Постановление Администрации Великого Новгорода от 26 мая 2011 г. N 2060 "Об утверждении Административного регламента по предоставлению муниципальной услуги "Информационное обеспечение юридических и физических лиц на основе документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов"

Во исполнение статьи 6 Федерального закона от 27 июля 2010 г. N 210-ФЗ "Об организации предоставления государственных и муниципальных услуг", в соответствии с Федеральным законом от 6 октября 2003 г. N 131-ФЗ "Об общих принципах организации местного самоуправления в Российской Федерации", Уставом муниципального образования - городского округа Великий Новгород, Реестром муниципальных услуг, оказываемых за счет средств бюджета Великого Новгорода, утвержденным постановлением Администрации Великого Новгорода от 25.10.2010 N 4610, постановляю:

1. Утвердить прилагаемый Административный регламент по предоставлению муниципальной услуги "Информационное обеспечение юридических и физических лиц на основе документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов".

2. Опубликовать настоящее постановление в газете "Новгород".

Мэр Великого Новгорода

Ю.И. Бобрышев

Административный регламент
по предоставлению муниципальной услуги
"Информационное обеспечение юридических и физических лиц
на основе документов Архивного фонда Российской Федерации
и других архивных документов"
(утв. постановлением Администрации Новгородской области
от 26 мая 2011 г. N 2060)

1. Общие положения

Настоящий Административный регламент разработан в целях повышения качества информационного обеспечения ретроспективной документной информацией физических и юридических лиц (далее - заявители) и определяет сроки, последовательность действий (далее - административные процедуры) Администрации Великого Новгорода (далее - Администрация), а также порядок взаимодействия Администрации с государственными архивами, органами государственной власти, уполномоченными органами исполнительной власти субъектов Российской Федерации в области архивного дела, органами местного самоуправления, гражданами и организациями при предоставлении муниципальной услуги "Информационное обеспечение юридических и физических лиц на основе документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов" (далее - муниципальная услуга).

Информационное обеспечение заявителей включает в себя:

исполнение тематических обращений (запросов) о предоставлении информации по определенной проблеме, теме, событию, факту;

исполнение обращений (запросов) социально-правового характера, связанных с социальной защитой российских граждан, предусматривающей их пенсионное обеспечение, а также получение льгот и компенсаций в соответствии с законодательством и международными обязательствами Российской Федерации.

2. Стандарт предоставления муниципальной услуги

2.1. Наименование муниципальной услуги - информационное обеспечение юридических и физических лиц на основе документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов.

2.2. Муниципальная услуга предоставляется Администрацией.

Непосредственным исполнителем предоставления муниципальной услуги является отдел по вопросам архивного дела Администрации (далее - отдел) при наличии у него архивных документов, необходимых для исполнения обращения (запроса) заявителя.

Место нахождения отдела и его почтовый адрес: ул. Десятинная, д. 20/10, Великий Новгород, 173007.

Прием заявителей осуществляется ежедневно в соответствии с графиком приема заявителей:

понедельник - пятница - 08.30 - 17.30

перерыв на обед - 13.00 - 14.00.

2.3. Информирование о предоставлении муниципальной услуги осуществляется по телефонам отдела: (8162) 994-174, 994-175, 994-235.

Заявители могут получить информацию по вопросам предоставления муниципальной услуги, в том числе об административных процедурах:

по телефону;

посредством письменного обращения;

по электронной почте;

при личном обращении;

на официальном сайте (http://www.adm.nov.ru).

При консультировании заявителей по телефону и на личном приеме специалисты отдела дают исчерпывающую информацию по процедуре предоставления муниципальной услуги.

При информировании по письменным обращениям по процедуре предоставления муниципальной услуги ответ на обращение направляется почтой или по факсу в адрес заявителя в срок, не превышающий 5 дней со дня регистрации обращения.

По процедуре предоставления муниципальной услуги по обращениям заявителей по электронной почте ответ направляется на электронный адрес заявителя в срок, не превышающий 5 дней со дня поступления обращения.

