Приложение. Порядок работы в системе электронного документооборота и делопроизводства Администрации города Омска

Приложение
к распоряжению Администрации города Омска
от 18 сентября 2012 года N 337-р

Порядок
работы в системе электронного документооборота и делопроизводства Администрации города Омска

С изменениями и дополнениями от:

21 июня 2013 г., 20 апреля 2015 г., 3 июня 2016 г., 27 декабря 2017 г.

I. Общие положения

Информация об изменениях:

Распоряжением Администрации города Омска от 3 июня 2016 г. N 252-р в пункт 1 настоящего приложения внесены изменения

См. текст пункта в предыдущей редакции

1. Настоящий Порядок работы в системе электронного документооборота и делопроизводства Администрации города Омска (далее - Порядок) разработан в соответствии с Положением о муниципальных информационных системах Администрации города Омска, утвержденным распоряжением Администрации города Омска от 15 марта 2011 года N 78-р, Инструкцией по делопроизводству в Администрации города Омска, утвержденной распоряжением Администрации города Омска от 30 декабря 2014 года N 440-р, Порядком организации работы с обращениями граждан в Администрации города Омска, утвержденным постановлением Администрации города Омска от 7 февраля 2013 года N 121-п, Порядком подготовки и согласования проектов правовых актов в Администрации города Омска, утвержденным распоряжением Администрации города Омска от 15 мая 2009 года N 151-р, и ГОСТ Р 6.30-2003 "Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов" в целях обеспечения совершенствования документационного управления, технологии работы и контроля исполнения документов в Администрации города Омска.

2. Настоящий Порядок устанавливает правила работы с документами в Администрации города Омска в системе электронного документооборота и делопроизводства Администрации города Омска (далее - СЭДД), являющиеся обязательными для работников структурных подразделений Администрации города Омска (далее - структурные подразделения), должностных лиц, имеющих установленные рабочие места СЭДД.

3. Основные термины и определения, используемые в настоящем Порядке:

1) администратор СЭДД - Казенное учреждение города Омска "Управление информационно-коммуникационных технологий" (далее - УИКТ), осуществляющее техническую поддержку СЭДД и имеющее доступ ко всем документам баз данных СЭДД;

2) корпоративная база данных СЭДД (далее - корпоративная БД СЭДД) - база данных СЭДД, доступ к которой имеют все пользователи СЭДД;

3) локальная база данных СЭДД (далее - локальная БД СЭДД) - база данных СЭДД структурного подразделения, доступ к которой имеют только сотрудники данного структурного подразделения;

4) пользователь СЭДД - работник Администрации города Омска, имеющий установленное рабочее место СЭДД;

5) автор документа - пользователь СЭДД, осуществляющий подготовку и создание документа в СЭДД;

6) автор поручения (резолюции) - пользователь СЭДД, давший поручение (наложивший резолюцию);

7) внутренний документ - официальный документ, посредством которого осуществляется документационное взаимодействие внутри Администрации города Омска;

8) входящий документ (входящая корреспонденция) - официальный документ, поступивший от органов государственной власти, органов местного самоуправления, организаций (далее - сторонняя организация);

9) входящий нормативный правовой акт - нормативный правовой акт, поступивший из сторонней организации;

10) электронная подпись СЭДД (далее - электронная подпись) - реквизит электронного документа, полученный в результате криптографического преобразования информации с использованием закрытого ключа, хранящегося в идентификационном файле пользователя СЭДД. Электронная подпись предназначена для защиты электронного документа от подделки, контроля искажения информации в подписанном электронном документе;

11) замещающий - пользователь СЭДД, наделенный в СЭДД равными правами с пользователем СЭДД, обязанности которого он исполняет в СЭДД, в том числе правом согласовывать, подписывать документы, накладывать поручения (резолюции) от лица замещаемого, но под своей электронной подписью, имеющий доступ к уведомлениям, поступающим на имя замещаемого им пользователя СЭДД;

12) исходящий документ - официальный документ, созданный для отправки в стороннюю организацию;

13) исполнитель - пользователь СЭДД, назначенный автором поручения (резолюции) исполнителем поручения (резолюции);

14) ответственный исполнитель - пользователь СЭДД, назначенный автором поручения (резолюции) ответственным за исполнение поручения (резолюции);

15) карточка поручения (резолюции) - электронная форма поручения (резолюции) в СЭДД, заполненная автором поручения (резолюции);

16) регистрационно-контрольная карточка (далее - РКК) - совокупность полей, отражающая состав реквизитов документа, сведения о котором вводятся в СЭДД;

17) системный редактор - пользователь СЭДД, наделенный правами редактирования справочника СЭДД "Структура организации";

18) заявка - заявление, поступившее в отдел "Служба одного окна" Казенного учреждения города Омска "Управление по обеспечению деятельности Администрации города Омска" (далее - СОО), на выдачу документов, предоставляемых физическим и юридическим лицам либо их уполномоченным представителям по принципу "одного окна";

19) запрос - разновидность поручения (резолюции) в базе данных "Служба одного окна", направленного в структурное подразделение руководителем СОО для подготовки документа, согласно поступившей заявке;

Информация об изменениях:

Распоряжением Администрации города Омска от 20 апреля 2015 г. N 118-р подпункт 20 пункта 3 настоящего приложения изложен в новой редакции

См. текст подпункта в предыдущей редакции

20) заявитель - физическое или юридическое лицо (за исключением государственных органов и их территориальных органов, органов государственных внебюджетных фондов и их территориальных органов, органов местного самоуправления) либо их уполномоченные представители, обратившиеся в Администрацию города Омска с целью получения муниципальной услуги, а также документа, предоставляемого по принципу "одного окна";

Информация об изменениях:

Распоряжением Администрации города Омска от 20 апреля 2015 г. N 118-р пункт 3 настоящего приложения дополнен подпунктом 21

21) муниципальная услуга - деятельность по реализации функций Администрации города Омска, которая осуществляется по заявлениям о предоставлении муниципальных услуг заявителей в пределах полномочий Администрации города Омска, установленных Федеральным законом "Об общих принципах организации местного самоуправления в Российской Федерации" и Решением Омского городского Совета от 20 сентября 1995 года N 92 "Об Уставе города Омска.

II. Организация доступа в СЭДД

4. УИКТ является ответственным за организацию функционирования СЭДД, подключения к СЭДД работников Администрации города Омска, техническую поддержку пользователей СЭДД.

5. Включение в число пользователей СЭДД работников Администрации города Омска, предоставление прав доступа к базам данных СЭДД (далее - БД) осуществляется администратором СЭДД в течение трех рабочих дней на основании информации, предоставленной структурным подразделением, должностным лицом, содержащей следующие сведения о работнике Администрации города Омска:

1) фамилия, имя, отчество;

2) занимаемая должность;

3) адрес рабочего места (улица, дом, корпус, номер кабинета);

4) номер служебного телефона;

5) группа пользователя в СЭДД в соответствии с пунктом 18 настоящего Порядка;

6) замещающий работника Администрации города Омска в СЭДД.

