Постановление Администрации Великого Новгорода от 9 июня 2011 г. N 2306 "Об утверждении Административного регламента по предоставлению муниципальной услуги "Исполнение запросов российских и иностранных граждан, а также лиц без гражданства, связанных с реализацией их законных прав и свобод, оформление в установленном порядке архивных справок"

С изменениями и дополнениями от:

20 сентября 2011 г.

Во исполнение статьи 6 Федерального закона от 27 июля 2010 г. N 210-ФЗ "Об организации предоставления государственных и муниципальных услуг", в соответствии с Федеральным законом от 6 октября 2003 г. N 131-ФЗ "Об общих принципах организации местного самоуправления в Российской Федерации", Уставом муниципального образования - городского округа Великий Новгород, Реестром муниципальных услуг, оказываемых за счет средств бюджета Великого Новгорода, утвержденным постановлением Администрации Великого Новгорода от 25.10.2010 N 4610, постановляю:

1. Утвердить прилагаемый Административный регламент по предоставлению муниципальной услуги "Исполнение запросов российских и иностранных граждан, а также лиц без гражданства, связанных с реализацией их законных прав и свобод, оформление в установленном порядке архивных справок".

2. Опубликовать настоящее постановление в газете "Новгород".

Мэр Великого Новгорода

Ю.И. Бобрышев

Административный регламент
по предоставлению муниципальной услуги
"Исполнение запросов российских и иностранных граждан, а также лиц без
гражданства, связанных с реализацией их законных прав и свобод, оформление
в установленном порядке архивных справок"
(утв. постановлением Администрации Великого Новгорода
от 9 июня 2011 г. N 2306)

С изменениями и дополнениями от:

20 сентября 2011 г.

1. Общие положения

1.1. Административный регламент по предоставлению муниципальной услуги "Исполнение запросов российских и иностранных граждан, а также лиц без гражданства, связанных с реализацией их законных прав и свобод, оформление в установленном порядке архивных справок" (далее - Административный регламент) разработан в целях повышения эффективности и качества этой работы и определяет порядок, сроки и последовательность действий (далее - административные процедуры) Администрации Великого Новгорода (далее - Администрация), а также порядок взаимодействия Администрации с государственными архивами, органами государственной власти, уполномоченными органами государственной власти субъектов Российской Федерации в области архивного дела, органами местного самоуправления, гражданами и организациями при предоставлении муниципальной услуги "Исполнение запросов российских и иностранных граждан, а также лиц без гражданства, связанных с реализацией их законных прав и свобод, оформление в установленном порядке архивных справок" (далее - муниципальная услуга).

1.2. В качестве заявителей на получение муниципальной услуги выступают проживающие за рубежом российские и иностранные граждане, а также лица без гражданства. Заявителями также могут быть иные физические и юридические лица, имеющие право в соответствии с законодательством Российской Федерации либо в силу наделения их заявителями в установленном порядке полномочиями выступать от их имени при предоставлении муниципальной услуги.

Информация об изменениях:

Постановлением Администрации Великого Новгорода от 20 сентября 2011 г. N 4030 в раздел 2 настоящего Административного регламента внесены изменения

См. текст раздела в предыдущей редакции

2. Стандарт предоставления муниципальной услуги

2.1. Наименование муниципальной услуги - исполнение запросов российских и иностранных граждан, а также лиц без гражданства, связанных с реализацией их законных прав и свобод, оформление в установленном порядке архивных справок.

2.2. Муниципальная услуга предоставляется Администрацией.

Непосредственным исполнителем предоставления муниципальной услуги является отдел по вопросам архивного дела Администрации (далее - отдел) при наличии у него архивных документов, необходимых для исполнения запроса заявителя.

Место нахождения отдела и его почтовый адрес: ул. Десятинная, д. 20/10, Великий Новгород, 173007.

Прием заявителей осуществляется ежедневно в соответствии с графиком приема заявителей:

понедельник-пятница - 08.30 - 17.30

перерыв на обед - 13.00 - 14.00.

2.3. Информирование о предоставлении муниципальной услуги осуществляется по телефонам отдела: (8162) 994-174; 994-175, 994-235.

