Приложение. Административный регламент по предоставлению муниципальной услуги "Организация информационного обеспечения граждан, органов государственной власти, местного самоуправления, организаций и общественных объединений на основе документов Архивного отдела администрации города Ржева Тверской области"

Приложение
к постановлению
Администрации города Ржева
от 19 декабря 2012 г. N 1605

Административный регламент
по предоставлению муниципальной услуги "Организация информационного обеспечения граждан, органов государственной власти, местного самоуправления, организаций и общественных объединений на основе документов Архивного отдела администрации города Ржева Тверской области"

С изменениями и дополнениями от:

17 января 2014 г.

1. Общие положения

1.1. Административный регламент предоставления муниципальной услуги "Организация информационного обеспечения граждан, органов государственной власти, местного самоуправления, организаций и общественных объединений на основе документов Архивного отдела администрации города Ржева Тверской области" (далее - Административный регламент) разработан в целях повышения качества информационного обеспечения ретроспективной документной информацией физических и юридических лиц и определяет сроки, последовательность действий (административных процедур) Архивного отдела администрации города Ржева (далее - Архивный отдел), а также порядок взаимодействия Архивного отдела с органами государственной власти, местного самоуправления, организациями всех форм собственности, общественными объединениями (далее - организации), при предоставлении муниципальной услуги.

Цель оказания муниципальной услуги:

Организация информационного обеспечения граждан, органов государственной власти, местного самоуправления, организаций и общественных объединений (далее - пользователи), которая включает в себя организацию исполнения поступающих в Архивный отдел от российских и иностранных пользователей:

- тематических запросов - о предоставлении информации по определенной проблеме, теме, событию, факту;

- социально-правовых запросов, связанных с социальной защитой российских граждан, предусматривающей их пенсионное обеспечение, получение льгот и компенсаций;

- предоставление архивом пользователю информационных услуг и информационных продуктов для удовлетворения его информационных потребностей, возможность ознакомления с подлинниками документов в читальном зале архива;

- проведение информационных мероприятий (экскурсий, лекций, уроков для студентов и школьников) с использованием архивных документов.

К запросам социально-правового характера, исполняемым Архивным отделом, относятся запросы:

- о подтверждении трудового стажа, в том числе и льготного трудового стажа на производстве;

- о размере заработной платы за 60 месяцев;

- о несчастных случаях на производстве

- об избрании на выборные должности;

- о присвоении почётных званий;

- о награждении государственными и другими наградами;

- об имущественных правах.

К тематическим запросам, исполняемым архивным отделом, относятся следующие категории запросов:

- о предоставлении информации по определенной проблеме, теме, событию, факту;

- о предоставлении сведений, необходимых для изучения жизни и деятельности конкретных лиц.

1.2. Правовые основы оказания муниципальной услуги:

- Конституция Российской Федерации 12.12.1993, опубликованная в "Российской газете" от 25.12.1993 N 237 (с учетом поправок, внесенных Законами Российской Федерации о поправках к Конституции Российской Федерации от 30.12.2008 N 6-ФКЗ и от 30.12.2008 N 7-ФКЗ);

- Федеральный закон от 22.10.2004 N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации";

- Федеральный закон от 02.05.2006 N 59-ФЗ "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации";

- Федеральный закон от 27.07.2006 N 149-ФЗ "Об информации, информационных технологиях и о защите информации";

- Федеральный закон от 27.07.2010 N 210-ФЗ "Об организации предоставления государственных и муниципальных услуг", опубликованный в "Российской газете" от 30.07.2010 N 168;

- Федеральный закон от 06.10.2003 N 131-ФЗ "Об общих принципах организации местного самоуправления в РФ, опубликованный в "Российской газете" от 05.05.2006 N 95;

- Закон Тверской области от 23.12.2005 N 162-ЗО "Об архивном деле в Тверской области";

- Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук, утвержденные приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 18.01.2007 N 19. (Зарегистрирован Министерством юстиции Российской Федерации 06.03.2007, номер N 9059);

