Постановление Администрации Великого Новгорода от 8 июля 2011 г. N 2816 "Об утверждении Административного регламента по предоставлению муниципальной услуги "Оказание методической и практической помощи в организации работы с документами в делопроизводстве и архивном деле"

В соответствии с Федеральными законами от 6 октября 2003 г. N 131-ФЗ "Об общих принципах организации местного самоуправления в Российской Федерации", от 27 июля 2010 г. N 210-ФЗ "Об организации предоставления государственных и муниципальных услуг", Уставом муниципального образования - городского округа Великий Новгород, постановлением Администрации Великого Новгорода от 25.10.2010 N 4610 "Об утверждении Реестра муниципальных услуг, оказываемых за счет средств бюджета Великого Новгорода, и Реестра муниципальных функций, исполняемых за счет средств бюджета Великого Новгорода", в целях обеспечения доступа граждан к достоверной и актуальной информации и повышения качества исполнения и предоставления муниципальной услуги постановляю:

1. Утвердить прилагаемый Административный регламент по предоставлению муниципальной услуги "Оказание методической и практической помощи в организации работы с документами в делопроизводстве и архивном деле".

2. Опубликовать настоящее постановление в газете "Новгород".

Первый заместитель Главы администрации

А.В. Земляк

Административный регламент
по предоставлению муниципальной услуги "Оказание методической
и практической помощи в организации работы с документами в
делопроизводстве и архивном деле"
(утв. постановлением Администрации Великого Новгорода
от 8 июля 2011 г. N 2816)

1. Общие положения

1.1. Административный регламент по предоставлению муниципальной услуги "Оказание методической и практической помощи в организации работы с документами в делопроизводстве и архивном деле" (далее - Административный регламент) разработан в целях повышения эффективности и качества этой работы и определяет порядок, сроки и последовательность действий (далее - административные процедуры) Администрации Великого Новгорода (далее - Администрация) при предоставлении муниципальной услуги.

1.2. Муниципальная услуга предоставляется организациям-источникам комплектования отдела по вопросам архивного дела Администрации по мере поступления обращений, организациям, не входящим в Список источников комплектования, согласно условиям договора (далее - заявители).

2. Стандарт предоставления муниципальной услуги

2.1. Наименование муниципальной услуги - оказание методической и практической помощи в организации работы с документами в делопроизводстве и архивном деле.

2.2. Муниципальная услуга предоставляется Администрацией и осуществляется отделом по вопросам архивного дела Администрации (далее - отдел).

Место нахождения отдела и его почтовый адрес: ул. Десятинная, д. 20/10, Великий Новгород, 173007.

Прием заявителей осуществляется ежедневно в соответствии с графиком приема заявителей:

понедельник-пятница - 08.30 - 17.30

перерыв на обед- 13.00 - 14.00

суббота, воскресенье - выходные дни.

2.3. Заявители могут получить информацию по вопросам предоставления муниципальной услуги, в том числе об административных процедурах:

по телефонам отдела: (8162) 994-174; 994-175, 994-235;

посредством письменного обращения;

по электронной почте;

при личном обращении;

на официальном сайте Администрации в сети Интернет (http:www.adm.nov.ru).

При консультировании заявителей по телефону и на личном приеме специалисты отдела дают исчерпывающую информацию по процедуре предоставления муниципальной услуги.

При информировании по письменным обращениям по процедуре предоставления муниципальной услуги ответ на обращение направляется почтой или по факсу в адрес заявителя в срок, не превышающий 5 дней со дня регистрации обращения.

По процедуре предоставления муниципальной услуги по обращениям заявителей по электронной почте ответ направляется на электронный адрес заявителя в срок, не превышающий 5 дней со дня поступления обращения.

