Распоряжение Администрации города Кирова от 22 августа 2014 г. N 244 "Об утверждении Инструкции по делопроизводству в администрации города Кирова"

С изменениями и дополнениями от:

20 января, 15 апреля 2015 г.

В целях совершенствования документационного обеспечения управления, повышения его эффективности путем унификации состава и форм управленческих документов, а также согласования технологий традиционного делопроизводства с электронным документооборотом в администрации города Кирова:

1. Утвердить Инструкцию по делопроизводству в администрации города Кирова (далее - Инструкция). Прилагается.

2. Руководителям отраслевых (функциональных) и территориальных органов администрации города Кирова ознакомить работников с Инструкцией и обеспечить ведение делопроизводства в соответствии с ее требованиями.

3. Рекомендовать руководителям муниципальных предприятий и учреждений города Кирова при организации делопроизводства и работы с документами руководствоваться требованиями Инструкции.

4. Признать утратившими силу распоряжения администрации города Кирова:

4.1. От 23.09.2009 N 419 "Об утверждении Положения о порядке подготовки, принятия и издания постановлений и распоряжений в администрации города Кирова".

4.2. От 06.11.2009 N 511 "Об утверждении Инструкции по делопроизводству в администрации города Кирова".

4.3. От 30.12.2009 N 653 "О внесении изменений в распоряжение администрации города Кирова от 06.11.2009 N 511".

4.4. От 05.04.2011 N 84 "О внесении изменений в распоряжение администрации города Кирова от 06.11.2009 N 511".

4.5. От 22.07.2011 N 196 "О внесении изменений в распоряжение администрации города Кирова от 23.09.2009 N 419".

4.6. От 30.01.2012 N 26 "О внесении изменений в распоряжение администрации города Кирова от 23.09.2009 N 419".

4.7. От 01.06.2012 N 178 "О внесении изменений в распоряжение администрации города Кирова от 23.09.2009 N 419".

4.8. От 01.06.2012 N 179 "О внесении изменений в распоряжение администрации города Кирова от 06.11.2009 N 511".

4.9. От 29.10.2012 N 337 "О внесении изменений в распоряжение администрации города Кирова от 23.09.2009 N 419".

4.10. От 25.11.2013 N 360 "О внесении изменения в распоряжение администрации города Кирова от 23.09.2009 N 419 "Об утверждении Положения о порядке подготовки, принятия и издания постановлений и распоряжений в администрации города Кирова".

5. Признать утратившим силу распоряжение главы администрации города Кирова от 30.05.2008 N 303 "О порядке изготовления, получения и уничтожения печатей и штампов в администрации г. Кирова".

6. Управлению делопроизводства и архива администрации города Кирова разместить настоящее распоряжение на официальном сайте администрации города Кирова.

7. Контроль за выполнением настоящего распоряжения возложить на первого заместителя главы администрации города Кирова Преснецова А.А.

И.о. главы администрации города Кирова

А.А. Преснецов

Инструкция
по делопроизводству в администрации города Кирова
(утв. распоряжением администрации города Кирова от 22 августа 2014 г. N 244)

С изменениями и дополнениями от:

20 января, 15 апреля 2015 г.

1. Общие положения

1.1. Основные положения инструкции по делопроизводству в администрации города Кирова (далее - Инструкция) разработаны в соответствии с требованиями Правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти, утвержденных постановлением Правительства Российской Федерации от 15.06.2009 N 477, Методических рекомендаций по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утвержденных приказом Федерального архивного агентства от 23.12.2009 N 76, Государственного стандарта Российской Федерации (унифицированные системы документации) ГОСТ Р 6.30-2003 и на основе Инструкции по делопроизводству в органах исполнительной власти Кировской области, утвержденной распоряжением Правительства Кировской области от 23.12.2010 N 480.

1.2. Инструкция разработана в целях установления единых требований к подготовке, обработке, хранению и использованию документов, образующихся в деятельности администрации города Кирова (далее - администрация).

1.3. Положения Инструкции распространяются на организацию работы с документами независимо от вида носителя, в том числе с электронными документами, включая подготовку, обработку, хранение и использование документов с помощью информационных технологий.

Системы электронного документооборота, применяемые в администрации, должны обеспечивать выполнение требований Инструкции.

Положения Инструкции не распространяются на организацию работы с документами, содержащими сведения, составляющие государственную тайну.

Требования Инструкции к работе с бухгалтерской, научно-технической и другой специальной документацией распространяются лишь в части общих принципов работы с документами, а также подготовки документов к передаче на архивное хранение.

1.4. Требования Инструкции являются обязательными для работников администрации, организующих или непосредственно ведущих работу с документами. Работники администрации несут персональную ответственность за соблюдение требований настоящей Инструкции, сохранность находящихся у них документов и неразглашение содержащейся в них информации.

1.5. Методическое руководство организацией делопроизводства, контроль за соблюдением требований настоящей Инструкции и обучение работников администрации по вопросам делопроизводства осуществляется управлением делопроизводства и архива.

1.6. Ответственность за организацию и состояние делопроизводства, за соблюдение установленных настоящей Инструкцией правил и порядка работы с документами в отраслевых (функциональных) и территориальных органах администрации (далее - подразделения) возлагается на их руководителей.

Руководитель подразделения определяет ответственного за ведение делопроизводства, задачи и функции которого отражаются в его должностной инструкции.

На указанного работника возлагаются следующие функции:

прием, учет и регистрация поступивших в подразделение документов;

передача поступивших документов на рассмотрение руководителю подразделения и после получения соответствующих указаний по исполнению документа - исполнителю;

в соответствии с указаниями по исполнению документа руководителя ознакомление соответствующих сотрудников с распорядительными и информационными материалами, поступившими в подразделение;

контроль за прохождением документов в подразделении, подготовка руководителю данных об исполненных и находящихся на исполнении документах и поручениях;

контроль за прохождением согласования проектов распоряжений и постановлений, подготовленных подразделением;

учет и регистрация исходящих из подразделения документов, проверка правильности их оформления и передача их на отправку;

контроль за своевременным списанием в дело исполненных документов;

разработка номенклатуры дел подразделения на очередной год;

проведение инструктажа вновь принятых в подразделение сотрудников и ознакомление их с нормативными и методическими материалами по вопросам организации работы с документами и ведения делопроизводства;

перед уходом в отпуск, выездом в командировку, в случае болезни передача функций по ведению делопроизводства другому работнику по указанию руководителя подразделения.

Исполнение обязанностей временно отсутствующего ответственного за делопроизводство в подразделении определяется в должностной инструкции другого сотрудника этого подразделения.

