Приложение. Административный регламент предоставления муниципальной услуги "Выдача архивных справок, копий архивных документов, выписок из них"

Приложение
к постановлению администрации Бежецкого района
от 10 января 2014 г. N 9

Административный регламент
предоставления муниципальной услуги "Выдача архивных справок, копий архивных документов, выписок из них"

1. Общие положения

1.1. Наименование муниципальной услуги

Административный регламент предоставления архивным отделом администрации Бежецкого района Тверской области услуги "Выдача архивных справок, копий архивных документов, выписок из них" (далее - муниципальная услуга), разработан в целях повышения эффективности и качества предоставления муниципальной услуги, определяет сроки и последовательность действий (административных процедур) при исполнении запросов при использовании архивных документов, находящихся на хранении в архивном отделе администрации Бежецкого района.

1.2. Перечень нормативных правовых актов, непосредственно регулирующих предоставление муниципальную услугу

- Конституцией Российской Федерации;

- Федеральным законом от 06.10.2003 г. N 131-ФЗ "Об общих принципах организации местного самоуправления в Российской Федерации";

- Федеральным законом от 27.07.2010 г. N 210-ФЗ "Об организации предоставления государственных и муниципальных услуг";

- Федеральным законом от 22.10.2004 г. N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации";

- Федеральным законом от 02.05.2006 г. N 59-ФЗ "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации";

- Федеральным законом от 27.07.2006 г. N 149-ФЗ "Об информации, информационных технологиях и о защите информации" ("Российская газета", 29.07.2006 N 165);

- Приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 18.01.2007 г. N 19 "Об утверждении правил организации хранения, комплектования, учёта и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук"( зарегистрирован в Министерстве юстиции Российской Федерации 06.03.2007, регистрационный N 9059);

- Постановлением администрации Бежецкого района от 08.08.2011 г. N 468 "Об утверждении Перечня муниципальных услуг, предоставляемых органами местного самоуправления муниципального образования "Бежецкий район" Тверской области.

- Положение об архивном отделе администрации Бежецкого района.

1.3. Наименование структурного подразделения органа местного самоуправления, предоставляющего муниципальную услугу

Предоставление муниципальной услуги осуществляет архивный отдел администрации Бежецкого района Тверской области.

1.4. Описание результатов предоставления муниципальной услуги

Результатом оказания муниципальной услуги являются:

- копии документов;

- выписки из документов;

- архивные справки по документам, находящимся на хранении в архиве;

- уведомление о переадресации запроса на исполнение в учреждение, в которых находятся документы, необходимые для выполнения запроса;

- уведомление о возможности местонахождения запрашиваемых документов;

- уведомление об отсутствии или не обнаружении запрашиваемых сведений (отрицательный ответ).

1.5. Описание заявителей

Получателями муниципальной услуги являются юридические лица (органы государственной власти, органы местного самоуправления, общественные объединения, организации, предприятия) и физические лица.

1.6. Перечень документов для оказания муниципальной услуги

Основанием для предоставления муниципальной услуги является письменный запрос, или запрос физического или юридического лица. Заявители, обращающиеся в адрес архивного отдела для получения муниципальной услуги, предъявляют:

- письменный запрос (заявление) по форме (приложение 1 к регламенту);

- паспорт, или иной документ, удостоверяющий личность;

- копию трудовой книжки (при наличии) для подтверждения трудового стажа;

- копию документа о награждении (при наличии) для подтверждения факта награждения;

- копию нотариально заверенной доверенности (в случае обращения через доверенное лицо);

- копии документов, подтверждающих право на имущество (в случае обращения по вопросам оформления земельных участков, недвижимости, вступления в права наследства);

- при запросе о недвижимости (земельные участки, дома, квартиры и др.) - номера и даты правоустанавливающих документов, название органа издавшего или удостоверившего документ;

- при запросе о выписке из похозяйственных книг - сведения о месте и времени проживания, а также фамилии, имена, отчества главы семьи (родителей, детей);

- дата обращения, подпись заявителя.

1.7. Платность (бесплатность) исполнения муниципальной услуги

Предоставление муниципальной услуги осуществляется на безвозмездной основе.

2. Требования к порядку предоставления муниципальной услуги

2.1. Порядок информирования о правилах предоставления муниципальной услуги

Информирование о порядке оказания муниципальной услуги осуществляется архивным отделом.

