Приложение N 134. Региональный стандарт государственной работы "Обеспечение сохранности и учет архивных документов"

Информация об изменениях:

Приказом Министерства культуры Омской области от 29 декабря 2015 г. N 133 настоящий приказ дополнен приложением N 134

Приложение N 134
к приказу Министерства
культуры Омской области
от 15 июня 2015 года N 48

Региональный стандарт
государственной работы "Обеспечение сохранности и учет архивных документов"

1. Цель оказания государственной работы

Соблюдение нормативных режимов, надлежащей организации хранения и осуществление учета архивных документов. Создание условий для развития информационного потенциала Архивного фонда Омской области.

2. Категории потребителей государственной работы

В интересах общества.

3. Основные показатели, характеризующие качество и объем выполнения государственной работы

Наименование показателя, единицы измерения	Методика расчета	Источник информации
Доля металлических стеллажей от их общей протяженности, процентов	Стм / Ст x 100, где: Стм - протяженность (м. пог.) металлических стеллажей, единиц; Ст - общая протяженность (м. пог.) стеллажей, установленных в архивохранилищах, единиц	Паспорт Архива на 01.01; Проектно-сметная документация
Доля площадей, оснащенных исправной пожарной сигнализацией, процентов	ПСи / П х 100, где: ПСи - площади Учреждения (м. кв.), оснащенные исправной пожарной сигнализацией; П - общая площадь Учреждения (м. кв.), единиц	Паспорт Архива на 01.01; Проектно-сметная документация
Доля площадей, оснащенных исправной охранной сигнализацией, процентов	ОСи / П х 100, где: ОСи - площади Учреждения (м. кв.), оснащенные исправной охранной сигнализацией, единиц; П - общая площадь Учреждения (м. кв.), единиц	Паспорт Архива на 01.01; Проектно-сметная документация
Доля архивных фондов, включенных в автоматизированную систему государственного учета документов Архивного фонда Российской Федерации, процентов	Фпк / Ф x 100, где: Фпк - количество архивных фондов, включенных в Программный комплекс "Архивный фонд", единиц; Ф - общее количество архивных фондов, хранящихся в учреждении, единиц	Паспорт Архива на 01.01; Программный комплекс "Архивный фонд"

4. Правовые основы выполнения государственной работы

1) Федеральный закон "Об архивном деле в Российской Федерации";

2) Закон Омской области "Об архивном деле в Омской области";

3) приказ Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 18 января 2007 года N 19 "Об утверждении Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук";

4) приказ Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 12 января 2009 года N 3 "Об утверждении Специальных правил пожарной безопасности государственных и муниципальных архивов Российской Федерации";

5) приказ Федерального Архивного агентства от 11 марта 1997 года N 11 "Об утверждении Регламента государственного учета документов Архивного фонда Российской Федерации".

5. Действия по выполнению государственной работы

1) оформление архивных дел при приеме в архивохранилища учреждения;

2) проверка наличия и состояния дел;

3) внесение изменений по итогам архивных работ;

4) улучшение физического состояния документов на бумажной основе;

- реставрация документов;

- переплет дел;

- подшивка дел;

5) выемка-укладка дел;

6) картонирование дел;

7) контроль температурно-влажностного режима;

8) нумерация листов в делах;

9) проверка нумерации листов в делах;

10) простановка архивных шифров на обложки дел;

11) составление и ведение листа фондов;

12) формирование и ведение дел фондов;

13) паспортизация Учреждения; ведение паспортов архивохранилищ;

14) создание и учет страхового фонда;

15) создание и учет фонда пользования;

16) ведение книги учета поступления документов;

17) ведение книги учета поступления страхового фонда;

18) ведение программного комплекса "Архивный фонд";

19) ввод в базу данных сведений о новых фондах;

20) создание и учет страхового фонда;

21) подготовка к микрофильмированию электронных копий;

22) формирование фонда пользования;

23) создание фонда пользования (сканирование);

24) обработка сканов, проверка качества;

25) учет особо ценных документов (дел);

26) ввод в базу данных сведений о новых поступлениях в фотокаталог;

27) учет особо ценных аудиовизуальных документов;

28) проверка наличия аудиовизуальных документов;

29) оформление результатов проверки наличия и состояния документов;

30) выдача, прием описей дел;

31) выдача, прием дел во временное пользование;

32) печатание ярлыков, их наклейка на коробки;

33) расшивка дел, перешифровка дел;

34) выверка учетных документов; оформление, ксерокопирование описей дел;

35) внесение данных в Сведения об изменении в составе и объеме фондов;

36) создание электронных описей к архивным фондам учреждения (программный комплекс "Архивный фонд. 4 версия");

37) оказание методической помощи по вопросам обеспечения сохранности и учета архивных документов:

- разработка методических пособий, рекомендаций, памяток по данному направлению деятельности (изучение литературы, документов, разработка плана пособия, написание проекта пособия, рецензирование и согласование экспертно-методической комиссией, доработка, утверждение руководителем);

- внедрение в практику работы Учреждения методических разработок (подготовка и проведение занятий/лекций);

- научно-методическое консультирование по вопросам обеспечения сохранности и учета архивных документов;

38) осуществление внутреннего контроля данного направления деятельности.

