Постановление главы городского самоуправления г. Омска от 24 июля 2000 г. N 339-п "Об утверждении Инструкции по делопроизводству в администрации города Омска"

С изменениями и дополнениями от:

12 февраля 2001 г.

ГАРАНТ:

Постановлением главы городского самоуправления г. Омска от 19 января 2001 г. N 24-п настоящее постановление снято с контроля

В целях дальнейшего совершенствования работы с документами, руководствуясь Федеральным законом "Об общих принципах организации местного самоуправления в Российской Федерации", Уставом города Омска, постановляю:

1. Утвердить Инструкцию по делопроизводству в администрации города Омска.

2. Управлению делами администрации города (Тимофеев В.Е.).

2.1. Обеспечить методическое руководство делопроизводством в аппарате администрации города и контроль за соблюдением требований Инструкции.

2.2. Довести Инструкцию по делопроизводству до сведения всех руководителей администрации города и других структурных подразделений администрации, глав администраций административных округов.

3. Рекомендовать структурным подразделениям администрации города при разработке инструкции по делопроизводству использовать основные положения настоящей Инструкции.

4. Контроль за выполнением данного постановления возложить на заместителя главы администрации города, управляющего делами администрации города Тимофеева В.Е.

5. Постановление главы городского самоуправления от 08.04.99 N 106-п "Об утверждении Инструкции по делопроизводству в администрации города Омска" считать утратившим силу.

В.П. Рощупкин

Инструкция
по делопроизводству в администрации города Омска
(утв. постановлением главы городского самоуправления г. Омска от 24 июля 2000 г. N 339-п)

С изменениями и дополнениями от:

12 февраля 2001 г.

1. Общие положения

1.1. Настоящая инструкция определяет систему организации делопроизводства, устанавливает правила и порядок работы с документами несекретного характера и обращениями физических и юридических лиц в отделах, управлениях и других структурных подразделениях администрации города.

Положения настоящей инструкции распространяются как на традиционное делопроизводство, так и на организацию работы с документами, создаваемыми при помощи машинных носителей информации.

1.2. Документационное обеспечение администрации города, контроль за соблюдением в структурных подразделениях администрации города единой системы делопроизводства, методическое руководство работой с документами и обучение работников основам делопроизводства возлагается на общий отдел управления общего обеспечения деятельности администрации города управления делами администрации городя (далее по тексту - общий отдел).

1.3. Правила и порядок работы с документами, предусмотренные настоящей инструкцией, обязательны для работников всех подразделений администрации.

Работники подразделений администрации несут персональную ответственность за выполнение требований Инструкции по делопроизводству, сохранность находящихся у них служебных документов, конфиденциальность изложенной информации. Об их утрате немедленно докладывается руководителю подразделения.

Перед увольнением, уходом в отпуск или отъездом в командировку исполнитель обязан по указанию руководителя передать неисполненные документы другому исполнителю. Не сданные исполнителем документы считаются неисполненными.

1.4. Ответственность за организацию делопроизводства, соблюдение установленных правил и порядок работы с документами и обращениями физических и юридических лиц в аппарате администрации города в целом возлагается на первого заместителя управляющего делами, начальника управления общего обеспечения деятельности администрации города управления делами, а в структурных подразделениях - на их руководителей.

Делопроизводство в подразделениях администрации осуществляется начальником сектора канцелярии либо иным работником, определяемым руководителем подразделения.

Обязанности и права такого работника определяются должностными инструкциями.

2. Документация администрации города

2.1. Деятельность администрации города обеспечивается системой взаимоувязанных управленческих документов, составляющих ее документационную базу (приложение 1). Состав документационной базы определяется компетенцией администрации города, кругом управленческих функций, порядком разрешения вопросов (единоначальный или коллегиальный), объемом и характером взаимосвязей администрации города.

2.2. В соответствии с действующим законодательством и компетенцией администрация города издает правовые акты: постановления, распоряжения.

Постановления издаются главой городского самоуправления (в его отсутствие - первым заместителем). Распоряжения издаются главой городского самоуправления, первыми заместителями главы администрации при делегировании им полномочий главы городского самоуправления.

2.3. Распорядительная деятельность структурного подразделения (департамента, управления) документируется посредством издания приказов. Приказы издаются по административно-хозяйственной деятельности в пределах компетенции своего структурного подразделения. Подписанный приказ регистрируется работником, ответственным за ведение делопроизводства. Приказ вступает в силу с момента его подписания, если в его тексте не указано другого срока.

Текст приказа состоит из двух частей: констатирующей и распорядительной.

В констатирующей части отражаются цели и задачи предписываемых действий, причины издания приказа, дается ссылка на документ, послуживший основанием для подготовки приказа.

Распорядительная часть содержит предписываемые действия, фамилии должностных лиц, ответственных за их выполнение и сроки исполнения. Распорядительная часть отделяется от констатирующей словом "ПРИКАЗЫВАЮ:", которое печатается прописными буквами на отдельной строке. После слова "ПРИКАЗЫВАЮ" ставится двоеточие. Распорядительная часть текста приказа, как правило, делится на пункты, которые нумеруются арабскими цифрами с точкой. Каждый пункт распорядительной части начинается с указания конкретного действия, выраженного глаголом в неопределенной форме, далее в пункте указываются исполнители (должностное лицо или структурное подразделение) и срок исполнения. Последний пункт приказа может содержать указание о должностном лице, ответственном за исполнение приказа в целом.

Отдельные задания (например, задание, содержащее цифровые данные), могут быть оформлены в виде приложения к приказу со ссылкой на них в соответствующих пунктах приказа.

В нижней части последнего листа приказа печатается фраза: "С приказом ознакомлен __________________ ФИО (лица, ознакомленного с приказом). Копии приказов по личному составу хранятся в личных делах сотрудников администрации.

Структурные подразделения администрации города передают копии своих приказов по личному составу в отдел кадров управления общего обеспечения деятельности администрации города управления делами администрации города (далее по тексту - отдел кадров). Они также хранятся в личных делах.

3. Составление номенклатуры

3.1. Порядок составления и утверждения номенклатуры дел

3.1.1. Номенклатура дел представляет собой систематизированный перечень заголовков дел, заводимых в администрации города, с указанием сроков их хранения и составляется для обеспечения порядка формирования и учета дел в делопроизводстве.

Она предназначена для группировки исполненных документов в дела, систематизации и учета дел со сроками хранения, является основой для составления описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения и является основным учетным документом в делопроизводстве.

3.1.2. В номенклатуру включаются заголовки дел, отражающие все документируемые участки работы администрации.

3.1.3. Названиями разделов номенклатуры дел являются названия структурных подразделений, которым присваиваются номера в соответствии со схемой построения номенклатуры дел.

3.1.4. Каждое включенное в номенклатуру дело должно иметь определенный индекс, состоящий из номера обозначенного структурного подразделения, порядкового номера в пределах структурного подразделения и цифрового обозначения вопроса.

Наименования дел в пределах структурного подразделения располагаются по степени их важности.

3.1.5. Номенклатура дел (приложение 2) каждого структурного подразделения администрации разрабатывается лицом, ответственным за ведение делопроизводства в данном подразделении подписывается руководителем и сдается ответственному лицу за делопроизводство до 1 декабря текущего года.

3.1.6. Сводная номенклатура дел администрации города составляется общим отделом управления общего обеспечения администрации города управления делами администрации города и на основании номенклатур дел подразделений в соответствии с Основными правилами работы ведомственных архивов, оформляется согласно приложению 3. После одобрения экспертно-контрольной комиссией администрации города и городского Совета (ЭКК) и согласования с экспертно-проверочной комиссией (ЭПК) архивного управления администрации Омской области утверждается заместителем главы администрации города, управляющим делами. Датой номенклатуры дел является дата ее утверждения.

3.1.7. После утверждения сводной номенклатуры дел подразделения администрации получают выписки соответствующих разделов для использования в работе.

3.1.8. Сводная номенклатура дел пересогласовывается с архивным управлением не реже, чем раз в 5 лет.

В случае изменения структуры или функций администрации города в сводную номенклатуру дел вносятся соответствующие изменения.

Если таких изменений не произошло, номенклатура дел до 1 декабря текущего года уточняется и вводится в действие с 1 января следующего года.

3.1.9. Организационно-методическое руководство разработкой сводной номенклатуры дел осуществляет архивный отдел управления делами администрации города.

4. Общие правила подготовки и оформления документов

4.1. Документ принимается к делопроизводству при наличии реквизитов, обязательных для данного вида документа: наименование организации-автора, название вида документа, заголовок к тексту, дата, индекс, текст, визы, подпись.

4.2. Бланки документов

Документ печатается на бланке установленной формы при соблюдении правил машинописных работ.

В секторе канцелярии общего отдела управления общего обеспечения деятельности администрации города управления делами администрации города (далее по тексту - канцелярия) бланки служебных документов нумеруются на оборотной стороне листа. Бланки получают советники руководителей под роспись, не более 10 шт. после отчета по использованию предыдущих бланков. За использованные бланки советники отчитываются ежемесячно. Бланки правовых актов администрации города (постановления, распоряжения главы городского самоуправления, распоряжения первых заместителей главы администрации города) нумеруются и выдаются протокольным сектором общего отдела управления общего обеспечения деятельности администрации города управления делами администрации города (далее по тексту - протокольный сектор).

В администрации города имеются 8 видов бланков:

"Глава городского самоуправления" (подписывает мэр города, печатаются инициалы и фамилия мэра) (приложение 4);

"Первый заместитель главы администрации города Омска" (подписывает первый заместитель главы администрации, печатаются инициалы и фамилия первого заместителя главы администрации города) (приложение 5);

"Администрация города Омска" (подписывают заместители главы администрации, руководители управлений, департаментов, отделов администрации города Омска с полным указанием должности, инициалов и фамилии) (приложение 6);

"Управление делами" (бланк подписывает заместитель главы администрации, управляющий делами, его заместители, начальники управлений: общего обеспечения деятельности администрации города, организационной работы, общественных связей) (приложение 7),

Постановление главы городского самоуправления (Мэра) (подписывает глава городского самоуправления) (приложение 8);

Распоряжение главы городского самоуправления (Мэра) (подписывает глава городского самоуправления) (приложение 9);

Распоряжение первого заместителя главы администрации города (подписывают первые заместители главы администрации города) (приложение 10);

Испорченные бланки сдаются в канцелярию, протокольный сектор или отдел кадров управления общего обеспечения деятельности администрации города управления делами администрации города, где их отмечают в журнале учета бланков. Списанные бланки уничтожаются согласно акту, утвержденному начальником общего отдела.

4.3. Оформление реквизитов документов:

4.3.1. Изображение герба

Изображение герба помещается на верхнем поле нормативных правовых актов (постановления, распоряжения) и письма.

4.3.2. Наименование организации.

4.3.3. Наименование структурного подразделения.

4.3.4. Индекс предприятия связи, почтовый адрес, номер факса, номер телефона.

4.3.5. Название вида документа.

4.3.6. Дата документа

Датой документа является дата его подписания; для утверждаемого документа - дата утверждения.

На документе указывается дата его подписания, проставляемая тремя парами цифр, разделенных точками, в последовательности: число, месяц, год (например, 13.03.00 или 13.03.2000).

4.3.7. Индекс

Отправляемому из подразделения администрации документу в канцелярии присваивается исходящий номер, который состоит из индекса подразделения, номера согласно номенклатуре дел и порядкового регистрационного номера (например, 02-08/164 или 12-01-06/872).

4.3.8. Ссылка на индекс и дату входящего документа.

4.3.9. Адресат.

При адресовании документа наименование организации пишется в именительном падеже, а должность и фамилия адресата - в дательном.

Адрес печатается в правом верхнем углу документа.

Например:

                                              Министерство культуры

                                              Российской Федерации

                                              Отдел библиотек

                                              Начальнику

                                              Петрову А.И.

В ответах на обращения граждан сначала указывается почтовый адрес, а затем фамилия и инициалы адресата, если они известны. На документе в его адресной части может быть указано не более четырех адресов, при этом каждый экземпляр документа должен быть оформлен и подписан, а адрес, по которому направляется конкретный экземпляр, подчеркивается. Слово "Копия" перед вторым, третьим и четвертым адресом не пишется. В случае направления документа большему числу адресатов оформляется соответствующее количество экземпляров, на каждом из которых указывается один адрес. К документу прилагается указатель рассылки.

4.3.10. Гриф утверждения

На документах, подлежащих утверждению, гриф утверждения располагают в правом верхнем углу первого листа документа. Если документ утверждается должностным лицом, то гриф утверждения состоит из следующих элементов: слово "УТВЕРЖДАЮ" (без кавычек), наименование должности лица, утверждающего документ, личной подписи, расшифровки и даты.

Например:

                                        УТВЕРЖДАЮ

                                        Заместитель главы администрации

                                        города Омска

                                        личная подпись, инициалы, фамилия

                                        12.05.2000.

При утверждении документа приказом или постановлением гриф утверждения состоит из слова "УТВЕРЖДЕНО" (без кавычек), названия документа в именительном падеже, его даты и номера, например:

                                        УТВЕРЖДЕНО

                                        Постановление главы городского

                                        самоуправления города Омска

                                        от 20.06.2000. N 870-п

Гриф утверждения является обязательным реквизитом лишь для некоторых видов документов (приложение 11).

4.3.11. Резолюция

В резолюции даются указания по исполнению документа.

В состав резолюции должны входить следующие элементы фамилия исполнителя (исполнителей), содержание поручения, срок исполнения, подпись, дата. При наличии нескольких исполнителей указывается ответственный исполнитель (как правило, это лицо, названное в резолюции первым).

4.3.12. Заголовок к тексту

Исполнитель составляет к документам заголовки, в краткой форме раскрывающие их основное содержание. Заголовок должен быть максимально коротким и точным. Формулировать заголовок рекомендуется с помощью отглагольного существительного, отвечающего на вопрос "о чем": "Об изменении...", "О выделении...".

Содержание служебного документа должно быть кратким, ясным, аргументированным, обеспечивать точное и однозначное восприятие содержащейся в нем информации. В документе, отражающем несколько вопросов, наряду с заголовком составляются подзаголовки. Их пишут в левой части листа, не прерывая текста.

4.3.13. Отметка о наличии приложения

Если документ имеет приложения, названные в тексте, то отметка о них делается ниже текста документа по форме: Приложение: на ..... л. (листах), в ..... экз. Приложения, не названные в документе, перечисляются с указанием наименования, количества листов и экземпляров каждого.

     Приложения: 1. Штатное расписание ... на 4 л. в 3 экз.

                 2. Смета расходов ... на 3 л. в 3 экз.

При наличии нескольких приложений они нумеруются.

4.3.14. Подпись

При подписании документов указывается полное наименование должности и приводится расшифровка подписи лица, подписывающего документ. При оформлении документа на бланке должностного лица должность этого лица в подписи не указывают.

Служебные документы подписываются руководителями администрации города или структурных подразделений. Подписывается, как правило, только первый экземпляр, с которого могут быть сняты копии.

При подписании документа несколькими должностными лицами их подписи располагают одну под другой в последовательности, соответствующей занимаемой должности, например:

Заместитель главы администрации,

управляющий делами                     подпись              В.Е. Тимофеев

Главный бухгалтер                      подпись              Г.В. Яковенко

Если документ подписывается несколькими равными по должности лицами, их подписи располагают на одном уровне, например:

Директор фирмы "Маяк"                      Директор ОАО "Электрон"

подпись        А.И. Иванов                 подпись         М.Б. Егоров

Экземпляры документов (постановлений, распоряжений), остающихся в делах администрации, в том числе приложения, должны содержать подлинные подписи должностных лиц и визы согласования, за исключением копий исходящих писем, которые вместо подписи содержат отметку о заверении копий.

В документе, составленном комиссией, указывают не должности лиц, подписывающих документы, а их обязанности в составе комиссии в соответствии с распределением, например:

Председатель комиссии               подпись              Н.В. Куликов

Члены комиссии:                     подпись              К.М. Артемьева

                                    подпись              С.П. Матвеев

                                    подпись              В.А. Филатов

Если должностное лицо, подпись которого была предусмотрена на проекте документа, отсутствует, то документ подписывает лицо, исполняющее его обязанности или его заместитель. При этом обязательно указывается фактическая должность лица, подписавшего документ ("Зам.", "И.о.") и его фамилия. Не допускается ставить предлог "За" или косую черту перед наименованием должности.

4.3.15. Гриф согласования

Гриф согласования располагается слева, ниже подписи, на лицевой стороне документа и включает в себя слово "СОГЛАСОВАНО", наименования должности лица, с которым согласовывается документ (включая наименование организации), личной подписи, ее расшифровки и даты, например:

СОГЛАСОВАНО

Начальник управления

капитального строительства

________________ И.К. Иванов

   (подпись)

12.04.2000

или название документа, подтверждающего согласование, его дату и индекс, например:

СОГЛАСОВАНО

Протокол заседания

(наименование коллегиального органа)

30.03.2000

Если грифов несколько, то они располагаются на отдельном листе согласования.

4.3.16. Представляемые на подпись документы должны быть завизированы исполнителем. Виза проставляется на 2-м экземпляре на нижнем поле.

4.3.17. Печать

Оттиск печати ставится на наиболее важных документах, подтверждая их подлинность.

В делопроизводстве администрации города применяются печати:

гербовая,

управление делами,

канцелярия,

протокольный сектор.

Оттиск печати проставляется таким образом, чтобы он захватывал часть наименования должности лица, подписавшего документ.

Перечень документов, на которых ставится гербовая печать, приведен в приложении 12. Гербовой печатью заверяются подписи главы городского самоуправления и заместителей главы администрации города.

4.3.18. Фамилия исполнителя, номер его телефона

В левом нижнем углу на лицевой или оборотной стороне последнего листа исходящего документа указываются фамилия исполнителя и номер его служебного телефона.

4.3.19. Отметка об исполнении документа и направлении его в дело

Отметка "В дело" должна быть подписана и датирована руководителем администрации, контролирующим данный вопрос.

4.3.20. Отметка о поступлении

Отметка располагается в нижней части первого листа документа и включает наименование организации - получателя документа, дату поступления и его индекс.

В процессе подготовки и составления документа состав реквизитов может быть дополнен другими реквизитами, если того требует назначение документа.

5. Подготовка и оформление правовых актов

5.1. Правовыми актами администрации города являются постановления и распоряжения главы городского самоуправления, а также распоряжения первых заместителей главы администрации.

5.2. Постановления издаются по вопросам нормативного характера и вопросам, рассчитанным на постоянное и многократное действие.

5.3. Распоряжения издаются по всем остальным вопросам, в том числе оперативным, организационным, назначения и освобождения от должности руководителей в соответствии с номенклатурой кадров главы городского самоуправления (мэра) города Омска.