Информация об изменениях:

Распоряжением Администрации города Омска от 21 июня 2013 г. N 194-р в пункт 6 настоящего приложения внесены изменения

См. текст пункта в предыдущей редакции

6. Сведения о работниках Администрации города Омска, включаемых в число пользователей СЭДД, предварительно должны быть занесены системным редактором в справочник СЭДД "Структура организации".

Прекращение полномочий пользователя СЭДД осуществляется администратором СЭДД на основании уведомления, представленного структурным подразделением, должностным лицом.

Информация об изменениях:

Распоряжением Администрации города Омска от 21 июня 2013 г. N 194-р пункт 7 настоящего приложения изложен в новой редакции

См. текст пункта в предыдущей редакции

7. Для распознавания работников Администрации города Омска в СЭДД используется личный идентификационный файл (далее - id-файл) пользователя СЭДД, который передается пользователю СЭДД администратором СЭДД. Ответственность за сохранность своего id-файла несет пользователь СЭДД.

Пользователи СЭДД имеют право работать только под своими id-файлами.

Во избежание утраты своего id-файла пользователю СЭДД необходимо произвести резервное копирование id-файла на съемный носитель информации. Данный носитель информации должен храниться в месте недоступном для третьих лиц.

В случае утраты id-файла пользователю СЭДД необходимо немедленно уведомить об этом администратора СЭДД. Восстановление id-файла пользователя СЭДД происходит по письменному обращению руководителя структурного подразделения, должностного лица к администратору СЭДД.

Информация об изменениях:

Распоряжением Администрации города Омска от 21 июня 2013 г. N 194-р пункт 8 настоящего приложения изложен в новой редакции

См. текст пункта в предыдущей редакции

8. Вход в СЭДД осуществляется посредством проверки СЭДД id-файла и пароля пользователя СЭДД.

При создании id-файла пользователя СЭДД администратор СЭДД формирует временный пароль пользователя СЭДД. Пользователь СЭДД обязан сменить указанный пароль при первом входе в СЭДД.

Пароли пользователей СЭДД создаются двумя способами:

1) автоматически - генерируются специальными программными средствами Lotus;

2) вручную - задаются пользователями СЭДД самостоятельно с учетом следующих требований:

- длина пароля должна быть не менее 6 символов;

- в составе символов пароля обязательно должны присутствовать буквы в верхнем и нижнем регистрах, цифры;

- при смене пароля новое значение должно отличаться от предыдущего не менее чем в 4 позициях;

- пароль не должен включать в себя легко вычисляемые сочетания символов (имена, фамилии, известные названия и т.д.), последовательность символов и знаков (111, qwerty, abcd и т.д.).

В случае утраты пароля пользователю СЭДД необходимо немедленно уведомить об этом администратора СЭДД. Восстановление пароля СЭДД происходит по письменному обращению руководителя структурного подразделения, должностного лица к администратору СЭДД.

Пользователи СЭДД обязаны сохранять свои id-файлы и пароли в тайне. В случае, если id-файл стал доступен или пароль стал известен третьим лицам, немедленно уведомить администратора СЭДД и произвести смену пароля.

9. СЭДД обеспечивает автоматическое распределение прав доступа к документам согласно функциям пользователя СЭДД.

10. Правом доступа к документу СЭДД обладают следующие пользователи:

1) пользователи СЭДД, являющиеся в СЭДД делопроизводителями, авторами документа или имеющие доступ к связанным документам;

2) пользователи СЭДД, указанные в полях "Адресат", "Подпись", "Другие подписи", "Исполнитель" РКК документа или их замещающие.

Пользователь СЭДД, которому документ направлен на ознакомление, согласование, обладает правом доступа к содержательной части документа.

11. Для утверждения и защиты документов в СЭДД используется электронная подпись.

12. Электронная подпись в СЭДД позволяет идентифицировать пользователя СЭДД, а также установить отсутствие искажения информации в электронном документе СЭДД.

13. Электронная подпись замещающего пользователя СЭДД равнозначна электронной подписи пользователя СЭДД, обязанности которого он исполняет в СЭДД.

III. Организация делопроизводства с применением СЭДД

14. Регистрации в СЭДД подлежат следующие документы:

1) переписка со сторонними организациями - БД "Входящие", БД "Исходящие";

2) входящие нормативные правовые акты - БД "Входящие НПА";

3) переписка с гражданами - БД "Обращения граждан", БД "Исходящие";

4) переписка между структурными подразделениями, должностными лицами - корпоративная БД "Внутренние";

5) переписка внутри структурного подразделения - локальная БД "Внутренние ХХХ", где ХХХ - буквенное обозначение структурного подразделения;

6) нормативные правовые акты Администрации города Омска, должностных лиц - БД "Правовые акты";

7) протоколы заседаний коллегиальных (совещательных) органов Администрации города Омска, структурных подразделений - БД "Заседания", БД "Протоколы заседаний";

Информация об изменениях:

Распоряжением Администрации города Омска от 20 апреля 2015 г. N 118-р в подпункт 8 пункта 14 настоящего приложения внесены изменения

См. текст подпункта в предыдущей редакции

8) заявки - БД "Служба одного окна";

Информация об изменениях:

Распоряжением Администрации города Омска от 20 апреля 2015 г. N 118-р пункт 14 настоящего приложения дополнен пунктом 9

9) заявления о предоставлении муниципальных услуг - БД "Муниципальные услуги".

15. Регистрационный номер документа в СЭДД формируется следующим образом:

1) Вх-ХХХ/N - входящие документы;

2) Вх-НПА-XXX/N - входящие нормативные правовые акты;

3) Исх-XXX/N - исходящие документы;

4) Исх-ОГ-XXX/N - исходящие документы в ответ на обращения граждан;

5) Вн-ОГ-XXX/N - внутренние документы в ответ на обращения граждан;

6) ОГ-XXX/N-YY - обращения граждан;

7) Вн-XXX/N - внутренние документы (корпоративная БД);

8) Сл-ХХХ/N - внутренние документы (локальная БД);

9) ПЗ-XXX/N - протоколы заседаний;

10) N/СОО-ХХХ - заявки, поступившие в СОО;

Информация об изменениях:

Распоряжением Администрации города Омска от 20 апреля 2015 г. N 118-р в подпункт 11 пункта 15 настоящего приложения внесены изменения

См. текст подпункта в предыдущей редакции

11) НПА-XXX/N - нормативные правовые акты (далее - НПА),

где:

- ХХХ - буквенное обозначение структурного подразделения;

- N - порядковый номер документа;

- YY - буквенное обозначение источника поступления обращения гражданина;

Информация об изменениях:

Распоряжением Администрации города Омска от 20 апреля 2015 г. N 118-р пункт 15 настоящего приложения дополнен подпунктом 12

12) МУ-ХХХ/N - заявления о предоставлении муниципальных услуг,

16. Документы, содержащие сведения, составляющие государственную тайну, в СЭДД не регистрируются.

17. Документы, содержащие информацию ограниченного доступа, в том числе с пометкой "Для служебного пользования", регистрируются в СЭДД без вложения текста документа или его электронного образа. Название таких документов не должно раскрывать полное содержание документа.

