Постановление Администрации Великого Новгорода от 26 мая 2011 г. N 2071 "Об утверждении Административного регламента по предоставлению муниципальной услуги "Предоставление документов пользователям в читальный зал архива"

Во исполнение статьи 6 Федерального закона от 27 июля 2010 г. N 210-ФЗ "Об организации предоставления государственных и муниципальных услуг", в соответствии с Федеральным законом от 6 октября 2003 г. N 131-ФЗ "Об общих принципах организации местного самоуправления в Российской Федерации", Уставом муниципального образования - городского округа Великий Новгород, Реестром муниципальных услуг, оказываемых за счет средств бюджета Великого Новгорода, утвержденным постановлением Администрации Великого Новгорода от 25.10.2010 N 4610, постановляю:

1. Утвердить прилагаемый Административный регламент по предоставлению муниципальной услуги "Предоставление документов пользователям в читальный зал архива".

2. Опубликовать настоящее постановление в газете "Новгород".

Мэр Великого Новгорода

Ю.И. Бобрышев

Административный регламент
по предоставлению муниципальной услуги
"Предоставление документов пользователям в читальный зал архива"

1. Общие положения

Настоящий Административный регламент по предоставлению муниципальной услуги разработан в целях повышения качества информационного обеспечения ретроспективной документной информацией физических и юридических лиц (далее - заявители) и определяет сроки и последовательность действий (далее - административные процедуры) Администрации Великого Новгорода (далее - Администрация), а также порядок взаимодействия Администрации с органами государственной власти, органами местного самоуправления, гражданами и организациями при предоставлении муниципальной услуги "Предоставление документов пользователям в читальный зал архива" (далее - муниципальная услуга).

Муниципальная услуга включает в себя оформление разрешения пользователям на работу с открытыми документами и организационные действия по выдаче документов в читальный зал, их использование и возвращение в архивохранилище.

2. Стандарт предоставления муниципальной услуги

2.1. Наименование муниципальной услуги - предоставление документов пользователям в читальный зал архива.

2.2. Муниципальная услуга предоставляется Администрацией.

Непосредственным исполнителем предоставления муниципальной услуги является отдел по вопросам архивного дела Администрации (далее - отдел) при наличии у него архивных документов, необходимых для исполнения обращения пользователя.

Место нахождения отдела и его почтовый адрес: ул. Десятинная, д. 20/10, Великий Новгород, 173007.

Прием заявителей осуществляется ежедневно в соответствии с графиком приема заявителей:

понедельник - пятница - 08.30 - 17.30

перерыв на обед - 13.00 - 14.00.

2.3. Информирование о предоставлении муниципальной услуги осуществляется по телефонам отдела: (8162) 994-174, 994-175, 994-235.

Заявители могут получить информацию по вопросам предоставления муниципальной услуги, в том числе об административных процедурах:

по телефону;

посредством письменного обращения;

по электронной почте;

при личном обращении;

на официальном сайте Администрации (http://www.adm.nov.ru).

При консультировании заявителей по телефону и на личном приеме специалисты отдела дают исчерпывающую информацию по процедуре предоставления муниципальной услуги.

При информировании по письменным обращениям по процедуре предоставления муниципальной услуги ответ на обращение направляется почтой или по факсу в адрес заявителя в срок, не превышающий 5 дней со дня регистрации обращения.

По процедуре предоставления муниципальной услуги по обращениям заявителей по электронной почте ответ направляется на электронный адрес заявителя в срок, не превышающий 5 дней со дня поступления обращения.

2.4. Результатом предоставления муниципальной услуги является:

выдача копий архивных документов;

выдача выписок из архивных документов;

предоставление информации, в том числе в письменной форме, об отказе (отсрочке) в выдаче документов, существующих ограничениях на выдачу и копирование документов по теме исследования и о сроках, в течение которых они будут действовать.

2.5. Заявителями являются:

граждане;

органы государственной власти и местного самоуправления;

организации и общественные объединения;

юридические и физические лица, имеющие право в соответствии с законодательством Российской Федерации либо в силу наделения их пользователями в порядке, установленном законодательством Российской Федерации, полномочиями выступать от их имени.

