Постановление Правительства Ульяновской области от 19 марта 2007 г. N 85 "Об утверждении Регламента реестра уникальных документов Ульяновской области" (с изменениями и дополнениями)

Постановление Правительства Ульяновской области
от 19 марта 2007 г. N 85
"Об утверждении Регламента реестра уникальных документов
архивного фонда Ульяновской области"

С изменениями и дополнениями от:

10 апреля 2007 г., 11 декабря 2008 г., 15 апреля 2009 г., 24 сентября 2014 г.

В целях организации централизованного государственного учета уникальных документов архивного фонда Ульяновской области, повышения уровня безопасности условий сохранности, контроля их состояния, информирования пользователей Правительство Ульяновской области постановляет:

1. Утвердить Регламент реестра уникальных документов архивного фонда Ульяновской области (прилагается).

Информация об изменениях:

Постановлением Правительства Ульяновской области от 24 сентября 2014 г. N 440-П в пункт 2 настоящего постановления внесены изменения

См. текст пункта в предыдущей редакции

2. Министерству искусства и культурной политики Ульяновской области организовать работу по выявлению и описанию уникальных документов в архивах, музеях и библиотеках Ульяновской области, у держателей личных фондов и коллекций.

Информация об изменениях:

Постановлением Правительства Ульяновской области от 24 сентября 2014 г. N 440-П в пункт 3 настоящего постановления внесены изменения

См. текст пункта в предыдущей редакции

3. Министерству искусства и культурной политики Ульяновской области обеспечить проведение работы по формированию реестра уникальных документов архивного фонда Ульяновской области, а также ведение базы данных "Реестр уникальных документов архивного фонда Ульяновской области".

4. Утратил силу.

Информация об изменениях:

См. текст пункта 4

Губернатор - Председатель Правительства области

С.И. Морозов

Регламент
реестра уникальных документов архивного фонда
Ульяновской области
(утв. постановлением Правительства области от 19 марта 2007 г. N 85)

С изменениями и дополнениями от:

10 апреля 2007 г., 11 декабря 2008 г., 24 сентября 2014 г.

Информация об изменениях:

Постановлением Правительства Ульяновской области от 24 сентября 2014 г. N 440-П преамбула настоящего Регламента изложена в новой редакции

См. текст преамбулы в предыдущей редакции

Настоящий Регламент разработан в соответствии с Федеральным законом от 22.10.2004 N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации", Законом Ульяновской области от 02.12.2013 N 231-ЗО "О правовом регулировании отдельных вопросов в сфере архивного дела на территории Ульяновской области", приказом Росархива от 09.10.2001 N 75 "Об утверждении Регламента Государственного реестра уникальных документов Архивного фонда Российской Федерации и организации работы по его созданию", приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 18.01.2007 N 19 "Об утверждении Правил организации хранения, комплектования, учёта и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук".

1. Общие положения

1.1. Регламент устанавливает порядок формирования и использования реестра уникальных документов архивного фонда Ульяновской области (далее - реестр уникальных документов).

1.2. Включению в реестр уникальных документов подлежат документы, отнесенные к уникальным документам регионального значения, независимо от формы их собственности и места хранения.

1.3. Уникальными являются особо ценные документы, не имеющие себе подобных по содержащейся в них информации и (или) по внешним признакам, невосполнимые при утрате с точки зрения их значения и (или) автографичности.

Информация об изменениях:

Постановлением Правительства Ульяновской области от 10 апреля 2007 г. N 118 в пункт 1.4. настоящего Регламента внесены изменения

См. текст пункта в предыдущей редакции

1.4. Отнесение архивных документов к уникальным производится в соответствии с Федеральным законом от 22.10.2004 N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации" на основании экспертизы их ценности в порядке, установленном в настоящем Регламенте.

2. Выявление уникальных документов

Информация об изменениях:

Постановлением Правительства Ульяновской области от 11 декабря 2008 г. N 507-П в пункт 2.1 раздела 2 настоящего Реестра внесены изменения

См. текст пункта в предыдущей редакции

2.1. Выявление уникальных документов организуется государственными органами исполнительной власти Ульяновской области, уполномоченными в сферах культуры, архивного дела. Непосредственную работу по выявлению и описанию уникальных документов ведут архивы, музеи, библиотеки и иные организации, в пользовании которых находятся архивные документы, а также владельцы частных коллекций по собственному желанию.

2.2. Выявление уникальных документов производится в соответствии с методическими рекомендациями по определению уникальных документов, подлежащих включению в реестр уникальных документов архивного фонда Ульяновской области (приложение N 1 к Регламенту).