18. Пользователи СЭДД подразделяются на следующие группы:

1) "Руководитель" - пользователь СЭДД со следующими функциями в СЭДД:

- ознакомление с поступившей корреспонденцией;

- ввод поручения (резолюции) или утверждение проекта поручения (резолюции), подготовленного пользователем СЭДД, входящим в группу "Помощник";

- подписание и согласование документов в СЭДД;

- создание отчетов об исполнении поручения (резолюции);

- контроль исполнения поручения (резолюции), снятие поручения (резолюции) с контроля;

- принятие решения о списании документа в дело (далее - руководитель);

Информация об изменениях:

Подпункт 2 изменен. - Распоряжение Администрации города Омска от 27 декабря 2017 г. N 419-р

См. предыдущую редакцию

2) "Помощник" - пользователь СЭДД, назначенный руководителем, замещающим со следующими функциями в СЭДД:

- получение уведомлений в СЭДД на имя руководителя;

- рассмотрение корреспонденции, поступившей на имя руководителя;

- подготовка проекта поручения (резолюции) руководителя к поступившей корреспонденции;

- контроль исполнения поручения (резолюции), снятие поручения (резолюции) с контроля;

- контроль, анализ и подготовка отчетов об исполнении поручения (резолюции);

- принятие решения о списании документа в дело;

- формирование сводок и аналитических отчетов по документации, поступающей на имя руководителя (далее - помощник);

Информация об изменениях:

Распоряжением Администрации города Омска от 20 апреля 2015 г. N 118-р в подпункт 3 пункта 18 настоящего приложения внесены изменения

См. текст подпункта в предыдущей редакции

3) "Делопроизводитель" - пользователь СЭДД со следующими функциями в СЭДД:

- создание РКК и регистрация входящих документов, поступивших на имя руководителя от сторонних организаций;

- создание РКК и регистрация заявлений о предоставлении муниципальных услуг;

- регистрация исходящих, внутренних документов за подписью руководителя;

- ведение номенклатуры дел и формирование дел;

- контроль сроков исполнения документов;

- учет бланков строгой отчетности;

- списание документов в дело (далее - делопроизводитель);

4) "Делопроизводитель по обращениям граждан" - пользователь СЭДД со следующими функциями в СЭДД:

- создание РКК и регистрация обращений граждан, поступивших на имя руководителя;

- контроль за исполнением обращений граждан;

- формирование отчетов о ходе исполнения обращений граждан;

- списание документов в дело (далее - делопроизводитель по ОГ);

5) "Руководитель СОО" - пользователь СЭДД со следующими функциями в БД "Служба одного окна":

- ознакомление с поступившей корреспонденцией;

- ввод запросов, утверждение проектов запросов, подготовленных пользователем СЭДД, входящим в группу "Помощник СОО";

- контроль исполнения запросов;

- принятие решения о списании документа в дело (далее - руководитель СОО);

6) "Помощник СОО" - пользователь СЭДД, назначенный руководителем СОО, замещающим со следующими функциями в БД "Служба одного окна":

- подготовка проектов запросов;

- контроль за исполнением запросов;

- формирование сводок и аналитических отчетов по документации, поступающей на имя руководителя (далее - помощник СОО);

7) "Делопроизводитель СОО" - пользователь СЭДД со следующими функциями в БД "Служба одного окна":

- создание РКК и регистрация заявок, поступивших в СОО непосредственно от заявителя, а также по почте и в электронном виде;

- списание документов в дело;

- формирование сводок и аналитических отчетов по документации, поступающей на имя руководителя;

- перенаправление обращений граждан в сторонние организации;

- направление уведомлений гражданам о статусе рассмотрения заявки (далее - делопроизводитель по СОО);

8) "Делопроизводитель НПА" - пользователь СЭДД со следующими функциями в СЭДД:

- регистрация НПА;

- рассылка НПА;

- формирование отчетов и сводок по НПА (далее - делопроизводитель НПА);

9) "Секретарь заседания" - пользователь СЭДД со следующими функциями в СЭДД:

- создание проекта повестки дня заседания;

- направление руководителям проекта повестки дня заседания на утверждение (подписание);

- создание и рассылка участникам заседания приглашений на заседание;

- создание проекта протокола заседания;

- направление руководителям проекта протокола на утверждение (подписание);

- регистрация протокола заседания;

- контроль за исполнением поручений по протоколу (далее - секретарь заседания);

10) "Сотрудник" - пользователь СЭДД со следующими функциями в СЭДД:

- ознакомление с корреспонденцией направленной на исполнение;

- подготовка проектов документов;

- создание отчетов об исполнении поручения (резолюции);

- передача проектов документов на согласование и подписание (далее - сотрудник).

19. Пользователи СЭДД несут ответственность за работу с документами в СЭДД в соответствии со своими должностными обязанностями и настоящим Порядком.

20. Удаление зарегистрированных документов из СЭДД запрещено.

IV. Входящие документы (прием, обработка, регистрация)

21. Делопроизводитель при поступлении входящего документа от сторонних организаций на имя руководителя в БД "Входящие", а при поступлении НПА из сторонней организации в БД "Входящие НПА" - создает РКК входящего документа, где заполняет следующие закладки:

1) "Реквизиты" - содержит реквизиты входящего документа:

- "Корреспондент" - организация-отправитель документа;

- "Дата документа" - дата регистрации документа отправителем;

- "N документа" - регистрационный номер поступившего документа;

- "Заголовок" - краткое отражение содержания документа;

- "Адресаты" - руководитель, которому адресован документ;

- "Тема документа" - тематика документа (из предложенного СЭДД списка);

2) "Контроль" - содержит информацию о контрольных сроках исполнения документа в целом;

3) "Сопроводительное письмо" - содержит реквизиты и электронные образы сопроводительных документов;

4) "Связи" - содержит информацию о логической связи между документами, хранящимися в СЭДД;

5) "Отношение к делу" - содержит информацию о номенклатуре и архивном хранении документа.

22. Делопроизводитель сканирует документ и присоединяет его электронный образ к РКК входящего документа.

23. Делопроизводитель несет ответственность за полноту и достоверность информации, внесенной в РКК входящего документа.

24. Делопроизводитель регистрирует РКК входящего документа в СЭДД. Регистрационный номер документу присваивается в СЭДД автоматически и формируется согласно пункту 15 настоящего Порядка.

25. После регистрации документа в СЭДД руководитель, указанный в поле "Адресаты" РКК входящего документа, получает соответствующее уведомление.

26. Руководитель, получивший документ, содержащий вопросы не входящие в его компетенцию, сообщает об этом делопроизводителю посредством информационного отчета об исполнении документа, на основании чего делопроизводитель вносит соответствующие изменения в поле "Адресаты" РКК входящего документа.

27. Руководитель рассматривает поступивший документ, вносит поручение (резолюцию) в СЭДД.

28. Сотрудник, указанный в поручении (резолюции) в качестве исполнителя, получает в СЭДД соответствующее уведомление.

29. Руководители, помощники также могут инициировать в СЭДД процесс ознакомления с поступившим документом и в дальнейшем проконтролировать факт ознакомления.

V. Исходящие документы (создание, обработка, регистрация)

30. Регистрация исходящих документов осуществляется в БД "Исходящие".

