Приказ Министерства информационных технологий Ульяновской области от 30 июля 2012 г. N 12-пр "Об утверждении Инструкции по делопроизводству Министерства информационных технологий Ульяновской области" (утратил силу)

Приказ Министерства информационных технологий Ульяновской области
от 30 июля 2012 г. N 12-пр
"Об утверждении Инструкции по делопроизводству Министерства информационных технологий Ульяновской области"

ГАРАНТ:

Приказом Министерства Ульяновской области по развитию информационных технологий и электронной демократии от 27 сентября 2013 г. N 19-пр настоящий приказ признан утратившим силу с 3 октября 2013 г.

Во исполнение пункта 4 постановления Правительства Ульяновской области от 28.04.2012 N 203-П "Об утверждении Инструкции по делопроизводству в Правительстве Ульяновской области", в целях установления единого порядка ведения делопроизводства в Министерстве информационных технологий Ульяновской области, совершенствования системы документационного обеспечения приказываю:

1. Утвердить прилагаемую Инструкцию по делопроизводству Министерства информационных технологий Ульяновской области.

2. Руководителям структурных подразделений Министерства информационных технологий Ульяновской области обеспечить соблюдение Инструкции по делопроизводству Министерства информационных технологий Ульяновской области при организации и ведении делопроизводства и документооборота.

3. Установить, что методические разъяснения по порядку применения Инструкции по делопроизводству Министерства информационных технологий Ульяновской области осуществляет главный специалист отдела развития информационного общества департамента развития инфраструктуры Министерства информационных технологий Ульяновской области.

4. Контроль за исполнением настоящего приказа оставляю за собой.

Заместитель Председателя Правительства Ульяновской области - Министр информационных технологий Ульяновской области

С.В. Опенышева

Инструкция
по делопроизводству Министерства информационных технологий Ульяновской области
(утв. приказом Министерства информационных технологий Ульяновской области от 30 июля 2012 г. N 12-пр)

1. Общие положения

1.1. Инструкция по делопроизводству Министерства информационных технологий Ульяновской области (далее - Инструкция) разработана в целях установления единых требований к подготовке, обработке, хранению и использованию образующихся в деятельности Министерства информационных технологий Ульяновской области документов, совершенствования делопроизводства и повышения его эффективности путем унификации состава и форм управленческих документов, технологий работы с ними.

1.2. Инструкция разработана в соответствии с законодательством Российской Федерации, законодательством Ульяновской области, положениями Государственной системы документационного обеспечения управления, Правилами делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти, утвержденными постановлением Правительства Российской Федерации от 15.06.2009 N 477, Методическими рекомендациями по разработке инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утвержденными приказом Росархива от 23.12.2009 N 76, ГОСТом Р 51141-98 "Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения", ГОСТом Р 6.30-2003 "Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов", нормативными и методическими документами, регламентирующими ведение архивного дела, постановления Правительства Ульяновской области от 28.04.2012 N 203-П "Об утверждении Инструкции по делопроизводству в Правительстве Ульяновской области" и с учетом особенностей документооборота в Министерстве информационных технологий Ульяновской области.

1.3. Положения Инструкции распространяются на организацию работы с документами независимо от вида носителя, в том числе с электронными документами, включая их подготовку, обработку, хранение и использование, осуществляемые с помощью информационных технологий. Система электронного документооборота (система автоматизированной обработки документов), применяемая в Министерстве информационных технологий Ульяновской области, должна обеспечивать выполнение требований Инструкции. Делопроизводство в Министерстве информационных технологий Ульяновской области ведется с использованием единой системы электронного документооборота "CompanyMedia" (далее - ЕСЭД).

1.4. Работа с секретными документами, шифротелеграммами, другими документами ограниченного доступа, а также обработка секретной и другой информации ограниченного доступа осуществляются в соответствии со специальными инструкциями.

Требования Инструкции к работе с бухгалтерской, научно-технической и другой специальной документацией распространяются лишь в части общих принципов работы с документами, а также подготовки документов к передаче на архивное хранение.

1.5. Методическое руководство организацией делопроизводства, ведение и совершенствование делопроизводства на основе единой политики, использование современных информационных технологий в работе с документами, методическое руководство и контроль за соблюдением установленного порядка работы с документами в структурных подразделениях Министерства информационных технологий Ульяновской области (далее - структурные подразделения) осуществляет главный специалист отдела развития информационного общества департамента развития инфраструктуры Министерства информационных технологий Ульяновской (далее - главный специалист отдела).

По вопросам организации делопроизводства главный специалист отдела взаимодействует со структурными подразделениями Правительства Ульяновской области, исполнительными органами государственной власти Ульяновской области и органами местного самоуправления муниципальных образований Ульяновской области.

1.6. Ответственность за организацию и состояние делопроизводства, соблюдение установленного Инструкцией порядка работы с документами в структурных подразделениях возлагается на главного специалиста отдела.

1.7. Выполнение требований Инструкции обязательно для всех сотрудников Министерства информационных технологий Ульяновской области. Вновь принятые на работу сотрудники должны быть ознакомлены с Инструкцией главным специалистом отдела.

1.8. Работать с документами вне служебных помещений запрещается.

1.9. Информация, содержащаяся в документах, может использоваться только в служебных целях и в соответствии с полномочиями должностных лиц Министерства информационных технологий Ульяновской области, работающих или знакомящихся с этой информацией.

С содержанием документов могут быть ознакомлены только лица, имеющие отношение к их исполнению. Информация, раскрывающая содержание указанных документов, не подлежит разглашению (распространению) без согласования с заместителем Председателя Правительства Ульяновской области - Министром информационных технологий Ульяновской области.

1.10. Перед уходом в отпуск или выездом в служебную командировку сотрудники структурных подразделений обязаны передать находящиеся у них на исполнении (на контроле) документы по описи (приложение N 1 к Инструкции) руководителю соответствующего структурного подразделения. Дальнейшее исполнение указанных документов осуществляется по указанию руководителя структурного подразделения.

1.11. При увольнении или переходе в другое структурное подразделение сотрудник обязан сдать все числящиеся за ним документы руководителю соответствующего структурного подразделения по акту приема-передачи, копия которого направляется главному специалисту отдела.

1.12. Об утрате документов (дел) сотрудники Министерства информационных технологий Ульяновской области немедленно сообщают руководителю структурного подразделения. На основании решения заместителя Председателя Правительства Ульяновской области - Министра информационных технологий Ульяновской области в установленном порядке главный консультант отдела финансового и кадрового обеспечения Министерства информационных технологий Ульяновской области проводит служебное расследование. Главный консультант отдела финансового и кадрового обеспечения Министерства информационных технологий Ульяновской области с учетом предложений главного специалиста отдела докладывает заместителю Председателя Правительства Ульяновской области - Министру информационных технологий Ульяновской области результаты служебного расследования с представлением материалов и выводов для принятия окончательного решения.

На утраченные документы -(дела) составляется акт (приложение N 2 к Инструкции), на основании которого делаются соответствующие отметки в учетных формах. Акты на утраченные документы (дела) постоянного срока хранения после их утверждения передаются в архив для включения в дело фонда.

1.13. Сотрудники структурных подразделений несут персональную ответственность за соблюдение требований Инструкции, сохранность находящихся у них документов и разглашение содержащейся в них служебной информации.

2. Требования к подготовке и оформлению документов

2.1. Бланки документов

2.1.1. Документы Министерства информационных технологий Ульяновской области оформляются на бланках утвержденного образца, на стандартных листах бумаги формата А4, А5, А6 или в виде электронных документов.

Образцы применяемых бланков документов Министерства информационных технологий Ульяновской области определены в приложениях N 6, N 7 и N 8 к Инструкции.

2.1.2. Бланки документов изготавливаются на стандартных листах белой бумаги форматов А4 (210 х 297 мм) и А5 (148 х 210 мм). Допускается использование бланков документов формата A3 (297 х 420 мм) и А6 (103 х 148 мм). Выбор формата бланка документа зависит от вида и объема документа.

Каждый лист документа, оформленный как на бланке, так и на стандартном листе бумаги, должен иметь поля не менее:

30 мм - левое;

10 мм - правое;

20 мм - верхнее;

20 мм - нижнее.

Бланки документов Министерства информационных технологий Ульяновской области разрабатываются на основе углового или продольного варианта расположения реквизитов. При угловом варианте реквизиты бланка документа располагаются в верхнем левом углу листа. При продольном варианте - посередине листа вдоль верхнего поля.

При подготовке документов в Министерстве информационных технологий Ульяновской области используются электронные шаблоны бланков документов.

2.1.3. Проектирование бланков документов осуществляется главным специалистом отдела.

Образцы бланков и электронные шаблоны бланков документов утверждаются заместителем Председателя Правительства Ульяновской области - Министром информационных технологий Ульяновской области.

2.1.4. При переписке со структурными подразделениями Правительства Ульяновской области, исполнительными органами государственной власти Ульяновской области используется простая форма бланка документов Министерства информационных технологий Ульяновской области на основе углового варианта расположения реквизитов (приложение N 8 к Инструкции).

Гербовые бланки документов используются при переписке с федеральными органами исполнительной власти Российской Федерации, органами исполнительной власти иных субъектов Российской Федерации, муниципальными образованиями Ульяновской области, организациями и частными лицами (приложения N 6 и N 7 к Инструкции).

Гербовые бланки документов должны использоваться строго по назначению и не могут передаваться в другие организации и частным лицам.

2.1.5. Учет выдачи и использования порядковых номеров гербовых бланков документов ведется в журнале установленной формы согласно приложению N 4 к Инструкции в электронном виде.

2.2. Оформление реквизитов в процессе подготовки документов

2.2.1. Подготовка документов осуществляется в текстовом редакторе Word for Windows, OpenOffice.org Writer с применением шрифтов гарнитуры Times New Roman размера N 14. При изготовлении таблиц могут использоваться шрифты меньших размеров: N 11-13. В отдельных случаях размер шрифта и межстрочные интервалы могут быть изменены. Для выделения части текста документа, наименования, заголовка, примечания могут использоваться полужирное начертание, курсив, подчеркивание или смещение относительно границ основного текста.

2.2.2. Текст документа печатается через 1-1,5 межстрочных интервала.

Документы, предназначенные для копирования с уменьшением, печатаются через 2 межстрочных интервала.

2.2.3. Многострочные реквизиты печатаются через 1 межстрочный интервал, составные части одного реквизита отделяются друг от друга 1,5 межстрочным интервалом (например, в реквизитах "Адресат", "Гриф утверждения"), реквизиты один от другого отделяются 2-3 межстрочными интервалами (например, заголовок к тексту - от текста, текст - от подписи).

2.2.4. При подготовке документов от границы левого поля печатаются следующие реквизиты: заголовок к тексту, отметка о наличии приложения, отметка об исполнителе, наименование должности в реквизитах "Подпись должностного лица" и "Гриф согласования", отметка о заверении копий, а также слова СЛУШАЛИ, ВЫСТУПИЛИ, РЕШИЛИ в протоколах.

2.2.5. Документ, оформленный на бланке, должен иметь обязательный состав реквизитов, расположенных в порядке, установленном соответствующими правовыми актами.

В процессе подготовки и оформления документов состав обязательных реквизитов может быть дополнен другими реквизитами, если того требует назначение документа.

2.2.6. Требования к составлению и оформлению документов закреплены в ГОСТе Р 6.30-2003 "Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов", утвержденном постановлением Госстандарта России от 03.03.2003 N 65-ст.

2.2.7. При составлении и оформлении документов должны соблюдаться требования и правила, обеспечивающие юридическую силу документов, способствующие оперативному исполнению и последующему использованию их в справочных целях, а также созданию предпосылки для машинной обработки информации.

Реквизитами документов, создаваемых в процессе деятельности Министерства информационных технологий Ульяновской области, являются:

герб Ульяновской области;

наименование организации (далее также - Министерство информационных технологий Ульяновской области);

должность лица - автора документа;

подпись должностного лица;

вид документа;

место составления (издания) документа;

справочные данные о Министерстве информационных технологий Ульяновской области;

адресат;

дата документа;

регистрационный номер документа;

наименование либо аннотация документа;

текст документа;

ссылка на исходящий номер и дату документа адресанта;

отметка о наличии приложений;

гриф согласования;

гриф утверждения;

виза;

оттиск печати;

отметка о заверении копии;

отметка об исполнителе;

указания по исполнению документа;

отметка о контроле документа;

отметка об исполнении документа;

отметка о конфиденциальности;

отметка о поступлении документа;

идентификатор электронной копии документа.

Состав реквизитов документа определяется его видом и назначением.

2.2.8. При подготовке и оформлении документов должны соблюдаться правила оформления реквизитов, изложенные ниже.

2.2.8.1. Герб Ульяновской области.

Герб Ульяновской области размещается на бланках документов заместителя Председателя Правительства Ульяновской области - Министра информационных технологий Ульяновской области, Министерства информационных технологий Ульяновской области в соответствии с Законом Ульяновской области от 03.03.2004 N 010-ЗО "О гербе и флаге Ульяновской области".

2.2.8.2. Наименование организации, помещаемое на бланках документов, должно соответствовать наименованию, закрепленному в постановлении Правительства Ульяновской области от 16.02.2011 N 58-П "Об утверждении Положения о Министерстве информационных технологий Ульяновской области".

2.2.8.3. Должность лица - автора документа.

Наименование должности лица - автора документа указывается в бланках писем должностных лиц.

2.2.8.4. Подпись должностного лица.

Подпись должностного лица является обязательным реквизитом документа.

Документы подписываются должностными лицами в соответствии с предоставленными им полномочиями.

В состав реквизита "Подпись должностного лица" входят: наименование должности лица, подписавшего документ (полное, если документ оформлен не на бланке документа, и сокращенное - на документе, оформленном на бланке), подпись и расшифровка подписи (инициалы, фамилия).

При оформлении документа на бланке должностного лица наименование должности этого лица в реквизите "Подпись должностного лица" не указывают.

При подписании документа несколькими должностными лицами их подписи располагают одну под другой в последовательности, соответствующей занимаемой должности.

При подписании документа несколькими лицами, равными по должности, их подписи располагают на одном уровне.

При подписании совместного документа первый лист оформляют не на бланке.

В документах, составленных коллегиальным органом, указывают не должности лиц, подписавших документ, а их обязанности в составе комиссии в соответствии с распределением, например:

Председатель комиссии  Подпись                 И.О. Фамилия

Члены комиссии         Подпись                 И.О. Фамилия

                       Подпись                 И.О. Фамилия

                       Подпись                 И.О. Фамилия

Документ может быть подписан исполняющим обязанности должностного лица с указанием его фактической должности, инициалов, фамилии или с указанием, что он исполняет обязанности должностного лица, например:

Директор департамента

развития

инфраструктуры

Министерства

информационных

технологий Ульяновской

области                      Подпись                 И.О. Фамилия

или

Исполняющий

обязанности Министра

информационных

технологий Ульяновской

области                       Подпись                 И.О. Фамилия

Подпись должностного лица отделяется от последней строки текста 2-3 межстрочными интервалами. Наименование должности печатается от левой границы текстового поля через 1 межстрочный интервал. Расшифровка подписи располагается на уровне последней строки наименования должности и ограничивается правым полем. Инициалы имени и отчества ставятся перед фамилией без пробела.

Не допускается ставить предлог "За" или косую черту перед наименованием должности.

Факсимиле подписи ставится только по личному указанию руководителя.

2.2.8.5. Вид документа.

Вид документа указывается во всех, кроме писем, документах - приказах, распоряжениях, протоколах, служебных (докладных) записках, актах, справках, заключениях и др., печатается прописными буквами, например: ПРОТОКОЛ, АКТ, СПРАВКА, ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА.

2.2.8.6. Место составления (издания) документа.

Место составления или издания документа (г. Ульяновск) указывается в бланках документов Министерства информационных технологий Ульяновской области, за исключением бланков писем.

2.2.8.7. Справочные, данные об исполнительном органе государственной власти Ульяновской области.

Справочные данные о Министерстве информационных технологий Ульяновской области содержат сведения, необходимые при информационных контактах.

Справочные данные в бланке письма включают: почтовый или юридический адрес, место нахождения; номера телефонов, факсов, адрес электронной почты, Интернет-адрес, ОКПО, ОГРН. ИНН/КПП.

Адрес пишется в соответствии с Правилами оказания услуг почтовой связи, утвержденными постановлением Правительства Российской Федерации от 15.04.2005 N 221 (далее - Правила оказания услуг почтовой связи), например:

               пл. Ленина, д. 1, г. Ульяновск, 432017

2.2.8.8. Адресат.

В качестве адресата могут быть организации, их структурные подразделения, должностные или физические лица.

Реквизит "Адресат" печатается через 1 межстрочный интервал, может выделяться полужирным шрифтом, например:

     Министерство финансов

     Российской Федерации

При направлении документа в организацию или ее структурное подразделение указывается полное наименование организации или организации и структурного подразделения в именительном падеже. Допускается центрировать все строки реквизита "Адресат" по отношению к самой длинной строке, например:

                                      Министерство финансов Российской

                                      Федерации Департамент финансовой

                                                  политики

Должность и фамилия должностного лица, которому адресован документ, указываются в дательном падеже, инициалы ставятся перед фамилией, например:

                                           Генеральному директору

                                              ОАО "Ростелеком"

                                                И.О. Фамилия

или

                                    Правительство Ульяновской области

                                    Директору департамента контроля

                                    И.О. Фамилия

Если документ отправляют в несколько однотипных организаций или несколько структурных подразделений одной организации, то их следует указывать обобщенно, например:

                                    Главам муниципальных образований

                                    Ульяновской области

Документ не должен содержать более четырех адресатов. Слово "Копия" перед вторым, третьим и четвертым адресатами не указывается. При большем числе адресатов составляют список рассылки документа.

В состав реквизита "Адресат" может входить почтовый адрес. В соответствии с Правилами оказания услуг почтовой связи установлена следующая последовательность написания элементов почтового адреса:

наименование адресата (наименование организации - юридического лица, для гражданина - фамилия, имя, отчество);

название улицы, номер дома, номер квартиры; название населенного пункта (города, поселка); название района;

название республики, края, области, автономного округа (области); название страны (для международных почтовых отправлений); почтовый индекс.

При адресовании письма в организацию указывают ее наименование, затем почтовый адрес, например:

                                    Агентство недвижимости "Шанс"

                                    Краснопролетарская ул., д. 8,

                                    г. Ульяновск, 432031

При адресовании документа физическому лицу указываются фамилия и инициалы (инициалы после фамилии), затем почтовый адрес, например:

                                    Фамилия И.О.

                                    Гагарина ул., д. 15, кв. 6,

                                    г. Ульяновск, 432600

Почтовый адрес не проставляется на документах, направляемых в федеральные органы исполнительной власти, должностным лицам федеральных органов исполнительной власти, в Правительство Ульяновской области, должностным лицам Правительства Ульяновской области, в исполнительные органы государственной власти Ульяновской области, должностным лицам исполнительных органов государственной власти Ульяновской области и в органы местного самоуправления муниципальных образований Ульяновской области, должностным лицам органов местного самоуправления муниципальных образований Ульяновской области.

