Вход
Купить систему ГАРАНТ
Получить демо-доступ
Узнать стоимость
Информационный банк
Подобрать комплект
Семинары
Методические указания по применению примерной номенклатуры дел высшего учебного заведения (утв. Минобразованием РФ 11 мая 1999 г.) (документ не действует)
Методические указания
по применению примерной номенклатуры дел высшего учебного заведения
(утв. Минобразованием РФ 11 мая 1999 г.)
Примерная номенклатура дел высшего учебного заведения представляет собой систематизированный список названий дел, характерных для вузов, с указанием сроков их хранения. На ее основе высшее учебное заведение (далее - вуз) составляет индивидуальную номенклатуру дел, дополняя ее названиями дел со специфической документацией.
Применение примерной номенклатуры дел будет способствовать унификации заводимых дел и сроков их хранения, правильному и единообразному формированию дел в вузах, облегчит отбор документов вузов на госхранение.
Примерная номенклатура дел вуза разработана Управлением делами Министерства общего и профессионального образования Российской Федерации на основе изучения состава и содержания документации вузов, образующейся при документировании их деятельности.
При разработке примерной номенклатуры дел вуза были учтены требования нормативных документов: Государственная система документационного обеспечения управления. - М., 1991; Перечень типовых документов, образующихся в деятельности госкомитетов, министерств, ведомств и др. учреждений, предприятий и организаций с указанием сроков хранения. - М., 1989. В некоторых случаях сроки хранения дел определены исходя из научно-исторической и практической ценности категорий документов. Сроки хранения дел являются обязательными при составлении индивидуальных номенклатур дел.
Примерная номенклатура дел составлена по структурной схеме. Разделами в ней являются наиболее часто встречающиеся структурные подразделения в вузах с присвоением им цифровых индексов.
01-05 Руководство вуза
06 Управление делами
07 Учебное управление
08 Подготовительное отделение
09 Приемное отделение
10 Ученый совет вуза и специализированный совет
11-21 Деканат факультета
22 Деканат по работе с иностранными учащимися
23-32 Кафедра
33 Факультет повышения квалификации
34 Учебно-методический отдел
35 Управление (отдел) аспирантуры и докторантуры
36 Сектор производственной практики
37 Научный отдел (научно-исследовательский сектор)
38 Планово-финансовое управление
39 Патентный отдел
40 Управление кадров
41 Управление (отдел) бухгалтерского учета и контроля
42 Административно-хозяйственное управление (отдел)
43 Библиотека
44 Архив
45 Студенческое научное (научно-техническое) общество
46 Профсоюзный комитет
47 Редакционно-издательский отдел
48 Редакция многотиражной газеты.
В номенклатуру дел в качестве самостоятельных разделов включается документация общественных организаций вузов (студенческого научного общества, профсоюзного комитета).
Некоторые структурные подразделения в вузах называются по-разному. В таких случаях в примерной номенклатуре дел даются наименования структурных подразделений, используемые в большинстве вузов, а в скобках их иные наименования. Например: Управление делами (канцелярия, общий отдел), Управление (отдел) кадров, Управление (отдел) капитального строительства и др.
При составлении индивидуальной номенклатуры дел вуза следует избрать принятое в данном вузе название структурного подразделения.
При составлении индивидуальной номенклатуры дел вуза может оказаться, что обозначенного в примерной номенклатуре дел того или иного структурного подразделения в вузе нет или оно существует под другим названием. В таком случае документация соответствующего в примерной номенклатуре дел структурного подразделения полностью или частично может быть включена в состав других, близких по функциям и направлениям деятельности, структурных подразделений вуза. Например, документацию патентного отдела можно объединить с документацией научного отдела или научно-исследовательского сектора, планово-финансового отдела - с бухгалтерией, отделов капитального строительства и материально-технического снабжения - с хозяйственной частью и т.д. Могут быть другие варианты перераспределения документации между структурными подразделениями вуза.
Возможны случаи, когда в примерной номенклатуре дел не значится то или иное структурное подразделение вуза. Если такое подразделение имеется и его документацию нельзя подключить к другим подразделениям, то оно в индивидуальной номенклатуре дел вуза показано дополнительно в качестве самостоятельного раздела.
В пределах каждого раздела примерной номенклатуры дел, соответствующего структурному подразделению вуза, в логической последовательности по степени важности документации и вопросов перечисляются наименования конкретных дел.
В примерную номенклатуру дел не включена категория документов с грифом "Для служебного пользования". Работа с этими документами (регистрация, исполнение, хранение, сдача в архив и т.д.) определяется специальными инструкциями и другими нормативными документами.
Наименования дел в примерной номенклатуре сформулированы с учетом наиболее существенных признаков группировки документов в первичные комплексы (дела) - номинального, предметно-вопросного, корреспондентского, хронологического. Наименования могут быть перенесены в индивидуальную номенклатуру дел вуза.
Каждому делу в примерной номенклатуре дел определен срок хранения. В некоторых случаях к сроку хранения добавлена отметка "ЭПК". Это означает, что вопрос об оставлении данного дела на постоянное хранение или на срок, установленный в номенклатуре, решается экспертно-проверочной комиссией архивного учреждения, курирующего данный вуз.
Для ряда дел в примерной номенклатуре дел установлен срок хранения "До минования надобности ".
Выделение дел к уничтожению в вузе может быть произведено при условии упорядочения документов постоянного хранения за соответствующие годы.
При определении сроков хранения дел необходимо обращать внимание на специальные пояснения в графе "Примечания". Например, "После замены новыми", "После истечения срока действия договора" и т.п. Такие пояснения переносятся в индивидуальную номенклатуру дел.
Индивидуальная номенклатура дел вуза составляется в структурном подразделении вуза, согласовывается с Управлением делами.
В Управлении делами на основе номенклатур дел кафедры, деканатов и др. составляется Сводная номенклатура дел вуза. Специфика ведения делопроизводства в вузе такова: Ряд функциональных подразделений (Управление делами, НИС, Отдел кадров. Бухгалтерия) формируют дела по календарному году, т.е. с 1 января. Учебные подразделения (факультеты, кафедры) - по учебному году, т.е. с 1 сентября. Такие дела, как протоколы кафедры, формируются за каждый учебный год. Сводная номенклатура дел вуза составляется на календарный год, согласовывается с курирующим архивным учреждением и утверждается руководством вуза. Вводится в действие с 1 января.
Из утвержденной сводной номенклатуры дел структурные подразделения вуза получают в виде выписок номенклатуры дел и оформляют их по установленной форме.
Сводная номенклатура дел вуза и номенклатуры дел его структурных подразделений действуют в течение ряда лет (не менее трех лет). В каждом структурном подразделении оставлены номера для внесения дополнительных дел, если таковые возникнут в течение года. При текущих изменениях структуры и состава дел в номенклатуры вносятся соответствующие изменения и дополнения, которые согласовываются с архивным учреждением, при коренных изменениях номенклатура дел составляется вновь, согласовывается и утверждается в установленном порядке.
Наименование вуза Утверждаю
Номенклатура дел Ректор ___________ (инициалы,
_______ N _______ (подпись) фамилия)
Место составления Дата
на _________ год
------------------------------------------------------------------------\
Ин- | Заголовок дела |Коли-|Срок хране- | |
декс | (тома, части) |чест-|ния и статья| Примечание |
дела | |во |по перечню | |
| |томов| | |
-----+----------------------------------+-----+------------+------------|
01 | | | | |
02 | | | | |
03 |Руководство вуза | | | |
04 | | | | |
05 | | | | |
06 |Управление делами | | | |
06-01|Приказы и инструктивные письма Ми-| |Постоянно |На госхране-|
|нобразования России, относящиеся к| | |ние не пере-|
|деятельности вуза. Копии | | |даются |
06-02|Приказы Минобразования России,| |До минования| |
|присланные для сведения. Копии | |надобности | |
06-03|Решения коллегии Минобразования| |Постоянно |На госхране-|
|России, относящиеся к деятельности| | |ние не пере-|
|вуза. Копии | | |даются |
06-04|Приказы и инструктивные письма от-| |Постоянно |На госхране-|
|раслевых министерств и ведомств,| | |ние не пере-|
|относящиеся к деятельности вуза.| | |даются |
|Копии | | | |
06-05|Устав вуза | |Постоянно | |
| | |ст.37а | |
06-06|Приказы ректора по основной дея-| |Постоянно | |
|тельности | |ст.19а | |
06-07|Приказы ректора о командировках| |3 г. | |
|сотрудников и преподавателей | |ст.19в | |
06-08|Приказы ректора по административ-| |5 л. | |
|но-хозяйственным вопросам | |ст.19г | |
06-09|Приказы и распоряжения ректора и| |Постоянно | |
|проректоров по контингенту движе-| |ст.19а | |
|ния учащихся | | | |
06-10|Положения о структурных подразде-| |Постоянно | |
|лениях вуза | |ст.21, 36 | |
06-11|Должностные инструкции сотрудников| |3 г. |После замены|
| | |ст.56 |новыми |
06-12|Сводная номенклатура дел вуза,| |Постоянно | |
|согласованная с Госархивом | |ст.95а | |
06-13|Переписка с Минобразованием России| |5 л. ЭПК | |
|о приеме в вуз, организации учеб-| |ст.558 | |
|ной работы и другим вопросам | | | |
06-14|Предложения, заявления и жалобы| |5 л. |В случае не-|
|граждан, документы по их исполне-| |ст.31б |однократного|
|нию | | |обращения -|
| | | |5 л. после|
| | | |последнего |
06-15|Переписка с местными органами уп-| |5 л. | |
|равления, учреждениями образования| | | |
|по учебным вопросам | | | |
06-16|Переписка с другими вузами по| |3 г. | |
|учебной работе | |ст.549б | |
06-17|Переписка с организациями по учеб-| |3 г. | |
|ным и научным вопросам | |ст.549б | |
06-18|Переписка о заказе и уничтожении| |3 г. | |
|печатей, штампов | |ст.1077 | |
06-19|Карточки регистрации исходящей| |3 г. | |
|корреспонденции | |ст.106б | |
06-20|Карточки регистрации входящей кор-| |3 г. | |
|респонденции | |ст.106б | |
06-21|Журналы регистрации отправленных| |3 г. | |
|ценных писем и бандеролей | |ст.106б | |
06-22|Номенклатура дел управления | |5 л. | |
| | |ст.95б | |
06-23|Описи на дела, переданные в архив| |3 г. |В архиве ву-|
|вуза, акты об уничтожении дел вре-| |ст.117б |за - посто-|
|менного срока хранения | | |янно |
07 |Учебное управление | | | |
07-01|Приказы и инструктивные письма Ми-| |До минования| |
|нобразования России по учебно-ме-| |надобности | |