5.4. Распоряжения могут издаваться первыми заместителями главы администрации города в порядке оперативного руководства по конкретным вопросам при делегировании им полномочий главой городского самоуправления.

5.5. Проекты правовых актов печатаются исполнителями на простом листе с пометкой в правом верхнем углу: "Проект" в соответствии с требованиями, предъявляемыми к оформлению этих документов:

5.5.1. К правовым актам составляется заголовок, который должен быть максимально кратким и точным (как правило не более 5-ти строк). Формировать заголовок рекомендуется с помощью отглагольного существительного, отвечающего на вопрос "о чем": "Об изменении...", "О выделении...", "Об отмене...".

5.5.2. Наименования учреждений и организаций в тексте печатаются полностью, в случае неоднократного их повторения после первого печатания полностью допускаются сокращения, предусмотренные Уставом этих организаций, например: общество с ограниченной ответственностью (ООО), муниципальное унитарное предприятие "Бюро технической инвентаризации" (МУП "БТИ").

5.5.3. Если одна и та же организация встречается в документе несколько раз, фамилия руководителя употребляется только один раз.

5.5.4. Если в документе имеется пункт о создании комиссии, то фамилии членов комиссии располагаются в алфавитном порядке и указывается полностью имя и отчество.

5.5.5. Постановления должны обязательно содержать пункт о возложении контроля, сроках исполнения.

Целесообразность постановки распоряжения на контроль определяет ответственный исполнитель путем внесения пункта о возложении контроля.

5.5.6. Проекты правовых актов в обязательном порядке визируются ответственными исполнителями.

5.5.7. Приложения к проекту документа печатаются на отдельном листе с пометкой в правом верхнем углу:

                                     ПРИЛОЖЕНИЕ

                                     к постановлению (распоряжению) главы

                                     городского самоуправления

                                     от ___________________ N ___________

или

                                     ПРИЛОЖЕНИЕ

                                     к распоряжению

                                     первого заместителя главы

                                     администрации города Омска

                                     от ___________________ N ___________

5.6. Проекты постановлений и распоряжений согласовываются с должностными лицами, к компетенции которых относится согласование вопроса, регулируемого в представленном правовом акте, первыми заместителями главы администрации в пределах своей компетенции, контрольно-правовым управлением, управлением организационной работы управления делами администрации города (далее по тексту - управление организационной работы).

Проекты постановлений, связанных с реорганизацией системы управления, согласовываются с отделом кадров.

Информация об изменениях:

Постановлением главы городского самоуправления г. Омска от 12 февраля 2001 г. N 49-п пункт 5.6 настоящей Инструкции дополнен абзацем 3

Проекты постановлений и распоряжений, содержащих поручения об официальном опубликовании, либо ином освещении в средствах массовой информации, согласовываются с информационным управлением администрации города Омска.

Все замечания, разногласия и предложения фиксируются в листе согласования (приложение 13). Не допускается при согласовании разбивка листа согласования на отдельные экземпляры по руководителям.

Бланки листов согласования хранятся в управлении организационной работы (группе контроля) и выдаются советнику заместителя главы администрации, координирующего деятельность подразделения, готовящего документ, под роспись с обязательной отметкой о дате выдачи (дате начала согласования). Дата начала согласования ставится на контроль в группе контроля управления организационной работы.

В случае подготовки листа согласования с использованием компьютерной техники, советником заместителя главы администрации, координирующего деятельность подразделения, готовящего документ, в обязательном порядке производится отметка даты начала согласования в управлении организационной работы (группе контроля).

Вопрос о подготовке и согласовании распорядительного документа снимается с контроля:

- в случае принятия решения о прекращении работы над проектом распорядительного документа - по информации руководителя, ответственного за подготовку данного документа, направляемой в группу контроля;

- в случае издания правового акта - при поступлении его в группу контроля.

Для согласования проекта постановления или распоряжения к ним составляется сопроводительное письмо и передается ответственным исполнителем для дальнейшей работы через канцелярию своего подразделения в организации (предприятия) и подразделения, указанные в листе согласования.

Согласование проекта правового акта оформляется визой, которая включает личную подпись визирующего и дату.

В случае отсутствия лица, имеющего право подписи, в документе указывается фамилия и должность лица, которое будет фактически визировать документ. Не допускается визировать документы с предлогом "за" или проставлением косой черты перед наименованием должности.

Замечания, особые мнения и дополнения к проекту документа излагаются на отдельном листе, о чем при визировании ставится отметка "Замечания прилагаются".

Срок согласования у одного руководителя не должен превышать 3-х дней, за исключением документов, по которым требуется дополнительное рассмотрение, но не более 10 дней с обязательным согласованием увеличения срока рассмотрения с руководителем, ответственным за исполнение документа.

Контроль за соблюдением сроков согласования осуществляется советником руководителя, ответственного за подготовку и внесение проекта данного распорядительного документа.

Ответственность за нарушение сроков согласования несет руководитель, на согласовании у которого находится документ.

Еженедельно на аппаратных совещаниях у начальника управления организационной работы заслушиваются отчеты советников руководителей о перечне подготавливаемых проектов распорядительных документов и о ходе их согласования.

Если в процессе доработки в проект вносятся изменения принципиального характера, то он подлежит повторному визированию должностными лицами и руководителями заинтересованных органов и организаций.

Приложение к проекту документа визируется ответственным исполнителем и подписывается заместителем главы администрации, управляющим делами администрации города.

5.7. К проекту постановления, распоряжения прилагается подготовленная ответственным исполнителем справка (приложение 14) с кратким изложением необходимых сведений: название, кто его внес, кто исполнитель, его телефон. Проект документа вместе со справкой, материалами, листом согласования и указателем рассылки сдается в протокольный сектор советником заместителя главы администрации, координирующего деятельность подразделения, готовящего документ.

Срок сдачи проекта документа в протокольный сектор не должен превышать 3-х дней с даты последнего согласования.

При составлении листа рассылки ответственный исполнитель должен учитывать, что все постановления в обязательном порядке направляются:

в администрацию Омской области;

в прокуратуру города Омска;

в Омский городской Совет;

в группу контроля исполнения распорядительных документов управления организационной работы (АСКИД).

Распоряжения в обязательном порядке направляются:

в прокуратуру города Омска;

в Омский городской Совет;

в группу контроля исполнения распорядительных документов управления организационной работы (АСКИД).

Ответственность за качество подготовки документов, полноту согласования и листа рассылки, соблюдение сроков сдачи документов в протокольный сектор несет руководитель подразделения, готовящего документ.

5.8. Документ может издаваться в новой редакции, если в него вносятся изменения более одного раза.

5.9. Проекты правовых актов передаются протокольным сектором в машинописный сектор. Подготовленные в электронном виде акты из машинописного сектора отправляются по электронной почте в протокольный сектор, где переносятся на бланк.

Бланки постановлений и распоряжений изготавливаются с цветным изображением (синий) в типографии, нумеруются на оборотной стороне листа в левой верхней его части, хранятся и выдаются пол роспись в протокольном секторе.

5.10. Отпечатанные на бланках проекты постановлений и распоряжений визируются в обязательном порядке заместителем главы администрации, управляющим делами и начальником контрольно-правового управления. Визы проставляются на оборотной стороне первого листа проекта документа в нижней его части.

Полностью подготовленные правовые акты передаются протокольным сектором на подпись главе городского самоуправления (или первым заместителям).

Подписанные документы возвращаются для их оформления и выпуска в протокольный сектор.

5.11. Выпускаемым правовым актам присваивается порядковый номер по единой нумерации, которая ведется в журналах с начала и до конца года раздельно для постановлений и распоряжений. К порядковому номеру постановлений добавляется буква "п", распоряжений - "р", распоряжений по кадровым вопросам - "рк". Правовые акты администрации города вступают в силу с момента подписания или официального опубликования, если иное не оговорено в акте.

Регистрация правовых актов, ведение кодификатора и выдача сводок о выпушенных за период времени документах производится путем применения автоматизированной системы учета. Копии постановлений и распоряжений главы городского самоуправления, распоряжений первых заместителей заверяются печатью протокольного сектора.

Рассылаемые документы в течение 3-х дней направляются адресатам канцелярией согласно указателю рассылки, составленному и завизированному исполнителем документа.

В случае необходимости дополнительного размножения документа руководитель подразделения, готовящего документ, направляет служебную записку на имя заместителя главы администрации, управляющего делами с объяснением причин неполного заполнения листа рассылки и просьбой его дополнить.

5.12. Правовые акты, изменяющие или дополняющие ранее принятые, направляются учреждениям и организациям, которым рассылались эти документы. Замена ранее разосланных актов проводится по указанию заместителя главы администрации, управляющего делами администрации города.

5.13. Постановления и распоряжения, хранящиеся в протокольном секторе, предоставляются сотрудникам администрации города для работы в помещении протокольного сектора или под роспись в журнале выдачи документов во временное пользование на срок не более 2-х дней.

5.14. Копии распоряжений и постановлений администрации выдаются протокольным сектором только по заявке на имя заместителя главы администрации города, управляющего делами или его первого заместителя - начальника управления общего обеспечения деятельности администрации города управления делами на бланке организации.

5.15. Постановления главы городского самоуправления для удобства поиска классифицируются по разделам и заносятся в кодификатор согласно тематике (приложение 15).

5.16. Подлинники постановлений и распоряжений хранятся вместе с оригиналами материалов, на основании которых они приняты, и указателями рассылки в течение календарного года в протокольном секторе, а затем сдаются в ведомственный архив.

6. Контроль исполнения правовых актов (постановлений и распоряжений администрации города)

Схема контроля исполнения правовых актов (постановлений и распоряжений) (приложение 16).

6.1. Контроль за исполнением поручений осуществляется руководителями администрации или другими должностными лицами, фамилии и должности которых указаны в тексте правового акта.

6.2. Оперативная работа по контролю исполнения поручений осуществляется советниками руководителей или работниками, исполняющими эти обязанности.

На советника руководителя при работе с правовыми актами возлагается выполнение следующих обязанностей:

ознакомить руководителя с документами, поставленными на контроль, в день их получения и передать эти документы с резолюцией руководителя непосредственным исполнителям;

завести папку, в которой будет храниться копия данного постановления или распоряжения и все материалы, характеризующие ход его выполнения;

информировать руководителя о ходе и результатах исполнения контрольных документов ежемесячно, а по оперативным вопросам - по мере необходимости;

подготовить руководителю и в АСКИД по истечении установленных сроков исполнения документов, листы контроля о снятии или информации на продление сроков исполнения с приложением к ним правового акта;

подготовить и передать исполненные документы для снятия их с контроля в отдел информатизации управления организационной работы.

6.3. Координирует работу по контролю за исполнением правовых актов управление организационной работы путем применения автоматизированной системы контроля исполнения документов (АСКИД), функционирующей в локальной компьютерной сети администрации города. Целью контроля является обеспечение оперативного и качественного исполнения поручений, содержащихся в постановлениях, распоряжениях администрации города.

Контроль за исполнением предусматривает:

постановку документа на контроль;

своевременное информирование руководителей администрации о ходе выполнения поручений, содержащихся в документе;

корректировку хода исполнения поручений, содержащихся в документе;

снятие документа с контроля;

анализ и обобщение результатов исполнения.

6.4. На контроль может быть поставлен весь правовой акт или его отдельные пункты (поручения).

Ответственность за своевременную и полную передачу правовых актов в отдел информатизации управления организационной работы для постановки на контроль несет протокольный сектор общего отдела управления общего обеспечения деятельности администрации города. Ответственность за постановку постановлений и распоряжений администрации города на контроль, поступивших в отдел информатизации управления организационной работы, несет ответственный сотрудник отдела информатизации.

6.5. Срок исполнения поручения исчисляется в календарных днях с даты подписания (утверждения) документа и должен быть указан в тексте документа по какое число включительно, но не менее 7-ми дней с даты подписания.

Срок исполнения поручения, если он не определен в документе, устанавливается в один месяц. Плановый срок контроля исполнения документа в целом должен соответствовать максимальному сроку исполнения поручений по данному документу, если этот срок не превышает трех месяцев со дня подписания документа.

По документам длительного действия первый плановый срок контроля за исполнением документа в целом устанавливается три месяца со дня подписания документа. Последующие сроки контроля определяются по результатам промежуточного анализа исполнения руководителем администрации, осуществляющим контроль за исполнением документа.

Срок контроля поручений, связанных с проведением конференций, совещаний, праздничных и других массовых мероприятий устанавливается на 15 дней позднее даты проведения мероприятий.

При необходимости изменения срока выполнения поручения или документа в целом ответственный исполнитель данного поручения должен не позднее, чем за 3 дня до истечения срока, представить на имя руководителя, осуществляющего контроль за исполнением, просьбу о продлении срока с указанием объективных причин. Решение о продлении срока исполнения принимает руководитель, которому поручен контроль за исполнением документа.

Решение о продлении срока исполнения отдельных поручений или документа в целом проставляется советником руководителя или работником, исполняющим эти обязанности в отдел информатизации управления организационной работы, в подлиннике.

6.6. Продление сроков исполнения документа осуществляется в соответствии с резолюцией руководителя, контролирующего документ, по которой отдел информатизации управления организационной работы вносит изменения в контрольную базу АСКИД.

В случае, когда по какому-либо документу издается дополнение, вносящее изменения в основной контрольный документ, такие изменения вносятся в контрольную базу АСКИД и передаются советникам подразделений, контролирующим документ, и в отдел организационных технологий управления организационной работы.

6.7. При возврате руководителями, на которых возложен контроль, документа на последующее исполнение он продолжает контролироваться АСКИД согласно срокам исполнения.

6.8. Материалы о ходе исполнения контрольных документов до истечения сроков их исполнения (предварительный контроль) представляются в следующем порядке: поручения последующих лет - не реже одного раза в год; последующих месяцев текущего года - не реже одного раза в квартал; текущего месяца - за десять дней до истечения срока; менее месяца - за три дня до установленного срока или по мере необходимости.

6.9. Ежемесячно отдел информатизации управления организационной работы в виде машинограмм предупредительного характера направляет данные о ходе и результатах исполнения документов руководителям администрации и ответственным исполнителям.

В машинограммы включен перечень документов, срок исполнения которых наступает в следующем контролируемом периоде, а также перечень неисполненных документов в текущем.

Отдел организационных технологий управления организационной работы формирует "Перечень неисполненных документов и документов с приближающимися сроками исполнения" на предстоящие 10 дней, который рассылается всем исполнителям и руководителям, контролирующим исполнение. Советники руководителей при получении машинограмм в соответствии со сроками исполнения подготавливают письменную информацию о ходе исполнения за подписью руководителя и направляют ее в отдел информатизации управления организационной работы. После регистрации в АСКИД информация передается советнику руководителя, осуществляющего контроль по данному документу, для анализа, принятия мер и подготовки соответствующих документов.

По итогам анализа данной информации руководителями, на которых возложен контроль, могут быть приняты три вида возможных решений:

снятие документа с контроля;

продление сроков исполнения;

возврат документа на исполнение (в связи с некачественным его исполнением).

6.10. Ежеквартально управление организационной работы готовит проект постановления главы городского самоуправления о снятии с контроля исполненных постановлений и распоряжений, а также служебную записку на имя заместителя главы администрации, управляющего делами с анализом результатов контроля за исполнением документов, за соблюдением сроков их исполнения. В случае необходимости записка рассылается руководителям подразделений.

Постановления и распоряжения считаются исполненными и снимаются с контроля в том случае, когда решены все поставленные в них вопросы и об этом извещены все заинтересованные организации и лица.

6.11. Заключение об исполнении постановления, распоряжения делает разработчик документа в течение 10 дней, после чего оформляется лист контроля. Снятие документа с контроля не означает прекращения его действия. Основанием для снятия с контроля правовых актов является лист контроля (приложение 17), который оформляется в двух экземплярах советником руководителя, осуществляющего контроль за исполнением документа. Лист контроля должен содержать исчерпывающие сведения по исполнению документа, а также перечень дополнительных материалов (информаций от исполнителей), прилагаемых к листу контроля.

Лист контроля должен быть подписан руководителем, осуществляющим контроль за исполнением документа в целом.

6.12. Управление организационной работы управления делами:

осуществляет плановые и выборочные проверки исполнения документов;

проводит семинары-совещания по делопроизводству с приглашением советников руководителей структурных подразделений администрации города по итогам каждого квартала и года.

6.13. В случае изменения структуры администрации города или перераспределения обязанностей и полномочий между руководителями администрации, утвержденных постановлением главы городского самоуправления, производится передача функции контроля исполнения правовых актов руководителю, к компетенции которого по новой структуре или распределению обязанностей относится тематика контролируемого правового акта.

Передача функции контроля исполнения оформляется Перечнем правовых актов, подлежащих передаче на контроль другому руководителю. Перечень составляется отделом организационных технологий совместно с отделом информатизации управления делами администрации с участием передающей стороны, согласовывается принимающей стороной и утверждается заместителем главы администрации, управляющим делами администрации города.

В десятидневный срок советники передающей и принимающей стороны осуществляют передачу контрольных дел распорядительных документов по акту приема-передачи.

На основании документа о передаче функций контроля исполнения отдел информатизации управления делами вносит изменения в БД АСКИД.

6.14. Руководители муниципальных предприятий, учреждений, организаций, структурных подразделений администрации города несут перед администрацией города ответственность за невыполнение правовых актов администрации города, нарушение сроков их исполнения.

7. Планирование

Планирование деятельности администрации города ведется в соответствии с регламентом администрации города Омска, утвержденным распоряжением главы городского самоуправления от 27.06.96 N 415-р.

7.1. Подготовка планов работы администрации города Омска

7.1.1. Проекты планов работы администрации формируются управлением организационной работы на основе предложений главы городского самоуправления, первых заместителей, заместителей главы администрации, руководителей структурных подразделений, председателя Омского городского Совета.

Все предложения по планам работы направляются в письменном виде за подписью ответственных должностных лиц в управление организационной работы советниками главы городского самоуправления, его первых заместителей, заместителей, глав административных округов, начальниками организационных отделов структурных подразделений администрации города, руководителями отделов администрации города не позднее десятого числа месяца, предшествующего очередному планируемому периоду.

Проект перспективного плана за пятнадцать дней до начала планируемого периода управление организационной работы представляет главе городского самоуправления, его первым заместителям, заместителю главы администрации, управляющему делами; заместителям главы администрации, главам администраций округов на предварительное рассмотрение.

Откорректированный с учетом поступивших замечаний проект плана вносится на утверждение главе городского самоуправления до двадцать пятого числа месяца, предшествующего планируемому периоду.

7.1.2. Перспективные (квартальные) планы работы администрации города Омска, утвержденные постановлением главы городского самоуправления, направляются главе городского самоуправления, его первым заместителям, заместителям, а также рассылаются в администрацию Омской области, городской Совет, в администрации округов, структурные подразделения администрации города, в соответствующие муниципальные предприятия и учреждения.

