Распоряжение Губернатора Пермского края от 16 марта 2009 г. N 19-р "Об утверждении Инструкции по делопроизводству в Администрации губернатора Пермского края, Аппарате Правительства Пермского края, исполнительных органах государственной власти Пермского края"

С изменениями и дополнениями от:

27 декабря 2010 г.

В целях совершенствования документирования управленческой деятельности и организации работы с документами в Администрации губернатора Пермского края, Аппарате Правительства Пермского края, исполнительных органах государственной власти Пермского края:

1. Утвердить прилагаемую Инструкцию по делопроизводству в Администрации губернатора Пермского края, Аппарате Правительства Пермского края, исполнительных органах государственной власти Пермского края (далее - Инструкция).

2. Руководителям структурных подразделений Администрации губернатора Пермского края, Аппарата Правительства Пермского края, исполнительных органов государственной власти Пермского края довести текст Инструкции до всех государственных гражданских служащих Пермского края и работников, замещающих должности, не являющиеся должностями государственной гражданской службы Пермского края, и обеспечить соблюдение установленных Инструкцией требований.

3. Управлению документационного обеспечения Аппарата Правительства Пермского края оказывать практическую и методическую помощь структурным подразделениям Администрации губернатора Пермского края, Аппарата Правительства Пермского края, исполнительным органам государственной власти Пермского края по внедрению Инструкции.

4. Контроль за исполнением распоряжения возложить на и.о. руководителя Аппарата Правительства Пермского края Германа М.А.

О.А. Чиркунов

Информация об изменениях:

Распоряжением Губернатора Пермского края от 27 декабря 2010 г. N 202-р в Инструкцию внесены изменения

См. текст Инструкции в предыдущей редакции

Инструкция
по делопроизводству в Администрации губернатора Пермского края, Аппарате Правительства Пермского края, исполнительных органах государственной власти Пермского края
(утв. распоряжением губернатора Пермского края от 16 марта 2009 г. N 19-р)

С изменениями и дополнениями от:

27 декабря 2010 г.

I. Общие положения

1.1. Инструкция по делопроизводству в Администрации губернатора Пермского края, Аппарате Правительства Пермского края, исполнительных органах государственной власти Пермского края (далее - Инструкция) разработана в целях совершенствования работы с документами, повышения качества их подготовки, сокращения количества документов, упорядочения документооборота и оптимизации управленческого труда.

Инструкция является нормативным документом, устанавливающим общие правила и единый порядок документирования и организации работы со служебными документами в Администрации губернатора Пермского края, Аппарате Правительства Пермского края, исполнительных органах государственной власти Пермского края.

1.2. Организация, правила и порядок работы с документами, содержащими служебную информацию ограниченного распространения, по личному составу, а также с обращениями граждан установлены специальными инструкциями.

1.3. Инструкция разработана в соответствии с федеральными законами, Правилами делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти, утвержденных постановлением Правительства Российской Федерации от 15 июня 2009 г. N 477, Методическими рекомендациями по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утвержденных приказом Росархива от 23 декабря 2009 г. N 76, правовыми актами, нормативными и методическими документами, регламентирующими создание, обработку, хранение и использование документов, с учетом особенностей постановки делопроизводства в Администрации губернатора Пермского края, Аппарате Правительства Пермского края, исполнительных органах государственной власти Пермского края.

1.4. Методическое руководство организацией делопроизводства и контроль за соблюдением требований Инструкции в структурных подразделениях Администрации губернатора Пермского края, Аппарата Правительства Пермского края, исполнительных органах государственной власти Пермского края осуществляются управлением документационного обеспечения Аппарата Правительства Пермского края (далее - управление документационного обеспечения).

1.5. В Администрации губернатора Пермского края, Аппарате Правительства Пермского края и исполнительных органах государственной власти Пермского края используется автоматизированная технология документирования и организации работы с документами - "Интегрированная система электронного документооборота, архива и управления потоками работ в Администрации губернатора Пермского края, Аппарате Правительства Пермского края и исполнительных органах государственной власти Пермского края" (далее - ИСЭД-ЭА-УПР).

Перечень процессов, в рамках которых осуществляется промышленная эксплуатация ИСЭД-ЭА-УПР, и Порядок эксплуатации ИСЭД-ЭА-УПР утверждены указом губернатора Пермского края от 10 апреля 2009 г. N 16 "Об интегрированной системе электронного документооборота, архива и управления потоками работ в Администрации губернатора Пермского края, Аппарате Правительства Пермского края и исполнительных органах государственной власти Пермского края".

1.6. Ответственность за организацию и состояние делопроизводства, соблюдение установленных Инструкцией требований в структурных подразделениях Администрации губернатора Пермского края, Аппарата Правительства Пермского края, исполнительных органах государственной власти Пермского края возлагается на их руководителей.

Руководитель структурного подразделения Администрации губернатора Пермского края, Аппарата Правительства Пермского края, исполнительного органа государственной власти Пермского края определяет (назначает) ответственного за работу с документами.

Должностной регламент ответственного за работу с документами в структурном подразделении Администрации губернатора Пермского края, Аппарата Правительства Пермского края, исполнительном органе государственной власти Пермского края разрабатывается с учетом примерного перечня его обязанностей согласно приложению 1 к настоящей Инструкции.

1.7. Требования Инструкции обязательны для государственных гражданских служащих Пермского края и работников, замещающих должности, не являющиеся должностями государственной гражданской службы Пермского края, (далее - сотрудники) структурных подразделений Администрации губернатора Пермского края, Аппарата Правительства Пермского края, исполнительных органов государственной власти Пермского края.

1.8. Особенности организации и ведения делопроизводства в исполнительных органах государственной власти Пермского края могут регулироваться внутренними инструкциями и другими нормативно-методическими документами исполнительных органов государственной власти Пермского края, разработанными на основе данной Инструкции и не противоречащими ей.

Инструкции исполнительных органов государственной власти Пермского края утверждаются руководителями этих органов.

1.9. Сотрудники Администрации губернатора Пермского края, Аппарата Правительства Пермского края, исполнительных органов государственной власти Пермского края несут персональную ответственность за соблюдение требований Инструкции, своевременное рассмотрение и исполнение документов, их правильное оформление и сохранность.

Об утрате служебных документов немедленно информируется руководитель структурного подразделения Администрации губернатора Пермского края, Аппарата Правительства Пермского края, исполнительного органа государственной власти Пермского края и начальник управления документационного обеспечения.

1.10. При временном отсутствии сотрудников Администрации губернатора Пермского края, Аппарата Правительства Пермского края, исполнительных органов государственной власти Пермского края (отпуск, командировка), увольнении или перемещении имеющиеся у них документы по указанию руководителя передаются другому сотруднику.

1.11. Информация, содержащаяся в проектах документов и документах, может использоваться только в служебных целях и в соответствии с полномочиями должностных лиц.

1.12. Передача копий подписанных губернатором Пермского края, руководителем Администрации губернатора Пермского края, председателем Правительства Пермского края, заместителями председателя Правительства Пермского края, руководителем Аппарата Правительства Пермского края (далее - руководителями Пермского края) документов сотрудникам сторонних организаций осуществляется по указанию (разрешению) начальника управления документационного обеспечения.

В связи со служебной необходимостью передача документов (копий документов) структурных подразделений Администрации губернатора Пермского края, Аппарата Правительства Пермского края, исполнительных органов государственной власти Пермского края сотрудникам сторонних организаций допускается с разрешения руководителей.

Передача документов (копий документов) представителям средств массовой информации осуществляется департаментом информационной политики Администрации губернатора Пермского края, а также уполномоченными на это должностными лицами.

II. Состав документов

2.1. Деятельность губернатора Пермского края, руководителя Администрации губернатора Пермского края, председателя Правительства Пермского края, заместителей председателя Правительства Пермского края, руководителя Аппарата Правительства Пермского края обеспечивается комплексом документов, составляющим организационно-распорядительную документацию.

2.2. Наиболее применяемые виды и разновидности организационно-распорядительных документов содержатся в примерном перечне согласно приложению 2 к настоящей Инструкции.

2.3. Состав издаваемых документов в первую очередь определяется действующим законодательством и компетенцией органа управления или должностного лица.

2.4. Губернатор Пермского края издает указы и распоряжения во исполнение Конституции Российской Федерации, федеральных законов, нормативных актов Президента Российской Федерации, постановлений Правительства Российской Федерации и в соответствии с Уставом Пермского края и законами Пермского края.

В соответствии с действующим законодательством губернатор Пермского края является по должности начальником гражданской обороны и издает приказы по вопросам гражданской обороны.

Руководитель Администрации губернатора Пермского края издает распоряжения.

Правительство Пермского края издает постановления и распоряжения. Председатель Правительства Пермского края в пределах своих полномочий издает распоряжения.

Руководитель Аппарата Правительства Пермского края и руководители исполнительных органов государственной власти Пермского края издают приказы и иные правовые акты.

2.5. В случаях, установленных законодательством, губернатор Пермского края, Правительство Пермского края, председатель Правительства Пермского края могут издавать акты совместно с другими органами по вопросам, представляющим взаимный интерес и входящим в компетенцию обеих сторон. Такие акты оформляются и публикуются как единый документ.

В зависимости от конкретных задач управления совместно с органами власти, организациями могут готовиться и другие управленческие документы (письма, планы и др.).

2.6. Коллегиально обсуждаемые вопросы и принимаемые по ним решения фиксируются в протоколах заседаний коллегиальных органов (коллегия при губернаторе Пермского края, консультативный совет при губернаторе Пермского края, координационные и иные рабочие органы при губернаторе Пермского края или Правительстве Пермского края).

2.7. Установление отношений Пермского края, Правительства Пермского края с их контрагентами и их регулирование оформляются в виде договоров, соглашений, контрактов, протоколов, меморандумов и деклараций (далее - договоры).

2.8. Осуществление оперативных связей с федеральными органами, Законодательным Собранием Пермского края, органами местного самоуправления Пермского края, организациями, гражданами документируется перепиской.

2.9. При необходимости срочной передачи информации документы передаются по каналам электросвязи в виде телеграмм, телефонограмм, факсограмм, электронных сообщений.

III. Требования к подготовке и оформлению документов

3.1. Бланки документов губернатора Пермского края, Администрации губернатора Пермского края, Правительства Пермского края, Аппарата Правительства Пермского края

3.1.1. Документы губернатора Пермского края, Администрации губернатора Пермского края, Правительства Пермского края, председателя Правительства Пермского края, Аппарата Правительства Пермского края оформляются на бланках установленной формы.

Перечень бланков документов губернатора Пермского края, Администрации губернатора Пермского края, Правительства Пермского края, Аппарата Правительства Пермского края, исполнительных органов государственной власти Пермского края (далее - бланки документов) содержится в приложении 3 к настоящей Инструкции.

3.1.2. Бланки документов изготавливаются на стандартных листах форматов А4 (210 х 297 мм) и А5 (148 х 210 мм). Выбор формата бланка зависит от объема документа.

3.1.3. Проектирование бланков документов, оформление и ведение альбома образцов бланков документов осуществляются управлением документационного обеспечения.

Включение в документооборот новых бланков документов осуществляется по согласованию с руководителем Аппарата Правительства Пермского края.

3.1.4. Бланки указов и распоряжений губернатора Пермского края, постановлений и распоряжений Правительства Пермского края, распоряжений председателя Правительства Пермского края, бланки документов губернатора Пермского края, председателя Правительства Пермского края и заместителей председателя Правительства Пермского края для переписки внутри страны и для международной переписки с воспроизведением Герба Пермского края в многоцветном варианте изготавливаются типографским способом. Перед печатанием в типографии бланков с Гербом Пермского края проводится согласование правильности цветового изображения Герба Пермского края с геральдической комиссией. Бланки других документов с изображением Герба Пермского края воспроизводятся с помощью средств вычислительной техники (далее - электронные бланки).

3.1.5. Установлен следующий порядок работы с электронными бланками:

3.1.5.1. Электронный вариант бланков документов вводится в классификатор бланков документов.

3.1.5.2. Электронные бланки документов вводятся в систему электронного документооборота.

3.1.5.3. Запрещается самостоятельно проектировать и изменять бланки документов, копировать их на другие ПЭВМ.

3.1.6. Гербовые бланки указов и распоряжений губернатора Пермского края, постановлений и распоряжений Правительства Пермского края, распоряжений председателя Правительства Пермского края, распоряжений руководителя Администрации губернатора Пермского края находятся в отделе правовых актов управления документационного обеспечения.

3.1.7. Установлен следующий порядок работы с бланками документов губернатора Пермского края, председателя Правительства Пермского края и заместителей председателя Правительства Пермского края для переписки внутри страны с изображением Герба Пермского края, изготовленными типографским способом (далее - гербовые бланки):

3.1.7.1. Гербовые бланки подлежат учету.

Управление документационного обеспечения проставляет на оборотной стороне бланка нумератором учетные порядковые номера.

3.1.7.2. Бланки документов выдаются отделом информационного обеспечения и автоматизации делопроизводства управления документационного обеспечения структурным подразделениям Администрации губернатора Пермского края, Аппарата Правительства Пермского края, исполнительным органам государственной власти Пермского края.

3.1.7.3. Учет поступления и выдачи бланков документов ведется в регистрационно-учетных формах (журналах) управлением документационного обеспечения и специалистами, ответственными за работу с документами в структурных подразделениях Администрации губернатора Пермского края, Аппарата Правительства Пермского края, исполнительных органах государственной власти Пермского края.

Регистрационно-учетные формы включаются в номенклатуры дел Администрации губернатора Пермского края, Аппарата Правительства Пермского края (в составе управления документационного обеспечения, структурных подразделений Аппарата Правительства Пермского края, получивших гербовые бланки), исполнительных органов государственной власти Пермского края.

3.1.7.4. Гербовые бланки хранят в надежно запираемых и опечатываемых шкафах (сейфах).

3.1.7.5. Уничтожение гербовых бланков осуществляется по акту о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, с отметкой в учетно-регистрационной форме.

3.1.7.6. Проверка наличия, использования и хранения гербовых бланков проводится не реже 1 раза в год комиссией, назначаемой приказом руководителя Аппарата Правительства Пермского края.

3.1.7.7. Контроль за использованием и хранением гербовых бланков возлагается на управление документационного обеспечения и специалистов, ответственных за работу с документами в структурных подразделениях Администрации губернатора Пермского края, Аппарата Правительства Пермского края, исполнительных органах государственной власти Пермского края.

3.1.8. Установлен следующий порядок применения бланков документов:

3.1.8.1. Распорядительные документы оформляются на бланках конкретных видов документов.

Акты губернатора Пермского края оформляются на бланках указов и распоряжений, подписываются губернатором Пермского края (или исполняющим обязанности губернатора Пермского края).

Распоряжения руководителя Администрации губернатора Пермского края оформляются на бланке распоряжения, подписываются руководителем Администрации губернатора Пермского края (или исполняющим обязанности руководителя Администрации губернатора Пермского края).

Акты Правительства Пермского края оформляются на бланках постановлений и распоряжений Правительства Пермского края и подписываются председателем Правительства Пермского края (или исполняющим обязанности председателя Правительства Пермского края).

Распоряжения председателя Правительства Пермского края оформляются на бланке председателя Правительства Пермского края и подписываются председателем Правительства Пермского края (или исполняющим обязанностей председателя Правительства Пермского края).

Приказы руководителя Аппарата Правительства Пермского края оформляются соответственно на бланке приказа, подписываются руководителем Аппарата Правительства Пермского края (или исполняющим обязанности руководителя Аппарата Правительства Пермского края).

Совместно издаваемые с Законодательным Собранием Пермского края распорядительные документы оформляются на бланках установленного образца.

3.1.8.2. Бланки писем применяются при направлении документов в сторонние организации.

Письма, направляемые адресатам в пределах Российской Федерации и Пермского края, оформляются на бланках документов должностных лиц для переписки внутри страны (подписываются губернатором Пермского края, председателем Правительства Пермского края, заместителями председателя Правительства Пермского края, руководителем Администрации губернатора Пермского края, руководителем Аппарата Правительства Пермского края) или на бланках Администрации губернатора Пермского края, Аппарата Правительства Пермского края.

Письма, направляемые за пределы Российской Федерации, оформляются на бланке документа должностного лица для международной переписки*(1) и подписываются губернатором Пермского края (или исполняющим обязанности губернатора Пермского края).

3.1.8.3. Для оформления организационных документов с указанием наименования соответствующего вида документа применяются:

общий бланк Администрации губернатора Пермского края (подписываются руководителем Администрации губернатора Пермского края, заместителем руководителя Администрации губернатора Пермского края, руководителями структурных подразделений Администрации губернатора Пермского края или составителями и утверждаются руководителем Администрации губернатора Пермского края, заместителем руководителя Администрации губернатора Пермского края или руководителями структурных подразделений Администрации губернатора Пермского края);

общий бланк Аппарата Правительства Пермского края (подписываются руководителем Аппарата Правительства Пермского края, заместителем руководителя Аппарата Правительства Пермского края, руководителями структурных подразделений Аппарата Правительства Пермского края или составителями, консультантами-референтами и утверждаются председателем Правительства Пермского края, заместителями председателя Правительства Пермского края, руководителем Аппарата Правительства Пермского края, заместителем руководителя Аппарата Правительства Пермского края или руководителями структурных подразделений Аппарата Правительства Пермского края).

3.1.8.4. Документы постоянно действующих координационных и иных рабочих органов при губернаторе Пермского края, Правительстве Пермского края оформляются на бланках и подписываются председателем (или заместителем председателя), секретарем комиссии.

3.1.8.5. Запрещается тиражирование бланков на копировально-множительных аппаратах и использование ксерокопий бланков для оформления документов.

3.1.8.6. Допускается тиражирование средствами оперативной полиграфии документов на гербовом бланке, предназначенных для рассылки, при условии заверения каждой копии документа печатью.

3.1.8.7. Бланки документов должны использоваться строго по назначению.

Контроль за правильным применением бланков документов обеспечивает управление документационного обеспечения.

3.1.9. При внутренней переписке информационного характера между должностными лицами, структурными подразделениями Администрации губернатора Пермского края, Аппарата Правительства Пермского края и исполнительных органов государственной власти Пермского края бланки писем не применяются. Документы оформляются в соответствии с требованиями, установленными в разделе 4.5 настоящей Инструкции.

Рекомендуется шире использовать бездокументный способ обмена информацией: устные разъяснения, указания, инструктирование, информирование.

3.1.10. Руководители исполнительных органов государственной власти Пермского края организуют проектирование, учет, использование и хранение гербовых бланков управлений и отделов.

3.2. Порядок печатания и редактирования проектов документов Администрации губернатора Пермского края, Правительства Пермского края и Аппарата Правительства Пермского края

3.2.1. Печатание проектов документов осуществляется децентрализованно.

3.2.2. В отделе правовых актов управления документационного обеспечения печатаются проекты правовых актов губернатора Пермского края, Правительства Пермского края, председателя Правительства Пермского края.

Печатание внутренних документов подразделений Администрации губернатора Пермского края, Аппарата Правительства Пермского края осуществляется в подразделениях.

В департаменте государственного управления Администрации губернатора Пермского края печатаются проекты распоряжений губернатора Пермского края и распоряжений руководителя Администрации губернатора Пермского края по личному составу, проекты распоряжений председателя Правительства Пермского края и приказов руководителя Аппарата Правительства Пермского края по личному составу.

3.2.3. Проекты документов, подготовленные исполнительными органами государственной власти Пермского края, другими организациями - авторами, печатаются непосредственно в данных организациях.

3.2.4. Требования к изготовлению текстовых документов с использованием персонального компьютера содержатся в приложении 4 к настоящей Инструкции.

3.2.5. Требования к оформлению законопроектов Пермского края содержатся в приложении 5 к настоящей Инструкции. Подготовка проектов законов осуществляется в соответствии с соответствующим указом губернатора Пермского края.

3.2.6. В целях повышения качества составления и оформления проектов обязательному редактированию в отделе правовых актов управления документационного обеспечения подлежат:

акты губернатора Пермского края;

распоряжения руководителя Администрации губернатора Пермского края;

акты Правительства Пермского края, председателя Правительства Пермского края;

совместные распорядительные документы;

приказы руководителя Аппарата Правительства Пермского края;

проекты законов Пермского края, постановления Законодательного Собрания Пермского края и документы к ним;

письма, адресованные Президенту Российской Федерации, органам при Президенте Российской Федерации;

письма, направляемые в палаты Федерального Собрания Российской Федерации (Совет Федерации и Государственную Думу);

письма, адресованные Председателю Правительства Российской Федерации, заместителям Председателя Правительства Российской Федерации, федеральным министрам, Аппарату Правительства Российской Федерации;

письма, направляемые в Законодательное Собрание Пермского края;

тексты Благодарственных писем губернатора Пермского края;

письма, направляемые в прокуратуру Пермского края;

письма за подписью губернатора Пермского края;

письма за подписью председателя Правительства Пермского края.

Проекты других документов редактируются по мере необходимости и возможности.

3.2.7. Проекты документов представляются на редактирование в отдел правовых актов управления документационного обеспечения:

исполнительными органами государственной власти Пермского края, другими организациями - авторами по электронной почте;

подразделениями Администрации губернатора Пермского края, Аппарата Правительства Пермского края по электронной почте или на бумажном носителе.

3.2.8. Начальник отдела правовых актов управления документационного обеспечения определяет время выполнения работ по редактированию проектов документов исходя из очередности их поступления в отдел.

Срочные документы (срочность определяется руководителями) редактируются немедленно.

3.3. Требования к текстам документов

3.3.1. Текстом управленческого документа является выраженное средствами делового языка содержание управленческих действий и решений.

Текст документа должен содержать достоверную, точную и аргументированную, не допускающую различных толкований информацию, изложенную логически последовательно, ясно, убедительно и кратко.

Текст документа должен быть изложен в соответствии с действующими правилами орфографии и пунктуации официально-деловым стилем.

Официально-деловой стиль служебных документов характеризуется:

использованием устойчивых словосочетаний, стандартизованных языковых формул;

нейтральным тоном изложения;

определенным порядком (последовательностью) изложения информации, сжатостью и компактностью.

3.3.2. Тексты документов в зависимости от количества затронутых в них вопросов могут быть простыми (содержат один вопрос) и сложными (касаются нескольких вопросов, исполнителей или разных структурных подразделений).

Справочно-информационные документы (письма, служебные записки, справки) рекомендуется готовить по одному вопросу.

3.3.3. Содержание и структура текста документа определяются его функциональным видом (приказ, письмо, акт, протокол и т.д.) и разновидностью (приказ по основной деятельности, приказ по личному составу, письмо-извещение, письмо-приглашение, письмо-подтверждение, гарантийное письмо, сопроводительное письмо и т.д.).

Построение текстов документов с учетом их видов и разновидности должно соответствовать требованиям, изложенным в разделе 4 настоящей Инструкции.

3.3.4. Тексты документов оформляют в виде связного текста, анкеты, таблицы или в виде их сочетания.

Связный текст содержит грамматически и лексически согласованную информацию об управленческих действиях, применяется при составлении организационно-распорядительных документов, по возможности составляется по одному вопросу.

Связный текст, как правило, состоит из двух смысловых частей: в одной указываются причины, основания, цели составления документа, в другой (заключительной) - выводы, решения, просьбы, предложения, рекомендации. Если содержание документа не требует пояснения или обоснования, то текст может содержать одну заключительную часть (например, приказы - распорядительную часть без констатирующей; письма, заявления - просьбу без пояснения; справки, служебные записки - оценку фактов, выводы). Допускается начинать текст документа с его заключительной части, т.е. изложения существа вопроса, а затем подкреплять его обоснованием, доказательствами.

Сплошной связный текст документа может составляться на основе трафарета, содержащего унифицированную постоянную информацию и дополняемого переменной информацией. Трафареты разрабатываются при наличии достаточного объема повторяющихся документов, содержащих типовые управленческие действия.

Форма анкеты применяется при изложении цифровой или словесной информации об одном объекте по определенному набору признаков.

При составлении текста в виде анкеты наименования признаков характеризуемого объекта должны быть выражены именем существительным в именительном падеже или словосочетанием с глаголом второго лица множественного числа настоящего или прошедшего времени ("имеете" или "были", "находились" и т.д.). Показатели могут быть выражены цифрами.

Анкетные тексты применяются при оформлении организационно-распорядительных документов, документов по личному составу, финансовых и других.

Табличные тексты применяются в организационно-распорядительных, плановых, отчетно-статистических, финансовых документах и др.

Построение и оформление текстов документов в табличной форме осуществляется в соответствии с требованиями, изложенными в приложении 6 к настоящей Инструкции.

3.3.5. Тексты документов делятся на следующие структурные единицы по нисходящей: раздел, подраздел, пункт, подпункт, абзац.

Разделы обозначаются римскими цифрами в пределах всего текста документа; подразделы, пункты - арабскими цифрами. Разделы и подразделы должны иметь заголовки, четко и кратко отражающие их содержание.

Пункты в некоторых случаях могут подразделяться на подпункты, которые имеют буквенную нумерацию в виде строчной буквы русского алфавита с закрывающей круглой скобкой. Абзацы не нумеруются.

Нумерация разделов, подразделов, пунктов должна быть сквозной. Недопустима, например, отдельная нумерация пунктов каждого раздела или отдельная нумерация подразделов каждого раздела.

3.3.6. Форма изложения текста.

Изложение текста в документах осуществляется по следующим правилам:

в распорядительных документах, а также документах, адресованных руководству (заявление, служебная записка, объяснительная записка), - от первого лица единственного числа ("приказываю", "предлагаю", "прошу", "считаю");

в решениях коллегиальных органов при губернаторе Пермского края (при Правительстве Пермского края, при председателе Правительства Пермского края) - от третьего лица единственного числа ("решает", "предлагает");

в совместных документах (постановление, распоряжение, письмо) - от первого лица множественного числа ("постановили", "предлагаем", "просим");

в протоколах - от третьего лица множественного числа ("слушали", "выступили", "решили"), содержание выступлений - от третьего лица единственного числа;

в положениях, инструкциях, правилах, актах, справках и т.п. - от третьего лица единственного или множественного числа ("отдел осуществляет функции", "начальник отдела имеет право", "комиссия установила");

в письмах - от первого лица единственного числа ("направляю", "предлагаю")*(2), от первого лица множественного числа ("направляем на рассмотрение", "просим выделить"), от третьего лица единственного числа ("Правительство Пермского края считает возможным").

IV. Особенности подготовки и оформления отдельных видов документов

4.1. Оформление проектов актов губернатора Пермского края, актов руководителя Администрации губернатора Пермского края, актов Правительства Пермского края, актов председателя Правительства Пермского края, совместных распорядительных документов

Основные требования к текстам актов губернатора Пермского края установлены Порядком подготовки проектов актов губернатора Пермского края, утвержденным указом губернатора Пермского края от 26.09.2006 N 164.

Основные требования к текстам распоряжений руководителя Администрации губернатора Пермского края установлены Порядком подготовки проектов распоряжений руководителя Администрации губернатора Пермского края, утвержденным распоряжением руководителя Администрации губернатора Пермского края от 29.12.2006 N 17-ра.

Основные требования к тестам актов Правительства Пермского края, председателя Правительства Пермского края установлены Регламентом подготовки проектов правовых актов Правительства Пермского края и председателя Правительства Пермского края, утвержденным постановлением Правительства Пермского края от 05.10.2007 N 223-п, Правилами юридико-технического оформления правовых актов Правительства Пермского края и председателя Правительства Пермского края, утвержденными постановлением Правительства Пермского края от 28.09.2007 N 221-п.

4.1.1. Общие требования.

Проект акта должен отражать по возможности один вопрос (тему, проблему), содержать обоснование цели издания; быть информационно емким, лаконичным; иметь четкое изложение, исключающее возможность различного толкования; ясные формулировки, безупречные в юридическом отношении; содержать терминологию, установленную нормативными правовыми актами; соответствовать действующим правилам орфографии и пунктуации, официально-деловому стилю.

В наименовании проекта правового акта слово "изменения" в соответствующих числе и падеже включает понятия "дополнение", "новая редакция", "замена слов, цифр или предложений.

4.1.2. Оформление отдельных реквизитов проектов актов.

4.1.2.1. Структура текста.

Структура текста - последовательное расположение составных частей, раскрывающих содержание документа в соответствии с его функциональным назначением. Текст проекта акта должен состоять из двух частей: констатирующей и распорядительной. Констатирующая часть не должна быть более одной третьей части страницы.

Констатирующая часть (преамбула) составляется, если требуется разъяснение целей и мотивов принятия акта. Констатирующая часть может отсутствовать, если не требуется пояснения или обоснования издания распорядительного документа.

Если акт издается на основании законов, актов федеральных органов государственной власти и других документов, в констатирующей части на них делается ссылка и указываются реквизиты документов-оснований (дата документа, регистрационный номер документа, заголовок к тексту).

Способы оформления ссылок на документы-основания приведены в п. 1 приложения 7 к настоящей Инструкции.

Формулировка "Во исполнение" используется, как правило, если в вышеназванных документах имеется прямое (конкретное) предписание выполнения определенных действий. При отсутствии прямого (конкретного) предписания используются формулировки "В соответствии с ...", "На основании...".

4.1.2.2. Формы изложения текста.

Предписания формулируются в категоричной форме, предписываемые действия выражаются глаголом в неопределенной форме ("подготовить", "установить", "обеспечить", "обязать" и т.п.).

Не допускается использование неконкретных, расплывчатых выражений ("обратить внимание", "активизировать", "улучшить"), проверка исполнения которых затруднительна.

Если возникает необходимость неоднократного упоминания в тексте какого-либо документа, то при первом упоминании приводится его полное наименование с указанием в скобках сокращенного наименования с написанием его с прописной буквы*(3). Например: Порядок подписания и направления запросов в муниципальные образования Пермского края (далее - Порядок). В дальнейшем в тексте допускается использование сокращенного наименования (Инструкция, Правила, Порядок...)*(3).

4.1.2.3. Деление текста на части.

Если распорядительная часть предполагает различные по характеру предписываемые действия и нескольких исполнителей, она делится на части (пункты, подпункты, абзацы).

Каждый пункт текста должен содержать законченную информацию, включать, как правило, одно предписываемое действие. Несколько предписываемых действий объединяют в один пункт, если они взаимозависимы и взаимообусловлены.

Пункт может разбиваться на подпункты, на абзацы. Не следует помещать в одном пункте большое количество подпунктов.

Абзацы внутри подпункта состоят из двух-трех предложений, характеризующихся единством и законченностью содержания.

Пункты группируются по их значимости: от наиболее существенных вопросов к второстепенным или в последовательности развития вопроса (темы, содержания документа). Возможна группировка пунктов по исполнителям, срокам исполнения.

Тексты больших и сложных по объему приложений к проекту акта также могут подразделяться на разделы, подразделы, пункты и подпункты.

Способы оформления пунктов, подпунктов приведены в п. 3 приложения 7 к настоящей Инструкции.

4.1.2.4. Оформление отдельных пунктов распорядительной части.

Пункты распорядительной части должны начинаться либо с указания исполнителя и конкретного предписываемого действия ("Управлению документационного обеспечения Аппарата Правительства Пермского края разработать..."), либо с указания предписываемого действия, а затем исполнителя ("Возложить подготовку плана мероприятий на отдел протокола Аппарата Правительства Пермского края", "Рекомендовать главам муниципальных районов и городских округов Пермского края привести в соответствие..."). Пункты актов, не связанные с определенным исполнителем, начинаются с указания действия ("Утвердить...", "Установить..."). Должностное лицо указывается в качестве исполнителя, если исполнение поручается ему персонально, при этом указываются наименование должности, фамилия, инициалы должностного лица.

В конце каждого пункта распорядительной части проекта акта, предписывающего какие-либо действия, должно содержаться указание о конкретных сроках их исполнения.

