Приложение N 1. Правила обработки персональных данных в Министерстве лесного хозяйства Удмуртской Республики

Приложение N 1
к приказу
Министерства лесного хозяйства
Удмуртской Республики
от 19 февраля 2015 г. N 145

Правила обработки персональных данных в Министерстве лесного хозяйства Удмуртской Республики

I. Общие положения

1.1. Правила обработки персональных данных в Министерстве лесного хозяйства Удмуртской Республики (далее - Правила) определяет цели, содержание и порядок обработки персональных данных, меры, направленные на защиту персональных данных, а также процедуры, направленные на выявление и предотвращение нарушений законодательства Российской Федерации в области персональных данных в Министерстве лесного хозяйства Удмуртской Республики (далее - Министерство).

1.2. Настоящие Правила определяет политику Министерства как оператора, осуществляющего обработку персональных данных, в отношении обработки и защиты персональных данных.

1.3. Настоящие Правила разработаны в соответствии с Трудовым кодексом Российской Федерации, Кодексом Российской Федерации об административных правонарушениях, Федеральным законом от 27 июля 2006 года N 152-ФЗ "О персональных данных" (далее - Федеральный закон "О персональных данных"), Федеральным законом от 27 июля 2006 года N 149-ФЗ "Об информации, информационных технологиях и о защите информации", Федеральным законом от 27 мая 2003 года N 58-ФЗ "О системе государственной службы Российской Федерации" (далее - Федеральный закон "О системе государственной службы Российской Федерации"), Федеральным законом от 27 июля 2004 года N 79-ФЗ "О государственной гражданской службе Российской Федерации" (далее Федеральный закон "О государственной гражданской службе Российской Федерации"), Федеральным законом от 25 декабря 2008 года N 273-ФЗ "О противодействии коррупции" (далее - Федеральный закон "О противодействии коррупции"), Федеральным законом от 27 июля 2010 года N 210-ФЗ "Об организации предоставления государственных и муниципальных услуг" (далее - Федеральный закон "Об организации предоставления государственных и муниципальных услуг"), Федеральным законом от 2 мая 2006 года N 59-ФЗ "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации" (далее - Федеральный закон "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации"), Указом Президента Российской Федерации от 1 февраля 2005 года N 112 "Об утверждении Положения о конкурсе на замещение вакантной должности государственной гражданской службы Российской Федерации, Указом Президента Российской Федерации от 30 мая 2005 года N 609 "Об утверждении Положения о персональных данных государственного гражданского служащего Российской Федерации и ведении его личного дела", постановлением Правительства Российской Федерации от 1 ноября 2012 года N 1119 "Об утверждении требований к защите персональных данных при их обработке в информационных системах персональных данных", постановлением Правительства Российской Федерации от 6 июля 2008 года N 512 "Об утверждении требований к материальным носителям биометрических персональных данных и технологиям хранения таких данных вне информационных систем персональных данных", постановлением Правительства Российской Федерации от 15 сентября 2008 года N 687 "Об утверждении Положения об особенностях обработки персональных данных, осуществляемой без использования средств автоматизации", постановлением Правительства Российской Федерации от 21 марта 2012 года N 211 "Об утверждении перечня мер, направленных на обеспечение выполнения обязанностей, предусмотренных Федеральным законом "О персональных данных" и принятыми в соответствии с ним нормативными правовыми актами, операторами, являющимися государственными или муниципальными органами", постановлением Правительства Российской Федерации от 10 сентября 2009 года N 723 "О порядке ввода в эксплуатацию отделанных государственных информационных систем", распоряжением Правительства Российской Федерации от 26 мая 2005 года N 667-р об утверждении формы анкеты, подлежащей представлению в государственный орган гражданином Российской Федерации, изъявившим желание участвовать в конкурсе на замещение вакантной должности государственной гражданской службы Российской Федерации, Постановлением Правительства УР от 26 декабря 2011 г. N 480 "О Министерстве лесного хозяйства Удмуртской Республики",

1.4. Обработка персональных данных в Министерстве осуществляется с соблюдением принципов и условий, предусмотренных настоящими Правилами и законодательством Российской Федерации в области персональных данных.

