Постановление Администрации Холмского муниципального района Новгородской области от 7 июля 2015 г. N 397 "Об утверждении положения о муниципальном архиве Администрации Холмского муниципального района" (с изменениями и дополнениями)

Постановление Администрации Холмского муниципального района Новгородской области от 7 июля 2015 г. N 397
"Об утверждении положения о муниципальном архиве Администрации Холмского муниципального района"

С изменениями и дополнениями от:

18 апреля 2016 г.

В соответствии со статьей 14 Федерального закона от 06 октября 2003 года N 131-ФЗ "Об общих принципах организации местного самоуправления в Российской Федерации", Федеральным законом от 22 октября 2004 года N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации", областным законом Новгородской области от 21 марта 2005 года N 441-ОЗ "Об архивном деле в Новгородской области", Указом Президента Российской Федерации от 28 июня 2007 года N 825 "Об оценке эффективности деятельности органов исполнительной власти субъектов Российской Федерации", Уставом Администрации Холмского района, Администрация Холмского муниципального района постановляет:

1. Утвердить Положение о муниципальном архиве Администрации Холмского района.

2. Постановление от 28.12.2011 N 994 "Об утверждении положения о муниципальном архиве Администрации Холмского района" признать утратившим силу.

3. Опубликовать постановление в периодическом печатном издании - бюллетене "Вестник" и разместить на официальном сайте Администрации Холмского муниципального района в информационно-телекоммуникационной сети "Интернет".

Первый заместитель Главы администрации муниципального района

Т.А. Прокофьева

Положение
о муниципальном архиве Администрации Холмского муниципального района
(утв. постановлением Администрации района от 7 июля 2015 г. N 397)

С изменениями и дополнениями от:

18 апреля 2016 г.

1. Общие положения

1.1 Администрация Холмского муниципального района в целях эффективной организации архивного дела в муниципальном образовании реализует полномочия по:

- организации и содержанию муниципального архива Администрации Холмского муниципального района Новгородской области;

- обеспечению хранения, комплектования (формирования), учета и использования архивных документов и архивных фондов района, структурных подразделений администрации Холмского муниципального района, архивных фондов поселений, музеев, библиотек, муниципальных унитарных предприятий, организаций и учреждений, различных организационно-правовых форм;

- решению вопросов о передаче архивных документов, находящихся в муниципальной собственности, в собственность Российской Федерации, субъектов Российской Федерации, иных муниципальных образований.

Для решения задач по реализации полномочий в области архивного дела на территории района, а также непосредственно хранения, комплектования, учета и использования документов архивных фондов муниципального образования "Холмский район", относящихся к муниципальной собственности и других архивных документов, Администрация Холмского муниципального района образует муниципальный архив Холмского муниципального района Новгородской области (далее муниципальный архив).

Муниципальный архив имеет печать для удостоверения архивных копий, выписок и справок социально-правового характера, исполненных на основе архивных документов.

В составе муниципального архива действует:

- хранилище управленческой, научно-технической документации и фондов личного происхождения;

- хранилище документов по личному составу ликвидированных организаций.

Муниципальный архив Администрации Холмского района - является структурным подразделением Администрации Холмского муниципального района, осуществляющим хранение, учет и использование документов архивного фонда.

Информация об изменениях:

Постановлением Администрации Холмского муниципального района Новгородской области от 18 апреля 2016 г. N 227 в пункт 1.2 настоящего Положения внесены изменения

См. текст пункта в предыдущей редакции

1.2. Функции муниципального архива по хранению, комплектованию, учету и использованию архивных документов осуществляют: главный специалист муниципального архива, служащий 2 категории муниципального архива.

1.3. Муниципальный архив руководствуется в своей деятельности Конституцией Российской Федерации, Федеральным законом от 22.10.2004 N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации", приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 18.01.2007 N 19 "Об утверждении правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук", областными законами: от 21.03.2005 N 441-ОЗ "Об архивном деле в Новгородской области", от 29.07.2013 N 299-ОЗ "О наделении органов местного самоуправления Новгородской области отдельными государственными полномочиями в сфере архивного дела", решением Думы Холмского муниципального района от 21.02.2014 N 316 исполнении отдельных государственных полномочий", иными федеральными законами, соглашениями федеральных органов исполнительной власти Новгородской области, а также иными нормативными правовыми актами Российской Федерации и органов муниципальной власти Новгородской области в области архивного дела, приказами и методическими документами Департамента культуры и туризма Новгородской области в рамках его полномочий, а также настоящим Положением.

1.4. Муниципальный архив осуществляет свои полномочия во взаимодействии с Департаментом культуры и туризма Новгородской области, органами местного самоуправления района и поселений, структурными подразделениями администрации Холмского муниципального района, организациями и учреждениями различных организационно-правовых форм и форм собственности, по вопросам, входящим в его компетенцию.