Сроки исполнения должны быть реальными (следует учитывать время на согласование документа, его печатание и тиражирование, доведение до конкретных исполнителей, опубликование), достаточными для выполнения намеченных мероприятий*(4), соответствовать объему предполагаемых работ.

При длительных сроках исполнения необходимо предусматривать сроки промежуточного контроля исполнения (ежемесячно, ежеквартально, ежегодно) для представления информации исполнителем (исполнителями).

При необходимости опубликования акта губернатора Пермского края, акта Правительства Пермского края, акта председателя Правительства Пермского края в тексте проекта оформляется отдельный пункт об опубликовании:

Указ вступает в силу со дня его официального опубликования (или с 01 января 2008 г.)

или

Данный указ опубликовать в средствах массовой информации.

Указания об отмене, признании утратившими силу, внесении изменений и дополнений в ранее изданные акты губернатора Пермского края, акты Правительства Пермского края, акты председателя Правительства Пермского края или их части включаются в текст проекта акта отдельным пунктом.

Все изменения и дополнения, вносимые в ранее изданные (действующие) акты, должны строиться на основе структуры основного документа.

При необходимости внесения существенных и многочисленных изменений (дополнений) в действующий акт он, как правило, подлежит отмене. В этом случае издается новый документ, в который включаются все необходимые положения из ранее действовавшего с соответствующими поправками.

Способы оформления пунктов об изменении (дополнении) актов губернатора Пермского края приведены в п. 4 приложения 7 к настоящей Инструкции.

В последнем пункте проекта документа, содержащего поручения, указывается, на кого из руководителей Пермского края в соответствии с распределением обязанностей между ними возлагается контроль за исполнением документа в целом.

4.1.2.5. Оформление приложений к проектам актов.

Распорядительная часть проекта акта может быть сокращена за счет вынесения информации в приложение.

Приложения к проектам актов, имеющие самостоятельное значение или поясняющие (дополняющие) его, оформляются в виде текстового документа, а также графиков, планов мероприятий, таблиц, перечней, списков, образцов документов, схем и т.п.

При упоминании информации, зафиксированной в приложениях, в тексте проекта акта в соответствующих пунктах приводится ссылка на них*(5).

4.1.2.6. Заголовок к тексту.

Заголовок к тексту включает в себя краткое содержание проекта акта. Заголовок должен быть максимально кратким и емким, точно передавать смысл текста.

Заголовок к тексту начинается с предлога "о" или "об", отвечает на вопрос "о чем?", в большинстве случаев формулируется с помощью отглагольного существительного.

Заголовок должен указывать, о чем документ (например, "О мерах...", "О порядке...", "Об улучшении...", "О ходе выполнения...", "О внесении изменений в ...." и т.п.).

Заголовок размещается в левой части первого листа перед текстом.

4.1.3. Требования к оформлению совместных распорядительных документов.

Совместно издаваемые распорядительные документы оформляются на бланках.

Регистрационный номер документа состоит из регистрационных номеров документа каждой из этих организаций, проставляемых через косую черту в порядке указания авторов в документе.

Совместно издаваемые документы должны иметь одну (единую) дату. Датой документа является наиболее поздняя дата подписания.

Констатирующая часть совместно издаваемого документа завершается словами "Законодательное Собрание Пермского края и губернатор Пермского края ПОСТАНОВИЛИ:" (слово "ПОСТАНОВИЛИ" печатается на расстоянии 1,27 см от границы левого поля прописными буквами отдельной строкой, после него ставится двоеточие).

Текст излагается от первого лица множественного числа.

Реквизиты "Подпись" располагаются на одном горизонтальном уровне.

Личные подписи и их расшифровка (инициалы, фамилии) размещаются непосредственно под наименованием должностей и оформляются следующим образом:

Председатель Законодательного Собрания Пермского края Инициалы, фамилия

Губернатор Пермского края Инициалы, фамилия

Экземпляры документа (экземплярность определяется количеством организаций-авторов), включая приложения к ним, оформляются как подлинники (содержат подлинные подписи должностных лиц, регистрационные номера каждой из организаций и единую дату).

В остальном порядок подготовки, оформления и согласования проектов совместно издаваемых документов должен соответствовать требованиям к подготовке, оформлению и согласованию проектов актов губернатора Пермского края.

4.2. Подготовка и оформление приказов руководителя Аппарата Правительства Пермского края

4.2.1. Приказ - распорядительный документ, издаваемый руководителем Аппарата Правительства Пермского края на основе единоначалия в целях разрешения основных и оперативных задач деятельности Аппарата Правительства Пермского края, а также по кадровым вопросам.

Руководитель Аппарата Правительства Пермского края издает приказы:

по основной деятельности;

по личному составу.

Приказы руководителя Аппарата Правительства Пермского края (далее - приказы) вступают в силу со дня их подписания, если иное не определено в самом приказе. Действие приказа может быть отменено, приостановлено, в него могут быть внесены необходимые изменения и дополнения посредством издания отдельного приказа.

Приказы обязательны для исполнения сотрудниками Аппарата Правительства Пермского края. Приказы, касающиеся обеспечения деятельности губернатора Пермского края, председателя Правительства Пермского края, заместителей председателя Правительства Пермского края, взаимодействия Аппарата Правительства Пермского края и исполнительных органов государственной власти Пермского края, обязательны для исполнения также государственными гражданскими служащими исполнительных органов государственной власти Пермского края.

4.2.2. Подготовка и оформление приказов.

Проекты приказов готовятся структурными подразделениями Аппарата Правительства Пермского края или конкретными специалистами по поручению руководителя Аппарата Правительства Пермского края, руководителей структурных подразделений Аппарата Правительства Пермского края или по собственной инициативе.

Подготовка проектов приказов состоит из следующих этапов:

изучение существа вопроса, изучение действующих законодательных, нормативных правовых актов и нормативно-методических документов по вопросу;

выявление ранее изданных распорядительных документов по аналогичным вопросам;

составление текста проекта приказа (формулирование поручений, установление конкретных сроков и исполнителей) и его оформление, изготовление проекта приказа на бланке;

визирование (согласование) проекта приказа, доработка (при наличии замечаний);

представление для подписания.

Для подписания представляется полностью подготовленный проект приказа.

Требования по подготовке и оформлению проектов приказов в ИСЭД-ЭА-УПР определяются регламентом процесса "СПД19.15 Подготовка приказа руководителя".

4.2.2.1. Особенности подготовки приказов по основной деятельности.

Текст приказа, как правило, состоит из двух частей: констатирующей и распорядительной.

В констатирующей части приказов излагаются:

цели и задачи предписываемых действий;

факты, события, мотивы, основания для издания приказа;

обоснование необходимости совершения распорядительных действий.

Констатирующая часть в таких случаях начинается с предлогов "Для", "С целью", "В связи". Например: "Для подготовки дел к передаче на архивное хранение ...".

Констатирующая часть может отсутствовать, если не требуется пояснение или обоснование издания приказа.

В констатирующей части приказов, издаваемых во исполнение, на основании или в развитие нормативных распорядительных документов, указываются наименование вида документа-основания, наименование организации-автора документа, его дата и номер, заголовок. Констатирующая часть оформляется предложением, начинающимся с предлогов "В соответствии ...", "На основании ...", "Во исполнение ...".

Распорядительная часть приказа, как правило, начинается со слова "ПРИКАЗЫВАЮ:", которое печатается отдельной строкой прописными буквами без кавычек. В ней формулируются управленческие действия, задания, сгруппированные по пунктам.

Пункты располагаются либо по их значимости (от наиболее существенных к второстепенным), либо в последовательности развития содержания приказа, либо по исполнителям и срокам исполнения. Пункты печатаются с красной строки и нумеруются арабскими цифрами.

В каждом пункте указываются исполнители, конкретные действия, задания (выраженные глаголом в неопределенной форме), сроки исполнения предписываемых действий. Сроки исполнения должны быть реальными. Должность исполнителя, наименование структурного подразделения (в дательном падеже) указываются в соответствии со штатным расписанием.

Пункты приказа, не связанные с определенным исполнителем, начинаются с глагола в неопределенной форме ("Утвердить ...", "Установить ..." и др.).

Разнородные задания для одного исполнителя или нескольких однородных исполнителей должны быть сгруппированы в подпункты одного пункта. Например:

     1. Начальнику отдела ______________          ______________________:

                          (наименование)           (фамилия, инициалы)

     1.1. подготовить ....;

     1.2. организовать ....;

     1.3. обеспечить... .

В последнем пункте распорядительной части приказа указываются полное наименование должности, фамилия должностного лица (в винительном падеже) или структурное подразделение, на которое возлагается контроль за исполнением приказа в целом.

Если приказ дополняет, изменяет, отменяет ранее изданные приказы или их отдельные пункты, это оговаривается в отдельном пункте приказа.

Приказ может иметь приложения, указания на которые даются в соответствующих пунктах текста распорядительной части, например: "согласно приложению", "в соответствии с приложением", "прилагается".

Приложения к приказам оформляются в виде текста, а также планов мероприятий, таблиц, перечней, образцов документов, схем и др. Если приложений несколько, они нумеруются. На первом листе приложения в правом верхнем углу оформляется отметка о его принадлежности к приказу. Например:

Приложение 2
к приказу руководителя
Аппарата Правительства
Пермского края
от __________ N _________

Приложения должны иметь заголовки.

В заголовке приказа должно кратко и четко отражаться основное содержание документа. Заголовок начинается с предлога "о" или "об", отвечает на вопрос "о чем (ком)?" и формулируется с помощью отглагольного существительного в предложном падеже ("О подготовке ...", "О создании ...", "Об утверждении...") или с помощью существительных, указывающих на предмет ("О мерах ...", "Об итогах ...").

Проекты приказов оформляются на бланке приказа руководителя Аппарата Правительства Пермского края.

Подготовленный проект приказа автор проекта согласует с указанными в тексте приказа исполнителями, лицом, на которое возлагается контроль, правовым управлением Аппарата Правительства Пермского края, другими заинтересованными лицами с оформлением листа согласования по установленной форме.

Срок рассмотрения проекта приказа, представленного для согласования, не должен превышать двух рабочих дней.

При наличии замечаний к тексту проекта приказа они оформляются на отдельном листе за подписью автора, а в листе согласования делается отметка "Замечания прилагаются".

Поступившие при согласовании проекта приказа замечания учитываются. Если замечания учтены, в листе согласования должностным лицом, высказавшим замечания, делается отметка "Замечания учтены", ставится подпись и дата.

Если замечания не принимаются, составителем готовится заключение по замечаниям, которое подписывается руководителем подразделения, подготовившего проект приказа.

Отказ от визирования не допускается.

Проект приказа вместе с листом согласования, в необходимых случаях с заключением, представляется автором проекта в отдел правовых актов управления документационного обеспечения для подписания руководителем Аппарата Правительства Пермского края.

Регистрация, формирование в дела и текущее хранение приказов по основной деятельности осуществляются отделом правовых актов управления документационного обеспечения.

На приказе проставляется регистрационный номер (порядковый номер в пределах календарного года), дата регистрации, которая должна совпадать с датой подписания приказа.

В соответствии со списком, представленным автором документа, отдел по организации работы со служебной корреспонденцией управления документационного обеспечения осуществляет рассылку копий приказа. Список на рассылку готовится автором документа одновременно с проектом приказа.

4.2.2.2. Подготовка приказов по личному составу.

Приказами по личному составу оформляются решения руководителя Аппарата Правительства Пермского края, осуществляющего полномочия нанимателя от имени Аппарата Правительства Пермского края, по следующим кадровым вопросам:

о назначении государственного гражданского служащего Пермского края (далее - гражданский служащий) на должность государственной гражданской службы Пермского края, освобождении от должности и увольнении с государственной гражданской службы Пермского края;

о приостановлении служебного контракта по обстоятельствам, не зависящим от воли сторон;

о возложении исполнения обязанностей на гражданского служащего;

об отпуске гражданского служащего и об отзыве из него;

о командировании гражданского служащего;

об установлении или сохранении надбавок к должностному окладу гражданского служащего;

о премировании и поощрении гражданского служащего;

о применении к гражданскому служащему дисциплинарного взыскания и о его снятии;

о присвоении гражданскому служащему классного чина;

о направлении гражданского служащего на профессиональную переподготовку, повышение квалификации и стажировку, в том числе по результатам аттестации;

о включении гражданского служащего (гражданина) в кадровый резерв и исключении из него.

В приказах по личному составу констатирующая часть, как правило, отсутствует.

По структуре распорядительной части приказы по личному составу могут быть простыми (индивидуальными) и сложными.

Простым (индивидуальным) является приказ, если он издается в отношении одного гражданского служащего по одному кадровому вопросу. В сложных приказах один кадровый вопрос может быть решен в отношении нескольких гражданских служащих или несколько кадровых вопросов - в отношении одного гражданского служащего (или нескольких гражданских служащих).

Распорядительная часть текста простого (индивидуально) приказа по личному составу последовательно содержит:

действие, предписывающее удостоверить юридический факт (глагол в повелительной форме), например: "Уволить...", "Принять ...", "Присвоить ...", "Назначить ...", "Установить ...", "Выплатить ...", "Направить ...", "Предоставить ..." и т.п.;

фамилию, имя, отчество (полностью) гражданского служащего, в отношении которого регистрируется тот или иной юридический факт;

должность гражданской службы, которую замещает гражданский служащий на момент регистрации юридического факта;

содержание регистрируемого юридического факта с указанием даты, места и иных обстоятельств возникновения, изменения или прекращения конкретных правоотношений.

В приказ по личному составу вносятся сведения о первичном документе, послужившем основанием для его издания. Основанием могут быть различные документы в зависимости от удостоверяемого юридического факта, например:

заявление гражданского служащего;

служебная записка руководителя структурного подразделения;

заключение по результатам служебной проверки;

протокол заседания конкурсной или аттестационной комиссии;

аттестационный или экзаменационный лист;

свидетельство о браке, смерти или смене фамилии, имени, отчества и т.п.

Документы перечисляются последовательно с одинаковым отступом. Например: "Основание: заявление Иванова И.И., служебная записка председателя департамента государственного управления Администрации губернатора Пермского края Дорофеевой Я.В. от 01.09.2007 N 10.".

Подготовку, формирование в дела и текущее хранение приказов по личному составу осуществляет департамент государственного управления Администрации губернатора Пермского края.

Требования по подготовке и оформлению проектов приказов руководителя Аппарата Правительства Пермского края и проектов распоряжений руководителя Администрации губернатора Пермского края по основной деятельности и по личному составу в ИСЭД-ЭА-УПР определяются регламентом процесса "СПД 19.15 Подготовка приказа руководителя".

Приказы руководителей исполнительных органов государственной власти Пермского края по основной деятельности и по личному составу, распоряжения руководителя Администрации губернатора Пермского края по основной деятельности и по личному составу оформляются аналогично с приказами руководителя Аппарата Правительства Пермского края.

4.3. Требования к составлению и оформлению протоколов

Протокол - документ, фиксирующий ход обсуждения вопросов и принятия решений на собраниях, совещаниях, конференциях и заседаниях коллегиальных органов.

4.3.1. Протокол оформляется на общем бланке или стандартных листах.

4.3.2. Обязательными реквизитами протокола являются наименование организации, наименование вида документа, дата и номер протокола, заголовок к тексту, подписи.

Реквизит "Наименование организации" является собирательным обозначением автора документа.

Наименование вида документа - слово "ПРОТОКОЛ" печатается прописными буквами полужирным шрифтом.

Датой протокола является дата проведения совещания, заседания, а не окончательного оформления и подписания протокола. Она проставляется арабскими цифрами в последовательности: число, месяц, год. Например, 05.05.2008.

Регистрационным номером протокола является его порядковый номер в течение календарного года.

Дата и номер печатаются в одну строку под словом "ПРОТОКОЛ" (дата располагается слева, номер - справа).

В протоколах выездных заседаний под датой и номером протокола указывается место составления или проведения заседания: название географического пункта, в котором реально состоялось заседание коллегиального органа (г. Пермь, г. Березники). В протоколах заседаний постоянно действующих органов управления (коллегия, совет и др.) этот реквизит не указывается.

Заголовок к тексту, являясь логическим продолжением слова "Протокол", содержит краткую формулировку вида заседания в родительном падеже и согласуется с названием коллегиального органа: например, "заседания коллегии", "совещания". Заголовок к тексту печатается полужирным шрифтом.

Текст протокола состоит из двух частей: вводной и основной.

Вводная часть протокола строится по схеме:

председатель - фамилия и инициалы председательствующего в именительном падеже (при проведении оперативных совещаний эта часть протокола опускается);

секретарь - фамилия и инициалы в именительном падеже.

Слова "Присутствовали", "Приглашенные" оформляются от границы левого поля по всей ширине строки и заканчиваются двоеточием.

Если присутствующих членов коллегиального органа и приглашенных более 10 человек, то состав присутствующих указывается количественно, а по фамильный список прилагается к протоколу, о чем делается пометка ("Список прилагается").

Повестка дня оформляется в составе протокола или отдельным документом.

В некоторых случаях повестка дня, состоящая из большого количества вопросов с указанием времени их обсуждения и разосланная заранее участникам заседания, оформляется как самостоятельный документ и в текст протокола не включается. Перед основной частью делается отметка: "Повестка дня прилагается".

Слова "Повестка дня" оформляются от границы левого поля ниже состава присутствующих (приглашенных) и заканчиваются двоеточием. Ниже с красной строки пишут перечень обсуждаемых вопросов, располагаемых по степени важности и сложности. Каждый вопрос нумеруется. Перечисление вопросов в повестке дня начинается с предлога "о" ("об"). Далее указываются вид выступления: доклад, сообщение, отчет, информация - в именительном падеже, наименование должности, фамилия и инициалы докладчика - в родительном падеже. Например: Доклад губернатора Пермского края Чиркунова О.А.

Основная часть протокола строится в соответствии с пунктами повестки дня по разделам. Каждый раздел, отражая ход заседания, состоит из трех частей: СЛУШАЛИ - ВЫСТУПИЛИ - РЕШИЛИ.

Эти слова оформляются от границы левого поля прописными буквами и заканчиваются двоеточием, таким образом, они зрительно разбивают текст.

Слово "СЛУШАЛИ" нумеруется в соответствии с номером вопроса повестки дня. После двоеточия пишутся фамилия и инициалы докладчика в родительном падеже (кого?) с красной строки, затем кратко записывается от третьего лица единственного числа содержание доклада, сообщения, информации. Если текст доклада застенографирован или представлен докладчиком, то в скобках пишется: "Текст прилагается".

После слова "ВЫСТУПИЛИ" пишут фамилии и инициалы выступивших в именительном падеже (кто?) с красной строки. Записывается краткое содержание выступления или слова "Текст прилагается".

Завершающая часть раздела по каждому пункту повестки дня - запись принятого по обсуждаемому вопросу решения. Решения, содержащие несколько вопросов, подразделяются на пункты и подпункты, нумеруемые арабскими цифрами. Постановляющая часть решения содержит составные части: кому, что сделать и к какому сроку.

При наличии особого мнения по принятому решению оно записывается в протокол (после соответствующего протокольного решения).

Развернутые решения могут оформляться как самостоятельный документ, в этом случае они прилагаются к протоколу.

Протокол составляется секретарем заседания или другим назначенным лицом. В трех-пятидневный срок протокол уточняется, выверяется по стенограмме или фонозаписи, редактируется, подписывается, оформляется. С протоколом подшиваются в дело представленные на рассмотрение материалы: справки, доклады, проекты.

Протокол подписывается председательствующим на заседании коллегиального органа и секретарем.

4.3.3. Оформление выписки из протокола.

Для ознакомления с решениями, принятыми в ходе работы коллегиального органа, и исполнения их оформляется выписка из протокола.

Непосредственно под реквизитом "Наименование организации" прописными буквами печатается реквизит "Наименование вида документа" - слова "ВЫПИСКА ИЗ ПРОТОКОЛА".

Вводная часть оформляется полностью, а из основной части берется та информация (обсужденный вопрос и принятые по нему решения), которую необходимо довести до сведения заинтересованных лиц.

Оформляются слова "Председатель", "Секретарь" и их фамилии с инициалами.

Реквизит "Отметка о заверении копии" оформляется уполномоченным должностным лицом для подтверждения соответствия выписки подлиннику протокола после реквизита "Подпись".

Формы протокола и выписки из протокола содержатся в приложении 8 к настоящей Инструкции.

4.4. Подготовка и оформление организационных документов

Организационные документы - это документы, регламентирующие структуру, задачи, функции учреждения, организацию его работы, права, обязанности и ответственность руководства, структурных подразделений и сотрудников.

В Администрации губернатора Пермского края, Аппарате Правительства Пермского края, исполнительных органах государственной власти Пермского края создаются такие виды организационных документов, как положение, регламент, инструкция, договор.

4.4.1. Положение - это нормативный акт, определяющий порядок образования, структуру, функции, компетенцию, права, обязанности и организацию работы государственного органа, организации структурного подразделения.

Положения могут регулировать деятельность должностных лиц.

В отдельную группу выделяются положения, регулирующие совокупность организационных, трудовых и других отношений по определенному вопросу.

Положения по своей структуре являются сложными документами.

Текст положения, как правило, состоит из разделов: общие положения, основные задачи, функции, права, организация работы, ответственность, взаимоотношения; контроль, проверка, ревизия деятельности; реорганизация и ликвидация.

В разделе "Общие положения" должны быть указаны цели и основания образования организации (или структурного подразделения), чем она руководствуется в своей деятельности и кому подчиняется.

В разделе "Основные задачи" перечисляются задачи, которые должна выполнять организация (или структурное подразделение) во всех областях своей деятельности.

В разделе "Функции" указывается, что и как должна делать организация (или структурное подразделение) для выполнения основных задач, какие связи в этих целях она обязана устанавливать с другими организациями или структурными подразделениями.

В разделе "Права" должны перечисляться права, которыми наделены организация и ее руководитель (или структурное подразделение и его руководитель), в том числе и право на подготовку и издание определенных правовых актов или получение определенных документов.

В разделе "Организация работы" указывается, кто назначает руководящий состав, утверждает структуру и штатную численность; устанавливаются порядок разрешения вопросов, входящих в компетенцию данной организации (или структурного подразделения), формы и методы работы.

В разделе "Ответственность" устанавливаются виды дисциплинарной, административной, при необходимости уголовной ответственности, которую может нести руководитель организации (или структурного подразделения) в случае невыполнения им обязанностей.

В разделе "Взаимоотношения" регламентируются информационные и документационные потоки организации (или структурного подразделения); основные документы, создаваемые ими; взаимоотношения с другими организациями (или структурными подразделениями); порядок рассмотрения возникающих разногласий.

В разделе "Контроль, проверка, ревизия деятельности" устанавливается, кто (какие органы) и с какой периодичностью имеет право контролировать и проверять деятельность организации (или структурного подразделения).

В разделе "Реорганизация и ликвидация" устанавливается порядок проведения реорганизации и ликвидации, указывается, кто принимает решения в этих случаях и кому поступает имущество ликвидированной организации (или структурного подразделения).

Положения о структурных подразделениях Администрации губернатора Пермского края утверждаются руководителем Администрации губернатора Пермского края, Аппарата Правительства Пермского края - распоряжением председателя Правительства Пермского края, исполнительных органах государственной власти Пермского края утверждаются правовым актом руководителя исполнительного органа государственной власти Пермского края.

4.4.2. Инструкция - документ, издаваемый в целях установления правил, регулирующих организационные, научно-технические, финансовые и иные вопросы деятельности организаций, должностных лиц.

В текст инструкции включаются правила, регулирующие различные стороны деятельности организаций, должностных лиц, сотрудников.

Текст инструкции может состоять из нескольких разделов. Внутри разделов текст разбивается на пункты, а при необходимости - на подпункты.

Каждый раздел инструкции должен иметь заголовок. В сложных разделах могут быть выделены подразделы, которые также могут иметь заголовки.

Разделы, подразделы, пункты нумеруются арабскими цифрами.

Текст инструкции начинается с раздела "Общие положения", в котором могут указываться цели и причины издания инструкции, область распространения, основание для разработки и другие сведения общего характера.

За общей частью должны следовать разделы (один или несколько), в которых в логической последовательности излагается основное содержание, то есть описывается порядок выполнения регламентируемого процесса.

Инструкция утверждается руководителем организации или соответствующим организационно-распорядительным документом. При утверждении инструкции руководителем гриф утверждения должен состоять из слова "УТВЕРЖДАЮ", наименования должности лица, утвердившего документ (включая наименование организации), личной подписи, ее расшифровки и даты.

Если инструкция утверждается организационно-распорядительным документом, то гриф утверждения состоит из слова "УТВЕРЖДЕНА", наименования документа, наименования должности лица, утвердившего инструкцию (включая наименование организации), даты и номера.

Разновидностью инструкции является должностной регламент.

Должностной регламент разрабатывается для всех должностей государственной гражданской службы Пермского края, предусмотренных штатным расписанием. При разработке должностного регламента следует руководствоваться статьей 47 Федерального закона от 27.07.2004 N 79-ФЗ "О государственной гражданской службе Российской Федерации" и распоряжением руководителя Администрации губернатора Пермского края от 12.02.2007 N 6-ра "О должностных регламентах в органах государственной власти Пермского края".

4.4.3. Договор - это документ, который фиксирует соглашение сторон об установлении или прекращении каких-либо правоотношений.

4.4.3.1. Основные требования к оформлению договоров.

При составлении договора важное место отводится его структурной упорядоченности.

В структуре договора выделяются следующие части:

заголовочная часть содержит название вида документа "Договор" и заголовок - название договора (например, Договор о совместной деятельности);

место составления или издания;

регистрационный номер;

дата;

отметка о наличии приложения (если имеется);

визы согласования;

подписи сторон;

оттиски печатей.

Перед подписанием договор передается на согласование заинтересованным лицам (оформляется лист согласования).

Содержательная часть текста договора состоит из преамбулы и статей, в которых указываются соответствующие условия заключаемого договора. Статьи договора, как правило, имеют заголовки.

Преамбула содержит следующую информацию: наименования сторон (полные и сокращенные), кто их представляет и на основании каких документов действуют их представители.

Число разделов - статей текста договора может быть различным в зависимости от условий договора и согласия сторон. Как правило, включаются следующие разделы: предмет договора, условия и сроки выполнения действий в зависимости от предмета договора, права сторон, ответственность сторон, порядок разрешения споров, срок действия договора и порядок вступления его в силу.

Заключительная часть содержит юридические адреса сторон с указанием почтового адреса, банковских реквизитов и подписи (должность лица, уполномоченного подписать договор, его личная подпись и расшифровка подписи).

Подписи должностных лиц под договором заверяются печатями, воспроизводящими наименование юридических и физических лиц, и располагаются, как правило, на одном уровне.

Достаточно распространено составление договора с вынесением ряда вопросов в приложение. В этом случае все документы должны рассматриваться как составные части договора. В договоре и в приложении делается оговорка, что все приложенные документы - это неотъемлемая часть договора.

Например:

"Настоящий договор с указанными приложениями является полным текстом договора"

или

"Все приложения, упомянутые в настоящем договоре, являются неотъемлемой частью договора".

Количество экземпляров договора обусловливается количеством сторон, их подписавших. Все экземпляры должны содержать имеющиеся приложения, подлинные подписи уполномоченных должностных лиц и оттиски печатей.

Регистрация, формирование в дело и хранение договоров и соглашений, подписанных губернатором Пермского края или председателем Правительства Пермского края, и документов о продлении, изменении и расторжении их осуществляются в отделе правовых актов управления документационного обеспечения.

При подготовке и оформлении договоров и соглашений, подписанных губернатором Пермского края или председателем Правительства Пермского края, следует руководствоваться действующим законодательством, а также соответствующей Инструкцией.

Требования по подготовке и оформлению проектов договоров в ИСЭД-ЭА-УПР определяются регламентом процесса "СПД21.1 Подготовка договора".

4.4.3.2. Оформление доверенности на право подписания договоров.

Полномочия на право подписания договоров губернатора Пермского края должностным лицом оформляются распоряжением губернатора Пермского края.

Указанные полномочия подтверждаются доверенностью.

Срок действия доверенности не может превышать трех лет. Если срок в доверенности не указан, то она сохраняет силу в течение года со дня ее совершения.

Доверенность оформляется на бланке губернатора Пермского края.

Обязательные реквизиты доверенности:

наименование вида документа (доверенность);

регистрационный номер и дата выдачи;

фамилия, имя, отчество (полностью) и должность уполномоченного должностного лица;

перечисление предоставленных полномочий;

срок действия доверенности;

подпись губернатора Пермского края (в его отсутствие - исполняющего обязанности губернатора Пермского края);

оттиск гербовой печати Администрации губернатора Пермского края.

Требования по подготовке и оформлению доверенности в ИСЭД-ЭА-УПР определяются регламентом процесса "СПД19.11 Подготовка исходящего документа".

Полномочия на право подписания договоров Администрации губернатора Пермского края должностным лицом оформляются распоряжением руководителя Администрации губернатора Пермского края.

Указанные полномочия подтверждаются доверенностью.

Срок действия доверенности не может превышать трех лет. Если срок в доверенности не указан, то она сохраняет силу в течение года со дня ее совершения.

Доверенность оформляется на общем бланке Администрации губернатора Пермского края.

Обязательные реквизиты доверенности:

наименование вида документа (доверенность);

регистрационный номер и дата выдачи;

фамилия, имя, отчество (полностью) и должность уполномоченного должностного лица Администрации губернатора Пермского края или иного лица;

перечисление предоставленных полномочий;

срок действия доверенности;

подпись руководителя Администрации губернатора Пермского края (в его отсутствие - исполняющего обязанности руководителя Администрации губернатора Пермского края);

оттиск гербовой печати Администрации губернатора Пермского края.

Требования по подготовке доверенности в ИСЭД-ЭА-УПР определяются регламентом процесса "СПД19.11 Подготовка исходящего документа".

Полномочия на право подписания договоров Правительства Пермского края должностным лицом оформляются распоряжением председателя Правительства Пермского края.

Указанные полномочия подтверждаются доверенностью.

Срок действия доверенности не может превышать трех лет. Если срок в доверенности не указан, то она сохраняет силу в течение года со дня ее совершения.

Доверенность оформляется на бланке председателя Правительства Пермского края.

Обязательные реквизиты доверенности:

наименование вида документа (доверенность);

регистрационный номер и дата выдачи;

фамилия, имя, отчество (полностью) и должность уполномоченного должностного лица Правительства Пермского края или иного лица;

перечисление предоставленных полномочий;

срок действия доверенности;

подпись председателя Правительства Пермского края (в его отсутствие - исполняющего обязанности председателя Правительства Пермского края);

оттиск гербовой печати Правительства Пермского края.

Требования по подготовке доверенности в ИСЭД-ЭА-УПР определяются регламентом процесса "СПД19.11 Подготовка исходящего документа".

4.5. Подготовка и оформление информационно-справочных документов

Информационно-справочные документы являются формой передачи информации с одного уровня управления на другой, а также основаниями для принятия управленческого решения, издания распорядительного документа.

Основными видами и разновидностями информационно-справочных документов в Администрации губернатора Пермского края, Аппарате Правительства Пермского края, исполнительных органах государственной власти Пермского края являются:

служебная (докладная) записка;

предложение;

объяснительная записка;

пояснительная записка.

4.5.1. Служебная (докладная) записка - документ, адресованный руководителю данной или вышестоящей организации, содержащий обстоятельное изложение кого-либо вопроса с выводами и предложениями составителя.

Служебная (докладная) записка составляется как по указанию руководителя организации или структурного подразделения, так и по инициативе структурного подразделения, конкретного сотрудника.

Служебная (докладная) записка может быть внешней или внутренней.

