Постановление Администрации муниципального образования "Город Можга" Удмуртской Республики от 15 августа 2012 г. N 1473 "Об утверждении административного регламента архивного отдела Управления делами Администрации муниципального образования "Город Можга" по предоставлению муниципальной услуги "Обеспечение доступа к архивным документам (копиям) и справочно-поисковым средствам к ним в читальном зале муниципального архива"

Руководствуясь Федеральным законом от 27 июля 2010 года N 210-ФЗ "Об организации предоставления государственных и муниципальных услуг", Уставом муниципального образования "Город Можга", постановляю:

1. Утвердить административный регламент архивного отдела Управления делами Администрации муниципального образования "Город Можга" по предоставлению муниципальной услуги "Обеспечение доступа к архивным документам (копиям) и справочно-поисковым средствам к ним в читальном зале муниципального архива" (прилагается).

2. Постановление Администрации муниципального образования "Город Можга" от 23 мая 2012 года N 892 "Об утверждении административного регламента муниципальной услуги "Обеспечение доступа к архивным документам (копиям) и справочно-поисковым средствам к ним в читальном зале архивного отдела" считать утратившим силу.

3. Контроль за исполнением настоящего постановления возложить на начальника Управления делами Администрации муниципального образования "Город Можга" А.В. Пислегина.

Глава Администрации муниципального образования "Город Можга"

С.В. Лихоманов

Административный регламент
архивного отдела Управления делами Администрации муниципального образования "Город Можга" по предоставлению муниципальной услуги
"Обеспечение доступа к архивным документам (копиям) и справочно-поисковым средствам к ним в читальном зале муниципального архива"
(утв. постановлением Администрации муниципального образования "Город Можга" от 15 августа 2012 г. N 1473)

Можга, 2012 г.

I. Общие положения

Предмет регулирования административного регламента

1. Административным регламентом архивного отдела Управления делами Администрации муниципального образования "Город Можга" по предоставлению муниципальной услуги "Обеспечение доступа к архивным документам (копиям) и справочно-поисковым средствам к ним в читальном зале муниципального архива" (далее - Административный регламент) регулируется порядок предоставления муниципальной услуги по обеспечению доступа к архивным документам (копиям) и справочно-поисковым средствам к ним в читальном зале архивного отдела управления делами Администрации муниципального образования "Город Можга" (далее - муниципальная услуга).

Описание заявителей

2. Получателями муниципальной услуги выступают:

физические лица (граждане Российской Федерации, иностранные граждане, лица без гражданства);

юридические лица (организации, за исключением государственных органов и их территориальных органов, органов государственных внебюджетных фондов и их территориальных органов, органов местного самоуправления) (далее - Заявители).

3. Заявителями также могут быть иные юридические и физические лица, имеющие право в соответствии с законодательством Российской Федерации либо в силу наделения их Заявителями в установленном порядке полномочиями выступать от их имени при предоставлении муниципальной услуги.

Порядок информирования о предоставлении муниципальной услуги

4. Информация о порядке и ходе предоставления муниципальной услуги предоставляются должностными лицами архивного отдела Управления делами Администрации муниципального образования "Город Можга" (далее муниципальный архив, архивный отдел):

- при личном обращении в архивный отдел;

- при обращении по телефону;

- в письменном виде по почте или электронным каналам связи;

- посредством размещения на официальном сайте муниципального образования "Город Можга": www.mozhqa-qov.ru;

- на информационных стендах.

5. Местонахождение архивного отдела и его почтовый адрес: Казанская ул., д. 28, г. Можга, Удмуртская Республика, 427790

Справочные телефоны архивного отдела: (8-341-39) 4-17-09, 4-07-11.

Факс: (8-341-39) 4-17-09;

Адрес электронной почты архивного отдела: E-mail: mozarh@udmnet.ru

Адрес официального сайта муниципального образования "Город Можга": www.mozhqa-qov.ru

График работы архивного отдела:

Понедельник - пятница с 8.00 до 17.00;

перерыв на обед с 12.00 до 13.00;

выходные дни - суббота и воскресенье, нерабочие праздничные дни.

График работы читального зала:

Понедельник - пятница - с 8.00 до 16.00;

перерыв на обед с 12.00 до 13.00;

выходные дни - суббота, воскресенье, нерабочие праздничные дни.

6. При предоставлении муниципальной услуги архивным отделом даются консультации по вопросам:

- о порядке работы архивного отдела;

- о порядке работы читального зала;

- о требованиях к документам, предъявляемым для предоставления муниципальной услуги;

- о порядке доступа и ограничениях в доступе к архивным документам и возможностях копирования архивных документов;

- о возможном месте хранения архивных документов, не поступивших на хранение в муниципальный архив;

- о порядке обжалования действий (бездействий) и решений, осуществляемых и принимаемых в ходе предоставления муниципальной услуги.

Консультации (справки) по вопросам предоставления муниципальной услуги предоставляются ответственным должностным лицом архивного отдела, назначенным ответственным за организацию работы по предоставлению муниципальной услуги (далее - ответственное должностное лицо).

7. Для получения консультации Заявители обращаются в архивный отдел:

- лично;

- по телефону;

- в письменном виде посредством почтовой связи;

- в письменном виде посредством электронных каналов связи.

8. Основными требованиями к информированию Заявителей являются:

- достоверность предоставляемой информации;

- четкость в изложении информации;

- полнота информирования;

- наглядность форм предоставляемой информации;

- удобство и доступность получения информации;

- оперативность при предоставлении информации.

9. Информирование проводится в форме:

- устного информирования;

- письменного информирования.

10. Устное информирование осуществляется сотрудниками архивного отдела при обращении Заявителей за информацией:

- лично;

- по телефону.

Ответственное должностное лицо, осуществляющее устное информирование, принимает все необходимые меры для дачи полного и оперативного ответа на поставленные вопросы, в том числе с привлечением, при необходимости, других сотрудников. Время ожидания Заявителя при личном обращении не может превышать 30 минут, устное информирование каждого Заявителя осуществляется не более 10 минут. При ответе на обращение по телефону ответственное должностное лицо, осуществляющее прием и информирование, сняв трубку, называет наименование муниципального архива, фамилию, имя, отчество, занимаемую должность. В конце информирования ответственное должностное лицо кратко подводит итоги и принимает все необходимые меры для дачи полного и оперативного ответа на поставленные вопросы.