2.4. Результатом предоставления муниципальной услуги является:

направление информационных писем;

выдача архивных справок, архивных выписок, архивных копий;

подготовка тематических перечней;

тематические подборки копий архивных документов;

подготовка тематических обзоров архивных документов;

направление ответов об отсутствии запрашиваемых сведений;

рекомендации о дальнейших путях поиска необходимой информации;

уведомление о направлении соответствующих запросов на исполнение по принадлежности в другие органы и организации.

2.5. Срок предоставления муниципальной услуги:

запросы, поступившие в отдел, исполняются в течение 30 дней со дня их регистрации. С разрешения руководства Администрации этот срок может быть продлен;

запросы, не относящиеся к составу хранящихся в отделе архивных документов (непрофильные запросы), в течение 5 дней со дня их регистрации направляются в другой архив или организацию, где могут храниться необходимые документы, с уведомлением об этом заявителя, или заявителю даются соответствующие рекомендации;

при поступлении запросов заявителей, которые не могут быть исполнены без предоставления уточненных или дополнительных сведений, отдел в пятидневный срок запрашивает заявителя об уточнении и дополнении запроса необходимыми для его исполнения сведениями.

2.6. Предоставление муниципальной услуги осуществляется в соответствии со следующими нормативными правовыми актами:

Конституцией Российской Федерации;

Законом Российской Федерации от 21 июля 1993 г. N 5485 "О государственной тайне";

ГАРАНТ:

По-видимому, в тексте предыдущего абзаца допущена опечатка и имеется в виду Закон Российской Федерации от 21 июля 1993 г. N 5485-I

Федеральным законом от 22 октября 2004 г. N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации";

Федеральным законом от 2 мая 2006 г. N 59-ФЗ "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации";

Федеральным законом от 27 июля 2006 г. N 149-ФЗ "Об информации, информационных технологиях и о защите информации";

Указом Президента Российской Федерации от 31 декабря 1993 г. N 2334 "О дополнительных гарантиях прав граждан на информацию";

приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 18 января 2007 г. N 19 "Об утверждении Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук";

областным законом от 21 марта 2005 г. N 441-ОЗ "Об архивном деле в Новгородской области";

областным законом от 23 декабря 2010 г. N 900-ОЗ "Об обеспечении доступа к информации о деятельности государственных органов Новгородской области";

Положением об отделе по вопросам архивного дела Администрации Великого Новгорода, утвержденным постановлением Администрации Великого Новгорода от 20.02.2006 N 45.

2.7. Основанием для предоставления муниципальной услуги является письменный запрос (заявление) заявителя, а также запрос, поступивший по электронной почте, в адрес отдела и (или) Администрации.

В запросе должны быть указаны:

наименование юридического лица на бланке организации, для граждан - фамилия, имя и отчество;

почтовый и (или) электронный адрес заявителя;

интересующие заявителя тема, вопрос, событие, факт, сведения и хронологические рамки запрашиваемой информации;

форма получения заявителем информации (информационное письмо, архивная справка, архивная выписка, архивная копия, тематический перечень, тематический обзор документов);

личная подпись гражданина или подпись специалиста;

дата отправления.

2.8. Запрос не подлежит рассмотрению в случаях, если:

запрос не содержит наименования юридического лица (для гражданина - ФИО), почтового адреса и (или) электронного адреса заявителя;

в запросе отсутствуют необходимые сведения для проведения поисковой работы;

запрос не поддается прочтению, ответ на обращение не дается, о чем сообщается заявителю, направившему обращение, если его фамилия и почтовый адрес поддаются прочтению;

ответ по существу поставленного в нем вопроса не может быть дан без разглашения сведений, составляющих государственную или иную охраняемую федеральным законом тайну. Заявителю сообщается о невозможности дать ответ по существу поставленного в нем вопроса в связи с недопустимостью разглашения указанных сведений. Указанная информация может быть предоставлена только при наличии у заявителя документально подтвержденных прав на получение сведений, содержащих государственную тайну и (или) конфиденциальную информацию;

в запросе содержится вопрос, на который заявителю ранее многократно давались письменные ответы по существу, и при этом не приводятся новые доводы или обстоятельства. О данном решении уведомляется заявитель, направивший обращение;

в запросе содержатся нецензурные либо оскорбительные выражения, угрозы жизни, здоровью и имуществу специалиста, а также членов его семьи. Специалист вправе оставить запрос без ответа по сути поставленных в нем вопросов и сообщить заявителю, направившему его, о недопустимости злоупотребления правом.