2.2.8.9. Дата документа.

Датой документа является дата его подписания или утверждения, для протокола - дата заседания, для акта - дата события.

Документы, изданные двумя или более организациями, должны иметь одну (единую) дату, которая соответствует наиболее поздней дате подписания.

При подготовке проекта документа печатается только обозначение месяца и года, а число проставляется должностным лицом непосредственно при подписании документа. Все служебные отметки на документе, связанные с его прохождением и исполнением, должны датироваться и подписываться.

Установлены два способа проставления даты: цифровой и словесно- цифровой.

При цифровом способе день месяца и месяц оформляют двумя парами арабских цифр, разделенными точкой; год - четырьмя арабскими цифрами.

Например, дату 10 февраля 2012 г. следует оформлять: 10.02.2012.

При словесно-цифровом способе проставления даты день месяца пишется двумя цифрами, месяц - словом, год - четырьмя цифрами, например: 05 января 2012 г.

Проставлять ноль в обозначении дня месяца, если он содержит одну цифру, - обязательно.

Место проставления даты на документе зависит от используемого бланка и вида документа. Дата проставляется в специально отмеченном месте на бланке документа либо ниже подписи должностного лица.

В письмах, протоколах и других документах, содержащих сведения финансового характера, а также в правовых актах предпочтительным является словесно- цифровой способ оформления дат.

2.2.8.10. Регистрационный номер документа.

Реквизит "Регистрационный номер документа" состоит из его порядкового номера, который может дополняться буквенным обозначением наименования документа, должности (или фамилии) подписавшего, индексом дела по номенклатуре дел.

Регистрации подлежат все создающиеся в Министерстве информационных технологий Ульяновской области документы и поступающие от других организаций и физических лиц.

Регистрационный номер является обязательным реквизитом каждого документа.

Регистрационный номер документа, составленного совместно двумя и более организациями, состоит из регистрационных номеров документа каждой из этих организаций и может проставляться через косую черту в порядке указания авторов в документе.

2.2.8.11. Наименование либо аннотация документа.

Наименование документа (заголовок к тексту) составляется ко всем документам, оформленным на бланках формата А4, за исключением телефонограмм, телеграмм, извещений и писем объемом до семи строк машинописного текста. К тексту документов, оформленных на бланках формата А5, заголовок допускается не указывать.

Заголовок к тексту должен кратко и точно раскрывать содержание документа, согласовываться с документом и отвечать на вопросы: о чем (о ком)?, например:

     О создании аттестационной комиссии

     чего (кого)?, например:

     Должностной регламент главного специалиста-эксперта

Заголовок к тексту оформляется под реквизитами бланка от границы левого поля, должен содержать 28-30 печатных знаков в строке и не занимать более 5 строк, печатаемых через 1 межстрочный интервал. Точка в конце заголовка не ставится. Заголовок печатается без кавычек.

Заголовок к тексту составляется лицом, готовящим проект документа.

2.2.8.12. Текст документа.

Текст документа, в том числе направляемого зарубежным адресатам, излагается русским литературным языком с учетом особенностей официально-делового стиля, вида документа и его назначения в управленческой деятельности. Содержание документа должно быть изложено кратко, логично, точно и ясно.

Тексты документов оформляют в виде анкеты, таблицы, связного текста или в виде соединения этих структур.

При составлении текста в виде анкеты наименования признаков характеризуемого объекта должны быть выражены именем существительным в именительном падеже или словосочетанием с глаголом второго лица множественного числа настоящего или прошедшего времени ("имеете", "владеете" или "были", "находились").

Графы и строки таблицы должны иметь заголовки, выраженные именем существительным в именительном падеже. Подзаголовки граф и строк должны быть согласованы с заголовками. Если таблицу печатают более чем на одной странице, графы таблицы должны быть пронумерованы и на следующих страницах должны быть напечатаны только номера этих граф.

Связный текст, как правило, состоит из двух частей. В первой части (констатирующей) указывают причины, основания, цели составления документа, во второй (заключительной) - решения, выводы, просьбы, предложения, рекомендации. Текст документа может содержать одну заключительную часть (например, распоряжение - распорядительную часть без констатирующей; письма, заявления - просьбу без пояснения).

В тексте документа, подготовленного на основании документов других организаций или ранее изданных документов, указывают их реквизиты: наименование документа, наименование организации - автора документа, дату документа, регистрационный номер документа, заголовок к тексту.

Если текст содержит несколько решений, выводов, то его следует разбивать на разделы, подразделы, пункты, которые нумеруются арабскими цифрами.

В документах, издаваемых на принципах единоначалия, а также документах, адресованных руководству организации, текст излагают от первого лица единственного числа ("постановляю", "предлагаю", "прошу").

В документах коллегиальных органов текст излагают от третьего лица единственного числа ("постановляет", "решил"),

В совместных документах текст излагают от первого лица множественного числа ("решили" и т.п.).

Текст протокола излагают от третьего лица множественного числа ("слушали", "выступили", "постановили", "решили"),

В документах, устанавливающих права и обязанности организаций, их структурных подразделений (положение, инструкция), а также содержащих описание, оценку фактов или выводы (акт, справка), используют форму изложения текста от третьего лица единственного или множественного числа ("департамент осуществляет функции", "в состав управления входят", "комиссия установила").

В письмах используют следующие формы изложения:

от первого лица множественного числа ("просим направить", "направляем на рассмотрение");

от первого лица единственного числа ("прошу выделить", "считаю необходимым");

от третьего лица единственного числа ("Министерство не возражает", "департамент направляет").

Текст печатается на расстоянии 2-3 межстрочных интервалов от заголовка текста в установленных границах полей.

Первая строка абзаца начинается на расстоянии 1,25 см от левой границы текстового поля.

2.2.8.13. Ссылка на исходящий номер и дату документа адресанта.

Ссылка на исходящий номер и дату документа адресанта включает в себя регистрационный номер и дату документа, на который должен быть дан ответ.

2.2.8.14. Отметка о наличии приложения.

Отметка о наличии приложения в письме печатается от границы левого поля и отделяется от текста 2-3 межстрочными интервалами.

Если письмо имеет приложение, названное в тексте, то отметка о наличии приложения оформляется следующим образом:

Приложение: на 3 л. в 2 экз.

Если письмо имеет приложение, не названное в тексте, то указывают его наименование, число листов и число экземпляров. При наличии нескольких приложений их нумеруют, например:

Приложение:     1. Проект закона Ульяновской области "О внесении

                изменений в Кодекс Ульяновской области об

                административных правонарушениях" на 3 л. в 2 экз.

                2. Письмо аппарата Законодательного Собрания Ульяновской

                области от 18.06.2012 N 08-14-4/1043 "О проекте закона

                Ульяновской области" 2 л. в 1 экз.

Если приложения сброшюрованы, то число листов не указывают, например:

     Приложение: в 2 экз.

или

     Приложение: Программа мероприятий конференции в 2 экз.

Если к документу прилагают другой документ, также имеющий приложение, отметку о наличии приложения оформляют следующим образом:

     Приложение:        письмо    ООО    "Телеком.ру"    от    15.06.2012

N 73-ИОГВ-32/911вх и приложение к нему, всего на 5 л.

Если приложение направляют не во все указанные в документе адреса, то отметку о его наличии оформляют следующим образом:

     Приложение: на 3 л. в 5 экз. только в первый адрес.

Приложение к правовому акту оформляют следующим образом: на первом его листе в правом верхнем углу пишут прописными буквами слово ПРИЛОЖЕНИЕ (без кавычек) с указанием наименования правового акта, его даты и регистрационного номера. Слово Приложение центрируется относительно самой длинной строки.

Если приложений несколько, то указывается порядковый номер приложения, например:

                                              Приложение N 2

                                              к распоряжению Министерства

                                              информационных технологий

                                              Ульяновской области

                                              от 03.10.2011 N 41-рмит

Если приложение одно, порядковый номер приложения не указывается.

2.2.8.15. Гриф согласования.

Существуют две формы согласования: внешняя и внутренняя. Внешнее согласование документов оформляется грифом согласования - реквизитом, выражающим согласие организации (или ее органа), не являющейся автором документа, с его содержанием.

Гриф согласования располагается ниже реквизита "Подпись должностного лица" в левом нижнем углу документа (длина строки не должна превышать 8 см, начало строк ограничивается левым полем) или на отдельном листе согласования, при этом в документе перед подписью делается отметка: "Лист согласования прилагается".

Гриф согласования включает: слово СОГЛАСОВАНО (печатается прописными буквами без кавычек и знаков препинания в конце), наименование должности лица, с которым согласовывается документ (включая наименование организации), подпись, расшифровку подписи и дату согласования, например:

СОГЛАСОВАНО

Начальник отдела

финансового и кадрового обеспечения

Министерства информационных технологий

Ульяновской области

Подпись         И.О. Фамилия

Дата

Если согласование осуществляют письмом, протоколом, гриф согласования оформляют следующим образом:

     СОГЛАСОВАНО

     Письмо Министерства

     образования Ульяновской области

     от 18.05.2012 N 73-ИОГВ-22/2312вн

или

     СОГЛАСОВАНО

     Протокол заседания

     Экспертно-проверочной комиссии

     Министерства искусства и культурной политики

     Ульяновской области

     от 01.03.2012 N 3

Если содержание документа затрагивает интересы нескольких организаций, грифы согласования могут располагаться на отдельном листе согласования.

Заполненный лист согласования подписывается, датируется ответственным исполнителем и прилагается к проекту документа. При наличии возражений по тексту документа гриф согласования не оформляется, к проекту прилагаются замечания или суть разногласий указывается в сопроводительном письме.

2.2.8.16. Гриф утверждения.

Документ утверждается должностным лицом (должностными лицами), правовым актом или решением коллегиального органа. Гриф утверждения документа размещается в правом верхнем углу утверждаемого документа.

При утверждении документа должностным лицом гриф утверждения документа должен состоять из слова УТВЕРЖДАЮ (без кавычек), наименования должности лица, утверждающего документ, его подписи, инициалов, фамилии и даты утверждения, например:

                                     УТВЕРЖДАЮ

                                     Заместитель Председателя

                                     Правительства Ульяновской области -

                                     Министр информационных технологий

                                     Ульяновской области

                                     Подпись           И.О. Фамилия

                                     Дата

При утверждении документа несколькими должностными лицами их подписи располагают на одном уровне, например:

УТВЕРЖДАЮ                           УТВЕРЖДАЮ

Наименование должности              Наименование должности

Подпись           И.О. Фамилия      Подпись           И.О. Фамилия

Дата                                Дата

При утверждении документа правовым актом, протоколом гриф утверждения состоит из слова УТВЕРЖДЕН (УТВЕРЖДЕНА, УТВЕРЖДЕНЫ или УТВЕРЖДЕНО), наименования утверждающего документа в творительном падеже, его даты и номера, например:

                                                 УТВЕРЖДЕНО

                                            приказом Министерства

                                          информационных технологий

                                             Ульяновской области

                                        от 15 октября 2011 г. N 11-пр

При утверждении документа коллегиальным органом в грифе утверждения дается ссылка на протокол заседания коллегиального органа, например:

                                                 УТВЕРЖДЕНЫ

                                       решением Экспертно-проверочной

                                            комиссии Министерства

                                          информационных технологий

                                             Ульяновской области

                                              от 26.03.2012 N 1

Примерный перечень документов, подлежащих утверждению, приведен в приложении N 11 к Инструкции.

2.2.8.17. Виза.

Внутреннее согласование документа оформляется визой согласования документа - реквизитом документа, указывающим на согласие или несогласие должностного лица Министерства информационных технологий Ульяновской области - автора документа с его содержанием (далее - виза).

Виза включает: наименование должности визирующего документ, подпись, расшифровку подписи (инициалы, фамилию) и дату подписания, например:

Начальник отдела правового обеспечения

Подпись                И.О. Фамилия

Дата

Оформленная таким образом виза означает согласие должностного лица с содержанием документа.

При наличии замечаний по документу визу оформляют следующим образом:

Замечания прилагаются

Начальник отдела правового обеспечения

Подпись                И.О. Фамилия

Дата

Замечания могут быть представлены на отдельном листе, который подписывается, датируется и прилагается к документу.

Для документа, подлинник которого остается в Министерстве информационных технологий Ульяновской области, визы проставляют в нижней части оборотной стороны последнего листа подлинника документа, допускается полистное визирование документа и его приложений.

Для документа, подлинник которого отправляют из Министерства информационных технологий Ульяновской области, визы проставляют в нижней части лицевой стороны копии отправляемого документа.

Возможно оформление виз документа на отдельном листе согласования.

Если в процессе визирования в проект документа вносятся существенные изменения, он подлежит повторному визированию. Повторного визирования не требуется, если при доработке в проект документа внесены уточнения, не меняющие его сути.

При наличии замечаний, возражений документы на подпись не принимаются и не регистрируются.

2.2.8.18. Оттиск печати.

На документах, требующих особого удостоверения, ставится печать. Печать удостоверяет подлинность подписи должностного лица.

Оттиск печати следует проставлять таким образом, чтобы подпись должностного лица и оттиск печати были хорошо читаемы.

Простые круглые печати ставятся на копиях документов для удостоверения их соответствия подлинникам.

Оттиск печати должен захватывать окончание наименования должности лица, подписавшего документ (полное описание проставления оттиска печати содержится в разделе 7 Инструкции).

2.2.8.19. Отметка о заверении копии.

Копия документа должна быть заверена главным специалистом отдела.

При заверении соответствия копии документа подлиннику ниже реквизита "Подпись должностного лица" проставляют заверительную надпись "Верно" (при необходимости указывается место нахождения подлинника документа), наименование должности лица, заверившего копию, подпись, расшифровку подписи (инициалы, фамилию), дату заверения, например:

Верно

Главный специалист

отдела развития

информационного

общества департамента развития

инфраструктуры Министерства

информационных технологий

Ульяновской области            Подпись           И.О. Фамилия

Дата

или

Верно, подлинник находится

в Министерстве информационных

технологий Ульяновской области

Главный специалист отдела

развития

информационного общества

департамента

развития инфраструктуры

Министерства

информационных технологий

Ульяновской области            Подпись           И.О. Фамилия

Дата

Копия документа заверяется печатью.

Если документы содержат более одного листа, все листы копий должны быть прошиты, пронумерованы, скреплены подписью и печатью.

2.2.8.20. Отметка об исполнителе.

Отметка об исполнителе включает в себя инициалы и фамилию исполнителя документа и номер его телефона. Отметку об исполнителе располагают на лицевой (для внутренних документов Министерства информационных технологий Ульяновской области) и оборотной стороне (на письмах) последнего листа документа в левом нижнем углу, например:

И.О. Фамилия

41-33-59

На документе, подготовленном по поручению руководителя заместителя Председателя Правительства Ульяновской области - Министра информационных технологий Ульяновской области исполнителей, в отметке об исполнителе указывается фамилия основного исполнителя.

Реквизит печатается размером шрифта N 12 от границы левого поля.

2.2.8.21. Указания по исполнению документа.

Указания по исполнению документа (резолюция) оформляются соответствующим должностным лицом на отдельном листе формата А6 (приложение N 12 к Инструкции) с указанием регистрационного номера и даты документа, к которому резолюция относится. Резолюция прикрепляется к документу и вместе с ним подшивается в дело.

Резолюция может быть написана непосредственно на самом документе между реквизитами "Адресат" и "Текст" документа.

Резолюция включает в себя фамилии, инициалы исполнителей, содержание поручения (при необходимости), срок исполнения, подпись и дату, например:

                            Фамилия И.О.

                            Фамилия И.О.

                            Прошу организовать совместную работу

                            и проинформировать меня до 03.04.2012.

                            Подпись

                            Дата

При наличии нескольких исполнителей ответственный за исполнение указывается в резолюции первым. Ответственный исполнитель организует работу соисполнителей и отвечает за исполнение документа.

2.2.8.22. Отметка о контроле документа.

Отметка о контроле документа проставляется на верхнем поле документа справа штампом "КОНТРОЛЬ".

2.2.8.23. Отметка об исполнении документа.

Отметка об исполнении документа включает в себя: ссылку на дату и номер документа, свидетельствующего о его исполнении, или при отсутствии такого документа - краткие сведения об исполнении.

Отметка об исполнении документа подписывается и датируется исполнителем документа или руководителем структурного подразделения, в котором исполнен документ, например:

Отправлено письмо от 01.03.2012 N 73-ИС ГВ-32-01/698исх

В дело N 01-14

Подпись           И.О. Фамилия

Дата

Отметка об исполнении документа проставляется на лицевой стороне первого листа документа в нижней части.

2.2.8.24. Отметка о конфиденциальности.

Отметка о конфиденциальности проставляется на документах, содержащих информацию, относимую к служебной тайне или к иному виду конфиденциальной информации. Виды конфиденциальной информации установлены Указом Президента Российской Федерации от 06.03.1997 N 188 "Об утверждении Перечня сведений конфиденциального характера".

Отметка о конфиденциальности на документах, содержащих информацию, относимую к служебной тайне, имеет вид "Для служебного пользования", проставляется в верхнем правом углу первого листа документа и может дополняться указанием номера экземпляра документа.

2.2.8.25. Отметка о поступлении документа.

Отметка о поступлении документа в Министерство информационных технологий Ульяновской области содержит очередной порядковый номер и дату поступления документа (при необходимости - часы и минуты). Отметка о поступлении документа проставляется в нижнем правом углу лицевой стороны первого листа документа с помощью штампа, например:

                                МИНИСТЕРСТВО ИНФОРМАЦИОННЫХ

                              ТЕХНОЛОГИЙ УЛЬЯНОВСКОЙ ОБЛАСТИ

                                   Bx.N________________

                                "___" ____________20_____г.

3. Особенности подготовки и оформления отдельных видов документов

Инструкция устанавливает определенные требования к подготовке отдельных видов документов.

Ответственность за некачественную подготовку документов, содержащиеся в них сведения возлагается на лиц, подготовивших, завизировавших и подписавших документы.

3.1. Проекты правовых актов Министерства информационных технологий Ульяновской области

3.1.1. Подготовка и оформление проектов правовых актов Министерства информационных технологий Ульяновской области осуществляются в соответствии с распоряжением Министерства информационных технологий Ульяновской области от 16.04.2012 N 45-рмит "Об утверждении Правил подготовки и издания правовых актов Министерства информационных технологий Ульяновской области"..

3.1.2. Правовые акты Министерства информационных технологий имеющие нормативный характер, издаются в форме приказа Министерства информационных технологий Ульяновской области.

Правовые акты по оперативным и другим текущим вопросам, не имеющие нормативного характера, издаются в форме распоряжений Министерства информационных технологий Ульяновской области.