В случае, если для подготовки ответа или консультации Заявителя требуется продолжительное время, сотрудник, осуществляющий устное информирование, может предложить Заявителю обратиться за необходимой информацией в письменном виде, либо назначить удобное для Заявителя время.

11. Письменное информирование при обращении Заявителя в архивный отдел осуществляется путем направления ответов почтовым отправлением, электронной почтой или посредством официальных сайтов в зависимости от способа обращения Заявителя за информацией или способа доставки ответа, указанного в письменном обращении. Начальник архивного отдела определяет непосредственного исполнителя для подготовки ответа. Ответ на обращение Заявителя предоставляется в простой, четкой и понятной форме и должен содержать: ответы на поставленные вопросы, указание должности, фамилии, имени, отчества, номера телефона исполнителя. Ответ подписывается начальником архивного отдела.

При письменном информировании ответ направляется Заявителю в течение 10 рабочих дней со дня поступления обращения Заявителя. Информация по письменному запросу, направленная через официальные сайты, размещается на указанных сайтах в разделе "вопросы - ответы" в течение 10 рабочих дней со дня поступления обращения от Заявителя.

12. Сведения о месте нахождения и графике работы, почтовом и электронном адресах, контактных телефонах муниципального архива размещены на официальном сайте муниципального образования "Город Можга" в сети Интернет: www.mozhqa-qov.ru и "Архивная служба Удмуртии" www.gasur.ru.

Кроме того, на официальном сайте муниципального образования "Город Можга" размещен текст настоящего Административного регламента (полная версия).

II. Стандарт предоставления муниципальной услуги

Наименование муниципальной услуги

13. Обеспечение доступа к архивным документам (копиям) и справочно-поисковым средствам к ним в читальном зале муниципального архива.

Наименование органа, предоставляющего муниципальную услугу

14. Муниципальную услугу предоставляет архивный отдел Управления делами Администрации муниципального образования "Город Можга".

Результат предоставления муниципальной услуги

15. Результатом предоставления муниципальной услуги являются:

предоставление научно-справочного аппарата;

предоставление архивных документов;

предоставление копий научно-справочного аппарата, архивных документов, выдача архивных справок, выписок;

отказ в обеспечении доступа в читальный зал.

Сроки предоставления муниципальной услуги

16. Научно-справочный аппарат к архивным документам (описи дел, документов, путеводители, каталоги), в том числе в электронной форме, предоставляются Заявителям в день обращения на срок не более 5 рабочих дней.

17. Предоставление архивных документов Заявителям в читальный зал производится на 3-й рабочий день с момента оформления заказа (требования).

Архивные документы предоставляются Заявителям сроком до 1-го месяца. При необходимости срок работы Заявителей с документами может быть продлен по разрешению начальника архивного отдела (должностного лица, исполняющего обязанности начальника архивного отдела) на срок до 1-го месяца.

Копии архивных документов предоставляются в течение 10 рабочих дней с момента составления заказа, срочное - в течение 5 рабочих дней. При большом количестве заказов или объеме заказа этот срок может быть увеличен по решению начальника архивного отдела (должностного лица, исполняющего обязанности начальника архивного отдела), но не должен превышать более 1-го месяца.

Расшивка дел для копирования архивных документов может производиться только в исключительных случаях по специальному разрешению начальника архивного отдела.

Архивные справки и архивные выписки предоставляются в течение 3-х рабочих дней с момента заявки Заявителя.

18. Сроки прохождения отдельных административных процедур:

- прием и регистрация документов - не более 30 минут на каждый официальный документ;

- отказ в обеспечении доступа в читальный зал - 10 минут (с устным разъяснением причин отказа) и в течение 3-х рабочих дней (в случае выдачи письменного отказа);

- предоставление муниципальной услуги может быть приостановлено до возвращения архивных документов, необходимых для предоставления муниципальной услуги, в архивохранилища.

Правовые основы для предоставления муниципальной услуги

19. Предоставление муниципальной услуги осуществляется в соответствии со следующими нормативными правовыми актами:

Конституция Российской Федерации (Российская газета, 1993, 25 декабря; Собрание законодательства Российской Федерации, 1996, N 3, ст. 152; N 7, ст. 676; 2001, N 24, ст. 2421; 2003, N 30, ст. 3051; 2004, N 13, ст. 1110; 2005, N 42, ст. 4212; 2006, N 29, ст. 3119; 2007, N 1 (ч. I), ст. 1; N 30, ст. 3745; 2009, N 1, ст. 1, 2);

Закон Российской Федерации от 21 июля 1993 года N 5485-1 "О государственной тайне" (Собрание законодательства Российской Федерации, 1996, N 15, ст. 1768; 1997, N 41, ст. 4673, 8220-8235; 2002, N 52 (ч. 2), ст. 5288; 2003, N 27 (ч. 1), ст. 2700; 2003 N 46 (ч. 2), ст. 4449; 2004, N 27, ст. 2711; 2004, N 35, ст. 3607; 2007, N 49, ст. 6055, 6079; 2009, N 29, ст. 3617; 2010, N 47, ст. 6033);

Федеральный закон от 22 октября 2004 года N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации" (Собрание законодательства Российской Федерации, 2004, N 43, ст. 4169; 2006, N 50, ст. 5280; 2007, N 49, ст. 6079; 2008, N 20, ст. 2253; 2010, N 19, ст. 2291; 2010, N 31, ст. 4196);

Федеральный закон от 02 мая 2006 года N 59-ФЗ "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации" (Собрание законодательства Российской Федерации, 2006, N 19, ст. 2060; 2010, N 27, ст. 3410; 2010, N 31, ст. 4196);

Федеральный закон от 27 июля 2006 года N 149-ФЗ "Об информации, информационных технологиях и защите информации" (Собрание законодательства Российской Федерации, 2006, N 31 (ч. 1), ст. 3448; 2010, N 31, ст. 4196);

Федеральный закон от 27 июля 2006 года N 152-ФЗ "О персональных данных" (Собрание законодательства Российской Федерации, 2006, N 31 (ч. 1), ст. 3451; 2009, N 48, ст. 5716; N 52 (ч. 1), ст. 6439; 2010, N 27, ст. 3407, N 31, ст. 4173, 4196; N 49, ст. 6409; N 52 (ч. 1), ст. 6974);