II. Условия и порядок обработки персональных данных сотрудников Министерства

2.1. Персональные данные государственных гражданских служащих Министерства, работников Министерства, занимающих должности, не являющиеся должностями государственной гражданской службы Удмуртской Республики, а также работников, осуществляющих профессиональную деятельность по профессиям рабочих, руководителей подведомственных учреждений, работников, выполняющих работы по договорам гражданско-правового характера (далее - сотрудники Министерства) и граждан, претендующих на замещение вышеуказанных должностей Министерства, обрабатываются в целях обеспечения кадровой работы, в том числе в целях содействия сотрудникам Министерства в прохождении государственной службы, формирования кадрового резерва государственной гражданской службы, обучения и должностного роста, учета результатов исполнения сотрудниками Министерства должностных обязанностей, обеспечения личной безопасности сотрудников Министерства и членов их семей, обеспечения сотрудникам Министерства установленных законодательством Российской Федерации условий труда, гарантий и компенсаций, сохранности принадлежащего им имущества, а также в целях противодействия коррупции.

2.2. В целях, указанных в пункте 2.1 настоящих Правил, обрабатываются категории персональных данных сотрудников Министерства и граждан, претендующих на замещение должностей Министерства, указанные в пункте 1 Приложения N 5 к настоящему приказу.

2.3. Обработка персональных данных сотрудников Министерства, а также граждан, претендующих на замещение должностей Министерства, осуществляется без согласия указанных лиц в рамках целей, определенных пунктом 2.1 настоящих Правил, в соответствии с пунктом 2 части 1 статьи 6 Федерального закона "О персональных данных", положениями Федерального закона "О системе государственной службы Российской Федерации", Федерального закона "О государственной гражданской службе Российской Федерации", Федерального закона "О противодействии коррупции", Трудовым кодексом Российской Федерации.

2.4. Обработка биометрических персональных данных и специальных категорий персональных данных государственных гражданских служащих Министерства, а также граждан, претендующих на замещение должностей государственной гражданской службы Министерства, осуществляется без согласия указанных лиц в рамках целей, определенных пунктом 2.1 настоящих Правил, в соответствии с пунктом 2 части 1 статьи 6, частью 2 статьи 11 и в соответствии с подпунктом 2.3 пункта 2 части 2 статьи 10 Федерального закона "О персональных данных", а также положениями Федерального закона "О системе государственной службы Российской Федерации", Федерального закона "О государственной гражданской службе Российской Федерации", Федерального закона "О противодействии коррупции", Трудовым кодексом Российской Федерации.

2.5. Обработка персональных данных сотрудников Министерства и граждан, претендующих на замещение должностей Министерства, осуществляется при условии получения согласия указанных лиц в следующих случаях:

2.5.1. при передаче (распространении, предоставлении) персональных данных третьим лицам в случаях, не предусмотренных действующим законодательством Российской Федерации;

2.5.2. при трансграничной передаче персональных данных;

2.5.3. при принятии решений, порождающих юридические последствия в отношении указанных лиц или иным образом затрагивающих их права и законные интересы, на основании исключительно автоматизированной обработки их персональных данных.

2.6. В случаях, предусмотренных пунктом 2.5 настоящих Правил, согласие субъекта персональных данных оформляется в письменной форме, если иное не установлено Федеральным законом "О персональных данных".

2.7. Обработка персональных данных сотрудников Министерства и граждан, претендующих на замещение должностей Министерства, осуществляется отделом Министерства, в обязанности которого входит ведение кадровой работы, (далее - кадровое подразделение Министерства) и включает в себя следующие действия: сбор, запись, систематизацию, накопление, хранение, уточнение (обновление, изменение), извлечение, использование, передачу (распространение, предоставление, доступ), обезличивание, блокирование, удаление, уничтожение персональных данных.