Местонахождение архивного отдела и его почтовый адрес: 171987, Тверская область, г. Бежецк, ул. Садовая, д. 6.

Телефон - 8 (48 231) 2-05-21.

График работы архивного отдела:

Понедельник - четверг - 9.00 - 18.00, пятница - 9.00 - 17.00

Суббота, воскресенье - выходные дни.

Прием граждан осуществляется специалистами архивного отдела.

Время приема:

Понедельник, вторник и четверг - 9.30 - 12.30

перерыв на обед - 13.00. - 13.48.

Сведения о месте нахождения, почтовом адресе и контактных телефонах архивного отдела размещены на официальном сайте администрации Бежецкого района Тверской области - E-mail admbezh@mail.ru.

Информацию о порядке предоставления муниципальной услуги можно получить:

- при личном обращении,

- при письменном обращении,

- по телефону,

- по электронной почте;

- на информационных стендах в местах предоставления услуги.

По телефону специалисты архивного отдела обязаны предоставить исчерпывающую информацию по вопросам организации исполнения запросов физических и юридических лиц, связанных с реализацией их законных прав и свобод. Время предоставления данной информации до 10 минут.

При информации по письменным запросам поступившим по почте или электронной почте ответ направляется почтой или по электронной почте (при получении обращения по электронной почте) в адрес заявителя в срок, не превышающий 10 дней со дня регистрации обращения. Личный прием физических лиц осуществляется заведующим архивного отдела, специалистами архивного отдела. Прием заявителей осуществляется в порядке живой очереди без предварительной записи по графику. Срок ожидания при подаче заявления о предоставлении муниципальной услуги и получении документов до 15 минут.

2.2. Сроки предоставления муниципальной услуги

Запросы, касающиеся реализации прав граждан, связанных с социальной защитой, предусматривающих пенсионное обеспечение, получения льгот и компенсаций (социально-правовые запросы), исполняются в срок не более 30 календарных дней со дня их регистрации в архивном отделе.

В исключительных случаях срок рассмотрения запроса может быть продлен, но не более чем на 30 дней. Заявителю направляется промежуточный ответ за три дня до истечения срока рассмотрения запроса.

Срок исполнения запроса по научно-справочному аппарату (НСА) архива не более 15 календарных дней с момента его регистрации.

Запросы о предоставлении информации по определенной проблеме, теме, событию, факту (тематические запросы), поступившие от органов государственной власти Российской Федерации, органов местного самоуправления, организаций, связанные с исполнением ими своих функций, архивный отдел рассматривает в первоочередном порядке и предоставляет запрашиваемые ими документы или сведения в течение 15 календарных дней со дня их регистрации.

Запросы, касающиеся реализации имущественных прав исполняются в течение 10 календарных дней со дня регистрации в архивном отделе.

Запрос, по которому в муниципальном архиве отсутствуют документы (непрофильный запрос), направляется по принадлежности в соответствующую организацию, где могут храниться необходимые документы, не позднее чем в 5-дневный срок со дня регистрации запроса с уведомлением заявителя о переадресации запроса.

По запросам, которые не могут быть исполнены без предоставления дополнительных сведений, в течение 5 рабочих дней со дня их регистрации направляется ответ с просьбой указать недостающие или уточняющие сведения.

Запросы граждан - инвалидов и участников Великой Отечественной войны и боевых действий исполняются в первоочередном порядке.

2.3. Перечень оснований для приостановления исполнения и отказа в предоставлении муниципальной услуги

Исполнение муниципальной услуги может быть приостановлено или заявителю может быть отказано в рассмотрении обращения по следующим основаниям:

- отсутствие в обращении заявителя необходимых сведений для проведения поисковой работы и его исполнения;

- отсутствие у заявителя паспорта или иного удостоверяющего личность документа, а также доверенности, оформленной в установленном порядке, у доверенного лица при получении архивной справки, архивной выписки, архивной копии;

- в обращении не указаны фамилия, имя, отчество (наименование организации) обратившегося и/или почтовый адрес заявителя;

- в обращении содержится вопрос, по которому многократно давались письменные ответы по существу в связи с ранее направляемыми обращениями, и при этом в обращении не приводятся новые доводы или обстоятельства;

- в обращении содержатся нецензурные либо оскорбительные выражения, угрозы жизни, здоровью и имуществу должностного лица, а также членов его семьи;

- текст письменного обращения не поддается прочтению;

- ограничение доступа к документам, содержащим сведения, составляющие государственную и иную охраняемую законодательством Российской Федерации тайну.