|тодическим вопросам. Копии | | | |
07-02|Положение об Учебном управлении | |До замены| |
| | |новыми | |
| | |ст.38 | |
07-03|Должностные инструкции сотрудников| |3 г. |После замены|
| | |ст.56 |новыми |
07-04|Приказы ректора по личному составу| |До минования|Подлинники -|
|студентов. Копии | |надобности |в Управлении|
| | | |кадров |
07-05|Паспорт вуза | |Постоянно | |
| | |ст.557 | |
07-06|Годовой план приема студентов и| |Постоянно | |
|выпуска специалистов | | | |
07-07|Планы работы факультетов | |Годовые -| |
| | |постоянно. | |
| | |Семестровые | |
| | |- 3 г. | |
| | |ст.572 | |
07-08|Документы проверок подразделений и| |5 л. ЭПК | |
|кафедр, посещения лекций, семина-| |ст.605, 606 | |
|ров (справки, сведения) | | | |
07-09|Планы, графики расписания учебных| |1 г. | |
|занятий и экзаменов | |ст.602 | |
07-10|Отчеты вуза по учебно-методической| |Постоянно | |
|работе за учебный год | |ст.293а | |
07-11|Отчеты председателей о работе Го-| |Постоянно | |
|сударственных аттестационных ко-| | | |
|миссий по всем факультетам | | | |
07-12|Сводные статистические отчеты вуза| |Постоянно | |
|о движении контингента студентов| |ст.293а | |
|на начало и конец учебного года| | | |
|(ф.3НК, 4НК) | | | |
07-13|Сводные статистические отчеты вуза| |ст.293 |1. При от-|
|о движении контингента студентов | |а) сводные -|сутствии го-|
| | |постоянно |довых - пос-|
| | |б) годовые -|тоянно |
| | |постоянно |2. При от-|
| | |в) полугодо-|сутствии по-|
| | |вые - 5 л. |лугодовых -|
| | | |постоянно |
| | |г) кварталь-|3. При от-|
| | |ные - 3 г. |сутствии го-|
| | |д) месячные|довых, полу-|
| | |- 1 г. |годовых, |
| | | |квартальных |
| | | |- постоянно |
07-14|Сведения о выполнении учебной наг-| |5 л. | |
|рузки профессорско-преподаватель-| | | |
|ского состава | | | |
07-15|Расчеты учебных часов работы по| |75 л. | |
|кафедрам | | | |
07-16|Документы (справки, сводки, пись-| |10 л. ЭПК | |
|ма) по учебно-методическим вопро-| |ст.579 | |
|сам, направляемые в Минобразование| | | |
|России | | | |
07-17|Реестр распределения учебных поме-| |3 г. | |
|щений по назначению | |ст.1101 | |
07-18|Регистрационные карточки входящих| |3 г. | |
|и исходящих документов | |ст.106б | |
07-19|Номенклатура дел управления | |5 л. | |
| | |ст.95б | |
07-20|Описи на дела, переданные в архив| |3 г. |В архиве ву-|
|вуза, акты о выделении дел к унич-| |ст.117б |за - посто-|
|тожению | | |янно |
| | | | |
08 |Подготовительное отделение | | | |
08-01|Приказы и инструктивные письма Ми-| |До минования| |
|нобразования России о работе под-| |надобности | |
|готовительного отделения. Копии | | | |
08-02|Положение о подготовительном отде-| |До замены | |
|лении | |новыми | |
| | |ст.38 | |
08-03|Должностные инструкции сотрудников| |3 г. |После замены|
| | |ст.56 |новыми |
08-04|Приказы ректора о работе подгото-| |До минования|Подлинники -|
|вительного отделения. Копии | |надобности |в Управлении|
| | | |делами |
08-05|Указания (распоряжения) заведующе-| |5 л. | |
|го подготовительным отделением | |ст.19г | |
08-06|Годовой план работы подготовитель-| |3 г. | |
|ного отделения | |ст.167 | |
08-07|Отчет о работе подготовительного| |Постоянно | |
|отделения | |ст.575а | |
08-08|Годовые статистические отчеты о| |Постоянно | |
|приеме, движении и выпуске слуша-| |ст.575а | |
|телей подготовительного отделения | | | |
08-09|Протоколы заседаний приемной ко-| | |После окон-|
|миссии подготовительного отделе-| | |чания вуза|
|ния: | | |или выбытия|
|а) на принятых | |5 л. |из него |
| | |ст.561а | |
|б) на не принятых | |1 г. | |
| | |ст.561б | |
08-10|Протоколы заседаний аттестационной| |Постоянно | |
|комиссии подготовительного отделе-| |ст.578 | |
|ния | | | |
08-11|Планы работы и протоколы заседаний| |Постоянно | |
|учебно-методического и педагоги-| |ст.572, 578 | |
|ческого советов подготовительного| | | |
|отделения и документы к ним | | | |
08-12|Личные дела слушателей, зачислен-| |15 л. ЭПК |Передаются в|
|ных на подготовительное отделение | | |приемную ко-|
| | | |миссию |
08-13|Учебный план подготовительного от-| |Постоянно | |
|деления | |ст.572 | |
08-14|Журнал посещаемости и успеваемости| |5 л. | |
|слушателей | |ст.606а | |
08-15|Расписание занятий, консультаций,| |1 г. | |
|экзаменов | |ст.602 | |
08-16|Экзаменационные билеты по лекцион-| |1 г. | |
|ным курсам отделения | |ст.566 | |
08-17|Зачетные и экзаменационные ведо-| |1 г. |После окон-|
|мости | |ст.565а |чания учеб-|
| | | |ного заведе-|
| | | |ния или вы-|
| | | |бытия из не-|
| | | |го |
08-18|Списки слушателей по группам | |10 л. | |
08-19|Переписка с Минобразованием Рос-| |3 г. | |
|сии, вузами по вопросам работы| |ст.559 | |
|подготовительного отделения | | | |
08-20|Переписка с учреждениями и органи-| |3 г. | |
|зациями по вопросам приема и обу-| |ст.558 | |
|чения на подготовительном отделе-| | | |
|нии | | | |
08-21|Переписка с гражданами об условиях| |3 г. | |
|приема на подготовительное отделе-| |ст.495 | |
|ние | | | |
08-22|Журнал передачи дел выпускников| |3 г. | |
|подготовительного отделения в при-| | | |
|емную комиссию вуза | | | |
08-23|Карточки регистрации входящих до-| |3 г. | |
|кументов | |ст.106б | |
08-24|Карточки регистрации исходящих до-| |3 г. | |
|кументов | |ст.106б | |
| | | | |
09 |Приемное отделение | | | |
09-01|Приказы и инструктивные письма Ми-| |До минования| |
|нобразования России, отраслевых| |надобности | |
|министерств и ведомств по вопросам| | | |
|приема студентов в вуз. Копии | | | |
09-02|Приказы и распоряжения ректора и| |До минования|Подлинники -|
|проректоров вуза по вопросам орга-| |надобности |в Управлении|
|низации приема в вуз. Копии | | |делами |
09-03|Приказы и распоряжения ректора и| |До минования|Подлинники -|
|проректоров по основной деятель-| |надобности |в Управлении|
|ности. Копии | | |делами |
09-04|Положение об управлении (отделе-| |До замены | |
|нии) | |новыми | |
| | |ст.38 | |
09-05|Протоколы, стенограммы заседаний| | | |
|приемной комиссии о зачислении| | | |
|абитуриентов в вуз: | | | |
|а) на принятых в вуз | |5 л. |После окон-|
| | |ст.561а |чания учеб-|
| | | |ного заведе-|
| | | |ния или вы-|
| | | |бытия из не-|
| | | |го |
|б) на не принятых в вуз | |1 г. | |
| | |ст. 561б | |
09-06|Протоколы заседаний апелляционной| |5 л. | |
|комиссии | | | |
09-07|Протоколы заседаний предметных ко-| |Постоянно | |
|миссий | |ст.578 | |
09-08|Планы работы отделения | |3 г. | |
| | |ст.167 | |
09-09|Отчет о работе отделения о приеме| |Постоянно | |
|в вуз | |ст.575а | |
09-10|Отчеты о проведении вступительных| |10 л. ЭПК | |
|экзаменов в вуз | |ст.563а | |
09-11|Отчеты председателей предметных| |Постоянно | |
|экзаменационных комиссий | |ст.594а | |
09-12|Документы (докладные записки,| |5 л. | |
|справки, сводки, сведения) о ходе| |ст.564 | |
|приема абитуриентов в вуз | | | |
09-13|Документы (сводные ведомости ре-| |5 л. | |
|зультатов вступительных экзаменов,| |ст.564 | |
|сводки о количестве зачисленных| | | |
|абитуриентов, представления фа-| | | |
|культетов на открытие коммерческих| | | |
|групп) о ходе приема в вуз | | | |
09-14|Рекламные афиши, объявления и др. | |1 г. | |
09-15|Переписка о приеме и зачислении в| |3 г. | |
|вуз | |ст.558 | |
09-16|Переписка о проведении дней откры-| |3 г. | |
|тых дверей, лекций, выездов в шко-| |ст.559 | |
|лы и других мероприятий по привле-| | | |
|чению абитуриентов в вуз | | | |
09-17|Переписка об организации курсов и| |3 г. | |
|групп по подготовке лиц, поступаю-| |ст.560 | |
|щих в вуз | | | |
09-18|Переписка с гражданами и учрежде-| |3 г. | |
|ниями об условиях приема в вуз | |ст.558 | |
09-19|Экзаменационные ведомости: | | | |
|а) абитуриентов, прошедших по кон-| |1 г. |После окон-|
|курсу; | |ст.565а |чания учеб-|
| | | |ного заведе-|
| | | |ния или вы-|
| | | |бытия из не-|
| | | |го |
|б) абитуриентов, не прошедших по| |6 мес. | |
|конкурсу | |ст.565б | |
09-20|Экзаменационные билеты по дисцип-| |1 г. | |
|линам | |ст.566 | |
09-21|Расписания вступительных испытаний| |1 г. | |
| | |ст.602 | |
09-22|Акты (книга) передачи личных дел| |5 л. | |
|абитуриентов в архив | | | |
09-23|Личные дела абитуриентов, посту-| |1 г. |После изъ-|
|павших, но не принятых в вуз | |ст.501 |ятия личных|
| | | |документов. |
| | | |Не востребо-|
| | | |ванные лич-|
| | | |ные докумен-|
| | | |ты - 50 л. |
09-24|Журнал регистрации документов аби-| |1 г. | |
|туриентов, поступающих в вуз | |ст.527 | |
09-25|Копии извещений о допуске лиц,| |1 г. | |
|поступающих в вуз, к приемных эк-| |ст.567 | |
|заменам | | | |
09-26|Списки абитуриентов, поступающих в| |1 г. | |
|вуз, и студентов, оплативших обу-| |ст.514ж | |
|чение | | | |
09-27|Номенклатура дел отделения | |5 л. |В архиве |
| | |ст.95б |вуза - по- |
| | | |стоянно |
09-28|Описи на дела, переданные в архив| |3 г. |В архиве |
|вуза, акты о выделении дел к унич-| |ст.117б |вуза - по- |
|тожению | | |стоянно |
| | | | |
10 |Ученый совет вуза и специализиро-| | | |
|ванный совет | | | |
10-01|Приказы и инструктивные письма Ми-| |До минования| |
|нобразования России, нормативные| |надобности | |
|документы Высшей аттестационной| | | |
|комиссии о деятельности совета.| | | |
|Копии | | | |
10-02|Положение об Ученом совете вуза | |До замены | |
| | |новыми | |
| | |ст.38 | |
10-03|Список членов Ученого совета, из-| |75 л. | |
|менения и уточнения списка | |ст.511 | |
10-04|Годовой план работы Совета и доку-| |5 л. | |
|менты по его уточнению и изменению| |ст.657 | |
10-05|Годовой отчет о работе совета | |Постоянно | |
| | |ст.575а | |
10-06|Протоколы, стенограммы заседаний| |Постоянно | |
|Ученого совета и документы к ним | |ст.1303 | |
10-07|Аттестационные дела соискателей,| |Постоянно | |
|представленных к присуждению уче-| |ст.654а | |
|ных степеней | | | |
10-08|Аттестационные дела соискателей,| |10 л. ЭПК | |
|не защитивших диссертации | |ст.654г | |
10-09|Книга (журнал) регистрации диссер-| |5 л. ЭПК | |
|таций, принимаемых к защите | | | |
10-10|Защищенные диссертации и авторефе-| |Постоянно |На госхране-|
|раты | |ст.655 |ние не пере-|
| | | |даются |
10-11|Списки соискателей, защитивших| |ст.514л |На госхране-|
|диссертации и получивших ученые| | |ние не пере-|
|степени и звания | | |даются, хра-|
| | | |нятся в ор-|
| | | |ганизации |
10-12|Бюллетени тайного голосования со-| |3 г. | |
|вета | |ст.656 | |
10-13|Переписка с Высшей аттестационной| |5 л. ЭПК | |
|комиссией, учреждениями и отдель-| |ст.662 | |
|ными лицами по вопросам защиты| | | |
|диссертаций | | | |
10-14|Протоколы заседаний конкурсной ко-| |Постоянно | |
|миссии по замещению вакантных| |ст.518 | |
|должностей профессорско-преподава-| | | |
|тельского состава и документы к| | | |
|протоколам | | | |
10-15|Журнал регистрации документов, лиц| |3 г. | |
