Распоряжение Администрации города Перми от 31 мая 2012 г. N 15-р "Об утверждении Инструкции по делопроизводству в администрации города Перми" (с изменениями и дополнениями)

Распоряжение Администрации города Перми
от 31 мая 2012 г. N 15-р
"Об утверждении Инструкции по организации делопроизводства и ведению архива в администрации города Перми"

ГАРАНТ:

Информация о внесении изменений в настоящий документ содержится в документе:

Распоряжение Администрации г. Перми от 17 июля 2017 г. N 108 "О внесении изменений в Инструкцию по организации делопроизводства и ведению архива в администрации города Перми, утвержденную распоряжением администрации города Перми от 31.05.2012 N 15-р"

В соответствии с Федеральными законами от 10 января 2002 г. N 1-ФЗ "Об электронной цифровой подписи", от 06 октября 2003 г. N 131-ФЗ "Об общих принципах организации местного самоуправления в Российской Федерации", Уставом города Перми, в связи с внедрением интегрированной системы электронного документооборота, архива и управления потоками работ, в целях совершенствования работы с документами, повышения качества их подготовки, сокращения количества документов, упорядочения и оптимизации документооборота в администрации города Перми:

1. Утвердить прилагаемую Инструкцию по организации делопроизводства и ведению архива в администрации города Перми.

2. Руководителям функциональных и территориальных органов, функциональных подразделений администрации города Перми довести требования утвержденной Инструкции по организации делопроизводства и ведению архива в администрации города Перми до всех работников и обеспечить неукоснительное соблюдение установленных требований.

3. Настоящее распоряжение вступает в силу с момента подписания.

4. Контроль за исполнением распоряжения возложить на руководителя аппарата администрации города Перми Анисимову Е.Л.

Глава администрации города Перми

А.Ю. Маховиков

Инструкция
по организации делопроизводства и ведению архива в администрации города Перми
(утв. распоряжением администрации города Перми от 31 мая 2012 г. N 15-р)

I. Общие положения

1.1. Инструкция по организации делопроизводства и ведению архива в администрации города Перми (далее - Инструкция) разработана в целях совершенствования работы с документами, повышения качества их подготовки, упорядочения и оптимизации документооборота.

1.2. Настоящая Инструкция устанавливает общие правила и единый порядок документирования и организации работы со служебными документами и обязательна для исполнения всеми функциональными и территориальными органами, функциональными подразделениями администрации города Перми (далее - подразделения администрации города*) и муниципальными служащими администрации города Перми.

1.3. Положения Инструкции распространяются на организацию работы с документами независимо от вида носителя, включая их подготовку, регистрацию, учет, контроль исполнения и хранение, осуществляемые с помощью информационных технологий.

Документы, поступившие в администрацию города Перми или должностным лицам администрации города Перми в электронном виде, равнозначны документам на бумажном носителе.

1.4. Методическое руководство организацией, ведением и совершенствованием системы документационного обеспечения управления на основе единой технической политики и применения современных информационных технологий в работе с документами, контроль за соблюдением установленного порядка работы с документами в подразделениях администрации города осуществляются управлением по общим вопросам администрации города Перми.

1.5. Ответственность за организацию делопроизводства и ведение архива, соблюдение установленных настоящей Инструкцией требований в подразделениях администрации города возлагается на руководителей подразделений администрации города. Организация работы и контроль за соблюдением установленного порядка работы с документами в подразделениях администрации города осуществляются делопроизводственной службой подразделения администрации города в соответствии с приложением 1 к настоящей Инструкции.

1.6. Информация, содержащаяся в документах и проектах документов, используется только в служебных целях и в соответствии с полномочиями должностных лиц.

1.7. Передача копий документов в сторонние организации осуществляется в соответствии с действующим законодательством.

1.8. Организация, правила и порядок работы с документами, содержащими информацию, отнесенную к государственной тайне, информацию ограниченного распространения, по контролю за исполнением правовых актов и поручений главы администрации города Перми, с устными и письменными обращениями граждан осуществляются в установленном порядке.

1.9. Работники администрации города Перми несут ответственность за несоблюдение требований Инструкции, несвоевременное или некачественное рассмотрение и исполнение документов, их неправильное оформление и сохранность. Об утрате служебных документов руководитель подразделения администрации города незамедлительно информирует управление по общим вопросам администрации города Перми.

За неисполнение или ненадлежащее исполнение требований настоящей Инструкции к работникам администрации города Перми применяются меры дисциплинарного воздействия по инициативе руководителей администрации города в соответствии с действующим законодательством в пределах установленных должностных обязанностей.

1.10. При работе в интегрированной системе электронного документооборота все работники администрации города Перми обязаны использовать электронную цифровую подпись.

1.11. При временном отсутствии руководителей и работников администрации города Перми, увольнении или перемещении имеющиеся у них документы по указанию руководителя подразделения администрации города передаются другому работнику. Перед уходом в отпуск, выездом в командировку работник обязан самостоятельно делегировать работу в интегрированной системе электронного документооборота лицу, его замещающему. При невозможности самостоятельного перевода работы в интегрированной системе электронного документооборота переключение осуществляет помощник руководителя либо делопроизводственная служба подразделения администрации города.

II. Термины и определения, используемые в настоящей Инструкции

Виза документа - реквизит документа, выражающий согласие или несогласие должностного лица с содержанием документа.

Дело - совокупность документов или отдельный документ, относящиеся к одному вопросу или участку деятельности подразделения администрации города.

Делопроизводство - деятельность, обеспечивающая создание официальных документов и организацию работы с ними в администрации города Перми.

Делопроизводственная служба - структурное подразделение функционального, территориального органа, функционального подразделения администрации города Перми, на которое возложены функции по ведению делопроизводства, а также лица, ответственные за ведение делопроизводства в структурных подразделениях функциональных, территориальных органов, функциональных подразделениях администрации города Перми.

Документирование - запись информации на различных носителях по установленным правилам.

Документ - официальный документ, созданный подразделением или должностным лицом администрации города, оформленный и удостоверенный в установленном порядке.

Заверенная копия документа - копия документа, на которой в соответствии с установленным порядком проставляют необходимые реквизиты, придающие ей юридическую силу.

Инициатор документа - функциональный или территориальный орган, функциональное подразделение администрации города Перми, муниципальное учреждение (предприятие) города Перми, муниципальный служащий (работник) которого является исполнителем документа.

Интегрированная система электронного документооборота, архива и управления потоками работ (далее - ИСЭД) - автоматизированная государственная информационная система электронного документооборота, архива и управления потоками работ, созданная в целях реализации полномочий и обеспечения обмена информацией между Администрацией губернатора Пермского края, Аппаратом Правительства Пермского края, исполнительными органами государственной власти Пермского края, органами местного самоуправления Пермского края, а также иными органами и организациями.

Исполнитель документа - муниципальный служащий администрации города Перми, руководитель (сотрудник) муниципального учреждения, осуществляющий подготовку проекта документа, несущий ответственность за оформление и осуществляющий контроль за прохождением всех этапов подготовки проекта документа в соответствии с регламентами процессов ИСЭД.

Использование документов архива - применение информации архивных документов в культурных, научных, политических, экономических целях и для обеспечения законных прав и интересов граждан.

Копия документа - документ, полностью воспроизводящий информацию подлинного документа и все его внешние признаки или часть их, не имеющий юридической силы.

Образец документа - модель построения документа, устанавливающая область применения, форматы, размеры полей, требования к построению конструкционной сетки и основные реквизиты.

Оператор ИСЭД - Аппарат Правительства Пермского края, обеспечивающий деятельность по эксплуатации, регистрации пользователей, организации архивного хранения электронных документов ИСЭД.

Подлинник документа - первый или единичный экземпляр официального документа.

Подразделения администрации города - функциональные и территориальные органы, функциональные подразделения администрации города Перми.

Пользователь ИСЭД - государственный гражданский служащий Пермского края, муниципальный служащий администрации города Перми, а также иное лицо, являющееся уполномоченным представителем участника ИСЭД, наделенное полномочиями по совершению действий в рамках ИСЭД и зарегистрированное в ИСЭД.

Регламент процесса ИСЭД - документ, предназначенный для пользователей ИСЭД, задействованных в выполнении процессов, определяющий начальные условия и результат выполнения процессов, последовательность выполнения этапов процессов и исполнителей этапов, задачи лиц, участвующих в процессах, и принципы их взаимодействия, начальные условия, содержание и результат выполнения каждого этапа, нормативное обеспечение каждого этапа процессов, основные правила работы в ИСЭД по выполнению задач в рамках процесса.

Реквизит документа - обязательный элемент оформления документа.

Регистрация документа - присвоение документу регистрационного номера и запись в установленном порядке сведений о документе.

Сканирование документа - получение электронного образа документа.

Срок исполнения документа - срок, установленный нормативными актами или резолюцией.

Участник ИСЭД - Администрация губернатора Пермского края, Аппарат Правительства Пермского края, исполнительные органы государственной власти Пермского края, действующие в ИСЭД в соответствии с утвержденным порядком, а также иные органы государственной власти, органы местного самоуправления, юридические лица и лица, наделенные полномочиями по совершению действий в рамках ИСЭД и зарегистрированные в ИСЭД, заключившие с оператором ИСЭД соглашение об участии в ИСЭД.

Экспертиза ценности документов - отбор документов на муниципальное хранение или установление сроков их хранения на основе принятых критериев.

Электронный документ - это документ, подготовленный с использованием системы электронного документооборота, зафиксированный на материальном носителе в виде объекта ИСЭД и снабженный реквизитами, с помощью которых можно идентифицировать место, время создания и исполнителя документа.

Электронный документооборот - документооборот с применением ИСЭД.

Электронная цифровая подпись (далее - ЭЦП) - реквизит электронного документа, предназначенный для защиты электронного документа от подделки, полученный в результате криптографического преобразования информации с использованием закрытого ключа электронной цифровой подписи, позволяющий идентифицировать владельца сертификата ключа подписи и установить отсутствие искажения информации в электронном документе.

Юридическая сила документа - свойство официального документа, сообщаемое ему действующим законодательством, компетенцией администрации города Перми, ее должностных лиц и установленным порядком оформления.

Иные понятия, используемые в настоящей Инструкции, соответствуют понятиям, определенным в законодательстве Российской Федерации.

III. Нормативные ссылки

Настоящая Инструкция разработана в соответствии с Федеральными законами от 10 января 2002 г. N 1-ФЗ "Об электронной цифровой подписи", от 22 октября 2004 г. N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации", от 06 октября 2003 г. N 131-ФЗ "Об общих принципах организации местного самоуправления в Российской Федерации", от 27 июля 2006 г. N 149-ФЗ "Об информации, информационных технологиях и о защите информации", Постановлением Российской Федерации от 15 июня 2009 г. N 477 "Об утверждении Правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти", государственным стандартом Российской Федерации "Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов. ГОСТ Р 6.30-2003", Законом Пермского края от 06 марта 2007 г. N 11-ПК "Об архивном деле в Пермском крае", Основными правилами работы архивов организаций, одобренными решением Коллегии Росархива от 06 февраля 2002 г. (далее - Основные правила работы архивов организаций), Уставом города Перми, другими нормативными и методическими документами по документационному обеспечению управления.

Работа в ИСЭД осуществляется в соответствии с Порядком эксплуатации интегрированной системы электронного документооборота, архива и управления потоками работ Пермского края (ИСЭД ПК), утвержденным Указом губернатора Пермского края от 10 апреля 2009 г. N 16 "Об интегрированной системе электронного документооборота, архива и управления потоками работ Пермского края (ИСЭД ПК)", и регламентами процессов, утвержденными Аппаратом Правительства Пермского края.

Перечни процессов, по которым осуществляется промышленная эксплуатация ИСЭД в администрации города Перми, утверждены распоряжениями администрации города Перми от 23 ноября 2010 г. N 184-р, от 03 апреля 2012 г. N 28.

Участие администрации города Перми в ИСЭД осуществляется на основе Соглашения об участии администрации города Перми в интегрированной системе электронного документооборота, архива и управления потоками работ в Администрации губернатора Пермского края, Аппарате Правительства Пермского края и исполнительных органов Пермского края от 13 октября 2009 г. N 496.

Применение ЭЦП регламентируется постановлением Правительства Пермского края от 22 декабря 2006 г. N 103-П "Об утверждении Регламента удостоверяющего центра, обеспечивающего использование средств электронной цифровой подписи в государственных информационных автоматизированных системах исполнительных органов государственной власти Пермского края", Указом губернатора Пермского края от 10 декабря 2008 г. N 73 "Об утверждении Регламента применения электронной подписи в "Интегрированной системе электронного документооборота, архива и управления потоками работ Пермского края (ИСЭД ПК)".

Перечень минимальных базовых средств аппаратного и программного обеспечения рабочих мест для функционирования ИСЭД определяется постановлением Правительства Пермского края от 21 марта 2008 г. N 54-п "Об утверждении Перечня базовых средств аппаратного и программного обеспечения типовых рабочих мест работников исполнительных органов государственной власти Пермского края, Администрации губернатора Пермского края, Аппарата Правительства Пермского края".

IV. Организация электронного документооборота

4.1. Для организации электронного документооборота и управления потоками работ в администрации города Перми используется ИСЭД.

Работа в ИСЭД основывается на принципе однократной регистрации документов. Документы, подготовленные и зарегистрированные в ИСЭД, повторно не регистрируются.

Программное обеспечение ИСЭД позволяет организовать и автоматизировать процессы работы с документами. ИСЭД предназначена для автоматической отправки (маршрутизации документа) от одного работника к другому, в процессе работы с ним от этапа создания до этапа согласования, подписания и так далее.

Автоматическая маршрутизация документов обеспечивается наличием в ИСЭД определенного количества заданных процессов (маршрутов), прохождение по которым позволяет передавать документ от одного исполнителя другому в соответствии с реальным процессом работы с документом.

Документ передается в электронном виде и вся работа с ним ведется в электронном виде в ИСЭД: создание документа, его просмотр, редактирование, создание новой версии документа, поиск по атрибутам и так далее.

4.2. Основные принципы работы ИСЭД:

ИСЭД предназначена для автоматизации процессов создания, обмена, обработки и хранения электронных документов, архивного хранения электронных документов и организации потоков работ в администрации губернатора Пермского края, Аппарате Правительства Пермского края и исполнительных органах государственной власти Пермского края;

ИСЭД предназначена для обработки и хранения общедоступной информации;

в ИСЭД запрещена обработка и хранение информации ограниченного доступа, информации, содержащей сведения, относящиеся к государственной тайне Российской Федерации, информации, распространение которой в Российской Федерации запрещено.

4.3. Порядок подключения работников к ИСЭД:

Все работники администрации города Перми включаются в число пользователей ИСЭД на основании заявок установленной формы, направленных в Аппарат Правительства Пермского края. Права пользователей в ИСЭД определяются в соответствии с должностными обязанностями.

Подключение к ИСЭД производит уполномоченное лицо оператора ИСЭД на основании соответствующей заявки на подключение к ИСЭД.

При изменении организационной структуры подразделений администрации города, перемещении, увольнении, замещении работников информация об этом направляется уполномоченному лицу оператора ИСЭД посредством заявки или пакета заявок.

4.4. Права доступа для работы в ИСЭД устанавливаются уполномоченным лицом оператора ИСЭД. Могут устанавливаться как типовые права доступа для пользователей, так и осуществляться индивидуальная настройка прав доступа к отдельным документам, типам документов и так далее путем определения бизнес-групп пользователей ИСЭД и присвоения им определенных ролей.

4.5. Работа в ИСЭД в администрации города Перми осуществляется в соответствии с регламентами процессов:

СПД19.3 "Подготовка правовых актов";

СПД19.5 "Подготовка приказа руководителя";

СПД19.11 "Подготовка исходящего документа";

СПД19.12 "Подготовка внутреннего документа";

СПД19.16 "Регистрация входящего документа";

СПД19.22 "Прикрепление приложения к входящему документу";

СПД20.2 "Контроль исполнения нормативных правовых и распорядительных документов";

СПД20.11 "Исполнение документа, резолюции или поручения";

СПД20.13 "Продление срока";

СПД20.14 "Поручение";

СПД21.1 "Подготовка договора";

СПД22.1 "Работа с письменными и устными обращениями граждан".

4.6. ИСЭД предназначена для создания единого хранилища документов.

4.7. Электронный документ, сформированный в ИСЭД с применением ЭЦП, имеет юридическую силу, равную силе аналогичного документа на бумажном носителе, и влечет для данного документа правовые последствия.

V. Документирование управленческой деятельности администрации города Перми

5.1. Состав документов:

5.1.1. состав издаваемых документов определяется действующим законодательством и компетенцией администрации города Перми или должностного лица. Наиболее применяемые в администрации города Перми виды документов содержатся в примерном перечне (приложение 2 к настоящей Инструкции);

5.1.2. в администрации города Перми издаются:

постановления администрации города Перми по вопросам, связанным с осуществлением отдельных государственных полномочий, переданных органам местного самоуправления федеральными законами и законами Пермского края (области), вопросам местного значения;

распоряжения администрации города Перми по вопросам организации работы администрации города Перми;

распоряжения и приказы руководителя аппарата администрации города Перми по вопросам компетенции аппарата администрации города Перми;

распоряжения руководителей функциональных и территориальных органов администрации города Перми по вопросам местного значения и вопросам, связанным с осуществлением отдельных государственных полномочий, переданных органам местного самоуправления федеральными законами и законами Пермского края (области);

распоряжения руководителей функциональных подразделений администрации города Перми, выполняющих функции уполномоченных органов в соответствии с действующим законодательством и утвержденными положениями об указанных подразделениях;

приказы руководителей функциональных и территориальных органов администрации города Перми по вопросам организации работы функциональных и территориальных органов администрации города Перми;

5.1.3. в деятельности коллегиальных органов администрации города Перми создаются регламенты, планы работ, отчеты о работе, протоколы заседаний, решения, документы служебной переписки и другие документы, установленные положением о коллегиальном органе. Оформление документов коллегиальных органов, их регистрация и ведение делопроизводства осуществляются секретарем коллегиального органа. Примерный перечень обязанностей секретаря коллегиального органа приведен в приложении 3 к настоящей Инструкции;

5.1.4. результаты планирования деятельности администрации города Перми фиксируются в плановой документации: планах, перспективных планах, программах. Плановые документы составляются на определенный срок, который устанавливается распорядительным документом или договором;

5.1.5. установление отношений администрации города Перми с ее контрагентами и их регулирование оформляются в виде договоров, соглашений, контрактов (далее - договор);

5.1.6. осуществление оперативных связей с законодательными (представительными) и исполнительными органами государственной власти Российской Федерации и Пермского края, органами местного самоуправления, учреждениями, предприятиями, организациями, гражданами документируется перепиской. Содержанием переписки могут быть запросы, уведомления, соглашения, претензии, напоминания, просьбы, рекомендации и так далее.

Вид деловой переписки и наименование документов (письмо, телеграмма, факсограмма и другое) определяются способом передачи информации: почтовой и электрической связью.

Письма составляются в том случае, когда невозможен или затруднен бездокументный способ обмена информацией: устные разъяснения, указания (личные или по телефону), инструктирование и другое.

5.2. Бланки документов администрации города Перми.

5.2.1. документы, создаваемые в администрации города Перми, оформляются на стандартных листах бумаги формата А4 (210 х 297 мм) либо в виде электронных документов на бланках установленной формы и должны иметь установленный комплекс обязательных реквизитов и порядок их расположения;

5.2.2. бланки документов изготавливаются на стандартных листах бумаги формата А4 (210 x 297 мм).

Бумага, применяемая для изготовления бланков, должна быть белого цвета. Бланки для документов постоянного хранения изготавливаются на бумаге высших сортов;

5.2.3. каждый лист документа, оформленный как на бланке, так и без него, должен иметь поля:

25 мм - левое;

10 мм - правое;

20 мм - верхнее (на бланках с изображением герба города - 0,64 мм);

20 мм - нижнее;

5.2.4. устанавливаются следующие виды бланков:

общий бланк;

бланк письма;

бланк конкретного вида документа.

Перечень бланков документов администрации города Перми приведен в приложении 4 к настоящей Инструкции;

5.2.5. в зависимости от расположения реквизитов устанавливается два варианта бланков - угловой и продольный.

Продольный бланк применяется в ИСЭД при подготовке доверенностей.

Угловой бланк применяется для служебной переписки.

Реквизиты бланка и ограничительные отметки для реквизитов в пределах границ зон расположения реквизитов размещают центрованным (начало и конец каждой строки реквизитов равно удалены от границ зоны расположения реквизитов) или флаговым способом (каждая строка реквизитов начинается от левой границы зоны расположения реквизитов);

5.2.6. бланки документов, применяемые в администрации города Перми, должны использоваться строго по назначению и не могут передаваться другим организациям или лицам;

5.2.7. в администрации города Перми применяются бланки с воспроизведением герба города Перми в полноцветном варианте и бланки с воспроизведением герба города Перми в черно-белом варианте.

Бланки документов с воспроизведением герба города Перми в полноцветном варианте изготавливаются типографским способом и подлежат учету, подписываются главой администрации города Перми, используются только управлением по общим вопросам администрации города Перми.

Бланки документов с воспроизведением герба города Перми в черно-белом варианте вводятся в память персональных компьютеров и ИСЭД и автоматически выводятся при распечатке конкретного документа;

5.2.8. в состав реквизитов бланков администрации города Перми включаются:

герб города Перми;

наименование инициатора документа;

справочные данные;

код формы документа;

основной государственный регистрационный номер;

идентификационный номер налогоплательщика;

наименование вида документа;

дата документа;

регистрационный номер (индекс) документа;

ссылка на исходящий номер и дату документа;

место составления (издания) документа;

адресат;

утверждение документа;

резолюция;

заголовок к тексту;

отметка о контроле;

текст документа;

подпись должностного лица;

визы согласования и гриф согласования;

оттиск печати;

отметка о заверении копии;

отметка об исполнителе;

отметка об исполнении и направлении в дело;

отметка о поступлении документа;

идентификатор электронной копии.

Состав реквизитов определяется видом и назначением документа.

5.3. Общий бланк администрации города Перми используется для создания любых видов документов, кроме письма. При оформлении документов на общих бланках в заголовочную часть бланка прописными буквами вносится наименование соответствующего вида документа.

5.4. Бланки конкретных видов документов используются для оформления распорядительных документов.

Распорядительные документы в администрации города Перми оформляются на бланках установленного образца.

Постановления и распоряжения администрации города Перми оформляются на бланках с воспроизведением герба города Перми в полноцветном варианте, подписываются главой администрации города Перми, используются только отделом протокола управления по общим вопросам администрации города Перми.

Распоряжения руководителя аппарата администрации города Перми оформляются на бланках с воспроизведением герба города Перми в черно-белом варианте, подписываются руководителем аппарата администрации города Перми, введены в ИСЭД.

Приказы руководителя аппарата администрации города Перми оформляются на бланках с воспроизведением герба города Перми в черно-белом варианте, подписываются руководителем аппарата администрации города Перми, используются только отделом протокола управления по общим вопросам администрации города Перми.

Распоряжения и приказы руководителей подразделений администрации города оформляются на бланках с воспроизведением герба города Перми в черно-белом варианте, подписываются руководителями подразделений администрации города в соответствии с полномочиями, введены в ИСЭД.

Наименование "Администрация города Перми", наименование вида акта и наименование подразделения администрации города печатается прописными буквами размером шрифта N 14 и выделяется полужирным шрифтом. Выравнивается по центру.

Наименование вида акта оформляется прописными буквами вразрядку размером шрифта N 14, выравнивается по центру.

5.5. Документы коллегиальных органов оформляются на бланках коллегиальных органов, утвержденных в установленном порядке. Наименование коллегиального органа на бланке оформляется в соответствии с наименованием, закрепленным в положении о коллегиальном органе, утвержденном в установленном порядке.

5.6. Бланки писем применяются при направлении документов в сторонние организации.

Для переписки с законодательными (представительными) и исполнительными органами государственной власти Российской Федерации используются бланки писем с полноцветным воспроизведением герба города Перми, подписываются главой администрации города Перми.

Использовать бланк письма при внутренней переписке информационного характера между должностными лицами, подразделениями администрации города по вопросам, которые могут быть решены в оперативном порядке и не требуют документирования, не рекомендуется. Следует практиковать бездокументный способ обмена информацией.

5.7. Учет бланков с полноцветным изображением герба города Перми осуществляется управлением по общим вопросам администрации города Перми посредством проставления нумератором на оборотной стороне учетных порядковых номеров.

Бланки с полноцветным изображением герба города Перми хранятся в управлении по общим вопросам администрации города Перми, уничтожаются по акту в установленном порядке.

Проверка наличия, использования и хранения бланков с полноцветным изображением герба города Перми проводится не реже 1 раза в год комиссионно.

В случае обнаружения нарушений при использовании и хранении бланков с полноцветным изображением герба города Перми комиссия проводит служебное расследование, результаты которого оформляются актом и доводятся до сведения руководителя аппарата администрации города Перми.

5.8. Порядок работы с электронными бланками:

электронные варианты бланков разрабатываются (корректируются) специалистами управления информационных технологий администрации города Перми;

электронные шаблоны бланков вводятся в ИСЭД;

включение в документооборот новых бланков, их проектирование и изготовление осуществляются по согласованию с управлением по общим вопросам администрации города Перми. Соответствующие предложения вносятся руководителем делопроизводственной службы подразделения администрации города начальнику управления по общим вопросам администрации города Перми вместе с образцами предлагаемых бланков;

запрещается самостоятельно проектировать и изменять бланки документов.

5.9. Порядок печатания проектов документов и выполнения множительных работ в администрации города Перми:

5.9.1. печатание проектов документов в администрации города Перми осуществляется децентрализовано.

Проекты документов заместителей главы администрации города Перми оформляются специалистами курируемых подразделений администрации города либо специалистами приемных по поручению заместителей главы администрации города Перми.

Подразделения администрации города организуют печатание и оформление проектов документов непосредственно в подразделениях администрации города в ИСЭД.

Проекты документов, подготовленные сторонними организациями, печатаются непосредственно в организациях;

5.9.2. множительные работы для подразделений администрации города выполняются в отделе протокола управления по общим вопросам администрации города Перми на основании заявки. Количество экземпляров документов определяется практической необходимостью. Документы представляются в разброшюрованном виде;

5.9.3. время выполнения множительных работ не более двух рабочих дней. Срочные документы (срочность определяется главой администрации города Перми, заместителями главы администрации города Перми, руководителем аппарата администрации города Перми) оформляются незамедлительно.

VI. Правила оформления основных реквизитов при подготовке документов

6.1. Герб города Перми.

Герб города Перми - реквизит, используемый в соответствии с действующим законодательством.

6.2. Наименование инициатора документа.

На бланках подразделений администрации города и должностных лиц ниже наименования - АДМИНИСТРАЦИЯ ГОРОДА ПЕРМИ - размещается наименование инициатора документа. Инициатором документа может выступить подразделение администрации города либо должностное лицо, имеющее должностной бланк. Бланки подразделений администрации города или должностного лица проектируются только в том случае, если руководитель подразделения администрации города или должностное лицо наделены правом подписи.

Наименование инициатора документа должно соответствовать наименованию, закрепленному в положении о подразделении администрации города. Сокращенное наименование, закрепленное в положении, помещают ниже полного в скобках. Вышестоящая инстанция указывается в бланках подразделений администрации города или учреждений, которые имеют прямое или административное подчинение.

6.3. Справочные данные.

Справочные данные обязательно включают почтовый адрес с почтовым индексом (указывается в соответствии с требованиями Правил оказания услуг почтовой связи), справочный номер телефона (приемная, делопроизводственная служба) и другие сведения (номер факса, адрес электронной почты и так далее). В бланках писем для международной переписки почтовый адрес содержит наименование страны - Российская Федерация.