Заявители могут получить информацию по вопросам предоставления муниципальной услуги, в том числе об административных процедурах:

по телефону;

посредством письменного обращения;

по электронной почте;

при личном обращении;

на официальном сайте Администрации (www.adm.nov.ru).

При консультировании заявителей по телефону и на личном приеме специалисты отдела дают исчерпывающую информацию по процедуре предоставления муниципальной услуги.

При информировании по письменным обращениям по процедуре предоставления муниципальной услуги ответ на обращение направляется почтой или по факсу в адрес заявителя в срок, не превышающий 5 дней со дня регистрации обращения.

По процедуре предоставления муниципальной услуги по обращениям заявителей по электронной почте ответ направляется на электронный адрес заявителя в срок, не превышающий 5 дней со дня поступления обращения.

2.4. Результатом предоставления муниципальной услуги является:

выдача архивных справок, архивных выписок, архивных копий;

направление ответов об отсутствии запрашиваемых сведений;

уведомление о направлении соответствующих запросов на исполнение по принадлежности в другие органы и организации.

2.5. Срок предоставления муниципальной услуги:

запросы, поступившие в отдел, исполняются в течение 30 дней со дня их регистрации.

запросы, не относящиеся к составу хранящихся в отделе архивных документов (непрофильные запросы), в течение 5 дней со дня их регистрации направляются в другой архив или организацию, где могут храниться необходимые документы, с уведомлением об этом заявителя, или заявителю даются соответствующие рекомендации;

при поступлении запросов заявителей, которые не могут быть исполнены без предоставления уточненных или дополнительных сведений, отдел в пятидневный срок запрашивает заявителя об уточнении и дополнении запроса необходимыми для его исполнения сведениями.

2.6. Предоставление муниципальной услуги осуществляется в соответствии со следующими нормативными правовыми актами:

Конституцией Российской Федерации;

Законом СССР от 24 июня 1991 г. N 2261-1 "О порядке вывоза, пересылки и истребования личных документов советских и иностранных граждан и лиц без гражданства из СССР за границу";

Федеральным законом от 22 октября 2004 г. N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации";

Федеральным законом от 2 мая 2006 г. N 59-ФЗ "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации";

Конвенцией, отменяющей требование легализации иностранных официальных документов от 5 октября 1961 г.;

Постановлением Верховного Совета СССР от 17.04.91 N 2119-1 "О присоединении Союза Советских Социалистических Республик к Гаагской конвенции 1961 года, отменяющей требования легализации иностранных официальных документов";

Постановлением Совета Министров СССР от 12.11.90 N 1135 "Об одобрении и внесении в Верховный Совет СССР предложения о присоединении СССР к Гаагской конвенции 1961 года, отменяющей требование легализации иностранных официальных документов";

приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 18.01.2007 N 19 "Об утверждении Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук";

приказом Министерства юстиции Российской Федерации от 29.10.2010 N 321 "Об утверждении Административного регламента исполнения Министерством юстиции Российской Федерации государственной функции по проставлению апостиля на официальных документах, подлежащих вывозу за границу";

областным законом от 21 марта 2005 г. N 441-ОЗ "Об архивном деле в Новгородской области";

областным законом от 23 декабря 2010 г. N 900-ОЗ "Об обеспечении доступа к информации о деятельности государственных органов Новгородской области";

Положением об отделе по вопросам архивного дела, утвержденным постановлением Администрации Великого Новгорода от 20.02.2006 N 45.

2.7. Основанием для предоставления муниципальной услуги является письменный запрос заявителя или запрос, поступивший по электронной почте в адрес отдела и (или) Администрации.

В запросе должны быть указаны фамилия, имя, отчество (при наличии) заявителя, год и место его рождения, адрес места жительства, гражданство, а также в зависимости от содержания запроса представляются иные сведения, необходимые для его исполнения:

о рождении, браке, расторжении брака, установлении отцовства, усыновлении, смерти (сведения о месте и времени регистрации рождения, брака, расторжении брака, смерти, а также фамилии, имена, отчества родителей (для справки о рождении);

об образовании (название и адрес учебного заведения, факультет, даты поступления и окончания учебы);

о стаже работы (службы) (название, ведомственная подчиненность и адрес органа, организации, номер воинской части, время работы (службы), должность);

о пенсии, социальных льготах (сведения об органе, который назначил пенсию, социальные льготы, даты их назначения);

о награждении государственными и ведомственными наградами (название награды, дата награждения, решением какого органа произведено, место работы (службы) в период награждения, название организации, представившей к награде, ее ведомственная подчиненность);

о нацистских преследованиях (время пребывания в местах принудительного содержания, их территориальное расположение, состав семьи (для малолетних);

иные сведения, позволяющие осуществить поиск документов, необходимых для исполнения запроса.