4.5.1.1. Внешние служебные (докладные) записки оформляются на общем бланке организации и подписываются руководителем организации. Внешние служебные (докладные) записки применяются при переписке между исполнительными органами государственной власти Пермского края.

4.5.1.2. Внутренние служебные (докладные) записки, адресованные губернатору Пермского края, руководителю Администрации губернатора Пермского края и заместителю руководителя Администрации губернатора Пермского края, председателю Правительства Пермского края, заместителям председателя Правительства Пермского края, заместителю руководителя Аппарата Правительства Пермского края и руководителю Аппарата Правительства Пермского края, руководителям структурных подразделений Администрации губернатора Пермского края, Аппарата Правительства Пермского края, оформляются на трафаретных формах по типу общего бланка, подписываются руководителем структурного подразделения или составителем (в зависимости от адресования).

4.5.1.3. В состав реквизитов служебных (докладных) записок входят наименование организации (для внешней), наименование структурного подразделения (для внутренней), наименование вида документа, дата, регистрационный номер, адресат, заголовок к тексту, текст, подпись.

Наименование вида документа печатается прописными буквами полужирным шрифтом.

Датой служебной (докладной) записки является дата ее подписания.

Текст оформляется от первого лица единственного числа и состоит из 2 частей. В первой части указываются основание или причина составления записки, основное содержание вопроса, точное и объективное описание события, факта, по поводу которого составлена записка; содержится оценка события составителем и другая аргументированная информация о необходимости принятия тех или иных управленческих решений. Во второй части формулируются выводы, предложения и рекомендации.

Руководитель, которому адресована записка, решение по ее рассмотрению оформляет в виде резолюции (при необходимости).

4.5.2. Предложение - документ, представляющий собой разновидность служебной (докладной) записки, содержащий перечень конкретных предложений по определенному вопросу.

Текст не содержит аналитическую часть, только вводную (обоснование) и заключительную (перечень предложений). Оформляется аналогично внутренним служебным (докладным) запискам.

4.5.3. Объяснительная записка - документ, объясняющий причины какого-либо действия, происшествия, ситуации, события, факта.

Объяснительная записка составляется структурным подразделением или конкретным должностным лицом. Оформляется аналогично внутренним служебным (докладным) запискам.

Объяснительная записка подписывается составителем.

4.5.4. Пояснительная записка - документ, сопровождающий основной документ и поясняющий содержание отдельных положений основного документа; содержащий обоснование необходимости принятия данного документа, характеристику целей, задач, основных положений проекта документа (законопроекта, проекта указа и др.); поясняющий (объясняющий) причины каких-либо действий, событий, фактов.

Составляется на стандартных листах.

Текст оформляется в виде связного текста. В одной его части констатируется или излагается содержание положений, пунктов и разделов основного документа или управленческой ситуации, событий, фактов. В другой - объясняются причины: приводятся расчеты, экономическое и юридическое обоснование и другие доказательства. Пояснения к положениям, разделам, пунктам основного документа могут располагаться с учетом степени их значимости или могут быть пронумерованы в соответствии с номерами положений, разделов и пунктов основного документа.

Заголовок записки должен сочетаться с наименованием основного документа, например:

Пояснительная записка к проекту закона Пермского края "О бюджетном процессе в Пермском крае"

или

Пояснительная записка к проекту постановления Правительства Пермского края "О переводе земельного участка из одной категории в другую".

Пояснительная записка к проектам актов губернатора Пермского края, Правительства Пермского края, председателя Правительства Пермского края подписывается руководителем с указанием наименования должности.

Образцы информационно-справочных документов содержатся в приложении 9 к настоящей Инструкции.

Требования по подготовке и оформлению проектов информационно-справочных документов определяются регламентом процесса "СПД19.12 Подготовка внутреннего документа".

4.6. Подготовка и оформление служебных писем

4.6.1. Общие требования.

Служебные письма - обобщенное название большой группы управленческих документов, которые служат средством общения с организациями и частными лицами.

Служебные письма могут направляться как сторонним организациям внутри страны, так и зарубежным корреспондентам*(6).

Содержание служебного письма должно быть кратким, ясным, аргументированным, обеспечивать точное и однозначное восприятие содержащейся в нем информации.

Для письма характерно использование простых распространенных предложений. Следует избегать неточности, двусмысленности изложения, неправильного использования слов, терминов, а также профессионализмов, известных лишь узкому кругу лиц.

Целесообразно готовить письмо по одному вопросу. Если необходимо обратиться в организацию одновременно по разнородным вопросам, целесообразнее составлять отдельные письма по каждому из них.

Служебное письмо по объему не должно превышать 1-2 машинописных страниц.

4.6.2. Реквизиты оформления письма.

4.6.2.1. Адресат.

В качестве адресата могут быть организации, их структурные подразделения, должностные или физические лица.

При адресовании документа должностному лицу и (или) физическому лицу инициалы указываются перед фамилией, между инициалами и фамилией ставится пробел (пробел ставится при одновременном нажатии клавиш Shift, Ctrl и пробел).

Реквизит "Адресат" располагается на бланке справа в пределах ограничительных отметок.

Существует несколько способов оформления реквизита "Адресат".

1. Адресование документа в организацию и ее структурное подразделение без указания должностного лица их наименования пишутся в именительном падеже:

Министерство обороны Российской Федерации

Администрация Президента Российской Федерации Управление по работе с обращениями граждан

2. Адресование документа конкретным должностным лицам.

Должность и фамилия должностного лица указываются только в том случае, если известно, кто конкретно занимается данным вопросом.

Если документ адресуется руководителю организации или его заместителю, то наименование организации должно входить в состав наименования должности адресата. Например:

Генеральному директору
объединения "Агропром"
В.Д. Иванову

При направлении документа иным должностным лицам наименование организации указывается в именительном падеже, а должность и фамилия - в дательном. Например:

Министерство образования и
науки Российской Федерации
Управление делами
Ведущему специалисту
А.И. Иванову

В отдельных случаях, кроме наименования должности руководителя, указываются дополнительные сведения о нем (воинское звание, ученая степень или почетное звание). Например:

Начальнику штаба
в/ч 4532
генерал-майору
К.Н. Серову

Директору Института
твердых металлов
доктору технических наук
М.Т. Соснину

Если документ направляется лицу, совмещающему несколько должностей или выполняющему одновременно служебные и общественные функции, то документ адресуется ему по той должности, к которой относится его содержание. Указывать в составе адресата все занимаемые им должности не допускается.

3. Адресование документа физическому лицу.

Например:

И.П. Смирнову
ул. Советская, д. 25, кв. 15,
г. Березники,
Пермский край, 618400

В состав реквизита "Адресат" может входить почтовый адрес. Полный почтовый адрес указывается составителем документа в случае его направления разовому корреспонденту, а также физическому лицу. Элементы почтового адреса указываются в последовательности, установленной Правилами оказания услуг почтовой связи, утвержденными постановлением Правительства Российской Федерации от 15.04.2005 N 221.

Образцы
оформления элементов почтового адреса в реквизите "Адресат" (внутренние почтовые отправления)

Адресование физическому лицу

И.П. Калинину
ул. Советская, д. 25, кв. 14,
пос. Вишерогорск,
Красновишерский р-н,
Пермский край, 618562

Адресование юридическому лицу

Государственное учреждение Всероссийский научно-исследовательский институт документоведения и архивного дела ул. Профсоюзная, д. 82, Москва, 117393

Государственное краевое учреждение "Государственный архив Пермского края" ул. Студенческая, д. 36, г. Пермь, 614070

Письмо не должно содержать более четырех адресатов. Слово "копия" перед вторым, третьим и четвертым адресатами не ставится.

4.6.2.2. Заголовок к тексту.

Заголовок к тексту - реквизит, в краткой форме выражающий основное содержание письма, его тему. Отвечает на вопрос "О чем?" ("О ком?"). Печатается в ограничительных отметках. Точка в конце заголовка не ставится.

При направлении письма в качестве дополнения к ранее отправленному в его заголовке с новой строки в скобках оформляется подзаголовок. Например:

О разъяснении вопросов при изготовлении
бланков документов и печатей исполнительными
органами государственной власти Пермского края
(в дополнение к письму от _________ N ______)

Заголовок составляется лицом, готовящим проект документа.

4.6.2.3. Текст.

Текст, как правило, состоит из двух частей. В первой части указываются причины, основания, цели составления письма, во второй - выводы, просьбы, предложения, рекомендации. Если содержание письма не нуждается в пояснении и обосновании, текст содержит одну заключительную часть (например, просьбу без пояснения).

С точки зрения композиции (построения) письма делятся на простые и сложные.

Простые письма составляются в управленческих ситуациях, не требующих изложения сложных в административном и юридическом отношениях коллизий.

Сложные письма создаются в случаях, требующих описания управленческой ситуации, ее детального анализа, изложения и обоснования различных мнений, аргументации.

Сложные в композиционном плане тексты могут состоять из следующих частей:

обращение;

вступление;

основное содержание;

заключение.

Допускается начинать текст письма с обращения к адресату, которое печатается посредине строки, например: Уважаемый Иван Иванович!

При обращении к адресату учитываются его служебное положение, сфера деятельности.

Вступление - это формулировка темы письма, объясняющая причины его написания.

Возможны два варианта формулировки темы:

ссылка на документ (в этом случае указываются его реквизиты: наименование вида документа, автор, дата, номер, заголовок) или его отдельные пункты, послужившие основанием или поводом для составления письма;

констатация или описание факта, события, сложившейся ситуации.

Описание события или ситуации, их анализ и приводимые доказательства составляют основное содержание письма.

Заключение - это итог рассмотрения предмета письма, представляющий собой выводы в виде предложений, мнений, требований, просьб. Заключительная часть письма может заканчиваться формулой вежливости (С уважением,...).

4.6.2.4. Отметка о наличии приложения.

В сопроводительных письмах используется ссылка на приложение к письму.

Отметка о наличии приложения располагается под текстом и может быть оформлена одним из следующих способов:

1. Если приложение названо в тексте:

Приложение: на 5 л. в 1 экз.

2. Если документ имеет приложение, не названное в тексте, то указывают его наименование, число листов и число экземпляров:

Приложение: Договор от 17 января 2008 г. N 3 на 5 л. в 2 экз.

3. При наличии нескольких приложений их нумеруют, например:

Приложение:	1. Проект бюджета на 2009 год на 20 л. в 1 экз.
	2. Пояснительная записка к проекту бюджета на 2 л. в 1 экз.

4. Если к документу прилагают другой документ, также имеющий приложение, отметку о наличии приложения оформляют следующим образом:

Приложение:

Договор от 17 января 2008 г. N 3 и приложения к нему, всего на 25 л.

5. Если приложения сброшюрованы, то число листов не указывают. Например:

Приложение:

Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти в 2 экз.

Если приложения направляют не во все указанные в документе адреса, то отметку о его наличии оформляют следующим образом:

Приложение:

на 5 л. в 1 экз. только в первый адрес.

6. Приложение, которое является самостоятельным документом и направляется сопроводительным письмом, оформляется следующим образом:

Приложение
к письму губернатора
Пермского края
от ___________ N _________

или

Приложение
к письму председателя
Правительства Пермского края
от ___________ N _________

4.6.2.5. Подпись.

Служебные письма подписываются должностными лицами в соответствии с предоставленными им полномочиями.

Письма первым руководителям федеральных органов государственной власти (министерства, федеральные инспекции, федеральные службы) подписываются губернатором Пермского края.

Письма заместителям руководителей федеральных органов государственной власти подписываются руководителем Администрации губернатора Пермского края, председателем Правительства Пермского края, заместителями председателя Правительства Пермского края по вопросам, находящимся в их компетенции (или их исполняющими обязанности) или руководителями структурных подразделений Аппарата Правительства Пермского края и исполнительных органов государственной власти Пермского края (или исполняющими обязанности руководителей).

Письма главам муниципальных районов и городских округов подписываются руководителем Администрации губернатора Пермского края, председателем Правительства Пермского края, заместителями председателя Правительства Пермского края или руководителями структурных подразделений Администрации губернатора Пермского края, Аппарата Правительства Пермского края и исполнительных органов государственной власти Пермского края (или исполняющими обязанности руководителей).

Реквизит "Подпись" располагается под текстом и отметкой о наличии приложения.

В состав реквизита "Подпись" входят наименование должности лица, подписавшего документ; личная подпись, расшифровка подписи (инициалы, фамилия). Например:

Председатель департамента

Личная подпись

Инициалы, фамилия

Наименование должности печатается от левой границы текстового поля.

При оформлении документа на бланке должностного лица должность этого лица в подписи не указывают.

Если должностное лицо, на бланке которого заготовлен проект документа, отсутствует, то документ подписывает лицо, исполняющее его обязанности. При этом обязательно указывается фактическая должность лица, подписавшего документ. Например:

И.о. губернатора края

Личная подпись

Инициалы, фамилия

При подписании письма несколькими лицами равных должностей их подписи располагаются на одном уровне. Например:

Председатель Законодательного Собрания Пермского края Инициалы, фамилия

Губернатор Пермского края Инициалы, фамилия

При подписании документа несколькими должностными лицами их подписи располагают одну под другой в последовательности, соответствующей занимаемой должности. Например:

Заместитель руководителя Аппарата Правительства Пермского края	Личная подпись	Инициалы, фамилия
Главный бухгалтер	Личная подпись	Инициалы, фамилия

Гарантийные письма, письма финансового характера оформляются на бланке и подписываются руководителем (заместителем руководителя) и главным бухгалтером.

4.6.2.6. Визы согласования письма.

В состав визы входят подпись и должность визирующего, расшифровка подписи (инициалы, фамилия) и дата визирования. Помощники руководителя (консультанты-референты, консультанты, главные, ведущие специалисты, осуществляющие данную функцию в соответствии с должностным регламентом) при принятии документов для подписания руководителем проверяют визы согласующих сторон, которым было дано поручение для исполнения, при необходимости возвращают исполнителю для получения дополнительных виз.

До представления на подпись губернатору Пермского края или исполняющему обязанности губернатора Пермского края проекты писем в обязательном порядке должны быть согласованы:

1. автором (исполнителем);

2. руководителем подразделения;

3. руководителем исполнительного органа государственной власти Пермского края;

4. курирующим заместителем председателя Правительства Пермского края;

5. председателем Правительства Пермского края;

6. представителем правового департамента Администрации губернатора Пермского края, если документ касается законотворческой деятельности;

7. представителем Министерства финансов Пермского края, если в документе затронуты вопросы финансового характера;

8. начальником отдела (или исполняющим обязанности) по взаимодействию с Законодательным Собранием Пермского края департамента управления государственными учреждениями Аппарата Правительства Пермского края, если документ направляется в Законодательное Собрание Пермского края;

9. руководителем Администрации губернатора Пермского края;

10. редактором отдела правовых актов управления документационного обеспечения.

В случае возвращения документа исполнителю на доработку, последняя версия документа должна быть в обязательном порядке согласована с редактором отдела правовых актов управления документационного обеспечения.

До представления на подпись председателю Правительства Пермского края проекты писем в обязательном порядке должны быть согласованы:

1. автором (исполнителем);

2. руководителем подразделения;

3. курирующим заместителем председателя Правительства Пермского края;

4. редактором отдела правовых актов управления документационного обеспечения;

5. представителем правового управления Аппарата Правительства Пермского края;

6. начальником отдела (или исполняющим обязанности) по взаимодействию с Законодательным Собранием Пермского края департамента управления государственными учреждениями Аппарата Правительства Пермского края, если документ направляется в Законодательное Собрание Пермского края.

В случае возвращения документа исполнителю на доработку, последняя версия документа должна быть в обязательном порядке согласована с редактором отдела правовых актов управления документационного обеспечения.

Срок визирования проекта письма составляет 1 день (исключение: правовой департамент Администрации губернатора Пермского края и (или) правовое управление Аппарата Правительства Пермского края - 3 дня).

4.6.2.7. Гриф согласования.

Согласование проекта письма со сторонними организациями, которые не входят в систему исполнительных органов государственной власти Пермского края, оформляется через гриф согласования.

Гриф согласования состоит из слова СОГЛАСОВАНО, должности лица, с которым согласован документ (включая наименование организации), личной подписи, расшифровки подписи (инициалов, фамилии) и даты согласования, например:

СОГЛАСОВАНО
Наименование должности

Личная подпись А.И. Иванов

Дата

Образцы оформления служебных писем содержатся в приложении 10 к настоящей Инструкции.

Требования по подготовке и оформлению служебных писем в ИСЭД-ЭА-УПР определяются регламентом процесса "СПД19.11 Подготовка исходящего документа" и регламентом процесса СПД 19.12 "Подготовка внутреннего документа.

4.6.2.8. Отметка об исполнителе.

На последней странице письма в нижнем левом углу делается отметка об исполнителе (составителе документа), которая включает инициалы, фамилию (или фамилию, имя, отчество) исполнителя и номер его служебного телефона. В случае если письмо отправляется за пределы г. Перми, номеру служебного телефона должен предшествовать телефонный код г. Перми.

Например:

А.Б. Иванов 217 44 56 или Андрей Борисович Иванов 217 44 56

На документе, подготовленном по поручению руководителя группой исполнителей, в отметке об исполнителе указывается фамилия основного исполнителя.

На проектах писем за подписью председателя Правительства Пермского края или исполняющего обязанности председателя Правительства Пермского края в нижнем левом углу делается отметка об исполнителе, которая включает инициалы и фамилию ответственного исполнителя - руководителя исполнительного органа государственной власти Пермского края и номер служебного телефона, а также инициалы и фамилию непосредственного исполнителя и номер служебного телефона. Например:

И.Н. Орлов 217 76 58 С.П. Горевой 217 73 50

4.6.2.9. Отметка о заверении копии.

Для свидетельствования верности копии подлиннику документа на последнем листе копии на свободном месте под текстом оформляется реквизит "Отметка о заверении копии", включающий: слово "Верно", наименование должности лица, заверившего копию; личную подпись, расшифровку подписи, дату заверения, например:

Верно

Ведущий специалист Подпись И.О. Фамилия

Дата

Допускается копию документа заверять штампом.

В случае представления копии или выписки из документа в другую организацию отметка о заверении копии заверяется печатью.

Листы многостраничных копий нумеруются, отметка о заверении копии дополняется указанием количества листов копии: "Всего в копии ____ л.". Допускается также заверять отметкой "Верно" каждый лист многостраничной копии документа.

4.7. Особенности подготовки и оформления документов, передаваемых по каналам электросвязи

4.7.1. Телеграммы.

Телеграмма - краткое текстовое сообщение, передаваемое средствами телеграфной связи.

Телеграммы, направляемые за подписью руководителей Пермского края, оформляются на стандартных листах формата А4 в двух экземплярах.

По степени срочности выделяются следующие категории телеграмм: обыкновенная (без отметки), срочная (с отметкой "срочная").

Телеграммы за подписью губернатора Пермского края, депутатов Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации, членов Совета Федерации Федерального Собрания Российской Федерации относятся к категории "правительственная" и передаются в приоритетном порядке.

Телеграммы делятся на следующие виды: с уведомлением о вручении, с доставкой "почтой заказное" (принимаются для отправления в деревни, села), с доставкой в срок, указанный отправителем, заверенная, схемная телеграмма, письмо-телеграмма и другие.

При подготовке телеграмм необходимо руководствоваться следующими требованиями:

В реквизите "Адресат" указываются полный телеграфный адрес (печатается отдельной строкой) и наименование адресата.

Полный телеграфный адрес указывается в следующей последовательности:

наименование населенного пункта (в именительном падеже) и номер отделения связи, если телеграмма направляется в центр республики, Пермского края, области;

наименование республики, Пермского края, области, на территории которых находится населенный пункт (если он не является центром республики, Пермского края, области), наименование района (если населенный пункт не является районным центром) указываются в родительном падеже;

местожительство или местонахождение адресата (название улицы, проспекта, бульвара и т.п., номер дома, корпуса, номер квартиры).

В адресах телеграмм перед номерами домов, корпусов, строений, квартир указываются слова "дом", "строение", "корпус", "квартира" или их сокращенные обозначения (д. стр., корп., кв.). Слово "улица" указывается полностью или сокращенно "ул.". Остальные слова, используемые при написании адреса, такие, как область, район, проспект и т.п., указываются полностью.

Номера домов, строений, корпусов, квартир указываются цифрами. Наименования номерных улиц и номерных организаций указываются словами.

В качестве адресата могут быть организации, их структурные подразделения, должностные и физические лица.

В наименование адресата входит:

наименование организации, если адресатом является организация;

наименование организации, должности, фамилия, если адресатом является должностное лицо;

фамилия, если телеграмма адресована частному лицу.

Имена и отчества лиц, которым направляется телеграмма, или их инициалы указываются по желанию отправителя.

В наименовании адресата фамилия, имя, отчество и должность адресата указываются в дательном падеже, название организации - в именительном.

В реквизите "Адресат" не должно быть кавычек.

При адресовании телеграммы в четыре адреса и более прилагается список рассылки, составляемый и подписываемый исполнителем, а на месте реквизита "Адресат" указывается "По списку". Форма списка на рассылку телеграмм содержится в приложении 11 к настоящей Инструкции.

Примеры оформления реквизита "Адресат":

ЧЕРМОЗ ПЕРМСКОГО КРАЯ ИЛЬИНСКОГО РАЙОНА УЛ МИРА ДОМ 55 КВ 25 ИВАНОВУ КУНГУР ПЕРМСКОГО КРАЯ УЛ СОВЕТСКАЯ Д 22 ГЛАВЕ АДМИНИСТРАЦИИ КУНГУРСКОГО РАЙОНА ЮРОВУ МОСКВА УЛ ВОРОНЦОВО ПОЛЕ Д 4 МИНИСТЕРСТВО ЮСТИЦИИ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ МИНИСТРУ КОНОВАЛОВУ

Содержание телеграммы излагается кратко. Текст телеграммы не должен содержать более 300 слов. Текст печатается без переноса слов прописными буквами без союзов и предлогов, если при этом не искажается содержание.

Текст ответной телеграммы следует начинать с указания номера или названия документа, на который дается ответ, без добавления слов "номер", "Ваш", "на Ваш".

При необходимости знаки "точка", "запятая", "кавычки" указываются в телеграмме соответствующими символьными знаками.

Цифры в телеграмме обозначаются либо знаками цифр, либо полными словами. Текст телеграммы не должен заканчиваться цифрами.

Исходящий (делопроизводственный) номер документа проставляется на телеграммах у левой границы текстового поля после текста перед подписью.

Подпись в телеграмме оформляется отдельной строкой, указываются наименование должности и фамилия лица, подписавшего телеграмму.

Под чертой в правой части листа указывается дата и ниже даты - подпись, которая состоит из наименования должности руководителя, подписавшего телеграмму, его личной подписи и расшифровки подписи (фамилии и инициалов).

Адрес и наименование отправителя не указываются.

В нижней части листа оформляется отметка об исполнителе, состоящая из фамилии исполнителя, подготовившего текст телеграммы, и номера его телефона.

Телеграммы визируются исполнителем.

Форма и образец телеграммы содержатся в приложениях 12, 13 к настоящей Инструкции.

Порядок регистрации входящих телеграмм определен в разделе 5.1 настоящей Инструкции, исходящих телеграмм - в разделе 5.4 настоящей Инструкции. Телеграммы, подлежащие отправке через отдел специальной документальной связи Аппарата Правительства Пермского края, печатаются в двух экземплярах. После передачи один возвращается в отдел по организации работы со служебной корреспонденцией управления документационного обеспечения с отметкой о передаче. Для отправки через почтовое отделение N 6 (ул. Ленина, д. 51, г. Пермь) телеграммы также печатаются в двух экземплярах. Первый экземпляр передается в почтовое отделение, второй - подшивается в дело.

Требования к подготовке и оформлению телеграмм в ИСЭД-ЭА-УПР определяются регламентом процесса "СПД19.11 Подготовка исходящего документа".

4.7.2. Телефонограммы.

Текст телефонограммы передается устно по каналам телефонной связи и записывается (печатается) получателем.

Телефонограммы используются для оперативного решения вопросов в случаях, когда сообщения, передаваемые по телефону, требуют документального оформления. Телефонограммами передаются несложные тексты (приглашения на совещания, заседания и т.д.).

Телефонограммы оформляются на чистом листе бумаги с указанием всех необходимых реквизитов.

Юридическая сила поступившей телефонограммы определяется следующими реквизитами:

исходящим регистрационным номером отправляемой телефонограммы;

должностью, фамилией, именем, отчеством лица, отправившего телефонограмму;

должностью, фамилией, именем, отчеством и подписью лица, принявшего телефонограмму;

входящим регистрационным номером полученной телефонограммы.

Телефонограмма составляется в одном экземпляре и подписывается руководителем или ответственным исполнителем.

Входящие телефонограммы на имя руководителей принимаются и регистрируются специалистами приемных. Принимаемая телефонограмма оформляется в двух экземплярах.

Исходящие телефонограммы готовятся, регистрируются и передаются по поручению руководителей Пермского края специалистами приемных или ответственными за работу с документами в структурных подразделениях Администрации губернатора Пермского края, Аппарата Правительства Пермского края, исполнительных органах государственной власти Пермского края. Исходящие телефонограммы оформляются в одном экземпляре.

При оформлении телефонограмм указываются:

наименование организации-отправителя;

регистрационный номер и дата;

время приема-передачи;

адресат;

текст;

подпись;

отметка о передаче;

отметка о приеме.

В левом верхнем углу печатаются наименование организации-отправителя, наименование вида документа - ТЕЛЕФОНОГРАММА (печатается прописными буквами), регистрационный номер, дата (датой телефонограммы является дата ее передачи).

Реквизит "Адресат" оформляется в правом верхнем углу.

Если телефонограмма передается в несколько однородных организаций, то адрес указывается обобщенно. При передаче телефонограммы нескольким адресатам в телефонограмме проставляется отметка "Передано согласно списку (список прилагается)".

Форма списка организаций для передачи телефонограммы содержится в приложении 14 к настоящей Инструкции.

Текст телефонограммы оформляется с абзаца. В тексте следует избегать труднопроизносимых слов и сложных оборотов. В телефонограмме не должно быть более 50 слов.

Реквизит "Подпись" состоит из наименования должности лица, подписавшего телефонограмму, его инициалов и фамилии для входящих телефонограмм, а также личной подписи для исходящих телефонограмм.

Отметка о передаче оформляется ниже подписи от границы левого поля и состоит из слова "Передал", наименования должности, инициалов и фамилии лица, передавшего телефонограмму, номера телефона, по которому передана телефонограмма.

Отметка о приеме оформляется также от границы левого поля ниже отметки о передаче и состоит из слова "Принял", наименования должности, инициалов и фамилии лица, принявшего телефонограмму, номера телефона, по которому принята телефонограмма.

Форма и образец телефонограммы содержатся в приложениях 15, 16 к настоящей Инструкции.

Входящие и исходящие телефонограммы регистрируются в журналах, в которых фиксируются:

регистрационный номер;

дата, время приема (передачи);

наименование организации-отправителя, дата, регистрационный номер телефонограммы (для входящих телефонограмм);

наименование организации-получателя (для исходящих телефонограмм);

фамилии и номера телефонов сотрудников, принявших и передавших телефонограмму;

краткое содержание телефонограммы;

наименование должности, инициалы, фамилия лица, которому адресована телефонограмма (или передана на исполнение - для входящих телефонограмм);

содержание резолюции (для входящих телефонограмм).

После записи в журнале на телефонограмме проставляется регистрационный штамп с датой и номером. Первый экземпляр передается на рассмотрение руководителю, которому она адресована. Второй экземпляр телефонограммы подшивается в дело.

Входящие и исходящие телефонограммы формируются в дела и хранятся в приемных руководителей или структурных подразделениях Администрации губернатора Пермского края, Аппарата Правительства Пермского края, исполнительных органах государственной власти Пермского края.

4.8. Особенности подготовки и оформления служебных писем, направляемых за рубеж

4.8.1. Общие требования.

Служебные письма оформляются на бланках установленной формы.

В бланках писем губернатора Пермского края для международной переписки почтовый адрес в реквизите "Справочные данные об организации" содержит название страны (Россия).

Служебные письма, направляемые в правительства иностранных государств, генеральные консульства, консульства на территории Российской Федерации, а также руководителям международных организаций, оформляются на бланке губернатора Пермского края для международной переписки с воспроизведением Герба Пермского края в многоцветном варианте.

Письма в адрес других зарубежных адресатов направляются как за подписью губернатора Пермского края, так и за подписью председателя Правительства Пермского края, заместителей председателя Правительства Пермского края, руководителя Администрации губернатора Пермского края на бланках документов должностных лиц.

Письма по ряду рабочих вопросов (уточнение сроков визита, просьба об оформлении приглашений и т.д.) оформляются на бланке подразделения, ведущего переписку, за подписью руководителя данного подразделения.

Подготовка проекта письма на бланке губернатора Пермского края для международной переписки осуществляется исполнителем письма.

4.8.2. Оформление реквизитов служебного письма.

4.8.2.1. Адресат.

При оформлении реквизита "Адресат" рекомендуется соблюдать требования, установленные к оформлению данного реквизита при переписке в пределах Российской Федерации.

Составные части реквизита "Адресат" допускается печатать как строчными, так и прописными буквами.

Имя, фамилия, должность адресата пишутся так же, как они даны в подписи на поступившем документе.

Особое внимание требуется при написании сложных имен и фамилий (испанских, арабских и др.), нельзя допускать их сокращения, руководствуясь правилами русского языка. В ряде случаев, в зависимости от местной практики, перед фамилией лица, которому направляется письмо, рекомендуется указывать его титул. Например:

Его Превосходительству господину М. Андерсу Чрезвычайному и Полномочному Послу (официальное название страны)

При написании страны употребляется только официальное название государства как полное, так и краткое (например: "Соединенные Штаты Америки", или "США"; "Федеративная Республика Германия", или "ФРГ").

4.8.2.2. Заголовок к тексту.

При оформлении служебного письма заголовок к тексту может отсутствовать.

4.8.2.3. Текст.

Текст письма начинается со вступительного обращения. Если письмо адресовано министру, то в зависимости от конкретного случая и местной практики предлагается писать: "Господин Министр" или "Ваше Превосходительство". В обращении допускается добавление слова "Уважаемый", например "Уважаемый господин Министр". Слово "господин" пишется полностью или сокращенно.

В деловой переписке также могут использоваться следующие обращения:

"Уважаемый господин Блэк" - к мужчине;

"Уважаемая госпожа Смит" - к женщине;

"Уважаемые господа" - к организации в целом.

После обращения следует основной текст, который состоит из трех частей:

вступление;

основное содержание;

заключение.

Вступление - это формулировка темы письма, объясняющая причины его написания.

Основное содержание письма составляют описание события или ситуации, их анализ и приводимые доказательства.

Заключение - это итог рассмотрения предмета письма. В заключении излагается просьба, согласие или отказ, напоминание, предложение.

Письмо рекомендуется заканчивать формулами вежливости, например:

Прошу Вас, господин Президент (господин Посол, господин Министр), принять уверения в моем весьма (самом) высоком уважении.

Прошу Вас, господин Хайнц Бюлер, принять уверения в моем глубоком уважении (или почтении).

С уважением и надеждой на дальнейшее сотрудничество.

Могут также использоваться слова: "С искренним уважением", "С глубоким уважением", "Искренне Ваш", "С уважением".

В ответном письме заключительная формула вежливости формулируется в порядке взаимности.

Если есть приложение, то необходимо сделать отметку о наличии приложения, которая располагается под текстом.

4.8.2.4. Подпись.

При оформлении документа на бланке письма должностного лица должность этого лица не указывают.

4.8.2.5. Отметка об исполнителе.

На подлиннике письма зарубежному адресату отметка об исполнителе не проставляется.

4.8.2.6. Визы согласования письма.