2.9. Муниципальная услуга предоставляется бесплатно.

2.10. Время ожидания в очереди для получения муниципальной услуги не должно превышать 30 минут.

2.11. Регистрация заявления о предоставлении муниципальной услуги осуществляется в течение 20 минут.

2.12. Предоставление муниципальной услуги осуществляется в служебных кабинетах отдела. Кабинеты оборудуются соответствующими табличками с указанием номера кабинета, названием отдела, фамилий, имен, отчеств, должностей специалистов.

Рабочие места специалистов, ответственных за предоставление муниципальной услуги, оборудуются компьютерами, справочно-поисковыми средствами к архивным документам и информационными материалами, позволяющими своевременно и в полном объеме организовать предоставление муниципальной услуги.

Для приема заявлений отводится специальное место. Место приема оборудуется столами и стульями. Заявителям предоставляются бланки заявлений.

На информационных стендах, размещаемых в местах приема запросов (заявлений), содержится следующая информация:

график (режим) работы Администрации, номера телефонов Администрации, отдела;

наименование муниципальной услуги;

порядок предоставления муниципальной услуги;

перечень необходимых для получения муниципальной услуги документов;

образец заполнения запроса (заявления) заявителем (приложения N 1 и N 2 к настоящему Административному регламенту);

порядок обжалования решения, действий (бездействия) специалиста при предоставлении муниципальной услуги.

2.13. Показатели доступности и качества предоставления муниципальной услуги:

наличие доступа заявителя к информации по вопросам предоставления муниципальной услуги в местах ее размещения;

получение заявителем информации по вопросам предоставления муниципальной услуги, в том числе о ходе предоставления муниципальной услуги в сроки, установленные настоящим Административным регламентом;

исполнение специалистами административных процедур в сроки, установленные настоящим Административным регламентом;

правильное и грамотное оформление специалистами документов, являющихся результатом предоставления муниципальной услуги.

3. Состав, последовательность и сроки выполнения административных
процедур, в том числе особенности выполнения административных
процедур в электронной форме

3.1. Последовательность административных процедур при предоставлении муниципальной услуги:

регистрация запросов и передача их на исполнение;

анализ тематики поступивших запросов;

направление запросов на исполнение в органы и организации по принадлежности (при необходимости);

подготовка и направление ответов заявителям.

3.2. Поступившие в отдел письменные запросы заявителей регистрируются, рассматриваются заведующим отделом и передаются на исполнение.

Регистрация запроса является основанием для начала административных процедур.

При поступлении в Администрацию или отдел интернет-обращения (запроса) заявителя с указанием адреса электронной почты и (или) почтового адреса ему направляется уведомление о приеме обращения (запроса) к рассмотрению или мотивированный отказ в рассмотрении. Принятое к рассмотрению обращение (запрос) распечатывается, и в дальнейшем работа с ним ведется в установленном порядке.

3.3. Заведующий отделом обеспечивает оперативное рассмотрение запросов заявителей, доведение их до специалистов отдела;

Должностные лица отдела осуществляют анализ тематики поступивших запросов с использованием имеющихся архивных справочников, содержащих сведения о местах хранения документов, необходимых для исполнения запросов заявителей. При этом определяются:

правомочность получения заявителем запрашиваемой информации с учетом ограничений на предоставление сведений конфиденциального характера;

степень полноты сведений, содержащихся в запросе заявителя, необходимых для проведения поисковой работы;

место нахождения архивных документов, необходимых для исполнения запроса заявителя;

адреса конкретных органов и организаций, куда по принадлежности следует направить на исполнение запрос заявителя.