1.7. При увольнении или переходе на работу в другое подразделение работник, ответственный за делопроизводство в подразделении, обязан сдать имеющуюся у него документацию по делопроизводству другому сотруднику, назначенному ответственным за делопроизводство, или руководителю подразделения. В случае ликвидации, реорганизации подразделения или передачи его функций другому подразделению, а также при смене руководителя подразделения составляется акт приема-передачи дел в произвольной форме.

1.8. С настоящей Инструкцией работник, ответственный за делопроизводство, знакомит каждого сотрудника подразделения под роспись.

1.9. Переписка между подразделениями по вопросам, которые могут быть решены в оперативном порядке и не требуют документального оформления, не допускается.

Передача документов (копий документов), в том числе электронных версий, из подразделений другим организациям допускается только с разрешения руководителя подразделения.

1.10. При работе с подлинниками изданных документов не разрешается вносить в них исправления и делать пометки.

1.11. С правовыми актами, с другими документами, содержащими служебную информацию, могут быть ознакомлены только лица, имеющие прямое отношение к их исполнению.

1.12. Копии постановлений и распоряжений администрации, распоряжений первого заместителя главы администрации, распоряжений заместителя главы администрации (далее - постановления и распоряжения администрации) изготавливает управление делопроизводства и архива, удостоверяет их подлинность печатями "Для постановлений" или "Для распоряжений" и рассылает согласно списку рассылки.

Копии постановлений и распоряжений администрации предоставляются по письменному заявлению, запросу сторонним организациям, учреждениям, гражданам с разрешения уполномоченного лица, судам, прокуратуре - с разрешения первого заместителя главы администрации.

1.13. Постановления и распоряжения администрации, затрагивающие права и интересы граждан, юридических лиц либо имеющие общественную значимость, по указанию разработчика направляются в средства массовой информации управлением организационно-информационного обеспечения администрации и размещаются на официальном сайте администрации управлением делопроизводства и архива.

2. Основные понятия

В Инструкции используются следующие основные понятия:

автор документа - организация, должностное лицо или гражданин, создавшие документ;

бланк документа - лист бумаги или электронный шаблон с реквизитами, идентифицирующими автора официального документа;

дата документа - реквизит, обозначающий время подписания (утверждения), регистрации документа или зафиксированного в нем события;

дело - документ или совокупность документов, относящихся к одному вопросу или участку деятельности, помещенных в отдельную обложку;

делопроизводство - деятельность, обеспечивающая документирование, документооборот, оперативное хранение и использование документов;

документ - зафиксированная на носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать;

документирование - запись информации на носителе по установленным правилам;

документооборот - движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправки;

заверенная копия документа - копия документа, на которой в соответствии с установленным порядком проставлены реквизиты, обеспечивающие ее юридическую значимость;

копия документа - экземпляр документа, полностью воспроизводящий информацию подлинника документа;

номенклатура дел - систематизированный перечень заголовков дел, создаваемых в организации, с указанием сроков их хранения;

объем документооборота - количество документов, поступивших в организацию и созданных ею за определенный период;

официальный документ - документ, созданный организацией, должностным лицом или гражданином, оформленный в установленном порядке;

оформление документа - проставление на документе необходимых реквизитов, установленных правилами документирования;

подлинник документа - первый или единственный экземпляр документа;

регистрационно-учетная форма - документ (карточка, журнал), в том числе в электронном виде, используемый для записи сведений о документе в целях учета, поиска и контроля;

регистрация документа - присвоение документу регистрационного номера и внесение данных о документе в регистрационно-учетную форму;

реквизит документа - элемент оформления документа;

система электронного документооборота - информационная система, обеспечивающая сбор документов (включение документов в систему), их обработку, управление документами и доступ к ним;

сканирование документа - получение электронного образа документа;

служба делопроизводства - структурное подразделение, на которое возложены функции по ведению делопроизводства, а также лица, ответственные за ведение делопроизводства в других подразделениях организации;

экспертиза ценности документов - изучение документов на основании критериев их ценности для определения сроков хранения документов;

электронный документ - документ, информация которого представлена в электронной форме;

электронная подпись - информация в электронной форме, присоединенная к электронному документу или иным образом связанная с ним и позволяющая идентифицировать лицо, подписавшее электронный документ;

электронный документооборот - документооборот с использованием автоматизированной информационной системы (системы электронного документооборота;

электронный образ документа - электронная копия документа, изготовленного на бумажном носителе.

Иные понятия, используемые в настоящей Инструкции, соответствуют понятиям, определенным в законодательстве Российской Федерации.

3. Создание документов в администрации города

3.1. Бланки документов

3.1.1. Документы, создаваемые в администрации, оформляются на бланках, на стандартных листах бумаги формата А4 (210 х 297 мм), А5 (148 х 210 мм) либо в виде электронных документов и должны иметь установленный состав реквизитов, их расположение и оформление.

3.1.2. Каждый напечатанный лист документа, оформленного как на бланке, так и без бланка, имеет следующие размеры полей:

левое - от 2,75 до 3,5 см;

правое - не менее 1 см;

верхнее - не менее 2,5 см;

нижнее - не менее 2 см (на бланках формата А5 - 1,6 см).

При использовании оборотной стороны листа размеры верхнего и нижнего полей не меняются, размер левого поля должен быть не менее 1 см, правого - от 2,75 до 3,5 см.

3.1.3. В администрации города устанавливаются следующие виды бланков документов:

бланк постановления (приложение N 1);

бланк распоряжения (приложения N 2 - 8);

бланк приказа (приложения N 9, 10);

бланк протокола (приложение N 11);

бланк письма администрации (приложения N 12, 13);

бланк письма подразделения (приложение N 14);

бланк докладной записки (приложение N 15);

бланк служебной записки (приложение N 16).

При необходимости могут использоваться бланки других видов документов.

3.1.4. Бланки документов администрации разрабатываются на основе углового или продольного варианта расположения реквизитов: при угловом варианте реквизиты бланка располагаются в верхнем левом углу, при продольном - посередине листа вдоль верхнего поля.

При подготовке документов в администрации используются электронные шаблоны бланков документов.

3.1.5. Для каждого вида бланков устанавливается следующий состав реквизитов:

3.1.5.1. Для бланка постановления (распоряжения, приказа, протокола): герб города Кирова;

наименование организации;

должность лица - автора документа (указывается на бланках должностных лиц администрации);

вид документа;

отметки для проставления даты и регистрационного номера;

место составления (издания) документа.

3.1.5.2. Для бланка письма администрации: герб города Кирова;

наименование организации;

справочные данные об организации;

отметки для проставления даты и регистрационного номера;

отметки для ссылки на исходящий номер и дату документа адресанта.