Проекты писем зарубежным корреспондентам составляются на русском языке. В состав визы входят должность визирующего, подпись, расшифровка подписи (инициалы, фамилия).

До представления на подпись губернатору Пермского края или исполняющему обязанности губернатора Пермского края проекты писем должны быть завизированы:

председателем Правительства Пермского края;

заместителем председателя Правительства Пермского края, в чьей компетенции находится данный вопрос;

руководителем Аппарата Правительства Пермского края;

начальником отдела протокола Аппарата Правительства Пермского края.

4.8.3. Требования к оформлению конвертов.

Конверты для документов должны быть соответствующего размера и качества.

Написание адреса на конвертах при переписке с зарубежными корреспондентами имеет свои особенности. Это касается, прежде всего, порядка указания элементов адреса. Рекомендуется адрес на конверте писать исполнителем на языке страны-адресата и располагать в той последовательности, в которой он указан на конверте входящего письма. В конце написания адреса-страны пишется наименование страны по-русски в скобках, например: (Испания).

4.8.4. Порядок отправления документов.

После подписания письма губернатором Пермского края при необходимости составляется неофициальный перевод текста письма на язык страны-адресата или на английский язык. Делается это в том случае, если имеется намерение довести до адресата как можно быстрее содержание документа. Перевод текста готовит отдел протокола Аппарата Правительства Пермского края.

Отправление служебных писем за рубеж за подписью губернатора Пермского края, председателя Правительства Пермского края, заместителей председателя Правительства Пермского края, руководителя Администрации губернатора Пермского края осуществляет отдел по организации работы со служебной корреспонденцией управления документационного обеспечения.

Порядок отправления документов определяется исходя из срочности документа: по почте или факсом.

При отправлении письма факсом в реквизите "Адресат" последней строкой указывают номер факса с кодом страны и города. Например:

Министерство юстиции земли Нижняя Саксония (ФРГ) господину Паустиану Факс (8-10-49) 511-120-5170

Требования к подготовке служебных писем, направляемых за рубеж, в ИСЭД-ЭА-УПР определяются регламентом процесса "СПД19.11 Подготовка исходящего документа".

4.9. Документирование деятельности координационных и иных рабочих органов Пермского края

4.9.1. В деятельности координационных и иных рабочих органов (далее - комиссии, советы) Пермского края создаются планы работы, отчеты о работе, решения, протоколы заседаний, письма и другие документы.

4.9.2. Оформление документов комиссий, советов, их регистрация и ведение делопроизводства осуществляются структурными подразделениями Администрации губернатора Пермского края, Аппарата Правительства Пермского края или исполнительными органами государственной власти Пермского края, на которые возложена организационно-техническая работа комиссии, совета.

4.9.3. Документы постоянно действующих комиссий, советов оформляются на бланках, временных - на стандартных листах бумаги на основе продольного или углового расположения реквизитов.

Наименования комиссии, совета указываются в соответствии с распоряжением губернатора Пермского края, Правительства Пермского края, председателя Правительства Пермского края об их образовании.

4.9.4. Протоколы заседаний, решения комиссии подписываются председателем (при его отсутствии - заместителем председателя) и секретарем комиссии, в случае отсутствия секретаря комиссии - секретарем заседания.

4.9.5. Если документ оформляется на бланке комиссии, совета, наименование должности возглавляющего ее руководителя Пермского края указывается сокращенно, например:

Председатель комиссии, заместитель председателя Правительства Пермского края

Личная подпись

Инициалы, фамилия

4.9.6. Если документы оформляются не на бланке комиссии, наименование должности возглавляющего комиссию руководителя Пермского края указывается полностью, например:

Председатель межведомственной комиссии по миграционной политике Пермского края, заместитель председателя Правительства Пермского края

Личная подпись

Инициалы, фамилия

V. Организация работы с документами

5.1. Прием, обработка, регистрация и распределение входящих и внутренних документов

5.1.1. Доставка документов руководителям Пермского края, в Администрацию губернатора Пермского края, Аппарат Правительства Пермского края осуществляется, как правило, средствами почтовой, фельдъегерской, факсимильной и электрической связи.

5.1.2. Исполнительные органы государственной власти Пермского края осуществляют самостоятельно прием, обработку, регистрацию и распределение документов, адресованных непосредственно в министерства, агентства, инспекции, комитеты.

5.1.3. В Администрации губернатора Пермского края, Аппарате Правительства Пермского края прием и регистрация документов осуществляются децентрализовано.

Прием федеральных законов, актов органов государственной власти Российской Федерации (указы и распоряжения Президента Российской Федерации, постановления Совета Федерации Федерального Собрания Российской Федерации, Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации, постановления и распоряжения Правительства Российской Федерации) осуществляет отдел по организации работы со служебной корреспонденцией управления документационного обеспечения Аппарата Правительства Пермского края, регистрацию - правовой департамент Администрации губернатора Пермского края.

Прием обращений граждан, поступивших по почте, осуществляет отдел по организации работы со служебной корреспонденцией управления документационного обеспечения, регистрацию - отдел по работе с обращениями граждан управления документационного обеспечения; прием и регистрацию личных обращений граждан осуществляет отдел по работе с обращениями граждан управления документационного обеспечения.

Прием и регистрацию входящих служебных писем и телеграмм, адресованных губернатору Пермского края, руководителю Администрации губернатора Пермского края, председателю Правительства Пермского края, заместителям председателя Правительства Пермского края, руководителю Аппарата Правительства Пермского края, и внутренних документов за подписью руководителя Администрации губернатора Пермского края, председателя Правительства Пермского края, заместителей председателя Правительства Пермского края, руководителя Аппарата Правительства Пермского края осуществляет отдел по организации работы со служебной корреспонденцией управления документационного обеспечения.

Входящие служебные письма и телеграммы, адресованные структурным подразделениям Администрации губернатора Пермского края, Аппарата Правительства Пермского края, внутренние документы за подписью руководителей структурных подразделений Администрации губернатора Пермского края, Аппарата Правительства Пермского края регистрируются в подразделениях.

Прием и регистрацию постановлений Законодательного Собрания Пермского края осуществляет отдел по организации работы со служебной корреспонденцией управления документационного обеспечения Аппарата Правительства Пермского края.

Регистрацию актов губернатора Пермского края, руководителя Администрации губернатора Пермского края, Правительства Пермского края, председателя Правительства Пермского края осуществляет отдел правовых актов управления документационного обеспечения.

Прием и регистрацию договоров и соглашений Пермского края и Правительства Пермского края осуществляет отдел правовых актов управления документационного обеспечения.

5.1.4. Передача документов, телеграмм, принятых по каналам связи, из спецчасти отдела специальной документальной связи Аппарата Правительства Пермского края в отдел по организации работы со служебной корреспонденцией управления документационного обеспечения, структурные подразделения Администрации губернатора Пермского края, Аппарата Правительства Пермского края, другие организации осуществляется под расписку в журнале учета.

5.1.5. В случае поступления документов губернатору Пермского края, руководителю Администрации губернатора Пермского края, председателю Правительства Пермского края, заместителям председателя Правительства Пермского края, руководителю Аппарата Правительства Пермского края, минуя отдел по организации работы со служебной корреспонденцией управления документационного обеспечения, документы должны быть переданы помощниками указанных руководителей в отдел по организации работы со служебной корреспонденцией управления документационного обеспечения для регистрации.

5.1.6. При приеме конверты (бандероли) с документами (за исключением с пометкой "лично") вскрываются, проверяется правильность оформления документов, комплектность и целостность документов и приложений к ним.

Отдел по организации работы со служебной корреспонденцией управления документационного обеспечения вправе вернуть документы адресату при неправильном оформлении реквизитов, обеспечивающих юридическую силу документа.

5.1.7. Документы регистрируются в день поступления, создаваемые - в день подписания.

5.1.8. Каждый входящий документ регистрируется в отдельной регистрационной карточке.

Входящему документу присваивается самостоятельный регистрационный номер, который состоит из следующих элементов: делопроизводственный индекс структурного подразделения Администрации губернатора Пермского края, Аппарата Правительства Пермского края, исполнительного органа государственной власти Пермского края (утверждены распоряжением председателя Правительства Пермского края), номер дела по номенклатуре дел, порядковый номер документа (в пределах документов, включенных в дело).

Элементы регистрационного номера отделяются друг от друга через тире, косую черту и др., например: 07-01-45.

В процессе регистрации входящего документа в ИСЭД-ЭА-УПР в правом нижнем углу первого листа документа проставляется штамп.

5.1.9. Зарегистрированный в отделе по организации работы со служебной корреспонденцией управления документационного обеспечения документ при передаче в структурные подразделения Администрации губернатора Пермского края, Аппарата Правительства Пермского края, исполнительные органы государственной власти Пермского края повторно не регистрируется.

5.1.10. Не подлежат регистрации в отделе по организации работы со служебной корреспонденцией управления документационного обеспечения документы, перечень которых дан в приложении 17 к настоящей Инструкции.

5.1.11. Предварительное рассмотрение и распределение входящей корреспонденции проводит отдел по организации работы со служебной корреспонденцией управления документационного обеспечения исходя из оценки содержания документа в соответствии с распределением обязанностей между губернатором Пермского края, руководителем Администрации губернатора Пермского края, председателем Правительства Пермского края, заместителями председателя Правительства Пермского края, руководителем Аппарата Правительства Пермского края, Порядком рассмотрения входящей корреспонденции, поступающей на имя губернатора Пермского края, руководителя Администрации губернатора Пермского края, председателя Правительства Пермского края, заместителей председателя Правительства Пермского края, руководителя Аппарата Правительства Пермского края, утвержденным распоряжением губернатора Пермского края от 17 февраля 2009 г. N 14-р.

5.1.12. Помощники руководителей ежедневно получают документы для руководства.

Требования по работе со служебными документами в ИСЭД-ЭА-УПР определяются регламентом процесса "СПД20.11 Исполнения документа, резолюции или поручения".

Федеральные нормативные акты в приемную губернатора Пермского края передает правовой департамент Администрации губернатора Пермского края.

Все документы, поступающие в отдел по организации работы со служебной корреспонденцией управления документационного обеспечения до 17.00, регистрируются в ИСЭД-ЭА-УПР в день поступления, поступившие после 17.00 - на следующий день. Срочные документы регистрируются незамедлительно.

5.1.13. Структурные подразделения Администрации губернатора Пермского края, Аппарата Правительства Пермского края, исполнительные органы государственной власти Пермского края получают документы в отделе по организации работы со служебной корреспонденцией управления документационного обеспечения через ответственных за документацию.

5.1.14 Регистрация документов в ИСЭД-ЭА-УПР определяется регламентами процесса "СПД19.16 Регистрация входящего документа", "СПД19.22 Прикрепление приложения к входящему документу".

5.1.15. Прохождение служебных писем, поступивших губернатору Пермского края, в Администрацию губернатора Пермского края, в Аппарат Правительства Пермского края, осуществляется в соответствии с Порядком рассмотрения входящей корреспонденции, поступающей на имя губернатора Пермского края, руководителя Администрации губернатора Пермского края, председателя Правительства Пермского края, заместителей председателя Правительства Пермского края, руководителя Аппарата Правительства Пермского края, утвержденным распоряжением губернатора Пермского края от 17 февраля 2009 г. N 14-р.

5.2. Порядок рассмотрения документов

5.2.1. Служебные документы поступают в ИСЭД-ЭА-УПР к губернатору Пермского края, руководителям Правительства Пермского края, руководителю Администрации губернатора Пермского края, руководителю Аппарата Правительства Пермского края.

5.2.2. На документы, требующие исполнения, оформляются резолюции.

В состав резолюции входят следующие элементы:

исполнитель (фамилия и инициалы должностного лица или лиц, которым дается поручение);

содержание поручения;

срок исполнения поручения;

подпись (ЭЦП);

регистрационный номер и дата документа, к которому составляется резолюция (при оформлении резолюции на бланке).

При наличии в резолюции нескольких исполнителей указывается ответственный исполнитель (напротив его фамилии пишется слово "отв.", "свод" или "обобщ") либо им считается лицо, указанное в резолюции первым.

Документы могут иметь несколько резолюций (одного или нескольких должностных лиц) соответственно этапам рассмотрения. При этом последующие резолюции не должны дублировать и противоречить первой, в них конкретизируется порядок исполнения документов, срок его исполнения (с учетом конечного срока исполнения, установленного первой резолюцией) и исполнитель.

Требования по работе со служебными документами в ИСЭД-ЭА-УПР определяются регламентом процесса "СПД20.11 Исполнение документа, резолюции или поручения".

5.2.3. Руководители Пермского края при рассмотрении документов:

определяют исполнителя и дают указания в резолюции по исполнению документов;

подписывают документ или при наличии замечаний возвращают проект документа исполнителю для доработки;

в случае согласия с содержанием ответов, подготовленных авторам писем, оформляют отметки о направлении документа в дело.

Требования по работе со служебными документами в ИСЭД-ЭА-УПР определяются регламентом процесса "СПД 20.11 Исполнение документа, резолюции или поручения".

5.2.4. Руководители Пермского края рассматривают поступившие документы в день их поступления или на следующий день.

Требования по работе со служебными документами в ИСЭД-ЭА-УПР определяются регламентом процесса "СПД20.11 Исполнение документа, резолюции или поручения".

5.3. Контроль исполнения документов и поручений

5.3.1. Общие положения.

Основная задача организации контроля в Правительстве Пермского края, Администрации губернатора Пермского края, Аппарате Правительства Пермского края - обеспечение своевременного, качественного и в полном объеме исполнения документов и поручений.

В Правительстве Пермского края, Администрации губернатора Пермского края, Аппарате Правительства Пермского края контролю подлежат:

законы Пермского края, акты губернатора Пермского края, акты Правительства Пермского края, председателя Правительства Пермского края, постановления Законодательного Собрания Пермского края, указы и распоряжения Президента Российской Федерации, законы Российской Федерации и другие распорядительные акты федерального уровня (обеспечивает организационное управление Аппарата Правительства Пермского края в соответствии с постановлением губернатора Пермской области от 31.12.97 N 474 "О совершенствовании системы контроля за исполнением документов и укреплении исполнительской дисциплины в администрации области");

поручения губернатора Пермского края, председателя Правительства Пермского края (обеспечивает организационное управление Аппарата Правительства Пермского края в соответствии с постановлением губернатора Пермской области от 31.12.97 N 474 "О совершенствовании системы контроля за исполнением документов и укреплении исполнительской дисциплины в администрации области");

служебные письма, телеграммы и при необходимости внутренние документы (далее - документы) (обеспечивает отдел по организации работы со служебной корреспонденцией управления документационного обеспечения в соответствии с настоящей Инструкцией);

обращения, предложения, заявления и жалобы граждан (далее - обращения граждан) (обеспечивает отдел по работе с обращениями граждан управления документационного обеспечения в соответствии с Законом Российской Федерации от 02.05.2006 N 59-ФЗ "О порядке рассмотрения обращений граждан в Российской Федерации").

Организация контроля в Правительстве Пермского края, Администрации губернатора Пермского края, в Аппарате Правительства Пермского края включает:

постановку на контроль;

предварительную проверку и регулирование хода исполнения;

снятие с контроля;

направление исполненного документа в дело;

анализ состояния исполнительской дисциплины, информирование руководства.

5.3.2. Организация контроля за исполнением документов и поручений.

5.3.2.1. Постановка документов на контроль и ведение контроля документов и поручений губернатора Пермского края, председателя Правительства Пермского края.

Контролю подлежат зарегистрированные документы, требующие исполнения, поручения губернатора Пермского края, председателя Правительства Пермского края.

Основанием для постановки на контроль поручений губернатора Пермского края, председателя Правительства Пермского края являются протоколы аппаратных совещаний, тематических совещаний, консультативных советов губернатора Пермского края, председателя Правительства Пермского края, протоколы заседаний Правительства Пермского края, заседаний совета глав Пермского края, а также прямые поручения губернатора Пермского края, председателя Правительства Пермского края.

Документы, поручения губернатора Пермского края, председателя Правительства Пермского края, срок исполнения которых истек, подлежат продлению согласно резолюции губернатора Пермского края или председателя Правительства Пермского края по служебной записке, подписанной руководителем исполнительного органа государственной власти Пермского края или структурного подразделения Администрации губернатора Пермского края, или Аппарата Правительства Пермского края и согласованной руководителем функционально-целевого блока.

В Аппарате Правительства Пермского края ведется автоматизированный контроль за исполнением документов, поручений губернатора Пермского края, председателя Правительства Пермского края.

Поручения губернатора Пермского края, председателя Правительства Пермского края ставятся на контроль в день поступления подписанного председательствующим на совещании протокола совещания.

Требования по работе с поручениями в ИСЭД-ЭА-УПР определяются регламентами процессов "СПД20.1 Прямое поручение губернатора", "СПД20.2 Контроль исполнения нормативных и распорядительных документов", "СПД20.14 Поручение".

Документы, поступившие в Администрацию губернатора Пермского края, структурное подразделение Аппарата Правительства Пермского края, исполнительный орган государственной власти Пермского края не по компетенции, в день поступления или на следующий день возвращаются с соответствующими комментариями для направления по компетенции.

5.3.2.2. Работа исполнителей с документами.

Руководителями структурных подразделений Аппарата Правительства Пермского края, Администрации губернатора Пермского края, исполнительных органов государственной власти Пермского края срочные документы рассматриваются в день их поступления, остальные - не позднее следующего дня.

Исполнитель обеспечивает своевременное, полное и качественное исполнение документов, поручений губернатора Пермского края, председателя Правительства Пермского края и осуществляет:

сбор, обработку и обобщение поступающей информации;

подготовку информации о ходе и итогах исполнения документов с просьбой о снятии с контроля или изменении сроков их исполнения, а также проектов писем-ответов, актов губернатора Пермского края, председателя Правительства Пермского края, поручений губернатора Пермского края, председателя Правительства Пермского края и других документов;

согласование и представление руководителю на рассмотрение, визирование или подписание документов;

контроль за прохождением документов до снятия с контроля.

В случаях, когда поручение дается двум или нескольким лицам (соисполнителям), равным по должности, основным (ответственным) исполнителем является лицо, указанное в поручении первым, или напротив фамилии ответственного исполнителя пишется слово "отв", "свод" или "обобщ").

Ответственный исполнитель руководит работой соисполнителей документов, поручений губернатора Пермского края, председателя Правительства Пермского края, обеспечивает взаимодействие и координацию их деятельности, контроль за своевременным представлением ему исполнителями необходимых материалов. Если решение вопроса требует согласования по документу, ответственный исполнитель контролирует срок его нахождения на согласовании, который не должен превышать установленный п. 4.6.2.6 настоящей Инструкции срок визирования документов.

Основной (ответственный) исполнитель и соисполнитель вправе давать поручения в виде резолюций лицам, непосредственно им подчиненным (непосредственным исполнителям).

Перед уходом в отпуск, выездом в командировку, в случае болезни, увольнения или перемещения работник, ответственный за исполнение документа, обязан передать другому работнику по согласованию с руководителем структурного подразделения Аппарата Правительства Пермского края, Администрации губернатора Пермского края, исполнительного органа государственной власти Пермского края все контролируемые документы.

В случае временного отсутствия руководителя его вопросы (рассмотрение, визирование и подписание документов, продление срока исполнения, снятие с контроля и т.п.) рассматриваются другим руководителем в соответствии с распределением обязанностей и взаимозаменяемостью.

5.3.2.3. Сроки исполнения документов и поручений.

Сроки исполнения документов определяются руководителями исходя из сроков, установленных организацией или должностным лицом, направившими документ, а в случае их отсутствия - нормативными документами.

Сроки исполнения документа исчисляются в рабочих днях.

Документы подлежат исполнению в следующие сроки:

содержащие конкретную дату исполнения менее 10 дней - в указанный срок;

документы без указания конкретной даты исполнения либо с датой исполнения более 10 дней в 10-дневный срок.

Сроки исполнения поручений губернатора Пермского края, председателя Правительства Пермского края определяются из протоколов совещаний губернатора Пермского края, председателя Правительства Пермского края. В случаях когда в протоколе губернатора Пермского края, председателя Правительства Пермского края не указан срок исполнения поручения, то данное поручение не ставится на контроль в организационном управлении Аппарата Правительства Пермского края.

Если установленный срок исполнения документов, поручений губернатора Пермского края, председателя Правительства Пермского края приходится на выходные или праздничные дни, сроком их исполнения считается последний рабочий день перед выходными и праздничными днями.

Планируемая дата исполнения документов, поручений губернатора Пермского края, председателя Правительства Пермского края фиксируется в регистрационно-контрольной карточке.

Сроки исполнения документов и поручений в ИСЭД-ЭА-УПР определяются регламентами процесса "СПД20.11 Исполнения документа, резолюции или поручения".

5.3.2.4. Продление срока исполнения документов.

При необходимости изменения срока исполнения документов или поручений исполнитель не позднее чем за 3 дня до истечения срока исполнения представляет на имя руководителя, установившего этот срок, мотивированную просьбу о его продлении с указанием нового срока.

Продление срока исполнения документов в ИСЭД-ЭА-УПР определяется регламентом процесса "СПД 20.13 Продление срока".

Документы, по которым срок исполнения своевременно не был продлен, считаются не исполненными в срок.

5.3.3. Порядок исполнения и снятия документов с контроля.

Документы, поручения губернатора Пермского края, председателя Правительства Пермского края считаются исполненными и снимаются с контроля после фактического выполнения поручений по существу, документированного подтверждения исполнения и сообщения результатов заинтересованным организациям и лицам (если в представленных по нему материалах о выполнении не даны дополнительные поручения и материалы не возвращены на доработку), по резолюции губернатора Пермского края, председателя Правительства Пермского края и сдачи его в дело.

Проект письма-ответа со всеми приложениями направляется в ИСЭД-ЭА-УПР исполнителем (ответственным исполнителем) не позднее чем за 3 дня до истечения установленного срока исполнения. После завершения исполнения резолюций к документу по ИСЭД-ЭА-УПР поступает задача "Проверка исполнения.

При недокументированном решении вопроса (подготовка ответа не предусмотрена) исполнителем (ответственным исполнителем) оформляется отметка (комментарий) об исполнении документа, которая содержит краткие сведения о его исполнении (например, "сообщено по телефону...", "проведено совещание ...", "принято распоряжение губернатора Пермского края от .... N ...." и т.п.), слова "Снять с контроля", "В дело", подпись исполнителя, дату, или готовится служебная записка об исполнении документа.

Требования по исполнению и снятию документов, поручений с контроля в ИСЭД-ЭА-УПР определяются регламентом процесса "СПД20.11 Исполнения документа, резолюции или поручения".

5.3.4. Анализ состояния исполнительской дисциплины.

Анализ исполнения документов проводится на основе данных регистрационно-контрольных карточек.

Еженедельно готовятся сводные сведения по исполнению контролируемых документов, поручений губернатора Пермского края, председателя Правительства Пермского края в разрезе функционально-целевых блоков и исполнительных органов государственной власти Пермского края, доводятся до сведения руководителей.

Ежемесячно готовятся сводные сведения по исполнению контролируемых документов, поручений губернатора Пермского края, председателя Правительства Пермского края в разрезе исполнительных органов государственной власти Пермского края и функционально-целевых блоков, доводятся до сведения их руководителей.

Еженедельно организационное управление Аппарата Правительства Пермского края направляет помощникам руководителей сведения о неисполненных поручениях губернатора Пермского края, председателя Правительства Пермского края.

Полученные сведения рассматриваются на аппаратных совещаниях руководства Пермского края, руководителей структурных подразделений Администрации губернатора Пермского края, Аппарата Правительства Пермского края, исполнительных органов государственной власти Пермского края, исполнителей.

5.3.5. Ответственность за неисполнение документов.

За неисполнение или ненадлежащее исполнение документов, нарушение установленных сроков их исполнения, а также настоящей Инструкции к сотрудникам Администрации губернатора Пермского края, Аппарата Правительства Пермского края, исполнительных органов государственной власти Пермского края в установленном порядке могут быть применены меры дисциплинарного и материального воздействия по инициативе руководителей, представлениям организационного управления Аппарата Правительства Пермского края и управления документационного обеспечения.

5.4. Регистрация, обработка и отправка исходящих документов

5.4.1. Исполнительные органы государственной власти Пермского края осуществляют регистрацию, обработку и отправку исходящих документов, подготовленных в министерствах, инспекциях, агентствах и комитетах самостоятельно.

5.4.2. Регистрация, обработка и отправка исходящих документов, подписанных руководителями структурных подразделений Администрации губернатора Пермского края, Аппарата Правительства Пермского края, осуществляются подразделениями.

5.4.3. Регистрация исходящих служебных писем и телеграмм, подписанных губернатором Пермского края, руководителем Администрации губернатора Пермского края, председателем Правительства Пермского края, заместителями председателя Правительства Пермского края, руководителем Аппарата Правительства Пермского края, заместителем руководителя Аппарата Правительства Пермского края, осуществляется отделом по организации работы со служебной корреспонденцией управления документационного обеспечения.

5.4.4. Каждый инициативный исходящий документ регистрируется в отдельной регистрационной карточке.

Инициативному исходящему документу присваивается самостоятельный регистрационный номер. Например: 01-23-150.

5.4.5. Обработка, отправка и доставка документов, подписанных руководителями Пермского края, осуществляются отделом по организации работы со служебной корреспонденцией управления документационного обеспечения. Письма принимаются на регистрацию и отправку в 1 экз. со списком на рассылку (при необходимости) до 16.00, поступившие после 16.00 - отправляются на следующий день.

Неправильно оформленные документы возвращаются исполнителю на доработку.

5.4.6. Исключен.

Информация об изменениях:

См. текст пункта 5.4.6

5.4.7. Документы за подписью руководителей структурных подразделений Администрации губернатора Пермского края, Аппарата Правительства Пермского края, Администрации губернатора Пермского края, предназначенные для отправки, передаются в отдел по организации работы со служебной корреспонденцией управления документационного обеспечения полностью оформленными, подписанными, зарегистрированными, скомплектованными со всеми приложениями. Документы должны быть законвертованы с указанием почтового адреса.

5.4.8. Обработка документов для отправки почтовой связью осуществляется в соответствии с Правилами оказания услуг почтовой связи, утвержденными постановлением Правительства Российской Федерации от 15.04.2005 N 221.

5.4.9. Документы, подлежащие отправке, должны обрабатываться и отправляться в день их подписания и регистрации.

5.4.10. Отправка документов по каналам электронной почты и факсимильной связи осуществляется в соответствии с разделами 5.5 и 5.6 настоящей Инструкции.

5.4.11. Требования по регистрации исходящих документов в ИСЭД-ЭА-УПР определяются регламентами процессов "СПД 20.11 Исполнения документа, резолюции или поручения", "СПД 19.11 Подготовка исходящего документа".

5.5. Прием, обработка и передача документов по каналам факсимильной связи

5.5.1. Факсимильная связь предназначена для оперативной передачи и приема этой информации в виде копии.

Средства факсимильной связи установлены в приемных губернатора Пермского края, председателя Правительства Пермского края, заместителей председателя Правительства Пермского края, подразделениях Администрации губернатора Пермского края, Аппарата Правительства Пермского края.

Факсимильный аппарат, имеющий официальный номер Аппарата Правительства Пермского края (342) 235-13-56, установлен в отделе по организации работы со служебной корреспонденцией управления документационного обеспечения.

5.5.2. Служебные документы, передаваемые и принимаемые по каналам факсимильной связи, юридической силы не имеют.

5.5.3. Документы, передаваемые по факсимильной связи, должны быть зарегистрированы по месту регистрации данного вида документа.

Письма за подписью руководителей Пермского края, передаваемые по факсимильной связи, регистрируются в отделе по организации работы со служебной корреспонденцией управления документационного обеспечения. Для передачи факсограмм в несколько организаций составляется список, в котором указываются наименование организации, номер факса, отметка о передаче с фамилией и подписью лица, передавшего факсограмму. После передачи факсограммы подлинник письма направляется адресату почтовой связью.

Факсограммы, адресованные губернатору Пермского края, руководителю Администрации губернатора Пермского края, руководителям Аппарата Правительства Пермского края, также регистрируются в отделе по организации работы со служебной корреспонденцией управления документационного обеспечения. Поступившим подлинникам писем, ранее переданным по факсимильной связи, присваивается регистрационный номер факсограммы, и они подлежат подшивке в архивное дело.

5.5.4. Документы, подлежащие передаче по факсимильной связи, должны быть напечатаны четким, контрастным шрифтом.

Не допускается волнистость или деформация материального носителя отправляемого документа и употребление некачественной (тонкая, серая) бумаги.

Объем передаваемого в течение одного сеанса связи документа, выполненного на бумаге формата А4, не должен превышать 5 листов.

Запрещается передавать по факсимильной связи тексты документов с пометкой "Для служебного пользования".

5.5.5. Персональная ответственность за правильность передачи (приема) возлагается на лиц, ответственных за использование факсимильных аппаратов.

Ответственность за содержание информации, передаваемой по каналам факсимильной связи, возлагается на исполнителя, подготовившего документ к передаче, и руководителя соответствующего подразделения.

5.6. Прием, обработка и передача документов по электронной почте

Порядок работы с электронной почтой в Администрации губернатора Пермского края, Аппарате Правительства Пермского края, исполнительных органах государственной власти Пермского края определен распоряжением губернатора Пермской области от 09.08.2002 N 379-р "О порядке работы с электронной почтой в исполнительных органах государственной власти области".

5.6.1. Официальным адресом электронной почты Администрации губернатора Пермского края, Аппарата Правительства Пермского края является адрес отдела по организации работы со служебной корреспонденцией управления документационного обеспечения: obladm@permkrai.ru

5.6.2. В Администрации губернатора Пермского края, Аппарате Правительства Пермского края прием электронных копий документов для отправки и отправка осуществляются в течение рабочего дня отделом по организации работы со служебной корреспонденцией управления документационного обеспечения.

В подразделениях Администрации губернатора Пермского края, Аппарата Правительства Пермского края, исполнительных органах государственной власти Пермского края для обработки, приема и передачи официальной электронной почты назначаются ответственные из числа специалистов делопроизводственной службы (ответственных за работу с документами) - операторы электронной почты.

Другие сотрудники, имеющие электронные ящики, осуществляют прием-передачу информационно-справочных материалов, необходимых для выполнения служебных обязанностей.

5.6.3. По электронной почте производится направление в исполнительные органы государственной власти Пермского края, органы местного самоуправления, территориальные органы федеральных органов исполнительной власти и другие организации:

копий актов губернатора Пермского края;

копий актов Правительства Пермского края;

копий актов председателя Правительства Пермского края;

планов работы Правительства Пермского края;

обзоров правовых актов губернатора Пермского края;

обзоров правовых актов Правительства Пермского края;

обзоров правовых актов председателя Правительства Пермского края;

методической и справочной информации;

запросов на представление оперативной информации и ответов на них;

приглашений на совещания, семинары, конференции;

планов работы, справок-отчетов подразделений;

телефонных справочников;

других информационно-справочных документов.

5.6.4. По указанию руководителей Пермского края или руководителей исполнительных органов государственной власти Пермского края и подразделений Администрации губернатора Пермского края, Аппарата Правительства Пермского края допускается рассылка служебных писем информационно-справочного характера.

С официального адреса электронной почты Администрации губернатора Пермского края, Аппарата Правительства Пермского края служебные письма направляются за подписью руководителей Пермского края, с официального адреса исполнительных органов государственной власти Пермского края и подразделений Администрации губернатора Пермского края, Аппарата Правительства Пермского края служебные письма направляются за подписью руководителей этих подразделений.

5.6.5. Для отправки документов по электронной почте исполнитель представляет файл на носителе информации (дискета, диск, флэшка) оператору электронной почты.

