Постановление Администрации Великого Новгорода от 8 июля 2011 г. N 2816 "Об утверждении Административного регламента по предоставлению муниципальной услуги "Оказание методической и практической помощи в организации работы с документами в делопроизводстве и архивном деле"

С изменениями и дополнениями от:

27 марта 2012 г.

В соответствии с Федеральными законами от 6 октября 2003 г. N 131-ФЗ "Об общих принципах организации местного самоуправления в Российской Федерации", от 27 июля 2010 г. N 210-ФЗ "Об организации предоставления государственных и муниципальных услуг", Уставом муниципального образования - городского округа Великий Новгород, постановлением Администрации Великого Новгорода от 25.10.2010 N 4610 "Об утверждении Реестра муниципальных услуг, оказываемых за счет средств бюджета Великого Новгорода, и Реестра муниципальных функций, исполняемых за счет средств бюджета Великого Новгорода", в целях обеспечения доступа граждан к достоверной и актуальной информации и повышения качества исполнения и предоставления муниципальной услуги постановляю:

1. Утвердить прилагаемый Административный регламент по предоставлению муниципальной услуги "Оказание методической и практической помощи в организации работы с документами в делопроизводстве и архивном деле".

2. Опубликовать настоящее постановление в газете "Новгород".

Первый заместитель Главы администрации

А.В. Земляк

Административный регламент
по предоставлению муниципальной услуги "Оказание методической
и практической помощи в организации работы с документами в
делопроизводстве и архивном деле"
(утв. постановлением Администрации Великого Новгорода
от 8 июля 2011 г. N 2816)

С изменениями и дополнениями от:

27 марта 2012 г.

Информация об изменениях:

Постановлением Администрации Великого Новгорода от 27 марта 2012 г. N 1140 в раздел 1 настоящего Регламента внесены изменения

См. текст раздела в предыдущей редакции

1. Общие положения

1.1. Административный регламент по предоставлению муниципальной услуги "Оказание методической и практической помощи в организации работы с документами в делопроизводстве и архивном деле" (далее - Административный регламент) разработан в целях повышения эффективности и качества этой работы и определяет порядок, сроки и последовательность действий (далее - административные процедуры) муниципального казенного учреждения Великого Новгорода "Управление по хозяйственному и транспортному обеспечению Администрации Великого Новгорода" (далее - Управление) при предоставлении муниципальной услуги.

1.2. Муниципальная услуга предоставляется организациям-источникам комплектования отдела по вопросам формирования и содержания муниципального архива Управления по мере поступления обращений, организациям, не входящим в Список источников комплектования, согласно условиям договора (далее - заявители).

2. Стандарт предоставления муниципальной услуги

2.1. Наименование муниципальной услуги - оказание методической и практической помощи в организации работы с документами в делопроизводстве и архивном деле.

Информация об изменениях:

Постановлением Администрации Великого Новгорода от 27 марта 2012 г. N 1140 пункт 2.2 настоящего Регламента изложен в новой редакции

См. текст пункта в предыдущей редакции

2.2. Муниципальная услуга предоставляется Управлением и осуществляется отделом по вопросам формирования и содержания муниципального архива Управления (далее - отдел)..

2.3. Заявители могут получить информацию по вопросам предоставления муниципальной услуги, в том числе об административных процедурах:

по телефонам отдела: (8162) 994-174; 994-175, 994-235;

посредством письменного обращения;

по электронной почте;

при личном обращении;

на официальном сайте Администрации в сети Интернет (http:www.adm.nov.ru).

При консультировании заявителей по телефону и на личном приеме специалисты отдела дают исчерпывающую информацию по процедуре предоставления муниципальной услуги.

При информировании по письменным обращениям по процедуре предоставления муниципальной услуги ответ на обращение направляется почтой или по факсу в адрес заявителя в срок, не превышающий 5 дней со дня регистрации обращения.

По процедуре предоставления муниципальной услуги по обращениям заявителей по электронной почте ответ направляется на электронный адрес заявителя в срок, не превышающий 5 дней со дня поступления обращения.

2.4. Результат предоставления муниципальной услуги:

рассмотрение и подготовка к согласованию экспертно-проверочной методической комиссией комитета культуры Новгородской области (далее - ЭПМК) индивидуальных номенклатур дел, положений об архивах и экспертных комиссиях совместно с источниками комплектования отдела;

оказание методической и практической помощи источникам комплектования отдела по вопросам организации работы с документами в делопроизводстве и архивном деле;

проведение семинаров и совещаний.