3. Описание уникальных документов

Описание уникальных документов производится в соответствии с правилами описания уникальных документов для включения в реестр уникальных документов архивного фонда Ульяновской области (приложение N 2 к Регламенту) в листе уникального документа (приложение N 3 к Регламенту).

4. Представление предложений о включении документов
в реестр уникальных документов

Информация об изменениях:

Постановлением Правительства Ульяновской области от 11 декабря 2008 г. N 507-П в пункт 4.1 раздела 4 настоящего Реестра внесены изменения

См. текст пункта в предыдущей редакции

4.1. Предложения о включении документов в реестр уникальных документов представляются в государственный орган исполнительной власти Ульяновской области, уполномоченный в сфере архивного дела, в двух экземплярах (в письменной форме и электронном варианте) в соответствии с требованиями правил описания уникальных документов для включения в реестр уникальных документов архивного фонда Ульяновской области с соответствующим сопроводительным письмом и рекомендациями ученых и научных советов, методических комиссий, музеев, библиотек, архивов.

4.2. Предложения о включении документов в реестр уникальных документов представлять ежегодно по мере выявления к 01 сентября.

5. Порядок формирования реестра уникальных документов

Информация об изменениях:

Постановлением Правительства Ульяновской области от 11 декабря 2008 г. N 507-П пункт 5.1 раздела 5 настоящего Реестра изложен в новой редакции

См. текст пункта в предыдущей редакции

5.1. Решение о включении документов в реестр уникальных документов принимает экспертно-проверочная комиссия государственного органа исполнительной власти Ульяновской области, уполномоченного в сфере архивного дела. Решения экспертно-проверочной комиссии передаются в государственный орган исполнительной власти Ульяновской области, уполномоченный в сфере архивного дела.

5.2. Документу присваивается регистрационный номер на основании решения, указанного в пункте 5.1 настоящего Регламента, который проставляется на двух экземплярах заполненной формы листа уникального документа, который включает информацию о документе в базу данных "Реестр уникальных документов архивного фонда Ульяновской области". Оформляется свидетельство о регистрации документа(ов) в реестре уникальных документов архивного фонда Ульяновской области (далее - Свидетельство) (приложение N 4 к Регламенту).

5.3. Свидетельство вместе со вторым экземпляром листа уникального документа передается организации, в пользовании которой находится уникальный документ.

Информация об изменениях:

Постановлением Правительства Ульяновской области от 11 декабря 2008 г. N 507-П в пункт 5.4 раздела 5 настоящего Реестра внесены изменения

См. текст пункта в предыдущей редакции

5.4. Первые экземпляры заполненных форм листов уникальных документов формируются в дела в валовой последовательности их номеров по реестру и хранятся постоянно в государственном органе исполнительной власти Ульяновской области, уполномоченном в сфере архивного дела.

Информация об изменениях:

Постановлением Правительства Ульяновской области от 11 декабря 2008 г. N 507-П в раздел 6 настоящего Реестра внесены изменения

См. текст раздела в предыдущей редакции

6. Порядок внесения изменений в реестр
уникальных документов

В реестр уникальных документов могут вноситься дополнительные сведения, полученные в результате научного изучения уникального документа, а также информация о других изменениях (смена собственника, проведение реставрации, экспонирования и т.п.). Изменения вносятся на основании актов, которые представляются в государственный орган исполнительной власти Ульяновской области, уполномоченный в сфере архивного дела, собственниками или организациями, в оперативном управлении или в пользовании которых находятся уникальные документы.

7. Порядок пользования информацией реестра
уникальных документов

7.1. Информация об уникальных документах архивного фонда Ульяновской области является общедоступной, за исключением сведений о собственниках уникальных документов негосударственной собственности, доступ к которым осуществляется с согласия собственников.

7.2. Запросы собственников уникальных документов, зарегистрированных в реестре уникальных документов, осуществляются бесплатно.

Приложение N 1

к Регламенту

Методические рекомендации
по определению уникальных документов, подлежащих включению
в реестр уникальных документов архивного фонда
Ульяновской области

1.# Общие положения

1.1. Настоящие рекомендации определяют методику выявления наиболее ценных документов уникального характера для организации их регистрации и учета в реестре уникальных документов архивного фонда Ульяновской области (далее - реестр уникальных документов). Рекомендации предназначены для использования архивами, музеями, библиотеками и иными организациями, в пользовании которых находятся уникальные архивные документы.

1.2. Выявление уникальных документов рекомендуется осуществлять в хронологической последовательности, начиная с документов ранних лет.