6.4. Код формы документа.

Код формы документа проставляют по Общероссийскому классификатору предприятий и организаций/Общероссийскому классификатору органов государственной власти и управления (ОКПО/ОКОГУ).

6.5. Основной государственный регистрационный номер.

Основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица проставляется в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами.

6.6. Идентификационный номер налогоплательщика.

Идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП) проставляется в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами.

6.7. Наименование вида документа.

Наименование вида документа располагается в заголовочной части документа после реквизита "наименование организации" и печатается прописными буквами, проставляется на всех видах документов, кроме писем.

6.8. Дата документа.

Датой документа является дата его подписания (правовой акт, письмо, заявление), утверждения (регламент, положение, план, инструкция), заседания (протокол), события (акт).

Дата документа проставляется должностным лицом, подписывающим/утверждающим документ, или делопроизводственной службой подразделения администрации города.

При подготовке документов в ИСЭД дата проставляется автоматически в момент подписания документа ЭЦП.

Все служебные отметки на документе, связанные с его прохождением и исполнением, должны датироваться и подписываться.

Документы вступают в силу с момента их подписания или утверждения, если в тексте не предусмотрена иная дата. Документы, подготовленные администрацией города Перми совместно с другими организациями, как правило, должны иметь одну (единую) дату.

Дата оформляется как цифровым, так и словесно-цифровым способом.

Цифровой способ предполагает обозначение даты тремя группами цифр, разделенных точками, в следующей последовательности: 01.10.2012 (число, месяц - двумя парами арабских цифр, год - четырьмя арабскими цифрами). Элементы даты приводятся арабскими цифрами в одну строку. Указанным способом оформляются даты подписания, утверждения, согласования документа. Оформленная таким образом дата является кодом для автоматизированной обработки документа.

Словесно-цифровой способ применяется в финансовых документах и в текстах документов - "31 июля 2012 г.".

6.9. Регистрационный номер (индекс) документа.

Регистрационный номер (индекс) документа - цифровое или буквенно-цифровое обозначение, присвоенное документу при его регистрации. Проставляется на отправляемых документах рядом с реквизитом "Дата", на поступающих - в правом нижнем углу документа.

В ИСЭД номер документу присваивается:

при регистрации входящих документов в соответствии с регламентом процесса ИСЭД СПД 19.16 "Регистрация входящих документов";

при подписании исходящих и внутренних документов ЭЦП в соответствии с регламентами процессов ИСЭД СПД19.11 "Подготовка исходящего документа", СПД19.12 "Подготовка внутреннего документа".

Регистрационными номерами документов являются их порядковые номера в соответствии с номенклатурой дел в пределах календарного года.

Регистрационный номер распорядительного документа оформляется арабскими цифрами и состоит из знака N и порядкового номера (при необходимости может добавляться буквенный индекс) от правой границы текстового поля, проставляется после подписания.

При подготовке документов в ИСЭД регистрационный номер проставляется автоматически в момент подписания документа ЭЦП.

Регистрационный номер письма состоит из порядкового номера, который дополняется индексом дела по номенклатуре, индексом подразделения администрации города. Составные части регистрационного номера отделяются друг от друга точкой или дефисом.

Например: 01-06-321, где 01 - индекс подразделения администрации города, 06 - индекс дела по номенклатуре, 321 - порядковый номер документа.

6.10. Ссылка на исходящий номер и дату документа.

Ссылка на исходящий номер и дату документа проставляется на документах, которые являются ответами на запрос (письмо, справка, докладная записка, акт, заключение). Данный реквизит полностью переписывается из бланка запроса.

Например: На N 12/08-14 от 03.05.2012.

Наличие данного реквизита исключает необходимость упоминания индекса, даты и заголовка поступившего документа в тексте письма, что освобождает текст от вспомогательной, справочной информации.

6.11. Место составления (издания) документа.

Место издания документа указывается в том случае, если затруднено его определение по реквизитам общего бланка или бланка конкретного вида документа. Место составления или издания документа указывают с учетом принятого административно-территориального деления, оно включает только общепринятые сокращения. Например: г. Пермь.

6.12. Адресат.

Адресат определяет получателей документа. Адресат указывается как на документах, направляемых в сторонние организации, так и на внутренних документах.

Адресатом может быть организация, подразделение, должностное или физическое лицо.

В случае подготовки письма одновременно адресатам, являющимся и не являющимся пользователями ИСЭД, осуществляется запуск процесса в ИСЭД по подготовке внутреннего документа, при этом устанавливается статус "Хранится и подписывается в бумажном виде".

Максимально реквизит "Адресат" может состоять из следующих составных частей:

наименования организации, учреждения (в именительном падеже);

наименования подразделения (в именительном падеже);

указания должности получателя (в дательном падеже);

инициалов и фамилии (в дательном падеже, при адресовании документа должностному лицу инициалы ставятся перед фамилией, при адресовании физическому лицу - после нее);

почтового адреса.

Элементы почтового адреса указываются в последовательности, установленной Правилами оказания услуг почтовой связи:

наименование улицы, номер дома, номер квартиры;

наименование населенного пункта (города, поселка и так далее);

наименование области, края, автономного округа (области), республики;

наименование страны (для международных почтовых отправлений);

почтовый индекс.

Каждая из указанных составных частей адресата печатается с новой строки.

В документах, оформляемых на бланках, реквизит "Адресат" печатается в границах, отведенных для данного реквизита.

В документах, оформляемых не на бланках (пояснительная, служебная записка, заявление и так далее), реквизит "Адресат" печатается от границы верхнего поля в правом верхнем углу на расстоянии 10 см от границы левого поля.

Если в реквизите "Адресат" несколько адресов, каждый адрес отделяется от предыдущего 2 интервалами (внутри одного адреса интервалы не проставляются).

При адресовании руководителю наименование организации (подразделения) входит в состав наименования должности адресата:

Руководителю направления

регионального законодательства

"ТелекомПлюс"

И.Ю. Вагановой

ул. Горького, 60,

г. Пермь, 614990

При адресовании руководителям однородных организаций, в оформлении внутренних документов в целях определения круга исполнителей фамилии не указываются, а должности указываются обобщенно.

Руководителям

территориальных органов

администрации города Перми

Документ, предназначенный для отправки, не должен содержать более четырех адресатов. Слово "копия" перед вторым, третьим, четвертым адресатами не указывается. При количестве адресатов более четырех составляется список рассылки, на основании которого на каждом документе оформляется отдельный адресат. Каждый экземпляр должен быть подписан руководителем.

При адресовании документа физическому лицу адрес оформляется в следующей последовательности - фамилия, инициалы получателя, почтовый адрес:

Калинину И.П.

ул. Садовая, д. 5, кв. 12,

г. Пермь, 614600

6.13. Утверждение документа.

Особым способом введения документа в действие, санкционирующим распространение его на определенный круг организаций, должностных лиц и граждан, является утверждение документа.

Документ утверждается другим документом или должностным лицом, в компетенцию которого входит решение вопросов, изложенных в утверждаемом документе. Оба способа утверждения имеют одинаковую юридическую силу.

Распорядительный документ необходимо составлять в тех случаях, когда требуются дополнительные предписания и разъяснения. Если документ издается отдельно от утверждающего распорядительного документа, на нем проставляется гриф утверждения.

При утверждении документа должностным лицом гриф утверждения состоит из слова УТВЕРЖДАЮ (без кавычек, прописными буквами), наименования должности лица, утверждающего документ, его личной подписи, инициалов, фамилии и даты утверждения. В этом случае гриф утверждения оформляется следующим образом:

                                                                УТВЕРЖДАЮ

                                                   Наименование должности

                                              _______________ И.И. Петров

                                              (личная подпись)

                                               "_____" __________ 2012 г.

При утверждении документа распорядительным документом (постановление, распоряжение, приказ) гриф утверждения состоит из слова УТВЕРЖДЕН (УТВЕРЖДЕНА, УТВЕРЖДАЮ), наименования утверждающего документа в творительном падеже, его даты и номера:

УТВЕРЖДЕНО

постановлением администрации

города Перми

от 03.05.2012 N 216

Реквизит располагается в правом верхнем углу документа.

Утверждению в обязательном порядке подлежат документы в соответствии с приложением 5 к настоящей Инструкции.

6.14. Резолюция.

Резолюция является основой организации исполнения документа, при этом в обязательном порядке вносятся:

фамилия (или фамилии), инициалы исполнителя (исполнителей), которому дается поручение, в дательном падеже;

содержание поручения;

срок исполнения поручения;

электронная цифровая подпись - в ИСЭД.

Оформляется руководителем в день поступления входящих или внутренних документов для организации их исполнения.

Резолюция должна быть лаконичной и нацеленной на результат. От ее конкретности зависит качество и оперативность исполнения документа.

В случаях когда поручение дается двум или нескольким лицам, равным по должности, ответственным исполнителем является лицо, указанное в поручении первым. Ему предоставляется право координации работы соисполнителей.

Документы могут иметь несколько резолюций соответственно этапам рассмотрения. При этом последующие резолюции не должны дублировать и противоречить первой, в них конкретизируется порядок исполнения документа, срок его исполнения (с учетом конечного срока исполнения, установленного первой резолюцией) и исполнитель.

Требования по работе со служебными документами в ИСЭД определяются регламентом процесса "СПД20.11 Исполнение документа, резолюции или поручения".

Ответственный исполнитель и соисполнитель вправе давать поручения в виде резолюций лицам, непосредственно им подчиненным.

6.15. Заголовок к тексту.

Заголовок к тексту составляется исполнителем документа во всех случаях. Заголовок к тексту - реквизит, выражающий в краткой форме основное содержание документа, позволяющий быстро определить степень его информативности, важность или срочность, помогающий ориентироваться в содержании документа при его получении, рассмотрении. Заголовок обязательно используется при регистрации документа и позволяет идентифицировать (индивидуализировать) документ в числе аналогичных.

Заголовок должен согласовываться с наименованием вида документа, быть максимально кратким, точно передавать смысл текста и отвечать на вопросы:

о чем?, о ком?, например:	О направлении информации
чего?, кого?, например:	Должностная инструкция ведущего специалиста отдела протокола управления по общим вопросам администрации города Перми

Заголовок отделяется от предыдущего реквизита межстрочным интервалом 24 пт (два интервала) и печатается через один интервал. Пишется с прописной буквы. Точка в конце заголовка не ставится. Переносы слов, отдельно стоящих союзов и предлогов в заголовке не допускаются.

Заголовок к письму, оформленному на угловом бланке, печатается в специально отведенном месте.

При подготовке документа в ИСЭД заголовок в бланке оформляется в специальном поле автоматически при заполнении исполнителем документа обязательных полей в регламенте процесса выбранного документа.

6.16. Отметка о контроле.

Отметка о контроле обозначает, что документ поставлен на контроль в целях исполнения его в установленные резолюцией сроки. Отметка о контроле проставляется делопроизводственной службой при регистрации документа в ИСЭД.

6.17. Требования к текстам документов.

6.17.1. текстом документа является выраженное средствами делового языка содержание управленческих действий и решений. Текст документа содержит достоверную, точную, аргументированную, не допускающую различных толкований информацию, изложенную последовательно, убедительно и кратко.

Текст документа излагается в соответствии с действующими правилами орфографии и пунктуации, официально-деловым стилем. Официально-деловой стиль служебных документов характеризуется:

использованием устойчивых словосочетаний, стандартизованных языковых формул;

нейтральным тоном изложения;

определенным порядком (последовательностью) изложения информации.

Текст рекомендуется разделять на две основные части. В первой указываются основание, цели составления документа. Во второй (заключительной) излагаются выводы, предложения, решения, распоряжения или просьбы.

В тексте документа, подготовленного на основании ранее изданных документов, указывают их реквизиты: наименование автора документа, наименование документа, дату, регистрационный номер, заголовок к тексту.

Если содержание документа не требует пояснения или обоснования, текст может содержать одну заключительную часть (например, приказы - распорядительную часть без констатирующей; письма, заявления - просьбу без пояснения; справки, служебные записки - оценку фактов, выводы).

Сплошной связный текст документа может составляться на основе трафарета, содержащего унифицированную постоянную информацию и дополняемого переменной информацией. Трафареты разрабатываются при наличии достаточного объема повторяющихся документов, содержащих типовые управленческие действия.

Тексты документов в зависимости от количества затронутых в них вопросов могут быть простыми (содержать один вопрос) и сложными (содержать несколько вопросов).

Справочно-информационные документы (письма, служебные записки, справки) рекомендуется подготавливать по одному вопросу.

Тексты документов оформляются в виде связного текста, таблицы или в виде их сочетания. Построение и оформление текстов документов в табличной форме осуществляется в соответствии с требованиями, изложенными в приложении 6 к настоящей Инструкции.

Объемные тексты документов, содержащие несколько решений, выводов, следует делить на разделы, главы, пункты и подпункты:

I. Раздел.

1.1. Глава.

1.1.1. Пункт.

1.1.1.1. подпункт;

В положениях, инструкциях, программах, уставах и других подобных документах разделы нумеруются римскими цифрами, главы, пункты, подпункты - арабскими цифрами. Главы нумеруются в пределах раздела. Номер главы должен состоять из номера раздела и номера главы, разделенных точкой, без пробела (например, 1.2). Номер пункта должен состоять из номера раздела, главы и пункта, разделенных точками, без пробела (например, 1.2.1). Пункты при необходимости могут подразделяться на подпункты, которые должны иметь порядковую нумерацию в пределах каждого пункта (например, 1.2.1.1).

Разделы, главы должны иметь заголовки, четко и кратко отражающие их содержание. При наличии в тексте нескольких разделов и глав их заголовки печатаются с прописной буквы центрованным способом. Точка в конце заголовка не ставится.

Пункты могут иметь заголовки, печатаются с прописной буквы, с абзаца.

Тексты разделов, глав, пунктов заканчиваются точкой.

Подпункты заголовков не имеют, оформляются с абзаца, начинаются со строчной буквы, заканчиваются точкой с запятой.

Сноски в тексте документа должны быть оформлены одинаково - знаками (в случае, если сносок не более трех) или цифрами. Текст сноски после знака всегда должен начинаться с прописной буквы (печатается с абзаца в конце соответствующей страницы), например:

------------------------------

* Информация корректируется ежеквартально.

1. Информация корректируется ежеквартально.

При наличии примечания к тексту слово "Примечание" печатается ниже текста документа (через один межстрочный интервал) от левой границы текстового поля, после него ставится двоеточие. Если примечаний несколько, то печатается слово "Примечание", ставится двоеточие, а пункты примечания нумеруются (текст пунктов примечания должен начинаться с прописной буквы). Все строки самого примечания располагаются справа от двоеточия.

Примечание: участники конкурса могут использовать свой инструмент.

или

Примечание:

1. Графы 2 и 3 таблицы заполняются специалистами департамента финансов администрации города Перми.

2. Графы 5 и 6 таблицы заполняются специалистами функциональных органов администрации города Перми.

Изложение текста в документах осуществляется по следующим правилам:

в распорядительных документах, а также в документах, адресованных руководству, - от первого лица единственного числа ("постановляю", "приказываю", "предлагаю", "прошу", "считаю");

в совместных документах - от первого лица множественного числа ("решили", "предлагаем", "просим");

в протоколах - от третьего лица множественного числа ("слушали", "выступили", "решили");

в положениях, инструкциях, правилах, актах, справках и тому подобное - от третьего лица единственного или множественного числа ("отдел осуществляет функции", "начальник отдела имеет право");

в письмах используются следующие формы изложения:

на бланках должностных лиц - от первого лица единственного числа ("направляю", "предлагаю");

на остальных бланках - от первого лица множественного числа ("направляем на рассмотрение", "просим выделить"), от третьего лица единственного числа ("администрация города Перми считает возможным");

6.17.2. проекты правовых актов и писем до представления на подпись главе администрации города Перми подлежат обязательному редактированию в отделе протокола управления по общим вопросам администрации города Перми. Срок редактирования проектов правовых актов составляет 5 рабочих дней, проектов писем - 2 рабочих дня.

Проекты иных служебных документов подлежат обязательному редактированию в делопроизводственной службе подразделения администрации города.

В ИСЭД требования по подготовке и редактированию писем определяются регламентами процессов СПД19.11 "Подготовка исходящего документа" и ПД19.12 "Подготовка внутреннего документа", по подготовке и редактированию правовых актов СПД19.3 "Подготовка правовых актов" и СПД19.5 "Подготовка приказа руководителя".

6.18. Отметка о наличии приложения.

Отметка о наличии приложения предназначена для фиксации внимания получателя и отправителя на документах, которые составляют с пересылаемым документом один комплект.

Документы-приложения могут быть трех видов:

направляемые с письмом в другие организации;

утверждаемые или вводимые в действие правовым актом;

поясняющие или дополняющие содержание основного документа.

Отметка о наличии приложения, названного в тексте письма, оформляется словом Приложение, которое печатается с прописной буквы, без кавычек, после текста через два интервала (24 пт) выше реквизита "Подпись" от границы левого поля документа:

Приложение: на 3 л. в 4 экз.

Если письмо имеет приложения, не названные в тексте, то указывается их наименование, количество листов в каждом приложении и число их экземпляров. При наличии нескольких приложений их нумеруют:

Приложение:

1. План проведения основных мероприятий архива администрации города Перми на 2012 год на 1 л. в 1 экз.

2. График научно-технической обработки дел за 2006 год, подлежащих передаче в архив, на 2 л. в 1 экз.

Если к документу прилагается другой документ, также имеющий приложение, отметка о наличии приложения оформляется следующим образом:

Приложение: письмо МБУ "Архив города Перми" от 05.06.2012 N СЭД-01-02-203 и приложение к нему, всего на 3 л. в 1 экз.

Документы перечисляются либо в порядке важности (начиная с главного документа), либо в порядке убывания объема документов при определенной однородности их содержания (например, статистические сводные таблицы), либо в алфавитном порядке.

Если приложения имеют неодинаковую степень ознакомления, то есть если часть из них содержит информацию конфиденциального характера, следует указать это, чтобы получатель после ознакомления мог лично определить круг лиц, имеющих право изучить те или иные документы из числа приложений.

Сведения о документах, высланных в качестве приложений, должны полностью совпадать с их фактическими наименованиями, объемом.

При отправлении документа в несколько адресов, а приложения - только в один адрес, отметка о приложении имеет вид:

Приложение: на 2 л. в 1 экз. только в первый адрес.

Если приложения сброшюрованы, то число листов не указывается.

Приложения к правовым актам оформляются в соответствии с Правилами оформления правовых актов в администрации города Перми, утвержденными в установленном порядке.

Страницы приложения нумеруются отдельно от основного документа, начиная со второго листа.

В ИСЭД при необходимости сохранения приложений к письму после завершения процесса подготовки документа основной документ преобразовывается в виртуальный, а приложения добавляются как потомки.

6.19. Подпись должностного лица.

Подпись - обязательный реквизит, придающий документу юридическую силу.

В состав подписи входят наименование должности лица, подписавшего документ, личная подпись, расшифровка подписи (инициалы и фамилия).

Наименование должности лица, подписавшего документ, оформляется следующим образом:

на бланке администрации города Перми - полное наименование должности;

на бланке подразделения администрации города - сокращенное наименование должности;

на бланке должностного лица - только расшифровка подписи без указания должности.

Должностные лица подписывают документы в пределах их компетенции.

Право подписи документов главой администрации города Перми, заместителями главы администрации города Перми, руководителем аппарата администрации города Перми устанавливается правовым актом администрации города Перми о распределении обязанностей между главой администрации города Перми и заместителями главы администрации города Перми.

Право подписи документов руководителями подразделений администрации города устанавливается в положениях о подразделениях администрации города, в которых также должен быть предусмотрен порядок подписания документов в отсутствие руководителя.

В администрации города Перми устанавливается следующий порядок подписания служебных писем:

6.19.1. от имени администрации города Перми:

6.19.1.1. глава администрации города Перми подписывает документы:

в законодательные (представительные) и исполнительные органы государственной власти Российской Федерации;

первым руководителям Законодательного Собрания Пермского края;

губернатору Пермского края;

руководителю Администрации губернатора Пермского края;

председателю Правительства Пермского края;

председателю Контрольно-счетной палаты Пермского края, председателю Контрольно-счетной палаты города Перми;

председателю Избирательной комиссии Пермского края, председателю Избирательной комиссии города Перми;

в Региональную общественную приемную Председателя Партии "Единая Россия" в Пермском крае;

начальнику ГУ МВД России по Пермскому краю;

прокурору Пермского края, прокурору города Перми;

прокурору Пермской межрайонной природоохранной прокуратуры;

прокурору Пермской транспортной прокуратуры;

руководителю управления Федеральной антимонопольной службы по Пермскому краю;

Уполномоченному по правам человека в Пермском крае, Уполномоченному по правам ребенка в Пермском крае;

в аппарат полномочного представителя Президента Российской Федерации в Приволжском федеральном округе;

Главному федеральному инспектору по Пермскому краю;

депутатам Государственной Думы Российской Федерации, Законодательного Собрания Пермского края, Пермской городской Думы;

Главе города Перми - председателю Пермской городской Думы;

руководителям органов местного самоуправления;

6.19.1.2. заместители главы администрации города Перми, руководитель аппарата администрации города Перми:

депутатам Пермской городской Думы по поручению главы администрации города Перми;

заместителям руководителя Администрации губернатора Пермского края;

заместителям председателя Правительства Пермского края;

в министерства, агентства, инспекции Пермского края;

заместителю начальника ГУ МВД России по Пермскому краю;

начальнику Управления МВД России по городу Перми;

заместителям прокурора Пермского края, заместителям прокурора города Перми;

районные прокуратуры;

инициативные письма и ответы на обращения организаций и граждан, адресованные администрации города Перми, в соответствии с распределением обязанностей между главой администрации города Перми и заместителями главы администрации города Перми, либо в соответствии с резолюцией главы администрации города Перми.

Руководитель аппарата администрации города Перми:

руководителю Аппарата Правительства Пермского края;

руководителю аппарата Пермской городской Думы;

председателю Избирательной комиссии Пермского края, председателю Избирательной комиссии города Перми;

6.19.1.3. руководители подразделений администрации города подписывают инициативные письма и ответы на обращения организаций и граждан, адресованные администрации города Перми, в соответствии с резолюцией главы администрации города Перми или заместителя главы администрации города Перми, курирующего данное подразделение администрации города;

6.19.2. от имени подразделений администрации города руководители подразделений администрации города:

подписывают документы, направляемые сторонним организациям, гражданам, в соответствии с их компетенцией, либо ответы на письма, поступившие непосредственно в подразделения администрации города;

направляют служебные записки главе администрации города Перми в исключительных случаях, отдавая предпочтение бездокументному взаимообмену информацией (аппаратные совещания, рабочие встречи), и только после всесторонней проработки вопроса с заместителем главы администрации города Перми, курирующим соответствующее направление деятельности администрации города Перми;

6.19.3. ответы на запросы судебных органов подписывают, как правило, представители администрации города Перми по доверенности;

6.19.4. при отсутствии должностного лица документ подписывает исполняющий обязанности. Проставление косой черты перед обозначением должности, употребление предлога "за" недопустимо.

При подписании документа исполняющим обязанности собственная должность не указывается:

И.о. главы администрации

Ленинского района

города Перми              личная подпись          инициалы, фамилия

6.19.5. документы, принимаемые коллегиальными органами, подписываются, как правило, председателем (председательствующим на заседании) и секретарем коллегиального органа.

Документы, составленные коллегиальным органом, при необходимости подписываются всеми членами, при этом указываются не должности лиц, подписывающих документ, а их обязанности в составе коллегиального органа в соответствии с распределением обязанностей, в алфавитном порядке. Например:

Председатель	личная подпись	А.П. Кулаков
Сопредседатель	личная подпись	А.Н. Иванов
Секретарь	личная подпись	С.С. Станов
Члены	личная подпись	А.С. Агиров
	личная подпись	О.М. Лядов
	личная подпись	М.В. Серова

6.19.6. договоры и контракты подписывают договаривающиеся стороны;

6.19.7. две и более подписи ставятся на документах, за содержание которых отвечает несколько лиц.

При подписании документа несколькими должностными лицами их подписи располагаются одна под другой в последовательности, соответствующей статусу занимаемой должности:

при подписании документа несколькими лицами, равными по должности, но представляющими разные органы, подписи располагаются на одном уровне;

при подписании совместного документа первый лист оформляется на стандартном листе бумаги.

Инициалы лица, подписавшего документ, ставятся перед фамилией.

Написание на официальных документах только одной буквы имени подписавшего не допускается, кроме писем, направляемых зарубежным партнерам;

6.19.8. наименование должности подписавшего документ печатается от левой границы текстового поля через два межстрочных интервала (24 пт) от текста. Расшифровка подписи располагается на уровне последней строки наименования должности без пробела между инициалами и фамилией. Последняя буква в расшифровке подписи ограничивается правым полем. Подписи отделяются одна от другой одним интервалом (12 пт).

Вносить какие-либо исправления или дополнения в подписанные документы не допускается;

6.19.9. ЭЦП в электронном документе, сертификат которой содержит необходимые при осуществлении данных отношений сведения о правомочиях владельца, признается равнозначной собственноручной подписи лица в документе на бумажном носителе, заверенном печатью.

Работники администрации города Перми при работе в ИСЭД обязаны использовать ЭЦП для выполнения задач в соответствии с регламентами процессов.

6.20. Визы согласования и гриф согласования.

Согласование проекта документа свидетельствует о предварительном рассмотрении вопросов, содержащихся в проекте документа.

Согласование проекта документа проводится для оценки его содержания с точки зрения целесообразности создания документа, его соответствия действующему законодательству, точности изложения и формулировки рассматриваемого вопроса определенным кругом должностных лиц, подтверждения согласия заинтересованных лиц с решением вопроса, изложенным в документе.

Представляемые на подпись документы визируются руководителем инициатора документа, соисполнителями, указанными в резолюции верхнего уровня (при подготовке ответа).

Согласование проекта документа оформляется визой на документе или грифом согласования.

В ИСЭД согласование документов осуществляется в соответствии с регламентами процессов СПД19.3 "Подготовка правовых актов", СПД19.5 "Подготовка приказа руководителя", СПД19.11 "Подготовка исходящего документа", СПД19.12 "Подготовка внутреннего документа", СПД21.1 "Подготовка договора" с использованием ЭЦП.

Виза согласования для документов на бумажном носителе включает личную подпись и должность визирующего, инициалы и фамилию, дату согласования:

Начальник юридического отдела

личная подпись А.С. Иванов

28.05.2012

Замечания, особые мнения, дополнения к проекту документа излагаются на отдельном листе, подписываются и прилагаются к документу. В этом случае виза оформляется следующим образом:

Замечания прилагаются.

Начальник юридического отдела

личная подпись А.С. Иванов

28.05.2012

В исключительных случаях допускается оформление виз на отдельном листе согласования по установленной форме (для проектов правовых актов, договоров и тому подобное).

Внешнее согласование (со сторонними организациями, интересы которых затрагиваются в документе) оформляется грифом согласования, состоящим из слова СОГЛАСОВАНО (без кавычек, прописными буквами), наименования должности лица, согласующего документ (включая наименование организации), личной подписи, расшифровки подписи и даты согласования:

СОГЛАСОВАНО

Наименование должности

________________ инициалы, фамилия

(личная подпись)

28.05.2012

Согласование, осуществляемое письмом, решением, актом, оформляется грифом согласования:

СОГЛАСОВАНО

Протокол ЭПМК

Агентства по делам архивов

Пермского края

от 28.05.2012 N 5

Гриф согласования располагается ниже реквизита "Подпись" в левом нижнем углу документа.