|участвующих в конкурсе на замеще-| | | |
|ние вакантных должностей в вузе | | | |
10-16|Личные дела соискателей, прошедших| |ст.498 |Передаются в|
|по конкурсу на замещение вакантных| |а) лиц, име-|отдел кадров|
|должностей | |ющих ученые|вуза |
| | |степени и| |
| | |звания -| |
| | |постоянно | |
| | |б) научных| |
| | |работников, | |
| | |не имеющих| |
| | |ученые сте-| |
| | |пени и зва-| |
| | |ния - 75 л.| |
| | |- в ЭПК | |
10-17|Личные дела соискателей, не про-| |3 г. |После изъ-|
|шедших по конкурсу на замещение| | |ятия личных|
|вакантных должностей | | |документов |
10-18|Документы (заявления, характерис-| |5 л. |Хранятся в|
|тики, заключения кафедр и др.) по| | |составе лич-|
|переизбранию профессорско-препода-| | |ных дел |
|вательского состава в должностях| | | |
|на новый срок | | | |
10-19|Регистрационные карточки (журналы| |3 г. | |
|регистрации) входящих и исходящих| |ст.106б | |
|документов | | | |
10-20|Номенклатура дел совета | |5 л. | |
| | |ст.95б | |
10-21|Описи на дела, переданные в архив| |3 г. |В архиве ву-|
|вуза, акты об уничтожении дел | |ст.117б |за - посто-|
| | | |янно |
| | | | |
11-21|Деканат факультета | | | |
-01|Приказы и инструктивные письма Ми-| |До минования| |
|нобразования России по учебно-ме-| |надобности | |
|тодическим вопросам. Копии | | | |
| | | | |
-02|Приказы ректора и проректоров вуза| |До минования|Подлинники -|
|по основной деятельности. Копии | |надобности |в Управлении|
| | | |делами |
-03|Положение о факультете | |До замены | |
| | |новыми | |
| | |ст.38 | |
-04|Должностные инструкции сотрудников| |3 г. |После замены|
| | |ст.56 |новыми |
| | | | |
-05|Протоколы заседаний совета факуль-| |Постоянно |Отдельно по|
|тета | |ст.571 |диссертациям|
-06|Протоколы, постановления комиссии| |5 л. |Документы по|
|по назначению стипендий студентам,| |ст.615 |утверждению |
|документы к ним (представления,| | |именных сти-|
|заявления, справки) | | |пендий, |
| | | |списки сти-|
| | | |пендиатов, |
| | | |получивших |
| | | |именные сти-|
| | | |пендии -|
| | | |постоянно |
-07|Протоколы заседания Государствен-| |75 л. |В творческих|
|ной аттестационной комиссии | |ст.593 |вузах - пос-|
| | | |тоянно |
-08|Годовой план работы факультета по| |3 г. | |
|учебной работе | |ст.167 | |
-09|Годовой отчет факультета по учеб-| |Постоянно | |
|ной работе | |ст.575а | |
-10|Отчеты руководителей о прохождении| |5 л. | |
|производственной практики студен-| |ст.610 | |
|тов | | | |
-11|Отчеты студентов о производствен-| |3 г. | |
|ной и педагогической практике | |ст.611 | |
-12|Документы об организации педагоги-| |3 г. | |
|ческой, стажерской и других видов| |ст.614 | |
|учебных практик (инструктивные| | | |
|письма, методические указания) | | | |
-13|Документы об организации самостоя-| |3 г. | |
|тельной работы студентов (справки,| |ст.611 | |
|отчеты и др.) | | | |
-14|Переписка с организациями и граж-| |5 л. | |
|данами по вопросам работы факуль-| |ст.28 | |
|тета | | | |
-15|Учебные и учетные карточки студен-| |75 л. - в|Хранятся в|
|тов | |ЭПК ст.499а |личных делах|
| | | |студентов |
-16|Журнал учета учебной работы про-| |5 л. | |
|фессорско-преподавательского сос-| |ст.618 | |
|тава факультета | | | |
-17|Журнал регистрации контрольных и| |3 г. | |
|курсовых работ | |ст.616 | |
-18|Журнал учета успеваемости студен-| |5 л. |Сводные ве-|
|тов | |ст.605 |домости ус-|
| | | |певаемости -|
| | | |не менее 25|
| | | |л. |
-19|Журнал учета посещаемости студен-| |5 л. | |
|тов | |ст.605 | |
-20|Журнал учета выдачи академических| |Постоянно | |
|справок | | | |
-21|Список студентов (по группам) | |10 л. | |
| | |ст.514е | |
-22|Зачетные и экзаменационные ведо-| |5 л. | |
|мости | |ст.597 | |
-23|Расписание занятий | |1 г. | |
| | |ст.602 | |
-24|Заявления студентов декану, объяс-| |1 г. | |
|нительные записки, медицинские| |ст.607 | |
|справки, справки с места работы | | | |
-25|Номенклатура дел деканата факуль-| |5 л. | |
|тета | |ст.95б | |
-26|Описи на дела, переданные в архив| |3 г. |В архиве ву-|
|вуза, акты о выделении дел к унич-| |ст.117б |за - посто-|
|тожению | | |янно |
| | | | |
22 |Деканат по работе с иностранными| | | |
|учащимися | | | |
22-01|Приказы и инструктивные письма Ми-| |До минования| |
|нобразования России о работе с| |надобности | |
|иностранными учащимися. Копии | | | |
22-02|Положение о деканате | |До замены |Подлинники -|
| | |новыми |в Управлении|
| | |ст.38 |делами |
22-03|Должностные инструкции сотрудников| |3 г. |После замены|
| | |ст.56 |новыми |
22-04|Приказы ректора по вопросам работы| |До минования|Подлинники -|
|с иностранными учащимися. Копии | |надобности |в Управлении|
| | | |делами |
22-05|Годовой план работы деканата | |3 г. | |
| | |ст.167 | |
22-06|Отчет о работе деканата | |Постоянно | |
| | |ст.575а | |
22-07|Годовой план учебно-воспитательной| |3 г. | |
|работы с иностранными студентами и| |ст.167 | |
|аспирантами | | | |
22-08|Отчет об учебно-воспитательной ра-| |Постоянно | |
|боте с иностранными студентами и| |ст.575а | |
|аспирантами | | | |
22-09|Семестровые отчеты об учебе иност-| |3 г. |При отсутс-|
|ранных учащихся | |ст.575б |твии годовых|
| | | |- постоянно |
22-10|Учебные карточки иностранных уча-| |5 л. |После окон-|
|щихся | | |чания вуза |
22-11|Справочная картотека по личному| |75 л. | |
|составу иностранных учащихся | |ст.508 | |
22-12|Списки иностранных студентов, ас-| |5 л. |После окон-|
|пирантов и стажеров | | |чания вуза |
22-13|Переписка с Минобразованием России| |5 л. ЭПК | |
|и другими ведомствами по учеб-| |ст.584 | |
|но-воспитательной работе с иност-| | | |
|ранными учащимися | | | |
22-14|Регистрационные карточки входящих| |3 г. | |
|и исходящих документов | |ст.106б | |
22-15|Номенклатура дел деканата | |5 л. | |
| | |ст.95б | |
22-16|Описи на дела, переданные в архив| |3 г. |В архиве ву-|
|вуза, акты об уничтожении дел | |ст.117б |за - посто-|
| | | |янно |
| | | | |
23-32|Кафедра | | | |
-01|Приказы, распоряжения ректора,| |До минования|Подлинники -|
|проректоров вуза. Копии | |надобности |в Управлении|
| | | |делами |
-02|Протоколы заседаний кафедры за| |Постоянно | |
|учебный год | |ст.571 | |
-03|Протоколы научно-методических кон-| |Постоянно | |
|ференций | | | |
-04|План работы кафедры на учебный год| |Постоянно | |
| | |ст.572а | |
-05|План научно-исследовательской ра-| |Постоянно | |
|боты кафедры на учебный год | | | |
-06|Планы повышения квалификации про-| |До минования|Подлинники -|
|фессорско-преподавательского сос-| |надобности |в Управлении|
|тава. Копии | | |аспирантуры |
| | | |и докторан-|
| | | |туры |
-07|Индивидуальные планы и отчеты о| |5 л. | |
|работе преподавателей | |ст.574 | |
-08|Рабочие учебные планы на учебный| |1 г. | |
|год и графики учебного процесса | |ст.602 | |
-09|Годовой отчет о работе кафедры | |Постоянно | |
| | |ст.575а | |
-10|Годовой отчет о научно-исследова-| |Постоянно | |
|тельской работе кафедры | |ст.1284 | |
-11|Сведения о педагогической нагрузке| |5 л. | |
|преподавателей кафедры на учебный| | | |
|год | | | |
-12|Дипломные работы и проекты студен-| |5 л. |Дипломные |
|тов | |ст.591 |работы, от-|
| | | |меченные на|
| | | |конкурсах -|
| | | |постоянно. |
| | | |Работы, вы-|
| | | |полненные на|
| | | |творческих |
| | | |факультетах |
| | | |художествен-|
| | | |ных вузов|
| | | |- 15 л. ЭПК.|
| | | |Отзывы из-|
| | | |вестных лиц|
| | | |- постоянно |
-13|Дипломные работы. Отзывы на них | |5 л. |Работы, от-|
| | |ст.591 |меченные |
| | | |первыми пре-|
| | | |миями на|
| | | |всероссийс- |
| | | |ких, респуб-|
| | | |ликанских и|
| | | |вузовских |
| | | |конкурсах -|
| | | |постоянно. |
| | | |Работы, вы-|
| | | |полненные на|
| | | |творческих |
| | | |факультетах |
| | | |художествен-|
| | | |ных вузов -|
| | | |15 л. ЭПК |
-14|Курсовые проекты студентов | |2 г. | |
| | |ст.590 | |
-15|Экзаменационные билеты по лекцион-| |1 г. | |
|ным курсам | |ст.566 | |
-16|Документы о работе кружков | |5 л. | |
-17|Регистрационные карточки входящих| |3 г. | |
|и исходящих документов | |ст.106б | |
-18|Номенклатура дел кафедры | |5 л. | |
| | |ст.95б | |
-19|Описи на дела, переданные в архив| |3 г. |В архиве ву-|
|вуза, акты о выделении дел к унич-| |ст.117б |за - посто-|
|тожению | | |янно |
| | | | |
33 |Факультет повышения квалификации | | | |
33-01|Приказы и инструктивные письма Ми-| |До минования| |
|нобразования России, относящиеся к| |надобности | |
|деятельности ФПК. Копии | | | |
33-02|Положение о ФПК | |До замены | |
| | |новыми | |
| | |ст.38 | |
33-03|Должностные инструкции сотрудников| |3 г. |После замены|
| | |ст.56 |новыми |
33-04|Приказы ректора и проректоров вуза| |До минования|Подлинники -|
|о работе ФПК. Копии | |надобности |в Управлении|
| | | |делами |
33-05|Утвержденные планы и программы по| |Постоянно | |
|специальным дисциплинам ФПК | | | |
33-06|План повышения квалификации препо-| |5 л. | |
|давателей вуза | |ст.574 | |
33-07|Годовой план работы ФПК | |3 г. | |
| | |ст.167 | |
33-08|Отчет о работе ФПК | |Постоянно | |
| | |ст.575а | |
33-09|Протоколы заседаний Методического| |Постоянно | |
|совета ФПК | | | |
33-10|Годовой план работы Методического| |3 г. | |
|совета ФПК | |ст.167 | |
33-11|Отчет о работе Методического сове-| |Постоянно | |
|та ФПК | |ст.575а | |
33-12|Утвержденные списки членов Методи-| |5 л. | |
|ческого совета ФПК | |ст.637 | |
33-13|Протоколы заседаний аттестационной| |15 л. | |
|комиссии ФПК | | | |
33-14|Зачетные и экзаменационные ведо-| |5 л. | |
|мости | |ст.597 | |
33-15|Списки слушателей ФПК по учебным| |5 л. | |
|группам | | | |
33-16|Журналы учета посещаемости слуша-| |5 л. | |
|телей ФПК | |ст.606а | |
33-17|Личные дела слушателей ФПК | |75 л. - в| |
| | |ЭПК ст.499а | |
33-18|Переписка с министерствами, ве-| |3 г. | |
|домствами, вузами по вопросам по-| | | |
|вышения квалификации | | | |
33-19|Журнал регистрации выдачи свиде-| |75 л. | |
|тельств об окончании ФПК | |ст.528а | |
33-20|Регистрационные карточки входящих| |3 г. | |
|и исходящих документов | |ст.106б | |
33-21|Номенклатура дел ФПК | |5 л. | |
| | |ст.95б | |
33-22|Описи на дела, переданные в архив| |3 г. |В архиве ву-|
|вуза, акты об уничтожении дел | |ст.117б |за - посто-|
| | | |янно |
| | | | |
34 |Учебно-методический отдел | | | |
34-01|Приказы и инструктивные письма Ми-| |До минования| |
|нобразования России по учебно-ме-| |надобности | |
|тодическим вопросам. Копии | | | |
34-02|Положение об отделе | |До замены | |
| | |новыми | |
| | |ст.38 | |
34-03|Должностные инструкции сотрудников| |3 г. |После замены|
| | |ст.56 |новыми |
34-04|Приказы ректора и проректоров вуза| |До минования|Подлинники -|
|по учебно-вспомогательной, учеб-| |надобности |в Управлении|
|но-методической работе. Копии | | |делами |
34-05|Годовой план работы отдела | |3 г. | |
| | |ст.167 | |