1.3. Объектом, включаемым в реестр уникальных документов, является отдельная коллекция, фонд, документ.

Включению в реестр подлежат подлинные документы, отражающие события и явления, оказавшие определяющее воздействие на развитие Ульяновской области, жизнь и деятельность выдающихся личностей губернии, области, или документы, в силу своей древности обладающие бесспорным историко-культурным значением.

Выявление уникальных документов производится с учетом изложенных ниже критериев, применение которых не должно быть формальным, предполагая необходимость коллективных решений специалистов и экспертов.

1.4. Выявление уникальных документов производят наиболее квалифицированные сотрудники архивов, музеев, библиотек и иных организаций.

II. Основные критерии определения
уникальных документов

2.1. Древность документа.

По этому критерию включению в реестр уникальных документов подлежат все документы, созданные до XVIII века. В качестве древних могут рассматриваться с привлечением дополнительных аргументов документы 1-ой половины XVIII века, в особенности списки более древних грамот, договоров, картографических документов, так как в Симбирске многие древние документы были уничтожены пожаром 1864 года.

2.2. Подлинность документа.

Этот критерий является обязательным для всех документов, подлежащих включению в реестр уникальных документов, за исключением древних, оговоренных в пункте 2.1.

2.3. Бесспорность культурно-исторической значимости документа.

В основном применяется к широко известным документам, которые имеют бесспорную культурно-историческую значимость.

2.4. Публичность документа.

Для включения в реестр уникальных документов документ должен быть открытым, то есть в соответствии с этим критерием в реестр уникальных документов не могут быть включены документы, содержащие государственную тайну, или которые по каким-либо существенным обстоятельствам не могут быть опубликованы или выданы для исследования (например, документы личного происхождения, доступ к которым ограничен по воле их бывших владельцев).

2.5. Отношение документа к историческому событию.

При применении этого критерия в расчет принимается не только важность отраженного в документе события, явления, процесса, но и сама принадлежность документа к важному историческому событию.

В соответствии с данным критерием включению в реестр уникальных документов могут подлежать основополагающие законодательные акты Ульяновской области и другие документы, в которых фиксировались социально-исторические решения, отражались какие-либо реформы, преобразования, революционные события, участие населения губернии (области) в военных событиях и тому подобное. В эту же группу могут войти документы, в которых зафиксированы крупные открытия в области науки и техники, документы, отражающие редкие природные явления, представляющие собой большую художественно-эстетическую ценность (например, видеозапись спектакля с участием известных артистов).

2.6. Отношение документа к исторической личности.

По этому критерию для включения в реестр уникальных документов выявляются документы, относящиеся к личностям, по отношению к которым общеупотребителен эпитет "выдающийся".

По своему характеру, это, прежде всего, должны быть автографы и другие подлинные документы, личные документы. В эту группу могут входить документы, имеющие к известной личности не прямое, а косвенное отношение (письма, воспоминания и так далее). Также могут включаться письма выдающихся людей государства жителям нашего региона (при условии их подлинности, наличия автографа). Не следует применять при использовании этого критерия этическую оценку личностей.

2.7. Юридическое значение документа.

В основном рассматривается в совокупности с другими критериями.

2.8. Художественные и оформительские особенности документа.

Специфические (художественные, оформительские и другие внешние особенности документа) также влияют на ценность документа. По этому критерию следует учитывать также наличие уникальных печатей на различных грамотах, договорах.

Необходимо отметить, что при выявлении уникальных документов в основном применяется не один какой-либо критерий, а их совокупность.

При решении вопроса о включении документа в реестр уникальных документов учитывается также его материальная ценность.

Информация об изменениях:

Постановлением Правительства Ульяновской области от 24 сентября 2014 г. N 440-П настоящее приложение изложено в новой редакции

См. текст приложения в предыдущей редакции

Приложение N 2
к Регламенту

Правила
описания уникальных документов для включения в реестр уникальных документов архивного фонда Ульяновской области

С изменениями и дополнениями от:

10 апреля 2007 г., 11 декабря 2008 г., 24 сентября 2014 г.

1. Общие положения

Описание уникальных документов производится в листе учёта и описания уникального документа (приложение N 3 к Регламенту), реквизиты которого соответствуют реквизитам базы данных "Реестр уникальных документов архивного фонда Ульяновской области".

Лист учёта и описания уникального документа состоит из 4 разделов:

раздел "Описание документа";

раздел "Физическое состояние документа";

раздел "Место хранения документа";

раздел "Служебная информация".