6. Требования к материально-техническому обеспечению выполнения государственной работы

Параметры	Значения, иная характеристика
Здание, в котором размещается учреждение	Учреждение размещается в специально предназначенных зданиях, доступных для населения. Состояние зданий, в котором располагается Учреждение, не является аварийным. Здания оборудованы системами теплоснабжения, канализации и кондиционирования помещений. При входе в здания имеются лестницы, оборудованные поручнями.
Состав помещений учреждения	Помещения Учреждения, в которых выполняется государственная работа, включают: - архивохранилища; - рабочие кабинеты сотрудников; - санитарно-бытовые зоны (гардероб для верхней одежды посетителей, санузлы).
Температурно-влажностный режим	Архивохранилища оборудованы системой кондиционирования, поддерживающей нормативный температурно-влажностный режим, необходимый для обеспечения сохранности архивных документов.
Оборудование архивохранилища	Учреждение имеет в своем распоряжении оборудование, технические средства, компьютерную технику, отвечающие требованиям стандартов, техническим условиям, нормативных документов и обеспечивающие надлежащее выполнение работ. Все оборудование находится в исправном состоянии. Архивохранилища оборудованы: - мобильными/ стационарными стеллажами; - архивными тележками.
Информатизация и компьютеризация	Рабочие места сотрудников учреждения оборудованы персональными компьютерами с доступом к необходимым информационным базам данных учреждения, к сети Интернет; обеспечены принтером. У учреждения имеется электронная почта, Интернет-сайт, поддерживаемый в актуальном режиме.

7. Требования к законности и безопасности выполнения государственной работы

Параметр	Значение, иная характеристика параметра
Учредительные документы	Устав учреждения соответствует требованиям законодательства
Санитарное состояние	Деятельность учреждения соответствует установленным государственным санитарно-эпидемиологическим правилам и гигиеническим нормативам
Общественная безопасность	В учреждении организована круглосуточная охрана, действует пропускной режим
Пожарная безопасность	Учреждение оборудовано: - системой автоматической пожарной сигнализации и оповещения людей о пожаре; - системой автоматического пожаротушения; - первичными средствами пожаротушения. В учреждении на видных местах размещена информация о запрете курения.

8. Требования, обеспечивающие доступность государственной работы для потребителей

Параметр	Значение, иная характеристика параметра
Режим работы учреждения	График (режим) работы учреждения устанавливается в соответствии с требованиями Трудового кодекса Российской Федерации и внутреннего служебного распорядка учреждения.
Информация о работе учреждения	Информация о работе учреждения размещается в соответствии с требованиями п. 11 настоящего стандарта
Территориальная доступность учреждения	Размещение учреждения организовано с учетом территориальной (в том числе транспортной) доступности

9. Особые требования к организации работы государственного учреждения Омской области, осуществляющего выполнение государственной работы

Параметр	Значение, иная характеристика параметра
Форма обслуживания	Все работы, связанные передачей архивных документов на постоянное хранение, в том числе с их транспортировкой, выполняются за счет средств органов и организаций, передающих документы.

10. Требования к кадровому обеспечению выполнения государственной работы

Параметры	Значения, иная характеристика параметра
Кадровый состав	Структура и штатное расписание учреждения устанавливаются с учетом объемов и сложности работ, а также выделяемых бюджетных средств.
Образовательный уровень специалистов	Сотрудники учреждения, осуществляющие основную деятельность, имеют соответствующую квалификацию и (или) стаж работы в архивных учреждениях, высшее или среднее профессиональное образование.
Переподготовка и повышение квалификации кадров	Не реже одного раза в 5 лет специалисты учреждения проходят обучение на курсах повышения квалификации.

11. Требования к информационному обеспечению потребителей государственной работы

Параметры	Значения, иная характеристика параметра
Информация, размещаемая у входа в учреждение	У входа в учреждение размещается информация о наименовании учреждения
Информация, размещаемая в помещениях учреждения	В помещениях учреждения размещаются: - вывески с наименованиями помещений учреждения у входа в каждое из них; - вывески с указанием часов личного приема посетителей руководителем (заместителем руководителя) учреждения
Информация, размещаемая на Интернет-сайте учреждения	На официальном сайте учреждения размещаются следующие сведения: - полное (и краткое) наименование учреждения; - информация об адресе и контактных телефонах, маршрутах проезда к учреждению; - фамилии, имена, отчества, номера телефонов руководителя учреждения, его заместителя; - режим работы учреждения

12. Требования к организации учета мнения потребителей о качестве и доступности выполнения государственной работы

Параметр	Значение, иная характеристика параметра
Письменные обращения граждан	В учреждении организуется прием, регистрация, рассмотрение письменных предложений, заявлений, жалоб граждан и подготовка в месячный срок ответов на них.
Обращения граждан в электронной форме	В учреждении организуется прием и рассмотрение отзывов и предложений граждан, поступающих по электронной почте.