34-06|Отчет о работе отдела | |Постоянно | |
| | |ст.575а | |
34-07|Планы работы методических комиссий| |3 г. | |
|факультетов | |ст.167 | |
34-08|Документы (планы, справки, отчеты| |5 л. ЭПК | |
|и др.) по обследованию и изучению| |ст.580 | |
|учебно-методической работы на фа-| | | |
|культетах и кафедрах | | | |
34-09|Документы учебно-методических кон-| |Постоянно | |
|ференций и совещаний (протоколы,| | | |
|стенограммы, тезисы) | | | |
| | | | |
35 |Управление (отдел) аспирантуры и| | | |
|докторантуры | | | |
35-01|Приказы и инструктивные письма Ми-| |До минования| |
|нобразования России по вопросам| |надобности | |
|аспирантуры. Копии | | | |
35-02|Приказы и распоряжения ректора ву-| |До минования|Подлинники -|
|за по вопросам аспирантуры, докто-| |надобности |в Управлении|
|рантуры и повышения квалификации.| | |делами |
|Копии | | | |
35-03|Решения коллегии ВАК России об ор-| |Постоянно |На госхране-|
|ганизации диссертационных советов| | |ние не пере-|
|по защите диссертаций. Копии | | |даются |
35-04|Протоколы заседаний комиссий по| |5 л. |После окон-|
|приему в аспирантуру | |ст.625 |чания аспи-|
| | | |рантуры или|
| | | |выбытия из|
| | | |нее |
35-05|Протоколы заседаний комиссий по| |50 л. | |
|приему кандидатских экзаменов | |ст.626 | |
| | | | |
35-06|Протоколы, стенограммы заседаний| |Постоянно | |
|диссертационных советов по защите| |ст.653 | |
|диссертаций | | | |
35-07|Планы приема в аспирантуру | |Постоянно | |
| | |ст.166а | |
35-08|Годовой статистический отчет о ра-| |Постоянно | |
|боте аспирантуры и докторантуры| |ст.293а | |
|(Ф1-НК) | | | |
35-09|Переписка о создании диссертацион-| |5 л. ЭПК | |
|ных советов по защите диссертаций| |ст.662 | |
|и присуждению ученых степеней | | | |
35-10|Переписка о депонировании рукопи-| |3 г. | |
|сей | |ст.886 | |
35-11|Личные дела аспирантов и докторан-| |75 л. - в|Отчисленные |
|тов | |ЭПК ст.499а |с 1 курса -|
| | | |15 л. |
35-12|Аттестационные дела лиц, утверж-| |Постоянно | |
|денных в ученой степени доктора| |ст.654а | |
|наук | | | |
35-13|Аттестационные дела лиц, утверж-| |10 л. | |
|денных в ученой степени кандидата| |ст.654в | |
|наук | | | |
35-14|Рефераты, представляемые в аспи-| |3 г. |Хранятся в|
|рантуру при сдаче вступительных| |ст.630 |личных делах|
|экзаменов | | |аспирантов |
35-15|Бюллетени, книги учета, бюллетени| |3 г. | |
|тайного голосования, протоколы| |ст.656 | |
|счетной комиссии диссертационных| | | |
|советов по защите диссертаций | | | |
35-16|Журналы (книги) выдачи дипломов о| |На госхране-| |
|присуждении ученых степеней | |ние не пере-| |
| | |даются. Хра-| |
| | |нятся в ор-| |
| | |ганизации. | |
| | |ст.660 | |
35-17|Регистрационные карточки (журналы| |3 г. | |
|регистрации) входящих и исходящих| |ст.106б | |
|документов | | | |
35-18|Номенклатура дел отдела | |5 л. | |
| | |ст.95б | |
35-19|Описи на дела, переданные в архив| |3 г. |В архиве ву-|
|вуза, акты о выделении дел к унич-| |ст.117б |за - посто-|
|тожению | | |янно |
| | | | |
36 |Сектор производственной практики | | | |
36-01|Приказы и инструктивные письма Ми-| |До минования| |
|нобразования России по вопросам| |надобности | |
|производственной практики студен-| | | |
|тов. Копии | | | |
36-02|Положение о секторе производствен-| |До замены | |
|ной практики | |новыми | |
| | |ст.38 | |
36-03|Должностные инструкции сотрудников| |3 г. |После замены|
| | |ст.56 |новыми |
36-04|Положение о производственной прак-| |До замены | |
|тике студентов | |новыми | |
| | |ст.608 | |
36-05|Договоры с заводами, научно-иссле-| |3 г. |После исте-|
|довательскими институтами о прове-| | ст.337 |чения срока|
|дении производственной практики| | |действия до-|
|студентов | | |говоров |
36-06|Заявки на закрепление баз произ-| |1 г. | |
|водственной практики студентов | |ст.609 | |
| | | | |
36-07|Списки баз производственной прак-| |До замены | |
|тики студентов | |новыми | |
| | |ст.612 | |
36-08|Приказы ректора о распределении| |До минования|Подлинники -|
|студентов по базам производствен-| |надобности |в Управлении|
|ной практики. Копии | | |делами |
36-09|Списки студентов с указанием баз| |5 л. | |
|прохождения производственной прак-| |ст.606а | |
|тики | | | |
36-10|Планы и программы производственной| |1 г. | |
|практики студентов | |ст.609 | |
36-11|Сводные отчеты по факультетам и| |Постоянно | |
|курсам об итогах производственной| |ст.575а | |
|практики студентов | | | |
36-12|Отчеты руководителей производс-| |5 л. | |
|твенной практики о прохождении| |ст.610 | |
|студентами практики | | | |
36-13|Зачетные ведомости прохождения| |5 л. | |
|студентами производственной прак-| |ст.597 | |
|тики | | | |
36-14|Переписка с учреждениями, предпри-| |5 л. | |
|ятиями и организациями о прохожде-| | | |
|нии студентами производственной| | | |
|практики | | | |
36-15|Регистрационные карточки входящих| |3 г. | |
|и исходящих документов | |ст.106б | |
36-16|Номенклатура дел сектора | |5 л. | |
| | |ст.95б | |
36-17|Описи на дела, переданные в архив| |3 г. |В архиве ву-|
|вуза, акты об уничтожении дел | |ст. 117б |за - посто-|
| | | |янно |
-----+----------------------------------+-----+------------+------------|
37 |Научный отдел| | | |
|(научно-исследовательский сектор) | | | |
-----+----------------------------------+-----+------------+------------|
37-01|Приказы и инструктивные письма| |До минования| |
|Минобразования России о| |надобности | |
|научно-исследовательской работе.| | | |
|Копии | | | |
-----+----------------------------------+-----+------------+------------|
37-02|Положение о научном отделе| |До замены| |
|(научно-исследовательском секторе)| |новыми | |
| | |ст. 38 | |
-----+----------------------------------+-----+------------+------------|
37-03|Должностные инструкции сотрудников| |3 г. |После замены|
| | |ст. 56 |новыми |
-----+----------------------------------+-----+------------+------------|
37-04|Годовой план| |Постоянно | |
|научно-исследовательских работ| |ст. 572а | |
|вуза | | | |
-----+----------------------------------+-----+------------+------------|
37-05|Годовые планы работы проблемных| |Постоянно | |
|(отраслевых) лабораторий | |ст. 1276а | |
-----+----------------------------------+-----+------------+------------|
37-06|Годовые отчеты о работе проблемных| |Постоянно | |
|(отраслевых) лабораторий | |ст. 1284 | |
-----+----------------------------------+-----+------------+------------|
37-07|Планы издания научных трудов вуза | |Постоянно | |
| | |ст. 903а | |
-----+----------------------------------+-----+------------+------------|
37-08|Годовой отчет вуза о выполнении| |Постоянно | |
|научно-исследовательских работ | |ст. 1284 | |
-----+----------------------------------+-----+------------+------------|
37-09|Полугодовые (квартальные) отчеты| |5 л. |Если не|
|вуза о научно-исследовательских| |ст. 292г |полностью |
|работах | | |включаются в|
| | | |годовой |
| | | |отчет -|
| | | |постоянно |
-----+----------------------------------+-----+------------+------------|
37-10|Тематические карточки на| |До минования| |
|законченные | |надобности | |
|научно-исследовательские работы | |ст. 1283 | |
-----+----------------------------------+-----+------------+------------|
37-11|Заключительные отчеты по| |Постоянно | |
|законченным темам| |ст. 1308 | |
|научно-исследовательских работ с| | | |
|приложениями (отзывы, рецензии,| | | |
|аннотации и др.) и заключения по| | | |
|ним | | | |
-----+----------------------------------+-----+------------+------------|
37-12|Аннотации по законченным| |Постоянно | |
|научно-исследовательским работам | |ст. 1273, | |
| | |1298 | |
-----+----------------------------------+-----+------------+------------|
37-13|Удостоверения о государственной| |Постоянно | |
|регистрации законченных| | | |
|научно-исследовательских работ | | | |
-----+----------------------------------+-----+------------+------------|
37-14|Договоры о творческом содружестве| |10 л. ЭПК | |
|вуза с производством (справки,| | | |
|отчеты, переписка) | | | |
-----+----------------------------------+-----+------------+------------|
37-15|Документы научно-технических| |Постоянно | |
|конференций, проведенных в вузе| | | |
|(протоколы, стенограммы и др.) | | | |
-----+----------------------------------+-----+------------+------------|
37-16|Договоры с учреждениями,| |5 л. |После |
|организациями и предприятиями на| |ст. 1288 |истечения |
|выполнение | | |срока |
|научно-исследовательских работ и| | |действия |
|документы к ним (планы работ, акты| | |договора |
|приемки-передачи, переписка и др.)| | | |
-----+----------------------------------+-----+------------+------------|
37-17|Переписка с Минобразованием| |5 л. | |
|России, учреждениями и| |ст. 1301 | |
|организациями о| | | |
|научно-исследовательской работе | | | |
-----+----------------------------------+-----+------------+------------|
37-18|Регистрационные карточки (журналы| |3 г. | |
|регистрации) входящих и исходящих| |ст. 106б | |
|документов | | | |
-----+----------------------------------+-----+------------+------------|
37-19|Номенклатура дел отдела (сектора) | |5 л. | |
| | |ст. 95б | |
-----+----------------------------------+-----+------------+------------|
37-20|Описи на дела, переданные в архив| |3 г. |В архиве|
|вуза, акты об уничтожении дел| |ст. 117б |вуза -|
|временного срока хранения | | |постоянно |
-----+----------------------------------+-----+------------+------------|
38 |Планово-финансовое управление | | | |
-----+----------------------------------+-----+------------+------------|
38-01|Законы Российской Федерации,| |До минования| |
|нормативные документы по вопросам| |надобности | |
|планирования, финансирования,| | | |
|оплаты труда | | | |
-----+----------------------------------+-----+------------+------------|
38-02|Приказы и инструктивные письма| |До минования| |
|Минобразования России по вопросам| |надобности | |
|планирования и финансирования.| | | |
|Копии | | | |
-----+----------------------------------+-----+------------+------------|
38-03|Приказы и указания ректора и| |До минования|Подлинники -|
|проректоров вуза по вопросам| |надобности |в Управлении|
|планово-финансовой работы. Копии | | |делами |
-----+----------------------------------+-----+------------+------------|
38-04|Утвержденное штатное расписание| |Постоянно | |
|вуза и документы по его изменению | |ст. 52а | |
-----+----------------------------------+-----+------------+------------|
38-05|Утвержденные годовые планы по|ч |Постоянно | |
|капвложениям, труду, фонду| |ст. 222а | |
|заработной платы и другим| | | |
|направлениям финансовой| | | |
|деятельности вуза | | | |
-----+----------------------------------+-----+------------+------------|
38-06|Проекты планов по капитальным| |5 л. | |