Реквизит "Регистрационный номер" в листе учёта и описания уникального документа заполняется исполнительным органом государственной власти Ульяновской области после принятия в установленном порядке решения о включении документа в реестр уникальных документов архивного фонда Ульяновской области.

Реквизит "Дата включения в реестр" - дата указывается арабскими цифрами следующим образом: 00.00.0000. (01.03.2000).

2. Заполнение раздела "Описание документа"

2.1. Реквизит "Название (заголовок) документа" - указывается название документа, под которым он учтён в описи дел, других учётных документах.

2.2. Реквизит "Самоназвание документа" - указывается закрепившееся в науке индивидуальное название документа (по имени писца, заказчика, владельца, исследователя, по месту создания, обнаружения, нахождения и др.).

2.3. Реквизит "Вид документа" - указывается вид документа (например, конституция, указ, грамота, договор, письмо и т.д.).

2.4. Реквизит "Автор документа" - указывается автор (создатель) текста и документа (фамилия, имя, отчество, псевдоним, прозвище, в возможно более полном виде, позволяющем максимально идентифицировать личность и исключить совпадения). Данный реквизит заполняется и в том случае, если авторство документа уже включено в название документа или является принятым в науке (например, "Жалованная грамота Ивана III").

2.5. Реквизит "Дата (время создания) документа" заполняется, если документ датирован его создателем; дата указывается арабскими цифрами следующим образом: 00.00.0000.

2.6. Реквизит "Век" заполняется для всех документов, указывается арабскими цифрами.

2.7. Реквизит "Ориентировочная дата" - указывается дата, установленная косвенным путём; фиксируется в произвольной форме (например, не ранее 12.12.1923 - не позднее 12.12.1923 или 80-е годы 19 века, или 1-я половина 15 века, или 11 век).

2.8. Реквизит "Язык документа" - указывается язык в соответствии с общепринятыми наименованиями языков, например:

древнерусский;

старославянский;

церковно-славянский;

русский;

латинский;

греческий;

арабский;

старофранцузский;

так далее.

2.9. Реквизит "Аннотация" - излагается краткая характеристика документа, указывается место создания, от кого исходит документ, кому адресован, другие данные, в том числе по истории документов, приводятся сведения о подлинности документа (подлинник, список, копия с указанием времени их составления), приводятся имена лиц, названия учреждений, географические названия и прочие упоминающиеся в документе и имеющие существенное значение сведения. В аннотации может отмечаться степень подробности сведений ("краткие сведения", "подробные сведения").

2.10. Реквизит "Историческая справка" - включаются данные о происхождении или источнике приобретения документа, истории его бытования.

2.11. Реквизит "Наличие драгоценных металлов и камней" - указываются сведения на основании соответствующей графы инвентарной книги учёта дел, имеющих во внешнем оформлении или в приложении к ним драгоценные камни и металлы.

2.12. Реквизит "Палеографические особенности" - указывается способ написания документа (устав, полуустав и т.д.).

2.13. Реквизит "Печати" - указывается наличие печатей, их вид, материал, оговаривается их сохранность и принадлежность, а также изображение, надписи.

2.14. Реквизит "Художественные особенности оформления документа" - отмечается наличие заставок, концовок, миниатюр и других элементов, как имеющих существенное значение для идентификации документа с точки зрения его уникальности, оговаривается их авторство, указываются художественные особенности переплёта.

2.15. Реквизит "Собственность" - указывается через меню со значениями:

федеральная;

Ульяновской области;

муниципальная;

частная физического лица;

частная юридического лица.

3. Заполнение раздела "Физическое состояние документа"

3.1. Реквизит "Материальный носитель" - указывается через меню со значениями:

бумага;

калька;

пергамент;

ткань;

кора (береста);

чёрно-белая киноплёнка на триацетате;

чёрно-белая плёнка на нитрооснове;

цветная киноплёнка на триацетате;

цветная плёнка на нитрооснове;

дагерротип;

стекло;

чёрно-белая фотоплёнка на триацетатной основе;

чёрно-белая фотоплёнка на нитрооснове;

цветная плёнка на триацетатной основе;

цветная фотоплёнка на нитрооснове;

фотобумага;

магнитная плёнка на триацетатной основе;

магнитная плёнка на нитрооснове;

магнитный барабан;

металлический диск;

восковой фотографический валик;

компакт-диск.

3.2. Реквизит "Размеры" - указывается формат, размеры (в сантиметрах) документа (при необходимости - каждого листа (нескольких листов) документа).