Файл должен быть подготовлен в текстовом редакторе Microsoft Word 2003 или в электронных таблицах Microsoft Excel 2003.

Оператор электронной почты отправляет документ адресату. После отправки носитель информации (дискета, диск, флэшка) возвращается исполнителю.

Переданная электронная копия документа в течение месяца хранится на жестком диске компьютера, с которого передали информацию.

5.6.6. Прием документов оператором электронной почты производится не реже двух раз в течение рабочего дня, время обязательного приема с 9.00 до 10.00, с 16.00 до 17.00.

5.6.7. При получении электронного сообщения оператор:

передает копию документа на бумажной основе в делопроизводственную службу для регистрации и передачи адресату или пересылает по электронной почте адресату;

передает уведомление отправителю о получении документа. В случае невозможности распечатывания документа уведомляет об этом отправителя.

После распечатывания бумажной копии электронная информация на жестком диске компьютера сохраняется в течение месяца.

5.7. Организация информационно-поисковой системы по документам

5.7.1. Для обеспечения эффективного использования документированной информации создаются информационно-поисковые системы.

5.7.2. Информационно-поисковые системы по документам составляют массив регистрационных данных и классификаторы.

Основой построения поисковых систем является регистрация документов. В процессе регистрации создается база данных для информационно-поисковой работы по документам.

5.7.3. Для достижения информационной совместимости поисковых массивов по документам Администрации губернатора Пермского края, Аппарата Правительства Пермского края централизованно в управлении документационного обеспечения, организационноом управлении Аппарата Правительства Пермского края разрабатываются и ведутся классификаторы:

Авторы, корреспонденты, исполнители документов (ИСЭД-ЭА-УПР);

Бланки документов (ИСЭД-ЭА-УПР);

Виды и разновидности документов (ИСЭД-ЭА-УПР);

Должностные лица (ИСЭД-ЭА-УПР);

Состояние документа (ИСЭД-ЭА-УПР);

Контрагенты (ИСЭД-ЭА-УПР);

Виды договоров, соглашений (ИСЭД-ЭА-УПР).

В ИСЭД-ЭА-УПР используется классификатор правовых актов.

5.7.4. При организации работы с информационно-поисковыми массивами пользователи ведут поиск необходимых документов по признаку (полю), заполненному в регистрационной карточке.

5.8. Порядок выполнения копировально-множительных работ

5.8.1. Выполнение копировально-множительных работ в Администрации губернатора Пермского края, Аппарате Правительства Пермского края производится в управлении документационного обеспечения, а также на копировальных аппаратах, установленных в структурных подразделениях Администрации губернатора Пермского края, Аппарата Правительства Пермского края.

5.8.2. Управление документационного обеспечения выполняет работы на основе бланка-заказа согласно приложению 19 к настоящей Инструкции.

На копирование сдаются, как правило, первые экземпляры (подлинники) документов в несброшюрованном виде, четко напечатанные на стандартных листах бумаги формата А3, А4 или А5.

Не допускается необоснованное размножение документов, неэкономное расходование бумаги и расходных материалов.

Копирование материалов и документов осуществляется в порядке их поступления, при необходимости (с учетом значимости документов и степени сложности выполняемой работы) порядок может изменяться.

Копирование документов "Для служебного пользования" осуществляется с отметкой на оригинале о количестве копий и кому они разосланы. В журнале учета также делается отметка о снятии количества копий.

Целесообразность и порядок копирования документов и материалов для других организаций, а также ряда документов и материалов для структурных подразделений Администрации губернатора Пермского края, Аппарата Правительства Пермского края определяются начальником управления документационного обеспечения.

5.8.3. На копировальных аппаратах, установленных в структурных подразделениях Администрации губернатора Пермского края, Аппарата Правительства Пермского края, разрешается копирование служебных материалов небольшого объема и тиража. Ответственность за правильное использование копировальной техники несут руководители подразделений.

5.8.4. Копировально-множительные работы в исполнительных органах государственной власти Пермского края выполняются непосредственно в министерствах, агентства, инспекциях и комитетах. Порядок работы определяется нормативно-методическими документами по делопроизводству.

5.9. Учет объема документооборота

5.9.1. Объем документооборота - количество документов за определенный период времени.

Объем документооборота определяется суммированием количества входящих, исходящих, внутренних документов.

5.9.2. Подсчет объема документооборота проводится по регистрационным формам в местах регистрации документов.

5.9.3. При подсчете документооборота за единицу учета принимается каждый экземпляр документа, включая копии. Входящие, исходящие, внутренние документы подсчитываются раздельно.

5.9.4. Сведения об объеме документооборота в Администрации губернатора Пермского края, Аппарате Правительства Пермского края ежегодно составляются отделом по организации работы со служебной корреспонденцией управления документационного обеспечения на основе данных, представляемых структурными подразделениями Администрации губернатора Пермского края, Аппарата Правительства Пермского края.

5.9.5. В исполнительных органах государственной власти Пермского края сведения об объеме документооборота составляют ответственные за работу с документами.

5.10. Организация работы с документами, содержащими служебную информацию ограниченного распространения

5.10.1. Положения настоящей Инструкции распространяются на работу с документами, содержащими служебную информацию ограниченного распространения. Особенности работы с этой категорией документов определяются Положением о порядке обращения со служебной информацией ограниченного распространения в федеральных органах исполнительной власти, утвержденным постановлением Правительства Российской Федерации от 03.11.94 N 1233.

5.10.2. К служебной информации ограниченного распространения относится несекретная информация, ограничения на распространение которой диктуются служебной необходимостью.

5.10.3. Решение об отнесении документа к категории ограниченного распространения принимается, как правило, на стадии проекта документа исполнителем документа, руководителем подразделения или должностным лицом, подписывающим или утверждающим документ.

5.10.4. Должностные лица, принявшие решение об отнесении служебной информации к категории ограниченного распространения, несут персональную ответственность за обоснованность принятого решения.

5.10.5. Порядок оформления документов, содержащих служебную информацию ограниченного распространения, имеет некоторые отличия от оформления открытых документов.

В правом верхнем углу первого листа документа могут проставляться пометки "Для служебного пользования", или (ДСП) или "Не для печати", или "Конфиденциально"; номер экземпляра.

При регистрации документов, содержащих служебную информацию ограниченного распространения, рядом с регистрационном номером, который указывается на подлиннике и копии отправляемого документа, проставляется пометка ДСП (например: 05-14-8дсп).

На оборотной стороне последнего листа каждого экземпляра документа указываются количество отпечатанных экземпляров, фамилия исполнителя, дата.

При оформлении этих реквизитов рекомендуется использовать методическое пособие "Требования к оформлению конфиденциальных документов", подготовленное управлением документационного обеспечения.

5.10.6. Прием и регистрация документов, содержащих служебную информацию ограниченного распространения, осуществляются в порядке, предусмотренном для других служебных документов.

5.10.7. Документы, содержащие служебную информацию ограниченного распространения, передаются сотрудникам подразделений под расписку.

5.10.8. Документы, содержащие служебную информацию ограниченного распространения, пересылаются сторонним организациям фельдъегерской и специальной связью.

Запрещается их передача факсимильной связью или по электронной почте.

5.10.9. Размножение документов, содержащих информацию ограниченного распространения, осуществляется управлением документационного обеспечения по заявкам, подписанным руководителями структурных подразделений, в соответствии с требованиями, закрепленными в методическом пособии "Требования к оформлению конфиденциальных документов". После размножения документа на оборотной стороне документа делается отметка о количестве снятых копий, указываются фамилия исполнителя и дата.

5.10.10. Документы ограниченного распространения группируются в отдельное дело в соответствии с номенклатурой дел. При этом на обложке дела, в которое помещены такие документы, проставляется гриф ограничения доступа к документу. Документы хранятся в надежно запираемых и опечатываемых шкафах.

5.10.11. Уничтожение документов и дел с грифом ограничения доступа к документу, утративших свое практическое значение и не имеющих исторической ценности, производится по акту. В учетных формах об этом делается отметка со ссылкой на соответствующий акт.

5.10.12. Проверка наличия документов, дел с грифом ограничения доступа к документу проводится не реже одного раза в год комиссиями, назначаемыми приказом руководителя Аппарата Правительства Пермского края. Результаты проверки оформляются актом.

5.10.13. В архиве Аппарата Правительства Пермского края проверка наличия документов и дел с грифом ограничения доступа к документу может проводиться не реже одного раза в 5 лет.

Результаты проверки оформляются актом.

5.10.14. О фактах утраты дел и документов, содержащих служебную информацию ограниченного распространения, или о несанкционированном разглашении этой информации ставится в известность руководитель Аппарата Правительства Пермского края и проводится служебное расследование обстоятельств утраты или разглашения.

На утраченные дела, документы с грифом ограничения доступа к документу составляется акт, на основании которого делаются отметки в учетных формах.

5.10.15. Ответственность за организацию правильного обращения с документами, содержащими информацию ограниченного распространения, обеспечение их учета, сохранности, санкционированного использования возлагаются на руководителей структурных подразделений Администрации губернатора Пермского края, Аппарата Правительства Пермского края.

5.10.16. Ввод текстов документов, имеющих гриф ограничения доступа к документу, их сканирование, хранение и распечатка в ИСЭД-ЭА-УПР не разрешаются.

5.10.17. Служебная информация ограниченного распространения без санкции соответствующего должностного лица не подлежит разглашению (распространению).

За разглашение служебной информации ограниченного распространения, а также за нарушение порядка обращения с документами, содержащими такую информацию, сотрудник может быть привлечен к дисциплинарной или иной предусмотренной законодательством ответственности.

5.10.18. Снятие грифа ограничения доступа к документу производится по результатам экспертизы в связи с утратой конфиденциальности информации. Гриф погашается штампом или от руки с указанием номера акта или протокола, послужившего основанием для его снятия. Запись подтверждается подписью сотрудника, занимающегося учетом и хранением документов.

При снятии грифа ограничения доступа к документу на документах, делах, а также в учетных формах делаются соответствующие отметки и информируются все адресаты, которым эти документы направлялись.

VI. Организация документов в делопроизводстве

Организация документов в делопроизводстве - совокупность видов работ, обеспечивающих сохранность, учет, систематизацию документов, формирование и оформление дел в делопроизводстве и их передачу на хранение в архив Аппарата Правительства Пермского края, исполнительного органа государственной власти Пермского края в соответствии с требованиями, установленными государственными стандартами на документы, нормативно-методическими документами Федерального архивного агентства, а также нормативно-методическими документами по делопроизводству и архивному делу, действующими в Администрации губернатора Пермского края, Аппарате Правительства Пермского края, исполнительных органов государственной власти Пермского края.

Правильная организация документов в делопроизводстве обеспечивается составлением номенклатур дел и формированием дел.

6.1. Составление номенклатур дел

6.1.1. Номенклатура дел представляет собой систематизированный перечень наименований дел, заводимых в структурных подразделениях Администрации губернатора Пермского края, Аппарата Правительства Пермского края, исполнительных органах государственной власти Пермского края, с указанием сроков хранения по установленной форме.

Номенклатура дел предназначена для организации группировки исполненных документов в дела, систематизации, учета и поиска дел, определения сроков их хранения. Номенклатура дел является основой для составления описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, а также для учета дел временного (до 10 лет включительно) хранения.

6.1.2. При составлении номенклатуры дел следует руководствоваться Положением о структурном подразделении Администрации губернатора Пермского края, Аппарата Правительства Пермского края, исполнительном органе государственной власти Пермского края, штатным расписанием, планами и отчетами о работе, номенклатурами дел за предшествующие годы, перечнями документов с указанием сроков их хранения. Изучаются также состав и содержание документов, образующихся в их деятельности.

6.1.3. Составляются номенклатуры дел структурных подразделений Администрации губернатора Пермского края, Аппарата Правительства Пермского края, структурных подразделений исполнительных органов государственной власти Пермского края (при наличии) и сводная номенклатура дел (номенклатура дел) Администрации губернатора Пермского края, Аппарата Правительства Пермского края, исполнительного органа государственной власти Пермского края по установленной форме согласно приложениям 20, 21 к настоящей Инструкции.

Вновь образованный исполнительный орган государственной власти Пермского края обязан в месячный срок разработать номенклатуру дел и представить в государственное краевое учреждение "Государственный архив Пермского края" (далее - ГКУ "ГАПК").

6.1.4. Номенклатура дел структурного подразделения:

составляется лицом, ответственным за работу с документами в подразделении, с привлечением специалистов подразделения;

согласовывается с лицом, ответственным за архив;

подписывается руководителем структурного подразделения и представляется в службу делопроизводства (ответственному за работу с документами в организации) для составления сводной номенклатуры дел.

Ответственность за составление номенклатур дел в структурных подразделениях возлагается на их руководителей.

6.1.5. Сводная номенклатура дел (номенклатура дел) составляется службой делопроизводства (ответственным за работу с документами) на основе номенклатур дел структурных подразделений (при их наличии). Методическая помощь по подготовке номенклатуры дел оказывается лицом, ответственным за архив.

Ответственность за ее составление возлагается на руководителя службы делопроизводства (ответственного за работу с документами).

Номенклатура дел оформляется на общем бланке организации.

6.1.6. Сводная номенклатура дел (номенклатура дел):

визируется лицом, ответственным за архив;

подписывается руководителем службы делопроизводства (ответственным за работу с документами);

согласовывается с экспертной комиссией Аппарата Правительства Пермского края, Администрации губернатора Пермского края, исполнительного органа государственной власти Пермского края и с экспертно-проверочной методической комиссией Агентства по делам архивов Пермского края (далее - ЭПМК);

утверждается руководителем органа власти (далее - организации).

6.1.7. Сводная номенклатура дел (номенклатура дел) печатается в четырех экземплярах. Первый утвержденный экземпляр номенклатуры дел является документом постоянного срока хранения и включается в номенклатуру дел службы делопроизводства. Второй экземпляр используется службой делопроизводства в качестве рабочего, третий - в архиве, четвертый - в ГКУ "ГАПК".

6.1.8. После утверждения сводной номенклатуры дел в структурные подразделения направляются выписки соответствующих ее разделов для использования в работе.

6.1.9. Сводная номенклатура дел (номенклатура дел) в конце каждого года уточняется, утверждается и вводится в действие с 01 января следующего календарного года.

6.1.10. Сводная номенклатура дел (номенклатура дел) согласовывается с ЭПМК не реже одного раза в пять лет. В случае коренных изменений функций и структуры организации сводная номенклатура дел (номенклатура дел) должна быть заново составлена и согласована с ЭПМК.

6.1.11. Названиями разделов сводной номенклатуры дел являются наименования структурных подразделений, расположенные в номенклатуре в соответствии с утвержденной структурой и штатным расписанием. Первым разделом в номенклатуру дел рекомендуется включать делопроизводственную службу.

Если структурное деление отсутствует, номенклатура дел строится по функциональной или отраслевой схеме. Названия разделов определяются содержанием управленческих функций и направлений деятельности (например, распорядительная деятельность, контроль, планирование деятельности, учет и отчетность, кадровое обеспечение и т.д.).

6.1.12. Требования к составлению номенклатуры дел.

6.1.12.1. Составление номенклатуры следует начинать с определения и изучения состава образующихся (предполагаемых к заведению) дел и содержания включаемых в нее документов и дел.

В номенклатуру дел включаются заголовки дел, отражающие все документируемые участки работы и направления деятельности, дел с грифом "Для служебного пользования", справочные, контрольные картотеки и журналы учета, переходящие дела (дела, ведущиеся более одного года), не завершенные делопроизводством дела ликвидированного подразделения, правопреемником которого является данный исполнительный орган государственной власти Пермского края.

В номенклатуру дел не включаются периодические издания (брошюры, бюллетени, справочные, реферативные журналы и т.п.).

6.1.12.2. После определения состава документов, включаемых в номенклатуру дел, составляются заголовки и производится их систематизация.

Заголовок дела должен в обобщенной форме отражать основное содержание и состав документов дела, быть четко и кратко сформулированным.

Не допускается использование в заголовке дела неконкретных формулировок ("руководящие материалы", "переписка по общим вопросам", "справочные материалы", "отчетность", "снабжение" и т.п.), а также вводных слов, сложных синтаксических оборотов, сокращенных слов, сокращений в наименовании организаций и т.п.

Заголовок дела должен состоять из элементов, располагаемых в следующей последовательности:

наименование вида дела (дело, документы, переписка, журнал и т.д.) или разновидности документов (приказы, протоколы, планы и т.д.);

наименование автора документа (в некоторых случаях);

название организации, которой адресованы или от которой будут получены документы (адресат или корреспондент документа);

краткое содержание документов дела;

наименование территории (местности), с которой связано содержание документов дела (в некоторых случаях);

дата (период), к которой относятся документы дела (за год, на квартал, за месяц и т.д.);

указание на копийность документов в деле (если в деле предусматривается формирование копий).

В названиях дел, содержащих организационно-распорядительные документы, указываются вид документа и автор, например: "Приказы руководителя Аппарата Правительства Пермского края по основной деятельности".

В заголовках дел, содержащих документы по одному вопросу, но не связанных последовательностью исполнения, употребляется термин "документы" (в скобках указываются основные разновидности документов в деле), например: "Документы (обзоры, отчеты, справки, сведения) о результатах социологических исследований и опросов, мониторинговых опросов".

В заголовках дел, содержащих переписку, указывается, с кем и по какому вопросу она ведется. При этом при переписке с разнородными корреспондентами последние в заголовке дела не перечисляются, например: "Переписка о материально-техническом обеспечении деятельности".

В заголовке дела указывается конкретный корреспондент, если переписка ведется только с ним, например: "Переписка с ГКУ "Государственный архив Пермского края" по работе архива Аппарата Правительства Пермского края".

В заголовках дел, содержащих плановую или отчетную документацию, указывается период времени (месяц, квартал, полугодие, год), на (за) который будут составлены документы.

Заголовки дел могут уточняться в процессе формирования и оформления дел.

6.1.12.3. Расположение всех разделов, подразделов и дел в номенклатуре закрепляется индексацией дел (условным обозначением каждого дела).

6.1.12.4. Номенклатура дел составляется по унифицированной форме, в которой каждая графа имеет свое назначение и требует правильного заполнения.

Особенности заполнения граф номенклатуры дел.

В графе 1 номенклатуры проставляются индексы каждого дела, включенного в номенклатуру дел, с учетом делопроизводственного индекса структурного подразделения Администрации губернатора Пермского края, Аппарата Правительства Пермского края или исполнительного органа государственной власти Пермского края, установленного распоряжением губернатора Пермского края.

В графу 2 номенклатуры дел включаются заголовки дел (томов, частей), которые группируются по разделам, подразделам номенклатуры дел.

Порядок расположения заголовков дел внутри разделов и подразделов номенклатуры дел определяется степенью важности документов, составляющих дела, и их взаимосвязью. В начале располагаются заголовки дел, содержащих организационно-распорядительные документы, после них - плановые и отчетные, переписка, документы о деятельности коллегиальных органов, затем располагаются заголовки дел в порядке убывания сроков хранения документов.

Графа 3 номенклатуры дел заполняется по окончании календарного года.

В графе 4 указываются сроки хранения дела и номера статей со ссылкой на Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения; на соответствующие ведомственные (отраслевые) перечни документов, а при их отсутствии - на типовую или примерную номенклатуру дел по отрасли.

В графе 5 указываются названия перечней документов, использованные при определении сроков хранения дел, проставляются отметки о незаведении дел ("Дело не заведено"), о переходящих делах, о выделении дел к уничтожению, о передаче дел в другое структурное подразделение для продолжения и т.д.

6.1.12.5. При оформлении номенклатуры дел в каждом разделе и подразделе оставляются резервные номера дел (свободное место), которые могут быть использованы для внесения заголовков дел, не предусмотренных в номенклатуре дел, но сформированных в течение года (например, при появлении в подразделениях новых документированных участков работы).

6.1.12.6. По окончании календарного года к номенклатуре дел составляется итоговая запись о количестве заведенных дел (томов) постоянного и временного хранения.

6.2. Формирование и оформление дел

6.2.1. Формирование дел - группировка исполненных документов в дела в соответствии с номенклатурой дел и систематизация документов внутри дела.

6.2.2. Формирование и хранение дел осуществляются по месту их образования или регистрации лицами, ответственными за работу с документами, или исполнителями (специалистами).

6.2.3. Контроль за правильным формированием и оформлением дел осуществляется службой делопроизводства (ответственным за работу с документами).

6.2.4. Работа по формированию дел включает в себя раскладку и подшивку документов по папкам (делам) в определенной последовательности внутри дела.

6.2.5. При формировании дел необходимо помещать в дело:

документы в соответствии с заголовками дел по номенклатуре;

только исполненные документы;

документы одного календарного года (за исключением переходящих дел);

раздельно документы постоянного и временного хранения;

ксерокопии факсограмм, телефонограмм на общих основаниях;

документы, относящиеся к решению одного вопроса.

Обращения граждан формируются отдельно от служебных документов.

В дело не должны помещаться документы, подлежащие возврату; проекты документов, лишние экземпляры, черновики, конверты.

Дело должно содержать не более 250 листов (если объем значительно превышает 250 листов, дело разделяется на 2 и более томов). При наличии нескольких томов (частей) индекс и заголовок дела проставляются на каждом томе с добавлением обозначений "т. 1", "т. 2" и т.д.

6.2.6. Документы внутри дела располагаются в хронологической, вопросно-логической последовательности или их сочетании; по видам документов, по номерам, по алфавиту и т.д. Необходимо учитывать особенности группировки в дела отдельных категорий документов.

Распорядительные документы группируются в дела по видам и хронологии с относящимися к ним приложениями.

Положения, инструкции, утвержденные распорядительными документами, являются приложениями к ним и группируются вместе с перечисленными документами. Если они утверждены в качестве самостоятельного документа с оформлением реквизита "Гриф утверждения документа", то их группируют в самостоятельные дела.

Распорядительные документы по основной деятельности формируются отдельно от документов по личному составу.

Приказы руководителя по личному составу формируются в отдельные дела с учетом сроков их хранения: приказы по личному составу о назначении, освобождении от должности, перемещении, поощрении (срок хранения 75 лет) группируются отдельно от приказов о предоставлении основных, учебных отпусков, взысканиях и др. (срок хранения 5 лет).

Плановые и отчетные документы помещаются в делах того года, к которому относятся по содержанию, независимо от времени их составления (план на 2009 год, составленный в 2008 году, должен подшиваться в дело 2009 года; отчет за 2007 год, составленный в 2008 году, относится к документам 2007 года). Перспективные планы на несколько лет формируются в деле первого года, а отчеты по выполнению перспективных планов - в деле последнего года.

Переписка группируется за календарный год и систематизируется в хронологической последовательности, документ-ответ помещается за документом-запросом. При возобновлении переписки по определенному вопросу, начавшейся в предыдущем году, документы группируются в дела текущего года с указанием индекса дела предыдущего года.

Протоколы формируют в отдельные дела с учетом авторского признака (протоколы заседаний коллегии при губернаторе Пермского края, протоколы заседаний комиссии (совета) Правительства Пермского края). Протоколы в деле располагаются по хронологии и по порядку номеров в пределах одного календарного года.

Квитанции, счета, наряды, накладные и другие документы, имеющие порядковый номер, внутри дела размещают по порядку номеров.

Документы ограниченного допуска формируются в отдельное дело.

Формирование в дела документов о рассмотрении обращений граждан, а также кадровых и бухгалтерских имеют свою специфику. Требования к их формированию устанавливаются соответствующими документами.

6.2.7. Оформление дела - подготовка дела к хранению в соответствии с установленными правилами. Оформление включает в себя комплекс работ по описанию дела на обложке, брошюровке, нумерации листов и составлению листа-заверителя дела.

6.2.8. В зависимости от сроков хранения проводится полное или частичное оформление дел.

Дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу подлежат полному оформлению: оформление реквизитов обложки дела по установленной форме, нумерация листов в деле, составление листа-заверителя дела, составление в необходимых случаях внутренней описи документов дела, подшивка и переплет дел, внесение необходимых уточнений в реквизиты обложки дела.

6.2.9. Дела временного (до 10 лет включительно) хранения подлежат частичному оформлению (допускается хранение документов в скоросшивателях; документы при обработке не пересистематизировать, листы дела не нумеровать, заверительные надписи не составлять).

6.2.10. Обложка дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу оформляется по установленной форме согласно приложению 22 к настоящей Инструкции при заведении дела (с момента включения в него первого исполненного документа) и при обработке и описании законченных делопроизводством дел.

На обложках дел указываются реквизиты:

полное наименование организации в именительном падеже (в скобках указывается официально принятое сокращенное наименование);

полное наименование структурного подразделения в соответствии с утвержденной структурой;

заголовок и индекс дела (переносятся из номенклатуры дел);

дата дела (тома, части) - дата заведения и окончания дела в делопроизводстве; обозначаются месяц и год или число, месяц и год (для распорядительной документации, а также состоящих из нескольких томов или частей дел) составления или регистрации самого раннего и самого позднего документов, включенных в дело. При этом число и год обозначаются арабскими цифрами, название месяца - словом;

количество листов в деле (форма листа-заверителя дела приведена в приложении 23 к настоящей Инструкции);

срок хранения дела (переносится из номенклатуры дела);

архивный шифр дела (номер фонда, описи, дела) проставляется на обложках дел постоянного хранения после утверждения ЭПМК годового раздела сводной описи дел (описи дел) лицом, ответственным за архив.

На обложках дел постоянного хранения предусматривается место для наименования государственного архива, в который будут передаваться дела, обозначения кодов государственного архива и организации.

Надписи на обложке дела следует выполнять четко черными светостойкими чернилами (пастой или тушью).

По окончании года в надписи на обложках дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения вносятся уточнения: при несоответствии заголовков дел на обложках содержанию подшитых документов в заголовок вносятся изменения и дополнения, уточняются дата дела, номера документов в деле (например: протоколы заседаний комиссии с N 1 по N 10).

6.2.11. Для учета документов определенных категорий постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, учет которых вызывается спецификой данной документации (особо ценные, личные дела), составляется внутренняя опись документов дела согласно приложению 24 к настоящей Инструкции. Внутренняя опись документов дела составляется также, если дела сформированы по разновидностям документов, заголовки которых не раскрывают содержание документов.

6.2.12. Документы, составляющие дело, подшиваются на четыре прокола в твердую обложку из картона или переплетаются в типографии с учетом возможного свободного чтения текста всех документов. При подготовке дел к подшивке или переплету металлические скрепления из документов удаляются.

6.3. Организация оперативного хранения документов

6.3.1. С момента заведения и до передачи на архивное хранение или уничтожение дела хранятся по месту их формирования.

Руководители структурных подразделений и лица, ответственные за работу с документами, обязаны обеспечивать сохранность документов и дел.

6.3.2. Дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения находятся в структурных подразделениях для практического использования в течение делопроизводственного года (кроме личных дел государственных служащих). В начале следующего делопроизводственного года передаются на архивное хранение.

Дела временного (до 10 лет) хранения находятся в структурных подразделениях до истечения срока их хранения и последующего уничтожения в соответствии с установленным порядком.

6.3.3. Дела хранятся в рабочих комнатах и специально отведенных для этих целей помещениях, располагаются в вертикальном положении корешками наружу в запираемых шкафах, обеспечивающих их полную сохранность и предохраняющих документы от пыли и воздействия солнечного света. На полках шкафов дела располагаются по годам, в порядке номеров по номенклатуре дел слева направо и сверху вниз, на корешках обложек дел указываются индексы по номенклатуре дел. Номенклатура дел или выписка из нее помещается в отдельном деле или на внутренней стороне дверок шкафа.

Хранение дел в столах у специалистов не допускается.

6.3.4. Выдача дел для работы другим структурным подразделениям производится с разрешения руководителя подразделения на срок не более одного месяца под расписку. На выданное дело составляется карта-заместитель дела согласно приложению 25 к настоящей Инструкции. По истечении месячного срока дело должно быть возвращено на место его хранения.

После завершения делопроизводственного года выдача отдельных документов из дела не допускается.

Изъятие документов и выдача документов из дел постоянного хранения не разрешаются. В исключительных случаях изъятие документов может производиться налоговыми органами, органами дознания, предварительного следствия, прокуратурой на основании постановлений этих органов в соответствии с действующим уголовно-процессуальным законодательством Российской Федерации. Изъятие документов производится с ведома руководителя и в присутствии должностных лиц, у которых проводится изъятие, с обязательным оформлением протокола, акта об изъятии подлинников документов, копии которых вручаются под расписку соответствующему должностному лицу. В деле обязательно оставляются заверенные копии изъятых документов и акт о причинах выдачи подлинника.

Выдача (в некоторых случаях) дел сторонним организациям осуществляется на основании их письменных запросов с разрешения руководителя организации или его заместителя, курирующего делопроизводственную службу, с оформлением актов.

Выдача дел или изъятие документов должны осуществляться с ведома и под контролем делопроизводственной службы (лица, ответственного за работу с документами) с оформлением соответствующих отметок в учетных документах.

VII. Порядок передачи документов на архивное хранение

Документы, образующиеся в деятельности Администрации губернатора Пермского края, Аппарата Правительства Пермского края и исполнительных органов государственной власти Пермского края, являются государственной частью архивного фонда Пермского края и после проведения экспертизы их ценности в установленном Федеральным архивным агентством порядке подлежат передаче на государственное хранение в ГКУ "ГАПК".

Экспертные комиссии Администрации губернатора Пермского края, Аппарата Правительства Пермского края, исполнительных органов государственной власти Пермского края должны обеспечить отбор, учет, сохранность, качество обработки документов постоянного хранения и по личному составу, своевременную передачу документов постоянного хранения в ГКУ "ГАПК".

Для хранения документов государственной части архивного фонда Пермского края и временного (свыше 10 лет) хранения, имеющих практическое значение, а также по личному составу для их учета, использования, отбора и подготовки к передаче на государственное хранение в Администрации губернатора Пермского края, Аппарате Правительства Пермского края, исполнительных органах государственной власти Пермского края образуется архив организации. Руководителем организации назначается лицо, ответственное за архив.

Подготовка документов к передаче на архивное хранение включает работу делопроизводственной службы (лиц, ответственных за работу с документами) и лиц, ответственных за работу с документами в структурных подразделениях, по проведению экспертизы ценности документов, формированию и оформлению дел, составлению описей дел и актов о выделении к уничтожению документов и дел.

Подготовка документов к передаче на архивное хранение осуществляется в соответствии с Основными правилами работы архивов организаций.

7.1. Экспертиза ценности документов

7.1.1. Экспертиза ценности документов - отбор документов на государственное хранение или установление сроков их хранения на основе принятых критериев.

7.1.2. Экспертиза ценности документов на стадии делопроизводства проводится при составлении номенклатуры дел, в процессе формирования дел и проверки правильности отнесения документов к делам, при подготовке дел к передаче в архив организации.

7.1.3. Для организации и проведения экспертизы ценности документов в Администрации губернатора Пермского края, Аппарате Правительства Пермского края, исполнительных органах государственной власти Пермского края создаются постоянно действующие экспертные комиссии (далее - ЭК) из числа наиболее квалифицированных специалистов под председательством одного из руководящих сотрудников организации с обязательным включением в состав ЭК лиц, ответственных за работу с документами и архивом.

7.1.4. Функции и права ЭК, организация работы определяются положениями, которые утверждаются руководителями после согласования с ГКУ "ГАПК".

ЭК организует проведение экспертизы ценности и работу по ежегодному отбору документов для хранения и к уничтожению, осуществляет контроль за ее проведением; осуществляет рассмотрение проектов номенклатур дел, проектов годовых разделов сводных описей дел (описей дел) постоянного хранения и по личному составу; рассмотрение проектов сводных актов (актов) о выделении дел с истекшими сроками хранения к уничтожению.