Уведомление об отказе в рассмотрении обращения направляется заявителю в письменной форме.

3. Административные процедуры

3.1. Последовательность административных действий при предоставлении муниципальной услуги

Порядок предоставления муниципальной услуги включает в себя следующие административные процедуры:

- регистрация запросов;

- анализ тематики поступивших запросов;

- поиск архивных документов, необходимых для исполнения запросов;

-оформление архивных справок, архивных выписок и архивных копий;

- отправка архивных справок, архивных выписок и архивных копий, ответов на запрос;

- направление запросов на исполнение в органы и организации по принадлежности;

- предоставление справочной информации о ходе рассмотрения запросов;

- предоставление и отправка заявителям ответов (в том числе отрицательных ответов), архивных справок, архивных выписок, архивных копий, а также рекомендаций по поиску запрашиваемых документов;

- контроль исполнения запросов.

3.2. Прием и регистрация запросов

Основание для рассмотрения письменного обращения является обращение физического или юридического лица в архивный отдел, поступление обращения по почте, по факсу, по электронной почте, а также на личном приеме физического лица в архивном отделе.

(Бланки заявлений при личном приеме приведены в приложении N 2 к настоящему Регламенту). Обращения заявителей и документы, связанные с их рассмотрением, поступившие в администрацию Бежецкого района направляются в архивный отдел.

Регистрация запроса является основанием для начала действий по предоставлению муниципальной услуги.

Поступившие в архивный отдел письменные запросы заявителей регистрируются в день поступления в установленном порядке, направляются руководителю архивного отдела, рассматриваются и передаются непосредственно исполнителю в течение 3-х дней с момента поступления в установленном порядке.

При поступлении в архивный отдел запроса заявителя по электронной почте запрос распечатывается на бумажном носителе и в дальнейшем работа с ним ведется в установленном для письменных обращений порядке.

Регистрация запросов ведется в специальных журналах (по тематике). В журналы заносится следующая информация:

- порядковый номер и дата регистрации запроса;

- фамилия, имя, отчество заявителя (наименование организации);

- суть обращения (в краткой форме);

- отметка об исполнении запроса.

3.3. Анализ тематики запросов

Специалисты архивного отдела осуществляют анализ тематики поступивших запросов с использованием имеющихся в архивном отделе научно-справочного аппарата, справочников по фондам архивов и базы данных программного комплекса "Архивный фонд".

В результате анализа определяются:

- правомочность получения заявителем запрашиваемой информации с учетом ограничений на предоставление сведений, содержащих государственную тайну и сведения конфиденциального характера;

- степень полноты сведений, содержащихся в запросе заявителя, необходимых для проведения поисковой работы;

- местонахождение архивных документов, необходимых для исполнения запроса заявителя.

3.4. Подготовка ответов заявителям и изготовление архивных справок, архивных выписок и архивных копий

Подготовка и оформление архивных справок, архивных выписок, архивных копий информационных писем, тематических перечней и подборок, ответов заявителям.

Подготовка ответов заявителям осуществляется специалистами архивного отдела по научно-справочному аппарату и документам, находящимся на архивном хранении.

Архивная справка и архивная выписка составляются с обозначением названия информационного документа "Архивная справка", "Архивная выписка".

Текст в архивной справке дается в хронологической последовательности событий с указанием видов архивных документов и их дат. В архивной справке допускается цитирование архивных документов.

Несовпадение отдельных данных архивных документов со сведениями, изложенными в запросе, не является препятствием для включения их в архивную справку при условии, если совпадение всех остальных сведений не вызывает сомнений в тождественности лица или фактов, о которых говорится в архивных документах. В архивной справке эти данные воспроизводятся так, как они изложены в архивных документах, а расхождения, несовпадения и неточные названия, отсутствие имени, отчества, инициалов, или наличие одного из них оговариваются в тексте справки в скобках ("Так в документе", "Так в тексте оригинала").

