Распоряжение администрации Костромской области от 19 июля 2021 г. N 178-ра "О внесении изменений в распоряжение администрации Костромской области от 31.12.2014 N 294-ра"

В целях оптимизации документооборота в администрации Костромской области:

1. Внести в инструкцию по делопроизводству в администрации Костромской области (приложение), утвержденную распоряжением администрации Костромской области от 31 декабря 2014 года N 294-ра "Об утверждении инструкции по делопроизводству в администрации Костромской области" (в редакции распоряжений администрации Костромской области от 28.11.2017 N 236-ра, от 21.05.2018 N 92-ра, от 16.07.2018 N 144-ра, от 24.06.2019 N 120-ра, от 30.03.2020 N 48-ра, от 23.06.2020 N 133-ра, от 10.08.2020 N 195-ра, от 14.12.2020 N 353-ра), следующие изменения:

1) в пункте 2:

в абзаце семнадцатом слова "от 9 июля 2012 года N 155" заменить словами "от 11 февраля 2021 года N 31";

в абзаце двадцать восьмом слова "от 27 декабря 2019 года N 909-р "О распределении обязанностей между первым заместителем губернатора Костромской области, заместителями губернатора Костромской области" (далее - распоряжение N 909-р)" заменить словами "от 11 декабря 2020 года N 824-р "О распределении обязанностей между первым заместителем губернатора Костромской области, заместителями губернатора Костромской области" (далее - распоряжение N 824-р).";

2) пункт 22 изложить в следующей редакции:

"22. Согласование проектов правовых актов заинтересованными должностными лицами осуществляется в СЭД в соответствии с распоряжением N 142-р. Представление проекта правового акта на согласование осуществляется путем его последовательного представления лицам, перечисленным в подпунктах 1 - 3 пункта 59 Регламента администрации области.";

3) пункт 25 изложить в следующей редакции:

"25. Согласование проектов правовых актов руководителями сторонних органов или организаций оформляется визой руководителя органа или организации, должностного лица, включающей личную подпись визирующего, его должность, расшифровку подписи и дату.

При наличии большого количества согласующих, перечисленных в подпунктах 1-3 пункта 59 Регламента администрации области, допускается одновременная рассылка копий проекта правового акта указанным согласующим. На основании полученных письменных ответов исполнитель готовит письмо на имя начальника управления делопроизводства о приобщении к проекту правового акта писем о согласовании проекта с приложением подлинников писем.";

4) пункт 26 признать утратившим силу;

5) в абзаце четвертом пункта 29 слово "(полистно)" исключить;

6) пункт 31 изложить в следующей редакции:

"31. В день поступления проекта правового акта в СЭД на согласование в управление делопроизводства исполнителем в протокольный отдел управления делопроизводства (далее - протокольный отдел) на бумажном носителе представляются:

1) пояснительная записка, отвечающая требованиям настоящей Инструкции согласно приложению N 5 к настоящей Инструкции, собственноручно подписанная руководителем исполнительного органа государственной власти области, подразделения Аппарата, разработавшего проект правового акта;

2) подлинники замечаний, заключений, протоколов согласительных совещаний, писем (при необходимости);

3) служебная записка ответственного исполнителя на имя губернатора области о необходимости принятия проекта правового акта администрации области вне рамок заседания администрации области (при необходимости).";

7) пункт 32 признать утратившим силу;

8) пункт 34 изложить в следующей редакции:

"34. Ответственность за идентичность окончательной версии проекта правового акта, встроенной и согласованной в СЭД, несет исполнитель.";

9) пункт 35 изложить в следующей редакции:

"35. Началом исчисления срока согласования проекта правового акта управлением делопроизводства считается день представления в управление делопроизводства электронной версии проекта правового акта и прилагаемых к нему материалов на бумажном носителе.";

10) пункт 38 изложить в следующей редакции:

"38. Представленный в протокольный отдел проект правового акта с документами, предусмотренными пунктом 31 настоящей Инструкции, проходит редакторскую обработку, проверку на соответствие требованиям настоящей Инструкции, оформляется на бланках установленного образца и визируется в СЭД начальником управления делопроизводства.

Проект правового акта готовится для рассмотрения на заседании администрации области, за исключением правовых актов администрации области, планируемых к подписанию в рабочем порядке, а также правовых актов губернатора области, представление которых к подписанию губернатору области осуществляется первым заместителем губернатора области, заместителями губернатора области, координирующими соответствующие направления деятельности в соответствии с распределением обязанностей (далее - курирующие заместители губернатора области).";

11) в абзаце втором пункта 109 слова "распоряжением N 909-р" заменить словами "распоряжением N 824-р";

12) пункт 144 признать утратившим силу;

13) абзац первый пункта 145 признать утратившим силу;

14) пункт 152 дополнить абзацами следующего содержания:

"Служебная корреспонденция, поступающая на официальный адрес электронной почты администрации области из администрации Президента Российской Федерации, аппарата Правительства Российской Федерации, из аппарата Государственной Думы Российской Федерации, Федерального Собрания Российской Федерации, федеральных органов государственной власти и территориальных органов федеральных органов исполнительной власти в Костромской области, органов государственных власти и органов местного самоуправления субъектов Российской Федерации, регистрируется отделом корреспонденции.