Указ Президента Российской Федерации от 31 декабря 1993 года N 2334 "О дополнительных гарантиях прав граждан на информацию" (Собрание актов Президента и Правительства Российской Федерации, 1994, N 2, ст. 74; Собрание законодательства Российской Федерации, 1997, N 3, ст. 367; 2000, N 36, ст. 3636);

Указ Президента Российской Федерации от 06 марта 1997 года N 188 "Об утверждении перечня сведений конфиденциального характера" (Собрание законодательства Российской Федерации, 1997, N 10, ст. 1127; 2005, N 39, ст. 3925);

приказ Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 18 января 2007 года N 19 "Об утверждении Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук" (Бюллетень нормативных актов федеральных органов исполнительной власти, 2007, 14 мая, N 20; Российская газета, 2009, 20 мая, N 89);

Закон Удмуртской Республики от 30 июня 2005 года N 36-РЗ "Об архивном деле в Удмуртской Республике" (Известия Удмуртской Республики, 2005, 19 июля; специальный выпуск, 2006, 28 декабря; 2010, 14 мая);

Закон Удмуртской Республики от 29 декабря 2005 года N 82-РЗ "О наделении органов местного самоуправления отдельными государственными полномочиями Удмуртской Республики в области архивного дела" (Известия Удмуртской Республики, 2006, 24 января; специальный выпуск, 28 декабря);

Решение городского Совета депутатов города Можги Удмуртской Республики от 16 июня 2005 года N 204 "Об Уставе муниципального образования "Город Можга".

Решение городской Думы МО "Город Можга" от 16 мая 2007 г. N 143 "Об утверждении Положений о структурных подразделениях Администрации муниципального образования "Город Можга".

Исчерпывающий перечень документов, необходимых в соответствии с законодательными или иными нормативными правовыми актами для предоставления муниципальной услуги

20. Для получения муниципальной услуги Заявителями представляются следующие документы:

1) личное письменное заявление в 1 подлинном экземпляре о предоставлении архивных документов (копий) (Приложение 2);

2) документ, удостоверяющий личность Заявителя.

21. Заявители, ведущие научную работу в соответствии с планом научных учреждений или выполняющие служебные задания, должны представить письмо направившей их организации (Приложение 3).

22. В случае, если запрашиваемые архивные документы (копии) содержат сведения, отнесенные к конфиденциальной персональной информации (о частной жизни гражданина, создающие угрозу для его безопасности, прекращенные уголовные дела, прекращенные административные дела) до истечения 75 лет с момента создания указанных документов, Заявитель дополнительно к документам, указанным в п. 20 настоящего административного регламента, представляет оригинал нотариально заверенного разрешения субъекта персональных данных или его наследников (в случае смерти субъекта персональных данных) на доступ к информации с указанием к каким документам и на каких условиях допускается Заявитель, или документ, подтверждающий прямые родственные связи, либо подтверждающий право наследования субъекту персональных данных в 1 подлинном экземпляре.

23. В случае, если собственник или владелец архивных документов (копий), находящихся в частной собственности, установил условия по их использованию в договоре с архивным отделом, Заявитель дополнительно к документам, указанным в п. 20 настоящего административного регламента представляет в архивный отдел:

письменное разрешение собственника (владельца) архивных документов (копий).

24. В случае, если запрашиваемые архивные документы (копии) содержат государственную или иную охраняемую законодательством Российской Федерации тайну, доступ к архивным документам осуществляется в соответствии с законодательством Российской Федерации.

Исчерпывающий перечень оснований для отказа в приеме документов, необходимых для предоставления муниципальной услуги

25. Основаниями для отказа в приеме документов, необходимых для предоставления муниципальной услуги, является следующее:

- если письмо Заявителя - юридического лица подписано должностным лицом, не обладающим полномочиями на его подписание;

- если текст личного письменного заявления не поддается прочтению;

- если разрешение субъекта персональных данных на доступ к информации конфиденциального характера не заверено в установленном законодательством Российской Федерации порядке.

Исчерпывающий перечень оснований для отказа в предоставлении муниципальной услуги

26. Отказ в предоставлении муниципальной услуги допускается в случаях:

неудовлетворительного физического состояния запрашиваемых архивных документов (копий) (обширные механические повреждения носителя, поражение биологическими вредителями и т.д.);

ограничений на использование документов, установленных в соответствии с законодательством Российской Федерации;

отсутствия у Заявителя документально подтвержденных права на получение сведений, составляющих государственную тайну, содержащих конфиденциальную информацию или иную охраняемую законом тайну;

ограничений на использование документов, установленных собственником при передаче документов на постоянное хранение;

отсутствия архивных документов, необходимых для получения муниципальной услуги;

если архивные документы не прошли научно-техническую обработку и описание.

27. Предоставление муниципальной услуги может быть приостановлено в случае:

использования архивных документов для выполнения служебных заданий сотрудниками архивного отдела (справочная работа, тематическая разработка фондов, подготовка информационных материалов по запросам органов государственной власти, сборников документов, проведение проверки наличия документов, копирование документов и др.);

предоставления архивные документов во временное пользование иным органам и организациям;

предоставления архивных документов для работы другому Заявителю;

экспонирования архивных документов на выставке.

28. Доступ к подлинникам особо ценных документов разрешается в исключительных случаях на основании письменного разрешения начальника архивного отдела. Заявителю предоставляется фонд пользования (копии документов) или документальные публикации, содержащие запрашиваемую информацию.

29. Копирование неопубликованных описей, каталогов, картотек, а также баз и банков данных и других архивных справочников в полном объеме по заказам Заявителей не производится. Допустимые объемы копирования согласуются с начальником архивного отдела в каждом конкретном случае.

Размер платы, взимаемой с Заявителя при предоставлении муниципальной услуги, способы ее взимания

30. Предоставление муниципальной услуги осуществляется на безвозмездной основе.

Максимальный срок ожидания в очереди при подаче запроса о предоставлении муниципальной услуги и при получении результата предоставления муниципальной услуги

31. Время ожидания Заявителя в очереди при подаче запроса о предоставлении муниципальной услуги и при получении результата муниципальной услуги не может превышать 30 минут, а при предварительной записи на прием - не может превышать 15 минут.

Срок регистрации запроса Заявителя о предоставлении муниципальной услуги

32. Срок регистрации запроса Заявителя о предоставлении муниципальной услуги - 30 минут.

