Приложение N 2. Положение об экспертной комиссии Министерства сельского хозяйства и продовольствия Омской области

Приложение N 2
к Приказу Министерства сельского хозяйства
и продовольствия Омской области
от 25 сентября 2009 года N 43-п

Положение
об экспертной комиссии Министерства сельского хозяйства и продовольствия Омской области

1. Общие положения

1. Экспертная комиссия Министерства сельского хозяйства и продовольствия Омской области (далее - комиссия) создается в целях решения организационных и методических вопросов, связанных с экспертизой ценности документов Министерства сельского хозяйства и продовольствия Омской области (далее - Министерство), отбором и подготовкой к передаче на постоянное хранение образующихся в процессе деятельности Министерства документов Архивного фонда Российской Федерации, а также отбором дел (документов) Министерства к уничтожению.

2. В своей работе комиссия руководствуется Федеральным законом "Об архивном деле в Российской Федерации", иными федеральными законами, Основными правилами работы архивов организаций, одобренными Решением Коллегии Росархива от 6 февраля 2002 года, нормативными правовыми актами Министерства культуры Российской Федерации и иными нормативными правовыми актами Российской Федерации, законами и иными нормативными правовыми актами Омской области, настоящим Положением.

2. Основные задачи комиссии

3. Основными задачами комиссии являются:

1) организация и проведение экспертизы ценности документов Министерства на стадии делопроизводства при составлении номенклатуры дел Министерства и в процессе формирования дел Министерства;

2) организация и проведение экспертизы ценности документов на стадии подготовки их к передаче в архив Министерства и отбора к уничтожению;

3) организация отбора документов Министерства на постоянное хранение для передачи в государственное учреждение Омской области "Исторический архив Омской области" (далее - Исторический архив).

3. Основные функции комиссии

4. Основными функциями комиссии являются:

1) разработка предложений и рекомендаций по оптимизации состава документов Архивного фонда Российской Федерации, образующихся в процессе деятельности Министерства;

2) рассмотрение предложений и в установленном порядке представление решений об изменении или уточнении сроков хранения документов, предусмотренных действующими нормативными документами и методическими пособиями, а также об установлении сроков хранения для документов, не предусмотренных нормативными документами и методическими пособиями;

3) рассмотрение предложений и вынесение рекомендаций по методическим и практическим вопросам экспертизы ценности документов;

4) определение порядка проведения работы по отбору служебных документов на архивное хранение и уничтожение;

5) участие в работе по подготовке нормативно-методических пособий по работе с документами Министерства;

6) рассмотрение и вынесение решений об одобрении:

- годовых описей дел постоянного срока хранения;

- актов о выделении к уничтожению документов с истекшими сроками хранения;

- актов об утрате или неисправимом повреждении документов постоянного и долговременного сроков хранения, документов по личному составу;

- описей на документы по личному составу;

- планов и отчетов о ведении архивного фонда Министерства;

- нормативных документов и методических пособий по работе с документами (инструкции по делопроизводству, номенклатуры дел, памяток и т.п.);

7) представление экспертно-проверочной комиссии Министерства государственно-правового развития Омской области (далее - ЭПК Министерства государственно-правового развития Омской области):

- на рассмотрение:

предложений комиссии об установлении, уточнении или изменении сроков хранения отдельных категорий документов;

- на утверждение:

описей дел постоянного срока хранения;

описей дел фото-, видеодокументов Министерства;

- на согласование:

сводной номенклатуры дел Министерства; описей дел по личному составу; положений об архивном фонде и комиссии; инструкции по делопроизводству в Министерстве;

8) организация для работников Министерства консультаций по вопросам работы с документами, оказание им методической помощи.

4. Полномочия комиссии

5. При выполнении своих задач комиссия уполномочена:

1) в пределах своей компетенции давать рекомендации структурным подразделениям Министерства по вопросам разработки номенклатуры дел и формирования дел в делопроизводстве, экспертизы ценности документов, розыска недостающих дел постоянного хранения и дел по личному составу, упорядочения и оформления документов Министерства;

2) запрашивать от структурных подразделений Министерства:

- письменные объяснения о причинах утраты, порчи или незаконного уничтожения документов постоянного и долговременного хранения, в том числе документов по личному составу;

- документы, необходимые для определения сроков хранения служебных документов;

3) заслушивать на своих заседаниях начальников структурных подразделений и ответственных за делопроизводство в структурных подразделениях Министерства о качестве и сроках подготовки документов к архивному хранению, об условиях хранения и обеспечения сохранности документов, о причинах утраты документов;

4) приглашать на заседание комиссии в качестве консультантов и экспертов специалистов структурных подразделений Министерства и представителей Исторического архива;

5) информировать Министра сельского хозяйства и продовольствия Омской области (далее - Министр) по вопросам своей деятельности.

5. Организация работы комиссии

6. Комиссия осуществляет свою деятельность на постоянной основе, во взаимодействии с ЭПК при Министерстве государственно-правового развития Омской области.

7. В случае отсутствия председателя комиссии по причине болезни, отпуска, командировки и другим уважительным причинам его обязанности исполняет заместитель председателя комиссии.

8. Заседания комиссии проводятся по мере необходимости.

9. Заседания комиссии считаются правомочными, если на них присутствует не менее половины от установленного числа ее членов.

10. Комиссия принимает решения большинством голосов от числа присутствующих на ее заседании членов комиссии.

11. Решение считается принятым, если за него проголосовало не менее половины от числа присутствующих на заседании комиссии членов комиссии.

При равенстве голосов право решающего голоса принадлежит председательствующему на заседании комиссии.

12. Решения комиссии оформляются протоколом, который подписывают председатель и секретарь комиссии.

Протоколы комиссии, содержащие решения об одобрении проектов типовых и примерных номенклатур дел, об изменении сроков хранения документов, установленных типовыми и ведомственными перечнями документов с указанием сроков их хранения, а также типовыми и примерными номенклатурами дел, утверждаются Министром только после их рассмотрении ЭПК Министерства государственно-правового развития Омской области.

13. Решения комиссии вступают в силу после их утверждения Министром.