2.4. Результат предоставления муниципальной услуги:

рассмотрение и подготовка к согласованию экспертно-проверочной методической комиссией комитета культуры Новгородской области (далее - ЭПМК) индивидуальных номенклатур дел, положений об архивах и экспертных комиссиях совместно с источниками комплектования отдела;

оказание методической и практической помощи источникам комплектования отдела по вопросам организации работы с документами в делопроизводстве и архивном деле;

проведение семинаров и совещаний.

2.5. Семинары и совещания проводятся в соответствии с утвержденным планом работы отдела.

При поступлении письменных обращений об оказании муниципальной услуги ответ дается в пятидневный срок со дня регистрации обращения.

При устном обращении заявителя на личном приеме или по телефону ответ на обращение дается в день обращения.

При поступлении в Администрацию или отдел интернет-обращения заявителя с указанием адреса электронной почты и (или) почтового адреса ему направляется уведомление о приеме обращения. Принятое обращение распечатывается, и в дальнейшем работа с ним ведется в установленном порядке.

Основанием для предоставления муниципальной услуги является устное или письменное обращение с просьбой об оказании методической или практической помощи.

2.6. Предоставление муниципальной услуги осуществляется в соответствии со следующими нормативными правовыми актами:

Конституцией Российской Федерации;

Федеральным законом от 22 октября 2004 г. N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации";

Федеральным законом от 2 мая 2006 г. N 59-ФЗ "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации";

приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 18.01.2007 N 19 "Об утверждении Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук";

областным законом от 21 марта 2005 г. N 441-ОЗ "Об архивном деле в Новгородской области";

Положением об отделе по вопросам архивного дела Администрации Великого Новгорода, утвержденным постановлением Администрации Великого Новгорода от 20.02.2006 N 45.

2.7. Перечень документов, необходимых для предоставления муниципальной услуги:

утвержденный Список источников комплектования отдела;

договор - для организаций, не входящих в Список источников комплектования отдела.

2.8. Основанием для отказа в предоставлении муниципальной услуги является отсутствие документов, предусмотренных в пункте 2.7 настоящего Административного регламента.

2.9. Муниципальная услуга предоставляется бесплатно.

2.10. Время ожидания в очереди для получения муниципальной услуги не должно превышать 30 минут.

2.11. Регистрация заявления о предоставлении муниципальной услуги осуществляется в день поступления.

2.12. Предоставление муниципальной услуги осуществляется в служебных кабинетах отдела. Кабинеты оборудуются соответствующими табличками с указанием номера кабинета, названием отдела, фамилий, имен, отчеств, должностей специалистов отдела.

Рабочие места специалистов, ответственных за предоставление муниципальной услуги, оборудуются компьютерами, справочно-поисковыми средствами и информационными материалами, позволяющими своевременно и в полном объеме организовать предоставление муниципальной услуги.

На информационных стендах содержится следующая информация:

график (режим) работы Администрации, номера телефонов Администрации, отдела;

наименование муниципальной услуги;

порядок предоставления муниципальной услуги;

перечень необходимых для получения муниципальной услуги документов;

порядок обжалования решения, действий (бездействия) специалиста, при предоставлении муниципальной услуги.

2.13. Показатели доступности и качества предоставления муниципальной услуги:

наличие доступа заявителя к информации по вопросам предоставления муниципальной услуги в местах ее размещения;

получение заявителем информации по вопросам предоставления муниципальной услуги, в том числе о ходе предоставления муниципальной услуги в сроки, установленные настоящим Административным регламентом;

исполнение специалистами административных процедур в сроки, установленные настоящим Административным регламентом;

правильное и грамотное оформление специалистами документов, являющихся результатом предоставления муниципальной услуги.

3. Состав, последовательность
и сроки выполнения административных процедур, требования к порядку
их выполнения

3.1. Состав административных процедур при предоставлении муниципальной услуги:

рассмотрение и подготовка номенклатур дел, положений об архивах и экспертных комиссиях к согласованию ЭПМК;

оказание методической и практической помощи источникам комплектования отдела;

проведение семинаров и совещаний.