2.8. Сбор, запись, систематизация, накопление и уточнение (обновление, изменение) персональных данных сотрудников Министерства и граждан, претендующих на замещение должностей Министерства, осуществляется путем:

2.8.1. получения оригиналов необходимых документов (заявление, трудовая книжка, автобиография, иные документы, предоставляемые в кадровое подразделение Министерства);

2.8.2. копирования оригиналов документов;

2.8.3. внесения сведений в учетные формы (на бумажных и электронных носителях);

2.8.4. формирования персональных данных в ходе кадровой работы;

2.8.5. внесения персональных данных в информационные системы Министерства, используемые кадровым подразделением Министерства.

2.9. Сбор, запись, систематизация, накопление и уточнение (обновление, изменение) персональных данных осуществляется путем получения персональных данных непосредственно от сотрудников Министерства и граждан, претендующих на замещение должностей Министерства.

2.10. В случае возникновения необходимости получения персональных данных сотрудника Министерства у третьей стороны, следует известить об этом сотрудника Министерства заранее, получить его письменное согласие и сообщить ему о целях, предполагаемых источниках и способах получения персональных данных.

2.11. Запрещается получать, обрабатывать и приобщать к личному делу сотрудника Министерства персональные данные, не предусмотренные пунктом 2.2 настоящих Правил, в том числе касающиеся расовой, национальной принадлежности, политических взглядов, религиозных или философских убеждений, интимной жизни.

2.12. При сборе персональных данных сотрудник кадрового подразделения Министерства, осуществляющий сбор (получение) персональных данных непосредственно от сотрудников Министерства, а также граждан, претендующих на замещение должностей Министерства, обязан разъяснить указанным субъектам персональных данных юридические последствия отказа предоставить их персональные данные.

2.13. Передача (распространение, предоставление) и использование персональных данных сотрудников Министерства, а также граждан, претендующих на замещение должностей Министерства, осуществляется лишь в случаях и в порядке, предусмотренных федеральными законами.

2.14. Сотрудником Министерства, уполномоченным на обработку персональных данных, заполняется Типовое обязательство государственного гражданского служащего Министерства лесного хозяйства Удмуртской Республики, непосредственно осуществляющего обработку персональных данных, в случае расторжения с ним служебного контракта прекратить обработку персональных данных, ставших известными ему в связи с исполнением должностных обязанностей.

III. Условия и порядок обработки персональных данных субъектов в связи с предоставлением государственных услуг и исполнением государственных функций

3.1. В Министерстве обработка персональных данных физических лиц осуществляется в целях предоставления следующих государственных услуг и исполнения государственных функций:

3.1.1. организация приема граждан, обеспечение своевременного и в полном объеме рассмотрения устных и письменных обращений граждан по вопросам, относящимся к компетенции Министерства, в этих целях обрабатываются категории персональных данных, указанные в пункте 2 Приложения N 5 к настоящему приказу;

3.1.2. оказание государственной услуги "Заключение договоров купли- продажи лесных насаждений с гражданами для собственных нужд", в этих целях обрабатываются категории персональных данных, указанные в пункте 3 Приложения N 5 к настоящему приказу;

3.1.3. оказание государственной услуги "Предоставление в пределах земель лесного фонда лесных участков в аренду", в этих целях обрабатываются категории персональных данных, указанные в пункте 4 Приложения N 5 к настоящему приказу;

3.1.4. оказание государственной услуги "Предоставление информации, содержащейся в государственном лесном реестре", в этих целях обрабатываются категории персональных данных, указанные в пункте 5 Приложения N 5 к настоящему приказу;

3.1.5. оказание государственной услуги "Проведение государственной экспертизы проектов освоения лесов", в этих целях обрабатываются категории персональных данных, указанные в пункте 6 Приложения N 5 к настоящему приказу;

3.1.6. оказание государственной услуги "Предоставление в пределах земель лесного фонда лесных участков в безвозмездное срочное пользование", в этих целях обрабатываются категории персональных данных, указанные в пункте 7 Приложения N 5 к настоящему приказу;

3.1.7. оказание государственной услуги "Выдача разрешений на выполнение работ по геологическому изучению недр на землях лесного фонда без предоставления лесного участка", в этих целях обрабатываются категории персональных данных, указанные в пункте 8 Приложения N 5 к настоящему приказу;

3.1.8. осуществление государственной функции "Прием и рассмотрение лесных деклараций", в этих целях обрабатываются категории персональных данных, указанные в пункте 9 Приложения N 5 к настоящему приказу;

3.1.9. осуществление государственной функции "Федеральный государственный лесной надзор (лесная охрана), федеральный государственный пожарный надзор в лесах", в этих целях обрабатываются категории персональных данных, указанные в пункте 10 Приложения N 5 к настоящему приказу.