Согласование проекта документа осуществляется в следующей последовательности:

руководителем инициатора документа;

руководителями органов, осуществляющих финансовую экспертизу;

руководителями подразделений администрации города, интересы которых затрагиваются в документе;

руководителями организаций, интересы которых затрагиваются в документе;

руководителями органов, осуществляющих государственный надведомственный контроль (надзор) в определенной области (экологический, пожарный и тому подобное);

общественными организациями (при необходимости);

заместителем главы администрации города Перми, курирующим данное направление деятельности в соответствии с распределением обязанностей между главой администрации города Перми и заместителями главы администрации города Перми;

правовым управлением администрации города Перми либо юристом подразделения администрации города с целью проведения юридической и антикоррупционной экспертизы. Юридическая экспертиза в правовом управлении администрации города Перми обязательна для ответов на протесты, требования и представления органов прокуратуры и проектов правовых актов законодательных (представительных) и исполнительных органов государственной власти.

Письма, подписываемые главой администрации города Перми, в соответствии с регламентами процессов ИСЭД в обязательном порядке согласовываются:

руководителем инициатора документа, курирующим заместителем главы администрации города Перми - инициативные служебные письма;

руководителями подразделений администрации города и заместителями главы администрации города Перми, указанными в резолюции верхнего уровня к входящему письму - ответы на входящие письма.

В обязательном порядке документы должны быть согласованы:

начальником сектора по взаимодействию с Пермской городской Думой администрации города Перми и заместителем главы администрации города Перми, курирующим данное подразделение администрации города - при подготовке сопроводительных писем к проектам решений Пермской городской Думы, заключений на решения Пермской городской Думы, по исполнению решений Пермской городской Думы;

начальником управления организационно-методической работы администрации города Перми и руководителем аппарата администрации города Перми - при подготовке писем об исполнении решений протоколов совещаний, проведении регламентных мероприятий;

начальником отдела по работе с обращениями граждан Перми - при подготовке ответов на обращения граждан.

Замечания к проекту электронного документа согласующий оформляет в закладке "Комментарии" или добавляет в задаче процесса ИСЭД вложенным файлом в формате PDF.

Замечания оформляются на стандартных листах бумаги формата А4, печатаются шрифтом N 14, с указанием наименования документа и подписываются согласующим.

В случае невозможности устранения замечаний исполнитель документа подготавливает лист разногласий.

Лист разногласий оформляется на стандартных листах бумаги формата А4, печатается шрифтом размером N 14, подписывается руководителем инициатора документа и содержит обоснованную позицию на высказанные замечания. Исполнитель документа должен ознакомить с листом разногласий согласующего. Для электронных документов лист разногласий сканируется в формате PDF и добавляется как потомок виртуального документа. В этом случае необходимо исключить данного согласующего из списка согласующих.

6.21. Оттиск печати.

Оттиск печати заверяет подлинность подписи должностного лица на документах, удостоверяющих права лиц, фиксирующих факты, связанные с финансовыми средствами, а также на иных документах, предусматривающих заверение подлинной подписи. Заверение документов печатью - особый способ удостоверения их подлинности и подтверждения юридической силы.

Администрация города Перми, территориальные и функциональные органы администрации города Перми имеют печати с изображением герба города Перми, иные печати, указанные в положениях о них.

Оттиск печати с изображением герба города Перми проставляется на документах, требующих особого удостоверения их подлинности. Простые круглые печати (без изображения герба города Перми) проставляются на копиях документов для удостоверения их соответствия подлинникам.

Оттиск печати должен быть синего или фиолетового цвета и хорошо читаемым. Насыщенность и цветовой тон всех участков оттиска должен быть равномерным.

Оттиск печати должен захватывать окончание наименования должности лица, подписавшего документ.

На финансовых документах оттиск печати проставляется на специально отведенном месте, которое обозначается символом "М.П.".

Перечень документов, на которые проставляется печать с изображением герба города Перми, представлен в приложении 7 к настоящей Инструкции.

Служебные письма, оформленные на бланках, кроме финансовых и гарантийных писем, не требуют удостоверения печатью.

Порядок изготовления, использования и хранения печатей в администрации города Перми представлен в разделе 11 настоящей Инструкции.

6.22. Отметка о заверении копии.

Копия документа - документ, полностью воспроизводящий все реквизиты и информацию (или часть ее) подлинного документа.

Заверенная копия документа - копия документа, на которой в соответствии с установленным порядком проставляются необходимые реквизиты (отметка о заверении копии, оттиск печати), придающие ей юридическую силу.

Отметка о заверении копии располагается ниже на два интервала (24 пт) реквизита "Подпись", оформляется от границы левого поля документа и включает заверительную надпись "Верно", наименование должности лица, заверившего копию, его личную подпись с расшифровкой (инициалы и фамилия) и дату заверения:

Верно
Ведущий специалист общего отдела администрации Свердловского района города Перми	личная подпись инициалы, фамилия
21.05.2012

Допускается использование специально изготовленного штампа.

Отметка о заверении копии удостоверяется оттиском печати подразделения администрации города, выдавшего копию документа.

Ксерокопии документов с черной печатью являются недействительными.

6.23. Отметка об исполнителе.

Отметка об исполнителе содержит информацию о должностном лице, подготовившем проект документа. Отметка предназначена для оперативной связи получателя со специалистом, который непосредственно подготовил проект документа.

Отметка проставляется в левом нижнем углу лицевой (или оборотной) стороны последнего листа подлинника документа шрифтом N 10.

Отметка включает инициалы и фамилию исполнителя, номер его телефона:

М.Н. Максимова

212 88 14

Допускается для удобства в работе указывать имя, отчество, фамилию полностью:

Марина Николаевна Максимова

212 88 14

На документе, подготовленном по поручению руководителя группой исполнителей, в отметке об исполнителе указываются данные ответственного исполнителя.

6.24. Отметка об исполнении и направлении в дело.

Отметка об исполнении и направлении в дело свидетельствует о том, что работа над документом завершена. Отметка включает сведения по исполнению (ссылка на дату и номер документа, свидетельствующего о его исполнении, или при отсутствии такого документа - краткие сведения об исполнении), слова "В дело", указание номера дела по номенклатуре, в котором будет храниться документ, личную подпись руководителя, списавшего документ в дело, дату:

     Отправлен ответ

     15.05.2012 N ИСЭД-01-06-1627

     В дело N 01-06

     ____________________________________________________________________

     (личная подпись руководителя, списавшего документ в дело)

     дата

     или

     Рассмотрено на коллегии

     Протокол коллегии от 23.05.2012 N 7

     В дело N 19-01-08

     ____________________________________________________________________

     (личная подпись руководителя, списавшего документ в дело)

     дата

Подписывает и датирует отметку руководитель подразделения администрации города либо руководитель администрации города Перми, поставивший документ на контроль.

В ИСЭД при завершении процесса СПД20.11 "Исполнение документа, резолюции или поручения" исполнитель на закладке "Комментарии" заносит информацию об исполнении документа (регистрационный номер и дата ответного письма).

6.25. Отметка о поступлении документа.

Отметка о поступлении документа фиксирует факт поступления документа. Она проставляется на подлинниках регистрируемых поступающих документов специальным штампом или от руки в нижней части лицевой стороны первого листа. Данный реквизит проставляется только подразделениями администрации города на документах, регистрируемых вне рамок ИСЭД. Отметка включает наименование подразделения администрации города, регистрационный номер и дату поступления. В отдельных случаях указывается время поступления.

Общий отдел департамента

земельных отношений администрации города Перми

25.05.2012 N 19-01-03-1654

Дата получения является важным поисковым признаком и началом отсчета срока исполнения поступившего документа, кроме того используется для учета количества поступивших документов.

6.26. Идентификатор электронной копии.

Идентификатор электронной копии документа предназначен для автоматизированного поиска и контроля информации.

Идентификатором электронной копии документа является отметка (колонтитул), содержащая наименование файла на машинном носителе, дату изготовления документа и другие поисковые данные.

Идентификатор проставляется в левом нижнем углу каждой страницы документа шрифтом N 8.

VII. Особенности подготовки и оформления некоторых видов организационных и распорядительных документов

7.1. В администрации города Перми подготавливаются следующие виды распорядительных документов:

7.1.1. постановления администрации города Перми, распоряжения администрации города Перми по регламенту процесса ИСЭД СПД19.3 "Подготовка правовых актов" в соответствии с Порядком подготовки постановлений и распоряжений администрации города Перми, утвержденным в установленном порядке;

7.1.2. распоряжения руководителя аппарата администрации города Перми, распоряжения и приказы руководителей функциональных и территориальных органов администрации города Перми, распоряжения руководителей функциональных подразделений администрации города Перми по регламенту процесса СПД19.5 "Подготовка приказа руководителя" в соответствии с Порядком подготовки распоряжений руководителя аппарата администрации города Перми, руководителей функциональных подразделений администрации города Перми, распоряжений и приказов руководителей функциональных и территориальных органов администрации города Перми, утвержденным в установленном порядке;

7.1.3. распоряжения администрации города Перми, распоряжения и приказы руководителя аппарата администрации города Перми, руководителей функциональных и территориальных органов администрации города Перми по личному составу и содержащие персональные данные подготавливаются вне рамок ИСЭД на бумажном носителе в соответствии с Порядком подготовки распоряжений администрации города Перми, распоряжений и приказов руководителя аппарата администрации города Перми, руководителей функциональных и территориальных органов администрации города Перми по личному составу и содержащих персональные данные, утвержденным в установленном порядке;

7.1.4. оформление распорядительных документов осуществляется в соответствии с Правилами оформления правовых актов в администрации города Перми, утвержденными в установленном порядке.

7.2. Оформление организационных документов.

7.2.1. регламент - правила или нормативный правовой акт, детально устанавливающий внутреннюю организацию и порядок деятельности (администрации города, подразделения, коллегиального органа) в определенном временном интервале, порядок взаимодействия между функциональными, территориальными органами и функциональными подразделениями администрации города Перми, а также со сторонними организациями.

В администрации города Перми регламентируются взаимоотношения главы администрации города Перми, заместителей главы администрации города Перми, функциональных, территориальных органов, функциональных подразделений администрации города Перми, коллегиальных органов, документопотоков и тому подобное.

Основные требования к регламентам - задавать четкую последовательность действий исполнителям, устанавливать способы взаимодействия работников, подразделений администрации города и фиксировать требования к основным и промежуточным результатам.

Регламент обязательно должен быть структурирован.

В разделе "Общие положения" дается характеристика места регламентируемого процесса. В разделе описываются:

назначение документа - цели деятельности, достижение которых определяет данный регламент;

область применения - указание направления деятельности, в рамках которого реализуется описываемый процесс;

термины и сокращения - приводится перечень основных терминов и сокращений, используемых в регламенте.

В разделе "Основные принципы" устанавливаются основные принципы взаимодействия субъектов регламентируемого процесса.

В разделе "Условия и ограничения" указываются:

предварительные условия начала процесса - в каких случаях должны проводиться регламентируемые процедуры, условия начала выполнения процедур (основание) и требования к ним, а также должен указываться работник (подразделение администрации города), их предоставляющий;

требования к конечному результату - описание конечного результата выполнения работ по данному регламенту и перечень выходных результатов;

ограничения - условия, при которых происходит отступление от требований регламента, и краткое описание действий в данных случаях.

В разделе "Требования к процедурам" задаются правила выполнения работ исполнителями. Данный раздел содержит главы от 4.1 до 4.n, где n - количество процедур. Наименования глав 4.n должны быть такими же, как и наименования процедур.

В разделе "Формы взаимодействия" устанавливаются способы организации и осуществления подразделениями администрации города и должностными лицами администрации города Перми совместной деятельности по решению стоящих перед ними задач. Взаимодействие предполагает взаимный обмен информацией, совместное планирование и реализацию намеченных мероприятий. Каждая из взаимодействующих сторон выполняет комплекс мероприятий, относящихся к ее компетенции, в пределах своих полномочий и свойственными ей формами и методами, не вторгаясь в компетенцию других подразделений администрации города и не подменяя их.

В разделе "Контроль и ответственность" устанавливается должностное лицо либо подразделение администрации города, которому делегируются полномочия по контролю исполнения данного регламента. В этом разделе фиксируется ответственность всех исполнителей за соблюдение приведенных правил.

Раздел "Приложения" включает схемы выполнения процедур, формы документов, используемые при выполнении процедур и так далее.

Регламент подлежит обязательному утверждению должностным лицом, в компетенцию которого входит решение вопросов, изложенных в утверждаемом документе, или утверждается другим документом (правовым актом, протоколом коллегиального органа).

Регламент коллегиального органа определяет его статус, порядок планирования работы, порядок подготовки материалов для рассмотрения на заседании, внесения материалов для рассмотрения и принятия решений, ведения протокола заседания, документального оформления решений, доведения решений до исполнителей, материально-техническое обеспечение заседаний;

7.2.2. протокол - документ, содержащий последовательную запись обсуждения вопросов и принятия решений на совещаниях, конференциях, заседаниях коллегиальных или совещательных органов.

Все мероприятия коллегиального органа, а также переговорные мероприятия, по итогам которых вырабатываются решения, подлежат протоколированию.

Для ведения и оформления протоколов назначается секретарь, который несет ответственность за правильность записей в протоколе. Текст протокола должен быть подготовлен, согласован и подписан в течение 2 рабочих дней со дня заседания, из них 1 рабочий день - на согласование. Подготовка, согласование и подписание протоколов осуществляются в администрации города Перми в установленном порядке.

При составлении протокола необходимо обеспечить юридическую силу документа, которая определяется наличием всех необходимых реквизитов и правильным их оформлением.

Протокол оформляется на стандартных листах А4 с указанием обязательных реквизитов:

наименования документа ПРОТОКОЛ (печатается от границы верхнего поля прописными буквами, полужирным шрифтом и выравнивается по центру);

наименования вида заседания, совещания (отделяется от предыдущего реквизита двумя межстрочными интервалами и выравнивается по центру);

места проведения заседания, совещания (у кого проводится совещание, выравнивается по центру и отделяется от реквизитов "Дата" и "N" протокола межстрочным интервалом);

даты и номера протокола (дата оформляется словесно-цифровым способом и печатается через интервал ниже предыдущего реквизита, номер протокола печатается арабскими цифрами и состоит из знака N и порядкового номера);

основной части протокола (печатается через 1 межстрочный интервал);

подписи (отделяется от текста двумя межстрочными интервалами и включает наименование должности лица (председатель, секретарь), личные подписи, расшифровку подписей (инициалы и фамилия). Наименование должности печатается от левой границы текстового поля. Расшифровка подписи располагается на уровне последней строки наименования должности без пробела между инициалами и фамилией. Последняя буква в расшифровке ограничивается правым полем).

Для протоколов постоянно действующих коллегиальных органов могут использоваться бланки с указанием наименования коллегиального органа, наименования вида документа - ПРОТОКОЛ - и указанием места проставления даты и номера.

В администрации города Перми протоколы могут оформляться в полной или краткой форме. Полный протокол фиксирует обсуждавшиеся вопросы, принятые решения и фамилии выступавших, передает содержание докладов и выступлений участников совещания, все высказанные мнения, прозвучавшие вопросы и реплики, замечания, позиции. Краткий протокол, в отличие от полного, не дает представления о ходе обсуждения вопросов повестки дня, высказанных мнениях, не показывает, как проходила выработка управленческого решения, раздел "ВЫСТУПИЛИ" может присутствовать в виде указания фамилий выступавших.

Текст полного протокола состоит из 2-х частей: вводной и основной.

Вводная часть протокола начинается с указания:

фамилий и инициалов председателя и секретаря в именительном падеже (при проведении оперативных совещаний эта часть протокола может отсутствовать);

фамилий и инициалов присутствующих на совещании и лиц, приглашенных на мероприятие.

Слова "Присутствовали" и "Приглашенные" оформляются от границы левого поля и заканчиваются двоеточием:

Председатель (или председательствующий)

Секретарь

Присутствовали - список присутствовавших или отсылка к прилагаемому списку присутствовавших, если их количество превышает 8 человек.

Протокол не будет считаться действительным, если на заседании не будет достаточного числа участников для принятия решения, поэтому важнейший элемент вводной части - состав присутствующих. Фамилии присутствующих перечисляются по алфавиту. При оформлении протокола совещания с числом присутствующих более 10 человек их фамилии не перечисляются, а цифрой указывается общее количество участников, например:

Присутствовали: 27 человек (список прилагается)

Вводная часть протокола заканчивается повесткой дня. Если вопросов несколько, они располагаются по степени важности, с указанием докладчика (указываются должность, фамилия, инициалы) по пункту повестки дня. Каждый вопрос нумеруется арабской цифрой и начинается с предлога "О" или "Об". Повестка дня, состоящая из большого количества вопросов с указанием времени их обсуждения и разосланная заранее участникам заседания, оформляется как самостоятельный документ. Перед основной частью текста протокола делается отметка: "Повестка дня прилагается". В повестку дня не включаются вопросы неконкретного содержания, например, "Разное".

В протоколах используется форма изложения текста от третьего лица множественного числа. Содержание выступлений излагается от третьего лица единственного числа.

Основная часть протокола состоит из разделов, соответствующих пунктам повестки дня. Текст каждого раздела строится по схеме:

СЛУШАЛИ - ВЫСТУПИЛИ - РЕШИЛИ.

Пишется прописными буквами, каждое - от левой границы текстового поля, после них ставится двоеточие. Перед словом СЛУШАЛИ ставится номер вопроса повестки дня.

В разделе СЛУШАЛИ приводятся фамилии и инициалы докладчиков (наименование должности указывается в повестке дня). Основное содержание докладов и выступлений помещается в тексте протокола или прилагается к нему, в последнем случае делается в тексте сноска "Текст выступления прилагается".

В разделе ВЫСТУПИЛИ приводятся фамилии и инициалы выступавших. Если слово предоставляется лицу, приглашенному на обсуждение вопроса повестки дня, то в протоколе указываются его фамилия, инициалы и должность.

Все вопросы к докладчику и выступившим, ответы на них записываются в порядке их поступления и оформляются каждый с красной строки, но вместо слов "вопрос", "ответ" указываются фамилии и инициалы.

В разделе РЕШИЛИ по каждому пункту повестки дня производится запись принятого по обсуждаемому вопросу решения. Постановляющая часть решений содержит составные части: кому, что сделать и к какому сроку. Развернутые решения могут оформляться как самостоятельный документ, в этом случае они прилагаются к протоколу.

В случае утверждения или согласования коллегиальным органом какого-либо документа в протоколе должна содержаться ссылка на этот документ, а сам документ прилагается к протоколу.

Решение в тексте протокола печатается полностью, при необходимости приводятся итоги голосования.

Содержание особого мнения, высказанного во время обсуждения, записывается в тексте протокола после соответствующего решения.

Краткий протокол допустим при наличии текстов докладов и выступлений, приложенных к протоколу. Кратко протоколируются оперативные совещания.

Текст краткого протокола также состоит из двух частей. Во вводной части указываются инициалы и фамилии председателя (председательствующего), а также должности, инициалы, фамилии лиц, присутствовавших на заседании.

Слово "Присутствовали" печатается от границы левого поля, в конце слова ставится двоеточие. Ниже указываются наименования должностей, инициалы и фамилии присутствовавших. Наименования должностей могут указываться обобщенно, например:

заместители главы администрации города Перми;

руководители подразделений администрации города.

Фамилии и инициалы присутствовавших на заседании приглашенных должностных лиц, не являющихся членами коллегиального органа, перечисляются после слова "Приглашенные:" в алфавитном порядке, при необходимости - с наименованием должности.

Слова "Присутствовали:", "Приглашенные:" оформляются от границы левого поля и заканчиваются двоеточием.

Основная часть протокола включает рассматриваемые вопросы и принятые по ним решения. Наименование вопроса нумеруется арабской цифрой и начинается с предлога "О" ("Об"), с указанием фамилий должностных лиц, выступивших при обсуждении вопроса. Затем указывается принятое по вопросу решение.

Протокол подписывается председателем (председательствующим) на заседании и секретарем. Датой протокола является дата заседания.

Протоколам присваиваются порядковые номера в пределах календарного года отдельно по каждой группе протоколов: протоколы консультативного совета, протоколы аппаратных совещаний, протоколы заседаний коллегии.

К номерам протоколов могут прибавляться буквенные коды в соответствии с поисковой системой, принятой в администрации города Перми.

Копии протоколов рассылаются заинтересованным подразделениям администрации города и должностным лицам в соответствии с указателем рассылки. Указатель рассылки составляет ответственный исполнитель подразделения, подготовившего рассмотрение вопроса, и подписывает курирующий заместитель главы администрации города Перми.

Принятые решения могут быть доведены до исполнителей в виде выписок из протоколов - копии части текста протокола. При составлении выписки из протокола воспроизводят все реквизиты протокола, вводную часть текста полностью, а из основной части берется та информация (обсуждаемый вопрос и принятые по нему решения), которую необходимо довести до сведения заинтересованных лиц.

В реквизите "Наименование вида документа" вместо слова ПРОТОКОЛ прописными буквами печатают:

ВЫПИСКА ИЗ ПРОТОКОЛА

Личные подписи председателя и секретаря не оформляются, а указываются только слова "Председатель", ("Председательствующий"), "Секретарь", их фамилии и инициалы. Выписку из протокола подписывает только уполномоченное должностное лицо (секретарь), которое составляет заверительную надпись, состоящую из слова "Верно", указания должности специалиста, личной подписи, фамилии, инициалов и даты заверения документа (реквизит "Отметка о заверении копии"). Данный реквизит оформляется после реквизита "Подпись".

Подлинники документов по вопросам, рассмотренным на заседании, хранятся у секретаря коллегиального или совещательного органа в установленном порядке. Копии протоколов заседаний, копии повесток дня заседаний и материалов к ним уничтожаются по миновании надобности. Сроки хранения протоколов определяются по Перечню типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утвержденному приказом Министерства культуры Российской Федерации от 25 августа 2010 г. N 558 (далее - Перечень документов с указанием сроков хранения).

Полный, краткий протоколы, выписка из протокола в администрации города Перми оформляются согласно приложениям 8, 9, 10 к настоящей Инструкции;

7.2.3. штатное расписание - документ, который закрепляет должностной, численный состав администрации города Перми, подразделения администрации города и фонд заработной платы администрации города Перми, подразделения администрации города.

Штатные расписания в администрации города Перми оформляются и утверждаются в установленном порядке. Изменения в штатное расписание также вносятся в установленном порядке;

7.2.4. положение - нормативный правовой акт, регламентирующий деятельность подразделения администрации города, его задачи, функции, права, ответственность.

Порядок подготовки проекта положения соответствует общему порядку подготовки проектов правовых актов.

Положение о подразделении администрации города оформляется и утверждается в установленном порядке;

7.2.5. договор (соглашение, муниципальный контракт) - основной документ, который фиксирует соглашение сторон об установлении, изменении или прекращении каких-либо правоотношений.

В администрации города Перми договоры, соглашения, контракты подготавливаются в соответствии с Порядком подготовки договоров, соглашений, контрактов в администрации города Перми, утвержденным в установленном порядке, и регламентом процесса "СПД21.1 Подготовка договора".

Проекты муниципальных контрактов, заключаемых на основании электронных торгов в соответствии с Федеральным законом от 21 июля 2005 г. N 94-ФЗ "О размещении заказов на поставки товаров, выполнение работ, оказание услуг для государственных и муниципальных нужд", подготавливаются вне рамок ИСЭД на бумажном носителе.

Текст договора оформляется без малейших помарок, ошибок и исправлений. Обозначение цифр в необходимых случаях может даваться прописью. Текст договора должен иметь сквозную нумерацию. Формулировки текста должны быть краткими, точными, завершенными.

В структуре договора выделяется заголовочная, содержательная и заключительная часть.

Заголовочная часть содержит:

наименование вида документа - Договор;

заголовок - наименование договора (например: договор о передаче имущества в муниципальную собственность);

место составления (этот пункт включает наименование населенного пункта и его типа, например: г. Пермь).

Номер и дата регистрации договора присваиваются автоматически в момент подписания документа ЭЦП в ИСЭД. Номер и дата регистрации муниципальных контрактов, заключаемых на основании электронных торгов в соответствии с Федеральным законом от 21 июля 2005 г. N 94-ФЗ "О размещении заказов на поставки товаров, выполнение работ, оказание услуг для государственных и муниципальных нужд", присваиваются автоматически на электронной торговой площадке.

Содержательная часть текста договора состоит из:

преамбулы, содержащей следующую информацию: наименование сторон (полное и сокращенное или условное), их представителей, наименование документов, на основании которых действуют представители;

статей, в которых указываются соответствующие условия заключаемого договора. Статьи договора имеют заголовки.

Количество экземпляров договора обусловливается количеством сторон, его подписавших. Количество экземпляров указывается в договоре:

"Договор составлен в трех экземплярах, имеющих равную юридическую силу.".

Все экземпляры должны содержать имеющиеся приложения, подлинные подписи уполномоченных должностных лиц и оттиски гербовых печатей.

Приложения к договору оформляются в случае необходимости. Отдельные вопросы договора могут быть вынесены в приложения. В этом случае все документы должны рассматриваться как составные части договора. В договоре и приложениях делается оговорка, что все приложенные документы являются неотъемлемой частью договора:

"Настоящий договор с указанными приложениями является полным текстом договора."

или

"Все приложения, упомянутые в настоящем договоре, являются неотъемлемой частью настоящего договора.".

Заключительная часть содержит:

юридические адреса сторон с указанием почтовых адресов, банковских реквизитов;

подписи (должность лица, уполномоченного подписать договор, его личную подпись и расшифровку подписи);

оттиски гербовых печатей договаривающихся сторон.

Перед подписанием проект договора подлежит согласованию в установленном порядке.

Подписи должностных лиц под договором заверяются гербовыми печатями, воспроизводящими наименование юридических лиц, и располагаются, как правило, на одном уровне.

Регистрация, формирование в дело и хранение договоров, заключаемых от имени администрации города Перми, и документов о пролонгации, изменении и расторжении их осуществляются в отделе протокола управления по общим вопросам администрации города Перми.

Формирование в дело и хранение договоров, заключаемых от имени функциональных или территориальных органов администрации города Перми, и документов о пролонгации, изменении и расторжении их осуществляются в делопроизводственной службе функционального или территориального органа администрации города Перми либо ответственным специалистом;

7.2.6. доверенность - письменное уполномочие, выдаваемое одним лицом другому лицу для представительства перед третьими лицами.

Под представительством понимается правоотношение, в силу которого представитель - муниципальный служащий администрации города Перми - от имени представляемого - администрации города Перми - осуществляет процессуальные действия, направленные на защиту прав администрации города Перми.

Полномочия представителя администрации города Перми оформляются доверенностью.

Доверенность оформляется на бланке письма администрации города Перми с продольным расположением реквизитов.

Обязательные реквизиты доверенности:

герб города Перми;

наименование Администрация города Перми;

справочные данные (адрес, номера телефона, факса, электронной почты, ОКПО, ОГРН, ИНН);

дата;

регистрационный номер;

наименование вида документа ДОВЕРЕННОСТЬ;

текст;

подпись главы администрации города Перми (в его отсутствие - исполняющего обязанности);

гербовая печать администрации города Перми.

Обязательные реквизиты текста доверенности:

дата выдачи;

Ф.И.О. (полностью) и должность уполномоченного должностного лица;

перечисление предоставленных полномочий;

срок действия доверенности;

указание на право передоверия в установленном законом порядке.

В администрации города Перми действуют два вида доверенностей:

доверенность на право совершения юридически значимых действий;

доверенность на право получения товарно-материальных ценностей.