3.1.3. Правовые акты Министерства информационных технологий Ульяновской области печатаются на бланках. Текст печатается в текстовом редакторе Word for Windows шрифтом гарнитуры Times New Roman размера N 14 на одной стороне листа. Использование ксерокопий бланков запрещается. При оформлении правовых актов на двух и более страницах текст печатается начиная со второй страницы на стандартных листах бумаги формата А4. Поля второй и последующих страниц составляют: левое - 30 мм, правое - 10 мм, верхнее и нижнее - по 20 мм.

3.1.4. Правовые акты имеют следующие реквизиты: наименование вида документа, дату и номер, номер экземпляра, место издания, заголовок, текст, подпись должностного лица.

Дата проставляется после подписания правового акта, оформляется словесно- цифровым способом. Печатается от левой границы текстового поля.

Номер правового акта проставляется после подписания, печатается от правой границы текстового поля и состоит из знака "N" и регистрационного номера.

Реквизит "Номер экземпляра" отделяется от реквизитов "Дата" и "Номер" 1 межстрочным интервалом, печатается от правой границы текстового поля и оформляется следующим образом: Экз. N______.

Реквизит "Место издания" (г. Ульяновск) отделяется от реквизита "Номер экземпляра" 1 межстрочным интервалом и оформляется центрованным способом.

Реквизит "Заголовок" отделяется от предыдущего реквизита 3 межстрочными интервалами и печатается через 1 межстрочный интервал, выделяется полужирным шрифтом и выравнивается по центру. Точка в конце заголовка не ставится.

3.1.5. Реквизит "Текст" отделяется от реквизита "Заголовок" 2-3 межстрочными интервалами и печатается через 1 межстрочный интервал.

Текст печатается от левой границы текстового поля и выравнивается по левой и правой границам текстового поля. Первая строка текста начинается на расстоянии 1,25 см от левой границы текстового поля.

Текстовая часть может подразделяться на преамбулу и постановляющую часть.

Преамбула в приказах Министерства информационных технологий Ульяновской области завершается словом "приказываю", которое печатается строчными буквами вразрядку.

Пункты в тексте нумеруются арабскими цифрами с точкой и заголовков не имеют.

Пункты могут разделяться на подпункты, которые нумеруются арабскими цифрами или строчными буквами с закрывающей круглой скобкой.

Все изменения и дополнения, вносимые в ранее принятый правовой акт, должны соответствовать структуре основного правового акта.

При наличии приложений к правовому акту в тексте на них делается ссылка.

Приложения к проектам правовых актов оформляются на отдельных листах бумаги.

Размеры полей, шрифты и межстрочные интервалы при печатании приложений идентичны размерам, применяемым при печатании текстов правовых актов.

Если в тексте правового акта делается ссылка "согласно приложению", то на первой странице приложения в правом верхнем углу пишется слово ПРИЛОЖЕНИЕ, ниже через 1,5 межстрочных интервала дается ссылка на правовой акт. Все составные части реквизита центрируются относительно самой длинной строки и печатаются через 1 межстрочный интервал.

При наличии нескольких приложений они нумеруются, например:

                                               ПРИЛОЖЕНИЕ N 1

                                           к приказу Министерства

                                               информационных

                                       технологий Ульяновской области

                                           ___________N_________

Приложения заканчиваются чертой, расположенной по центру текста на расстоянии примерно 3 межстрочных интервала. Длина черты составляет 2-3 см.

При наличии в тексте проекта правового акта формулировки "утвердить" (прилагаемое положение, состав комиссии, план мероприятий) на самом приложении в правом верхнем углу печатается слово УТВЕРЖДЕНО или УТВЕРЖДЕН со ссылкой на правовой акт, его дату и номер, например:

                                                 УТВЕРЖДЕНО

                                         распоряжением Министерства

                                         информационных технологий

                                            Ульяновской области

                                           ___________N_________

Слова УТВЕРЖДЕНО или УТВЕРЖДЕН в приложениях согласуются в роде и числе с видом утверждаемого документа: положение - УТВЕРЖДЕНО, программа - УТВЕРЖДЕНА, мероприятия - УТВЕРЖДЕНЫ.

Заголовок к тексту приложения печатается центрованным способом. Первое слово заголовка приложения печатается прописными буквами полужирным шрифтом и может быть напечатано вразрядку (ПОЛОЖЕНИЕ, СПИСОК). Текст заголовка печатается через 1 межстрочный интервал.

Заголовок к тексту приложения отделяется от грифа утверждения документа 4 межстрочными интервалами, от текста приложения - 2 межстрочными интервалами.

При наличии в тексте приложения нескольких разделов их заголовки печатаются центрованным способом (относительно границ текста). Точка в конце заголовка не ставится. Допускается выделять заголовки разделов полужирным шрифтом.

Текст приложения может быть оформлен в виде таблицы. Графы и строки таблицы должны иметь заголовки, выраженные именем существительным в именительном падеже. Подзаголовки граф и строк грамматически должны быть согласованы с заголовками.

Если таблицу печатают более чем на одной странице, графы таблицы должны быть пронумерованы, а на следующих страницах должны быть напечатаны только номера этих граф.

Листы приложения нумеруются самостоятельно начиная со второго листа.

При наличии в тексте приложений ссылки на сноску она оформляется звездочкой или цифрой со скобкой. Текст сноски печатается через 1 межстрочный интервал в конце каждой страницы или после приложения в целом под чертой. После символа сноски ее текст печатается с прописной буквы. В конце текста сноски ставится точка.

На одной странице не должно проставляться более трех сносок.

3.1.6. Электронные версии проекта и листа согласования правового акта размещаются в модуле "ОРД" ЕСЭД.

Ответственность за идентичность содержащихся в файлах проекта правового акта материалов несет разработчик проекта.

После прохождения в установленном порядке правовой экспертизы в отделе правового обеспечения департамента государственного регулирования Министерства информационных технологий Ульяновской области разработчик проекта правового акта направляет электронную версию проекта правового акта на регистрацию главному специалисту отдела.

3.1.7. Пояснительная записка к проекту правового акта.

Пояснительная записка к проекту правового акта оформляется на стандартных листах бумаги формата А4 и имеет следующие реквизиты:

Наименование вида документа - ПОЯСНИТЕЛЬНАЯ ЗАПИСКА - печатается прописными буквами ниже верхней границы текстового поля, выделяется полужирным шрифтом и выравнивается по центру.

Заголовок отделяется от предыдущего реквизита 2 межстрочными интервалами, печатается строчными буквами через 1 межстрочный интервал, выделяется полужирным шрифтом и выравнивается по центру, точка в конце заголовка не ставится.

В заголовке указывается полное наименование проекта правового акта, к которому подготовлена пояснительная записка. Текст отделяется от заголовка 3 межстрочными интервалами, печатается шрифтом гарнитуры Times New Roman размера N 14 через 1,5 межстрочных интервала.

Первая строка текста начинается на расстоянии 1,25 см от левой границы текстового поля.

В тексте кратко излагаются мотивы внесения проекта правового акта, обоснование и суть проекта, наличие разногласий, результаты проработки и экспертизы.

Реквизит "Подпись должностного лица" отделяется от текста 3 межстрочными интервалами и включает наименование должности лица, подписавшего пояснительную записку, его подпись и расшифровку подписи (инициалы и фамилию).

Наименование должности печатается от левой границы текстового поля через 1 межстрочный интервал.

Расшифровка подписи располагается на уровне последней строки наименования должности и печатается без пробела между инициалами и фамилией.

Последняя буква в расшифровке подписи ограничивается правым полем.

При наличии нескольких подписей они располагаются одна под другой в соответствии с занимаемыми должностями.

Подписи отделяются одна от другой 1-2 межстрочными интервалами.

3.1.8. Оформление реквизита "виза" проекта правового акта.

Реквизит "виза" оформляется на оборотной стороне последнего листа проекта правового акта в нижней его части и включает в себя: наименование должности, подпись, расшифровку подписи (инициалы и фамилию) ответственного исполнителя (подготовившего проект), представителей отдела правового обеспечения департамента государственного регулирования Министерства информационных технологий Ульяновской области, а также дату визирования.

Согласование проекта правового акта осуществляется оформлением листа согласования (приложение N 14 к Инструкции) и проставлением отметки о согласовании в электронном виде.

3.1.9. Реквизит "Подпись должностного лица" отделяется от реквизита "Текст документа" 3 межстрочными интервалами и состоит из слов "Заместитель Председателя Правительства Ульяновской области - Министр информационных технологий Ульяновской области", печатается от границы левого поля.

Инициалы и фамилия заместителя Председателя Правительства Ульяновской области - Министра информационных технологий Ульяновской области печатаются у правой границы текстового поля.

Образец оформления проекта приказа Министерства информационных технологий Ульяновской области приведен в приложении N 4 к Инструкции.

3.2. Распоряжения по кадровым вопросам

В Министерстве информационных технологий Ульяновской области по кадровым вопросам издаются распоряжения.

Проекты распоряжений по кадровым вопросам подготавливаются главным консультантом отдела финансового и кадрового обеспечения Министерства информационных технологий Ульяновской области.

Распоряжения о приеме, увольнении, отпусках, командировках работников, занимающих должности, не отнесенные к должностям государственной гражданской службы, и осуществляющих техническое обеспечение деятельности Министерства информационных технологий Ульяновской области, оформляются в соответствии с унифицированными формами, утвержденными постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 N 1 "Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты" (далее - унифицированные формы). Форматы бланков, указанных в альбомах унифицированных форм, являются рекомендуемыми и могут изменяться. В бланки можно вносить изменения по расширению и сужению граф и строк, дополнительные строки.

Министерство информационных технологий Ульяновской области имеет право вносить дополнительные необходимые ему реквизиты. Но при этом все реквизиты форм документов должны остаться без изменения. Удаление каких-либо реквизитов из унифицированных форм не допускается.

Все изменения, вносимые в унифицированные формы, должны быть оформлены соответствующим распорядительным документом.

Распоряжения со сроком хранения 75 лет регистрируются и формируются в дела отдельно от распоряжений со сроком хранения 5 лет (приложение N 15 к Инструкции).

3.3. Организация работы по выпуску правовых актов

По окончании согласования, правовой экспертизы проекты правовых актов переносятся главным специалистом отдела на соответствующие бланки и с прилагаемыми материалами передаются помощнику заместителя Председателя Правительства - Министра информационных технологий Ульяновской области для представления на подписание заместителю Председателя Правительства - Министру информационных технологий Ульяновской области или лицу, исполняющему его обязанности.

После подписания правовые акты направляются главному специалисту отдела.

Ответственность за идентичность текста электронного варианта правового акта его тексту на бумажном носителе несет лицо, подготовившее проект правового акта.

Работа по выпуску правовых актов Министерства информационных технологий Ульяновской области включает регистрацию правовых актов, направление их на официальное опубликование, рассылку.

Главный специалист отдела области регистрирует подписанные правовые акты в модуле "ОРД" ЕСЭД.

Правовым актам присваиваются порядковые номера в автоматизированном режиме в пределах календарного года.

К регистрационным номерам правовых актов добавляются буквенные индексы:

к распоряжениям Министерства информационных технологий Ульяновской области по основной деятельности - "рмит", например, 15-рмит;

к распоряжениям Министерства информационных технологий Ульяновской области по кадровым вопросам возложение обязанностей - во

прием на работу (заключение трудового договора) гражданских государственных служащих и технических сотрудников - "гс" и "ла" соответственно; увольнение (прекращение трудового договора) - "у";

установление надбавок к должностному окладу (за совмещение, особый характер труда, стаж работы и др.), доплат; направление в командировки - "к";

предоставление отпусков - "о";

по подведомственным учреждениям - "пу";

выслуга лет - "вл";

больничный - "б".

Направление на официальное опубликование и учет опубликованных правовых актов осуществляет главный специалист отдела по согласованию с отделом правового обеспечения департамента государственного регулирования Министерства информационных технологий Ульяновской области.

Копии правовых актов направляются адресатам в соответствии с листом рассылки, составленным исполнителем проекта правового акта (приложение N 16 к Инструкции).

Правовые акты в течение текущего года хранятся в отделе развития информационного общества департамента развития инфраструктуры Министерства информационных технологий Ульяновской области, после чего передаются по описи в архив Министерства информационных технологий Ульяновской области Ульяновской области (далее - архив).

3.4. Положения, правила, инструкции, регламенты

3.4.1. Положение - правовой акт, устанавливающий системно связанные между собой правила регламентирующего характера по отдельным вопросам деятельности Министерства информационных технологий Ульяновской области Ульяновской области.

Правила - правовой акт, устанавливающий требования и нормы осуществления определенных видов деятельности, обязательные для применения.

Инструкция - правовой акт, издаваемый в целях установления правил, регулирующих организационные, научно-технические, технологические, финансовые или иные стороны деятельности Министерства информационных технологий Ульяновской области Ульяновской области.

Регламент - правовой акт, включающий совокупность правил и определяющий порядок деятельности Министерства информационных технологий Ульяновской области Ульяновской области.

3.4.2. Порядок подготовки и согласования положений (правил, инструкций, регламентов) соответствует общему порядку подготовки проектов правовых актов Министерства информационных технологий Ульяновской области Ульяновской области.

3.4.3. Текст положений (правил, инструкций, регламентов) печатается на стандартных листах бумаги формата А4, излагается от третьего лица единственного или множественного числа.

Заголовок к тексту положений (правил, инструкций) отвечает на вопрос: о чем?, заголовок к инструкции, регламенту, содержащим должностные требования и порядок проведения работ, отвечает на вопросы: кого (чего)?, например:

        Должностной регламент главного специалиста-эксперта

                         Регламент совещания...

Констатирующей частью положений (правил, инструкций, регламентов) служит раздел "Общие положения", в котором указываются основания разработки, основное назначение документа и сфера его распространения, ответственность за нарушение установленных правил и технологий.

Основной текст положений (правил, инструкций, регламентов) может делиться на разделы, подразделы, пункты, подпункты, которые нумеруют арабскими цифрами. Разделы должны иметь названия.

3.5. Протокол

3.5.1. Протокол - документ, фиксирующий ход обсуждения вопросов и принятия решений на оперативных совещаниях, заседаниях комиссий, советов, рабочих групп, конференциях, переговорах (далее - заседание (совещание).

3.5.2. Ведение записи во время заседания (совещания), сбор материалов и подготовка текста возлагаются на секретаря коллегиального органа и сотрудников структурных подразделений, готовивших вопросы к обсуждению. Текст протокола должен быть подготовлен не позднее чем через 2 дня со дня заседания (совещания).

Протоколы могут быть полными - содержат кроме вопросов и решений краткую запись выступлений докладчиков и участников (приложение N 17 к Инструкции), краткими - фиксируются обсуждаемые вопросы, фамилии докладчиков и принятые решения и стенографическими - весь ход заседания (совещания) записывается дословно.

Текст выступлений излагается от третьего лица единственного числа.

Звукозапись заседания (совещания) хранится в течение 6 месяцев.

3.5.3. Подлинники документов по вопросам, рассмотренным на заседании, направляются для подшивки в дело вместе с выпиской из протокола о принятых решениях. Копия протокола или выписка из протокола о принятых решениях готовятся к рассылке в соответствии со списком рассылки структурным подразделением, ответственным за подготовку материалов к заседанию (совещанию).

3.5.4. Протокол оформляется на стандартных листах бумаги формата А4 с продольным расположением реквизитов по типу общего бланка или на общем бланке Министерства информационных технологий Ульяновской области Ульяновской области.

Протокол имеет следующие реквизиты: наименование исполнительного органа государственной власти Ульяновской области; наименование вида документа печатается через 2 межстрочных интервала ниже наименования исполнительного органа государственной власти Ульяновской области прописными буквами вразрядку, полужирным шрифтом; номер и дату, место составления, заголовок к тексту, текст, подписи.

Датой протокола является день проведения заседания (совещания). Если заседание (совещание) продолжалось несколько дней, то дата протокола включает даты его начала и окончания. Дата оформляется следующим образом: 20.01.2012 или 11-12.02.2012 и печатается через 2 межстрочных интервала ниже предыдущего реквизита.

На одной с датой строке печатается номер протокола. Регистрационные номера протоколам заседаний (совещаний) присваиваются главным специалистом отдела. Номером протокола заседания (совещания) является порядковый номер в пределах календарного года

Информацию о проведении заседаний (совещаний) в Министерстве информационных технологии Ульяновской области на уровне заместителя Председателя Правительства Ульяновской области - Министра информационных технологий Ульяновской области, необходимо представить за 3 рабочих дня до даты проведения заседания (совещания) в следующей форме:

- служебная записка от организатора (ответственного лица) заседания (совещания) с указанием готовности к проведению в полном объеме (с отметкой "замечаний по ведению данного совещания нет"), а также каким образом были направлены материалы к совещанию, как доведены материалы до сведения его участников (электронная почта, ЕСЭД, лично, др.);

- повестка (регламент) заседания (совещания);

- список участников заседания (совещания);

- информационные материалы заседания (совещания) по всем выступающим в полном объеме

Место составления протокола указывается по факту проведения заседания (совещания), печатается через 1 межстрочный интервал ниже реквизитов "Дата" и "Регистрационный номер".

Заголовок к тексту отделяется от предыдущего реквизита 2 межстрочными интервалами, печатается через 1 межстрочный интервал.

Заголовок протокола содержит указание на вид коллегиальной деятельности (совещание, заседание) и название коллегиального органа в родительном падеже, например:

            ПРОТОКОЛ... заседания Экспертной комиссии

                        ПРОТОКОЛ... совещания

         по вопросам планирования с руководителями структурных

          подразделений Министерства информационных технологий

                          Ульяновской области

При продольном расположении все реквизиты располагают вдоль верхнего поля и выравнивают по центру. При угловом расположении реквизитов они занимают площадь (72,8 х 88,6 мм) в левом верхнем углу листа и выравниваются либо по левому полю, либо по центру отведенной площади. Угловой вариант используется в случаях, если протокол имеет гриф утверждения.

3.5.5. Текст протокола состоит из двух частей - вводной и основной.

Во вводной части оформляются следующие реквизиты:

Председатель или председательствующий - должностное лицо, проводящее заседание (совещание), его настоящая должность в протоколе не указывается.

Секретарь - лицо, отвечающее за организацию заседания (совещания), составление и оформление протокола.

Слово "Председатель" печатается от левой границы текстового поля с прописной буквы, под ним - слово "Секретарь" также с прописной буквы.

Присутствовали - список присутствующих или отсылка к прилагаемому списку присутствующих. Перечисляются в алфавитном порядке фамилии и инициалы сначала постоянных членов совещательного (коллегиального) органа, а затем наименования должностей, фамилии и инициалы лиц, приглашенных на заседание из других органов, организаций, и их наименования. Список присутствующих участников заседания (совещания) секретарь вносит в протокол на основе данных их регистрации.

Слово "Присутствовали" печатается от границы левого поля через 2 межстрочных интервала от предыдущего реквизита, в конце слова ставится двоеточие. Фамилии присутствующих записываются в протокол в алфавитном порядке с указанием должностей. В протоколах постоянно действующих комиссий должности присутствующих не указываются.

При оформлении протокола заседания (совещания) с участием более 15 человек фамилии участников не перечисляются, а цифрой указывается их общее количество и делается отметка - "список участников прилагается", например: "Присутствовали: 18 человек (список прилагается)".