В тексте архивной справки не допускаются изменения, исправления, комментарии, собственные выводы исполнителя по содержанию архивных документов, на основании которых составлена архивная справка.

В конце архивной справки приводятся архивные шифры и номера листов единиц хранения архивных документов, использовавшиеся для составления архивной справки.

В архивной справке, объем которой превышает один лист, листы должны быть прошиты, пронумерованы и скреплены печатью администрации Бежецкого района Тверской области.

Архивная справка оформляется на бланке Архивного отдела администрации Бежецкого района и адресуется непосредственно заявителю.

Архивная справка подписывается заведующим архивным отделом и управляющим делами аппарата главы администрации Бежецкого района, заверяется печатью администрации, проставляются номера и дата составления.

При необходимости к архивной справке прилагаются копии архивных документов или выписки из них, подтверждающие сведения, изложенные в архивной справке.

Архивная выписка - документ архивного отдела, дословно воспроизводящий часть текста архивного документа, относящийся к определенному факту, событию, лицу, с указанием архивного шифра и номеров листов единицы хранения.

В архивной выписке название архивного документа, его номер и дата воспроизводятся полностью. Извлечениями из текстов архивных документов должны быть исчерпаны все имеющиеся данные по запросу. Начало и конец каждого извлечения, а также пропуски в тексте архивного документа отдельных слов обозначаются многоточием.

В примечаниях к тексту архивной выписки делаются соответствующие оговорки о частях текста оригинала, неразборчиво написанных, исправленных автором, не поддающихся прочтению вследствие повреждения текста и т.д. Отдельные слова и выражения оригинала, вызывающие сомнения в их точности, оговариваются словами "Так в тексте оригинала", "Так в документе". После текста архивной выписки указываются архивный шифр и номера листов единицы хранения архивного документа.

Архивная выписка подписывается заведующим архивным отделом и исполнителем, заверяется печатью администрации, проставляются номера и дата составления.

Архивная копия - дословно воспроизводящая текст архивного документа копия, с указанием архивного шифра и номеров листов единиц хранения архивных документов, которые проставляются на обороте каждого листа архивной копии. Все листы архивной копии скрепляются.

Архивная копия заверяется руководителем архивного отдела и заверяется печатью архивного отдела.

Информационное письмо - письмо, составленное на бланке архивного отдела по запросу пользователя или по инициативе архивного отдела, содержащее информацию о хранящихся в архивном отделе архивных документов по определенной проблеме, теме.

Тематический перечень архивных документов - систематизированный краткий или аннотированный перечень заголовков архивных документов по определенной теме, с указанием их дат и архивных шифров, составленный по запросу пользователя или по инициативе архивного отдела.

Тематическая подборка копий архивных документов - систематизированный комплект копий архивных документов или их частей по определенной теме, подготовленный архивным отделом по запросу пользователя или по инициативе архивного отдела.

Тематическая подборка включает титульный лист, тематический перечень документов и при необходимости, историческую справку по теме.

При отсутствии документов, необходимых для исполнения запроса, составляется отрицательный ответ на бланке архивного отдела. В ответе излагается причина, по которой не представляется возможным выдать заявителю архивную справку или копию документа.

Если в запросе отсутствуют необходимые для поиска сведения, заявителю направляется письмо с просьбой уточнить необходимые для выполнения запроса данные. После получения ответа с уточненными данными исполнение запроса осуществляется на общих основаниях.

Архивные справки, архивные выписки, архивные копии, информационные письма, тематические перечни архивных документов, тематические подборки архивных документов и отрицательные ответы оформляются на русском языке.

Рассмотрение запроса считается законченным, если по нему приняты необходимые меры, и автор запроса проинформирован о результатах рассмотрения.

3.5. Направление запросов в органы и организации на исполнение по принадлежности

При поступлении в архивный отдел запросов, не относящихся к составу документов, хранящихся в архиве, специалист архивного отдела пересылает запрос в соответствующую организацию или архивное учреждение, где хранятся документы. Заявителю направляется уведомление о переадресации запроса.

3.6. Отправка архивных справок, архивных выписок, архивных копий и ответов (отрицательных ответов) заявителям, а также рекомендации по поиску запрашиваемых документов

Архивная справка, архивная выписка, архивная копия, информационные письма, тематические перечни архивных документов, тематические подборки архивных документов и ответы об отсутствии запрашиваемых сведений, предназначенные для направления заявителям, высылаются архивным отделом на следующий день после их оформления по почте простыми письмами непосредственно в адрес заявителей или выдаются лично на руки заявителям.