1.5. Решения, принимаемые Администрацией Холмского муниципального района по вопросам архивного дела, являются обязательными для исполнения организациями и учреждениями, находящимися на территории Холмского муниципального района.

1.6. Муниципальным архивом осуществляется хранение архивных документов относящихся к муниципальной собственности, которые не подлежат приватизации, не могут быть объектом продажи, мены, дарения, а также иных сделок, могущих привести к их отчуждению, если иное не предусмотрено федеральными законами.

1.7. Деятельность муниципального архива организуется на основе годового плана развития архивного дела в Холмском муниципальном районе.

1.8. Финансирование и материально-техническое обеспечение муниципального архива осуществляется Администрацией района за счет средств местного бюджета.

1.9. Администрация Холмского муниципального района обеспечивает муниципальный архив помещениями, отвечающими нормативным требованиям обеспечения сохранности документов Архивного фонда Российской Федерации, охрану помещений, их содержание, оборудование, техническое оснащение, транспортное обслуживание; создание необходимых условий работникам муниципального архива (аттестация рабочего места в хранилище) и условий пользователям для работы с архивными документами.

1.10. В случае передачи помещений, в котором располагается муниципальный архив, другим организациям, Администрация Холмского муниципального района предварительно предоставляет архиву равноценное или более подходящее по нормативным требованиям хранения и безопасности архивных документов, условиям труда работников помещение.

1.11. Местонахождение: 175270, пл. Победы, д. 2, г. Холм, Новгородская область (Хранилище N 1, рабочий кабинет специалистов), пл. Победы, д. 4, г. Холм, Новгородская область (Хранилище N 2).

2. Основные задачи

Основными задачами муниципального архива являются:

2.1. Осуществление на территории Холмского муниципального района полномочий муниципального образования "Холмский район" в области архивного дела, установленных Федеральным законом Российской Федерации от 22 октября 2004 года N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации", областным законом от 21.03.2005 N 441-ОЗ "Об архивном деле в Новгородской области";

2.2. Обеспечение сохранности и ведение государственного учета архивных документов, подлежащих постоянному и длительному хранению;

Комплектование муниципального архива документами, имеющими историческое, научное, социальное, экономическое, политическое или культурное значение для населения Холмского муниципального района и Новгородской области в целом;

Организационно-методическое руководство деятельности ведомственных архивов и организацией документов в делопроизводстве органов местного самоуправления района и поселений, находящихся на территории Холмского муниципального района, муниципальных учреждений и муниципальных унитарных предприятий, содействие организациям других форм собственности и гражданам в сохранении, комплектовании и использовании их архивов;

Информационное обеспечение органов местного самоуправления, находящихся на территории Холмского муниципального района, организация использования архивных документов, обеспечение прав граждан на архивную информацию;

2.6. Анализ состояния архивного дела в районе;

2.7. Проведение в пределах своей компетенции экспертизы ценности документов.

2.8. Выполнение следующих государственных полномочий:

- хранение, учет и использование архивных документов, относящихся к областной собственности, хранящихся в муниципальном архиве;

- комплектование муниципальных архивов архивными документами, относящимися к областной собственности и находящимися на территории Холмского муниципального района.

3. Функции

Муниципальный архив в соответствии с возложенными на него задачами:

3.1. Обеспечивает хранение:

- архивных документов Архивного фонда Российской Федерации, находящихся в муниципальной собственности, в том числе архивных фондов поселений;

- учетных документов, архивных справочников и других материалов, необходимых для осуществления практической деятельности отдела.

3.2. Может принимать на хранение при наличии площадей и необходимых условий, документы по личному составу действующих организаций на договорных условиях в соответствии с действующим законодательством.

3.3. Принимает документы, включенные в состав Архивного фонда Российской Федерации, находящиеся в частной собственности, на хранение на условиях договоров между собственниками документов и муниципальным архивом, действующих от имени Администрации района при наличии доверенности.

3.4. Осуществляет учет документов, принятых в муниципальный архив; представляет в установленном порядке учетные данные в Департамент комитета культуры и туризма Новгородской области.

3.5. Проводит (реализует) мероприятия по созданию оптимальных условий хранения документов и обеспечению их физической сохранности.

3.6. Обеспечивает подготовку предложений по повышению безопасности хранящихся в муниципальном архиве документов, внесение их в установленном порядке на рассмотрение Главе Администрации Холмского муниципального района (далее Главе района) и реализацию принятых решений.

3.7. Обеспечивает проведение экспертизы ценности документов, хранящихся в муниципальном архиве, в том числе на основе методических рекомендаций Архивного управления комитета культуры Новгородской области;

3.8. Составляет списки организаций - источников комплектования муниципального архива и представляет их в установленном порядке на согласование в Архивное управление комитета культуры Новгородской области, и на утверждение - Главе района; ведет систематическую работу по уточнению списков.