31. Сотрудник создает в СЭДД проект РКК исходящего документа в БД "Исходящие", используя типовой шаблон документа или в произвольной форме, и заполняет следующие закладки:

1) "Реквизиты" - содержит реквизиты исходящего документа:

- "Заголовок" - краткое содержание документа;

- "Адресаты" - указывается организация - адресат из БД "Справочник организаций".

При направлении копии исходящего документа в структурные подразделения, должностным лицам адресат выбирается из списка сотрудников организации "Администрация города Омска". После регистрации такого исходящего документа СЭДД автоматически создаст его копию в БД "Внутренние" за тем же номером;

- "Подпись" - указывается руководитель, подписывающий документ;

- "Другие подписи" - указываются руководители, не указанные в поле "Подпись", "Адресаты", "Исполнитель", но участвующие в процессе подготовки документа;

- "Исполнители" - пользователь СЭДД, контролирующий процессы движения документа (подписание, регистрация);

- "Номер использованного бланка" - номер бланка, использованного при подготовке исходящего документа.

- "Содержание" - электронный образ проекта исходящего документа;

2) "Связи" - содержит информацию о логической связи между документами, хранящимися в СЭДД.

32. Для согласования документа в СЭДД сотрудник формирует лист согласования.

33. При положительном согласовании документа в СЭДД сотрудник отправляет подготовленный проект документа на подпись руководителю как на бумажном носителе, так и в СЭДД.

34. Сотрудник несет ответственность за полноту и достоверность внесения информации в РКК исходящего документа.

35. Руководитель подписывает поступивший в СЭДД документ или отказывает в подписи, указав при этом причину отказа.

36. После подписания документа в СЭДД содержимое РКК документа блокируется для изменения.

37. Подписанный проект документа в СЭДД автоматически направляется на регистрацию делопроизводителю.

38. Регистрации в СЭДД подлежат исходящие документы, подписанные на бумажном носителе и в СЭДД.

39. Делопроизводитель в РКК поступившего проекта исходящего документа заполняет поля на закладке "Отношение к делу" и регистрирует документ в СЭДД. На бланке установленного образца проставляется регистрационный номер и дата регистрации документа из РКК. Регистрационный номер исходящему документу присваивается в СЭДД автоматически в соответствии с пунктом 15 настоящего Порядка.

40. Руководитель не может отменить свою электронную подпись у зарегистрированного документа.

VI. Внутренние документы (создание, обработка, согласование, регистрация и отправка)

41. Документы, направляемые в структурные подразделения, регистрируются в корпоративной БД "Внутренние". Документы структурного подразделения, созданные для внутреннего пользования, регистрируются в локальной БД "Внутренние XXX", где ХХХ - буквенное обозначение структурного подразделения.

42. Сотрудник создает в СЭДД проект РКК внутреннего документа, используя типовой шаблон документа или в произвольной форме, и заполняет следующие закладки:

1) "Реквизиты" - содержит реквизиты исходящего документа:

- "Заголовок" - краткое содержание документа;

- "Адресаты" - указывается руководитель - адресат;

- "Подпись" - указывается руководитель, подписывающий документ;

- "Другие подписи" - указываются руководители, не указанные в поле "Подпись", "Адресаты", "Исполнитель", но участвующие в процессе подготовки документа;

- "Исполнители" - пользователь СЭДД, контролирующий процессы движения документа (подписание, регистрация);

- "Содержание" - электронный образ проекта внутреннего документа;

2) "Связи" - содержит информацию о логической связи между документами, хранящимися в СЭДД.

43. Для согласования документа в СЭДД сотрудник формирует лист согласования.

44. При положительном согласовании документа сотрудник в СЭДД отправляет подготовленный проект документа на подпись руководителю.

45. Сотрудник несет ответственность за полноту и достоверность внесения информации в РКК внутреннего документа.

46. Руководитель подписывает поступивший в СЭДД документ или отказывает в подписи, указав причину отказа.

47. После подписания документа в СЭДД содержимое РКК внутреннего документа блокируется для изменения.

48. Подписанный проект документа в СЭДД автоматически направляется на регистрацию делопроизводителю.

49. Регистрации в СЭДД подлежат внутренние документы, подписанные электронной подписью руководителя.

50. Делопроизводитель в РКК поступившего проекта внутреннего документа заполняет поля на закладке "Отношение к делу" и регистрирует документ в СЭДД. Регистрационный номер внутреннему документу присваивается в СЭДД автоматически в соответствии с пунктом 15 настоящего Порядка.

51. Дальнейшая работа с внутренними документами осуществляется в порядке, установленном пунктами 25 - 29 настоящего Порядка.

VII. Организация работы с обращениями граждан в СЭДД

Глава 1. Общие положения

52. В СЭДД осуществляется работа с устными и письменными обращениями граждан (далее - обращения граждан).

53. При поступлении обращения гражданина создается РКК документа, в которой проставляется отметка "галочка" о необходимости направления ответа гражданину, корреспонденту и заполняются следующие закладки:

1) "Обращение":

- "Вид обращения" - вид обращения;

- "Дата регистрации" - дата регистрации обращения;

- "Заявитель" - ФИО и адрес заявителя (заявителей);

- "Категория заявителя" - социальная категория заявителя (заявителей);

- "Адрес, на который посылать ответ" - адрес, на который необходимо направить ответ;

- "Тематика" - тематика вопроса, обозначенного в обращении гражданина;

- "Краткое содержание вопроса" - краткое содержание вопросов, обозначенных в обращении гражданина;

- "Руководитель, осуществляющий прием" - ФИО руководителя, ведущего личный прием граждан (для обращений с личного приема руководителя);

- "Дата приема" - дата проведения личного приема граждан руководителем (для обращений с личного приема руководителя);

- "Место приема" - место проведения личного приема граждан руководителем (для обращений с личного приема руководителя);

2) "Источник поступления":

- "Корреспондент" - организация или должностное лицо - отправитель обращения гражданина;

- "Номер письма" - исходящий номер регистрации сопроводительного письма отправителя обращения гражданина;

- "Дата письма" - исходящая дата регистрации сопроводительного письма отправителя обращения гражданина;

- "Срок исполнения" - дата, к которой корреспондент ожидает информацию о результате рассмотрения обращения;

- "Указания по исполнению" - дополнительная информация по исполнению обращения гражданина, содержащаяся в сопроводительном письме корреспондента;

3) "Контроль":

- "Дата направления" - дата передачи зарегистрированного обращения гражданина руководителю для рассмотрения обращения;

- "Руководители" - руководитель (руководители), ответственный за рассмотрение обращения;

- "Срок рассмотрения обращения" - дата, определяющая срок рассмотрения обращения гражданина;

- "Принято решение" - стадия рассмотрения обращения гражданина;

4) "Связи" - информация о логической связи между документами, хранящимися в СЭДД и обращением гражданина.

54. Делопроизводитель по ОГ проверяет обращение гражданина на повторность: проставляет отметку "галочка" в поле "Повторное" и в открывшемся поле "Первое обращение" осуществляет поиск предыдущего обращения.

55. Содержание обращения гражданина или карточки с личного приема руководителя сканируется и присоединяется к РКК обращения.