- Административный регламент Федерального архивного агентства по предоставлению муниципальной услуги "Организация исполнения поступивших из-за рубежа запросов российских и иностранных граждан, а также лиц без гражданства, связанных с реализацией их законных прав и свобод". (Утвержден приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций РФ от 23.10.2007 N 1295, зарегистрирован Министерством юстиции РФ 07.12.2007, регистрационный N 10649);

- Конвенция, отменяющая требования легализации иностранных официальных документов. (Гаага, 5 октября 1961 г.);

- Методические рекомендации по исполнению запросов социально-правового характера. СИФ ОЦНТИ ВНИИДАД от 20.03.2012 N 250, опубликовано на сайте Федерального архивного агентства (http://archives.ru)

- Устав города Ржева Тверской области;

- Положение об Архивном отделе администрации города Ржева Тверской области.

1.3. Наименование органа, предоставляющего муниципальную услугу.

Предоставление муниципальной услуги осуществляет Архивный отдел администрации города Ржева Тверской области.

Работу по информационному обеспечению пользователей осуществляют специалисты архивного отдела при наличии архивных документов, необходимых для исполнения тематических и социально-правовых запросов.

1.4. Результатом предоставления муниципальной услуги Архивным отделом являются:

- информационные письма с приложением архивных справок, архивных выписок, архивных копий, тематических перечней, тематических подборок копий архивных документов, тематических обзоров архивных документов;

- архивные справки, архивные выписки, архивные копии как самостоятельные документы (приложение 1 к настоящему Административному регламенту);

- информационные письма о направлении соответствующих запросов на исполнение по принадлежности в архивы, органы и организации, расположенные на территории Российской Федерации (приложение 2 к настоящему Административному регламенту);

- информационные письма об отсутствии сведений по запросу пользователей (приложение 2 к настоящему Административному регламенту);

- отказ в предоставлении муниципальной услуги.

1.5. Получателями муниципальной услуги являются:

Российские, иностранные граждане и лица без гражданства; юридические и физические лица, имеющие право в соответствии с законодательством Российской Федерации либо в силу наделения их соответствующими полномочиями выступать от имени пользователей.

1.6. Исчерпывающий перечень документов, необходимых в соответствии с законодательными и иными нормативными правовыми актами для предоставления муниципальной услуги.

1.6.1. Заявители, обращающиеся в адрес Архивного отдела для получения муниципальной услуги, предъявляют:

- письменный запрос (заявление) составленный на русском языке в рукописной либо машинописной форме (приложение 3 к настоящему Административному регламенту);

- паспорт или иной документ, удостоверяющий личность (при личном обращении заявителя);

- для подтверждения трудового стажа и размера заработной платы - копию титульного листа трудовой книжки, копии листов с указанием сведений о работе в запрашиваемой организации. При отсутствии трудовой книжки в заявлении необходимо указать дату рождения, место работы, должность и период работы (указать N приказа о приеме, переводах, об увольнении);

- для подтверждения факта награждения - копию документа о награждении или выписку из трудовой книжки о награждении с указанием места и даты события;

- для исполнения запросов об имущественных правах необходимо иметь, документ о пользовании объектом недвижимости (книжка дачника, разрешение на строительство объекта, ордер на квартиру, договор дарения, завещание, договор купли-продажи и т.д.) либо документов, подтверждающих степень родства с пользователем объектом недвижимости;

- при исполнении запросов всех категорий, содержащих сведения о третьих лицах - доверенность нотариально заверенную, письменное разрешение гражданина (а после его смерти письменное разрешение его наследников, свидетельство о смерти), другие документы, подтверждающие полномочия заявителя;

- граждане иностранных государств (за исключением граждан СНГ) - анкету по форме, утвержденной Федеральным архивным агентством и копию трудовой книжки (документы направляются через государственный архив Тверской области).