Требования к помещениям, в которых предоставляется муниципальная услуга, к местам ожидания, местам для заполнения запросов о предоставлении муниципальной услуги, информационным стендам с образцами для заполнения и перечнем документов, необходимых для предоставления муниципальной услуги

33. Помещения для предоставления муниципальной услуги должны соответствовать санитарно-эпидемиологическим правилам и нормативам "Гигиенические требования к персональным электронно-вычислительным машинам и организации работы. СанПиН 2.2.2/2.4.1340-03". Помещения оборудуются средствами пожаротушения и пожарной сигнализацией.

34. Вход в здание, где располагается архивный отдел, должен быть оборудован информационной табличкой (вывеской) с указанием наименования отдела, места нахождения, графика (режима) работы, номеров телефонов, факса, электронной почты. Вход и выход из помещения в темное время суток должен освещаться. На территории, прилегающей к месторасположению архивного отдела, оборудуются места для парковки автотранспортных средств. На стоянке должно быть не менее двух машино-мест. Доступ заявителей к парковочным местам являются бесплатными.

35. Прием Заявителей ведется ответственным должностным лицом архивного отдела в порядке общей очереди, либо по предварительной записи. Ответственное должностное лицо архивного отдела обеспечивается личной нагрудной карточкой (бейджем) или должен иметь настольную карточку с указанием фамилии, имени, отчества и должности.

36. Муниципальная услуга предоставляется в читальном зале архивного отдела. Под читальный зал отводится помещение, площадь которого определяется в зависимости от количества граждан, обращающихся в архивный отдел. Количество мест для работы с архивными фондами и документами определяется исходя из фактической нагрузки и возможностей для их размещения в здании, но не может составлять менее 4 мест. В читальном зале должно быть естественное и искусственное освещение, оборудуется столами, стульями.

Вход в читальный зал должен быть оборудован табличкой (вывеской) с указанием графика (режима) работы.

Рабочее место ответственного должностного лица, осуществляющего прием Заявителя, оборудуется персональным компьютером с возможностью доступа к необходимым информационным базам данных, позволяющим получать справочную информацию и информацию по правовым вопросам общего характера, а также печатающим и сканирующим устройствами.

37. Заявителям предоставляется возможность осуществить предварительную запись на прием по телефонам, указанным в пункте 5 настоящего Административного регламента. При предварительной записи Заявитель сообщает ответственному должностному лицу желаемое время приема. При определении времени приема по телефону ответственное должностное лицо обязано назначить время на основании графика уже запланированного времени приема граждан и времени, удобного Заявителю.

38. Помещения, предназначенные для ознакомления Заявителей с информацией, указанной в пункте 5, 6 настоящего Административного регламента, места ожидания приема должны соответствовать комфортным условиям для Заявителей, должны быть оборудованы визуальной, текстовой информацией, размещаемой на информационных стендах, обновляемой по мере изменения законодательных и иных нормативных правовых актов, регулирующих предоставление муниципальной услуги, изменения справочных сведений; стульями, столами, бланками заявлений и письменными принадлежностями.

39. На информационном стенде размещается следующая обязательная информация:

график работы архивного отдела;

фамилия, имя, отчество начальника архивного отдела;

номера кабинетов, где осуществляется информирование (консультация) Заявителей и прием документов, необходимых для предоставления муниципальной услуги; фамилии, имена, отчества, должность ответственного должностного лица, уполномоченного на предоставление муниципальной услуги;

номера справочных телефонов, почтовый адрес, адрес электронной почты архивного отдела;

фамилия, имя, отчество должностных лиц, телефон, адрес и график работы Администрации муниципального образования "Город Можга";

фамилия, имя, отчество должностных лиц, телефон, адрес и график работы Комитета по делам архивов при Правительстве Удмуртской Республики;

извлечения из законодательных и иных нормативных правовых актов, содержащих нормы, регламентирующие деятельность архивного отдела по предоставлению муниципальной услуги;

настоящий Административный регламент (без приложений);

образцы заявки (заявления), сопроводительного письма, указанных в пунктах 20,21 настоящего Административного регламента, необходимых для предоставления муниципальной услуги (Приложения N 2,3);

схема (блок - схема) последовательности действий при предоставлении муниципальной услуги (Приложение N 1).

40. Тексты материалов, размещаемых на информационных стендах, печатаются удобным для чтения шрифтом (размер шрифта не менее N 18), без исправлений, наиболее важные места выделяются другим шрифтом. В случае оформления информационных материалов в виде брошюр, требования к размеру шрифта могут быть снижены.

Показатели доступности и качества муниципальной услуги

41. Показателями доступности и качества оказания муниципальной услуги являются:

обеспечение информирования Заявителей о месте нахождения и графике работы архивного отдела;

обеспечение информирования Заявителей о порядке оказания муниципальной услуги;

своевременность приема Заявителей в архивном отделе;

своевременность рассмотрения документов, представленных Заявителем;

своевременность принятия решения о предоставлении муниципальной услуги и отказе в предоставлении муниципальной услуги.

Иные требования, в том числе учитывающие особенности предоставления муниципальной услуги в электронном виде

42. Использование в читальном зале персональной компьютерной техники, принадлежащей Заявителям, функционирующей:

автономно без подключения к сети архивного отдела допускается по согласованию с ответственным должностным лицом;

с подключением к сети архивного отдела допускается на основании личного заявления Заявителя (Приложение 4), в котором указывается цель, виды работ и наименование техники, разрешение дается начальником архивного отдела (при его отсутствии должностного лица, исполняющего его обязанности).

43. Не допускается использование Заявителями сканирующих устройств планшетного и протяжного типа, вспышек и иных устройств, предназначенных для повышения уровня поверхности переснимаемых документов для фото- и видеосъемки.

III. Состав, последовательность и сроки выполнения административных процедур, требования к порядку их выполнения

44. Предоставление муниципальной услуги включает в себя следующие административные процедуры:

прием и регистрация документов;

предоставление Заявителям научно-справочного аппарата;

предоставление Заявителям архивных документов;

копирование и выдача копий научно-справочного аппарата и архивных документов, выдача архивных справок и выписок.

Описание последовательности действий при приеме и регистрации документов

45. Основанием для начала исполнения административной процедуры является обращение Заявителя к начальнику архивного отдела с документами, необходимыми для предоставления муниципальной услуги, предусмотренными пунктами 20-24 настоящего Административного регламента.

