Приложение. Инструкция по делопроизводству в Главном управлении государственной службы занятости населения Омской области

Информация об изменениях:

Приказом Главного управления государственной службы занятости населения Омской области от 27 января 2017 г. N 8-п в название настоящего приложения внесены изменения

См. текст названия в предыдущей редакции

Приложение
к приказу Главного управления
государственной службы занятости
населения Омской области
от 22.08.2014 г. N 38-п

Инструкция
по делопроизводству в Главном управлении государственной службы занятости населения Омской области

С изменениями и дополнениями от:

3 декабря 2014 г., 24 декабря 2015 г., 6 июня, 22 августа 2016 г., 27 января, 12 апреля, 24 августа 2017 г.

1. Общие положения

1. Настоящая Инструкция определяет основные правила делопроизводства в Главном управлении государственной службы занятости населения Омской области (далее - Главное управление) и устанавливает требования к организации работы с документами, в том числе в части порядка приема, регистрации, учета, подготовки, оформления, размножения (тиражирования), хранения и использования документов.

2. Настоящая Инструкция разработана на основании части 2 статьи 11 Федерального закона "Об информации, информационных технологиях и о защите информации", Правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти, утвержденных постановлением Правительства Российской Федерации от 15 июня 2009 года N 477, ГОСТ Р 6.30 - 2003, Методических рекомендаций по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утвержденных приказом Росархива от 23 декабря 2009 года N 76, Указа Губернатора Омской области от 24 февраля 2004 года N 34 "О Регламенте Правительства Омской области", Указа Губернатора Омской области от 2 августа 2013 года N 113 "Об утверждении Инструкции по делопроизводству в Правительстве Омской области".

Информация об изменениях:

Приказом Главного управления государственной службы занятости населения Омской области от 12 апреля 2017 г. N 28-п в пункт 3 настоящего приложения внесены изменения

См. текст пункта в предыдущей редакции

3. Положения настоящей Инструкции распространяются на организацию работы с документами независимо от вида носителя, в том числе с документами в электронном виде, включая их подготовку, регистрацию, учет и контроль исполнения, хранение и использование, осуществляемые с помощью системы электронного документооборота (далее - СЭДО) и иных информационных технологий.

Информация об изменениях:

Приказом Главного управления государственной службы занятости населения Омской области от 12 апреля 2017 г. N 28-п в пункт 4 настоящего приложения внесены изменения

См. текст пункта в предыдущей редакции

4. Документ в электронном виде, подписанный квалифицированной электронной подписью (далее - ЭП), признается равнозначным документу на бумажном носителе, подписанному собственноручной подписью соответствующего должностного лица, кроме случая, если федеральными законами или принимаемыми в соответствии с ними нормативными правовыми актами установлено требование о необходимости составления документа исключительно на бумажном носителе.

Информация об изменениях:

Приказом Главного управления государственной службы занятости населения Омской области от 12 апреля 2017 г. N 28-п в пункт 5 настоящего приложения внесены изменения

См. текст пункта в предыдущей редакции

5. Состав документов в электронном виде, обращающихся в СЭДО Главного управления, определяется перечнем документов, создание, хранение и использование которых при организации деятельности Главного управления осуществляется в форме документов в электронном виде, согласно приложению N 1 к настоящей Инструкции.

6. Настоящая Инструкция не применяется к правилам делопроизводства в отношении документов, содержащих сведения, составляющие государственную тайну.

7. Отдел организационного и информационного обеспечения политики занятости населения (далее - организационный отдел) Главного управления:

1) обеспечивает организацию, ведение и совершенствование системы документооборота Главного управления на основе применения современных технических средств в работе с документами;

2) осуществляет контроль за соблюдением отделами Главного управления единой системы делопроизводства;

3) осуществляет методическое руководство отделами Главного управления по работе с документами;

4) дает обязательные указания работникам Главного управления по вопросам исполнения настоящей Инструкции.

8. В соответствии с распоряжением Главного управления, подготавливаемым организационным отделом Главного управления, определяются работники Главного управления, ответственные за делопроизводство в отделах Главного управления.

Работники Главного управления, ответственные за делопроизводство в отделах Главного управления, обеспечивают учет и сохранность документов, предусмотренных номенклатурой дел Главного управления, ведут и формируют дела в соответствии с номенклатурой дел Главного управления, передают их на хранение в архив Главного управления.

9. Перед уходом в отпуск, выездом в командировку работник Главного управления обязан передать по указанию непосредственного руководителя находящиеся у него на исполнении (контроле) документы другому работнику Главного управления.

При увольнении или переходе на другую работу работник Главного управления должен сдать непосредственному руководителю все числящиеся за ним документы. Дела, взятые из архива Главного управления, сдаются в архив Главного управления.

В случае болезни работника Главного управления вопрос о передаче документов, находящихся у него на исполнении (контроле), решается руководителем, давшим поручение.

10. Работники Главного управления несут персональную ответственность за невыполнение требований настоящей Инструкции.

11. Передача документов или их копий работникам иных органов исполнительной власти Омской области, органов местного самоуправления Омской области, организациям, должностным или иным лицам допускается только по согласованию с начальником Главного управления, заместителями начальника Главного управления или лицами, исполняющими их обязанности, при наличии официального письменного запроса в адрес Главного управления.

2. Бланки документов

12. В Главном управлении документы оформляются на бланках в соответствии с ГОСТ Р 6.30-2003. Бланки изготавливаются на стандартных листах бумаги формата А4 (210 х 297 мм). Допускается оформление документов на бланках, изготавливаемых на стандартных листах бумаги формата А5 (148 х 210 мм).

В Главном управлении также создаются и используются:

Информация об изменениях:

Приказом Главного управления государственной службы занятости населения Омской области от 12 апреля 2017 г. N 28-п в подпункт 1 пункта 12 настоящего приложения внесены изменения

См. текст подпункта в предыдущей редакции

1) документы в электронном виде, создаваемые без предварительного документирования на бумажном носителе, которые оформляются по общим правилам делопроизводства, утвержденным настоящей Инструкцией, и должны иметь реквизиты, установленные для аналогичного документа на бумажном носителе, за исключением оттиска печати;

2) электронные образы документов, полученные в результате сканирования документов на бумажном носителе и хранящиеся в СЭДО.

13. Документы должны печататься четким шрифтом с применением шрифта "Times New Roman Cyr", размером шрифта "14", с одной стороны листа.

14. При подготовке документа на двух и более страницах вторая и последующие страницы нумеруются. Номера страниц проставляются посередине верхнего поля листа.

Для нумерации страниц используется шрифт "Times New Roman Cyr", размер шрифта "12". Приложение к документу нумеруется отдельно.

15. Каждый лист документа, оформленный как на бланке, так и на стандартном листе бумаги, должен иметь следующие поля:

1) левое - от 2,5 до 3,5 см;

2) правое - от 1,25 до 2,25 см;

3) верхнее и нижнее - от 2 до 2,5 см.

16. Межстрочный интервал в документах должен быть одинарным. Отступы абзацев (красная строка) должны составлять 1,25 см.

17. Бланки Главного управления имеют угловой или продольный вариант расположения реквизитов. При угловом варианте бланка реквизиты располагаются в верхнем левом углу листа, при продольном варианте - посередине листа вдоль верхнего поля.

18. В Главном управлении установлены следующие виды бланков документов:

1) бланк приказа Главного управления согласно приложению N 2 к настоящей Инструкции;

2) бланк распоряжения Главного управления согласно приложению N 3 к настоящей Инструкции;

3) бланк письма Главного управления согласно приложению N 4 к настоящей Инструкции;

Информация об изменениях:

Приказом Главного управления государственной службы занятости населения Омской области от 12 апреля 2017 г. N 28-п в подпункт 4 пункта 18 настоящего приложения внесены изменения

См. текст подпункта в предыдущей редакции

4) иные виды бланков. Иные виды бланков могут изготавливаться средствами оперативной полиграфии или вычислительной техники. При подготовке документов в электронном виде используются электронные шаблоны бланков документов, идентичные бланкам на бумажном носителе. Электронные шаблоны бланков документов хранятся в СЭДО.

19. Совместные документы, подписываемые от имени Главного управления и заинтересованных лиц, оформляются без бланка.

3. Оформление реквизитов документов Главного управления

20. Реквизит "Герб Омской области".

Герб Омской области помещают на бланки правовых актов Главного управления и писем Главного управления в соответствии с Законом Омской области "О гербе и флаге Омской области" и Указом Губернатора Омской области от 27 февраля 2006 года N 25 "Об отдельных случаях использования герба Омской области".

21. Реквизит "Наименование организации".

Наименование Главного управления должно соответствовать наименованию, указанному в Положении о Главном управлении, утвержденном Указом Губернатора Омской области от 28 декабря 2006 года N 177 "О Главном управлении государственной службы занятости населения Омской области".

22. В реквизите "Место составления (издания) документа" для документов Главного управления местом составления (издания) документа указывается город Омск.

23. Реквизит "Вид документа" располагается ниже реквизита "Наименование органа исполнительной власти" и печатается прописными буквами: ПОСТАНОВЛЕНИЕ, РАСПОРЯЖЕНИЕ, АКТ и т.д. Наименование вида документа не указывается в письмах.

24. Реквизит "Справочные данные об организации".

Справочные данные о Главном управлении указываются на бланках писем Главного управления и включают в себя почтовый адрес, номер телефона и другие сведения (номера факсов, адрес электронной почты и др.).

Информация об изменениях:

Приказом Главного управления государственной службы занятости населения Омской области от 12 апреля 2017 г. N 28-п в пункт 25 настоящего приложения внесены изменения

См. текст пункта в предыдущей редакции

25. Реквизит "Дата документа".

Датой документа является дата подписания (распорядительные документы, письма и др.), дата утверждения (план, положение, отчет и др.) или дата события, зафиксированного в документе (протокол, акт и др.).

Датой документа, подписываемого совместно двумя или несколькими должностными лицами, является дата более поздней подписи.

Дату документа оформляют арабскими цифрами в последовательности: день месяца, месяц, год. День месяца и месяц оформляют двумя парами арабских цифр, разделенными точкой, год - четырьмя арабскими цифрами, например: 05.11.2014 или 27.11.2014.

Допускается словесно-цифровой способ оформления даты документа, например: 5 ноября 2014 года.

В тексте документа дата оформляется словесно-цифровым способом, например: 12 ноября 2014 года.

Подписанный ЭП документ в электронном виде должен иметь метку времени - достоверную информацию о моменте подписания, которая присоединена к указанному документу в электронном виде или иным образом связана с ним.

26. Реквизит "Регистрационный номер документа".

Регистрационный номер документа состоит из аббревиатуры вида и года документа, аббревиатуры Главного управления и порядкового номера документа в массиве данных документов.

Присвоенный номер документа переносится в регистрационный штамп. На документах, указанных в пункте 51 настоящей Инструкции, на лицевой стороне первого листа в правом нижнем углу ставится регистрационный штамп, который содержит дату поступления документа и его регистрационный номер.

При регистрации правовых актов Главного управления их нумерация осуществляется с учетом следующих особенностей:

1) в отношении приказов Главного управления - порядковый номер приказа Главного управления с индексом "-п";

2) в отношении распоряжений Главного управления по основной деятельности - порядковый номер распоряжения Главного управления с индексом "-р";

3) в отношении распоряжений Главного управления о проведении проверок юридических лиц при осуществлении регионального государственного надзора и контроля за приемом на работу инвалидов в пределах установленной квоты, в том числе за выделением (созданием) рабочих мест (специальных рабочих мест) для трудоустройства инвалидов в соответствии с установленной квотой, - порядковый номер распоряжения с индексом "-рк";

4) в отношении распоряжений Главного управления о приеме, увольнении, переводе и перемещении работников Главного управления - порядковый номер распоряжения Главного управления с индексом "-л";

5) в отношении распоряжений Главного управления об отпусках, командировании, поощрениях, дисциплинарных взысканиях работников Главного управления и по иным кадровым вопросам - порядковый номер распоряжения Главного управления с индексом "-к".

27. Реквизит "Ссылка на исходящий номер и дату документа".

При подготовке ответов Главного управления заинтересованным лицам в исходящем документе Главного управления исполнителем указывается на бланке письма Главного управления исходящий регистрационный номер и дата документа, на который подготовлен ответ Главного управления.

28. Реквизит "Адресат".

