Постановление Администрации г. Торжка Тверской области от 21 ноября 2012 г. N 632 "Об административном регламенте оказания муниципальной услуги "Предоставление информации гражданам и организациям по документам архивных фондов" (с изменениями и дополнениями)

Постановление Администрации г. Торжка Тверской области
от 21 ноября 2012 г. N 632
"Об административном регламенте оказания муниципальной услуги
"Предоставление информации гражданам и организациям
по документам архивных фондов"

С изменениями и дополнениями от:

2 апреля 2013 г., 15 августа 2016 г.

В соответствии с Федеральными законами от 22.10.2004 N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации", от 24.07.2010 N 210-ФЗ "Об организации предоставления государственных и муниципальных услуг", постановлением администрации города Торжка от 23.07.2012 N 394 "О порядке разработки и утверждения административных регламентов предоставления муниципальных услуг на территории муниципального образования город Торжок", постановляю:

1. Утвердить административный регламент оказания муниципальной услуги "Предоставление информации гражданам и организациям по документам архивных фондов" (прилагается).

2. Настоящее Постановление вступает в силу со дня его подписания, подлежит официальному опубликованию и размещению в свободном доступе на сайте администрации города в информационно-телекоммуникационной сети "Интернет".

3. Контроль за исполнением настоящего Постановления возложить на управляющего делами администрации города Глазова В.П.

Глава города

А.А. Рубайло

Административный регламент
оказания муниципальной услуги "Предоставление информации гражданам и организациям по документам архивных фондов"
(утв. постановлением администрации города Торжка
от 21 ноября 2012 г. N 632)

С изменениями и дополнениями от:

2 апреля 2013 г., 15 августа 2016 г.

1. Общие положения

1.1. Административный регламент оказания архивным отделом администрации муниципального образования город Торжок муниципальной услуги "Предоставление информации гражданам и организациям по документам архивных фондов" разработан в целях повышения результативности и качества открытости и доступности предоставления муниципальной услуги, определяет сроки и последовательность действий (административных процедур) архивного отдела администрации муниципального образования город Торжок (далее - архивный отдел) при исполнении запросов по использованию документов, находящихся на архивном хранении.

1.2. Муниципальная услуга включает в себя:

1.2.1 исполнение запросов, связанных с социальной защитой граждан, предусматривающих их пенсионное обеспечение, а также получение льгот и компенсаций в соответствии с законодательством Российской Федерации и международными обязательствами Российской Федерации (социально-правовые запросы);

1.2.2 исполнение запросов о предоставлении информации по определенной проблеме, теме, событию, факту (тематические запросы);

1.2.3 выдачу архивных справок, архивных выписок, архивных копий и ответов об отсутствии запрашиваемых сведений;

1.2.4 предоставление архивных документов для работы пользователей в читальном зале архивного отдела.

1.3. Получателями муниципальной услуги являются юридические лица (органы государственной власти, органы местного самоуправления, общественные объединения, организации, предприятия) и физические лица.

1.4. Порядок предоставления муниципальной услуги включает в себя следующие административные процедуры:

1.4.1 регистрация запросов;

1.4.2 анализ тематики поступивших запросов;

1.4.3 поиск архивных документов, необходимых для исполнения запросов;

1.4.4 оформление архивных справок, архивных выписок и архивных копий, ответов на запросы;

1.4.5 отправка архивных справок, архивных выписок и архивных копий, ответов на запрос.

1.5. При работе в читальном зале архивного отдела следует руководствоваться Правилами работы пользователей в читальном зале архивного отдела (приложение 1 к регламенту).

1.6. Результатом оказания муниципальной услуги являются:

1.6.1 копии документов;

1.6.2 выписки из документов;

1.6.3 архивные справки по документам, находящимся на хранении в архиве;

1.6.4 уведомление о направлении запроса на исполнение в организацию по принадлежности;

1.6.5 уведомление о возможности местонахождения запрашиваемых документов;

1.6.6 уведомление об отсутствии запрашиваемых сведений либо о не обнаружении документов (отрицательный ответ).

1.7. Информирование о порядке оказания муниципальной услуги осуществляется архивным отделом.

Место нахождения архивного отдела и его почтовый адрес: 172010, Тверская область, г. Торжок, ул. Зеленый городок, д. 12.

Телефон (факс) - 8 (48 251) 5-36-78.

Время работы архивного отдела:

понедельник - пятница - 8.00. - 17.00.

перерыв на обед - 12.00. - 13.00.

Суббота, воскресенье - выходные дни.

Пятница - не приемный день.

Информация об изменениях:

Постановлением Администрации города Торжка от 15 августа 2016 г. N 439 пункт 1.7 настоящего приложения дополнен подпунктом 1.7.1, вступающим в силу со дня официального опубликования названного постановления

1.7.1. Информацию о порядке и правилах предоставления муниципальной услуги можно получить:

- в архивном отделе администрации муниципального образования город Торжок по адресу: 172010, Тверская область, г. Торжок, ул. Зеленый Городок, д. 10;

- в Торжокском филиале государственного автономного учреждения Тверской области "Многофункциональный центр предоставления государственных и муниципальных услуг" по адресу: 172003, Тверская область, г. Торжок, ул. Металлистов, д. 7. Телефон для справок: 8 (48251) 4-19-09;

- с помощью федеральной государственной информационной системы "Единый портал государственных и муниципальных услуг (функций)";

- в общем отделе администрации муниципального образования город Торжок по адресу: 172002, г. Торжок, Новгородская набережная, д. 1а, каб. 16.