46. Начальник архивного отдела (при его отсутствии должностное лицо, исполняющее его обязанности) знакомится с официальным письмом, личным заявлением Заявителя, проводит анализ представленных документов. В ходе анализа определяется:

правомочность получения Заявителем доступа к архивным фондам и документам с учетом ограничений на предоставление сведений, содержащих государственную и иную охраняемую законодательством Российской Федерации тайну, в том числе сведений конфиденциального характера;

степень полноты информации необходимой для предоставления муниципальной услуги;

наличие архивных фондов и документов, необходимых для предоставления муниципальной услуги;

наличие оснований для отказа в предоставлении муниципальной услуги.

47. Решение о допуске или отказе в предоставлении муниципальной услуги принимается начальником архивного отдела (при его отсутствии должностным лицом, исполняющим его обязанности).

О принятом решении Заявитель информируется:

при личном обращении в течение 30 минут с момента обращения;

при обращении Заявителя в письменном виде по почте или электронным каналам связи в течение 3-х рабочих дней с момента регистрации заявления.

48. После получения пользователем разрешения на допуск в читальный зал ответственное должностное лицо:

выдает Заявителю для ознакомления Порядок работы пользователей в читальном зале архивного отдела Администрации муниципального образования "Город Можга";

выдает Заявителю для заполнения Анкету (Приложение 5);

знакомится с заполненной Анкетой и сверяет занесенные в нее данные с паспортными;

регистрирует Заявителя в Журнале регистрации и учета посещений архива исследователями (Приложение 9) или заводит личное дело Заявителя, ведущего научную работу, исследование, подшивает в него письмо организации или личное заявление с разрешением начальника архивного отдела (при его отсутствии должностного лица, исполняющего его обязанности), заполненную пользователем анкету, Требования, Заказы;

регистрирует личное дело в книге регистрации личных дел;

выписывает Заявителю пропуск на посещение читального зала, в котором указывается фамилия, имя, отчество Заявителя и при каждом посещении делается отметка с указанием даты посещения;

консультирует о составе и содержании документов архивного отдела и научно-справочного аппарата к архивным документам в соответствии с целью работы, темой исследования;

знакомит Заявителя с режимом работы читального зала, с описями дел;

выдает бланки Требований (Приложение 6) и объясняет порядок их заполнения.

Максимальный срок выполнения действий составляет 30 минут.

49. Личное дело Заявителя пополняется в течение всего периода его работы в читальном зале.

50. Для допуска к работе Заявителя, уже посещавшего ранее читальный зал, ответственное должностное лицо проверяет по личному делу пользователя срок действия разрешения. В случае истечения срока разрешения для его возобновления Заявитель представляет новое письмо или личное заявление.

Описание последовательности действий при предоставлении Заявителям научно-справочного аппарата

51. Заявитель передает заполненное Требование на выдачу научно-справочного аппарата ответственному должностному лицу.

Заявителям предоставляется научно-справочный аппарат к архивным документам (путеводитель, описи дел, каталоги, обзоры и др.) на бумажном носителе и автоматизированном виде (при возможностях читального зала).

52. Описи дел предоставляются Заявителям под расписку за каждую единицу в журнале выдачи описей. При получении описей дел Заявители проверяют их состояние. Одновременно у Заявителей может быть в работе не более 5 описей;

53. При выявлении Заявителем информации из открытых информационных ресурсов он может получить распечатку необходимой информации или запись информации на электронный носитель (дискету, диск, флеш-карту и др.). Запись информации на электронный носитель производится ответственным должностным лицом.

54. После каждого посещения читального зала Заявитель сдает ответственному должностному лицу все описи дел, а ответственное должностное лицо расписывается на пропуске. Только при наличии подписи в пропуске Заявитель может покинуть помещение архивного отдела.

Научно-справочный аппарат к архивным документам предоставляется Заявителям в день обращения на срок не более 5 рабочих дней.

Описание последовательности действий при предоставлении Заявителям архивных документов

55. На основании описей дел Заявитель заполняет Требование и передает его ответственному должностному лицу. Требование должно быть заполнено разборчиво, без исправлений и помарок и содержать указание фамилии, имени и отчества Заявителя, цели и темы занятий, поисковые данные единиц хранения, дату составления и подпись Заявителя.

56. Ответственное должностное лицо проверяет правильность оформления Требования и передает его для рассмотрения начальнику архивного отдела. Требования рассматриваются начальником архивного отдела (при его отсутствии должностным лицом, исполняющим его обязанности) в день его оформления.

57. Отказ и отсрочка в предоставлении Заявителю архивных документов допускается в случае, указанном в пунктах 26,27 настоящего Административного регламента.

58. Архивные документы выдаются Заявителю под расписку за каждую единицу хранения в специальной графе Требования. Максимальное количество дел, в том числе документы фонда пользования к особо ценным документам, выдаваемых Заявителю - 20 единиц хранения в день. Следующий заказ оформляется только после сдачи предыдущего.

59. При получении дел Заявитель проверяет их состояние и сохранность в присутствии ответственного должностного лица. При обнаружении повреждения или дефектов дел, документов, отсутствия листов в деле, неправильной нумерации Заявители должны сообщить об этом ответственному должностному лицу.

60. В ходе просмотра дел Заявитель заполняет листы использования просмотренных дел, указывая дату просмотра, фамилию и инициалы, характер произведенной работы (просмотр, выписки).

61. После каждого посещения читального зала Заявитель сдает ответственному должностному лицу все дела. Ответственное должностное лицо проверяет наличие дел и проводит проверку их физического состояния (особо ценных дел - полистную проверку), при отсутствии замечаний по наличию и физическому состоянию дел ответственное должностное лицо расписывается в специальной графе Требования за возврат каждой единицы хранения, а затем - на пропуске. Только при наличии подписи в пропуске Заявитель может покинуть помещение архивного отдела.

При обнаружении в сдаваемых делах недостачи или повреждений ответственное должностное лицо составляет акт.

62. Предоставление архивных документов Заявителю производится на 3-й рабочий день с момента оформления им Требования. Исключение может быть сделано для Заявителей, прибывших с других районов республики и других регионов страны на ограниченное время. Разрешение на выдачу архивных документов ранее установленного срока дается начальником архивного отдела (при его отсутствии должностным лицом, исполняющим его обязанности).