К запросу могут быть приложены ксерокопии трудовой книжки, других документов, связанных с темой запроса.

Для истребования сведений, содержащих персональные данные о третьих лицах, дополнительно представляются документы, подтверждающие полномочия заявителя, предусмотренные законодательством Российской Федерации.

2.8. Основаниями для отказа в приеме запроса, необходимого для предоставления муниципальной услуги, являются:

отсутствие в запросе необходимых сведений для его исполнения;

отсутствие в запросе фамилии, почтового адреса заявителя;

невозможность прочтения текста запроса.

2.9. Основанием для отказа в предоставлении муниципальной услуги является непредставление предусмотренных законодательством Российской Федерации документов, подтверждающих полномочия заявителя на получение сведений, содержащих персональные данные о третьих лицах.

2.10. Муниципальная услуга предоставляется бесплатно.

2.11. Время ожидания в очереди для получения муниципальной услуги не должно превышать 30 минут.

2.12. Регистрация запроса о предоставлении муниципальной услуги осуществляется в течение 20 минут.

2.13. Предоставление муниципальной услуги осуществляется в служебных кабинетах отдела. Кабинеты оборудуются соответствующими табличками с указанием номера кабинета, названием отдела, фамилий, имен, отчеств, должностей специалистов.

Рабочие места специалистов, ответственных за предоставление муниципальной услуги, оборудуются компьютерами, справочно-поисковыми средствами к архивным документам и информационными материалами, позволяющими своевременно и в полном объеме организовать предоставление муниципальной услуги.

Для приема запросов отводится специальное место, которое оборудуется столами и стульями, заявителям предоставляются бланки запросов.

На информационных стендах, размещаемых в местах приема запросов, содержится следующая информация:

график (режим) работы Администрации, номера телефонов Администрации, отдела;

наименование муниципальной услуги;

порядок предоставления муниципальной услуги;

перечень необходимых для получения муниципальной услуги документов;

образец заполнения запроса (заявления) (приложение к настоящему Административному регламенту);

порядок обжалования решения, действий (бездействия) специалиста при предоставлении муниципальной услуги.

2.14. Показатели доступности и качества предоставления муниципальной услуги:

наличие доступа заявителя к информации по вопросам предоставления муниципальной услуги в местах ее размещения;

получение заявителем информации по вопросам предоставления муниципальной услуги, в том числе о ходе предоставления муниципальной услуги в сроки, установленные настоящим Административным регламентом;

исполнение специалистами административных процедур в сроки, установленные настоящим Административным регламентом;

правильное и грамотное оформление специалистами документов, являющихся результатом предоставления муниципальной услуги.

3. Состав, последовательность и сроки выполнения
административных процедур, требования к порядку их выполнения

3.1. Последовательность административных процедур при предоставлении муниципальной услуги:

регистрация запросов и передача их на исполнение;

анализ тематики поступивших запросов;

направление запросов на исполнение в органы государственной власти, органы местного самоуправления и организации по принадлежности (при необходимости);

поиск архивных документов, необходимых для исполнения запросов;

подготовка ответов заявителям;

оформление архивных справок, архивных выписок и архивных копий;

проставление апостиля на архивных справках, архивных выписках и архивных копиях (уполномоченным органом исполнительной власти в области архивного дела - комитетом культуры Новгородской области);

отправка заявителям ответов, архивных справок, архивных выписок и архивных копий.

3.2. Поступившие в отдел письменные запросы заявителей регистрируются, рассматриваются заведующим отделом и передаются на исполнение.

Регистрация запроса является основанием для начала административной процедуры по предоставлению муниципальной услуги.