7.1.3. Структура перспективного (квартального) плана включает:

1) вопросы, выносимые для рассмотрения на коллегии при главе городского самоуправления;

2) вопросы, выносимые для рассмотрения у главы городского самоуправления;

3) вопросы, выносимые для рассмотрения у первых заместителей главы администрации;

4) вопросы, выносимые для рассмотрения у заместителей главы администрации;

5) основные городские мероприятия, проводимые администрацией города и ее структурными подразделениями:

а) работа совещательных органов при главе городского самоуправления;

б) советы, совещания, комиссии, семинары, конференции;

в) мероприятия, проведение которых приурочено к общественно-политическим и юбилейным датам;

г) юбилейные даты организаций и учреждений города, общественных объединений;

д) крупные спортивные, культурно-досуговые мероприятия.

При внесении вопросов для рассмотрения на коллегии при главе городского самоуправления, а также непосредственно у главы городского самоуправления указываются:

месяц,

ответственный за подготовку вопроса заместитель главы администрации, который курирует данный вопрос в соответствии с распределением обязанностей между руководителями администрации города Омска, и руководитель структурного подразделения администрации.

При внесении вопросов для рассмотрения у первых заместителей главы администрации, заместителей главы администрации указываются:

месяц,

руководитель структурного подразделения администрации, ответственный за подготовку вопроса.

При внесении в план городских мероприятий, проводимых структурными подразделениями администрации, указываются:

а) форма проводимого мероприятия (совет, совещание, семинар, конференция, торжественное собрание, концерт, встреча и т.д.);

б) вопрос или тема, выносимые для обсуждения, в случае, если проводится совещание, совет, семинар, конференция;

в) месяц;

г) точное число, если мероприятие связано с общественно-политическими и юбилейными датами;

д) структурное подразделение администрации, ответственное за подготовку и проведение мероприятия.

7.1.4. Ответственность за своевременную и качественную подготовку предложений в план работы администрации несут первые заместители главы администрации, заместители главы администрации, руководители структурных подразделений администрации города.

Советник руководителя, начальник организационного отдела структурного подразделения либо работник администрации города, отвечающий за данное мероприятие, несут ответственность за подготовку и оформление материалов по планируемым мероприятиям.

Предложения по планируемым мероприятиям, оформленные не в соответствии с настоящей Инструкцией, управлением организационной работы в план работы администрации города Омска не включаются.

7.2. Контроль за выполнением планов работы администрации города Омска осуществляет глава городского самоуправления, его первые заместители, заместители в соответствии с распределением обязанностей.

7.3. В случаях, если мероприятия, предусмотренные планами работы администрации города, по каким-либо причинам не могут быть выполнены в срок или запланированный вопрос не может быть своевременно внесен на рассмотрение главы городского самоуправления, его первые заместители, заместители информируют об этом главу городского самоуправления за семь рабочих дней до намеченного срока.

Глава городского самоуправления рассматривает предложения об изменениях или уточнениях планов и принимает решение об их утверждении или отклонении.

В случае отмены или переноса плановых, а также проведения внеочередных мероприятий ответственные исполнители обязаны оперативно проинформировать об этом управление организационной работы.

7.4. Общий контроль за выполнением планов работы администрации города осуществляется управлением организационной работы. Начальник управления организационной работы информирует главу городского самоуправления, заместителя главы администрации, управляющего делами о выполнении планов работы администрации города за истекший период.

7.5. Еженедельно управление организационной работы составляет план основных организационно-массовых городских мероприятий, проводимых администрацией города и ее структурными подразделениями, на текущую неделю.

План таких мероприятий, в том числе выездного характера с подробным указанием тематики рассматриваемых вопросов, даты, времени, места и формы проведения, состава участников представляют в управление организационной работы советники главы городского самоуправления, его первых заместителей, заместителей, начальники организационных отделов структурных подразделений администрации города, руководители отделов администрации города еженедельно каждый четверг до 13.00 часов.

8. Подготовка документов коллегии при главе городского самоуправления, совещаний и других мероприятий с участием главы городского самоуправления, его заместителей, руководителей структурных подразделений

8.1. Подготовка документов коллегии при главе городского самоуправления

8.1.1. Вопросы на заседание коллегии при главе городского самоуправления вносятся согласно плану работы администрации города Омска на квартал.

По решению главы городского самоуправления в план работы коллегии, повестку ее очередного заседания могут быть внесены особо значимые вопросы с поручениями ответственным за подготовку руководителям.

Решение о снятии вопроса с повестки заседания (дня) принимается только на предшествующем заседании коллегии при обосновании руководителем, ответственным за подготовку вопроса, нецелесообразности его рассмотрения.

8.1.2. Подготовка очередного заседания коллегии осуществляется в соответствии с Положением о коллегии, утвержденным постановлением главы городского самоуправления:

1) За 13 календарных дней до заседания коллегии подготовленные проекты постановлений главы городского самоуправления (мэра) города Омска представляются в управление делами (управление организационной работы).

2) За 7 календарных дней до заседания коллегии прошедшие согласования проекты постановлений главы городского самоуправления (мэра) города Омска передаются в управление делами (протокольный сектор).

3) Не позднее, чем за 7 дней до заседания коллегии проект повестки дня заседания коллегии составляется управлением организационной работы управления делами и согласовывается заместителем главы администрации города, управляющим делами администрации города с главой городского самоуправления (мэром) города Омска.

8.1.3. Ответственность за своевременную и качественную подготовку вопросов на заседания коллегии несут заместители главы, руководители структурных подразделений администрации города.

Советник руководителя, осуществляющего подготовку вопроса на заседание коллегии, несет ответственность за подготовку материалов коллегии (проект постановления, справка-информация к вопросу, лист согласования), составление списка приглашенных и их явку, присутствует на заседании коллегии при рассмотрении подготовленного вопроса.

8.1.4. Обеспечение проведения очередного заседания коллегии осуществляет общий отдел управления общего обеспечения деятельности администрации города совместно с управлением организационной работы управления делами администрации города Омска:

1) Оповещает участников заседания коллегии не позднее, чем за сутки о времени и месте ее проведения.

2) Организует:

комплектование папок участников заседания коллегии (размножение, рассылку материалов не позднее, чем за сутки);

регистрацию участников заседания коллегии;

готовность зала, дежурство;

стенографирование и звукозапись;

расшифровку стенограммы и подготовку протокола.

8.1.5. Окончательная доработка материалов, рассмотренных на коллегии, осуществляется ответственными за подготовку вопроса в течение 10 дней после заседания коллегии (кроме документов, по которым главой городского самоуправления, а в его отсутствии первым заместителем, установлен иной срок) с учетом замечаний, дополнений, исправлений, внесенных на заседании коллегии.

8.1.6. Отдельные поручения главы городского самоуправления, данные им в ходе рассмотрения вопроса, вносятся в протокол заседания коллегии и ставятся на контроль в АСКИД.

8.2. Подготовка документов совещаний и других мероприятий с участием главы городского самоуправления, его заместителей, руководителей структурных подразделений

8.2.1. Руководитель администрации города (глава городского самоуправления, заместители главы, руководители структурных подразделений администрации города) определяет:

форму проведения мероприятия (совещание, встреча, прием и т.д.), повестку планируемого мероприятия;

порядок финансирования.

8.2.2. Советник руководителя администрации города несет полную ответственность за проведение планируемого мероприятия.

8.2.3. Советник руководителя администрации города обеспечивает:

уведомление управления делами администрации города о планируемом мероприятии;

уведомление управления организационной работы - для включения в план работы администрации города и контроль за организационной частью работы;

уведомление управления общего обеспечения деятельности администрации города - для планирования использования помещений, осуществления звукозаписи;

представление в управление делами порядка проведения мероприятия и плана подготовки мероприятия, утвержденных руководителем администрации города (соответствующим);

подготовку распорядительных документов о выделении финансовых средств для проведения мероприятий.

8.2.4. Порядок проведения мероприятия представляется в письменном виде и включает в себя:

тему;

цель;

категорию участников;

списочный состав участников (Ф.И.О., занимаемая должность);

дату, время и место проведения;

регламент проведения мероприятия: кто ведущий, основной докладчик (выступающий), содокладчики (выступающие) с определением времени для каждого выступления, роль руководителя (заключительное и/или вступительное слово, ответы на вопросы, беседа и т.д.);

итоговые документы (протокол, решение, обращение и т.п.).

8.2.5. План подготовки мероприятия представляется в письменном виде и включает в себя следующие пункты (по необходимости в зависимости от уровня проводимого мероприятия) с обязательным закреплением ответственных за каждый из них:

подготовка текстов материалов мероприятия (повестка мероприятия, список приглашенных, основной доклад, выступление, проект итогового документа и т. п.);

работа с приглашенными (оповещение, обеспечение явки, ознакомление с материалами мероприятия, готовность выступающих и т.п.);

работа с представителями СМИ;

подготовка места проведения мероприятия (зал, распределение участников мероприятия, таблички участников, прохладительные напитки, канцелярские принадлежности, материалы мероприятия для каждого участника, радиофикация, звукозапись, расшифровка, сувениры и т.п.);

обеспечение проведения мероприятия (передача посту охраны списка участников мероприятия, встреча участников у поста охраны, регистрация участников, дежурство в зале и за его пределами, размещение участников в зале, ведение протокола, фотографирование и т. п.).

9. Порядок оформления документов с помощью печатных устройств. Копировально-множительные работы. Звукозапись мероприятий

Печатание документов в администрации города осуществляется специалистами машинописного сектора общего отдела управления общего обеспечения деятельности администрации города управления делами администрации города (далее по тексту - машинописный сектор). При объеме печатного документа не более 5-ти листов возможно печатание документа специалистами секретариата общего отдела, при этом должна быть виза соответствующего руководителя (заместителя главы администрации города).

9.1. Порядок работы машинописного сектора

9.1.1. Прием документов от исполнителей в машинописный сектор и выдача отпечатанных материалов производится в установленные часы согласно графику, утвержденному первым заместителем управляющего делами, начальником управления общего обеспечения деятельности администрации города.

9.1.2. Все выполненные в машинописном секторе и специалистами секретариата печатные работы регистрируются в специальном журнале и выдаются исполнителям под роспись.

9.2. Требования к черновым документам

9.2.1. Передаваемые для печатания рукописи должны быть написаны разборчиво, на одной стороне листа, с использованием контрастных красителей синего, фиолетового и черного цветов. Небрежно и неразборчиво написанные черновики, правленые карандашом, для печатания не принимаются. Сокращения слов применяются только общепринятые (ГОСТ 7.12-77).

9.2.2. Рукопись, отвечающая перечисленным выше требованиям, с фамилией исполнителя, номером его служебного телефона, сдается в машинописный сектор. Прием рукописей и выдача отпечатанного материала осуществляется начальником машинописного сектора под роспись с указанием даты и времени приема и выдачи. Сданные материалы учитываются в отчете о машинописных работах, в котором отмечаются:

фамилия исполнителя, принесшего документ;

объем отпечатанного материала;

количество затраченной бумаги;

кто печатал.

Данные отчеты составляются начальником машинописного сектора и раз в месяц представляются начальнику общего отдела.

9.3. Требования к машинописным документам

9.3.1. Машинописные работы должны выполняться с соблюдением установленных правил печатания.

Для печатания принимаются только служебные материалы. Печатание под диктовку допускается в исключительных случаях.

Печатание производится в порядке поступления материалов. Срочные материалы печатаются вне очереди. Порядок выполнения срочных работ определяется начальником общего отдела управления общего обеспечения деятельности администрации города по согласованию с исполнителем, передавшим материал для печатания.

Печатание документов производится на бланках установленной формы или на бумаге стандартного формата (ГОСТ 9327-60) на лицевой их стороне красками насыщенного цвета. Бланки служебных, распорядительных документов исполнители получают в секторе канцелярии или протокольном секторе. Вместе с черновиками документов бланки сдаются в машинописный сектор.

9.3.2. Тексты документов печатаются в полном соответствии с оригиналом черновика. Претензии к отпечатанным документам принимаются в течение 5 дней с момента выдачи и только при наличии оригинала черновика, с которого печатался данный документ. При отсутствии оригинала претензии не принимаются.

9.3.3. При печатании документов соблюдаются установленный порядок расположения текста, правила орфографии и пунктуации. Каждая законченная мысль выделяется в отдельный абзац. Абзацы отделяются друг от друга красными строками. Красная строка начинается с шестого символа.

Заголовок к тексту пишут прописными буквами, подзаголовок - строчными буквами. Переносы слов в заголовке (подзаголовке) не делают. Точка в конце заголовка (подзаголовка) не ставится. Нельзя заканчивать строку заголовка предлогом, союзом или наречием - их переносят на следующую строку. Заголовок от подзаголовка отделяют двумя интервалами.

Расстояние от верхнего поля листа до заголовка четыре с половиной интервала (20 мм). Расстояние от заголовка (подзаголовка) до текста не менее трех интервалов (если текст печатается через полтора интервала) или четырех интервалов (если текст печатается через два интервала). Тексты документов на бланках формата А4 печатаются, как правило, через полтора межстрочных интервала и не более 4-х экземпляров.

Заголовок (подзаголовок) в документе может располагаться одним из способов:

центрованным (посередине текста);

флаговым (от левого поля).

Документы на двух и более листах должны быть пронумерованы. Номер проставляется арабскими цифрами посередине верхнего поля листа. На первом листе нумерация не ставится.

9.3.4. При подготовке документа с использованием персонального компьютера все требования к отпечатанному документу сохраняются. Распоряжения и постановления отправляются в протокольный сектор по электронной почте администрации города. При работе на компьютере в качестве черновика оригинала допускается использовать дискету с указанием имени файла документа.

9.3.5. На лицевой стороне последнего листа документа, внизу слева, проставляется фамилия исполнителя, номер его служебного телефона (для писем), инициалы имени и фамилии лица, отпечатавшего данный документ, при компьютерной печати - имя файла документа.

9.3.6. Перепечатка одного и того же документа допускается не более трех раз, при этом на откорректированном тексте документа должна быть разрешающая виза руководителя (начальника общего отдела).

9.3.7. Испорченные при напечатании бланки вместе с черновиками возвращаются исполнителям, которые отчитываются за бланки перед сектором канцелярии и протокольным сектором.

9.4. Копировально-множительные работы

9.4.1. Копировально-множительные работы производятся по заказу, подписанному начальником общего отдела.

9.4.2. На размножение сдаются только служебные документы и материалы.

9.4.3. Заказы принимаются в соответствии с графиком работы копировально-множительного сектора общего отдела управления общего обеспечения деятельности администрации города управления делами администрации города (далее по тексту - копировально-множительный сектор), утвержденным первым заместителем управляющего делами, начальником управления общего обеспечения деятельности администрации города.

Заказы выполняются в порядке очередности их поступления. Срочность выполнения заказа определяется начальником общего отдела.

9.4.4 Размножение документов для сторонних организаций и граждан производится по предъявлению письменного заявления от данной организации или граждан и с разрешения начальника общего отдела.

9.4.5. Учет копируемых документов ведется на основании заказов, бланки которых хранятся в течение года, после чего уничтожаются.

9.4.6. Не допускается необоснованное размножение документов, неэкономное расходование бумаги и расходных материалов. Ответственность возлагается на начальника копировально-множительного сектора, в случае его отсутствия - на лицо, замещающее его.

Целесообразность и порядок копирования документов и материалов, необходимых для работы в подразделениях администрации, определяется начальником общего отдела.

9.4.7. Документы и материалы (как правило, первые экземпляры, подлинники) передаются на размножение в несброшюрованном виде, качественно и четко напечатанными.

Тираж размноженных материалов должен соответствовать заказу. Изготовленные копии выдаются заказчику вместе с подлинником.

9.4.8. Подразделения администрации города, имеющие копировально-множительную технику, производят размножение документов самостоятельно.

Размножать служебные документы имеют право только лица, за которыми приказом по аппарату управления делами администрации города закреплены копировально-множительные аппараты.

К каждому копировально-множительному аппарату прилагаются журналы, в которых фиксируется дата, наименование документа, количество листов, количество экземпляров, фамилия, имя, отчество и подпись лица, размножавшего документ.

На основании записей в журнале составляется ежемесячный отчет и сдается начальнику копировально-множительного сектора.

9.5. Звукозапись мероприятий

9.5.1. Звукозапись мероприятий, проводимых главой городского самоуправления и его заместителями, проводится специалистами управления делами по указанию начальника общего отдела.

Ответственность за организацию звукозаписи мероприятий, проводимых главой городского самоуправления и его заместителями несут советники главы городского самоуправления и его заместителей.

В обязательном порядке производится звукозапись заседаний коллегии при главе городского самоуправления.

Звукозапись производится с использованием звукозаписывающей техники на едином магнитном носителе.

9.5.2. Расшифровка и распечатка звукозаписи мероприятий ведется после их завершения специалистами машинописного и копировально-множительного секторов по предъявлению письменного заявления организаторов мероприятия, подписанного начальником общего отдела.

Расшифровка и распечатка звукозаписи мероприятий ведется в согласованные с организаторами сроки.

Расшифровка стенограмм заседаний коллегии при главе городского самоуправления производится с аудиокассет при наличии списка фамилий всех выступающих по тому или иному вопросу.

Распечатанные тексты передаются организаторам мероприятий.

9.5.3. В течение года архивные звукозаписи хранятся в специальных опечатываемых немагнитных металлических контейнерах в опечатываемом помещении. По истечении указанного срока звукозапись различных мероприятий на аудиокассете стирается.

10. Организация документооборота

10.1. Порядок приема и обработки поступающей корреспонденции

Схема прохождения служебных документов (приложение 18).

10.1.1. Корреспонденция, поступающая в администрацию города, принимается и регистрируется в секторе канцелярии общего отдела управления общего обеспечения деятельности администрации города управления делами администрации города (далее по тексту - канцелярия). Регистрация документов - это фиксация фактов создания или поступления документа путем проставления на нем индекса и даты с последующей записью необходимых сведений о документе в регистрационных формах. Корреспонденция, адресованная управлению общественных связей управления делами администрации города, письма граждан регистрируются непосредственно в управлении. Регистрация входящих служебных документов, документов вышестоящих организаций, а также контроль за прохождением и исполнением поручений по этим документам, выдача справок и сводных отчетов производятся путем применения автоматизированной системы учета в канцелярии. Регистрации подлежат все документы, требующие учета, исполнения и дальнейшего использования в справочных целях, как создаваемые в администрации, так и поступающие из других организаций. Перечень документов, не подлежащих регистрации, указан в приложении 19.

10.1.2. Документы, поступающие в канцелярию, проходят:

первичную обработку;

предварительное рассмотрение;

регистрацию;

рассмотрение руководителями;

переотметку резолюции;

доставку исполнителям;

переотметку ответа;

контроль исполнения;

регистрацию и отправку ответа заявителю;

формирование в архив.