Информация об изменениях:

Постановлением Администрации Великого Новгорода от 27 марта 2012 г. N 1140 в пункт 2.5 настоящего Регламента внесены изменения

См. текст пункта в предыдущей редакции

2.5. Семинары и совещания проводятся в соответствии с утвержденным планом работы отдела.

При поступлении письменных обращений об оказании муниципальной услуги ответ дается в пятидневный срок со дня регистрации обращения.

При устном обращении заявителя на личном приеме или по телефону ответ на обращение дается в день обращения.

При поступлении в Управление или отдел интернет-обращения заявителя с указанием адреса электронной почты и (или) почтового адреса ему направляется уведомление о приеме обращения. Принятое обращение распечатывается, и в дальнейшем работа с ним ведется в установленном порядке.

Основанием для предоставления муниципальной услуги является устное или письменное обращение с просьбой об оказании методической или практической помощи.

Информация об изменениях:

Постановлением Администрации Великого Новгорода от 27 марта 2012 г. N 1140 в пункт 2.6 настоящего Регламента внесены изменения

См. текст пункта в предыдущей редакции

2.6. Предоставление муниципальной услуги осуществляется в соответствии со следующими нормативными правовыми актами:

Конституцией Российской Федерации;

Федеральным законом от 22 октября 2004 г. N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации";

Федеральным законом от 2 мая 2006 г. N 59-ФЗ "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации";

приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 18.01.2007 N 19 "Об утверждении Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук";

областным законом от 21 марта 2005 г. N 441-ОЗ "Об архивном деле в Новгородской области";

2.7. Перечень документов, необходимых для предоставления муниципальной услуги:

утвержденный Список источников комплектования отдела;

договор - для организаций, не входящих в Список источников комплектования отдела.

2.8. Основанием для отказа в предоставлении муниципальной услуги является отсутствие документов, предусмотренных в пункте 2.7 настоящего Административного регламента.

2.9. Муниципальная услуга предоставляется бесплатно.

2.10. Время ожидания в очереди для получения муниципальной услуги не должно превышать 30 минут.

2.11. Регистрация заявления о предоставлении муниципальной услуги осуществляется в день поступления.

Информация об изменениях:

Постановлением Администрации Великого Новгорода от 27 марта 2012 г. N 1140 в пункт 2.12 настоящего Регламента внесены изменения

См. текст пункта в предыдущей редакции

2.12. Предоставление муниципальной услуги осуществляется в служебных кабинетах отдела. Кабинеты оборудуются соответствующими табличками с указанием номера кабинета, названием отдела, фамилий, имен, отчеств, должностей специалистов отдела.

Рабочие места специалистов, ответственных за предоставление муниципальной услуги, оборудуются компьютерами, справочно-поисковыми средствами и информационными материалами, позволяющими своевременно и в полном объеме организовать предоставление муниципальной услуги.

На информационных стендах содержится следующая информация:

график (режим) работы Управления, номера телефонов Администрации, отдела;

наименование муниципальной услуги;

порядок предоставления муниципальной услуги;

перечень необходимых для получения муниципальной услуги документов;

порядок обжалования решения, действий (бездействия) специалиста, при предоставлении муниципальной услуги.

2.13. Показатели доступности и качества предоставления муниципальной услуги:

наличие доступа заявителя к информации по вопросам предоставления муниципальной услуги в местах ее размещения;

получение заявителем информации по вопросам предоставления муниципальной услуги, в том числе о ходе предоставления муниципальной услуги в сроки, установленные настоящим Административным регламентом;

исполнение специалистами административных процедур в сроки, установленные настоящим Административным регламентом;

правильное и грамотное оформление специалистами документов, являющихся результатом предоставления муниципальной услуги.

3. Состав, последовательность
и сроки выполнения административных процедур, требования к порядку
их выполнения

3.1. Состав административных процедур при предоставлении муниципальной услуги:

рассмотрение и подготовка номенклатур дел, положений об архивах и экспертных комиссиях к согласованию ЭПМК;

оказание методической и практической помощи источникам комплектования отдела;

проведение семинаров и совещаний.

3.2. Основанием для начала административной процедуры - рассмотрение и подготовка номенклатур дел, положений об архивах и экспертных комиссиях к согласованию ЭПМК является обращение заявителя.