Информация об изменениях:

Постановлением Администрации города Торжка от 15 августа 2016 г. N 439 настоящее приложение дополнено пунктом 1.8, вступающим в силу со дня официального опубликования названного постановления

1.8. Адреса официальных сайтов:

- единый портал госуслуг https://www.gosuslugi.ru;

- администрация города www.torzhok-adm/торжок.рф;

- ГАУ "МФЦ" http://www.mfc-tver.ru;

- архивный отдел arh-torzhok@yandex.ru.

Место нахождения архивного отдела и его почтовый адрес: 172010, Тверская область, г. Торжок, ул. Зеленый Городок, д. 12.

Телефон (факс) - 8 (48251) 5-36-78.

Время работы архивного отдела:

Понедельник - пятница - 8.00 - 17.00;

перерыв на обед - 12.00 - 13.00;

пятница - неприемный день, работа с документами;

суббота, воскресенье - выходные дни.

2. Стандарт предоставления муниципальной услуги

2.1. Наименование муниципальной услуги: "Предоставление информации гражданам и организациям по документам архивных фондов".

2.2. Предоставление муниципальной услуги осуществляется архивным отделом.

2.3. Конечным результатом предоставления муниципальной услуги является архивная справка, архивная выписка, архивная копия, информационное письмо, тематический перечень архивных документов, тематическая подборка копий архивных документов или ответ об отсутствии запрашиваемых сведений.

2.4. Получателями муниципальной услуги являются:

2.4.1 российские и иностранные граждане, а также лица без гражданства;

2.4.2 органы государственной власти и местного самоуправления;

2.4.3 организации и общественные объединения;

2.4.4 юридические и физические лица, имеющие право в соответствии с законодательством Российской Федерации либо в силу наделения их пользователями в порядке, установленном законодательством Российской Федерации, полномочиями выступать от их имени.

2.5. Перечень документов для оказания муниципальной услуги.

Заявители, обращающиеся в адрес архивного отдела для получения муниципальной услуги, предъявляют:

2.5.1 письменный запрос (заявление) по форме согласно приложения 2 к регламенту;

2.5.2 паспорт, или иной документ, удостоверяющий личность;

2.5.3 копию трудовой книжки (при наличии) для подтверждения трудового стажа;

2.5.4 копию документа о награждении (при наличии) для подтверждения факта награждения;

2.5.5 копию нотариально заверенной доверенности либо доверенности, приравненной к нотариально удостоверенной в соответствии с граждански законодательством Российской Федерации (в случае обращения через доверенное лицо);

2.5.6 копии документов, подтверждающих право на имущество, в случае обращения по вопросам оформления земельных участков, недвижимости, вступления в права наследства.

2.6. Требования, предъявляемые к документам.

2.6.1 Заявление о выдаче архивной справки, копии, выписки оформляется согласно форме, представленной в приложении 2 к настоящему регламенту.

2.6.2 Заявление может быть заполнено от руки или машинописным способом, распечатано посредством электронных печатающих устройств. Заявление составляется в одном экземпляре - подлиннике, подписывается заявителем или его доверенным лицом.

2.6.3 Копии документов, представляемые заявителем в архивный отдел должны быть хорошего качества. Ксерокопирование и заверение копий указанных документов может производиться по месту предоставления услуги.

2.6.4 Заявитель вправе указать в заявлении дополнительную контактную информацию, облегчающую взаимодействие с архивным отделом (номера контактных телефонов/ факсов, адрес электронной почты).

2.6.5 Доверенность на получение муниципальной услуги предъявляется в двух экземплярах - подлинном и в виде копии. Копия доверенности на получение муниципальной услуги после предоставления муниципальной услуги остается в архивном отделе.

2.7. Срок предоставления муниципальной услуги.

2.7.1 Запросы, касающиеся реализации прав граждан, связанных с социальной защитой, предусматривающих пенсионное обеспечение, получения льгот и компенсаций (социально-правовые запросы), исполняются в срок не более 30 календарных дней со дня их регистрации в архивном отделе.

2.7.2 В исключительных случаях срок рассмотрения запроса может быть продлен, но не более чем на 30 дней. Заявителю направляется промежуточный ответ за три дня до истечения срока рассмотрения запроса.

2.7.3 Срок исполнения запроса по научно-справочному аппарату (НСА) архива не более 15 календарных дней с момента его регистрации.

2.7.4 Запросы о предоставлении информации по определенной проблеме, теме, событию, факту (тематические запросы), поступившие от органов государственной власти Российской Федерации, органов местного самоуправления, организаций, связанные с исполнением ими своих функций, архивный отдел рассматривает в первоочередном порядке и предоставляет запрашиваемые ими документы или сведения в течение 15 календарных дней со дня их регистрации.

2.7.5 Запросы, касающиеся реализации имущественных прав исполняются в течение 10 календарных дней со дня регистрации в архивном отделе.

2.7.6 Запрос, по которому в муниципальном архиве отсутствуют документы (непрофильный запрос), направляется по принадлежности в соответствующую организацию, где могут храниться необходимые документы, не позднее чем в 5-дневный срок со дня регистрации запроса с уведомлением заявителя о переадресации запроса.

2.7.7 По запросам, которые не могут быть исполнены без предоставления дополнительных сведений, в течение 5 рабочих дней со дня их регистрации направляется ответ с просьбой указать недостающие или уточняющие сведения.

2.7.8 Запросы граждан - инвалидов и и участников Великой Отечественной войны и боевых действий исполняются в первоочередном порядке.

2.7.9 Предоставление муниципальной услуги осуществляется на безвозмездной основе.