|вложениям, труду, фонду заработной| |ст. 207 | |
|платы и другим направлениям| | | |
|финансовой деятельности вуза | | | |
-----+----------------------------------+-----+------------+------------|
38-07|Утвержденные годовые сметы| |Постоянно | |
|расходов по госбюджету,| |ст. 228а | |
|спецсредствам, капвложениям и| | | |
|другим расходам | | | |
-----+----------------------------------+-----+------------+------------|
38-08|Сметы | |10 л. | |
|административно-хозяйственных | | | |
|расходов | | | |
-----+----------------------------------+-----+------------+------------|
38-09|Годовые статистические отчеты и| |Постоянно | |
|таблицы о выполнении планов по| |ст. 292а | |
|труду, фонду зарплаты и| | | |
|направлениям планово-финансовой| | | |
|деятельности вуза | | | |
-----+----------------------------------+-----+------------+------------|
38-10|Полугодовые, квартальные, месячные| |Полугодовые |При |
|статистические отчеты и таблицы о| |- 5 л.; |отсутствии |
|выполнении планов по труду, фонду| |квартальные |годовых, |
|зарплаты и другим направлениям| |- 3 г.; |полугодовых |
|планово-финансовой деятельности| |месячные - 1|- постоянно |
|вуза | |г. | |
| | |ст. 292в, г,| |
| | |д | |
-----+----------------------------------+-----+------------+------------|
38-11|Переписка с Минобразованием России| |3 г. |Переписка по|
|по плановым, финансовым вопросам | |ст. 233 |финансирова-|
| | | |нию |
| | | |загранкоман-|
| | | |дировок - 5|
| | | |л. |
-----+----------------------------------+-----+------------+------------|
38-12|Регистрационные карточки входящих| |3 г. | |
|и исходящих документов | |ст. 106б | |
-----+----------------------------------+-----+------------+------------|
38-13|Номенклатура дел управления | |5 л. | |
| | |ст. 95б | |
-----+----------------------------------+-----+------------+------------|
38-14|Описи на дела, переданные в архив| |3 г. |В архиве|
|вуза, акты об уничтожении дел | |ст. 117б |вуза -|
| | | |постоянно |
-----+----------------------------------+-----+------------+------------|
39 |Патентный отдел | | | |
-----+----------------------------------+-----+------------+------------|
39-01|Приказы и инструктивные письма| |До минования| |
|Минобразования России по вопросам| |надобности | |
|патентования. Копии | | | |
-----+----------------------------------+-----+------------+------------|
39-02|Положение о патентном отделе | |До замены| |
| | |новым ст. 38| |
-----+----------------------------------+-----+------------+------------|
39-03|Должностные инструкции сотрудников| |3 г. |После замены|
| | |ст. 56 |новыми |
-----+----------------------------------+-----+------------+------------|
39-04|Годовые планы работы отдела | |3 г. | |
| | |ст. 167 | |
-----+----------------------------------+-----+------------+------------|
39-05|Отчеты о работе отдела | |Постоянно | |
| | |ст. 575а | |
-----+----------------------------------+-----+------------+------------|
39-06|Принятые изобретения и технические| |Постоянно | |
|усовершенствования (описания,| |ст. 1379а | |
|отзывы, переписка) | | | |
-----+----------------------------------+-----+------------+------------|
39-07|Принятые рационализаторские| |10 л. ЭПК| |
|предложения (описания, заключения,| |ст. 1396а | |
|переписка) | | | |
-----+----------------------------------+-----+------------+------------|
39-08|Отклоненные рационализаторские| |5 л. | |
|предложения | |ст. 1396б | |
-----+----------------------------------+-----+------------+------------|
39-09|Протоколы по рассмотрению| |Постоянно | |
|изобретений, рационализаторских| |ст. 1406 | |
|предложений и документы к| | | |
|протоколам | | | |
-----+----------------------------------+-----+------------+------------|
39-10|Документы (планы, доклады, решения| |5 л. ЭПК | |
|и др.) о проведении конкурсов,| | | |
|смотров, соревнований по| | | |
|рационализации и изобретательству | | | |
-----+----------------------------------+-----+------------+------------|
39-11|Картотека (журнал) регистрации и| |Постоянно |На |
|учета изобретений и| |ст. 1398 |госхранение |
|рационализаторских предложений | | |не |
| | | |передаются, |
| | | |хранятся в|
| | | |организациях|
-----+----------------------------------+-----+------------+------------|
39-12|Авторская картотека изобретений и| |Постоянно |На |
|рационализаторских предложений | |ст. 1399 |госхранение |
| | | |не |
| | | |передаются, |
| | | |хранятся в|
| | | |организациях|
-----+----------------------------------+-----+------------+------------|
39-13|Обзоры и доклады о содействии| |Постоянно | |
|работе изобретателей и| |ст. 1405 | |
|рационализаторов | | | |
-----+----------------------------------+-----+------------+------------|
39-14|Доклады, отчеты о внедрении| |Постоянно | |
|изобретений и рационализаторских| |ст. 1391а | |
|предложений | | | |
-----+----------------------------------+-----+------------+------------|
39-15|Переписка о реализации изобретений| |5 л. | |
|и рационализаторских предложений и| |ст. 1411 | |
|степени их эффективности | | | |
-----+----------------------------------+-----+------------+------------|
39-16|Переписка о выдаче авторских| |5 л. | |
|свидетельств изобретателям и| |ст. 1407 | |
|рационализаторам | | | |
-----+----------------------------------+-----+------------+------------|
39-17|Переписка о премировании за| |5 л. | |
|изобретения и рационализаторские| |ст. 1407 | |
|предложения | | | |
-----+----------------------------------+-----+------------+------------|
39-18|Регистрационные карточки (журналы| |3 г. | |
|регистрации) входящих и исходящих| |ст. 106б | |
|документов | | | |
-----+----------------------------------+-----+------------+------------|
39-19|Номенклатура дел отдела | |5 л. | |
| | |ст. 95б | |
-----+----------------------------------+-----+------------+------------|
39-20|Описи на дела, переданные в архив| |3 г. |В архиве|
|вуза, акты об уничтожении дел | |ст. 117б |вуза -|
| | | |постоянно |
-----+----------------------------------+-----+------------+------------|
40 |Управление кадров | | | |
-----+----------------------------------+-----+------------+------------|
40-01|Приказы и инструктивные письма| |До минования| |
|Минобразования России по вопросам| |надобности | |
|работы с кадрами. Копии | | | |
-----+----------------------------------+-----+------------+------------|
40-02|Положение об Управлении кадров | |До замены| |
| | |новым ст. 38| |
-----+----------------------------------+-----+------------+------------|
40-03|Должностные инструкции сотрудников| |3 г. |После замены|
| | |ст. 56 |новыми |
-----+----------------------------------+-----+------------+------------|
40-04|Приказы ректора по личному составу| |75 л. ЭПК | |
|сотрудников | |ст. 19б | |
-----+----------------------------------+-----+------------+------------|
40-05|Приказы по личному составу| |75 л. ЭПК| |
|студентов | |ст. 19б | |
-----+----------------------------------+-----+------------+------------|
40-06|Приказы по личному составу| |75 л. ЭПК| |
|аспирантов, докторантов | |ст. 19б | |
-----+----------------------------------+-----+------------+------------|
40-07|Годовые статистические отчеты о| |Постоянно | |
|наличии, учете, текучести и| |ст. 293а | |
|распределении кадров | | | |
-----+----------------------------------+-----+------------+------------|
40-08|Протоколы заседаний конкурсных| |Постоянно |Если |
|комиссий и документы к ним | |ст. 518 |подлинные |
| | | |протоколы |
| | | |хранятся в|
| | | |Учебном |
| | | |управлении, |
| | | |в Управлении|
| | | |кадров - до|
| | | |минования |
| | | |надобности |
-----+----------------------------------+-----+------------+------------|
40-09|Списки | |75 л. | |
|профессорско-преподавательского | |ст. 511 | |
|состава, научных работников и| | | |
|административно-управленческого | | | |
|персонала | | | |
-----+----------------------------------+-----+------------+------------|
40-10|Заявления временных сотрудников | |3 г. | |
-----+----------------------------------+-----+------------+------------|
40-11|Личные дела и штатный формуляр| |Постоянно | |
|профессорско-преподавательского | |ст. 498а | |
|состава | | | |
-----+----------------------------------+-----+------------+------------|
40-12|Личные дела| |75 л. - в| |
|учебно-вспомогательного, | |ЭПК | |
|административно-управленческого | |ст. 498в | |
|персонала | | | |
-----+----------------------------------+-----+------------+------------|
40-13|Личные дела студентов дневного| |75 л. - в|Студентов, |
|обучения | |ЭПК |отчисленных |
| | |ст. 499а |с 1 -3|
| | | |курсов - 15|
| | | |л. ЭПК |
-----+----------------------------------+-----+------------+------------|
40-14|Личные карточки рабочих и| |75 л. - в| |
|служащих, ведущиеся вместо личных| |ЭПК | |
|дел (для совместителей и временных| |ст. 504 | |
|работников) | | | |
-----+----------------------------------+-----+------------+------------|
40-15|Документы о представлении| |Постоянно | |
|профессорско-преподавательского | | | |
|состава к присвоению ученых| | | |
|степеней и званий (характеристики,| | | |
|списки трудов, заключения) | | | |
-----+----------------------------------+-----+------------+------------|
40-16|Документы о представлении| |Постоянно | |
|работников вуза к| |ст. 643 | |
|правительственным наградам| | | |
|(характеристики, списки трудов) | | | |
-----+----------------------------------+-----+------------+------------|
40-17|Разрешения | |5 л. | |
|профессорско-преподавательскому | | | |
|составу и другим работникам вуза| | | |
|на работу по совместительству | | | |
-----+----------------------------------+-----+------------+------------|
40-18|Документы (справки, заявления) о| |5 л. | |
|назначении пенсий | |ст. 667 | |
-----+----------------------------------+-----+------------+------------|
40-19|Трудовые книжки преподавателей,| |До |Не |
|рабочих, студентов и служащих вуза| |востребова- |востребован-|
| | |ния |ные - не|
| | |ст. 524 |менее 50 л. |
-----+----------------------------------+-----+------------+------------|
40-20|Книга учета выдачи трудовых книжек| |50 л. | |
| | |ст. 526а | |
-----+----------------------------------+-----+------------+------------|
40-21|Отчетные сведения, акты и| |3 г. | |
|переписка по учету прихода и| |ст. 529 | |
|расхода трудовых книжек | | | |
-----+----------------------------------+-----+------------+------------|
40-22|Книга учета и алфавит личных дел | |75 л. | |
| | |ст. 507 | |
-----+----------------------------------+-----+------------+------------|
40-23|Книга учета выдачи удостоверений| |3 г. | |
|личности сотрудникам | |ст. 547 | |
-----+----------------------------------+-----+------------+------------|
40-24|Журнал регистрации больничных| |3 г. | |
|листов сотрудников | |ст. 699 | |
