правового акта определяются в соответствии с Уставом Костромской области, Законом Костромской области 11 января 2007 года N 106-4-ЗКО "О нормативных правовых актах Костромской области".
В проектах нормативных правовых актов рекомендуется предусматривать прямое указание о времени вступления их в силу (со дня официального опубликования, со дня подписания либо с конкретной даты).
Например: "Настоящее постановление вступает в силу с...".
Если правовой акт подлежит признанию утратившим силу полностью, то отдельными позициями как сам правовой акт, так и все правовые акты, которыми в текст правового акта ранее вносились изменения, признаются утратившими силу.
Например:
"1. Признать утратившими силу:
1) постановление губернатора Костромской области от 11 февраля 2003 года N 45 "О проведении конкурсов";
2) постановление губернатора Костромской области от 11 декабря 2003 года N 480 "О внесении изменений в постановление губернатора области от 11.02.2003 N 45".
Если при изменении правового акта его структурные единицы (глава, пункт, подпункт, абзац) или отдельные слова и предложения структурных единиц исключаются из текста, то структурные единицы признаются утратившими силу, а слова и предложения - исключаются.
Например:
"пункт 1 признать утратившим силу";
"абзац второй подпункта 4 пункта 3 признать утратившим силу";
"в пункте 2 слово "положение" исключить".
Подпись отделяется от текста двумя интервалами и состоит из слов "Губернатор области", инициала имени и фамилии губернатора области и печатается в одну строку. Слова, обозначающие должность, печатаются у левой границы текстового поля, инициал имени и фамилия - у правой границы текстового поля.
Например:
|
"Губернатор области |
И. Фамилия" |
Реквизиты подписи не могут размещаться отдельно от окончания текста документа - в начале или на обороте последней страницы либо на разных страницах.
4. При подготовке правовых актов исполнителем должны учитываться ранее принятые решения во избежание противоречий и повторений. Не допускается принятие повторных правовых актов, если не выполнены ранее принятые по тому же вопросу правовые акты, кроме случаев, когда необходимость принятия нового правового акта продиктована изменением обстоятельств. Если принимаемый правовой акт исключает действие ранее принятых по этому вопросу правовых актов в целом либо в части, он должен содержать указание о признании их утратившими силу полностью или частично либо об их частичном изменении.
Если при подготовке правового акта выявилась необходимость внесения существенных изменений и дополнений в ранее изданные правовые акты или наличие по одному и тому же вопросу нескольких правовых актов, а также если в правовой акт неоднократно вносились изменения, которые затрудняют чтение и применение правового акта, то в целях упорядочения разрабатывается единый правовой акт.
Все изменения, вносимые в ранее принятые правовые акты, должны соответствовать структуре основного правового акта, при этом указываются все предыдущие редакции правового акта.
Не допускается, как правило, внесение изменений в правовой акт, вносящий изменения в основной правовой акт.
5. Независимо от того, имеются ли в тексте проекта правового акта замена слов, цифр, исключение слов, цифр или предложений, исключение структурных единиц, дополнение структурной единицы новыми словами, цифрами, предложениями либо дополнение структурными единицами, наименование правового акта всегда содержит слово "изменение" в соответствующем числе.
Например: "О внесении изменения(ий) в постановление...".
6. Каждое изменение должно быть оформлено с указанием конкретной структурной единицы правового акта, которая изменяется.
Если в правовом акте необходимо провести замену слова или слов в нескольких случаях и заменяемое слово или слова употреблены в разных числах и падежах либо в одном и том же числе, но в разных падежах, а другие изменения в правовой акт не вносятся, то применяется следующая формулировка:
"По тексту слова "(слова указываются в именительном падеже единственного и/или множественного числа)" в соответствующих падежах заменить словами "(слова указываются в именительном падеже единственного и/или множественного числа)" в соответствующих падежах.".
7. При внесении изменения в правовой акт сначала указывается структурная единица, подлежащая изменению, потом - характер изменений.
Изменяемые пункты и подпункты обозначаются цифрами, абзацы - словами.
Внесение изменений в правовой акт следует оформлять, начиная с наименьшей структурной единицы.
Например:
"Подпункт 1 пункта 2 дополнить предложением следующего содержания: " "
или
"В абзаце третьем подпункта 1 пункта 2 слова "..." заменить словами "...".
При внесении дополнений в пункт, подпункт, абзац указываются слова, после которых это дополнение должно находиться.
Например:
"Пункт 1 после слов " " дополнить словами "....".
В случае если дополняется словами структурная единица пункта правового акта, и это дополнение должно находиться в конце данной структурной единицы, применяется следующая формулировка:
"Подпункт 1 пункта 2 дополнить словами "...".
При этом знак препинания, употребляемый в конце дополняемой структурной единицы, сохраняется без указания на него после внесения дополнения.
8. Внесение нескольких изменений в различные структурные единицы правового акта оформляются следующим образом:
"1. Внести в постановление администрации Костромской области от 27 июня 2013 года N 265-а "О проведении конкурсов" следующие изменения:
1) в подпункте 2 пункта 1 слова "..." заменить словами "...";
2) абзац второй подпункта 3 пункта 14 после слов "..." дополнить словами "...";
3) подпункт 3 пункта 12 дополнить абзацем следующего содержания:
" ";
4) в абзаце первом пункта 4 слова "..." исключить;
5) предложение второе абзаца первого пункта 5 исключить;
6) пункт 6 изложить в следующей редакции:
"6 ";
7) абзац первый пункта 7 дополнить предложением следующего содержания:
"....".;
8) в пункте 8:
в подпункте 2 слова "." заменить словами "...";
абзац второй подпункта 3 признать утратившим силу;
подпункт 4 дополнить словами "...";
дополнить пунктом 9.1 следующего содержания:
"9.1....".
Необходимая в ряде таких случаев замена знака препинания осуществляется при подготовке текущей редакции правового акта (без оговорки в тексте правового акта).
9. При необходимости заменить цифровые обозначения употребляется термин "цифры", а не "числа". Например, "цифры "13, 15, 16" заменить цифрами "5, 6".
При замене слова и цифр употребляется термин "слова". Например, "слова "в 30 раз" заменить словами "в 100 раз".
10. В целях сохранения структуры пункта:
1) дополнение абзацами может производиться только в конец соответствующей структурной единицы;
2) при необходимости между уже имеющимися абзацами включить новый абзац дается новая редакция той структурной единицы пункта правового акта, к которому относится абзац;
3) при признании абзаца утратившим силу подсчет следующих абзацев не производится. Утративший силу абзац участвует в подсчете абзацев при последующем внесении изменений в данную структурную единицу.
Вновь включаемым в текст правового акта структурным единицам присваиваются порядковые номера (буквенные обозначения) предшествующих им структурных единиц того же вида с добавлением к указанным номерам (буквенным обозначениям) дополнительных порядковых номеров начиная с первого. Новым структурным единицам, включаемым в текст правового акта после последней структурной единицы того же вида, присваиваются номера (буквенные обозначения), следующие за номером (буквенным обозначением) последнего.
При исключении из текста одного или нескольких пунктов нумерация оставшихся пунктов сохраняется.
11. Подчеркивание слов или словосочетаний, выделение полужирным шрифтом или курсивом в тексте, написание аббревиатуры "РФ" вместо слов "Российская Федерация" не допускается.
Допускается использовать только общепринятые сокращения.
Например: "Ф.И.О., М.П.".
12. Не рекомендуется отрывать инициалы имени и отчества от фамилии, знаки номера, параграфа, процентов, часа и пр. от соответствующих цифр, переносить их на другую строку или страницу.
13. При оформлении дат, календарных сроков, денежных выражений, а также в названиях адресатов и знаменательных дат не рекомендуется отрывать словесные выражения от цифровых, переносить их на другую строку или страницу.
Дата в заголовке пишется цифровым способом (например, "24.02.2014"), в тексте акта - словесно-цифровым (например, "24 февраля 2014 года").
В тексте числительные рекомендуется писать цифрами, а в начале абзаца - словами.
Например:
"Три км
В 3 км"
Разбивка чисел в цифровой форме на группы осуществляется пробелами через три цифры согласно разрядам десятков.
Например:
"65 439; 7 230".
Не разбиваются на группы цифры в числах, обозначающих номер (после знака номер), в марках машин и механизмов, в обозначениях нормативных документов и т.д. В многозначных числах точку между цифровыми группами ставить запрещается. В качестве десятичного знака может использоваться только запятая.
Информация об изменениях:
Пункт 14 изменен с 24 июня 2019 г. - Распоряжение администрации Костромской области от 24 июня 2019 г. N 120-ра
14. Приложения к проектам правовых актов печатаются на отдельных листах бумаги. При наличии приложений в тексте правового акта на них обязательно делается ссылка ("приложение N 1 ", "согласно приложению", "прилагаемый").
Размеры полей, шрифты и межстрочные интервалы при печатании приложений идентичны размерам, применяемым при печатании текстов постановлений (распоряжений).
В приложениях помещаются положения, порядки, планы, перечни, списки, составы, графики, таблицы, образцы и формы документов и др.
Если приложением утверждается (оформляется) образец или форма заявления, отчета и т.п., то в правом верхнем углу начала образца (формы) прописными буквами пишется слово "ОБРАЗЕЦ" или "ФОРМА".
При наличии в тексте приложений подстрочного текста он оформляется в именительном падеже, строчными буквами размером N 11 и выравнивается по центру черты, под которой располагается.
Если в тексте акта дается ссылка "согласно приложению", то на первой странице приложения в правом верхнем углу пишется слово "Приложение", ниже через один межстрочный интервал 18 пт дается ссылка на правовой акт. Все составные части реквизита центрируются относительно самой длинной строки и печатаются через 1 межстрочный интервал. Длина строки не должна превышать 8 см и ограничивается правым полем документа. При наличии нескольких приложений они нумеруются сквозной нумерацией.
Если приложение одно, то номер 1 не ставится.
Последнее приложение заканчивается чертой, расположенной по центру текста на расстоянии 3 межстрочных интервалов длиной 2 - 3 см.
При наличии в тексте правового акта формулировки "Утвердить" (прилагаемое положение, состав комиссии, перечень мероприятий, программу и т.д.) на самом приложении в правом верхнем углу располагается слово "УТВЕРЖДЕНО" или "УТВЕРЖДЕН" со ссылкой на правовой акт, его дату и номер.
Например:
"Приложение
УТВЕРЖДЕНО
постановлением
губернатора области
от "__"_____________20___ г. N___"
Слово "УТВЕРЖДЕНО" согласуется в роде и числе с первым словом наименования приложения: положение - УТВЕРЖДЕНО, состав - УТВЕРЖДЕН, программа - УТВЕРЖДЕНА, мероприятия - УТВЕРЖДЕНЫ.
Заголовок к тексту приложения печатается центрованным способом. Наименование вида документа - приложения (первое слово заголовка приложения) выделяется прописными буквами без дополнительного выделения (ПОЛОЖЕНИЕ, ПЕРЕЧЕНЬ, СПИСОК и т.д.). Межстрочный интервал между первой строкой заголовка и последующими строками может быть увеличен на пол-интервала.
Заголовок приложения отделяется от даты и номера правового акта
2 межстрочными интервалами, от текста приложения - 1 межстрочным интервалом.
Основная часть приложения может иметь следующие основные структурные единицы: разделы, главы, пункты, подпункты.
Разделы должны иметь порядковые номера в виде римских цифр, главы - в виде арабских цифр. После цифры ставится точка.
Заголовки печатаются со словом "Раздел", "Глава" соответственно без дополнительного выделения центрованным способом (относительно границ текста). Точка в конце заголовка не ставится.
Заголовки глав могут иметь ненумеруемые подзаголовки.
Разделы, главы и пункты в пределах всего правового акта должны иметь соответствующую сквозную нумерацию. Пункты могут подразделяться на подпункты, обозначаемые арабскими цифрами либо строчными буквами с закрывающей круглой скобкой.
Пункты и подпункты могут подразделяться на абзацы. Абзацы не нумеруются.
Текст приложения может быть оформлен в виде таблицы. Графы и строки таблицы должны иметь заголовки, выраженные именем существительным в именительном падеже. Подзаголовки граф и строк грамматически должны быть согласованы с заголовками. Строки должны быть пронумерованы. Текст таблицы должен быть напечатан размером не менее N 8, через 1 межстрочный интервал и выровнен по ширине столбца.
Если таблица печатается более чем на одной странице, графы таблицы должны быть пронумерованы, на второй и последующих страницах проставляются только порядковые номера граф.
Листы приложения нумеруются. Номер страницы проставляется по центру верхнего поля размером N 10 на расстоянии не менее 10 мм от верхнего края листа начиная со 2-го листа. Первая страница приложения не нумеруется. При оформлении утверждаемых правовым актом приложений, имеющих свои приложения, используется сквозная нумерация страниц для всех приложений.