56. Приложения к обращению граждан сканируются и хранятся в СЭДД при наличии технической возможности.

57. Обращение гражданина регистрируется делопроизводителем по ОГ. Регистрационный номер обращения гражданина в СЭДД формируется автоматически в соответствии с пунктом 15 настоящего Порядка.

58. После регистрации обращения автоматически осуществляется отправка соответствующего уведомления руководителю, указанному в поле "Руководители" РКК документа.

59. Руководитель рассматривает поступивший документ, вносит поручение (резолюцию) в СЭДД.

60. Сотрудник, указанный в поручении (резолюции) как исполнитель, получает в СЭДД соответствующее уведомление.

61. В соответствии с поручением (резолюцией) руководителя сотрудник вносит в СЭДД документы, подготовленные в соответствии с разделами V, VI настоящего Порядка.

62. Делопроизводитель по ОГ несет ответственность за полноту и достоверность внесения информации в соответствующие РКК документов.

Глава 2. Особенности контроля исполнения обращений

63. После регистрации ответа гражданину в РКК обращения напротив отметок ("галочек") о необходимости направления ответа гражданину, корреспонденту проставляется дата регистрации соответствующего исходящего документа.

64. В зависимости от решения руководителя, поступившего в виде отчета об исполнении обращения в целом, обращение закрывается в дело или ставится на дополнительный контроль.

65. Для закрытия обращения в дело на закладке "Контроль" необходимо проставить отметку "галочка" в поле "Закрыто в дело" и указать соответствующую дату. В полях "Подпись", "Принято решение" и "Результат рассмотрения" указываются соответствующие значения.

66. Для постановки обращения на дополнительный контроль на закладке "Контроль" необходимо установить отметку "галочка" в поле "Дополнительный контроль" и указать соответствующую дату.

VIII. Организация работы с заявками в БД "Служба одного окна"

67. В СЭДД осуществляется работа с заявками, поступившими от физических или юридических лиц в СОО.

68. При поступлении заявки в СОО делопроизводитель СОО создает РКК документа в БД "Служба одного окна", в которой заполняются следующие закладки:

1) "Обращение":

- "Интернет"/"Письменное" - отметка об источнике поступления заявки;

- "Регистрационный номер" - порядковый номер заявки;

- "Дата регистрации" - дата регистрации заявки;

- "Заявитель" - фамилия, имя, отчество и адрес заявителя (заявителей);

- "Паспорт" - в случае направления электронной заявки указываются паспортные данные;

- "Представитель" - фамилия, имя, отчество и адрес представителя;

- "Категория заявителя" - социальная категория заявителя (заявителей);

- "Адрес, на который посылать ответ" - адрес, на который необходимо направить ответ;

- "Тип уведомления" - выбранный заявителем тип уведомления о досрочной подготовке документа (СМС, электронная почта);

- "Телефон" - номер телефона заявителя;

- "Электронная почта" - адрес электронной почты заявителя;

- "Тематика" - тематика вопроса заявки;

- "Услуга" - услуга, по которой обратился заявитель;

- "Регистратор" - фамилия, имя, отчество специалиста, осуществившего регистрацию заявки;

- "Место регистрации" - место регистрации заявки;

- "Опись документов" - перечень документов, представленных заявителем;

- "Необходимо направить запрос" - отметка о необходимости направления запроса в структурные подразделения;

- "Содержание" - вложенные сканированные копии документов, поступивших от заявителя (поле "Файл"), текст заявки (поле "Текст");

2) "Контроль":

- "Дата направления" - дата направления резолюции;

- "Руководители" - руководитель, которому передается на рассмотрение данная заявка;

- "Срок исполнения" - срок исполнения заявки в целом;

- "Дата исполнения" - дата фактического исполнения;

- "Срок перенесен" - отметка ставится в случае необходимости переноса общего срока исполнения;

- "Возвращен на доработку" - отметка ставится в случае возврата подготовленного документа на доработку;

- "Перенаправлен в организацию" - отметка ставится в случае перенаправления заявки в стороннюю организацию;

- "Постановка на контроль резолюции" - отметка о контроле резолюции;

- "Принято решение" - информация о промежуточном статусе документа;

- "Результаты рассмотрения" - информация об окончательном статусе документа;

3) "Источник поступления":

- "Организация" - наименование организации, из которой получена заявка;

- "Номер письма" - исходящий номер заявки;

- "Дата письма" - исходящая дата регистрации заявки;

- "Срок исполнения" - срок исполнения заявки в целом;

4) "Связи" - информация о логической связи между документами, хранящимися в СЭДД.

69. Делопроизводитель СОО проверяет заявку на повторность: проставляет отметку "галочка" в поле "Повторное" и в открывшемся поле "Первое обращение" осуществляет поиск предыдущей заявки.

70. При поступлении электронной заявки "О регистрации ребенка в Книге учета будущих воспитанников муниципальных образовательных учреждений, реализующих общеобразовательные программы дошкольного образования" в РКК заявки в поле "Текст" заполняются также следующие закладки:

- "Время поступления заявки" - время поступления заявки в БД "Служба одного окна";

- "Заявление на регистрацию в учреждение" - наименование, номер, адрес муниципального образовательного учреждения, реализующего общеобразовательные программы дошкольного образования;

- "ФИО" - фамилия, имя, отчество ребенка;

- "Дата рождения" - дата рождения ребенка;

- "Свидетельство о рождении" - серия и номер свидетельства о рождении ребенка;

- "Выдано" - орган, которым выдано свидетельство о рождении ребенка;

- "Дата выдачи" - дата выдачи свидетельства о рождении ребенка;

- "Льготная категория" - льготная категория заявителя (при наличии).

71. При поступлении электронной заявки о выдаче архивной справки, архивной выписки в РКК заявки заполняются также следующие закладки:

- "Вид архивного документа" - вид запрашиваемого документа (архивная справка, архивная выписка);

- "Сведения о запрашиваемой организации" - полное и сокращенное название, переименование, ведомственная принадлежность организации, сведения по которой запрашиваются;

- "Дата начала трудовой деятельности" - дата начала трудовой деятельности в организации;

- "Дата окончания трудовой деятельности" - дата окончания трудовой деятельности в организации;

- "Занимаемая должность" - должность, занимаемая в организации;

- "Иные сведения" - иные сведения, облегчающие поиск необходимой информации;

- "Цель получения" - для каких целей необходимо получение запрашиваемого документа;

- "Начало периода" - начало периода, за который запрашивается стаж работы, размер заработной платы;

- "Конец периода" - конец периода, за который запрашивается стаж работы, размер заработной платы.

72. При поступлении электронной заявки о выдаче копии архивного документа в РКК заявки заполняются дополнительно следующие закладки:

- "Цель запроса" - для каких целей необходимо получение запрашиваемого документа;

- "Название документа" - название документа или опорные слова из содержательной части документа;

- "Номер документа" - номер запрашиваемого документа;

- "Дата издания документа или диапазон дат" - дата издания документа или диапазон дат;

- "Иные сведения" - иные сведения, облегчающие поиск запрашиваемого документа.

73. Содержание письменной заявки сканируется и присоединяется к РКК обращения.

74. При наличии технической возможности приложения к письменной заявке сканируются и хранятся в СЭДД.