В качестве адресата документа могут выступать государственные органы, органы местного самоуправления, организации, их структурные подразделения, должностные лица, граждане. Наименование адресата - организации, ее структурного подразделения указывается в именительном падеже, например:

Министерство экономики Омской области

При адресации документа должностному лицу наименование организации, ее структурного подразделения, должность и фамилия должностного лица указываются в дательном падеже, инициалы указываются перед фамилией, например:

Министру труда и социального развития Омской области И.О. Фамилия

При адресации документа руководителю организации ее наименование входит в состав наименования должности адресата, инициалы указываются перед фамилией, например:

Директору казенного учреждения Омской области "Центр занятости населения Центрального административного округа города Омска" И.О. Фамилия

В реквизите "Адресат" допускается использовать официально принятые сокращенные наименования органов государственной власти, органов местного самоуправления, организаций. Почтовый адрес в составе реквизита "Адресат" указывается в последовательности, установленной правилами оказания услуг почтовой связи.

Почтовый адрес не указывается в документах, направляемых в высшие органы государственной власти Российской Федерации, федеральные органы исполнительной власти, органы государственной власти Омской области и постоянным корреспондентам.

При адресации письма в организацию указывается ее наименование, затем почтовый адрес, например:

Казенное учреждение Омской области "Центр занятости населения Центрального административного округа города Омска" Певцова ул., д. 13, г. Омск, 644043

Документ не должен содержать более четырех адресатов. Слово "копия" перед вторым, третьим, четвертым адресатами не указывается. При большем числе адресатов составляется указатель рассылки документа.

Если документ направляется в несколько однородных организаций или несколько структурных подразделений одной организации, то их следует указывать обобщенно, например:

Директорам казенных учреждений службы занятости населения Омской области, начальникам отделов Главного управления государственной службы занятости населения Омской области

При адресации документа физическому лицу указывают фамилию и инициалы получателя, инициалы ставятся после фамилии, затем почтовый адрес, например:

Фамилия И.О. Карла Маркса просп., д. 5, кв. 2, г. Омск, 644073

Информация об изменениях:

Приказом Главного управления государственной службы занятости населения Омской области от 6 июня 2016 г. N 27-п в пункт 29 настоящего приложения внесены изменения

См. текст пункта в предыдущей редакции

29. Реквизит "Наименование либо аннотация документа".

Реквизит "Наименование либо аннотация документа" составляется ко всем документам, за исключением документов, имеющих текст небольшого объема (до одной страницы). Наименование либо аннотация документа должны быть краткими, точно передающими содержание документа.

Наименование либо аннотация документа, состоящие из двух и более строк, печатаются через один межстрочный интервал. Наименование либо аннотация документа пишутся с прописной буквы, оформляются под реквизитами бланка и кавычками не выделяются, точка в конце не ставится. Наименование либо аннотация документа отделяются от текста 1 - 2 межстрочными интервалами, занимают до 4 - 5 строк по 28 - 30 знаков в строке, оформляются по ширине реквизита бланка центрованным способом.

Наименование либо аннотация документа должны отвечать на вопросы:

"о чем?" ("о ком?"), например:

Об участии в межрегиональной конференции

"чего?" ("кого?"), например:

Должностной регламент начальника отдела правовой работы, государственной службы и кадров

30. Реквизит "Текст документа".

Текст документа состоит из двух частей. В первой части указываются причины, цели, основания создания документа, во второй части - решения, выводы, просьбы, рекомендации.

Текст документа излагается русским литературным языком с учетом официально-делового стиля, вида документа и его назначения в управленческой деятельности. Содержание документа должно быть кратким, ясным, точным и логичным.

Использование в документе новых иностранных терминов и выражений допускается, если отсутствуют имеющие тот же смысл русские термины и выражения или термины иностранного происхождения, ставшие в русском языке общеупотребительными.

Содержание документа может быть оформлено таблицей, если необходимо указать сведения о нескольких объектах по ряду признаков. Графы, строки таблицы должны иметь заголовки, выраженные именем существительным в именительном падеже. Подзаголовки граф и строк должны быть согласованы с заголовками. Если таблицу печатают более чем на одной странице, графы таблицы должны быть пронумерованы и на следующих страницах должны быть напечатаны только номера этих граф. Номера граф и строк таблицы указываются без точек. Таблица может быть расположена вдоль длинной стороны листа. В этом случае таблица оформляется приложением к документу.

Допускается при большом объеме текста применение в таблицах, оформленных приложениями, размер шрифта не менее "12", а также шрифта "Arial".

Даты в тексте документа оформляются в соответствии с пунктом 25 настоящей Инструкции.

При написании чисел используются словесный (например, четыре метра, пять листов), цифровой (например, 30000, 125000000) и словесно-цифровой (например, 50 тысяч, 150 млн.) способы.

Словесно-цифровой способ применяется, как правило, для обозначения крупных круглых чисел.

В тексте документа, содержащего ссылки на документы органов исполнительной власти Омской области, органов местного самоуправления Омской области, организаций, должностных и иных лиц или ранее изданные документы Главного управления, указываются реквизиты данных документов (наименование вида документа, наименование автора, дата, регистрационный номер).

Если текст документа содержит ссылку на федеральный закон, то указываются его дата, номер и название. В случае если текст документа содержит ссылку на иной правовой акт, то указываются наименование вида документа, наименование органа, издавшего документ, дата принятия или утверждения документа, его регистрационный номер, наименование документа (если имеется).

В документах Главного управления текст излагают от первого лица множественного числа (например, "предлагаем", "просим").

В документах коллегиальных органов текст излагают от третьего лица единственного числа (например, "постановляет", "решил").

В совместных документах текст излагают от первого лица множественного числа (например, "постановили", "решили").

31. Реквизит "Отметка о наличии приложений" в сопроводительных письмах оформляется под текстом письма от границы левого поля.

Приложение отделяется от текста одним межстрочным интервалом.

Отметка о наличии приложения, названного в тексте письма, оформляется следующим образом:

Приложение:

на 5 л. в 2 экз.

Если письмо имеет приложение, не названное в тексте, то указывается его наименование, количество листов и количество экземпляров. При наличии нескольких приложений они нумеруются, например:

Приложение:

1. Копия ... на 8 л. в 1 экз. 2. Проект ... на 1 л. в 3 экз.

Если приложения сброшюрованы, то количество листов не указывается. Если к документу прилагается другой документ, также имеющий приложение, отметка о наличии приложения оформляется следующим образом:

Приложение:

письмо Росархива от 05.06.2003 N 02-6/172 и приложение к нему, всего на 3 л. в 1 экз.

Если приложение направляется не всем указанным в документе адресатам, то отметку о наличии приложения оформляют следующим образом:

Приложение:

на 3 л. в 5 экз. только в первый адрес.

На приложениях к правилам, инструкциям, планам, программам и другим документам отметка о приложении проставляется на первом листе в правом верхнем углу. При этом указывается наименование распорядительного документа, его дата и регистрационный номер, например:

Приложение к приказу Главного управления от ___________ N ____

Информация об изменениях:

Приказом Главного управления государственной службы занятости населения Омской области от 12 апреля 2017 г. N 28-п в пункт 32 настоящего приложения внесены изменения

См. текст пункта в предыдущей редакции

32. Реквизит "Подпись должностного лица".

Реквизит "Подпись должностного лица" располагается на расстоянии двух межстрочных интервалов от последней строки текста документа и состоит из наименования должности, личной подписи и ее расшифровки (инициалы и фамилия) лица, уполномоченного подписывать документы Главного управления.

Элементы реквизита "Подпись" выравниваются по границам левого и правого полей документа.

Расшифровка подписи оформляется на уровне последней строки наименования должности, инициалы отделяются от фамилии пробелом, например:

Начальник Главного управления				И.О. Фамилия
		(личная подпись)

В документах, подписываемых лицом, исполняющим обязанности начальника Главного управления или заместителя начальника Главного управления, указывается его должность в соответствии со штатным расписанием Главного управления либо должность, которую он временно замещает (в случае возложения соответствующих обязанностей). Не допускается подписывать документы с предлогом "за" или проставлением косой черты перед наименованием должности, а также не допускается исправление от руки или произведенное машинописным способом.

При подписании документа несколькими должностными лицами подписи располагаются одна под другой в последовательности, соответствующей занимаемой должности, например:

Министр труда и социального развития Омской области				И.О. Фамилия
		(личная подпись)
Начальник Главного управления				И.О. Фамилия
		(личная подпись)

Письма, направляемые в Министерство труда и социальной защиты Российской Федерации, Федеральную службу по труду и занятости, Законодательное Собрание Омской области, Правительство Омской области, органы исполнительной власти Омской области и органы местного самоуправления Омской области, подписываются только начальником Главного управления или лицом, исполняющим его обязанности.

Письма, направляемые в организации, подписываются начальником Главного управления или заместителями начальника Главного управления в соответствии с распределением обязанностей между руководителями Главного управления.

Запрещается оформление писем за подписью начальников отделов Главного управления (кроме случаев исполнения начальником отдела Главного управления обязанностей отсутствующего заместителя начальника Главного управления и направления информационных писем в подведомственные учреждения Главного управления) и иных работников Главного управления.

Подписание документа в электронном виде осуществляется аналогично документам на бумажном носителе с использованием ЭП должностного лица - автора документа.

33. Реквизит "Отметка об исполнителе".

Реквизит "Отметка об исполнителе" включает в себя инициалы и фамилию или имя, отчество и фамилию исполнителя документа, номер его телефона. Отметку об исполнителе располагают на лицевой или оборотной стороне последнего листа документа в левом нижнем углу, например:

И.О. Фамилия 24-54-27

Отметка об исполнителе может дополняться указанием должности исполнителя, структурного подразделения, телефонным кодом города.

34. Реквизит "Оттиск печати".

На документах, требующих особого удостоверения их подлинности, ставится гербовая печать Главного управления. Главное управление имеет печать с изображением герба Омской области и своим полным наименованием, а также иные печати и штампы.

Оттиск печати ставится на свободном от текста месте, не захватывая личной подписи должностного лица. Печать может захватывать часть наименования должности лица, подписавшего документ.

Оттиск печати должен быть четким, хорошо читаемым.

В документах, подготовленных на основе унифицированных форм, печать ставится в месте, обозначенном отметкой "МП" или иным образом.

Печати и штампы Главного управления хранятся в организационном отделе Главного управления в сейфах и несгораемых металлических шкафах.

Перечень работников Главного управления, имеющих полномочия хранить печати Главного управления, определяется в соответствии с распоряжением Главного управления, проект которого подготавливается организационным отделом Главного управления.

Гербовой печатью Главного управления удостоверяются личные подписи начальника Главного управления, заместителей начальника Главного управления, начальника отдела бухгалтерского учета - главного бухгалтера Главного управления на документах в соответствии с перечнем документов согласно приложению N 5 к настоящей Инструкции.

Все изготовленные печати учитываются в организационном отделе Главного управления и выдаются работникам Главного управления, имеющим полномочия хранить печати Главного управления, под роспись.

Пришедшие в негодность и утратившие значение печати и штампы подлежат возврату в организационный отдел Главного управления. В организационном отделе Главного управления создается комиссия, в присутствии которой пришедшие в негодность или утратившие значение печати и штампы уничтожаются. После уничтожения печатей и штампов комиссией составляется акт, который подписывают все члены комиссии.

Состав комиссии утверждается распоряжением Главного управления, проект которого подготавливается организационным отделом Главного управления.

Контроль за использованием печатей и штампов возлагается на начальника организационного отдела Главного управления.

При увольнении с должности, в день подписания обходного листа, работник Главного управления, которому были выданы печать или штамп, обязан сдать их начальнику организационного отдела Главного управления.

Информация об изменениях:

Приказом Главного управления государственной службы занятости населения Омской области от 12 апреля 2017 г. N 28-п в пункт 35 настоящего приложения внесены изменения

См. текст пункта в предыдущей редакции

35. Реквизит "Указания по исполнению документа" (далее - резолюция) оформляется на отдельном листе формата А6 (105 х 148 мм) или в форме документа в электронном виде и включает в себя должность, инициалы и фамилию лица, давшего резолюцию, фамилии и инициалы исполнителей, содержание поручения, срок исполнения, подпись лица, давшего резолюцию, и дату.

Резолюция оформляется по форме согласно приложению N 6 к настоящей Инструкции.