При наличии в тексте приложений ссылки на сноску она оформляется звездочкой или цифрой со скобкой: "* или 1)". Текст сноски печатается через 1 межстрочный интервал в конце каждой страницы или после приложения в целом под чертой длиной в ширину страницы шрифтом N 8. После символа сноски ее текст печатается с прописной буквы. В конце текста сноски ставится точка.
На одной странице не должно проставляться более 3 сносок.
Состав рабочей группы (комиссии, организационного комитета, совета) оформляется в виде приложения в форме скрытой таблицы, состоящей из 3 граф:
фамилия, имя, отчество;
тире;
наименование должности (звания).
Первым указывается председатель (руководитель) рабочей группы, далее - заместитель председателя (руководителя) рабочей, затем - секретарь рабочей группы. Остальные члены рабочей группы располагаются в алфавитном порядке независимо от занимаемых должностей и подчиненности.
Знаки препинания после наименования должности не проставляются.
15. Проект правового акта должен быть согласован тем должностным лицом, чья должность и фамилия указаны в листе согласования. Проставление предлога "за" или косой черты перед наименованием должности не допускается. Если должностное лицо, предусмотренное листом согласования проекта правового акта, отсутствует, то правовой акт должен согласовываться лицом, исполняющим обязанности руководителя, или заместителем руководителя. В данном случае указывается фактическая должность лица, согласовавшего проект правового акта, и его фамилия и инициалы. Исправления "и.о." или "зам." вносятся машинописным способом или от руки.
Визы проставляются на оборотной стороне первого листа подлинника проекта правового акта.
Информация об изменениях:
Приложение 2 изменено с 24 июня 2019 г. - Распоряжение администрации Костромской области от 24 июня 2019 г. N 120-ра
Приложение N 2
к инструкции
по делопроизводству
в Администрации
Костромской области
(с изменениями от 24 июня 2019 г.)
ЛИСТ СОГЛАСОВАНИЯ
проекта правового акта Костромской области
"__________________________________________________________"
(заголовок проекта правового акта)
|
Должность, Ф.И.О. |
Дата |
Подпись |
Примечание |
|
Первый заместитель губернатора Костромской области (Фамилия И.О.) |
|
|
|
|
Заместитель губернатора Костромской области (Фамилия И.О.) |
|
|
|
|
Заместитель губернатора Костромской области - руководитель департамента Костромской области (Фамилия И.О.) |
|
|
|
|
Руководитель аппарата администрации Костромской области (Фамилия И.О.) |
|
|
|
|
Начальник правового управления администрации Костромской области (Фамилия И.О.) |
|
|
|
|
Начальник управления делопроизводства и организационной работы администрации Костромской области (Фамилия И.О.) |
|
|
|
|
Директор департамента Костромской области (Фамилия И.О.) |
|
|
|
Список рассылки документов:
Электронная копия сдана. Соответствие текста файла и оригинала
документа подтверждаю ___________________________________________________
_________________________________________________________________________
(подпись, должность, Ф.И.О., контактный телефон исполнителя
проекта правового акта)
_________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________
(подпись, должность, Ф.И.О., контактный телефон сотрудника
исполнительного органа государственной власти Костромской области,
разработавшего проект правового акта, осуществившего
юридическую экспертизу
проекта правового акта)
Правовую экспертизу провели: _______________________________________
_________________________________________________________________________
(подпись начальника и сотрудника отдела правового управления
администрации Костромской области, осуществивших юридическую экспертизу
проекта правового акта)
Информация об изменениях:
Приложение 3 изменено с 24 июня 2019 г. - Распоряжение администрации Костромской области от 24 июня 2019 г. N 120-ра
Приложение N 3
к инструкции
по делопроизводству
в Администрации
Костромской области
(с изменениями от 24 июня 2019 г.)
ФОРМА
ЛИСТ ДВИЖЕНИЯ
проекта правового акта Костромской области
"__________________________________________________________"
(заголовок проекта правового акта)
|
Наименование секретариата заместителя губернатора области, органа или структурного подразделения администрации области |
Дата приема проекта на визирование и подписи ответственных исполнителей |
Дата визирования проекта документа |
Дата возврата проекта и подписи ответственных исполнителей |
|
Приемная первого заместителя губернатора Костромской области |
|
|
|
|
Приемная заместителя губернатора Костромской области (Фамилия И.О.) |
|
|
|
|
Приемная заместителя губернатора Костромской области - руководителя департамента Костромской области |
|
|
|
|
Приемная руководителя аппарата администрации Костромской области |
|
|
|
|
Правовое управление администрации Костромской области |
|
|
|
|
Управление делопроизводства и организационной работы администрации Костромской области |
|
|
|
|
Исполнительный орган государственной власти Костромской области - разработчик проекта правового акта |
|
|
|
Приложение N 4
к инструкции
по делопроизводству
в Администрации
Костромской области
ПРОТОКОЛ
СОГЛАСИТЕЛЬНОГО СОВЕЩАНИЯ ПРИ
_______________________________________________
(должность, И.О.Фамилия)
ПО ВОПРОСУ_____________________________________
------------------------------------------------------------
г. Кострома "___"__________20__ года N___
ПРЕДСЕДАТЕЛЬСТВОВАЛ
ЗАМЕСТИТЕЛЬ ГУБЕРНАТОРА КОСТРОМСКОЙ ОБЛАСТИ
______________________________________________
(И.О.Фамилия)
Фамилия И.О. - должность
Фамилия И.О. - должность
1. О полученных замечаниях от департамента экономического развития
Костромской области
_________________________________________________________________________
(Фамилии)
1. Информацию_______________________________________________________
(должность, Фамилии И.О.)
по вопросу____________________________________________принять к сведению.
(наименование)
2. Наименование органа государственной власти, организации
(в дательном падеже) в срок до________обеспечить (содержание поручения).
Далее текст не приводится
Должность председательствующего И.О.Фамилия
Фамилия И.О., телефон *
----------------------------
<*> Отметка об исполнителе располагается на оборотной стороне
последнего листа документа в левом нижнем углу с указанием инициалов и
фамилии, номера его телефона с междугородним кодом.
Информация об изменениях:
Приложение 5 изменено с 28 ноября 2017 г. - Распоряжение администрации Костромской области от 28 ноября 2017 г. N 236-ра
Приложение N 5
к инструкции
по делопроизводству
в Администрации
Костромской области
(с изменениями от 28 ноября 2017 г.)
ПОЯСНИТЕЛЬНАЯ ЗАПИСКА
К ПРОЕКТУ ПРАВОВОГО АКТА (УКАЗАТЬ, КАКОГО ПРАВОВОГО АКТА)
"__________________________________________________________"
(заголовок проекта правового акта)
1. Обоснование необходимости принятия проекта правового акта.
Данный раздел включает в себя основания для издания проекта
правового акта, в том числе информацию о соответствии проекта правового
акта действующему федеральному и региональному законодательству, а также
сведения о государственной программе Российской Федерации, для
реализации которой принимается предлагаемый проект правового акта, либо
к сфере реализации которой он относится, или сведения об отсутствии
влияния предлагаемых решений на достижение целей государственной
программы Российской Федерации.
2. Общая характеристика проекта правового акта.
Данный раздел включает в себя краткое описание проекта правового
акта.
3. Возможные последствия принятия проекта правового акта.
Данный раздел включает в себя прогноз социально-экономических,
финансовых и иных последствий реализации предлагаемых решений, в том
числе для субъектов предпринимательской и иной экономической
деятельности.
4. Финансово-экономическое обоснование проекта правового акта.
Данный раздел включает в себя описание экономического эффекта от
реализации проекта правового акта, которое основывается на анализе
текущей ситуации по решениям, предлагаемым к принятию данным проектом
правового акта, прогнозе экономических и иных последствий реализации
таких решений.
Кроме того, данный раздел содержит оценку влияния (в том числе
косвенного) реализации проекта правового акта на доходы и расходы
областного бюджета и бюджетов муниципальных образований Костромской
области, а также, в зависимости от содержания проекта правового акта,
включает в себя расчеты в денежном выражении (тыс. рублей):
а) расходов соответствующего бюджета бюджетной системы Российской
Федерации в связи с реализацией проекта правового акта, прекращением
(отменой) действия других нормативных правовых актов с установлением
объема финансового обеспечения, в том числе:
бюджетных ассигнований (с их обоснованием) на реализацию решений,
предлагаемых к принятию проектом правового акта, сведений об источниках
финансового обеспечения в текущем финансовом году, в очередном
финансовом году и плановом периоде, а также за пределами планового
периода в случае, если срок реализации решений, предлагаемых к принятию
проектом правового акта, выходит за пределы планового периода;
дополнительных расходов соответствующего бюджета бюджетной системы
Российской Федерации на реализацию решений, предлагаемых к принятию
проектом правового акта, с указанием источников их финансового
обеспечения;
б) финансового обеспечения расходов из иных источников, включая
средства юридических и физических лиц по исполнению решений,
предлагаемых к принятию проектом правового акта (при реализации
правового акта, прекращении (отмене) его действия) (при наличии);
в) доходов соответствующего бюджета бюджетной системы Российской
Федерации в случае, если решения, предлагаемые к принятию проектом
правового акта, повлекут сокращение (увеличение) доходов
соответствующего бюджета бюджетной системы Российской Федерации;
г) увеличения (уменьшения) поступлений налогов, сборов и иных
обязательных платежей в соответствующий бюджет бюджетной системы
Российской Федерации.
5. Информация о проведении оценки регулирующего воздействия проекта
правового акта и ее результатах, а также о проведении общественного
обсуждения и его результатах.
Данный раздел содержит сведения о проведении или обоснование
непроведения оценки регулирующего воздействия в соответствии с
Положением о порядке проведения оценки регулирующего воздействия
проектов нормативных правовых актов Костромской области, утвержденным
постановлением администрации Костромской области от 15 ноября 2016 года
N 444-а "Об утверждении положения о порядке проведения оценки
регулирующего воздействия проектов нормативных правовых актов
Костромской области и порядка проведения публичных консультаций в
отношении проекта нормативного правового акта Костромской области".
Кроме того, в данный раздел включаются сведения о проведении либо
непроведении общественного обсуждения проекта правового акта в
соответствии с постановлением губернатора Костромской области от 9 июня
2017 года N 120 "О порядке размещения на официальном сайте администрации
Костромской области в информационно-телекоммуникационной сети Интернет
проектов нормативных правовых актов Костромской области в целях их
общественного обсуждения и проведения независимой антикоррупционной
экспертизы".
6. Информация о целесообразности разработки и принятия правовых
актов, необходимых для реализации предлагаемых решений, внесения
изменений, приостановления, признания утратившими силу правовых актов в
связи с принятием проекта правового акта.
Руководитель
структурного подразделения
администрации Костромской области,
исполнительного органа
государственной власти
Костромской области _______________ (________________________________)
(подпись) (Ф.И.О.)
Приложение N 6
к инструкции
по делопроизводству
в Администрации
Костромской области
/--------------------------------------------------------\
| Документы, связанные с общественным обсуждением |
|проекта нормативного правового акта Костромской области |
\--------------------------------------------------------/
| |
| |
| |
| |
/---------------------------------\ /--------------------------------\
|По итогам общественного| |Если общественное обсуждение не|
|обсуждения прилагаются сведения о| |проводилось, в пояснительной|
|результатах проведения| |записке к проекту нормативного|
|общественного обсуждения проекта| |правового акта указывается|
|нормативного правового акта| |конкретный пункт части 2|
|Костромской области на бланке| |статьи 13.1 Закона Костромской|
|исполнительного органа| |области от 11 января 2007 года|
|государственной власти| |N 106-4-ЗКО "О нормативных|
|Костромской области (структурного| |правовых актах Костромской|
|подразделения Аппарата) | |области", на основании которого|
| | |проект нормативного правового|
| | |акта Костромской области на|
| | |общественное обсуждение не|
| | |выносится |
\---------------------------------/ \--------------------------------/
Приложение N 7
к инструкции
по делопроизводству
в Администрации
Костромской области
На бланке
исполнительного органа
государственной власти
Костромской области
(подразделения Аппарата)
СВЕДЕНИЯ
о результатах рассмотрения замечаний и предложений,
поступивших в ходе общественного обсуждения проекта
нормативного правового акта Костромской области
"__________________________________"
(наименование проекта НПА)
В соответствии со статьей 13.1 Закона Костромской области от
11 января 2007 года N 106-4-ЗКО "О нормативных правовых актах Костромской
области" проект постановления губернатора (администрации) Костромской
области "________________________________" прошел процедуру общественного
(наименование проекта НПА)
обсуждения.
Начало общественного обсуждения - ___ ____________ 20___ года
Окончание общественного обсуждения - ___ ____________ 20___ года
Срок общественного обсуждения - ________дней.