Повестка дня содержит перечень рассматриваемых вопросов, перечисленных в порядке их значимости, с указанием докладчика по каждому рассматриваемому вопросу.

Слова ПОВЕСТКА ДНЯ печатаются прописными буквами и выравниваются по центру. Каждый вопрос повестки нумеруется арабскими цифрами, и его наименование начинается с предлога "О" ("Об"), которое печатается с абзацного отступа. Например:

                             ПОВЕСТКА ДНЯ:

     1. Об  итогах  проверки  номенклатур  дел  на 2011 год в структурных

подразделениях    Министерства    информационных  технологий  Ульяновской

области.

     Докладчик - И.О. Фамилия

Основная часть протокола состоит из разделов, соответствующих пунктам повестки дня, печатается через 1 межстрочный интервал.

Текст каждого раздела состоит из трех частей: СЛУШАЛИ, ВЫСТУПИЛИ, РЕШИЛИ (ПОСТАНОВИЛИ), слова печатаются прописными буквами с абзацного отступа, в конце слова ставится двоеточие.

Перед словом СЛУШАЛИ ставится цифра, показывающая к какому пункту повестки дня относится последующий текст документа. После слова СЛУШАЛИ в тексте протокола указывают фамилию и инициалы основного докладчика, а затем излагают запись его выступления. В тексте протокола фамилию и инициалы каждого выступающего печатают с новой строки в именительном падеже. Изложение записи выступления ведется от третьего лица единственного числа и отделяется от фамилии дефисом, например:

     1. СЛУШАЛИ:

     Фамилия И.О. - доложил об итогах проверки ...

Допускается использование ссылки "Текст доклада прилагается", в этом случае доклад оформляется приложением к протоколу.

После слова ВЫСТУПИЛИ печатаются фамилии участников обсуждения вопроса и их выступления. В текст протокола включаются и заданные вопросы с ответами на них.

После слова РЕШИЛИ (ПОСТАНОВИЛИ) следует постановляющая часть соответствующего пункта повестки дня. Если по одному вопросу принято несколько решений, они нумеруются арабскими цифрами, первая цифра показывает номер пункта повестки дня, вторая - номер принятого решения. При необходимости приводятся итоги голосования.

Содержание особого мнения, высказанного во время обсуждения, записывается в тексте протокола после соответствующего постановления (решения).

3.5.6. Протокол подписывается председательствующим на заседании (совещании) и секретарем. Подпись отделяется от текста 3 межстрочными интервалами.

При обсуждении особо важных вопросов протокол может визироваться докладчиками.

3.5.7. Отдельные виды протоколов могут утверждаться заместителем Председателя Правительства - Министром информационных технологий Ульяновской области Ульяновской области или лицом, исполняющим его обязанности. Решение об утверждении принимает должностное лицо, председательствующее на заседании (совещании).

3.5.8. Решения, принятые на заседании (совещании), доводятся до исполнителей рассылкой копий протокола либо выписок из него в соответствии с листом рассылки. Лист рассылки составляет и подписывает ответственный исполнитель структурного подразделения, готовившего заседание (совещание).

При составлении выписки из протокола воспроизводят все реквизиты соответствующего бланка, вводную часть текста, тот вопрос повестки дня, по которому готовится выписка, и текст, отражающий обсуждение вопроса и принятые по нему решения. Подписями председателя и секретаря выписка не удостоверяется. Для придания юридической силы выписке из протокола используется реквизит "Отметка о заверении копии", оформляемый секретарем, например:

Верно                  Подпись               И.О. Фамилия

Секретарь

Дата

Если выписка дается для представления в другую организацию, то она заверяется печатью Министерства информационных технологий Ульяновской области.

3.5.9. По результатам заседаний (совещаний) могут быть подготовлены поручения, которые оформляются согласно приложению N 18 к Инструкции.

В указанном случае регистрационный номер поручений должен соответствовать номеру протокола заседания (совещания).

3.6. Служебные письма

3.6.1. Служебные письма Министерства информационных технологий Ульяновской области Ульяновской области, заместителя Председателя Правительства - Министра информационных технологий Ульяновской области (далее - письма) готовятся:

как ответы о выполнении поручений Президента Российской Федерации, Правительства Российской Федерации, федеральных органов исполнительной власти. Губернатора - Председателя Правительства Ульяновской области, Правительства Ульяновской области, заместителя Председателя Правительства Ульяновской области, координирующего работу заместителя Председателя Правительства Ульяновской области - Министра информационных технологий Ульяновской области, внутренний контроль.

как ответы на запросы различных организаций и частных лиц;

как ответы на обращения граждан по вопросам, относящимся к компетенции Министерства информационных технологий области;

как сопроводительные письма к документам;

как инициативные письма.

3.6.2. Сроки подготовки ответных писем устанавливаются на основании имеющихся сроков исполнения поручений, запросов или в соответствии с резолюцией уполномоченного должностного лица.

3.6.3. Письма за подписью заместителя Председателя Правительства Ульяновской - Министра информационных технологий Ульяновской области готовятся на гербовом бланке письма заместителя Председателя Правительства Ульяновской - Министра информационных технологий Ульяновской области и направляются в федеральные органы исполнительной власти Российской Федерации, органы исполнительной власти иных субъектов Российской Федерации, муниципальные образования Ульяновской области, организации и частным лицам. Письма за подписью исполняющего обязанности Министра информационных технологий Ульяновской области готовятся на гербовом бланке (угловом) Министерства информационных технологий Ульяновской области и направляются в федеральные органы исполнительной власти Российской Федерации, органы исполнительной власти иных субъектов Российской Федерации, муниципальные образования Ульяновской области, организации и частным лицам.

При переписке со структурными подразделениями Правительства Ульяновской области, исполнительными органами государственной власти Ульяновской области используется простая форма бланка документов Министерства информационных технологий Ульяновской области на основе углового варианта расположения реквизитов.

При оформлении письма на двух и более страницах вторая и последующие страницы нумеруются посередине верхнего поля листа арабскими цифрами.

3.6.4. Реквизитами письма являются: наименование исполнительного органа государственной власти Ульяновской области - автора, справочные данные о исполнительном органе государственной власти Ульяновской области, ОГРН, ИНН/КПП, дата, регистрационный номер, ссылка на номер и дату поступившего документа, адресат, заголовок к тексту, текст, в сопроводительных письмах - отметка о наличии приложения, подпись, отметка об исполнителе, в гарантийных письмах, письмах финансового содержания - печать.

3.6.5. Заголовок к тексту в краткой форме отражает суть письма, например:

     О направлении копий приказов

     Об исполнении поручений

Если текст письма до семи строк, то заголовок к тексту не составляется.

Заголовок печатается от левой границы текстового поля через 1 межстрочный интервал. Строка заголовка к тексту не должна превышать 28-30 печатных знаков. Точка в конце заголовка не ставится, и он не заключается в кавычки.

3.6.6. Если письмо является ответным, в реквизитах бланка указываются номер и дата письма, на которое направляется ответ.

3.6.7. Если письмо адресовано более чем в 4 адреса, то исполнителем составляется лист рассылки.

При направлении писем в федеральные органы государственной власти, а также постоянным корреспондентам почтовый адрес в реквизите "Адресат" не указывается.

3.6.8. Текст письма, как правило, должен касаться одного вопроса или нескольких вопросов, если они взаимосвязаны и будут рассматриваться в одном структурном подразделении организации-адресата. Объем письма не должен превышать двух страниц, в исключительных случаях допускаются письма до пяти страниц машинописного текста.

Текст письма должен быть логичным, последовательным, убедительным и корректным по форме.

Текст письма излагается:

от первого лица множественного числа ("просим", "направляем", "предлагаем");

от первого лица единственного числа (при оформлении письма на бланке должностного лица) ("прошу", "предлагаю", "приглашаю");

от третьего лица единственного числа ("Министерство информационных технологий Ульяновской области считает возможным").

Текст письма, как правило, состоит из двух частей. В первой части излагается основание или обоснование составления письма, приводятся ссылки на документы, являющиеся основанием подготовки письма. Во второй части, начинающейся с абзаца, помещаются выводы, предложения, просьбы, решения и т.д.

Текст письма отделяется от заголовка 3 межстрочными интервалами, печатается через 1-1,5 межстрочных интервала. Первая строка абзаца начинается на расстоянии 5 печатных знаков.

3.6.9. Письма подписываются должностными лицами в соответствии с предоставленными полномочиями. Право подписи писем устанавливается в положениях о структурных подразделениях и должностных регламентах, в названных документах должен быть предусмотрен порядок подписания при отсутствии руководящих должностных лиц.

3.6.10. Отметка об исполнителе проставляется на последнем листе в левом нижнем углу письма.

3.7. Акты, докладные, служебные записки, справки

3.7.1. Акт - документ, составленный для подтверждения установленных фактов, событий, действий (приложение N 19 к Инструкции).

Акты проверок, обследований, ревизий фиксируют установленные факты и события, а также содержат выводы, рекомендации и предложения.

Акты составляются коллегиально (не менее двух составителей). Акт может составляться комиссией, создаваемой в установленном порядке.

Акт составляется на основе черновых записей, которые ведутся во время работы комиссии или группы лиц и содержат фактические данные, количественные показатели и другие сведения.

Акт составляется на общем бланке Министерства информационных технологий Ульяновской области. Обязательными реквизитами акта являются: наименование вида документа (АКТ), дата и регистрационный номер документа, место составления, заголовок к тексту, подписи, в необходимых случаях - гриф утверждения.

Датой акта является дата его составления. Заголовок к акту должен грамматически согласовываться со словом "акт", например:

     Акт проверки финансово-хозяйственной деятельности

     Акт списания материальных ценностей

Текст акта состоит из двух частей: вводной и основной. В вводной части акта указываются основание его составления (распорядительный документ, нормативный документ, договор с указанием его даты и номера), составители акта (председатель и члены комиссии) с указанием должностей, инициалов и фамилий. В основной части излагаются сущность, характер, методы и сроки проделанной работы, установленные факты, а также выводы, предложения и заключения. Текст акта может быть разделен на пункты и подпункты. Акты могут содержать приложения.

В конце текста акта указывается количество составленных экземпляров и их местонахождение. Количество экземпляров акта определяется количеством заинтересованных в нем сторон или нормативными документами. После отметки о количестве экземпляров акта следует отметка о наличии приложений к акту (если они имеются).

При составлении актов ревизий и обследований их содержание согласовывается с должностными лицами, деятельность которых отражается в акте. Акт считается принятым и вступает в действие после его подписания всеми членами комиссии или всеми лицами, участвующими в его составлении. Лицо, не согласное с содержанием акта, обязано подписать его с оговоркой о своем несогласии. Особое мнение члена комиссии оформляется на отдельном листе и прилагается к акту.

3.7.2. Докладная записка - документ, адресованный заместителю Председателя Правительства Ульяновской области - Министру информационных технологий Ульяновской области или руководителю структурного подразделения, содержащий обстоятельное изложение какого-либо вопроса с выводами и предложениями составителя (приложение N 20 к Инструкции).

Докладные записки составляются в целях информирования руководства о событиях, фактах, ситуациях, требующих принятия управленческих решений. Докладная записка должна содержать:

наименование исполнительного органа государственной власти Ульяновской области;

наименование вида документа (ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА);

дату;

регистрационный номер;

адресат;

заголовок к тексту (если текст документа имеет более семи строк);

текст;

подпись руководителя структурного подразделения;

Ф.И.О. исполнителя или:

наименование структурного подразделения;

наименование вида документа (ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА);

дату;

регистрационный номер;

адресат;

заголовок к тексту (если текст документа имеет более семи строк);

текст;

подпись составителя;

Ф.И.О. исполнителя.

Текст докладной записки состоит из двух или трех смысловых частей: в первой части излагаются причины, факты или события, послужившие поводом для составления документа, во второй части - анализ сложившейся ситуации, возможные варианты ее решения, в третьей - выводы и предложения о конкретных действиях, которые необходимо предпринять. Вторая часть в докладной записке может, отсутствовать, в этом случае ее текст содержит описание сложившейся ситуации, выводы и предложения составителя.

Докладная записка подписывается составителем, если она представляется руководителю структурного подразделения, и руководителем структурного подразделения, если она представляется заместителю Председателя Правительства Ульяновской области - Министру информационных технологий Ульяновской области.

3.7.3. Служебная записка - документ, используемый для информационного обмена между структурными подразделениями Министерства информационных технологий Ульяновской области (приложение N 21 к Инструкции).

Служебные записки составляются по вопросам материально-технического, информационного, хозяйственного обеспечения.

Служебная записка оформляется на стандартном листе бумаги формата А4 или А5 с расположением реквизитов по типу общего бланка. Обязательными реквизитами служебной записки являются: наименование исполнительного органа государственной власти Ульяновской области, наименование вида документа (СЛУЖЕБНАЯ ЗАПИСКА), дата, регистрационный номер, адресат, заголовок к тексту, текст, подпись.

Текст служебной записки, как правило, состоит из двух частей - обоснования и заключения - предложения, просьбы, заявки.

Служебная записка подписывается составителем или руководителем структурного подразделения.

3.7.4. Справка - документ, содержащий описание и подтверждение фактов и событий. Справки отражают основную деятельность Министерства информационных технологий Ульяновской области или подтверждают сведения библиографического или служебного характера.

Справки, отражающие основную (производственную) деятельность Министерства информационных технологий Ульяновской области, могут быть внешними и внутренними. Внешние справки составляются для представления в другую организацию, внутренние - для представления заместителю Председателя Правительства Ульяновской области - Министру информационных технологий Ульяновской области или рассмотрения коллегиального органа.

Внешние справки оформляются на общем бланке Министерства информационных технологий Ульяновской области, внутренние - на стандартном листе бумаги формата А4 аналогично докладной записке с теми же реквизитами (приложения N 22 и 23 к Инструкции).

Заголовок к тексту может включать указание на период времени, к которому относятся изложенные в справке сведения, например:

Справка о наличии договора на выполнение НИР

Текст справки, как правило, состоит из двух частей. В первой излагаются факты, послужившие основанием или поводом для ее составления, во второй - приводятся конкретные сведения, отражающие существо вопроса. Текст справки может состоять только из одной (второй) части. Если информация, представленная в справке, может быть разделена на тематические блоки, в тексте справки выделяются разделы, нумеруемые арабскими цифрами и имеющие заголовки. Если справка содержит однородную систематизированную информацию, ее текст оформляется в виде таблицы.

Если в справку включаются сведения по нескольким вопросам, ее текст может состоять из разделов.

Внешние справки подписываются заместителем Председателя Правительства Ульяновской области - Министром информационных технологий Ульяновской области. Если справка содержит сведения финансового характера, она подписывается заместителем Председателя Правительства Ульяновской области - Министром информационных технологий Ульяновской области и начальником отдела финансового и кадрового обеспечения Министерства информационных технологий Ульяновской области и заверяется печатью. Внутренние справки подписываются руководителем структурного подразделения или специалистом - составителем:

Справки, составляемые для подтверждения сведений биографического или служебного характера, подписываются двумя лицами - заместителем Председателя Правительства Ульяновской области - Министром информационных технологий Ульяновской области и начальником отдела финансового и кадрового обеспечения Министерства информационных технологий Ульяновской области или заместителем Председателя Правительства Ульяновской области - Министром информационных технологий Ульяновской области и главный консультант отдела финансового и кадрового обеспечения Министерства информационных технологий Ульяновской области, заверяются печатью.

3.8. Доверенности

3.8.1. Доверенность - документ, удостоверяющий передачу полномочий заместителя Председателя Правительства Ульяновской области - Министра информационных технологий Ульяновской области, Министерства информационных технологий Ульяновской области на представление интересов или совершение каких-либо действий конкретному лицу.

3.8.2. Доверенность оформляется на общем бланке Министерства информационных технологий Ульяновской области (приложение N 24 к Инструкции);

3.8.3. Обязательными реквизитами доверенности являются:

наименование исполнительного органа государственной власти Ульяновской области;

наименование вида документа (ДОВЕРЕННОСТЬ);

дата и регистрационный номер;

место составления (издания) документа;

текст;

подпись;

гербовая печать.

В тексте доверенности указываются:

фамилия, имя, отчество (полностью), должность лица, передающего полномочия Министерства информационных технологий Ульяновской области, представляемого указанным должностным лицом, а также нормативный правовой акт, на основании которого он действует (за исключением доверенности от имени заместителя Председателя Правительства Ульяновской области - Министра информационных технологий Ульяновской области);

фамилия, имя, отчество (полностью) и должность уполномочиваемого лица;

перечисление предоставляемых полномочий;

срок действия доверенности.

3.9. Порядок подготовки, оформления, регистрации и хранения договоров (соглашений)

3.9.1. Основные требования и порядок подготовки, оформления, регистрации и хранения договоров (соглашений) определены распоряжением Министерства информационных технологий Ульяновской области от 28.04.2011 N 19-рмит "Об утверждении порядка подготовки, согласования, контроля за исполнением договоров (контрактов, соглашений), заключаемых Министерством информационных технологий Ульяновской области" и Инструкцией.

Договор (соглашение) оформляется на стандартном листе бумаги формата А4 (приложение N 25 к Инструкции).

3.9.2. Наименование вида документа - ДОГОВОР (Соглашение) - печатается через 2 межстрочных интервала от границы верхнего поля прописными буквами или с прописной буквы полужирным шрифтом, центрируется относительно границ текстового поля.

3.9.3. Заголовок договора (соглашения) печатается полужирным шрифтом со строчной буквы, в конце заголовка точка не ставится, например:

                              ДОГОВОР

      между Министерством информационных технологий Ульяновской

           области и Министерством экономического развития

          Российской Федерации на передачу прав пользования

              Региональным реестром государственных услуг

Место составления или издания договора (соглашения) печатается от левой границы текстового поля через 2 межстрочных интервала от заголовка.

3.9.4. Реквизит "Дата" печатается от правой границы текстового поля и оформляется словесно-цифровым способом ответственным исполнителем после подписания его последней стороной договора (соглашения).

3.9.5. Ряд вопросов договора (соглашения) может быть вынесен в приложения. В этом случае все документы должны рассматриваться как составные части договора (соглашения).

В договоре (соглашении) и в приложениях к нему делается оговорка, что все приложенные документы являются неотъемлемой частью договора (соглашения).

3.9.6. Электронная версия проекта договора (соглашения) размещается в модуле "Договоры" ЕСЭД.

Ответственность за идентичность содержащихся в файлах проекта материалов несет разработчик проекта.

Исполнитель направляет электронную версию проекта договора (соглашения) на регистрацию главному специалисту отдела.

Перед подписанием проект договора (соглашения) передается на согласование. Порядок согласования, визирования договора (соглашения) определен распоряжением Министерства информационных технологий Ульяновской области от 28.04.2011 N 19-рмит "Об утверждении порядка подготовки, согласования, контроля за исполнением договоров (контрактов, соглашений), заключаемых Министерством информационных технологий Ульяновской области".