75. РКК заявки регистрируется в СЭДД делопроизводителем СОО. Регистрационный номер заявки в СЭДД формируется автоматически в соответствии с пунктом 15 настоящего Порядка.

76. После регистрации заявки автоматически осуществляется отправка соответствующего уведомления руководителю СОО.

77. Помощник СОО рассматривает поступившую заявку, создает поручение (резолюцию) в СЭДД. Поля РКК резолюции заполняются автоматически согласно реквизитам РКК заявки.

78. Сотрудник, указанный в поручении (резолюции) как исполнитель, получает в СЭДД соответствующее уведомление.

79. В соответствии с текстом поручения (резолюцией) исполнитель создает в СЭДД РКК документов, подготовленных согласно разделам V, VI настоящего Порядка.

80. Для формирования запроса делопроизводитель СОО устанавливает отметку "Необходимо направить запрос" напротив документов, которые необходимо запросить, после чего помощник СОО создает РКК запроса. Поля РКК запроса заполняются автоматически согласно реквизитам РКК заявки.

81. После регистрации запроса сотрудник, указанный в запросе как исполнитель, получает в СЭДД соответствующее уведомление.

82. В соответствии с поступившим запросом сотрудник создает в СЭДД РКК документов, подготовленных согласно разделам V, VI настоящего Порядка.

83. Помощник СОО несет ответственность за полноту и достоверность внесения информации в РКК заявок.

84. В случае поступления электронной заявки заявителю направляются на электронную почту следующие уведомления:

- после регистрации обращения - уведомление о регистрации обращения;

- после подготовки документа - уведомление о подготовке документа.

85. Для закрытия заявки в дело на закладке "Контроль" необходимо проставить отметку "галочка" в поле "Закрыто в дело" и указать соответствующую дату.

IX. Регистрация и процедура рассылки НПА Администрации города Омска, должностных лиц

86. Для работы в СЭДД с НПА Администрации города Омска, должностных лиц используется БД "Правовые акты".

87. Сотрудник создает в СЭДД проект РКК НПА с использованием типового шаблона документа или в произвольной форме и заполняет следующие закладки:

1) "Реквизиты":

- "Вид документа" - вид НПА;

- "Заголовок" - преамбула НПА;

- "Тема документа" - тема НПА;

- "Подпись" - должностное лицо, которое будет подписывать НПА;

- "Исполнители" - разработчики НПА;

- "Количество" - количество экземпляров НПА.

2) "Рассылка":

- "Список рассылки" - список адресатов, в соответствии с которым НПА будет разослан после регистрации.

88. Сотрудник присоединяет к РКК файл с текстом НПА. Если данный НПА связан с другими документами, зарегистрированными в СЭДД (отменяет или дополняет существующий НПА), сотрудник отражает эти связи в РКК документа на закладке "Связи".

89. Представление на проект создается сотрудником в БД "Внутренние" в соответствии с разделом VI настоящего Порядка и после регистрации добавляется в связи к проекту НПА.

90. Для согласования проекта НПА в СЭДД сотрудник формирует лист согласования.

91. Согласованный проект НПА выводится на печать сотрудником на бланке установленного образца.

92. Подписанный на бумаге НПА передается на регистрацию делопроизводителю НПА.

93. Делопроизводитель НПА на первом листе унифицированной формы бланка оригинала НПА проставляет дату и регистрационный номер документа, сканирует НПА, присоединяет его электронный образ к РКК документа в поле "Файл".

94. Делопроизводитель НПА регистрирует НПА в СЭДД, после чего в СЭДД в соответствии со списком рассылки формируются соответствующие уведомления.

95. Руководитель, подписавший НПА или получивший его по рассылке, может создать в СЭДД поручения.

96. Сотрудник, указанный в поручении в качестве исполнителя, получает в СЭДД соответствующее уведомление.

97. Руководитель, помощник также может инициировать в СЭДД процесс ознакомления с поступившим НПА и в дальнейшем проконтролировать факт ознакомления.

XI. Согласование исходящих, внутренних документов

106. Инициатор согласования - пользователь СЭДД, подготовивший проект документа в СЭДД. Инициатор согласования определяет параметры согласования и его участников.

107. Для согласования проектов документов в СЭДД создается лист согласования. Итоги согласования хранятся в БД "Согласование" и при необходимости могут быть выведены на бумажный носитель.

108. Для обеспечения доступа участникам согласования к РКК согласуемого документа участники согласования указываются в поле "Другие подписи" РКК согласуемого документа.

109. На согласование может быть направлен только неподписанный и незарегистрированный проект документа.

110. Согласование в СЭДД может быть следующих видов:

- параллельное - проект документа направляется одновременно всем участникам согласования. Инициатор согласования указывает срок согласования, список участников;

- последовательное - проект направляется участникам согласования по очереди. После того как участник ставит на проекте свою визу, проект направляется следующему участнику и т.д. Каждому участнику согласования инициатор согласования устанавливает время и параметры согласования. Также инициатор указывает реквизит "Вариант документа", который определяет какой вариант документа поступает визирующему при последовательном согласовании - первоначальный или с изменениями;

- комбинированное - последовательное согласование, в котором на каждой стадии процесса может быть один участник или группа участников.

111. Инициатор согласования может создавать свой сценарий согласования или использовать шаблон.

112. Процесс согласования завершается после того, как все участники согласования поставят на нем свои визы, либо досрочно инициатором согласования.

113. Если срок согласования истек, то в зависимости от параметров листа согласования процесс согласования приостанавливается или в случае последовательного или комбинированного согласования лист согласования передается следующему участнику согласования.

114. По одному документу одновременно может быть запущено не более одного согласования.

115. В процессе согласования участники могут создавать свои листы согласования "Согласование до визы".

116. Для внесения изменений в карточку согласуемого документа или в лист согласования инициатор согласования должен прекратить процесс согласования, внести соответствующие изменения и инициировать новый процесс согласования.

117. Итогом согласования через СЭДД является наложение участником согласования одной из трех видов виз:

- "согласен";

- "согласен с замечаниями";

- "не согласен".

118. В случае наложения виз "не согласен" или "согласен с замечаниями" участник согласования прикрепляет свои замечания в карточке согласования документа в СЭДД в поле "Комментарии".

119. Замечания по проекту согласуемого документа хранятся в листе согласования. В РКК согласуемого документа соответствующие изменения переносятся инициатором согласования.

120. В случае несогласования документа инициатор согласования вносит изменения в документ и создает новый лист согласования.

XII. Организация работы с поручениями в СЭДД

121. В СЭДД поручения создаются в БД "Поручения" и не нумеруются.

122. Устные и письменные поручения руководителей создаются в СЭДД руководителем или помощником.

123. Внесение поручений осуществляется в порядке, установленном в разделе XIV настоящего Порядка.

124. Контроль исполнения поручений осуществляется в порядке, установленном в разделе XV настоящего Порядка.

125. Организация исполнения поручений осуществляется в порядке, установленном в разделе XVI настоящего Порядка.