Для работы пользователей в читальном зале предоставляется:

- паспорт или иной документ, удостоверяющий личность;

- заявление на выдачу документов;

- анкета исследователя, работающего в читальном зале архива с указанием темы работы (приложение 4 к настоящему Административному регламенту).

1.6.2. Требования к документам, представляемым заявителями.

В запросе (заявлении) указывается следующая информация:

при подаче социально-правового запроса:

- наименование организации, которой адресован запрос;

- фамилия, имя, отчество заявителя (на момент подачи заявления и на период, о котором запрашиваются сведения, если ФИО изменялись);

- адрес проживания (для направления ответа);

- предмет запроса (о стаже работы, заработной плате и пр.);

- наименование и ведомственная подчинённость организации, в которой заявитель работал, был представлен к награждению, избран на выборные должности и т.д. (на период, о котором запрашиваются сведения);

- населённый пункт (город, поселок и т.д.) район Тверской (Калининской) области на территории которого организация функционировала в период, о котором запрашиваются сведения;

- временной период, за который запрашиваются сведения;

- дата, подпись.

При подаче тематического запроса:

- наименование организации, которой адресован запрос;

- фамилия, имя, отчество заявителя на момент подачи заявления или полное наименование юридического лица, направившего запрос;

- адрес проживания или юридический адрес организации (для направления ответа);

- предмет запроса (проблема, тема, событие, факт; фамилия, имя лица/лиц, сведения о котором/которых необходимо найти и др.);

- временной период, за который запрашиваются сведения;

- дата, подпись.

При принятии документов получателю муниципальной услуги должен быть выдан документ, в котором указывается дата и время принятия документов.

1.7. Архивный отдел предоставляет муниципальную услугу по организации информационного обеспечения граждан, юридических и физических лиц - бесплатно.

2. Стандарт предоставления муниципальной услуги

Информация об изменениях:

Постановлением Администрации г. Ржева Тверской области от 17 января 2014 г. N 30 в пункт 2.1 настоящего приложения внесены изменения, вступающие в силу со дня подписания названного постановления

См. текст пункта в предыдущей редакции

2.1. Местонахождение Архивного отдела и его почтовый адрес:

172381, Тверская область, г. Ржев, ул. Смольная, д.37.

Справочный телефон: (8-48-232) 2-28-90

Адрес электронной почты: archive-rzev@yandex.ru

Местонахождение Администрации города Ржева:

172381, Тверская область, г. Ржев, ул. Партизанская, д.33.

Справочный телефон: (8-48-232) 2-0915

Официальный сайт Администрации города Ржева: www@rzhevcity.ru

Прием запросов от граждан и юридических лиц осуществляется сотрудниками Архивного отдела еженедельно во вторник и в среду с 9.00-17.00, перерыв на обед с 13.00-14.00, в соответствии с графиком приема, утвержденным Главой администрации города Ржева, выходные дни - суббота, воскресенье.

Муниципальная услуга может быть предоставлена через многофункциональный центр предоставления государственных и муниципальных услуг (далее - многофункциональный центр).

Заявитель предоставляет документы, указанные в пункте 1.6 настоящего Административного регламента, в отдел документационного обеспечения в режиме "одно окно".

Работник многофункционального центра, принявший запрос, удостоверяет личность заявителя (его представителя), свидетельствует подлинность его подписи на запросе, а также составляет и заверяет своей подписью с указанием фамилии, имени, отчества опись принятых запроса и прилагаемых к нему документов. Запрос, поданный через многофункциональный центр, подписывается заявителем (его представителем) в присутствии работника многофункционального центра.

Срок предоставления муниципальной услуги исчисляется со дня передачи многофункциональным центром такого запроса в Архивный отдел администрации города Ржева Тверской области.

В случае если предоставление запрашиваемой информации не допускается в соответствии с пунктом 2.5 настоящего Административного регламента Архивный отдел администрации города Ржева Тверской области направляет обоснованное решение об отказе в предоставлении запрашиваемой информации, либо сообщение об отсутствии запрашиваемой информации.