При первичной обработке проверяется правильность доставки, целостность упаковки.

Конверты с документами вскрываются, на полученном документе в нижней правой части проставляется регистрационный штамп.

Вся полученная почта подается для предварительного рассмотрения заместителю главы администрации, управляющему делами и первому заместителю управляющего делами - начальнику управления общего обеспечения деятельности администрации города с целью распределения поступивших документов на требующие обязательного рассмотрения руководством и направляемые непосредственно в структурные подразделения и ответственным исполнителям. После рассмотрения почта возвращается в канцелярию для дополнительной регистрации.

Регистрация документов производится в пределах групп, в зависимости от названия вида документа. Отдельно регистрируются:

служебные письма от организаций;

документы органов государственной власти (Указы и распоряжения Президента РФ, постановления Правительства РФ, Федеральные законы);

постановления и распоряжения администрации области и акты Законодательного Собрания;

решения и постановления Омского городского Совета;

документы для служебного пользования (ДСП);

телеграммы;

исходящая корреспонденция.

Регистрация производится на компьютере (или в книге входящей корреспонденции) в регистрационно-контрольной карточке, куда введены необходимые реквизиты документов. В данную карточку в компьютере вносятся все резолюции с их датами, даты (сроки) исполнения, отметки о передаче исполнителям и списании в дело, то есть производится фиксация движения документа (приложение 20).

10.1.3. Документы доставляются по назначению в день их регистрации. Корреспонденция, направляемая в подразделения администрации города. выдается под роспись ответственному за делопроизводство работнику, советнику руководителя данного подразделения с отметкой в журнале выдачи.

10.1.4. Зарегистрированные документы передаются руководителю подразделения в день их поступления. Срок наложения резолюции не должен превышать 3 дней. Документы с резолюциями (поручениями) направляются канцелярией на исполнение работникам подразделения. Фамилия исполнителя, текст и дата резолюции (поручения) вносятся в компьютер или журнал регистрации в канцелярии администрации города. Ход продвижения документа внутри структурного подразделения контролирует советник руководителя.

10.1.5. Служебная информация, получаемая по факсимильной связи, регистрируется как входящий служебный документ.

10.1.6. Входящая служебная информация, получаемая по электронной почте отделом информатизации управления организационной работы, в печатном виде передается заместителю главы администрации, управляющему делами, визируется им и поступает в канцелярию, где регистрируется в журнале входящей корреспонденции и передается адресату в день поступления.

Информация должна иметь служебные отметки и содержать:

дату приема;

реквизиты отправителя;

роспись принявшего.

10.1.7. В случае большого объема входящей информации (статьи, брошюры, положения, выступления и другие документы, поступающие в рамках информационного обмена) можно представлять эту информацию адресату в электронном виде, по согласованию между адресатом и отделом информатизации.

10.2. Порядок оформления информационно-справочных документов

10.2.1. Протокол

Протокол - это официальный документ, на основании которого руководитель вправе требовать от сотрудников выполнения порученных им заданий. Процессы принятия управленческих решений и сами решения документируются с помощью протоколов совещаний у руководителей структурных подразделений. Документирование хода совещаний и оформление протокола возлагается на сотрудника, ответственного за ведение работы с документами.

Протоколы оформляются на бланках администрации (структурных подразделений администрации) города и содержат следующие реквизиты: наименование подразделения, наименование вида документа, дата заседания, индекс, место заседания, гриф утверждения (если протокол подлежит утверждению), заголовок к тексту, текст, подписи. Дата протокола - это дата проведения совещания. Заголовок - это название протоколируемого мероприятия (совещание, заседание, собрание) и наименование коллегиального органа (приложение 21).

Текст протокола состоит из двух частей: вводной и основной.

Вводная часть содержит постоянную информацию (слова: "председатель", "секретарь", "присутствовали") и переменную (инициалы и фамилии председателя, секретаря и присутствующих). При необходимости указываются должности присутствующих, а также инициалы, фамилии и должности лиц, приглашенных на совещание. При большом количестве участников совещания составляется список присутствующих, который прилагается к протоколу. Фамилии присутствующих и приглашенных располагаются в алфавитном порядке в именительном падеже. Вводная часть протокола заканчивается повесткой дня. После слов "ПОВЕСТКА ДНЯ" ставится двоеточие. Вопросы повестки дня нумеруются. Последовательность расположения вопросов определяется степенью их важности. Вопросы перечисляют в именительном падеже, наименование должности и фамилии докладчика - в родительном падеже.

Основная часть текста строится в соответствии с вопросами повестки дня. Построение записи обсуждения каждого вопроса повестки дня осуществляется по схеме "СЛУШАЛИ - ВЫСТУПИЛИ - ПОСТАНОВИЛИ (РЕШИЛИ)". Эти слова печатают прописными буквами. Перед словом "СЛУШАЛИ" ставят номер вопроса повестки дня, после - двоеточие. Инициалы, фамилию докладчика (наименование должности указывается в повестке дня) печатают в именительном падеже, после фамилии ставят тире и с прописной буквы пишут содержание доклада в форме прямой речи. Если текст доклада (выступления) застенографирован или представлен докладчиком, то после тире так же с прописной буквы пишут - "Доклад прилагается".

Слово "ВЫСТУПИЛИ" печатают прописными буквами, затем ставят двоеточие. Инициалы и фамилию выступающего пишут в именительном падеже, после этого ставят тире и с прописной буквы печатают содержание выступления в форме косвенной речи. В случае необходимости после фамилии выступающего указывается наименование должности. Форма протокола дана в приложении 21.

В практике применяются краткая и сокращенная формы протоколов, когда не требуется подробная запись хода обсуждения вопросов. В протоколе краткой формы (приложение 22) указываются только список присутствующих, рассматриваемые вопросы и принятые решения.

В сокращенных протоколах (приложение 23) после списка присутствующих или приглашенных указывается порядковый номер вопроса по повестке дня и печатается заголовок к докладу. Последняя строка заголовка доклада (пункт повестки дня) подчеркивается и под чертой печатают фамилии докладчиков и выступающих в порядке их выступления. Название каждого доклада заканчивается протокольным решением или постановлением.

В протоколе может быть пункт об утверждении какого-либо документа. В этом случае утвержденный документ прилагается к протоколу и имеет ссылку на его номер и дату.

Выписка из протокола (приложение 24) содержит следующие реквизиты: наименование организации, название вида документа (ВЫПИСКА ИЗ ПРОТОКОЛА), дату (дата заседания), индекс, место составления, заголовок к тексту, текст (повестка дня, слушали, постановили), подписи (без личных подписей, только слова "Председатель", "Секретарь" и расшифровку фамилий с инициалами), отметку о заверении копии, отметку об исполнении. Из содержательной части берутся те элементы, которые необходимо довести до сведения заинтересованных должностных лиц.

10.2.2. Акт

Для подтверждения установленных фактов и событий несколькими лицами составляется акт. Акты составляются по результатам ревизий деятельности администрации или структурного подразделения и отдельных должностных лиц, при приеме-передаче дел, подготовке документов к уничтожению, приеме объектов в эксплуатацию и т. п. В акте содержатся следующие реквизиты: наименование организации, название вида документа, дата и индекс, место составления или издания, гриф утверждения, заголовок к тексту, текст, отметка о наличии приложения, подписи. Акт подписывается лицами, принимавшими участие в его составлении, при этом укрывается не наименование должности, а распределение обязанностей между членами комиссии: председатель, члены комиссии. Текст акта состоит из двух частей: вводной и констатирующей. Во вводной части указываются: наименование документа, в соответствии с которым была образована комиссия, его номер и дата или наименование, дата и номер документа, на основании которого проводится ревизия, проверка или событие, факт, послужившие основанием для составления акта. Далее во вводной части перечисляется состав комиссии: председатель (должность, фамилия, инициатива), члены комиссии (должности, фамилии, инициалы). Фамилии членов комиссии приводятся, как правило, в алфавитном порядке, нумеруются арабскими цифрами. Во вводной части указываются также лица, не являющиеся членами данной комиссии, но присутствовавшие при проведении проверки.

В констатирующей части излагаются цели и задачи, сущность и характер проведенной комиссией работы, указываются документы, на основании которых работа проводилась, фиксируются установленные факты. Акт составляется в том количестве экземпляров, которое определяется потребностью заинтересованных лиц. Сведения о количестве экземпляров акта и их местонахождении помещают в конце текста перед отметкой о наличии приложения к акту. Образец акта дан в приложении 25.

10.2.3. Телеграмма

Телеграммы за подписью главы городского самоуправления или его заместителей печатаются на бланках установленной формы.

Текст телеграммы излагается кратко, печатается без исправлений и не должен превышать двух машинописных страниц.

10.2.4. Исходящие письма

При оформлении писем и телеграмм исполнитель указывает полный почтовый или телеграфный адрес организаций или учреждений, а при ответе на поступивший документ - также его номер и дату.

В нижнем левом углу печатного текста телеграммы или письма указывается фамилия исполнителя, номер его служебного телефона.

Исходящие письма готовятся в 3-х экземплярах. Первый экземпляр с оригиналом подписи отправляется адресату: второй экземпляр, завизированный исполнителем, помещается в дело в соответствии с номенклатурой, третий - возвращается исполнителю.

Подписанные письмо и телеграмма вместе с завизированными копиями и указателем рассылки передаются для регистрации в журнале (приложение 26) и рассылки в канцелярию администрации города, где им присваивается исходящий номер согласно номенклатуре.

Законвертованная в канцелярии администрации города исходящая корреспонденция вписывается в реестр и в зависимости от значимости документа, определяемой начальником сектора канцелярии или руководителем структурного подразделения администрации, отправляется простой или заказной почтой.

Заказной почтой отправляются:

постановления и распоряжения главы городского самоуправления города Омска и его первых заместителей;

письма, с приложениями, зарегистрированные в канцелярии администрации города.

Неправильно оформленные документы возвращаются исполнителям на доработку.

10.2.5. Телефонограмма

Телефонограмма - документ, содержащий служебную информацию, используемую для оперативного решения вопросов, передаваемую по телефону и записываемую получателем. Телефонограммы применяются для срочного запроса предоставления информации, оповещения о заседаниях, деловых встречах, о каких-либо изменениях в запланированных мероприятиях и передачи другой информации.

Телефонограмма направляется из администрации города только за подписью главы городского самоуправления, заместителей главы администрации города и руководителей структурных самостоятельных подразделений, имеющих статус юридического лица. В рабочие дни телефонограммы принимаются и передаются секретарями руководителей.

Текст телефонограммы должен быть лаконичным, с указанием фактов, дат, времени, места проведения мероприятия, вопросов, подлежащих обсуждению.

Принятая телефонограмма записывается в журнал регистрации входящих телефонограмм с указанием ее порядкового номера, даты приема, наименования отправителя и номера его телефона, времени приема, должности и фамилии передавшего и принявшего текст (приложение 27). После приема телефонограммы секретарь руководителя должен:

- ознакомить с ее содержанием руководителя, которому адресована полученная информация, а также сотрудников - в соответствии с поручениями и визой руководителя - под роспись в журнале регистрации входящих телефонограмм с указанием даты ознакомления;

- оформить телефонограмму на стандартном листе бумаги формата А4, присвоить регистрационный номер и передать в канцелярию общего отдела управления делами для хранения и формирования в дело (приложение 28).

Исходящая телефонограмма оформляется на стандартном листе бумаги формата А4 в одном экземпляре и подписывается руководителем (приложение 28). Если телефонограмма передается нескольким адресатам, к ней прилагается список предприятий, организаций или должностных лиц, которым адресована телефонограмма, с указанием их номеров телефонов.

Исходящая телефонограмма секретарем руководителя:

- передается адресату;

- регистрируется в журнале регистрации исходящих телефонограмм с указанием ее порядкового номера, даты передачи, краткого содержания, наименования отправителя и получателя, номера телефона последнего, времени передачи, должности и фамилии принявшего и передавшего текст, исполнителя телефонограммы (приложение 29);

- передается в канцелярию общего отдела управления делами для хранения и формирования в дело.

Регистрация входящих и исходящих телефонограмм производится в соответствии с утвержденной номенклатурой дел.

По истечении календарного года секретарь руководителя передает в канцелярию журнал регистрации входящих телефонограмм и журнал регистрации исходящих телефонограмм.

По окончании срока хранения канцелярия общего отдела управления делами производит списание входящих и исходящих телефонограмм, журналов их регистрации в установленном порядке.

10.2.6. Факсограмма

Исходящие факсограммы на иностранных языках отправляются при наличии перевода, заверенного лицом, подписавшим факсограмму.

Материал для передачи по каналу факсимильной связи оформляется на бланке как обычный служебный документ, подписывается руководителем администрации города.

Подлежащий передаче материал регистрируется в канцелярии как исходящая корреспонденция. Передаваемый документ должен содержать адрес получателя (куда, кому).

Ответственность за содержание передаваемой информации возлагается на исполнителя, подготовившего материал к передаче, и руководителя соответствующего подразделения.

Объем передаваемого материала не должен превышать 5 листов.

Подлинники материалов после передачи информации возвращаются в канцелярию с пометкой о времени отправки и приобщаются к делу.

10.2.7. Электронная почта

Исходящий документ, отправляемый по электронной почте, объемом менее 0,5 страницы формата А4, оформляется исполнителем в печатном виде. В случае большего объема либо по желанию исполнителя документ передается в виде электронного файла с приложением сопроводительного письма обычного содержания. Документ либо сопроводительное письмо должны содержать информацию:

куда (адрес электронной почты);

кому (организация, должность и ФИО получателя);

отправитель (должность, ФИО), его подпись;

что отправляется;

имя файла.

Пример:

                                            Директору ГНПП "Гранит-центр"

                                            Вартанову Ю.О.

                                            granit@admcao.granit.ru

     Направляю Вам план совместных мероприятий на 2000 г.

     Приложение: файл plan.doc

Заместитель

главы администрации                                           И.И. Иванов

Документ либо сопроводительное письмо регистрируется в канцелярии и передается в отдел информатизации управления организационной работы для отправки.

Подлинники документов или сопроводительные письма после передачи по электронной почте регистрируются и хранятся в отделе информатизации в течение года.

11. Контроль исполнения служенных документов

11.1. Ответственными за своевременное и качественное исполнение документов и поручений по ним являются заместители главы администрации города и руководители подразделений администрации города.

11.2. Руководитель структурного подразделения определяет ответственного за ведение делопроизводства, который обеспечивает учет и прохождение документов в установленные сроки, информирует руководителя о состоянии их исполнения, осуществляет ознакомление работников с нормативными и методическими документами по делопроизводству.

Контроль за исполнением всех зарегистрированных (входящих и исходящих) документов и поручений по ним осуществляет советник главы администрации города, советник заместителя главы администрации города или руководителя соответствующего подразделения.

11.3. Подлинники поручений главы городского самоуправления и его заместителей и подлинники документов, по которым даны поручения, направляются должностным лицам, которым даны поручения. Если поручение дано нескольким должностным лицам, то должностному лицу, указанному в поручении первым, направляются подлинник поручения и подлинник документа, другим - копии поручения и документа.

11.4. Ответственным за исполнение документа является лицо, указанное в резолюции первым. Ответственному исполнителю предоставляется право созыва соисполнителей. Ответственный исполнитель может подготовить один ответ с визами соисполнителей. Специалист структурного подразделения может запрашивать информацию по служебной необходимости в другом структурном подразделении только за подписью руководителя своего структурного подразделения.

Подлинники поручений, документов вместе с ответом возвращаются в канцелярию администрации. Заявителю обязательно дается ответ.

11.5. Направление исполнителям служебных документов осуществляет канцелярия администрации города или подразделения в день подписания поручения и регистрации, а с пометкой "Срочно" - незамедлительно. В компьютере или соответствующем журнале делается отметка. Срок исполнения документа исчисляется в календарных днях с даты его подписания. Срок исполнения поручения, если он не определен в поручении, устанавливается в один месяц. Поручения с пометкой "Срочно" исполняются в течение трех дней, а требующие дополнительного изучения поставленных вопросов - в течение 10 дней.

Поручения, содержащие в тексте конкретную дату или ссылку на определенное мероприятие, исполняются в соответствии с указанным сроком.

11.6. Рассмотрение актов (протестов, представлений) прокурорского реагирования определено Федеральным законом "О прокуратуре Российской Федерации".

В соответствии со ст. 23 указанного закона протест прокурора подлежит обязательному рассмотрению в десятидневный срок с момента его поступления.

Согласно ст. 24 указанного закона представление прокурора подлежит рассмотрению в срок один месяц.

11.7. Рели поручение (документ) не может быть исполнено в установленные сроки, исполнитель представляет по нему промежуточный ответ.

Промежуточный ответ передается в канцелярию администрации города или подразделения для отметки в компьютере и дальнейшей передачи автору резолюции.

Промежуточный ответ не является основанием для признания поручения (документа) исполненным.

Продление сроков исполнения поручения производится на основании представления через канцелярию на имя автора поручения мотивированной просьбы о продлении этого срока и причинах отсрочки, причем не позднее, чем за 2-3 дня до истечения ранее установленного срока. Решение о продлении срока исполнения поручения принимается руководителем, установившем срок. Канцелярия сообщает о принятом решении исполнителю; возвращает ему для приобщения к делу рассмотренную записку о продлении срока и вносит коррективы в регистрационно-контрольную карточку на компьютере.

11.8. Ответы на поручения руководителей администрации города и подразделений в установленном порядке регистрируются в канцелярии администрации города (п. 10.2.4) или подразделения и направляются вместе с оригиналом первичного документа соответствующему руководителю.

Ответ с пометкой на нем (или на первичном документе) о результатах рассмотрения руководителем, вместе с оригиналом первичного документа возвращается через канцелярию администрации города или подразделения ответственному исполнителю для дальнейшей работы.

11.9. Документы и поручения считаются исполненными лишь тогда, когда решены поставленные в нем вопросы и корреспонденту дан ответ по существу. Исполнитель несет персональную ответственность за полноту и достоверность информации, использованной при подготовке документа.

После исполнения документ снимается с контроля. Снять документ с контроля может только тот руководитель, который давал поручение. В канцелярию передается оригинал документа и подлинники соответствующих документов, относящихся к нему, для переотметки и приобщения "в дело".

С момента заведения и до передачи в ведомственный архив документы хранятся по месту формирования дела (в канцелярии общего отдела).

11.10. Данные о ходе и результатах исполнения документов еженедельно обобщаются специалистами канцелярии и направляются заместителям главы администрации, руководителям структурных подразделений администрации и ответственным исполнителям в виде машинограмм:

нерассмотренные документы без резолюции;

неисполненные поручения с истекшим сроком исполнения (по исполнителям);

неисполненные поручения с истекшим сроком исполнения (по авторам резолюций);

сводка о ходе исполнения служебных документов;

перечень документов с приближающимися сроками исполнения на предстоящие 10 дней;

сводка по тематике поступивших документов.

