Приложение. Порядок организации работы с обращениями граждан в администрации города Омска

Приложение

к постановлению Мэра города Омска

от 22 июля 2003 г. N 319-п

Порядок
организации работы с обращениями граждан
в администрации города Омска

1. Общие положения

1.1. Настоящий Порядок разработан в соответствии с Конституцией Российской Федерации, Федеральным законом "Об общих принципах организации местного самоуправления в Российской Федерации", Законом Омской области "Об обращениях граждан", Уставом города Омска.

1.2. Настоящий Порядок устанавливает единые требования к организации работы с обращениями граждан, к контролю за рассмотрением обращений граждан и к подготовке отчетно-аналитической информации по обращениям граждан, поступившим в администрацию города.

1.3. В администрации города Омска в соответствии с Законом Омской области "Об обращениях граждан" осуществляется рассмотрение заявлений, жалоб, предложений (далее - обращения граждан) Мэром города Омска, первыми заместителями, заместителями Мэра города Омска (далее - руководители администрации города), руководителями структурных подразделений администрации города Омска (далее - руководители структурных подразделений).

1.4. Обращения граждан, поступившие к руководителям администрации города, руководителям структурных подразделений, не наделенных правами юридического лица, принимаются:

- доставленные лично гражданами - структурным подразделением администрации города, ведающим вопросами обращений граждан в администрации города (далее - подразделение по работе с обращениями граждан);

- полученные по почте - управлением делами администрации города.

1.5. Обращения граждан, поступившие к руководителям структурных подразделений, наделенных правами юридического лица, принимаются:

- доставленные лично гражданами - подразделением (должностным лицом), ведающим вопросами обращений граждан в соответствующем структурном подразделении (далее - орган (должностное лицо) по работе с обращениями граждан);

- доставленные по почте - подразделением (должностным лицом), ведающим вопросами организации работы со служебной документацией в соответствующем структурном подразделении.

2. Организация приема граждан по личным вопросам

2.1. Прием граждан по личным вопросам ведут руководители администрации города, руководители структурных подразделений и их заместители.

2.2. Прием граждан по личным вопросам осуществляется в соответствии с графиком, утвержденным:

- для руководителей администрации города - Мэром города Омска;

- для руководителей структурных подразделений - руководителями соответствующих структурных подразделений администрации города Омска.

2.3. Графики приема граждан по личным вопросам разрабатываются специалистами подразделения, органа (должностным лицом) по работе с обращениями граждан и направляются на утверждение Мэру города Омска или соответствующим руководителям структурных подразделений до 15 декабря текущего года.

2.4. Указанные графики приема граждан по личным вопросам на предстоящий год утверждаются распоряжением Мэра города Омска, распоряжением (приказом) руководителей структурных подразделений до 31 декабря текущего года и размещаются в доступных для граждан местах.

2.5. В графиках указываются: фамилия, имя, отчество, должность и перечень основных функциональных обязанностей соответствующего руководителя, а также дни, время и место проведения им приема граждан по личным вопросам.

2.6. Запись граждан на прием по личным вопросам к руководителям администрации города, а также руководителям структурных подразделений, не наделенных правами юридического лица, производится подразделением по работе с обращениями граждан в административном здании по ул. Гагарина, 34 ежедневно (кроме выходных) с 9 до 13 часов.

2.7. Запись граждан на прием по личным вопросам к руководителям структурных подразделений, наделенных правами юридического лица, производится соответствующим органом (должностным лицом) по работе с обращениями граждан по месту расположения соответствующего структурного подразделения.

Время записи граждан на прием по личным вопросам устанавливается инструкцией по делопроизводству соответствующего структурного подразделения.

2.8. При записи граждан на прием по личным вопросам, в журнале установленной формы (приложение 1) фиксируются следующие данные: фамилия, имя, отчество, место жительства или временного пребывания заявителя, краткое содержание обращения, контактный телефон.