В целях качественного комплектования документами архивного фонда отдел контролирует и оказывает необходимую методическую и практическую помощь представителям организаций в составлении номенклатур дел, положений об архивах и экспертных комиссиях.

Составленные в организации номенклатура дел, положения об архиве и экспертной комиссии рассматриваются на заседании экспертной комиссии организации и представляются в отдел.

Отдел проверяет правильность их составления в соответствии с требованиями нормативно-методических документов, а также полноту состава дел и документов, включенных в номенклатуру; составляет заключение на номенклатуру дел, положения об архиве и экспертной комиссии организации и направляет вместе с представленными документами на согласование ЭПМК.

3.3. Оказание методической и практической помощи источникам комплектования отдела осуществляется отделом в пределах предоставленных ему полномочий в целях формирования и обеспечения сохранности документов Архивного фонда Российской Федерации, находящихся на временном хранении, при взаимодействии с делопроизводственными, архивными и экспертными службами источников комплектования.

В этих целях отдел оказывает указанным службам методическую и практическую помощь:

в организации работы с документами в делопроизводстве и формировании дел;

по отбору документов в состав Архивного фонда Российской Федерации и подготовке их к передаче на постоянное хранение;

по упорядочению документов по личному составу;

по ведению учета документов Архивного фонда Российской Федерации, находящихся на временном хранении;

по совершенствованию работы делопроизводственных, архивных и экспертных служб.

Отдел рассматривает и готовит к утверждению ЭПМК годовые разделы описей дел постоянного хранения организаций; рассматривает и готовит к согласованию ЭПМК годовые разделы описей дел по личному составу организаций.

При подготовке годовых разделов описей дел постоянного хранения к рассмотрению ЭПМК отделом проводится проверка правильности отбора документов на хранение, устанавливается степень полноты состава дел и документов, включенных в годовые разделы описей, качество описания дел, правильность оформления годовых разделов описей, наличие необходимого научно-справочного аппарата к описям и исторических справок к фондам, если описи фондов представляются впервые.

Отдел составляет заключение на описи дел постоянного хранения и по личному составу и направляет вместе с описями на рассмотрение ЭПМК.

Отдел ведет учет документов, хранящихся в архивах организаций-источников комплектования отдела, путем проведения паспортизации. Паспортизация предусматривает рассылку бланков паспортов, проведение консультаций по вопросам заполнения паспортов, оказание практической помощи по заполнению паспортов непосредственно в организациях.

В целях совершенствования работы делопроизводственных, архивных и экспертных служб отдел разрабатывает памятки и методические рекомендации по вопросам работы архивов организаций и организации работы с документами в делопроизводстве и архивном деле.

3.4. В целях повышения профессиональной квалификации работников архивов организаций-источников комплектования отдел проводит семинары и совещания.

Семинары проводятся по отдельным основным вопросам работы архивов организаций, делопроизводственных и экспертных служб.

В ходе взаимодействия отдела с работниками архивов организаций выявляются вопросы и проблемы, связанные с организацией работы с документами в делопроизводстве и архивном деле. Такие вопросы и проблемы изучаются, обобщаются и выносятся для обсуждения на семинары и совещания.

Проведение семинаров и совещаний включается в план работы отдела.

При необходимости отделом проводятся семинары по актуальным вопросам для ознакомления работников архивов организаций с изменениями в законодательстве, правилах и методических рекомендациях по вопросам организации работы с документами в делопроизводстве и архивном деле.

Такие семинары могут проводиться вне плана.

4. Формы контроля за исполнением Административного регламента

Информация об изменениях:

Постановлением Администрации Великого Новгорода от 27 марта 2012 г. N 1140 в пункт 4.1 настоящего Регламента внесены изменения

См. текст пункта в предыдущей редакции

4.1. Заместитель директора Управления осуществляет текущий контроль за соблюдением последовательности административных процедур по предоставлению муниципальной услуги.

Информация об изменениях:

Постановлением Администрации Великого Новгорода от 27 марта 2012 г. N 1140 в пункт 4.2 настоящего Регламента внесены изменения

См. текст пункта в предыдущей редакции

4.2. Текущий контроль осуществляется путем проведения заместителем директора Управления проверок соблюдения и исполнения положений настоящего Административного регламента специалистами отдела.