В ходе общественного обсуждения____________________________________.
(информация о результатах)
_____________________________ ______________________________________
(должность руководителя) (И.О.Фамилия)
"____" ____________________20____ г.
Информация об изменениях:
Приложение 8 изменено с 24 июня 2019 г. - Распоряжение администрации Костромской области от 24 июня 2019 г. N 120-ра
Приложение N 8
к инструкции
по делопроизводству
в Администрации
Костромской области
Правила
оформления служебных документов
С изменениями и дополнениями от:
21 мая 2018 г., 24 июня 2019 г.
1. Служебная корреспонденция, подготовленная в структурных подразделениях аппарата администрации Костромской области, исполнительных органах государственной власти Костромской области, готовится как ответы на запросы различных органов, организаций, частных лиц и как инициативные письма. Служебные документы печатаются на бланках установленной формы.
По содержанию и назначению служебные документы могут быть инструктивными, гарантийными, информационными, письмами-запросами, письмами-извещениями, письмами-приглашениями, письмами-ответами и др.
2. Документы, подготавливаемые в администрации Костромской области, печатаются с использованием, как правило, текстового редактора Microsoft Word для Windows версии от 6.0 и выше шрифтом Times New Roman, размером N 14 через 1 межстрочный интервал (реквизиты "Адрес" и "Подпись" - через один интервал), таблицы - шрифтом размерами N 12 или N 13 через 1-1,5 интервала.
В отдельных случаях размер шрифта и межстрочные интервалы могут быть изменены (расположение нескольких слов, подписи, отдельных строк или столбцов таблицы на следующей странице и т.п.).
Отдельные внутренние документы могут быть написаны от руки (заявление, объяснительная записка).
Текст документа выравнивается по ширине листа (по границам левого и правого полей документа). Каждый лист документа должен иметь поля не менее:
левое - 2 см;
правое - 1 см;
нижнее - 2 см.
Верхнее поле документа в случае использования бланка устанавливается границами бланка "Губернатор Костромской области" или "Администрация Костромской области", но не менее 2 см.
Абзацный отступ текста от левой границы документа - 1,25 см.
3. При оформлении документов на двух и более страницах вторая и последующие страницы должны быть пронумерованы. Порядковые номера страниц проставляются арабскими цифрами по центру верхнего поля размером N 10 на расстоянии не менее 10 мм от верхнего края листа начиная со 2-го листа. Первая страница документа не нумеруется.
4. Оформленное на бланке письмо имеет следующие реквизиты:
1) наименование органа.
Например:
"Администрация Костромской области";
2) наименование должности.
Приводится на бланках должностных лиц, имеющих право пользования должностным бланком;
3) наименование структурного подразделения;
4) почтовый адрес, индекс предприятия связи, номер телефона, номер телефакса отправителя;
5) гриф (пометка) ограничения доступа к документу.
Гриф секретности или пометка "Для служебного пользования" с указанием номера экземпляра проставляются на первой странице документа, на обложке и титульном листе издания, а также на первой странице сопроводительного письма к документам, содержащим секретную и служебную информацию ограниченного распространения.
Гриф секретности (пометка) печатается в правом верхнем углу документа. Номер экземпляра проставляется ниже грифа секретности (пометки), отделяется 1,5 межстрочным интервалом и центрируется по отношению к нему;
6) дата.
На документах, оформленных на бланках, дата проставляется в соответствии с расположением этого реквизита.
Оформляется словесно-цифровым или цифровым способом. При оформлении даты словесно-цифровом способом "0" не ставится при написании даты с 1 по 9 число включительно.
Например:
"14 января 2014 года", "5 июня 2016 года" или "14.01.2014";
7) индекс (номер) документа.
На документах, оформленных на бланках, номер проставляется в соответствии с расположением этого реквизита.
В письмах-ответах проставляется номер, за которым зарегистрирован документ, на который дается ответ;
8) ссылка на индекс (номер) и дату документа, на который дается ответ.
При оформлении ответных писем приводится ссылка на номер и дату входящего письма, на которое дается ответ.
Например:
"На N 15-602 от 15.02.2014";
9) адресат.
Адресат используется при оформлении деловых (служебных) писем, внутренних информационно-справочных документов (докладных, служебных записок и др.).
Адресатом документа может быть организация, структурное подразделение организации, должностное или физическое лицо.
Реквизит "Адресат" располагается в правом верхнем углу первого листа документа. Максимальная длина строки не должна превышать 7,5 см и ограничивается правым полем. Строки, входящие в состав наименования должности, а также инициалы и фамилия адресата должны быть выровнены по левому краю в границах, отведенных для реквизита "Адресат".
При адресовании документа руководителю (заместителю руководителя) организации указываются в дательном падеже наименование должности руководителя (заместителя руководителя), включающее наименование организации, и фамилия, инициалы должностного лица.
Например:
"Руководителю
Федерального
архивного агентства
Фамилия И.О.".
При адресовании письма в организацию указывается ее полное или сокращенное наименование в именительном падеже.
Например:
"Федеральное архивное агентство" или "Росархив".
При адресовании документа в структурное подразделение организации в реквизите "Адресат" указывается в именительном падеже наименование организации, ниже - наименование структурного подразделения.
Например:
"Федеральное архивное агентство
Отдел государственной службы,
кадров и наград".
При адресовании письма руководителю структурного подразделения в именительном падеже указывается наименование организации, ниже - в дательном падеже наименование должности руководителя, включающее наименование структурного подразделения, фамилию, инициалы.
Например:
"АО "Профиль"
Руководителю договорно-
правового отдела
Фамилия И.О.".
Перед фамилией должностного лица допускается употреблять сокращение "г-ну" (господину), если адресат мужчина, или "г-же" (госпоже), если адресат женщина.
Например:
"г-ну Фамилия И.О." или "г-же Фамилия И.О.".
В ряде случаев перед фамилией лица, которому посылается письмо, указывается его титул.
Например:
"Его Превосходительству
господину И.Фамилия,
Чрезвычайному и Полномочному Послу
__________________________________
(официальное название страны)".
Особенностью оформления писем, направляемых зарубежным корреспондентам, является то, что в соответствии с принятыми в большинстве зарубежных стран стандартами адрес зарубежного корреспондента может располагаться, как правило, в левом нижнем углу первой страницы, независимо от количества страниц письма.
Допускается также оформление реквизита "Адресат" в соответствии с правилами, принятыми в переписке внутри страны, то есть в правом верхнем углу.
При рассылке документа группе организаций одного типа или в структурные подразделения одной организации адресат указывается обобщенно.
Например:
"Руководителям исполнительных
органов государственной власти
Костромской области".
При рассылке документа не всем организациям или структурным подразделениям под реквизитом "Адресат" в скобках указывается: "(по списку)".
Например:
"Руководителям исполнительных
органов государственной власти
Костромской области
(по списку)".
В одном документе не должно быть более четырех адресатов. Слово "Копия" перед вторым, третьим, четвертым адресатами не указывается. При большем количестве адресатов составляется список (лист, указатель) рассылки документа, на каждом документе указывается один адресат или адресат оформляется обобщенно.
В состав реквизита "Адресат" может входить почтовый адрес. Элементы почтового адреса указываются в последовательности, установленной Правилами оказания услуг почтовой связи, утвержденными Приказом Министерства связи и массовых коммуникаций Российской Федерации от 31 июля 2014 года N 234 "Об утверждении Правил оказания услуг почтовой связи".
Например:
"Всероссийский научно-исследовательский институт
документоведения и архивного дела
Профсоюзная ул., д. 82, Москва, 117393".
Почтовый адрес может не указываться в документах, направляемых в высшие органы государственной власти, вышестоящие организации, подведомственные организации и постоянным корреспондентам (за исключением направления писем указанным адресатам в конвертах с прозрачными окнами).
При адресовании документа физическому лицу указываются: фамилия, инициалы, почтовый адрес.
Например:
"Фамилия И.О.
Советская ул., д. 130, кв. 112
г. Галич, Костромская обл., 157203".
При отправке письма по электронной почте или по факсимильной связи (без досылки по почте) почтовый адрес не указывается. При необходимости может быть указан электронный адрес (номер телефона/факса).
Например:
"Всероссийский научно-исследовательский институт
документоведения и архивного дела
mail@vniidad.ru";
10) заголовок к тексту документа.
Заголовок составляется ко всем документам формата А4, за исключением телефонограмм, телеграмм и извещений.
Заголовок должен кратко и точно отражать содержание документа (о чем составлен документ).
Заголовок может формулироваться с помощью отглагольных существительных в предложном падеже ("Об отмене...", "Об организации...", "О состоянии..."). Если после заголовка идет ссылка на номер, то последняя строка заголовка подчеркивается.
Заголовок к тексту письма печатается от левой границы текстового поля.
Заголовок, состоящий из 2 и более строк, печатается шрифтом Times New Roman размером N 14 через 1 межстрочный интервал. Точка в конце заголовка не ставится;
11) текст документа.
Текст документа составляется на русском языке как государственном языке Российской Федерации.
Текст документа несет основное смысловое содержание документа - управленческое действие, решение и т.д. В связи с этим он должен быть ясным, кратким, обоснованным, обеспечивающим точное и однозначное восприятие изложенной в нем информации.
Текст документа печатается в установленных границах полей и отделяется от заголовка 2-3 межстрочными интервалами.
Текст документа рекомендуется начинать с обращения к адресату, которое печатается центрованным способом.
Например:
"Уважаемые коллеги (господа)!",
"Уважаемый(ая) ________________________________!
(имя, отчество)".
В обращении по должности наименование должности пишется с прописной буквы, в обращении по фамилии инициалы лица не указываются.
Структура, стиль и языковые средства изложения текста документа определяются видом документа.
Текст документа может быть представлен в форме связного текста, анкетной формы, таблицы или сочетания этих форм.
Сплошной связный текст документа содержит грамматически и логически согласованную информацию об управленческих действиях. Такой текст, как правило, состоит из двух частей.
В первой, констатирующей, части указываются факты, события, причины, основания, цели составления документа. В этой части, при необходимости, должна быть установлена взаимосвязь с правовыми актами или другими документами по данному вопросу. В письмах-ответах указывается номер и дата документа, на который дается ответ.
Во второй части излагаются решения, распоряжения, выводы, просьбы, предложения, рекомендации.
В тексте документа, подготовленном на основании законодательных или иных нормативных правовых актов, ранее изданных распорядительных документов, указываются их реквизиты:
наименование документа, наименование организации - автора документа, дата документа, регистрационный номер документа, заголовок к тексту или наименование вида документа;
наименование организации или должностного лица, утвердившего документ, дата утверждения документа.
При употреблении в тексте фамилий лиц инициалы указываются после фамилии.
В текстах документов должны употребляться только официально принятые обозначения, термины, аббревиатуры и графические сокращения.
Текст документа может содержать разделы, подразделы, пункты, подпункты, нумеруемые арабскими цифрами. Уровней рубрикации текста не должно быть более четырех.
В совместных документах текст излагается от первого лица множественного числа ("приказываем", "решили").
В документах, устанавливающих права и обязанности организаций, их структурных подразделений (положение, инструкция), а также содержащих описание ситуаций, анализ фактов или выводы (акт, справка), используется форма изложения текста от третьего лица единственного или множественного числа ("отдел осуществляет функции...", "в состав управления входят...", "комиссия провела проверку...").
В деловых (служебных) письмах используются формы изложения:
от первого лица множественного числа ("просим направить...", "представляем на рассмотрение...");
от третьего лица единственного числа ("департамент не возражает...", "управление считает возможным...");
от первого лица единственного числа ("считаю необходимым...", "предлагаю рассмотреть..."), если письмо оформлено на должностном бланке;
заключительная этикетная фраза "С уважением, ...";
12) отметка о наличии приложения.
Отметка о приложении содержит сведения о документе (документах), прилагаемом к основному документу (в сопроводительных письмах, претензиях, актах, справках и других информационно-справочных документах) или о том, что документ является приложением к основному документу (в документах - приложениях к распорядительным документам, положениям, правилам, инструкциям, договорам, планам, отчетам и др. документам).
При оформлении писем слово "Приложение" печатается от границы левого поля с прописной буквы, после двоеточия приводится название прилагаемого материала, указываются его объем и количество экземпляров.
В случаях, когда письмо имеет приложения, названные в тексте, отметка о наличии приложений оформляется по форме:
"Приложение: на 10 л. в 2 экз. N _____".
Если письмо имеет приложения, не названные в тексте, их наименования необходимо перечислить с указанием количества листов и количества экземпляров каждого приложения.
Например:
"Приложения:
1. Заключение на проект закона Костромской области
"_________________________________________" на 2 л. в 1 экз.
(заголовок законопроекта)
2. Пояснительная записка к проекту закона на 4 л. в 1 экз.".