При поступлении в Администрацию или отдел интернет-обращения (запроса) заявителя с указанием адреса электронной почты и (или) почтового адреса ему направляется уведомление о приеме запроса к рассмотрению или мотивированный отказ в рассмотрении. Принятый к рассмотрению запрос распечатывается, и в дальнейшем работа с ним ведется в установленном порядке.

3.3. Заведующий отделом обеспечивает оперативное рассмотрение запросов заявителей, доведение их до специалистов отдела.

Специалисты отдела осуществляют анализ тематики поступивших запросов с использованием имеющихся архивных справочников, содержащих сведения о местах хранения документов, необходимых для исполнения запросов заявителей. При этом определяются:

правомочность получения заявителем запрашиваемой информации с учетом ограничений на предоставление сведений конфиденциального характера;

степень полноты сведений, содержащихся в запросе заявителя, необходимых для проведения поисковой работы;

место нахождения архивных документов, необходимых для исполнения запроса заявителя;

адреса конкретных органов и организаций, куда по принадлежности следует направить на исполнение запрос заявителя.

Срок исполнения данной административной процедуры - 5 дней.

Отдел письменно запрашивает заявителя о предоставлении дополнительных сведений в случае отсутствия в запросе заявителя достаточных данных для организации выявления запрашиваемой информации в архивах, нечетко, неправильно сформулированного запроса.

3.4. По итогам анализа поступивших запросов отдел направляет запросы или их копии с сопроводительным письмом на исполнение по принадлежности в органы государственной власти, органы местного самоуправления, государственные и муниципальные архивы и другие органы и организации, которые могут иметь документы, необходимые для исполнения запросов.

В случае если запрос требует исполнения несколькими органами и организациями, отдел направляет в соответствующие органы и организации копии запроса с указанием о направлении ответа в адрес заявителя.

3.5. Подготовку ответов на запросы заявителям осуществляет отдел. Ответ может быть подготовлен в виде:

письменного уведомления заявителя о направлении запроса на исполнение в соответствующий орган, организацию;

письменного уведомления заявителя о необходимости предоставления дополнительных сведений для исполнения запроса;

письма с иными сведениями, направленного заявителю;

архивной справки, архивной выписки или архивной копии.

При отсутствии архивных документов, необходимых для исполнения запроса, составляется ответ об отсутствии запрашиваемых сведений. В ответе излагается причина, по которой не представляется возможным выдать истребуемый документ или справку.

3.6. Ответ на полученные из-за рубежа запросы отдел готовит в виде архивных справок, архивных выписок или архивных копий.

Текст в архивной справке дается в хронологической последовательности событий с указанием видов архивных документов и их дат. В архивной справке допускается цитирование архивных документов.

Несовпадение отдельных данных архивных документов со сведениями, изложенными в запросе, не является препятствием для включения их в архивную справку при условии, если совпадение всех остальных сведений не вызывает сомнений в тождественности лица или фактов, о которых говорится в архивных документах. В архивной справке эти данные воспроизводятся так, как они изложены в архивных документах, а расхождения, несовпадения и неточные названия, отсутствие имени, отчества, инициалов или наличие одного из них оговариваются в тексте справки в скобках ("Так в документе", "Так в тексте оригинала").

Сведения о работе, учебе в нескольких органах, организациях, учебных заведениях включаются в одну архивную справку, если все эти сведения содержатся в документах нескольких организаций.

В примечаниях по тексту архивной справки оговариваются неразборчиво написанные, исправленные автором, не поддающиеся прочтению вследствие повреждения текста оригинала места ("Так в тексте оригинала", "В тексте неразборчиво").

В тексте архивной справки не допускаются изменения, исправления, комментарии, собственные выводы исполнителя по содержанию архивных документов, на основании которых составлена архивная справка. Подчистки и помарки в архивных справках не допускаются.

После текста архивной справки приводятся архивные шифры и номера листов единиц хранения архивных документов, печатные издания, использовавшиеся для составления архивной справки. В тексте архивной справки допускается проставление архивных шифров и номера листов единиц хранения архивных документов сразу после изложения каждого факта, события.

В архивной справке, объем которой превышает один лист, листы должны быть прошиты, пронумерованы и скреплены гербовой печатью.

Архивная справка оформляется на бланке Администрации, подписывается Мэром или уполномоченным должностным лицом, заверяется гербовой печатью, проставляются номер и дата составления.