В доверенности на право совершения юридически значимых действий обязательно должна быть указана дата выдачи, оформленная словесно-цифровым способом. Это связано с тем, что дата выдачи доверенности имеет юридическое значение. Если дата в доверенности не указана, доверенность признается недействительной.

Фамилия, имя, отчество лица, которому выдается доверенность, пишутся полностью. Доверенность считается недействительной, если не указано конкретное лицо, которому доверяется совершать определенные действия.

Объем полномочий представителя в доверенности определяется применительно к занимаемой должности работника. Полномочия, предоставляемые лицу, должны быть сформулированы как можно более точно. Следует избегать расплывчатых формулировок типа: "все права и обязанности", "совершать все действия" и тому подобное.

Срок действия доверенности не может превышать трех лет. Если срок не указан, она сохраняет силу только в течение года. Поэтому если необходимо, чтобы доверенность была действительна более одного года, то в ней необходимо указать конкретный срок.

Срок, исчисляемый годами, истекает в соответствующие месяц и число последнего года срока. Срок, исчисляемый месяцами, истекает в соответствующее число последнего месяца срока. Если окончание срока, исчисляемого месяцами, приходится на такой месяц, в котором нет соответствующего числа, срок истекает в последний день этого месяца. В доверенности нужно указать конкретную дату:

"Настоящая доверенность выдана сроком до 30 декабря 2012 года" или "Срок действия доверенности истекает 30 декабря 2012 года".

Правом подписи доверенности обладает глава администрации города Перми (в его отсутствие исполняющий обязанности главы администрации города Перми). Подпись главы администрации города Перми обязательно заверяется гербовой печатью администрации города Перми. Доверенность другим работникам администрации города Перми выдается в соответствии с гражданским законодательством.

Доверенность на право совершения юридически значимых действий оформляется в соответствии Порядком организации судебной защиты в администрации города Перми, утвержденным в установленном порядке.

По истечении срока действия доверенности подлинник доверенности с истекшим сроком подлежит незамедлительному возврату в отдел делопроизводства управления по общим вопросам администрации города Перми руководителем подразделения администрации города с одновременным извещением правового управления администрации города Перми о произведенном возврате.

Хранятся доверенности на совершение юридически значимых действий пять лет. По истечении срока хранения уничтожаются в установленном порядке;

7.2.7. инструкция - нормативный правовой акт, издаваемый в целях установления правил, регулирующих организационные, технологические, финансовые или иные специальные стороны деятельности администрации города Перми, функциональных, территориальных органов, функциональных подразделений администрации города Перми, должностных лиц администрации города Перми.

Текст инструкции начинается с раздела "Общие положения", в котором указываются цели и причины издания инструкции, область распространения, основания для разработки, обозначается объект или круг вопросов, на которые распространяются ее требования, и другие сведения общего характера.

Текст инструкции состоит из разделов, имеющих заголовки, разбиваемых на пункты и подпункты, нумеруемые арабскими цифрами. В тексте описывается порядок выполнения регламентируемого вопроса и используются слова "должен", "следует", "необходимо", "не допускается", "запрещается". В текст инструкции включаются правила, регулирующие различные стороны деятельности подразделений администрации города, должностных лиц администрации города Перми.

Инструкция согласовывается с руководителями всех заинтересованных подразделений администрации города, заместителем главы администрации города Перми, курирующим данное направление деятельности, и подлежит утверждению в установленном порядке;

7.2.8. должностная инструкция - нормативный документ, определяющий должностные обязанности, должностные полномочия, квалификационные требования к образованию, стажу работы, навыкам и умениям муниципального служащего.

Должностные инструкции разрабатываются на все должности, предусмотренные штатным расписанием. Должностные инструкции в администрации города Перми оформляются и утверждаются в установленном порядке.

VIII. Особенности оформления некоторых видов информационно-справочных документов

8.1. Акт - итоговый документ, предназначенный для подтверждения (констатации) и письменного юридического закрепления результатов неких событий, предварительно установленных фактов, совершения определенных действий.

В акте отражаются только те факты, которые точно установлены лицами, подписывающими документ.

По содержанию и назначению выделяются акты:

инвентаризации (ликвидации предприятия или учреждения);

приема-сдачи (работ, материальных ценностей, документов, при смене руководства, передаче дел, материальных ценностей);

обследования (состояния техники безопасности, условий труда, результатов деятельности);

состояния зданий и помещений;

проверок организаций;

приема-передачи документов, имущества;

оценки имущества;

уничтожения дел, испорченных товаров.

Унифицированная форма акта, утвержденная постановлением Государственного комитета Российской Федерации по статистике от 05 января 2004 г. N 1 "Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты", приведена в приложении 11 к настоящей Инструкции.

Акт, составленный несколькими лицами (не менее двух составителей) или комиссией, постоянно действующей или специально создаваемой, состав которой утверждается распорядительным документом администрации города Перми или руководителем подразделения администрации города, оформляется согласно приложению 12 к настоящей Инструкции.

Акт оформляется на общем бланке, если является внутренним документом. Если акт является внешним документом, он должен содержать юридический адрес.

Обязательными реквизитами акта являются:

наименование - Администрация города Перми;

наименование подразделения администрации города;

наименование вида документа - АКТ;

дата (датой акта является дата события, проверки, обследования, экспертизы);

номер (порядковый в своей группе);

гриф утверждения (акт утверждается руководителем, по распоряжению которого проводились действия, завершившиеся составлением акта);

заголовок к тексту (Акт выполненных работ, Акт проверки финансовой деятельности);

текст;

отметка о наличии приложения (при необходимости);

подписи;

оттиски печатей организаций или подразделений администрации города, принимающих участие в составлении акта.

Текст акта делится на вводную и констатирующую части.

Вводная часть содержит основание для составления акта. Это может быть ссылка на документ (договор или распорядительный документ с указанием номера и даты), какие-либо факты, события. Далее указывается состав комиссии: инициалы и фамилия председателя, инициалы и фамилии членов комиссии в алфавитном порядке, при необходимости указываются их должности.

В констатирующей части излагается сущность, характер, методы и сроки проделанной работы. Делаются выводы, предложения и заключения по установленным фактам. Текст акта может быть разделен на пункты, содержать материал, представленный в виде таблицы.

В конце текста акта указывается количество составленных экземпляров и их местонахождение:

Составлен в двух экземплярах:

1-й экземпляр - направлен (наименование подразделения администрации города);

2-й экземпляр - подшит в дело N 12-01-11.

Количество экземпляров определяется количеством заинтересованных в нем сторон.

После отметки о количестве экземпляров акта следует отметка о наличии приложений к акту (при необходимости).

Акт считается принятым и вступает в действие после его подписания председателем, всеми членами комиссии или всеми лицами, участвовавшими в его составлении, и утверждения руководителем. Члены комиссии, не согласные с содержанием акта, обязаны подписать его с оговоркой о своем несогласии. Особое мнение члена комиссии оформляется на отдельном листе и прилагается к акту.

Заверение печатью необходимо для актов по материальным, финансовым и другим вопросам. Если акт является внешним документом, он заверяется гербовыми печатями подразделений администрации города и организаций, принимавших участие в его составлении.

Хранение актов осуществляется в соответствии с Перечнем.

8.2. Служебные письма - это обобщенное название большой группы управленческих документов, которые служат средством общения с юридическими и физическими лицами;

8.2.1. служебные письма в администрации города Перми подготавливаются как:

ответы на обращения граждан и организаций по вопросам, относящимся к компетенции администрации города Перми;

инициативные письма.

Проекты писем за подписью Главы города Перми - председателя Пермской городской Думы подготавливаются подразделениями администрации города, согласовываются, редактируются в установленном порядке и передаются в аппарат Пермской городской Думы с сопроводительным письмом главы администрации города Перми;

8.2.2. письма подготавливаются в соответствии с регламентами процессов ИСЭД СПД19.11 "Подготовка исходящего документа" и СПД19.12 "Подготовка внутреннего документа".

Процесс СПД19.12 "Подготовка внутреннего документа" используется для подготовки документа, адресатом которого является организация или должностное лицо, являющееся пользователем ИСЭД;

8.2.3. в администрации города Перми служебные письма оформляются на специальном бланке письма:

бланке письма администрации города Перми;

бланке письма главы администрации города Перми;

бланке письма заместителя главы администрации города Перми (в том числе первого заместителя главы администрации города Перми);

бланке письма руководителя аппарата администрации города Перми;

бланке письма подразделения администрации города;

8.2.4. на бланке письма должны быть размещены следующие основные реквизиты:

герб города Перми;

наименование - Администрация города Перми;

наименование подразделения администрации города;

справочные данные о подразделении администрации города;

код формы документа (ОКПО/ОКОГУ);

основной государственный регистрационный номер (ОГРН);

ИНН/КПП;

дата;

регистрационный номер;

ссылка на исходящий номер и дату документа, на который дается ответ;

адресат;

заголовок к тексту;

вступительное обращение (при необходимости);

текст;

приложения (при необходимости);

заключительная формула вежливости (при необходимости);

подпись должностного лица.

Отправляемые письма при необходимости (для подтверждения объективности информации, включенной в текст письма, отсутствия ошибочных положений, соответствия действующему законодательству, экономической обоснованности и так далее) подлежат согласованию в соответствии с пунктом 6.20 настоящей Инструкции.

Датой письма является:

отправляемого - дата его подписания ЭЦП в ИСЭД, которая проставляется в ИСЭД автоматически в специально отведенном месте на бланке письма рядом с реквизитом "Дата";

поступающего - дата регистрации в ИСЭД, которая распечатывается в правом нижнем углу.

Ссылка на регистрационный номер и дату запроса печатается на специально отведенном месте в бланке письма исполнителем документа.

Например: На N 12/08-14 от 03.05.2012.

Письмо практически всегда начинается с обращения. Вступительное обращение помещается по центру письма и выносится в отдельную строку. Заканчивается, как правило, восклицательным знаком.

При направлении письма нескольким адресатам обращение обычно не применяется или применяется обобщенное обращение, если это возможно. Например: "Уважаемые коллеги!", "Уважаемые господа!".

После обращения "Господин" не принято указывать инициалы или полное имя и отчество.

В письмах гражданам, если не известны имя-отчество, обращение не применяется;

8.2.5. текст письма следует размещать только на лицевой стороне бланка. Текст печатается шрифтом Times New Roman, размер шрифта N 14, интервал полуторный. Письмо, как правило, должно занимать 1-1,5 страницы, остальной текст целесообразно выносить в приложение. В случае когда письмо занимает более одной страницы, используется нумерация страниц по центру верхнего поля листа арабскими цифрами, начиная со второй страницы.

Письмо целесообразно подготавливать по одному вопросу. Это упрощает работу с документом (регистрация, исполнение, контроль). Несколько вопросов излагают в одном письме в случае, если они взаимосвязаны и будут рассматриваться в одном подразделении организации-адресата. Факты, события излагаются объективно, полно, четко. Неточности в изложении и оформлении текста не допускаются;

8.2.6. письма составляются по схеме: вступление, основная часть, заключение.

Во вступлении формулируется тема письма, объясняющая причины его написания. Вступление может содержать ссылку на документ и (или) его отдельные пункты, послужившие основанием, констатацию факта, события, сложившейся ситуации.

В основной части излагается описание события или ситуации, их анализ и приводимые доказательства, факты, разъяснения и сообщения, сопровождаемые расчетами, ссылками, документами.

Заключительная часть содержит выводы в виде предложений, мнений, требований, просьб, отказов, напоминаний.

Сокращенная форма письма содержит только вступительную и заключительную части.

Текст письма излагается от первого лица множественного числа (просим, направляем) или третьего лица единственного числа (отдел представляет, департамент рассмотрел). Начало основной части формулируется в зависимости от назначения и содержания письма.

Форма изложения текста письма от первого лица единственного числа (прошу, предлагаю, направляю и так далее) возможна в случаях, если письмо оформляется на бланке должностного лица.

Заключительная часть письма может заканчиваться формулой вежливости (отделяется от наименования должности запятой), например:

С уважением,

Начальник управления         личная подпись        инициалы, фамилия

Служебные письма оформляются согласно приложению 13 к настоящей Инструкции;

8.2.7. письма подписываются должностными лицами в соответствии с пунктом 6.19 настоящей Инструкции.

Вносить какие-либо исправления или дополнения в подписанные руководителем письма не допускается.

8.3. Служебные (докладные) записки.

Служебные (докладные) записки служат для передачи информации с одного уровня управления на другой о сложившейся ситуации, явлении или факте для принятия руководителем решения.

Служебные (докладные) записки подготавливаются в ИСЭД в соответствии с регламентом процесса СПД19.12 "Подготовка внутреннего документа".

Служебные (докладные) записки подготавливаются как по инициативе исполнителя документа, так и по указанию руководителя. Служебные (докладные) записки содержат следующие реквизиты:

наименование подразделения администрации города;

наименование вида документа - Служебная (докладная) записка;

дату;

регистрационный номер;

адресат;

заголовок к тексту;

текст;

отметку о наличии приложения (при необходимости);

подпись.

В служебных (докладных) записках используется форма изложения текста от первого лица единственного числа.

Текст служебной (докладной) записки состоит из двух частей. В первой части излагаются факты и события, послужившие поводом для написания, во второй части - выводы и предложения о конкретных действиях, которые, по мнению составителя, необходимо предпринять в связи с изложенными фактами.

Датой служебной (докладной) записки является дата подписания ЭЦП в ИСЭД.

Руководитель, которому адресована служебная (докладная) записка, решение по ее рассмотрению оформляет в виде резолюции.

Служебная (докладная) записка оформляется в соответствии с приложением 14 к настоящей Инструкции.

8.4. Объяснительная записка составляется должностным лицом и содержит следующие реквизиты:

наименование подразделения администрации города;

наименование вида документа - Объяснительная записка;

дату;

регистрационный номер;

адресат;

заголовок к тексту;

текст;

отметку о наличии приложения (при необходимости);

подпись.

8.5. Заключение - документ, содержащий мнение, выводы подразделения администрации города, коллегиального органа, руководителя или специалиста по какому-либо документу или вопросу.

Заключение оформляется на общем бланке подразделения администрации города или на стандартных листах бумаги.

Заключение должно иметь заголовок с указанием наименования документа или вопроса, на который оно подготовлено, дату подписания и регистрационный номер, подпись составителя.

Текст заключения состоит из двух частей. В первой части дается краткое изложение существа вопроса, анализ основных положений или предложений, общая оценка документа или вопроса. Во второй части излагаются конкретные замечания по существу рассматриваемого документа (вопроса) или предложения по согласованию.

IX. Особенности оформления документов, передаваемых по каналам электросвязи

9.1. Телеграмма - документ, выделяемый в связи с особым способом передачи текста по телеграфной сети общего пользования. Телеграмма составляется при необходимости срочной передачи информации.

В телеграмме содержатся следующие реквизиты:

категория телеграммы;

телеграфный адрес получателя;

текст (содержание телеграммы);

регистрационный номер, дата регистрации;

подпись;

адрес и наименование отправителя (помещается под чертой);

печать.

Категория телеграммы ("Срочная") указывается перед адресатом.

В телеграмме дается точный адрес: указываются индекс, город, номер почтового отделения, улица, номер дома, наименование организации, фамилия получателя.

В ответных телеграммах перед текстом обязательно указываются регистрационный номер и дата документа, на который дается ответ.

Текст телеграммы излагается кратко, без союзов и предлогов (если при этом не искажается содержание: в частности, отрицание "не" опускать нельзя), с сокращенными обозначениями знаков препинания: точка - тчк, запятая - зпт, двоеточие - двтч, кавычки - кв ч, скобки - скб, номер - нр. Знаки N, +, -, % следует писать словами: номер, плюс и так далее.

Все цифровые данные в тексте телеграммы пишутся словами. Сочетание из цифр и букв допускается только в заводских и торговых знаках и марках, в номерах домов, документов. Даты указываются арабскими цифрами (число, месяц, год), между цифрами разделительные знаки не ставятся.

Текст телеграммы печатается без переноса слов, абзацев, исправлений и не должен превышать 300 слов. Если телеграмма состоит из большего количества слов, она делится на несколько частей по 300 слов каждая, передаваемых как отдельные телеграммы. Текст телеграммы заканчивается точкой ("тчк"). Текст телеграммы не должен заканчиваться цифрой.

После текста перед подписью ставятся регистрационный номер и дата телеграммы. Подпись в телеграмме оформляется отдельной строкой.

Платный текст отделяется чертой от неоплачиваемой части. Под чертой указываются: должность лица, подписавшего телеграмму, подпись и ее расшифровка, дата подписи. Подпись руководителя заверяется гербовой печатью.

Адрес, текст телеграммы и подпись печатаются прописными буквами, а знаки препинания - строчными. Информация, не подлежащая передаче, печатается строчными буквами.

Телеграмма печатается на стандартных листах бумаги в двух экземплярах: первый - адресату, второй - копия с визой составителя в дело.

В нижней части листа оформляется отметка об исполнителе, подготовившем текст телеграммы, и указывается номер его телефона. Телеграмма визируется исполнителем.

Телеграммы, подписываемые главой администрации города Перми, заместителями главы администрации города Перми, руководителем аппарата администрации города Перми и руководителями функциональных подразделений администрации города Перми, отправляются отделом делопроизводства управления по общим вопросам администрации города Перми.

Функциональные и территориальные органы администрации города Перми регистрируют и отправляют телеграммы самостоятельно.

Телеграммы оформляются согласно приложению 15 к настоящей Инструкции.

9.2. Телефонограмма - документ, выделяемый в связи с особым способом передачи текста, передается устно по каналам телефонной связи и записывается (печатается) получателем.

Телефонограмма используется для оперативного решения служебных вопросов. Телефонограммой передаются несложные тексты (приглашения на совещания, заседания).

Если телефонограмма передается нескольким адресатам, к ней прилагается список с номерами телефонов, по которым она должна быть передана.

Прием телефонограмм осуществляют специалисты приемных руководителей. Полученные телефонограммы записываются в журнал учета телефонограмм (приложение 16 к настоящей Инструкции) с обязательным указанием фамилии передавшего, докладываются руководителю для оформления резолюции, доводятся до исполнителей.

9.3. Электронное сообщение (письмо) - документ, передаваемый с помощью электронной почты (системы связи между электронно-вычислительной техникой), получаемый в виде видеограммы на экране монитора или в виде бумажной копии, отпечатанной на принтере.

Электронная почта предназначается для доставки, отправки и передачи информации внутри администрации города Перми и юридическим и физическим лицам, имеющим соответствующие программные средства.

Электронное сообщение состоит из:

адреса или нескольких адресов получателей;

темы сообщения;

текста сообщения;

вложенных файлов.

Официальный электронный адрес администрации города Перми gorodperm@perm.permregion.ru (main@gorodperm.ru) установлен в отделе делопроизводства управления по общим вопросам администрации города Перми.

Официальные адреса электронной почты подразделений администрации города установлены в делопроизводственных службах (у специалистов, ответственных за делопроизводство).

Работники подразделений администрации города могут вести электронную переписку самостоятельно.

Отделом делопроизводства управления по общим вопросам администрации города Перми документы, полученные на официальный электронный адрес администрации города Перми, адресованные главе администрации города Перми, заместителям главы администрации города Перми и руководителю аппарата администрации города Перми, распечатываются, регистрируются в ИСЭД и направляются руководителям для рассмотрения.

Прием и передача электронных писем осуществляется в течение рабочего дня в постоянном режиме с обязательным подтверждением о получении отправителю, если он этого требует.

Адресат получает изображение документа на экране компьютера, а затем при необходимости распечатывает его на бумажном носителе. В этом случае в верхней части первого листа документа проставляется штамп "ПОЛУЧЕНО ПО ЭЛЕКТРОННОЙ ПОЧТЕ".

Тема электронного сообщения задается автором сообщения и выражает в краткой форме основное содержание документа, что позволяет быстро определить степень его информативности, важность или срочность, помогает ориентироваться в содержании документа при его получении. Тема электронного сообщения используется при регистрации электронного письма.

Текст официального электронного сообщения обязательно содержит:

наименование подразделения администрации города;

Ф.И.О. адресата;

должность, Ф.И.О. автора сообщения и номер его телефона.

9.4. Факсимильная связь является одним из видов электросвязи, передающим информацию с бумажного носителя при помощи факсимильной аппаратуры, и предназначена для оперативной передачи информации и приема документов.

При использовании факсимильной связи возможна отправка и получение графической информации (текст, таблица, график, рисунок, чертеж, фотография) на бумажном носителе.

Все, что подлежит передаче средствами факсимильной связи (текст, фотография, чертеж), должно быть написано или изображено в соответствии с требованиями, изложенными в настоящей Инструкции. Объем передаваемого документа не должен превышать пяти листов.

Отправляемые документы должны быть напечатаны четким, контрастным шрифтом (Werdana или Arial) или написаны контрастными (черными, темно-синими) чернилами, пастой шариковой ручки. Чертежи и штриховые изображения оформляются четко и контрастно, свободное поле чертежей не должно иметь помарок. Не производится отправка документов, написанных с использованием красного, зеленого, желтого цветов, отпечатанных или написанных на красной, серой бумаге, а также напечатанных шрифтом слабой контрастности или с недостаточной четкостью.

Поступающие факсограммы регистрируются как служебные письма в соответствии с регламентами процессов ИСЭД.

Поступившие факсограммы для подразделений администрации города без проставления регистрационного штампа передаются адресатам в день их приема.

В бланках писем в реквизите "Справочные данные" предусматривается номер факсимильного аппарата подразделения администрации города. Факсимильный аппарат, имеющий официальный номер администрации города Перми - (342) 212 23 91, установлен в отделе делопроизводства управления по общим вопросам администрации города Перми и указывается на бланках писем администрации города Перми, главы администрации города Перми, заместителей главы администрации города Перми, руководителя аппарата администрации города Перми.

Контроль за использованием факсимильной техники, установленной в подразделениях администрации города, осуществляется их руководителями.

X. Организация документооборота и исполнения документов

10.1. Организация документооборота.

Движение документов в администрации города Перми с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправки образует документооборот. Электронный документооборот администрации города Перми организован в ИСЭД.

Документы администрации города Перми делятся на поступающие и создаваемые.

Поступающие документы классифицируются по содержанию на инициативные и ответные.

Создаваемые документы делятся на внутренние и исходящие, по содержанию - на инициативные и ответные.

Каждая группа документов имеет свои особенности обработки и прохождения.

В организации документооборота выделяются следующие этапы:

прием и первичная обработка поступающих документов;

предварительное рассмотрение и распределение документов;

регистрация;

сканирование документов и прикрепление электронного образа документа в ИСЭД;

подготовка резолюций;

направление на исполнение;

исполнение документов (составление, оформление, согласование);

контроль за исполнением;

информационно-справочная работа по прохождению и исполнению документов;

отправка.

10.2. Прием и отправка документов в администрации города Перми осуществляются следующими способами:

фельдъегерской службой - документы, отнесенные к категории ограниченного доступа;

через почтовое отделение - письменная корреспонденция в виде простых и заказных писем, почтовых карточек, бандеролей и мелких пакетов, а также печатные издания. Письма могут доставляться ускоренным способом:

курьерами;

с использованием электронной почты;

с использованием факсимильной и телеграфной связи;

в виде телефонограмм.

10.3. Прием, обработка и распределение поступающих документов.

Прием, первоначальная обработка и распределение корреспонденции, поступившей на имя главы администрации города Перми, заместителей главы администрации города Перми, руководителя аппарата администрации города Перми, производятся в отделе делопроизводства управления по общим вопросам администрации города Перми.

Документы, поступающие на бумажных носителях, проходят первичную обработку с соблюдением всех мер предосторожности на предмет вредных и опасных для здоровья людей вложений: конверты (бандероли) с документами вскрываются, за исключением конвертов с пометкой "лично", проверяется правильность доставки, целостность упаковки, наличие указанных вложений, а также наличие удостоверяющих реквизитов (подписи, печати и другое).

Поступившие в администрацию города Перми документы на бумажном носителе включаются в ИСЭД после сканирования и создания электронных образов документов.

В случае отсутствия указанных вложений или необходимых реквизитов документы возвращаются отправителю с указанием причин возврата.

Ошибочно поступившие документы возвращаются отправителю или пересылаются по принадлежности, если известен адрес получателя.

Документы, поступившие в администрацию города Перми, но адресованные Главе города Перми - председателю Пермской городской Думы, передаются в аппарат Пермской городской Думы.

Конверты, как правило, уничтожаются, кроме случаев, когда только по ним можно установить адрес отправителя или дату отправки и получения корреспонденции, а также когда корреспонденция имеет личный характер, а на конверте нет надписи "лично".

Предварительное рассмотрение документов производится с целью распределения поступившей корреспонденции на документы, требующие личного рассмотрения руководством администрации города Перми, и документы, направляемые непосредственно в подразделения администрации города и должностным лицам администрации города Перми, а также на документы, требующие личного рассмотрения главой администрации города Перми либо в соответствии с компетенцией заместителями главы администрации города Перми, руководителем аппарата администрации города Перми. Предварительное рассмотрение осуществляется на основании содержания документа, установленного в администрации города Перми распределения обязанностей между главой администрации города Перми и заместителями главы администрации города Перми, и с учетом вопросов, отнесенных к сферам ведения подразделений администрации города.

Без предварительного рассмотрения передаются по назначению документы, адресованные непосредственно подразделениям администрации города или должностным лицам администрации города Перми.

Подразделения администрации города осуществляют прием корреспонденции как через отдел делопроизводства управления по общим вопросам администрации города Перми, так и самостоятельно через делопроизводственные службы. Корреспонденция, поступившая в адрес подразделений администрации города Перми, в отделе делопроизводства управления по общим вопросам администрации города Перми не регистрируется, а направляется непосредственно адресатам, которые организуют работу с корреспонденцией самостоятельно. Ответственность за организацию работы с указанной корреспонденцией несут руководители подразделений администрации города.

Прием и обработка корреспонденции в администрации города Перми происходят децентрализованно:

законы Пермского края, постановления Законодательного Собрания Пермского края, решения и постановления Правительства Пермского края, постановления и распоряжения губернатора Пермского края, вся служебная корреспонденция и телеграммы, адресованные руководству администрации города Перми - в отделе делопроизводства управления по общим вопросам администрации города Перми;

документы, поступившие на имя главы администрации города Перми, но относящиеся к компетенции Главы города Перми - председателя Пермской городской Думы, переадресовываются в аппарат Пермской городской Думы с сопроводительным письмом, подписанным руководителем аппарата администрации города Перми;

обращения граждан - в отделе по работе с обращениями граждан администрации города Перми;

документы, поступившие в адрес подразделений администрации города - в подразделениях администрации города;

документы, поступившие на имя председателей коллегиальных органов - секретарями соответствующих коллегиальных органов;

документы, полученные по специальной связи - в секторе по спецработе администрации города Перми;

судебная корреспонденция - в секторе судебной защиты правового управления администрации города Перми;

документы, поступившие непосредственно руководителям администрации города Перми, минуя отдел делопроизводства управления по общим вопросам администрации города Перми, должны быть переданы помощниками руководителей администрации города Перми для регистрации в отделе делопроизводства управления по общим вопросам администрации города Перми.

Прием телеграмм осуществляется под подпись с проставлением даты и времени приема, телеграммы регистрируются в ИСЭД.

Прием телефонограмм осуществляется специалистами приемных.

Факсограммы обрабатываются в соответствии с пунктом 9.4 настоящей Инструкции.

Документы, поступающие в администрацию города Перми официально по электронной почте, проходят прием, регистрацию, предварительное рассмотрение, рассмотрение руководством в соответствии с регламентом процесса СПД19.16 "Регистрация входящего документа".

10.4. Организация обработки и передачи отправляемых документов.