Допускается оформление резолюции непосредственно на документе без использования отдельного листа на свободном от текста месте, например:

Фамилия И.О.

Прошу рассмотреть и внести

предложения.

Срок: до 31.01.2014

Подпись         Дата

Начальники отделов Главного управления ставят резолюцию непосредственно на резолюции руководителя Главного управления, от которого поступил документ, либо на отдельном листе, оформленном в соответствии с требованиями настоящего пункта. Подписание резолюции в форме документа в электронном виде осуществляется с использованием ЭП автора резолюции.

Если поручение дано нескольким лицам, то ответственным за исполнение поручения лицом является лицо, указанное в поручении первым, если иное не указано в поручении. Лицо, ответственное за исполнение поручения, координирует работу иных исполнителей по исполнению поручения.

Информация об изменениях:

Приказом Главного управления государственной службы занятости населения Омской области от 12 апреля 2017 г. N 28-п в пункт 36 настоящего приложения внесены изменения

См. текст пункта в предыдущей редакции

36. Реквизит "Виза согласования документа".

Согласование документа с государственными органами, органами местного самоуправления и организациями, интересы которых затрагиваются документом, является внешним согласованием.

Внешнее согласование документа оформляется реквизитом "Гриф согласования", который включает в себя слово "СОГЛАСОВАНО" (без кавычек), наименование должности лица, с которым согласовывается документ (включая наименование организации), его личную подпись, расшифровку подписи (инициалы, фамилию) и дату согласования.

Гриф согласования документа оформляется под реквизитом "Подпись должностного лица" ближе к нижнему полю документа следующим образом:

СОГЛАСОВАНО Руководитель казенного учреждения Омской области "Исторический архив Омской области" ______________ И.О. Фамилия (личная подпись) Дата

Если содержание документа затрагивает интересы нескольких организаций, грифы согласования могут располагаться на отдельном листе согласования. Визы в листе согласования включают в себя должность визирующего документ, личную подпись, расшифровку подписи (инициалы, фамилию) и дату.

Согласование документов в электронном виде производится визированием с использованием ЭП должностного лица, визирующего документ.

Согласование документа в Главном управлении осуществляется путем визирования текста документа уполномоченным работником Главного управления. Документы в Главном управлении могут согласовываться только начальниками отделов Главного управления и координирующими их заместителями начальника Главного управления. Согласование исходящих документов, распоряжений и приказов Главного управления в Главном управлении осуществляется в электронном виде.

Информация об изменениях:

Приказом Главного управления государственной службы занятости населения Омской области от 12 апреля 2017 г. N 28-п в пункт 37 настоящего приложения внесены изменения

См. текст пункта в предыдущей редакции

37. Реквизит "Гриф утверждения документа" проставляется в верхнем правом углу первого листа документа.

Гриф утверждения оформляется следующим образом:

УТВЕРЖДАЮ Начальник Главного управления ______________ И.О. Фамилия (личная подпись) Дата

При утверждении документа решением, протоколом, приказом Главного управления гриф утверждения состоит из слова "УТВЕРЖДЕНО", наименования утверждающего документа в творительном падеже, его даты, номера. Например:

УТВЕРЖДЕНО приказом Главного управления от 20 мая 2014 года N 22-п

Утверждение документов в электронном виде производится с использованием ЭП должностного лица, утверждающего документ.

38. Реквизит "Отметка об исполнении документа".

Исполненный документ должен содержать отметку о его направлении в дело Главного управления ("Д") с указанием подписи лица, направившего документ в дело Главного управления, и даты направления документа в дело Главного управления.

Отметка об исполнении документа и направлении его в дело в СЭДО включает в себя ссылку на дату и номер документа, свидетельствующего о его исполнении, или при отсутствии такого документа - краткие сведения об исполнении документа, слова "В дело", индекс дела по номенклатуре дел, в котором будет храниться документ.

Отметка об исполнении документа и направлении его в дело подписывается и датируется должностным лицом, давшим поручение, или иными лицами, на которых в установленном порядке возложена указанная обязанность. Соответствующая отметка вносится в регистрационно-контрольную карточку (далее - РКК) документа в СЭДО Главного управления.

Отметка об исполнении может дополняться информацией об особенностях исполнения документа.

Информация об изменениях:

Приказом Главного управления государственной службы занятости населения Омской области от 12 апреля 2017 г. N 28-п в пункт 39 настоящего приложения внесены изменения

См. текст пункта в предыдущей редакции

39. Реквизит "Отметка о заверении копий".

Заверение копий документов производится для удостоверения их соответствия подлинникам и придания им юридической силы.

Перечень работников Главного управления, имеющих полномочия заверять копии документов в Главном управлении, определяется в соответствии с распоряжением Главного управления, проект которого подготавливается организационным отделом Главного управления.

В Главном управлении могут заверяться копии только тех документов, которые были созданы в Главном управлении либо в организациях, правопреемником которых является Главное управление. При решении вопросов о поступлении граждан на государственную гражданскую службу Омской области (приеме граждан на работу) в Главное управление, удостоверении их трудовых и других прав, формировании личных дел работников Главного управления допускается изготовление копий документов, выданных другими организациями и необходимых для решения соответствующих вопросов (копии документов об образовании, трудовых книжек, свидетельств о браке и т.д.).

При заверении соответствия копии документа подлиннику под реквизитом "Подпись" проставляют отметку о заверении, включающую слово "Верно", наименование должности работника Главного управления, заверившего копию документа, его личную подпись, расшифровку подписи (инициалы, фамилию) и дату заверения, печать (при представлении копии или выписки из документа в другую организацию), например:

Верно Начальник отдела правовой работы, государственной службы и кадров Главного управления					И.О. Фамилия
Дата	М.П.		(личная подпись)

Листы многостраничных копий (выписок из документа) нумеруются, отметка о заверении копии дополняется указанием количества листов копии (выписки из документа), например: "Всего в копии 15 л.". Допускается заверять отметкой "Верно" каждый лист многостраничной копии документа, созданного на бумажном носителе.

Свидетельствование верности документа в электронном виде, текст которого распечатан на бумажном носителе, его подлиннику в электронной форме осуществляется штампом организационного отдела Главного управления "Заверено с применением электронной подписи" с указанием даты, фамилии, инициалов и подписи работника, создавшего копию, по форме согласно приложению N 7 к настоящей Инструкции.

4. Организация документооборота в Главном управлении

4.1. Прием и первичная обработка поступающих документов

40. Прием и первичная обработка поступающих в Главное управление документов осуществляются в организационном отделе.

41. Первичная обработка поступивших в Главное управление документов включает проверку правильности доставки документов и наличия документов и приложений к ним, а также распределение документов на регистрируемые и не подлежащие регистрации.

42. Ошибочно доставленные в Главное управление документы пересылаются по принадлежности или возвращаются отправителю.

Конверты с документами, поступившими в адрес отделов Главного управления, а также с пометкой "лично", передаются по назначению без вскрытия.

Информация об изменениях:

Приказом Главного управления государственной службы занятости населения Омской области от 12 апреля 2017 г. N 28-п в пункт 43 настоящего приложения внесены изменения

См. текст пункта в предыдущей редакции

43. Конверты от поступившей служебной корреспонденции, как правило, уничтожаются, кроме случаев, когда только по конверту можно определить адрес отправителя, время доставки и получения документа. Сохраняются и прилагаются конверты к документам, полученным от граждан и организаций (в том числе исковые заявления от них), из судебных органов, органов прокуратуры, правоохранительных, иных контролирующих и надзорных органов.

В СЭДО Главного управления обработке подлежат документы в электронном виде, которые подписаны ЭП, признанной действительной. При получении документов в электронном виде, подписанных ЭП, организационный отдел Главного управления производит проверку действительности ЭП должностного лица - автора документа.

При получении электронного образа документа, подписанного ЭП работника, зарегистрировавшего документ, организационный отдел Главного управления производит проверку действительности ЭП этого работника, подтверждающей соответствие электронного образа документа его подлиннику на бумажном носителе, подписанному должностным лицом - автором документа.

При обнаружении некомплектности или повреждении документов в электронном виде, электронных образов документов, отсутствии или признании ЭП недействительной организационный отдел Главного управления направляет отправителю уведомление об отказе в приеме к обработке такого документа. Уведомление подписывается ЭП работника организационного отдела Главного управления, признавшего ЭП недействительной.

44. В Главном управлении доставка и отправка документов осуществляются посредством почтовой, фельдъегерской и электронной связи.

С помощью почтовой и фельдъегерской связи доставляется и отправляется письменная корреспонденция в виде писем, почтовых карточек, бандеролей, посылок, мелких пакетов, а также печатные издания. По каналам электронной связи доставляются и отправляются телеграммы, факсограммы, телефонограммы, интернет-почта и проекты входящих и исходящих документов из СЭДО органов государственной власти и иных организаций.

4.2. Предварительное рассмотрение документов

45. Предварительное рассмотрение входящих документов Главного управления проводится в целях распределения поступивших документов на требующие обязательного рассмотрения начальником Главного управления или его заместителями в соответствии с распределением обязанностей между руководителями Главного управления и направляемые непосредственно в отделы Главного управления.

Основанием для принятия решения в ходе предварительного рассмотрения является содержание документа, а не адресация его соответствующему должностному лицу.

46. Документы, поступающие в адрес Главного управления или на имя начальника Главного управления, заместителей начальника Главного управления, а также без указания конкретного должностного лица предварительно рассматриваются и регистрируются в организационном отделе Главного управления.

Перечень документов, не подлежащих регистрации в организационном отделе Главного управления, определяется в соответствии с приложением N 8 к настоящей Инструкции. Документы, не подлежащие регистрации в организационном отделе Главного управления, передаются в отделы Главного управления по назначению.

Информация об изменениях:

Приказом Главного управления государственной службы занятости населения Омской области от 24 декабря 2015 г. N 58-п пункт 47 настоящего приложения изложен в новой редакции

См. текст пункта в предыдущей редакции

47. Обращения граждан, объединений граждан, в том числе юридических лиц (далее - обращения), регистрируются и формируются в дела отдельно от других документов Главного управления.

Информация по обращениям, поступившая в Главное управление из казенных учреждений службы занятости населения Омской области, регистрируется и передается на рассмотрение заместителям начальника Главного управления в соответствии с распределением обязанностей между руководителями Главного управления.

48. Телеграммы принимаются под расписку с проставлением даты и времени приема.

Информация об изменениях:

Приказом Главного управления государственной службы занятости населения Омской области от 12 апреля 2017 г. N 28-п в пункт 49 настоящего приложения внесены изменения

См. текст пункта в предыдущей редакции

49. Предварительное рассмотрение электронных сообщений, поступающих по электронной почте, документов в электронном виде и электронных образов документов, поступающих в СЭДО Главного управления, осуществляется аналогично документам на бумажных носителях.

50. В первую очередь осуществляется предварительное рассмотрение документов с указаниями, свидетельствующими о срочности их исполнения.

51. Все документы в Главном управлении, в том числе документы, указанные в пункте 136 настоящей Инструкции, в случае, если в них имеются поручения начальника Главного управления или его заместителей в соответствии с распределением обязанностей между руководителями Главного управления, регистрируются в СЭДО.

4.3. Регистрация поступающих документов

52. Регистрация документов в Главном управлении - фиксация факта создания или прямого поступления документа путем присвоения ему регистрационного номера и даты поступления документа в Главное управление.

53. Регистрации подлежат все документы, требующие учета, исполнения и использования. Документы регистрируются независимо от способа их доставки.

Документы регистрируются один раз: поступающие - в день поступления, создаваемые - в день подписания или утверждения либо при поступлении в нерабочее время - на следующий рабочий день.

Служебные документы, которые поступили в Главное управление минуя организационный отдел Главного управления, должны быть сданы в организационный отдел Главного управления для регистрации в тот же день.

54. В документообороте Главного управления выделяются следующие виды документов:

1) входящие (поступающие) документы;

2) исходящие (отправляемые) документы;

3) внутренние документы.

