Приложение N 136. Региональный стандарт государственной работы "Научное описание архивных документов и создание справочно-поисковых средств к ним"

Информация об изменениях:

Приказом Министерства культуры Омской области от 29 декабря 2015 г. N 133 настоящий приказ дополнен приложением N 136

Приложение N 136
к приказу Министерства
культуры Омской области
от 15 июня 2015 года N 48

Региональный стандарт
государственной работы "Научное описание архивных документов и создание справочно-поисковых средств к ним"

2. Категории потребителей государственной работы

В интересах общества.

3. Основные показатели, характеризующие качество и объем выполнения государственной работы

Наименование показателя, единицы измерения	Методика расчета	Источник информации
Доля документов, включенных в архивные описи, процентов	Доп / Д х 100, где: Доп - количество документов (ед. хр.), включенных в архивные описи в отчетном периоде; Д - общее количество документов (ед. хр.), запланированных к описанию на текущий год	Отчет отдела
Доля документов, включенных в электронные описи, процентов	Дэ / Д х 100, где: Дэ - количество документов (ед. хр.), включенных в электронные описи; Д - общее количество документов (ед. хр.) постоянного хранения, хранящихся в Учреждении на 1 января отчетного года	Программный комплекс "Архивный фонд"

4. Правовые основы выполнения государственной работы

1) Федеральный закон "Об архивном деле в Российской Федерации";

2) приказ Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 18 января 2007 года N 19 "Об утверждении Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук".

5. Действия по выполнению государственной работы

1) составление исторических справок, предисловий, научно-справочного аппарата к описям (изучение документов (дел), описей архивного фонда, дела фонда, написание текста справки/предисловия);

2) описание документов личного происхождения, коллекций:

- формирование дел из россыпи;

- оформление обложек;

- нумерация при описании;

3) усовершенствование описей управленческой документации с просмотром дел советского и п/советского периода;

4) составление описей (печатание) при описании, усовершенствовании, переработке;

5) переработка описей (управленческой документации советского периода);

6) каталогизация:

- выявление документов (полистный просмотр дел), подлежащих каталогизации, по делам советского и п/советского периодов;

- индексирование по Единому классификатору документной информации;

7) создание электронных описей к архивным фондам Учреждения (программный комплекс "Архивный фонд. 4 версия");

8) создание и ведение электронных справочников /баз данных по документам;

9) редактирование баз данных (ввод изменений и уточнений);

10) отбор писем и заявлений граждан на постоянное хранение;

11) оформление отметок об изменении (отмене) решений органов власти;

12) оказание организационно-методической помощи по вопросам описания архивных документов и создания справочно-поисковых средств к ним:

- разработка методических пособий, рекомендаций, памяток (изучение литературы, документов, разработка плана пособия, написание проекта пособия, рецензирование и согласование экспертно-методической комиссией Учреждения (далее - ЭМК), доработка, утверждение руководителем);

- внедрение в практику работы учреждения методических разработок (подготовка и проведение занятий/лекций);

- научно-методическое консультирование по вопросам описания архивных документов и создания справочно-поисковых средств к ним;

13) осуществление внутреннего контроля данного направления деятельности;

14) организация работы ЭМК (формирование повестки дня, ознакомление с материалами, прием, распределение и передача поданных документов на экспертизу, при наличии замечаний - возврат их на доработку, ведение и оформление протокола заседания, проставление штампов согласования/утверждения на документах);

15) утверждение составленных, усовершенствованных и переработанных описей дел на документы, хранящиеся в учреждении (рассмотрение документа, составление заключения, проверка исправленных замечаний).