Иная информация, поступающая на официальный адрес электронной почты администрации области в форме электронного документа и содержащая предложения, заявления, жалобы, запросы информации о деятельности губернатора Костромской области и администрации Костромской области, а также информация, не имеющая смысла, либо направленная для ознакомления, либо содержащая поздравление, соболезнование, либо положительную оценку деятельности, либо просьбу, не основанную на законе, и не соответствующая требованиям, предъявляемым к обращениям Федеральным законом от 2 мая 2006 года N 59-ФЗ "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации" и к запросам Федеральным законом от 9 февраля 2009 года N 8-ФЗ "Об обеспечении доступа к информации о деятельности государственных органов и органов местного самоуправления", передается отделом корреспонденции посредством СЭД в адрес управления по работе с обращениями граждан администрации Костромской области для обработки и регистрации.";

15) пункт 155 изложить в следующей редакции:

"155. Корреспонденция, поступившая на бумажном носителе за пределами рабочего времени (в течение служебной недели), а также в выходной или нерабочий праздничный день, принимается консультантом секретариата губернатора области или сотрудником отдела оперативных дежурных администрации области, вскрывается и передается в отдел корреспонденции в 9.00 часов утра следующего рабочего дня.

О поступивших пакетах с грифом "Срочно", "Весьма срочно", правительственных телеграммах консультантом секретариата губернатора области или сотрудником отдела оперативных дежурных администрации области докладывается адресатам немедленно по телефону, электронной почте, о чем делается пометка на пакете или на оборотной стороне последнего листа.

Прием корреспонденции, поступившей в администрацию области за пределами рабочего времени (в течение служебной недели), а также в выходной или нерабочий праздничный день по системе МЭДО и по электронной почте, осуществляется консультантом секретариата губернатора области с указанием даты, времени, способа поступления документа, а также факта направления поступившего документа исполнителю по компетенции.";

16) абзац третий пункта 156 признать утратившим силу;

17) пункт 158 изложить в следующей редакции:

"158. Поступающая на бумажном носителе корреспонденция в адрес курирующих заместителей губернатора области, управляющего делами после регистрации направляется в установленном порядке в приемные указанных должностных лиц (подлинник документа с отметкой о регистрации в виде штампа) с пометкой "Без возврата" через журнал передачи документов. В журнале передачи документов сотрудник, ответственный за делопроизводство, при получении документа ставит свою подпись с указанием даты и времени получения документа.";

18) в пункте 159 слова "распоряжением N 909-р" заменить словами "распоряжением N 824-р";

19) абзац девятый пункта 161 дополнить словами ", за исключением документов, поступивших в форме электронных документов";

20) в пункте 164:

абзац первый дополнить словами ", а также распоряжением N 142-р";

дополнить абзацами следующего содержания:

"Резолюция содержит указание по исполнению документа. Проект резолюции вносится непосредственно в СЭД и направляется на утверждение уполномоченному должностному лицу.

Резолюция на входящем документе формируется в СЭД после ее утверждения уполномоченным должностным лицом. СЭД автоматически направляет в адрес ответственного исполнителя соответствующее уведомление о постановке задачи. Для организации надлежащего контроля исполнения, учета ответственные должностные лица в исполнительных органах государственной власти области, подразделениях Аппарата, приемных курирующих заместителей губернатора области, управляющего делами обеспечивают просмотр уведомлений по постановке задач не реже 20 минут каждого часа.";

21) абзац первый пункта 166 дополнить словами ", поступившего на бумажном носителе";

22) абзац первый пункта 169 после слова "документам" дополнить словами ", поступившим в администрацию области на бумажном носителе,";

23) абзац третий пункта 178 дополнить словами ", заместителем начальника управления, начальником отдела корреспонденции";

24) абзац второй пункта 234 дополнить словами ", а также распоряжением N 142-р";

25) в абзаце третьем пункта 238 слова ", за исключением постоянных адресатов" исключить;

26) абзац первый пункта 245 дополнить предложением следующего содержания:

"Ответственность за составление и оформление служебных телеграмм в соответствии с указанными правилами, а также корректное указание реквизитов несет исполнитель.";

27) пункт 247 признать утратившим силу;

28) пункт 248 дополнить словами ", а также поступлении в отдел корреспонденции исходящих документов на бумажном носителе";

29) пункт 268 изложить в следующей редакции:

"268. Порядок регистрации и отправки исходящей корреспонденции через систему МЭДО осуществляется в соответствии с регламентом работы с исходящими документами в системе электронного документооборота администрации Костромской области согласно приложению N 2 к Порядку работы в системе электронного документооборота в администрации Костромской области и исполнительных органах государственной власти Костромской области, утвержденному распоряжением N 142-р.";

30) пункт 271 изложить в следующей редакции:

"271. Исходящие документы направляются через систему МЭДО при наличии:

сформированной отметки об электронной подписи (отметка должна располагаться на месте собственноручной подписи);

списка рассылки (при необходимости);

идентификатора вида документа;

наименования вида документа;

всех приложений (в соответствующем формате);

согласования с соисполнителями.