2.6. Срок предоставления муниципальной услуги:

сроки предоставления документов пользователям не должны превышать трех рабочих дней со дня оформления заказа;

справочно-информационные издания и описи выдаются пользователям в день заказа;

документы в читальный зал выдаются на срок до одного месяца;

продление сроков использования в читальном зале дел и документов согласуется с заведующим отделом.

2.7. Предоставление муниципальной услуги осуществляется в соответствии со следующими нормативными правовыми актами:

Конституцией Российской Федерации;

Федеральным законом от 22 октября 2004 г. N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации";

Федеральным законом от 2 мая 2006 г. N 59-ФЗ "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации";

Федеральным законом от 27 июля 2006 г. N 149-ФЗ "Об информации, информационных технологиях и о защите информации";

Указом Президента Российской Федерации от 31 декабря 1993 г. N 2334 "О дополнительных гарантиях прав граждан на информацию";

приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 18 января 2007 г. N 19 "Об утверждении Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук";

приказом Федеральной архивной службы России от 6 июля 1998 г. N 51 "Об утверждении Правил работы пользователей в читальных залах государственных архивов Российской Федерации";

областным законом от 21 марта 2005 г. N 441-ОЗ "Об архивном деле в Новгородской области";

областным законом от 23 декабря 2010 г. N 900-ОЗ "Об обеспечении доступа к информации о деятельности государственных органов Новгородской области";

Положением об отделе по вопросам архивного дела Администрации Великого Новгорода, утвержденным постановлением Администрации Великого Новгорода от 20.02.2006 N 45.

2.8. Основанием для предоставления муниципальной услуги является личное заявление или письмо пользователя, а также письмо организации, направившей пользователя.

Пользователи, ведущие научную работу в соответствии с планом научного учреждения или выполняющие служебные задания, предоставляют письмо организации, направившей их для работы.

Студенты высших учебных заведений, учащиеся средних специальных учебных заведений и старших классов общеобразовательных школ представляют письмо учебного заведения за подписью руководителя с обоснованием необходимости работы с документами архива.

В личных заявлениях или письмах должны быть указаны:

наименование юридического лица на бланке организации;

для граждан - фамилия, имя и отчество, должность, звание, ученая степень (если есть);

почтовый и (или) электронный адрес пользователя;

интересующие пользователя тема, цель и хронологические рамки исследования;

личная подпись гражданина или подпись должностного лица;

дата отправления.

2.9. Основаниями для отказа или отсрочки в предоставлении муниципальной услуги являются:

неудовлетворительное физическое состояние архивных документов;

ограничения на использование документов, установленные в соответствии с законодательством Российской Федерации или фондообразователем при передаче документов на постоянное хранение;

необходимость выполнения служебных заданий специалистами отдела (справочная работа, подготовка информационных материалов по запросам органов государственной власти и местного самоуправления, проведение проверки наличия и состояния архивных документов, копирование документов и др.);

выдача дел и документов во временное пользование другим организациям;

экспонирование заказанных материалов на выставке.

В читальный зал не выдаются дела (документы), не прошедшие научного описания и технической обработки.

2.10. Муниципальная услуга предоставляется бесплатно.

2.11. Время ожидания в очереди для получения муниципальной услуги не должно превышать 30 минут.

2.12. Регистрация заявления о предоставлении муниципальной услуги осуществляется в течение 20 минут.

2.13. Предоставление муниципальной услуги осуществляется в служебных кабинетах отдела. Кабинеты оборудуются соответствующими табличками с указанием номера кабинета, названием подразделения, фамилий, имен, отчеств, должностей специалистов.

Рабочие места специалистов, ответственных за предоставление муниципальной услуги, оборудуются компьютерами, справочно-поисковыми средствами к архивным документам и информационным материалом, позволяющим своевременно и в полном объеме организовать предоставление муниципальной услуги.

Для приема заявлений и работы с документами отводится специальное место. Место оборудуется столами и стульями. Заявителям предоставляются бланки заявлений.

На информационных стендах, размещаемых в местах приема заявлений, содержится следующая информация:

график (режим) работы Администрации, номера телефонов Администрации, отдела;

наименование муниципальной услуги;

порядок предоставления муниципальной услуги;

перечень необходимых для получения муниципальной услуги документов;

образец заполнения заявлений заявителя (приложения N 1 и N 2 к настоящему Административному регламенту);

порядок обжалования решения, действий (бездействия) специалиста отдела при предоставлении муниципальной услуги.