3.1.5.3. Для бланка письма подразделения: герб города Кирова;

наименование организации; наименование подразделения;

справочные данные о подразделении;

отметки для проставления даты и регистрационного номера;

отметки для ссылки на исходящий номер и дату документа адресанта.

3.1.5.4. При использовании общего бланка на нем указываются следующие реквизиты:

герб города Кирова;

наименование организации;

место составления (издания) документа;

отметки для проставления даты и регистрационного номера.

Общий бланк используют для изготовления любых видов документов, кроме письма.

3.2. Оформление реквизитов документов

3.2.1. С учетом Правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти, утвержденных постановлением Правительства Российской Федерации от 15.06.2009 N 477, устанавливается следующий состав реквизитов документов, издаваемых в администрации:

герб города Кирова;

наименование организации;

должность лица - автора документа;

подпись должностного лица;

вид документа;

место составления (издания) документа;

справочные данные об организации;

адресат;

дата документа;

регистрационный номер документа;

наименование либо аннотация документа;

текст документа;

ссылка на исходящий номер и дату документа адресанта;

отметка о наличии приложений;

гриф согласования;

гриф утверждения;

виза;

оттиск печати;

отметка о заверении копии;

отметка об исполнителе;

указания по исполнению документа;

отметка о контроле документа;

отметка об исполнении документа; отметка о конфиденциальности; отметка о поступлении документа.

3.2.2. Состав реквизитов конкретного документа определяется его видом и назначением.

3.2.3. Кроме перечисленных реквизитов при подготовке документов и в процессе работы с документами могут использоваться другие реквизиты, например: отметки "Срочно", "Оперативно", "Подлежит возврату" и другие.

3.2.4. При подготовке и оформлении постановлений, распоряжений, приказов используются также реквизиты "Кем подготовлен документ", "Указание о рассылке документа", "Отметка о проведении правовой экспертизы".

3.2.5. Герб города Кирова

Изображение герба города Кирова размещают на бланках документов в соответствии с решением Кировской городской Думы от 27.08.2008 N 19/4 "О гербе муниципального образования "Город Киров".

На бланках документов администрации изображение герба помещается на верхнем поле бланка документа посередине зоны, занятой реквизитом "Наименование организации" или "Должность лица - автора документа". Размеры изображения герба города Кирова должны вписываться в окружность диаметром 20 мм.

3.2.6. Наименование организации

Наименование организации, являющейся автором документа (Администрация города Кирова)', помещается ниже герба через 12 пт* на бланках с угловым расположением реквизитов и через 18 пт на бланках с продольным расположением реквизитов и печатается прописными буквами полужирного начертания шрифтом N 14 центрованным способом.

Если автором документа является подразделение, то его наименование указывается через 12 пт после наименования организации (Администрация города Кирова) и печатается прописными буквами полужирного начертания шрифтом N 12 - 14 через 1 межстрочный интервал. При этом наименование организации печатается строчными буквами с первой прописной.

Если документ подготавливается совместно двумя и более организациями, то он оформляется не на бланке. Наименования организаций одного ранга располагают на одном уровне. Наименования организаций разного уровня располагают друг над другом. Наименование нижестоящей организации располагают ниже наименования вышестоящей организации.

3.2.7. Должность лица - автора документа

Должность лица-автора документа (первый заместитель главы администрации, заместитель главы администрации, руководитель подразделения) указывается на бланках должностных лиц перед реквизитом "Вид документа" (распоряжение, приказ) и печатается прописными буквами полужирного начертания шрифтом N 14 через 1 межстрочный интервал.

3.2.8. Справочные данные об организации

Справочные данные об администрации (о подразделении) указываются в бланках писем администрации (подразделения) и включают в себя: почтовый адрес, номера телефонов, номер факса, адрес электронной почты. Отделяется от предыдущего реквизита 12 пт и печатается через 1 межстрочный интервал шрифтом N 12 центрованным способом.

3.2.9. Вид документа

Наименование вида издаваемого документа (постановление, распоряжение, приказ, протокол) включается в бланк соответствующего вида документов или указывается составителем при подготовке документа.

Наименование вида документа не указывается в письмах.

Наименование вида документа помещается ниже наименования организации (должности лица - автора документа) через 18 пт и печатается прописными буквами полужирного начертания шрифтом N 16 центрованным способом.

3.2.10. Дата документа

Датой документа является дата его подписания или регистрации (постановления, распоряжения, приказы, письма, докладные, служебные записки, акты и др.), утверждения (инструкции, положения, правила, регламенты, планы, отчеты и др.), события, зафиксированного в документе (протоколы).

Дата документа проставляется должностным лицом, подписывающим или утверждающим документ, или службой делопроизводства при регистрации документа либо непосредственно составителем при подготовке документа (докладные, служебные записки, заявления и др.).

Датой документа, издаваемого совместно двумя или более организациями, является дата более поздней подписи.

Дату документа оформляют арабскими цифрами в последовательности: день месяца, месяц, год. День месяца и месяц оформляют двумя парами арабских цифр, разделенными точкой; год - четырьмя арабскими цифрами: 18.01.2013.

Допускается словесно-цифровой способ оформления даты, например: 18 января 2013 г.

На документах с угловым расположением реквизитов дата проставляется от левой границы текстового поля через 12 пт от наименования вида документа, на документах с продольным расположением реквизитов - через 18 пт от наименования вида документа центрованным способом.

3.2.11. Регистрационный номер документа

Регистрационный номер документа проставляется в соответствии с системой регистрации, принятой в администрации.

Регистрационный номер присваивается документу после его подписания (утверждения).

Регистрационные номера правовых актов (постановления, распоряжения, приказы) присваиваются самостоятельно по каждому виду документов в пределах календарного года.

Регистрационный номер входящего документа состоит из проставляемых через дефис индекса дела по номенклатуре дел и порядкового номера документа, например: 04-03-634, где 04-03 - индекс дела "Переписка с областными и районными организациями и предприятиями по вопросам пассажирского транспорта", 634 - порядковый регистрационный номер.

Регистрационный номер исходящего документа состоит из проставляемых через дефис порядкового регистрационного номера документа и индекса дела по номенклатуре дел, например: 5001-03-01, где 5001 - порядковый регистрационный номер, 03-01 - индекс дела "Переписка с областными и районными организациями и предприятиями по вопросам градостроительства и архитектуры".

Состав регистрационного номера внутреннего письма аналогичен регистрационному номеру входящего документа с добавлением к порядковому номеру индекса "вн", например, 10-24-689вн.

Регистрационный номер документа, изданного совместно, состоит из разделенных косой чертой регистрационных номеров, присвоенных организациями - авторами документа - и расположенных в последовательности, соответствующей обозначению наименований организаций в заголовочной части документа.