-----+----------------------------------+-----+------------+------------|
40-25|Регистрационные карточки (журналы| |3 г. | |
|регистрации) входящих и исходящих| |ст. 106б | |
|документов | | | |
-----+----------------------------------+-----+------------+------------|
40-26|Протоколы заседаний комиссий по| |Постоянно | |
|замещению вакантных должностей| |ст. 518 | |
|профессорско-преподавательского | | | |
|состава | | | |
-----+----------------------------------+-----+------------+------------|
40-27|Личные дела лиц, не прошедших по| |1 г. | |
|конкурсу на замещение вакантных| |ст. 506 | |
|должностей | | | |
-----+----------------------------------+-----+------------+------------|
40-28|Номенклатура дел Управления кадров| |5 л. | |
| | |ст. 95б | |
-----+----------------------------------+-----+------------+------------|
40-29|Описи на дела, переданные в архив| |3 г. |В архиве|
|вуза, акты об уничтожении дел | |ст. 117б |вуза -|
| | | |постоянно |
-----+----------------------------------+-----+------------+------------|
41 |Управление (отдел) бухгалтерского| | | |
|учета и финансового контроля | | | |
-----+----------------------------------+-----+------------+------------|
41-01|Законы Российской Федерации,| |До минования| |
|нормативные документы по вопросам| |надобности | |
|финансирования, оплаты труда | | | |
-----+----------------------------------+-----+------------+------------|
41-02|Приказы и инструктивные письма| |До минования| |
|Минобразования России по вопросам| |надобности | |
|бухгалтерского учета и финансового| | | |
|контроля. Копии | | | |
-----+----------------------------------+-----+------------+------------|
41-03|Приказы ректора вуза по основной| |До минования|Подлинники -|
|деятельности. Копии | |надобности |в Управлении|
| | | |делами |
-----+----------------------------------+-----+------------+------------|
41-04|Приказы ректора вуза по личному| |До минования|Подлинники -|
|составу сотрудников, студентов.| |надобности |в Управлении|
|Копии | | |кадров |
-----+----------------------------------+-----+------------+------------|
41-05|Положение об управлении | |До замены| |
| | |новым | |
| | |ст. 38 | |
-----+----------------------------------+-----+------------+------------|
41-06|Годовой отчет вуза с утвержденными| |Постоянно | |
|приложениями к нему по госбюджету,| |ст. 303б, а | |
|спецсредствам и капвложениям | | | |
-----+----------------------------------+-----+------------+------------|
41-07|Квартальные бухгалтерские отчеты и| |5 л. | |
|заключения по ним | |ст. 303в | |
-----+----------------------------------+-----+------------+------------|
41-08|Акты документальных ревизий| |5 л. |При условии|
|финансово-хозяйственной | |ст. 334 |завершения |
|деятельности вуза, документы| | |ревизии |
|(справки, информации, докладные| | | |
|записки) к ним | | | |
-----+----------------------------------+-----+------------+------------|
41-09|Акты проверки кассы, правильности| |5 л. | |
|взимания налогов и другие | |ст. 336 | |
-----+----------------------------------+-----+------------+------------|
41-10|Бухгалтерские документы кассового| |5 л. |При условии|
|и мемориального порядка со всеми| |ст. 310 |завершения |
|приложениями к ним (заявки,| | |ревизии. В|
|доверенности, ведомости, ж/ордера| | |случае |
|и др.), авансовые отчеты | | |возникнове- |
| | | |ния споров,|
| | | |разногласий,|
| | | |следственных|
| | | |и судебных|
| | | |дел -|
| | | |сохраняются |
| | | |до вынесения|
| | | |окончатель- |
| | | |ного решения|
-----+----------------------------------+-----+------------+------------|
41-11|Документы (протоколы заседаний,| |5 л. |При условии|
|инвентаризационных комиссий,| |ст. 323 |завершения |
|инвентарные описи, акты,| | |ревизии. В|
|сличительные ведомости) об| | |случае |
|инвентаризации | | |возникнове- |
| | | |ния споров,|
| | | |разногласий,|
| | | |следственных|
| | | |и судебных|
| | | |дел -|
| | | |сохраняются |
| | | |до вынесения|
| | | |окончатель- |
| | | |ного решения|
-----+----------------------------------+-----+------------+------------|
41-12|Документы (копии отчетов, выписки| |До минования|Не менее 5|
|из протоколов, заключения) о| |надобности |л. |
|выплате пособий, листков| |ст. 324 | |
|нетрудоспособности по| | | |
|государственному социальному| | | |
|страхованию | | | |
-----+----------------------------------+-----+------------+------------|
41-13|Документы (справки, акты,| |До минования|Не менее |
|обязательства, переписка) по| |надобности |5 л. |
|дебиторской задолженности,| |ст. 328 | |
|недостачах, растратах, хищениях | | | |
-----+----------------------------------+-----+------------+------------|
41-14|Документы (протоколы, акты,| |Постоянно | |
|отчеты) о переоценке основных| |ст. 329 | |
|фондов | | | |
-----+----------------------------------+-----+------------+------------|
41-15|Акты, ведомости переоценки и| |Постоянно | |
|определения износа основных| |ст. 330 | |
|средств | | | |
-----+----------------------------------+-----+------------+------------|
41-16|Документы (планы, отчеты,| |3 г. | |
|переписка) о проведении| |ст. 333 | |
|документальных ревизий и| | | |
|контрольно-ревизионной работы | | | |
-----+----------------------------------+-----+------------+------------|
41-17|Переписка с центральными, местными| |3 г. | |
|финансовыми органами о| |ст. 335 | |
|финансово-хозяйственной | | | |
|деятельности (об учете фондов, о| | | |
|наложении и взыскании штрафов, о| | | |
|приеме, сдаче, списании| | | |
|материальных ценностей и другим| | | |
|вопросам) | | | |
-----+----------------------------------+-----+------------+------------|
41-18|Паспорта зданий, сооружений и| |3 г. |Паспорта |
|оборудования | |ст. 331 |зданий -|
| | |После |памятников |
| | |ликвидации |архитектуры,|
| | |основных |находящихся |
| | |средств |под охраной|
| | | |государства |
| | | |- постоянно |
-----+----------------------------------+-----+------------+------------|
41-19|Переписка о паспортизации зданий и| |5 л. | |
|сооружений | |ст. 332 | |
-----+----------------------------------+-----+------------+------------|
41-20|Переписка о сроках представления| |1 г. | |
|бухгалтерской и финансовой| |ст. 309 | |
|отчетности | | | |
-----+----------------------------------+-----+------------+------------|
41-21|Лицевые счета| |75 л. ЭПК | |
|профессорско-преподавательского | |ст. 311а | |
|состава | | | |
-----+----------------------------------+-----+------------+------------|
41-22|Расчетные (расчетно-платежные)| |5 л. |При |
|ведомости | |ст. 312 |отсутствии |
| | | |лицевых |
| | | |счетов - 75|
| | | |л. |
-----+----------------------------------+-----+------------+------------|
41-23|Инвентарные карточки и книги учета| |3 г. |После |
|основных средств | |ст. 313 |ликвидации |
| | | |основных |
| | | |средств |
-----+----------------------------------+-----+------------+------------|
41-24|Доверенности на получение денежных| |3 г. | |
|сумм и товарно-материальных| |ст. 314 | |
|ценностей | | | |
-----+----------------------------------+-----+------------+------------|
41-25|Главная книга | |5 л. | |
| | |ст. 316 | |
-----+----------------------------------+-----+------------+------------|
41-26|Вспомогательные и контрольные| |5 л. |При условии|
|книги, журналы, картотеки,| |ст. 317 |завершения |
|кассовые книги, оборотные| | |ревизии |
|ведомости | | | |
-----+----------------------------------+-----+------------+------------|
41-27|Листки нетрудоспособности | |5 л. | |
| | |ст. 310 | |
-----+----------------------------------+-----+------------+------------|
41-28|Книги учета депонированной| |5 л. | |
|заработной платы, журналы| |ст. 318 | |
|регистрации исполнительных листов | | | |
-----+----------------------------------+-----+------------+------------|
41-29|Журналы регистрации счетов,| |5 л. | |
|кассовых ордеров, доверенностей,| |ст. 319 | |
|платежных поручений и др. | | | |
-----+----------------------------------+-----+------------+------------|
41-30|Исполнительные листы | |До минования|Не менее |
| | |надобности |5 л. |
| | |ст. 325 | |
-----+----------------------------------+-----+------------+------------|
41-31|Договоры, соглашения| |5 л. |После |
|(хозяйственные, операционные,| |ст. 337 |истечения |
|трудовые и др.) | | |срока |
| | | |договора, |
| | | |соглашения |
| | | |при условии|
| | | |завершения |
| | | |ревизии |
-----+----------------------------------+-----+------------+------------|
41-32|Номенклатура дел бухгалтерии | |5 л. | |
| | |ст. 95б | |
-----+----------------------------------+-----+------------+------------|
41-33|Описи на дела, переданные в архив| |3 г. |В архиве|
|вуза, акты об уничтожении дел | |ст. 117б |вуза -|
| | | |постоянно |
-----+----------------------------------+-----+------------+------------|
42 |Административно-хозяйственное | | | |
|управление | | | |
-----+----------------------------------+-----+------------+------------|
42-01|Приказы ректора и проректоров вуза| |До минования|Подлинники -|
|по административно-хозяйственной| |надобности |в Управлении|
|деятельности. Копии | | |делами |
-----+----------------------------------+-----+------------+------------|
42-02|Положение об управлении | |До замены| |
| | |новым ст. 38| |
-----+----------------------------------+-----+------------+------------|
42-03|Должностные инструкции сотрудников| |3 г. ст. 56 |После замены|
| | | |новыми |
-----+----------------------------------+-----+------------+------------|
42-04|Документы (доклады, обзоры,| |3 г. | |
|справки) о состоянии зданий и| |ст. 1100 | |
|помещений, занимаемых вузом | | | |
-----+----------------------------------+-----+------------+------------|
42-05|Документы (докладные записки,| |3 г. | |
|сведения и сводки) о проведении| |ст. 1658 | |
|капитального и текущего ремонта | | | |
-----+----------------------------------+-----+------------+------------|
42-06|Документы (акты, справки,| |5 л. | |
|протоколы, сведения) по анализу| |ст. 1114 | |
|работы автотранспорта | | | |
-----+----------------------------------+-----+------------+------------|
42-07|Документы (акты, заключения,| |Постоянно | |
|протоколы) аварийных комиссий | |ст. 1128 | |
|а) связанных с крупным| |5 л. | |
|материальным ущербом и| |ст. 1128 | |
|человеческими жертвами | | | |
|б) по прочим авариям | | | |
-----+----------------------------------+-----+------------+------------|
42-08|Документы (заявки, акты, сведения,| |3 г. | |
|переписка) о ремонте| |ст. 1145 | |
|автотранспорта | | | |
-----+----------------------------------+-----+------------+------------|
42-09|Документы (доклады, обзоры,| |3 г. | |
|сведения, сводки, справки,| |ст. 725 | |
|переписка) о состоянии и| | | |
|эксплуатации жилищного фонда| | | |