11.11. Ответственный за ведение делопроизводства в подразделении администрации не реже 1 раза в неделю сверяет наличие документов, находящихся на исполнении у работников, с данными, занесенными в компьютер или записями в журнале, составляет и докладывает руководителю подразделения сводку прохождения и исполнения документов.

11.12. Еженедельно начальник канцелярии докладывает первому заместителю управляющего делами - начальнику управления общего обеспечения деятельности администрации города, начальнику общего отдела о результатах контроля за исполнением документов.

Один раз в неделю начальнику общего отдела специалистами сектора канцелярии подается служебная записка о соблюдении требований исполнительской дисциплины, использованию действующих актов по подготовке, оформлению и сроками исполнения документов, снятию их с контроля.

11.13. Периодически специалистами канцелярии осуществляются плановые выборочные проверки состояния делопроизводства и контроля за исполнением документов в подразделениях администрации города. Общим отделом управления делами проводятся как выездные, в подразделениях и округах, так и в администрации города семинары-совещания по вопросам контроля, исполнения, оформления служебных и распорядительных документов.

12. Формирование дел в подразделениях

Формированием дел называется группировка исполненных документов в дела в соответствии с утвержденной номенклатурой дел.

12.1. Дела формируются в подразделениях ответственными за ведение делопроизводства в течение года.

Формирование дел осуществляется под непосредственным методическим руководством архива, а при необходимости государственным архивом Омской области.

В дело помещаются документы, которые по своему содержанию соответствуют заголовку дела, при этом запрещается группировать в дела черновые и дублетные экземпляры документов, а также документы, подлежащие возврату.

12.2. При формировании дел необходимо соблюдать основные требования:

документы постоянного и временного сроков хранения группировать в отдельные дела;

включать в дело по одному экземпляру каждого документа;

группировать в дело документы одного календарного года;

дело должно содержать не более 200 листов.

12.3. Внутри дела документы расположены так, чтобы они по своему содержанию последовательно освещали определенные вопросы. Приложения к документам, независимо от даты их утверждения или составления, присоединяются к документам, к которым они относятся.

12.4. Распоряжения главы городского самоуправления по основной деятельности группируются отдельно от распоряжений по личному составу (командировки, отпуска).

Приказы по личному составу группируются в дела в соответствии с установленными сроками их хранения. Документы в личных делах располагаются в хронологическом порядке по мере их поступления. Журналы регистрации документов заводятся на один календарный год для удобства обработки и составления описей.

Лицевые счета рабочих и служащих по заработной плате группируются в самостоятельные дела и располагаются в порядке алфавита по фамилиям.

12.5. Переписка группируется за период календарного года и систематизируется в хронологической последовательности; документ-ответ помещается за документом-запросом. Все ходатайства по одному и тому же вопросу, поступившие и рассмотренные в разное время года, подшиваются вместе, в один раздел переписки. При возобновлении переписки по истечении года подшивка документов производится в дело переписки текущего года с обязательными взаимными ссылками.

13. Подготовка дел к последующему хранению и использованию

Подготовка документов к последующему хранению и использованию включает оформление дел, описание документов, обеспечение сохранности и использования документов, передачу дел в госархив.

13.1. Оформление дел

13.1.1. Законченные делопроизводством дела в течение одного года хранятся в структурных подразделениях администрации города. Затем дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу, согласно номенклатуре дел сдаются в архив. Их передача производится по описям в январе следующего года. До передачи их в архив они подлежат оформлению, описанию в соответствии с требованиями единой государственной системы документационного обеспечения управления (ЕГСДОУ).

Оформление дел производится работниками службы делопроизводства структурных подразделений, в ведении которых находилось заведение и формирование дел, при методической помощи и под контролем работника архива.

13.1.2. Полному оформлению подлежат дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу.

Полное оформление предусматривает:

пересистематизацию документов;

подшивку или переплет дела;

нумерацию листов в деле;

составление заверительной надписи дела;

оформление обложки дела.

При подготовке дела к сдаче в архив документы постоянного срока хранения перекладываются в обратном порядке, то есть сверху вниз по хронологии.

При подготовке дел к переплету металлические скрепления удаляются.

Документы, составляющие дело, подшиваются на 4 прокола в твердую обложку из картона или переплетаются с учетом возможности свободного чтения текста всех документов, дат, виз и резолюции на них.

Для обеспечения сохранности и закрепления порядка расположения документов, включенных в дело, все листы, кроме листов заверительной надписи, нумеруются в развернутом виде арабскими цифрами валовой нумерацией в правом верхнем углу, не задевая текста документов, черным графическим карандашом. Листы дел, состоящих из нескольких томов, нумеруются по каждому тому отдельно. Сложенный лист разворачивается и нумеруется в правом верхнем углу. При этом лист любого формата, подшитый за один край, нумеруется как один лист; лист сложенный и подшитый за середину подлежит перешивке и нумеруется как один лист.

Подшитые в дело документы с собственной нумерацией листов нумеруются в общем порядке, зачеркивая одной наклонной чертой собственную нумерацию.

Для учета количества листов в деле и фиксации особенностей их нумерации составляется заверительная надпись дела, чистый бланк которой подшит в конце каждого дела (приложение 30).

Обложка дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу оформляется следующим образом (приложение 31).

На обложке дела указываются:

наименование организации;

наименование структурного подразделения;

индекс дела по номенклатуре;

заголовок дела;

крайние даты заведения и окончания дела;

количество листов в деле (из заверительной надписи);

срок хранения дела (из номенклатуры);

дело N.

13.1.3. Дела временного (до 10 лет) хранения передаче в ведомственный архив не подлежат, они не подшиваются, листы в них не нумеруются, заверительные надписи не составляются. Их допускается хранить в скоросшивателях, на обложках которых должны быть указаны наименования администрации и структурного подразделения, индекс дела и срок хранения по номенклатуре, заголовок дела, крайние даты.

13.1.4. По истечении сроков хранения документы уничтожаются по акту (приложение 32), который подписывается ответственным за делопроизводство и руководителем структурного подразделения, согласуется с экспертно-контрольной комиссией администрации города и городского Совета и утверждается заместителем главы администрации города, управляющим делами. Один экземпляр акта передается в ведомственный архив администрации города.

13.2. Описание документов

13.2.1. Описание документов постоянного и долговременного сроков хранения в структурном подразделении составляется по установленной форме (приложение 33) лицами, ответственными за ведение делопроизводства в этом подразделении.

13.2.2. Дела в описи располагаются в строго определенном порядке, согласно номенклатуре дел подразделения.

13.2.3. В случае обнаружения отсутствия дел, числящихся в структурном подразделении, принимаются меры по их розыску. Если принятые меры не дали результатов, то на необнаруженные дела составляется справка о причинах отсутствия дел, которая подписывается руководителем структурного подразделения и передается вместе с описью дел в архив.

13.2.4. До передачи дел в архив проверяется правильность их формирования, оформления и соответствие количества дел, включенных в опись, количеству дел, заведенных в соответствии с номенклатурой дел администрации.

Дела, увязанные в связки, доставляются сотрудниками структурных подразделений в архив.

13.2.5. Ответственность за своевременное и качественное составление описей несут ответственные за делопроизводство и руководители этих подразделений.

13.2.6. Опись дел подписывается составителем, с указанием должности, согласовывается с архивом и утверждается руководителем структурного подразделения.

13.2.7. На основе описей дел структурных подразделений в архиве администрации города составляются и оформляются годовые сводные описи дел постоянного хранения.

13.2.8. Опись дел - это архивный справочник, представляющий собой систематизированный перечень заголовков дел с самостоятельной валовой (порядковой) закопченной нумерацией и предназначенный для раскрытия состава и содержания дел. Одновременно опись является учетным документом.

Описи составляются отдельно на:

дела постоянного хранения (приложение 34);

дела по личному составу (приложение 35).

13.2.9. Дела в описи располагаются строго в определенном порядке, согласно сводной номенклатуре дел администрации города.

13.2.10. Описи дел составляются в соответствии с Основными правилами работы ведомственных архивов.

13.2.11. К сводной описи дел постоянного хранения составляется титульный лист (приложение 36) и предисловие. В предисловии отражаются основные направления деятельности администрации, изменения в структуре управления, и особенности формирования дел и составления описи.

13.2.12. Годовые разделы сводных описей на дела постоянного хранения и по личному составу составляются в 3-х экземплярах, подписываются лицом, ответственным за архив, согласовываются с ЭКК администрации города и городского Совета, ЭПК архивного управления администрации Омской области и утверждаются заместителем главы администрации города, управляющим делами. Один экземпляр описи хранится в отделе ведомственных архивов государственного архива Омской области.

13.3. Обеспечение сохранности документов

13.3.1. Дела с момента заведения их в делопроизводстве и до сдачи в архив администрации или на уничтожение хранятся в рабочих кабинетах. Руководители структурных подразделений и сотрудники несут ответственность за сохранность документов и дел.

13.4. Использование архивных документов

13.4.1. Дела и копии документов, хранящихся в архиве, предоставляются сотрудникам администрации города для работы в помещении архива, вне архива - под расписку во временное пользование (на срок не более недели), вне здания администрации - с письменного разрешения заместителя главы администрации города, управляющего делами или его первого заместителя.

13.4.2. Изъятие и выдача каких-либо документов из дел постоянного хранения не разрешается.

По требованию судебных и следственных органов такое изъятие производится с разрешения заместителя главы администрации города, управляющего делами или его первого заместителя с обязательным составлением в деле точной заверенной копии изъятого документа и вложением акта о причинах изъятия подлинника.

13.4.3. Снятие копий с документов в целях их использования в работе структурных подразделений администрации города или в интересах отдельных граждан производится с письменного разрешения заместителя главы администрации города, управляющего делами или его первого заместителя.

13.4.4. Работники администрации города несут ответственность за сохранность, правильное использование полученных архивных документов и содержащейся в них информации.

13.4.5. При увольнении работник администрации города обязан сдать в архив находящиеся у него во временном пользовании документы.

13.5. Передача дел в государственный архив Омской области

13.5.1. Заверенные дела постоянного и долговременного хранения хранятся в архиве администрации города, а по истечении 5 лет, согласно Положению об архивном фонде Российской Федерации, утвержденному Указом Президента РФ от 17.03.94 N 552, передаются на хранение в государственный архив Омской области.

Документы по личному составу в течение 75 лет хранятся в администрации города.

13.5.2. Передача документов в государственный архив Омской области производится по описям. Вместе с документами передаются справочные картотеки к ним.

14. Передача документов при реорганизации или ликвидации структурного подразделения

14.1. Порядок передачи и дальнейшего использования документов структурного подразделения при реорганизации или ликвидации предусматривается приказом заместителя главы администрации города, управляющего делами.

14.2. Передача документов ликвидируемого подразделения входит в обязанность комиссии, образованной для передачи дел и имущества.

При реорганизации структурного подразделения с передачей ее функций другому подразделению последняя принимает по акту незавершенные делопроизводством дела реорганизуемого структурного подразделения и ее архив.

14.3. Перед передачей документов ликвидируемого или реорганизованного подразделения проводится проверка наличия и состояния дел, а также качества обработки документов, хранящихся в подразделении.

14.4. Передача документов осуществляется по описям и оформляется актом (приложение 37).

14.5. Если состояние и качество обработки документов ликвидированного или реорганизуемого структурного подразделения не соответствует требованиям Основных правил работы ведомственных архивов, то комиссия обязана организовать упорядочение документов в соответствии с требованиями этих правил и после этого передать документы по принадлежности.

15. Организация работы с обращениями граждан

Рассмотрение обращений граждан в администрации города ведется в соответствии с Федеральным законом "Об общих принципах организации местного самоуправления в Российской Федерации", Законом Омской области "Об обращениях граждан".

Обращения граждан могут поступая в городскую администрацию в устной или письменной форме по почте или сданы непосредственно заявителем в отдел - общественную приемную управления общественных связей управления делами (далее общественную приемную), доведены до руководителей администрации города на личном приеме, а также на встречах, "по прямой телефонной линии", по телефону "горячая линия".

15.1. Порядок работы с письменными обращениями граждан

15.1.1. Письменные обращения, поступившие по почте через канцелярию общего отдела управления делами администрации города проверяются на правильность доставки, целостность вложений и передаются в общественную приемную. Конверты, как правило, уничтожаются, кроме случаев, когда только по конверту можно установить адрес отправителя.

15.1.2. Письменные обращения, доставленные в городскую администрацию непосредственно заявителем, сдаются в общественную приемную. По его просьбе на втором экземпляре обращения делается отметка о регистрации.

15.1.3. Письменные обращения регистрируются в электронной базе данных в системе "АСКОГ" (приложение 38) в течение суток с момента их поступления. На заявлении в верхнем правом углу ставится штамп с указанием даты регистрации и входящий номер.

15.1.4. Зарегистрированные письма общественная приемная направляет для рассмотрения руководителям администрации города в соответствии с распределением обязанностей, утвержденным постановлением главы городского самоуправления. К письму прилагается визитка, на которой указывается Ф.И.О. руководителя и краткое содержание изложенных вопросов.

15.1.5. Письменные обращения, направленные главе городского самоуправления и заместителям главы администрации, выдаются советникам руководителей в общественной приемной под роспись.

15.1.6. Письменные обращения граждан с резолюцией руководителя администрации города советники возвращают в общественную приемную для внесения содержания поручения в электронную базу данных и направления исполнителям.

15.1.7. Письменные обращения с резолюцией руководителя направляются для исполнения в структурные подразделения администрации города по почте или через канцелярию общего отдела управления делами.

15.1.8. Ответы на письменные обращения граждан в соответствии с поручением руководителя направляются:

в общественную приемную;

заявителю, копию в общественную приемную.

15.1.9. Ответы, поступившие в общественную приемную, регистрируются и направляются через советников вместе с оригиналом первичного документа руководителю для принятия дальнейших решений. Схема прохождения и контроля письменных обращений граждан прилагается (приложение 39).

15.2. Порядок приема граждан по личным вопросам

15.2.1. Запись граждан на прием по личным вопросам к главе городского самоуправления и его заместителям осуществляется специалистами общественной приемной ежедневно (кроме выходных) с 9 до 13 часов.

15.2.2. Прием граждан по личным вопросам руководителями администрации города осуществляется согласно графику, утвержденному главой городского самоуправления.

15.2.3. На личном приеме главы городского самоуправления и его заместителей присутствуют советник руководителя и начальник отдела или специалист общественной приемной. При необходимости приглашаются представители структурных подразделений, контрольно-правового управления.

15.2.4. Учет посетителей и высказанных ими предложений, жалоб ведется на карточке установленной формы (приложение 40) и в электронной базе данных по системе "АСКОГ". Карточка учета обращений граждан заполняется, подписывается руководителем и передается советником в трехдневных срок вместе с сопроводительными письмами в общественную приемную для регистрации и направления исполнителям.

15.2.5. Переданное на приеме посетителем письменное заявление регистрируется в электронной базе данных личного приема и рассматривается в установленном порядке.

15.2.6. В электронную базу данных вносятся сведения о заявителе, краткое содержание обращения, резолюция руководителя, отметки о результатах работы исполнителей с обращением, о сроках рабочего контроля, о завершении рассмотрения.

15.3. Контроль исполнения устных и письменных обращений граждан:

15.3.1. Общий контроль за прохождением и рассмотрением обращений граждан осуществляет общественная приемная.

15.3.2. Ответственными за качественное и своевременное рассмотрение заявлений, жалоб являются руководители администрации. Они же, при помощи советников, осуществляют контроль сроков исполнения обращений.

15.3.3. Ответственным исполнителем считается лицо, названное в резолюции руководителя администрации первым. Все другие перечисленные в резолюции исполнители в равной степени ответственны за качественное, своевременное исполнение обращения и обязаны в сроки, намеченные ответственным исполнителем, предоставить все необходимые материалы и сведения. Если каждому исполнителю дается самостоятельное поручение, в таких случаях обобщение поступивших сведений готовит советник руководителя.

15.3.4. Все документы, связанные с рассмотрением обращений граждан, передаются только через общественную приемную, с соответствующей отметкой в электронной базе данных.

15.3.5. Сроки исполнения обращений исчисляются в календарных днях с момента поступления их в общественную приемную.

15.3.6. Исполнителю документы передаются, как правило, в день их рассмотрения руководителями администрации.

15.3.7. Обращение должно быть рассмотрено к сроку, указанному в резолюции руководителя администрации. Если срок исполнения в резолюции не указан, обращение рассматривается в сроки, установленные Законом Омской области "Об обращениях граждан".

15.3.8. Если обращение, или поручение по обращению, не могут быть исполнены в установленный срок, то исполнитель обязан не позднее, чем за 2-3 дня до истечения срока, согласовать его продление с руководителем, установившим срок, или давшим поручение, в соответствии с Законом Омской области "Об обращениях граждан", направив заявителю промежуточный ответ.

15.3.9. Организация работы с обращениями граждан, поставленными на рабочий контроль, аналогична рассмотрению обращений с текущем контролем.

15.3.10. Основанием для снятия с контроля обращения гражданина является наличие визы руководителя о снятии с контроля.

15.3.11. Рассмотренные обращения граждан подшиваются в дела и хранятся в архиве общественной приемной в течение трех лет. По истечении указанного срока они по акту сдаются в архив на уничтожение (приложение 41).

15.4. Порядок работы с обращениями граждан, поступивших по телефону "горячая линия"

15.4.1. Режим работы "горячей линии" утверждается заместителем главы, управляющим делами администрации города.

15.4.2. Обращения граждан, (далее "обращения") поступившие по телефону "горячая линия", вносятся должностным лицом, принявшим его, в карточку установленной формы (приложение 42) и в течение суток передаются в структурные подразделения администрации города для рассмотрения в соответствии с распределением обязанностей и в соответствии с постановлением главы городского самоуправления от 28.06 99 г. N 208-п "Об организации работы "горячей линии" в администрации города".

15.4.3. Передача обращений в структурные подразделения администрации города осуществляется по телефону, факсу или непосредственно специалистам, курьерам этих подразделений в общественной приемной.

15.4.1. В каждом структурном подразделении руководитель назначает специалиста, ответственного за работу с обращениями граждан, поступившими по телефону "горячая линия" городской администрации, который организует регистрацию и общий контроль за рассмотрением предложений, заявлений, жалоб.

15.4.5. Регистрация и учет обращений граждан, поступивших по телефону "Горячая линия", осуществляется в электронной базе данных по системе "АСКОГ".

15.4.6. Предложения, заявления, жалобы, поступившие по телефону "горячей линии" рассматриваются в срок до 10 дней. В случаях, когда для рассмотрения обращения необходимо проведение специальной проверки, истребование дополнительных материалов, либо других мер, срок рассмотрения заявлений может быть продлен заместителем управляющего делами, начальником управления общественных связей до одного месяца.