63. Архивные документы предоставляются Заявителям сроком до 1-ого месяца. При необходимости срок работы Заявителей с документами может быть продлен по разрешению начальника архивного отдела (должностного лица, исполняющего обязанности начальника архивного отдела) на срок до 1-ого месяца.

Описание последовательности действий при копировании и выдаче копий научно-справочного аппарата и архивных документов, выдаче архивных справок и выписок

64. По заказу Заявителей архивный отдел изготавливает копии документов, архивные справки и архивные выписки. Для изготовления копий Заявитель оформляет Заказ на копирование документов (Приложение N 7).

65. Разрешение на копирование архивных документов дается начальником архивного отдела (при его отсутствии должностным лицом, исполняющим его обязанности). При оформлении заказа обязательно указываются поисковые данные документов. При копировании большого количества документов к бланку заказа дополнительно прилагается их перечень.

66. Отказ в копировании архивных документов допускается в случаях, указанных в пунктах 26,29.

Копирование фондов, коллекций в полном объеме производится с разрешения начальника (при его отсутствии должностного лица, исполняющего обязанности начальника) архивного отдела.

Вопрос о копировании документов из дел, требующих расшивки или реставрации, решается начальником архивного отдела в каждом конкретном случае.

Копирование неопубликованных описей, каталогов, картотек, а также автоматизированных баз и банков данных и других архивных справочников в полном объеме по заказам Заявителей не производится. Допустимые объемы копирования согласуются с начальником архивного отдела в каждом конкретном случае.

67. Копии документов предоставляются в течение 10 дней с момента составления заказа, срочные - в течение 5 дней. При большом количестве заказов или объеме заказа этот срок может быть увеличен.

68. Архивные справки и архивные выписки изготавливаются в течение 3-х дней с момента заявки Заявителя.

Копирование архивных документов может производиться самостоятельно Заявителями в помещении архивного отдела под контролем ответственного должностного лица.

Ответственность за качество копирования документов, проведенного самостоятельно Заявителем, архивный отдел не несет.

69. После копирования ответственное должностное лицо регистрирует копии в журнале учета заказов на копирование документов и выдачи копий Заявителям. Заказ на копирование документов подшивается в личное дело Заявителя.

70. Изготовленные архивным отделом копии заверяются и выдаются Заявителям или их доверенным лицам под расписку или высылаются по указанным адресам.

Копии архивных документов, изготовленные Заявителями самостоятельно, не заверяются.

Вынос копий документов за пределы архивного отдела оформляется специальным разрешением (Приложение 8), ответственным должностным лицом.

Максимальный срок выполнения действия - 20 минут.

IV. Формы контроля за исполнением Административного регламента

Требования к порядку и формам контроля за предоставлением муниципальной услуги

71. Основной целью системы контроля является обеспечение эффективности управления на основе принятия своевременных мер по безусловному предоставлению муниципальной услуги, повышение ответственности и исполнительной дисциплины при предоставлении муниципальной услуги.

72. Контроль за полнотой и качеством предоставления муниципальной услуги включает в себя проведение плановых и внеплановых проверок, выявление и установление нарушений прав Заявителей, рассмотрение, принятие решений и подготовку ответов на обращения Заявителей, содержащие жалобы на решения, действия (бездействие) должностных лиц архивного отдела.

73. Контроль за предоставлением муниципальной услуги осуществляется в следующий формах:

- текущий контроль;

- внутриведомственный контроль;

- контроль со стороны граждан.

74. Система контроля предоставления муниципальной услуги включает в себя:

- организацию контроля за исполнением административных процедур в сроки, установленные настоящим Административным регламентом;

- проверку хода и качества предоставления муниципальной услуги;

- учет и анализ результатов исполнительской дисциплины при предоставлении муниципальной услуги.

Порядок осуществления текущего контроля за исполнением должностными лицами архивного отдела положений Административного регламента и иных правовых актов, устанавливающих требования к предоставлению муниципальной услуги

75. Текущий контроль за соблюдением последовательности действий, определенных административными процедурами по предоставлению муниципальной услуги и принятием решений, осуществляют должностное лицо архивного отдела, назначенное ответственным за организацию работы по предоставлению муниципальной услуги.

76. Текущий контроль осуществляется путем проведения должностным лицом, назначенным ответственным за организацию работы по предоставлению муниципальной услуги, проверок соблюдения и исполнения иными должностными лицами архивного отдела положений настоящего Административного регламента - постоянно на протяжении предоставления муниципальной услуги.

Порядок и периодичность осуществления плановых и внеплановых проверок полноты и качества предоставления муниципальной услуги, в том числе порядок и формы контроля за полнотой и качеством предоставления муниципальной услуги

77. Основанием для проведения плановых проверок является годовой план работы архивного отдела.

78. Внеплановые проверки проводятся по решению начальника архивного отдела или по решению Главы Администрации муниципального образования "Город Можга" на основании конкретного обращения Заявителя.

79. Проведение проверки полноты и качества предоставления муниципальной услуги начальником архивного отдела может быть поручено должностному лицу архивного отдела, назначенному ответственным за организацию работы по предоставлению муниципальной услуги.

80. При проведении проверки осуществляется контроль за:

обеспечением прав Заявителей на получение муниципальной услуги;

исполнением нормативных правовых актов, регулирующих предоставление муниципальной услуги, предусмотренных пунктом 19 настоящего Административного регламента;

своевременностью, полнотой и качеством предоставления муниципальной услуги.

81. Результаты проведения проверки оформляются в виде справки, в которой отражаются выявленные нарушения и замечания, а также предложения по их устранению. В случае необходимости к справке прилагаются копии документов, объяснительные записки должностных лиц архивного отдела.

82. По результатам проверок должны быть осуществлены необходимые меры по устранению недостатков в предоставлении муниципальной услуги.

83. Заявители могут контролировать предоставление муниципальной услуги путем получения информации о ней по телефону, по электронной почте, путем письменных обращений.

84. Учет и анализ результатов исполнительской дисциплины ответственных должностных лиц архивного отдела, участвующих в предоставлении муниципальной услуги, осуществляется в соответствии с Положением об архивном отделе.