Если к документу прилагается другой документ, имеющий приложение, отметка о наличии приложения оформляется по следующей форме:
"Приложение:
письмо прокуратуры Костромского района от 21 февраля 2013 года N 517 и приложение к нему, всего на 11 л. в 1 экз.".
Если приложение направляется не во все указанные в письме адреса, отметку о наличии приложения оформляют по следующей форме:
"Приложение: на 5 л. в 1 экз. в первый адрес.".
Если приложения сброшюрованы, количество листов не указывается.
Например:
"Приложение:
отчет о деятельности департамента культуры Костромской области в 2 экз.".
Если документ, являющийся приложением, имеет приложения с самостоятельной нумерацией страниц, отметка о наличии приложения оформляется по следующей форме:
"Приложение:
письмо департамента финансов Костромской области от 05.06.2015 N 03-04/228 и приложения к нему, всего на 5 л.".
Если приложением является обособленный электронный носитель (компакт-диск, usb-флеш-накопитель и др.), отметка о наличии приложения оформляется по следующей форме:
"Приложение:
CD в 1 экз.".
При этом на вкладыше (конверте), в который помещается носитель, указываются наименования документов, записанных на носитель, имена файлов;
13) подпись.
Подпись отделяется от последней строки текста 2-3 интервалами.
Наименование должности в реквизите "Подпись" печатается от левой границы текстового поля через 1 межстрочный интервал и центрируется относительно самой длинной строки. Если наименование должности состоит из двух и более строк, то они выравниваются по левому краю в границах, отведенных для реквизита. Длина самой длинной строки не должна, как правило, превышать 9 см.
Расшифровка подписи в реквизите "Подпись" располагается на уровне последней строки наименования должности с пробелом между инициалами имени, отчества и фамилией. Последняя буква в расшифровке подписи ограничивается правым полем.
Если письмо оформляется на должностном бланке, то наименование должности в реквизите "Подпись" не указывается.
При подписании документа несколькими должностными лицами, занимающими разное положение, их подписи располагаются одна под другой в последовательности, соответствующей иерархии занимаемых должностей.
При подписании документа несколькими лицами, равными по должности, в том числе руководителями двух и более субъектов Российской Федерации, подписи располагают на одном уровне. При оформлении таких писем должностные бланки не используются.
Например:
"Губернатор Губернатор Губернатор
Костромской области Ивановской области Кировской области
И.О.Фамилия И.О.Фамилия И.О.Фамилия
"__" __________ 20__ г. "__" __________ 20__ г. "__" __________ 20__ г.
N _________________ N _________________ N _________________".
В документах, составленных комиссией, в подписи указывается статус лица в составе комиссии.
Например:
"Председатель комиссии Подпись И.О.Фамилия
Члены комиссии Подпись И.О.Фамилия
Подпись И.О.Фамилия".
При подписании документа лицом, исполняющим обязанности руководителя, подпись оформляется с указанием статуса должностного лица в соответствии с приказом (распоряжением).
Например:
"И.о. директора департамента Подпись И.О.Фамилия",
"Исполняющий обязанности
директора департамента Подпись И.О.Фамилия".
При подписании документа лицом, имеющим право подписи в случае временного отсутствия руководителя, исправления в наименование должности и расшифровку фамилии уже подготовленного и согласованного проекта документа вносятся от руки или с использованием соответствующих штампов. Не допускается ставить косую черту, надпись "за" перед наименованием должности лица в подписи, если документ подписывает иное должностное лицо.
Отметка об электронной подписи используется при визуализации электронного документа, подписанного электронной подписью, с соблюдением следующих требований:
место размещения отметки об электронной подписи должны соответствовать месту размещения собственноручной подписи в аналогичном документе на бумажном носителе;
элементы отметки об электронной подписи должны быть видимыми и читаемыми при отображении документа в натуральном размере;
элементы отметки об электронной подписи не должны перекрываться или накладываться друг на друга;
элементы отметки об электронной подписи не должны перекрывать элементы текста документа и другие отметки об электронной подписи (при наличии).
Отметка об электронной подписи в соответствии с законодательством Российской Федерации включает фразу "Документ подписан электронной подписью", номер сертификата ключа электронной подписи, Ф.И.О. владельца сертификата, срок действия сертификата ключа электронной подписи. Отметка об электронной подписи может включать изображение герба, эмблемы органа власти (организации) в соответствии с действующим законодательством.
Например:
"
/------------------------------------------\
|Герб ДОКУМЕНТ ПОДПИСАН |
|(эмблема) ЭЛЕКТРОННОЙ ПОДПИСЬЮ |
Наименование |органа |
должности |власти | Н.Н.Николаев
|Сертификат 1а111ааа00000000001 |
|Владелец Николаев Николай Николаевич |
|Действителен с 01.12.2013 по 01.12.2018 |
\------------------------------------------/
";
14) печать.
Печать заверяет подлинность подписи должностного лица на документах, удостоверяющих права лиц, фиксирующих факты, связанные с финансовыми средствами, а также на иных документах, предусматривающих заверение подписи печатью в соответствии с законодательством Российской Федерации.
Документы заверяют печатью организации. Печать проставляется, не захватывая собственноручной подписи лица, подписавшего документ, или в месте, обозначенном "МП" ("Место печати");
15) исполнитель.
Отметка об исполнителе включает фамилию, имя и отчество исполнителя полностью, номер его телефона, включающий в себя код для междугородных звонков. Отметка об исполнителе может дополняться наименованием должности, структурного подразделения и электронным адресом исполнителя.
Отметка об исполнителе оформляется на лицевой стороне последнего листа документа от границы левого поля или, при отсутствии места, - на оборотной стороне внизу слева.
Например:
"Забелин Иван Андреевич,
отдел контроля, главный специалист-эксперт,
+7 (495) 924-45-67, Zabelin@gov.ru".
Отметка об исполнителе может оформляться как нижний колонтитул и печататься размером шрифта N 12.
5. При печатании реквизиты письма отделяются один от другого 2-3 интервалами.
Например:
"ГУБЕРНАТОР
КОСТРОМСКОЙ ОБЛАСТИ
Дзержинского ул., 15, г. Кострома, Председателю
156006 Костромской областной Думы
тел. (4942) 31-34-72,
тел./факс (4942) 31-33-95 Фамилия И.О.
E-mail: info@adm44.ru
ОКПО 00021947, ОГРН 1024400534070
ИНН/КПП 4401013212/440101001
от "___" __________ 20__ г. N _____
на N ____ от "__" _________ 20__ г.
Уважаемый ________________________________________!
(имя, отчество)
В порядке законодательной инициативы вношу проект закона Костромской
области "______________________________________________________________".
(наименование законопроекта)
Представлять законопроект в Костромской областной Думе поручаю
________________________________________________________________________.
(должность, фамилия, имя, отчество представителя губернатора
Костромской области)
И.О.Фамилия
Фамилия, имя, отчество
(4942) номер телефона".
Данный вариант используется в случае представления законопроекта должностными лицами федеральных органов, органов местного самоуправления муниципальных образований Костромской области, депутатами Костромской областной Думы, иными субъектами права законодательной инициативы при внесении совместных законодательных инициатив.
Приложение N 9
к инструкции
по делопроизводству
в Администрации
Костромской области
ПОВЕСТКА ДНЯ
СОВЕЩАНИЯ ПРИ ГУБЕРНАТОРЕ КОСТРОМСКОЙ ОБЛАСТИ
___________________________________ПО ВОПРОСУ
(И.О.Фамилия)
"О__________________________________________"
(наименование вопроса)
Дата проведения:
___ ________________ 20___ года
Время:
Место проведения:
1. Формулировка вопроса
|
Доклад: |
Фамилия, Имя, Отчество - должность без сокращений и аббревиатур. Время для доклада до ______минут |
|
Содоклад(ы): |
Фамилия, Имя, Отчество - должность без сокращений и аббревиатур. Время для содоклада - ______минут |
|
Выступления: |
Фамилия, Имя, Отчество - должность без сокращений и аббревиатур Время для выступления до ______минут |
2. Формулировка вопроса
|
Доклад: |
Фамилия, Имя, Отчество - должность без сокращений и аббревиатур. Время для доклада до ______минут |
|
Содоклад(ы): |
Фамилия, Имя, Отчество - должность без сокращений и аббревиатур. Время для содоклада до ______минут |
________________________ ______________ _________________________________
(должность) (подпись) (И.О. Фамилия)
___ ________________ 20___ года
(проставляется собственноручно)
Приложение N 10
к инструкции
по делопроизводству
в Администрации
Костромской области
СПИСОК
участников совещания при губернаторе Костромской области
____________________________ по вопросу ________________
И.О.Фамилия
________________________________
Дата проведения:
___ ________________ 20___ года
Время:
Место проведения:
|
|
Ф.И.О. |
|
Должность |
Причина отсутствия |
Замена |
|
1. |
|
- |
|
|
|
|
2. |
|
- |
|
|
|
|
3. |
|
- |
|
|
|
|
4. |
|
- |
|
|
|
|
5. |
|
- |
|
|
|
Приложение N 11
к инструкции
по делопроизводству
в Администрации
Костромской области
Основные требования
по составлению пресс-релиза
Цель: краткое информационное сообщение, предназначенное для оповещения общественности.
Структура:
1. Бланк
2. Текст:
1) заголовок, главная цель которого - привлечь внимание, должен кратко, емко и четко формулировать основное содержание пресс-релиза. В заголовке не должно быть стилистических изысков, броских фраз, избитых клише или превосходных степеней. Размещается по центру страницы в одну строку;
2) лид - предваряющий текст. Краткое (в двух предложениях) изложение сути сообщения;
3) основной текст - развитие темы первого абзаца: факты, цифры, комментарии и цитаты. В основной части требуется обосновать актуальность и значимость сообщения.
Должен содержать минимально достаточный объем информации и помещаться на одной странице формата А4. Фраза должна содержать не больше 12 - 13 слов. Не рекомендуется растягивать абзацы больше, чем на 6 строк.
Текст должен быть понятным, исключающим неоднозначное толкование фактов, без использования специальной лексики;
4) контактные лица - Ф.И.О., телефон, e-mail размещаются на оборотной стороне пресс-релиза.
В анонсовых пресс-релизах, оповещающих о мероприятии, необходимо указать тему, имена основных участников, некоторые подробности, которые могли бы убедить в целесообразности и важности события.
Информация об изменениях:
Заголовок изменен с 24 июня 2019 г. - Распоряжение администрации Костромской области от 24 июня 2019 г. N 120-ра
Приложение N 12
к инструкции
по делопроизводству
в Администрации
Костромской области
Правила
оформления протоколов заседаний, совещаний, проводимых губернатором Костромской области, первым заместителем губернатора Костромской области, заместителями губернатора Костромской области, заместителем губернатора Костромской области - руководителем департамента Костромской области, руководителем аппарата администрации Костромской области и другими должностными лицами
С изменениями и дополнениями от:
24 июня 2019 г.
Информация об изменениях:
Пункт 1 изменен с 24 июня 2019 г. - Распоряжение администрации Костромской области от 24 июня 2019 г. N 120-ра
1. Протоколы заседаний, совещаний оформляются на стандартных листах бумаги шрифтом TimesNewRoman размером N 14.
Текст протоколов выравнивается по ширине листа (по границам левого и правого полей документа). Каждый лист документа должен иметь поля не менее: верхнее и нижнее - 2 см, левое - 2,75 см, правое - 2,25 см. Абзацный отступ текста от левой границы документа - 1,25 см.
При оформлении протоколов на двух и более страницах вторая и последующие страницы должны быть пронумерованы. Порядковые номера страниц проставляются арабскими цифрами по центру верхнего поля размером N 10 на расстоянии не менее 10 мм от верхнего края листа начиная со 2-го листа. Первая страница документа не нумеруется
2. При оформлении протоколов используются следующие реквизиты:
1) вид документа: "ПРОТОКОЛ"
Печатается центрованным способом прописными буквами. Выделяется полужирным шрифтом;
Информация об изменениях:
Подпункт 2 изменен с 24 июня 2019 г. - Распоряжение администрации Костромской области от 24 июня 2019 г. N 120-ра
2) вид заседания, совещания
Печатается центрованным способом ниже реквизита "Наименование вида документа" через пробел прописными буквами и согласуется с ним в родительном падеже;
3) место проведения, дата и номер
Через пробел от предыдущего реквизита проставляется двойная горизонтальная черта. Через пробел от горизонтальной черты от границы левого поля на одной строке печатается место проведения заседания, совещания, дата и номер.
Дата проведения совещания оформляется словесно-цифровым способом, номер протокола арабскими цифрами.