3.2. Персональные данные граждан, обратившихся в Министерство лично, а также направивших индивидуальные или коллективные письменные обращения или обращения в форме электронного документа, обрабатываются в целях рассмотрения указанных обращений с последующим уведомлением заявителей о результатах рассмотрения. В соответствии с законодательством Российской Федерации в Министерстве подлежат рассмотрению обращения граждан Российской Федерации, иностранных граждан и лиц без гражданства.

3.3. Обработка персональных данных, необходимых в связи с предоставлением государственных услуг и исполнением государственных функций, указанных в пункте 3.1 настоящих Правил, осуществляется без согласия субъектов персональных данных в соответствии с пунктом 4 части 1 статьи 6 Федерального закона "О персональных данных", Федеральными законами "Об организации предоставления государственных и муниципальных услуг", "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации" и иными нормативными правовыми актами, определяющими предоставление государственных услуг и исполнение государственных функций в установленной сфере ведения Министерства.

3.4. Обработка персональных данных, необходимых в связи с предоставлением государственных услуг и исполнением государственных функций, указанных в пункте 3.1 настоящих Правил, осуществляется структурными подразделениями Министерства, предоставляющими соответствующие государственные услуги и (или) исполняющими государственные функции, и включает в себя следующие действия: сбор, запись, систематизацию, накопление, хранение, уточнение (обновление, изменение), извлечение, использование, передачу (распространение, предоставление, доступ), блокирование, удаление, уничтожение персональных данных.

3.5. Сбор, запись, систематизация, накопление и уточнение (обновление, изменение) персональных данных субъектов, обратившихся в Министерство для получения государственной услуги или в целях исполнения государственной функции, осуществляется путем:

3.5.1. получения оригиналов необходимых документов (заявление);

3.5.2. заверения копий документов;

3.5.3. внесения сведений в учетные формы (на бумажных и электронных носителях);

3.5.4. внесения персональных данных в прикладное программное обеспечение Министерства.

3.6. Сбор, запись, систематизация, накопление и уточнение (обновление, изменение) персональных данных осуществляется путем получения персональных данных непосредственно от субъектов персональных данных (заявителей).

3.7. При предоставлении государственной услуги или исполнении государственной функции Министерством запрещается запрашивать у субъектов персональных данных и третьих лиц, а также обрабатывать персональные данные в случаях, не предусмотренных законодательством Российской Федерации.

3.8. При сборе персональных данных уполномоченное должностное лицо структурного подразделения Министерства, осуществляющее получение персональных данных непосредственно от субъектов персональных данных, обратившихся за предоставлением государственной услуги или в связи с исполнением государственной функции, обязано разъяснить указанным субъектам персональных данных юридические последствия отказа предоставить персональные данные.

3.9. Передача (распространение, предоставление) и использование персональных данных заявителей (субъектов персональных данных) Министерством осуществляется лишь в случаях и в порядке, предусмотренных федеральными законами.

IV. Порядок обработки персональных данных субъектов персональных данных в информационных системах

4.1. Обработка персональных данных в Министерстве осуществляется:

4.1.1. В информационной системе "1C: Предприятие 8";

4.1.2. На автоматизированных рабочих местах сотрудников кадрового подразделения Министерства.