При наличии в запросе указания о получении (выдаче) информации через многофункциональный центр Архивный отдел администрации города Ржева Тверской области передает в многофункциональный центр подготовленную в срок, не превышающий пяти рабочих дней, информацию, либо сообщение об отсутствии запрашиваемой информации, либо решение об отказе в предоставлении запрашиваемой информации.

Днем приема предоставленных заявителем лично через многофункциональный центр заявления и документов является день получения таких заявления и документов, а также описи, Архивным отделом администрации города Ржева Тверской области от многофункционального центра. Порядок и сроки передачи многофункциональным центром принятых им заявлений и иных документов в Архивный отдел администрации города Ржева Тверской области и порядок передачи Архивным отделом администрации города Ржева Тверской области подготовленных им документов в многофункциональный центр определяются заключенным ими в установленном Правительством РФ порядке соглашением о взаимодействии. При этом сроки передачи многофункциональным центром принятых им заявлений и иных документов в Архивный отдел администрации города Ржева Тверской области и сроки передачи Архивным отделом администрации города Ржева Тверской области подготовленных им документов в многофункциональный центр не должны превышать два рабочих дня.

Обращение заявителя за получением муниципальной услуги и предоставление муниципальной услуги могут осуществляться с использованием электронных документов, подписанных электронной подписью в соответствии с требованиями Федерального закона от 06.04.2011 N 63-ФЗ "Об электронной подписи" и статей 21.1 и 21.2 Федерального закона от 27.07.2010 N 210-ФЗ "Об организации предоставления государственных и муниципальных услуг".

Заявитель имеет право представить заявление и иные документы, необходимые для предоставления муниципальной услуги, с использованием электронных носителей и (или) информационно-телекоммуникационных сетей общего пользования, включая сеть Интернет:

- лично или через законного представителя при посещении органа или организации;

- посредством многофункциональных центров предоставления государственных и муниципальных услуг;

- иным способом, позволяющим передать в электронном виде заявления и иные документы.

2.2. Информирование пользователей по процедуре исполнения муниципальной услуги осуществляется:

- устно - посредством личного обращения или по телефону;

- письменно - посредством почтовой связи или по электронной почте.

Пользователи имеют возможность получения информации об особенностях получения муниципальной услуги, процедуре и сроках её предоставления, образцах запросов, отправляемых в Архив по электронной почте, и особенностях получения заявителем подготовленной документной информации. Информация размещается в соответствующем разделе на официальном сайте Администрации города Ржева.

При консультировании пользователей по телефону сотрудники Архивного отдела дают исчерпывающую информацию по вопросам организации рассмотрения запросов, связанных с информационным обеспечением пользователей. Ответ на телефонный звонок должен содержать информацию о фамилии, имени, отчестве и должности сотрудника, принявшего телефонный звонок.

В случае если для подготовки ответа требуется дополнительное время, сотрудник, осуществляющий устное информирование, может предложить пользователю обратиться за необходимой информацией в письменном виде, либо назначить другое удобное время для устного информирования (с учётом режима работы отдела).

При информировании о процедуре предоставления муниципальной услуги по письменным обращениям пользователей, в том числе направленным по электронной почте, ответ на обращение направляется в адрес заявителя посредством почтовой связи или по электронной почте в срок, не превышающий семи дней со дня регистрации обращения.

Личный приём граждан и представителей организаций по вопросам предоставления муниципальной услуги осуществляют специалисты отдела.

Порядок работы пользователей с архивными документами в читальном зале архива, их права и обязанности определяются правилами работы пользователей в читальных залах архивов Российской федерации. Работники архива обязаны ознакомить пользователей с этими правилами. Очередность и время посещения читального зала устанавливает заведующий Архивным отделом.

В случаях хищения или повреждения пользователем архивного документа, технического оборудования, имущества архив обращается с соответствующим заявлением в орган внутренних дел, или принимает другие меры к возмещению ущерба в соответствии с законодательством РФ.