Например:
|
"г. Кострома |
20 декабря 2015 года N________;" |
4) слово "Председательствовал"
Печатается через интервал от предыдущего реквизита центрованным способом прописными буквами через 1 межстрочный интервал с указанием должности, инициалов и фамилии председательствовавшего на заседании, совещании;
5) слово "Присутствовали:"
Печатается от границы левого поля, слово подчеркивается.
Список присутствующих располагается через пробел в форме скрытой таблицы, состоящей из 4 граф:
наименование должности (звания) (ширина, не более 8 см)
дефис (ширина не более 1 см);
инициалы, фамилия (ширина не более 4,5 см);
Информация об изменениях:
Подпункт 6 изменен с 24 июня 2019 г. - Распоряжение администрации Костромской области от 24 июня 2019 г. N 120-ра
6) далее через пробел в зависимости от вида заседания, совещания печатается вопрос повестки заседания, совещания.
Вопрос повестки заседания, совещания печатается центрованным способом с нумерацией вопросов римскими цифрами с точкой и с фамилиями выступающих по данному вопросу (фамилии печатаются под чертой, которая через пробел отделяет вопрос повестки).
Например:
"
I. Об исполнении областного бюджета
за период с 8 по 14 декабря 2014 года
____________________________________________________________________ ___________
(Фамилия, Фамилия, Фамилия)
"
Затем через пробел печатаются протокольные поручения от границы левого поля с нумерацией арабскими цифрами с точкой;
В документах коллегиальных и совещательных органов текст протокола излагается от третьего лица множественного числа ("слушали", "выступили", "постановили", "решили").
Информация об изменениях:
Подпункт 7 изменен с 24 июня 2019 г. - Распоряжение администрации Костромской области от 24 июня 2019 г. N 120-ра
7) подпись.
Состоит из наименования должности лица, председательствовавшего на заседании или совещании, его личной подписи и расшифровки подписи (инициалов имени и фамилии).
Протокол согласительных совещаний подписывается всеми участниками совещания.
Пример:
"
ПРОТОКОЛ
ЗАСЕДАНИЯ АДМИНИСТРАЦИИ КОСТРОМСКОЙ ОБЛАСТИ
-------------------------------------------------------------------------
г. Кострома "__" __________________ 2015 г. N____
ПРЕДСЕДАТЕЛЬСТВОВАЛ
_____________________________
(должность, инициалы, фамилия)
|
Присутствовали: |
|
|
Главный федеральный инспектор по Костромской области аппарата полномочного представителя Президента Российской Федерации в Центральном федеральном округе |
- инициалы и фамилия |
|
Председатель Костромской областной Думы |
- инициалы и фамилия |
|
Первый заместитель губернатора области, заместители губернатора области, заместитель губернатора области - руководитель департамента Костромской области, руководитель аппарата администрации области |
- инициалы и фамилии в алфавитном порядке |
|
Руководители департаментов |
- инициалы и фамилии в алфавитном порядке |
|
Руководители (заместители руководителей) исполнительных органов государственной власти Костромской области |
- инициалы и фамилии в алфавитном порядке |
|
Руководители (заместители) подразделений Аппарата Главы (заместители) муниципальных образований области |
- инициалы и фамилии в алфавитном порядке инициалы и фамилии в алфавитном порядке |
|
Руководители (заместители руководителей) территориальных органов федеральных исполнительных органов власти |
- инициалы и фамилии в алфавитном порядке |
|
ответственные работники администрации области, представители средств массовой информации. | |
I. О мероприятиях по реализации в Костромской области положений
Градостроительного кодекса Российской Федерации по осуществлению
государственного строительного надзора при строительстве,
реконструкции, капитальном ремонте объектов капитального
строительства в 2013 году и задачах на 2014 год
_________________________________________________________________
(Фамилия, Фамилия, Фамилия)
1. Информацию заместителя губернатора области Фамилия И.О. о
мероприятиях по реализации в Костромской области положений
Градостроительного кодекса Российской Федерации по осуществлению
государственного строительного надзора при строительстве, реконструкции,
капитальном ремонте объектов капитального строительства в 2013 году и
задачах на 2014 год принять к сведению.
2. Отделу контроля администрации области:
1) проверить качество проверок, проведенных специалистами
департамента строительства, архитектуры и градостроительства Костромской
области в 2013 году, а также правоприменительную практику с точки зрения
Градостроительного кодекса Российской Федерации и Кодекса Российской
Федерации об административных правонарушениях;
2) об итогах проверки доложить на еженедельном совещании при
губернаторе области.
Далее текст не приводится.
Председательствующий _________________________
И.О.Фамилия
"
Информация об изменениях:
Приложение 13 изменено с 24 июня 2019 г. - Распоряжение администрации Костромской области от 24 июня 2019 г. N 120-ра
Приложение N 13
к инструкции
по делопроизводству
в Администрации
Костромской области
(с изменениями от 24 июня 2019 г.)
Протокол
заседания администрации Костромской области
(коллегий, совещаний при губернаторе Костромской
области, совещаний и комиссий при первом
заместителе губернатора Костромской области,
заместителях губернатора Костромской области,
заместителе губернатора Костромской области -
руководителе департамента Костромской области)
г. Кострома "__" __________________ 2015 г. N____
ПРЕДСЕДАТЕЛЬСТВОВАЛ
_____________________________
(должность, инициалы, фамилия)
|
Присутствовали: |
|
|
Главный федеральный инспектор по - Костромской области аппарата полномочного представителя Президента Российской Федерации в Центральном федеральном округе |
- инициалы и фамилия |
|
Председатель Костромской областной - Думы |
- инициалы и фамилия |
|
Первый заместитель губернатора области, заместители губернатора области, заместитель губернатора области - руководитель департамента Костромской области, руководитель аппарата администрации области |
- инициалы и фамилии в алфавитном порядке |
|
Руководители (заместители - руководителей) исполнительных органов государственной власти области |
- инициалы и фамилии в алфавитном порядке |
|
Руководители (заместители) - подразделений Аппарата |
- инициалы и фамилии в алфавитном порядке |
|
Главы (заместители) муниципальных образований области |
- инициалы и фамилии в алфавитном порядке |
|
Руководители (заместители - руководителей) территориальных органов федеральных исполнительных органов власти |
- инициалы и фамилии в алфавитном порядке |
|
ответственные работники администрации области, представители средств массовой информации. | |
I. О________________________________________
(наименование вопроса)
______________________________________________________________
(Фамилия, Фамилия, Фамилия)
1. Информационно-аналитическому управлению Костромской области
совместно с управлением по защите населения и территорий Костромской
области и Главным управлением МЧС России по Костромской области
продолжить информирование населения в СМИ о правилах поведения и мерах
безопасности на водных объектах в зимний период.
2. Департаменту образования и науки Костромской области совместно с
Главным управлением МЧС России по Костромской области до начала зимних
каникул организовать проведение занятий в образовательных организациях
по вопросам безопасного поведения учащихся на водных объектах в зимний
период.
Далее текст не приводится.
Председательствующий И.О.Фамилия
Приложение N 14
к инструкции
по делопроизводству
в Администрации
Костромской области
ПРОЕКТ
РАСПОРЯЖЕНИЕ
ЗАМЕСТИТЕЛЯ ГУБЕРНАТОРА КОСТРОМСКОЙ ОБЛАСТИ
от "___"______________2014 г. N_____
г. Кострома
Заголовок
(центрованным способом, полужирным шрифтом)
Текст
Заместитель губернатора
Костромской области И.Фамилия
Приложение N 15
к инструкции
по делопроизводству
в Администрации
Костромской области
Электронно-регистрационная карточка
правовых актов Президента Российской Федерации,
Правительства Российской Федерации
АДМИНИСТРАЦИЯ КОСТРОМСКОЙ ОБЛАСТИ
|
Входящий N и дата регистрации |
Вид документа |
Исходящий N полученного документа |
|
пр-____________ (номер) |
Постановление Правительства Российской Федерации |
N___________ |
|
__ _______20__ года |
___ _______20__ года |
|
|
Содержание |
О____________________________________________________- (наименование) |
|
|
"ориг. Фамилия И. О. Резолюция:__ ____________20___ года Фамилия И.О., Фамилия И.О., Фамилия И.О. К исполнению (__ ____________20___ года Фамилия И.О.) | ||
Приложение N 16
к инструкции
по делопроизводству
в Администрации
Костромской области
Электронно-регистрационная карточка
проектов федеральных законов
АДМИНИСТРАЦИЯ КОСТРОМСКОЙ ОБЛАСТИ
|
Входящий N и дата регистрации |
Вид документа |
Исходящий N полученного документа |
|
гд-__________ (номер) |
Выписка из протокола заседания Совета Государственной Думы |
N_________ |
|
__ ________20__ года |
__ ________20__ года |
|
|
Содержание |
О проекте федерального закона N ______ "О _____________________________________________" - наименование вносят депутаты Государственной Думы И.О.Фамилия, И.О.Фамилия. Срок до ___ ________________ 20____ года |
|
|
"ориг. Фамилия И.О. Резолюция: ___ ___________ 20__ года Фамилия И.О., Фамилия И.О. В соответствии с регламентом администрации Костромской области (постановление губернатора Костромской области N 277 от 05.12.2012) срок - ___ _________________ 20___ года (___ _________________ 20___ года Фамилия И.О., Фамилия И.О.) | ||
Приложение N 17
к инструкции
по делопроизводству
в Администрации
Костромской области
[Герб]
ГУБЕРНАТОР Государственная Дума
КОСТРОМСКОЙ ОБЛАСТИ Федерального Собрания
Дзержинского ул.,15, г. Кострома, Российской Федерации
156006 тел. (4942) 31-34-72,
тел/факс (4942) 31-33-95 Председателю Комитета
E-mail: info@adm44.ru по безопасности и
ОКПО 00021947, ОГРН 1024400534070 противодействию
ИНН/КПП 4401013212/440101001 коррупции
от "___" ______________20___ г. N___ И.О.Фамилия
на N _____от __________"___" 20__ г.
О проекте федерального
закона N_________
Уважаемый(ая)_____________________!
В администрации Костромской области рассмотрен проект федерального
закона N _______ "О ___________________________________________________",
внесенный_______________________________________________________________.
субъекты законодательной инициативы
Администрация Костромской области данный законопроект поддерживает.
И.О.Фамилия
* Фамилия И.О.
(4942) номер телефона
_________________________________________________________________________
* Отметка об исполнителе располагается на оборотной стороне листа
документа в левом нижнем углу с указанием инициалов, фамилии и телефона с
междугородним кодом исполнителя
Приложение N 18
к инструкции
по делопроизводству
в Администрации
Костромской области
Примерный перечень
документов, не подлежащих регистрации отделом корреспонденции и документооборота управления делопроизводства и организационной работы администрации Костромской области
С изменениями и дополнениями от:
24 июня 2019 г.
Информация об изменениях:
Пункт 1 изменен с 24 июня 2019 г. - Распоряжение администрации Костромской области от 24 июня 2019 г. N 120-ра
1. Инициативные служебные записки в адрес губернатора Костромской области от первого заместителя губернатора Костромской области, заместителей губернатора Костромской области, заместителя губернатора Костромской области - руководителя департамента Костромской области, руководителя аппарата администрации Костромской области, управляющего делами администрации Костромской области, руководителей структурных подразделений аппарата администрации Костромской области, руководителей исполнительных органов государственной власти Костромской области
2. Повестки, программы совещаний, конференций
3. Приглашения на различные мероприятия без надлежащих реквизитов письма
4. Поздравительные и благодарственные письма и телеграммы
5. Учебные планы, программы
6. Рекламные извещения, плакаты, брошюры, буклеты
7. Прейскуранты цен
8. Технические условия
9. Договоры и соглашения
10. Бухгалтерские документы
11. Периодические издания (книги, журналы, брошюры, бюллетени)
12. Формы статистической отчетности
13. Корреспонденция, адресованная с пометкой "Лично"
14. Приветственные адреса
15. Наградные материалы
16. Утратил силу с 24 июня 2019 г. - Распоряжение администрации Костромской области от 24 июня 2019 г. N 120-ра
Информация об изменениях:
17. Почетные грамоты, свидетельства
Информация об изменениях:
Пункт 18 изменен с 24 июня 2019 г. - Распоряжение администрации Костромской области от 24 июня 2019 г. N 120-ра
18. Ответы глав муниципальных образований Костромской области на письма за подписью губернатора Костромской области о ненадлежащем исполнении обязанностей
Информация об изменениях:
Пункт 19 изменен с 24 июня 2019 г. - Распоряжение администрации Костромской области от 24 июня 2019 г. N 120-ра
19. Ответы на письма-запросы за подписью первого заместителя губернатора Костромской области, заместителей губернатора Костромской области, заместителя губернатора Костромской области - руководителя департамента Костромской области, статс-секретаря - заместителя губернатора Костромской области, руководителя аппарата администрации Костромской области, управляющего делами администрации Костромской области, если количество адресатов более 7
20. Сводки (о ходе уборочной кампании, о режимах работы Волжско-Камского каскада и т.д.)