4.2. Государственная информационная система Удмуртской Республики "Система электронного документооборота государственных органов Удмуртской Республики" (далее - СЭД ГО УР), содержит персональные данные сотрудников Министерства, субъектов (заявителей), обратившихся в Министерство в целях получения государственных услуг или в связи с исполнением государственных функций, и включает:

4.2.1. фамилию, имя, отчество субъекта персональных данных;

4.2.2. вид документа, удостоверяющего личность субъекта персональных данных;

4.2.3. серию и номер документа, удостоверяющего личность субъекта персональных данных, сведения о дате выдачи указанного документа и выдавшем его органе;

4.2.4. адрес места жительства субъекта персональных данных;

4.2.5. почтовый адрес субъекта персональных данных;

4.2.6. контактный телефон, факс (при наличии) субъекта персональных данных;

4.2.7. адрес электронной почты субъекта персональных данных.

4.3. Информационная система "1С:Предприятие 8" и прикладные программные подсистемы "Камин" и "1С:Бухгалтерия", содержат персональные данные сотрудников Министерства и физических лиц, являющихся стороной гражданско-правовых договоров, заключаемых Министерством, и включает:

4.3.1. фамилию, имя, отчество субъекта персональных данных;

4.3.2. дату рождения субъекта персональных данных;

4.3.3. место рождения субъекта персональных данных;

4.3.4. серию и номер основного документа, удостоверяющего личность субъекта персональных данных, сведения о дате выдачи указанного документа и выдавшем его органе;

4.3.5. адрес места жительства субъекта персональных данных;

4.3.6. почтовый адрес субъекта персональных данных;

4.3.7. телефон субъекта персональных данных;

4.3.8. ИНН субъекта персональных данных;

4.3.9. табельный номер субъекта персональных данных;

4.3.10. должность субъекта персональных данных;

4.3.11. номер приказа и дату приема на работу (увольнения) субъекта персональных данных.

4.4. Автоматизированные рабочие места сотрудников кадрового подразделения Министерства, предполагают обработку персональных данных сотрудников Министерства, предусмотренных пунктом 2.2 настоящих Правил.

4.5. Государственным служащим структурных подразделений Министерства, имеющим право осуществлять обработку персональных данных в информационных системах, предоставляется уникальный логин и пароль для доступа к соответствующей информационной системе. Доступ предоставляется к прикладным программным подсистемам в соответствии с функциями, предусмотренными должностными регламентами государственных гражданских служащих Министерства. Информация может вноситься как в автоматическом режиме, при получении персональных данных с Единого портала государственных услуг, так и в ручном режиме, при получении информации на бумажном носителе или в ином виде, не позволяющем осуществлять ее автоматическую регистрацию.

V. Обработка персональных данных в рамках межведомственного информационного взаимодействия с применением единой системы межведомственного электронного взаимодействия

5.1. Министерство в соответствии с законодательством Российской Федерации осуществляет обработку персональных данных в рамках "Системы межведомственного электронного документооборота государственных органов Удмуртской Республики" (далее - СМЭВ) в электронном виде с федеральными органами государственной власти, региональными органами государственной власти, и органами местного самоуправления.

5.2. Министерство в рамках СМЭВ осуществляет обмен информацией, включающей персональные данные субъектов, в следующие государственные органы власти и местного самоуправления:

5.2.1. федеральные органы государственной власти;

5.2.2. органы государственной власти субъекта Российской Федерации;

5.2.3. органы местного самоуправления.

VI. Сроки обработки и хранения персональных данных

6.1. Сроки обработки и хранения персональных данных сотрудников Министерства и граждан, претендующих на замещение должностей Министерства, определяются в соответствии с законодательством Российской Федерации. С учетом положений законодательства Российской Федерации, устанавливаются следующие сроки обработки и хранения персональных данных сотрудников:

6.1.1. Персональные данные, содержащиеся в приказах по личному составу Министерства (о приеме, перемещении, совмещении, переводе, увольнении, аттестации, повышении квалификации, присвоении званий (чинов), изменении фамилии, поощрении, награждении, оплаты труда, премировании, различных выплатах) подлежат хранению в кадровом подразделении Министерства в течение двух лет, с последующим формированием и передачей указанных документов в архив Министерства или государственный архив в порядке, предусмотренном законодательством Российской Федерации, где хранятся в течение 75 лет.

6.1.2. Персональные данные, содержащиеся в личных делах сотрудников Министерства, хранятся в кадровом подразделении Министерства в течение десяти лет, с последующим формированием и передачей указанных документов в архив Министерства или государственный архив в порядке, предусмотренном законодательством Российской Федерации, где хранятся в течение 75 лет.