Информация об изменениях:

Постановлением Администрации города Торжка от 15 августа 2016 г. N 439 пункт 2.7 настоящего приложения дополнен подпунктом 2.7.10, вступающим в силу со дня официального опубликования названного постановления

2.7.10. В случае предоставления заявления через ГАУ "МФЦ" срок, указанный в подпункте 2.7.1 пункта 2.7 настоящего административного регламента, исчисляется со дня передачи ГАУ "МФЦ" заявления и документов, указанных в пункте 2.7 настоящего административного регламента.

2.8. Перечень нормативных правовых актов, регулирующих предоставление муниципальной услуги.

Предоставление муниципальной услуги осуществляется в соответствии со следующими нормативными правовыми актами:

- Конституция Российской Федерации (Российская газета, N 7, 21.01.2009);

- Федеральный Закон Российской Федерации от 22 октября 2004 года N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации" ("Российская газета", N 237, 27.10.2004);

- Федеральный Закон Российской Федерации от 2 мая 2006 года N 59-ФЗ "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации" ("Российская газета", N 95, 05.05.2006);

- Федеральный Закон Российской Федерации от 27 июля 2006 года N 149-ФЗ "Об информации, информационных технологиях и о защите информации" ("Российская газета", N 165, 29.07.2006);

- Закон Тверской области от 23 декабря 2005 года N 162-ЗО "Об архивном деле в Тверской области" ("Тверские ведомости", N 55 (28 декабря), специальный выпуск, 2005);

- Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук, утвержденные приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 18.01.2007 N 19 (Зарегистрированы Министерством юстиции Российской Федерации 06.03.2007), ("Бюллетень нормативных актов федеральных органов исполнительной власти", N 20, 14.05.2007);

- Административный регламент Федерального архивного агентства по предоставлению муниципальной услуги "Организация исполнения поступивших из-за рубежа запросов российских и иностранных граждан, а также лиц без гражданства, связанных с реализацией их законных прав и свобод" (Утвержден приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций РФ от 28.12.2009 N 894), ("Российская газета", 26.02.2010);

- Устав муниципального образования город Торжок ("Новоторжский вестник", N 41, 9 октября 2009);

- Положение об архивном отделе администрации муниципального образования город Торжок.

2.9. Способы получения информации о порядке предоставления муниципальной услуги.

2.9.1 Информацию о порядке предоставления муниципальной услуги можно получить:

- при личном обращении,

- при письменном обращении,

- по телефону,

- по электронной почте,

- в сети Интернет,

- на информационных стендах в местах предоставления услуги.

2.9.2 Информирование при личном обращении и по телефону.

Консультации по вопросам получения муниципальной услуги предоставляются специалистами, оказывающими муниципальную услугу по следующим вопросам:

- перечень документов, необходимых для получения муниципальной услуги;

- заполнение заявления;

- время приема заявителей;

- сроки исполнения запроса;

- порядок обжалования действий (бездействия) и решений, осуществляемых в ходе предоставления муниципальной услуги.

Ответ на телефонный звонок должен начинаться с информации о наименовании учреждения, в которое позвонил гражданин, фамилии, имени, отчестве и должности специалиста, принявшего телефонный звонок, а затем подробно со ссылками на соответствующие нормативные правовые акты необходимо проинформировать обратившегося по интересующим вопросам.

В случае если для подготовки ответа требуется продолжительное время, должностное лицо, осуществляющее устное информирование, может предложить заинтересованному лицу обратиться за необходимой информацией в письменном виде, либо назначить другое удобное для заинтересованного лица время для устного информирования.

2.9.3 При информировании по письменным обращениям ответ в простой, четкой и понятной форме с указанием фамилии, имени, отчества номера телефона исполнителя направляется в виде почтового отправления на адрес заинтересованного лица.

2.9.4 При информировании по процедуре предоставления муниципальной услуги по обращениям, направленным по электронной почте, ответ направляется по электронной почте на электронный адрес заинтересованного лица.

2.9.5 При информировании посредством личного обращения сотрудник архивного отдела обязан принять заинтересованное лицо в соответствии с графиком приема и дать гражданину полный, точный и оперативный ответ на поставленные вопросы.

2.9.6 Размещение информации о предоставлении муниципальной услуги в сети Интернет производится на официальном интернет-сайте администрации города Торжка (приложение 3).

На информационных стендах размещается следующая информация:

- извлечения из Стандарта муниципальной услуги;

- краткое описание порядка предоставления услуги;

- перечень документов, необходимых для получения муниципальной услуги;

- образцы оформления документов, необходимых для предоставления муниципальной услуги;

- бланки (формы) документов, заполняемых при обращении в архивный отдел;

- режим приема граждан архивным отделом;

- основания для отказа в предоставлении государственной услуги;

- ответы на часто задаваемые вопросы;

- раздаточные материалы, содержащие перечень требуемых документов, режим приема заявителей, почтовый адрес и номер контактного телефона архивного отдела.

2.10. Порядок получения муниципальной услуги.

Информация об изменениях:

Постановлением Администрации города Торжка от 15 августа 2016 г. N 439 в подпункт 2.10.1 пункта 2.10 настоящего приложения внесены изменения, вступающие в силу со дня официального опубликования названного постановления

См. текст подпункта в предыдущей редакции

2.10.1 При обращении в архивный отдел заявитель оформляет письменное заявление по форме согласно приложению 2 к настоящему регламенту, в котором указывает интересующую его информацию и прилагает копии документов в соответствии с темой запроса.