7.1.5. Экспертиза ценности документов проводится ежегодно лицами, ответственными за работу с документами, совместно со специалистами подразделений и под непосредственным методическим руководством лица, ответственного за архив.

7.1.6. При проведении экспертизы ценности производится отбор документов и дел:

постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения - для передачи в архив подразделения;

временного (до 10 лет) хранения и с отметкой "До минования надобности" - для дальнейшего хранения в структурных подразделениях по месту формирования;

с истекшими сроками хранения - для выделения к уничтожению.

7.1.7. Отбор документов постоянного хранения, временного хранения с отметкой "ЭК" проводится на основании номенклатуры дел на соответствующий календарный год с обязательным полистным просмотром дел, а также на основании перечней документов с указанием сроков их хранения. При полистном просмотре из дел постоянного хранения подлежат изъятию дублетные экземпляры и неоформленные копии документов, черновики; не относящиеся к вопросу документы временного срока хранения.

Не допускается проведение отбора дел для хранения или к уничтожению на основании только заголовков дел.

7.1.8. По результатам экспертизы ценности документов в структурных подразделениях составляются по установленным формам описи дел подразделений и акты о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, согласно приложению 26 к настоящей Инструкции.

7.1.9. Сводный акт (или акт) о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, составляется на основе актов структурных подразделений согласно приложению 27 к настоящей Инструкции после подготовки сводной описи (или описи) дел постоянного хранения за этот же период.

Дела включаются в акт, если предусмотренный для них срок хранения истек к 01 января того года, в котором составлен акт. Например: дела с трехлетним сроком хранения, законченные делопроизводством в 2005 году, могут быть включены в акт, составленный не ранее 01 января 2009 г.; с пятилетним сроком хранения - не ранее 01 января 2011 г.

7.1.10. Сводный акт (или акт) и годовой раздел сводной описи дел (или описи дел) рассматриваются на заседании ЭК одновременно. Сводный акт (или акт) утверждается руководителем только после утверждения ЭПК сводной описи (или описи) дел постоянного хранения за соответствующий период. Включенные в акт документы уничтожаются централизованно в соответствии с установленным порядком. Использование вышеназванных документов для хозяйственных нужд запрещается.

Не допускается уничтожение документов с истекшими сроками хранения непосредственно в структурных подразделениях Администрации губернатора Пермского края, Аппарата Правительства Пермского края, исполнительных органах государственной власти.

7.2. Описание дел

7.2.1. На все завершенные в делопроизводстве дела ежегодно составляются описи отдельно на дела постоянного хранения, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу. На дела временного (до 10 лет) хранения описи не составляются.

Составление описей дел осуществляется под непосредственным методическим руководством лица, ответственного за архив.

Описи дел структурных подразделений в зависимости от порядка, установленного инструкцией по делопроизводству, составляются лицами, ответственными за работу с документами в структурных подразделениях, или сотрудниками делопроизводственной службы (лицами, ответственными за работу с документами).

Ответственность за своевременное и качественное составление описей дел структурных подразделений несут руководители этих подразделений.

7.2.2. Опись дела - архивный справочник, содержащий систематизированный перечень единиц хранения архивного фонда, коллекции и предназначенный для их учета и раскрытия содержания. Отдельная опись представляет собой перечень дел с самостоятельной валовой (порядковой) законченной нумерацией.

7.2.3. Описи дел структурного подразделения составляются ежегодно по установленной форме согласно приложению 28 к настоящей Инструкции и представляются в архив (лицу, ответственному за архив).

Документы постоянного хранения структурных подразделений передаются в архив организации по описям дел.

7.2.4. При составлении описи дел соблюдаются следующие требования:

заголовки вносятся в соответствии с номенклатурой дел;

каждое дело, в том числе его тома или части, вносится в опись под самостоятельным порядковым номером; порядок нумерации дел в описи - валовый;

графы описи заполняются в точном соответствии со сведениями, вынесенными на обложку дела;

при внесении в опись подряд дел с одинаковыми заголовками полностью указывается заголовок первого дела, а следующие дела обозначаются словами "то же". При этом остальные описательные сведения о делах указываются в заголовке полностью по каждому делу (тому, части), на каждом новом листе описи заголовок воспроизводится полностью;

графа "Примечание" используется для отметок о приеме и передаче дел, особенностях их физического состояния и формирования, наличии копий и т.п.

Систематизация дел в описи, как правило, соответствует систематизации дел в номенклатуре.

7.2.5. В конце описи вслед за последней описательной статьей заполняется итоговая запись, в которой указываются (цифрами и прописью) количество дел в годовом разделе описи, первый и последний номера дел по данному разделу; оговариваются особенности нумерации дел в описи (наличие литерных или пропущенных номеров).

7.2.6. Описи дел структурных подразделений составляются в двух экземплярах, подписываются их составителями, согласовываются с руководителем делопроизводственной службы (лицом, ответственным за работу с документами) и утверждаются руководителем подразделения.

7.2.7. Описи дел структурных подразделений являются основой для составления сводной описи дел постоянного хранения, подготовка которой возлагается на архив (лицо, ответственное за архив) и по которой в дальнейшем передаются дела на государственное хранение.

Сводная опись дел (опись дел) постоянного хранения составляется по завершении делопроизводственного года (при условии завершения формирования всех дел, подлежащих включению в годовой раздел описи) в 4 экземплярах по установленной форме согласно приложению 29 к настоящей Инструкции.

В сводной описи заголовки дел включаются по структурным подразделениям, которые составляют разделы описи; при отсутствии структурных подразделений в опись дел заголовки включаются по направлениям деятельности.

В годовой раздел сводной описи дел (описи дел) постоянного хранения включаются заголовки дел постоянного хранения, образующихся в течение делопроизводственного года в деятельности структурных подразделений (при их наличии).

Заголовки дел, содержащих документы за несколько лет, включаются в годовой раздел описи по дате заведения дела.

Порядок внесения заголовков дел в сводную опись дел (опись дел) аналогичен порядку, изложенному в п. 7.2.4 настоящей Инструкции.

К первому годовому разделу сводной описи дел (или описи дел) постоянного хранения составляется историческая справка, которая в дальнейшем дополняется в случае изменений в истории фондообразователя; при необходимости составляются оглавление, указатели, списки сокращенных слов.

7.2.8. На документы по личному составу составляются самостоятельные описи дел согласно приложению 30 к настоящей Инструкции. Порядок их составления и оформления аналогичен порядку составления и оформления годового раздела сводной описи дел (или описи дел) постоянного хранения.

При образовании большого количества документов по личному составу составляют отдельно описи дел по личному составу, личных дел уволившихся сотрудников, лицевых счетов сотрудников (ежегодно).

При небольшом объеме образующихся в течение года дел документы по личному составу могут включаться в одну опись дел. Заголовки дел в годовом разделе описи дел по личному составу систематизируются в следующей последовательности: приказы по личному составу, личные дела, лицевые счета, невостребованные трудовые книжки.

Личные дела уволившихся сотрудников вносятся в опись по году увольнения лиц, на которых они заведены, в пределах года дела систематизируются по алфавиту фамилий.

7.2.9. Порядок составления описи дел временного (свыше 10 лет) хранения (приложение 31) аналогичен порядку составления и оформления сводной описи дел (описи дел) постоянного хранения.

7.2.10. Сводная опись дел (опись дел) постоянного хранения и опись дел по личному составу после рассмотрения и одобрения на заседании ЭК подлежат представлению на рассмотрение ЭПК ГКУ "ГАПК" и утверждению руководителем (не позднее чем через два года после завершения делопроизводством дел, включенных в разделы).

7.3. Подготовка и передача документов на архивное хранение

7.3.1. В архив передаются дела с исполненными документами постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу. Их передача производится только по описям дел; по графику, составленному архивом (лицом, ответственным за архив).

7.3.2. Сформированные и обработанные дела с исполненными документами постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения передаются в архив по истечении делопроизводственного года.

7.3.3. Дела временного (до 10 лет включительно) хранения передаче в архив не подлежат, хранятся в подразделениях (по месту их формирования) и по истечении сроков хранения подлежат уничтожению в установленном порядке.

7.3.4. В период подготовки дел к передаче на архивное хранение лицом, ответственным за архив, предварительно проверяется правильность их формирования и оформления; соответствие количества дел, включенных в опись, количеству дел, заведенных в соответствии с номенклатурой дел. Все выявленные при проверке недостатки в формировании и оформлении дел специалисты подразделений обязаны устранить.

7.3.5. Прием в архив организации каждого дела производится лицом, ответственным за архив, в присутствии лиц, ответственных за работу с документами в подразделении, или специалистов подразделений с отметкой о наличии дел в обоих экземплярах описи дел. В конце каждого экземпляра описи указывается цифрами и прописью количество фактически принятых дел, дата приема - передачи дел, проставляются подписи лиц, передавших и принявших дела.

В случае обнаружения утраты подразделением (специалистом) дел, числящихся по номенклатуре, принимаются меры по их розыску. Если принятые меры не дали результатов, подразделением (специалистом) составляется справка о причинах отсутствия дел за подписью руководителя подразделения. Справка вместе с описью дел передается в архив.

Лица, виновные в утрате дел, привлекаются к ответственности.

7.3.6. Вместе с делами в архив передаются регистрационные картотеки на документы.

7.3.7. В случае ликвидации или реорганизации структурного подразделения лицо, ответственное за работу с документами, в период проведения ликвидационных мероприятий осуществляет формирование всех имеющихся документов в дела, оформление дел и их передачу в архив организации независимо от сроков хранения. Передача дел осуществляется по описям дел и номенклатуре дел.

При ликвидации или реорганизации исполнительного органа государственной власти Пермского края вопросы передачи документов постоянного хранения и по личному составу решаются с Агентством по делам архивов Пермского края. До решения вопроса о передаче документы должны быть сформированы в дела, оформлены и описаны в соответствии с правилами.

7.3.8. Хранение и учет архивных документов, создание к ним научно-справочного аппарата, их использование, подготовка к передаче на государственное хранение осуществляются в соответствии с требованиями Основных правил работы ведомственных архивов.

7.3.9. По истечении предельных сроков хранения в архиве организации документы постоянного хранения подлежат передаче в ГКУ "ГАПК".

Прием дел на государственное хранение проводится поединично по описям дел, оформляется актом приема-передачи, составляемым в двух экземплярах.

VIII. Порядок использования и изготовления печатей и штампов

8.1. В Аппарате Правительства Пермского края, Администрации губернатора Пермского края, исполнительных органах государственной власти Пермского края для заверения подлинности подписи должностного лица на документах, соответствия копии документа подлиннику применяются гербовые (с изображением Герба Пермского края) и другие печати.

8.2. Оттиск печати проставляется на документах, отражающих информацию о фактах, имеющих особое юридические значение, удостоверяющих права организации или отдельных лиц, фиксирующих факты, связанные с финансовыми средствами и материальными ценностями, обретающих юридическую силу лишь с момента заверения печатью.

Оттиск всех элементов печати проставляется таким образом, чтобы он захватывал часть наименования должности лица, подписавшего документ.

На документах финансового характера оттиск печати проставляется на специально отведенном месте. Как правило, это место нанесения оттиска печати обозначается символом "м.п." без захвата наименования должности и подписи.

Оттиск печати должен быть хорошо читаемым.

8.3. Для проставления отметок о получении, регистрации, прохождении и исполнении документов, других отметок справочного характера применяются соответствующие резиновые штампы (регистрационные, штампы "Контроль", "Подлежит возврату в отдел по организации работы со служебной корреспонденцией", "Подлежит возврату в правовой департамент" и др.).

8.4. Штампы с факсимильным воспроизведением подписи губернатора Пермского края, руководителя Администрации губернатора Пермского края, председателя Правительства Пермского края или его заместителей, руководителя Аппарата Правительства Пермского края при необходимости разрешается использовать на копиях подписанных в установленном порядке документов.

Использование указанных штампов при оформлении подлинников документов запрещается.

8.5. В Администрации губернатора Пермского края, Правительстве Пермского края, Аппарате Правительства Пермского края применяются:

8.5.1. гербовые печати Администрации губернатора Пермского края, Правительства Пермского края, хранящиеся в отделе правовых актов управления документационного обеспечения. Оттиск печати проставляется на документах, подписанных губернатором Пермского края, руководителем Администрации губернатора Пермского края, председателем Правительства Пермского края и его заместителями согласно приложению 32 к настоящей Инструкции;

8.5.2. гербовая печать Администрации губернатора Пермского края, Аппарата Правительства Пермского края (хранится у начальника отдела по бухгалтерскому учету и контролю, главного бухгалтера Аппарата Правительства Пермского края). Проставляется на документах, подписанных руководителем Администрации губернатора Пермского края, Аппарата Правительства Пермского края, согласно приложению 32 к настоящей Инструкции;

8.5.3. простые круглые печати:

Администрации губернатора Пермского края, Аппарата Правительства Пермского края с надписью "Администрация губернатора Пермского края" или "Аппарат Правительства Пермского края" (хранится в отделе по бухгалтерскому учету и контролю Аппарата Правительства Пермского края);

Аппарата Правительства Пермского края с надписью "Отдел правовых актов" (хранится в отделе правовых актов управления документационного обеспечения);

Аппарата Правительства Пермского края с надписью "Отдел по организации работы со служебной корреспонденцией" (хранится в отделе по организации работы со служебной корреспонденцией управления документационного обеспечения);

Аппарата Правительства Пермского края с надписью "Управление документационного обеспечения" (хранится в отделе правовых актов управления документационного обеспечения);

Аппарата Правительства Пермского края с надписью "Для командировочных удостоверений" (хранится в отделе кадровой работы департамента государственного управления Администрации губернатора Пермского края);

Администрации Правительства Пермского края с надписью "Для пакетов" (хранится в спецчасти отдела специальной документальной связи Аппарата Правительства Пермского края).

Оттиски простых круглых печатей проставляются на документах, указанных в приложении 33 к настоящей Инструкции.

8.6. Ответственность за изготовление, учет и выдачу печатей и штампов Аппарата Правительства Пермского края и Администрации губернатора Пермского края возлагается на отдел материально-технического обеспечения и связи Аппарата Правительства Пермского края и отдел материально-технического обеспечения Администрации губернатора Пермского края.

Учет печатей и штампов осуществляется в книге учета печатей и штампов в соответствии с формой согласно приложению 35 к настоящей Инструкции.

Заявки структурных подразделений Аппарата Правительства Пермского края, Администрации губернатора Пермского края на изготовление печатей, штампов и образцы печатей, штампов направляются соответственно в отдел материально-технического обеспечения Администрации губернатора Пермского края или в отдел материально-технического обеспечения и связи Аппарата Правительства Пермского края согласно приложению 34 к настоящей Инструкции.

8.7. Заявки структурных подразделений Аппарата Правительства Пермского края, Администрации губернатора Пермского края на изготовление печатей и штампов подписываются руководителем структурного подразделения и согласовываются с заместителем начальника управления документационного обеспечения. Получателем изготовленных печатей или штампов является руководитель соответствующего структурного подразделения.

8.8. Лица, персонально ответственные за учет, использование и хранение печатей и штампов в структурных подразделениях Аппарата Правительства Пермского края, Администрации губернатора Пермского края, в т.ч. с факсимильным воспроизведением подписи губернатора Пермского края, руководителя Администрации губернатора Пермского края, председателя Правительства Пермского края и заместителей председателя Правительства Пермского края, руководителя Аппарата Правительства Пермского края, назначаются приказом руководителя Аппарата Правительства Пермского края.

8.9. Печати и штампы хранятся в соответствующих структурных подразделениях Администрации губернатора Пермского края, Аппарата Правительства Пермского края в надежно закрываемых и опечатываемых сейфах или шкафах.

8.10. Ответственность за соблюдение порядка использования и хранения печатей и штампов в структурных подразделениях Администрации губернатора Пермского края, Аппарата Правительства Пермского края возлагается на их руководителей.

8.11. Проверка наличия, использования и хранения печатей производится не реже одного раза в год комиссией, назначаемой приказом руководителя Аппарата Правительства Пермского края по инициативе отдела материально-технического обеспечения Администрации губернатора Пермского края или отдела материально-технического обеспечения и связи Аппарата Правительства Пермского края. О проведенных проверках делаются отметки в книге учета печатей и штампов после последней записи.

8.12. При оставлении должности сотрудник, ответственный за использование и хранение печатей и штампов, сдает их в отдел материально-технического обеспечения Администрации губернатора Пермского края или в отдел материально-технического обеспечения и связи Аппарата Правительства Пермского края.

8.13. Пришедшие в негодность или утратившие значение печати и штампы сдаются в отдел материально-технического обеспечения Администрации губернатора Пермского края или в отдел материально-технического обеспечения и связи Аппарата Правительства Пермского края для их утилизации.

При уничтожении пришедших в негодность или утративших значение печатей и штампов соответствующие отметки проставляются в книге учета печатей и штампов.

8.14. Порядок изготовления, учета, использования и хранения печатей и штампов в исполнительных органах государственной власти Пермского края устанавливается в Инструкциях по делопроизводству министерств, агентств, инспекций и комитетов.

------------------------------

*(1) В бланке документа должностного лица для международной переписки почтовый адрес в реквизите "Справочные данные об организации" содержит название страны (Россия).

*(2) В письмах, оформленных на бланках должностных лиц.

*(3) Для сокращения объемов документов при неоднократном упоминании названий организаций и их структурных подразделений, комиссий, советов и групп, наименований должностей рекомендуется также употреблять сокращенный вариант их наименования.

*(4) Утверждаемые планы не должны содержать мероприятий с уже истекшими сроками исполнения.

*(5) Оформление ссылки на приложение приводится в п. 5.2 приложения 7 к настоящей Инструкции.

*(6) Об оформлении писем зарубежным корреспондентам см. в разделе 4.8 настоящей Инструкции.

Приложение 1
к п. 1.6 Инструкции

Примерный Перечень
обязанностей специалиста, ответственного за работу с документами в структурном подразделении Администрации губернатора Пермского края, Аппарата Правительства Пермского края, исполнительном органе государственной власти Пермского края

С изменениями и дополнениями от:

27 декабря 2010 г.

Информация об изменениях:

Распоряжением Губернатора Пермского края от 27 декабря 2010 г. N 202-р в пункт 1 внесены изменения

См. текст пункта в предыдущей редакции

1. Получает в отделе по организации работы со служебной корреспонденцией управления документационного обеспечения не менее 2 раз в день документы, адресованные подразделению. Регистрирует в ИСЭД-ЭА-УПР служебные документы, подлежащие регистрации в подразделении.

Требования по регистрации документов в ИСЭД-ЭА-УПР определяются регламентами процесса "СПД19.16 Регистрация входящего документа", "СПД19.22 Прикрепление приложения к входящему документу", "СПД22.1 Работа с письменными и устными обращениями граждан", "СПД20.11 Исполнение документа, резолюции или поручения".

2. Осуществляет контроль за сроками исполнения документов и поручений руководителя, за сроками согласования проектов документов.

Организация работы с электронными документами в ИСЭД-ЭА-УПР определяется регламентами процесса "СПД20.1 Прямое поручение губернатора", "СПД20.14 Поручение", "СПД20.2 Контроль исполнения нормативных правовых и распорядительных документов", "СПД20.7 Контроль планирования и исполнения работ".

Информация об изменениях:

Распоряжением Губернатора Пермского края от 27 декабря 2010 г. N 202-р в пункт 3 внесены изменения

См. текст пункта в предыдущей редакции

3. При отправке служебных документов за подписью руководителя подразделения почтой: вкладывает документы в конверт, оформляет конверт и франкирует его в отделе по организации работы со служебной корреспонденцией управления документационного обеспечения.

Организация работы с электронными документами в ИСЭД-ЭА-УПР определяется регламентами процесса "СПД19.11 Подготовка исходящего документа", "СПД19.12 Подготовка внутреннего документа".

4. Отправляет по электронной почте служебные документы за подписью руководителя подразделения.

5. Составляет (или уточняет) номенклатуру дел подразделения на предстоящий календарный год, организует работу по формированию дел в соответствии с номенклатурой, оформлению обложек дел; подшивает исполненные документы в дела в соответствии с номенклатурой дел (кроме дел, формирование которых осуществляется специалистами подразделения).

6. Обеспечивает подготовку к передаче и передачу в архив Аппарата Правительства Пермского края документов подразделения: совместно со специалистами подразделения осуществляет отбор документов постоянного хранения для передачи в архив, выделение к уничтожению дел с истекшими сроками хранения; организует научно-техническую обработку дел постоянного хранения подразделения, своевременно передает по описи оформленные дела в архив; составляет акт о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, передает их по акту в отдел по организации работы со служебной корреспонденцией управления документационного обеспечения.

7. Осуществляет хранение завершенных делопроизводством дел до их передачи в архив или для уничтожения, выдачу специалистам подразделения завершенных дел, контроль за их возвратом.

8. Обеспечивает сохранность дел подразделения до передачи в архив Аппарата Правительства Пермского края.

9. Обеспечивает ознакомление специалистов с нормативными, методическими и информационными документами по вопросам делопроизводства, поступившими в подразделение.

10. Консультирует специалистов подразделения по вопросам подготовки проектов документов и организации работы с документами.

11. Осуществляет прием и подготовку материалов к заседаниям комиссий (к совещаниям), регистрирует и своевременно передает их для рассылки, оповещает участников и регистрирует их. Ведет протоколы заседаний (совещаний)*.

12. Исключен.

Информация об изменениях:

См. текст пункта 12

13. Определяет потребность, составляет и представляет в отдел материально-технического обеспечения Администрации губернатора Пермского края или отдел материально-технического обеспечения и связи Аппарата Правительства Пермского края заявку на канцелярские принадлежности, получает их.

14. Осуществляет вызов специалистов, устраняющих неисправности ПЭВМ, оргтехники и другого оборудования в подразделении.

------------------------------

* По поручению руководителя подразделения.

Приложение 2
к п. 2.2 Инструкции

Примерный Перечень
наиболее применяемых видов и разновидностей организационно-распорядительных документов

Организационные документы:
договор	расценки
задание	регламент
инструкция (должностная инструкция)	рекомендации
нормативы	смета
план (прогноз)	соглашение
положение	стандарт
правила	тарифная сетка
программа	устав
	штатное расписание
Распорядительные документы:
распоряжение	приказ
решение	протокол
поручение	указ
постановление	указание
Информационно-справочные документы:
автобиография	объяснительная записка
акт	отчет
анкета	письмо
график	перечень (список)
доклад	справка
докладная записка (предложение, представление)	сводка стенограмма
заключение (отзыв)	телеграмма
заявление	телефонограмма
карточка (личная, лицевая и др.)	характеристика
обзор
Разновидности писем (по содержанию и назначению):
письмо-предложение	письмо-подтверждение
письмо-просьба	письмо-напоминание
письмо-требование	письмо-уведомление
письмо-извещение	письмо-разъяснение
гарантийное	рекламное
информационное	сопроводительное
письмо-приглашение
Группы писем:
инициативные (письмо-запрос) и ответные (письмо-ответ)

Приложение 3
к п. 3.1.1 Инструкции

Перечень
бланков документов губернатора Пермского края, Правительства Пермского края, Аппарата Правительства Пермского края, Администрации губернатора Пермского края, исполнительных органов государственной власти Пермского края

Бланки
распорядительных документов

указ губернатора Пермского края (А4)

распоряжение губернатора Пермского края (А4, А5)

постановление Законодательного Собрания Пермского края и губернатора Пермского края (А4)

распоряжение Законодательного Собрания Пермского края и губернатора Пермского края (А4)

приказ губернатора Пермского края, начальника гражданской обороны

распоряжение председателя Правительства Пермского края

распоряжение Правительства Пермского края

распоряжение руководителя Администрации губернатора Пермского края

Бланки документов
Правительства Пермского края, Администрации губернатора Пермского края, Аппарата правительства Пермского края

общий (А4)

письмо (А4, А5)

Бланки документов
должностных лиц для международной переписки

губернатора Пермского края (А4)

Бланки документов
должностных лиц для переписки внутри страны

губернатора Пермского края (А4)

председателя Правительства Пермского края (А4)

заместителя председателя Правительства Пермского края (А4)

руководителя Администрации губернатора Пермского края (А4)

руководителя Аппарата Правительства Пермского края (А4)

заместителя руководителя Аппарата Правительства Пермского края (А4)

Бланки документов
Аппарата Правительства Пермского края

приказ руководителя Аппарата Правительства Пермского края (А4, А5)

общий (А4)

письмо (А4)

Бланки документов
департамента муниципального развития

письмо (А4)

Бланки
трехсторонней комиссии по регулированию социально-трудовых отношений в Пермском крае

общий (А4)

письмо (А4, А5)

Бланки
краевой комиссии по восстановлению прав реабилитированных жертв политических репрессий

общий (А4)

письмо (А4, А5)

Бланки
Комиссии по вопросам помилования в Пермском крае

письмо (А4, А5)

Приложение 4
к п. 3.2.4 Инструкции

Требования
к изготовлению текстовых документов с использованием персонального компьютера

С изменениями и дополнениями от:

27 декабря 2010 г.

1. Общие требования.

1.1. Проекты документов Администрации губернатора Пермского края, Правительства Пермского края, Аппарата Правительства Пермского края печатаются с использованием текстового редактора Word 2003 шрифтом Times New Roman. Тексты документов, оформляемые на бланках или на бумаге формата А4, печатаются через межстрочный интервал 18 пунктов, на бланках или на бумаге формата А5 - через межстрочный интервал 12 пунктов.

1.2. Проекты документов, оформленные как на бланке, так и без бланка, имеют следующие размеры полей: левое - 2,5 см, правое - 1 см, верхнее - 2 см, нижнее - 2 см.

1.3. При оформлении текста документа на двух и более страницах вторая и последующие страницы нумеруются. Порядковые номера страниц проставляются в верхнем колонтитуле посередине верхнего поля страницы арабскими цифрами без слова "страница" (стр) и знаков препинания шрифтом размера N 14.

1.4. Реквизиты (кроме текста), состоящие из нескольких строк, печатаются через межстрочный интервал 12 пунктов. Составные части реквизитов "Гриф утверждения документа", "Отметка о наличии приложения", "Гриф согласования документа" отделяются друг от друга интервалом 12 пунктов.

1.5. Реквизит "Наименование вида документа", слова СОГЛАСОВАНО, УТВЕРЖДАЮ, УТВЕРЖДЕНО, ПРИКАЗЫВАЮ, ПОСТАНОВЛЯЮ, РЕШИЛИ печатаются прописными буквами.

2. Требования к оформлению отдельных реквизитов.

2.1. Адресат.

В проектах документов, оформляемых на бланках, реквизит "Адресат" печатается в границах, отведенных для данного реквизита. В проектах документов, оформляемых без бланков, реквизит "Адресат" печатается от границы верхнего поля в правом верхнем углу на расстоянии 10 см от границы левого поля.

Реквизит "Адресат" печатается через межстрочный интервал 12 пунктов. Если в реквизите "Адресат" несколько адресов, то каждый адресат отделяется от другого интервалом 12 пунктов.

2.2. Заголовок к тексту документа.

Заголовок к тексту документа печатается от левой границы текстового поля. Заголовок, состоящий из двух и более строк, печатается через межстрочный интервал 12 пунктов.

Точка в конце заголовка не ставится. Для выделения заголовка к тексту документа используется полужирный шрифт. Заголовок отделяется интервалом 24 пункта от текста документа.

Информация об изменениях:

Распоряжением Губернатора Пермского края от 27 декабря 2010 г. N 202-р в пункт 2.3 внесены изменения

См. текст пункта в предыдущей редакции

2.3. Текст документа.

Основной текст документа печатается шрифтом размера N 14 с переносом слов. Сведения справочного, уточняющего, служебного характера допускается печатать шрифтом меньшего размера.

Первая строка абзаца начинается на расстоянии 1,25 см от левой границы текстового поля.

Информация об изменениях:

Распоряжением Губернатора Пермского края от 27 декабря 2010 г. N 202-р в пункт 2.4 внесены изменения

См. текст пункта в предыдущей редакции

2.4. Подпись.

Реквизит "Подпись" отделяется от текста документа интервалом 24 пункта.

Наименование должности в реквизите "Подпись" печатается от левой границы текстового поля через межстрочный интервал 12 пунктов.

Расшифровка подписи на бланках должностных лиц печатается на расстоянии 1,27 см от левой границы текстового поля, в других видах документов - на уровне последней строки наименования должности с пробелом между инициалами и фамилией с выравниванием по правому полю.

2.5. Отметка об исполнителе.

Фамилия, имя, отчество исполнителя и номер телефона печатаются на лицевой стороне последнего листа документа в левом нижнем углу шрифтом размера N 12 (в две строки). Фамилия, имя, отчество исполнителя отделяются от номера телефона дополнительным интервалом 6 пт.

Приложение 5
к п. 3.2.7 Инструкции

Требования
к оформлению законопроектов Пермского края

С изменениями и дополнениями от:

27 декабря 2010 г.

Проекты законов Пермского края оформляются в соответствии с распоряжением Законодательного Собрания Пермского края от 12 октября 2007 г. N 127-р "Об утверждении Правил оформления проектов законов Пермского края и проектов постановлений Законодательного Собрания Пермского края".

Тексты законопроектов и текстовая информация в таблицах печатаются в текстовом редакторе Word.

Параметры страницы:

Поля (см): верхнее - 0,8; нижнее - 2; левое - 3; правое -1.

Ориентация: книжная, при работе с таблицами, расположенными горизонтально, возможна альбомная.

Форма абзаца: межстрочный интервал - 18 пт, абзацный отступ - 1,27 см, выравнивание - по ширине. При оформлении списков используется формат абзаца. Применение маркированного списка не допускается. Расстановка переносов в тексте проекта закона не применяется.

Текст печатается шрифтом Times New Roman Cyr, начертание - обычное (при оформлении названий разделов, подразделов, глав, статей используется шрифт полужирного начертания; при перечислении используемых в тексте терминов курсив и подчеркивание недопустимы); размер шрифта - 14, при работе с таблицами допускается шрифт меньшего размера.

Заголовок к тексту законопроекта (название проекта закона) оформляется с использованием шрифта полужирного начертания, размер шрифта 14, без кавычек, точка в конце заголовка не ставится, печатается через межстрочный интервал (точно 12 пт) центрированным способом.

Номера страниц располагаются посередине верхнего поля, проставляются арабскими цифрами, размер шрифта 14. Первая страница не нумеруется.

Номера разделов, подразделов и глав обозначаются римскими цифрами с точкой (I., II. и т.д.), номера статей и пунктов - арабскими (1., 2. и т.д.). Между точкой и названием разделов, подразделов, глав, статей, пунктов должен быть пробел. Номер и название раздела, подраздела, главы центрируются, номер и название статьи располагаются с абзаца. В случае если название статьи занимает две и более строки, начало строк выравнивается с началом названия. Точка в конце названия раздела, подраздела, главы или статьи не ставится. Интервал между текстом и названием разделов, подразделов, глав или статей составляет 18 пт. Пункты нумеруются арабскими цифрами с точкой. Подпункты могут быть обозначены арабскими цифрами со скобкой или строчными буквами русского алфавита с закрывающей круглой скобкой без точки.

Отметка о наличии приложения к законопроекту оформляется в верхнем правом углу с указанием наименования вида документа. Номер приложения обозначается арабской цифрой без точки и знака N. Каждое приложение имеет собственную нумерацию страниц. Первая страница в приложении не нумеруется. Заголовок к тексту приложения печатается прописными буквами, центрированным способом, шрифтом полужирного начертания, размер шрифта 14.

Оформление таблиц. Если таблица печатается более чем на одной странице, графы таблицы нумеруются. На последующих страницах печатаются номера граф. Заголовки граф пишутся с прописных букв, подзаголовки - со строчных, если они составляют одно целое с заголовком, поясняют его. Если подзаголовок имеет самостоятельное значение, то он пишется с прописной буквы. Точки в заголовках и подзаголовках не ставятся. Название таблицы центрируется.