Информация об изменениях:

Приказом Главного управления государственной службы занятости населения Омской области от 12 апреля 2017 г. N 28-п в пункт 55 настоящего приложения внесены изменения

См. текст пункта в предыдущей редакции

55. Документы регистрируются и учитываются организационным отделом Главного управления в СЭДО путем создания РКК с включением в них документов в электронном виде или электронных образов документов и заполнением следующих полей:

1) входящий номер документа;

2) индекс дела;

3) дата регистрации документа;

4) корреспондент;

5) адрес корреспондента;

6) номер документа;

7) дата документа;

8) автор документа;

9) заголовок (краткое содержание);

10) вид документа;

11) вид доставки;

12) отметка срочности;

13) поступило из;

14) тематика;

15) кому (на рассмотрение);

16) сопроводительная информация (примечание);

17) вложения;

18) текст документа;

19) количество листов основного документа;

20) количество приложений;

21) общее количество листов приложений.

Регистрационный номер входящего документа оформляется следующим образом:

"ВХ-13/ГСЗН-4562" или "ВХ-13/ГСЗН-Ш-4562", где:

- ВХ - аббревиатура вида документа;

- 13 - год документа;

- ГСЗН - аббревиатура наименования Главного управления;

- 4562 - порядковый номер документа в регистрационном массиве данных входящих документов;

- Ш - первая буква фамилии обратившегося гражданина при регистрации обращений.

В случае повторного поступления обращения одного и того же адресата в регистрационный номер добавляется буква (п) - ("повторно").

Документы, поступившие на бумажном носителе, включаются в СЭДО Главного управления после сканирования и создания электронного образа документа. Включение электронного образа документа в СЭДО Главного управления возможно только после его сравнения с подлинником документа. После включения электронного образа документа в СЭДО Главного управления он заверяется ЭП работника организационного отдела Главного управления, подтверждающей соответствие электронного образа документа его подлиннику на бумажном носителе. Не подлежат сканированию:

1) сброшюрованные документы и другие текстовые материалы;

2) книги, буклеты, карты, диаграммы, материалы форматом более А4, а также состоящие из листов разного формата;

3) материалы с малоразборчивым текстом;

4) письма граждан, приложенные к документам.

Документы в электронном виде и электронные образы документов регистрируются в СЭДО Главного управления после проверки действительности ЭП, не прошедшие проверку действительности, - после получения подлинника документа на бумажном носителе.

56. Основным принципом регистрации документов в Главном управлении является однократность. При передаче зарегистрированного документа из одного отдела Главного управления в другой отдел Главного управления повторная регистрация не выполняется.

Информация об изменениях:

Приказом Главного управления государственной службы занятости населения Омской области от 24 декабря 2015 г. N 58-п в пункт 57 настоящего приложения внесены изменения

См. текст пункта в предыдущей редакции

57. Приказы и распоряжения Главного управления, обращения и поручения начальника Главного управления регистрируются в соответствующих разделах СЭДО. Порядковые номера присваиваются документам в пределах каждой регистрируемой группы. Документы регистрируются в пределах календарного года.

Информация об изменениях:

Приказом Главного управления государственной службы занятости населения Омской области от 27 января 2017 г. N 8-п пункт 58 настоящего приложения изложен в новой редакции

См. текст пункта в предыдущей редакции

58. Документы регистрируются независимо от способа их доставки, передачи или создания.

В системе СЭДО документы, связанные с деятельностью проектного офиса по реализации Стратегии социально-экономического развития Омской области, создаются с пометкой "РПО".

В отношении документов с пометкой "РПО" вводится особый режим рассмотрения: данные документы должны быть зарегистрированы, рассмотрены, резолюция должная быть подписана руководителем в течение трех часов с момента поступления документа. Данные документы исполняются в сроки, указанные в запросе, установленные в поручении руководителя органа исполнительной власти Омской области, рассмотревшего документ, либо в сроки, установленные регламентом Правительства Омской области (далее - срок исполнения).

Нарушение срока исполнения документа с пометкой "РПО" будет являться основанием для проведения в Главном управлении служебной проверки.

Информация об изменениях:

Приказом Главного управления государственной службы занятости населения Омской области от 27 января 2017 г. N 8-п пункт 59 настоящего приложения изложен в новой редакции

См. текст пункта в предыдущей редакции

59. Зарегистрированные документы Главного управления ставятся на контроль и снимаются с контроля в соответствии с распоряжением Главного управления от 31 октября 2016 года N 216-р "О подготовке и проведении аппаратных совещаний, планировании рабочего времени и контроле за исполнением правовых актов, поручений и иных документов в Главном управлении государственной службы занятости населения Омской области".

4.4. Порядок рассмотрения документов и доведение документов до исполнителей

60. На рассмотрение начальнику Главного управления, заместителям начальника Главного управления документы передаются после их регистрации (в случае, когда они подлежат регистрации) в соответствии с распределением обязанностей.

По результатам рассмотрения документов начальник Главного управления, заместители начальника Главного управления дают поручения в форме резолюции.

Документы тиражируются в соответствии с резолюциями и рассылкой на исполнение. Если в резолюции указано несколько исполнителей, оригинал документа вместе с резолюцией направляется лицу, указанному в резолюции первым, либо исполнителю, напротив фамилии которого стоит отметка "оригинал", "обобщение", "отв." и т.п. Остальным исполнителям направляются копии. Все последующие резолюции на документе не должны искажать содержание поручения вышестоящего руководителя.

Ответственный исполнитель и соисполнители вправе давать поручения в виде резолюций начальникам отделов Главного управления с занесением резолюций в СЭДО.

Средствами СЭДО осуществляется автоматическое оповещение ответственных исполнителей, имеющих доступ к СЭДО, о наличии резолюции.

61. Сроки исполнения документов заносятся в СЭДО.

62. Поручения начальника Главного управления по результатам аппаратных совещаний у начальника Главного управления заносятся в СЭДО.

63. Обмен документов в Главном управлении осуществляется через организационный отдел Главного управления.

4.5. Работа исполнителей с документами

64. Организация работы исполнителей с документами осуществляется на основании резолюций вышестоящих должностных лиц. Исполнение документа предусматривает сбор и обработку необходимой информации, подготовку проекта документа, согласование с заинтересованными должностными лицами, доработку и представление проекта документа на подпись руководителю.

65. Ответственный исполнитель координирует работу соисполнителей поручения, в том числе определяет сроки представления соисполнителями необходимых документов и материалов в соответствии с федеральным и областным законодательством.

66. Соисполнители имеют право:

1) докладывать об исполнении поручения руководителю, давшему поручение, только по поручению (предложению) ответственного исполнителя;

2) вносить ответственному исполнителю предложения об изменении сроков исполнения документов с соответствующим обоснованием.

67. Ответственный исполнитель персонально отвечает за качество исполнения документа (поручения), полноту и достоверность информации и соблюдение сроков его выполнения.

68. Документ (поручение) считается исполненным, если проведены предусмотренные в документе мероприятия, рассмотрены по существу поставленные в нем вопросы и даны соответствующие письменные (устные) ответы или поставленные в документе вопросы решены в оперативном порядке. О результатах должно быть сообщено автору документа (когда это требуется исходя из содержания документа или резолюции).

69. После исполнения документа в СЭДО проставляется отметка об исполнении документа и направлении его в дело.

4.6. Организация работы с отправляемыми документами

70. Документы после их подписания начальником Главного управления или его заместителями передаются в организационный отдел Главного управления для регистрации и отправки.

Регистрация и дальнейшая отправка документов на бумажном носителе осуществляются только при наличии проекта документа, занесенного в СЭДО Главного управления. При отсутствии рабочего места в СЭДО Главного управления электронный образ документа передается в организационный отдел Главного управления с использованием электронных носителей информации.

71. Документ, отправленный по факсу, электронной почте, подлежит регистрации в соответствии с пунктом 80 настоящей Инструкции.

Ответственный исполнитель принимает решение о необходимости досылки адресату подлинника документа на бумажном носителе.

72. Отправка документов, в том числе посредством электронной связи, осуществляется только организационным отделом Главного управления.

4.7. Регистрация отправляемых документов в Главном управлении

Информация об изменениях:

Приказом Главного управления государственной службы занятости населения Омской области от 12 апреля 2017 г. N 28-п в пункт 73 настоящего приложения внесены изменения

См. текст пункта в предыдущей редакции

73. Регистрация отправляемых документов осуществляется в организационном отделе Главного управления путем создания РКК исходящего документа с включением в них документов в электронном виде или электронных образов документов и заполнением следующих полей:

1) исходящий номер документа;

2) индекс дела;

3) дата документа;

4) корреспондент;

5) адрес корреспондента;

6) адресат;

7) должность;

8) заголовок;

9) вид документа;

10) отметка срочности;

11) фамилия, имя, отчество;

12) связанные документы;

13) вид отправки;

14) сопроводительная информация (примечание);

15) заголовок;

16) исполнитель документа;

17) подразделение;

18) телефон;

19) вложения;

20) текст документа;

21) количество листов основного документа;

22) количество приложений;

23) общее количество листов приложений.

Регистрационный номер исходящего документа оформляется следующим образом:

"ИСХ-13/ГСЗН-6324", где:

- ИСХ - аббревиатура вида документа;

- 13 - год документа;

- ГСЗН - аббревиатура наименования Главного управления;

- 6324 - порядковый номер документа в регистрационном массиве данных исходящих документов.

Информация об изменениях:

Приказом Главного управления государственной службы занятости населения Омской области от 12 апреля 2017 г. N 28-п в пункт 74 настоящего приложения внесены изменения

См. текст пункта в предыдущей редакции

74. Перед регистрацией отправляемого документа исполнителем производится проверка правильности оформления, комплектности документа, соответствия количества экземпляров документа указателю рассылки, сверка соответствия текстов подписанного и завизированного экземпляра документа, сортировка документов по способу исполнения (простая и заказная почта), проверяется наличие подписи, виз, приложений, отметки об исполнителе, правильность написания адресата, номера и даты документа, на который делается ссылка. После проверки документы представляются в организационный отдел Главного управления.

Перед регистрацией документов в электронном виде производится проверка аутентичности и действительности ЭП должностного лица, подписавшего документ.

75. Неправильно оформленные документы возвращаются организационным отделом Главного управления ответственному исполнителю на доработку.

76. На исходящем документе Главного управления указываются дата, оформленная цифровым способом, и регистрационный номер. Регистрационный номер состоит из вида документа, года, аббревиатуры наименования Главного управления, порядкового номера документа.

Регистрационный номер документа и дата регистрации проставляются на подлиннике документа в реквизитах бланка.

4.8. Регистрация внутренних документов в Главном управлении

77. Регистрация внутренних документов осуществляется в организационном отделе Главного управления с внесением в СЭДО следующих реквизитов:

1) внутренний номер;

2) индекс дела;

3) дата;

4) вид документа;

5) получатель;

6) исполнитель документа;

7) должность, фамилия и инициалы лица, подписавшего документ;

8) заголовок;

9) указания по исполнению документа.

Регистрационный номер внутреннего документа оформляется следующим образом:

"ВНТ-13/ГСЗН-734", где:

- ВНТ - аббревиатура вида документа;

- 13 - год документа;

- ГСЗН - аббревиатура наименования Главного управления;

- 734 - порядковый номер документа в регистрационном массиве данных внутренних документов.

78. Внутренние документы в виде служебной записки оформляются согласно приложению N 9 к настоящей Инструкции.

4.9. Отправка документов

Информация об изменениях:

Приказом Главного управления государственной службы занятости населения Омской области от 24 августа 2017 г. N 56-п в пункт 79 настоящего приложения внесены изменения

См. текст пункта в предыдущей редакции

79. Исходящие документы передаются с помощью СЭДО, почтовой, фельдъегерской, электронной связи. Решение о передаче документа с помощью фельдъегерской связи принимает заместитель начальника Главного управления, курирующий финансовые вопросы, почтовой и электронной связи - начальники отделов Главного управления.

Исходящие документы в форме документов в электронном виде, подписанных ЭП, отправляются в органы исполнительной власти Омской области, иные органы государственной власти, органы местного самоуправления Омской области путем пересылки из СЭДО Главного управления в СЭДО (входящую в состав Единой системы электронного документооборота Правительства Омской области (далее - ЕСЭДО)) адресата при наличии у него таковой. При отправке документов в электронном виде вместе с ними передаются их регистрационные данные.

80. Обработка документов для отправки почтовой связью (упаковка, адресация, проставление стоимости почтовых услуг) осуществляется организационным отделом Главного управления в соответствии с правилами оказания услуг почтовой связи, документов, отправляемых телеграфной связью, - в соответствии с правилами оказания услуг телеграфной связи. Перед упаковкой проверяется правильность оформления документов, наличие приложений, соответствие количества экземпляров количеству адресатов.