В архивной выписке название архивного документа, его номер и дата воспроизводятся полностью. Извлечениями из текстов архивных документов должны быть исчерпаны все имеющиеся данные по запросу. Начало и конец каждого извлечения, а также пропуски в тексте архивного документа отдельных слов обозначаются многоточием.

В примечаниях к тексту архивной выписки делаются соответствующие оговорки о частях текста оригинала, неразборчиво написанных, исправленных автором, не поддающихся прочтению вследствие повреждения текста и т.д. Отдельные слова и выражения оригинала, вызывающие сомнения в их точности, оговариваются словами "Так в тексте оригинала", "Так в документе". После текста архивной выписки указываются архивный шифр и номера листов единицы хранения архивного документа.

Аутентичность выданных по запросам архивных выписок удостоверяется подписью Мэра или уполномоченного должностного лица и гербовой печатью.

На обороте каждого листа архивной копии проставляются архивные шифры и номера листов единиц хранения архивного документа. Все листы архивной копии скрепляются. Архивная копия заверяется гербовой печатью и подписью Мэра или уполномоченного должностного лица.

Архивные справки, архивные выписки и архивные копии оформляются на государственном языке Российской Федерации.

3.7. Архивные справки, архивные выписки и архивные копии, направляемые в государства, подписавшие Гаагскую конвенцию 1961 г., в соответствии с которой не требуется консульская легализация официальных документов, заверяются проставлением и заполнением специального штампа - апостиля.

Апостиль не проставляется на документах, предназначенных для направления в государства, с которыми Российская Федерация заключила Договоры о правовой помощи и правовых отношениях по гражданским, семейным и уголовным делам, а также в государства - участники СНГ, подписавшие Соглашение о принципах и формах взаимодействия в области использования архивной информации, или с которыми имеются двусторонние соглашения о сотрудничестве.

Апостиль на архивных справках, архивных выписках и архивных копиях, подготовленных отделом, проставляется уполномоченным органом исполнительной власти в области архивного дела - комитетом культуры Новгородской области.

3.8. Архивные справки, архивные выписки и архивные копии, предназначенные для направления в государства - участники СНГ, включая ответы об отсутствии запрашиваемых сведений, высылаются по почте простыми письмами непосредственно в адреса заявителей.

Архивные справки, архивные выписки и архивные копии, предназначенные для направления в государства, не являющиеся участниками СНГ, включая ответы об отсутствии запрашиваемых сведений, вместе с запросами (анкетами, личными заявлениями и т.п.) направляются в МИД России.

Архивные справки, архивные выписки и архивные копии при личном обращении в Администрацию могут быть выданы заявителю при предъявлении документа, удостоверяющего личность, для третьих лиц - доверенности, оформленной в установленном порядке, и при предъявлении квитанции об уплате государственной пошлины за проставление апостиля.

Рассмотрение запроса считается законченным, если по нему приняты необходимые меры и заявитель проинформирован о результатах рассмотрения.

4. Формы контроля за исполнением Административного регламента

4.1. Заведующий отделом осуществляет текущий контроль за соблюдением

последовательности административных процедур по предоставлению муниципальной услуги.

4.2. Текущий контроль осуществляется путем проведения заведующим отделом проверок соблюдения и исполнения положений настоящего Административного регламента специалистами отдела.

4.3. В ходе текущего контроля проводятся проверки полноты и качества предоставления муниципальной услуги.

4.4. Проверки могут быть плановыми и внеплановыми (по конкретным обращениям заявителей).

4.5. По результатам проверок в случае выявления нарушений прав заявителей осуществляется привлечение виновных должностных лиц к ответственности в соответствии с законодательством Российской Федерации.

5. Досудебный (внесудебный) порядок обжалования действий
(бездействия) и решений, осуществляемых (принятых)
в ходе предоставления муниципальной услуги

5.1. Заявитель имеет право на обжалование действий (бездействия) специалистов, а также принимаемых решений при предоставлении муниципальной услуги на основании настоящего Административного регламента в досудебном и судебном порядке.