Регистрационный номер проставляется после даты на одном уровне с ней.

3.2.12. Ссылка на исходящий номер и дату документа адресанта

Ссылка на исходящий регистрационный номер и дату документа адресанта включается в состав реквизитов бланка письма и проставляется исполнителем при подготовке письма-ответа.

Печатается от левой границы текстового поля на 12 пт ниже реквизитов "Дата документа" и "Регистрационный номер документа" шрифтом N 12.

3.2.13. Место составления (издания) документа

Место составления или издания документа (г. Киров обл.) указывается в бланках документов администрации, за исключением бланков писем, помещается ниже реквизитов "Дата документа" и "Регистрационный номер документа" через 12 пт посередине расположения этих реквизитов и печатается шрифтом N 12.

3.2.14. Адресат

Документы адресуют в органы власти, организациям, должностным лицам, структурным подразделениям, гражданам.

При адресовании документа в орган власти, организацию или структурное подразделение (без указания должностного лица) их наименования пишутся в именительном падеже, например:

	Департамент строительства Кировской области
или:
	Правительство Российской Федерации Департамент делопроизводства и архива

При адресовании документа руководителю организации наименование организации входит в состав наименования должности адресата, наименование должности указывается в дательном падеже, например:

	Руководителю
	Федеральной службы по труду и занятости
	И.О. Петрову

При адресовании документа нескольким однородным организациям их названия указываются обобщенно, например:

	Главам администраций районов Кировской области
или:
	Руководителям подразделений администрации города Кирова

В реквизите "Адресат" допускается использовать официально принятые сокращенные наименования органов государственной власти, органов местного самоуправления, организаций.

Почтовый адрес в составе реквизита "Адресат" указывается в последовательности, установленной Правилами оказания услуг почтовой связи, утвержденными постановлением Правительства Российской Федерации от 15.04.2005 N 221 "Об утверждении Правил оказания услуг почтовой связи":

наименование адресата (для юридического лица - полное или краткое наименование, для гражданина - фамилия, имя, отчество);

название улицы, номер дома, номер квартиры;

название населенного пункта (города, поселка и т.п.);

название района;

название республики, края, области, автономного округа (области);

название страны (для международных почтовых отправлений);

почтовый индекс.

Если письмо адресовано организации, указывается ее наименование, затем почтовый адрес, например:

ОАО "Развитие" ул. Мира, д. 1, г. Киров, 610027

При адресовании документа физическому лицу указывают фамилию и инициалы получателя, затем почтовый адрес, например:

Петрову В.И. ул. Садовая, д. 7, кв. 2, г.Киров, 610000

В письме, отправляемом по факсу, адрес указывается следующим образом:

Директору ЗАО "Новый мир" В.И. Петрову ф.(8332) 62-00-00

Почтовый адрес не указывается в документах, направляемых в высшие органы государственной власти, Правительство Кировской области, Законодательное Собрание Кировской области.

При адресовании документа должностному лицу инициалы ставятся перед фамилией, при адресовании частному лицу - после фамилии.

Адресат печатается в правом верхнем углу документа ниже границы верхнего поля на 36 пт с выравниванием по левой границе.

Документ не должен содержать более четырех адресатов. Слово "копия" перед вторым, третьим, четвертым адресатом не указывают. При этом каждый экземпляр документа должен быть оформлен и подписан, а адресат, которому направляется конкретный экземпляр, подчеркивается.

При большем числе адресатов составляется список рассылки и на каждом документе проставляется только один адресат.

Если письмо является ответным, то первым (основным) адресатом указывается автор инициативного письма, на которое дается ответ, вне значимости остальных адресатов.

Письмо печатается в количестве экземпляров, соответствующем числу адресатов, плюс один (последний экземпляр письма). Последний экземпляр письма, подписанный исполнителем, остается в деле отправителя.

3.2.15. Гриф утверждения

Гриф утверждения указывает на нормативный или правовой характер содержания документа и особый способ введения его в действие.

Документ утверждается должностным лицом (должностными лицами) в пределах его (их) компетенции или специально издаваемым документом.

При утверждении документа должностным лицом гриф утверждения должен состоять из слова УТВЕРЖДАЮ (без кавычек), наименования должности лица, утверждающего документ, его подписи, инициалов, фамилии и даты утверждения, например:

	УТВЕРЖДАЮ
	Глава администрации
	города Кирова
	Личная подпись, инициалы, фамилия
	Дата

При утверждении документа несколькими должностными лицами их подписи располагают на одном уровне.

При утверждении документа правовым актом гриф утверждения состоит из слова УТВЕРЖДЕНО, согласованного в роде и числе с видом утверждаемого документа, наименования вида документа в творительном падеже, его даты и номера, например:

	УТВЕРЖДЕН
	распоряжением
	администрации города Кирова
	от ____________ N _____________

Слово УТВЕРЖДЕН (УТВЕРЖДЕНА, УТВЕРЖДЕНО, УТВЕРЖДЕНЫ, УТВЕРЖДАЮ) размещают в правом верхнем углу первого листа утверждаемого документа. Ниже от этого слова располагаются наименование должности лица, утверждающего документ, его подпись, расшифровка подписи (инициалы, фамилия) и дата утверждения или делается ссылка на утверждающий правовой акт, печатаемый со строчной буквы, с указанием его даты и номера. Все составные части реквизита печатаются через 1 межстрочный интервал. Самая длинная строка ограничивается правым полем документа. Длина строки не должна превышать 8 см.

Утверждению, как правило, подлежат следующие основные виды документов:

акты (проверок и ревизий, приема и передачи дел и т.д.);

инструкции (правила) - должностные, по делопроизводству, технике безопасности, внутреннего трудового распорядка и т.д.;

отчеты (о командировках и т.д.);

перечни (типовых документальных материалов, образующихся в деятельности организации, с указанием сроков их хранения и т.д.);

планы (работы советов, комиссий, учебы и т.д.);

повестка дня;

положения (об организации, ее подразделениях, о премировании);

программы (проведения мероприятий, работ и т.д.);

сметы (расходов на содержание аппарата управления, на содержание зданий, на капитальное строительство и т.д.);

уставы организаций;

штатные расписания и изменения к ним.

3.2.16. Указания по исполнению документа

Указания по исполнению документа оформляются непосредственно на документе (в заголовочной части документа) или на бланке указания по исполнению документа.