Лица с ограниченными возможностями подают заявления о предоставлении муниципальной услуги в общий отдел администрации города Торжка, оснащенный беспрепятственным входом и выходом для данной категории лиц.

2.10.2. Представленные документы проверяются в присутствии заявителя на предмет полноты и соответствия требованиям, предъявляемым к ним действующим законодательством, а также правильности оформления заявления о предоставлении муниципальной услуги.

2.10.3 В случае, если заявление о представлении муниципальной услуги было оформлено ненадлежащим образом, заявителю указываются ошибки, подлежащие исправлению, и предоставляется возможность повторного оформления заявления на месте, не выходя из приемного кабинета.

2.10.4 В случае, если представлен неполный комплект документов или документы оформлены с нарушением установленных требований, документы возвращаются заявителю.

2.10.5 Причины отказа, перечень недостающих документов, а также перечень недостатков, выявленных в представленных документах, оформляются в письменном виде.

2.10.6 При отсутствии замечаний представленные заявителем документы регистрируются в установленном порядке. Заявителю выдается уведомление о регистрации документов с присвоенным порядковым номером и указанием даты регистрации. Данное уведомление заявитель обязан предъявить при получении архивной справки (копии, выписки) или отказа в выдаче документов.

2.11. Перечень оснований для приостановления исполнения и отказа в предоставлении муниципальной услуги.

Исполнение муниципальной услуги может быть приостановлено или заявителю может быть отказано в рассмотрении обращения по следующим основаниям:

2.11.1 отсутствие в обращении заявителя необходимых сведений для проведения поисковой работы и его исполнения;

2.11.2 отсутствие у заявителя паспорта или иного удостоверяющего личность документа, а также доверенности, оформленной в установленном порядке, у доверенного лица при получении архивной справки, архивной выписки, архивной копии;

2.11.3 в обращении не указаны фамилия, имя, отчество (наименование организации) обратившегося и/или почтовый адрес заявителя;

2.11.4 в обращении содержится вопрос, по которому многократно давались письменные ответы по существу в связи с ранее направляемыми обращениями, и при этом в обращении не приводятся новые доводы или обстоятельства;

2.11.5 в обращении содержатся нецензурные либо оскорбительные выражения, угрозы жизни, здоровью и имуществу должностного лица, а также членов его семьи;

2.11.6 текст письменного обращения не поддается прочтению;

2.11.7 ограничение доступа к документам, содержащим сведения, составляющие государственную и иную охраняемую законодательством Российской Федерации тайну.

Уведомление об отказе в рассмотрении обращения направляется заявителю в письменной форме.

Информация об изменениях:

Постановлением Администрации города Торжка от 15 августа 2016 г. N 439 пункт 2.12 настоящего приложения изложен в новой редакции, вступающей в силу со дня официального опубликования названного постановления

См. текст подпункта в предыдущей редакции

2.12. Время ожидания посетителями приема должностным лицом не должно превышать 15 минут.

2.13. Защита интересов получателя муниципальной услуги.

2.13.1 Заинтересованные лица имеют право подать свои предложения по улучшению качества обслуживания при предоставлении муниципальной услуги.

2.13.2 Получатели муниципальной услуги вправе обжаловать решения, принятые в ходе предоставления муниципальной услуги, действия (или бездействие) сотрудников и руководителя архивного отдела в администрации муниципального образования город Торжок.

2.13.3 Получатель муниципальной услуги имеет право обратиться с жалобой или предложением лично или направить письменное обращение с указанием фамилии, имени, отчества заявителя и его контактных данных.

2.13.4 Поступившие предложения подлежат регистрации в установленном порядке. Письменный ответ, содержащий результаты рассмотрения обращения, направляется получателю муниципальной услуги.

2.13.5 Не принимаются к рассмотрению предложения, содержащие нецензурные или оскорбительные выражения, либо не относящиеся к вопросам, регулируемым административным регламентом.

2.13.6 Поступившие предложения используются при подготовке изменений в административный регламент.

3. Административные процедуры

3.1. Описание последовательности административных действий при оказании муниципальной услуги.

Оказание муниципальной услуги включает в себя следующие административные действия:

3.1.1 прием и регистрация поступивших запросов;

3.1.2 анализ тематики запросов;

3.1.3. направление запросов на исполнение в организации по месту нахождения документов;

3.1.4 предоставление документов заявителям в читальный зал архива;

3.1.5 подготовка и оформление архивных справок, архивных выписок, архивных копий, информационных писем, тематических перечней и подборок, подготовка отрицательных ответов;

3.1.6 отправка архивных справок, архивных выписок, архивных копий и ответов на запросы.

3.2. Прием и регистрация запросов.

3.2.1 Регистрация запроса является основанием для начала действий по предоставлению муниципальной услуги.

3.2.2 Поступившие в архивный отдел письменные запросы заявителей регистрируются в день поступления в установленном порядке, направляются руководителю архивного отдела, рассматриваются и передаются непосредственно исполнителю в течение 3-х дней с момента поступления в установленном порядке.

3.2.3 При поступлении в архивный отдел запроса заявителя по электронной почте запрос распечатывается на бумажном носителе и в дальнейшем работа с ним ведется в установленном для письменных обращений порядке.

3.3. Анализ тематики запросов.

3.3.1 Руководитель архивного отдела обеспечивает оперативное рассмотрение запросов пользователей, доведение их до исполнителей.

3.3.2 Специалисты архивного отдела осуществляют анализ тематики поступивших запросов с использованием имеющихся в архивном отделе научно-справочного аппарата, справочников по фондам архивов и базы данных программного комплекса "Архивный фонд".