21. Отчеты об исполнении поручений губернатора области, находящихся на контроле в отделе контроля
22. Письменные обращения граждан и объединений граждан (в том числе - юридических лиц)
23. Представления членов Совета Федерации Федерального Собрания Российской Федерации, депутатов Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации
24. Судебные акты: решения, определения, постановления, приказы, повестки, копии апелляционных, кассационных, надзорных жалоб, исковых заявлений, отзывов, возражений, адресованных в суды и представляемые в администрацию области для сведения и приобщения к материалам судебного дела
Информация об изменениях:
Пункт 25 изменен с 24 июня 2019 г. - Распоряжение администрации Костромской области от 24 июня 2019 г. N 120-ра
25. Корреспонденция, поступившая на имя руководителей структурных подразделений аппарата администрации Костромской области
Приложение N 19
к инструкции
по делопроизводству
в Администрации
Костромской области
Перечень
документов, не подлежащих преобразованию в электронный образ (сканированию)
1. Сброшюрованные документы
2. Документы формата, отличного от А4
3. Документы объемом более 15 листов
4. Приложения к документам, оформленные в виде:
1) инвестиционного проекта
2) книги
3) газеты
4) журнала
5) бюллетеня
6) открытки
7) статистического сборника
8) счета
9) накладной
10) сметы
11) квитанции
12) прошитых договоров
13) рекламных изданий
14) фотографий, рисунков, других подобных поступлений
5. Документы с грифом "Для служебного пользования"
Приложение N 20
к инструкции
по делопроизводству
в Администрации
Костромской области
Электронно-регистрационная карточка
входящего документа за подписью губернатора Костромской области
АДМИНИСТРАЦИЯ КОСТРОМСКОЙ ОБЛАСТИ
_________________________________________________________________________
_____________________________________________
(наименование организации-адресанта)
___ _______________ 20___ года N ______-___- 0 ______________________
регистрационный вид док-та, исх. N
номер и дата
_________________________________________________________________________
О________________________________________________________________________
(содержание вопроса)
_________________________________________________________________________
"ориг._________________________
(Фамилия И.О.)
Информация об изменениях:
Заголовок изменен с 24 июня 2019 г. - Распоряжение администрации Костромской области от 24 июня 2019 г. N 120-ра
Приложение N 21
к инструкции
по делопроизводству
в Администрации
Костромской области
(с изменениями от 24 июня 2019 г.)
Электронно-регистрационная карточка
входящего документа за подписью первого заместителя
губернатора Костромской области, заместителей
губернатора Костромской области, заместителя
губернатора Костромской области - руководителя
департамента Костромской области, руководителя
аппарата администрации Костромской области
АДМИНИСТРАЦИЯ КОСТРОМСКОЙ ОБЛАСТИ
регистрационный вид док-та, исх. N
номер и дата
О________________________________________________________________________
(содержание вопроса)
"ориг._________________________
(Фамилия И.О.)
Информация об изменениях:
Приложение 22 изменено с 24 июня 2019 г. - Распоряжение администрации Костромской области от 24 июня 2019 г. N 120-ра
Приложение N 22
к инструкции
по делопроизводству
в Администрации
Костромской области
Рекомендации
по подготовке и оформлению служебных записок на имя губернатора Костромской области о выполнении поручения
С изменениями и дополнениями от:
24 июня 2019 г.
|
На бланке государственного органа исполнительной власти Костромской области (структурные подразделения аппарата администрации Костромской области) |
Губернатору Костромской области И.О. Фамилия |
О выполнении поручения
СЛУЖЕБНАЯ ЗАПИСКА
Общий объем - 1 страница текста
1. Первый абзац - ссылка на поручение:
"В соответствии с Вашим поручением от ________________ N _____ о ______________ докладываю: поручение исполнено или поручение не исполнено"
2. Краткий отчет о выполнении поручения (что сделано) - 1 - 2 абзаца
3. Результат (конкретные цифры, анализ, даты) - варианты:
1) снижены неэффективные расходы (сумма)
2) поступление доходов в бюджет (сумма)
3) привлечено средств федерального бюджета (сумма)
4) привлечено инвестиций
5) привлечены средства внебюджетных источников
6) погашена задолженность (сумма)
7) оптимизирована численность служащих
8) выполнены ремонтные работы (сумма)
9) заключены государственные, муниципальные контракты на сумму
10) экономия от проведенных конкурсных процедур составила (сумма)
11) вхождение в ФАИП, ФЦП (с подтверждением)
12) принят правовой акт
13) заключен договор (соглашение)
14) подготовлена проектно-сметная документация
15) приведены в нормативное состояние объекты
16) снижена стоимость квадратного метра жилья
17) увеличена средняя заработная плата
18) увеличен выпуск продукции
19) направлено исковых заявлений (сумма)
20) поставлено на государственный учет объектов и другие.
Если в поручении требовался ответ в адрес заявителя, обязательна копия данного ответа.
Ответы за подписью руководителей исполнительных органов государственной власти Костромской области, структурных подразделений аппарата администрации Костромской области визируются курирующими заместителями губернатора области на титульном листе.
Для перевода контроля поручения губернатора области на внутренний контроль необходимо представить служебную записку на имя губернатора области о целесообразности последующего контроля курирующим заместителем губернатора области.
Если работа с документом требует дополнительного времени, в служебной записке необходимо указать конкретную дату выполнения работы.
Результативная часть: выводы, предложения (не более 1 абзаца) выделяются жирным шрифтом. Последнее предложение предполагает варианты:
- прошу поручение с контроля снять;
- прошу продлить срок исполнения поручения до________________;
- докладываю на Ваше решение;
- докладываю в порядке информирования.
Детальная, более подробная информация (схемы, планы мероприятий, программы, списки и др.) оформляется приложением. Если такая информация требует утверждения или согласования с губернатором области, то об этом делается ссылка в тексте записки: документ (его наименование) прилагается, прошу утвердить или согласовать.
Все отчетные материалы должны быть сканированы и прикреплены к отчету об исполнении резолюции в системе электронного документооборота.
Инициативная служебная записка
Инициативная служебная записка предполагает краткое изложение сути проблемы и предложения по ее реализации объемом не более 1 страницы. Это может быть перечень в кратком изложении (1, 2, 3), приложение в виде плана мероприятий и т.д. Завершается записка словами: "докладываю на Ваше решение".
Отметка об исполнителе располагается на оборотной стороне последнего листа документа в левом нижнем углу.
Информация об изменениях:
Приложение 23 изменено с 24 июня 2019 г. - Распоряжение администрации Костромской области от 24 июня 2019 г. N 120-ра
Приложение N 23
к инструкции
по делопроизводству
в Администрации
Костромской области
(с изменениями от 24 июня 2019 г.)
На бланке Губернатору
государственного органа Костромской области
исполнительной власти
Костромской области И.О.Фамилия
(структурные подразделения
аппарата администрации
Костромской области)
Об исполнении поручения
Президента Российской Федерации
(Председателя Правительства
Российской Федерации)
СЛУЖЕБНАЯ ЗАПИСКА
В соответствии с поручением (указанием) Президента Российской
Федерации (Председателя Правительства Российской Федерации) от __ _______
20___ года, ______________________ N______, "___________________________"
(абзац, подпункт, пункт документа) (текст поручения)
докладываю:
Поручение исполнено.
Информация о выполнении.
Прошу поручение снять с контроля.
___________________________________ _________________________
(должность курирующего (И.О.Фамилия)
заместителя губернатора области)
На обороте служебной записки размещается виза руководителя
исполнительного органа государственной власти Костромской области,
структурные подразделения аппарата администрации Костромской области,
подготовившего информацию об исполнении, а также визы соисполнителей
документа.
Информация об изменениях:
Приложение 24 изменено с 24 июня 2019 г. - Распоряжение администрации Костромской области от 24 июня 2019 г. N 120-ра
Приложение N 24
к инструкции
по делопроизводству
в Администрации
Костромской области
(с изменениями от 24 июня 2019 г.)
На бланке Губернатору
государственного органа Костромской области
исполнительной власти
Костромской области И.О.Фамилия
(структурные подразделения
аппарата администрации
Костромской области)
О неисполнении поручения
(указания) Президента
Российской Федерации
(Председателя Правительства
Российской Федерации)
СЛУЖЕБНАЯ ЗАПИСКА
В соответствии с поручением (указанием) Президента Российской
Федерации (Председателя Правительства Российской Федерации) от __ _______
20___ года, ______________________ N______, "___________________________"
(абзац, подпункт, пункт документа) (текст поручения)
докладываю:
Поручение не исполнено.
Информация о стадии исполнения поручения с указанием причин
нарушения сроков исполнения. Предложения по решению проблемы.
(должность курирующего (И.О.Фамилия)
заместителя губернатора области)
___________________________________ _________________________
(должность курирующего (И.О.Фамилия)
заместителя губернатора области)
На обороте служебной записки размещается виза руководителя
исполнительного органа государственной власти Костромской области,
структурные подразделения аппарата администрации Костромской области,
подготовившего информацию об исполнении, а также визы соисполнителей
документа.
Информация об изменениях:
Приложение 25 изменено с 24 июня 2019 г. - Распоряжение администрации Костромской области от 24 июня 2019 г. N 120-ра
Приложение N 25
к инструкции
по делопроизводству
в Администрации
Костромской области
(с изменениями от 24 июня 2019 г.)
На бланке Губернатору
государственного органа Костромской области
исполнительной власти
Костромской области И.О.Фамилия
(структурные подразделения
аппарата администрации
Костромской области)
О выполнении Перечня поручений
Президента Российской Федерации
(Председателя Правительства
Российской Федерации)
СЛУЖЕБНАЯ ЗАПИСКА
В соответствии с Перечнем поручений Президента Российской Федерации
(Председателя Правительства Российской Федерации) от __ _________________
20__ года "_____________________________________________________________"
(наименование документа)
докладываю:
Перечень поручений исполнен.
Информация о результатах выполнения каждого контрольного пункта
Перечня поручений (коротко).
Прошу Перечень поручений снять с контроля.
___________________________________ _________________________
(должность курирующего (И.О.Фамилия)
заместителя губернатора области)
На обороте служебной записки размещается виза руководителя
исполнительного органа государственной власти Костромской области,
структурные подразделения аппарата администрации Костромской области,
подготовившего информацию об исполнении, а также визы соисполнителей.
Информация об изменениях:
Приложение 26 изменено с 24 июня 2019 г. - Распоряжение администрации Костромской области от 24 июня 2019 г. N 120-ра
Приложение N 26
к инструкции
по делопроизводству
в Администрации
Костромской области
(с изменениями от 24 июня 2019 г.)
На бланке Губернатору
государственного органа Костромской области
исполнительной власти
Костромской области И.О.Фамилия
(структурные подразделения
аппарата администрации
Костромской области)
О выполнении поручения
(указания) Президента
Российской Федерации
(Председателя Правительства
Российской Федерации)
СЛУЖЕБНАЯ ЗАПИСКА
В соответствии с поручением (указанием) Президента Российской
Федерации (Председателя Правительства Российской Федерации) от __ _______
20___ года, ______________________ N______, "___________________________"
(абзац, подпункт, пункт документа) (текст поручения)
докладываю:
Срок исполнения поручения "___" _____________ 20____ года.
Информация о стадии исполнения поручения.
Докладываю в порядке информирования.
___________________________________ _________________________
(должность курирующего (И.О.Фамилия)
заместителя губернатора области)
На обороте служебной записки размещается виза руководителя
исполнительного органа государственной власти Костромской области,
структурные подразделения аппарата администрации Костромской области,
подготовившего информацию об исполнении, а также визы соисполнителей
документа.