Виза включает: должность визирующего, подпись, расшифровку подписи (инициалы, фамилию), дату.

Согласование проекта договора (соглашения) осуществляется оформлением листа согласования (приложение N 26 к Инструкции).

3.9.7. Содержательная часть текста договора (соглашения) состоит из преамбулы и статей, в которых указываются соответствующие условия заключаемого договора (соглашения). Статьи договора (соглашения) могут иметь заголовки.

Преамбула содержит следующую информацию: наименование сторон (полное и сокращенное), кто их представляет и на основании каких документов действуют их представители.

Число разделов - статей текста договора (соглашения) может быть различным в зависимости от условий договора (соглашения) и согласия сторон.

Заключительная часть содержит юридические адреса сторон с указанием почтового адреса, банковских реквизитов и подписи.

3.9.8. Договора (соглашения) подписываются заместителем Председателя Правительства Ульяновской области - Министром информационных технологий Ульяновской области или лицом, исполняющим его обязанности. Полномочия по ведению переговоров могут быть переданы заместителем Председателя Правительства Ульяновской области - Министром информационных технологий Ульяновской области лицу, исполняющему его обязанности.

Количество экземпляров договора (соглашения) обусловлено количеством подписавших сторон. Все экземпляры договора (соглашения) должны содержать имеющиеся приложения, подлинные подписи уполномоченных должностных лиц и оттиски печатей.

Подпись состоит из наименования должности лица, уполномоченного подписать договор (соглашение), его личной подписи и расшифровки подписи.

3.9.9. Регистрация, формирование в дело всех договоров (соглашений) Министерства информационных технологий Ульяновской области осуществляются главным специалистом отдела, хранение всех договоров (соглашений) Министерства информационных технологий Ульяновской области осуществляются начальником отдела финансового и кадрового обеспечения Министерства информационных технологий Ульяновской области.

Подлинные экземпляры договоров (соглашений) передаются в 5-дневный срок со дня подписания главному специалисту отдела для регистрации.

3.10. Подготовка и оформление документов, передаваемых по каналам электросвязи

3.10.1. Телеграммы

Телеграммы оформляются по установленной форме. Телеграмма печатается прописными буквами шрифтом Times New Roman Cyr размером N 14.

Телеграмма составляется и передается на отправку в 2 экземплярах. На копии телеграммы в нижней ее части проставляются виза исполнителя (составителя телеграммы), а также время сдачи телеграммы на отправку.

Телеграммы подписываются заместителем Председателя Правительства Ульяновской области - Министром информационных технологий Ульяновской области или лицом, исполняющим его обязанности.

Телеграмма имеет следующие реквизиты:

Адрес

(Куда)

(Кому)

В состав адреса входит полный или условный телеграфный адрес организации, например:

     103905 УЛЬЯНОВСК РАДИЩЕВА 1

     МИНИСТЕРСТВО ФИНАНСОВ УЛЬЯНОВСКОЙ ОБЛАСТИ

В адресе телеграммы наименование населенного пункта (город, село, деревня) указывается в именительном падеже, а наименование республики, края, области и района, на территории которых находится населенный пункт, - в родительном падеже, например:

     ИНЗА УЛЬЯНОВСКОЙ ОБЛАСТИ

В адресе телеграммы перед номерами строений, корпусов и квартир слова "строение", "корпус" и "квартира" пишутся полностью или сокращенно - "стр", "корп" и "кв" соответственно. Слова "проспект", "проезд", "подъезд", "квартал", "бульвар" и т.п. пишутся полностью. Слова "край", "область", "район", "село", "деревня", "улица", "переулок" и "дом" можно писать полностью или сокращенно - "кр", "обл", "рн", "с", "дер", "ул", "пер" и "д" соответственно. В случае, если сокращенное наименование приведет к неопределенности или неточности адреса, сокращение не применяется.

Номера домов, строений, корпусов и квартир пишутся цифрами или словами. Дробные номера пишутся с использованием символьного знака "/" (например, 3/5) или словами (например, три дробная черта пять). Наименования номерных улиц и номерных организаций пишутся словами.

Наименование организации печатается в именительном падеже и отделяется от телеграфного адреса 1,5 межстрочным интервалом, например:

     МИНИСТЕРСТВО ИНФОРМАЦИОННЫХ ТЕХНОЛОГИЙ УЛЬЯНОВСКОЙ ОБЛАСТИ

При направлении телеграммы должностному или частному лицу должность и фамилия получателя печатаются в дательном падеже, например:

     МИНИСТРУ ЭКОНОМИКИ УЛЬЯНОВСКОЙ ОБЛАСТИ

     О.В. АСМУСУ

или

     ПЕТРОВУ В Н.

Телеграмма может быть адресована в один или несколько адресов (многоадресная телеграмма). При подаче многоадресной телеграммы с одним и тем же текстом отправитель должен подать столько экземпляров телеграммы, сколько адресов указано. В адресной части каждой телеграммы указывается только тот пункт, куда следует ее доставить, остальные адреса указываются в тексте телеграммы.

При направлении телеграммы в четыре и более адреса прилагается список адресов (список не может содержать более 20 адресов), составленный и подписанный исполнителем. К списку прилагается один экземпляр телеграммы.

Если телеграмма направляется в один город, но адресуется нескольким организациям, адрес на бланке необходимо печатать, каждый раз повторяя название города (без слова "КОПИЯ"), например:

     УЛЬЯНОВСК ГОРОДСКАЯ ДУМА

     УЛЬЯНОВСК ОБЛАСТНОЙ СУД

Текст отделяется от предыдущего реквизита 2 межстрочными интервалами и печатается через 2 межстрочных интервала.

Текст телеграммы допускается начинать с обращения к адресату, которое печатается центрованным способом, например:

     УВАЖАЕМЫЙ ВИКТОР ЕВГЕНЬЕВИЧ ВСКЛ

Текст телеграммы излагается кратко, без союзов и предлогов (если при этом не искажается содержание: в частности, отрицание "не" опускать нельзя), без переноса слов, абзацев, исправлений и не должен превышать двух машинописных страниц. Нельзя делать в тексте вставки.

Знаки "точка", "запятая", "кавычки", "скобки" могут быть написаны полными словами либо сокращенно ("тчк", "зпт", "квч" и "скб" соответственно), а также соответствующими символьными знаками.

Знаки "вопросительный знак", "тире" ("минус"), "плюс" и "дробная черта" могут быть написаны полными словами либо соответствующими символьными знаками.

Знаки "номер", "двоеточие" и "восклицательный знак" могут быть написаны полными словами либо сокращенно ("нр", "двтч" и "вскл" соответственно).

Другие знаки могут быть написаны только полными словами.

Цифры в телеграмме могут указываться либо знаками цифр, либо полными словами. Числовые значения, точность передачи которых важна для пользователя, должны быть написаны полными словами.

Если слово в тексте пишется через дефис (например, по-прежнему, из-за), то ставится черточка.

При ответе на поступивший документ в тексте телеграммы обязательно указываются номер и дата документа, на который дается ответ.

Текст телеграммы не должен заканчиваться цифрой.

Реквизит "Подпись должностного лица" отделяется от текста 3 межстрочными интервалами и включает наименование должности лица, подписавшего телеграмму, личную подпись, инициалы имени, отчества и фамилию.

Наименование должности печатается от левой границы текстового поля через 1 межстрочный интервал.

Расшифровка подписи располагается на уровне последней строки наименования должности. Последняя буква в расшифровке подписи ограничивается правым полем.

Регистрационный номер и дата печатаются ниже реквизита "Подпись должностного лица" на 2 межстрочных интервала.

В нижней части телеграммы под чертой указываются адрес, наименование отправителя и дата отправки. Обратный адрес пишется без сокращений, со знаками препинания.

3.10.2. Телефонограмма

Телефонограмма - обобщенное название различных по содержанию документов, выделяемых в связи со способом устной передачи текста по каналам телефонной связи.

Телефонограммой передаются краткие и оперативные распоряжения, информация для руководителей, приглашения на совещания и заседания, а также доводятся до сведения исполнителей конкретные срочные поручения, то есть телефонограмма используется для оперативного решения вопросов в тех случаях, когда сообщение, передаваемое по телефону, требует документального оформления.

Обязательными реквизитами телефонограммы являются:

наименование организации - автора документа;

должность, фамилия сотрудника, передавшего телефонограмму, номер его телефона;

наименование организации - получателя;

должность, фамилия сотрудника, принявшего телефонограмму, номер его телефона;

дата телефонограммы; время приема-передачи; текст, не превышающий 50 слов;

наименование должности лица, подписавшего документ, его личная подпись, инициалы и фамилия;

входящий (исходящий) регистрационный номер телефонограммы.

Телефонограмма оформляется на бланке установленной формы (приложение N 27 к Инструкции), составляется в одном экземпляре и подписывается руководителем. Если телефонограмма передается нескольким адресатам, к ней прилагается список организаций, которым ее направляют, и номера телефонов, по которым она должна быть передана.

Входящие и исходящие телефонограммы регистрируются в журнале установленной формы (приложение N 28 к Инструкции).

4. Организация работы с документами

4.1. Организация документооборота

4.1.1. Движение документов в Министерстве информационных технологий Ульяновской области с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправки образует документооборот.

4.1.2. В Министерстве информационных технологий Ульяновской области различают три потока документации:

документы, поступившие из сторонних организаций (входящие);

документы, отправляемые в другие организации (исходящие);

документы, создаваемые в структурных подразделениях и используемые работниками в управленческом процессе (внутренние).

4.1.3. Порядок прохождения документов и операции, производимые с ними в Министерстве информационных технологий Ульяновской области, определяются Инструкцией, положениями о структурных подразделениях, должностными регламентами и должностными инструкциями.

4.1.4. При применении в Министерстве информационных технологий Ульяновской области электронного документооборота главным специалистом отдела разрабатываются маршруты движения документов.

4.2. Прием, обработка и распределение поступающих документов

4.2.1. Доставка документов в Министерство информационных технологий Ульяновской области осуществляется посредством почтовой связи, нарочными, курьерами, гражданами, с использованием факсимильной, телеграфной связи, электронной почты.

4.2.2. Прием и обработка документов, поступающих в Министерство информационных технологий Ульяновской области, осуществляются главным специалистом отдела.

4.2.3. Документы, доставленные посредством почтовой связи, передаются главному специалисту отдела под роспись.

Документы, передаваемые нарочным, принимаются только во вскрытых конвертах. Главный специалист отдела может проставлять на копии, предъявляемой заявителем, штамп о поступлении документа в Министерство информационных технологий Ульяновской области.

4.2.4. При приеме документов проверяется целостность конверта, пакета или упаковки, правильность адресования документа, при вскрытии конверта - наличие в нем документов, а также всех названных в документах приложений.

При отсутствии в конверте указанных документов и приложений, несовпадении регистрационных номеров и неисправимом повреждении документов составляется акт в трех экземплярах, один из которых остается у главного специалиста отдела, другой - приобщается к поступившему документу, третий отсылается адресанту. Документы с некомплектными приложениями также возвращаются без регистрации отправителю вместе с актом. В акте обязательно указываются должность, инициалы и фамилия лица, вскрывшего конверт, дата, час и минуты вскрытая, известные реквизиты (регистрационный исходящий номер, дата и заголовок) отсутствующего или неправильно оформленного документа. Акт подписывают главный специалист отдела и специалист, вскрывший указанный конверт.

Ошибочно доставленные документы пересылаются по принадлежности или возвращаются отправителю.

4.2.5. Конверты от поступивших документов уничтожаются, кроме случаев, когда:

дата почтового штемпеля на конверте служит письменным подтверждением времени отправки и получения документа;

поступают письма граждан;

только по конверту можно определить адрес отправителя.

Если на конверте имеются надписи "Срочно", "Весьма срочно", "Вручить немедленно", отмечается, как и в документах, полученных по проводной связи, точное время их получения, например: 05.12.2011 10.35.

На конвертах с грифом "Конфиденциально" проставляются штамп о поступлении и дата поступления, после чего они передаются главному специалисту отдела.

Корреспонденция с грифом "Лично" не вскрывается и передается адресатам.

4.2.6. Документы, поступившие в нерабочее время передаются главному специалисту отдела не позднее ближайшего следующего рабочего дня и регистрируются как поступившие в указанный рабочий день.

О документах, требующих срочного исполнения, оперативно докладывается заместителю Председателя Правительства Ульяновской области - Министру информационных технологий Ульяновской области с последующей их передачей главному специалисту отдела.

4.2.7. Документы от Правительства Ульяновской области, исполнительных органов государственной власти Ульяновской области должны представляться в Министерство информационных технологий Ульяновской области не позднее трех рабочих дней со дня регистрации документов в соответствующих органах государственной власти Ульяновской области.

4.2.8. Первичная обработка поступивших документов включает распределение документов на регистрируемые и не подлежащие регистрации.

Перечень нерегистрируемых документов приведен в приложении N 29 к Инструкции.

4.2.9. Поступившие документы, адресованные структурным подразделениям, регистрируются главным специалистом отдела.

Поступившие документы без указания конкретного лица или структурного подразделения предварительно рассматриваются главным специалистом отдела, а затем направляются в структурное подразделение согласно принадлежности.

4.2.10. Регистрация документов, поступивших в Министерство информационных технологий Ульяновской области, осуществляется главным специалистом отдела развития информационного общества департамента развития инфраструктуры Министерства информационных технологий Ульяновской в базах данных "Внутренние документы" либо "Входящая корреспонденция" СЭД.

База данных "Внутренние документы" включает в себя переписку:

внутри Министерства информационных технологий Ульяновской области;

между Правительством Ульяновской области и исполнительными органами государственной власти Ульяновской области;

между исполнительными органами государственной власти Ульяновской области.

Документы, не относящиеся к базе данных "Внутренние документы", регистрируются в модуле "Входящая корреспонденция" СЭД.

В нижнем правом углу первого листа документа проставляется регистрационный штамп с указанием даты регистрации документа и входящего регистрационного номера.

При регистрации документа в СЭД осуществляется преобразование текста документа, поступившего на бумажном носителе, в электронную форму (путем сканирования документа), заполняется электронная регистрационно-контрольная карточка.

Перечень входящих документов, подлежащих преобразованию в электронную форму при регистрации, приведен в приложении N 30 к Инструкции.

4.2.11. Факсограммы регистрируются так же, как и служебная документация. Факсограмма с неразборчивым текстом регистрации не подлежит.

Приглашения регистрируются так же, как и служебная документация, если они не оформлены в виде открыток.

4.2.12. Документы, поступившие по электронной почте, регистрируются с соблюдением правил и регистрационных форм, установленных для документов на бумажных носителях. На документе должны быть указаны следующие сведения: адресат, его почтовый адрес, название вида документа (кроме письма), регистрационный номер и дата, должность и фамилия лица, подписавшего документ, электронный адрес организации и электронная подпись автора (далее - ЭП). К регистрационному номеру документа добавляется индекс "ЭП", например: N 10157-ЭП.

Документ передается на исполнение со штампом "ЭП верна" и подписью лица, принявшего электронный документ. Для наиболее важных документов возможна проверка подлинности ЭП, в случае неподтверждения подлинности ЭП исходящего документа он отправляется исполнителю.

Документы, поступившие по электронной почте без ЭП, пересылаются по электронной почте должностным лицам, структурным подразделениям в соответствии с компетенцией.

4.2.13. Документы, поступившие по одному и тому же вопросу в течение календарного года, не считаются повторными, им присваиваются новые входящие номера.

4.2.14. Документы поступившие напрямую минуя главного специалиста отдела должны быть переданы на регистрацию главному специалисту отдела.

Зарегистрированный главным специалистом отдела документ при передаче в структурные подразделения повторно не регистрируется.

В документы, поступившие в Министерство информационных технологий Ульяновской области и зарегистрированные в установленном порядке, не разрешается вносить какие-либо правки и пометки.

4.2.15. Письменные обращения граждан, письма членов Совета Федерации и депутатов Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации, депутатов Законодательного Собрания Ульяновской области, депутатов представительных органов муниципальных образований Ульяновской области, письма других организаций, касающиеся вопросов обращений граждан, передаются для регистрации главному специалисту отдела.

4.3. Порядок рассмотрения документов

4.3.1. Подготовка к рассмотрению документов включает:

ознакомление с содержанием документов;

подготовку и оформление проекта резолюции по исполнению документов;

передачу документов для рассмотрения руководителю.

4.3.2. По входящим документам, требующим исполнения, подготавливаются проекты резолюций на бланке установленной формы (приложение N 12 к Инструкции).

Резолюции могут быть оформлены и на самом документе. В состав резолюции входят следующие реквизиты:

исполнитель (фамилия и инициалы должностного лица или лиц, которым дается поручение);

содержание поручения;

срок исполнения поручения;

подпись должностного лица, дающего поручение;

дата;

регистрационный номер и дата документа, к которому составляется резолюция (при оформлении резолюции на бланке).

При наличии в резолюции нескольких исполнителей основным считается лицо, указанное в резолюции первым, если не оговорено иное.

Документы могут иметь несколько резолюций (одного или нескольких должностных лиц) соответственно этапам рассмотрения. При этом последующие резолюции не должны дублировать и противоречить первой, в них конкретизируются порядок исполнения документов, срок их исполнения (с учетом намеченного срока исполнения, установленного первой резолюцией) и исполнитель.

4.3.3. Уполномоченные должностные лица при рассмотрении документов:

определяют исполнителя и дают указание в резолюции по исполнению документов;

подписывают исполненные письма или, при наличии замечаний, возвращают проект письма исполнителю для доработки;

в случае согласия с содержанием ответов, подготовленных за подписью руководителей структурных подразделений, оформляют отметку о списании документа в дело.

4.3.4. Документы должны рассматриваться в день их поступления.

При рассмотрении документов уполномоченное должностное лицо выделяет документы, требующие срочного исполнения. Срочные документы передаются на исполнение немедленно.

4.3.5. Руководители структурных подразделений организуют работу с поступившими документами, обеспечивают подготовку (при необходимости) ответных документов, контролируют качество и своевременность исполнения поручений.

4.4. Регистрация, обработка и отправка исходящих документов

4.4.1. Исходящими документами Министерства информационных технологий Ульяновской области являются служебные документы, направляемые в организации, должностным лицам и гражданам.

4.4.2. Регистрация исходящих служебных писем и телеграмм осуществляется службой делопроизводства в модуле "Исходящие письма" ЕСЭД.

4.4.3. Главный специалист отдела осуществляют проверку правильности оформления документа, комплектности документа и соответствия количества экземпляров документа списку рассылки, регистрацию, учет и отправку.

Подписанные письма и телеграммы передаются исполнителем главному специалисту отдела для отправки. При этом к письму и телеграмме прилагаются списки рассылки, необходимое количество копий для рассылки и полный почтовый адрес получателя или телеграфный адрес, а при ответе на входящий документ должны быть заполнены его номер и дата.