2.9. Если гражданин по каким-либо причинам самостоятельно в письменной форме изложить свое обращение не может, специалисты, осуществляющие запись на прием по личным вопросам, по его просьбе со слов заявителя в письменной форме излагают суть обращения. Составленное обращение прочитывается гражданином или зачитывается ему специалистом и подписывается заявителем собственноручно с указанием даты подачи обращения.

2.10. Специалисты подразделения, органа (должностное лицо) по работе с обращениями граждан осуществляют формирование списка граждан, обратившихся на прием по личным вопросам, с указанием сведений, содержащихся в п. 2.8. настоящего Порядка, подготовку имеющихся документов (заключения, справки, ответы, информации), в том числе по повторным обращениям граждан.

2.11. Специалисты, осуществляющие подготовку проведения приема граждан по личным вопросам, не позднее, чем за 5 дней до проведения приема, передают сформированные списки и документы по ним соответствующим руководителям.

2.12. Подразделение, орган (должностное лицо) по работе с обращениями граждан осуществляет организационно-техническую подготовку приема граждан по личным вопросам к соответствующим руководителям в части:

- обеспечения приема необходимой оргтехникой и средствами связи;

- регистрации граждан, пришедших на прием;

- регулирования очередности приема.

Структурные подразделения администрации города Омска, ведающие хозяйственными вопросами, обеспечивают в помещении для проведения приема граждан наличие канцелярских принадлежностей и лекарственных препаратов неотложной помощи.

2.13. Прием граждан по личным вопросам проводится:

- руководителями администрации города - в административном здании по ул. Гагарина, 34;

- руководителями структурных подразделений - по месту расположения соответствующих структурных подразделений администрации города.

2.14. На приеме граждан по личным вопросам руководителями администрации города, руководителями структурных подразделений присутствуют:

- советник руководителя;

- специалист подразделения, органа (должностное лицо) по работе с обращениями граждан;

- приглашенные руководителем должностные лица.

2.15. В ходе приема руководитель обязан:

- рассмотреть обращение по существу;

- в случае необходимости, незамедлительно принять меры к пресечению неправомерных действий, посягающих на права, свободы или законные интересы граждан;

- в случае необходимости, запросить дополнительные материалы, привлечь экспертов, потребовать объяснения соответствующих должностных лиц;

- принять обоснованное решение и обеспечить его исполнение;

- в случае невозможности удовлетворить требования, изложенные в обращении гражданина, довести до сведения заявителя мотивы отказа, а также указать возможный порядок обжалования принятого решения.

2.16. В ходе приема или по окончании приема руководитель определяет должностное лицо, в компетенцию которого входит решение вопросов, изложенных в обращении граждан (далее - исполнитель), и дает ему соответствующее поручение.

2.17. Содержание вопросов, поставленных в обращениях граждан, данные, указанные в п. 2.8. настоящего Порядка и поручения соответствующему исполнителю, заносятся в карточку учета обращений граждан (далее - карточка учета) установленной формы (приложение 2).

2.18. Карточка учета заполняется советником соответствующего руководителя или специалистом подразделения, органа (должностным лицом) по работе с обращениями граждан и подписывается руководителем в день и по месту проведения приема с указанием срока исполнения.

По окончании проведения приема карточка учета передается в подразделение, орган (должностному лицу) по работе с обращениями граждан.

2.19. Переданные на приеме письменные обращения граждан прилагаются к карточке учета. Данные из карточек учета специалистами подразделения, органа (должностным лицом) по работе с обращениями граждан вносятся в электронную базу данных для осуществления учета и контроля за рассмотрением обращений граждан с указанием предельного срока ответа на обращения граждан.

2.20. Подразделение, орган (должностное лицо) по работе с обращениями граждан в течение суток после проведения приема направляет соответствующему исполнителю копию карточки учета.

2.21. В случаях, когда необходимо проведение специальной проверки, истребование дополнительных материалов, либо принятие других мер по вопросам, изложенным в обращениях граждан, исполнители, на рассмотрении которых находятся обращения граждан, вправе обратиться к соответствующему руководителю с просьбой о продлении срока, указанного в резолюции.