Приложение N 27
к инструкции
по делопроизводству
в Администрации
Костромской области
СВОДНАЯ ИНФОРМАЦИЯ
о выполнении поручений губернатора Костромской области, данных
на заседаниях совещательных органов
______________________________________________________________
(наименование совещательного органа)
|
N |
N поручения в Реестре |
Исполнители |
Содержание поручения |
Содержательная информация об исполнении поручения |
Продолжительность исполнения (дней) |
Контрольный срок |
|
1 |
2 |
3 |
4 |
5 |
6 |
7 |
|
Дата проведения заседания, номер протокола | ||||||
|
|
|
|
|
|
|
|
__________________________ _________________ ____________________________
(должность) (подпись) И.О. Фамилия
"____" _________________ 20___ года
Приложение N 28
к инструкции
по делопроизводству
в Администрации
Костромской области
"Ознакомлен"
Губернатор
Костромской области ___________________________
И.О. Фамилия
"___" ____________ 20___ года
ИНФОРМАЦИЯ
о ходе выполнения постановления (распоряжения)
губернатора (администрации) Костромской области
от "___" ______________ 20___ года N _____ "________________________"
(наименование правового акта)
Срок исполнения: "____" ___________________ 20____ года
|
Содержание пункта, находящегося на контроле |
Сведения о выполнении постановления (распоряжения) |
Примечания |
|
|
|
|
___________________________________ Начальник отдела контроля
(должность, И.О.Фамилия курирующего администрации области
заместителя губернатора области) _________________________
(И.О.Фамилия)
________________________ _____________________
(подпись) (подпись)
"___" _____________ 20___года "___" _____________ 20___года
Приложение N 29
к инструкции
по делопроизводству
в Администрации
Костромской области
"Срок продлен"
Губернатор
Костромской области _________________________
"__" _____________ 20__ года И.О.Фамилия
СЛУЖЕБНАЯ ЗАПИСКА
о продлении сроков выполнения постановления
(распоряжения) губернатора (администрации)
Костромской области от "___" ____________
20___ года N ___ "________________________"
(наименование правового акта)
Срок исполнения: "___" ___________________ 20___ года
|
Содержание пункта, находящегося на контроле |
Сведения о выполнении постановления (распоряжения) |
Примечания |
|
|
|
|
В связи с тем, что___________________________________________, прошу
(обоснование)
продлить срок представления информации о выполнении контролируемого
постановления (распоряжения) до "__" ___________ 20___ года.
____________________________________ Начальник отдела контроля
(должность, И.О. Фамилия курирующего администрации области ___________
заместителя губернатора области) (И.О. Фамилия)
__________________ __________________
(подпись) (подпись)
"___" _____________ 20___года "___" _____________ 20___года
Приложение N 30
к инструкции
по делопроизводству
в Администрации
Костромской области
"Снять с контроля"
Губернатор
Костромской области _______________________
__ ___________ 20__ года И.О.Фамилия
СЛУЖЕБНАЯ ЗАПИСКА
о снятии с контроля постановления (распоряжения)
губернатора (администрации) Костромской области
от ___ _______________ 20___ года
N___ "__________________________________"
(наименование правового акта)
Срок исполнения: ___ _______________ 20___ года
|
Содержание пункта, находящегося на контроле |
Сведения о выполнении постановления (распоряжения) |
Примечания |
|
|
|
|
В связи с тем, что поручения, данные в контролируемом постановлении
(распоряжении) от ___ ________________ 20___ года N____ "________________
______________________________________"
(наименование правового акта)
выполнены, прошу снять его с контроля.
____________________________________ Начальник отдела контроля
(должность, И.О. Фамилия курирующего администрации области ___________
заместителя губернатора области) (И.О. Фамилия)
__________________ __________________
(подпись) (подпись)
"___" _____________ 20___года "___" _____________ 20___года
Приложение N 31
к инструкции
по делопроизводству
в Администрации
Костромской области
Правила
оформления служебных телеграмм
Телеграммы оформляются на стандартных листах формата А4.
Правом подписи телеграмм категории "Правительственная" пользуется губернатор области, в период его отсутствия - первый заместитель губернатора области, временно исполняющий обязанности губернатора области.
При оформлении телеграмм печатаются следующие реквизиты:
1) подробный адрес
Указывается полный телеграфный адрес, содержащий все адресные атрибуты, необходимые для обеспечения оперативной доставки телеграммы адресату (без дополнительного розыска и наведения справок), в том числе наименование организации, наименование должности, инициалы и фамилия получателя или инициалы и фамилия, если телеграмма адресована частному лицу. Индекс при указании адреса не пишется.
При адресовании телеграммы с одним и тем же текстом не более чем в три адреса отправитель должен представить столько экземпляров телеграммы, сколько адресов указано. В адресной части каждой из этих телеграмм указывается только тот пункт, куда следует доставить телеграмму.
При адресовании телеграммы в четыре и более адресов прилагается список адресов, составленный и подписанный исполнителем. К списку прилагается один экземпляр телеграммы.
Если телеграмма направляется в один город, но адресуется нескольким организациям (без слова "Копия"), адрес на бланке необходимо печатать, каждый раз повторяя название города.
Например:
"Вологда Законодательное Собрание области
Вологда Администрация области"
Если в направляемой в один город нескольким адресатам телеграмме один адрес основной, а в остальные идут копии телеграммы, то адресаты указываются следующим образом:
"Ярославль Администрация области"
Адресаты на бланке телеграммы с одним и тем же текстом, отправляемой в разные города, необходимо указывать следующим образом:
Владимир Законодательное Собрание области
Копия: Администрация области
Волгоград Начальнику дороги
Копия почтой: Москва Министерство транспорта Российской Федерации"
Если телеграмма адресована организациям, расположенным в городах областного или краевого подчинения, необходимо также указывать наименование соответствующей области или края.
Например:
"Коломна Московской
Уссурийск Приморского"
При отсутствии телеграфного адреса может быть указан почтовый адрес;
2) текст
Текст телеграммы может начинаться с обращения к должностному лицу.
Текст телеграммы излагается кратко, как правило, без союзов и предлогов (если при этом не искажается содержание), с обозначением знаков "точка", "запятая", "кавычки", а также знака "скобка" полными словами либо соответствующими символами.
Знаки "тире", "восклицательный", "вопросительный", "дробная черта", знаки арифметических действий ("плюс", "минус"), параграфа могут указываться либо полными словами, либо соответствующими символами.
Знак "номер" может указываться либо полным словом, либо сокращенным словом "нр".
Другие знаки могут указываться только полными словами.
Цифры в телеграмме могут указываться либо знаками цифр, либо полными словами. Числа, точность передачи которых важна для пользователя, должны указываться полными словами. При отсутствии цифр нельзя допускать прочеркивания (-), а следует писать слово "нет".
Если слово в тексте пишется через дефис (например: по-прежнему, из-за, научно-исследовательские, строительно-монтажные и т.п.), то дефис надо ставить.
Текст телеграммы печатается с использованием текстового редактора Microsoft Word для Windows версии от 6.0 и выше шрифтом TimesNewRoman N 12 - 14 прописными буквами через 1 межстрочный интервал. Объем текста не должен превышать 90 слов (одна машинописная страница). В тексте нельзя делать вставки.
Если в телеграмме дается ответ на поступивший документ, в тексте телеграммы приводится ссылка на его номер и дату;
3) подпись
Подпись в телеграмме оформляется отдельной строкой. В подписи указываются наименование должности и фамилия лица, подписавшего телеграмму. Допускается указывать также инициалы имени и отчества;
4) номер и дата
Печатаются ниже реквизита "Подпись" от левой границы поля под
чертой на одной строке с адресом администрации области.
Например:
"ул. Дзержинского, д. 15, 2014 г.
г. Кострома, 156006 НР "
Пример:
"
ПРАВИТЕЛЬСТВЕННАЯ
Москва,
Краснопресненская набережная, 2
Помощнику
Председателя Правительства
Российской Федерации
И.О.Фамилия
Уважаемый___________________________!
(Имя, отчество)
В день Вашего рождения примите сердечные поздравления и добрые
пожелания.
Искренне желаю Вам плодотворной и стабильной деятельности,
претворения в жизнь всего задуманного, профессиональных успехов во благо
процветания России и всех ее жителей.
Крепкого Вам здоровья, оптимизма и благополучия.
С наилучшими пожеланиями,
Губернатор
Костромской области И.О.Фамилия
_________________________________________________________________________
Дзержинского ул., д. 15, 2014 г.
г. Кострома, 156006 НР___________
Администрация
Костромской области
Фамилия И.О.
(4942) номер телефона "
Отметка об исполнителе располагается на оборотной стороне
последнего листа документа в левом нижнем углу с указанием инициалов и
фамилии, номера его телефона с междугородним кодом.
РЕЕСТР
на отправку телеграмм
|
N п/п |
Адрес |
Адресат |
Примечание |
|
|
|
|
|
Отправитель ___________________________
(И.О.Фамилия)
Информация об изменениях:
Приложение 32 изменено с 24 июня 2019 г. - Распоряжение администрации Костромской области от 24 июня 2019 г. N 120-ра
Приложение N 32
к инструкции
по делопроизводству
в Администрации
Костромской области
Перспективный план
работы администрации Костромской области
С изменениями и дополнениями от:
24 июня 2019 г.
|
Раздел I. Вопросы, выносимые на заседания коллегии при губернаторе Костромской области | |||||||
|
N п/п |
Содержание (наименование вопроса) |
Исполнитель, ответственный за подготовку вопроса |
|||||
|
1. |
|
|
|||||
|
2. |
|
|
|||||
|
Раздел II. Вопросы, вносимые на заседания администрации Костромской области | |||||||
|
N п/п |
Содержание (наименование вопроса) |
Срок исполнения |
Исполнительный орган государственной власти Костромской области, структурное подразделение аппарата администрации Костромской области, ответственные за подготовку вопроса |
||||
|
1. |
|
|
|
||||
|
2. |
|
|
|
||||
|
Раздел III. Основные организационные и другие мероприятия, проводимые исполнительными органами государственной власти Костромской области | |||||||
|
N п/п |
Дата и время проведения |
Место проведения |
Наименование мероприятия |
Проводит |
Готовит |
||
|
1. |
|
|
|
|
|
||
|
2. |
|
|
|
|
|
||
Информация об изменениях:
Приложение 33 изменено с 24 июня 2019 г. - Распоряжение администрации Костромской области от 24 июня 2019 г. N 120-ра
Приложение N 33
к инструкции
по делопроизводству
в Администрации
Костромской области
(с изменениями от 24 июня 2019 г.)