2.14. Показатели доступности и качества предоставления муниципальной услуги:

наличие доступа заявителя к информации по вопросам предоставления муниципальной услуги в местах ее размещения;

получение заявителем информации по вопросам предоставления муниципальной услуги, в том числе о ходе предоставления муниципальной услуги в сроки, установленные настоящим Административным регламентом;

исполнение специалистом отдела административных процедур в сроки, установленные настоящим Административным регламентом;

правильное и грамотное оформление специалистом отдела документов, являющихся результатом предоставления муниципальной услуги.

3. Состав, последовательность и сроки
выполнения административных процедур, требования к порядку
их выполнения, в том числе особенности выполнения
административных процедур в электронной форме

3.1. Последовательность административных процедур при предоставлении муниципальной услуги:

прием и регистрация заявлений;

анализ содержания и тематики поступивших личных заявлений и писем пользователей;

выдача пользователю для заполнения анкеты установленного образца (приложение N 3 к настоящему Административному регламенту);

консультирование пользователя о составе документов по теме исследования, имеющихся в архиве справочниках, режиме работы читального зала, о правилах работы пользователей в читальном зале;

выдача пользователям для заполнения бланка заказа на предоставление архивных документов (приложение N 4 к настоящему Административному регламенту);

предоставление пользователям научно-справочного аппарата, архивных документов под расписку в бланке заказа за каждую единицу предоставленного материала;

копирование и выдача копий архивных документов, изготовленных по заказам пользователей.

3.2. Поступившие в отдел письменные заявления регистрируются, рассматриваются заведующим отделом и передаются на исполнение.

Регистрация заявления является основанием для начала административной процедуры.

При поступлении в Администрацию или отдел интернет-обращения пользователя с указанием адреса электронной почты и (или) почтового адреса ему направляется уведомление о приеме обращения к рассмотрению или мотивированный отказ в рассмотрении. Принятое к рассмотрению обращение распечатывается, и в дальнейшем работа с ним ведется в установленном порядке.

3.3. Заведующий отделом обеспечивает оперативное рассмотрение заявлений, доведение их до специалистов отдела.

Специалисты отдела осуществляют анализ содержания и тематики поступивших заявлений с использованием имеющихся архивных справочников, содержащих сведения, необходимые для исполнения обращения пользователя. При этом определяется:

правомочность получения пользователем запрашиваемой информации с учетом ограничений на предоставление сведений конфиденциального характера;

степень полноты сведений, содержащихся в обращении пользователя, необходимых для проведения поисковой работы.

По итогам анализа заявления отдел:

дает мотивированный отказ пользователю в получении запрашиваемых сведений, при отсутствии у него права на их получение в соответствии с законодательством Российской Федерации;

в случае отсутствия в архиве запрашиваемых документов информирует об этом пользователя и дает рекомендации по их дальнейшему поиску;

в случае отсутствия в заявлении достаточных данных для организации выявления запрашиваемой информации в архиве письменно запрашивает пользователя о предоставлении дополнительных сведений, необходимых для предоставления муниципальной услуги.

Срок исполнения данной административной процедуры - 5 дней.

При обращении пользователя лично специалист отдела, ответственный за предоставление муниципальной услуги, дает информацию по предоставлению муниципальной услуги в день обращения.

3.4. Пользователям предоставляется научно-справочный аппарат к архивным документам (описи дел, каталоги и др.).

Дела и другие архивные документы выдаются пользователю на основании заполненных бланков заказа под расписку в бланке заказа за каждую единицу хранения.

При получении описей, дел, других архивных документов пользователи проверяют их состояние и сохранность в присутствии специалиста отдела. При обнаружении повреждения или дефектов дел, документов, отсутствия листов в деле, неправильной нумерации пользователи должны сообщить об этом специалисту отдела.

В ходе просмотра дел пользователь заполняет листы использования просмотренных дел, указывая дату использования, фамилию, инициалы, характер проведенной работы (выписки, просмотр и др.).

После каждого посещения читального зала пользователь сдает специалисту отдела все дела. Специалист отдела делает проверку наличия дел и полистную проверку их физического состояния.

3.5. В зависимости от технических возможностей отдела по заказам пользователей изготавливаются копии архивных документов.