15.4.7. О результатах рассмотрения обращения заявитель должен быть официально письменно извещен исполнителем в течение трех дней, копия ответа направляется в общественную приемную. В исключительных случаях допускается информирование заявителя по телефону, в данном случае в адрес общественной приемной направляется письменное сообщение о принятых мерах.

15.4.8. Основанием для снятия обращения с контроля является наличие визы заместителя управляющего делами, начальника управления общественных связей администрации города.

15.4.9. Рассмотренные обращения (карточка и ответы исполнителей) хранятся в картотеке общественной приемной в течение трех лет. По истечении указанного срока они по акту сдаются в архив на уничтожение.

15.5. Порядок работы с обращениями граждан, поступивших по другим каналам

15.5.1. Обращения граждан в адрес руководителей администрации города, подлежащие рассмотрению, могут также поступать на встречах с населением, во время проведения "прямых телефонных линий", телерадиопередач с участием представителей городской администрации, в ходе которых работают контактные телефоны.

15.5.2. Проведение встреч, "прямых телефонных линий" главы городского самоуправления, первых заместителей, заместителей главы, руководителей структурных подразделений администрации г. Омска осуществляется согласно ежеквартальным графикам (приложения 43), утвержденным главой городского самоуправления.

15.5.3. Заместители главы, руководители структурных подразделений администрации г. Омска направляют в управление общественных связей управления делами не позднее 20 числа последнего месяца, предшествующего кварталу, графики планируемых встреч (приложение 44) на основании которых отдел анализа общественного мнения управления общественных связей готовит общий график (приложение 43).

15.5.4. Обращения, поступившие при проведении выше перечисленных мероприятий, оформляются специалистами общественной приемной совместно с советником в трехдневный срок в виде перечня вопросов и предложений, который утверждается руководителем, ответственным за проведение мероприятия (приложение 45) и рассылаются исполнителям через общий отдел управления общего обеспечения деятельности администрации управления делами.

15.5.5. О результатах рассмотрения заявитель извещается письменно или устно, по телефону. В общественную приемную направляется копия ответа заявителю или письменная информация о принятых мерах.

15.5.6. На основании документов, представленных исполнителем, общественная приемная готовит руководителю итоговую информацию о выполнении вопросов и предложений, поступивших на соответствующем мероприятии.

15.5.7 Основанием для снятия обращений с контроля является наличие визы руководителя на итоговой информации.

16. Организация работы с кадровой документацией

16.1. Структура администрации города утверждается постановлением главы городского самоуправления.

16.2. Самостоятельное структурное подразделение администрации города имеет положение, структуру, штатное расписание, должностные инструкции на каждую должность.

16.3. Заместители главы администрации города, директора департаментов и их заместители, начальники управлений и их заместители, руководители самостоятельных структурных подразделений и их заместители назначаются и освобождаются от должности главой городского самоуправления на основании распоряжения, представляемого заместителем главы администрации, управляющим делами администрации города после предварительного собеседования и оформления соответствующих документов в отделе кадров управления общего обеспечения деятельности администрации города управления делами, согласования с заместителем главы администрации города, курирующего соответствующую отрасль.

16.4. Личное дело муниципального служащего оформляется и ведется кадровой службой или специально назначенным работником самостоятельного структурного подразделения.

16.5. В личное дело включаются:

документы о назначении, перемещении, увольнении, отпусках, командировках, поощрениях и наградах, взысканиях;

собственноручно заполненные анкета и автобиография, заявление служащего:

копии документов об образовании, ученой степени, звании, переподготовке;

документы, характеризующие трудовую деятельность служащего (заключение аттестационной комиссии, характеристики, отзывы, представления и др.);

подписка-обязательство;

справка, содержащая сведения о соблюдении гражданином установленных законодательством ограничений, связанных с замещением муниципальной должности муниципальной службы: декларация о доходах, справка о соблюдении гражданином ограничений, связанных с замещением государственной должности РФ.

16.6. При переводе муниципального служащего на новую должность муниципальной службы личное дело передается по новому месту муниципальной службы, а копия личного дела сдается в архив.

16.7. Начальники отделов, их заместители, начальники секторов, советники, эксперт-советники, консультанты, главные и ведущие специалисты, специалисты 1 категории аппарата администрации города Омска принимаются и увольняются с работы заместителем главы администрации, управляющим делами администрации города на основании приказа по управлению делами после предварительного собеседования и оформления документов в отделе кадров управления общего обеспечения деятельности администрации города управления делами, согласования с заместителями главы администрации города, руководителями соответствующих подразделений.

16.8. Работники управления общего обеспечения деятельности администрации городя управления делами принимаются и увольняются с работы на основании приказа по управлению делами администрации города за подписью первого заместителя управляющего делами, начальника управления общего обеспечения деятельности администрации города управления делами после предварительного собеседования и оформления документов в отделе кадров управления общего обеспечения деятельности администрации города управления делами администрации города, согласования с начальником соответствующего отдела, сектора.

16.9. Отпуска служащим, перечисленным в п. 16.3, предоставляются на основании распоряжения главы городского самоуправления.

16.10. Остальным категориям работников аппарата администрации города очередные отпуска предоставляются на основании приказа заместителя главы администрации, управляющего делами или первого заместителя управляющего делами, начальника управления общего обеспечения деятельности администрации города управления делами по заявлению работника, предварительно согласованному с отделом кадров, руководителем соответствующего подразделения администрации.

16.11. Ознакомление работников с приказами ведется под роспись.

16.12. Приказы по управлению делами регистрируются отделом кадров в журналах:

по личному составу (прием, увольнение, перемещение) с индексом "лс";

по кадровым вопросам (отпуска, поощрения, взыскания) с индексом "к";

по приему делегаций, с индексом "д".

Журналы регистрации приказов ведутся на календарный год.

16.13. Кадровой службой на каждого работника ведется статистическая карточка формы Т-2.

16.14. Трудовые книжки работников регистрируются в журнале, хранятся в отдельном сейфе, при увольнении выдаются работникам под роспись.

Ознакомление работников с записями в трудовых книжках производится не реже одного раза в 2 года.

16.15. Приказы по личному составу, личные дела и карточки (формы Т-2) сдаются в ведомственный архив - через год после увольнения работника.

16.16. Специалисты отдела кадров принимают документы от предприятий и организаций:

на присвоение звания "Почетный гражданин города Омска" в соответствии с Порядком присвоения звания "Почетный гражданин города Омска", утвержденного решением городского Совета от 19.04.95 N 42;

к награждению Почетной грамотой города Омска в соответствии с Порядком представления к награждению Почетной грамотой города Омска, утвержденного решением городского Совета от 16.07.97 N 362 (образец - приложение 46);

к награждению благодарственным письмом города Омска (приложение 47, образец - приложение 48).

Документы регистрируются в отдельных журналах.

16.17. Работа с договорами

16.17.1. Все договоры регистрируются в отделе кадров.

На подпись главы городского самоуправления города Омска или его заместителей ставится гербовая печать.

Договору присваивается регистрационный номер.

Ответственный исполнитель получает оригиналы договора под роспись.

Один экземпляр договора с подлинной подписью и печатью хранится в отделе кадров в сейфе.

16.17.2. Договоры, хранящиеся в отделе кадров, предоставляются для работы по письменной заявке на имя заместителя главы администрации, управляющего делами либо его первого заместителя. В случае их отсутствия разрешение дает начальник отдела кадров.

Выдача договоров для работы регистрируется в отдельном журнале, с указанием даты и времени выдачи договора (на какой срок), цели выдачи, фамилии получателя и его подписи.

Заместитель главы администрации, управляющий делами

В.Е. Тимофеев

Приложение 1

Примерный перечень
наиболее употребляемых в управленческой деятельности видов документов

Акт                - 1) документ, издаваемый государственным органом,

                     органом местного самоуправления, должностным лицом

                     в пределах их компетенции в установленной законом

                     форме (постановление, распоряжение и т.д.);

                     2) документ, составленный несколькими лицами и

                     подтверждающий установленные факты или события.

Договор            - документ, фиксирующий соглашение 2-х или более

                     сторон об установлении, изменении или прекращении

                     правоотношений.

Докладная записка  - документ, адресованный руководству, излагающий

                     какой-либо вопрос с выводами и предложениями

                     составителя.

Инструкция         - правовой акт, издаваемый органом управления,

                     учреждениями, предприятиями, организациями в целях

                     установления правил, регулирующих организационные,

                     научно-технические, финансовые и иные специальные

                     стороны их деятельности, должностных лиц и граждан.

Письмо             - обобщенное наименование различных по содержанию

                     документов, служащих средством общения между

                     учреждениями, частными лицами.

Положение          - правовой акт, устанавливающий основные правила

                     организации и деятельности государственных органов,

                     структурных подразделений органов (а также

                     нижестоящих учреждений, предприятий, организаций).

Постановление      - правовой акт, принимаемый высшими и центральными

                     органами коллегиального управления, в целях

                     разрешения наиболее важных и принципиальных задач,

                     стоящих перед данными органами, и установления

                     стабильных норм, правил поведения.

Правила            - свод обязательных для выполнения требований, норм.

Приказ             - правовой акт, издаваемый руководителем учреждения,

                     действующего на основе единоначалия в целях

                     разрешения основных и оперативных задач, стоящих

                     перед данным органом.

Протокол           - документ, содержащий последовательную запись хода

                     обсуждения вопросов и принятия решений на собраниях,

                     совещаниях и заседаниях коллегиальных органов.

Распоряжение       - правовой акт, издаваемый единолично руководителем

                     коллегиального органа управления с целью разрешения

                     оперативных вопросов. Имеет ограниченный срок

                     действия и касается узкого круга организаций и

                     должностных лиц.

Регламент          - это свод правил.

Сводка             - документ, представляющий собой обобщенные данные

                     по одному вопросу.

Соглашение         - см. договор.

Справка            - документ, содержащий описание или подтверждение

                     тех или иных фактов и событий.

Устав              - правовой акт, определяющий структуру, функции

                     и права города, учреждения, организации.

Указание           - правовой акт, издаваемый органом государственного

                     управления по вопросу информационно-методического

                     характера, а также по вопросу, связанному с

                     исполнением приказов, инструкций и других актов

                     данного органа и вышестоящих органов управления.

Приложение 2

Администрация города

Наименование структурного

подразделения

НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ

_________________________

   (место составления)

на ________ год

-------------------------------------------------------------------------

                             Название раздела

-------------------------------------------------------------------------

            |              |               |  Срок хранения   |

 Индекс дела|Заголовок дела|Количество дел |дела (тома, части)|Примечание

            |(тома, части) |(томов, частей)|  и N статей по   |

            |              |               |     перечню 1    |

------------+--------------+---------------+------------------+----------

      1     |      2       |      3        |        4         |    5

-------------------------------------------------------------------------

Наименование должности          Дата         Подпись       Расшифровка

руководителя структурного                                  подписи

подразделения

Наименование должности          Дата         Подпись       Расшифровка

составителя номенклатуры                                   подписи

СОГЛАСОВАНО

Лицо, ответственное за архив    Дата         Подпись       Расшифровка

                                                           подписи

     1. Название перечня: Перечень  типовых  документов,  образующихся  в

деятельности министерств, ведомств и  других  учреждений  и  организаций,

предприятий с указанием сроков хранения. М., 1989 г.

Приложение 3

Администрация города                     УТВЕРЖДАЮ

                                         Заместитель главы администрации,

НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ                         управляющий делами

___________ N _________

_______________________                  Подпись             Расшифровка

  (место составления)                                        подписи

на __________ год                        Дата

-------------------------------------------------------------------------

                             Название раздела

-------------------------------------------------------------------------

            |              |               |  Срок хранения   |

 Индекс дела|Заголовок дела|Количество дел |дела (тома, части)|Примечание

            |(тома, части) |(томов, частей)|  и N статей по   |

            |              |               |     перечню      |

------------+--------------+---------------+------------------+----------

      1     |      2       |      3        |        4         |    5

-------------------------------------------------------------------------

Лицо, ответственное за делопроизводство     Подпись         Расшифровка

администрации города                                        подписи

Дата

Лицо, ответственное                         Подпись         Расшифровка

                                                            подписи

ОДОБРЕНО                                    СОГЛАСОВАНО

Протокол ЭКК                                Протокол ЭПК

администрации города                        архивного управления

от ____________ N _______                   от ______________ N ________

Приложение 3

(продолжение)

     Итоговая  запись  о  категориях  и  количестве  дел,  заведенных   в

__________ году в организации

По срокам хранения	Всего	В том числе:
		переходящих	с отметкой "ЭКП"
1	2	3	4
постоянного
временного (свыше 10 лет)
временного (до 10 лет включительно)
Итого:

Лицо, ответственное              Подпись              Расшифровка подписи

за архив

Дата

Приложение 4

            Герб

            ГЛАВА

   ГОРОДСКОГО САМОУПРАВЛЕНИЯ

           Г. ОМСКА

644099, г. Омск, ул. Гагарина, 34

От ____________ N _______________

/-                             -\

|                               |

Приложение 5

              Герб

       Первый заместитель

      главы  администрации

            Г. Омска

644099, г. Омск, ул. Гагарина, 34

От ____________ N _______________

На N __________ от ______________

Приложение 6

            Герб

        АДМИНИСТРАЦИЯ

           ГОРОДА

           ОМСКА

644099, г. Омск, ул. Гагарина, 34

От ____________ N _______________

На N __________ от ______________

/-                             -\

|                               |

Приложение 7

            Герб

        АДМИНИСТРАЦИЯ

          Г. ОМСКА

      Управление делами

644099, г. Омск, ул. Гагарина, 34

От ____________ N _______________

На N __________ от ______________

/-                             -\

|                               |

Приложение 8

                                   Герб

                        Администрация города Омска

                  Глава городского самоуправления (Мэр)

                              ПОСТАНОВЛЕНИЕ

_________________________________________________________________________

от _____________ N _________

                       ПОСТАНОВЛЕНИЕ ЗАВИЗИРОВАЛИ:

Заместитель главы администрации,

управляющий делами                                          В.Е. Тимофеев

Начальник контрольно-правового

управления                                             А.В. Подгорбунских

Приложение 9

                                   Герб

                        Администрация города Омска

                  Глава городского самоуправления (Мэр)

                               РАСПОРЯЖЕНИЕ

_________________________________________________________________________

от _____________ N _________

                        РАСПОРЯЖЕНИЕ ЗАВИЗИРОВАЛИ:

Заместитель главы администрации,

управляющий делами                                          В.Е. Тимофеев

Начальник контрольно-правового

управления                                             А.В. Подгорбунских

Приложение 10

                                   Герб

                        Администрация города Омска

                  Первый заместитель главы администрации

                               РАСПОРЯЖЕНИЕ

_________________________________________________________________________

от _____________ N _________

                        РАСПОРЯЖЕНИЕ ЗАВИЗИРОВАЛИ:

Заместитель главы администрации,

управляющий делами                                          В.Е. Тимофеев

Начальник контрольно-правового

управления                                             А.В. Подгорбунских

Приложение 11

Примерный перечень
документов, подлежащих утверждению

Акты            (проверок и ревизий; приема законченных строительством

                объектов, оборудования; экспертизы; передачи дел;

                ликвидации организаций, учреждений, предприятий и т.д.)

Договоры        (о производстве работ, материально-техническом снабжении,

                аренде помещений; о поставках, подрядах, научно-

                техническом сотрудничестве, материальной ответственности

                и т.д.)

Задания         (на проектирование объектов, технических сооружений,

                капитальное строительство, заявки на оборудование; на

                проведение научно-исследовательских работ; техническое

                и т.д.)

Инструкции      (должностные; по делопроизводству; технике безопасности;

(правила)       внутреннего трудового распорядка и т.д.)

Нормативы       (расхода сырья, материалов, электроэнергии;

                технологического проектирования и т.д.)

Отчеты          (о производственной деятельности, командировках и т.д.)

Перечни         (должностей работников с ненормированным рабочим днем;

                предприятий, на которые распространяются определенные

                льготы; типовых документов, образующихся в деятельности

                администрации с указанием сроков хранения и т.д.)

Планы           (производственные, строительно-монтажных, проектно-

                изыскательских, научно-исследовательских работ, доходов

                по жилищно-коммунальному ремонту, работы коллегии,

                научно-технического совета, ученого совета и т.д.)

Положения       (об администрации, структурном подразделении;

                премировании и т.д.)

Программы       (проведения работ и мероприятий; командировок и т.д.)

Сметы           расходов (на содержание аппарата управления, зданий,

                помещений, использования средств, на строительство

                и т.д.)

Структура       и штатная численность.

Штатное         и изменения к нему.

расписание

Приложение 12

Примерный перечень
документов, на которых ставится гербовая печать *

Акты           (приема законченных строительством объектов, оборудования,

               выполненных работ; списания, экспертизы и т.д.)

Доверенности   (на получение товарно-материальных ценностей, ведение дел

               в арбитраже и т.д.)

Договоры       (о материальной ответственности, поставках, подрядах,

               научно-техническом сотрудничестве, аренде помещений;

               о производстве работ и т.д.)

Задания        (на проектирование объектов, технических сооружений;

               капитальное строительство; технические и т.д.)

Заявки         (на оборудование).

Заявления      (на аккредитив; об отказе от акцепта и т.д.)

Заключения     и отзывы организаций на диссертации и авторефераты,

               направляемые в высшую аттестационную комиссию.

Образцы        оттисков печатей и подписей работников, имеющих право

               совершения финансово-хозяйственных операций.

Письма         гарантийные (на выполнение работ, услуг и т.д.)

Поручения      (бюджетные; банковские; пенсионные; платежные,

               сводные, в банк; на получение и перевод валюты,

               на импорт и т.д.)

Положения      о структурных подразделениях.

Почетные грамоты

Протоколы

Реестры        (чеков; бюджетных поручений, представляемых в банк).

Смета          расходов (на содержание аппарата управления, на

               подготовку и освоение производства новых изделий; на

               калькуляцию к договору; на капитальное строительство

               и т.д.)

Справки        (лимитные; о выплате страховых сумм; использовании

               бюджетных ассигнований на зарплату; о начисленной

               и причитающейся зарплате и т.д.)

Спецификации   (изделий, продукции и т.д.)

Титульные

списки

Штатные        и изменения к ним.

расписания

* В организациях, не имеющих гербовой печати, ставится простая круглая печать.