Ответы на письменные запросы заявителей, поступившие по почте, по электронной почте, факсимильной связью направляются в письменном виде по почте.

Архивная справка, архивная выписка, архивная копия и ответ на запрос, в случае личного обращения заявителя или его доверенного лица в архив, выдаются под расписку заявителю - при предъявлении паспорта или иного документа, удостоверяющего личность; доверенному лицу - при предъявлении паспорта или иного документа, удостоверяющего личность, и доверенности, оформленной в установленном законом порядке. Получатель архивной справки, архивной выписки, архивной копии и ответа на запрос расписывается в журнале регистрации запросов, указывая дату получения документа.

3.7. Перечень оснований для приостановления исполнения и отказа в предоставлении муниципальной услуги

Исполнение муниципальной услуги может быть приостановлено или заявителю может быть отказано в рассмотрении обращения по следующим основаниям:

- отсутствие в обращении заявителя необходимых сведений для проведения поисковой работы и его исполнения;

- отсутствия у заявителя паспорта или иного удостоверяющего личность документа, а также доверенности, оформленной в установленном порядке, у доверенного лица в случае личного обращения при получении архивной справки, архивной выписки, архивной копии;

- в обращении не указаны фамилия, имя, отчество (наименование организации) обратившегося и почтовый адрес заявителя;

- в обращении содержится вопрос, по которому многократно давались письменные ответы по существу в связи с ранее направляемыми обращениями и при этом в обращении не приводятся новые доводы или обстоятельства, при условии, что указанное обращение и ранее направляемые обращения были направлены в архивный отдел;

- в обращении содержится нецензурное либо оскорбительное выражение, угрозы жизни, здоровью имуществу должностного лица, а также членов его семьи;

- текст письменного обращения не поддается прочтению;

- ограничение доступа к документам, содержащим сведения составляющие государственную и иную охраняемую законодательством Российской Федерации тайну.

Об отказе в рассмотрении обращения сообщается письменно.

Обращение, в котором обжалуется судебное решение, возвращается направившему обращение, с разъяснением порядка обжалования данного судебного решения.

3.8. Формы контроля за исполнением и предоставлением муниципальной услуги

Текущий контроль за соблюдением последовательности действий, определенных административными процедурами по предоставлению муниципальной услуги, и принятием решений осуществляется управляющим делами аппарата главы администрации, курирующим деятельность архивного отдела. Контроль за полнотой и качеством исполнения муниципальной услуги включает в себя проведение проверок, выявление и устранение нарушений прав пользователей, рассмотрение, принятие решений и подготовку ответов на обращения пользователей, содержащих жалобы на решения, действия (бездействия) должностных лиц.

По результатам проведенных проверок в случае выявления нарушений прав пользователей, к виновным лицам применяются меры ответственности в порядке, установленном законодательством Российской Федерации.

Сотрудники архивного отдела несут персональную ответственность за объективность и всесторонность подготовки ответов на поступившие запросы, соблюдение сроков их исполнения, содержание подготовленного ответа.

3.9. Порядок обжалования действия (бездействия) и решений, осуществляемых в ходе предоставления муниципальной услуги на основании административного регламента

Физическое (юридическое) лицо вправе обжаловать в письменной форме действия (бездействие) и решения, осуществляемые в ходе предоставления муниципальной услуги.

Ответ на жалобу, поступившую в архивный отдел, подписывается руководителем отдела и направляется по почтовому адресу, указанному в обращении.

Письменная жалоба, поступившая в архивный отдел, рассматривается в течение 15 дней со дня регистрации жалобы.

Если текст жалобы не поддается прочтению, ответ на жалобу не дается, о чем сообщается пользователю, направившему жалобу, если его фамилия и почтовый адрес поддаются прочтению, в течение 7 дней со дня регистрации обращения.

Если заявитель не удовлетворен решением, принятым в ходе рассмотрения жалобы, или решение не было принято, то жалоба может быть направлена в администрацию Бежецкого района по адресу: пер. Первомайский, д. 21, г. Бежецк, Тверская обл., 171980 (приложение 2 к Регламенту)