3.9. Организует в соответствии с законодательно установленными сроками отбор архивных документов организаций - источников комплектования для постоянного и долговременного хранения и осуществляет их прием в муниципальный архив;

3.10. Разрабатывает и реализует мероприятия по комплектованию муниципального архива документами по истории района, находящихся в архивохранилищах других субъектов Российской Федерации, нетрадиционными документами, в том числе записями воспоминаний, материалами видеосъемки районных мероприятий и знаменательных событий, юбилеев населенных пунктов и т. п. документами.

3.11. Обеспечивает в установленном порядке ведение учета архивных документов, хранящихся в организациях-источниках комплектования и других организациях, находящихся на территории района.

3.12. Осуществляет в установленном порядке рассмотрение и представление на согласование, утверждение Департаментом культуры и туризма Новгородской области локальных документов, определяющих порядок документационного обеспечения управления и работы архива организации: положений об архивах, экспертных комиссиях, номенклатур дел организаций - источниках комплектования муниципального архива и инструкций по делопроизводству.

3.13. Представляет на рассмотрение и утверждение Департаментом культуры и туризма Новгородской области описи дел по личному составу ликвидированных организаций, документы которых подлежат приему в муниципальный архив.

3.14. Изучает и обобщает практику работы архивов организаций и делопроизводственных служб, распространяет их положительный опыт среди организаций - источников комплектования муниципального архива.

3.15. Оказывает организационно-методическую помощь организациям - источников комплектования муниципального архива, проводит совещание, семинары, консультации по вопросам организации и методике работы с документами, организует смотры сохранности архивных документов.

3.16. Обеспечивает подготовку предложений по улучшению сохранности архивных документов, вносит предложения в установленном порядке на рассмотрение Главе района и реализацию принятых решений.

3.17. Осуществляет информирование органов местного самоуправления, находящихся на территории Холмского муниципального района, иных организаций района о составе и содержании документов и фондов муниципального архива по актуальной тематике.

3.18. Обеспечивает исполнение запросов юридических и физических лиц на документационную информацию путем выдачи в установленном порядке дел во временное пользование, подготовки заверенных копий архивных документов, выписок из них.

3.19. Организует работу пользователей архивными документами непосредственно в архиве, готовит копии документов по их запросам.

3.20. Обеспечивает подготовку документальных выставок, материалов для средств массовой информации, встреч с общественностью, школьных уроков, экскурсий в архив, ведет публикацию архивных документов.

3.21. Обеспечивает исполнение социально-правовых запросов граждан на основе принятых в архив документов по личному составу, выдает заверенные архивные справки, заверенные копии и выписки из документов.

3.22. Представляет на рассмотрение Департамента культуры и туризма Новгородской области описи дел постоянного хранения и по личному составу, поступивших от организаций - источников комплектования муниципального архива.

3.23. Осуществляет прием граждан, рассматривает их заявления и консультирует их по вопросам розыска архивных документов.

3.24. Создает и совершенствует поисково-справочный аппарат к документам, хранящимся в муниципальном архиве, автоматизированные информационно-поисковые системы, базы данных.

3.25. Реализует отдельные государственные полномочия в сфере архивного дела по хранению, комплектованию, учету и использованию архивных фондов Новгородской области, находящихся на территории района, при наделении ими Администрации Холмского муниципального района в установленном порядке.

3.26. Обеспечивает подготовку для внесения в установленном порядке в Администрацию Холмского муниципального района проектов муниципальных правовых актов по вопросам развития архивного дела в районе, совершенствования работы муниципального архива.

4. Состав документов

4.1. Муниципальный архив хранит:

4.1.1. Документы, образующиеся в деятельности Администрации Холмского муниципального района и поселений, учреждений, организаций и предприятий, колхозов, совхозов, общественных организаций, отнесенных к муниципальной собственности;

4.1.2. Документы юридических и физических лиц, в том числе документы личного происхождения, поступившие на законном основании в муниципальную собственность района;

4.1.3. Документы по личному составу ликвидированных предприятий города не имеющих правопреемника;

4.1.5. Архив хранит также учетные документы, архивные справочники и другие материалы, необходимые ему в практической работе.