Состав указанных реквизитов в законопроектах дополняется отметкой "Проект" и сведениями о субъекте права законодательной инициативы и оформляется в верхней правой части проекта закона следующим образом:

ПРОЕКТ
Внесен губернатором Пермского края

"Образец оформления проекта закона Пермского края"

Приложение 6
к п. 3.3.4 Инструкции

Требования
к построению и оформлению таблиц в текстовом редакторе Word

1. Таблица - форма представления текста, содержащего словесную или цифровую информацию, характеризующую несколько объектов по ряду признаков.

2. Структура и элементы таблицы:

                       _______________________

                          название таблицы

/---------------------------------------------------------\

|Заголовок|                Заголовки граф                 |-----\

|  строк  |-----------------------------------------------|     |-Головка

|         |              Подзаголовки граф                |-----/

|---------+-----------------------------------------------|

|    1    |   2   |   3   |   4   |   5  |    6   |   7   |- номера граф

|---------+-------+-------+-------+------+--------+-------|

|Позаголов|       |       |       |      |        |       |-----\

|    ки   |-------+-------+-------+------+--------+-------|     |

|  строк  |       |       |       |      |        |       |     |-Строки

|         |-------+-------+-------+------+--------+-------|     |

|         |       |       |       |      |        |       |-----/

\---------------------------------------------------------/

|         ||                                              |

\---------/\----------------------------------------------/

  Боковик                       Графы

Таблицы имеют два уровня членения текста: вертикальный (графы) и горизонтальный (строки).

3. При построении таблиц может использоваться графление горизонтальными и вертикальными линиями толщиной 0,25; 0,5 пт и т.д.

Текстовую информацию в таблицах печатают шрифтом Times New Roman размером N 14 с межстрочным интервалом 12 пт. Допускается сведения справочного, уточняющего, служебного характера печатать шрифтом меньшего размера.

Используются различные способы выравнивания текста в таблице (по центру, ширине, левому или правому краю).

4. Название таблицы.

Название таблицы должно отражать ее содержание, быть точным, кратким. Печатается полужирным шрифтом строчными буквами (первая буква - прописная) без переноса с выравниванием по центру, точка в конце не ставится. Сокращение слов в названии таблицы не допускается.

5. Заголовки (подзаголовки) граф и строк.

Заголовки граф печатаются с прописных букв, а подзаголовки - со строчных, если они составляют одно целое с заголовком, т.е. поясняют его (образец 1). Если подзаголовок имеет самостоятельное значение, он печатается с прописной буквы. Переносы слов допускаются. Точки в заголовках и подзаголовках граф не проставляются.

Заголовки и подзаголовки граф и строк таблицы выражаются именем существительным в именительном падеже единственного числа. В заголовках и подзаголовках граф и строк употребляются только общепринятые условные обозначения.

Заголовки граф, как правило, печатаются параллельно строкам таблицы. При необходимости допускается перпендикулярное расположение заголовков граф.

Разделять заголовки и подзаголовки граф диагональными линиями не допускается.

Не допускаются пропуски заголовков (подзаголовков) граф и строк в головке таблицы. Все графы таблицы, включая боковик, должны иметь заголовки.

Если все показатели, приведенные в графах таблицы, выражены в одной и той же единице физической величины, то ее обозначение необходимо помещать над таблицей справа.

Если в графе таблицы помещены значения одной и той же физической величины, обозначение единицы физической величины указывают в заголовке (подзаголовке) этой графы через запятую после наименования показателя (образец 2).

Если таблица печатается более чем на одной странице, головку таблицы повторяют на всех последующих страницах (образец 4). Допускается нумеровать графы таблицы арабскими цифрами и на следующих страницах печатать только номера этих граф (образец 1).

6. Боковик и графы таблицы.

В боковике и графах таблицы текст каждой позиции начинается с прописной буквы, за исключением общепринятых сокращений и сочетаний слов, например: млн. рублей, км, шт, в том числе, из них. Знаки препинания ставятся только внутри предложения.

В цифровых величинах целая и дробная части разделяются запятой, например: 5,23.

После слов "Итого", "Всего" двоеточие не ставится.

Графа "номер по порядку" в таблице отдельно не оформляется. При необходимости нумерации показателей, параметров или других данных порядковые номера указываются непосредственно перед их наименованием в первом столбце (боковике) таблицы арабскими цифрами с точкой (образцы 1, 2, 4).

Обозначение единицы физической величины, общей для всех данных в строке, следует указывать в боковике через запятую после ее наименования.

Допускается (при необходимости) обозначение единицы физической величины выносить в отдельную графу.

7. Одинаковые текстовые элементы и цифры.

Если повторяющийся текст состоит из двух и более слов, то при повторении его заменяют кавычками.

Не допускается замена кавычками:

одинаковых элементов текста в начале следующей страницы;

повторяющихся в таблице цифр, математических знаков, знаков процента и номера.

В таблице не должно быть незаполненных граф, вместо отсутствующих показателей ставится прочерк (образцы 1, 3).

8. Однострочные и многострочные элементы таблицы.

Числовое значение показателя проставляют на уровне первой строки наименования показателя (образец 3).

Значение показателя, приведенное в виде текста, печатают также на уровне первой (верхней) строки наименования показателя (образец 4).

9. Сноски и примечания.

Если необходимо пояснить отдельные данные, приведенные в таблице, то их следует обозначать сносками (образец 1).

Примечания к таблице (как в тексте, так и в приложении) помещают непосредственно после таблицы. Одно примечание не нумеруют (образец 1). Несколько примечаний нумеруют арабскими цифрами (образец 2). При наличии и сноски, и примечания к таблице сноска оформляется в конце страницы (образец 1).

Образец 1
к приложению 6

Образцы
оформления таблиц

Сведения
о работе Аппарата Правительства Пермского края с обращениями исполнительных органов местного самоуправления в 2008 году

Города, районы	Обращения исполнительных органов	Находились на исполнении в Аппарате Правительства Пермского края	Поставлено на контроль в Аппарате Правительства Пермского края	Исполнено
				всего	в срок	с нарушением срока
1	2	3	4	5	6	7
1. г. Пермь	147	35	12	11	9	2
2. Дзержинский р-н	-	-	-	-	-	-
3. Индустриальный р-н	4	1	-	-	-	-
4. Кировский р-н	10	4	2	2	2	-
5. Ленинский р-н	7	1	1	1	-	1
6. Мотовилихинский р-н	10	1	1	1	1	-
7. Орджоникидзевский р-н	4	1	-	-	-	-
8. Свердловский р-н	1	-	-	-	-	-
9. г. Александровск	48	24	2	2	2	-
10. г. Березники	46	10	-	-	-	-
11. г. Гремячинск	31	8	2	2	2	-
12. г. Губаха	50	13	3	3	2	1
13. г. Добрянка	24	5	-	-	-	-
14. г. Кизел	47	13	2	2	2	-
15. г. Краснокамск	26	12	1	1	1	-
16. г. Кунгур	72	29	3	3	3	-
17. г. Лысьва	33	1	3	3	3	-
18. г. Соликамск	43	13	1	1	1	-
19. г. Чайковский	36	18	7	7	4	3
20. г. Чусовой	61	29	4	4	3	1
21. Бардымский р-н	24	7	5	5	5	-
22. Березовский р-н	12	5	-	-	-	-
23. Большесосновский р-н	46	4	-	-	-	-
24. Верещагинский р-н	7	5	1	1	1	-
25. Горнозаводский р-н	37	11	1	1	1	-
26. Еловский р-н	23	10	-	-	-	-
27. Ильинский р-н	20	6	2	2	1	1
28. Карагайский р-н	24	7	1	1	-	1
29. Кишертский р-н	25	7	1	1	1	-
30. Красновишерский р-н	39	12	2	2	2	-
31. Куединский р-н	21	7	1	1	1	-
32. Кунгурский р-н	24	5	1	1	-	1
33. Нытвенский р-н	16	8	3	3	3	-
34. Октябрьский р-н	10	3	-	-	-	-
35. Ординский р-н	18	8	-	-	-	-
36. Осинский р-н	30	7	-	-	-	-
37. Оханский р-н	27	10	1	1	1	-
38. Очерский р-н	15	7	-	-	-	-
39. Пермский р-н	44	9	3	3	2	1
40. Сивинский р-н	8	3	-	-	-	-
41. Соликамский р-н	13	4	-	-	-	-
42. Суксунский р-н	15	6	-	-	-	-
43. Уинский р-н	44	8	1	1	1	-
44. Усольский р-н	19	5	-	-	-	-
45. Частинский р-н	33	9	-	-	-	-
46. Чердынский р-н	63	20	3	3	3	-
47. Чернушинский р-н	32	6	1	1	-	1
48. пос. Звездный	10	3	-	-	-	-
Итого	1399	429	71*	70	57	13

Примечание. Данные приведены выборочно по территориям.

------------------------------

* По 1 документу срок исполнения перенесен на март 2009 г.

Образец 2
к приложению 6

Нормативная цена
земли на территории населенных пунктов Суксунского района

Наименование оценочной зоны	Нормативная цена земли
	для граждан (садоводство, огородничество, животноводство и др. земли сельскохозяйственного использования), муниципальный, общественный, кооперативный жилищный фонд, руб./кв.м	для граждан и юридических лиц (иные цели), руб./кв.м
Агафоновский сельский совет
1. дер. Агафоново	0,70	7,03
2. дер. Бердыкаево	0,36	3,63
3. дер. Чекарда	0,47	4,74
4. дер. Чистяково	0,47	4,70
5. дер. Юлаево	0,42	4,24
Боровской сельский совет
6. село Бор	0,98	9,83
7. дер. Сажино	0,46	4,60
8. дер. Сивково	0,56	5,64
9. дер. Филипповка	0,55	5,47
10. дер. Шестаково	0,33	4,30
Бреховский сельский совет
11. село Брехово	1,06	10,64
12. дер. Осинцово	0,75	7,51
13. дер. Усть-Лог	0,62	6,15
Верх-Суксунский сельский совет
14. дер. Киселево	1,83	18,26
15. дер. Брусяна	0,52	5,18
16. село Верх-Суксун	1,82	18,23
17. дер. Дикое Озеро	0,62	6,20
18. дер. Опалихино	1,82	18,22

Примечания: 1. Нормативная цена земли составляет 60% от рыночной цены.

2. Органы местного самоуправления могут понижать или повышать утвержденную нормативную цену не более чем на 25%.

Образец 3
к приложению 6

Сведения
о количестве актов губернатора Пермского края за 2008 г. (по группам авторов)

Группы авторов проектов документов	Количество документов
	указы	распоряжения	совместные документы	всего
Представительные органы государственной власти Пермского края	-	-	2	2
Аппарата Правительства Пермского края	50	35		85
Структурные подразделения Аппарата Правительства Пермского края	47	301	-	348
Территориальные органы федеральных органов исполнительной власти	70	11	-	81
Исполнительные органы местного самоуправления	1	3	-	4
Учреждения, предприятия Пермского края	42	42	-	84
Общественные объединения, движения, партии	1	-	-	1
Итого	211	392	2	605

Образец 4
к приложению 6

План
первоочередных мероприятий по реализации Основных направлений развития системы повышения квалификации, переподготовки руководителей и специалистов организаций Пермского края на период до 2010 года

Наименование мероприятий		Ответственные исполнители	Срок исполнения
1.	Разработать Концепцию развития персонала на производстве в организациях Пермского края		2008 г.
2.	Разработать проект краевой целевой Программы "О развитии персонала на производстве" и внести его на рассмотрение Законодательного Собрания Пермского края		2009 г.
3.	Продолжить сотрудничество по подготовке руководителей и специалистов организаций с Ассоциацией развития персонала, Всероссийским центром охраны труда Минтруда России, с Комиссией по организации подготовки управленческих кадров для организаций народного хозяйства Российской Федерации		Постоянно
4.	Обеспечить внесение в трехсторонние соглашения различного уровня, коллективные договоры вопросов получения руководителями и специалистами дополнительного профессионального образования	Агентство по занятости населения Пермского края, НП "Сотрудничество", краевой совет профсоюзов, органы местного самоуправления Пермского края	Ежегодно
5.	Предусмотреть меры по совершенствованию дополнительного профессионального образования при разработке краевой Программы "Вузы и регион (2005-2010 гг.)"	Министерство образования Пермского края, Агентство по занятости населения Пермского края, Региональный межотраслевой центр переподготовки кадров ПГТУ, совет ректоров вузов	По срокам Программы
6.	Разработать и реализовать комплекс мер по совершенствованию нормативной базы, направленной на улучшение качественного состава руководителей агропромышленных организаций, закрепление их на производстве		2008-2010 гг.
7.	Направить предложения в Минтруд России о восстановлении статистической отчетности по прогнозируемой потребности в кадрах, подготовке и переподготовке персонала		2008 г.

Приложение 7
к п. 4.1 Инструкции

Требования
к оформлению проектов актов губернатора Пермского края, Администрации губернатора Пермского края, председателя Правительства Пермского края, Правительства Пермского края

С изменениями и дополнениями от:

27 декабря 2010 г.

1. Оформление ссылки на документы-основания.

Ссылка на документы-основания оформляется следующим образом.

Если ссылка приводится в констатирующей части, то она оформляется предложением, начинающимся предлогами "в" или "на" ("В соответствии с ...", "На основании ..."). При этом указываются наименование документа, автор, дата и номер документа, заголовок к тексту. Например: "В соответствии с постановлением Правительства Российской Федерации от 22 мая 2001 г. N 404 "О совершенствовании лизинговой деятельности в агропромышленном комплексе".

Если в тексте не требуются какие-либо пояснения к издаваемому акту (как правило, в распоряжениях по личному составу), то ссылка на документы-основания оформляется словом "Основание". Например, в распоряжении губернатора Пермского края о направлении на учебу специалистов ссылка оформляется следующим образом:

Основание: письмо Минсвязи России от 22.02.2008 N 35/12.

Несколько документов-оснований нумеруются.

Кроме ссылки на документы-основания, в тексте могут приводиться ссылки на статьи, разделы, подразделы, пункты, подпункты документов-оснований и приложения к ним. Ссылки оформляются по форме:

ссылка на статью закона - "В соответствии со статьей 130 Лесного кодекса Российской Федерации, "В соответствии со статьей 2 Федерального закона от 21.07.2007 N 185-ФЗ "О Фонде содействия реформированию жилищно-коммунального хозяйства";

на пункты - "В соответствии с пунктом 3 постановления Правительства Российской Федерации (дата, номер, заголовок)";

на приложения - "В соответствии с приложением 2 к постановлению Правительства Российской Федерации (дата, номер, заголовок)".

2. Оформление даты в тексте.

Содержащиеся в тексте даты допускается оформлять двумя способами: цифровым и словесно-цифровым.

При цифровом способе оформления элементы даты приводятся арабскими цифрами в одной строке в последовательности: день месяца, месяц, год или год, месяц, день месяца. Например, дату 26 марта 1998 года следует оформлять: 26.03.1998, а дату 29 апреля 2008 года следует оформлять: 29.04.2008.

Если порядковый номер месяца или числа состоит из одной цифры, то перед ними проставляется ноль, например: дату 9 февраля 2007 года следует писать: 09.02.2007.

Даты в текстах проектов нормативных правовых актов, а также проектов документов, содержащих сведения финансового характера, и при ссылке на документы-основания в констатирующей части оформляются словесно-цифровым способом, например: 20 мая 1998 г., 08 января 2008 г.

Даты и календарные сроки в текстах проектов актов рекомендуется оформлять следующим образом: 06 мая 2008 г., в первом полугодии 2008 г., в III квартале 2008 г., но - за 9 месяцев 2008 года, в 2008 году, бюджет на 2008 год.

3. Оформление пунктов, подпунктов.

Информация об изменениях:

Распоряжением Губернатора Пермского края от 27 декабря 2010 г. N 202-р пункт 3.1 изложен в новой редакции

См. текст пункта в предыдущей редакции

3.1. Каждому пункту распорядительной части проекта акта присваивается номер. Пункты нумеруются арабскими цифрами.

Пункты могут подразделяться на подпункты, которые имеют буквенную нумерацию в виде строчной буквы русского алфавита с закрывающей круглой скобкой.

3.2. Тексты пункта и его самостоятельных подпунктов пишутся с прописной буквы и заканчиваются точкой. Несамостоятельные подпункты пишутся со строчной буквы и отделяются друг от друга точкой с запятой (в таком случае подпункты могут нумероваться).

Абзацы в пределах подпункта начинаются с красной строки.

Информация об изменениях:

Распоряжением Губернатора Пермского края от 27 декабря 2010 г. N 202-р пункт 4 изложен в новой редакции

См. текст пункта в предыдущей редакции

4. Способы оформления пунктов об изменении актов.

Пункт об изменении отдельных положений действующих актов оформляется одним из способов:

в пункте 1 слова "_______" заменить словами "________";

пункт 2 дополнить словами "_________";

в пункте 3 слова "________" исключить;

пункт 4 признать утратившим силу;

абзац первый пункта 5 изложить в следующей редакции:

"__________.";

в абзаце первом слова "________" заменить словами "__________";

абзац третий дополнить предложением следующего содержания:

"_________";

абзац четвертый изложить в следующей редакции:

"______________";

пункт 2 дополнить абзацем следующего содержания:

"_____________";

в пункте 10 слова "(слова указываются в именительном падеже единственного или множественного числа)" в соответствующих числе и падеже заменить словами "(слова указываются в именительном падеже единственного или множественного числа)" в соответствующих числе и падеже;

в пункте 4 слова "______" заменить словами "________" по всему тексту в соответствующих падеже и числе.

5. Способы оформления приложений к проектам актов.

Существует несколько способов оформления приложений:

5.1. Сведения о наличии приложений оформляются разными способами. При наличии одного приложения, а также при утверждении или введении в действие какого-либо документа ссылка на него в тексте оформляется словами "прилагаемый", "прилагается", "согласно приложению", "в соответствии с приложением".

Например:

"Передать в краевую собственность здания согласно приложению".

Приложения нумеруются, если их несколько. Знак N перед цифровым обозначением не проставляется.

При наличии нескольких приложений ссылка на приложения в тексте оформляется по форме: "в соответствии с приложением 2", "согласно приложению 3".

5.2. Документы-приложения к проекту акта должны иметь заголовок, содержать в правом верхнем углу первого листа отметку по форме:

Приложение к указу губернатора Пермского края от __________ N _____

или

Приложение 2 к распоряжению губернатора Пермского края от _________ N _____

При наличии в тексте проекта акта формулировок "Утвердить" (прилагаемые положение, правила, инструкцию, перечень мероприятий и т.д.) на приложении в правом верхнем углу оформляется слово "УТВЕРЖДЕНО" ("УТВЕРЖДЕНЫ", "УТВЕРЖДЕНА", "УТВЕРЖДЕН") со ссылкой на акт, его дату и номер.

Например:

УТВЕРЖДЕНО указом губернатора Пермского края от _________ N _____

При этом слова "УТВЕРЖДЕНА", "УТВЕРЖДЕН" согласуются в роде и числе с наименованием утверждаемого документа (положение - УТВЕРЖДЕНО, правила - УТВЕРЖДЕНЫ).

Заголовок к тексту документа-приложения печатается центрированным способом (относительно границ текста). Наименование вида документа-приложения (первое слово заголовка приложения) выделяется прописными буквами и печатается вразрядку. Например:

ПОЛОЖЕНИЕ
о режиме охраны особо охраняемых природных территорий

При наличии в тексте приложения нескольких разделов, подразделов их заголовки печатаются прописными буквами центрированным способом. Точка в конце заголовка не ставится.

Заголовки документов-приложений и их разделов выделяются шрифтом жирной насыщенности.

Пункты в документах-приложениях большого объема могут иметь заголовки без проставления точки в конце.

5.3. Страницы приложения нумеруются самостоятельно начиная со второго листа.

5.4. Приложение может быть оформлено в виде таблицы (требования к построению и оформлению таблиц даны в приложении 6 к настоящей Инструкции), графика, схемы. Форма таблицы применяется при изложении цифровой или словесной информации о нескольких объектах по ряду признаков. Графы таблицы должны иметь заголовки, выраженные именем существительным в именительном падеже. Подзаголовки граф грамматически должны быть согласованы с заголовками.

Если таблицу печатают более чем на одной странице, головку таблицы повторяют на всех последующих страницах. Допускается нумеровать графы таблицы арабскими цифрами и на всех последующих страницах печатать только номера граф.

5.5. При наличии приложений к документу-приложению на них оформляется отметка по форме:

Приложение 2 к Положению о режиме охраны особо охраняемых природных территорий

6. Оформление знака сноски.

При необходимости пояснения отдельных предложений, слов, цифр в тексте указа (распоряжения) или приложения они обозначаются надстрочными знаками сноски в виде звездочки или порядковых номеров арабскими цифрами.

Знак сноски проставляется непосредственно после поясняемых предложений, слов, цифр и перед текстом пояснения. Сноски в тексте располагаются с абзацного отступа в конце страницы, на которой обозначены, и отделяются от текста короткой тонкой горизонтальной линией с левой стороны. Не допускается разрывать сноски и переносить их со страницы на страницу. Текст пояснения печатается с прописной буквы и заканчивается точкой.

------------------------------

Только для лесозаготовительных предприятий.

Например:

На протяжении всего документа следует применять один вид знака сноски. Сноска в виде звездочки применяется, если в тексте проекта документа предполагается небольшое количество сносок или их на странице не более трех. Если в тексте проекта документа предполагается большое количество сносок, то они оформляются арабскими цифрами. При этом по всему тексту документа применяется сквозная нумерация сносок.

Образец 1
к приложению 7

"Образец оформления Указа Губернатора Пермского края"

Образец 2
к приложению 7

"Образец оформления распоряжения Губернатора Пермского края"

Образец 3
к приложению 7

"Образец оформления постановления Правительства Пермского края"

Образец 4
к приложению 7

"Образец оформления распоряжения Председателя Правительства Пермского края"

Образец 5
к приложению 7

"Образец оформления распоряжения Правительства Пермского края"

Образец 6
к приложению 7

"Образец оформления распоряжения Руководителя Администрации Губернатора Пермского края"

Приложение 8
к п. 4.3 Инструкции

ФОРМЫ ПРОТОКОЛА И ВЫПИСКИ ИЗ ПРОТОКОЛА

                          ФОРМА ПРОТОКОЛА

__________________________

(наименование организации

или коллегиального органа)

ПРОТОКОЛ

00.00.0000 N

---------------------------

(дата проведения заседания,

     номер документа)

___________________________

  (место составления или

   проведения заседания)

заседания (собрания, совещания)...

----------------------------------

(заголовок к тексту)

Председатель        - __________________________________________

                      (фамилия и инициалы в именительном падеже)

Секретарь           - __________________________________________

                      (фамилия и инициалы в именительном падеже)

Присутствовали: _________________________________________________________

                   (фамилии и инициалы членов коллегиального органа в

                                  алфавитном порядке

_________________________________________________________________________

   в именительном падеже без наименования должности или постоянных

                         участников совещаний)

Приглашенные: ___________________________________________________________

                (фамилии и инициалы приглашенных в алфавитном порядке

                             в именительном падеже

_________________________________________________________________________

            при необходимости с наименованием должности)

Повестка дня:

1. О (Об)... ____________________________________________________________

                             (содержание вопроса)

Доклад __________________________________________________________________

        (наименование должности, фамилия, инициалы в родительном падеже)

2. О (Об)... (далее как в п. 1)

1. СЛУШАЛИ:

_________________________________________________________________________

  (фамилия, инициалы докладчика в родительном падеже, краткое изложение

                             содержания

_________________________________________________________________________

      доклада (сообщения, информации) от 3 л. ед.ч. или слова "Текст

                               прилагается)

ВЫСТУПИЛИ:

_________________________________________________________________________

        (фамилия, инициалы выступивших в именительном падеже;

_________________________________________________________________________

     краткое содержание выступления или слова "Текст прилагается")

РЕШИЛИ:

     1.1. Утвердить (поручить, представить....)

     1.2. ....

2. СЛУШАЛИ:

ВЫСТУПИЛИ:

РЕШИЛИ:

     2.1. ...

     2.2. ...

     2.3. ...

Председатель     Личная подпись     Инициалы, фамилия

Секретарь        Личная подпись     Инициалы, фамилия

                      ФОРМА КРАТКОГО ПРОТОКОЛА

__________________________

(наименование организации

или коллегиального органа)

ПРОТОКОЛ

00.00.0000 N

----------------------------

(дата проведения заседания,

      номер документа)

____________________________

   (место составления или

    проведения заседания)

заседания (собрания, совещания)...

----------------------------------

(заголовок к тексту)

Председатель*         - __________________________________________

                        (фамилия и инициалы в именительном падеже)

Секретарь*            - __________________________________________

                        (фамилия и инициалы в именительном падеже)

Присутствовали: _________________________________________________________

                    (фамилии и инициалы членов коллегиального органа в

                                         алфавитном порядке

_________________________________________________________________________

     в именительном падеже без наименования должности или постоянных

                           участников совещаний)

Приглашенные:* __________________________________________________________

                  (фамилии и инициалы приглашенных в алфавитном порядке

                                 в именительном падеже

_________________________________________________________________________

             при необходимости с наименованием должности)

Рассмотренные вопросы:

     1. ...___________________________________________________________

               (содержание вопроса, фамилии, инициалы выступавших)

     2. ...

     3. ...

Принятые решения:

     1. ...

     2. ...

     3. ...

Председатель     Личная подпись      Инициалы, фамилия

Секретарь        Личная подпись      Инициалы, фамилия

------------------------------

* Допускается не указывать.

                        ФОРМА СОКРАЩЕННОГО ПРОТОКОЛА

___________________________

(наименование организации

или коллегиального органа)

ПРОТОКОЛ

00.00.0000 N

---------------------------

(дата проведения заседания,

номер документа)

___________________________________________

(место составления или проведения заседания)

заседания (собрания, совещания)... 

-----------------------------------

(заголовок к тексту)

Председатель         - __________________________________________

                       (фамилия и инициалы в именительном падеже)

Секретарь            - __________________________________________

                       (фамилия и инициалы в именительном падеже)

Присутствовали: _________________________________________________________

                    (фамилии и инициалы членов коллегиального органа в

                                 алфавитном порядке

_________________________________________________________________________

     в именительном падеже без наименования должности или постоянных

                       участников совещаний)

Приглашенные: ___________________________________________________________

                 (фамилии и инициалы приглашенных в алфавитном порядке

                               в именительном падеже

_________________________________________________________________________

            при необходимости с наименованием должности)

1. СЛУШАЛИ:

     О (Об)... __________________________________________________________

                            (содержание вопроса)

     Доклад _____________________________________________________________

             (наименование должности, фамилия, инициалы в родительном

                                     падеже)

_________________________________________________________________________

                   (фамилии и инициалы выступавших)

РЕШИЛИ:

     1.1. Утвердить (поручить, представить)....

     1.2. ...

     1.3. ...

2. СЛУШАЛИ:

     О (Об)...(далее как в п. 1)

Председатель     Личная подпись     Инициалы, фамилия

Секретарь        Личная подпись     Инициалы, фамилия

                         ФОРМА ВЫПИСКИ ИЗ ПРОТОКОЛА

__________________________

(наименование организации

или коллегиального органа)

ВЫПИСКА ИЗ ПРОТОКОЛА

00.00.0000 N

-----------------------------

(дата проведения заседания,

номер документа)

_____________________________

(место составления или

проведения заседания)

заседания (собрания, совещания...)

----------------------------------

(заголовок к тексту)

Председатель        - _________________________________________

                      (фамилия и инициалы в именительном падеже)

Секретарь           - _________________________________________

                      (фамилия и инициалы в именительном падеже)

Присутствовали: _________________________________________________________

                   (фамилии и инициалы членов коллегиального органа в

                                   алфавитном порядке

_________________________________________________________________________

     в именительном падеже без наименования должности или постоянных

                      участников совещаний)

Приглашенные: ___________________________________________________________

                (фамилии и инициалы приглашенных в алфавитном порядке

                              в именительном падеже,

_________________________________________________________________________

             при необходимости - с наименованием должности)

Повестка дня:

2. О (Об)... ____________________________________________________________

                              (содержание вопроса)

     Доклад _____________________________________________________________

             (наименование должности, фамилия, инициалы в родительном

                                       падеже)

СЛУШАЛИ:

_________________________________________________________________________

  (фамилия, инициалы докладчика, краткое изложение содержания доклада,

                          сообщения, информации)

РЕШИЛИ:

     2.1. Утвердить (поручить, представить)....

     2.2. ...

Председатель                                            Инициалы, фамилия

Секретарь                                               Инициалы, фамилия

Верно

Специалист 1 категории

Личная подпись     Инициалы, фамилия

00.00.0000

Печать - в необходимых случаях

Приложение 9
к п. 4.3 Инструкции

        ОБРАЗЦЫ ВНУТРЕННИХ ИНФОРМАЦИОННО-СПРАВОЧНЫХ ДОКУМЕНТОВ

                ОБРАЗЕЦ ОФОРМЛЕНИЯ СЛУЖЕБНОЙ ЗАПИСКИ

Управление документационного

        обеспечения

   Аппарата Правительства

      Пермского края

    СЛУЖЕБНАЯ ЗАПИСКА                И.о. руководителя Аппарата

                                     Правительства Пермского края

01.09.2008 N 01-35-50                М.А. Герману

----------   ---------

О выделении дополнительных

средств

                    Уважаемый Макар Андреевич!

     В  связи   с    ростом    цен    на    расходные    материалы    для

копировально-множительных аппаратов прошу дополнительно выделить   5 тыс.

рублей для работы в IV квартале 2008 г.

Приложение: 1. Заявка на приобретение расходных материалов на 1 л. в 1

экз.

            2. Прейскурант на 01.06.2008 на 1 л. в 1 экз.

Начальник управления                                        Э.А. Хабарова

С.В. Мустаева

217 79 21

              ОБРАЗЕЦ ОФОРМЛЕНИЯ ОБЪЯСНИТЕЛЬНОЙ ЗАПИСКИ

Управление документационного          Начальнику управления

       обеспечения                    документационного обеспечения

   Аппарата Правительства             Э.А. Хабаровой

      Пермского края

ОБЪЯСНИТЕЛЬНАЯ ЗАПИСКА

29.09.2008 N 

----------   --------------

О причинах задержки доставки

документов

     Переданные для исполнения в Министерство здравоохранения   Пермского

края документы не были  доставлены   своевременно 24   сентября   2008 г.

потому, что поступили в    отдел по   организации   работы   со служебной

корреспонденцией   управления   документационного  обеспечения   Аппарата

Правительства Пермского края в 17-10, а режим работы данного Министерства

в пятницу установлен с 9-00 до 17-00 часов.

     Мной были предприняты попытки дозвониться по телефону до сотрудников

Министерства, однако ни один телефон не отвечал.