4.3. В ходе текущего контроля проводятся проверки полноты и качества предоставления муниципальной услуги.

4.4. Проверки могут быть плановыми и внеплановыми (по конкретным обращениям заявителей).

4.5. По результатам проверок в случае выявления нарушений прав заявителей осуществляется привлечение виновных должностных лиц к ответственности в соответствии с законодательством Российской Федерации.

5. Досудебный (внесудебный) порядок
обжалования действий (бездействия) и решений, осуществляемых (принятых)
в ходе предоставления муниципальной услуги

5.1. Заявитель имеет право на обжалование действий (бездействия) специалистов, а также принимаемых решений при предоставлении муниципальной услуги на основании настоящего Административного регламента в досудебном и судебном порядке.

Информация об изменениях:

Постановлением Администрации Великого Новгорода от 27 марта 2012 г. N 1140 в пункт 5.2 настоящего Регламента внесены изменения

См. текст пункта в предыдущей редакции

5.2. При досудебном обжаловании действий (бездействия) и решений, осуществляемых (принятых) в ходе предоставления муниципальной услуги, заявитель обращается с письменной жалобой в адрес:

заместителя директора Управления - на действия (бездействие) специалистов отдела;

директора Управления - на действия (бездействие) заместителя директора Управления.

Информация об изменениях:

Постановлением Администрации Великого Новгорода от 27 марта 2012 г. N 1140 в пункт 5.3 настоящего Регламента внесены изменения

См. текст пункта в предыдущей редакции

5.3. При обращении заявителя в письменной форме срок рассмотрения жалобы не должен превышать 30 календарных дней с момента ее регистрации.

5.4. Предметом досудебного обжалования являются любые действия (бездействие) и решения специалистов, осуществляемые (принимаемые) при предоставлении муниципальной услуги, нарушающие права, свободы и законные интересы заявителя.

5.5. В письменной жалобе указываются:

фамилия, имя, отчество заявителя (его уполномоченного представителя), почтовый адрес, по которому должен быть направлен ответ;

полное наименование юридического лица (в случае обращения от имени юридического лица);

суть обжалуемого решения, действий (бездействия);

личная подпись заявителя (его уполномоченного представителя) и дата подачи жалобы.

Информация об изменениях:

Постановлением Администрации Великого Новгорода от 27 марта 2012 г. N 1140 пункт 5.6 настоящего Регламента изложен в новой редакции

См. текст пункта в предыдущей редакции

5.6. По результатам рассмотрения жалобы должностным лицом принимается решение об удовлетворении требований заявителя либо отказе в удовлетворении жалобы. Письменный ответ, содержащий результаты рассмотрения жалобы, направляется заявителю.

Ответ на жалобу не направляется, если:

в письменной жалобе не указаны фамилия заявителя, направившего жалобу, и почтовый адрес, по которому должен быть направлен ответ;

в письменной жалобе содержатся нецензурные либо оскорбительные выражения, угрозы жизни, здоровью и имуществу специалиста, а также членов его семьи;

в письменной жалобе содержится вопрос, на который заявителю многократно давались письменные ответы по существу в связи с ранее направленными им жалобами (при отсутствии в жалобе новых доводов и обстоятельств);

текст письменной жалобы не поддается прочтению (об этом сообщается заявителю, направившему жалобу, если его фамилия и почтовый адрес поддаются прочтению).

5.7. Если по существу поставленного в жалобе вопроса ответ не может быть дан без разглашения сведений, составляющих персональные данные другого лица, заявителю, направившему жалобу, сообщается о невозможности дать ответ по существу поставленного в ней вопроса в связи с недопустимостью разглашения указанных сведений.

5.8. Если в результате рассмотрения жалоба на основании настоящего Административного регламента признана обоснованной, принимается решение об удовлетворении требований заявителя и применении мер ответственности к специалисту, допустившему нарушения в ходе предоставления муниципальной услуги, которые повлекли за собой жалобу заявителя. Заявителю направляется письменное сообщение о принятом решении и действиях, осуществленных в соответствии с принятым решением.

5.9. Судебное обжалование действий (бездействия), а также принимаемых решений специалистов при предоставлении муниципальной услуги на основании настоящего Административного регламента осуществляется заявителем в порядке и в сроки, установленные Арбитражным процессуальным кодексом Российской Федерации, Гражданским кодексом Российской Федерации, Гражданским процессуальным кодексом Российской Федерации.