Указания по исполнению включают: фамилии, инициалы исполнителей, содержание поручения (при необходимости), срок исполнения, подпись руководителя и дату, например:

	Зайцевой А.Н.
	Прошу подготовить ответ
	к 05.08.2013
	Подпись
	Дата

Дата Обычно указания по исполнению документа даются одному должностному лицу. Руководитель, дающий поручение нескольким должностным лицам, определяет в указаниях по исполнению документа лицо, ответственное за исполнение. Ему предоставляется право созыва соисполнителей и координации их работы. Соисполнители документа по требованию ответственного исполнителя должны своевременно представлять ему необходимые материалы.

На документах, не требующих дополнительных указаний по исполнению и имеющих типовые сроки исполнения, указания по исполнению документа включают: фамилии, инициалы исполнителей, подпись руководителя и дату.

3.2.17. Наименование либо аннотация документа

Наименование либо аннотация документа - краткое содержание (заголовок к тексту) документа - составляется ко всем документам, за исключением документов, имеющих текст небольшого объема (до 4 - 5 строк). Заголовок к тексту документа должен быть кратким, точно передавать содержание документа. Заголовок к тексту согласовывается с наименованием вида документа.

Например:

Распоряжение (о чем?) "Об утверждении Положения о защите персональных данных муниципальных служащих администрации".

Письмо (о чем?) "Об оказании консультативной помощи".

Правила (чего?) внутреннего трудового распорядка.

Наименование либо аннотация документа составляется исполнителем, готовящим проект документа.

Наименование либо аннотация документа оформляется под реквизитами бланка.

На бланках с угловым расположением реквизитов каждая строка наименования либо аннотации документа печатается от левой границы текстового поля шрифтом того же размера, что и текст документа. Длина строки наименования либо аннотации документа не должна превышать 8 см.

На бланках с продольным расположением реквизитов наименование либо аннотация документа печатается полужирным шрифтом размером N 14 центрованным способом.

Наименование либо аннотация документа отделяется от предыдущего и последующего реквизитов интервалом 24-36 пт. Точка в конце наименования либо аннотации документа не ставится. Наименование либо аннотация документа, состоящая из двух и более строк, печатается через 1 межстрочный интервал.

3.2.18. Отметка о контроле документа

Этот реквизит обозначает, что документ поставлен на контроль в процессе его исполнения с целью соблюдения сроков, установленных в указаниях по исполнению документа, или типовых сроков исполнения.

Отметку о контроле документа обозначают буквой "К", словом или штампом "Контроль".

3.2.19. Текст документа

3.2.19.1. Текст документа излагается русским литературным языком с учетом особенностей официально-делового стиля, вида документа и его назначения в управленческой деятельности. Содержание документа должно быть изложено кратко, логично, точно и ясно.

Тексты документов оформляют в виде таблицы, анкеты, связного текста или в виде соединения этих структур.

3.2.19.2. Таблицы используются для представления текста, содержащего информацию, характеризующую несколько объектов по ряду признаков, систематизации взаимосвязанных данных.

Для выделения и обозначения таблицы в тексте документа в зависимости от структуры документа используются тематические и (или) нумерационные заголовки (заголовки, обозначаемые числом, определяющим порядковый номер таблицы).

Таблицы имеют два уровня членения текста: вертикальный - графы и горизонтальный - строки.

Обобщенные наименования признаков в таблице составляют заголовки и подзаголовки граф (головка таблицы), а наименования объектов - заголовок и подзаголовки строк таблицы, расположенные в крайней левой графе (боковик таблицы).

Например:

Головка таблицы
Заголовок строк	Заголовок граф
	Подзаголовки граф	Подзаголовки граф	Подзаголовки граф	Подзаголовки граф
1	2	3	4	5
Подзаголовки строк
Подзаголовки строк
Подзаголовки строк
Подзаголовки строк
Боковик таблицы	Прографка

Таблица может дополняться графой "N и/и", в которой указывается номер строки по порядку.

Заголовки и подзаголовки строк и граф таблицы должны быть сформулированы в максимально лаконичной форме: в виде отдельного слова в именительном падеже или словосочетания с главным словом в именительном падеже. Заголовки граф следует писать в единственном числе. В конце заголовков и подзаголовков знаки препинания не ставятся. Сокращение слов в заголовках граф не допускается.

Подзаголовки граф и строк должны быть согласованы с заголовками. Заголовок граф таблицы начинается с прописной буквы, а подзаголовки - со строчных, если они составляют одно целое с заголовком графы, т.е. поясняют его. Подзаголовки, имеющие самостоятельное значение, пишутся с прописной буквы.

В боковике таблицы текст каждой позиции должен начинаться с прописной буквы. В прографке текст следует писать со строчной буквы,

за исключением имен собственных. Знаки препинания ставятся только внутри предложения.

В боковике после слов "Итого", "Всего" двоеточие не ставится.

Цифровые величины при перечислении, если есть дробные числа, разделяются точкой с запятой (например: "1,2; 5,1; 6,3").

В графе, обозначающей количество или единицу измерения, наименование единиц измерения следует писать в скобках в родительном падеже множественного числа.

Одинаковые текстовые элементы в графах необходимо заменять символом полного или частичного повтора в виде последовательности "тире - кавычки - тире". Повторяющиеся в графах цифры кавычками заменять нельзя.

В таблице ссылка на сноску может быть обозначена звездочкой или арабской цифрой со скобкой. Сноски приводятся в конце таблицы. После знака сноски текст сноски начинается с прописной буквы. В конце сноски ставится точка.

В случае если в таблице есть сноски и примечания, примечания приводятся перед сносками.

При форматировании таблиц необходимо соблюдать следующие требования:

таблица выравнивается по центру листа;

заголовки и подзаголовки граф, заголовки строк выравниваются по центру ячейки;

подзаголовки строк выравниваются по левому краю ячейки;

графы таблиц нумеруются. Продолжение таблицы на последующих страницах начинается с номеров граф;

данные в ячейках таблицы выравниваются сверху по левому краю;

строки таблицы переносятся на новую страницу документа исключительно целиком;

ширина и высота таблицы не должны превышать размеры полей документа.

3.2.19.3. При составлении текста в виде анкеты наименования признаков характеризуемого объекта должны быть выражены именем существительным в именительном падеже или словосочетанием с глаголом второго лица множественного числа настоящего или прошедшего времени ("имеете", "владеете" или "были", "находились" и т.д.). Характеристики, выраженные словесно, должны быть согласованы с наименованиями признаков.

Например:

Фамилия ___________________________

Имя _______________________________

Отчество __________________________

Какие проблемы в своей работе Вы видите.

Пути их решения ____________________.

3.2.19.4. Связный текст, как правило, состоит из двух частей. В первой части указывают причины, основания, цели составления документа, во второй (заключительной) - решения, выводы, просьбы, предложения, рекомендации. Текст может содержать одну заключительную часть (например, приказы - распорядительную часть без констатирующей; письма, заявления - просьбу без пояснения).