Срок исполнения данной административной процедуры - 5 дней.

Отдел письменно запрашивает заявителя о предоставлении дополнительных сведений в случае отсутствия в запросе заявителя достаточных данных для организации выявления запрашиваемой информации в архивах, нечетко, неправильно сформулированного запроса.

3.4. По итогам анализа поступивших запросов отдел направляет запросы или их копии с сопроводительным письмом на исполнение по принадлежности в органы государственной власти, органы местного самоуправления, государственные и муниципальные архивы и другие органы и организации, которые могут иметь документы, необходимые для исполнения запросов.

В случае если запрос требует исполнения несколькими органами и организациями, отдел направляет в соответствующие органы и организации копии запроса с указанием о направлении ответа в адрес заявителя.

3.5. Подготовку ответов заявителям осуществляет отдел. Ответ может быть подготовлен в виде:

письменного уведомления заявителя о результатах рассмотрения и (или) направлении запросов на исполнение в соответствующие организации для ответа в адрес заявителя о результатах поиска запрашиваемой информации;

письменного уведомления заявителя о необходимости предоставления дополнительных сведений для исполнения запроса;

архивной справки, архивной выписки или архивной копии;

тематического перечня, тематической подборки копий, тематического обзора архивных документов.

При отсутствии архивных документов, необходимых для исполнения запроса, составляется ответ об отсутствии запрашиваемых сведений и даются рекомендации по их дальнейшему поиску.

Рассмотрение запроса считается законченным, если дан ответ по существу запроса, по нему приняты необходимые меры и заявитель проинформирован о результатах рассмотрения.

4. Формы контроля за исполнением Административного регламента

4.1. Заведующий отделом осуществляет текущий контроль за соблюдением последовательности административных процедур по предоставлению муниципальной услуги.

4.2. Текущий контроль осуществляется путем проведения заведующим отделом проверок соблюдения и исполнения положений настоящего Административного регламента специалистами отдела.

4.3. В ходе текущего контроля проводятся проверки полноты и качества предоставления муниципальной услуги.

4.4. Проверки могут быть плановыми и внеплановыми (по конкретным обращениям заявителей).

4.5. По результатам проверок в случае выявления нарушений прав заявителей осуществляется привлечение виновных должностных лиц к ответственности в соответствии с законодательством Российской Федерации.

5. Досудебный (внесудебный) порядок обжалования действий
(бездействия) и решений, осуществляемых (принятых)
в ходе предоставления муниципальной услуги

5.1. Заявитель имеет право на обжалование действий (бездействия) специалистов, а также принимаемых решений при предоставлении муниципальной услуги на основании настоящего Административного регламента в досудебном и судебном порядке.

5.2. При досудебном обжаловании действий (бездействия) и решений, осуществляемых (принятых) в ходе предоставления муниципальной услуги, заявитель обращается с письменной жалобой в адрес:

заведующего отделом - на действия (бездействие) специалистов отдела;

управляющего делами, председателя комитета муниципальной службы Администрации, Мэра Великого Новгорода - на действия (бездействие) заведующего отделом.

5.3. При обращении заявителя в письменной форме срок рассмотрения жалобы не должен превышать 30 календарных дней с момента ее регистрации. В случаях, предусмотренных законодательством Российской Федерации, заведующий отделом либо специалист вправе продлить срок рассмотрения жалобы не более чем на 30 календарных дней, уведомив заявителя о продлении срока.

5.4. Предметом досудебного обжалования являются любые действия (бездействие) и решения специалистов, осуществляемые (принимаемые) при предоставлении муниципальной услуги, нарушающие права, свободы и законные интересы заявителя.

5.5. В письменной жалобе указываются:

фамилия, имя, отчество заявителя (его уполномоченного представителя), почтовый адрес, по которому должен быть направлен ответ;

полное наименование юридического лица (в случае обращения от имени юридического лица);

суть обжалуемого решения, действий (бездействия);

личная подпись заявителя (его уполномоченного представителя) и дата подачи обращения (жалобы).