Документы, отправляемые администрацией города Перми, передаются почтовой и электрической связью.

Обработка документов для отправки почтовой связью осуществляется в соответствии с действующими Правилами оказания услуг почтовой связи.

С помощью средств электрической связи осуществляется передача факсограмм, телефонограмм, электронных документов.

Документы, подписанные главой администрации города Перми, заместителями главы администрации города Перми, руководителем аппарата администрации города Перми, отправляются отделом делопроизводства управления по общим вопросам администрации города Перми. Документы, подписанные руководителями подразделений администрации города, отправляются делопроизводственными службами.

В отдел делопроизводства управления по общим вопросам администрации города Перми документы для отправки поступают по ИСЭД полностью оформленными, скомплектованными со всеми приложениями. Отделом делопроизводства управления по общим вопросам администрации города Перми из ИСЭД для отправки распечатываются только приложения, содержащие не более 20 листов, в остальных случаях исполнитель документа представляет приложения в отдел делопроизводства управления по общим вопросам администрации города Перми для отправки в распечатанном виде. В карточке исходящего документа в ИСЭД обязательно указывается почтовый адрес, электронный адрес (если документ отправляется по электронной почте). Отправляемые документы должны быть согласованы в установленном порядке, подписаны ответственным должностным лицом. Подразделения администрации города обрабатывают конверты самостоятельно. Конверты в почтовые отделения доставляются специалистами, ответственными за делопроизводство в подразделениях администрации города. Функциональные органы и функциональные подразделения администрации города, имеющие небольшой документооборот, прокатывают конверты через франкировальную машину в отделе делопроизводства управления по общим вопросам администрации города Перми при условии заключения договора на возмещение почтовых затрат.

Досылка или замена разосланного ранее документа осуществляется по указанию лица, подписавшего документ, или начальника управления по общим вопросам администрации города Перми.

10.5. Порядок прохождения внутренних документов.

Внутренний документооборот включает:

подготовку правовых актов администрации города Перми;

переписку между главой администрации города Перми и заместителями главы администрации города Перми, руководителем аппарата администрации города Перми;

переписку между функциональными, территориальными органами и функциональными подразделениями администрации города Перми.

Состав внутреннего документооборота:

проекты правовых актов;

служебные, докладные, аналитические, пояснительные, объяснительные записки;

заявки, отчеты, планы работы, справки и так далее.

Передача документов на бумажном носителе между подразделениями администрации города осуществляется через делопроизводственные службы. Контроль за сроками рассмотрения и исполнения документов осуществляется соответствующей делопроизводственной службой.

Документы, подготовленные в ИСЭД, адресатом которых являются пользователи ИСЭД, передаются в ИСЭД.

10.6. Регистрация документов.

Регистрации подлежат все документы, требующие учета, принятия решения и исполнения.

Документы регистрируются независимо от способа их доставки, передачи или создания.

Документы регистрируются один раз: поступающие - в день поступления, создаваемые - в день подписания или утверждения. Регистрация срочных документов осуществляется незамедлительно. Документы, поступившие в отдел делопроизводства управления по общим вопросам администрации города Перми после 16.00 час., регистрируются следующим рабочим днем.

Регистрация поступающих, внутренних и отправляемых документов производится децентрализованно:

документы, поступающие на рассмотрение главы администрации города Перми, заместителей главы администрации города Перми и руководителя аппарата администрации города Перми, документы, подписанные главой администрации города Перми, заместителями главы администрации города Перми и руководителем аппарата администрации города Перми, регистрируются в отделе делопроизводства управления по общим вопросам администрации города Перми;

документы, создаваемые по направлениям деятельности подразделений администрации города, регистрируются в подразделениях администрации города.

Регистрация документов ограниченного распространения (имеющих пометку "ДСП") и содержащих персональные данные производится в ИСЭД, при этом ввод текстов таких документов, их сканирование, хранение и распечатка в ИСЭД не допускается.

Запрещается осуществлять в ИСЭД регистрацию и иную обработку документов, содержащих сведения, составляющие государственную тайну.

Поступившая корреспонденция учитывается и распределяется на регистрируемую и нерегистрируемую. Перечень нерегистрируемой в отделе делопроизводства управления по общим вопросам администрации города Перми корреспонденции представлен в приложении 17 к настоящей Инструкции.

Поступающие документы регистрируются в ИСЭД в соответствии с регламентами процессов СПД 19.16 "Регистрация входящего документа" и СПД 19.22 "Прикрепление приложения к входящему документу". Документ сканируется, электронный образ документа добавляется в ИСЭД.

В ИСЭД заполняются следующие поля: наименование процесса, номер автора, дата автора, вид документа, корреспондент, ФИО лица, подписавшего документ, категория корреспондента, руководитель, адресат, краткое содержание, срок исполнения документа, в ответ на, номенклатура дел за год, индекс дела по номенклатуре дел, способ доставки, прикрепление электронного образа, контроль, деятельность, цель.

Для документов, подписанных главой администрации города Перми, заместителями главы администрации города Перми, руководителем аппарата администрации города Перми, индекс дела по номенклатуре дел указывается отделом делопроизводства управления по общим вопросам администрации города Перми, для документов, подписанных руководителями подразделений администрации города - делопроизводственными службами соответствующих подразделений администрации города.

На зарегистрированных документах в нижней правой части лицевой стороны первого листа основного документа распечатывается дата регистрации и входящий номер документа.

Рассмотрение документов руководителями осуществляется в соответствии с регламентом процесса СПД 20.11 "Исполнение документа, резолюции или поручения".

10.7. Поисковая система по документам.

ИСЭД позволяет выполнять два вида поиска документов:

простой поиск (контекстный поиск) - поиск документа осуществляется по указанному в поле поиска слову, словосочетанию или набору символов. В результате простого поиска ИСЭД найдет все объекты, в тексте, названии или на регистрационной карточке (свойствах) которых встречаются указанные в критерии слова, словосочетания или набор символов;

расширенный поиск (атрибутивный поиск) - поиск документа осуществляется по заданным значениям его атрибутов (номеру, названию, дате регистрации, адресату и так далее). В результате расширенного поиска ИСЭД найдет все документы, значения атрибутов которых удовлетворяют указанным критериям поиска.

Для создания поисковых систем устанавливается следующий состав основных реквизитов: наименование процесса, номер автора, дата автора, вид документа, корреспондент, Ф.И.О. лица, подписавшего документ, категория корреспондента, руководитель, адресат, краткое содержание, срок исполнения документа, в ответ на, номенклатура дел за год, индекс дела по номенклатуре дел, способ доставки, прикрепление электронного образа, контроль, деятельность, цель.

Для организации поиска документов используется хранилище ИСЭД.

В ИСЭД предусмотрена возможность сохранения условий поискового запроса в базе данных. Сохранив условия поиска, пользователь ИСЭД может в дальнейшем воспользоваться этим же запросом для нового поиска документов в хранилище.

10.8. Порядок рассмотрения документов, адресованных руководству администрации города Перми.

Рассмотрение документов осуществляется в рамках процесса ИСЭД СПД20.11 "Исполнение документа, резолюции или поручения".

Подготовка к рассмотрению документов, поступивших на имя главы администрации города Перми, заместителей главы администрации города Перми, руководителя аппарата администрации города Перми, осуществляется их помощниками и включает:

ознакомление с содержанием документов;

подготовку и оформление проектов резолюций по исполнению документов;

направление документа с резолюцией исполнителям осуществляется в ИСЭД.

По документам, требующим исполнения, помощники руководителей администрации города Перми оформляют проекты резолюций в соответствии с пунктом 6.14 настоящей Инструкции.

Срочные документы рассматриваются незамедлительно.

Корреспонденция рассматривается руководителями администрации города Перми в день их регистрации.

Срок ознакомления и/или согласования документа не должен превышать 2 рабочих дней.

10.9. Работа исполнителей с документами.

Исполнение документа предусматривает сбор и обработку необходимой информации, подготовку проекта итогового документа, его оформление, согласование, представление на подписание (утверждение) руководителям, подготовку к пересылке адресату, списание в дело.

Исполнение документа в ИСЭД осуществляется в рамках регламента процесса СПД20.11 "Исполнение документа, резолюции или поручения".

Исполнение документа по существу должно быть закончено в течение 2/3 срока, предусмотренного для исполнения документов данного вида. Оставшаяся 1/3 срока предназначена для согласования, проведения рабочих встреч, консультаций, редактирования и подписания проекта документа.

Исполнение документа осуществляется в соответствии с резолюцией руководителя.

Документы, поступившие в подразделения администрации города и содержащие вопросы, не входящие в их компетенцию, направляются ими не позднее 7 календарных дней с даты регистрации в соответствующие подразделения администрации города, в компетенцию которых входит решение поставленных в документе вопросов, с уведомлением заявителя, направившего документ, о переадресации документа.

Документ может иметь несколько резолюций (одного или нескольких должностных лиц) в соответствии с этапами рассмотрения документа. При этом последующие резолюции не должны дублировать первую либо противоречить ей.

Порядок наложения резолюции и исполнения задачи, резолюции или поручения в рамках процесса ИСЭД СПД20.11 "Исполнение документа, резолюции или поручения" предполагает направление задачи по исполнению документа только ответственному исполнителю (руководителю или сотруднику).

При такой схеме руководитель (или помощник руководителя) в поле "Содержание резолюции" заносит полный текст резолюции с указанием всех исполнителей, в компетенцию которых входит решение вопроса, изложенного в документе, а в поле "Исполнитель" указывает только ответственного исполнителя - первого в резолюции. Соисполнителям задача "Наложить резолюцию или исполнить поручение/резолюцию" не поступает.

Документы со сроком исполнения менее 10 дней направляются соисполнителям в ИСЭД с помощью функции "Быстрая отправка". Данная функция позволяет соисполнителям оперативно ознакомится с документами до поступления ответа на письмо для согласования либо получения поручения от ответственного исполнителя.

В случае если резолюция к документу состоит из контрольной и неконтрольной частей, исполнителям из неконтрольной части документ направляется с помощью функции "Быстрая отправка".

Документы, полученные в ИСЭД с помощью функции "Быстрая отправка", не требуют наложения резолюции или исполнения. Руководителям следует направлять работникам данные документы в ИСЭД, используя функцию делегирования с занесением комментариев на закладке в задаче.

Документы, не требующие ответа, и документы, поступившие для сведения, направляются по ИСЭД всем исполнителям в соответствии с резолюцией.

В случае неверного указания ответственного исполнителя в резолюции документ должен быть возвращен должностному лицу, подписавшему резолюцию, для направления по компетенции не позднее 7 календарных дней с даты регистрации. ИСЭД позволяет осуществлять возврат резолюции только на один уровень. Переадресация документов должна осуществляться в соответствии с регламентами процессов ИСЭД СПД19.16. "Регистрация входящих документов" и СПД 20.11 "Исполнение документа, резолюции или поручения".

В ИСЭД запуск связанного процесса по подготовке документа во исполнение резолюции должен осуществляться только ответственным исполнителем. Во исполнение резолюции соисполнители получают от ответственного исполнителя поручения на подготовку своей части документа.

Ответственный исполнитель (непосредственный автор ответа) запускает из задачи "Наложить резолюцию или исполнить поручение/резолюцию" связанный процесс "Подготовка исходящего/внутреннего документа" и из него направляет поручения о представлении необходимой информации соисполнителям, указанным в резолюциях верхнего уровня. В случае если резолюция верхнего уровня подписана главой администрации города Перми, поручение на представление информации направляется непосредственным автором ответа заместителю главы администрации города Перми, указанному соисполнителем в тексте данной резолюции. Соответственно, если резолюция верхнего уровня подписана заместителем главы администрации города, то поручение на представление информации направляется руководителю подразделения администрации города, указанному соисполнителем в тексте резолюции.

При формировании ответа по процессу "Подготовка исходящего/внутреннего документа" ответственный исполнитель обязан указать в списке согласующих всех, кто был указан в качестве соисполнителей в резолюции верхнего уровня, кроме исполнителей, указанных в резолюции "Для сведения".

Соисполнители (за исключением правового управления администрации города Перми) обязаны представить ответственному исполнителю в установленные сроки необходимые материалы (предложения, справки, сведения и тому подобное). Все исполнители отвечают за полноту и достоверность информации, использованной при подготовке проекта документа.

Ответственный исполнитель согласовывает с соисполнителями проект документа перед его подписанием. Соисполнители при отсутствии замечаний и (или) предложений обязаны согласовать подготовленный ответственным исполнителем проект документа либо (при наличии замечаний) отклонить для доработки с комментариями в течение 2 рабочих дней. Комментарии должны быть четкими и обоснованными.

Документы должны быть согласованы в соответствии с пунктом 6.20 настоящей Инструкции.

10.10. Контроль за исполнением.

Организация контроля за сроками рассмотрения и исполнения документов в администрации города Перми осуществляется в установленном порядке.

В администрации города Перми отделом делопроизводства управления по общим вопросам администрации города Перми ведется автоматизированный контроль за исполнением писем в ИСЭД, рассматриваемых главой администрации города Перми, заместителями главы администрации города Перми, руководителем аппарата администрации города Перми.

Письма подлежат исполнению в следующие сроки:

с указанием конкретной даты исполнения - в указанный срок;

без указания конкретной даты исполнения:

срочные - в течение 3 календарных дней;

остальные - в срок не более 30 календарных дней;

по запросам депутатов Пермской городской Думы, Законодательного Собрания Пермского края - в течение 10 календарных дней;

по обращениям депутатов Пермской городской Думы, Законодательного Собрания Пермского края - в течение 10 рабочих дней;

по запросам Уполномоченного по правам человека в Пермском крае или Уполномоченного по правам ребенка в Пермском крае - по вопросам защиты прав и свобод человека - 15 календарных дней, по иным вопросам - 30 календарных дней;

протесты, требования прокурора - 10 календарных дней;

представления прокуратуры - 30 календарных дней;

парламентский запрос - 15 календарных дней;

по запросам членов Совета Федерации и депутатов Государственной Думы Российской Федерации - 30 календарных дней;

по запросу средств массовой информации - 7 календарных дней, в случае направления уведомления об отказе в представлении информации - 3 календарных дня.

При регистрации в отделе делопроизводства управления по общим вопросам администрации города Перми письмам со сроком исполнения менее 10 дней устанавливается срок, превышающий срок исполнения на 3 рабочих дня, для возможности технического завершения процессов в ИСЭД.

Сроки исполнения служебных писем могут быть типовыми и индивидуальными. Типовые сроки устанавливаются действующим законодательством. Индивидуальные сроки исполнения устанавливаются руководителем. Конечная дата исполнения документа указывается в резолюции руководителя.

Дата исполнения, указанная в резолюции руководителя, фиксируется в ИСЭД. Изменение срока исполнения документов также автоматически фиксируется в ИСЭД.

В ИСЭД изменение срока исполнения документа осуществляется в соответствии с регламентом процесса СПД 20.13 "Продление срока".

При невозможности подготовки ответа на служебные письма в установленный срок продление срока осуществляется только на основании промежуточного ответа. Продлить срок рассмотрения письма можно не более чем на 30 календарных дней. В тексте промежуточного ответа обязательно должен быть указан срок представления окончательного ответа.

Исполнитель документа имеет право на продление срока не более чем на 3 рабочих дня для обеспечения технической возможности завершения всех этапов в рамках регламента процесса ИСЭД только в случае подписания в срок ответа заявителю.

Сроки исполнения срочных и оперативных документов, как правило, не продлеваются.

Служебные письма, по которым срок исполнения своевременно не был продлен, считаются не исполненными в срок.

Если установленный срок исполнения документов приходится на выходные или праздничные дни, сроком исполнения документа считается первый после выходных или праздничных дней рабочий день.

10.11. Порядок снятия документов с контроля.

Документ снимается с контроля после фактического выполнения всех поручений по существу, документированного подтверждения исполнения и сообщения результатов заинтересованным организациям и лицам.

В ИСЭД документ считается исполненным после завершения всех этапов многоуровневой проверки в соответствии с процессом СПД20.11 "Исполнение документа, резолюции или поручения".

Руководитель принимает решение о снятии документа с контроля после изучения всех представленных документов (копии ответа заявителю, протокола совещания, если таковое проводилось, копии правового акта, если таковой издавался, служебной записки, если проведена встреча с заявителем и он не настаивает на подготовке письменного ответа, и так далее).

Отметка об исполнении входящего документа, по которому не предусмотрена подготовка ответа, оформляется исполнителем на закладке "Комментарии" в ИСЭД, например: "сообщено по телефону...", "проведено совещание...", "издано постановление..." и тому подобное.

10.12. Учет количества документов.

Количество документов за определенный период времени составляет объем документооборота в администрации города Перми (подразделении администрации города).

Учет осуществляется в ИСЭД по месту регистрации документов. Результаты учета количества документов обобщаются делопроизводственной службой и представляются руководителю подразделения администрации города.

За единицу учета количества документов принимается электронный документ, зарегистрированный в ИСЭД.

Учет количества документов осуществляется как в целом по администрации города Перми, так и отдельно в каждом подразделении администрации города.

Поступающие, внутренние и отправляемые документы подсчитываются отдельно.

10.13. Анализ состояния исполнительской дисциплины.

Анализ сроков рассмотрения и исполнения служебных писем проводится на основе данных в ИСЭД делопроизводственной службой.

Отдел делопроизводства управления по общим вопросам администрации города Перми еженедельно (по четвергам) подготавливает перечни служебных писем, находящихся на исполнении, поставленных на контроль главой администрации города Перми, заместителями главы администрации города Перми, руководителем аппарата администрации города Перми, зарегистрированных на дату подготовки отчета. Перечни направляются помощникам заместителей главы администрации города Перми, руководителю аппарата администрации города Перми, в подразделения администрации города.

Делопроизводственная служба осуществляет контроль за состоянием исполнительской дисциплины, еженедельно составляет перечни неисполненных и подлежащих исполнению служебных писем и доводит информацию до руководителя.

10.14. За неисполнение или ненадлежащее исполнение документов, нарушение установленных сроков их исполнения, а также требований настоящей Инструкции на работников администрации города Перми могут налагаться дисциплинарные взыскания в установленном порядке.

XI. Порядок использования, изготовления и хранения печатей и штампов

В администрации города Перми для заверения подлинности подписи должностного лица на документах, соответствия копии документа подлиннику применяются гербовые (с изображением герба города Перми) и другие печати.

Оттиск гербовой печати администрации города Перми (с изображением герба города Перми) проставляется на документах, подписанных главой администрации города Перми, заместителями главы администрации города Перми, руководителем аппарата администрации города Перми (приложение 7 к настоящей Инструкции).

Простые круглые печати проставляются на копиях документов, выписках из документов для удостоверения их соответствия подлиннику, командировочных удостоверениях для подтверждения отметок о прибытии и выбытии.

Для проставления отметок о получении, регистрации, прохождении и исполнении документов, других отметок справочного характера применяются соответствующие штампы.

Штампы с воспроизведением подписи должностного лица при необходимости разрешается использовать на копиях документов, подписанных в установленном порядке. Использование указанных штампов при оформлении подлинников документов запрещается. Необходимость изготовления штампов с воспроизведением подписи главы администрации города Перми, заместителей главы администрации города Перми, руководителя аппарата администрации города Перми определяется непосредственно руководителями администрации города Перми.

Функциональные и территориальные органы администрации города Перми имеют гербовые печати с указанием в оттиске полного наименования в соответствии с наименованием, закрепленным в учредительных документах. Заказ, учет и хранение печатей функциональные и территориальные органы администрации города Перми осуществляют самостоятельно в соответствии с требованиями ГОСТ Р 51511-2001. Эти же требования используются и при изготовлении других печатей.

Функциональные подразделения администрации города Перми гербовых печатей не имеют. Печати и штампы функциональные подразделения администрации города Перми заказывают самостоятельно. Печати и штампы функциональных подразделений администрации города Перми подлежат обязательному учету в делопроизводственной службе, выдаются под подпись работникам, ответственным за их использование. Учет ведется в специальном журнале. Журнал учета печатей и бланков включается в номенклатуру дел.

Гербовая печать администрации города Перми хранится в отделе протокола управления по общим вопросам администрации города Перми.

Гербовая печать главы администрации города Перми хранится в отделе по вопросам муниципальной службы и кадров администрации города Перми.

Печати и штампы хранятся в надежно закрываемых и опечатываемых сейфах или шкафах.

Ответственность за соблюдение порядка использования, хранения печатей и штампов в подразделениях администрации города возлагается на руководителей подразделений администрации города.

В случае утраты печатей и штампов незамедлительно ставится в известность руководитель подразделения администрации города.

При оставлении должности работник, ответственный за использование печатей и штампов, сдает их руководителю подразделения администрации города под подпись в журнале учета печатей и штампов.

Пришедшие в негодность или утратившие значение печати и штампы уничтожаются по акту с отметкой в журнале учета печатей и штампов.

XII. Организация документов в делопроизводстве

12.1. Организация документов в делопроизводстве - совокупность видов работ, обеспечивающих сохранность, учет, систематизацию документов, формирование и оформление дел на делопроизводственной стадии и их передачу на хранение в архив.

Все виды работ осуществляются в соответствии с требованиями, установленными государственными стандартами на документы, нормативными и методическими документами Федеральной архивной службы России, нормативными и методическими документами по архивному делу и делопроизводству, действующими на территории города Перми.

Основными видами работ, обеспечивающими правильную организацию документов в делопроизводстве, являются составление номенклатуры дел и формирование дел.

12.2. Номенклатура дел - систематизированный перечень заголовков дел, заводимых в подразделениях администрации города, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке.

Номенклатура дел предназначена для:

организации формирования исполненных документов в дела;

систематизации, учета и поиска дел;

определения сроков хранения документов;

составления описей дел постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу;

учета дел временного (до 10 лет включительно) хранения.

При составлении номенклатуры дел следует руководствоваться положением о подразделении администрации города, штатным расписанием, планами, отчетами, перечнями документов с указанием сроков хранения, номенклатурой дел за предшествующие годы.

В номенклатуру дел включаются заголовки дел, отражающие все документированные участки работы и направления деятельности, справочные, контрольные картотеки и журналы учета, переходящие дела, дела ликвидированного подразделения, правопреемником которого является данное подразделение. Периодические издания в номенклатуру дел не включаются.

Ответственность за составление номенклатуры дел возлагается на делопроизводственную службу и руководителя подразделения администрации города.

12.3. Функциональные и территориальные органы администрации города Перми являются самостоятельными источниками комплектования муниципального бюджетного учреждения "Архив города Перми" (далее - МБУ "Архив города Перми").

Сводная номенклатура дел источника комплектования МБУ "Архив города Перми":

составляется на основе номенклатур дел структурных подразделений функционального или территориального органа администрации города Перми (приложение 18 к настоящей Инструкции) специалистом, ответственным за ведение архива, при методической помощи МБУ "Архив города Перми";

подписывается специалистом, ответственным за ведение архива, либо начальником делопроизводственной службы;

согласовывается с экспертной комиссией функционального или территориального органа администрации города Перми (далее - ЭК);

согласовывается с экспертно-проверочной методической комиссией (далее - ЭПМК) Агентства по делам архивов Пермского края;

утверждается руководителем функционального или территориального органа администрации города Перми.

12.4. Функциональные подразделения администрации города Перми являются источниками комплектования архива администрации города Перми.

Номенклатура дел источника комплектования архива администрации города Перми:

составляется специалистом, ответственным за ведение архива, не позднее 15 ноября текущего года;

утверждается руководителем функционального подразделения администрации города Перми;

представляется в отдел протокола управления по общим вопросам администрации города Перми для составления сводной номенклатуры дел администрации города Перми.

Сводная номенклатура дел администрации города Перми составляется на основе номенклатур дел источников комплектования архива администрации города Перми:

подписывается специалистом, ответственным за ведение архива администрации города Перми;

согласовывается с экспертной комиссией по определению ценности документов администрации города Перми (далее - ЭК);

согласовывается с ЭПМК Агентства по делам архивов Пермского края;

утверждается руководителем аппарата администрации города Перми.

12.5. В конце каждого года сводная номенклатура дел уточняется, переоформляется, согласовывается на ЭК и утверждается в установленном порядке. Вводится в действие с 01 января следующего года.

Утвержденная сводная номенклатура дел является документом постоянного хранения и включается в номенклатуру дел.

Номенклатура дел пересогласовывается с ЭПМК Агентства по делам архивов Пермского края не реже 1 раза в 5 лет.

Вновь образованное подразделение администрации города обязано в срок не более полугода (при реорганизации - в месячный срок) разработать и представить:

сводную номенклатуру дел источников комплектования МБУ "Архив города Перми" - в МБУ "Архив города Перми" (копию - в отдел протокола управления по общим вопросам администрации города Перми);

номенклатуру дел источников комплектования архива администрации города Перми - в отдел протокола управления по общим вопросам администрации города Перми для составления сводной номенклатуры дел администрации города Перми.

В случае изменения функций и структуры функционального или территориального органа администрации города Перми (реорганизации) сводная номенклатура дел пересоставляется, согласовывается с ЭПМК Агентства по делам архивов Пермского края и заново утверждается руководителем функционального или территориального органа администрации города Перми.

Текущие изменения и дополнения вносятся в течение года, для чего используются резервные номера.

Заверенные в установленном порядке копии сводной номенклатуры направляются в МБУ "Архив города Перми" и отдел протокола управления по общим вопросам администрации города Перми.

В структурные подразделения направляются выписки из сводной номенклатуры дел (из соответствующих разделов), подписываются составителем и под подпись раздаются тем специалистам, которые отвечают за создание документов на различных участках работ.

Выписки из номенклатуры дел крепятся в месте, где находятся папки.

Наименованиями разделов сводной номенклатуры дел являются наименования структурных подразделений, расположенные в соответствии с утвержденной структурой и штатным расписанием. Первым разделом в номенклатуру дел включается делопроизводственная служба. Если структурное деление отсутствует, номенклатура дел строится по функциональному принципу - названия разделов определяются содержанием управленческих функций и направлений деятельности.

Сводная номенклатура дел печатается в необходимом количестве экземпляров. Первый утвержденный экземпляр номенклатуры дел (подлинник) является документом постоянного хранения и включается в номенклатуру дел в раздел делопроизводственной службы. Второй используется в делопроизводственной службе в качестве рабочего. Третий - применяется в архиве. Четвертый передается в МБУ "Архив города Перми".

12.6. Сводная номенклатура дел имеет унифицированную форму, титульный лист печатается на общем бланке, сведения оформляются в таблице в пяти графах (приложение 19 к настоящей Инструкции):

12.6.1. индекс - это цифровое обозначение подразделения администрации города и порядкового номера заголовка дела по номенклатуре в пределах структурного деления. Индексы обозначаются арабскими цифрами, через дефис. Например: 01-19, где 01 - обозначение подразделения администрации города, 19 - порядковый номер заголовка дела по номенклатуре.

В номенклатуре дел рекомендуется сохранять одинаковые индексы для однородных дел;

12.6.2. заголовки дел должны точно и полно отражать все документированные участки работы, состав и содержание документов дела.

Заголовок должен быть кратким и четким, правильно раскрывать основное содержание и состав документов дела.

В заголовке дела не допускается неконкретная формулировка названия, не раскрывающая суть документа ("общая переписка", "разные материалы"), название не вида документа, а какой-либо функции ("вопросы строительства"). Не допускается употребление сокращенных слов и сокращенных наименований.

Не допускается помещать в один заголовок документы разных сроков хранения.

Порядок расположения заголовков дел определяется степенью важности документов:

организационно-распорядительные документы;

планово-отчетные документы;

документы по основным направлениям деятельности.