6.1.3. Персональные данные, содержащиеся в приказах о дисциплинарных взысканиях, ежегодных оплачиваемых отпусках, отпусках в связи с обучением, дежурствах, краткосрочных внутренних и зарубежных командировках сотрудников Министерства, подлежат хранению в кадровом подразделении Министерства в течение пяти лет с последующим уничтожением.

6.1.4. Персональные данные, содержащиеся в документах претендентов на замещение вакантной должности Министерства, не допущенных к участию в конкурсе, и кандидатов, участвовавших в конкурсе, хранятся в кадровом подразделении Министерства в течение 3 лет со дня завершения конкурса, после чего подлежат уничтожению.

6.2. Сроки обработки и хранения персональных данных, предоставляемых субъектами персональных данных в Министерство в связи с получением государственных услуг и исполнением государственных функций, указанных в пункте 3.1 настоящего Правил, определяются нормативными правовыми актами, регламентирующими порядок их сбора и обработки в соответствии с номенклатурой дел Министерства.

6.3. Персональные данные граждан, обратившихся в Министерство лично, а также направивших индивидуальные или коллективные письменные обращения или обращения в форме электронного документа, хранятся в течение пяти лет.

6.4. Персональные данные, предоставляемые субъектами на бумажном носителе в связи с предоставлением Министерством государственных услуг и исполнением государственных функций, хранятся на бумажных носителях в структурных подразделениях Министерства, к полномочиям которых относится обработка персональных данных в связи с предоставлением государственной услуги или исполнением государственной функции, в соответствии с утвержденными положениями о соответствующих структурных подразделениях Министерства.

6.5. Персональные данные при их обработке, осуществляемой без использования средств автоматизации, должны обособляться от иной информации, в частности путем фиксации их на разных материальных носителях персональных данных, в специальных разделах или на полях форм (бланков).

6.6. Необходимо обеспечивать раздельное хранение персональных данных на разных материальных носителях, обработка которых осуществляется в различных целях, определенных настоящим Правилами.

6.7. Контроль за хранением и использованием материальных носителей персональных данных, не допускающий несанкционированное использование, уточнение, распространение и уничтожение персональных данных, находящихся на этих носителях, осуществляют руководители структурных подразделений Министерства.

6.8. Срок хранения персональных данных, внесенных в информационные системы персональных данных, указанные в пункте 4.1 настоящих Правил, должен соответствовать сроку хранения бумажных оригиналов.

VII. Порядок уничтожения персональных данных при достижении целей обработки или при наступлении иных законных оснований

7.1. Структурным подразделением Министерства, ответственным за документооборот и архивирование, осуществляется систематический контроль и выделение документов, содержащих персональные данные, с истекшими сроками хранения, подлежащих уничтожению.

7.2. Вопрос об уничтожении выделенных документов, содержащих персональные данные, рассматривается на заседании комиссии, состав которой утверждается приказом Министерства. По итогам заседания составляются протокол и Акт о выделении к уничтожению документов, опись уничтожаемых дел, проверяется их комплектность, акт подписывается председателем и членами комиссии и утверждается руководителем Министерства.

7.3. Министерством в порядке, установленном законодательством Российской Федерации, определяется подрядная организация, имеющая необходимую производственную базу для обеспечения установленного порядка уничтожения документов. Должностное лицо Министерства, ответственное за архивную деятельность, сопровождает документы, содержащие персональные данные, до производственной базы подрядчика и присутствует при процедуре уничтожения документов (сжигание или химическое уничтожение).

7.4. По окончании процедуры уничтожения подрядчиком и должностным лицом Министерства, ответственным за архивную деятельность, составляется соответствующий Акт об уничтожении документов, содержащих персональные данные.

7.5. Уничтожение по окончании срока обработки персональных данных на электронных носителях производится путем механического нарушения целостности носителя, не позволяющего произвести считывание или восстановление персональных данных, или удалением с электронных носителей методами и средствами гарантированного удаления остаточной информации.