3.3.3 В результате анализа определяются:

- правомочность получения заявителем запрашиваемой информации с учетом ограничений на предоставление сведений, содержащих государственную тайну и сведения конфиденциального характера;

- степень полноты сведений, содержащихся в запросе заявителя, необходимых для проведения поисковой работы;

- местонахождение архивных документов, необходимых для исполнения запроса заявителя.

3.4. Направление запросов на исполнение в организации по месту нахождения документов.

При поступлении в архивный отдел запросов, не относящихся к составу документов, хранящихся в архиве, специалист архивного отдела пересылает запрос в соответствующую организацию или архивное учреждение, где хранятся документы. Заявителю направляется уведомление о переадресации запроса.

3.5. Предоставление документов заявителям в читальный зал архива.

Предоставление документов в читальный зал осуществляется в соответствии с правилами работы пользователей в читальном зале архивного отдела администрации города Торжка (Приложение 1 к настоящему Регламенту).

3.6. Подготовка и оформление архивных справок, архивных выписок, архивных копий информационных писем, тематических перечней и подборок, ответов заявителям.

3.6.1 Подготовка ответов заявителям осуществляется специалистами архивного отдела по научно-справочному аппарату и документам, находящимся на архивном хранении.

3.6.2 Архивная справка и архивная выписка составляются с обозначением названия информационного документа "Архивная справка", "Архивная выписка".

3.6.3 Текст в архивной справке дается в хронологической последовательности событий с указанием видов архивных документов и их дат. В архивной справке допускается цитирование архивных документов.

Несовпадение отдельных данных архивных документов со сведениями, изложенными в запросе, не является препятствием для включения их в архивную справку при условии, если совпадение всех остальных сведений не вызывает сомнений в тождественности лица или фактов, о которых говорится в архивных документах. В архивной справке эти данные воспроизводятся так, как они изложены в архивных документах, а расхождения, несовпадения и неточные названия, отсутствие имени, отчества, инициалов, или наличие одного из них оговариваются в тексте справки в скобках ("Так в документе", "Так в тексте оригинала").

В тексте архивной справки не допускаются изменения, исправления, комментарии, собственные выводы исполнителя по содержанию архивных документов, на основании которых составлена архивная справка.

В конце архивной справки приводятся архивные шифры и номера листов единиц хранения архивных документов, использовавшиеся для составления архивной справки.

В архивной справке, объем которой превышает один лист, листы должны быть прошиты, пронумерованы и скреплены печатью администрации муниципального образования город Торжок.

Архивная справка оформляется на бланке Архивного отдела администрации муниципального образования город Торжок и адресуется непосредственно заявителю.

Архивная справка подписывается заведующим архивным отделом и исполнителем, заверяется печатью администрации муниципального образования город Торжок, проставляются номера и дата составления.

При необходимости к архивной справке прилагаются копии архивных документов или выписки из них, подтверждающие сведения, изложенные в архивной справке.

3.6.4 Архивная выписка - документ архивного отдела, дословно воспроизводящий часть текста архивного документа, относящийся к определенному факту, событию, лицу, с указанием архивного шифра и номеров листов единицы хранения.

В архивной выписке название архивного документа, его номер и дата воспроизводятся полностью. Извлечениями из текстов архивных документов должны быть исчерпаны все имеющиеся данные по запросу. Начало и конец каждого извлечения, а также пропуски в тексте архивного документа отдельных слов обозначаются многоточием.

В примечаниях к тексту архивной выписки делаются соответствующие оговорки о частях текста оригинала, неразборчиво написанных, исправленных автором, не поддающихся прочтению вследствие повреждения текста и т.д. Отдельные слова и выражения оригинала, вызывающие сомнения в их точности, оговариваются словами "Так в тексте оригинала", "Так в документе". После текста архивной выписки указываются архивный шифр и номера листов единицы хранения архивного документа.

Архивная выписка подписывается заведующим архивным отделом и исполнителем, заверяется печатью администрации муниципального образования город Торжок, проставляются номера и дата составления.

3.6.5 Архивная копия - дословно воспроизводящая текст архивного документа копия, с указанием архивного шифра и номеров листов единиц хранения архивных документов, которые проставляются на обороте каждого листа архивной копии. Все листы архивной копии скрепляются.

Архивная копия заверяется руководителем архивного отдела и заверяется печатью архивного отдела.

3.6.6 Информационное письмо - письмо, составленное на бланке архивного отдела по запросу пользователя или по инициативе архивного отдела, содержащее информацию о хранящихся в архивном отделе архивных документов по определенной проблеме, теме.

3.6.7 Тематический перечень архивных документов - систематизированный краткий или аннотированный перечень заголовков архивных документов по определенной теме, с указанием их дат и архивных шифров, составленный по запросу пользователя или по инициативе архивного отдела.

3.6.8 Тематическая подборка копий архивных документов - систематизированный комплект копий архивных документов или их частей по определенной теме, подготовленный архивным отделом по запросу пользователя или по инициативе архивного отдела.

Тематическая подборка включает титульный лист, тематический перечень документов и, при необходимости, историческую справку по теме.

3.6.9 При отсутствии документов, необходимых для исполнения запроса, составляется отрицательный ответ на бланке архивного отдела. В ответе излагается причина, по которой не представляется возможным выдать заявителю архивную справку или копию документа.

3.6.10 Если в запросе отсутствуют необходимые для поиска сведения, заявителю направляется письмо с просьбой уточнить необходимые для выполнения запроса данные. После получения ответа с уточненными данными исполнение запроса осуществляется на общих основаниях.