Не производится копирование архивных документов, находящихся в неудовлетворительном физическом состоянии.

Копирование документов производится на основании заполненного пользователем бланка заказа.

На копии архивного документа, изготовленной по заказу пользователя, указывается архивный шифр и номера листов единицы хранения архивного документа.

Копии архивных документов выдаются пользователям, их доверенным лицам под расписку или могут быть высланы по указанным адресам.

Рассмотрение обращения пользователя считается законченным, если по нему выполнены все необходимые административные процедуры и пользователь проинформирован о результатах рассмотрения.

4. Формы контроля за исполнением Административного регламента

4.1. Заведующий отделом осуществляет текущий контроль за соблюдением последовательности административных процедур по предоставлению муниципальной услуги.

4.2. Текущий контроль осуществляется путем проведения заведующим отделом проверок соблюдения и исполнения положений настоящего Административного регламента специалистом отдела.

4.3. В ходе текущего контроля проводятся проверки полноты и качества предоставления муниципальной услуги.

4.4. Проверки могут быть плановыми и внеплановыми (по конкретным обращениям заявителей).

4.5. По результатам проверок в случае выявления нарушений прав заявителей осуществляется привлечение виновных должностных лиц к ответственности в соответствии с законодательством Российской Федерации.

5. Досудебный (внесудебный) порядок
обжалования действий (бездействия) и решений, осуществляемых
(принятых) в ходе предоставления муниципальной услуги

5.1. Заявитель имеет право на обжалование действий (бездействия) специалистов отдела, а также принимаемых решений при предоставлении муниципальной услуги на основании настоящего Административного регламента в досудебном и судебном порядке.

5.2. При досудебном обжаловании действий (бездействия) и решений, осуществляемых (принятых) в ходе предоставления муниципальной услуги, заявитель обращается с письменной жалобой в адрес:

заведующего отделом - на действия (бездействие) специалистов отдела;

управляющего делами, председателя комитета муниципальной службы Администрации, Мэра Великого Новгорода - на действия (бездействие) заведующего отделом.

5.3. При обращении заявителя в письменной форме срок рассмотрения жалобы не должен превышать 30 календарных дней с момента ее регистрации. В случаях, предусмотренных законодательством Российской Федерации, заведующий отделом либо специалист отдела вправе продлить срок рассмотрения жалобы не более чем на 30 календарных дней, уведомив заявителя о продлении срока.

5.4. Предметом досудебного обжалования являются любые действия (бездействие) и решения специалистов отдела, осуществляемые (принимаемые) при предоставлении муниципальной услуги, нарушающие права, свободы и законные интересы заявителя.

5.5. В письменной жалобе указываются:

фамилия, имя, отчество заявителя (его уполномоченного представителя), почтовый адрес, по которому должен быть направлен ответ;

полное наименование юридического лица (в случае обращения от имени юридического лица);

суть обжалуемого решения, действий (бездействия);

личная подпись заявителя (его уполномоченного представителя) и дата подачи обращения (жалобы).

5.6. Основаниями для отказа в рассмотрении письменной жалобы заявителя являются:

отсутствие в письменной жалобе фамилии и почтового адреса заявителя, по которому должен быть направлен ответ;

наличие в письменной жалобе нецензурных либо оскорбительных выражений, угрозы жизни, здоровью и имуществу специалиста отдела, а также членов его семьи;

невозможность прочтения текста письменной жалобы. В случае если прочтению поддается фамилия и почтовый адрес заявителя, ему сообщается о причине отказа в рассмотрении жалобы;

наличие в письменной жалобе вопроса, на который заявителю дважды давались письменные ответы по существу в связи с ранее направляемыми жалобами (при отсутствии в жалобе новых доводов и обстоятельств).

5.7. Если по существу поставленного в жалобе вопроса ответ не может быть дан без разглашения сведений, составляющих персональные данные другого лица, заявителю, направившему жалобу, сообщается о невозможности дать ответ по существу поставленного в ней вопроса в связи с недопустимостью разглашения указанных сведений.

5.8. Если в результате рассмотрения жалоба на основании настоящего Административного регламента признана обоснованной, принимается решение об удовлетворении требований заявителя и применении мер ответственности к специалисту отдела, допустившему нарушения в ходе предоставления муниципальной услуги, которые повлекли за собой жалобу заявителя. Заявителю направляется письменное сообщение о принятом решении и действиях, осуществленных в соответствии с принятым решением.