Руководитель вправе продлить рассмотрение обращений граждан на срок, предусмотренный Законом Омской области "Об обращениях граждан", и направить гражданину промежуточный ответ.

2.22. Сведения о продлении срока и о результатах рассмотрения обращений граждан в день принятия решения предоставляются в подразделение, орган (должностному лицу) по работе с обращениями граждан для внесения в электронную базу данных и передаются на рассмотрение соответствующим руководителям, проводившим прием граждан по личным вопросам, для принятия дальнейшего решения.

2.23. В случае нарушения исполнителем срока рассмотрения обращений граждан, подразделение, орган (должностное лицо) по работе с обращениями граждан незамедлительно готовит информацию и направляет соответствующим руководителям для принятия мер.

2.24. Обращения граждан считаются исполненными, если в них рассмотрены все поставленные вопросы и о принятых мерах сообщено заявителю.

2.25. Основанием для снятия с контроля исполненных обращений граждан является наличие визы руководителя, проводившего прием по личным вопросам, о закрытии "в дело".

2.26. Обращения граждан, снятые с контроля, вместе с документацией (переписка, акты проверок, официальные ответы, карточка учета) передаются в подразделение, орган (должностному лицу) по работе с обращениями граждан для хранения.

Срок хранения указанных в данном пункте документов определяется в соответствии с действующей номенклатурой дел, утвержденной соответствующими руководителями администрации города.

З. Организация работы с письменными обращениями граждан

3.1. Доставленные по почте и принятые в соответствии с пунктом 1.4., 1.5. настоящего Порядка письменные обращения граждан передаются в день приема в подразделение, орган (должностному лицу) по работе с обращениями граждан.

3.2. Письменные обращения граждан, поступившие в подразделение, орган (должностному лицу) по работе с обращениями граждан, изучаются и регистрируются в электронной базе данных в течение суток с момента их поступления.

3.3. В день регистрации письменные обращения граждан с изложением краткого содержания специалистами подразделения, органа (должностным лицом) по работе с обращениями граждан передаются:

- поступившие руководителям администрации города - руководителю структурного подразделения по работе с обращениями граждан;

- поступившие руководителям структурных подразделений - соответствующим руководителям структурных подразделений.

3.4. Указанные в п. 3.3. настоящего Порядка должностные лица в день получения обращений граждан принимают решение по определению руководителя в компетенцию которого входит рассмотрение вопросов, изложенных в обращениях граждан, и направляют в подразделение, орган (должностному лицу) по работе с обращениями граждан.

3.5. Специалисты подразделения, органа (должностное лицо) по работе с обращениями граждан в день поступления обращений граждан от указанных выше должностных лиц вносят в электронную базу данных фамилию, имя, отчество соответствующего руководителя, в компетенцию которого входит рассмотрение вопросов, изложенных в обращениях граждан, и направляют ему обращения граждан на рассмотрение.

3.6. Обращения граждан, направленные соответствующему руководителю на рассмотрение, выдаются под роспись советнику соответствующего руководителя или специалисту органа (должностному лицу) по работе с обращениями граждан соответствующего структурного подразделения.

3.7. Руководитель, в компетенцию которого входит рассмотрение вопросов, изложенных в обращениях граждан, в течение суток рассматривает письменные обращения граждан, определяет исполнителя и дает ему соответствующее поручение в письменной форме с указанием срока исполнения (далее - резолюция) и направляет в подразделение, орган (должностному лицу) по работе с обращениями граждан.

3.8. Обращения граждан с резолюцией соответствующего руководителя администрации города, поступившие в подразделение, орган (должностному лицу) по работе с обращениями граждан в тот же день вносятся в электронную базу данных в целях осуществления учета и контроля за ходом рассмотрения обращений граждан.

3.9. Подразделение, орган (должностное лицо) по работе с обращениями граждан незамедлительно направляет обращения граждан соответствующему исполнителю с указанием предельного срока ответа заявителю.

3.10. Ответственным исполнителем считается должностное лицо, названное первым в резолюции соответствующего руководителя администрации города. В случае, если каждому должностному лицу дается отдельное поручение, обобщение поступивших ответов, по указанию руководителя, осуществляет ответственный исполнитель или советник соответствующего руководителя.