Ответственность должностных лиц архивного отдела за решения и действия (бездействие), принимаемые (осуществляемые) в ходе предоставления муниципальной услуги

85. В случае выявления нарушений прав заявителей, к виновным должностным лицам осуществляется применение мер ответственности в порядке, установленном законодательством Российской Федерации.

86. Ответственность за предоставление муниципальной услуги и соблюдение сроков ее осуществления несет начальник архивного отдела.

Должностное лицо, ответственное за организацию работы по предоставлению муниципальной услуги несет дисциплинарную ответственность за:

выполнение положений настоящего Административного регламента;

соблюдение сроков предоставления муниципальной услуги.

V. Досудебный (внесудебный) порядок обжалования решений и действий (бездействия) муниципального органа, предоставляющего муниципальную услугу, а также должностных лиц, муниципальных служащих

87. Решения, принятые в ходе предоставления муниципальной услуги, действия (бездействия) должностных лиц архивного отдела могут быть обжалованы Заявителем в досудебном (внесудебном) порядке.

88. Заявитель вправе обратиться с жалобой на действия (бездействие) должностных лиц архивного отдела и решения, осуществляемые (принятые) в ходе предоставления муниципальной услуги на основании настоящего Административного регламента (далее - жалоба), устно или письменно к начальнику архивного отдела или его заместителю.

89. В письменной жалобе указываются:

фамилия, имя, отчество;

почтовый адрес, по которому должен быть направлен ответ;

изложение сути жалобы.

В жалобе указываются причины несогласия с обжалуемым решением, действием (бездействием), обстоятельства, на основании которых Заявитель считает, что нарушены его права, свободы, законные интересы, созданы препятствия к их реализации, а также иные сведения, которые он считает необходимым сообщать. К жалобе могут быть приложены копии документов, подтверждающих изложенные обстоятельства, с указанием их перечня;

личная подпись;

дата обращения.

90. Поступившие в архивный отдел письменные жалобы подлежат обязательной регистрации. Письменные жалобы регистрируются должностным лицом архивного отдела, ответственным за делопроизводство, в установленном порядке в день поступления и направляются на рассмотрение начальнику архивного отдела (в его отсутствие - лицу, исполняющему обязанности начальника архивного отдела).

91. Жалоба должна быть рассмотрена в течение 30 календарных дней со дня ее регистрации.

92. Рассмотрение обращения в устной форме в порядке досудебного обжалования осуществляется в течение одного рабочего дня.

93. Начальник архивного отдела (при его отсутствии должностное лицо, исполняющее его обязанности):

обеспечивает объективное, всестороннее и своевременное рассмотрение жалобы, в том числе, в случае необходимости, с участием Заявителя или его представителя;

определяет должностное лицо, ответственное за рассмотрение жалобы;

в соответствии с действующим законодательством запрашивает дополнительные документы и материалы, необходимые для рассмотрения жалобы, в других органах государственной власти, местного самоуправления, у иных должностных лиц;

по результатам рассмотрения жалобы принимает меры, направленные на восстановление или защиту нарушенных прав и законных интересов Заявителя, дает письменный ответ по существу поставленных в жалобе вопросов.

94. Обращения Заявителя, содержащие обжалование решений, действий (бездействия) конкретных должностных лиц архивного отдела, не могут направляться этим должностным лицам для рассмотрения и (или) ответа.

95. На жалобу дается письменный ответ, оформленный в соответствии с правилами делопроизводства, содержащий ответ о принятом решении и действиях, произведенных в соответствии с принятым решением. Ответ на жалобу подписывается начальником архивного отдела (при его отсутствии должностное лицо, исполняющее его обязанности);

96. В случае, если в письменном обращении содержится вопрос, на который многократно давались письменные ответы по существу в связи с ранее направляемыми обращениями, и при этом в обращении не приводятся новые доводы или обстоятельства, начальник архивного отдела вправе принять решение о безосновательности очередного обращения и прекращении переписки по данному вопросу при условии, что указанное и предыдущие обращения направлялись в архивный отдел. Заявитель, направивший обращение, уведомляется о данном решении.

97. Ответ на жалобу не дается, если:

в письменной жалобе не указаны сведения, приведенные в пункте 89 настоящего Административного регламента;

в письменной жалобе содержатся оскорбительные выражения, угрозы жизни, здоровью, имуществу должностного лица архивного отдела, членов его семьи;

текст письменной жалобы не поддается прочтению, о чем письменно сообщается Заявителю, направившему жалобу, в течение 7 дней со дня регистрации жалобы, если его фамилия и почтовый адрес поддаются прочтению.

98. В случае, если причины, по которым ответ по существу поставленных в жалобе вопросов не мог быть дан, в последующем были устранены, Заявитель вправе направить повторное обращение.

99. Для обжалования действий в досудебном (внесудебном) порядке Заявитель вправе запрашивать и получать от архивного отдела:

информацию о ходе предоставления муниципальной услуги;

копии документов, подтверждающих обжалуемое действие (бездействие) должностных лиц архивного отдела, заверенные в установленном порядке.

100. Обращение считается разрешенным, если рассмотрены все поставленные в нем вопросы, приняты необходимые меры и дан письменный ответ (в пределах компетенции) по существу всех поставленных в обращении вопросов.

101. Если Заявитель не удовлетворен решением, принятым в ходе рассмотрения жалобы, если решение не было принято, жалоба может быть подана в:

Администрацию муниципального образования "Город Можга" по адресу: Можгинская ул., д. 59, г. Можга, Удмуртская Республика, 427790, тел. (34139) 3-12-28; E-mail: mozadmin@udmnet.ru

Комитет по делам архивов при Правительстве УР по адресу: Бородина ул., д. 21, г. Ижевск, 426011; (3412) 68-12-69, 68-19-08; E-mail: comarch@udmnet.ru, komitet@gasur.izhnet.ru.

102. В случае, если Заявитель не удовлетворен результатами рассмотрения жалобы в инстанциях, указанных в пункте 101 настоящего Административного регламента, он может обжаловать принятое решение в установленном порядке в соответствии с законодательством Российской Федерации.

103. В соответствии с законодательством Российской Федерации Заявитель, чьи права были нарушены, вправе обратиться с жалобой непосредственно в органы прокуратуры и суда.