|студенческих общежитий | | | |
-----+----------------------------------+-----+------------+------------|
42-10|Переписка о подготовке зданий к| |3 г. | |
|зиме и предупредительных мерах от| |ст. 1107 | |
|затопления | | | |
-----+----------------------------------+-----+------------+------------|
42-11|Переписка об организации| |3 г. | |
|противопожарной охраны | |ст. 1193 | |
-----+----------------------------------+-----+------------+------------|
42-12|Переписка о приобретении| |3 г. | |
|противопожарного инвентаря | |ст. 1196 | |
-----+----------------------------------+-----+------------+------------|
42-13|Переписка об эксплуатации и| |3 г. | |
|ремонте средств связи | |ст. 1164 | |
-----+----------------------------------+-----+------------+------------|
42-14|Переписка об установке, переносе и| |3 г. | |
|работе телефонов | |ст. 1180 | |
-----+----------------------------------+-----+------------+------------|
42-15|Переписка об организации,| |3 г. | |
|развитии, наличии, состоянии и| |ст. 1111 | |
|эксплуатации различных видов| | | |
|транспорта | | | |
-----+----------------------------------+-----+------------+------------|
42-16|Переписка об авариях | |5 л. | |
| | |ст. 1129 | |
-----+----------------------------------+-----+------------+------------|
42-17|Переписка о заявках и лимитах на| |3 г. | |
|бензин | |ст. 1147 | |
-----+----------------------------------+-----+------------+------------|
42-18|Переписка о расходе| |1 г. | |
|горюче-смазочных материалов,| |ст. 1150 | |
|запасных частей и выдаче талонов| | | |
|на бензин | | | |
-----+----------------------------------+-----+------------+------------|
42-19|Переписка с отделениями милиции о| |3 г. | |
|прописке студентов в общежитиях | | | |
-----+----------------------------------+-----+------------+------------|
42-20|Графики текущего и капитального| |1 г. |После |
|ремонта | |ст. 1656 |окончания |
| | | |ремонта |
-----+----------------------------------+-----+------------+------------|
42-21|Акты осмотра и приема объектов| |5 л. |После |
|после капитального и текущего| |ст. 1660 |окончания |
|ремонта | | |работ |
-----+----------------------------------+-----+------------+------------|
42-22|Акты о техническом и санитарном| |3 г. | |
|состоянии зданий, дворов и| |ст. 1105 | |
|тротуаров | | | |
-----+----------------------------------+-----+------------+------------|
42-23|Наряды на производство ремонтных| |3 г. |В случае|
|работ | |ст. 1648 |возникнове- |
| | | |ния споров,|
| | | |судебных дел|
| | | |- до|
| | | |выяснения |
| | | |окончатель- |
| | | |ного решения|
-----+----------------------------------+-----+------------+------------|
42-24|Заявки на текущий ремонт зданий и| |2 г. | |
|сооружений | |ст. 1655 | |
-----+----------------------------------+-----+------------+------------|
42-25|Заявки на выделение автотранспорта| |1 г. | |
| | |ст. 1122 | |
-----+----------------------------------+-----+------------+------------|
42-26|Исполнительные схемы коммуникаций,| |До замены| |
|водопровода, канализации,| |новыми | |
|отопления, силовой и световой| |ст. 1521 | |
|электросети | | | |
-----+----------------------------------+-----+------------+------------|
42-27|Заявления студентов о| |3 г. | |
|предоставлении мест в общежитии | |ст. 78 | |
-----+----------------------------------+-----+------------+------------|
42-28|Книги учета пробега автотранспорта| |5 л. | |
| | |ст. 1142 | |
-----+----------------------------------+-----+------------+------------|
42-29|Книги учета путевых листов | |3 г. |После |
| | |ст. 1143 |завершения |
| | | |ревизии |
-----+----------------------------------+-----+------------+------------|
42-30|Журнал учета талонов на легковой| |3 г. | |
|автотранспорт | |ст. 1143 | |
-----+----------------------------------+-----+------------+------------|
42-31|Паспорта транспортных средств | |До списания| |
| | |транспортных| |
| | |средств | |
| | |ст. 1133 | |
-----+----------------------------------+-----+------------+------------|
42-32|Акты списания транспортных средств| |3 г. |После |
| | |ст. 1134 |списания |
-----+----------------------------------+-----+------------+------------|
42-33|Акты на замену спидометров | |3 г. | |
| | |ст. 1154 | |
-----+----------------------------------+-----+------------+------------|
42-34|Графики технического обслуживания| |1 г. | |
|и ремонта автомобильного| |ст. 1146 | |
|транспорта | | | |
-----+----------------------------------+-----+------------+------------|
42-35|Ведомости, карточки учета| |3 г. |После |
|эксплуатации автомашин,| |ст. 1139 |списания |
|автопокрышек | | | |
-----+----------------------------------+-----+------------+------------|
42-36|Путевые листы и наряды на| |3 г. |После |
|автотранспорт | |ст. 1141 |завершения |
| | | |ревизии |
-----+----------------------------------+-----+------------+------------|
42-37|Номенклатура дел управления | |5 л. | |
| | |ст. 95б | |
-----+----------------------------------+-----+------------+------------|
42-38|Описи на дела, переданные в архив| |3 г. |В архиве|
|вуза, акты об уничтожении дел| |ст. 117б |вуза -|
|временного срока хранения | | |постоянно |
-----+----------------------------------+-----+------------+------------|
43 |Библиотека | | | |
-----+----------------------------------+-----+------------+------------|
43-01|Приказы и распоряжения ректора| |До минования|Подлинники -|
|вуза. Копии | |надобности |в Управлении|
| | | |делами |
-----+----------------------------------+-----+------------+------------|
43-02|Положение о библиотеке | |Постоянно | |
| | |ст. 38 | |
-----+----------------------------------+-----+------------+------------|
43-03|Правила пользования библиотечным| |До замены| |
|фондом | |новыми | |
| | |ст. 21б | |
-----+----------------------------------+-----+------------+------------|
43-04|Протоколы заседаний библиотечного| |Постоянно | |
|совета | |ст. 571 | |
-----+----------------------------------+-----+------------+------------|
43-05|Годовой план и отчет о работе| |5 л. | |
|библиотеки | |ст. 816, 294| |
-----+----------------------------------+-----+------------+------------|
43-06|Документы (списки, отчеты) по| |1 г. |После |
|оформлению годовой подписки на| |ст. 818 |получения |
|литературу | | |подписной |
| | | |литературы |
-----+----------------------------------+-----+------------+------------|
43-07|Переписка о возвращении книг| |1 г. |После |
|читателями | |ст. 838 |возвращения |
| | | |книг или|
| | | |возмещения |
| | | |стоимости |
| | | |утерянных |
| | | |книг |
-----+----------------------------------+-----+------------+------------|
43-08|Акты обследования работы| |1 г. |После |
|библиотеки | |ст. 812 |следующей |
| | | |проверки |
-----+----------------------------------+-----+------------+------------|
43-09|Акты и списки на передачу книг| |3 г. | |
|другим организациям | |ст. 830 | |
-----+----------------------------------+-----+------------+------------|
43-10|Акты списания книг | |10 л. |После |
| | |ст. 831 |проверки |
| | | |библиотечно-|
| | | |го фонда |
-----+----------------------------------+-----+------------+------------|
43-11|Каталоги книг (систематические,| |До | |
|алфавитные, предметные) | |ликвидации | |
| | |библиотеки | |
| | |ст. 836 | |
-----+----------------------------------+-----+------------+------------|
43-12|Книги суммарного учета| |До | |
|библиотечного фонда | |ликвидации | |
| | |библиотеки | |
| | |ст. 820 | |
-----+----------------------------------+-----+------------+------------|
44 |Архив | | | |
-----+----------------------------------+-----+------------+------------|
44-01|Нормативные документы Федеральной| |До замены| |
|архивной службы России, органов| |новыми | |
|управления архивным делом| | | |
|субъектов Российской Федерации | | | |
-----+----------------------------------+-----+------------+------------|
44-02|Утвержденные Положения об архиве,| |До замены|Подлинники -|
|экспертной комиссии. Копии | |новыми |в Управлении|
| | |ст. 38 |делами |
-----+----------------------------------+-----+------------+------------|
44-03|Сводная номенклатура дел вуза.| |До минования|Подлинник -|
|Копии | |надобности |в Управлении|
| | | |делами |
-----+----------------------------------+-----+------------+------------|
44-04|Дела фондов (исторические справки| |Хранятся в|При |
|к фондам, акты проверки наличия и| |организациях|ликвидации |
|состояния документов, акты приема| |. Постоянно|организаций |
|и передачи документов на| |ст. 115 |передаются |
|госхранение, акты о выделении| | |на |
|документов к уничтожению, о| | |госхранение |
|недостатках и неисправимых| | | |
|повреждениях документов, обзоры| | | |
|фондов) | | | |
-----+----------------------------------+-----+------------+------------|
44-05|Описи на дела постоянного срока| |Постоянно | |
|хранения | |ст. 117а | |
-----+----------------------------------+-----+------------+------------|
44-06|Описи личных дел| |Постоянно | |
|профессорско-преподавательского | |ст. 117а | |
|состава, рабочих и служащих | | | |
-----+----------------------------------+-----+------------+------------|
44-07|Описи личных дел студентов | |Постоянно | |
| | |ст. 117а | |
-----+----------------------------------+-----+------------+------------|
44-08|Акты, справки об итогах| |10 л. | |
|обследований (проверок) архивными| |ст. 119 | |
|учреждениями состояния и условий| | | |
|хранения документов | | | |
-----+----------------------------------+-----+------------+------------|
44-09|Докладные записки, справки о| |5 л. | |
|работе архива | |ст. 120 | |
-----+----------------------------------+-----+------------+------------|
44-10|Заявления, запросы о выдаче| |3 г. | |
|архивных справок, копий, выписок| |ст. 130 | |
|из документов, переписка по их| | | |
|выдаче | | | |
-----+----------------------------------+-----+------------+------------|
44-11|Журналы учета поступлений и| |На | |
|выбытия документов их архива | |госхранение | |
| | |не | |
| | |передаются. | |
| | |Хранятся в| |
| | |организации | |
| | |ст. 125 | |
-----+----------------------------------+-----+------------+------------|
44-12|Журналы выдачи документов из| |3 г. |После |
|архива | |ст. 129 |возвращения |
| | | |документов в|
| | | |архив |
-----+----------------------------------+-----+------------+------------|
44-13|Журналы регистрации выданных| |3 г. | |
|архивных справок, копий, выписок| |ст. 131 | |
|из документов | | | |
-----+----------------------------------+-----+------------+------------|
45 |Студенческое научное| | | |
|(научно-техническое) общество | | | |
-----+----------------------------------+-----+------------+------------|
45-01|Приказы Минобразования России,| |До минования| |