3.6.11 Архивные справки, архивные выписки, архивные копии, информационные письма, тематические перечни архивных документов, тематические подборки архивных документов и отрицательные ответы оформляются на русском языке.

3.6.12 Рассмотрение запроса считается законченным, если по нему приняты необходимые меры, и автор запроса проинформирован о результатах рассмотрения.

3.7. Отправка архивных справок, архивных выписок, архивных копий и ответов заявителям.

3.7.1 Архивная справка, архивная выписка, архивная копия, информационные письма, тематические перечни архивных документов, тематические подборки архивных документов и ответы об отсутствии запрашиваемых сведений, предназначенные для направления заявителям, высылаются архивным отделом на следующий день после их оформления по почте простыми письмами непосредственно в адрес заявителей или выдаются лично на руки заявителям.

3.7.2 Ответы на письменные запросы заявителей, поступившие по почте, по электронной почте, факсимильной связью направляются в письменном виде по почте.

3.7.3 Архивная справка, архивная выписка, архивная копия и ответ на запрос, в случае личного обращения заявителя или его доверенного лица в архив, выдаются под расписку заявителю - при предъявлении паспорта или иного документа, удостоверяющего личность; доверенному лицу - при предъявлении паспорта или иного документа, удостоверяющего личность, и доверенности, оформленной в установленном законом порядке. Получатель архивной справки, архивной выписки, архивной копии и ответа на запрос расписывается в журнале регистрации запросов, указывая дату получения документа.

4. Формы контроля за исполнением административного регламента

4.1. Организация работы по реализации административного регламента осуществляется руководителем архивного отдела администрации.

4.2 Текущий контроль за соблюдением последовательности действий, определенных административными процедурами по предоставлению муниципальной услуги, и принятием решений осуществляется управляющим делами администрации города Торжка, курирующим деятельность архивного отдела.

4.3 Обязательному контролю исполнения подлежат поступившие в архивный отдел, зарегистрированные в установленном порядке и требующие исполнения:

4.3.1 обращения инвалидов и участников Великой Отечественной войны;

4.3.2 обращения и запросы депутатов всех уровней представительных органов власти Российской Федерации;

4.3.3 обращения и запросы всех уровней исполнительных органов государственной власти и органов местного самоуправления Российской Федерации;

4.3.4 письма и обращения судебных органов, органов прокуратуры;

4.3.5 жалобы граждан.

4.4 Контроль за полнотой и качеством исполнения муниципальной услуги включает в себя проведение проверок, выявление и устранение нарушений прав пользователей, рассмотрение, принятие решений и подготовку ответов на обращения пользователей, содержащих жалобы на решения, действия (бездействия) должностных лиц.

4.5 По результатам проведенных проверок в случае выявления нарушений прав пользователей, к виновным лицам применяются меры ответственности в порядке, установленном законодательством Российской Федерации.

4.6 Специалисты архивного отдела несут персональную ответственность за объективность и всесторонность подготовки ответов на поступившие запросы, соблюдение сроков их исполнения, содержание подготовленного ответа.

5. Досудебный (внесудебный) порядок обжалования решений
и действий (бездействия) сотрудников архивного отдела
при предоставлении муниципальной услуги

5.1. Заявитель может обратиться с жалобой на действия (бездействие) и решения, осуществляемые в ходе предоставления муниципальной услуги в следующих случаях:

5.1.1. нарушение срока регистрации запроса заявителя о предоставлении муниципальной услуги;

5.1.2. нарушение срока предоставления муниципальной услуги;

5.1.3. требование у заявителя документов, не предусмотренных муниципальными правовыми актами для предоставления муниципальной услуги;

5.1.4. отказ в приеме документов у заявителя для предоставления муниципальной услуги;

5.1.5. отказ в предоставлении муниципальной услуги, если основания отказа не предусмотрены федеральными законами, нормативными правовыми актами;

5.1.6. затребование с заявителя при предоставлении муниципальной услуги платы, не предусмотренной нормативными правовыми актами РФ и муниципальными правовыми актами;

5.1.7. отказ в исправлении допущенных опечаток и ошибок в выданных в результате предоставления муниципальной услуги документах либо нарушение установленного срока таких исправлений.

5.2. Общие требования к порядку подачи и рассмотрения жалобы:

5.2.1. жалоба подается в письменной форме на бумажном носителе, в электронной форме в архивный отдел, предоставляющий муниципальную услугу;

5.2.2. жалобы на решения, принятые руководителем архивного отдела, подаются управляющему делами администрации, главе администрации муниципального образования город Торжок;

5.2.3. жалоба может быть направлена по почте, через многофункциональный центр, с использованием информационно-телекоммуникационной сети "Интернет", а так же принята при личном приеме заявителя.

5.3. Жалоба должна содержать:

5.3.1. наименование архивного отдела, предоставляющего муниципальную услугу или муниципального служащего, решения и действия (бездействие) которого обжалуются;

Информация об изменениях:

Постановлением Администрации города Торжка Тверской области от 2 апреля 2013 г. N 186 подпункт 5.3.2 пункта 5.3 настоящего приложения изложен в новой редакции

См. текст пункта в предыдущей редакции

5.3.2. фамилию, имя, отчество (при наличии), сведения о месте жительства заявителя - физического лица либо наименование, сведения о месте нахождения заявителя - юридического лица, а также номер контактного телефона, адрес электронной почты (при наличии) и почтовый адрес, по которым должен быть направлен ответ заявителю;

5.3.3. сведения об обжалуемых решениях и действиях (бездействии) архивного отдела, предоставляющего муниципальную услугу, либо муниципального служащего;

5.3.4. доводы, на основании которых заявитель не согласен с решением и действием (бездействием) архивного отдела, либо муниципального служащего. Заявителем могут быть представлены документы, подтверждающие доводы заявителя, либо их копии.