Если текст содержит несколько решений, выводов и т.д., то его можно разбивать на разделы, подразделы, пункты, подпункты.

Разделы и подразделы могут иметь заголовки (подзаголовки), печатаемые с красной строки либо с выравниванием по центру. Заголовки разделов печатаются с прописной буквы (допускается их написание прописными буквами). Подзаголовки печатаются с прописной буквы. Точка в конце заголовков и подзаголовков не проставляется. Текст пунктов и подпунктов пишется с красной строки с прописной буквы и заканчивается точкой.

Разделы, подразделы, пункты и подпункты нумеруются арабскими цифрами с точкой. Подразделы нумеруются в пределах раздела и должны состоять из номера раздела и порядкового номера подраздела, разделяемых точкой (например, 1.2). Номер пункта может состоять из номеров раздела, подраздела и порядкового номера пункта, разделенных точками (например, 2.3.1). Пункты при необходимости могут подразделяться на подпункты, которые должны иметь порядковую нумерацию в пределах каждого раздела, подраздела и пункта (например, 1.2.2.4). После номера пункта или подпункта ставится точка и через пробел с прописной буквы печатается текст. При ссылке в тексте на какой-либо пункт или подпункт точка в конце их цифрового обозначения не ставится, если это не является концом предложения.

Тексты документов излагаются от:

1-го лица единственного числа: приказываю... подготовить и представить на рассмотрение; прошу рассмотреть вопрос об установлении льготных тарифов...;

3-го лица единственного числа: ...администрация города Кирова постановляет...;... коллегия решила...;

1-го лица множественного числа: просим представить данные о...; представляем на рассмотрение и утверждение...; в протоколах: слушали...; выступили...; решили (постановили).

В совместных документах текст излагают от первого лица множественного числа: приказываем..., решили...

В текстах нормативных правовых актов используются глаголы в форме настоящего времени, придающие тексту предписывающий характер, например:

"Виза включает в себя наименование должности руководителя управления или его заместителя и личную подпись визирующего, расшифровку подписи и дату";

"Нормативные предписания оформляются в виде пунктов, которые нумеруются арабскими цифрами с точкой и заголовков не имеют".

В тексте документа, подготовленного на основании законодательных, иных нормативных правовых актов, изданных органами власти и управления, документов, ранее изданных органом власти - автором документа, указывается вид документа, наименование организации, издавшей документ (должность лица- автора документа), дата принятия или утверждения документа, его регистрационный номер, а также наименование документа, заключенное в кавычки, например:

"В соответствии с постановлением Правительства Российской Федерации от 13.08.1997 N 1009 "Об утверждении Правил подготовки нормативных правовых актов федеральных органов исполнительной власти и их государственной регистрации";

"В соответствии с Положением о постоянно действующей экспертной комиссии учреждения, организации, предприятия, утвержденным приказом Росархива от 19.01.1995 N 2,...".

В тексте документа следует использовать только общепринятые сокращения (км, тыс.рублей, млн.рублей, млн.тонн, куб.метров, кв. метров, га и т.п.; в приложениях к документу допускается - тыс. руб., млн. руб., млн.т, куб. м, кв. м), аббревиатуры (лишь после полного написания того или иного наименования), правильно использовать прописные буквы.

Если требуется многократно упомянуть в тексте тот или иной объект, а также когда в документе неоднократно употребляется одно и то же понятие, то при первом упоминании о таком объекте (понятии) приводится его полное наименование и далее в скобках - сокращенное по форме: (далее -...), а в последующем тексте употребляется только его сокращенное наименование. В тексте документа инициалы (имя, отчество) указываются после фамилии.

Текст документа печатается шрифтом Times New Roman размером N 12 - 14 с межстрочным интервалом 14 - 18 пт.

Текст печатается от левой границы текстового поля и выравнивается по левой и правой границам текстового поля. Первая строка абзаца начинается на расстоянии 1,25 см от левой границы текстового поля.

Не допускается печатание текста документа с использованием оборотной стороны листа.

Страницы текста нумеруются арабскими цифрами посередине верхнего поля. Первая страница документа не нумеруется.

3.2.20. Отметка о наличии приложений

Отметка о приложении используется при оформлении сопроводительных писем и приложений к правовым актам, планам, программам, отчетам, договорам, положениям, правилам, инструкциям и другим документам.

В сопроводительных письмах отметка о приложении оформляется под текстом письма от границы левого поля. Если приложение названо в тексте письма, в отметке о приложении указывается количество листов и количество экземпляров приложения, например:

Приложение: на 3 л. в 2 экз.

Если письмо имеет приложение, не названное в тексте, то указывают его наименование,, количество листов и число экземпляров. При наличии нескольких приложений их нумеруют арабскими цифрами, например:

Приложение: 1. Штатное расписание на 4 л. в 1 экз.

2. Смета расходов на 1 л. в 1 экз.

Если приложения сброшюрованы, то количество листов не указывают.

Если к документу прилагается другой документ, также имеющий приложение, отметку о наличии приложения оформляют следующим образом:

Приложение: письмо архива Кировской области от 05.07.2004 N 01-6/71 и приложение к нему, всего на 5 л.

Если приложение направляют не во все указанные в письме адреса, то отметку о его наличии оформляют следующим образом:

Приложение: на 2 л. в 1 экз. только в первый адрес.

Приложения к правовым актам оформляют в соответствии с требованиями, изложенными в пункте 4.4.11 раздела 4 приложения N 17 "Правила подготовки, оформления, согласования постановлений и распоряжений администрации".

3.2.21. Подпись должностного лица

В состав подписи должностного лица входят: наименование должности лица, подписавшего документ, личная подпись и ее расшифровка (инициалы и фамилия). Подпись должностного лица располагается под текстом документа или под отметкой о наличии приложения через интервал 36 пт. Наименование должности печатается от левой границы текстового поля. Наименование должности, состоящее из нескольких строк, печатается через 1 межстрочный интервал. Размер самой длинной строки наименования должности не должен превышать 8 см. Расшифровка подписи должностного лица располагается на уровне последней строки наименования должности. Последняя буква в расшифровке подписи должностного лица ограничивается правым полем.

Например:

Глава администрации
города Кирова	Личная подпись,	инициалы, фамилия

При подписании документа несколькими должностными лицами их подписи располагают одну под другой в последовательности, соответствующей занимаемой должности.