Главный специалист отдела проверяет правильность оформления исходящих документов и регистрируют документ в ЕСЭД с проставлением регистрационного номера и даты регистрации на подлиннике документа. Исходящие документы должны быть оформлены в соответствии с требованиями к подготовке и оформлению документов, установленными Инструкцией.

Неправильно оформленные документы на регистрацию не принимаются и возвращаются исполнителю для исправления.

Исходящим документам присваивается регистрационный номер, например: 73-ИОГВ-32-01/765 исх, где: 73 - постоянное число, ИОГВ-32-01 - индекс структурного подразделения или должностного лица, 765 - порядковый номер в пределах календарного года.

Документу, направляемому в несколько адресов, присваивается один регистрационный номер.

4.4.4. Обработка, отправка и доставка документов, подписанных должностными лицами Министерства информационных технологий Ульяновской области, осуществляются главным специалистом отдела.

Письма и телеграммы, не связанные с деятельностью Министерства информационных технологий Ульяновской области, к отправке не принимаются.

При отправке по списку рассылки исходящего письма одного и того же содержания допускается передавать главному специалисту отдела подлинно подписанный экземпляр (оригинал) письма и необходимое количество его ксерокопий.

4.4.5. Документы, в формуляр которых не входит указание адресата, других элементов, необходимых для их отсылки, принимаются на отправку только с сопроводительными письмами, со всеми приложениями и в необходимом количестве экземпляров.

4.4.6. В зависимости от содержания и срочности документы доставляются адресатам почтовой, электронной почтой, передаются по факсу.

Решение о способе доставки документа принимает структурное подразделение - исполнитель.

Ответы на обращения граждан отправляются простой корреспонденцией.

Заказная корреспонденция передается главным специалистом отдела на почту.

Документы, направляемые почтовой связью в один адрес, вкладываются в один конверт.

4.4.7. Обработка документов для отправки почтовой связью осуществляется в соответствии с Правилами оказания услуг почтовой связи.

4.5. Работа исполнителей с документами

4.5.1. Исполнитель получает документы в день их регистрации или на следующий день в соответствии с резолюцией заместителя Председателя Правительства Ульяновской области - Министра информационных технологией Ульяновской области Срочные документы передаются исполнителю немедленно.

4.5.2. Исполнение документа предусматривает: сбор и обработку необходимой информации, подготовку проекта документа, его оформление, согласование с заинтересованными лицами, представление на подписание (утверждение) руководителю, подготовку к отправке.

4.5.3. Если исполнение документа поручено нескольким лицам, ответственный исполнитель (как правило, лицо, указанное в резолюции первым) имеет право созывать остальных исполнителей для выработки совместного решения. Все исполнители в равной степени ответственны за своевременное и качественное исполнение документа и представление ответственному исполнителю в установленные им сроки необходимых материалов (проектов документов, справок, сведений). Ответственный исполнитель несет персональную ответственность за полноту и достоверность информации, изложенной в подготовленном проекте документа.

4.5.4. В случае отсутствия исполнителя (командировка отпуск, болезнь) документ по указанию заместителя Председателя Правительства Ульяновской области - Министра информационных технологией Ульяновской области передается другому исполнителю с обязательным сообщением его фамилии сотруднику, ответственному за организацию делопроизводства. При увольнении или переходе на другой участок работы сотрудник обязан сдать документы и дела руководителю структурного подразделения или по его указанию вновь назначенному сотруднику.

4.5.5. Результатом исполнения документа является, как правило, проект документа, подготовленный исполнителем.

Проект документа, напечатанный и оформленный в соответствии с действующими правилами, исполнитель согласовывает с заинтересованными структурными подразделениями и лицами и, при необходимости, с другими организациями.

Исполнитель несет ответственность за полноту, достоверность и своевременность сообщаемой информации.

4.5.6. После визирования (согласования) проект документа передается на подписание (утверждение). Подписанный документ исполнитель передает главному специалисту отдела на регистрацию, отправку, подшивку копии в дело.

4.5.7. На документ, рассылаемый более чем в четыре адреса, исполнитель готовит список на рассылку, определяет количество экземпляров и после регистрации обеспечивает изготовление необходимого количества копий.

4.5.8. Если документ имеет длительный срок исполнения и установлены даты промежуточного контроля, исполнитель сообщает в структурное подразделение, осуществляющее контроль за исполнением документа о результатах каждого этапа работ.

В ходе исполнения документа исполнитель имеет право предлагать изменение срока исполнения, если отсутствуют реальные условия выполнения задания, делать пометки на документе о времени его поступления, о датах промежуточного исполнения (телефонных и письменных запросах), о дате и результате окончательного исполнения.

4.5.9. Содержание проектов служебных документов не подлежит разглашению, с ними могут быть ознакомлены только лица, имеющие отношение к их исполнению.

4.6. Контроль исполнения документов и поручений

4.6.1. Контролю подлежат все зарегистрированные документы, поступившие в Министерство информационных технологий Ульяновской области и требующие ответа или принятия решения, а также поручения, содержащиеся в резолюциях заместителя Председателя Правительства Ульяновской области - Министра информационных технологий Ульяновской области и организационно- распорядительных документах, издаваемых в процессе деятельности.

4.6.2. Контроль в Министерстве информационных технологий Ульяновской области осуществляет помощник заместителя Председателя Правительства Ульяновской области - Министра информационных технологий Ульяновской области (в соответствии с должностным регламентом).

4.6.3. Ответственность за своевременное и качественное исполнение контролируемых документов и поручений возлагается на их исполнителей.

4.6.4. Контроль за исполнением документов и поручений вед с использованием технологий СЭД.

4.6.5. При наличии в резолюции нескольких исполнителей ответственным за организацию исполнения поручений считается первый из указанных.

4.6.6. Сроки исполнения документов и поручений исчисляются с даты регистрации в календарных днях.

Срок исполнения может быть установлен:

в тексте документа вышестоящей организации;

в резолюции руководителя, рассмотревшего документ;

в соответствии со сроками, установленными законодательством.

Документы подлежат исполнению в следующие сроки:

содержащие конкретную дату исполнения - в указанный срок;

без указания конкретной даты исполнения - в срок не более месяца с даты регистрации документа;

имеющие пометки "срочно", "незамедлительно" - в 3-дневный срок;

пометку "оперативно" - в 10-дневный срок;

имеющие пометки "зайдите", "прошу переговорить" - 1 календарный день с даты получения документа исполнителем.

4.6.7. В течение срока исполнения документов и поручений помощник заместителя Председателя Правительства Ульяновской области - Министра информационных технологий Ульяновской области осуществляет регулярные проверки хода исполнения в следующие сроки:

задания последующих лет - не реже одного раза в год;

задания последующих месяцев текущего года - не реже одного раза в месяц;

задания текущего месяца - каждые 10 дней.

4.6.8. Изменение или продление сроков исполнения документов и поручений допускается с письменного разрешения руководителей, установивших эти сроки.

При необходимости изменения срока исполнения документа ответственный исполнитель не позднее чем за 10 дней до истечения срока исполнения документа представляет на имя руководителя, установившего тот срок, мотивированную просьбу о его продлении с указанием нового срок

Сроки исполнения срочных и оперативных поручений не продлеваются.

Документы, по которым срок исполнения своевременно не был продлен, считаются не исполненными в срок.

4.6.9. Информация о выполнении документов и поручении представляется на регистрационно-контрольных карточках. Она должна быть завизирована исполнителем и подписана -

В информации об исполнении контрольных документов и поручений должны быть отражены конкретные результаты исполнения и содержаться сведения об информировании автора.

Информация, не соответствующая заданию, может быть возвращена исполнителю для доработки и повторного представления без продления сроков исполнения.

Если установленный срок исполнения документа приходится на выходные или праздничные дни, сроком их исполнения считается последний рабочий день перед выходными и праздничными днями.

4.6.10. Поручение снимается с контроля должностным лицом, давшим поручение.

Документ считается исполненным, если решены все содержащиеся в нем вопросы, выполнены поручения, направлены ответы корреспондентам (если в представленных по нему материалах о выполнении не дано дополнительных поручений и материалы не возвращены на доработку). Исполненный документ подшивается в дело.

Если по представленным материалам даны новые поручен, то дальнейший контроль осуществляется на основании этих поручения, срок исполнения поручений исчисляется со дня подписания данных поручений.

4.6.11. Анализ исполнения документов проводится на основе базы данных СЭД.

4.6.12. Ответственность за неисполнение документов.

За неисполнение или ненадлежащее исполнение документов, нарушение установленных сроков их исполнения к государственным гражданским служащим в установленном порядке могут быть приняты меры дисциплинарного воздействия.

4.7. Регистрация и учет внутренних документов

4.7.1. Регистрация протоколов заседаний (совещаний), поручений осуществляется главным специалистом отдела в ЕСЭД.

Поручениям присваивается номер, состоящий из порядкового номера в пределах календарного года и буквенного индекса "пч", например: 21-пч

4.7.2. Подписанные заместителем Председателя Правительства Ульяновской области - Министром информационных технологий Ульяновской области или лицом, исполняющим его обязанности, договоры (соглашения) регистрируются главным специалистом отдела и хранятся в отделе финансового и кадрового обеспечения Министерства информационных технологий Ульяновской области.

Регистрация осуществляется в ЕСЭД.

Регистрационный номер договора (соглашения) состоит из регистрационных номеров, присваиваемых организациями, заключившими договор (соглашение), разделенных косой чертой.

Договорам (соглашениям) присваиваются порядковые номера в пределах календарного года с буквенными индексами например, N 28-ДМИТ (N 3-СМИТ).

4.7.3. Служебные контракты с государственными гражданскими служащими регистрируются и хранятся в отделе финансового и кадрового обеспечения Министерства информационных технологий Ульяновской области.

4.7.4. Доверенности на право совершения действий от имени заместителя Председателя Правительства Ульяновской области - Министра информационных технологий Ульяновской области, представления интересов Министерства информационных технологий Ульяновской области в государственных, общественных и судебных органах регистрируются главным специалистом отдела в журнале регистрации доверенностей (приложение N 32 к Инструкции).

Доверенностям от имени заместителя Председателя Правительства Ульяновской области - Министра информационных технологий Ульяновской области Ульяновской области, доверенностям от имени Министерства информационных технологий Ульяновской области присваивается порядковый номер с добавлением индекса "ДовМИТ", например: 11- ДовМИТ;.

Зарегистрированный оригинал доверенности выдается на руки, а копия остается на хранении главного специалиста отдела.

4.7.5. Другие виды внутренних документов (акты, справки, сводки, докладные, служебные записки и др.) регистрируются главным специалистом отдела с добавлением буквенного индекса "вн", например: 73-ИОГВ-32-01/144 вн.

4.8. Прием, обработка и передача документов по каналам факсимильной связи

4.8.1. Средства факсимильной связи предназначены для оперативной передачи и приема текстов документов и служебных материалов.

Факсимильная связь обеспечивает передачу информации с бумажного носителя (тексты, таблицы, графики) и прием этой информации в виде копии (факсимиле), часто называемой на практике факсом или телефаксом.

Факсимильный аппарат, имеющий официальный номер Министерства информационных технологий Ульяновской области (8422) 41-28-94), установлен в приемной заместителя Председателя Правительства Ульяновской области - Министра информационных технологий Ульяновской области Ульяновской области.

Средства факсимильной связи установлены у руководителей структурных подразделениях, контроль за использованием факсимильной техники осуществляется руководителями этих структурных подразделений.

Служебные документы, передаваемые и принимаемые по каналам факсимильной связи, юридической силы не имеют.

4.8.2. Объем передаваемого в течение одного сеанса связи документа не должен превышать 5 листов.

Отправляемый факсом документ печатается на качественной бумаге формата А4. Не допускается деформация бумажного носителя отправляемого документа, использование тонкой, серой бумаги.

4.8.3. Запрещается передавать по факсимильной связи тексты документов с пометкой "Для служебного пользования" и секретных документов.

4.8.4. Документы, передаваемые по факсимильной связи, должны быть зарегистрированы по месту регистрации данного вида документа.

Для передачи факсограмм нескольким организациям составляется список рассылки, в котором указываются наименование организации, номер факса.

После передачи факсограммы подлинник письма направляется адресату почтовой связью по мере необходимости.

Факсограммы, адресованные заместителю Председателя Правительства Ульяновской области - Министру информационных технологий Ульяновской области, регистрируются главным специалистом отдела. Поступившим подлинникам писем, ранее переданных по факсимильной связи, присваивается регистрационный номер факсограммы.

4.8.5. Подготовленный для передачи подлинник факсограммы визируется исполнителем и руководителем структурного подразделения.

4.8.6. Персональная ответственность за правильность передачи (приема) факсограмм возлагается на лиц, ответственных за использование факсимильных аппаратов.

Ответственность за содержание информации, передаваемой по каналам факсимильной связи, возлагается на исполнителя, подготовившего документ к передаче, и руководителя соответствующего структурного подразделения.

4.9. Прием, обработка и передача документов по электронной почте

4.9.1. В Министерстве информационных технологий Ульяновской области прием электронных копий документов для отправки и отправка с официального электронного адреса: it@ulgov.ru осуществляются главным специалистом отдела в течение рабочего дня.

4.9.2. С официального адреса электронной почты Министерства информационных технологий Ульяновской области служебные письма направляются за подписью заместителя Председателя Правительства Ульяновской области - Министра информационных технологий Ульяновской области.

4.9.3. Ответственный за работу с электронной почтой главный специалист отдела обеспечивает ежедневное получение и передачу служебных документов по электронной почте.

4.9.4. Ответственность за подготовку информации к передаче по электронной почте несет исполнитель, за передачу - главный специалист отдела.

4.9.5. Передаваемые с помощью электронной почты официальные документы должны иметь подлинник документа на бумажном носителе.

4.9.6. Исполнитель оформляет документ в соответствии с требованиями, предъявляемыми к оформлению служебных документов, и представляет электронную копию документа главному специалисту отдела.

4.9.7. Электронные копии справочно-информационных материалов, не имеющие исходящего регистрационного номера, при отправлении электронной почтой могут не иметь бумажной копии и должны передаваться с сопроводительным письмом, подписанным должностным лицом.

4.9.8. При получении электронного сообщения на официальный адрес электронной почты Министерства информационных технологий Ульяновской области главный специалист отдела:

осуществляет предварительное рассмотрение и, исходя из оценки содержания, регистрирует копию документа на бумажном носителе и передает для рассмотрения заместителю Председателя Правительства Ульяновской области - Министру информационных технологий Ульяновской области, или пересылает по электронной почте адресату;

передает уведомление отправителю о получении документа. В случае невозможности распечатывания документа уведомляет об этом отправителя.

5. Организация информационно-поисковой системы по документам

5.1. Для обеспечения эффективного использования информации при принятии решений в Министерстве информационных технологий Ульяновской области создаются информационно-поисковые системы по документам.

5.2. Основой построения информационно-поисковых систем является регистрация документов.

В процессе регистрации документов создаются базы данных для поисковой работы по документам.

5.3. В Министерстве информационных технологий Ульяновской области справочная работа по документам, их поиск по заданным параметрам осуществляются с использованием технологий ЕСЭД.

6. Порядок изготовления, учета, хранения, использования и уничтожения гербовых и простых печатей, штампов

6.1. Изготовление печатей с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации

6.1.1. Воспроизведение на печатях Государственного герба Российской Федерации регламентируется:

Федеральным конституционным законом от 25.12.2000 N 2-ФКЗ "О Государственном гербе Российской Федерации";

постановлением Правительства Российской Федерации от 27.12.1995 N 1268 "Об упорядочении изготовления, использования, хранения и уничтожения печатей и бланков с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации".

6.1.2. Государственный герб Российской Федерации воспроизводится на печатях Министерства информационных технологий Ульяновской области (далее - гербовые печати).

6.1.3. Гербовые печати используются на документах в порядке, установленном законодательством Российской Федерации.

Гербовой печатью заверяются документы, указанные в приложении N 33 к Инструкции.

6.1.4. В Министерстве информационных технологий Ульяновской области гербовой печатью заверяются подписи заместителю Председателя Правительства Ульяновской области - Министру информационных технологий Ульяновской области.

Гербовая печать ставится на копиях договоров, соглашений, доверенностей Министерства информационных технологий Ульяновской области, в целях свидетельствования верности копий документов для представления в судебные и иные органы.

Оттиск всех элементов гербовой печати проставляется таким образом, чтобы он захватывал часть наименования должности лица, подписавшего документ.

На документах финансового характера оттиск гербовой печати проставляют на специально отведенном месте. Место нанесения печати обозначается символом "м.п." без наименования должности и подписи. Оттиск печати должен быть хорошо читаемым.

6.1.5. Гербовые печати изготавливаются в строго ограниченном количестве и исключительно в служебных целях. Решение о необходимости изготовления гербовых печатей и их количестве принимает заместитель Председателя Правительства Ульяновской области - Министр информационных технологий Ульяновской области

6.1.6. Гербовые печати хранятся в отделе финансового и кадрового обеспечения Министерства информационных технологий Ульяновской области.

6.2. Штампы с факсимильным воспроизведением подписи заместителя Председателя Правительства Ульяновской области - Министра информационных технологий Ульяновской области

6.2.1. Необходимость изготовления штампа с факсимильным воспроизведением подписи заместителя Председателя Правительства Ульяновской области - Министра информационных технологий Ульяновской области определяется непосредственно заместителем Председателя Правительства Ульяновской области - Министром информационных технологий Ульяновской области.

6.2.2. Заявка на изготовление штампа с факсимильным воспроизведением подписи заместителя Председателя Правительства Ульяновской области - Министра информационных технологий Ульяновской области подписывается заместителем Председателя Правительства Ульяновской области - Министром информационных технологий Ульяновской области.

6.2.3. Штамп с факсимильным воспроизведением подписи заместителя Председателя Правительства Ульяновской области - Министра информационных технологий Ульяновской области может использоваться на поздравительных открытках, дипломах, благодарностях, почетных грамотах и других документах аналогичного характера.

6.2.4. Штампы с факсимильным воспроизведением подписи заместителя Председателя Правительства Ульяновской области - Министра информационных технологий Ульяновской области при необходимости разрешается использовать на копиях подписанных в установленном порядке документов. Использование указанных штампов при оформлении подлинников всех документов запрещается.

6.2.5. Решение о необходимости изготовления штампов с факсимильным воспроизведением подписей заместителя Председателя Правительства Ульяновской области - Министра информационных технологий Ульяновской области принимается заместителем Председателя Правительства Ульяновской области - Министром информационных технологий Ульяновской области.

6.3. Простая печать и штамп

6.3.1. Главный специалист отдела может иметь простые печати и штампы без изображения государственной символики.

6.3.2. Для проставления отметок о получении, регистрации, прохождении и исполнении документов применяются соответствующие штампы: "Копия", "Регистрационный штамп" входящих и исходящих документов. "Канцелярия", "ВЕРНО. Подлинник находится в Министерстве информационных технологий Ульяновской области", "Пронумеровано, прошнуровано и скреплено печатью".