3.2. Основанием для начала административной процедуры - рассмотрение и подготовка номенклатур дел, положений об архивах и экспертных комиссиях к согласованию ЭПМК является обращение заявителя.

В целях качественного комплектования документами архивного фонда отдел контролирует и оказывает необходимую методическую и практическую помощь представителям организаций в составлении номенклатур дел, положений об архивах и экспертных комиссиях.

Составленные в организации номенклатура дел, положения об архиве и экспертной комиссии рассматриваются на заседании экспертной комиссии организации и представляются в отдел.

Отдел проверяет правильность их составления в соответствии с требованиями нормативно-методических документов, а также полноту состава дел и документов, включенных в номенклатуру; составляет заключение на номенклатуру дел, положения об архиве и экспертной комиссии организации и направляет вместе с представленными документами на согласование ЭПМК.

3.3. Оказание методической и практической помощи источникам комплектования отдела осуществляется отделом в пределах предоставленных ему полномочий в целях формирования и обеспечения сохранности документов Архивного фонда Российской Федерации, находящихся на временном хранении, при взаимодействии с делопроизводственными, архивными и экспертными службами источников комплектования.

В этих целях отдел оказывает указанным службам методическую и практическую помощь:

в организации работы с документами в делопроизводстве и формировании дел;

по отбору документов в состав Архивного фонда Российской Федерации и подготовке их к передаче на постоянное хранение;

по упорядочению документов по личному составу;

по ведению учета документов Архивного фонда Российской Федерации, находящихся на временном хранении;

по совершенствованию работы делопроизводственных, архивных и экспертных служб.

Отдел рассматривает и готовит к утверждению ЭПМК годовые разделы описей дел постоянного хранения организаций; рассматривает и готовит к согласованию ЭПМК годовые разделы описей дел по личному составу организаций.

При подготовке годовых разделов описей дел постоянного хранения к рассмотрению ЭПМК отделом проводится проверка правильности отбора документов на хранение, устанавливается степень полноты состава дел и документов, включенных в годовые разделы описей, качество описания дел, правильность оформления годовых разделов описей, наличие необходимого научно-справочного аппарата к описям и исторических справок к фондам, если описи фондов представляются впервые.

Отдел составляет заключение на описи дел постоянного хранения и по личному составу и направляет вместе с описями на рассмотрение ЭПМК.

Отдел ведет учет документов, хранящихся в архивах организаций-источников комплектования отдела, путем проведения паспортизации. Паспортизация предусматривает рассылку бланков паспортов, проведение консультаций по вопросам заполнения паспортов, оказание практической помощи по заполнению паспортов непосредственно в организациях.

В целях совершенствования работы делопроизводственных, архивных и экспертных служб отдел разрабатывает памятки и методические рекомендации по вопросам работы архивов организаций и организации работы с документами в делопроизводстве и архивном деле.

3.4. В целях повышения профессиональной квалификации работников архивов организаций-источников комплектования отдел проводит семинары и совещания.

Семинары проводятся по отдельным основным вопросам работы архивов организаций, делопроизводственных и экспертных служб.

В ходе взаимодействия отдела с работниками архивов организаций выявляются вопросы и проблемы, связанные с организацией работы с документами в делопроизводстве и архивном деле. Такие вопросы и проблемы изучаются, обобщаются и выносятся для обсуждения на семинары и совещания.

Проведение семинаров и совещаний включается в план работы отдела.

При необходимости отделом проводятся семинары по актуальным вопросам для ознакомления работников архивов организаций с изменениями в законодательстве, правилах и методических рекомендациях по вопросам организации работы с документами в делопроизводстве и архивном деле.

Такие семинары могут проводиться вне плана.

4. Формы контроля за исполнением Административного регламента

4.1. Заведующий отделом осуществляет текущий контроль за соблюдением последовательности административных процедур по предоставлению муниципальной услуги.

4.2. Текущий контроль осуществляется путем проведения заведующим отделом проверок соблюдения и исполнения положений настоящего Административного регламента специалистами отдела.