Элементы заголовка располагаются в логической последовательности, причем вид дела (переписка, журнал, книга и так далее) или виды документов (протоколы, приказы, отчеты, акты и так далее), характеризующие состав дела, указываются в начале заголовка. Затем оформляется: автор документа, корреспондент или адресат, которому будут адресованы или от которого получены документы, краткое содержание документов дела, даты (период), к которым относятся документы дела, указание на копийность документов дела.

В некоторых случаях допускается изменять порядок расположения отдельных элементов заголовка в зависимости от логической последовательности. Например, в заголовках личных (персональных) дел в качестве вида дела употребляется термин "Дело".

В заголовках дел, содержащих документы по одному вопросу, но не связанных последовательностью делопроизводства, в качестве вида дела употребляется термин "Документы", после которого в скобках указываются их названия:

"Документы (повестки дня, извещения, доклады и другие) по подготовке семинаров".

Термин "Документы" применяется также в заголовках дел, содержащих документы и приложения к какому-либо документу:

"Документы к протоколам коллегии департамента имущественных отношений администрации города Перми".

В заголовках дел, содержащих переписку, указывается, с кем и по какому вопросу она ведется.

В заголовках дел, содержащих переписку с однородными корреспондентами, указывается их общее видовое наименование.

В заголовках дел, содержащих плановую или отчетную документацию, указывается период (квартал, год, месяц) на (за) который составлены планы (отчеты).

Если дело состоит из нескольких томов или частей, то составляется общий заголовок дела, а затем, при необходимости, составляются заголовки каждого тома (части), уточняющие содержание заголовка.

В заголовках группы дел может использоваться какой-либо обобщенный термин: "Акты приема-передачи дел при смене ответственного".

Заголовки дел по вопросам, которые ведутся в течение нескольких лет, рекомендуется вносить в номенклатуру дел каждого года под одним и тем же индексом до решения вопроса и окончания по нему делопроизводства.

Обязательно необходимо делать указание на копийность документов дела:

"Штатные расписания. Копии".

Если дело будет состоять из нескольких томов, то составляется общий заголовок дела, а затем, при необходимости, составляются заголовки каждого тома (части), уточняющие содержание заголовка дела.

Заголовки дел могут уточняться в процессе формирования и оформления дел.

Дела с документами ликвидационной комиссии включаются в номенклатуру дел ликвидируемого подразделения администрации города.

В номенклатуру дел подразделения-правопреемника включаются заголовки незавершенных делопроизводством дел ликвидированных подразделений.

Электронные документы, не переведенные на бумажную основу, следует включать в соответствующий раздел номенклатуры дел с указанием сроков хранения аналогично документу на бумажном носителе с необходимым примечанием (в электронной форме, база данных).

Для баз (банков) данных допускается иметь отдельный перечень, так как это не документы, а формы их существования;

12.6.3. графа "Количество дел (томов, частей)" заполняется по окончании календарного года, где указывается количество дел на определенном документированном участке, образовавшихся за год, данные сведения учитываются при составлении итоговой записи (приложение 20 к настоящей Инструкции);

12.6.4. срок хранения дел, включенных в номенклатуру дел, определяется в соответствии с действующими типовыми и отраслевыми (ведомственными) перечнями документов, а также Перечнем документов с указанием сроков хранения.

Если срок хранения некоторых документов не определен в Перечне документов с указанием сроков хранения, он устанавливается ЭПМК Агентства по делам архивов Пермского края по представлению ЭК. При этом в номенклатуре делается отметка: "5 лет, ЭК, протокол (указывается дата и номер)" или "5 лет, ЭПМК, протокол (указывается дата и номер)".

Применяются сроки: постоянного (словом) и временного (цифрой).

Постоянный срок хранения имеют дела, отражающие основные направления деятельности подразделения администрации города.

Временные сроки хранения могут оговариваться примечанием, согласно которому дело должно храниться в течение установленного срока - истечение срока договора, по завершении ревизии и тому подобное.

Кроме постоянного и временного сроков хранения, для некоторых дел практического значения применяются сроки:

ДМН (до минования надобности) - документы имеют только практическое значение, срок хранения их определяется в подразделении, но не может быть менее 1 года;

ДЗН (до замены новыми) - обычно проставляется на нормативных документах, присланных из вышестоящих организаций. В этом случае документы хранятся в подразделении администрации города, их уничтожение возможно лишь при замене на новые, оформленные в соответствии с установленным порядком.

Для некоторых категорий дел в номенклатурах к сроку хранения добавляются отметки ЭПК (экспертно-проверочная комиссия) или ЭК (экспертная комиссия), которые означают, что часть документов дела имеют научно-историческое значение и могут быть оставлены на постоянное хранение. В таких случаях по истечении установленного срока должна проводиться дополнительная полистная экспертиза ценности дел. Решения о дальнейшем хранении или уничтожении таких документов принимает ЭПМК Агентства по делам архивов Пермского края. Снятие отметки ЭПК разрешается при условии конкретизации видов документов и сроков их хранения.

Отметка ЭПК делается в случаях, когда она предусмотрена в Перечне, или в случаях, когда затруднительно определить конкретный срок хранения дела, содержащего разнородные документы. Отметку ЭПК следует употреблять только в самых необходимых случаях, когда от нее нельзя отказаться.

Снижение сроков хранения запрещено, увеличение сроков возможно в случае, если это вызвано специфическими особенностями работы подразделения администрации города, на основании решения ЭК по согласованию с ЭПМК Агентства по делам архивов Пермского края. Самовольное увеличение сроков не допускается;

12.6.5. в примечание могут заноситься комментарии и уточняться сроки хранения о:

перечнях документов, использованных при определении сроков хранения дел, при составлении номенклатуры дел;

заведении дел (указывается дата);

выделении к уничтожению;

лицах, ответственных за формирование дел;

месте хранения, если дело имеет длительный справочный характер (хранится в структурном подразделении);

изменении сроков хранения (при условии завершения проверки);

исчислении срока с определенного момента (после замены новыми);

изменении формы документа (в электронной форме);

12.6.6. по окончании календарного года ответственным за ведение архива в подразделении администрации города подсчитывается количество образовавшихся дел и напротив каждого заголовка в графе 3 проставляется цифра, соответствующая данному количеству дел.

Итоговая запись составляется отдельно по трем группам сроков хранения - постоянного, свыше 10 лет, до 10 лет (включительно) в конце номенклатуры дел.

Сведения, содержащиеся в итоговой записи номенклатуры, передаются в МБУ "Архив города Перми" для ведения учета документов, составляющих часть архивного фонда Пермского края.

12.7. Формирование и оформление дел.

12.7.1. формирование дел - это группирование исполненных документов в дела в соответствии с номенклатурой дел и систематизация документов внутри дела.

Формирование дел в администрации города Перми осуществляется децентрализованно, то есть по месту их образования работниками подразделений администрации города. Контроль за правильным формированием и оформлением дел осуществляется делопроизводственной службой.

При формировании дел необходимо соблюдать основные правила и помещать в дело:

документы в соответствии с заголовком дела по номенклатуре;

только исполненные документы;

документы одного календарного года;

раздельно документы разных сроков хранения,

документ-ответ за документом-запросом;

документы, относящиеся к решению одного вопроса.

В дело не должны помещаться документы, подлежащие возврату, проекты документов, дубликаты, черновики, конверты.

Объем дела не должен превышать 250 листов при толщине не более 4 сантиметров. При наличии нескольких томов индекс и заголовок дела проставляются на каждом томе с добавлением "Том 1", "Том 2" и так далее.

Необходимо учитывать особенности формирования в дела документов отдельных категорий.

Распорядительные документы группируются в дела по видам и хронологии с относящимися к ним приложениями вместе с листом согласования, пояснительной запиской, листом разногласий или листом замечаний (при наличии).

В отдельные дела по хронологии, в зависимости от вида документов, формируются копии принятых правовых актов и выписки из соответствующих протоколов заседаний.

Все документы отчетного и информационного характера по исполнению правового акта, находящегося на контроле, подшиваются в заведенное на этот акт дело.

Если имеется документ о снятии с контроля нескольких актов, подшитых в разные дела, то следует подшить необходимое количество копий этого документа в соответствующие дела с указанием номера дела, в котором подшит подлинник этого документа.

Документы коллегий группируются в два дела: протоколы и решения коллегии, документы к заседаниям коллегии.

Протоколы в деле располагаются в хронологическом порядке по номерам. Документы к протоколам, сгруппированные в отдельные дела, систематизируются по номерам протоколов.

Утвержденные планы, отчеты, сметы, лимиты, титульные списки и другие документы группируются отдельно от проектов.

Обращения граждан формируются отдельно от служебных документов.

Документы ограниченного доступа формируются в отдельное дело.

Положения и инструкции, утвержденные распорядительными документами, являются приложениями и группируются вместе с распорядительными документами; если утверждены как самостоятельные документы с грифом "УТВЕРЖДАЮ", то группируются в отдельные дела.

Распоряжения (приказы) по основной деятельности группируются отдельно от распоряжений (приказов) по личному составу.

Распоряжения (приказы) по личному составу группируются в отдельные дела с учетом сроков хранения - 75 лет (о приеме, увольнении, перемещении, поощрении, предоставлении отпуска по уходу за ребенком, инвалидом) и 5 лет (о предоставлении отпусков, командировках, материальной помощи, наложении взыскания, замещении).

Отдельно группируются приказы по административно-хозяйственной деятельности.

Формирование личных дел муниципальных служащих осуществляется в соответствии с действующим законодательством.

Лицевые счета работников по заработной плате группируются в самостоятельные дела в порядке табельных номеров, фамилий по алфавиту или по принципу структурного деления.

Предложения, заявления и жалобы граждан по вопросам работы органов местного самоуправления и все документы по их рассмотрению и исполнению группируются отдельно от заявлений граждан по личным вопросам.

Переписка группируется, как правило, за период календарного года и по тематике и систематизируется внутри дела в хронологической последовательности: документ-ответ помещается за документом-запросом. При возобновлении переписки по определенному вопросу, начавшейся в предыдущем году, документы включаются в дело текущего года с указанием индекса дела предыдущего года;

12.7.2. оформление дел - подготовка дела к хранению в соответствии с установленными правилами.

Дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу подлежат полному оформлению. Полное оформление предусматривает комплекс работ по описанию дела на обложке, подшивку (переплет), нумерацию листов, составление заверительной надписи, внутренней описи (при необходимости).

Частичному оформлению подлежат дела временного до 10 лет включительно срока хранения, в этом случае на обложках оформляются реквизиты для использования в текущем делопроизводстве. Допускается хранение документов в скоросшивателях, в этом случае листы дела не нумеруются, заверительные надписи и внутренние описи не составляются.

Оформление обложки осуществляется при заведении дела и по завершении делопроизводственного года.

В зависимости от срока хранения проводится полное или частичное оформление обложки дела.

Полному оформлению подлежат обложки дел постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и дел по личному составу.

Обложка дела в текущем делопроизводстве оформляется по установленной форме с указанием реквизитов и сведений (приложение 21 к настоящей Инструкции):

полное наименование подразделения администрации города;

индекс дела переносится из номенклатуры дел;

заголовок дела (при необходимости с подзаголовком) переносится из номенклатуры дел;

срок хранения переносится из номенклатуры дел.

На обложки дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения по окончании делопроизводственного года вносятся изменения и дополнения: уточняются заголовки, крайние даты, номера документов в деле и дополняются в обложки (приложение 22 к настоящей Инструкции):

номер тома или части указывается в случае, если за год образуется более одного тома (части);

дата дела (тома, части) - дата заведения и окончания дела с обозначением месяца (словом) и года или числа, месяца (словом), года в соответствии с самым ранним и самым поздним документом дела (10 января 2012 года - 30 декабря 2012 года);

количество листов переносится с листа-заверителя;

архивный шифр проставляется после утверждения годовых разделов описей;

в верхней части обложки предусматривается место для проставления штампа МБУ "Архив города Перми" при приеме дела на муниципальное хранение.

На обложках дел постоянного хранения предусматривается место для кодов по Общероссийскому классификатору предприятий и организаций (ОКПО) и Общероссийскому классификатору органов государственной власти и управления (ОКОГУ).

В целях обеспечения сохранности и закрепления порядка расположения документов дела все листы, кроме листа-заверителя, нумеруются сквозной нумерацией. Листы внутренней описи нумеруются отдельно.

Листы нумеруются простым карандашом (употребление цветных чернил запрещается) в правом верхнем углу листа арабскими цифрами.

Фотографии, чертежи, диаграммы, представляющие самостоятельный лист, нумеруются на его оборотной стороне.

Документы с собственной нумерацией листов, в том числе печатные издания, нумеруются в общем порядке.

Приложения к делу, поступившие в переплете, оформляются как самостоятельный том и нумеруются отдельно.

Если дело состоит из нескольких томов (частей), то каждый том нумеруется отдельно;

12.7.3. в лист-заверитель дела (приложение 23 к настоящей Инструкции) заносится заверительная надпись с указанием количества пронумерованных листов в деле цифрами и прописью и отдельно через знак + (плюс) количество листов внутренней описи (при ее наличии). В случае обнаружения ошибок в нумерации (пропущен номер, не пронумерован лист, продублирован номер) допускается употребление литерных номеров (например, 123, 123а, 123б).

В листе-заверителе отмечаются особенности физического состояния и формирования дела с указанием номеров листов с фотографиями, чертежами, рисунками, наличие копии вместо подлинника и так далее.

Лист-заверитель подшивается в конце дела;

12.7.4. для учета документов определенных категорий, в связи со спецификой данной документации (особо ценные, личные дела, контрольные дела, приказы и документы, отнесенные к категории ограниченного доступа) составляется внутренняя опись документов дела (приложение 24 к настоящей Инструкции).

Внутренняя опись составляется на отдельном листе и подшивается в начале дела.

К внутренней описи составляется итоговая запись, в которой указывается количество включенных в нее документов;

12.7.5. документы, составляющие дело, формата А4 должны быть подшиты на четыре прокола (формата А5 - на три прокола) в твердую обложку из картона прочными хлопчатобумажными нитками или переплетены типографским способом с учетом возможного свободного чтения текста всех документов. При подготовке дел к подшивке или переплету металлические скрепления удаляются.

12.8. Организация оперативного хранения документов.

С момента заведения и до передачи на хранение в архив дела хранятся по месту их формирования в течение двух лет (по завершении текущего делопроизводства) для практического использования. Руководители и работники несут персональную ответственность за сохранность документов и дел в соответствии с Кодексом Российской Федерации об административных правонарушениях.

Документы временного (до 10 лет включительно) хранения находятся у работников до истечения срока их хранения и последующего уничтожения в установленном порядке.

Дела должны храниться в запираемых шкафах. Дела располагаются в вертикальном положении корешками наружу, по годам в порядке номеров по номенклатуре дел, на корешках дел указываются индексы в соответствии с номенклатурой дел. Выписка из номенклатуры дел помещается на внутренней стороне дверцы шкафа. Хранение дел в столах у работников не допускается.

XIII. Порядок предоставления документов из архива

13.1. Копии архивных документов выдаются заверенными в соответствии с пунктом 6.22 настоящей Инструкции. В левом нижнем углу или на обороте документа ставится штамп архива, в котором проставляется наименование архива, номер описи и номер дела по описи. Например:

ФОНД	Департамент имущественных отношений администрации города Перми
ОПИСЬ	N 1
ДЕЛО	N 246

13.2. Если документ требуется сброшюровать (для представления в банк, судебные органы, нотариальных сделок), то на левом поле документа делается четыре прокола (на расстоянии 5 см), через которые пропускается скрепляющий материал (хлопчатобумажная нить). Концы скрепляющего материала выводятся на оборотную сторону последнего листа документа так, чтобы на них можно было наклеить лист бумаги (размером 10 x 6 см) с заверительной надписью, например:

Прошито и пронумеровано 6 (шесть) листов.

           Верно

Начальник отдела протокола

управления по общим вопросам

администрации города Перми

_______________________ Ф.И.О.

    (личная подпись)

Дата

           М.П.

Подпись заверяется печатью, при этом оттиск печати должен захватывать лист, на который он наклеен.

13.3. Если необходимо воспроизвести только часть текста документа (отдельные пункты), то оформляется выписка. В правом верхнем углу первого листа выписки документа пишется слово "ВЫПИСКА" (прописными буквами).

Выписки из документов оформляются на соответствующем бланке документа (приложение 25 к настоящей Инструкции).

При оформлении выписки печатается дата, регистрационный номер, заголовок, преамбула, а затем - дословная запись необходимой части текста. Ниже текста указывается должность, инициалы и фамилия лица, подписавшего подлинник документа.

В выписку из приложения к документу включается реквизит "Приложение", ссылка на вид документа, дату и регистрационный номер, заголовок к приложению, дословная запись необходимой части текста, заверительная надпись "Верно".

Выписка заверяется печатью, предусмотренной для заверения копий данного вида документа. Оттиск печати должен быть хорошо читаем.

13.4. Выдача дел во временное пользование другим подразделениям администрации города производится с разрешения руководителя на срок не более одного месяца под расписку. Сторонним организациям дела выдаются на основании их письменных запросов с разрешения руководителя делопроизводственной службы с оформлением акта о выдаче во временное пользование (приложение 26 к настоящей Инструкции). На выданное дело составляется карта-заместитель (приложение 27 к настоящей Инструкции).

13.5. Изъятие документа из дела постоянного хранения допускается в исключительных случаях (налоговым органам, органам дознания, предварительного следствия, прокуратуре) на основании постановлений и производится с разрешения руководства администрации города Перми с оформлением акта об изъятии подлинника с указанием причин выдачи.

Изъятие документа производится в присутствии должностных лиц. При изъятии обязательно оформляется копия документа, заверяется в установленном порядке. В деле остается заверенная копия, протокол об изъятии подлинника и акт о причинах выдачи подлинника.

XIV. Порядок передачи документов на хранение в архив

14.1. Подготовка документов к передаче на хранение в архив.

Документы, образующиеся в деятельности подразделений администрации города, являются муниципальной собственностью и входят составной частью в Архивный фонд Российской Федерации. В соответствии с Федеральным законом от 22 октября 2004 г. N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации" документы после проведения экспертизы их ценности подлежат передаче на муниципальное хранение в МБУ "Архив города Перми" в порядке, установленном Федеральной архивной службой России.

Документы постоянного срока хранения, подготовленные в ИСЭД, в обязательном порядке распечатываются и хранятся на бумажном носителе с оригинальной подписью руководителя.

Подготовка документов к передаче на хранение в архив включает комплекс работ по проведению экспертизы ценности документов, формированию и оформлению дел, составлению годовых разделов описей на дела постоянного хранения и дела временного (свыше 10 лет) хранения, составлению актов о выделении к уничтожению документов временного (до 10 лет включительно) срока хранения.

14.2. Экспертиза ценности документов - изучение документов на основании критериев их ценности в целях определения сроков хранения документов и отбора их для включения в состав Архивного фонда Российской Федерации.

Экспертиза ценности документов проводится:

в подразделении администрации города - при составлении номенклатуры дел, формировании дел, отборе дел на хранение в архив;

в архиве - при подготовке дел к передаче на муниципальное хранение.

Для организации и проведения работы по экспертизе ценности документов в самостоятельных источниках комплектования МБУ "Архив города Перми" создаются постоянно действующие экспертные комиссии (ЭК) из числа наиболее квалифицированных работников в количестве не менее 3 человек под председательством руководителя или заместителя руководителя подразделения администрации города. Состав ЭК утверждается приказом руководителя. Внесение изменений в состав ЭК осуществляется приказом руководителя.

Функции и права ЭК, организация работы ЭК определяются положением об ЭК, которое утверждается руководителем функционального или территориального органа администрации города Перми или руководителем аппарата администрации города Перми после согласования с МБУ "Архив города Перми". В целях достижения методического единства положение об ЭК разрабатывается на основе типового или примерного положения о постоянно действующей ЭК.

ЭК является совещательным органом. ЭК проводит заседания в соответствии с планами работы, утверждаемыми председателем ЭК. Заседания ЭК протоколируются. Протоколы подписываются председателем (председательствующим на заседании) и секретарем ЭК. Документирование деятельности ЭК и формирование дел возлагаются на секретаря ЭК.

При проведении экспертизы ценности документов осуществляются:

отбор документов постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения для передачи в архив;

отбор документов временного (до 10 лет включительно) хранения и дел с отметкой ДМН, подлежащих хранению по месту формирования;

выделение к уничтожению дел за предыдущие годы, сроки хранения которых истекли.

Экспертиза ценности документов постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения проводится путем полистного просмотра дел с последующим изъятием черновиков, дубликатов, документов временного срока хранения.

Дела временного хранения с отметкой ЭК или ЭПМК также просматриваются полистно с целью выделения документов постоянного хранения. В случае обнаружения таких документов дела переформировываются, а документы постоянного хранения оформляются в самостоятельное дело.

Не допускается проведение отбора дел для хранения или к уничтожению на основании заголовков дел.

По результатам проведения экспертизы ценности документов составляются:

годовой раздел описи дел постоянного хранения (приложение 28 к настоящей Инструкции);

годовой раздел описи дел по личному составу (приложение 29 к настоящей Инструкции);

годовой раздел описи дел временного (свыше 10 лет) хранения (приложение 29 к настоящей Инструкции);

акт о выделении к уничтожению документов, срок хранения которых истек.

14.3. Опись дела - архивный справочник, содержащий перечень дел, предназначенный для их учета.

Годовой раздел описи (далее - опись) составляется отдельно на:

дела постоянного хранения;

дела временного (свыше 10 лет) хранения;

дела по личному составу;

личные дела муниципальных служащих (могут не выделяться в отдельную опись).

Описи составляются специалистом, ответственным за ведение архива, и представляются в архив после завершения дел в делопроизводстве. Описи составляются строго по установленным формам, отступление от которых недопустимо, в соответствии с нормативными требованиями:

каждое дело (том) вносится в опись под самостоятельным порядковым номером;

нумерация дел в описи сквозная. Графа "Номер дела" продолжает нумерацию сводной описи дел за предыдущий год;

заголовки дел вносятся в точном соответствии с номенклатурой дел и с заголовком на обложке дела;

при внесении в опись дел с одинаковыми заголовками полностью указывается заголовок первого дела (тома), а все остальные обозначаются словами "То же" (на каждом новом листе описи заголовок воспроизводится полностью в первой строке);

графы "Индекс дела", "Дата дела", "Количество листов", "Сроки хранения" (для описи дел временного хранения и дел по личному составу) заполняются в соответствии с данными на обложке дела;

графа "Примечание" используется для отметок о приеме дел, особенностях их физического состояния, наличии или отсутствии дел, местонахождении дел, наличии копий и так далее.

Систематизация дел в описи соответствует систематизации в номенклатуре дел.

В конце описи составляется итоговая запись с указанием (цифрами и прописью) количества дел.

Годовой раздел описи дел источников комплектования архива администрации города Перми согласовывается с работником отдела протокола управления по общим вопросам администрации города Перми и утверждается руководителем функционального подразделения администрации города Перми. Описи дел, подготовленные источниками комплектования архива администрации города Перми, служат основой для подготовки годового раздела сводной описи дел администрации города Перми, по которой сдаются дела на муниципальное хранение.

Годовой раздел описи дел источников комплектования МБУ "Архив города Перми" согласовывается с куратором.

В сводную опись заголовки дел включаются по разделам в соответствии с индексами.

В конце описи дел вслед за последней описательной статьей делается итоговая запись. В ней указывается количество находящихся на хранении единиц хранения (цифрами и в круглых скобках - прописью), первый и последний номера единиц хранения, включенных в данный раздел описи дел, оговариваются имеющиеся пропуски номеров, литерные номера, выбывшие единицы и основание их выбытия.

К каждому последующему годовому разделу описи дел, по которой документы поступили на хранение, составляется в нарастающем порядке сводная итоговая запись. Все записи производятся после итоговой записи, составленной при печатании описи дел. В случае отсутствия места для записи на лицевой стороне листа запись составляется на его обороте. На отдельном листе составление итоговых записей не допускается.

Сводная опись дел является документом постоянного хранения и включается в номенклатуру дел.

Заверенные в установленном порядке копии сводной описи дел являются учетным и рабочим экземплярами архива. В МБУ "Архив города Перми" направляется контрольный экземпляр описи дел с синей печатью ЭПМК Агентства по делам архивов Пермского края.

Сводная опись дел постоянного хранения согласовывается с ЭК и утверждается на ЭПМК Агентства по делам архивов Пермского края, после чего утверждается руководителем функционального или территориального органа администрации города Перми, сводная опись дел администрации города Перми - руководителем аппарата администрации города Перми.

Порядок составления годового раздела сводной описи дел временного (свыше 10 лет) хранения, в том числе дел по личному составу, аналогичен порядку составления сводной описи дел постоянного хранения с дополнением графы "Срок хранения". Дела по личному составу располагаются в последовательности: распоряжения (приказы) по личному составу, журналы (списки) учета личного состава, карточки по учету личного состава, личные дела уволенных, личные карточки уволенных, лицевые счета или ведомости начисления заработной платы, невостребованные трудовые книжки (дипломы, свидетельства), акты о несчастных случаях.

Сводные описи дел по личному составу согласовываются с ЭК подразделения, ЭПМК Агентства по делам архивов Пермского края, утверждаются руководителем функционального или территориального органа администрации города Перми, сводная опись дел по личному составу администрации города Перми - руководителем аппарата администрации города Перми.

В пределах фонда описи дел нумеруются валовым порядком. К номеру описи может добавляться буквенный индекс, определяющий состав и вид документов, учтенных в описи - "л" (личный состав), "п" (проектная документация) и тому подобное.

Не допускается наличие двух описей с одинаковыми номерами или отличающимися только буквенными индексами. В администрации города Перми принята следующая нумерация описей:

Опись N 1 - документы постоянного хранения;

Опись N 2 - документы по личному составу;

Опись N 3л - личные дела муниципальных служащих (при образовании более 10 дел в год).

Справочный аппарат к каждой описи дел составляется отдельно. Обязательными элементами справочного аппарата к описи дел являются титульный лист и предисловие.

На титульном листе описи дел помещаются следующие данные: полное наименование архива, официальное наименование фонда, номер фонда, номер описи, наименование описи, которое включает наименование категории документов (постоянного хранения, по личному составу), крайние даты дел, включенных в опись дел.

К первому годовому разделу сводной описи дел составляется историческая справка, в которой отражаются в хронологической последовательности сведения:

о создании, преобразовании, ликвидации подразделения администрации города;

крайние даты деятельности;

направления деятельности;

о структуре и ее изменениях;

о составе, объеме, состоянии документов, подлежащих передаче на муниципальное хранение.

В справочный аппарат к описи дел также входят при необходимости оглавление, если опись имеет разделы, список сокращений, указатели.

14.4. Отбор документов к уничтожению производится после составления и утверждения годовых разделов описей дел за этот же период.

Документы по истечении срока хранения включаются в акт о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению (приложение 30 к настоящей Инструкции). Для составления акта о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, используются номенклатура дел на соответствующий период и Перечень документов с указанием сроков хранения. В акт о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, включаются дела с истекшим сроком хранения на 01 января года, в котором составлен акт о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению.

На основании актов о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, структурных подразделений составляется сводный акт о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, функционального или территориального органа администрации города Перми. На основании актов о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, источников комплектования архива администрации города Перми составляется сводный акт о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, администрации города Перми по форме приложения 31 к настоящей Инструкции.

Сводный акт о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, вместе с годовыми разделами сводных описей дел представляется к рассмотрению на заседании ЭК, утверждается руководителем функционального или территориального органа администрации города Перми или руководителем аппарата администрации города Перми. После утверждения документы, не подлежащие хранению, могут быть уничтожены.