При подписании документа несколькими лицами, равными по должности, но представляющими разные органы, подписи располагают на одном уровне в той последовательности, в которой располагаются авторы документа в реквизите "Наименование организации", например:

Глава администрации	Председатель Кировской
города Кирова	городской Думы

Не допускается подписывать документы с предлогом "За" или проставлением косой черты перед наименованием должности. Если должностное лицо, подпись которого оформлена на проекте документа, отсутствует, документ подписывает лицо, исполняющее его обязанности, или его заместитель, при этом указывается фактическая должность лица, подписавшего документ, и его фамилия. Исправления в подготовленный документ могут быть внесены от руки лицом, подписывающим документ. Подписывать документы необходимо цветом чернил, отличным от того, каким был напечатан текст.

Документы коллегиального органа подписываются

председательствующим на заседании и секретарем (протокол совещания, конференции или собрания).

В документах, составленных комиссией, в реквизите "Подпись должностного лица" указывают не должности лиц, подписывающих документ, а их обязанности в составе комиссии в соответствии с распределением, например:

Председатель комиссии	Личная подпись, инициалы, фамилия
Секретарь комиссии	Личная подпись, инициалы, фамилия
Члены комиссии:	Личная подпись, инициалы, фамилия
	Личная подпись, инициалы, фамилия
	Личная подпись, инициалы, фамилия

3.2.22. Гриф согласования

Согласование проекта документа с органами власти и организациями, интересы которых в нем затрагиваются, оформляются грифом согласования. Проект документа может быть согласован непосредственно должностным лицом, протоколом коллегиального органа или служебным письмом.

Например:

СОГЛАСОВАНО
Начальник финансового управления
Кировской области	Личная подпись	инициалы, фамилия
	Дата

СОГЛАСОВАНО

Письмо Российского института

управленческих кадров

от ____________ N ___________

СОГЛАСОВАНО

Протокол экспертно-проверочной

комиссии управления по делам

архивов Кировской области

от ____________ N ___________

Слово СОГЛАСОВАНО печатается от левой границы текстового поля через 24 пт ниже подписи должностного лица или указания, кем подготовлен документ, на лицевой стороне последнего листа подлинника документа (при отсутствии свободного места - на оборотной стороне последнего листа). Наименование должности лица помещается через 24 пт от слова СОГЛАСОВАНО. Наименование должности, состоящее из нескольких строк, печатается через 1 межстрочный интервал от левой границы текстового поля. Размер самой длинной строки наименования должности не должен превышать 8 см. Расшифровка подписи располагается на уровне последней строки наименования должности. Последняя буква в расшифровке подписи ограничивается правым полем.

Гриф согласования может располагаться на отдельном листе согласования с указанием, к какому документу он относится. На основном документе в месте, предусмотренном для расположения грифов согласования, делается отметка "Лист согласования прилагается".

При согласовании программы, плана мероприятий гриф согласования документа может располагаться в правом верхнем углу текстового поля первого листа документа (при отсутствии грифа утверждения), самая длинная строка этого реквизита не должна превышать 8 см. Например,

	СОГЛАСОВАНО
	Заместитель главы администрации
	города Кирова
	Личная подпись, инициалы, фамилия
	Дата

3.2.23. Виза

Согласование проекта документа с должностными лицами и специалистами, администрации оформляется визой.

Виза включает в себя наименование должности лица, визирующего документ, личную подпись, расшифровку подписи (инициалы, фамилия) и дату.

Согласование проектов распоряжений и постановлений администрации производится в соответствии с разделом 6 приложения N 17 "Правила подготовки, оформления, согласования постановлений и распоряжений администрации".

Согласование проектов договоров (соглашений, контрактов) производится в соответствии с Положением о порядке подготовки, заключения и регистрации договоров (соглашений, контрактов) в администрации города Кирова, утвержденным распоряжением администрации.

Ответственность за сбор необходимых виз при согласовании проекта документа возлагается на руководителя подразделения, подготовившего проект документа.

При наличии замечаний, особых мнений, дополнений к проекту документа виза дополняется соответствующим указанием, например: "С замечаниями", "С заключением".

Замечания, мнения о проекте документа оформляются, как правило, на отдельном листе и передаются исполнителю.

Отказ в согласовании или возражения по конкретным пунктам проекта документа не препятствуют дальнейшему продвижению проекта, кроме случаев, когда эти возражения сделаны правовым департаментом администрации по мотивам несоответствия этих пунктов действующему законодательству.

Лица, ответственные за подготовку проекта документа, обязаны рассмотреть все поступившие замечания и предложения и с их учетом доработать проект.

Если в процессе визирования (согласования) или в ходе доработки проекта документа выявлена необходимость внесения изменений принципиального характера в его первоначальную редакцию, он подлежит повторному согласованию.

3.2.24. Оттиск печати

Печать является способом подтверждения подлинности подписи должностного лица на документе. Печать ставится на документах в случаях, предусмотренных законодательными или иными нормативными правовыми актами. Печать ставится на свободном от текста месте, не захватывая личной подписи должностного лица. Оттиск печати должен захватывать часть наименования должности лица, подписавшего документ.

В документах, подготовленных на основе унифицированных форм, печать ставится в месте, обозначенном отметкой "МП" или иным образом.

Оттиск печати должен быть хорошо читаемым.

В делопроизводстве администрации применяются следующие печати:

гербовая печать администрации; хранится у первого заместителя главы администрации;

круглая печать администрации "Для документов", которой заверяются подписи заместителей главы администрации и должностного лица, уполномоченного на удостоверение соответствия копий документов их подлинникам; хранится в управлении делопроизводства и архива;

круглые печати "Для распоряжений", "Для постановлений", которыми заверяются копии не сданных в архив распоряжений и постановлений администрации; хранятся в управлении делопроизводства и архива;

круглая печать "Управление делопроизводства и архива", которой заверяются архивные копии и выписки из архивных документов; хранится в управлении делопроизводства и архива;

круглые печати с наименованием подразделений; хранятся у руководителей подразделений.

Примерный перечень документов, на которых ставится гербовая печать:

акты (выполненных работ, списания, экспертизы и т.д.);

архивные справки;

доверенности (о предоставлении права на совершение каких-либо действий; ведение дел в судах и т.д.);

договоры (о сотрудничестве, о материальной ответственности и т.д.);

командировочные удостоверения;

копии трудовых книжек;

образцы оттисков печатей и подписей работников, имеющих право совершения финансово-хозяйственных операций;

представления и ходатайства (о награждении орденами и медалями, премиями Российской Федерации, присвоении почетных званий и т.д.);

письма гарантийные;

поручения (бюджетные, банковские, платежные и т.д.);

протоколы (намерений);

сметы расходов (на содержание аппарата управления; на калькуляцию к договору; на капитальное строительство и т.д.);

соглашения;

трудовые договоры (контракты);

справки;

удостоверения;

характеристики для представления в вышестоящие органы и учебные заведения;

штатные расписания и изменения к ним.

