Приложение N 135. Региональный стандарт государственной работы "Комплектование архивными документами"

Информация об изменениях:

Приказом Министерства культуры Омской области от 29 декабря 2015 г. N 133 настоящий приказ дополнен приложением N 135

Приложение N 135
к приказу Министерства
культуры Омской области
от 15 июня 2015 года N 48

Региональный стандарт
государственной работы "Комплектование архивными документами"

1. Цель выполнения государственной работы

Комплектование учреждений Омской области документами Архивного фонда Российской Федерации и другими архивными документами, в том числе по личному составу.

2. Категории потребителей государственной работы

В интересах общества.

3. Основные показатели, характеризующие качество и объем выполнения государственной работы

Наименование показателя, единицы измерения	Методика расчета	Источник информации
Доля принятых на постоянное хранение документов от общего объема документов, подлежащих приему в установленные сроки, процентов	Дп / Дз х 100, где: Дп - количество принятых на хранение дел (ед. хр.) постоянного хранения в отчетном периоде, единиц; Дз - общее количество дел постоянного хранения, подлежащих приему в установленные сроки (в соответствии с итогами последней паспортизации), единиц	Графики приема-передачи документов на постоянное хранение; Акты приема-передачи дел на постоянное хранение; Книга учета поступлений документов (дел)
Доля организаций - источников комплектования, не имеющих задолженности по подготовке документов к передаче на постоянное хранение, процентов	Обд / Оп х 100, где: Обд - количество организаций - источников комплектования, не имеющих задолженности по описанию дел постоянного хранения за отчетный период, единиц; Оп - общее количество организаций-источников комплектования на 1 января отчетного периода, единиц	Графики упорядочения документов организаций-источников комплектования

4. Правовые основы оказания государственной работы

1) Федеральный закон "Об архивном деле в Российской Федерации";

2) Закон Омской области "Об архивном деле в Омской области";

3) приказ Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 18 января 2007 года N 19 "Об утверждении Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук";

4) приказ Министерства культуры России от 31 марта 2015 года N 526 "Об утверждении Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях".

5. Действия по выполнению государственной работы

1) прием документов в архивохранилища;

2) подготовка дел/документов на хранение в учреждение:

- управленческой документации на общее хранение;

- управленческой документации на секретное хранение;

- научно-технической документации;

- фотодокументов в хранилища;

- личных дел профессорско-преподавательского состава и студентов до 1945 года;

- историй болезней;

- личного происхождения;

- документов по личному составу в соответствии с действующим законодательством;

- фотодокументов в фотокаталог;

- документов временного срока хранения ликвидированных органов власти - организаций-источников комплектования (в случае обращения);

3) ведение списков источников комплектования Учреждения, списков возможных источников комплектования учреждения, списка граждан владельцев (собственников) документов (постановка на учет, снятие с учета организаций);

4) заключение договоров с владельцами о передаче документов на хранение; договоров с негосударственными организациями; соглашений об отношениях и сотрудничестве с территориальными органами федеральных органов государственной власти, федеральными организациями, иным государственными органами Российской Федерации в области архивного дела;

5) обследование организаций-источников комплектования учреждения (тематические);

6) обследование организаций-источников комплектования учреждения (комплексные);

7) оказание организационно-методической и практической помощи в подготовке к утверждению/ согласованию описей дел организаций-источников комплектования учреждения:

- управленческой документации;

- научно-технической документации учреждений;

- личных дел профессорско-преподавательского состава и студентов до 1945 года;

- историй болезней;

- аудиовизуальных документов;

- документов по личному составу;

8) оказание организационно-методической и практической помощи в подготовке к согласованию положений организаций-источников комплектования учреждения:

- об архиве;

- экспертной комиссии;

9) оказание организационно-методической и практической помощи в подготовке к согласованию номенклатур дел организаций-источников комплектования учреждения:

- разработанных;

- усовершенствованных;

10) оказание организационно-методической и практической помощи в подготовке к согласованию инструкций по делопроизводству организаций-источников комплектования Учреждения;

11) оказание методической помощи в составлении исторических справок;

12) оказание методической помощи в составлении предисловий к описям дел;

13) оказание методической помощи в отборе научно-технической документации;

14) формирование и ведение наблюдательных дел;

15) ведение картотеки организаций-источников комплектования Учреждения;

16) подготовка информации на экспертно-проверочную комиссию Министерства культуры Омской области, экспертно-методическую комиссию учреждения (далее - ЭМК) о задолженности по описанию, передаче дел на постоянное хранение, об обеспечении сохранности документов (дел), о состоянии дел в отрасли;

17) подготовка к совещаниям у руководителей организаций - источников комплектования;

18) участие в работе экспертных комиссий организаций - источников комплектования;

19) оказание организационно-методической помощи по вопросам комплектования:

- разработка методических пособий, рекомендаций, памяток по вопросам комплектования (изучение литературы, документов, разработка плана пособия, написание проекта пособия, рецензирование и согласование ЭМК, доработка, утверждение руководителем);

- внедрение в практику работы учреждения методических разработок (подготовка и проведение занятий/ лекций);

- научно-методическое консультирование по вопросам комплектования;

20) осуществление внутреннего контроля данного направления деятельности;

21) организация работы ЭМК (формирование повестки дня, ознакомление с материалами, прием, распределение и передача поданных документов на экспертизу, при наличии замечаний - возврат их на доработку, ведение и оформление протокола заседания, проставление штампов согласования/ утверждения на документах);

22) согласование представленных нормативных документов, регламентирующих деятельность архивных и делопроизводственных служб организаций-источников комплектования учреждения, не являющихся государственными органами Омской области, и организаций - возможных источников комплектования учреждения (положений об архиве и экспертной комиссии, номенклатур дел, инструкций по делопроизводству) (рассмотрение документа, составление заключения, проверка исправленных замечаний);

23) утверждение/ согласование описей дел постоянного хранения, по личному составу организаций - возможных источников комплектования Учреждения, ликвидированных организаций (рассмотрение документа, составление заключения, проверка исправленных замечаний);

24) оказание организационно-методической помощи в вопросах комплектования организациям, находящимся в стадии банкротства, ликвидированным.