2.3. На информационном стенде, расположенном возле входа в помещение отдела, размещаются:

- перечень документов, необходимых в соответствии с законодательными и иными нормативными правовыми актами для предоставления муниципальной услуги;

- образцы оформления письменных запросов (заявлений) (приложение 5 к настоящему Административному регламенту). По требованию пользователей образцы оформления письменных запросов (заявлений) предоставляются специалистами архивного отдела в часы приёма граждан и представителей организаций соответственно;

- основные положения настоящего Административного регламента, касающиеся порядка предоставления муниципальной услуги;

- порядок обжалования действий (бездействий), осуществляемых в ходе предоставления муниципальной услуги и другая информация необходимая заявителям.

Информация об изменениях:

Постановлением Администрации г. Ржева Тверской области от 17 января 2014 г. N 30 в пункт 2.4 настоящего приложения внесены изменения, вступающие в силу со дня подписания названного постановления

См. текст пункта в предыдущей редакции

2.4. Сроки предоставления муниципальной услуги.

Все заявления, адресованные в адрес Архивного отдела, полученные посредством почтовой связи или по электронной почте, доставленные напрямую представителями организаций и гражданами или иным способом, подлежат обязательной регистрации в день их поступления. В случае одновременного поступления большого количества письменных запросов допускается осуществлять их регистрацию в течение 3 последующих дней с момента поступления.

Запросы пользователей о предоставлении информации на основе документов архивного отдела, исполняются в течение 30 дней со дня их регистрации. В случае, если запрашиваемая пользователем информация не может быть предоставлена в этот срок или срок, указанный в запросе, из-за необходимости проведения масштабной поисковой работы по комплексу архивных документов, архивный отдел письменно уведомляет пользователя о продлении срока исполнения запроса, но не более чем на 30 дней.

Запросы пользователей о предоставлении информации на основе документов архивного отдела которые не могут быть исполнены по причине отсутствия на хранении необходимых архивных документов, в течение 7 дней со дня их регистрации направляются по принадлежности в архивы, органы и организации для исполнения по существу и подготовки ответа заявителю, о чём архивный отдел письменно уведомляет пользователя.

Максимальный срок ожидания в очереди при подаче запроса в Архивный отдел не должен превышать 15 минут, продолжительность приема у уполномоченного лица не должна превышать 10 минут по каждому вопросу.

Запросы граждан - инвалидов и участников Великой Отечественной войны и боевых действий исполняются в возможно сокращённые сроки (не превышающие 10 дней с момента подачи соответствующего заявления).

Выдача документов в читальный зал осуществляется в день обращения, если это не требует дополнительной работы по тематической подборке документов.

2.5. Основания для отказа в оказании муниципальной услуги:

2.5.1.Запрос пользователя не принимается к рассмотрению в следующих случаях:

- отсутствие у граждан, обратившихся в архивный отдел от имени третьих лиц, доверенности от гражданина, от имени которого составлен запрос, оформленной в порядке, установленном законодательством Российской Федерации либо документов, подтверждающих степень родства с умершим родственником, который является объектом поиска архивной информации;

- отсутствие у заявителя документа о пользовании объектом недвижимости (книжка дачника, разрешение на строительство объекта, ордер на квартиру, договор дарения, завещание, договор купли-продажи и т.д.) либо документов, подтверждающих степень родства с пользователем объектом недвижимости.

2.5.2. Запрос пользователя не рассматривается по существу, если:

- запросы пользователей не содержат наименования юридического лица (для гражданина - Ф.И.О.), почтового адреса и/или электронного адреса пользователя;

- в запросе пользователя отсутствуют необходимые сведения для проведения поисковой работы;

- запрос пользователя не поддается прочтению, ответ на обращение не дается, о чем сообщается гражданину, направившему обращение, если его фамилия и почтовый адрес поддаются прочтению;