5.4. Основанием для начала процедуры досудебного обжалования является регистрация письменной жалобы заявителя.

5.5. Жалоба, поступившая в архивный отдел, подлежит рассмотрению руководителем архивного отдела в течение 15 рабочих дней со дня ее регистрации, а в случае обжалования отказа в приеме документов у заявителя либо в исправлении допущенных опечаток и ошибок или в случае обжалования нарушения установленного срока таких исправлений - в течение пяти рабочих дней со дня регистрации.

5.6. По результатам рассмотрения жалобы архивный отдел, предоставляющий муниципальную услугу, принимает одно из следующих решений:

5.6.1. удовлетворяет жалобу, в том числе в форме отмены принятого решения, исправления допущенных архивным отделом опечаток и ошибок в выданных в результате представления муниципальной услуги документах, а также в иных формах;

5.6.2. отказывает в удовлетворении жалобы.

5.7. Не позднее дня, следующего за днем принятия решения, заявителю в письменной форме и по желанию заявителя в электронной форме направляется мотивированный ответ о результатах рассмотрения жалобы.

5.8. Если в письменной жалобе не указаны фамилия заявителя и почтовый адрес, по которому должен быть направлен ответ, ответ на жалобу не дается.

5.9. Должностное лицо при получении письменной жалобы, в которой содержатся оскорбительные выражения, угрозы имуществу, жизни, здоровью должностного лица, а также членов его семьи, вправе оставить обращение без ответа по существу поставленных в нем вопросов и сообщить пользователю, направившему жалобу, о недопустимости злоупотребления правом.

5.10. Если текст жалобы не поддается прочтению, ответ на жалобу не дается, о чем сообщается пользователю, направившему жалобу, если его фамилия и почтовый адрес поддаются прочтению.

5.11. Если в жалобе заявителя содержится вопрос, на который ему многократно давались письменные ответы по существу в связи с ранее направляемыми жалобами, и при этом в жалобе не приводятся новые доводы или обстоятельства, соответствующее должностное лицо вправе принять решение о безосновательности очередной жалобы и прекращении переписки с заявителем по данному вопросу. О данном решении уведомляется пользователь, направивший жалобу.

5.12. Обжалование в суд действий (бездействия) и решений, принятых в ходе предоставления муниципальной услуги, осуществляется в порядке, установленном гражданским процессуальным законодательством.

Приложение 1
к Регламенту предоставления услуги архивным
отделом администрации
муниципального образования город Торжок

Правила
работы пользователей в читальном зале архивного отдела администрации муниципального образования город Торжок

1. Общие положения

1.1. Правила работы пользователей в читальном зале архивного отдела администрации муниципального образования город Торжок устанавливают порядок работы пользователей с открытыми документами в читальном зале архива.

1.2. Все пользователи обладают равными правами на доступ к документам архивных фондов, находящихся на хранении в архиве.

1.3. Плата за посещение читального зала архива и пользование архивными документами не взимается.

1.4. Режим работы читального зала: понедельник - пятница - 8.00 - 12.00, и 13.00 - 17.00; суббота, воскресенье - выходные дни.

2. Порядок допуска пользователей в читальный зал архива

2.1. Пользователи допускаются в читальный зал на основании личных заявлений. Пользователи, ведущие научную работу в соответствии с планом научных учреждений или выполняющие служебные задания, могут представлять письма направивших их организаций.

2.2. В личных заявлениях или письмах указываются фамилия, имя, отчество пользователей, должность, ученое звание, ученая степень, тема и хронологические рамки исследования.

2.3. Разрешение на работу в читальном зале дается заведующим архивным отделом на необходимый пользователям срок.

2.4. Все пользователи знакомятся с настоящими Правилами и заполняют анкету установленного образца.

2.5. Оформление допуска в читальный зал осуществляется при предъявлении пользователями документов, удостоверяющих личность.

3. Права, обязанности и ответственность пользователей

3.1. Пользователям предоставляются имеющиеся в архиве справочники (описи, каталоги, обзоры), дела и документы.

3.2. Пользователи, работающие в читальном зале архива, имеют право:

3.2.1. Получать информацию о порядке работы читального зала.

3.2.2. Получать консультации специалистов архива о составе и содержании документов в соответствии с темой исследований, имеющихся в архиве справочниках.

4. Порядок выдачи дел, документов, печатных изданий,
предоставления научно-справочного аппарата

4.1. Дела и другие документы предоставляются пользователям на основании заявления.

4.2. Единовременно для пользования может быть выдано 5 описей, 10 - 20 дел.

4.3. Сроки выдачи описей, дел, документов и других материалов не должны превышать 3 рабочих дней со дня оформления заказа.

Справочно-информационные и другие печатные издания, экземпляры описей, хранящиеся в читальном зале, выдаются пользователем в день заказа.

4.4. В целях обеспечения сохранности архивных документов не разрешается:

4.4.1. входить в читальный зал в верхней одежде; вносить портфели, спортивные и хозяйственные сумки (размером 200 х 300 мм), пластиковые пакеты, зонты; курить, употреблять продукты питания и напитки.