81. Документы отправляются организационным отделом Главного управления в день их регистрации или на следующий рабочий день после их подписания.

Исполнитель определяет необходимое количество экземпляров документа и передает документ в организационный отдел Главного управления на тиражирование. На документ, рассылаемый более чем в четыре адреса, исполнитель готовит указатель рассылки.

82. Исходящие документы передаются для отправки без конвертов.

Документы, отправляемые почтовой связью в один адрес, могут быть вложены в один конверт.

83. Досылка или замена разосланного ранее документа осуществляется по указанию руководителя, подписавшего документ.

84. Срочная корреспонденция отправляется в первую очередь.

85. Реестр на корреспонденцию, отправляемую фельдъегерской связью, печатается в организационном отделе Главного управления в двух экземплярах. Один экземпляр реестра вручается фельдъегерю, второй - подшивается в дело.

Реестр на корреспонденцию, отправляемую почтовой связью, ведется в организационном отделе Главного управления.

Реестры в течение календарного года хранятся в организационном отделе Главного управления, а по истечении указанного срока сдаются в архив Главного управления.

86. Персональная ответственность за правильность передачи документов по каналам факсимильной связи возлагается на работников, ответственных за использование факсимильных аппаратов.

Информация об изменениях:

Приказом Главного управления государственной службы занятости населения Омской области от 3 декабря 2014 г. N 59-п в пункт 87 настоящего приложения внесены изменения

См. текст пункта в предыдущей редакции

87. Документы, направляемые членам Правительства Омской области, руководителям органов исполнительной власти Омской области, в Законодательное Собрание Омской области, Администрацию города Омска, передаются работником организационного отдела Главного управления через соответствующие папки в Аппарате Губернатора и Правительства Омской области. Документы, адресуемые иным заинтересованным лицам, направляются посредством почтовой связи либо доставляются им лично (в приемные указанных лиц).

Информация об изменениях:

Приказом Главного управления государственной службы занятости населения Омской области от 12 апреля 2017 г. N 28-п в пункт 88 настоящего приложения внесены изменения

См. текст пункта в предыдущей редакции

88. Посредством электронной связи осуществляется отправка телеграмм, факсограмм, телефонограмм, документов в электронном виде.

5. Оформление журналов регистрации в Главном управлении

89. Журнал регистрации процедуры согласования проектов правовых актов Омской области, публично-правовых договоров (соглашений) оформляется по форме согласно приложению N 10 к настоящей Инструкции.

90. Журнал регистрации приказов Главного управления оформляется по форме согласно приложению N 11 к настоящей Инструкции.

91. Журнал регистрации распоряжений Главного управления по основной деятельности оформляется по форме согласно приложению N 12 к настоящей Инструкции.

92. Журнал регистрации распоряжений Главного управления о проведении проверок юридических лиц оформляется по форме согласно приложению N 13 к настоящей Инструкции.

93. Журнал регистрации распоряжений Главного управления по личному составу оформляется по форме согласно приложению N 14 к настоящей Инструкции.

94. Журнал регистрации распоряжений Главного управления об отпусках, командировании, поощрениях, дисциплинарных взысканиях работников Главного управления и по иным кадровым вопросам оформляется по форме согласно приложению N 15 к настоящей Инструкции.

95. Журнал регистрации публично-правовых договоров (соглашений) оформляется по форме согласно приложению N 16 к настоящей Инструкции.

96. Журнал регистрации гражданско-правовых договоров оформляется по форме согласно приложению N 17 к настоящей Инструкции.

97. Журнал проведения антикоррупционной экспертизы проектов нормативных правовых актов в Главном управлении оформляется по форме согласно приложению N 18 к настоящей Инструкции.

98. Исключен.

Информация об изменениях:

См. текст пункта 98

6. Согласование документов в Главном управлении с использованием СЭДО

99. Согласованию в Главном управлении с использованием СЭДО подлежат проекты писем, правовых актов, за исключением реестров и списков.

100. Согласование проектов документов, указанных в пункте 99 настоящей Инструкции, осуществляется посредством создания в разделе СЭДО "Библиотека документов" электронного листа согласования и направления его на согласование заинтересованным лицам.

101. По результатам рассмотрения проектов документов, указанных в пункте 99 настоящей Инструкции, заинтересованные лица согласовывают их либо возвращают для доработки с указанием предложений и (или) замечаний.

102. В случае внесения изменений в проект документа, указанного в пункте 99 настоящей Инструкции, проект документа подлежит повторному согласованию с заинтересованными лицами.

103. Исключен.

Информация об изменениях:

См. текст пункта 103

104. Проекты документов, указанных в пункте 99 настоящей Инструкции, после согласования с заинтересованными лицами представляются на бумажном носителе начальнику Главного управления для подписания.

7. Организация работы с проектами правовых актов Омской области, договоров (соглашений)

105. Организация работы с проектами правовых актов Омской области, договоров (соглашений) проводится в соответствии с Указом Губернатора Омской области от 8 мая 2003 года N 82 "О правилах подготовки проектов правовых актов", приказом Главного управления от 22 сентября 2009 года N 42-п "О Порядке подготовки и согласования проектов правовых актов Омской области, договоров (соглашений) в Главном управлении государственной службы занятости населения Омской области".

106. Лист согласования проекта правового акта Главного управления, направляемого на согласование с органами исполнительной власти Омской области, органами местного самоуправления Омской области, организациями, должностными и иными лицами, к компетенции (функциям) которых относится рассмотрение соответствующих вопросов или интересы которых затрагиваются указанным проектом, подписывается начальником Главного управления, оформляется по форме согласно приложению N 19 к настоящей Инструкции.

107. Список лиц, являющихся разработчиками проекта правового акта Главного управления, оформляется по форме согласно приложению N 20 к настоящей Инструкции.

108. Указатель рассылки приказа Главного управления оформляется по форме согласно приложению N 21 к настоящей Инструкции.

109. Указатель рассылки распоряжения Главного управления оформляется по форме согласно приложению N 22 к настоящей Инструкции.

110. В организационном отделе Главного управления хранятся оригиналы:

1) приказов Главного управления;

2) распоряжений Главного управления по основной деятельности;

3) распоряжений Главного управления о проведении проверок при осуществлении регионального государственного надзора и контроля за приемом на работу инвалидов в пределах установленной квоты, в том числе за выделением (созданием) рабочих мест (специальных рабочих мест) для трудоустройства инвалидов в соответствии с установленной квотой.

Информация об изменениях:

Приказом Главного управления государственной службы занятости населения Омской области от 6 июня 2016 г. N 27-п в пункт 111 настоящего приложения внесены изменения

См. текст пункта в предыдущей редакции

111. В отделе правовой работы, государственной службы и кадров Главного управления хранятся оригиналы:

1) распоряжений Главного управления по личному составу;

2) распоряжений Главного управления об отпусках, командировании, поощрениях, дисциплинарных взысканиях работников Главного управления и др.

112. Заверенные копии правовых актов Главного управления передаются делопроизводителем организационного отдела Главного управления заинтересованным лицам под роспись в соответствии с указателем рассылки правового акта Главного управления.

В случае отправления заверенных копий правовых актов Главного управления органам исполнительной власти Омской области, органам местного самоуправления Омской области, организациям, должностным и иным лицам в указателе рассылки правового акта Главного управления указывается способ (реквизиты) отправки.

8. Особенности подготовки и оформления отдельных видов документов

113. Протокол - документ, в котором фиксируется ход обсуждения вопросов и принятия решений на совещаниях, конференциях и заседаниях коллегиальных органов.

114. Протоколы могут издаваться в полной или краткой форме. При краткой форме протокола фиксируется только принятое решение.

Текст полного протокола, как правило, состоит из двух частей: вводной и основной. В вводной части указываются инициалы, фамилии, должности председательствующего, секретаря и присутствовавших на заседании, а также, при необходимости, лиц, приглашенных на совещание (заседание).

Инициалы и фамилии присутствующих и приглашенных указываются в алфавитном порядке и оформляются по всей ширине строки. Если присутствующих более 15 человек, то в протоколе указывается их общее количество, например:

Присутствовали: 42 человека (список прилагается).

Вводная часть заканчивается повесткой дня - перечнем рассматриваемых вопросов, перечисленных в порядке их значимости, с указанием докладчика по каждому пункту повестки дня. Каждый вопрос нумеруется арабской цифрой, которая печатается от границы левого поля. Наименование вопроса начинается с предлога "О" ("Об").

Основная часть протокола состоит из разделов, соответствующих пунктам повестки дня.

Текст каждого раздела строится по схеме:

СЛУШАЛИ; ВЫСТУПИЛИ; ПОСТАНОВИЛИ (РЕШИЛИ).

Основное содержание докладов и выступлений включается в текст протокола или прилагается к нему, в последнем случае в тексте делается отметка "Текст выступления прилагается". Постановление (решение) в тексте протокола печатается в редакции, принятой на совещании (заседании).

При необходимости приводятся итоги голосования.

Содержание особого мнения, высказанного во время обсуждения, записывается в тексте протокола после соответствующего постановления (решения).

Текст краткого протокола состоит из двух частей. В вводной части указываются инициалы и фамилии председательствующего и секретаря, а также должности, инициалы и фамилии лиц, присутствовавших на заседании.

Слово "Присутствовали" печатается от границы левого поля, подчеркивается, в конце слова ставится двоеточие. Ниже указываются наименования должностей, справа от наименования должностей - инициалы и фамилии присутствующих. Наименования должностей могут указываться обобщенно.

Многострочные наименования должностей присутствующих указываются через один межстрочный интервал.

Список отделяется от основной части протокола сплошной чертой.

Основная часть протокола включает номера рассматриваемых вопросов в соответствии с повесткой дня и принятые решения. Наименование вопроса нумеруется римской цифрой и начинается с предлога "О" ("Об"), печатается по центру листа и подчеркивается одной чертой ниже последней строки. Под чертой указываются инициалы и фамилии должностных лиц, выступивших при обсуждении данного вопроса, которые печатаются через один межстрочный интервал.

Затем указывается принятое по вопросу решение.

Принятые решения доводятся до исполнителей в виде выписок из протоколов. Копии протоколов и выписки из протоколов заверяются печатью Главного управления.

Копии протоколов при необходимости рассылаются заинтересованным организациям и должностным лицам в соответствии с указателем рассылки. Указатель рассылки составляет и подписывает ответственный исполнитель отдела Главного управления, готовившего рассмотрение вопроса.

Протокол подписывается председательствующим на заседании и секретарем. Датой протокола является дата заседания.

Протоколам присваиваются порядковые номера в пределах календарного года отдельно по каждой группе протоколов: протоколы заседаний коллегии Главного управления, протоколы аппаратных совещаний у начальника Главного управления и других аналогичных мероприятий.

Номера постановлений (решений), принятых на заседаниях, состоят из номера протокола, номера рассматриваемого вопроса в повестке дня и порядкового номера постановления (решения) в пределах вопроса.

Наименование документа - слово "ПРОТОКОЛ" печатается от границы верхнего поля прописными буквами в разрядку, обычным шрифтом размером "14" и выравнивается по центру листа.

Дата протокола оформляется словесно-цифровым способом и печатается ниже наименования документа.

Номер протокола печатается арабскими цифрами и состоит из знака и порядкового номера протокола.

Протокол заседания коллегии Главного управления оформляется по форме согласно приложению N 23 к настоящей Инструкции.

115. Вводная часть протокола аппаратного совещания у начальника Главного управления состоит из списка присутствовавших (начальник Главного управления в списке присутствовавших не указывается) с указанием их должности, инициалов и фамилии.

Основная часть протокола аппаратного совещания у начальника Главного управления включает перечень данных на аппаратном совещании поручений начальника Главного управления с указанием срока исполнения, даты поручения (продления), исполнителя, содержания поручения и примечания.

Протокол аппаратного совещания у начальника Главного управления оформляется по форме согласно приложению N 24 к настоящей Инструкции, подписывается начальником Главного управления и начальником организационного отдела Главного управления.

116. Акт - это документ, составленный несколькими лицами и подтверждающий установленный факт, событие, действие.

Акты, как правило, составляются по единой схеме на унифицированных трафаретных формах.

Текст акта может состоять из трех частей: введение, констатирующая часть и выводы.