- ответ по существу поставленного в нем вопроса не может быть дан без разглашения сведений, составляющих государственную или иную охраняемую федеральным законом тайну. Пользователю сообщается о невозможности дать ответ по существу поставленного в нем вопроса в связи с недопустимостью разглашения указанных сведений. Указанная информация может быть предоставлена только при наличии у пользователя документально подтвержденных прав на получение сведений, содержащих государственную тайну и/или конфиденциальную информацию;

- в нем содержится вопрос, на который пользователю ранее многократно давались письменные ответы по существу, и при этом не приводятся новые доводы или обстоятельства. Заведующий Архивным отделом или уполномоченное на то лицо вправе принять решение о безосновательности очередного запроса и прекращении переписки по данному вопросу при условии, что указанное обращение и ранее направляемые обращения направлялись в один и тот же орган местного самоуправления или одному и тому же должностному лицу. О данном решении уведомляется пользователь, направивший обращение;

- в нем содержатся нецензурные, либо оскорбительные выражения, угрозы жизни, здоровью и имуществу должностного лица, а также членов его семьи. Должностное лицо вправе оставить запрос без ответа по сути поставленных в нем вопросов и сообщить пользователю, направившему его, о недопустимости злоупотребления правом.

Отказ в принятии документов должен быть мотивирован. При неправильном оформлении документов получателю должны в письменном виде даваться исчерпывающие разъяснения о порядке устранения недостатков.

2.6. Основные действия по оказанию муниципальной услуги:

- приём работниками Архивного отдела запросов (заявлений) получателей муниципальной услуги поступивших в Архивный отдел Администрации города Ржева;

- анализ тематики поступивших запросов;

- исполнение запросов по научно-справочному аппарату и архивным документам;

- оформление архивных справок, архивных выписок по социально-правовым запросам;

- оформление информационных документов (ответов) по результатам исполнения тематического запроса;

- подготовка и направление ответов заявителям;

- отбор и предоставление документов для изучения в читальный зал Архивного отдела.

По заказам пользователей производится копирование документов Архивного фонда РФ, исходя из технических возможностей архивного отдела. С документов, находящихся в неудовлетворительном физическом состоянии и неформатных документов, а также с документов произведенных с помощью лазерных принтеров копии не производятся.

Рассмотрение социально-правового запроса заявителя считается законченным, если по нему приняты необходимые меры и автор запроса проинформирован о результатах поиска запрашиваемой информации.

По социально-правовым запросам на основе выявленной информации дается ответ заявителю (получателю муниципальной услуги) в виде архивной справки (приложение 1 к настоящему Административному регламенту), архивной выписки (при положительном результате поиска) или отрицательный ответ (при отсутствии в документах Архивного отдела сведений, запрашиваемых получателем муниципальной услуги). В отрицательном ответе указываются причины отсутствия запрашиваемой информации и, при возможности, даются рекомендации по дальнейшему поиску документов.

Ответ на тематический запрос выдается в виде информационного письма, архивной справки, архивной выписки, архивной копии документа, копии документа, изготовленной техническими средствами, тематического перечня архивных документов (при положительном результате поиска) или отрицательного ответа (при отсутствии в документах Архивного отдела сведений, запрашиваемых получателем муниципальной услуги).

Вид информационного документа (ответа), подготавливаемого Архивным отделом по тематическому запросу, согласовывается с получателем муниципальной услуги. При необходимости проведения объемной работы по поиску архивных документов архив письменно извещает получателя услуги о промежуточных результатах работы.

Архивный отдел может дать мотивированный отказ автору запроса в получении запрашиваемых сведений при отсутствии у него права на их получение и разъясняет его дальнейшие действия, предусмотренные законодательством Российской Федерации.

2.7. Требования к помещениям, в которых предоставляется муниципальная услуга, к залу ожидания, местам для заполнения запросов о предоставлении муниципальной услуги.

Помещения, выделенные для исполнения муниципальной услуги по рассмотрению запросов пользователей, должны соответствовать Санитарно-эпидемиологическим правилам и нормативам "Гигиенические требования к персональным электронно-вычис