6.3.3. Главным специалистом отдела применяется печать с надписью "Канцелярия. Министерство информационных технологий Ульяновской области" для удостоверения документов, не воспроизводящих подлинную подпись заместителя Председателя Правительства Ульяновской области - Министра информационных технологий Ульяновской области.

6.3.4. Простые мастичные печати (без изображения государственной символики) ставятся на документах (или их копиях), определенных в приложении N 34 к Инструкции.

6.4. Порядок оформления заказа на изготовление гербовых и простых печатей, штампов и их учета

6.4.1. Изготовление гербовых печатей, простых печатей и штампов осуществляется только полиграфическими и штемпельно-граверными организациями, имеющими выданные в установленном порядке лицензии на соответствующий вид деятельности и сертификат, удостоверяющий возможность изготовления указанного вида продукции.

Гербовые печати изготавливаются в соответствии с требованиями ГОСТа "Печати с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации. Форма, размеры и технические требования. ГОСТ Р 51511-2001".

6.4.2. Размещение заказов на изготовление печатей и штампов осуществляет главный специалист отдела.

6.4.3. Эскизы гербовых печатей предварительно должны быть согласованы с заместителем Председателя Правительства Ульяновской области - Министром информационных технологий Ульяновской области.

6.4.4. Все изготовленные печати и штампы регистрируются главным специалистом отдела в специальном журнале с проставлением их оттисков.

6.4.5. Главный специалист отдела ведет общий учет используемых в деятельности печатей и штампов в журнале учета выдачи печатей и штампов с проставлением их оттисков (приложение N 35 к Инструкции), в котором листы нумеруются, прошиваются и опечатываются.

6.4.6. Передача печатей, штампов посторонним лицам и вынос их за пределы здания Правительства Ульяновской области не допускаются.

6.5. Хранение печатей и штампов

6.5.1. Хранение гербовых печатей осуществляется в отделе финансового и кадрового обеспечения Министерства информационных технологий Ульяновской области в опечатываемых несгораемых металлических шкафах или сейфах, доступ к которым имеет лицо, получившее печати в установленном Инструкцией порядке.

6.5.2. При хранении печатей и штампов принимаются меры, обеспечивающие их сохранность и исключающие возможность их хищения или использования посторонними лицами.

6.5.3. Запрещается хранить печати и штампы в столах, ящиках, передавать их на хранение лицам, не имеющим на это право.

6.5.4. При утере печати или штампа незамедлительно в письменном виде ставится в известность заместитель Председателя Правительства Ульяновской области - Министр информационных технологий Ульяновской области.

6.6. Передача, замена и уничтожение печатей и штампов

6.6.1. Сотрудник, получающий печать, расписывается в специальном журнале, разборчиво указывая дату, должность и фамилию, а также основание получения печати, штампа.

6.6.2. Печати и штампы числятся за получившим их лицом до их передачи (сдачи) главному специалисту отдела либо замены (уничтожения) в порядке, предусмотренном Инструкцией.

6.6.3. Замена печатей, штампов производится на основании разрешения заместителя Председателя Правительства Ульяновской области - Министра информационных технологий Ульяновской области.

Для замены ранее выданных главным специалистом отдела печати, штампа в случае износа, повреждения, утраты главный специалист отдела должен представить заместителю Председателя Правительства Ульяновской области - Министру информационных технологий Ульяновской области:

письмо с просьбой о замене печати, штампа;

объяснительную записку с указанием причины утраты печати, штампа;

акт об уничтожении печати, штампа, утвержденный заместителем Председателя Правительства Ульяновской области - Министром информационных технологий Ульяновской области.

6.6.4. Письмо с визой заместителя Председателя Правительства Ульяновской области - Министра информационных технологий Ульяновской области, акт и объяснительная записка направляются главному специалисту отдела для регистрации в соответствующем журнале.

6.6.5. Заказ на изготовление новой печати или штампа оформляется в соответствии с подразделом 6.4 раздела 6 Инструкции.

6.6.6. В случае ликвидации структурного подразделения или прекращения деятельности в результате реорганизации имеющиеся у него в наличии печати и штампы подлежат передаче главному специалисту отдела для последующего уничтожения по акту.

Способ уничтожения определяется комиссией, которая создается заместителем Председателя Правительства Ульяновской области - Министром информационных технологий Ульяновской области.

Уничтожение печатей, штампов предполагает полное разрушение их печатающей поверхности и формы, не допускающее возможности их восстановления и дальнейшего использования.

6.6.7. В составленном акте об уничтожении печатей, штампов должны быть указаны время и место уничтожения, состав комиссии, основание уничтожения печатей, штампов, наименование и оттиски уничтоженных печатей, штампов, способ уничтожения, подписи членов комиссии.

Акт подшивается в дело "Акты о выделении к уничтожению документов, печатей и штампов", которое хранится вместе с печатями, штампами и журналом их учета.

Данный акт является основанием для внесения отметки об уничтожении печати, штампа в журнал учета.

6.7. Контроль состояния учета, использования и хранения печатей и штампов

6.7.1. Проверку наличия и контроль за правильностью использования печатей и штампов в структурных подразделениях осуществляет главный специалист отдела.

Результаты проверок рассматриваются комиссией по уничтожению печатей, штампов и бланков и оформляются протоколом. О проведенных проверках делаются отметки в журнале учета.

6.7.2. При переводе, увольнении главного специалиста отдела создается комиссия для проверки соответствия фактического наличия печатей и штампов, переданных на хранение указанному сотруднику, записям в журнале учета.

Результаты проверки отражаются в акте приема-передачи печатей и штампов другому сотруднику, назначенному ответственным за их учет, с приложением оттисков передаваемых печатей и штампов.

6.7.3. В случае ненадлежащих учета и условий хранения печатей и штампов, повлекших их порчу или утрату, проводится служебная проверка с привлечением к ответственности лиц, по вине которых наступили указанные последствия.

7. Учет объема документооборота

7.1. Объем документооборота составляет количество документов, поступивших в Министерство информационных технологий Ульяновской области и созданных за определенный период времени. В объеме документооборота учитываются все входящие, исходящие и внутренние документы (как регистрируемые, так и нерегистрируемые).

7.2. За единицу учета количества документов принимается сам документ без учета копий, создаваемых при печатании и размножении.

Учет количества документов проводится по Министерству информационных технологий Ульяновской области в целом.

8. Документальный фонд Министерства информационных технологий Ульяновской области

Министерство информационных технологий Ульяновской области формирует свой документальный фонд из образующихся в процессе его деятельности документов, разрабатывает и утверждает по согласованию с экспертно-проверочной комиссией Министерства искусства и культурной политики Ульяновской области (далее - ЭПК) перечень документов, образующихся в процессе его деятельности, с указанием сроков хранения.

8.1. Составление номенклатуры дел

Формирование документального фонда Министерства информационных технологий Ульяновской области осуществляется главным специалистом отдела путем составления номенклатуры дел, формирования и оформления дел, обеспечения их сохранности, учета и передачи дел в архив.

8.1.1. Номенклатура дел - систематизированный перечень заголовков (наименований) дел, заводимых в структурных подразделениях, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке.

Номенклатура дел предназначена для группировки исполненных документов в дела, систематизации и учета дел, определения сроков их хранения и является основой для составления описей дел постоянного, долговременного (свыше 10 лет) хранения и дел по личному составу, а также для учета дел временного (до 10 лет) хранения.

8.1.2. При составлении номенклатуры дел следует руководствоваться постановлением Правительства Ульяновской области от 16.02.2011 N 58-П "Об утверждении Положения о Министерстве информационных технологий Ульяновской области", положениями о структурных подразделениях, штатным расписанием (структурой) Министерства информационных технологий Ульяновской области, планами и отчетами о работе, перечнями документов с указанием сроков хранения, типовыми (примерными) номенклатурами дел, номенклатурами дел за предшествующие годы.

8.1.3. В Министерстве информационных технологий Ульяновской области составляются номенклатуры дел структурных подразделений (приложение N 36 к Инструкции) и сводная номенклатура дел Министерства информационных технологий Ульяновской области (далее - сводная номенклатура дел) (приложение N 37 к Инструкции).

Номенклатура дел структурного подразделения на следующий календарный год разрабатывается до 01 ноября текущего года сотрудником, назначенным руководителем структурного подразделения ответственным за составление номенклатуры дел, подписывается руководителем структурного подразделения и представляется главному специалисту отдела для составления сводной номенклатуры дел.

Ответственность за составление номенклатуры дел в структурных подразделениях возлагается на их руководителей.

Вновь образованное структурное подразделение обязано в месячный срок разработать номенклатуру дел и представить на согласование в постоянно действующую экспертную комиссию Министерства информационных технологий Ульяновской области (далее - ЭК).

8.1.4. Сводная номенклатура дел составляется главным специалистом отдела на основе номенклатур дел структурных подразделений.

8.1.5. Сводная номенклатура дел на предстоящий календарный год составляется в последнем квартале текущего года.

8.1.6. Сводная номенклатура дел оформляется на общем бланке, подписывается главным специалистом отдела, согласовывается с ЭК, представляется ЭПК на согласование и утверждается заместителем Председателя Правительства Ульяновской области - Министром информационных технологий Ульяновской области.

8.1.7. После утверждения сводной номенклатуры дел структурные подразделения получают выписки из соответствующих ее разделов для использования в работе.

8.1.8. Сводная номенклатура дел составляется и согласовывается на 5 лет. В конце каждого года номенклатура дел уточняется, утверждается заместителем Председателя Правительства Ульяновской области - Министром информационных технологий Ульяновской области и вводится в действие с 01 января следующего календарного года.

В случае изменения функций и структуры составляется новая сводная номенклатура дел.

8.1.9. Сводная номенклатура дел печатается в трех экземплярах. Первый экземпляр, утвержденный заместителем Председателя Правительства Ульяновской области - Министром информационных технологий Ульяновской области, является документом постоянного срока хранения и включается в номенклатуру дел главного специалиста отдела, второй экземпляр применяется в архиве, третий передается в областное государственное бюджетное учреждение "Государственный архив Ульяновской области".

Рабочие экземпляры сводной номенклатуры дел могут вестись в электронном виде.

8.1.10. В сводной номенклатуре дел разделы расположены в соответствии с утвержденной структурой и штатным расписанием Министерства информационных технологий Ульяновской области. Названиями разделов сводной номенклатуры дел являются названия структурных подразделений.

8.1.11. В сводную номенклатуру дел включаются заголовки дел, отражающие все документируемые участки работы структурных подразделений.

8.1.12. Сводная номенклатура дел составляется по установленной форме. Графы номенклатуры дел заполняются следующим образом.

В графе 1 "Индекс дела" проставляются индексы каждого дела, включенного в сводную номенклатуру. Индекс дела состоит из установленного в Министерстве информационных технологий Ульяновской области цифрового изображения структурного подразделения, утвержденного заместителем Председателя Правительства Ульяновской области - Министром информационных технологий Ульяновской области, и порядкового номера заголовка дела по номенклатуре в пределах структурного подразделения.

Дела по вопросам, не разрешенным в течение одного года, являются "переходящими" и вносятся в сводную номенклатуру дел следующего года с тем же индексом.

В графу 2 "Заголовок дела" сводной номенклатуры дел включаются заголовки дел (томов, частей).

Заголовок дела должен четко, в обобщенной форме отражать основное содержание и состав документов дела.

Порядок расположения заголовков дел внутри разделов и подразделов сводной номенклатуры дел определяется степенью важности документов, составляющих дела, и их взаимосвязью.

В начале раздела располагаются заголовки дел, содержащих учредительные, организационно-правовые и распорядительные документы, нормативные правовые акты, плановые и отчетные документы, переписку, номенклатуру дел, контрольные карточки или другие учетные документы

Не допускается употребление в заголовке дела неконкретных формулировок ("разные материалы", "общая переписка").

Заголовок дела состоит из элементов, располагаемых в следующей последовательности: название вида дела (переписка, журнал и т.д.) или разновидности документов (протоколы, распоряжения и т.д.); название структурного подразделения (автор документа); название организации, которой будут адресованы или от которой будут получены документы (адресат или корреспондент документа); краткое содержание документов дела; название местности (территории), с которой связано содержание документов дела; дата, период, к которым относятся документы дела, указание на копийность документа.

В заголовках дел, содержащих нормативную правовую, организационно-распорядительную документацию, указываются вид документа и автор, например:

     Приказы Министерства информационных технологий Ульяновской области

В заголовках дел, содержащих документы по одному вопросу, но не связанных последовательностью исполнения, в качестве вида дела употребляется термин "документы", а в скобках указываются основные разновидности документов, которые должны быть сгруппированы в деле, например:

     Документы    (справки,    аналитические    записки)   по  выполнению

постановлений, распоряжений, поручений Губернатора Ульяновской области

В заголовках дел, содержащих переписку, указывается, с кем и по какому вопросу она ведется.

В заголовках дел, содержащих переписку с однородными корреспондентами, последние не указываются, а указывается их общее видовое название, например:

     Переписка  с  областными  учреждениями  и  ведомствами  по  вопросам

социально-экономического развития

В заголовках дел, содержащих плановую или отчетную документацию, указывается период (квартал, год), на (за) который составлены планы (отчеты), например:

     Годовой  бухгалтерский  отчет Министерства информационных технологий

Ульяновской области по основной деятельности за 2011 год

Заголовки дел могут уточняться в процессе формирования и оформления дел.

Графа 3 "Количество единиц хранения" сводной номенклатуры дел заполняется по окончании года.

В графе 4 "Срок хранения и N статей по перечню" указываются срок хранения дела, номера статей по типовому или ведомственному перечням документов с указанием сроков хранения и год издания перечня.

В графе 5 "Примечание" проставляются отметки о заведении дел, о переходящих делах (например: переходящие с 2010 г.), о лицах, ответственных за формирование дел, о выделении дел к уничтожению, о передаче дел в другую организацию для продолжения.

В этой же графе на дела, состоящие из электронных документов и баз данных, проставляется соответствующая отметка "В электронном виде".

8.1.13. Если в течение года в структурных подразделениях возникают новые документированные участки работы, они дополнительно вносятся в сводную номенклатуру дел. Для вновь заводимых дел в каждом разделе сводной номенклатуры дел оставляются резервные номера.

8.1.14. По окончании делопроизводственного года в конце сводной номенклатуры дел оформляется итоговая запись, в которую вносятся сведения о количестве заведенных дел (томов, частей), отдельно постоянного и временного хранения.

8.2. Формирование и оформление дел

8.2.1. Законченные делопроизводством документы формируются в дела. Формирование дел - группировка исполненных документов в дела в соответствии с номенклатурой дел и систематизация документов внутри дела.

8.2.2. Дела Министерства информационных технологий Ульяновской области формируются в структурных подразделениях. Ответственность за формирование дел в структурных подразделениях несут их руководители.

8.2.3. При формировании дел необходимо соблюдать следующие общие правила: помещать в дело только исполненные документы в соответствии с заголовками дел по номенклатуре; группировать в дело документы одного календарного года, за исключением переходящих дел; раздельно группировать в дела документы постоянного и временных сроков хранения; помещать в дела ксерокопии факсограмм, телефонограмм на общих основаниях; в дело не должны помещаться документы, подлежащие возврату, лишние экземпляры, черновики; по объему дело не должно превышать 250 листов, при наличии в деле нескольких томов (частей) номер (индекс) и заголовок дела проставляются на каждом томе с добавлением: т. 1, т. 2.

Распорядительные документы группируются в дела по видам и хронологии с относящимися к ним приложениями.

Положения, инструкции, утвержденные нормативными правовыми актами, являются приложениями к ним и группируются вместе с указанными актами. Если же они утверждены в качестве самостоятельного документа, то их группируют в самостоятельные дела.

Распоряжения Министерства информационных технологий Ульяновской области регистрируются и формируются в дела отдельно от распоряжений по личному составу и кадровым вопросам.

Распоряжения по личному составу регистрируются и формируются в отдельные дела с учетом сроков их хранения:

распоряжения о назначении, освобождении от должности, перемещении, награждении (срок хранения - 75 лет) формируются отдельно от распоряжений о предоставлении основных, учебных отпусков, взысканиях, командировках (срок хранения - 5 лет).

Протоколы в деле располагаются в хронологическом порядке по номерам. Документы к протоколам, сгруппированные в отдельные дела, систематизируются по номерам протоколов.

Утвержденные планы, отчеты, сметы, программы и другие документы группируются отдельно от их проектов.

8.2.4. Дела Министерства информационных технологий Ульяновской области подлежат оформлению при их заведении и по завершении года.

8.2.5. В зависимости от сроков хранения проводится полное или частичное оформление дел. Полному оформлению подлежат дела постоянного хранения, долговременного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу (распоряжения о приеме, увольнении, перемещении), лицевые счета по заработной плате, личные дела уволенных.

Полное оформление дел предусматривает:

оформление реквизитов обложки дела по установленной форме (приложение N 38 к Инструкции);

нумерацию листов в деле;

составление листа-заверителя дела (приложение N 39 к Инструкции);

составление в необходимых случаях внутренней описи документов дела (приложение N 40 к Инструкции);

подшивку и переплет дела;

внесение необходимых уточнений в реквизиты обложки дела (уточнение названия организации, индекса дела, крайних дат дела, заголовка дела).

Дела временного (до 10 лет включительно) хранения подлежат частичному оформлению: допускается хранение документов в скоросшивателях; документы при обработке не пересистематизируются, листы дела не нумеруются, заверительные надписи не составляются. В обязательном порядке заполняются реквизиты обложки дела.

8.2.6. Обложка дела постоянного хранения оформляется по установленной форме. На обложке дела указываются: наименование исполнительного органа государственной власти Ульяновской власти, структурного подразделения, делопроизводственный номер (индекс) дела, заголовок дела; дата дела (тома, части); количество листов в деле; срок хранения дела; архивный шифр дела.

Реквизиты, проставляемые на обложке дела, оформляются следующим образом:

наименование исполнительного органа государственной власти Ульяновской области указывается полностью, в именительном падеже;

наименование структурного подразделения записывается в соответствии с утвержденной структурой;

делопроизводственный номер (индекс) дела проставляется в соответствии со сводной номенклатурой дел;

заголовок дела переносится из сводной номенклатуры дел (в необходимых случаях в заголовок дела вносятся уточнения: номера актов, протоколов и др.);

дата дела: указываются год(ы) заведения и окончания дела в делопроизводстве.

В заголовках дел, содержащих копии документов, указывается их копийность. Подлинность документов дела в заголовке не указывается.

Дата на обложке дела указывается арабскими цифрами (число и год), название месяца пишется полностью словом. Даты дела не указываются на обложках дел, содержащих годовые планы и отчеты, так как они отражены в заголовках дел.

Надписи на обложке дела следует выполнять четко, светоустойчивыми чернилами.

Документы, составляющие дело, подшиваются на четыре прокола в твердую обложку или переплетаются.

В целях обеспечения порядка расположения документов, включенных в дело, все его листы, кроме листа-заверителя и внутренней описи, нумеруются. Листы нумеруются простым карандашом, цифры проставляются в правом верхнем углу листа, листы дел, состоящих из нескольких томов, нумеруются по каждому тому отдельно.