Включенные в сводный акт документы уничтожаются централизованно, в акте о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, делается отметка о дате, месте и способе уничтожения документов. Использование документов для хозяйственных нужд запрещается. Не допускается уничтожение документов с истекшим сроком хранения по месту формирования.

Документы с грифом "ДСП" уничтожаются в соответствии со специальными инструкциями.

14.5. Подготовка и передача документов в архив.

В архив передаются на хранение дела с исполненными документами постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения, дела по личному составу. Дела передаются после оперативного хранения не позднее чем через три года после их завершения в делопроизводстве.

Передача дел производится по сдаточным описям (приложение 32 к настоящей Инструкции).

В период подготовки дел к хранению проверяется правильность формирования, оформления и соответствие количества дел, включенных в описи, количеству дел в номенклатуре. Все выявленные при проверке недостатки должны быть устранены.

Передача дел в архив осуществляется по графику, составленному архивом, согласованному с ЭК и утвержденному руководителем.

Прием каждого дела производится с проставлением в описи (в обоих экземплярах) отметки о наличии дела, указанием количества фактически принятых дел, номеров отсутствующих дел, даты приема-передачи дел, подписей сдающего и принимающего.

Вместе с делами в архив передаются регистрационные картотеки на документы и (или) программные средства, базы данных, содержащие информацию о регистрации и исполнении передаваемых документов. Заголовок каждой картотеки или базы данных включается в опись дел.

В случае отсутствия дел или обнаружения утраты дел принимаются меры к их розыску. Если принятые меры не дали результатов, то на необнаруженные дела составляется акт о необнаружении документов, пути розыска которых исчерпаны. Указанный акт оформляется согласно приложению 33 к настоящей Инструкции, составляется в четырех экземплярах и утверждается руководителем.

Лица, виновные в утрате документов, привлекаются к ответственности в соответствии с Кодексом Российской Федерации об административных правонарушениях.

Дела временного (до 10 лет включительно) хранения в архив не передаются. В исключительных случаях они могут передаваться в архив по решению руководителя. Передача таких документов осуществляется по номенклатуре дел.

Порядок передачи, дальнейшего хранения и использования документов при реорганизации или ликвидации подразделений администрации города регулируется правовыми актами о реорганизации или ликвидации подразделений администрации города.

Передача документов ликвидируемых подразделений администрации города осуществляется ликвидационной комиссией.

В состав ликвидационной комиссии кроме специалиста, ответственного за архив, должны входить представители МБУ "Архив города Перми" или отдела протокола управления по общим вопросам администрации города Перми.

При ликвидации подразделения администрации города:

документы постоянного хранения и документы по личному составу должны быть переданы в МБУ "Архив города Перми";

документы временного хранения с неистекшими сроками должны быть переданы на архивное хранение:

от источников комплектования архива администрации города Перми - в архив администрации города Перми;

от источников комплектования МБУ "Архив города Перми" - в МБУ "Архив города Перми".

Передача документов на архивное хранение производится по акту приема-передачи с приложением актов о выделении к уничтожению документов отдельно за каждый год, подготовленному ликвидационной комиссией.

Документы, срок хранения которых истек на момент ликвидации подразделения администрации города, уничтожаются ликвидационной комиссией в установленном порядке.

При реорганизации подразделения администрации города документы передаются вновь созданному подразделению администрации города.

При реорганизации подразделения администрации города путем разделения или выделения из состава одного или нескольких структурных подразделений условия и место дальнейшего хранения архивных документов определяются в установленном порядке.

Перед передачей документов в случае ликвидации или реорганизации проводится проверка наличия и состояния дел, а также качества научно-технической обработки документов, находящихся в делопроизводстве или на архивном хранении. Если документы оформлены с нарушением установленных требований, ликвидационная комиссия или реорганизуемое подразделение администрации города организуют устранение указанных нарушений.

При ликвидации или реорганизации администрации города Перми, функциональных или территориальных органов администрации города Перми вопросы передачи документов постоянного хранения, по личному составу и временного хранения согласовываются с МБУ "Архив города Перми".

XV. Организация работы архива

15.1. Задачи и функции архива определяются на основании Положения об архиве, утвержденного руководителем функционального, территориального органа администрации города Перми (для архива администрации города Перми - руководителем аппарата администрации города Перми), после согласования с МБУ "Архив города Перми". Руководитель функционального, территориального органа администрации города Перми назначает специалиста, ответственного за ведение архива. Руководитель функционального, территориального органа администрации города Перми принимает меры по обеспечению рабочего места специалиста, ответственного за ведение архива, и созданию условий сохранности документов архива.

Для обеспечения сохранности документов архива проводится комплекс работ:

создание оптимальных условий хранения документов;

размещение документов;

соблюдение порядка выдачи дел;

учет документов.

При смене в подразделениях администрации города специалиста, ответственного за ведение архива, прием-передача документов и справочного аппарата к ним, а также помещений архива, инвентаря и оборудования производится по акту (приложение 34 к настоящей Инструкции).

15.2. Оптимальные условия хранения документов обеспечиваются:

предоставлением отдельного помещения - архивохранилища, которое должно быть оборудовано и приспособлено для хранения документов в соответствии с нормативными требованиями Федеральной архивной службы России;

оборудованием архивохранилища средствами пожаротушения, охранной и противопожарной сигнализацией;

применением оборудования для хранения документов - стеллажей, сейфов, коробок;

созданием оптимального температурно-влажностного и светового режима в помещении хранилища;

проведением санитарно-гигиенических мероприятий.

15.3. Размещение дел в архивохранилище обеспечивает создание оптимальных условий хранения архивных документов, ежегодное движение дел, оперативный поиск и использование документов.

Дела размещаются в соответствии с требованиями:

документы постоянного хранения размещаются отдельно от документов временного хранения;

документы ликвидированных подразделений хранятся отдельно;

документы с грифом "Секретно" хранятся в отдельном (режимном) помещении;

документы постоянного хранения хранятся в картонных коробках (размер 32 х 19,5 х 43);

к коробкам приклеиваются ярлыки с указанием номера описи, номеров дел, крайние даты, наименование подразделения администрации города;

коробки устанавливаются на стеллажах в вертикальном или горизонтальном положении.

Не допускается хранение документов на полу, подоконниках, лестничных площадках и в других не приспособленных для хранения дел местах.

15.4. Дела из архива могут выдаваться для:

исполнения копий документов, архивных выписок из документов;

во временное пользование;

изъятия подлинных документов судебным и следственным органам;

наведения архивных справок (о зарплате, стаже, награждении и так далее);

исследований;

проведения реставрационных работ, переплета, обработки (дезинфекция, дезинсекция).

При выдаче дел необходимо соблюдать нормативные требования:

для работы с документами сторонним организациям или исследователям дела выдаются сроком до 3 месяцев на основании письма и акта о выдаче дел (приложение 26 к настоящей Инструкции);

во временное пользование дела выдаются работникам администрации города Перми на срок до 10 дней на основании письменной заявки;

направление дел на реставрацию, в переплет оформляется заказом по форме акта о выдаче дел во временное пользование;

на место выданного дела подкладывается отдельно для каждого дела карта-заместитель (приложение 27 к настоящей Инструкции);

при возвращении дел проверяется их состояние после использования - наличие каждого дела, физическое состояние, нумерация листов и состояние каждого документа;

ведется учет выданных из архива дел в книге учета выданных дел под подпись.

15.5. Учет документов - определение их количества и состава в установленных единицах учета и отражение этого количества и состава в учетных документах.

Учет производится путем присвоения каждому отдельному архивному делу учетного номера (номера дела), являющегося частью архивного шифра. Полностью архивный шифр состоит из номеров фонда, описи и дела. Архивный шифр помещается на обложке всех архивных дел в нижнем левом и верхнем правом углах. Не допускается присвоение одного учетного номера двум и более делам. Не допускается хранение в архиве включенных в описи архивных дел без архивных шифров на обложках.

Единицами учета документов являются архивный фонд и единица хранения.

Архивный фонд - комплекс документов, образовавшихся в деятельности источника комплектования МБУ "Архив города Перми".

Единица хранения (дело) - физически обособленный документ (или несколько документов), заключенный в отдельную обложку.

В архивах ведутся следующие учетные документы:

книга учета поступления и выбытия документов;

лист фонда;

описи дел;

реестр описей;

дело фонда;

лист-заверитель дела;

внутренняя опись документов дела.

Реестр описей дел (приложение 35 к настоящей Инструкции) ведется в архиве при наличии двух и более описей дел.

Описи дел вносятся в реестр описей в хронологической последовательности их поступления, под соответствующими порядковыми номерами.

В реестре описей фиксируются основные данные по составу каждой поступившей в архив описи дел: номер фонда, номер описи, наименование описи, количество описанных в ней дел.

В каждом источнике комплектования МБУ "Архив города Перми" ведется дело фонда. В него включаются:

историческая справка;

акты передачи дел фонда на постоянное хранение;

акты о выделении к уничтожению документов фонда;

акты проверок наличия и состояния документов

и так далее.

Все документы в деле фонда должны располагаться в хронологической последовательности их составления. На документы, входящие в дело фонда, составляется внутренняя опись, листы нумеруются.

При наличии у источника комплектования МБУ "Архив города Перми" более двух фондов необходимо вести список фондов.

При учете документов в архиве проводится проверка наличия и состояния дел архива в целях установления фактического наличия дел в соответствии с описями и выявления дел, требующих обработки и реставрации.

Плановая проверка наличия и состояния дел постоянного хранения проводится не реже одного раза в 5 лет, дел временного (свыше 10 лет) хранения и дел по личному составу - не реже одного раза в 10 лет.

Единовременная проверка наличия и состояния дел архива проводится:

после перемещения дел в другое помещение;

после чрезвычайных происшествий, вызвавших перемещение дел;

при смене специалиста, ответственного за ведение архива.

Имеющиеся в наличии дела проверяются по описям, дела, выданные для работы или во временное пользование, проверяются по книге учета выданных дел. Итоги проверки оформляются актом (приложение 36 к настоящей Инструкции). При необходимости изменения и дополнения, выявленные в результате проверки, вносятся в учетные документы архива.

По истечении предельных сроков хранения в архиве (5 лет) документы постоянного хранения подлежат передаче в МБУ "Архив города Перми" в установленном порядке. Прием дел на муниципальное хранение проводится поединично по описям дел с оформлением акта приема-передачи.

------------------------------

* По всему тексту документа в случаях, если функции касаются территориальных, функциональных органов и функциональных подразделений администрации города Перми, в остальных случаях употребляются термины "территориальный орган администрации города Перми", "функциональный орган администрации города Перми", "функциональное подразделение администрации города Перми".

Приложение 1
к Инструкции по организации
делопроизводства и ведению архива в
администрации города Перми

Примерный перечень
обязанностей делопроизводственной службы

1. По организации документооборота и исполнения документов:

1.1. осуществляет прием входящих документов от представителей организаций, учреждений, предприятий, граждан на имя руководителя подразделения администрации города;

1.2. осуществляет прием и отправку документов средствами факсимильной и электронной связи, производит вскрытие конвертов;

1.3. проверяет наличие удостоверяющих реквизитов (подписи, печати и так далее) и указанных вложений входящих документов;

1.4. регистрирует входящие документы в ИСЭД с заполнением всех необходимых для дальнейшего поиска и аналитической работы полей в ИСЭД;

1.5. оформляет регистрационный номер документа;

1.6. осуществляет контроль за правильностью подготовки и оформления исходящих и внутренних документов, подготовленных за подписью руководителя подразделения администрации города;

1.7. присваивает индекс дела в соответствии с номенклатурой дел;

1.8. организует сканирование входящих, исходящих документов;

1.9. добавляет электронный образ документа в ИСЭД;

1.10. обеспечивает контроль за прохождением и исполнением документов в установленные сроки;

1.11. организует доставку отправляемой корреспонденции по назначению через почтовое отделение в соответствии с Правилами оказания услуг почтовой связи;

1.12. осуществляет справочно-поисковую работу по регистрируемым документам;

1.13. еженедельно обобщает и анализирует результаты исполнения документов, систематически информирует руководителя подразделения администрации города по указанным вопросам.

2. По организации документов в делопроизводстве и ведению архива:

2.1. осуществляет комплектование архива подразделения администрации города документами постоянного и временного хранения;

2.2. создает номенклатурные папки в ИСЭД;

2.3. проводит научно-техническую обработку документов, обеспечивает их сохранность, учет, подготовку и передачу на муниципальное хранение в установленном порядке;

2.4. ведет учет документов и проводит проверки наличия и состояния дел архива подразделения администрации города;

2.5. составляет и ведет научно-справочный аппарат архива подразделения администрации города;

2.6. организует и проводит экспертизу ценности документов, обеспечивает работу экспертной комиссии подразделения администрации города;

2.7. составляет сводную номенклатуру дел подразделения администрации города и представляет ее для согласования в установленном порядке;

2.8. составляет и представляет на рассмотрение в установленном порядке годовые разделы сводной описи дел подразделения администрации города.

3. По организационно-техническому обеспечению деятельности подразделения администрации города:

3.1. составляет документы по поручению руководителя подразделения администрации города;

3.2. исполняет машинописное (компьютерное) изготовление документов и тиражирует документы по поручению руководителя подразделения администрации города;

3.3. участвует в подготовке созываемых руководителем подразделения администрации города совещаний и организует их техническое обслуживание;

3.4. обеспечивает подписку на газеты и периодические издания для руководителя и специалистов подразделения администрации города, следит за поступлением периодических изданий и газет;

3.5. организует прием посетителей руководителем подразделения администрации города;

3.6. организует телефонные переговоры руководителя подразделения администрации города;

3.7. осуществляет заказ печатей и штампов, контролирует их применение и хранение в установленном порядке;

3.8. обеспечивает ознакомление работников подразделения администрации города с нормативными, методическими и информационными документами по вопросам делопроизводства, поступившими в подразделение администрации города;

3.9. консультирует работников подразделения администрации города по вопросам оформления проектов документов и организации работы с документами, в том числе в ИСЭД;

3.10. изучает, обобщает и распространяет опыт организации работы с документами, осуществляет внедрение его в практику. Участвует в семинарах и совещаниях, проводимых в администрации города Перми по вопросам работы в ИСЭД, доводит полученную информацию до работников подразделений администрации города;

3.11. определяет потребность, составляет заявку на канцелярские принадлежности;

3.12. осуществляет контроль за состоянием ПЭВМ и другой организационной техники, организует их своевременный ремонт.

Приложение 2
к Инструкции по организации
делопроизводства и ведению архива в
администрации города Перми

Примерный перечень
наиболее применяемых видов документов в администрации города Перми

N	Системы документации	Виды документации
1	Организационные документы	Договор Инструкция (должностная инструкция) План Положение Правила Программа Регламент Смета Соглашение Устав Штатное расписание Протокол
2	Распорядительные документы	Постановление Распоряжение Приказ
3	Информационно-справочные документы	Акт График Доклад Заключение (отзыв) Заявление Карточка (личная, лицевая) Обзор Объяснительная записка Отчет Письмо Служебная записка Справка Стенограмма Телеграмма Телефонограмма Характеристика Разновидности писем (по содержанию и назначению) Гарантийное письмо Информационное письмо Письмо-предложение Письмо-подтверждение Письмо-просьба Письмо-напоминание Письмо-извещение Письмо-приглашение Сопроводительное письмо Группы писем Инициативные (письмо-запрос) Ответные (письмо-ответ)

Приложение 3
к Инструкции по организации
делопроизводства и ведению архива в
администрации города Перми

Примерный перечень
обязанностей секретаря коллегиального органа

1. Представляет на утверждение председателя план работы коллегиального органа на календарный год.

2. Согласовывает с председателем коллегиального органа дату проведения очередного заседания и его повестку не менее чем за 5 рабочих дней.

3. Осуществляет подготовку приглашения за подписью председателя членам коллегиального органа с указанием даты, места и времени проведения очередного заседания. В случае если членом коллегиального органа является работник подразделения администрации города, приглашение о предстоящем заседании направляется руководителю соответствующего подразделения администрации города.

4. Контролирует подготовку и своевременное (не позднее чем за 2 дня до проведения заседания) представление материалов по рассматриваемым вопросам.

5. Обеспечивает рассылку документов членам коллегиального органа и приглашенным на предстоящее заседание не позднее чем за 1 день до его проведения.

6. Уточняет фактические данные об участии членов коллегиального органа в очередном заседании (невозможность участия по уважительным причинам: болезнь, командировка, отпуск) и информирует председателя коллегиального органа о готовности проведения заседания (наличии кворума и тому подобное) накануне даты его проведения.

7. Оформляет протоколы заседаний коллегиального органа и обеспечивает их рассылку всем членам коллегиального органа.

8. Осуществляет контроль за исполнением решений и поручений, содержащихся в протоколах заседаний коллегиального органа.

9. Обеспечивает хранение документов коллегиального органа в установленном порядке.

10. Осуществляет тесное взаимодействие с помощниками заместителей главы администрации города Перми - председателей коллегиальных органов в целях обеспечения качественной подготовки и проведения заседаний.

Приложение 4
к Инструкции по организации
делопроизводства и ведению архива в
администрации города Перми

Перечень
бланков документов администрации города Перми

1. Бланки администрации города Перми:

1.1. бланк постановления администрации города Перми с воспроизведением герба города Перми в полноцветном варианте;

1.2. бланк распоряжения администрации города Перми с воспроизведением герба города Перми в полноцветном варианте;

1.3. общий бланк с воспроизведением герба города Перми в черно-белом варианте;

1.4. бланк письма с воспроизведением герба города Перми в черно-белом варианте:

1.4.1. продольный;

1.4.2. угловой.

2. Бланки главы администрации города Перми:

2.1. бланк письма главы администрации города Перми с воспроизведением герба города Перми в полноцветном варианте (угловой);

2.2. бланк письма главы администрации города Перми с воспроизведением герба города Перми в черно-белом варианте (угловой).

3. Бланки заместителей главы администрации города Перми (в том числе первого заместителя главы администрации города Перми) с воспроизведением герба города Перми в черно-белом варианте:

3.1. бланк письма первого заместителя главы администрации города Перми (угловой);

3.2. бланк письма заместителя главы администрации города Перми (угловой).

4. Бланки руководителя аппарата администрации города Перми:

4.1. бланк распоряжения руководителя аппарата администрации города Перми с воспроизведением герба города Перми в черно-белом варианте;

4.2. бланк приказа руководителя аппарата администрации города Перми с воспроизведением герба города Перми в черно-белом варианте;

4.3. бланк письма руководителя аппарата администрации города Перми с воспроизведением герба города Перми в черно-белом варианте (угловой).

5. Бланки подразделений администрации города с воспроизведением герба города Перми в черно-белом варианте:

5.1. общий бланк подразделения администрации города;

5.2. бланк распоряжения руководителя подразделения администрации города;

5.3. бланк приказа руководителя подразделения администрации города;

5.4. бланк письма подразделения администрации города (угловой).

Приложение 5
к Инструкции по организации
делопроизводства и ведению архива в
администрации города Перми

Примерный перечень
документов, подлежащих утверждению

1. Акты проверок, ревизий, передачи дел и тому подобное.

2. Графики внедрения, выполнения, дежурств, отпусков, проведения аттестации и квалификационных экзаменов и тому подобное.

3. Инструкции.

4. Отчеты.

5. Планы.

6. Сметы.

7. Стандарты.

8. Тарифы.

9. Уставы муниципальных учреждений, обществ и тому подобное.

Приложение 6
к Инструкции по организации
делопроизводства и ведению архива в
администрации города Перми

Оформление таблиц

Таблица - форма представления текста, содержащего словесную или цифровую информацию, характеризующую несколько объектов по ряду признаков.

Таблицы имеют два уровня членения текста: вертикальный (графы) и горизонтальный (строки).

Текстовая информация печатается шрифтом Times New Roman размером N 14 с межстрочным интервалом 12 пунктов (одинарный).

Для таблиц с большим числом граф допускается применение иных параметров текста, например, альбомной ориентации страницы и шрифта меньшего размера, чтобы уместить таблицу по ширине на одном листе.

Заголовки граф печатаются с прописной буквы, а подзаголовки - со строчных, если они составляют одно целое с заголовком, поясняют его. Если подзаголовок имеет самостоятельное значение, он печатается с прописной буквы. Переносы слов допускаются. Точки в заголовках и подзаголовках граф не проставляются. В заголовках и подзаголовках используются только общепринятые условные обозначения. Все графы таблицы должны иметь заголовки, выраженные именем существительным в именительном падеже. Подзаголовки граф и строк должны быть согласованы с заголовками.

Если все показатели, приведенные в графах таблицы, выражены в одной и той же единице величины, то ее обозначение помещается над таблицей справа.

Если в графе показатели выражены в одной и той же единице величины, ее обозначение указывают в заголовке (подзаголовке) этой графы через запятую после наименования показателя.

Допускается (при необходимости) обозначение единицы величины выносить в отдельную графу.

Если таблицу печатают более чем на одной странице, графы таблицы должны быть пронумерованы и на следующих страницах должны быть напечатаны только номера этих граф.

Текст в таблице начинается с прописных букв, за исключением общепринятых сокращений. Знаки препинания ставятся только внутри предложения.

В цифровых величинах целая и дробная части разделяются запятой без пробелов, например: 1,12.

После слов "Итого", "Всего" двоеточие не ставится.

При печати многострочных элементов таблицы числовое значение показателя проставляется на уровне последней строки наименования показателя, а значение показателя, приведенное в виде текста, печатается на уровне первой строки наименования показателя.

Примечания к таблице помещают непосредственно после таблицы. Если примечаний несколько их нумеруют арабскими цифрами. Отдельные данные при необходимости обозначаются сносками. При наличии одновременно и сноски и примечания к таблице сноска оформляется в конце страницы.

Приложение 7
к Инструкции по организации
делопроизводства и ведению архива в
администрации города Перми

Перечень
документов, на которых проставляется печать с изображением герба города Перми

1. Акты о выполнении работ.

2. Гарантийные письма.

3. Доверенности на право совершения юридически значимых действий.

4. Договоры, контракты и соглашения, подписанные главой администрации города Перми, уполномоченными должностными лицами.

5. Командировочные удостоверения, подписанные главой администрации города Перми или руководителем аппарата администрации города Перми.

6. Представления и ходатайства о награждении.

7. Сметы расходов.

8. Финансовые документы.

9. Удостоверения, подписываемые главой администрации города Перми и руководителем аппарата администрации города Перми.

Приложение 8
к Инструкции по организации
делопроизводства и ведению архива в
администрации города Перми

                                  ФОРМА                                  

                            полного протокола

                                 ПРОТОКОЛ

        __________________________________________________________

          (наименование подразделения или коллегиального органа)

От _________________                                         N __________

Председательствующий ____________________________________________________

                         (фамилия и инициалы в именительном падеже)

Секретарь _______________________________________________________________

                     (фамилия и инициалы в именительном падеже)

Присутствовали: _________________________________________________________

   (фамилия и инициалы членов коллегиального органа в алфавитном порядке)

_________________________________________________________________________

     в именительном падеже без наименования должности для постоянных

                          участников совещаний

Приглашенные: ___________________________________________________________

                (фамилия и инициалы приглашенных в алфавитном порядке

                                  в именительном падеже,

_________________________________________________________________________

             при необходимости - с наименованием должности)

Повестка дня:

1. О (Об) ... ___________________________________________________________

                                  (содержание вопроса)

     Доклад _____________________________________________________________

         (наименование должности, фамилия, инициалы в родительном падеже)

2. О (Об)... (далее как в п. 1)

1. СЛУШАЛИ: _____________________________________________________________

                 (фамилия, инициалы докладчика в родительном падеже,

                             краткое изложение содержания

_________________________________________________________________________

         доклада (сообщения, информации) от 3 л. ед.ч. или слова

                            "Текст прилагается")

ВЫСТУПИЛИ: ______________________________________________________________

               (фамилия, инициалы выступивших в именительном падеже;

_________________________________________________________________________

      краткое содержание выступления или слова "Текст прилагается")

РЕШИЛИ:

     1.1. Утвердить (поручить, представить...)

     1.2. ...

2. СЛУШАЛИ:

ВЫСТУПИЛИ:

РЕШИЛИ:

     2.1. ...

     2.2. ...

     2.3. ...

Председательствующий         Личная              Ф.И.О.

                             подпись

Секретарь                    Личная              Ф.И.О.

                             подпись

Приложение 9
к Инструкции по организации
делопроизводства и ведению архива в
администрации города Перми

                                  ФОРМА                                  

                            краткого протокола

                                 ПРОТОКОЛ

        __________________________________________________________

          (наименование подразделения или коллегиального органа)

От _________________                                         N __________

Председательствующий ____________________________________________________

                         (фамилия и инициалы в именительном падеже)

Секретарь _______________________________________________________________

                     (фамилия и инициалы в именительном падеже)

Присутствовали: _________________________________________________________

   (фамилия и инициалы членов коллегиального органа в алфавитном порядке)

_________________________________________________________________________

     в именительном падеже без наименования должности для постоянных

                          участников совещаний

либо

Список прилагается

Повестка дня:

1. О (Об) ... ___________________________________________________________

                               (содержание вопроса)

2. О (Об)... ____________________________________________________________

                               (содержание вопроса)

ВЫСТУПИЛИ: ______________________________________________________________

                (фамилия, инициалы выступивших в именительном падеже;

_________________________________________________________________________

                             тема доклада)

РЕШИЛИ:

     1.1. Утвердить (поручить, представить...)

     1.2. ...

2. СЛУШАЛИ:

ВЫСТУПИЛИ:

РЕШИЛИ:

     2.1. ...

     2.2. ...

     2.3. ...

Председательствующий         Личная              Ф.И.О.

                             подпись

Секретарь                    Личная              Ф.И.О.

                             подпись

Приложение 10
к Инструкции по организации
делопроизводства и ведению архива в
администрации города Перми

                                  ФОРМА                                  

                           выписки из протокола

                           ВЫПИСКА ИЗ ПРОТОКОЛА

От _________________                                         N __________

        __________________________________________________________

          (наименование подразделения или коллегиального органа)

Председательствующий ____________________________________________________

                         (фамилия и инициалы в именительном падеже)

Секретарь _______________________________________________________________

                     (фамилия и инициалы в именительном падеже)

Присутствовали: _________________________________________________________

   (фамилия и инициалы членов коллегиального органа в алфавитном порядке)

_________________________________________________________________________

     в именительном падеже без наименования должности для постоянных

                          участников совещаний

Приглашенные: ___________________________________________________________

                (фамилия и инициалы приглашенных в алфавитном порядке

                                  в именительном падеже,

_________________________________________________________________________

              при необходимости - с наименованием должности)

Повестка дня:

2. О (Об) ... ___________________________________________________________

                                  (содержание вопроса)

Доклад __________________________________________________________________

        (наименование должности, фамилия, инициалы в родительном падеже)

СЛУШАЛИ: ________________________________________________________________

           (фамилия, инициалы докладчика, краткое изложение содержания

                          доклада, сообщения, информации)

РЕШИЛИ:

     2.1. Утвердить (поручить, представить...)

     2.2. ...

Председательствующий         Личная              Ф.И.О.

                             подпись

Секретарь                    Личная              Ф.И.О.

                             подпись

Верно

Специалист 1 категории

Личная подпись Ф.И.О.