5.9. Судебное обжалование действий (бездействия), а также принимаемых решений специалистов отдела при предоставлении муниципальной услуги на основании настоящего Административного регламента осуществляется заявителем в порядке и в сроки, установленные Арбитражным процессуальным кодексом Российской Федерации, Гражданским кодексом Российской Федерации, Гражданским процессуальным кодексом Российской Федерации.

Приложение N 1
к Административному регламенту
по предоставлению муниципальной услуги
"Предоставление документов пользователям
в читальный зал архива"

Заявление (для физических лиц)

В отдел по вопросам архивного дела Администрации Великого Новгорода от ___________________________________ (фамилия, имя, отчество) ____________________________________ , проживающего(ей) по адресу: _____________________________________ _____________________________________, паспорт (серия, номер) _________________ выдан _______________________________ дата выдачи __________________________

Прошу разрешить работать с архивными документами в читальном зале отдела по вопросам архивного дела Администрации Великого Новгорода.

Тема и хронологические рамки исследования_______________________________

____________________________________________________________________

Цель исследования ___________________________________________________

Должность, звание, ученая степень (если есть)_____________________________

_______________ _________________________

(дата) (подпись)

Я, _______________________________________________, даю согласие на обработку моих персональных данных в соответствии с Федеральным законом от 27 июля 2006 г. N 152-ФЗ "О персональных данных".

_______________________

(подпись заявителя)

Приложение N 2
к Административному регламенту
по предоставлению муниципальной услуги
"Предоставление документов пользователям
в читальный зал архива"

Заявление (для юридических лиц)

________________________________ (наименование организации, ________________________________ направившей пользователя) ________________________________ (почтовый индекс, адрес, телефон) ________________________________ (дата и исходящий номер)

В отдел по вопросам архивного дела Администрации Великого Новгорода

Прошу разрешить работать с архивными документами в читальном зале отдела по вопросам архивного дела Администрации Великого Новгорода

____________________________________________________________________

(указать фамилию, имя, отчество пользователя,

____________________________________________________________________

направленного организацией для работы в читальный зал архива)

Тема и хронологические рамки исследования _______________________________

____________________________________________________________________

Цель исследования ____________________________________________________

Должность, звание, ученая степень (если есть) ______________________________

____________________________________________________________________

_____________ _________________________

(дата) (подпись руководителя)

Приложение N 3
к Административному регламенту
по предоставлению муниципальной услуги
"Предоставление документов пользователям
в читальный зал архива"

Отдел по вопросам архивного дела Администрации Великого Новгорода

Анкета пользователя

Фамилия ____________________________________________________________________ Имя ________________________ Отчество ________________________________ Место работы (учебы) и должность ________________________________________ _____________________________________________________________________ Организация, направившая пользователя, ее адрес __________________________ _____________________________________________________________________ Образование, ученая степень, звание ______________________________________ Тема и хронологические рамки исследования ________________________________ _____________________________________________________________________ Место жительства ______________________________________________________ Телефон (домашний) _____________________ (служебный) ____________________ Серия и N документа, удостоверяющего личность ____________________________ С правилами работы пользователей в читальных залах государственных архивов Российской Федерации ознакомился(ась). _____________ _______________________ (дата) (подпись)

Я, _______________________________________________, даю согласие на обработку моих персональных данных в соответствии с Федеральным законом от 27 июля 2006 г. N 152-ФЗ "О персональных данных".

______________________

(подпись заявителя)

Приложение N 4
к Административному регламенту
по предоставлению муниципальной услуги
"Предоставление документов пользователям
в читальный зал архива"

Отдел по вопросам архивного дела Администрации Великого Новгорода

Разрешаю выдачу дел Заведующий отделом _____________ __________________ ( подпись) (расшифровка подписи) ______________ (дата)

Заказ на выдачу дел

____________________________________________________________________

(фамилия, инициалы пользователя)

____________________________________________________________________

(тема исследования)

Фонд N	Опись N	Дело N	Заголовок дела	Количество листов	Подпись пользователя	Подпись специалиста отдела
1	2	3	4	5	6	7