В случае возникновения служебной необходимости срочная регистрация и отправка документов по системе МЭДО за подписью губернатора области, курирующих заместителей губернатора области, управляющего делами за пределами рабочего времени (в течение служебной недели), а также в выходной или нерабочий праздничный день осуществляются консультантом секретариата губернатора области при поступлении в СЭД уведомления "На регистрацию" от ответственного исполнителя/помощника лица, подписавшего документ.";

31) пункт 272 признать утратившим силу;

32) пункт 319 после слов "в электронном" дополнить словами "или гибридном";

33) пункт 322 изложить в следующей редакции:

"322. Номенклатура дел рассматривается экспертной комиссией администрации области и после одобрения направляется на согласование экспертно-проверочной комиссии департамента культуры Костромской области (далее - ЭПК), по завершении которого утверждается губернатором области.";

34) в абзаце четвертом пункта 328 слово "администрации" заменить словом "губернатора";

35) в правилах оформления служебных документов (приложение N 8 к Инструкции по делопроизводству):

абзац третий подпункта 15 пункта 4 изложить в следующей редакции:

"Отметка об исполнителе оформляется с использованием свободно распространяемых бесплатных шрифтов в формате *.docx (до замены на российское программное обеспечение - в формате существующих аналогов) через 1 межстрочный интервал в левом нижнем углу на лицевой стороне последнего листа документа или, при отсутствии места, - на оборотной стороне последнего листа документа.";

36) в приложении N 17 к Инструкции по делопроизводству в сноске слова "на оборотной стороне" заменить словами "на лицевой стороне";

37) в примерном перечне документов, не подлежащих регистрации отделом корреспонденции и документооборота управления делопроизводства и организационной работы администрации Костромской области (приложение N 18 к Инструкции по делопроизводству):

пункт 22 изложить в следующей редакции:

"22. Тексты в письменной форме, в форме электронного документа, содержащие обращения, предложения, заявления, жалобы, запросы и "необращения".<*> граждан и объединений граждан, в том числе юридических лиц.<**>.";

дополнить пунктом 26 следующего содержания:

"26. Документы, не прошедшие регистрацию в установленном порядке в отделе корреспонденции и поступившие из почты губернатора области с его собственноручной резолюцией.";

дополнить сносками следующего содержания:

"<*> В соответствии с пунктом 2 инструкции по работе с обращениями и запросами российских и иностранных граждан, лиц без гражданства, объединений граждан, в том числе юридических лиц, в администрации Костромской области, утвержденной распоряжением администрации Костромской области от 21 мая 2018 года N 90-ра "Об утверждении инструкции по работе с обращениями и запросами российских и иностранных граждан, лиц без гражданства, объединений граждан, в том числе юридических лиц, в администрации Костромской области", к "необращениям" относятся тексты, не имеющие смысла, либо направленные для ознакомления, либо содержащие поздравление, соболезнование, либо положительную оценку деятельности, либо просьбу, не основанную на законе, и не соответствующие требованиям, предъявляемым к обращениям Федеральным законом от 2 мая 2006 года N 59-ФЗ "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации" и к запросам Федеральным законом от 9 февраля 2009 года N 8-ФЗ "Об обеспечении доступа к информации о деятельности государственных органов и органов местного самоуправления".

<**> Данные документы подлежат регистрации в управлении по работе с обращениями граждан администрации Костромской области.";

38) в рекомендациях по подготовке и оформлению служебных записок на имя губернатора Костромской области о выполнении поручения (приложение N 22 к Инструкции по делопроизводству):

абзац второй раздела "Инициативная служебная записка" изложить в следующей редакции:

"Отметка об исполнителе располагается в левом нижнем углу на лицевой стороне последнего листа документа или, при отсутствии места, - на оборотной стороне последнего листа документа, оформленная с использованием свободно распространяемых бесплатных шрифтов в формате *.docx (до замены на российское программное обеспечение - в формате существующих аналогов), размер шрифта - N 10, размер межстрочного интервала - 1, с указанием фамилии и инициалов, номера его телефона с междугородным кодом.";

39) в правилах оформления служебных телеграмм (приложение N 31 к Инструкции по делопроизводству):

абзац пятый подпункта 4 изложить в следующей редакции:

"Отметка об исполнителе с указанием его фамилии, имени и отчества, номера телефона с междугородным кодом располагается в левом нижнем углу на лицевой стороне последнего листа документа или, при отсутствии места, - на оборотной стороне последнего листа документа, оформленная с использованием свободно распространяемых бесплатных шрифтов в формате *.docx (до замены на российское программное обеспечение - в формате существующих аналогов), размер шрифта - N 10, размер межстрочного интервала - 1.".

2. Настоящее распоряжение вступает в силу со дня его подписания.

Губернатор области

С. Ситников