4.4.2. выносить архивные документы из читального зала, передавать их третьим лицам; оставлять открытые дела и архивные документы не защищенными от солнечного и электрического света продолжительное время; писать на листах бумаги, положенных поверх документов; загибать углы листов, калькировать документы, вкладывать в дела посторонние предметы, перекладывать листы в несброшюрованных делах, а также из одного дела в другое.

4.4.3. пользоваться при непосредственной работе с архивными документами клеем, скотчем, маркером, штрихом для пишущей машинки, копировальной бумагой, чернильной авторучкой, ножницами, другими режущими предметами.

4.5. Запрещается вносить изменения в тексты документов, делать на документах и обложках дел пометки, исправления, подчеркивания.

4.6. При получении описей, дел, других материалов пользователи проверяют их состояние и сохранность в присутствии сотрудника читального зала. При обнаружении повреждения или дефектов дел, документов, отсутствия листов в деле, неправильной нумерации пользователи должны сообщить об этом сотруднику читального зала.

4.7. Отказ или отсрочки в выдаче дел и документов допускается в случаях:

4.7.1 их плохого физического состояния;

4.7.2 ограничений на использование документов, установленных в соответствии с законодательством Российской Федерации или фондообразователем при передаче документов на постоянное хранение;

4.7.3 необходимости выполнения служебных заданий специалистами архива (справочная работа, тематическая разработка фондов, подготовка информационных материалов по запросам органов государственной власти и органов местного самоуправления, подготовка сборников документов, проведение проверки наличия документов, реставрация или копирование документов, оформление рассекреченных дел и др.);

4.7.4 выдачи дел и документов во временное пользование другим учреждениям;

4.7.5 экспонирование заказанных материалов на выставке;

4.7.6 выдачи их другому пользователю.

4.8 В читальный зал не выдаются дела (документы), не прошедшие научного описания и технического оформления.

5. Копирование и выдача копий архивных документов,
изготовленных по заказам пользователей

5.1. По заказам пользователей в зависимости от технических возможностей архива и физического состояния документов изготавливаются копии документов. Качество изготавливаемых копий обеспечивается архивом.

5.2. Копирование документов личных фондов производится в соответствии с порядком, установленным фондообразователями или их правопреемниками (наследниками), передавшими документы на постоянное хранение. При отсутствии ограничений на копирование, установленных при передаче документов, оно осуществляется на общих основаниях.

5.3. Объем и сроки изготовления копий устанавливаются руководством архива с учетом технических возможностей и физического состояния документов.

5.4. Копирование фондов, коллекций в полном объеме производится с разрешения руководства архива. Не принимаются заказы на копирование документов, при исполнении которых может быть нанесен ущерб их физическому состоянию, а также документов, находящихся в плохой физической сохранности. Вопрос о копировании уникальных документов, а также документов из дел, требующих расшивки или реставрации, решается руководством архива в каждом конкретном случае.

5.5. Копирование неопубликованных описей, каталогов, картотек, а также баз и банков данных и других архивных справочников в полном объеме по заказам пользователей не производится. Допустимые объемы копирования согласуются с руководством архива в каждом конкретном случае.

5.6. В исключительных случаях при отсутствии технических возможностей у архива допускается копирование документов техническими средствами пользователей. Копирование техническими средствами пользователей производится только с разрешения руководства архива в его помещениях и под контролем специалистов архива. Ответственность за качество копирования документов, проведенное техническими средствами пользователей, архив не несет.

5.7. По согласованию с руководством архива пользователи могут самостоятельно копировать изобразительные и графические материалы или приглашать для этой работы специалистов. В этом случае копирование производится в помещении архива под контролем его специалистов.

5.8. Копии документов выдаются пользователям под расписку.

Приложение 2
к Регламенту предоставления услуги архивным
отделом администрации муниципального образования город Торжок

В архивный отдел администрации муниципального образования город Торжок

Заявление

1	Фамилия, имя, отчество, дата рождения Адрес (по прописке)	__________________________________________ __________________________________________ __________________________________________ __________________________________________
	Для женщин: (указать другие фамилии, даты смены фамилий, периоды декретных отпусков)		______________________________________________________
	Сведения, которые необходимо подтвердить:
2	О стаже работы (указать название организации, структурное подразделение)	_________________________ _________________________ _________________________		за 19___ г. - 19___ г. за 19___ г. - 19___ г.
3	О заработной плате (указать название организации, структурное подразделение)	_________________________ _________________________ _________________________		за 19___ г. - 19___ г. за 19___ г. - 19___ г.
4 5	Архивную копию (указать наименование и номер документа) Прочие: (о награждении, о захоронении и другое)	____________________________________________________________________________________ __________________________________________ __________________________________________
6	Справка нужна для предоставления	____________________________________________________________________

В связи с подачей настоящего заявления даю согласие на обработку и использование моих персональных данных и данных, содержащихся в настоящем заявлении и в представленных документах.

_______________ ____________________ _____________________

(дата) (подпись) (контактный телефон)

Приложение 3
к регламенту предоставления услуги
архивным отделом администрации
муниципального образования город Торжок

Адреса архива и вышестоящей организации

Архивный отдел администрации муниципального образования город Торжок: ул. Зеленый городок, д. 12, г. Торжок, Тверская область, 172010. телефон - 536 78.

Администрация муниципального образования город Торжок: Новогородская набережная, д. 1 а, г. Торжок, Тверская область, 172002.

- управляющий делами администрации - 924 31 (кабинет 14);

- общий отдел - 919 78 (кабинет 15), тел./факт - 912 46 (кабинет 16);

- WEB: www.torzhok-adm.ru;

- E -mail: admtorzhok@yandex.ru.