Дата

Печать

Приложение 11
к Инструкции по организации
делопроизводства и ведению архива в
администрации города Перми

                                  ФОРМА                                  

                        акта выполненных работ

                                                                /-------\

                                                                |  Код  |

                                                                |-------|

                                                   Форма по ОКУД|0301053|

                                                                |-------|

                                                         по ОКПО|       |

--------------------------------------------------------        |-------|

               (наименование организации)                       |       |

                                                                |       |

                                                                |       |

----------------------------------------------------------------+-------|

     (подразделение администрации города)    Вид деятельности по|       |

                                                           ОКВЭД|       |

                                                        /-------+-------|

                                        Трудовой договор| номер |       |

                                                        |-------+-------|

                                                        |  дата |       |

                                                        |-------+-------|

                                  Срок действия договора|   с   |       |

                                                        |-------+-------|

                                                        |   по  |       |

                                                        \---------------/

     /----------------------\/-----------\   УТВЕРЖДАЮ

     |  Номер  |    Дата    || Отчетный  |   Руководитель _______________

     |документа|составления ||  период   |                  (должность)

     |         |            ||           |

     |         |            ||-----------|

     |         |            ||  с  | по  |  ---------- ------------------

     |---------+------------||-----+-----|   (личная      (расшифровка

     |         |            ||     |     |   подпись)       подписи)

     \----------------------/\-----------/

                                             М.П.

                                    АКТ                                  

        о приеме работ, выполненных по срочному трудовому договору,

           заключенному на время выполнения определенной работы

В соответствии с договором N _________ от ___ ______________ 20___ г.

Работник ________________________________________________________________

                         (фамилия, имя, отчество)

выполнил за отчетный период следующие работы:

Номер по порядку	Наименование работы	Сумма, руб.
Итого
Сумма аванса, предоплаты
Всего к выплате (с учетом аванса, предоплаты)

Работа(ы) выполнена(ы) __________________________________________________

                      (указать качество, объем, уровень выполнения работ)

_________________________________________________________________________

на сумму ________________________________________________________________

                                   (прописью)

         _____________________________________________ руб. ________ коп.

Работу сдал

Работник       _____________________

                  (личная подпись)

Работу принял

Представитель работодателя

                           ---------------- ----------- -----------------

                             (должность)     (личная      (расшифровка

                                             подпись)       подписи)

Руководитель подразделения

администрации города  Перми

                           ---------------- ----------- -----------------

                             (должность)     (личная      (расшифровка

                                             подпись)       подписи)

Главный бухгалтер

подразделения администрации

города Перми

                                            ----------- -----------------

                                            (личная       (расшифровка

                                            подпись)        подписи)

Приложение 12
к Инструкции по организации
делопроизводства и ведению архива в
администрации города Перми

                                 ФОРМА АКТА                              

АДМИНИСТРАЦИЯ ГОРОДА ПЕРМИ           УТВЕРЖДАЮ

наименование подразделения           Должность руководителя _______

          АКТ                        ______________________________

                                     _______________________ Ф.И.О.

_________________ N ______           ____________________ (подпись)

                                     "____" ___________ 20____ года

                                     М.П.

      Заголовок

(о проверке, о приеме-передаче,

о списании и т.д.)

     Основание: _________________________________________________________

                                  распоряжение, приказ

     Составлен комиссией:

     Председатель: ______________________________________________________

                              должность, фамилия, инициалы

     Члены комиссии: 1. _________________________________________________

                                  должность, фамилия, инициалы

     (располагают по алфавиту)

                     2. _________________________________________________

                     3. _________________________________________________

                                   ТЕКСТ

     Констатирующая часть - цели, задачи, дата (сроки) и характер работы,

проделанной составителями акта, и ее результаты.

     Заключительная часть - выводы, решения, предложения, рекомендации.

Составлен в трех экземплярах:

1-й экземпляр направлен в __________________________________ (куда, кому)

2-й экземпляр направлен в __________________________________ (куда, кому)

3-й экземпляр направлен в __________________________________ (куда, кому)

Приложение: (наименование документа) на ______ л. в ________ экз.

Председатель комиссии   Личная подпись                Ф.И.О.

Члены                   Личная подпись                Ф.И.О.

                        Личная подпись                Ф.И.О.

Приложение 13
к Инструкции по организации
делопроизводства и ведению архива в
администрации города Перми

Приложение 14
к Инструкции по организации
делопроизводства и ведению архива в
администрации города Перми

                                  ФОРМА                                  

                     служебной (докладной) записки

НАИМЕНОВАНИЕ ПОДРАЗДЕЛЕНИЯ           Адресат

СЛУЖЕБНАЯ (ДОКЛАДНАЯ) ЗАПИСКА

________________ N __________

Заголовок к тексту

     1. Констатирующая часть (описательная или аналитическая)

     Изложение фактов, событий, ситуаций, причин,  информирование  о ходе

работ или исполнении документов.

     Анализ:   возможные   варианты   развития событий  или   выхода   из

сложившейся ситуации.

     2. Выводы,   предложения,    рекомендации    или   просьбы    (может

отсутствовать).

Отметка о наличии приложения (при необходимости)

Наименование должности                личная подпись               Ф.И.О.

Отметка об исполнителе (может отсутствовать)

Визы согласования (при необходимости)

Приложение 15
к Инструкции по организации
делопроизводства и ведению архива в
администрации города Перми

ОБРАЗЕЦ
телеграммы

Отметка о категории

ПОЧЕТНОМУ ГРАЖДАНИНУ

ГОРОДА ПЕРМИ, ДВАЖДЫ

ГЕРОЮ СОВЕТСКОГО СОЮЗА

ЛЕТЧИКУ-КОСМОНАВТУ СССР

А.А. ЛЕОНОВУ

ГОРОД МОСКВА

107078

УВАЖАЕМЫЙ АЛЕКСЕЙ АРХИПОВИЧ! ПРИМИТЕ САМЫЕ ТЕПЛЫЕ  СЕРДЕЧНЫЕ ПОЗДРАВЛЕНИЯ

ДНЕМ  ВАШЕГО ЮБИЛЕЯ зпт  ОСОБУЮ  ПРИЗНАТЕЛЬНОСТЬ  зпт  УВАЖЕНИЕ   ЖИТЕЛЕЙ

ПЕРМСКОГО  КРАЯ  зпт   КОТОРЫЕ  ПОМНЯТ   НЕЗАБЫВАЕМЫЕ   ДНИ   ПРИЗЕМЛЕНИЯ

ЛЕТАТЕЛЬНОГО АППАРАТА   УРАЛЬСКОЙ  ЗЕМЛЕ зпт ГОРДЯТСЯ   ПОДВИГОМ   ВАШЕГО

КОСМИЧЕСКОГО ЭКИПАЖА тчк

Дата, регистрационный номер

ГЛАВА АДМИНИСТРАЦИИ ГОРОДА ПЕРМИ                                   Ф.И.О.

_________________________________________________________________________

Глава администрации города Перми      личная подпись               Ф.И.О.

Дата

Администрация города Перми

ул. Ленина, 23

614000, г. Пермь

Приложение 16
к Инструкции по организации
делопроизводства и ведению архива в
администрации города Перми

Форма
журнала учета телефонограмм

N	Дата	Должность, Ф.И.О. передавшего телефонограмму, номер его телефона	Должность, Ф.И.О. принявшего телефонограмму, номер его телефона	Время приема	Текст телефонограммы (не более 50 слов)
1	2	3	4	5	6

Приложение 17
к Инструкции по организации
делопроизводства и ведению архива в
администрации города Перми

Перечень
документов, не подлежащих регистрации в отделе делопроизводства управления по общим вопросам администрации города Перми

1. Входящие служебные письма и телеграммы, адресованные подразделениям администрации города.

2. Исходящие служебные письма и телеграммы, подписанные руководителями подразделений администрации города.

3. Бухгалтерские документы, счета на оплату.

4. Документы на иностранных языках без перевода.

5. Копии правовых актов.

6. Периодические издания.

7. Планы работы и отчеты о работе.

8. Поздравительные письма, телеграммы, открытки.

9. Пригласительные билеты.

10. Прогнозы погоды.

11. Рекламные извещения, прейскуранты, каталоги, проспекты.

12. Статистические сведения.

13. Тематические и специальные сборники без сопроводительных писем.

14. Учебные планы, программы семинаров, конференций.

Приложение 18
к Инструкции по организации
делопроизводства и ведению архива в
администрации города Перми

                                   ФОРМА                                 

                      номенклатуры дел подразделения

НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ

Наименование подразделения

на _________ год

Индекс дела	Заголовок дела (тома, части)	Кол-во томов	Срок хранения (лет и N статей по перечню)	Примечание
1	2	3	4	5

Наименование должности             Личная             Ф.И.О.

руководителя структурного          подпись

подразделения

Дата

СОГЛАСОВАНО

Наименование должности             Личная             Ф.И.О.

руководителя службы                подпись

делопроизводства

Дата

Наименование должности             Личная             Ф.И.О.

лица, ответственного за архив      подпись

Приложение 19
к Инструкции по организации
делопроизводства и ведению архива в
администрации города Перми

                                   ФОРМА                                 

                        сводной номенклатуры дел

НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ                     УТВЕРЖДАЮ

Наименование подразделения           Наименование

администрации города                 должности руководителя

на ______________ год                _________________________

                                        подпись расшифровка

                                     "_____" ____________ года

Индекс дела	Заголовок дела (тома, части)	Кол-во томов	Срок хранения (лет и N статей по перечню)	Примечание
1	2	3	4	5
Название раздела

Наименование должности             Личная             Ф.И.О.

руководителя структурного          подпись

подразделения

Дата

Наименование должности             Личная             Ф.И.О.

лица, ответственного за архив      подпись

СОГЛАСОВАНО                          СОГЛАСОВАНО

Протокол ЭК                          Протокол ЭПМК

                                     Агентства по делам

                                     архивов Пермского края

от ___________ N ________            от ___________ N ________

Приложение 20
к Инструкции по организации
делопроизводства и ведению архива в
администрации города Перми

                            ИТОГОВАЯ ЗАПИСЬ                              

                    о категориях и количестве дел

                        в _______________ году

По срокам хранения	Всего	В том числе
		переходящие	с отм. "ЭПК"
Постоянного
Временного (свыше 10 лет)
Временного (до 10 лет)
ЭД
Итого

Руководитель подразделения

администрации города               Личная             Ф.И.О.

                                   подпись

Дата

Итоговые сведения переданы в МБУ "Архив города Перми"

Наименование должности специалиста,     Личная

ответственного за архив                 подпись       Ф.И.О.

Дата

Приложение 21
к Инструкции по организации
делопроизводства и ведению архива в
администрации города Перми

                                  ФОРМА                                  

                  обложки дела в текущем делопроизводстве

                       АДМИНИСТРАЦИЯ ГОРОДА ПЕРМИ

                       НАИМЕНОВАНИЕ ПОДРАЗДЕЛЕНИЯ

                     ДЕЛО N (индекс по номенклатуре)

                             Заголовок дела

                                  Дата

                                                 Начато _________________

                                                 Окончено _______________

                                                 Хранить ________________

Приложение 22
к Инструкции по организации
делопроизводства и ведению архива в
администрации города Перми

                                  ФОРМА                                  

      обложки дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения

                        Код МБУ "Архив города Перми              73888499

                        Код администрации города Перми           04038270

                                        /--------------------------\

                                        |Фонд N __________________ |

                                        |Опись N _________________ |

                                        |Дело N __________________ |

                                        \--------------------------/

                      АДМИНИСТРАЦИЯ ГОРОДА ПЕРМИ

                      НАИМЕНОВАНИЕ ПОДРАЗДЕЛЕНИЯ

                    ДЕЛО N ________ ТОМ N ________

                          Заголовок дела

                               Дата

                                                На _______________ листах

                                                Хранить _________________

   /--------------------------\

   |Фонд N __________________ |

   |Опись N _________________ |

   |Дело N __________________ |

   \--------------------------/

Приложение 23
к Инструкции по организации
делопроизводства и ведению архива в
администрации города Перми

                                  ФОРМА                                  

                         листа-заверителя дела

ЛИСТ-ЗАВЕРИТЕЛЬ ДЕЛА N __________

В деле прошито и пронумеровано __________________________________________

________________________________________________________________ лист(ов)

                        цифрами и прописью

в том числе: литерные листы _____________________________________________

пропущенные номера ______________________________________________________

+ листов внутренней описи _______________________________________________

Особенности физического состояния и формирования дела	Номера листов

_________________________________________________________________________

Наименование должности             Личная             Ф.И.О.

лица, составившего                 подпись

заверительную надпись

Дата

Приложение 24
к Инструкции по организации
делопроизводства и ведению архива в
администрации города Перми

                                  ФОРМА                                  

                     внутренней описи документов дела

N	Название документа	Дата документа	Номера листов	Примечания

Итого ________________________________________________________ документов

                       (цифрами и прописью)

Количество листов внутренней описи ______________________________________

                                           (цифрами и прописью)

Опись составил(а)

Наименование должности             Личная             Ф.И.О.

составителя описи                  подпись

Дата

Приложение 25
к Инструкции по организации
делопроизводства и ведению архива в
администрации города Перми

                                 ПРИМЕР                                  

                оформления выписки из архивного документа

                                                                  ВЫПИСКА

                                 Герб

                      АДМИНИСТРАЦИЯ ГОРОДА ПЕРМИ

                            ПОСТАНОВЛЕНИЕ

29.03.96          N 1325

О предоставлении земельных участков

для строительства индивидуальных

жилых домов в жилом районе

Налимиха Кировского района

Постановляю:

     1. Предоставить   гражданам за   счет свободных городских   земель в

собственность   (за   плату)   земельные   участки    для   строительства

индивидуальных жилых домов в жилом районе Налимиха Кировского района:

     ...

     1.6. Иванову Ивану  Ивановичу - 1206 кв.м  на углу   улиц Белой, 1 и

Фиалковой, 2;

     ...

     2. Обязать:

     2.1. строительство жилых домов   и хозяйственных   построек вести по

проектам,   согласованным   с городским   комитетом  по   архитектуре   и

градостроительству;

     2.2. по окончании строительства жилых домов право владения  оформить

в бюро технической инвентаризации.

     ...

     4. Контроль за строительством жилых домов возложить на администрацию

Кировского района.

Глава администрации города                                      В.Е. Филь

Фонд Администрации города Перми Опись N 1 Дело N 106

Приложение 26
к Инструкции по организации
делопроизводства и ведению архива в
администрации города Перми

                                  ФОРМА

                акта о выдаче дел во временное пользование

АДМИНИСТРАЦИЯ ГОРОДА ПЕРМИ

Наименование подразделения администрации города

АКТ N ______________

о выдаче дел во временное пользование ___________________________________

                                        (название организации, адрес)

Основание _______________________________________________________________

Для какой цели __________________________________________________________

Выдаются следующие дела:

N	Опись N	Дело N	Заголовок дела	Крайние даты	Количество листов в деле	Примечание
1	2	3	4	5	6	7

Всего выдается ____________________ дел, срок возвращения _______________

               (цифрами и прописью)

     Дела выданы в упорядоченном  состоянии,   подшиты, в   обложках,   с

пронумерованными листами и заверительными надписями.

     Получатель обязуется вернуть дела в архив в указанный в акте срок.

     Получатель предупрежден об ответственности по закону в случае утраты

или повреждения.

Наименование должности               Наименование должности

руководителя                         руководителя организации-

                                     получателя

Личная      Ф.И.О.                   Личная      Ф.И.О.

подпись                              подпись

Дата                                 Дата

Гербовая печать                      Гербовая печать

Выдал дела

Наименование должности специалиста,  Личная

ответственного за архив              подпись     Ф.И.О.

Дата

Принял дела

Наименование должности               Личная      Ф.И.О.

                                     подпись

Дата

Дела возвращены в полном объеме и сохранности:

Сдал ____________________________________________________________________

Дата

Принял __________________________________________________________________

Дата

Приложение 27
к Инструкции по организации
делопроизводства и ведению архива в
администрации города Перми

                                  ФОРМА

                         карты-заместителя дела

КАРТА - ЗАМЕСТИТЕЛЬ ДЕЛА

Дело ____________________________________________________________________

                              (N и заголовок)

Опись ___________________________________________________________________

                               (N и название)

Выдано __________________________________________________________________

                   (дата выдачи)               (кому выдано)

во временное пользование до _____________________________________________

                                         (дата возврата)

Подпись выдавшего дело __________________________________________________

Приложение 28
к Инструкции по организации
делопроизводства и ведению архива в
администрации города Перми

                                  ФОРМА

         годового раздела сводной описи дел постоянного хранения         

Наименование подразделения           УТВЕРЖДАЮ

администрации города                 Наименование должности

руководителя

                                     _______________________

                                     подпись          Ф.И.О.

ФОНД N

ОПИСЬ N                              "_____" _______________

дел постоянного хранения

за _________________ год

N	Индекс дела	Заголовок дела (тома, части)	Крайние даты (тома, части)	Количество листов	Примечание
1	2	3	4	5	6
Название раздела

     В данную опись внесено __________________ дел с N по N, в том числе:

                           (цифрами и прописью)

литерные номера: ______________________________

пропущенные номера: ___________________________

Наименование должности             Личная             Ф.И.О.

составителя описи                  подпись

Дата

СОГЛАСОВАНО                          УТВЕРЖДЕНО

Протокол ЭК                          Протокол ЭПМК

                                     Агентства по делам

                                     архивов Пермского края

от ____________ N ________           от ____________ N ________

Приложение 29
к Инструкции по организации
делопроизводства и ведению архива в
администрации города Перми

                                  ФОРМА

          годового раздела сводной описи дел по личному составу          

                  и временного (свыше 10 лет) хранения

Наименование подразделения           УТВЕРЖДАЮ

                                     Наименование должности

                                     руководителя

                                     _______________________

                                     подпись          Ф.И.О.

ФОНД N

ОПИСЬ N                              "_____" _______________

дел по личному составу

(временного хранения)

за _________________ год

N	Индекс дела	Заголовок дела (тома, части)	Крайние даты (тома, части)	Срок хранения	Кол-во листов	Примечание
1	2	3	4	5	6	7
Название раздела

     В данную опись внесено __________________ дел с N по N, в том числе:

                           (цифрами и прописью)

литерные номера: ______________________________

пропущенные номера: ___________________________

Наименование должности             Личная             Ф.И.О.

составителя описи                  подпись

Дата

СОГЛАСОВАНО                          УТВЕРЖДЕНО

Протокол ЭК                          Протокол ЭПМК

                                     Агентства по делам

                                     архивов Пермского края

от ____________ N ________           от ____________ N ________

Приложение 30
к Инструкции по организации
делопроизводства и ведению архива в
администрации города Перми

                                  ФОРМА

              акта о выделении к уничтожению документов,

                        не подлежащих хранению

                                     УТВЕРЖДАЮ

                                     Наименование должности

                                     руководителя структурного

                                     подразделения

Наименование подразделения           _________________________

                                     подпись            Ф.И.О.

                                     "_____" _________________

АКТ N _______________

о выделении к уничтожению документов,

не подлежащих хранению

     На  основании  номенклатуры   дел и перечня типовых   управленческих

документов, образующихся в деятельности организаций, с   указанием сроков

хранения  отобраны к   уничтожению   как не имеющие   научно-исторической

ценности и утратившие практическое значение документы:

N	Заголовок дела	Дата	Дата номенклатуры	Индекс дела	Кол-во дел	Срок хранения	Примечание
1	2	3	4	5	6	7	8

ИТОГО _______________________________ дел за _______________________ годы

           (цифрами и прописью)

Наименование должности             Личная             Ф.И.О.

специалиста, ответственного        подпись

за ведение делопроизводства

Дата

СОГЛАСОВАНО

Наименование должности             Личная             Ф.И.О.

                                   подпись         специалиста,

                                              ответственного за архив

Приложение 31
к Инструкции по организации
делопроизводства и ведению архива в
администрации города Перми

                                  ФОРМА

          сводного акта о выделении к уничтожению документов,

                         не подлежащих хранению

Наименование подразделения             УТВЕРЖДАЮ

администрации города                   Наименование должности

                                       руководителя

АКТ N ____________________             ______________________

                                       подпись         Ф.И.О.

о выделении к уничтожению документов,  "____" _______________

не подлежащих хранению

     На основании  номенклатуры дел   и перечня  типовых   управленческих

документов,   образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков

хранения  отобраны к   уничтожению   как не имеющие   научно-исторической

ценности и утратившие практическое значение документы:

N	Заголовок дела	Дата	Дата номенклатуры	Индекс дела	Кол-во дел	Срок хранения	Примечание
1	2	3	4	5	6	7	8
Название раздела

ИТОГО _______________________________ дел за _______________________ годы

Описи дел постоянного хранения за _________________ годы утверждены, а по

личному составу согласованы с ЭПМК Агентства по делам архивов   Пермского

края (протокол от __________________ N ___________).

Наименование должности специалиста,      Личная

ответственного за архив                  подпись          Ф.И.О.

Дата

СОГЛАСОВАНО

Протокол ЭК

от ___________ N ________

     Документы в количестве _________________ дел уничтожены ____________

                           (цифрами и прописью)

_________________________________________________________________________

Наименование должности специалиста,      Личная

ответственного за архив                  подпись          Ф.И.О.

Дата

Приложение 32
к Инструкции по организации
делопроизводства и ведению архива в
администрации города Перми

                                  ФОРМА

                сдаточной описи дел постоянного хранения

Наименование подразделения           УТВЕРЖДАЮ

                                     Наименование должности

                                     руководителя

                                     _________________________

                                     подпись            Ф.И.О.

ФОНД N

ОПИСЬ N                              "______" ________________

дел постоянного хранения

за _____________________ год

N	Индекс дела	Заголовок дела (тома, части)	Дата дела (тома, части)	Кол-во листов	Примечание
1	2	3	4	5	6

     В данную опись внесено ____________________ дел

                            (цифрами и прописью)

Сдал:

Наименование должности             Личная             Ф.И.О.

составителя описи                  подпись

Дата

Принял:

Наименование должности специалиста,     Личная

ответственного за архив                 подпись            Ф.И.О.

Приложение 33
к Инструкции по организации
делопроизводства и ведению архива в
администрации города Перми

                                  ФОРМА

                     акта о необнаружении документов,

                      пути розыска которых исчерпаны

Наименование подразделения           УТВЕРЖДАЮ

администрации города                 Наименование должности

                                     руководителя

АКТ N ____________________           ________________________

                                     подпись           Ф.И.О.

о необнаружении документов, пути     "_____" ________________

розыска которых исчерпаны

     В результате ______________________________ установлено отсутствие в

фонде перечисленных ниже дел, предпринятые всевозможные меры   по розыску

дел положительных результатов не дали,  в связи с чем   считаем возможным

снять с учета.

Опись N	N ед.хр.	Заголовок ед.хр.	Количество листов	Крайние даты	Предполагаемые причины отсутствия
1	2	3	4	5	6

Итого ______________________________________________ ед.хр.

                   (цифрами и прописью)

Содержание   утраченных   материалов  может   быть  частично   восполнено

следующими ед.хр. _______________________________________________________

                          (номера ед.хр. и их групповые заголовки)

Наименование должности             Личная             Ф.И.О.

специалиста, ответственного        подпись

за архив

Дата

СОГЛАСОВАНО                          СОГЛАСОВАНО

Протокол ЭК                          Протокол ЭПМК

                                     Агентства по делам

                                     архивов Пермского края

от ___________ N ________            от ____________ N ________

Изменения в учетные документы внесены.

Наименование должности специалиста,     Личная         Ф.И.О.

ответственного за архив                 подпись

Дата

Приложение 34
к Инструкции по организации
делопроизводства и ведению архива в
администрации города Перми

                                  ФОРМА

               акта приема-передачи при смене специалиста,

                      ответственного за ведение архива

Наименование подразделения           УТВЕРЖДАЮ

администрации города

АКТ _________ N __________           Наименование должности

__________________________           руководителя

  (место составления)

                                     Подпись        Ф.И.О.

                                     Дата

приема-передачи при смене

специалиста, ответственного

за ведение архива

     В соответствии с ___________________________________________________

_________________________________ передал, а ____________________________

      (Ф.И.О. передающего)                       (Ф.И.О. принимающего)

принял документы архива за ____________________ годы и справочный аппарат

к ним.

N	N и наименование описи	Количество экземпляров описи	Примечание
1	2	3	4

ИТОГО: принято _____________________________________________________ дел,

                                (цифрами и прописью)

_____________________ описей в ______________________________ экземплярах

 (цифрами и прописью)                  (цифрами и прописью)

Состояние документов и описей: __________________________________________

                                    (общая характеристика состояния)

Одновременно передаются:

_______________________________

_______________________________

_______________________________

Состояние: ____________________

Состояние помещений архива: ___________________________________

                              (общая характеристика состояния)

Наличие и состояние оборудования и инвентаря: ___________________________

                                         (общая характеристика состояния)

Передал                                                            Ф.И.О.

Принял                                                             Ф.И.О.

Приложение 35
к Инструкции по организации
делопроизводства и ведению архива в
администрации города Перми

                                  ФОРМА

                              реестра описей

                              РЕЕСТР ОПИСЕЙ

         документов, хранящихся в ____________________________

N	Дата	N описи	Наименование описи	Количество дел в описи			Крайние даты	Кол-во листов в описи	Кол-во экземпляров описи	Примечание
				постоянного хранения	личных дел уволенных	по личному составу
1	2	3	4	5	6	7	8	9	10	11
			всего

Всего хранится в архиве _________________________________ описей, из них:

                               (цифрами и прописью)

постоянного хранения - _______________________________

                            (цифрами и прописью)

временного (свыше 10 лет) - __________________________

                               (цифрами и прописью)

по личному составу - _________________________________

                           (цифрами и прописью)

Наименование должности специалиста,      Личная             Ф.И.О.

ответственного за архив                  подпись

Дата

Приложение 36
к Инструкции по организации
делопроизводства и ведению архива в
администрации города Перми

                                  ФОРМА                                  

                   акта проверки наличия и состояния дел

Наименование подразделения           УТВЕРЖДАЮ

администрации города                 Наименование должности

                                     руководителя

АКТ N ____________________           __________________________

                                     подпись             Ф.И.О.

проверки наличия и состояния дел     "_____" __________________

архива

Фонд ____________________________________________________________________

                            (номер или название)

Основание проверки ______________________________________________________

            (плановая, перемещение документов, стихийное бедствие и т.д.)

Составлен комиссией:

Председатель комиссии ___________________________________________________

                          (наименование должности, фамилия, инициалы)

Члены комиссии: _________________________________________________________

                      (наименование должностей, фамилия, инициалы)

Проверка проводилась с _______________________ по _______________________

Проверкой установлено:

1. Всего числится по описям _________________________________________ дел

2. Всего не оказалось в наличии _____________________________________ дел

3. Имеют литерные номера:

     не учтенные в итоговых записях описей _______ дел

     не перечисленных, но учтенных в итоговых записях описей _______ дел

4. Пропущено номеров:

     не учтенные в итоговых записях описей _______ дел

    не перечисленных, но учтенных в итоговых записях описей _______ дел

5. Неправильно положенных дел, относящихся к другим фондам _______ дел

6. Оказалось в наличии по данному фонду (включенных в описи) _______ дел

7. Имеется не включенных в описи ____________________________________ дел

8. Всего по данному фонду (включенных и не включенных в описи)  имеется в

     наличии ____________________________________________________ дел

                            (цифрами и прописью)

Из них:

     требующих дезинфекции ________________________________ дел

     требующих дезинсекции ________________________________ дел

     требующих реставрации ________________________________ дел

     требующих переплета или подшивки _____________________ дел

     требующих восстановления затухающих текстов __________ дел

     неисправимо поврежденных _____________________________ дел

     требующих обработки __________________________________ дел

     выдано во временное пользование ______________________ дел

9. Общая характеристика состояния и условий хранения документов. Основные

     отрицательные явления в состоянии и условиях их хранения.

Приложение - лист(ы) проверки наличия и состояния дел

Проверку проводили:

Председатель комиссии              Личная             Ф.И.О.

Наименование должности             подпись

Члены комиссии:

Наименование должностей            Подписи            Ф.И.О.

Дата