6. Требования к материально-техническому обеспечению выполнения государственной работы

Параметры	Значения, иная характеристика
Здание, в котором размещается учреждение	Учреждение размещается в специально предназначенном здании, доступном для населения. Состояние здания, в котором располагается учреждение, не является аварийным. Здание подключено к системам централизованного отопления, канализации, оборудовано системой кондиционирования. При входе в здание имеются лестницы, оборудованные поручнями.
Состав помещений учреждения	Помещения учреждения, в которых выполняется государственная работа, включают: - рабочие кабинеты сотрудников; - кабинет для заседаний ЭМК; - санитарно-бытовые зоны (гардероб для верхней одежды представителей организаций-источников комплектования, санузлы).
Оборудование	Учреждение имеет в своем распоряжении оборудование, технические средства, компьютерную технику, отвечающие требованиям стандартов, техническим условиям, нормативных документов и обеспечивающие надлежащее выполнение работы. Все оборудование находится в исправном состоянии.
Температурно-влажностный режим	Учреждение оснащено оборудованием, обеспечивающим поддержание температурно-влажностного режима (при условии технической возможности учреждения установить необходимое оборудование) (температура воздуха 18 - 20 градусов Цельсия, относительная влажность воздуха - 55 процентов).
Информатизация и компьютеризация	Рабочие места сотрудников Учреждения оборудованы персональными компьютерами с доступом к необходимым информационным базам данных учреждения, к сети Интернет; обеспечены принтером. У учреждения имеется электронная почта, Интернет-сайт, поддерживаемый в актуальном режиме.

7. Требования к законности и безопасности выполнения государственной работы

Параметр	Значение, иная характеристика параметра
Учредительные документы	Устав учреждения соответствует требованиям законодательства
Санитарное состояние	Деятельность учреждения соответствует установленным государственным санитарно-эпидемиологическим правилам и гигиеническим нормативам. Уборка помещений учреждения производится ежедневно.
Общественная безопасность	В учреждении организована круглосуточная охрана, действует пропускной режим
Пожарная безопасность	Учреждение оборудовано: - системой автоматической пожарной сигнализации и оповещения людей о пожаре; - системой автоматического пожаротушения; - первичными средствами пожаротушения. В учреждении на видных местах размещена информация о запрете курения.

8. Требования, обеспечивающие доступность государственной работы для потребителей

Параметр	Значение, иная характеристика параметра
Режим работы учреждения	График (режим) работы учреждения устанавливается в соответствии с требованиями Трудового кодекса Российской Федерации и внутреннего служебного распорядка учреждения.
Информация о работе учреждения	Информация о работе учреждения размещается в соответствии с требованиями п. 11 настоящего стандарта
Территориальная доступность учреждения	Размещение учреждения организовано с учетом территориальной (в том числе транспортной) доступности

9. Особые требования к организации работы государственного учреждения Омской области, осуществляющего выполнение государственной работы

Параметр

Значение, иная характеристика параметра

Форма обслуживания

Государственные органы, органы местного самоуправления, государственные и муниципальные организации обеспечивают в соответствии с правилами, установленными специально уполномоченным Правительством Российской Федерации федеральным органом исполнительной власти, отбор, подготовку и передачу в упорядоченном состоянии документов Архивного фонда Российской Федерации на постоянное хранение в Учреждение. Все работы, связанные с отбором, подготовкой и передачей архивных документов на постоянное хранение, в том числе с их упорядочением и транспортировкой, выполняются за счет средств органов и организаций, передающих документы.

10. Требования к кадровому обеспечению выполнения государственной работы

Кадровый состав	Структура и штатное расписание учреждения устанавливаются с учетом объемов и сложности работ, а также выделяемых бюджетных средств.
Образовательный уровень специалистов	Сотрудники учреждения, осуществляющие основную деятельность, имеют соответствующую квалификацию и (или) стаж работы в архивных учреждениях, высшее или среднее профессиональное образование.
Переподготовка и повышение квалификации	Не реже одного раза в 5 лет специалисты учреждения проходят обучение на курсах повышения квалификации.

11. Требования к информационному обеспечению потребителей государственной работы

Параметры	Значения, иная характеристика параметра
Информация, размещаемая у входа в учреждение	У входа в учреждение размещается информация о наименовании учреждения
Информация, размещаемая в помещениях учреждения	В помещениях учреждения размещаются: - вывески с наименованиями помещений учреждения у входа в каждое из них; - вывески с указанием часов личного приема посетителей руководителем (заместителем руководителя) учреждения
Информация, размещаемая на информационных стендах в учреждении	На официальном сайте учреждения размещаются следующие сведения: - полное (и краткое) наименование учреждения; - информация об адресе и контактных телефонах, маршрутах проезда к учреждению; - фамилии, имена, отчества, номера телефонов руководителя учреждения, его заместителя; - режим работы учреждения.

12. Требования к организации учета мнения потребителей о качестве и доступности выполнения государственной работы

Параметр	Значение, иная характеристика
Письменные обращения	Организуется прием, регистрация, рассмотрение письменных обращений и подготовка ответов на них
Обращения в электронной форме	Организуется прием и рассмотрение обращений, поступивших по электронной почте, в гостевую книгу сайта учреждения, и подготовка ответов на них