XIII. Организация и контроль исполнения документов

126. Постановку на контроль документа, изменение срока исполнения документа, проставление отметки об исполнении документа в СЭДД осуществляет руководитель либо по поручению руководителя:

- помощник, делопроизводитель - по входящим документам;

- делопроизводитель по ОГ - по обращениям граждан;

- автор документа или делопроизводитель - по внутренним документам;

- помощник СОО - по заявкам.

127. История переносов срока исполнения документов хранится на закладке "Контроль".

128. Контроль за исполнением документов осуществляется посредством БД "Контроль заданий" и соответствующих представлений в БД.

129. Установка даты исполнения документа в целом осуществляется делопроизводителем, делопроизводителем по ОГ, помощником СОО на основании визы руководителя.

XIV. Внесение поручений (резолюций) и выдача поручений (резолюций) по документам

130. При внесении поручения (резолюции) в СЭДД указывается автор поручения (резолюции), вводится текст поручения (резолюции), определяется исполнитель, ответственный исполнитель, срок исполнения поручения (резолюции).

131. В качестве ответственного исполнителя выступает исполнитель, отмеченный в поручении (резолюции) специальным знаком ">" или "!!!". Если ответственный исполнитель не указывается, то автоматически в СЭДД первый из списка исполнителей является ответственным. В случае, когда все исполнители являются ответственными, они все отмечаются специальными знаками.

132. Поручение (резолюция) называется контрольным, если у поручения (резолюции) указан срок исполнения и для каждого исполнителя указан индивидуальный срок исполнения.

133. Для внесения изменений в текст резолюции или в список исполнителей необходимо в РКК резолюции очистить таблицу "Постановка на контроль".

134. Исполнители по поручению (резолюции) могут вносить собственные нижестоящие поручения (резолюции) в аналогичном порядке.

135. Проект резолюции в СЭДД вступает в силу после утверждения ее руководителем.

XV. Контроль за исполнением поручений (резолюций)

136. Контроль за исполнением поручения (резолюции) осуществляет автор поручения (резолюции) или его замещающий.

137. Перенос срока исполнения, снятие исполнителя с контроля вводится в СЭДД автором поручения (резолюции) или лицом его замещающим.

138. Для переноса срока исполнения резолюции ответственный исполнитель создает в СЭДД внутренний документ (связанный с исполняемым документом) на имя автора резолюции.

139. В случае переноса срока исполнения поручения (резолюции) автор резолюции в карточке поручения (резолюции) нажимает кнопку "Перенос срока" и в открывшемся поле указывает новый срок исполнения поручения (резолюции) и причину его переноса.

140. История переносов срока исполнения поручения (резолюции) хранится в таблице "История переноса срока исполнения" РКК поручения (резолюции).

141. Контроль за исполнением поручения (резолюции) осуществляется посредством БД "Контроль заданий".

142. При приближении срока исполнения поручения (резолюции) или его истечении СЭДД формирует соответствующие уведомления.

XVI. Организация исполнения поручений (резолюций)

143. Исполнитель при получении поручения (резолюции):

- подготавливает документ, связанный с исполняемым документом;

- создает отчет об исполнении.

Информация об изменениях:

Пункт 144 изменен. - Распоряжение Администрации города Омска от 27 декабря 2017 г. N 419-р

См. предыдущую редакцию

144. На основании полученного отчета об исполнении автор поручения (резолюции) или иной пользователь СЭДД, наделенный соответствующим правом, снимает или не снимает поручение (резолюцию) с контроля.

145. Отметка о полном исполнении поручения (резолюции) ставится автоматически в следующих случаях:

1) неконтрольные поручения (резолюции):

- при создании отчета об исполнении хотя бы одним исполнителем;

- при закрытии вышестоящего поручения (резолюции);

- по истечении двух недель со дня создания поручения (резолюции).

2) контрольные поручения (резолюции):

- при принятии автором поручения (резолюции) отчетов об исполнении всех исполнителей по поручению (резолюции);

- при закрытии вышестоящих поручений (резолюций) (БД "Входящие", БД "Внутренние").

146. Автор поручения (резолюции) или его замещающий отметку о полном исполнении поручения (резолюции) проставляет вручную.

XVII. Ознакомление с документами в СЭДД

147. Для ознакомления с документами в СЭДД и контроля результатов ознакомления создается процесс электронного ознакомления. Результаты такого ознакомления хранятся в БД "Ознакомление".

148. Инициатор процесса ознакомления может создавать свой сценарий ознакомления или использовать шаблон.

149. В листе ознакомления инициатор процесса ознакомления указывает:

- список участников ознакомления;

- срок ознакомления.

150. Процесс ознакомления завершается после того, как все участники ознакомления поставят на нем свою визу, или досрочно инициатором процесса ознакомления.

151. Одновременно может быть запущено не более одного процесса ознакомления, по завершении процесса может быть инициирован новый.

152. В процессе ознакомления участники могут создавать свои листы ознакомления.

153. Итогом ознакомления через СЭДД на поступивший документ является наложение визы - "ознакомлен".

XVIII. Построение информационно-поисковой системы в СЭДД

154. Работа с документами в СЭДД сопровождается формированием соответствующих уведомлений для пользователей СЭДД, что помогает им оперативно выполнять необходимые действия с документами в СЭДД.

155. Уведомления хранятся в БД "Уведомления" не менее 7 дней.

156. Поиск документов в СЭДД осуществляется по реквизитам документа (названию, виду документа, дате регистрации, номеру документа и т.п.) или по ключевому слову, фразе, содержащихся как в реквизитах документа, так и в приложении, в случае использования в приложении совместимого формата (doc; xls; rtf; pdf).

157. Поиск осуществляется в строгом соответствии с заданным запросом. Для расширения области поиска используется символ "*", означающий замену любого количества символов, например:

Строка поиска	Результат поиска
пенсионный	документы, содержащие слово "пенсионный"
пенсион*	документы, содержащие слова "пенсионный", "пенсионер" и т.д.

XIX. Работа с БД "Справочник организаций"

158. БД "Справочник организаций" является общей БД для всех структурных подразделений и используется при заполнении реквизитов документов СЭДД.

159. Пользователь СЭДД, заполняющий РКК документа, использует следующие функции СЭДД при работе с БД "Справочник организаций":

- поиск сторонней организации в существующем справочнике по заданному в запросе слову;

- выбор сторонней организации из предложенного перечня организаций;

- добавление сторонней организации в справочник.

160. Ответственность за ведение, внесение, изменение, удаление организаций возложена на администратора СЭДД.

161. Добавление внешней организации в БД "Справочник организаций" производится при заполнении РКК входящего или исходящего документа, используя кнопку "Новая" в поле "Адресат" в открывшейся карточке ввода информации о новой организации.

162. При вводе наименования организации следует соблюдать следующие правила:

- указывается юридическое наименование организации / сокращенное наименование организации - уникальная часть наименования или сокращенное наименование, например:

Полное наименование	Сокращенное наименование
ОАО "Российские железные дороги"	РЖД, ОАО
ОАО "ГАЗПРОМ"	ГАЗПРОМ, ОАО

- инициалы адресата указываются полностью в следующем порядке: фамилия, имя, отчество.

163. За достоверность и полноту внесенных реквизитов в карточку новой организации отвечает лицо, осуществившее ввод указанной информации.