3.3. Реквизит "Объём" - указывается количество листов, кадров, фотографий, если документ сформирован в дело; кинофильма, альбома и так далее.

3.4. Реквизит "Физическое состояние" - указывается через меню со следующими значениями:

хорошее;

удовлетворительное;

неудовлетворительное.

3.5. Реквизит "Сведения о реставрации" - отмечается, подвергался ли документ реставрации с указанием даты её проведения, организации, фамилии, имени, отчества реставраторов.

4. Заполнение раздела "Место хранения документа"

4.1. Реквизит "Место хранения документа" - указывается официально принятое наименование архивного учреждения или другой организации, или фамилия, имя, отчество (полностью) лица, осуществляющего хранение документа.

4.2. Реквизит "Адрес места хранения документа" - указывается полный почтовый адрес владельца (собственника) документа.

4.3. Реквизит "Архивный шифр" - указываются номера фонда (коллекции), описи, единицы хранения, листа (ов) или кадра (ов) для документов, составляющих часть единицы хранения.

5. Заполнение раздела "Служебная информация"

5.1. Реквизит "Кем представлен документ" - указывается орган, организация или физическое лицо, представившее предложения для включения в реестр уникальных документов архивного фонда Ульяновской области.

5.2. Реквизит "Протокол ЭПК" - указывается название совещательного органа, номер и дата протокола заседания, утвердившего предложения о включении уникального документа в реестр уникальных документов архивного фонда Ульяновской области.

Информация об изменениях:

Постановлением Правительства Ульяновской области от 24 сентября 2014 г. N 440-П настоящее приложение изложено в новой редакции

См. текст приложения в предыдущей редакции

Приложение N 3
к Регламенту

(с изменениями от 11 декабря 2008 г., 24 сентября 2014 г.)

                         ЛИСТ УЧЁТА И ОПИСАНИЯ

                         УНИКАЛЬНОГО ДОКУМЕНТА

Регистрационный номер ___________________________________________________

Дата включения документа в Государственный реестр _______________________

                        1. Описание документа

Название (заголовок) документа __________________________________________

_________________________________________________________________________

Самоназвание документа __________________________________________________

_________________________________________________________________________

Вид документа ___________________________________________________________

Автор документа _________________________________________________________

Дата (время создания) документа _________________________________________

Век _____________________________________________________________________

Ориентировочная дата ____________________________________________________

Язык документа __________________________________________________________

Аннция# _________________________________________________________________

_________________________________________________________________________

Историческая справка ____________________________________________________

_________________________________________________________________________

Наличие драгоценных металлов и камней ___________________________________

_________________________________________________________________________

Палеографические особенности ____________________________________________

_________________________________________________________________________

Печати __________________________________________________________________

Художественные особенности оформления документа _________________________

_________________________________________________________________________

Собственность ___________________________________________________________

                   2. Физическое состояние документа

Материальный носитель ___________________________________________________

Размеры _________________________________________________________________

Объём ___________________________________________________________________

Физическое состояние ____________________________________________________

Сведения о реставрации __________________________________________________

                      3. Место хранения документа

Место хранения документа ________________________________________________

Адрес места хранения документа __________________________________________

Архивный шифр: фонд N _______, оп. N _______, ед. хр. N _______, ед. уч.

N _______, лл. _______.

                        4. Служебная информация

Кем представлен документ: _______________________________________________

Протокол ЭПК от ________________ года N __________";

Информация об изменениях:

Постановлением Правительства Ульяновской области от 24 сентября 2014 г. N 440-П в настоящее приложение внесены изменения

См. текст приложения в предыдущей редакции

Приложение N 4

к Регламенту

(с изменениями от 11 декабря 2008 г., 24 сентября 2014 г.)

         Министерство искусства и культурной политики Ульяновской области

                              Свидетельство

       о регистрации документа(ов) в реестре уникальных документов

                   архивного фонда Ульяновской области

     Настоящее свидетельство выдано _____________________________________

                                              (Ф.И.О. лица

_________________________________________________________________________

         или полное официально принятое наименование организации)

_________________________________________________________________________

в том, что находящиеся в его (ее) собственности (владении) документ(ы)

_________________________________________________________________________

               (название и/или краткое описание документа)

_________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________

зарегистрированы в реестре уникальных документов за N ___________________

     Документы хранятся в _______________________________________________

                                      (адрес места хранения)

Министр искусства и культурной политики

Ульяновской области              ___________        _____________________

                                  (подпись)         (расшифровка подписи)

М.П.

Дата

"____" _______________ 2000___# г.

Серия ___________ N _____________