Приложение 13

                 ЛИСТ СОГЛАСОВАНИЯ ПРОЕКТА ПОСТАНОВЛЕНИЯ

                     ГЛАВЫ ГОРОДСКОГО САМОУПРАВЛЕНИЯ

По вопросу ______________________________________________________________

_________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________

Проект вносит ___________________________________________________________

Проект согласован:

Дата поступления	Дата согласования	Должность, фамилия, инициалы согласующего лица	Замечания к проекту	Личная подпись

Лист согласования выдан: _____________________________ дата

                         _____________________________ подпись

Приложение 14

                                 СПРАВКА

                  к проекту постановления (распоряжения)

________________________________________________________________________

________________________________________________________________________

________________________________________________________________________

________________________________________________________________________

Проект вносит __________________________________________________________

________________________________________________________________________

Исполнитель ____________________________________________________________

________________________________________________________________________

Приложение 14

(продолжение - оборотная сторона)

                                УКАЗАТЕЛЬ

                  рассылки постановления (распоряжения)

                   от ________________ N _____________

Кому разослано	Кол.	Кому разослано	Кол.
Администрация Омской области		Отдел по обеспечению деятельности СМИ
Прокуратура г. Омска		Отдел по взаимодействию с административными и правоохранительными органами
Омский городской Совет		Отдел информатизации
Глава городского самоуправления		Отдел кадров
Советник		Отдел бухгалтерского учета и отчетности
Первый заместитель главы администрации		Хозяйственный отдел
Советник		Архивный отдел
Заместитель главы администрации
Советник		Главное управление архитектуры и градостроительства
Управляющий делами		Инспекция ГАСН
Советник		Административно-техническая инспекция
Департамент финансов и экономики		МУП "Центр жилищных субсидий"
Департамент стратегического развития города		МУП "БТИ"
Департамент городского хозяйства
Департамент недвижимости		МУП "Водоканал"
Департамент муниципального заказа		МУП "УКС г. Омска"
Департамент строительства		МПЭП "Омскэлектро"
Комитет по земельным ресурсам и землеустройству		МП "Омскгорсвет"
Управление транспорта		ОАО "Омскгоргаз"
Управление культуры		Тепловые сети АК "Омскэнерго"
Управление здравоохранения		МХПТСК
Управление физкультуры и спорта		Городская телефонная сеть
Управление образования		Городской радиотрансляционный узел
Управление социальной защиты
Управление молодежной политики
Управление потребительского рынка и услуг		Налоговая инспекция
Управление промышленной политики и поддержки предпринимательства		Управление внутренних дел Омской области
Управление по делам национальной политики, религии и общественных объединений		Областное учреждение юстиции по государственной регистрации
Контрольно-правовое управление
Администрации округов		Группа контроля (АСКИД)
Администрации поселков
Управление общего обеспечения деятельности администрации города
Общий отдел
Управление организационной работы
Отдел организационных технологий УОР
Управление общественных связей УД

     Ответственный исполнитель ____________________________________

     Постановление (распоряжение) разослано _______________________

     Нач. сектора канцелярии ______________________________________

Приложение 15

Тематика кодификатора

1. Организационная работа

2. Связь с общественностью

3. Благоустройство, коммунальное обслуживание, водоснабжение и канализация

4. Здравоохранение

5. Образование, наука

6. Молодежная политика

7. Культура и искусство

8. Физкультура и спорт

9. Потребительский рынок и услуги

10. Социальная защита

11. Финансово-экономические вопросы

12. Транспортное обслуживание

13. Энергетика, топливоснабжение, газификация

14. Архитектурно- планировочные вопросы

15. Вопросы землепользования

16. Вопросы связи

17. Законность, охрана порядка, оборонная работа

18. Реорганизация структуры управления

19. Ввод в эксплуатацию объектов

20. Управление муниципальной собственностью

21. Муниципальный заказ

22. Охрана окружающей среды

23. Предпринимательство, промышленность

24. Капитальное строительство

Приложение 16

Схема
контроля исполнения правовых актов (распорядительных документов)

                               /-------------------------------\

                               |Документы на снятие с контроля,|

          /--------------------|   анализ состояния контроля   |<--------------\

          |                    \-------------------------------/               |

          V                                                                    |

‰‡‡‡‡‡‡‡‡‡„‡‡‡‡‡‡‡‡‡‡‚       /-------------------------\            ‰‡‡‡‡‡‡‡‡‡‡„‡‡‡‡‡‡‡‡‡‡‚

Ђ  Глава городского  Ђ       |Взаимодействие по ведению|<-----------Ѓ   Организационный   †<----------------------\

Ђ   самоуправления   Ђ       |  баз данных и контролю  |----------->Ѓ        отдел        †-----------\           |

ѓ‡‡‡‡‡‡‡‡‡…‡‡‡‡‡‡‡‡‡‡Љ       \-------------------------/            ѓ‡‡‡‡‡‡‡‡‡‡…‡‡‡‡‡‡‡‡‡‡Љ           |           |

          |                         |            ^                             |                      |           |

          V                         |            |                             |                      V           |

  /----------------\                |            |                             |                 /-------------\  |

  | Постановления, |                V            |                             |                 |  Перечень   |  |

  |  распоряжения  |         ‰‡‡‡‡‡‡„‡‡‡‡‡‡‡‡‡‡‡‡„‡‡‡‡‡‚                       V                 |неисполненных|  |

  \----------------/         Ђ    Автоматизированная   Ђ        /-----------------------------\  | документов  |  |

          |              /-->Ѓ     система контроля    †------->|Локальная вычислительная сеть|  \-------------/  |

          V              |   Ђ          АСКИД          Ђ        \-----------------------------/       |           |

‰‡‡‡‡‡‡‡‡‡„‡‡‡‡‡‡‡‡‡‡‚   |   ѓ‡‡‡‡‡‡…‡‡‡‡‡‡‡‡‡‡‡‡‡‡…‡‡‡Љ                       ^                      |           |

ЂПротокольный сектор Ђ   |          |              ^                           |                      | /-------------\

Ђ                    Ђ   |          |              |                           |                      | |  Информация |

Ђ    Регистрация     Ђ   |          |              |                           |                      | |об исполнении|

ѓ‡‡‡‡‡‡‡‡‡…‡‡‡‡‡‡‡‡‡‡Љ   |          |              |                           |                      | |  документов |

          |              |          |     /-------------\           ‰‡‡‡‡‡‡‡‡‡‡„‡‡‡‡‡‡‡‡‡‡‚           | \-------------/

          |              |          |     |  Информация |           Ђ      Советники      †<----------/           ^

          V              |          |     |об исполнении|<----------Ѓ    руководителей    †-----------------------/

‰‡‡‡‡‡‡‡‡‡„‡‡‡‡‡‡‡‡‡‡‚   |          |     |  документов |           ѓ‡‡‡‡‡‡‡…‡‡‡‡‡‡‡…‡‡‡‡‡Љ

Ђ     Канцелярия     Ђ   |          |     \-------------/                   ^       ^

Ђадминистрации городаЂ   |          V                                       |       |

Ђ                    †---/    /------------\                                |       |

Ђ      Рассылка      Ђ        |Машинограмма|--------------------------------/       |

ѓ‡‡‡‡‡‡‡‡‡…‡‡‡‡‡‡‡‡‡‡Љ        |   АСКИД    |                                        |

          ^                   \------------/                                        |

          \-------------------------------------------------------------------------/

Приложение 17

                        АДМИНИСТРАЦИЯ ГОРОДА ОМСКА

      ______________________________________________________________

                          ЛИСТ КОНТРОЛЯ N ______

Постановление от _________________ N _________

На кого возложен контроль руководством __________________________________

_________________________________________________________________________

Поручения по выполнению постановления ___________________________________

Заключение о выполнении _________________________________________________

_________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________

Подпись руководителя ____________________________________________________

Приложение 17

(продолжение - оборотная сторона)

     Отметка о выполнении поручения руководителя:

Дата	Наименование мероприятия	Ответственный исполнитель
1	2	3

Консультант (советник) руководителя _____________________________________

Отметка АСКИД "____"______________ 200__ г.

Снято   с  контроля  "____"____________ 200__ г.   постановлением   главы

городского самоуправления от "____"____________ 200__ г. N ____

Приложение 18

Схема прохождения служебных документов

/--------\   /------\   /------------\   /---------------\   /----------------\   /-------------------------\

|        |   |     к|   |           к|   |Справка по    к|   |Предварительное |   |       Дополнение       к|

|Документ|   |Прием |   |Регистрация |   |истории письма |   |рассмотрение    |   |в регистрационные данные |

|        |   |      |   |            |   |               |   |        упр. дел|   |                         |

\--------/   \------/   \------------/   \---------------/   \----------------/   \-------------------------/

                         |   /-------------/                                    /----/        |

                         |   |  /-----------------------------------------------/             |

                         | /-+--+------------------------------------------------------------>|

                         | | |  |             |             /---------------------------------+-------------------\

                         | | |  |             |             |                                 |                   |

                         | | |  |             |             |                                 V                   |

                         | | |  |             |             |                     /----------------------------\  |

                         | | |  |             |             |                     |Рассмотрение документа     р|  |

                         | | |  |             |             |                     |                    упр. дел|  |

                         V | V  |             |             |                     \----------------------------/  |

                 /------------\ |       /------------\      |                                 |                   |

                 |           к|</       | Получение  |      |                     /----------------------------\  |

                 |            |         | справочной |<-----| /-------------\     |                         с,р|  |

/----------\     |            |         | информации |      | | Напоминание |     |Формирование ответа         |  |

|Справочный|     |    База    |         \------------/      | \-------------/     \----------------------------/  |

| телефон  |---->| документов |                             |       ^                         |                   |

|канцелярии|     |(канцелярия)|                             |       |             /----------------------------\  |

\----------/     |            |                             |       |             |                          с |  |

                 |            |                             |       \-------------|  Контроль исполнения       |  |

                 |            |<-------------------\        |                     \----------------------------/  |

       /---------|            |<--------------\    |        |                                 |                   |

       |         \------------/               |    |        |                     /----------------------------\  |

       |                |                     |    |        |                     |                       р,с,к|  |

       |                |                     |    \--------+---------------------|Списание в дело             |  |

       V                V                     |             |                     \----------------------------/  |

/--------------\ /--------------------\ /------------------\|                                 |                   |

|             к| |                   к| |                 к|\---------------------------------+-------------------/

|Формирование  | |Формирование сводок | |    Фиксация      |                      /----------------------------\

|информационных| |по исполнительской  | |движения документа|                      |                           к|

|   сводок     | |    дисциплине      | |                  |                      |  Отправка ответа           |

\--------------/ \--------------------/ \------------------/                      \----------------------------/

к - канцелярия с - советник руководителя р - руководитель упр. дел. - управляющий делами

Приложение 19

Перечень
документов, не подлежащих регистрации в канцелярии
администрации города

1. Сообщения о заседаниях, совещаниях и повестках дня, кроме присланных из органов государственной власти.

2. Пригласительные билеты, поздравительные письма и телеграммы.

3. Графики, заявки, разнарядки.

4. Сводки и информации, присланные для сведения.

5. Учебные планы, программы.

6. Рекламные материалы.

7. Книги, газеты, журналы.

8. Объяснительные записки.

9. Документы на иностранных языках без перевода.

10. Планы основных мероприятий управлений, комитетов, отделов.

Приложение 20

                         ВХОДЯЩАЯ КОРРЕСПОНДЕНЦИЯ

                                                 Маш. номер

Приемная                 Входящий N              Получен

N пост. док.             Дата поступ. док.

Корреспондент

Откуда поступил

Содержание

Рез. 1 от

---- срок

Автор                                            Отметка      Признак

Куда отпр.

Исполнители

Пер./возв.

Рез. 2 от

---- срок

Автор                                            Отметка      Признак

Куда отпр.

Исполнители

Пер./возв.

Рез. 3 от

---- срок

Автор                                            Отметка      Признак

Куда отпр.

Исполнители

Пер./возв.

Отм. Об исполн.

Характер исп.            N дела                  Дата

Приложение 21

                             Форма протокола

Наименование

предприятия

ПРОТОКОЛ

00.00.00 N 00

Москва

производственного

совещания

Председатель         - Егоров А.И.

Секретарь            - Краснова Ю.И.

Присутствовали:      должность, фамилии, инициалы

Приглашенные:        должности, фамилии, инициалы

ПОВЕСТКА ДНЯ:

     1. О...

              Доклад зам. директора Анисимова О.Е.

     2. О...

              Сообщение гл. бухгалтера Осиповой В.К.

1. СЛУШАЛИ:

Анисимов О.Е. - изложение содержания доклада

ВЫСТУПИЛИ:

Егоров А.И., должность        - содержание выступления

Иванов Г.Е., должность        - содержание выступления

ПОСТАНОВИЛИ:

1.1. Утвердить...

1.2. Представить...

2. СЛУШАЛИ:

ВЫСТУПИЛИ:

ПОСТАНОВИЛИ:

Председатель                  подпись          расшифровка подписи

Секретарь                     подпись          расшифровка подписи

В дело 00-00

Подпись              Дата

Приложение 22

                         Форма краткого протокола

Наименование

предприятия

ПРОТОКОЛ

00.00.00 N 00

Москва

производственного

совещания

Председатель     - Егоров А.И.

Секретарь        - Краснова Ю.И.

Присутствовали:  должность, фамилии, инициалы

Приглашенные:    должности, фамилии, инициалы

Рассмотренные вопросы:

     1. ...

     2. ...

Принятые решения:

     1. ...

     2. ...

Председатель              подпись                    А.И. Егоров

Секретарь                 подпись                    Ю.И. Краснова

В дело 00-00

Подпись             Дата

Приложение 23

                       Форма сокращенного протокола

Наименование

предприятия

ПРОТОКОЛ

00.00.00 N 00

Москва

производственного

совещания

Председатель     - Егоров А.И.

Секретарь        - Краснова Ю.И.

Присутствовали:  должность, фамилии, инициалы

Приглашенные:    должности, фамилии, инициалы

ПОВЕСТКА ДНЯ:

     1. Об итогах работы за 1 квартал 1998 г.

     Доклад зам. директора Анисимова О.Е.

     (Иванов В.А., Звягин Л.С., Потапов Ю.П., Сазонов А.Б.,

     Васильева А.В.)

ПОСТАНОВИЛИ:

     1.1. Утвердить ...

     1.2. Принять ...

     2. О перспективном плане.

     Доклад - должность, фамилия, инициалы докладчика

     (фамилии, инициалы выступивших)

ПОСТАНОВИЛИ:

     2.1. ...

     2.2. ...

Председатель                 подпись              А.И. Егоров

Секретарь                    подпись              Ю.И. Краснова

В дело 00-00

Подпись             Дата

Приложение 24

                        Форма выписки из протокола

Наименование

предприятия

ПРОТОКОЛ

00.00.00 N 00

Москва

производственного

совещания

Председатель     - Егоров А.И.

Секретарь        - Краснова Ю.И.

Присутствовали:  фамилии, инициалы

Приглашенные:    должности, фамилии, инициалы

ПОВЕСТКА ДНЯ:

     2. О...

2. СЛУШАЛИ:

     Осипова В.К. - содержание выступления

ПОСТАНОВИЛИ:

    2.1. Установить ...

    2.2. ...

Председатель              подпись                 А.И. Егоров

Секретарь                 подпись                 Ю.И. Краснова

Верно

Секретарь-референт        подпись                 Ю.И. Краснова

Дата

Приложение 25

                               Образец акта

ТОО "Маяк"

АКТ

08.01.99 N 1

Москва

реквизиты кассы

Основание: приказ директора предприятия от 05.01.99 N 2

Составлен комиссией:

Председатель     - зам. директора С.Н. Завьялов

Члены комиссии:  1. Зам. главного бухгалтера П.М. Зайцев

                 2. Бухгалтер О.И. Максимова

                 3. Бухгалтер А.С. Смирнов

Присутствовали:  кассир В.И. Харитонова

     08.01.99 комиссия провела ревизию касса предприятия по состоянию  на

08.01.99.

     В результате проведенной ревизии установлено:

     1. остаток наличных денег в кассе по состоянию на 08.01.99  согласно

кассовой книге и данным бухгалтерского учета должен составлять 25283 руб.

     2. Фактический остаток наличных денег в кассе составляет 21500  руб.

Недостача наличных денег в кассе - 3783 руб.

     3. Недостача наличных денег в кассе  образовалась  по  вине  кассира

Харитоновой В.И.

Составлен в 3-х экз.:

     1-й экз. - в дело 05-11;

     2-й экз. - директору предприятия;

     3-й экз. - главному бухгалтеру.

     Приложение: объяснительная записка кассира Харитоновой В.И. на 1  л.

в 1 экз.

Председатель               подпись                     С.Н. Завьялов

Члены комиссии:            подпись                     П.М. Зайцев

                           подпись                     О.И. Максимова

                           подпись                     А.С. Смирнов

С актом ознакомлена        подпись                     В.И. Харитонова

                           Дата

Приложение 26

ЖУРНАЛ
регистрации исходящей корреспонденции

N п/п	Адресат (кому)	Краткое содержание (заголовок)	Кто подписал	Индекс

Приложение 27

Журнал регистрации входящих телефонограмм

N п/п	Дата приема	Содержание телефонограммы (кому, текст, от кого)	Передал (Ф.И.О. должность, номер телефона)	Принял (Ф.И.О. должность, номер телефона)	Время приема	Исполнитель (Ф.И.О., должность, резолюция)	Отметка об ознакомлении (Ф.И.О., дата, подпись)

Приложение 28

                              ТЕЛЕФОНОГРАММА

_________________________________________________________________________

                 (дата ________________ N _____________)

Кому: ___________________________________________________________________

Текст: __________________________________________________________________

_________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________

Должность подписавшего

телефонограмму              _____________________________________________

Фамилия, инициалы           _____________________________________________

Подпись                     _____________________________________________

(для исходящих

телефонограмм)

Приложение 29

Журнал регистрации исходящих телефонограмм

N п/п	Дата передачи	Краткое содержание телефонограммы	Кто подписал (Ф.И.О. должность)	Передал (Ф.И.О. должность, номер телефона, подпись)	Перечень адресатов (кому направлена)	Принял (Ф.И.О., номер телефона)	Время передачи	Исполнитель телефоно- граммы (Ф.И.О., должность)

Приложение 30

ЛИСТ - ЗАВЕРИТЕЛЬ ДЕЛА N ________________

В деле подшито (вложено) и пронумеровано ________________________________

                                               (цифрами и прописью)

_________________________________________________________________________

листа(ов)

в том числе: литерные листы ____________________________________________;

пропущенные номера ______________________________________________________

Наименование должности лица,                               Расшифровка

составившего заверительную надпись         Подпись         подписи

Дата

Приложение 31

_________________________ _________________________ _________________________ наименование архива _________________________________________________________________ _________________________________________________________________ _________________________________________________________________ _________________________________________________________________ Наименование учреждения и структурного подразделения Дело N ________ _________________________________________________________________ _________________________________________________________________ _________________________________________________________________ _________________________________________________________________ _________________________________________________________________ _________________________________________________________________ (заголовок дела) __________________________________ __________________________________ (крайние даты) На __________ лист хранить ______________

Приложение 32

АДМИНИСТРАЦИЯ ГОРОДА

АКТ                                    УТВЕРЖДАЮ

___________ N __________               Заместитель главы администрации,

________________________               управляющий делами

 (место составления)                   Подпись          Расшифровка

                                                        подписи

о выделении к уничтожению              Дата

документов, не подлежащих хранению

На основании Перечня  типовых  документов,  образующихся  в  деятельности

учреждений с указанием сроков хранения

отобраны к уничтожению  как  не  имеющие  научно-технической  ценности  и

утратившие практическое значение документы фонда администрации города

N п/п	Заголовок дела или групповой заголовок дел	Дата дела или крайние даты дел	Номера описей (номен- клатуры) за год(ы)	Индекс дела (тома, части) по номен- клатуре или N дела по описи	Кол-во дел (томов, частей)	Сроки хране- ния дела (тома, части) и номера статей по перечню	Приме- чание
1	2	3	4	5	6	7	8

Итого __________________________________ дел за ____________________ годы

          (цифрами и прописью)

Документы уничтожены путем сожжения.