5.2. При досудебном обжаловании действий (бездействия) и решений, осуществляемых (принятых) в ходе предоставления муниципальной услуги, заявитель обращается с письменной жалобой в адрес:

заведующего отделом - на действия (бездействие) специалистов отдела;

управляющего делами, председателя комитета муниципальной службы Администрации, Мэра Великого Новгорода - на действия (бездействие) заведующего отделом.

Информация об изменениях:

Постановлением Администрации Великого Новгорода от 20 сентября 2011 г. N 4030 в пункт 5.3 настоящего Административного регламента внесены изменения

См. текст пункта в предыдущей редакции

5.3. При обращении заявителя в письменной форме срок рассмотрения жалобы не должен превышать 30 календарных дней с момента ее регистрации.

5.4. Предметом досудебного обжалования являются любые действия (бездействие) и решения специалистов, осуществляемые (принимаемые) при предоставлении муниципальной услуги, нарушающие права, свободы и законные интересы заявителя.

5.5. В письменной жалобе указываются:

фамилия, имя, отчество заявителя (его уполномоченного представителя), почтовый адрес, по которому должен быть направлен ответ;

полное наименование юридического лица (в случае обращения от имени юридического лица);

суть обжалуемого решения, действий (бездействия);

личная подпись заявителя (его уполномоченного представителя) и дата подачи обращения (жалобы).

Информация об изменениях:

Постановлением Администрации Великого Новгорода от 20 сентября 2011 г. N 4030 пункт 5.6 настоящего Административного регламента изложен в новой редакции

См. текст пункта в предыдущей редакции

5.6. По результатам рассмотрения жалобы должностным лицом принимается решение об удовлетворении требований заявителя либо отказе в удовлетворении жалобы. Письменный ответ, содержащий результаты рассмотрения жалобы, направляется заявителю.

Ответ на жалобу не направляется, если:

в письменной жалобе не указаны фамилия заявителя, направившего жалобу, и почтовый адрес, по которому должен быть направлен ответ;

в письменной жалобе содержатся нецензурные либо оскорбительные выражения, угрозы жизни, здоровью и имуществу специалиста, а также членов его семьи;

в письменной жалобе содержится вопрос, на который заявителю многократно давались письменные ответы по существу в связи с ранее направленными им жалобами (при отсутствии в жалобе новых доводов и обстоятельств);

текст письменной жалобы не поддается прочтению."

5.7. Если по существу поставленного в жалобе вопроса ответ не может быть дан без разглашения сведений, составляющих персональные данные другого лица, заявителю, направившему жалобу, сообщается о невозможности дать ответ по существу поставленного в ней вопроса в связи с недопустимостью разглашения указанных сведений.

5.8. Если в результате рассмотрения жалоба на основании настоящего Административного регламента признана обоснованной, принимается решение об удовлетворении требований заявителя и применении мер ответственности к специалисту, допустившему нарушения в ходе предоставления муниципальной услуги, которые повлекли за собой жалобу заявителя. Заявителю направляется письменное сообщение о принятом решении и действиях, осуществленных в соответствии с принятым решением.

5.9. Исключен.

Информация об изменениях:

См. текст пункта 5.9

Приложение
к Административному регламенту
по предоставлению муниципальной услуги
"Исполнение запросов российских и
иностранных граждан, а также лиц без гражданства,
с реализацией их законных прав и свобод,
оформление в установленном порядке
архивных справок"

ЗАПРОС (ЗАЯВЛЕНИЕ)

В отдел по вопросам архивного дела

Администрации Великого Новгорода

от_____________________________

(фамилия, имя, отчество)

______________________________,

проживающего(ей) по адресу: ______

______________________________,

паспорт (серия, номер) ___________

выдан __________________________

дата выдачи _____________________

Прошу выдать _____________________________________________________

(указать форму получения информации (архивная справка,

__________________________________________________________________

архивная выписка, архивная копия)

о_________________________________________________________________

(указать N и дату запрашиваемого документа

__________________________________________________________________

или тему и хронологические рамки запрашиваемой информации)

__________________________________________________________________.

__________________ ____________________

(дата) (подпись)

Я, _______________________________________________, даю согласие на обработку моих персональных данных в соответствии с Федеральным законом от 27 июля 2006 г. N 152-ФЗ "О персональных данных".

________________________

(подпись заявителя)