4.3. В ходе текущего контроля проводятся проверки полноты и качества предоставления муниципальной услуги.

4.4. Проверки могут быть плановыми и внеплановыми (по конкретным обращениям заявителей).

4.5. По результатам проверок в случае выявления нарушений прав заявителей осуществляется привлечение виновных должностных лиц к ответственности в соответствии с законодательством Российской Федерации.

5. Досудебный (внесудебный) порядок
обжалования действий (бездействия) и решений, осуществляемых (принятых)
в ходе предоставления муниципальной услуги

5.1. Заявитель имеет право на обжалование действий (бездействия) специалистов, а также принимаемых решений при предоставлении муниципальной услуги на основании настоящего Административного регламента в досудебном и судебном порядке.

5.2. При досудебном обжаловании действий (бездействия) и решений, осуществляемых (принятых) в ходе предоставления муниципальной услуги, заявитель обращается с письменной жалобой в адрес:

заведующего отделом - на действия (бездействие) специалистов отдела;

управляющего делами, председателя комитета муниципальной службы Администрации, Мэра Великого Новгорода - на действия (бездействие) заведующего отделом.

5.3. При обращении заявителя в письменной форме срок рассмотрения жалобы не должен превышать 30 календарных дней с момента ее регистрации. В случаях, предусмотренных законодательством Российской Федерации, заведующий отделом либо специалист вправе продлить срок рассмотрения жалобы не более чем на 30 календарных дней, уведомив заявителя о продлении срока.

5.4. Предметом досудебного обжалования являются любые действия (бездействие) и решения специалистов, осуществляемые (принимаемые) при предоставлении муниципальной услуги, нарушающие права, свободы и законные интересы заявителя.

5.5. В письменной жалобе указываются:

фамилия, имя, отчество заявителя (его уполномоченного представителя), почтовый адрес, по которому должен быть направлен ответ;

полное наименование юридического лица (в случае обращения от имени юридического лица);

суть обжалуемого решения, действий (бездействия);

личная подпись заявителя (его уполномоченного представителя) и дата подачи жалобы.

5.6. Основаниями для отказа в рассмотрении письменной жалобы заявителя являются:

отсутствие в письменной жалобе фамилии и почтового адреса заявителя, по которому должен быть направлен ответ;

наличие в письменной жалобе нецензурных либо оскорбительных выражений, угрозы жизни, здоровью и имуществу специалиста, а также членов его семьи;

невозможность прочтения текста письменной жалобы. В случае если прочтению поддается фамилия и почтовый адрес заявителя, ему сообщается о причине отказа в рассмотрении жалобы;

наличие в письменной жалобе вопроса, на который заявителю дважды давались письменные ответы по существу в связи с ранее направляемыми жалобами (при отсутствии в жалобе новых доводов и обстоятельств).

5.7. Если по существу поставленного в жалобе вопроса ответ не может быть дан без разглашения сведений, составляющих персональные данные другого лица, заявителю, направившему жалобу, сообщается о невозможности дать ответ по существу поставленного в ней вопроса в связи с недопустимостью разглашения указанных сведений.

5.8. Если в результате рассмотрения жалоба на основании настоящего Административного регламента признана обоснованной, принимается решение об удовлетворении требований заявителя и применении мер ответственности к специалисту, допустившему нарушения в ходе предоставления муниципальной услуги, которые повлекли за собой жалобу заявителя. Заявителю направляется письменное сообщение о принятом решении и действиях, осуществленных в соответствии с принятым решением.

5.9. Судебное обжалование действий (бездействия), а также принимаемых решений специалистов при предоставлении муниципальной услуги на основании настоящего Административного регламента осуществляется заявителем в порядке и в сроки, установленные Арбитражным процессуальным кодексом Российской Федерации, Гражданским кодексом Российской Федерации, Гражданским процессуальным кодексом Российской Федерации.