5.6. Основаниями для отказа в рассмотрении письменной жалобы заявителя являются:

отсутствие в письменной жалобе фамилии и почтового адреса заявителя, по которому должен быть направлен ответ;

наличие в письменной жалобе нецензурных либо оскорбительных выражений, угрозы жизни, здоровью и имуществу специалиста, а также членов его семьи;

невозможность прочтения текста письменной жалобы. В случае если прочтению поддается фамилия и почтовый адрес заявителя, ему сообщается о причине отказа в рассмотрении жалобы;

наличие в письменной жалобе вопроса, на который заявителю дважды давались письменные ответы по существу в связи с ранее направляемыми жалобами (при отсутствии в жалобе новых доводов и обстоятельств).

5.7. Если по существу поставленного в жалобе вопроса ответ не может быть дан без разглашения сведений, составляющих персональные данные другого лица, заявителю, направившему жалобу, сообщается о невозможности дать ответ по существу поставленного в ней вопроса в связи с недопустимостью разглашения указанных сведений.

5.8. Если в результате рассмотрения жалоба на основании настоящего Административного регламента признана обоснованной, принимается решение об удовлетворении требований заявителя и применении мер ответственности к специалисту, допустившему нарушения в ходе предоставления муниципальной услуги, которые повлекли за собой жалобу заявителя. Заявителю направляется письменное сообщение о принятом решении и действиях, осуществленных в соответствии с принятым решением.

5.9. Судебное обжалование действий (бездействия), а также принимаемых решений специалистов при предоставлении муниципальной услуги на основании настоящего Административного регламента осуществляется заявителем в порядке и в сроки, установленные Арбитражным процессуальным кодексом Российской Федерации, Гражданским кодексом Российской Федерации, Гражданским процессуальным кодексом Российской Федерации.

Приложение N 1
к Административному регламенту
по предоставлению муниципальной услуги
"Информационное обеспечение юридических
и физических лиц на основе документов
Архивного фонда Российской Федерации
и других архивных документов"

Запрос (заявление)
(для физических лиц)

В отдел по вопросам архивного дела Администрации Великого Новгорода от ___________________________________ (фамилия, имя, отчество) _____________________________________, проживающего(ей) по адресу: ____________ _____________________________________, паспорт (серия, номер) _________________ выдан ________________________________ дата выдачи __________________________

Прошу выдать _____________________________________________________

(указать форму получения информации (архивная справка,

___________________________________________________________________

архивная выписка, архивная копия)

о__________________________________________________________________

(указать N и дату запрашиваемого документа

____________________________________________________________________

или тему и хронологические рамки запрашиваемой информации)

____________________________________________________________________

_______________ _________________________

(дата) (подпись)

Я, _______________________________________________, даю согласие на обработку моих персональных данных в соответствии с Федеральным законом от 27 июля 2006 г. N 152-ФЗ "О персональных данных".

_______________________

(подпись заявителя)

Приложение N 2
к Административному регламенту
по предоставлению муниципальной услуги
"Информационное обеспечение юридических
и физических лиц на основе документов
Архивного фонда Российской Федерации
и других архивных документов"

Запрос (заявление)
(для юридических лиц)

________________________________ (наименование организации, ________________________________ направившей запрос) ________________________________ (почтовый индекс, адрес, телефон) ________________________________ (дата и исходящий номер)

В отдел по вопросам архивного дела Администрации Великого Новгорода

Прошу выдать _____________________________________________________

(указать форму получения информации (архивная справка,

___________________________________________________________________

архивная выписка, архивная копия)

о__________________________________________________________________

(указать N и дату запрашиваемого документа

___________________________________________________________________

или тему и хронологические рамки запрашиваемой информации)

___________________________________________________________________

_________________________

(подпись руководителя)

________________________________

(фамилия, имя, отчество исполнителя)

_________________________________

(контактный телефон)