5. Права

5.1 Представлять Администрацию Холмского муниципального района по всем вопросам, входящим в компетенцию муниципального архива;

5.2 Вносить на рассмотрение Администрации Холмского муниципального района и Департамента культуры и туризма Новгородской области предложения по развитию архивного дела, улучшению обеспечения сохранности, комплектования и использования документов, хранящихся в муниципальном архиве;

5.3 Решать вопросы по совершенствованию работы архивов организаций и организации документов в делопроизводстве организаций, участвовать в подготовке и рассмотрении Администрацией Холмского муниципального района вопросов архивного дела и делопроизводства, готовить по ним проекты Постановлений;

Давать в пределах своей компенсации организациям-источникам комплектования методические рекомендации по вопросам организации и хранения архивных документов, организации документов в делопроизводстве, устранению выявленных недостатков;

Запрашивать и получать от организаций - источников комплектования, необходимые сведения об организации хранения и состояния организации архивных документов, организации документов в делопроизводстве, формировании в делопроизводстве информационных технологий, участвовать в работе экспертных комиссий организаций;

Принимать участие в совещаниях, семинарах, проверках и мероприятиях, проводимых Департаментом культуры и туризма Новгородской области и ее структурными подразделениями в области архивного дела;

Участвовать в работе ликвидационных комиссий с целью обеспечения сохранности документов ликвидируемых организаций;

Специалисты муниципального архива для выполнения своих обязанностей имеют право посещать в установленном порядке архивы и делопроизводственные службы предприятий, учреждений и организаций района;

5.9. Взаимодействовать в своей деятельности с органами местного самоуправления района, организациями муниципального образования, Департаментом культуры и туризма Новгородской области.

6. Организация деятельности

Информация об изменениях:

Постановлением Администрации Холмского муниципального района Новгородской области от 18 апреля 2016 г. N 227 в пункт 6.1 настоящего Положения внесены изменения

См. текст пункта в предыдущей редакции

6.1. Муниципальный архив возглавляет главный специалист по архивному делу, назначаемый на должность и освобождаемый от должности Главой района;

- главный специалист муниципального архива осуществляет руководство деятельностью муниципального архива и несет персональную ответственность за выполнение возложенных на архив задач;

- главный специалист муниципального архива является муниципальным служащим;

- служащий 2 категории муниципального архива не является муниципальным служащим.

При смене специалистов муниципального архива прием-передача дел проводится комиссией, созданной распоряжением Главы района. Акт приема-передачи архивных фондов и архивных документов утверждается Главой района и представляется в Департамент культуры и туризма Новгородской области.

6.2. Специалисты муниципального архива:

6.2.1. Организуют деятельность муниципального архива и несут персональную ответственность за выполнение возложенных на архив задач и функций;

6.2.2. Отчитываются о работе муниципального архива и состоянии архивного дела в районе перед Администрацией Холмского муниципального района и в установленном порядке - перед Департаментом культуры и туризма Новгородской области;

6.2.3. Обеспечивают соблюдение охранного и противопожарного режимов, работу архива в условиях ЧС, внедряет в практику рациональные способы хранения документов, определяют потребность архива в технических средствах, оборудовании для архивохранилищ;

6.2.4. Решают вопросы выдачи документов во временное пользование организациям, и пользователям - для работы в рабочем кабинете работников архива;

6.3. Деятельность муниципального архива Администрации Холмского муниципального района организуется в соответствии с правилами и инструкциями, действующими в сфере архивного дела, на основе целевых программ, планов работы, утверждаемых Главой района с учетом рекомендаций Департамента культуры и туризма Новгородской области.

7. Показатели эффективности и результативности профессиональной служебной деятельности

7.1. Обеспечение сохранности архивных документов, относящихся к областной собственности, хранящихся в муниципальном архиве:

7.1.1. Доля архивных документов, относящихся к областной собственности, хранящихся в муниципальном архиве на площадях, оснащенных современными системами пожарной сигнализации.

7.1.2. Доля архивных документов, относящихся к областной собственности, хранящихся в муниципальном архиве на площадях, оснащенных современными системами охранной сигнализации.

7.1.3. Доля архивных документов, относящихся к областной собственности, хранящихся в муниципальном архиве в архивохранилищах, в которых соблюдается нормативный температурно-влажностный режим.

7.1.4. Количество утраченных архивных документов, относящихся к областной собственности, хранящихся в муниципальном архиве.

7.2. Организация комплектования муниципального архива архивными документами, относящимися к областной собственности:

7.2.1. Доля принятых в муниципальный архив архивных документов, относящихся к областной собственности, от общего объема архивных документов, относящихся к областной собственности, подлежащих приему в муниципальный архив в течение отчетного периода.

7.3. Организация учета архивных документов, относящихся к областной собственности, хранящихся в муниципальном архиве:

7.3.1. Доля архивных фондов, относящихся к областной собственности, хранящихся в муниципальном архиве, внесенных в автоматизированную систему государственного учета БД "Архивный фонд".

7.4. Организация использования архивных документов, относящихся к областной собственности, хранящихся в муниципальном архиве:

7.4.1. Доля запросов физических и юридических лиц, исполненных по архивным документам, относящимся к областной собственности, хранящимся в муниципальном архиве, в установленные сроки.