Во введении указывается основание составления акта, перечисляются лица, составляющие акт. Начинается эта часть акта словом "Основание", после которого указываются наименование распорядительного документа в именительном падеже, его дата, номер и заголовок. Далее перечисляются инициалы и фамилии составителей акта.

В констатирующей части излагаются цели, задачи и сущность работы, результаты.

В заключительной части акта могут содержаться выводы, рекомендации или констатация фактов.

После текста указывается количество экземпляров акта и его местонахождение. Акт содержит следующие реквизиты:

- наименование структурного подразделения;

- вид документа;

- дата акта;

- место составления;

- наименование документа;

- гриф утверждения (при необходимости);

- текст;

- подписи;

- печать.

Информация об изменениях:

Приказом Главного управления государственной службы занятости населения Омской области от 12 апреля 2017 г. N 28-п в название раздела 9 настоящего приложения внесены изменения

См. текст названия в предыдущей редакции

9. Особенности оформления документов, передаваемых по каналам факсимильной и электронной связи, и работы с документами в электронном виде

117. По каналам факсимильной и электронной связи передаются документы, в которых содержится информация, требующая срочной передачи. К передаче принимаются подлинники и заверенные копии документов.

118. Для оперативного решения вопросов используются телефонограммы, факсограммы и электронные письма.

Тексты телефонограмм, факсограмм и электронных писем подписываются начальником Главного управления или его заместителями в соответствии с распределением обязанностей между руководителями Главного управления.

119. Телефонограммы и факсограммы принимаются и отправляются ведущим инженером организационного отдела Главного управления.

120. При передаче текстов документов по каналам факсимильной связи необходимо руководствоваться следующими требованиями:

1) передаваемый документ (текст, схема, графическое изображение) должен быть выполнен на бумаге формата А4 черным цветом;

2) ответственность за содержание передаваемой информации возлагается на исполнителя, подготовившего документ к передаче, и руководителя соответствующего отдела Главного управления;

3) запрещается передавать текст документов с пометкой "Для служебного пользования".

Текст телефонограммы передается устно по каналам телефонной связи. Принятая телефонограмма оформляется в виде рукописной информации.

Текст факсограммы передается посредством факсимильной связи.

При подготовке отправляемой телефонограммы (факсограммы) сообщаются (указываются) подлежащая передаче информация, должность, инициалы и фамилия работника Главного управления, передавшего телефонограмму (факсограмму). На отправляемой телефонограмме указываются должность, инициалы и фамилия работника организации, принявшего телефонограмму.

Исходящие документы посредством электронной связи отправляются делопроизводителем организационного отдела Главного управления.

Информация об изменениях:

Приказом Главного управления государственной службы занятости населения Омской области от 12 апреля 2017 г. N 28-п в пункт 121 настоящего приложения внесены изменения

См. текст пункта в предыдущей редакции

121. При получении документов в электронном виде организационный отдел Главного управления осуществляет их первичную проверку в соответствии с пунктом 46 настоящей Инструкции.

Поступившие документы в электронном виде распечатываются на бумажном носителе, регистрируются как входящие документы и передаются на рассмотрение начальнику Главного управления или заместителям начальника Главного управления в соответствии с распределением обязанностей между руководителями Главного управления, после чего направляются ответственным исполнителям.

Информация об изменениях:

Приказом Главного управления государственной службы занятости населения Омской области от 12 апреля 2017 г. N 28-п в пункт 122 настоящего приложения внесены изменения

См. текст пункта в предыдущей редакции

122. Работа с документами в электронном виде в части, не урегулированной настоящей Инструкцией, осуществляется в соответствии с Правилами делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти, утвержденными постановлением Правительства Российской Федерации от 15 июня 2009 года N 477.

10. Печатание и размножение документов

123. Подготовка писем Главного управления осуществляется в одном экземпляре.

124. Лицам, не являющимся работниками Главного управления, исходящие документы передаются работниками организационного отдела Главного управления под роспись.

125. Проекты правовых актов Главного управления печатаются в одном экземпляре, проекты договоров (соглашений) - в необходимом количестве экземпляров для каждой стороны.

126. Текст документа должен быть напечатан аккуратно, без ошибок и пропусков.

127. Запрещается снятие и выдача копий документов, имеющих гриф "Снятие копий запрещено".

128. Размножение служебных документов на множительных аппаратах в Главном управлении разрешается тиражом не более пяти экземпляров, при тиражировании свыше пяти экземпляров документов решение принимается начальником организационного отдела Главного управления.

Информация об изменениях:

Приказом Главного управления государственной службы занятости населения Омской области от 24 декабря 2015 г. N 58-п название раздела 11 настоящего приложения изложено в новой редакции

См. текст названия в предыдущей редакции

11. Организация работы с обращениями. Организация личного приема граждан у руководителей Главного управления

Информация об изменениях:

Приказом Главного управления государственной службы занятости населения Омской области от 24 декабря 2015 г. N 58-п в пункт 129 настоящего приложения внесены изменения

См. текст пункта в предыдущей редакции

129. Организация и обеспечение централизованного учета и своевременного рассмотрения обращений осуществляются организационным отделом Главного управления.

Информация об изменениях:

Приказом Главного управления государственной службы занятости населения Омской области от 24 декабря 2015 г. N 58-п в пункт 130 настоящего приложения внесены изменения

См. текст пункта в предыдущей редакции

130. Контроль за своевременным и полным рассмотрением письменных обращений, поступивших на исполнение в отделы Главного управления, осуществляется начальниками отделов Главного управления, которым поступило обращение.

Информация об изменениях:

Приказом Главного управления государственной службы занятости населения Омской области от 24 декабря 2015 г. N 58-п пункт 131 настоящего приложения изложен в новой редакции

См. текст пункта в предыдущей редакции

131. Ответы на обращения подписывает начальник Главного управления, а в его отсутствие - исполняющий обязанности начальника Главного управления.

Обращения, поступившие из Правительства Омской области или от депутатов представительных органов власти, после их рассмотрения должны быть возвращены в Правительство Омской области или депутатам представительных органов власти, направившим соответствующие обращения, со всеми материалами проверки (справками, информацией и т.д.) для формирования дела и его закрытия через автоматизированную систему "Контроль обращения граждан".

Обращения, поступившие на электронный адрес Главного управления, рассматриваются заместителями начальника Главного управления в соответствии с распределением обязанностей между руководителями Главного управления.

Информация об изменениях:

Приказом Главного управления государственной службы занятости населения Омской области от 24 декабря 2015 г. N 58-п пункт 132 настоящего приложения изложен в новой редакции

См. текст пункта в предыдущей редакции

132. Рассмотрение и подготовку ответа на обращение гражданина или представителя объединения граждан обеспечивает отдел Главного управления, в компетенцию которого входит решение вопроса, указанного в обращении гражданина или представителя объединения граждан. В случае, если рассмотрение вопроса, указанного в обращении гражданина или представителя объединения граждан, входит в компетенцию нескольких отделов Главного управления, ответ на обращение гражданина или представителя объединения граждан готовится данными отделами Главного управления совместно, но ответственность за его подготовку и согласование возлагается на начальника отдела Главного управления, указанного в поручении первым.

133. Обращения граждан рассматриваются в сроки и в порядке, установленные Федеральным законом "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации".

Информация об изменениях:

Приказом Главного управления государственной службы занятости населения Омской области от 12 апреля 2017 г. N 28-п в пункт 134 настоящего приложения внесены изменения

См. текст пункта в предыдущей редакции

134. Прием граждан по личным вопросам, а также представителей организаций руководителями Главного управления осуществляется в соответствии с графиком приема граждан по личным вопросам руководителями Главного управления, утвержденным приказом Главного управления от 18 марта 2009 года N 10-п.

В целях учета граждан и представителей организаций, записавшихся на прием к руководителям Главного управления, главным специалистом организационного отдела Главного управления (в период его отсутствия ведущим специалистом организационного отдела Главного управления) в СЭДО ведется запись на прием к руководителям Главного управления.

Для осуществления контроля исполнения поручений руководителей Главного управления, данных в ходе приема граждан и представителей организаций, начальником организационного отдела Главного управления оформляется карточка личного приема по форме согласно приложению N 26 к настоящей Инструкции.

Информация об изменениях:

Приказом Главного управления государственной службы занятости населения Омской области от 24 декабря 2015 г. N 58-п настоящее приложение дополнено пунктом 134.1

134.1 Отдельные категории граждан в случаях, предусмотренных законодательством Российской Федерации, пользуются правом на личный прием в первоочередном порядке.

12. Учет и анализ объема документооборота

Информация об изменениях:

Приказом Главного управления государственной службы занятости населения Омской области от 12 апреля 2017 г. N 28-п в пункт 135 настоящего приложения внесены изменения

См. текст пункта в предыдущей редакции

135. Все входящие и исходящие документы за определенный период времени (месяц, год) подлежат количественному учету для определения объема документооборота.

Учет документов в СЭДО ведется раздельно по входящим и исходящим документам, а также по корреспондентам (адресатам).

Подсчет количества документов производится при помощи СЭДО.

За единицу подсчета принимается экземпляр документа без учета копий, создаваемых при печатании и размножении (за исключением случаев, когда копия представляет собой единственный экземпляр документа).

При учете исходящих документов сопроводительное письмо и прилагаемые к нему документы принимаются за один документ.

Единицей подсчета документа в электронном виде является документ в электронном виде, зарегистрированный в СЭДО.

136. Информационные, служебные и пояснительные записки на имя начальника Главного управления, заместителей начальника Главного управления или начальников отделов Главного управления, справки, сводки и другие внутренние документы оперативного характера рассматриваются соответствующими должностными лицами Главного управления, после чего в общем порядке передаются для исполнения (использования в работе) в отделы Главного управления или помещаются в дела Главного управления.

Вышеуказанные документы в электронном виде в СЭДО являются юридически значимыми.

137. Документы, указанные в пункте 51 настоящей Инструкции, согласовываются с начальником отдела Главного управления, ответственного за подготовку данного документа, и заместителем начальника Главного управления, координирующим деятельность данного отдела Главного управления.

138. Организационный отдел Главного управления формирует и представляет начальнику Главного управления документы для рассмотрения три раза в день (в 9.00, 12.00 и 16.00 часов). Документы для рассмотрения заместителями начальника Главного управления представляются организационным отделом Главного управления три раза в день по мере их поступления от начальника Главного управления.

13. Документальный фонд Главного управления

13.1. Разработка и ведение номенклатуры дел Главного управления

139. В Главном управлении осуществляется формирование документального фонда из образующихся в процессе его деятельности документов.

140. Формирование документального фонда Главного управления осуществляется организационным отделом Главного управления путем составления номенклатуры дел, формирования и оформления дел, обеспечения их сохранности, учета и передачи дел в архив Главного управления.

141. Номенклатура дел Главного управления - систематизированный перечень заголовков дел, заведенных в Главном управлении, с указанием сроков их хранения и оформленный по форме согласно приложению N 27 к настоящей Инструкции.

Номенклатура дел предназначена для группировки исполненных документов в дела, систематизации и учета дел, индексации дел, определения сроков хранения и является основой для составления описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, а также для учета дел временного (до 10 лет включительно) хранения.

142. Сводная номенклатура дел Главного управления:

1) составляется организационным отделом Главного управления и подписывается начальником организационного отдела Главного управления;

2) утверждается начальником Главного управления после согласования ЭК Главного управления не позднее конца текущего года и вводится в действие с 1 января следующего года;

3) один раз в 5 лет согласовывается экспертно-проверочной комиссией Министерства культуры Омской области (далее - ЭПК Министерства культуры Омской области);

4) в случае изменения функций и структуры Главного управления подлежит согласованию ЭПК Министерства культуры Омской области.

143. После утверждения номенклатуры дел отделы получают выписки из соответствующих ее разделов для использования в работе.

144. Названиями разделов номенклатуры дел являются названия отделов Главного управления. В номенклатуре дел разделы располагаются в соответствии с утвержденной структурой Главного управления.

145. В номенклатуру дел включаются заголовки дел, отражающие все документируемые участки работы, и вопросы деятельности Главного управления, кроме печатных изданий. Ведение дел вне номенклатуры не допускается.