Приложения к делу, поступившие в переплете, оформляются как самостоятельные тома и нумеруются отдельно.

Документы с собственной нумерацией листов нумеруются в общем порядке.

Фотографии, чертежи, диаграммы и другие иллюстрированные и специфические документы, представляющие самостоятельный лист в деле, нумеруются на оборотной стороне листа в левом верхнем углу.

После завершения нумерации листов составляется заверительная надпись и оформляется в деле на отдельном листе. В заверительной надписи указываются количество листов в данном деле (цифрами и прописью), должность и подпись ее составителя с расшифровкой подписи, дата составления.

При изменении наименования структурного подразделения в течение периода, охватываемого документами дела, или при передаче дела в другое структурное подразделение на обложке дела указываются новое наименование этого структурного подразделения, дата распорядительного документа о переименовании. Прежнее наименование структурного подразделения заключается в скобки

8.2.7. Контроль за формированием дел и методическая помощь в форме консультаций в структурных подразделениях осуществляется главным специалистом.

8.3. Организация оперативного хранения документов

8.3.1. С момента заведения и до передачи в архив дела хранятся по месту их формирования в структурных подразделениях. Дела считаются заведенными с момента включения в них первого исполненного документа.

8.3.2. Руководители структурных подразделений несут ответственность за сохранность документов и дел.

8.3.3. Дела находятся в рабочих комнатах или специально отведенных для этой цели помещениях, хранятся в запирающихся шкафах, сейфах, предохраняющих их от пыли и воздействия солнечного света.

8.3.4. Дела в шкафах для их учета и быстрого поиска располагаются вертикально, корешками наружу. В целях обеспечения оперативного поиска документов последовательность расположения дел должна соответствовать последовательности расположения заголовков дел в номенклатуре дел.

На корешке каждого дела указывают его индекс в соответствии с номенклатурой дел. Номенклатура дел или выписка из нее помещается на внутренней стороне шкафа.

Хранить документы в неприспособленных шкафах и рабочих столах запрещается.

8.3.5. В обязательном порядке проводится проверка наличия и состояния документов и дел при перемещении дел, возврате дел, при смене руководителя структурного подразделения, при реорганизации и ликвидации структурного подразделения.

Проверка наличия документов и дел проводится путем сверки статей номенклатур дел с описанием дел на обложке, а физическое состояние дел определяется путем их визуального просмотра.

8.3.6. Выдача дел другим структурным подразделениям производится с разрешения руководителя структурного подразделения. Выдача дел сотрудникам структурного подразделения для работы осуществляется под расписку. На выданное дело заводится карта-заместитель установленной формы (формат А5) (приложение N 41 к Инструкции). В ней указываются структурное подразделение, индекс дела, дата его выдачи, кому дело выдано, дата его возвращения, предусматриваются графы для расписок в получении и приеме дела.

Дела выдаются во временное пользование сотрудникам структурных подразделений на срок не более одного месяца. По истечении указанного срока дело должно быть возвращено на место его хранения.

Сторонним организациям дела выдаются на основании их письменных запросов с разрешения заместителя Председателя Правительства Ульяновской области - Министра информационных технологий Ульяновской области.

Изъятие документов из дел постоянного хранения допускается в исключительных случаях и производится с разрешения заместителя Председателя Правительства Ульяновской области - Министра информационных технологий Ульяновской области с оставлением в деле заверенной копии документа и акта о выдаче подлинника с объяснением причин выдачи.

9. Порядок передачи документов на архивное хранение

Документы Министерства информационных технологий Ульяновской области после проведения экспертизы их ценности в установленном Федеральным архивным агентством порядке подлежат передаче на постоянное хранение в областное государственное бюджетное учреждение "Государственный архив Ульяновской области".

Документы Министерства информационных технологий Ульяновской области, относящиеся к государственной собственности, и документы временного (свыше 10 лет хранения), а также документы по личному составу хранятся в архиве. Функциональную деятельность архива осуществляет главный специалист отдела.

Подготовка дел к передаче на хранение в архив предусматривает работу, которая проводится в структурных подразделениях и включает в себя следующие этапы:

проведение экспертизы ценности документов;

полное оформление дел; составление описи дел;

составление актов о выделении к уничтожению дел с истекшими сроками хранения.

Главный специалист отдела осуществляет контроль и оказывают методическую помощь в проведении вышеуказанных работ структурным подразделениям.

9.1. Экспертиза ценности документов

9.1.1. Экспертиза ценности документов - отбор документов на государственное хранение или установление сроков их хранения на основе принятых критериев.

Экспертиза ценности документов проводится на основе:

законодательства Российской Федерации по архивному делу и документационному обеспечению управления;

типовых и ведомственных перечней документов с указанием сроков их хранения, типовых и примерных номенклатур дел;

нормативно-методических документов федеральных органов исполнительной власти, осуществляющих полномочия в сфере архивного дела.

9.1.2. Экспертиза ценности документов в Министерстве информационных технологий Ульяновской области проводится:

в структурных подразделениях при составлении номенклатуры дел, при формировании дел и проверке правильности отнесения документов к делам, при подготовке дел к передаче в архив и к уничтожению;

в архиве в процессе подготовки дел к передаче на государственное хранение или к уничтожению.

9.1.3. Для организации и проведения работы по экспертизе ценности документов в Министерстве информационных технологий Ульяновской области создана ЭК из числа наиболее квалифицированных специалистов в количестве не менее 5 человек.

ЭК создается распоряжением Министерства информационных технологий Ульяновской области.

Функции и права ЭК определяются положением об ЭК, которое утверждается Министерством информационных технологий Ульяновской области.

9.1.4. Экспертиза ценности документов постоянного и временного хранения в структурных подразделениях осуществляется ежегодно главным специалистом отдела.

9.1.5. При проведении экспертизы ценности документов в структурных подразделениях осуществляется отбор дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения для передачи в архив; отбор документов с временными сроками хранения и с пометками "До минования надобности", "До замены новыми", подлежащих дальнейшему хранению в структурных подразделениях; выделение к уничтожению дел за предыдущие годы, сроки хранения которых истекли. При этом одновременно проверяются качество и полнота номенклатуры дел, правильность определения сроков хранения дел.

9.1.6. Отбор документов для постоянного хранения проводится на основании перечней документов с указанием сроков их хранения и сводной номенклатуры дел путем полистного просмотра дел. В делах постоянного хранения подлежат изъятию дублетные экземпляры документов, черновики, неоформленные копии документов и не относящиеся к вопросу документы с временными сроками хранения.

Дела с пометкой "ЭПК" подвергаются полистному просмотру с целью определения и выделения из их состава документов, подлежащих постоянному хранению.

9.1.7. По результатам экспертизы ценности документов составляются описи дел постоянного (приложение N 42 к Инструкции), временного (свыше 10 лет) хранения (приложение N 43 к Инструкции) и по личному составу (приложение N 44 к Инструкции), а также акты о выделении дел к уничтожению (приложение N 45 к Инструкции).

9.2. Составление и оформление описей дел

9.2.1. Для обеспечения комплектования архива на все завершенные в делопроизводстве дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу, прошедшие экспертизу ценности, составляются архивные описи.

Опись дела - архивный справочник, содержащий систематизированный перечень единиц хранения архивного фонда, коллекции и предназначенный для их учета и раскрытия содержания. Отдельная опись представляет собой перечень дел с самостоятельной валовой (порядковой) законченной нумерацией.

Описи составляются структурными подразделениями ежегодно отдельно на дела постоянного хранения, дела временного (свыше 10 лет) хранения, дела по личному составу.

На дела временного (до 10 лет) хранения описи не составляются.

9.2.2. Описи дел структурных подразделений составляются по установленной форме (приложение N 45 к Инструкции) и представляются главному специалисту отдела не позднее чем через год после завершения дел в делопроизводстве.

9.2.3. При составлении описи дел структурного подразделения соблюдаются следующие требования:

при внесении в опись подряд дел с одинаковыми заголовками пишется полностью заголовок первого дела, а все остальные однородные дела обозначаются словами "То же", при этом другие сведения о делах вносятся в опись полностью (на каждом новом листе описи заголовок воспроизводится полностью);

порядок нумерации дел в описи - валовый за несколько лет; порядок присвоения номеров описям структурных подразделений устанавливается по согласованию с архивом;

графы описи заполняются в точном соответствии с теми сведениями, которые вынесены на обложку дела;

графа описи "Примечание" используется для отметок о приеме дел, особенностях их физического состояния, о передаче дел другим структурным подразделениям со ссылкой на необходимый акт, о наличии копий.

9.2.4. В конце описи вслед за последней описательной статьей заполняется итоговая запись, в которой указываются (цифрами и прописью) количество дел, числящихся по описи, первый и последний номера дел по описи дел, а также оговариваются особенности нумерации дел в описи (наличие литерных и пропущенных номеров).

9.2.5. Опись дел структурного подразделения подписывается составителем с указанием его должности и утверждается руководителем структурного подразделения.

9.2.6. Опись дел структурного подразделения составляется в двух экземплярах, один из которых передается вместе с делами главному специалисту отдела, а второй остается в качестве контрольного экземпляра в структурном подразделении.

9.2.7. Описи дел, подготовленные структурными подразделениями, служат основой для подготовки сводных описей дел Министерства информационных технологий Ульяновской области, которые готовит главный специалист отдела под методическим руководством специалистов областного государственного бюджетного учреждения "Государственный архив Ульяновской области".

9.2.8. Отбор документов за соответствующий период к уничтожению и составление акта о выделении их к уничтожению производятся после составления сводных описей дел постоянного хранения за этот же период.

Указанные описи и акты рассматриваются на заседании ЭК одновременно. Одобренные на ЭК акты утверждаются заместителем Председателя Правительства ульяновской области - Министром информационных технологий Ульяновской области после утверждения на ЭПК описей дел постоянного хранения. После этого разрешается уничтожить дела, включенные в данные акты, в соответствии с установленным порядком.

9.2.9. Акт о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, составляется, как правило, на дела Министерства информационных технологий Ульяновской области. Если в акте указаны дела нескольких структурных подразделений, то название каждого структурного подразделения указывается перед группой заголовков дел этого структурного подразделения.

Дела включаются в акт, если предусмотренный для них срок хранения истек к 01 января года, в котором составлен акт, например: законченные в 2007 году дела с 3-летним сроком хранения могут быть включены в акт, составленный не ранее 01 января 2011 года.

Дела, подлежащие уничтожению, передаются на переработку (утилизацию). Передача дел оформляется приемо-сдаточной накладной, в которой указываются дата передачи, количество сдаваемых дел и вес бумажной макулатуры.

После уничтожения дел в сводной номенклатуре дел проставляются отметки, заверяемые подписью лица, ответственного за архив, например:

     "Уничтожено. См. акт N________ от___________". И.О. Фамилия.

9.3. Подготовка и передача документов в архив

9.3.1. В архив передаются дела с исполненными документами постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу. Передача производится только по описям дел.

9.3.2. Дела с исполненными документами постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения передаются в архив после истечения одного года их хранения и использования в структурном подразделении.

9.3.3. Дела временного (до 3 лет) хранения передаче в архив не подлежат. Они хранятся в структурных подразделениях и по истечении года хранения подлежат уничтожению в установленном порядке.

9.3.4. Передача дел в архив осуществляется по графику, составленному главным специалистом отдела, согласованному с руководителями структурных подразделений и утвержденному заместителем Председателя Правительства ульяновской области - Министром информационных технологий Ульяновской области.

9.3.5. В период подготовки структурными подразделениями дел к передаче в архив главным специалистом отдела предварительно проверяется правильность их формирования, оформления и соответствие количества дел, включенных в опись, количеству дел, заведенных в соответствии со сводной номенклатурой дел. Все выявленные в процессе проверки недостатки в формировании и оформлении дел сотрудники структурных подразделений обязаны устранить.

9.3.6. Прием каждого дела производится главным специалистом отдела в присутствии сотрудника структурного подразделения.

При этом на обоих экземплярах описи против каждого дела, включенного в нее, делается отметка о наличии дела. В конце каждого экземпляра описи указываются цифрами и прописью количество фактически принятых дел, дата приема- передачи дел, а также подписи принимающего и передающего дела.

9.3.7. В случае ликвидации или реорганизации структурного подразделения руководитель данного структурного подразделения в период проведения ликвидационных мероприятий формирует все имеющиеся документы в дела, оформляет дела и передает их главному специалисту отдела независимо от сроков хранения. Передача оформляется по описям и номенклатуре дел.

9.4. Использование документов архива

9.4.1. Основными формами использования документов архива являются:

исполнение социально-правовых запросов граждан в форме архивной справки и архивной выписки;

выдача заверенных архивных копий документов;

исполнение тематических запросов.

Архивные справки, архивные выписки и архивные копии документов выдаются на основании письменного запроса организации или частного лица.

Срок исполнения запросов социально-правового характера граждан и организаций по материалам архива не должен превышать 30 дней со дня регистрации обращения. При сложных запросах срок может быть продлен, но не более чем на 30 дней с обязательным уведомлением об этом заявителя.

Пересылка непрофильных запросов по принадлежности в другие организации или архивы, а также информирование об этом заявителя должны осуществляться в 5-дневный срок с момента обращения.

9.4.2. Архивные справки составляются на основании документов, хранящихся в архиве, на бланке Министерства информационных технологий Ульяновской области.

Архивная справка подписывается заместителем Председателя Правительства Ульяновской области - Министром информационных технологий Ульяновской области, а в его отсутствие - лицом, исполняющим его обязанности, и заверяется печатью.

9.4.3. Архивные копии документов и архивные выписки.

Архивные копии документов и архивные выписки выдаются в соответствии с запросом. Идентичность подлиннику выданных архивных копий документов и архивных выписок заверяется подписью главного специалиста отдела (в соответствии с должностной инструкцией) исполнившего запрос, и печатью.

Архивная выписка производится только из документа, в котором содержится несколько отдельных, не связанных между собой вопросов, и должна воспроизводить полный текст части документа, относящейся к запросу.

Отдельные слова и выражения подлинного документа, вызывающие сомнение в их достоверности, оговариваются словами: "В тексте неразборчиво" или "Так в документе".

9.4.4. На архивных копиях документов и архивных выписках проставляются штампы с обозначением названия документа: "Архивная копия", "Архивная выписка".

Все листы архивной копии документа или архивной выписки должны быть скреплены, пронумерованы и на месте скрепления заверены печатью Правительства Ульяновской области.

Архивные справки, архивные копии документов и архивные выписки направляются заявителям по почте или выдаются под расписку на руки при предъявлении паспорта или иного документа, удостоверяющего личность.

9.4.5. Документы из архива могут быть изъяты в соответствии с законодательством Российской Федерации.

В деле остаются заверенные копии изъятых документов и акт о причинах выдачи подлинников документов.

10. Особенности работы с электронными документами

10.1. В Министерстве информационных технологий Ульяновской области создаются и используются:

электронные документы, создаваемые в электронной форме без предварительного документирования на бумажном носителе;

электронные образы документов, полученные в результате сканирования документов и хранящиеся в ЕСЭД.

Электронный документ должен быть оформлен по общим правилам делопроизводства и иметь реквизиты, установленные для аналогичного документа на бумажном носителе, за исключением оттиска печати и изображения герба Ульяновской области.

10.2. При передаче электронных документов в другие государственные органы и иные организации документы заверяются ЭП Министерства информационных технологий Ульяновской области - автора документа в соответствии с Федеральным законом от 06.04.2011 N 63-ФЗ "Об электронной подписи".

10.3. При обработке, рассмотрении, согласовании и подписании электронных документов в ЕСЭД во внутреннем документообороте Министерства информационных технологий Ульяновской области могут использоваться способы подтверждения действий с электронными документами, при которых ЭП не используется, при условии, что программные средства, применяемые в Министерстве информационных технологий Ульяновской области, позволяют однозначно идентифицировать лицо, подписавшее документ.

10.4. Состав электронных документов Министерства информационных технологий Ульяновской области, обращающихся в ЕСЭД, определяется заместителем Председателя Правительства Ульяновской области - Министром информационных технологий Ульяновской области по согласованию с ЭПК Министерства искусства и культурной политики Ульяновской области и в соответствии с перечнем документов, создание, хранение и использование которых может осуществляться Исключительно в форме электронных документов.

Перечень документов, создание, хранение и использование которых может осуществляться исключительно в форме электронных документов, утверждается заместителем Председателя Правительства Ульяновской области - Министром информационных технологий Ульяновской области.

10.5. Электронные документы создаются, обрабатываются и хранятся в СЭД, которая должна соответствовать требованиям, установленным Министерством связи и массовых коммуникаций Российской Федерации.

10.6. Прием и отправка электронных документов осуществляются главным специалистом отдела.

10.7. При получении электронных документов, подписанных ЭП, главный специалист отдела осуществляет проверку подлинности ЭП.

10.8. При передаче поступивших электронных документов на рассмотрение заместителю Председателя Правительства Ульяновской области - Министром информационных технологий Ульяновской области, направлении электронных документов в структурные подразделения и ответственным исполнителям Министерства информационных технологий Ульяновской области, отправке электронных документов и хранении электронных документов вместе с электронными документами передаются (направляются, хранятся) их регистрационные данные.

10.9. Документы, создаваемые в Министерстве информационных технологий Ульяновской области и (или) поступившие в Министерство информационных технологий Ульяновской области на бумажном носителе, включаются в ЕСЭД после сканирования и создания электронных образов документов. Включение электронного образа документа в ЕСЭД возможно после его сравнения с подлинником документа.

10.10. Единицей учета электронного документа является электронный документ, зарегистрированный в ЕСЭД.

10.11. В целях учета и поиска документов в ЕСЭД используются обязательные сведения о документе, включаемые в регистрационно-контрольную карточку:

адресант;

адресат;

должность, фамилия и инициалы лица, подписавшего документ;

вид документа;

дата документа;

номер документа;

дата поступления документа;

входящий номер документа;

ссылка на исходящий номер и дату документа;

наименование либо аннотация документа;

количество листов основного документа;

количество приложений;

общее количество листов приложений;

указания по исполнению документа;

должность, фамилия и инициалы исполнителя;

отметка о конфиденциальности документа.

В СЭД вводится текст распознанного документа для осуществления полнотекстового поиска.

10.12. Электронные документы формируются в дела в соответствии с номенклатурой дел и индексируются в порядке, установленном в отношении дел, составленных из документов на бумажном носителе.

При составлении номенклатуры дел указывается, что дело ведется в электронном виде.

10.13. Электронные документы после их исполнения подлежат хранению в установленном порядке в Министерстве информационных технологий Ульяновской области в течение сроков, предусмотренных для аналогичных документов на бумажном носителе.

10.14. После истечения срока, установленного для хранения электронных документов, они подлежат уничтожению на основании акта, утвержденного заместителем Председателя Правительства Ульяновской области - Министром информационных технологий Ульяновской области.

Главный специалист отдела развития информационного общества департамента развития инфраструктуры Министерства информационных технологий Ульяновской области

И.М. Власова