Ведущий специалист

отдела по организации работы

со служебной корреспонденцией                               М.М. Бурдина

Приложение 10

"Образец оформления служебного письма Заместителя Председателя Правительства Пермского края"

"Образец оформления служебного письма Губернатора Пермского края"

"Образец оформления служебного письма Руководителя аппарата Правительства Пермского края"

"Образец оформления служебного письма Заместителя Руководителя аппарата Правительства Пермского края"

"Образец оформления служебного письма Председателя Правительства Пермского края"

Приложение 11
к п. 4.7.1 Инструкции

                                   ФОРМА 

              СПИСКА НА РАССЫЛКУ ТЕЛЕГРАММЫ ОТ ____________

Телеграфный адрес, наименование организации-адресата

Наименование должности лица, которому адресована телеграмма

Фамилия, имя, отчество лица, которому адресована телеграмма

Фамилия исполнителя

Номер телефона

Личная подпись

Приложение 12
к п. 4.7.1 Инструкции

                             ФОРМА ТЕЛЕГРАММЫ

ОТМЕТКА О КАТЕГОРИИ ТЕЛЕГРАММЫ

ОТМЕТКА О ВИДЕ ТЕЛЕГРАММЫ

ТЕЛЕГРАФНЫЙ АДРЕС, НАИМЕНОВАНИЕ АДРЕСАТА*

     ТЕКСТ (ПЕЧАТАЕТСЯ ЗАГЛАВНЫМИ БУКВАМИ БЕЗ СОЮЗОВ, ПРЕДЛОГОВ,   ЗНАКОВ

ПРЕПИНАНИЯ, ЕСЛИ ПРИ ЭТОМ НЕ ИСКАЖАЕТСЯ СОДЕРЖАНИЕ, БЕЗ ПЕРЕНОСА СЛОВ)

N

НАИМЕНОВАНИЕ ДОЛЖНОСТИ ЛИЦА,

ПОДПИСАВШЕГО ТЕЛЕГРАММУ                ФАМИЛИЯ

_________________________________________________________________________

                                       Дата

Наименование должности лица,

подписавшего телеграмму       Личная подпись            Инициалы, фамилия

Отметка об исполнителе

(Фамилия, номер телефона исполнителя)

Личная подпись

------------------------------

* При передаче телеграммы нескольким адресатам составляется список на рассылку.

Приложение 13
к п. 4.7.1 Инструкции

                         ОБРАЗЕЦ ТЕЛЕГРАММЫ

МОСКВА БИРЖЕВАЯ ПЛОЩАДЬ Д 1

МИНИСТЕРСТВО ТРУДА И СОЦИАЛЬНОГО РАЗВИТИЯ

РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ

МИНИСТРУ СЫСУЕВУ

     УВАЖАЕМЫЙ ОЛЕГ НИКОЛАЕВИЧ

     ПЕРМСКИЙ КРАЙ НЕ ИМЕЛ ЗАДОЛЖЕННОСТИ ПО   ВЫПЛАТАМ  ДЕТСКИХ   ПОСОБИЙ

НОЯБРЯ  2007 ГОДА   СВОЕВРЕМЕННО ОСУЩЕСТВЛЯЛА   ИХ ТЕКУЩУЮ   ВЫПЛАТУ СЧЕТ

СРЕДСТВ КРАЕВОГО БЮДЖЕТА ТЕЧЕНИЕ ДВУХ ЛЕТ

     СВЯЗИ ПЕРЕХОДОМ ЯНВАРЯ   2008 ГОДА   НА ФИНАНСИРОВАНИЕ   РАСХОДОВ ПО

ДЕТСКИМ ПОСОБИЯМ ИЗ СРЕДСТВ ФЕДЕРАЛЬНОГО БЮДЖЕТА И ПО  ПРИЧИНЕ ОТСУТСТВИЯ

НОРМАТИВНЫХ  ДОКУМЕНТОВ РЕГУЛИРУЮЩИХ ПОРЯДОК ФИНАНСИРОВАНИЯ СВОЕВРЕМЕННАЯ

ВЫПЛАТА   ПОСОБИЙ В   НАШЕМ РЕГИОНЕ   ПРЕКРАЩЕНА   ЧТО СОЗДАЕТ СОЦИАЛЬНУЮ

НАПРЯЖЕННОСТЬ

     ЦЕЛЯХ СОХРАНЕНИЯ СТАБИЛЬНОЙ СИТУАЦИИ ПЕРМСКОГО КРАЯ ПРОШУ ВАС РЕШИТЬ

ВОПРОС С   МИНИСТЕРСТВОМ ФИНАНСОВ   РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ   ФИНАНСИРОВАНИЯ

ДАННЫХ РАСХОДОВ ИЗ ФОНДА КОМПЕНСАЦИЙ НЕ ПОЗДНЕЕ 10 ЧИСЛА   КАЖДОГО МЕСЯЦА

ОБЪЕМЕ МЕСЯЧНОЙ ПОТРЕБНОСТИ РАВНЫМИ ДОЛЯМИ

     ВЫРАЖАЮ НАДЕЖДУ ПОЛОЖИТЕЛЬНОЕ РЕШЕНИЕ

N 51/2т

ГУБЕРНАТОР ПЕРМСКОГО КРАЯ ЧИРКУНОВ

_________________________________________________________________________

                                                               05.05.2008

Губернатор края                                             О.А. Чиркунов

Иванова

(342) 217 15 38

Личная подпись

Приложение 14
к п. 4.7.2 Инструкции

                              ФОРМА 

         СПИСКА ОРГАНИЗАЦИЙ ДЛЯ ПЕРЕДАЧИ ТЕЛЕФОНОГРАММЫ

                         ОТ _________ N

Наименование организации-получателя	Номер телефона	Время передачи (часы и минуты)	Наименование должности, инициалы и фамилия принявшего телефонограмму

Наименование должности

исполнителя (составителя)

телефонограммы                 Личная подпись           Инициалы, фамилия

Передал

(наименование должности)       Личная подпись           Инициалы, фамилия

Приложение 15
к п. 4.7.2 Инструкции

                        ФОРМА ТЕЛЕФОНОГРАММЫ

Наименование                         Наименование

организации-получателя               организации-отправителя

ТЕЛЕФОНОГРАММА                       Должность,

                                     инициалы и фамилия

                                     получателя (кому)

00.00.0000   N

Время приема-передачи

     Текст телефонограммы (до 50 слов)

Наименование должности лица,

подписавшего телефонограмму     Личная подпись     Инициалы, фамилия

Должность, инициалы, фамилия

сотрудника, передавшего телефонограмму

N телефона

Должность, инициалы, фамилия

сотрудника, принявшего телефонограмму

N телефона

Приложение 16
к п. 4.7.2 Инструкции

                  ОБРАЗЕЦ ОФОРМЛЕНИЯ ТЕЛЕФОНОГРАММЫ

ПРАВИТЕЛЬСТВО                              Начальнику главного управления

ПЕРМСКОГО КРАЯ                             МЧС России по

                                           Пермскому краю

                                           О.В. Попову

ТЕЛЕФОНОГРАММА

12.04.2008 N 5

17.30

     13.04.2008 в малом  зале   состоится   заседание   противопаводковой

комиссии. Явка обязательна.

Заместитель

председателя Правительства Пермского края                   Е.В. Зырянова

Передал специалист И.А. Пятелина 217 71 75

Принял секретарь Л.А. Иванова 233 61 42

Приложение 17
к п. 5.1.11 Инструкции

Перечень
документов, не подлежащих регистрации в отделе по организации работы со служебной корреспонденцией управления документационного обеспечения Аппарата Правительства Пермского края

Переписка по исполнению поручений (данных на заседаниях коллегии, консультативного совета, совещаниях) и актов губернатора Пермского края, руководителя Администрации губернатора Пермского края, Правительства Пермского края, председателя Правительства Пермского края, постановлений Законодательного Собрания Пермского края, распорядительных актов федерального уровня.

Входящие служебные письма и телеграммы, адресованные структурным подразделениям Администрации губернатора Пермского края, Аппарата Правительства Пермского края.

Входящие служебные письма из судебных органов (регистрируются в зависимости от адресата в правовом управлении Администрации губернатора Пермского края, или правовом управлении Аппарата Правительства Пермского края).

Внутренние документы за подписью руководителей структурных подразделений Администрации губернатора Пермского края, Аппарата Правительства Пермского края.

Исходящие служебные письма и телеграммы, подписанные руководителями структурных подразделений Администрации губернатора Пермского края, Аппарата Правительства Пермского края.

Бухгалтерские документы, счета на оплату.

Копии актов глав местного самоуправления Пермского края.

Периодические издания.

Планы работы и отчеты о работе исполнительных органов государственной власти Пермского края.

Поздравительные письма, телеграммы, открытки.

Пригласительные билеты.

Прогнозы погоды.

Рекламные извещения, прейскуранты, каталоги, проспекты.

Тематические и специальные сборники без сопроводительных писем.

Учебные планы, программы семинаров, конференций (без сопроводительных писем).

Приложение 18
к пп. 5.1.15, 5.3.3 Инструкции

                                    СХЕМА

      прохождения служебных писем, направленных в адрес руководителей

                                Пермского края

/--------------------------------------\ /------------------------------\

|Служебные письма, направленные в адрес| | Руководители исполнительных  |

|    руководителей Пермского края,     | |органов государственной власти|

|   поступают в отдел по организации   | | Пермского края, структурных  |

| работы со служебной корреспонденцией | |  подразделений Администрации |

|     управления документационного     | |  губернатора Пермского края, |

|            обеспечения               | |    Аппарата Правительства    |

\--------------------------------------/ |   Пермского края определяют  |

               |                         |  исполнителя для подготовки  |

               |                         |     ответа автору письма     |

               |                         \------------------------------/

                                 *                    **

/-----------------------------\ /-------------------\ /-----------------\

| Отдел по организации работы | |Исполнитель готовит| |   Структурное   |

|со служебной корреспонденцией| | ответ за подписью | |  подразделение, |

|управления документационного | |    руководителя   | |  ответственное  |

|    обеспечения вскрывает    | |    структурного   | |  за исполнение, |

|     конверты, проверяет     | |   подразделения.  | |  представляет   |

|    правильность доставки,   | | Подписанный ответ | |      проект     |

|    целостность упаковки,    | |    направляется   | |ответа помощнику |

|    комплектность вложений,  | |      помощнику    | |соответствующего |

|осуществляет предварительное | |  соответствующего | |   руководителя  |

|рассмотрение и распределение | |    руководителя   | |  Пермского края |

|       в соответствии с      | |  для согласования | \-----------------/

| распределением обязанностей | \-------------------/          

|     между руководителями    |                        /---------------\

|       Пермского края,       | /---------------------\ |    Помощник   |

| проставляет регистрационный | |Помощник руководителя| |  руководителя |

|       штамп, заполняет      | |    знакомится с     | | знакомится с  |

| электронную регистрационную | | содержанием ответа  | | содержанием   |

|      карточку, направляет   | |      и передает     | | ответа и      |

|    письмо для рассмотрения  | |   руководителю для  | | представляет  |

|   помощникам руководителей  | |     согласования    | | руководителю  |

|         Пермского края      | \---------------------/ |для подписания.|

|    (далее - руководитель)   |        |                |  При наличии  |

\-----------------------------/        |                |  замечаний -  |

               |                       |                |  возвращает   |

                                      |                |     ответ     |

/-----------------\                    |                |исполнителю для|

|     Помощник    |                    |                |   доработки   |

|  руководителя   |                                    \---------------/

|    определяет   |   /------------------------\                

|   структурные   |   | Руководитель в случае  | /----------------------\

|  подразделения, |   | согласия с содержанием | |     Руководитель     |

|  ответственные  |   |   ответа подписывает   | |подписывает ответ (или|

|  за исполнение  |   |      его. В случае     | |при наличии замечаний |

| писем, готовит  |   | несогласия - возвращает| |возвращает исполнителю|

|проекты резолюций|   |       документ с       | |   для доработки) и   |

|  и направляет   |   |    комментариями на    | | направляет помощнику |

| их руководителю |   |        доработку       | \----------------------/

|для рассмотрения |   \------------------------/               

\-----------------/                                  /-----------------\

                            /----------------------\ |     Помощник    |

/--------------------------\ |Помощник руководителя | |   руководителя  |

|Руководитель рассматривает| |направляет исполненное| |     направляет  |

|   письма, подтверждает   | | письмо в структурное | | письмо-ответ в  |

|      или меняет текст    | |     подразделение,   | |    отдел по     |

|        резолюций и       | | подготовившее ответ, | |   организации   |

|  возвращает их помощнику | | для отправки автору  | |    работы со    |

\--------------------------/ |      обращения       | |    служебной    |

                            \----------------------/ |корреспонденцией |

/------------------------\                            |   управления    |

| Помощник руководителя  |                            |документационного|

|направляет рассмотренные|                            | обеспечения для |

|   руководством письма  |                            |     отправки    |

|     в структурные      |                            \-----------------/

|   подразделения для    |                                      

|       исполнения       |                /-----------------------------\

\------------------------/                | Отдел по организации работы |

                                          |со служебной корреспонденцией|

                                          |со служебной корреспонденцией|

                                          | управления документационного|

                                          |   обеспечения осуществляет  |

                                          |проверку исполнения документа|

                                          |и снимает документ с контроля|

                                          | (если документ был поставлен|

                                          |         на контроль)        |

                                          \-----------------------------/

------------------------------

* Если ответ на письмо готовится исполнителем за подписью руководителя исполнительного органа государственной власти Пермского края, структурного подразделения Администрации губернатора Пермского края, Аппарата Правительства Пермского края.

** Если ответ на письмо готовится исполнителем за подписью руководителя Пермского края.

Приложение 19
к п. 5.8.2 Инструкции

                                                                    Форма

           Разрешаю изготовление копии в __________ экз.

                                         Начальник управления

                                         документационного обеспечения

                                         Аппарата Правительства

                                         Пермского края

                                         Э.А. Хабарова

                          ЗАКАЗ N _________

                   на копирование и тиражирование

                       документов и материалов

Дата ____________________________________________________________________

Подразделение ___________________________________________________________

Фамилия заказчика _______________________________________________________

Телефон _________________________________________________________________

Наименование документа (материала)_______________________________________

_________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________

Стр. ___________________ Экз. ___________________________________________

Личная подпись __________________________________________________________

                 руководитель структурного подразделения Администрации

                  губернатора Пермского края, Аппарата Правительства

                              Пермского края, организации

Приложение 20
к п. 6.1.3 Инструкции

                                 ФОРМА

                номенклатуры дел структурного подразделения

Наименование организации

Наименование структурного

     подразделения

НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ

_____________ N _________

На ________________ год

Индекс дела	Заголовок дела	Кол-во ед.хр.	Срок хранения и N статей по перечню	Примечание
1	2	3	4	5
Название раздела

Наименование должности руководителя

структурного подразделения           Подпись          Расшифровка подписи

Дата

СОГЛАСОВАНО

Наименование должности лица,

ответственного за архив              Подпись          Расшифровка подписи

Дата

Форма
итоговой записи к номенклатуре дел

Итоговая запись о категориях и количестве дел, заведенных в _____ году  в

структурном подразделении*.

По срокам хранения	Всего	В том числе:
		переходящих	с отметкой "ЭПК"
1	2	3	4
Постоянного
Временного (свыше 10 лет)
Временного (до 10 лет включительно)
Итого

Наименование должности

ответственного за работу

с документами в подразделении        Подпись          Расшифровка подписи

Дата

Итоговые сведения переданы в службу делопроизводства

(ответственному за работу с документами в организации)

------------------------------

* Оформляется на отдельном листе.

Приложение 21
к п. 6.1.3 Инструкции

                             ФОРМА

                  номенклатуры дел организации

Наименование организации

                                            УТВЕРЖДАЮ

НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ                            Наименование должности

                                            руководителя организации

___________ N __________                    Подпись        Расшифровка

                                                           подписи

На ______________ год

                                            Дата

Индекс дела	Заголовок дела	Кол-во ед.хр.	Срок хранения и N статей по перечню	Примечание
1	2	3	4	5
Название раздела

Наименование должности руководителя

службы делопроизводства (ответственного

за работу с документами в организации)     Подпись    Расшифровка подписи

Дата

Виза лица, ответственного за архив

СОГЛАСОВАНО                            СОГЛАСОВАНО

Протокол ЭК организации                Протокол ЭПМК Агентства по делам

                                       архивов Пермского края

от _________ N ________                от _________ N ______

             Форма итоговой записи к номенклатуре дел

Итоговая запись о категориях и количестве дел, заведенных в ________ году

в организации*.

По срокам хранения	Всего	В том числе:
		переходящих	с отметкой "ЭПК"
1	2	3	4
Постоянного
Временного (свыше 10 лет)
Временного (до 10 лет включительно)
Итого

Наименование должности руководителя

службы делопроизводства (ответственного

за работу с документами в организации)     Подпись    Расшифровка подписи

Дата

Итоговые сведения переданы в архив

Наименование должности передавшего

сведения                                   Подпись    Расшифровка подписи

Дата

------------------------------

* Оформляется на отдельном листе.

Приложение 22
к п. 6.2.10 Инструкции

                                ФОРМА 

     ОБЛОЖКИ ДЕЛА ПОСТОЯННОГО И ВРЕМЕННОГО (СВЫШЕ 10 ЛЕТ) ХРАНЕНИЯ

                               Код гос. архива __________________________

                               Код организации __________________________

                                                          /-------------\

_______________________________________________________   |Ф. N ________|

_______________________________________________________   |Оп. N _______|

_______________________________________________________   |Д. N ________|

_______________________________________________________   \-------------/

     (Наименование архивного учреждения)

_________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________

       (Наименование организации и структурного подразделения)

                       ДЕЛО N _____ ТОМ N _____

_________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________

                           (заголовок дела)

_________________________________________________________________________

                            (крайние даты)

                                                       На ________ листах

                                                       Хранить __________

Ф. N ________ Оп. N _______ Д. N ________

Приложение 23
к п. 6.2.10 Инструкции

                              ФОРМА 

                      ЛИСТА-ЗАВЕРИТЕЛЯ ДЕЛА

                  ЛИСТ-ЗАВЕРИТЕЛЬ ДЕЛА N _____

В деле подшито и пронумеровано ___________________________________ листов

                                       (цифрами и прописью)

в том числе:

литерные номера _______________ листов;

пропущенные номера _____________ листов

+ листов внутренней описи _____________

Особенности физического состояния и формирования дела	Номера листов
1	2

Наименование должности лица,

составившего заверительную

надпись                        Подпись                Расшифровка подписи

Дата

Приложение 24
к п. 6.2.11 Инструкции

                              ФОРМА 

                ВНУТРЕННЕЙ ОПИСИ ДОКУМЕНТОВ ДЕЛА

                        ВНУТРЕННЯЯ ОПИСЬ

                 документов ед.хр. N ______

N п/п	Индекс документа	Дата документа	Заголовок документа	Номера листов ед.хр.	Примечание
1	2	3	4	5	6

Итого ________________________________________________________ документов

                     (цифрами и прописью)

Количество листов внутренней описи ______________________________________

                                          (цифрами и прописью)

Наименование должности лица,

составившего внутреннюю опись

документов дела                  Подпись                Расшифровка

                                                          подписи

Дата

Приложение 25
к п. 6.3.4 Инструкции

                                ФОРМА

                       КАРТЫ-ЗАМЕСТИТЕЛЯ ДЕЛА

Наименование организации 

Наименование структурного 

     подразделения

КАРТА-ЗАМЕСТИТЕЛЬ ДЕЛА

Дело* ___________________________________________________________________

                               (N и название)

Опись ___________________________________________________________________

                               (N и название)

Фонд ____________________________________________________________________

                               (N и название)

Выдано во временное пользование:

N пп	Ф.И.О. пользователя	Дата выдачи	Дата возврата

Наименование должности лица,

выдавшего дело                    Подпись            Расшифровка

                                                       подписи

* В структурном подразделении указывается его название без приведения сведений об описи и фонде.

Приложение 26
к п. 7.1.8 Инструкции

                                  ФОРМА 

    акта о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению

    Наименование организации                 УТВЕРЖДАЮ

   Наименование структурного                 Наименование должности

        подразделения                        руководителя структурного

                                             подразделения

            АКТ

                                             Подпись     Расшифровка

________________ N ______________                          подписи

                                             Дата

О выделении к уничтожению документов,

не подлежащих хранению

На основании ____________________________________________________________

              (название и выходные данные перечня документов с указанием

                               сроков их хранения)

_________________________________________________________________________

отобраны   к уничтожению   как не  имеющие научно-исторической ценности и

утратившие практическое значение документы.

N п/п	Заголовок дела или групповой заголовок документов	Крайние даты	Номера описей	Индекс дела по номенклатуре или N дела по описи	Кол-во ед.хр.	Сроки хранения и номера статей по перечню	Примечание
1	2	3	4	5	6	7	8

Итого __________________________ ед.хр. за _________________________ годы

            (цифрами и прописью)

Описи дел постоянного хранения за _________ годы утверждены.

Наименование должности лица,

проводившего экспертизу

ценности документов               Подпись               Расшифровка

                                                          подписи

Дата

СОГЛАСОВАНО

Наименование должности лица,

ответственного за архив          Подпись                Расшифровка

                                                          подписи

Дата

Приложение 27
к п. 7.1.9 Инструкции

                                 ФОРМА 

     сводного акта (акта) о выделении к уничтожению документов,

                        не подлежащих хранению

     Наименование организации           УТВЕРЖДАЮ

               АКТ                      Наименование должности

                                        руководителя организации

________________ N _________________

                                        Подпись        Расшифровка

                                                         подписи

                                        Дата

О выделении к уничтожению документов,

не подлежащих хранению

На основании ____________________________________________________________

             (название и выходные данные перечня документов с указанием

                             сроков их хранения)

_________________________________________________________________________

отобраны   к уничтожению   как не имеющие  научно-исторической ценности и

утратившие практическое значение документы фонда N _____________________.

                                                     (название фонда)

N п/п	Заголовок дела или групповой заголовок документов	Крайние даты	Номера описей	Индекс дела по номенклатуре или N дела по описи	Кол-во ед.хр.	Сроки хранения дела и номера статей по перечню	Примечание
1	2	3	4	5	6	7	8

Итого ___________________________________ ед.хр. за ________________ годы

           (цифрами и прописью)

     Описи   дел постоянного   хранения за __________ годы утверждены, по

личному составу

согласованы с ЭПК ГКУ "ГАПК"

(протокол от ____________ N _________)

Наименование должности лица,             Подпись            Расшифровка

проводившего экспертизу ценности                              подписи

документов

Дата

СОГЛАСОВАНО

Протокол ЭК организации

от ____________ N ______

                                               Продолжение приложения 27*

     Документы в количестве _____________________________________ ед.хр.,

                                   (цифрами и прописью)

весом _________ кг сданы в _______________________________ на переработку

                             (наименование организации)

по приемо-сдаточной накладной от ________________ N _____________.

Наименование должности сотрудника,     Подпись         Расшифровка

сдавшего документы                                       подписи

Дата

Изменения в учетные документы внесены.

Наименование должности лица,

ответственного за архив,

внесшего изменения в учетные документы        Подпись      Расшифровка

                                                             подписи

Дата

------------------------------

* Оформляется отдельно.

Приложение 28
к п. 7.2.3 Инструкции

                              ФОРМА 

   годового раздела описи дел постоянного, временного (свыше 10 лет)

                хранения структурного подразделения 

Наименование организации              УТВЕРЖДАЮ

Наименование структурного             Наименование должности

     подразделения                    руководителя структурного

                                      подразделения

        ОПИСЬ N

                                      Подпись       Расшифровка

    дел за _______ год                                подписи

                                      Дата

N п/п	Индекс дела	Заголовок дела	Крайние даты	Кол-во листов	Срок хранения	Примечание
1	2	3	4	5	6*	7
Название раздела

В данную опись внесено ________________________ ед.хр. с N ______________

                         (цифрами и прописью)

по N _________________________, в том числе:

литерные номера: ____________________

пропущенные номера: _________________

Наименование должности составителя      Подпись              Расшифровка

описи (ответственного за работу с                              подписи

документами в подразделении)

Дата

СОГЛАСОВАНО

Наименование должности руководителя

службы делопроизводства (ответственного за

работу с документами в организации)

Подпись           Расшифровка подписи

Дата

            Форма итоговой записи и заверительной подписи**

Передал __________________________________________________________ ед.хр.

                           (цифрами и прописью)

Наименование должности

ответственного за работу               Подпись              Расшифровка

с документами в подразделении                                 подписи

Дата

Принял ___________________________________________________________ ед.хр.

                           (цифрами и прописью)

Наименование должности лица,           Подпись              Расшифровка

ответственного за архив                                       подписи

Дата

------------------------------

* Графа 6 в описи дел постоянного хранения опускается.

** Оформляется отдельно.

Приложение 29
к п. 7.2.7 Инструкции

                                ФОРМА

   годового раздела сводной описи дел (описи дел) постоянного хранения

Наименование организации             УТВЕРЖДАЮ

   ФОНД N __________                 Наименование должности

                                     руководителя организации

   ОПИСЬ N _________

                                     Подпись       Расшифровка

                                                     подписи

                                     Дата

дел постоянного хранения

за _______ год

N п/п	Индекс дела	Заголовок дела	Крайние даты	Кол-во листов	Примечание
1	2	3	4	5	6
Название раздела (структурного подразделения организации)

В данный раздел описи внесено ___________________________________ ед.хр.,

                                   (цифрами и прописью)

с N ____________ по N _____________, в том числе:

литерные номера: ___________

пропущенные номера: ________

Наименование должности составителя      Подпись     Расшифровка

описи                                                 подписи

Дата

Наименование должности лица,           Подпись     Расшифровка

ответственного за архив                              подписи

Дата

УТВЕРЖДЕНО                         СОГЛАСОВАНО

Протокол ЭПК ГКУ "ГАПК"            Протокол ЭК организации

от ____________ N ___________      от ___________ N ____________

Приложение 30
к п. 7.2.8 Инструкции

                               ФОРМА 

   годового раздела сводной описи дел (описи дел) по личному составу 

Наименование организации           УТВЕРЖДАЮ

   ФОНД N __________               Наименование должности

                                   руководителя организации

   ОПИСЬ N _________

                                   Подпись     Расшифровка

                                                 подписи

                                   Дата

дел по личному составу

за _______ год

N п/п	Индекс дела	Заголовок дела	Крайние даты	Кол-во листов	Примечание
1	2	3	4	5	6
Название раздела

В данный раздел описи внесено ___________________________________ ед.хр.,

                                     (цифрами и прописью)

с N ____________ по N _____________, в том числе:

литерные номера: ___________

пропущенные номера: ________

Наименование должности составителя     Подпись     Расшифровка

описи                                                подписи

Дата

Наименование должности руководителя    Подпись     Расшифровка

кадровой службы (инспектор по кадрам)                подписи

Дата

СОГЛАСОВАНО                        СОГЛАСОВАНО

Протокол ЭК организации            Протокол ЭПК ГКУ "ГАПК"

от ___________ N ____________      от ____________ N ___________

Приложение 31
к п. 7.2.9 Инструкции

                           ФОРМА 

         годового раздела сводной описи дел (описи дел)

             временного (свыше 10 лет) хранения 

Наименование организации              УТВЕРЖДАЮ

   ФОНД N __________                  Наименование должности

                                      руководителя организации

   ОПИСЬ N _________

                                      Подпись     Расшифровка

                                                    подписи

                                      Дата

дел временного (свыше 10 лет) хранения

за _______ год

N п/п	Индекс дела	Заголовок дела	Крайние даты	Срок хранения	Кол-во листов	Примечание
1	2	3	4	5	6	7
Название раздела (структурного подразделения организации)

В данный раздел описи внесено ___________________________________ ед.хр.,

                                    (цифрами и прописью)

с N ____________ по N _____________, в том числе:

литерные номера: ___________

пропущенные номера: ________

Наименование должности составителя     Подпись     Расшифровка

описи                                                подписи

Дата

Наименование должности лица,           Подпись     Расшифровка

ответственного за архив                              подписи

Дата

СОГЛАСОВАНО

Протокол ЭК организации

от ___________ N ____________

Приложение 32
к пп. 8.5.1, 8.5.2 Инструкции

Перечень
документов, на которых проставляются оттиски гербовых печатей Администрации губернатора Пермского края, Правительства Пермского края, Аппарата Правительства Пермского края

Оттиски гербовых печатей Администрации губернатора Пермского края, Правительства Пермского края проставляются на:

служебных удостоверениях;

Почетных грамотах;

удостоверениях к медали "За доблестный труд в Великой Отечественной войне 1941-1945 гг.";

удостоверениях к другим наградам, званиям;

наградных листах;

договорах и соглашениях;

доверенностях на ведение дел в суде;

банковских карточках исполнительных органов государственной власти Пермского края;

сертификатах о выдаче ссуд на жилье военнослужащим;

документах, заверение которых гербовой печатью предусмотрено специальными нормативными актами.

Оттиск гербовой печати Администрации губернатора Пермского края, Аппарата Правительства Пермского края проставляется на:

штатных расписаниях;

командировочных удостоверениях губернатора Пермского края, председателя Правительства Пермского края и его заместителей;

командировочных удостоверениях руководителей структурных подразделений, сотрудников Администрации губернатора Пермского края, Аппарата Правительства Пермского края;

бухгалтерских, финансовых документах, подписанных руководителем Администрации губернатора Пермского края, Аппарата Правительства Пермского края;

чеках, банковских поручениях;

архивных справках;

актах о выполнении работ;

гарантийных письмах;

титульных списках.

Приложение 33
к п. 8.5.4 Инструкции

Перечень
документов, на которых проставляются оттиски простых круглых печатей Администрации губернатора Пермского края, Аппарата Правительства Пермского края

Размноженные экземпляры актов губернатора Пермского края, Администрации губернатора Пермского края, Правительства Пермского края, председателя Правительства Пермского края (без воспроизведения подписи) при их рассылке; копии актов губернатора Пермского края, Администрации губернатора Пермского края, Правительства Пермского края, председателя Правительства Пермского края соглашений, договоров, направляемых за пределы Администрации губернатора Пермского края, Аппарата Правительства Пермского края (печать отдела правовых актов управления документационного обеспечения).

Копии приказов руководителя Аппарата Правительства Пермского края (печать отдела правовых актов управления документационного обеспечения Аппарата Правительства Пермского края).

Копии документов Администрации губернатора Пермского края для удостоверения их подлинности.

Командировочные удостоверения прибывших в Администрацию губернатора Пермского края, Аппарат Правительства Пермского края (отметка о прибытии и выбытии - печать отдела по организации работы со служебной корреспонденцией управления документационного обеспечения).

Командировочные удостоверения сотрудников Администрации губернатора Пермского края, Аппарата Правительства Пермского края.

Копии документов по личному составу, доверенности на получение заработной платы, выписки из трудовых книжек, копии документов об образовании.

Приложение 34
к п. 8.8 Инструкции

                                                                    Форма

                               ЗАКАЗ

                  НА ИЗГОТОВЛЕНИЕ ПЕЧАТЕЙ, ШТАМПОВ

Наименование структурного подразделения (заказчика) _____________________

_________________________________________________________________________

Фамилия, имя, отчество исполнителя ______________________________________

_________________________________________________________________________

Телефон _________________________________________________________________

Наименование заказа _____________________________________________________

                         (с указанием количества печатей, штампов)

_________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________

Основание заказа на изготовление ________________________________________

_________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________

Приложение: образцы печатей, штампов на       л. в       экз.

Наименование должности

руководителя структурного

подразделения Аппарата             Личная

Правительства Пермского края       подпись     Инициалы, фамилия

                  ФОРМА ОБРАЗЦА ПЕЧАТИ, ШТАМПА

N п/п	Образец (изображение) и текстовое описание печати, штампа, их размеры	Количество

Наименование должности     Личная       Инициалы, фамилия

исполнителя                подпись

Информация об изменениях:

Распоряжением Губернатора Пермского края от 27 декабря 2010 г. N 202-р Инструкция дополнена приложением 35

Приложение 35
к п. 8.6 Инструкции

                                КНИГА 

                       учета печатей и штампов

_________________________________________________________________________

             (наименование структурного подразделения)

N п/п	Наименование и оттиск печати (штампа)	Наименование подразделения, должность и фамилия получателя	Роспись в получении, дата	Результаты ежегодной проверки наличия печатей (штампов)	Отметка о возврате печати (штампа), роспись ответственного за делопроизводство в структурном подразделении, дата возврата; отметка об уничтожении	Основание заявки
1	2	3	4	5	6	7