Приложение 1
к Административному регламенту

Блок-схема
последовательности действий при предоставлении муниципальной услуги

Приложение 2
к Административному регламенту

Форма
заявления пользователя

Начальнику архивного отдела Управления делами Администрации МО "Город Можга" __________________________________________ (инициалы, фамилия) от________________________________________ (фамилия, имя, отчество) __________________________________________ (должность, ученое звание, ученая степень)

Заявление

Прошу разрешить работу в читальном зале архивного отдела Управления делами Администрации МО "Город Можга" с документами __________________________________________________________________________________________

(наименование организации, в деятельности которого образовались документы)

для поиска__________________________________________________________________________________,

(наименование документов, которые требуется посмотреть (приказы, решения, протоколы и т.д.)

__________________________________________________________________________________________.

или вопрос, по которому ведется поиск, для исследований - тема)

Прошу предоставить для исследования документы за ______________ годы.

Подпись исследователя__________________

_______________

(дата)

Приложение 3
к Административному регламенту

Форма
письма от организации

Официальный бланк организации

Начальнику архивного отдела Управления делами Администрации МО "Город Можга" _____________________________ (инициалы, фамилия)

Прошу разрешить работу в читальном зале архивного отдела Управления делами Администрации МО "Город Можга"

___________________________________________________________________________________________

(название должности, ученое звание, ученая степень)

__________________________________________________________________________________________.

(фамилия, имя, отчество сотрудника)

с документами______________________________________________________________________________ ___________________________________________________________________________________________

(наименование организации, в деятельности которого образовались документы)

для поиска_________________________________________________________________________________,

(наименование документов, которые требуется посмотреть (приказы, решения, протоколы и т.д.)

__________________________________________________________________________________________

или вопрос, по которому ведется поиск, для исследований - тема)

за__________________________________________________________ годы,

______________________		________________
(Должность руководителя	(подпись)	(расшифровка подписи )
направляющей организации)

Приложение 4
к Административному регламенту

Форма
заявления для работы с персональным компьютером

Начальнику архивного отдела Управления делами Администрации МО "Город Можга" _______________________________ (инициалы, фамилия) от__________________________ ____________________________, работающей(го) по теме ____________________________ ____________________________ ____________________________

Заявление

Прошу разрешить использовать для работы в читальном зале архивного отдела Управления делами Администрации МО "Город Можга" персональный компьютер (магнитофон, диктофон). Обязуюсь соблюдать "Порядок работы пользователей в читальном зале архивного отдела Управления делами Администрации МО "Город Можга".

___.___.______                             ______________________

    дата                                          подпись

Приложение 5
к Административному регламенту

Форма анкеты
пользователя, работающего в читальном зале

АРХИВНЫЙ ОТДЕЛ УПРАВЛЕНИЯ ДЕЛАМИ АДМИНИСТРАЦИИ МУНИЦИПАЛЬНОГО ОБРАЗОВАНИЯ "ГОРОД МОЖГА"

Личное дело N _________

Анкета
пользователя, работающего в читальном зале

1. Фамилия __________________________________________________________

2. Имя_______________________________________________________________

3. Отчество __________________________________________________________

4. Год рождения ______________________________________________________

5. Место работы (учебы) и должность

____________________________________________________________________ _

6. Образование, ученая степень и звание

____________________________________________________________________ _

7. Организация, направившая пользователя, ее адрес ______________________

____________________________________________________________________ _

8. Тема и хронологические рамки исследования ___________________________

____________________________________________________________________ _

9. Адрес пользователя: ________________________________________________

Телефон (домашний)_________________ служебный _______________________

10. Серия и N документа, удостоверяющего личность ______________________

____________________________________________________________________

С "Порядком работы пользователей в читальном зале архивного отдела Управления делами Администрации МО "Город Можга" ознакомился (ась), обязуюсь их выполнять.

Дата ____________

________________

(Подпись)

Приложение 6
к Административному регламенту

Форма
бланка заказа на выдачу дел (Требование)

Архивный отдел Управления делами Администрации МО "Город Можга"

	РАЗРЕШАЮ выдачу документов
ЗАКАЗ (ТРЕБОВАНИЕ)	____________________________________
НА ВЫДАЧУ АРХИВНЫХ	(наименование должности)
ДОКУМЕНТОВ, КОПИЙ	_______________        ____________________
ФОНДА ПОЛЬЗОВАНИЯ,	(подпись)         (расшифровка подписи)
ОПИСЕЙ ДЕЛ, ДОКУМЕНТОВ	_______________________
	(дата)
________________________________________________________________________________
(фамилия, инициалы)
________________________________________________________________________________
________________________________________________________________________________
(тема исследования)

Номер фонда	Номер описи	Номер ед. хр.	Заголовок ед. хр.	Кол-во листов (время звучания, метраж)	Расписка пользователя в получении, дата	Расписка работника читального зала в возвращении документов пользователем, дата
1	2	3	4	5	6	7

_____________________________

(подпись пользователя)

Дата

Приложение 7
к Административному регламенту

Форма
бланка заказа на копирование документов

ЗАКАЗ N _____ на копирование документов

Фамилия заявителя ___________________________________________________

Адрес, телефон _______________________________________________________

Основание: __________________________________________________________

                                           (запрос N и дата, заявление Заявителя)

Прошу изготовить копии документов:

Количество кадров, листов ____________ формат_________ тираж___________

в соответствии с перечнем:

N п/п	Номер фонда	Номер описи	Номер дела	Номера листов с оборотом	Краткое содержание или указание состава документов	Примечание

Особые отметки ______________________________________________________
Документы не содержат сведений ограниченного доступа
Документы передал:
______________	____________	________________	Дата________
(наименование должности)	(подпись)	(расшифровка подписи)
Документы принял:
	____________	________________	Дата________
	(подпись)	(расшифровка подписи)
Заказ получил
______________	____________	_______________	Дата________
(наименование должности)	(подпись)	(расшифровка подписи)

Приложение 8
к Административному регламенту

Форма
бланка разрешения на вынос копий документов

	РАЗРЕШЕНИЕ на вынос из читального зала копий документов Фамилия ______________________________ Имя __________________________________ Отчество ______________________________ Количество листов ______________________
	__________________ (должность ответственного должностного лица)	___________________ (подпись)
	___.___.20____ г.

Приложение N 9
к Административному регламенту

Журнал
регистрации и учета посещений архива исследователями

NN п/п	Дата посещения	Фамилия, имя, отчество исследователя	Тема исследования