Наименование должности руководителя

структурного подразделения              Подпись       Расшифровка подписи

Наименование должности лица,

проводившего экспертизу

ценности документов                     Подпись       Расшифровка подписи

Лицо, ответственное за архив            Подпись       Расшифровка подписи

Дата

ОДОБРЕНО

Протокол ЭКК администрации города

от _______________ N ____________

Приложение 33

                        Администрация города Омска

_________________________________________________________________________

  (наименование структурного подразделения или общественной организации)

                                             УТВЕРЖДАЮ

                                             Наименование должности

                                             руководителя структурного

                                             подразделения

                                             Подпись       Расшифровка

                                                           подписи

                                             Дата

                                 ОПИСЬ N

-------------------------------------------------------------------------

                             Название раздела

-------------------------------------------------------------------------

 N |Индекс дела |Заголовок   |Дата дела    |Кол-во|Срок       |

п/п|(тома,      |дела        |(тома, части)|листов|хранения   |Примечание

   |части)      |(тома,      |             |в деле|дела (тома,|

   |            |части)      |             |(томе,|части)     |

   |            |            |             |части)|           |

---+------------+------------+-------------+------+-----------+----------

 1 |     2      |      3     |      4      |   5  |     6     |    7

---+------------+------------+-------------+------+-----------+----------

   |            |            |             |      |           |

В данную опись внесено _____________________________ дел с N ____________

                            (цифрами и прописью)

по N _____________, в том числе:

литерные номера:

пропущенные номера:

Наименование должности                                   Расшифровка

составителя описи                   Подпись              подписи

Дата

СОГЛАСОВАНО

Лицо, ответственное за архив

Подпись         Расшифровка подписи

Дата

Передал ______________________________________________________ дел

                        (цифрами и прописью)

Наименование должности

сотрудника структурного                                  Расшифровка

подразделения                       Подпись              подписи

Принял __________________________ дел и _________________________________

          (цифрами и прописью)                 (цифрами и прописью)

Лицо, ответственное за архив        Подпись           Расшифровка подписи

Дата

Приложение 34

                            УТВЕРЖДАЮ

                            Заместитель главы

                            администрации,                    Расшифровка

                            управляющий делами     Подпись    подписи

                            Дата

Фонд N _________________

ОПИСЬ N ________________

дел постоянного хранения

за ______________ год

-------------------------------------------------------------------------

      Наименование раздела (структурного подразделения организации)

-------------------------------------------------------------------------

 N | Индекс дела |  Заголовок дела  |  Дата дела  | Кол-во  |

п/п|             |  (тома, части)   |(тома, части)| листов  | Примечание

   |             |                  |             | в деле  |

   |             |                  |             | (томе,  |

   |             |                  |             | части)  |

---+-------------+------------------+-------------+---------+------------

 1 |      2      |        3         |     4       |   5     |     6

---+-------------+------------------+-------------+---------+------------

   |             |                  |             |         |

В данный раздел описи внесено _______________________________ дел,

                                    (цифрами и прописью)

с N _____________ по N _____________, в том числе:

литерные номера:

пропущенные номера:

Лицо, ответственное за архив               Подпись        Расшифровка

                                                          подписи

Дата

УТВЕРЖДЕНО                              ОДОБРЕНО

Протокол ЭПК архивного управления       Протокол ЭКК

администрации Омской области            администрации города

от _____________ N _________            от ___________ N _________

Приложение 35

                            УТВЕРЖДАЮ

                            Заместитель главы

                            администрации,                    Расшифровка

                            управляющий делами     Подпись    подписи

                            Дата

Фонд N _________________

ОПИСЬ N ________________

дел по личному составу

за ____________ год

-------------------------------------------------------------------------

                           Наименование раздела

-------------------------------------------------------------------------

 N |Индекс дела |Заголовок дела|  Дата дела  |  Срок  |Кол-во |

п/п|            |(тома, части) |(тома, части)|хранения|листов |Примечание

   |            |              |             |  дела  |в деле |

   |            |              |             | (тома, |(томе, |

   |            |              |             | части) |части) |

---+------------+--------------+-------------+--------+-------+----------

 1 |      2     |       3      |      4      |    5   |   6   |    7

---+------------+--------------+-------------+--------+-------+----------

   |            |              |             |        |       |

В данную опись внесено _______________________________________ дел

                                  (цифрами и прописью)

с N ____________ по N _____________, в том числе:

литерные номера:

пропущенные номера:

Лицо, ответственное за архив           Подпись        Расшифровка подписи

Дата

ОДОБРЕНО                              СОГЛАСОВАНО

Протокол ЭКК                          Протокол ЭПК

администрации города                  архивного управления

от ___________ N _________            от ___________ N ___________

Приложение 36

_________________________________________________________________________

                 (наименование государственного архива *)

                           Администрация города

_________________________________________________________________________

                            Фонд N __________

                            ОПИСЬ N _________

_________________________________________________________________________

                             (название описи)

                                  Крайние даты дел ______________________

 * Заполняется в государственном архиве

Приложение 37

УТВЕРЖДАЮ                            УТВЕРЖДАЮ

Наименование должности               Заместитель главы администрации,

руководителя                         управляющий делами

Подпись        Расшифровка           Подпись              Расшифровка

               подписи                                    подписи

Дата                                 Дата

АКТ

_______________ N ___________

_____________________________

     (место составления)

приема-передачи документов

на хранение

Основание: Положение о Государственном архивном фонде СССР, утвержденное

           постановлением Совета Министров СССР от 4 апреля 1980 г. N 274

В связи с _______________________________________________________________

                            реорганизацией или

_________________________________________________________________________

                               ликвидацией

_________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________

                       (наименование подразделения)

передает, а _____________________________________________________________

                          (наименование архива)

принимает на хранение документы и страховые копии за ____________________

                                                            (годы)

и справочный аппарат к ним:

-------------------------------------------------------------------------

 N | Название,     | Кол-во      | Кол-во дел | Кол-во    |

п/п| N описи       | экземпляров | (ед. хр.)  | страховых | Примечание

   |               | описи       | Кол-во ОЦД | копий     |

---+---------------+-------------+------------+-----------+--------------

 1 |       2       |      3      |     4      |     5     |      6

---+---------------+-------------+------------+-----------+--------------

   |               |             |            |           |

Итого принято ___________________________________ ед. хр. (в том числе

                      (цифрами и прописью)

страховых копий)

Передачу произвели:                   Прием произвели:

Наименование должностей лиц,          Наименование должностей лиц,

производивших передачу                производивших прием

Подпись            Расшифровка        Подпись          Расшифровка

                   подписи                             подписи

Дата                                  Дата

Приложение 38

                                 ОБРАЗЕЦ

              заполнения регистрационно-контрольной карточки

                      отдела - общественной приемной

             управления общественных связей управления делами

                                РКК АСКОГ

Номер:             Дата:                           Вид:     заявление

Фамилия                                         Категория:

М. работы                                       Регион:

Округ:                    Индекс       Нас. п:

Улица:                           Дом:    корпус:    квартира:

Корреспондент

Индекс:               Дата:                  Срок ответа:

                           СОДЕРЖАНИЕ ОБРАЩЕНИЯ

     1.

     2.

     3.

                         НАПРАВЛЕНО НА РЕЗОЛЮЦИЮ

                                                        Признак контроля:

     Руководитель                 дата резолюции   срок исполнения

     Резолюция

     Исполнители                  дата рез.  срок исп.  дата отв.  пр.

     ____________________________________________________________________

                           СВЕДЕНИЯ ОБ ОТВЕТАХ

                                                          ИЗМЕНЕНИЕ СРОКА

1.   Ответ заявителю       дата      корреспонденту     дата изменения

2.   Ответ заявителю       дата      корреспонденту     новый срок

3.   Ответ заявителю       дата      корреспонденту       "    "

                             РАБОЧИЙ КОНТРОЛЬ

     Исполнитель                       Срок исп.  Дата зад.  Дата исп.

                             С КОНТРОЛЯ СНЯЛ

     Руководитель:

     Дата снятия:           Код:   Дело:   Дата:

Приложение 39

Схема
прохождения и контроля письменных обращений граждан
в отделе - общественной приемной управления общественных
связей управления делами

  Граждане                      Сектор канцелярии общего отдела

    -------------\        /--------------------------------

                 |        |

                 |        |       Почта

                 V        V

              /--------------\

              |    Отдел -   |

              | общественная |

              |   приемная   |

              \--------------/

                     |

                     |   Регистрация в базе данных

                     |   системы "АСКОГ"

                     V

              /--------------\

              |              |

              | Руководитель |

              |              |

              \--------------/

                     |

                     |   Внесение резолюции

                     |   в базу данных

                     V

              /---------------\

              |               |

              |  Исполнитель  |<--------------------\

              |               |                     |

              \---------------/                     |

                     |                              |

                     |   Внесение результатов       |

                     |   рассмотрения в базу данных |

                     V                              |

              /--------------\     /-------------------------\

              |              |     |                         |

              | Руководитель |---->|  Постановка на рабочий  |

              |              |     |        контроль         |

              \--------------/     \-------------------------/

                     |

                     |   Сроки контролируются

                     |   советниками руководителя

                     V

              /--------------\     /-------------------------\

              | Направление  |     |    Анализ, обработка    |

              |  в "Дело"    |---->|   документов в отделе.  |

              \--------------/     |    Подшивка в "Дело".   |

                                   |        Хранение         |

                                   \-------------------------/

Приложение 40

                        АДМИНИСТРАЦИЯ ГОРОДА ОМСКА

N _____________                  КАРТОЧКА                 Срок исполнения

_______ 200__ г.         учета обращений граждан         _______ 200__ г.

                      на личном приеме руководителя

_________________________________________________________________________

Фамилия, имя, отчество __________________________________________________

Адрес ___________________________________________________________________

Место работы ____________________________________________________________

Кем   является   -   (подчеркнуть)   инвалид   ВОВ,    семья    погибшего

военнослужащего, ТБЦ, инвалид труда, пенсионер, в/служ.

Рассмотрел (вел прием) __________________________________________________

Краткое содержание ______________________________________________________

_________________________________________________________________________

Принятое решение ________________________________________________________

_________________________________________________________________________

_____________________________________________________________ Удовлет.

_____________________________________________________________ Отказ.

_____________________________________________________________ Разъясн.

_____________________________________________________________ Направл.

Приложение 41

                                         УТВЕРЖДАЮ

                                         Заместитель главы администрации,

                                         управляющий делами

                                         ___________________ ФИО

                                         "______" ______________ 200__ г.

                                   АКТ

                    по отделу - общественной приемной

             управления общественных связей управления делами

     О выделении к уничтожению документов временного срока хранения

     На основании Типового перечня с указанием сроков хранения отобраны к

уничтожению как не  имеющие  научно-исторической  ценности  и  утратившие

практическое значение документы фонда администрации города.

NN п/п	Заголовок дела или групповой заголовок дел	Дата дела или крайние даты дел	Количество дел, томов, частей	Сроки хранения дела, тома, части
1.	Письменные обращения граждан			3 года, ст. 31
2.	Карточки личного приема руководителей			3 года, ст. 31
3.	Документы с личного приема			3 года, ст. 31
4.	Документы "горячей линии"			3 года, ст. 31

Итого: дел за 200__ год - ______ шт.

       карточек за 200__ год - _____ шт.

     Документы в количестве  _______  дел,  весом  ______  кг.  сданы  на

переработку.

Начальник отдела

общественная приемная                  подпись                ФИО

Заведующая общественным

ведомственным архивом                  подпись                ФИО

Приложение 42

1

2

3

4

5

6

7

8

9

10

11

12

В

П

                        Администрация города Омска

                                 КАРТОЧКА

                учета обращений граждан по "Горячей линии"

_________________________________________________________________________

Фамилия, имя, отчество __________________________________________________

Адрес, телефон __________________________________________________________

административный округ _________________________

место работы, должность _________________________________________________

_________________________________________________________________________

               (общественная деятельность) ______________________________

Особые отметки __________________________________________________________

Краткое содержание

_________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________

___________________________________________________________ Удовлетворено

___________________________________________________________ Отказано

___________________________________________________________ Разъяснено

___________________________________________________________ Направлено

Приложение 43

                                         УТВЕРЖДАЮ

                                         Глава городского самоуправления

                                         __________________ В.П. Рощупкин

                                         "____" ______________ 200__ г.

                              График встреч

             руководителей администрации города и структурных

            подразделений с населением, трудовыми коллективами

                         в ____ квартале 2000 г.

N п/п	Дата, время проведения	Место проведения	Категория участников встреч	Тематика обсуждаемых вопросов
1	2	3	4	5
1
2
3

Заместитель главы,

управляющий делами

администрации г. Омска                                      В.Е. Тимофеев

Приложение 44

                                  График

     планируемых встреч с населением г. Омска, трудовыми коллективами

      _____________________________________________________________

                Должность, фамилия, инициалы руководителя

                                             в ____ квартале 200__ года

N п/п	Дата проведения	Место проведения	Категория участников встреч	Тематика обсуждаемых вопросов	Предложения по приглашению на встречу, его первых заместителей
1	2	3	4	5	6
1
2
3
4
5
6
7

     Срок - не позднее 25 числа месяца, предшествующего кварталу.

                                Руководитель _________________

Приложение 45

                                         УТВЕРЖДАЮ

                                         ________________________

                                          наименование должности

                                         ____________  __________________

                                                        ФИО руководителя

                                         "____" ____________ 200__ г.

                                 Перечень

                    вопросов, предложений поступивших

  ____________________________________________________   _______________________________________

      наименование должности, Ф.И.О. руководителя            мероприятие, дата его проведения

N п/п	Ф.И.О., дом. адрес, тел. обратившегося	Содержание вопроса, предложения	Исполнитель	Поручение	Срок исполнения	Отметка об исполнении
1	2	3	4	5	6	7

     Наименование должности

     (исполнителя документа)                                 Ф.И.О.

Приложение 46

                             ПОЧЕТНАЯ ГРАМОТА

                               ГОРОДА ОМСКА

                         Н А Г Р А Ж Д А Е Т С Я

                              МАЙОР МИЛИЦИИ

                       КЛИМОВ АЛЕКСАНДР НИКОЛАЕВИЧ

        командир роты специализированного полка дорожно-патрульной

                     службы ГИБДД УВД Омской области

     За  образцовое  исполнение  служебных  обязанностей,   положительные

результаты   в   оперативно-служебной   деятельности   и   в   связи    с

профессиональным праздником - Днем милиции.

     Глава городского                         Председатель Омского

     самоуправления г. Омска                  городского Совета

                В.П. Рощупкин                       К.И. Подосинников

                                 2000 г.

Приложение 47

Порядок
представления к награждению благодарственным письмом города Омска

1. Благодарственное письмо города Омска является формой морального поощрения за заслуги в развитии производства, научной и общественной деятельности, в хозяйственном и социально-культурном строительстве, за осуществление конкретных и полезных для города дел в здравоохранении, просвещении, культуре, физкультуре и спорте, обучении и воспитании молодежи и других областях трудовой и общественной деятельности, за поддержание законности и правопорядка, за плодотворный многолетний труд, а также в связи с юбилейными датами.

Юбилейными датами для коллективов следует считать - 20 лет и далее каждые 10 лет, для граждан - 50, 55 (для женщин), 60, 70 лет и далее каждые 5 лет.

2. Для награждения благодарственным письмом города Омска физических лиц представляются следующие материалы: ходатайство главы окружной администрации, оформленное в виде постановления, ходатайство предприятия, организации общественного объединения или учреждения о награждении, характеристика представляемого к награждению лица, содержащая сведения о его производственных, научных и иных достижениях, подписанная руководителем и заверенная печатью предприятия, организации, общественного объединения или учреждения.

Для награждения благодарственным письмом города Омска трудового коллектива представляются: постановление главы администрации округа, сведения о заслугах коллектива предприятия, организации, общественного объединения или учреждения.

При представлении коллектива в связи с юбилейной датой со дня его основания прилагается архивная справка, подтверждающая время основания предприятия, организации, общественного объединения или учреждения.

3. Срок рассмотрения представленных материалов для награждения благодарственным письмом города Омска один месяц.

4. Благодарственное письмо города Омска подписывается главой городского самоуправления и председателем Омского городского Совета. Подписи заверяются гербовой печатью администрации города Омска и Омского городского Совета.

5. Сведения о вручении благодарственного письма города заносятся в трудовую книжку.

Приложение 48

                         БЛАГОДАРСТВЕННОЕ ПИСЬМО

                               ГОРОДА ОМСКА

                             КАПИТАНУ МИЛИЦИИ

                        СЕМЕНКО АНДРЕЮ ВИКТОРОВИЧУ

            начальнику отделения ОРУИМ МОБ Первомайского РУВД

               Советского административного округа г. Омска

                       Уважаемый Андрей Викторович!

     Администрация города Омска и Омский  городской  Совет  выражают  Вам

свою благодарность  за  добросовестное  выполнение  служебного  долга  по

охране общественного порядка, защите чести и достоинства омичей.

     Вы сделали достойный выбор,  став  участковым  инспектором  милиции,

прекрасно понимая, что, выбрав эту профессию, Вы сознательно лишаете себя

права на спокойную жизнь, семейные праздники, выходные дни.

     Вашим долгом стала задача по надежной охране общественного  порядка,

благополучия и спокойствия граждан. И с этим Вы успешно справляетесь.

     Поздравляя  Вас  с  76-летием  образования  в  системе  МВД   службы

участковых инспекторов милиции, от всей души желаем Вам и  Вашим  близким

крепкого  здоровья,  счастья,  реализации  всех  Ваших  добрых  замыслов,

исполнения всех надежд.

     С искреннем уважением

Глава городского                       Председатель Омского

самоуправления г. Омска                городского Совета

              В.П. Рошупкин                        К.И. Подосинников

                                 2000 г.