3.11. Письменные обращения граждан рассматриваются в срок, предусмотренный Законом Омской области "Об обращениях граждан".

3.12. В случаях, когда необходимо проведение специальной проверки, истребование дополнительных материалов, либо принятие других мер по вопросам, изложенным в обращениях граждан, исполнитель вправе обратиться к соответствующему руководителю с просьбой о продлении срока, указанного в резолюции.

Руководитель вправе продлить рассмотрение обращений граждан на срок, предусмотренный Законом Омской области "Об обращениях граждан", и направить гражданину промежуточный ответ.

3.13. Сведения о продлении срока рассмотрения обращений граждан, промежуточный ответ или его копия в день принятия решения направляются в подразделение, орган (должностному лицу) по работе с обращениями граждан для внесения в электронную базу данных.

3.14. В случае нарушения исполнителем срока рассмотрения обращений граждан, подразделение, орган (должностное лицо) по работе с обращениями граждан незамедлительно готовит информацию и направляет соответствующим руководителям для принятия мер.

3.15. Письменные обращения граждан считаются исполненными, если в них рассмотрены все поставленные вопросы и о принятых мерах сообщено заявителю в письменной форме за подписью соответствующего руководителя, которому в соответствии с п. 3.4. настоящего Порядка были направлены на рассмотрение данные обращения граждан.

3.16. Основанием для снятия исполненных письменных обращений граждан с контроля, является наличие визы руководителя о закрытии "в дело".

3.17. Ответы на письменные обращения граждан, подписанные соответствующими руководителями, вместе с документацией (переписка, акты проверок) передаются в день подписания ответа в подразделение, орган (должностному лицу) по работе с обращениями граждан.

3.18. Ответы на обращения граждан регистрируются специалистом подразделения, органа (должностным лицом) по работе с обращениями граждан в журнале установленной формы (приложение 3) с присвоением исходящего номера.

3.19. Специалисты подразделения, органа (должностное лицо) по работе с обращениями граждан в день получения ответа на обращения граждан передают зарегистрированные ответы в управление делами администрации города или орган (должностному лицу), ведающий вопросами организации работы со служебной документацией в соответствующем структурном подразделении, для осуществления отправки адресатам.

3.20. Письменные обращения граждан, снятые с контроля, в течение суток передаются в подразделение, орган (должностному лицу) по работе с обращения# граждан для хранения.

Срок хранения письменных обращений граждан, соответствующей документации, информации электронной базы данных определяется в соответствии с действующей номенклатурой дел.

4. Контроль за рассмотрением обращений граждан

4.1. Общий контроль за рассмотрением обращений граждан осуществляет подразделение, орган (должностное лицо) по работе с обращениями граждан.

4.2. Ответственными за качественное и своевременное рассмотрение обращений граждан являются руководители, указанные в п. 3.4. настоящего Порядка.

4.3. Промежуточный контроль за прохождением и рассмотрением обращений граждан осуществляют:

- по обращениям граждан, поступившим к руководителям администрации города - советник соответствующего руководителя;

- по обращениям граждан, поступившим к руководителям структурных подразделений - орган (должностное лицо) по работе с обращениями граждан.

4.3. Подразделение, орган (должностное лицо) по работе с обращениями граждан еженедельно готовит перечень обращений граждан с истекшим и приближающимися сроками рассмотрения на предстоящие 10 дней и направляет соответствующим руководителям администрации города для информирования и принятия мер по рассмотрению обращений граждан в установленные сроки.

4.4. По итогам каждого месяца подразделение, орган (должностное лицо) по работе с обращениями граждан готовит отчетно-аналитическую информацию по работе с обращениями граждан (количество, характер, территориальная принадлежность, исполнительская дисциплина) и направляет соответствующим руководителям.

4.5. По итогам года подразделение, орган (должностное лицо) по работе с обращениями граждан готовит статистический отчет по рассмотрению обращений граждан.

Управляющий делами администрации города

Г.В. Семенов