ФОРМА
КАЛЕНДАРНЫЙ ПЛАН
основных мероприятий, организуемых руководителями органов
государственной власти Костромской области или проводимых
при их участии в ___________________ __________
(месяц) (год)
|
Дата и время проведения |
Место проведения |
Наименование мероприятия |
Проводит мероприятие |
Готовит мероприятие |
Статус мероприятия |
|
| |||||
|
I. Мероприятия, проводимые губернатором Костромской области | |||||
|
|
|
|
|
|
|
|
II. Мероприятия, проводимые первым заместителем губернатора Костромской области, заместителями губернатора Костромской области, заместителем губернатора Костромской области - руководителем департамента Костромской области | |||||
|
|
|
|
|
|
|
|
III. Мероприятия, проводимые исполнительными органами государственной власти Костромской области, структурными подразделениями аппарата администрации Костромской области | |||||
|
|
|
|
|
|
|
|
IV. Международные и межрегиональные мероприятия (для сведения) | |||||
|
|
|
|
|
|
|
|
V. Мероприятия, проводимые Костромской областной Думой | |||||
|
|
|
|
|
|
|
Приложение N 34
к инструкции
по делопроизводству
в Администрации
Костромской области
ПРЕДЛОЖЕНИЯ
по участию губернатора Костромской области
мероприятиях, проводимых в _______________ _____
(месяц) (год)
|
Дата, время проведения |
Место проведения |
Наименование мероприятия |
Проводит мероприятие (ответственный) |
Продолжительность мероприятия |
|
1 |
2 |
3 |
4 |
5 |
|
|
|
|
|
|
Приложение N 35
к инструкции
по делопроизводству
в Администрации
Костромской области
Форма
еженедельного плана работы
|
Дата, время проведения |
Место проведения, должность, Фамилия И.О. ответственного за проведение мероприятия |
Наименование мероприятия |
Фамилия И.О. проводящего мероприятие |
|
1 |
2 |
2 |
2 |
|
|
|
|
|
Приложение N 36
к инструкции
по делопроизводству
в Администрации
Костромской области
Структурное
подразделение аппарата
администрации Костромской области
НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ
__________ N _________
г. Кострома
на 20__ год
|
Индекс дела |
Заголовок дела |
Кол-во дел |
Срок хранения и номер статей по перечню |
Примечание |
|
1 |
2 |
3 |
4 |
5 |
|
|
0 Приемная губернатора области |
|
||
|
0 - 01 |
Законы Костромской области (копии) |
* до минования надобности |
|
|
|
0 - 02 |
Постановления губернатора области (копии) |
до минования надобности |
|
|
|
0 - 03 |
Распоряжения губернатора области (копии) |
до минования надобности |
|
|
____________________________ _________ ______________________________
(должность руководителя (подпись) (И.О.Фамилия)
подразделения Аппарата)
__ _____________20__ года
В приложении указывается, в том числе, ведение документов в
электронном виде
Приложение N 37
к инструкции
по делопроизводству
в Администрации
Костромской области
Администрация Утверждена
Костромской области распоряжением
НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ губернатора области
__________ N _________ от "__" __________ 20___ года N_____
г. Кострома
на 20__ год
|
Индекс дела |
Заголовок дела |
Кол-во дел |
Срок хранения и номер статей по перечню |
Примечание |
|
1 |
2 |
3 |
4 |
5 |
|
|
0 Приемная губернатора области |
|
||
|
0 - 01 |
Законы Костромской области (копии) |
до минования надобности ст. 1б |
|
|
|
0 - 02 |
Постановления губернатора области (копии) |
до минования надобности ст. 1б |
|
|
|
0 - 03 |
Распоряжения губернатора области (копии) |
до минования надобности ст. 1б |
|
|
________________________ ____________ ____________________
(должность руководителя (подпись) (И.О.Фамилия)
подразделения Аппарата)
___ ________________ 20___ года
(виза лица,
ответственного за архив)
ОДОБРЕНО СОГЛАСОВАНО
Протокол ЭК Протокол ЭПК
архивного учреждения
от___ ______________ N ____ от___ ______________ N ____
Итоговая запись о категориях и количестве дел, заведенных в 20___ году
в администрации Костромской области
|
По срокам хранения |
Всего |
В том числе: |
|
|
переходящих |
с отметкой "ЭПК" |
||
|
1 |
2 |
3 |
4 |
|
Постоянного |
|
|
|
|
Временного (свыше 10 лет) |
|
|
|
|
Временного (до 10 лет включительно) |
|
|
|
|
ИТОГО: |
|
|
|
Приложение N 38
к инструкции
по делопроизводству
в Администрации
Костромской области
ВНУТРЕННЯЯ ОПИСЬ
документов дела N ______
|
N |
Индекс документа |
Дата документа |
Заголовок документа |
Номера листов дела |
Примечание |
|
|
|
|
|
|
|
Итого _________ документов
Количество листов внутренней описи__________
________________________________ _________ _________________________
(должность лица, составившего (подпись) (И.О.Фамилия)
внутреннюю опись документов дела)
"____" _____________________ 20___ года
Приложение N 39
к инструкции
по делопроизводству
в Администрации
Костромской области
Администрация Костромской области
_________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________
(наименование структурного подразделения)
Дело N______ Том N______
_________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________
(заголовок дела по номенклатуре)
_________________________________________________________________________
(даты начала и окончания)
Срок хранения________________
(по номенклатуре)
Приложение N 40
к инструкции
по делопроизводству
в Администрации
Костромской области
_________________________________________________________________________
(наименование организации)
_________________________________________________________________________
(наименование структурного подразделения или общественной организации)
УТВЕРЖДАЮ
_________________________
(наименование должности
руководителя структурного
подразделения
(общественной организации))
________ __________________
(подпись) (И.О. Фамилия)
"___" _______________ 20__ года
ОПИСЬ
дел постоянного (временного) срока
хранения за 20___ год
|
N п/п |
Индекс дела (тома, части) |
Заголовок дела (тома, части) |
Дата дела (тома, части) |
Срок хранения дела (тома, части) |
Примечание |
|
1 |
2 |
3 |
4 |
5 |
6 |
|
|
|
|
|
|
|
В данную опись внесено _________________________________ дел с N_________
цифрами и прописью
по N____________________, в том числе:
пропущенные номера:___________________
_________________________ ______________ _____________________________
(должность лица, (подпись) (И.О.Фамилия)
составившего опись)
Передал _____________________________________________________________ дел
(цифрами и прописью)
Принял ______________________________________________________________ дел
(цифрами и прописью)
Наименование должности специалиста
протокольного отдела ________________ ______________________________
(подпись) (И.О.Фамилия)
___ _________________ 20___ года
Информация об изменениях:
Приложение 41 изменено с 24 июня 2019 г. - Распоряжение администрации Костромской области от 24 июня 2019 г. N 120-ра
Приложение N 41
к инструкции
по делопроизводству
в Администрации
Костромской области
(с изменениями от 24 июня 2019 г.)
ФОРМА
УТВЕРЖДАЮ
Руководитель
___________________________________________
(наименование структурного подразделения
аппарата администрации Костромской области)
___________ _______________________________
(подпись) (Ф.И.О.)
"____" _____________ 20___ г.
АКТ
о выделении к уничтожению документов,
не подлежащих хранению
На основании Перечня типовых управленческих архивных документов,
образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов
местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения,
утвержденного Приказом Минкультуры России от 25 августа 2010 года N 558,
отобраны к уничтожению как не имеющие научно-исторической ценности и
утратившие практическое значение документы ______________________________
_________________________________________________________________________
(наименование структурного подразделения аппарата
администрации Костромской области)
|
N п/п |
Заголовок дела (групповой заголовок документов), индекс дела |
Годы |
Количество единиц хранения |
Сроки хранения дела и номера статей по перечню |
Примечание |
|
1 |
2 |
3 |
4 |
5 |
6 |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
Итого __________ (______________________________________) единиц хранения
(цифрами и прописью)
за ________ годы
________________________________ ___________ ____________________________
(должность специалиста, (подпись) (Ф.И.О.)
составившего акт)
"____" _________________ 20___ г.
Информация об изменениях:
Приложение 42 изменено с 24 июня 2019 г. - Распоряжение администрации Костромской области от 24 июня 2019 г. N 120-ра
Приложение N 42
к инструкции
по делопроизводству
в Администрации
Костромской области
(с изменениями от 24 июня 2019 г.)
ФОРМА
Администрация УТВЕРЖДАЮ
Костромской области
Руководитель
АКТ аппарата администрации
________________ N __________ Костромской области
о выделении к уничтожению
документов, не подлежащих __________ ___________________________
хранению (подпись) (Ф.И.О.)
"_____" _____________ 20___ г.
На основании _______________________________________________________
(название и выходные данные перечня документов
_________________________________________________________________________
с указанием сроков их хранения)
_________________________________________________________________________
отобраны к уничтожению как не имеющие научно-исторической ценности и
утратившие практическое значение документы фонда N ______________________
(название фонда)
|
N п/п |
Заголовок дела (групповой заголовок документов) |
Годы |
Номер описи |
Номер единицы хранения по описи |
Количество единиц хранения |
Сроки хранения дела и номера статей по перечню |
Примечание |
|
1 |
2 |
3 |
4 |
5 |
6 |
7 |
8 |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
Итого __________ (______________________________________) единиц хранения
(цифрами и прописью)
за ________ годы
Описи дел постоянного хранения за ___________________ годы утверждены ЭПК
_________________________________________________________________________
(наименование архивного учреждения)
(протокол от "____" ____________________ 20___ года N __________________)
________________________________ ___________ ____________________________
(должность сотрудника, (подпись) (Ф.И.О.)
ответственного за архив)
СОГЛАСОВАНО
Протокол ЭК
от "____" _______________ 20___ года N _________
Документы в количестве ____________________________ единиц хранения:
- на бумажном носителе весом ______________ кг сданы на уничтожение;
- на электронном носителе сданы на уничтожение _____________________
_________________________________________________________________________
(способ уничтожения)
________________________________ ___________ ____________________________
(должность сотрудника, (подпись) (Ф.И.О.)
сдавшего документы)
"____" _________________ 20___ г.
Приложение N 43
к инструкции
по делопроизводству
в Администрации
Костромской области
ЗАКАЗ
на копировально-множительные работы
Наименование документа
_________________________________________________________________________
Ф.И.О. заказчика_________________________________________________________
Количество экземпляров___________________________________________________
Количество листов________________________________________________________
Печать:
/--\ /--\
| | односторонняя | | двусторонняя
\--/ \--/
/--\ /--\
| |один к одному | | уменьшение
\--/ \--/
Срок исполнения __________________
________________________ ________________
(Ф.И.О. лица, (дата)
дающего разрешение)
Приложение N 44
к инструкции
по делопроизводству
в Администрации
Костромской области
Примерный перечень
документов, заверяемых печатью с воспроизведением государственного герба Российской Федерации
1. Акты (приема выполненных работ, приема законченных строительством объектов, оборудования, описания, экспертизы)
2. Архивные справки
3. Архивные копии
4. Благодарственные письма администрации Костромской области
5. Гарантийные письма
6. Доверенности (на получение товарно-материальных ценностей, денежных средств, на ведение дел в суде)
7. Договоры
8. Задания (на проектирование объектов, на капитальное
строительство сооружений)
9. Командировочные удостоверения
10. Образцы оттиска печати и подписей работников, имеющих право совершения финансово-хозяйственных операций
12. Платежные требования
13. Почетные грамоты администрации Костромской области.
Наградные материалы
14. Трудовые книжки
15. Характеристики
16. Чековые книжки
Приложение N 45
к инструкции
по делопроизводству
в Администрации
Костромской области
Примерный перечень
документов, заверяемых печатью малого размера с воспроизведением герба Костромской области
1. Удостоверение к наградам Костромской области
2. Листок нетрудоспособности
3. Временный пропуск для прохода в здание администрации Костромской области
Информация об изменениях:
Инструкция дополнена приложением 46 с 28 ноября 2017 г. - Распоряжение администрации Костромской области от 28 ноября 2017 г. N 236-ра
Приложение N 46
к инструкции
по делопроизводству
в Администрации
Костромской области
ОБРАЗЕЦ
ОФОРМЛЕНИЯ ПОЛУЧЕННОЙ ТЕЛЕФОНОГРАММЫ
(СООБЩЕНИЯ, ПЕРЕДАВАЕМОГО ПО ТЕЛЕФОНУ)
Наименование организации Адресат:
отправителя:
__________________________________ __________________________________
"___" _____________ 20__ г.
N _______ (при наличии)
ТЕЛЕФОНОГРАММА
О _______________________________________________________________________
Точный текст (без сокращений).
Руководитель (заместитель) ______________________________________________
(Ф.И.О. лица - отправителя документа)
Телефонограмму передал: Телефонограмму принял:
Должность ________________________ Должность __________________________
__________________________________ ____________________________________
Ф.И.О. ___________________________ Ф.И.О.______________________________
__________________________________ ____________________________________
Телефон __________________________ Телефон ____________________________
Время ____________________________ Время ______________________________
Откройте актуальную версию документа прямо сейчас
Если вы являетесь пользователем интернет-версии системы ГАРАНТ, вы можете открыть этот документ прямо сейчас или запросить по Горячей линии в системе.
Распоряжение администрации Костромской области от 31 декабря 2014 г. N 294-ра "Об утверждении инструкции по делопроизводству в администрации Костромской области"
Настоящее распоряжение вступает в силу со дня подписания
Текст распоряжения опубликован на "Портале правовой информации Костромской области" (www.adm44.ru) 18 марта 2015 г.
В настоящий документ внесены изменения следующими документами:
Распоряжение администрации Костромской области от 9 октября 2023 г. N 235-ра
Изменения вступают в силу с 9 октября 2023 г.
Распоряжение администрации Костромской области от 17 июля 2023 г. N 156-ра
Изменения вступают в силу с 17 июля 2023 г.
Распоряжение администрации Костромской области от 2 мая 2023 г. N 92-ра
Изменения вступают в силу с 2 мая 2023 г.
Распоряжение администрации Костромской области от 18 января 2023 г. N 8-ра
Изменения вступают в силу с 18 января 2023 г.
Абзацы тридцать третий, двести семьдесят второй - двести семьдесят восьмой подпункта 3 пункта 1 изменений распространяют свое действие на правоотношения, возникшие с 8 декабря 2022 г.
Распоряжение администрации Костромской области от 22 ноября 2021 г. N 292-ра
Изменения вступают в силу с 23 ноября 2021 г.
Распоряжение администрации Костромской области от 4 октября 2021 г. N 242-ра
Изменения вступают в силу с 1 декабря 2021 г.
Распоряжение администрации Костромской области от 19 июля 2021 г. N 178-ра
Изменения вступают в силу с 19 июля 2021 г.
Распоряжение администрации Костромской области от 14 декабря 2020 г. N 353-ра
Изменения вступают в силу с 14 декабря 2020 г.
Распоряжение администрации Костромской области от 10 августа 2020 г. N 195-ра
Изменения вступают в силу с 10 августа 2020 г.
Распоряжение администрации Костромской области от 23 июня 2020 г. N 133-ра
Изменения вступают в силу с 23 июня 2020 г.
Абзацы сто шестой, сто седьмой подпункта 3 пункта 1 изменений распространяют свое действие на правоотношения, возникшие с 30 марта 2020 г.
Распоряжение администрации Костромской области от 30 марта 2020 г. N 48-ра
Изменения вступают в силу с 30 марта 2020 г.
Распоряжение администрации Костромской области от 24 июня 2019 г. N 120-ра
Изменения вступают в силу с 24 июня 2019 г.
Распоряжение администрации Костромской области от 16 июля 2018 г. N 144-ра
Изменения вступают в силу с 3 сентября 2018 г.
Распоряжение администрации Костромской области от 21 мая 2018 г. N 92-ра
Изменения вступают в силу с 21 мая 2018 г.
Распоряжение администрации Костромской области от 28 ноября 2017 г. N 236-ра
Изменения вступают в силу с 28 ноября 2017 г.