164. Заполненная карточка является заявкой на создание новой организации в БД "Справочник организаций" и обрабатывается администратором СЭДД, а именно:

- утверждается и преобразовывается в учетную запись БД "Справочник организаций";

- отклоняется, если с данной карточкой выполнена операция объединения с другой организацией.

165. Администратор СЭДД обязан рассматривать все поступающие заявки на создание новой организации ежедневно и принимать решение относительно ее утверждения или объединения с уже созданной организацией в течение одного рабочего дня.

Информация об изменениях:

Распоряжением Администрации города Омска от 20 апреля 2015 г. N 118-р настоящее приложение дополнено разделом ХХ

ХХ. Организация работы с заявлениями о предоставлении муниципальных услуг в БД "Муниципальные услуги"

166. В СЭДД осуществляется работа с заявлениями о предоставлении муниципальных услуг (далее - заявления), поступившими в структурные подразделения.

167. При поступлении заявления в структурное подразделение делопроизводитель создает РКК документа в БД "Муниципальные услуги". В разделе "Обращения" выбирается тип заявителя - "Физическое лицо" или "Юридическое лицо".

1) "Обращения":

При обращении физического лица заполняются следующие закладки:

- "Вид обращения" - отметка о виде обращения;

- "Форма обращения" - отметка об источнике поступления заявления;

- "Регистрационный номер" - порядковый номер заявления;

- "Место регистрации" - наименование структурного подразделения;

- "Дата регистрации" - дата регистрации заявления;

- "Заявитель" - фамилия, имя, отчество и адрес заявителя;

- "Представитель" - фамилия, имя, отчество и адрес представителя заявителя;

- "Адрес, на который посылать ответ" - адрес, на который необходимо направить ответ;

- "Тип уведомления" - выбранный заявителем тип уведомления о досрочной подготовке документа (СМС, электронная почта);

- "Телефон" - номер телефона заявителя;

- "Электронная почта" - адрес электронной почты заявителя;

- "Регистратор" - фамилия, имя, отчество специалиста, осуществившего регистрацию заявления;

- "Категория заявителя" - социальная категория заявителя;

- "Тематика" - тематика вопроса заявителя;

- "Услуга" - муниципальная услуга, за предоставлением которой обратился заявитель;

- "Необходимо направить запрос" - отметка о необходимости направления запроса в структурные подразделения;

- "Содержание" - вложенные сканированные копии заявления и документов, поступивших от заявителя (поле "Файл"), текст заявления при отсутствии заявления в письменном виде (поле "Текст").

При обращении юридического лица дополнительно к вышеперечисленным заполняются следующие закладки:

- "ОГРН" - основной государственный регистрационный номер юридического лица;

- "ИНН" - идентификационный номер налогоплательщика юридического лица;

2) "Источник поступления":

- "Номер письма" - исходящий номер заявления;

- "Дата письма" - исходящая дата регистрации заявления;

3) "Контроль":

- "Дата направления" - дата направления заявления на рассмотрение руководителю;

- "Руководители" - руководитель, которому заявление передается на рассмотрение;

- "Срок исполнения" - срок исполнения заявления в целом;

- "Дата исполнения" - дата фактического исполнения;

- "Постановка на контроль резолюции" - отметка о контроле резолюции;

- "Принято решение" - информация о принятом решении по рассмотрению заявления;

- "Результаты рассмотрения" - информация о способе передачи результата предоставления муниципальной услуги;

- "Исполнен" - отметка об исполнении заявления. При постановке отметки все резолюции автоматически закрываются;

4) "Связи" - информация о логической связи между документами, хранящимися в СЭДД.

168. Содержание письменного заявления сканируется и присоединяется к РКК заявления.

169. В случае необходимости при предоставлении муниципальной услуги использования документов в электронном виде приложения к письменному заявлению сканируются и хранятся в СЭДД.

170. РКК документа регистрируется в СЭДД делопроизводителем. Регистрационный номер документа в СЭДД формируется автоматически в соответствии с пунктом 15 настоящего Порядка.

171. После регистрации документа в СЭДД автоматически осуществляется отправка соответствующего уведомления руководителю структурного подразделения.

172. Поручение (резолюцию) о предоставлении муниципальной услуги вносит в СЭДД руководитель, указанный в поле "Руководители" РКК документа.

173. Сотрудник, указанный в поручении (резолюции) в поле "Исполнители", получает в СЭДД соответствующее уведомление.

174. При наличии оснований для приостановления оказания муниципальных услуг, перенос срока осуществляется в соответствии с административными регламентами предоставления муниципальных услуг (далее - административные регламенты).

175. При изменении состояния рассмотрения документа на закладке "Контроль" в полях "Принятое решение" и "Результат рассмотрения" делаются соответствующие пометки. В зависимости от выбранного сочетания указанных полей происходит автоматическое уведомление заявителя об изменении статуса заявления.

176. В случае поступления письменного заявления заявителя об отказе от предоставления муниципальной услуги на закладке "Контроль" делается отметка об отказе с указанием реквизитов и приложением электронных образов заявления и приложенных документов.

177. Для создания карточки межведомственного запроса о предоставлении документов и информации в рамках межведомственного информационного взаимодействия используется кнопка "Запрос". В поле "Исполнитель" указывается организация, предоставляющая информацию по запросу.

178. Регистрация внутриведомственного запроса осуществляется в БД "Муниципальные услуги". При этом используется типовой шаблон запроса на кнопке "Запрос". Внутриведомственные запросы направляются должностным лицом, ответственным за направление внутриведомственных запросов.

179. Исполнение внутриведомственного запроса осуществляется на кнопке "Исполнение запроса" специалистом структурного подразделения, ответственным за исполнение запросов.

180. В случае поступления жалобы заявителя на решения, действия (бездействие) органа, предоставляющего муниципальную услугу, должностного лица органа, предоставляющего муниципальную услугу, либо муниципального служащего документ регистрируется в БД "Муниципальные услуги". На закладке "Обращение" выбирается вид обращения "Жалоба".

Далее регистрация жалобы в СЭДД производится в соответствии с пунктом 167 настоящего Порядка.

181. Документ, являющийся результатом предоставления муниципальной услуги, регистрируется в зависимости от вида документа:

- регистрация исходящих документов осуществляется в БД "Исходящие документы" в порядке, определенном разделом V настоящего Порядка;

- регистрация правовых актов осуществляется в БД "Правовые акты" в порядке, определенном разделом IX настоящего Порядка;

- регистрация договоров осуществляется в БД "Договоры".

182. Документ, являющийся результатом предоставления муниципальной услуги, должен быть указан в закладке "Связи" соответствующей РКК.

183. В СЭДД присоединяются все электронные образы документов, являющихся результатом предоставления муниципальной услуги.

184. Постановка на контроль документа, изменение срока исполнения документа, проставление отметки об исполнении документа в СЭДД осуществляется в порядке, определенном разделом XIII настоящего Порядка.

185. Датой исполнения заявления будет являться дата регистрации документа, являющегося результатом предоставления муниципальной услуги, если иное не предусмотрено административными регламентами.

186. Основанием закрытия в дело является отметка о фактическом предоставлении услуги.