Порядок расположения заголовков дел внутри разделов и подразделов номенклатуры дел определяется степенью важности документов, составляющих дела, и их взаимосвязью. Вначале располагаются заголовки дел, содержащих организационно-распорядительную документацию. При этом заголовки дел, содержащих постановления, распоряжения Правительства Омской области, Законодательного Собрания Омской области, указы, распоряжения Губернатора Омской области, располагаются перед заголовками дел с правовыми актами Главного управления. Далее располагаются заголовки дел, содержащих плановые и отчетные документы Главного управления.

Заголовок дела должен четко, в обобщенной форме отражать основное содержание и состав документов дела. Не допускается употребление в заголовке дела неконкретных формулировок (разные материалы, общая переписка и т.д.), а также вводных слов и сложных оборотов. Заголовки дел могут уточняться в процессе формирования и оформления дел.

146. Графы номенклатуры дел Главного управления, его структурных подразделений заполняются следующим образом:

В графе N 1 номенклатуры дел проставляются индексы каждого дела, включенного в номенклатуру. Индекс дела состоит из установленного в Главном управлении цифрового обозначения структурного подразделения и порядкового номера заголовка дела по номенклатуре дел в пределах структурного подразделения. Индексы дел обозначаются арабскими цифрами, например:

"01-06", где:

- 01 - обозначение структурного подразделения;

- 06 - порядковый номер заголовка дела по номенклатуре дел.

В графу N 2 номенклатуры дел включаются заголовки дел (томов, частей). Заголовок дела состоит из элементов, располагаемых в следующей последовательности:

- название вида документа (протоколы, приказы и т.д.);

- наименование Главного управления или отдела Главного управления;

- краткое содержание документов дела;

- название организации, которой будут адресованы или от которой будут получены документы (адресат или корреспондент документа);

- название территории, с которой связано содержание документов дела;

- даты (хронологические рамки), к которым относятся документы дела.

В заголовках дел, содержащих документы по одному вопросу, но не связанных последовательностью исполнения, в качестве вида дела употребляется термин "документы", а в конце заголовка в скобках указываются основные разновидности документов, которые должны быть сгруппированы в деле (планы, списки, доклады и т.д.), например:

"Документы (акты, справки, заявления и т.д.) о производственных авариях и несчастных случаях".

В заголовках дел, содержащих переписку, указывается, с кем и по какому вопросу она ведется.

В заголовках дел, содержащих переписку с однородными корреспондентами, последние не указываются, а указывается их общее видовое название, например:

"Переписка с центрами занятости по вопросам, входящим в компетенцию Главного управления".

В заголовках дел, содержащих переписку с разнородными корреспондентами, последние не перечисляются, например:

"Переписка об организации семинаров и совещаний по вопросам, входящим в компетенцию Главного управления".

В заголовке дела указывается конкретный корреспондент, если переписка ведется только с ним, например:

"Переписка с Федеральной службой по труду и занятости по вопросам, входящим в компетенцию Главного управления".

При обозначении в заголовках дел административно-территориальных единиц учитывается следующее: если содержание дела касается нескольких однородных административно-территориальных единиц, в заголовке дела не указываются их конкретные названия, а указывается их общее видовое название, например:

"Переписка с главами администраций областей о социальной защите населения".

Если содержание дела касается одной административно-территориальной единицы (населенного пункта), ее (его) название указывается в заголовке дела, например:

"Переписка с филиалом РГАНТД (г. Самара) об использовании архивных документов при реконструкции технических объектов".

В заголовках дел, содержащих плановую или отчетную документацию, указывается период (месяц, квартал, год), на (за) который составлены планы (отчеты), например:

"Годовой отчет о работе отдела".

Если дело будет состоять из нескольких томов или частей, то составляется общий заголовок дела, а затем при необходимости составляются заголовки каждого тома (части), уточняющие содержание заголовка дела.

Порядок расположения заголовков дел внутри разделов и подразделов номенклатуры дел определяется степенью важности документов, составляющих дела, и их взаимосвязью. Вначале располагаются заголовки дел, содержащих организационно-распорядительную документацию.

Заголовки дел могут уточняться в процессе формирования и оформления дел.

Графа N 3 номенклатуры дел заполняется по окончании календарного года.

В графе N 4 указывается срок хранения дела, на основании законодательных и иных нормативных правовых актов Российской Федерации, номера статей по перечню, а при его отсутствии - типовой или примерной номенклатуре дел.

В графе N 5 "Примечание" указываются названия перечней документов, использованных при определении сроков хранения дел, проставляются отметки о заведении дел (в том числе в электронном виде), о переходящих делах, о выделении дел к уничтожению, о лицах, ответственных за формирование дел.

147. Сводная номенклатура дел печатается в необходимом количестве экземпляров. Первый - постоянного срока хранения, второй - у начальника организационного отдела Главного управления, третий - в архиве Главного управления, четвертый - в казенном учреждении Омской области "Исторический архив Омской области" (далее - Исторический архив).

Сводная номенклатура дел в конце каждого года уточняется и вводится в действие с 1 января следующего года. Если в течение года возникают новые документированные участки работы, на них формируются соответствующие дела, они дополнительно вносятся в номенклатуру. Для вновь заводимых дел в каждом разделе номенклатуры оставляются резервные номера.

148. При необходимости в течение календарного года в номенклатуру дел могут быть внесены изменения.

По окончании календарного года в конце номенклатуры дел делается итоговая запись о категориях и количестве заведенных дел по форме согласно приложению N 28 к настоящей Инструкции, отдельно - постоянного и временного хранения.

149. В конце года номенклатура дел Главного управления уточняется и перепечатывается, подписывается начальником организационного отдела Главного управления, согласовывается с ЭК Главного управления, утверждается начальником Главного управления.

13.2. Формирование дел и их текущее хранение

150. Формирование дел - группировка исполненных документов в дела в соответствии с номенклатурой дел Главного управления и систематизация документов внутри дела.

Формирование дел осуществляется работниками Главного управления, ответственными за ведение делопроизводства в отделах.

Информация об изменениях:

Приказом Главного управления государственной службы занятости населения Омской области от 12 апреля 2017 г. N 28-п в пункт 151 настоящего приложения внесены изменения

См. текст пункта в предыдущей редакции

151. Исполненные документы работники Главного управления, ответственные за ведение делопроизводства в отделах, передают в организационный отдел Главного управления для их дальнейшего хранения в организационном отделе Главного управления или архиве Главного управления, если сроки хранения документов в организационном отделе Главного управления истекли.

Документы в электронном виде после их исполнения подлежат хранению в установленном порядке в течение сроков, предусмотренных для аналогичных документов на бумажном носителе.

152. Документы, подлежащие хранению в отделах, формируются в дела работниками, ответственными за ведение делопроизводства в отделах.

153. При формировании дел необходимо соблюдать следующие основные требования:

1) помещать в дело только исполненные документы, соответствующие по своему содержанию заголовку дела по номенклатуре дел Главного управления;

2) помещать вместе все документы, относящиеся к разрешению одного вопроса;

3) приложения к документам независимо от даты их утверждения или составления присоединяются к документам, к которым они относятся;

4) группировать в дело документы одного календарного года, за исключением переходящих на следующий календарный год;

5) раздельно группировать в дела документы постоянного и временного сроков хранения;

6) помещать в дела факсограммы, телеграммы, телефонограммы на общих основаниях;

7) в дело не должны помещаться документы, подлежащие возврату, лишние экземпляры, черновики (за исключением особо ценных);

8) документ, помещаемый в дело, должен иметь дату, подпись, другие реквизиты, то есть быть правильно и полностью оформленным;

9) по объему дело не должно превышать 250 листов при толщине не более 4 см (толщина дел со сроками хранения до 10 лет не должна превышать 10 см). При превышении данного объема заводится второй том. При наличии в деле нескольких томов (частей) индекс и заголовок дела проставляются на каждом томе с добавлением "Т. 1", "Т. 2" и т.д.;

10) документы внутри дела располагаются в прямой хронологической последовательности или по степени важности;

11) распорядительные документы группируются в дела по видам и хронологии с относящимися к ним приложениями;

12) протоколы в деле располагаются в хронологическом порядке по номерам. Документы к протоколам, сгруппированные в отдельные дела, систематизируются по номерам протоколов;

13) документы в личных делах работников Главного управления располагаются в хронологическом порядке по мере их поступления;

14) лицевые счета работников Главного управления по оплате труда группируются в пределах года в отдельные дела и располагаются в них в порядке алфавита по фамилиям работников Главного управления;

15) переписка группируется за период календарного года и систематизируется в хронологической последовательности: документ-ответ помещается за документом-запросом. При возобновлении переписки по определенному вопросу, начавшейся в предыдущем календарном году, документы включаются в дело текущего года с указанием индекса дела предыдущего года;

16) правовые акты по основной деятельности группируются отдельно от правовых актов по личному составу;

17) при формировании правовых актов по личному составу правовые акты по личному составу формируются в отдельные дела по различным вопросам в соответствии со сроками хранения;

18) плановые и отчетные документы хранятся в делах того года, к которому они относятся по своему содержанию, независимо от времени их составления или поступления. Например: отчет за 2003 год, составленный в 2004 году, группируют в дело 2003 года; план на 2004 год, составленный в 2003 году, группируют в дело 2004 года;

19) обращения (предложения, заявления и жалобы) граждан по вопросам работы Главного управления или подведомственных ему государственных учреждений Омской области и все документы по их рассмотрению и исполнению группируются отдельно от заявлений граждан по личным вопросам;

Информация об изменениях:

Приказом Главного управления государственной службы занятости населения Омской области от 12 апреля 2017 г. N 28-п в подпункт 20 пункта 153 настоящего приложения внесены изменения

См. текст подпункта в предыдущей редакции

20) законченные делопроизводством документы в электронном виде формируются в дела (папки, директории) в соответствии с номенклатурой дел Главного управления отдельно от документов на бумажных носителях на электронных носителях или в системах хранения данных. При составлении номенклатуры дел Главного управления указывается, что дело ведется в электронной форме.

154. С момента заведения и до передачи в архив Главного управления дела хранятся по месту формирования в течение двух лет.

155. Начальники отделов и работники Главного управления, ответственные за ведение делопроизводства в отделах, несут ответственность за сохранность документов и дел.

156. После исполнения документов и окончания работы с ними они помещаются (подшиваются) для обеспечения физической сохранности в твердые обложки или папки-регистраторы.

157. Для обеспечения сохранности и учета документов и дел, доступа к ним проводится комплекс работ:

- создание оптимальных технических (физических) условий хранения документов и дел;

- размещение дел;

- проверка наличия и состояния документов и дел;

- соблюдение порядка выдачи дел.

158. Дела размещают в рабочих кабинетах отделов или специально отведенных для этой цели помещениях в запирающиеся шкафы, сейфы и т.п., чтобы обеспечить их сохранность и защиту от воздействия пыли и солнечного света.

Дела в шкафах для их учета и быстрого поиска располагаются вертикально, корешками наружу и в соответствии с номенклатурой дел Главного управления. На корешках обложек дел указываются индексы по номенклатуре дел Главного управления. Номенклатура дел Главного управления или выписка из нее помещается на внутренней стороне шкафа, сейфа.

159. Дела документального фонда Главного управления, находящиеся на текущем хранении в организационном отделе, подлежат учету. Перед передачей в архив Главного управления проводится проверка наличия и состояния документов и дел в целях установления фактического наличия дел и соответствия их количеству, числящемуся по номенклатуре дел Главного управления.

160. Проверка наличия и состояния документов и дел проводится при перемещении дел, при возврате дел, при изменении структуры Главного управления.

Проверка наличия проводится путем сверки статей номенклатуры дел Главного управления с описанием дел на обложке, физическое состояние дел определяется путем их визуального просмотра. Все обнаруженные недостатки фиксируются в акте проверки наличия и состояния дел.

В случае утраты документов и дел проводится служебная проверка, по результатам которой лицо, виновное в утрате, несет ответственность в соответствии с законодательством Российской Федерации.

161. Выдача дел производится с разрешения начальника организационного отдела Главного управления. Выдача дел работникам Главного управления осуществляется под расписку. На выданное дело заводится карта-заместитель, помещаемая на место выданного дела. В ней указываются индекс дела, дата его выдачи, кому дело выдано, дата его возвращения, предусматриваются графы для расписок в получении и приеме дела.

Дела выдаются во временное пользование на срок не более одного месяца и после его истечения подлежат возврату.

Государственным органам и организациям дела выдаются на основании их письменных запросов с разрешения начальника Главного управления или его заместителя.