6. Требования к материально-техническому обеспечению выполнения государственной работы

Параметры	Значения, иная характеристика
Здание, в котором размещается учреждение	Учреждение размещается в специально предназначенном здании, доступном для населения. Состояние здания, в котором располагается учреждение, не является аварийным. Здание подключено к системам централизованного отопления, канализации, оборудовано системой кондиционирования. При входе в здание имеются лестницы, оборудованные поручнями.
Состав помещений учреждения	Помещения учреждения, в которых выполняется государственная работа, включают: - рабочие кабинеты сотрудников; - кабинет для заседаний ЭМК; - санитарно-бытовые зоны (гардероб, санузлы).
Оборудование	Учреждение имеет в своем распоряжении оборудование, технические средства, компьютерную технику, отвечающие требованиям стандартов, техническим условиям, нормативных документов и обеспечивающие надлежащее выполнение работ. Все оборудование находится в исправном состоянии.
Температурно-влажностный режим	Учреждение оснащено оборудованием, обеспечивающим поддержание температурно-влажностного режима (при условии технической возможности учреждения установить необходимое оборудование) (температура воздуха 18 - 20 градусов Цельсия, относительная влажность воздуха - 55 процентов).
Информатизация и компьютеризация	Рабочие места сотрудников учреждения оборудованы персональными компьютерами с доступом к необходимым информационным базам данных учреждения, к сети Интернет; обеспечены принтером. У учреждения имеется электронная почта, Интернет-сайт, поддерживаемый в актуальном режиме.

7. Требования к законности и безопасности выполнения государственной работы

Параметр	Значение, иная характеристика параметра
Учредительные документы	Устав учреждения соответствует требованиям законодательства
Санитарное состояние	Деятельность учреждения соответствует установленным государственным санитарно-эпидемиологическим правилам и гигиеническим нормативам
Общественная безопасность	В учреждении организована круглосуточная охрана, действует пропускной режим
Пожарная безопасность	Учреждение оборудовано: - системой автоматической пожарной сигнализации и оповещения людей о пожаре; - системой автоматического пожаротушения; - первичными средствами пожаротушения. В учреждении на видных местах размещена информация о запрете курения.

8. Требования, обеспечивающие доступность выполнения государственной работы для потребителей

Параметр	Значение, иная характеристика параметра
Режим работы учреждения	График (режим) работы Учреждения устанавливается в соответствии с требованиями Трудового кодекса Российской Федерации и внутреннего служебного распорядка Учреждения.
Информация о работе учреждения	Информация о работе Учреждения размещается в соответствии с требованиями п. 11 настоящего стандарта
Территориальная доступность учреждения	Размещение Учреждения организовано с учетом территориальной (в том числе транспортной) доступности

9. Особые требования к организации работы государственного учреждения Омской области, осуществляющего выполнение государственной работы

Особые требования к организации работы государственного учреждения Омской области, осуществляющего выполнение государственной работы отсутствуют.

10. Требования к кадровому обеспечению выполнения государственной работы

Кадровый состав	Структура и штатное расписание учреждения устанавливаются с учетом объемов и сложности работ, а также выделяемых бюджетных средств.
Образовательный уровень специалистов	Сотрудники учреждения, осуществляющие основную деятельность, имеют соответствующую квалификацию и (или) стаж работы в архивных учреждениях, высшее или среднее профессиональное образование.
Переподготовка и повышение квалификации	Не реже одного раза в 5 лет специалисты учреждения проходят обучение на курсах повышения квалификации.

11. Требования к информационному обеспечению потребителей государственной работы

Параметры	Значения, иная характеристика параметра
Информация у входа в учреждение	Вывеска с наименованием учреждения
Информация в помещениях учреждения	В помещениях учреждения размещаются: - вывески с наименованиями помещений учреждения у входа в каждое из них; - вывески с указанием часов личного приема посетителей руководителем (заместителем руководителя) учреждения
Информация в сети Интернет	На официальном сайте учреждения размещаются следующие сведения: - полное (и краткое) наименование учреждения; - информация об адресе и контактных телефонах, маршрутах проезда к Учреждению; - фамилии, имена, отчества, номера телефонов руководителя учреждения, его заместителя; - режим работы учреждения.

12. Требования к организации учета мнения потребителей о качестве и доступности выполнения государственной работы

Параметр	Значение, иная характеристика
Письменные обращения	Организуется прием, регистрация, рассмотрение письменных обращений и подготовка ответов на них
Обращения в электронной форме	Организуется прием и рассмотрение обращений, поступивших по электронной почте, в гостевую книгу сайта учреждения, и подготовка ответов на них