|ректора вуза по вопросам| |надобности | |
|студенческой научной работы. Копии| | | |
-----+----------------------------------+-----+------------+------------|
45-02|Положение (устав) о студенческом| |До замены| |
|научном обществе вуза | |новыми | |
| | |ст. 38 | |
-----+----------------------------------+-----+------------+------------|
45-03|Годовой план работы студенческого| |3 г. | |
|научного общества | |ст. 167 | |
-----+----------------------------------+-----+------------+------------|
45-04|Годовой отчет о работе| |Постоянно | |
|студенческого научного общества | |ст. 575а | |
-----+----------------------------------+-----+------------+------------|
45-05|Протоколы заседаний (общих| |Постоянно | |
|собраний) студенческого научного| |ст. 571 | |
|общества | | | |
-----+----------------------------------+-----+------------+------------|
45-06|Документы студенческих научных| |Постоянно | |
|конференций (планы подготовки,| |ст. 14а | |
|тезисы докладов, протоколы| | | |
|заседаний и др.) | | | |
-----+----------------------------------+-----+------------+------------|
45-07|Документы по проведению конкурсов| |Постоянно | |
|на лучшие студенческие научные| | | |
|работы (списки работ, аннотации,| | | |
|отзывы, заключения и др.) | | | |
-----+----------------------------------+-----+------------+------------|
45-08|Переписка с Минобразованием| |3 г. | |
|России, другими вузами по вопросам| | | |
|студенческой научной работы | | | |
-----+----------------------------------+-----+------------+------------|
45-09|Номенклатура дел научного общества| |5 л. | |
| | |ст. 95 | |
-----+----------------------------------+-----+------------+------------|
45-10|Описи на дела, переданные в архив| |3 г. | |
|вуза, акты об уничтожении дел | |ст. 117б | |
-----+----------------------------------+-----+------------+------------|
46 |Редакционно-издательский отдел | | | |
-----+----------------------------------+-----+------------+------------|
46-01|Приказы и инструктивные письма| |До минования| |
|Минобразования России по вопросам| |надобности | |
|издательской деятельности. Копии | | | |
-----+----------------------------------+-----+------------+------------|
46-02|Положение о| |До замены| |
|редакционно-издательском отделе | |новыми | |
| | |ст. 38 | |
-----+----------------------------------+-----+------------+------------|
46-03|Должностные инструкции сотрудников| |3 г. |После замены|
| | |ст. 56 |новыми |
-----+----------------------------------+-----+------------+------------|
46-04|Приказы и указания ректора и| |До минования|Подлинники -|
|проректоров вуза по вопросам| |надобности |в Управлении|
|издательской деятельности. Копии | | |делами |
-----+----------------------------------+-----+------------+------------|
46-05|Протоколы и стенограммы заседаний| |Постоянно | |
|редакционно-издательского совета| |ст. 896 | |
|вуза | | | |
-----+----------------------------------+-----+------------+------------|
46-06|Утвержденный издательский план|ч |Постоянно | |
|вуза и документы к нему (отзывы,| |ст. 903а | |
|заключения, уточнения и др.) | | | |
-----+----------------------------------+-----+------------+------------|
46-07|Годовой отчет о выполнении| |Постоянно | |
|издательского плана | |ст. 292а, б | |
-----+----------------------------------+-----+------------+------------|
46-08|Список выпущенных изданий научных| |Постоянно | |
|трудов вуза | |ст. 934 | |
-----+----------------------------------+-----+------------+------------|
46-09|Авторские и наборные с авторской| |3 г. ЭПК |После |
|правкой рукописи опубликованных| |ст. 911а |издания |
|научных работ и учебных пособий | | |рукописи |
| | | |известных |
| | | |деятелей -|
| | | |постоянно |
-----+----------------------------------+-----+------------+------------|
46-10|Авторские рукописи| |3 г. ЭПК |Рукописи, |
|неопубликованных научных работ и| |ст. 912 |получившие |
|учебных пособий | | |положитель- |
| | | |ную оценку -|
| | | |постоянно |
-----+----------------------------------+-----+------------+------------|
46-11|Дела по изданию рукописей научных| |3 г. ЭПК |Рукописи, |
|трудов (аннотации, рецензии,| |ст. 921 |отзывы, |
|переписка с автором о работе над| | |рецензии |
|рукописью и др.) | | |известных |
| | | |лиц -|
| | | |постоянно |
-----+----------------------------------+-----+------------+------------|
46-12|Наборные экземпляры рукописей без| |До минования| |
|правки | |надобности | |
| | |ст. 918 | |
-----+----------------------------------+-----+------------+------------|
46-13|Верстки и сверки со смысловой| |3 г. ЭПК |После |
|правкой редактора | |ст. 911а |издания |
-----+----------------------------------+-----+------------+------------|
46-14|Книга учета рассылки сигнальных и| |1 г. | |
|контрольных экземпляров вузовских| |ст. 932 | |
|изданий | | | |
-----+----------------------------------+-----+------------+------------|
46-15|Журнал регистрации заказов на| |1 г. | |
|внутривузовские издания | |ст. 932 | |
-----+----------------------------------+-----+------------+------------|
46-16|Типографские заявки и заказы | |1 г. | |
| | |ст. 941 | |
-----+----------------------------------+-----+------------+------------|
46-17|Регистрационные карточки (журналы| |3 г. | |
|регистрации) входящих и исходящих| |ст. 106б | |
|документов | | | |
-----+----------------------------------+-----+------------+------------|
46-18|Номенклатура дел отдела | |5 л. | |
| | |ст. 95б | |
-----+----------------------------------+-----+------------+------------|
46-19|Описи на дела, переданные в архив| |3 г. | |
|вуза, акты об уничтожении дел | |ст. 117б | |
-----+----------------------------------+-----+------------+------------|
47 |Редакция многотиражной газеты | | | |
-----+----------------------------------+-----+------------+------------|
47-01|Документы (договоры, планы,| |3 г. | |
|графики, переписка) по выпуску и| |ст. 910 | |
|распространению многотиражной| | | |
|газеты | | | |
-----+----------------------------------+-----+------------+------------|
47-02|Контрольные экземпляры| |Постоянно | |
|многотиражной газеты | | | |
-----+----------------------------------+-----+------------+------------|
47-03|Документы о подписке на| |1 г. | |
|многотиражную газету | | | |
-----+----------------------------------+-----+------------+------------|
47-04|Картотека авторского актива| |5 л. | |
|многотиражной газеты | |ст. 927 | |
-----+----------------------------------+-----+------------+------------|
47-05|Рукописи опубликованных документов| |3 г. ЭПК |После |
| | |ст. 911а |издания |
-----+----------------------------------+-----+------------+------------|
47-06|Рукописи неопубликованных| |3 г. |Рукописи, |
|документов | |ст. 912 |получившие |
| | | |положитель- |
| | | |ную оценку|
| | | |рецензентов |
| | | |- постоянно |
-----+----------------------------------+-----+------------+------------|
47-07|Иллюстрированные документы| |3 г. | |
|(фотографии, рисунки, клише) | |ст. 915 | |
-----+----------------------------------+-----+------------+------------|
47-08|Верстки и сверки | |3 г. | |
| | |ст. 921 | |
-----+----------------------------------+-----+------------+------------|
47-09|Письма в газету | |5 л. ЭПК | |
-----+----------------------------------+-----+------------+------------|
47-10|Документы, присланные| |До минования| |
|информационными и рекламными| |надобности | |
|агентствами | | | |
-----+----------------------------------+-----+------------+------------|
48 |Профсоюзный комитет | | | |
-----+----------------------------------+-----+------------+------------|
48-01|Приказы, постановления, решения,| |До минования| |
|инструктивные письма высших| |надобности | |
|профсоюзных органов, касающихся| | | |
|деятельности профсоюзной| | | |
|организации вуза. Копии | | | |
-----+----------------------------------+-----+------------+------------|
48-02|Протоколы общих отчетно-выборных| |Постоянно | |
|профсоюзных собраний и конференций| |ст. 1232а | |
|и документы к ним | | | |
-----+----------------------------------+-----+------------+------------|
48-03|Протоколы заседаний профсоюзного| |Постоянно | |
|комитета | |ст. 1232а | |
-----+----------------------------------+-----+------------+------------|
48-04|Годовой план работы профкома | |3 г. | |
| | |ст. 46 | |
-----+----------------------------------+-----+------------+------------|
48-05|Смета расходов профсоюзного| |Постоянно | |
|комитета | |ст. 228а | |
-----+----------------------------------+-----+------------+------------|
48-06|Годовой финансовый отчет| |Постоянно | |
|профсоюзного комитета по бюджету и| |ст. 303б | |
|соцстраху | | | |
-----+----------------------------------+-----+------------+------------|
48-07|Отчеты и сведения о работе| |3 г. | |
|комиссии профкома (соцстрахования,| |ст. 1255 | |
|культурно-массовая работа) | | | |
-----+----------------------------------+-----+------------+------------|
48-08|Бюллетени тайного голосования,| |В течение| |
|списки кандидатов, выдвинутых в| |срока | |
|новый состав | |полномочий | |
| | |ст. 1234 | |
-----+----------------------------------+-----+------------+------------|
48-09|Бухгалтерские документы кассового| |5 л. | |
|и мемориального порядка со всеми| |ст. 310 | |
|приложениями к ним | | | |
-----+----------------------------------+-----+------------+------------|
48-10|Главная книга | |5 л. | |
| | |ст. 316 | |
-----+----------------------------------+-----+------------+------------|
48-11|Заявления членов профкома по| |3 г. | |
|вопросам быта и предоставления| |ст. 1254 | |
|путевок | | | |
------------------------------------------------------------------------/
Руководитель службы доку-
ментационного обеспечения подпись инициалы, фамилия
Заведующий архивом вуза подпись инициалы, фамилия
Итоговая запись о категориях и количестве дел, заведенных в____________году
|
По срокам хранения |
Всего |
В том числе |
|
|
переходящих |
с отметкой "ЭПК" |
||
|
1 |
2 |
3 |
4 |
|
Постоянного |
|
|
|
|
Временного (свыше 10 лет) |
|
|
|
|
Временного (до 10 лет включительно) |
|
|
|
|
Итого |
|
|
|
|
Министр общего и профессионального |
В. Филиппов |
Одобрено ЦЭПК Росархива Протокол N 1 от 24 февраля 1999 г.
Откройте актуальную версию документа прямо сейчас
Если вы являетесь пользователем интернет-версии системы ГАРАНТ, вы можете открыть этот документ прямо сейчас или запросить по Горячей линии в системе.
Методические указания по применению примерной номенклатуры дел высшего учебного заведения (утв. Минобразованием РФ 11 мая 1999 г.)
Текст методических указаний опубликован в Бюллетене Министерства образования Российской Федерации, 1999 г., N 7, N 8
Приказом Минобрнауки России от 13 марта 2024 г. N 192 настоящий документ признан утратившим силу с 13 марта 2024 г.