162. Если отдельные документы, уже включенные в дело, находящееся на текущем хранении, временно требуются для работы, они могут быть выданы из дела лицом, ответственным за формирование и хранение дел, а на их место вкладывается лист-заместитель, с указанием - когда, кому и на какой срок выдан документ.

Изъятие документов из дел постоянного хранения допускается в исключительных случаях и производится с разрешения начальника Главного управления или его заместителя с оставлением в деле заверенной копии документа и акта о причинах выдачи подлинника.

163. Контроль за правильным формированием дел, проверкой наличия и состояния дел, выдачей дел во временное пользование, изъятием документов из дел осуществляет работник, ответственный за ведение архивного дела в Главном управлении.

14. Подготовка документов и дел к передаче на архивное хранение

14.1. Экспертиза ценности

164. Подготовка документов и дел к передаче на архивное хранение и на уничтожение предусматривает:

Информация об изменениях:

Приказом Главного управления государственной службы занятости населения Омской области от 12 апреля 2017 г. N 28-п в подпункт 1 пункта 164 настоящего приложения внесены изменения

См. текст подпункта в предыдущей редакции

1) экспертизу ценности документов, в том числе документов в электронном виде;

2) оформление дел;

3) составление описей дел по результатам экспертизы их ценности;

4) составление актов на уничтожение документов и дел с истекшими сроками хранения.

165. Экспертиза ценности документов проводится в целях определения сроков хранения документов и отбора их для включения в состав Архивного фонда Российской Федерации.

Экспертиза ценности документов проводится на стадии делопроизводства:

1) при составлении номенклатуры дел;

2) в процессе формирования дел и проверки правильности отнесения документов к делам;

3) при подготовке дел к передаче в Исторический архив.

166. Для организации и проведения экспертизы ценности документов в Главном управлении создается ЭК Главного управления, которая действует в соответствии с Положением об ЭК Главного управления, утвержденным приказом Главного управления от 5 мая 2009 года N 21-п "Об организации архивного дела Главного управления государственной службы занятости населения Омской области и подведомственных ему государственных учреждений Омской области".

167. Экспертиза ценности документов ежегодно осуществляется в отделах совместно с ЭК Главного управления под непосредственным методическим руководством организационного отдела Главного управления.

При проведении экспертизы ценности документов осуществляется отбор документов постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения для передачи в архив Главного управления, отбор документов с временными (до 10 лет) сроками хранения и с пометкой "до минования надобности", подлежащих дальнейшему хранению, уничтожению дел за предыдущие годы, сроки хранения которых истекли.

168. Отбор документов для постоянного хранения проводится на основании перечня документов с указанием сроков хранения и номенклатуры дел Главного управления путем полистного просмотра дел. В делах постоянного хранения подлежат изъятию дублирующие экземпляры документов, черновики, неоформленные копии документов и не относящиеся к вопросу документы с временными сроками хранения. Окончательное решение по результатам экспертизы ценности документов принимается ЭК Главного управления.

169. По результатам экспертизы ценности документов составляются описи дел постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу, а также акты о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению (далее - акты), по форме согласно приложению N 29 к настоящей Инструкции.

14.2. Оформление дел

170. Дела в отделах Главного управления подлежат оформлению при их заведении и по завершении календарного года. Оформление дел проводится работниками соответствующих отделов, ответственными за ведение и формирование дел.

171. В зависимости от сроков хранения проводится полное или частичное оформление дел. Полному оформлению подлежат дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу. Полное оформление дел предусматривает:

1) подшивку или переплет дела;

2) нумерацию листов дела;

3) составление листа-заверителя;

4) составление внутренней описи документов (в необходимых случаях);

5) оформление реквизитов обложки дела по установленной форме;

6) внесение необходимых уточнений в реквизиты обложки дела.

172. Дела временного (до 10 лет включительно) хранения подлежат частичному оформлению: допускается хранение в скоросшивателях, листы дела не нумеруются, заверительные надписи не составляются.

173. В целях обеспечения сохранности и закрепления порядка расположения документов, включенных в дело, все его листы, кроме листа-заверителя и внутренней описи, нумеруются. Внутренняя опись нумеруется отдельно.

174. Листы нумеруются графитным карандашом в правом верхнем углу листа.

Листы дел, состоящих из нескольких томов, нумеруются по каждому тому отдельно.

Документы с собственной нумерацией листов, в том числе печатные издания, нумеруются в общем порядке.

Фотографии, иллюстративные и специфические документы, представляющие самостоятельный лист в деле, нумеруются на оборотной стороне в левом верхнем углу.

175. В конце дела на специальном листе-заверителе составляется заверительная надпись для учета количества листов в деле по форме согласно приложению N 30 к настоящей Инструкции.

Заверительная надпись подписывается ее составителем с указанием расшифровки подписи, должности, даты составления.

176. Для учета документов определенных категорий постоянного и временного сроков (свыше 10 лет) хранения, характеризующихся определенной спецификой (особо ценные, личные дела и т.д.), составляется внутренняя опись документов дела.

Внутренняя опись составляется по форме согласно приложению N 31 к настоящей Инструкции на отдельном листе.

177. Дела подшиваются на четыре прокола.

178. Обложка дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу составляется и оформляется по форме согласно приложению N 32 к настоящей Инструкции.

Заголовки дел переносятся на обложку из номенклатуры дел Главного управления.

179. При оформлении даты дела проставляются крайние даты, то есть даты самого раннего и самого позднего документа, включенного в дело.

Датами начала и окончания дела, содержащего протоколы заседаний, являются даты первого и последнего заседания.

Датами начала и окончания личного дела являются даты подписания распоряжений Главного управления о приеме и увольнении работника, на которого оно заведено.

При обозначении даты документов сначала указывается число, затем месяц и год. Число и год обозначаются арабскими цифрами, название месяца пишется словами.

180. Обязательными реквизитами обложки дела являются название организации, наименование отдела Главного управления, индекс дела, количество листов в деле, которое проставляется на основании заверительной надписи дела, и срок хранения дела, который переносится на обложку дела из номенклатуры дел Главного управления. На делах постоянного хранения пишется "Хранить постоянно".

14.3. Составление описей

181. На завершенные дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу, прошедшие экспертизу ценности, сформированные и оформленные согласно настоящей Инструкции, составляются описи.

Опись дел - архивный справочник, содержащий систематизированный перечень единиц хранения архивного фонда, коллекции и предназначенный для их учета и раскрытия содержания. Отдельная опись представляет собой перечень дел с самостоятельной валовой (порядковой) законченной нумерацией. Основой составления описей дел является номенклатура дел.

Описи дел составляются отдельно на дела постоянного хранения, временного (свыше 10 лет) хранения, дела по личному составу.

На дела временного (до 10 лет) хранения описи не составляются.

Описи дел составляются в каждом отделе ежегодно, до 25 сентября. По описям дел документы передаются в архив Главного управления. Описи дел, подготовленные отделами, служат основой для подготовки сводной описи дел Главного управления, которую готовит работник, ответственный за ведение архивного дела в Главном управлении, ежегодно, до 30 декабря. По сводной описи дела передаются на государственное хранение в Исторический архив.

182. При составлении описи дел соблюдаются следующие требования:

1) каждое дело вносится в опись под самостоятельным порядковым номером (если дело состоит из нескольких томов, то каждый том вносится в опись под самостоятельным номером);

2) в описи дел используется валовая нумерация;

3) графы описи заполняются в точном соответствии с теми сведениями, которые выносятся на обложку дела;

4) при внесении в опись дел с одинаковыми заголовками пишется полностью заголовок первого дела, а все остальные однородные дела обозначаются словами "То же", при этом другие сведения о делах вносятся в опись полностью (на каждом новом листе описи дел заголовок воспроизводится полностью);

5) графа описи дел "Примечание" используется для отметок о приеме дел, особенностях их физического состояния, наличия и т.п.

183. Опись дел отдела подписывается составителем с указанием его должности и утверждается начальником отдела Главного управления.

184. Описи для дел постоянного хранения составляются по форме согласно приложению N 33 к настоящей Инструкции, временного (свыше 10 лет) хранения - по форме согласно приложению N 34 к настоящей Инструкции, по личному составу - по форме согласно приложению N 35 к настоящей Инструкции.

185. Годовые разделы сводных описей дел постоянного хранения, временного (свыше 10 лет) и по личному составу составляются работником, ответственным за ведение архивного дела в Главном управлении. Согласованные с ЭК Главного управления годовые разделы описей представляются на согласование ЭПК Министерства культуры Омской области ежегодно, до 15 января, и утверждаются начальником Главного управления.

15. Уничтожение документов с истекшими сроками хранения

186. Отбор документов за соответствующий период к уничтожению и составление акта производится после составления и утверждения ЭПК Министерства культуры Омской области годовых разделов сводных описей дел постоянного хранения за этот же период.

187. Согласованные с ЭК Главного управления акты утверждаются начальником Главного управления, после этого дела, включенные в акты, могут быть уничтожены.

16. Передача документов в архив Главного управления

188. Для хранения документов постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения, а также документов по личному составу, их учета, использования в Главном управлении образован архив Главного управления.

Порядок работы архива Главного управления определяется в соответствии с Положением об архиве Главного управления.

Информация об изменениях:

Приказом Главного управления государственной службы занятости населения Омской области от 12 апреля 2017 г. N 28-п в пункт 189 настоящего приложения внесены изменения

См. текст пункта в предыдущей редакции

189. В архив Главного управления передаются дела с исполненными документами постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу через 2 года после завершения дел в делопроизводстве и использования в отделе Главного управления. Опись передачи дел отделов составляется по форме согласно приложению N 36 к настоящей Инструкции.

190. Дела временного (до 10 лет включительно) хранения передаче в архив Главного управления, как правило, не подлежат. Они хранятся в отделах и по истечении сроков хранения подлежат уничтожению в установленном порядке.

191. Передача дел в архив Главного управления осуществляется в соответствии с графиком передачи дел в архив Главного управления.

Проект распоряжения Главного управления об утверждении графика передачи дел в архив Главного управления в предстоящем году подготавливается работником, ответственным за ведение архивного дела в Главном управлении, ежегодно, до 15 декабря.

Подготовленные и оформленные дела передаются отделами в архив Главного управления ежегодно, не позднее 25 сентября текущего года, в соответствии с графиком передачи дел в архив Главного управления.

192. В период подготовки дел отделом к передаче в архив Главного управления работником, ответственным за ведение архивного дела, предварительно проверяется правильность их формирования, оформления и соответствие количества дел, включенных в опись дел, количеству дел, заведенных в соответствии с номенклатурой дел Главного управления. Все выявленные недостатки в формировании и оформлении дел работники отделов Главного управления обязаны устранить.

193. В случае ликвидации или реорганизации отдела Главного управления работник, ответственный за ведение делопроизводства в данном отделе Главного управления, в период проведения ликвидационных (реорганизационных) мероприятий формирует все имеющиеся документы в дела, оформляет дела и передает их в архив Главного управления независимо от сроков хранения. Передача дел осуществляется по описям дел и номенклатуре дел Главного управления.

17. Выдача архивных документов Главного управления во временное пользование

194. Архивные документы и их копии, архивные дела Главного управления выдаются в служебных целях отделам Главного управления работником, ответственным за ведение архивного дела в Главном управлении, на срок, не превышающий тридцати рабочих дней.

195. Факт выдачи дел во временное пользование из архива Главного управления регистрируется в журнале выдачи дел во временное пользование по форме согласно приложению N 37 к настоящей Инструкции.

Факт выдачи архивных копий, справок из архива Главного управления регистрируется в журнале регистрации выдачи архивных копий, справок по форме согласно приложению N 38 к настоящей Инструкции.

196. Выдача дел во временное пользование другим организациям осуществляется по их письменному запросу и оформляется актом в порядке, предусмотренном действующим законодательством об архивном деле в Российской Федерации.

18. Передача документов на постоянное хранение

197. Документы постоянного срока хранения Главного управления, включенные в состав Архивного фонда Российской Федерации, подлежат передаче в Исторический архив в порядке, предусмотренном Положением об архиве Главного управления, работником, ответственным за ведение архивного дела в Главном управлении.

198. До передачи в Исторический архив документы постоянного хранения находятся на ведомственном хранении в архиве Главного управления в течение 10 лет.

199. На государственное хранение документы Главного управления передаются по описям, составленным в четырех экземплярах.