3.2.25. Отметка о заверении копии

Для свидетельствования верности копии (выписки из документа) подлиннику документа на последнем листе копии (выписки из документа), на свободном месте под текстом оформляется реквизит "Отметка о заверении копии", включающий: указание о месте нахождения подлинника документа, слово "Верно", наименование должности лица, заверившего копию, личную подпись, расшифровку подписи, дату заверения, печать (при представлении копии или выписки из документа в другую организацию), например: Подлинник документа находится в деле (наименование органа власти)

N ___________ за ___________ г.
Верно
Ведущий специалист	Подпись	И.О. Фамилия
Дата	Печать

Листы многостраничных копий (выписок из документа) нумеруются, отметка о заверении копии дополняется указанием количества листов копии

(выписки из документа): "Всего в копии л.". Допускается заверять отметкой

"Верно" каждый лист многостраничной копии документа.

3.2.26. Отметка об исполнителе

Отметка об исполнителе включает фамилию, имя и отчество составителя документа, номер его служебного телефона и печатается в нижнем углу лицевой или оборотной стороны последнего листа документа от левой границы текстового поля шрифтом N 12, например: Петров Иван Васильевич 38-13-45

3.2.27. Отметка об исполнении документа

Отметка об исполнении документа и направлении его в дело состоит из слов "В дело", указания индекса дела, в которое помещается документ, подписи исполнителя или руководителя подразделения, в котором исполнен документ, и даты.

Отметка об исполнении может дополняться информацией об особенностях исполнения документа, например:

Отправлен факс

от _____________ N _______________

(дата)

В дело N 02 - 03

Личная подпись

Дата

Отметка об исполнении документа размещается в левом нижнем углу на лицевой стороне первого листа текстового поля документа на свободном от текста месте, кроме левого поля. При необходимости отметка об исполнении может быть сделана на оборотной стороне первого листа документа.

3.2.28. Отметка о поступлении документа

Отметка о поступлении документа в администрацию содержит регистрационный номер и дату регистрации документа и проставляется в виде штампа или от руки в правом нижнем углу на лицевой стороне первого листа текстового поля документа на свободном от текста месте.

На первых листах приложений к входящему документу ставится штамп или делается отметка "К вх. N...".

На сброшюрованных материалах входящие номера проставляются на титульном листе.

3.2.29. Отметка о конфиденциальности

Отметка о конфиденциальности проставляется на документах, содержащих информацию, относимую к служебной тайне или к иному виду конфиденциальной информации*.

Отметка о конфиденциальности на документах, содержащих информацию, относимую к служебной тайне, имеет вид "Для служебного пользования".

Отметка "Для служебного пользования" с указанием номера экземпляра проставляется без кавычек в верхнем правом углу первого листа документа (для постановлений, распоряжений, приказов - ниже наименования вида документа), на обложке и титульном листе издания, а также на первой странице сопроводительного письма к документам, содержащим сведения конфиденциального характера.

3.3. Подготовка и оформление постановлений и распоряжений

Правила подготовки и оформления постановлений и распоряжений администрации представлены в приложении N 17.

3.4. Подготовка и оформление отдельных видов документов

3.4.1. Состав документов

В деятельности администрации создается комплекс организационно-распорядительных документов: приказы, положения, правила, инструкции, регламенты, протоколы заседаний (совещательных, координационных, экспертных и других органов), акты, аналитические справки, докладные и служебные записки, договоры (контракты, соглашения), деловая (служебная) переписка и др.

Коллегиально обсуждаемые вопросы и принимаемые по ним решения фиксируются в протоколах коллегии администрации, координационных и совещательных органов, иных заседаний и совещаний.

Взаимные обязательства администрации с ее контрагентами и их регулирование оформляются в виде договоров, соглашений, контрактов, протоколов и других документов.

В зависимости от конкретных задач управления в деятельности администрации создаются другие виды документов: планы, прогнозы, программы, отчеты и др.

В установленных законодательством случаях в администрации могут издаваться акты совместно с другими организациями по вопросам, представляющим взаимный интерес и входящим в компетенцию обеих сторон. Такие акты оформляются как единый документ (приказ, протокол, положение и др.).

3.4.2. Приказы

3.4.2.1. Приказы издаются первым заместителем главы администрации, руководителями подразделений администрации.

В зависимости от содержания приказы делятся на три вида: приказы по основной деятельности, приказы по личному составу и приказы по административно-хозяйственным вопросам.

Первым заместителем главы администрации издаются приказы по вопросам, входящим в его компетенцию, и по личному составу.

Проекты приказов по личному составу готовит отдел муниципальной службы и кадров. Руководителями подразделений издаются приказы по основной деятельности и приказы по административно-хозяйственным вопросам в целях разрешения задач, стоящих перед подразделением.

3.4.2.2. Ответственность за подготовку проекта приказа, согласование несет руководитель подразделения, который готовит проект.

Проекты приказов согласовываются (в форме визирования первого экземпляра подлинника документа) с заинтересованными лицами, с руководителями подразделений, которым в проекте приказа даются поручения, с заместителем начальника правового департамента администрации (кроме приказов руководителей подразделений).

Возражения или замечания по проекту приказа излагаются на отдельном листе и прилагаются к проекту.

3.4.2.3. Приказ имеет следующие реквизиты:

герб города Кирова;

должность лица - автора документа;

вид документа;

место составления (издания) документа;

дата документа;

регистрационный номер документа;

наименование либо аннотация документа;

текст документа;

подпись должностного лица;

гриф согласования;

отметка об исполнителе.

При подготовке и оформлении приказов могут быть использованы также реквизиты "Кем подготовлен документ", "Указание о рассылке документа".

3.4.2.4. Текст приказа состоит, как правило, из констатирующей и распорядительной частей.

Констатирующую часть приказа следует начинать устойчивыми стандартными выражениями: "В соответствии...", "В целях...", "Во исполнение..." и т.д. Если основанием к изданию приказа является нормативный правовой акт или поручение вышестоящего органа (должностного лица), то в констатирующей части указывается наименование вида документа, наименование организации (должностного лица) - автора документа, его дата, номер и наименование либо аннотация документа. Если содержание документа не нуждается в пояснении, то его текст содержит только распорядительную часть. Текст приказов в таких случаях начинается со слова ПРИКАЗЫВАЮ, которое печатается прописными буквами с двоеточием в конце.

3.4.2.5. При наличии двух частей приказа распорядительная часть отделяется от констатирующей словом ПРИКАЗЫВАЮ.

Если предшествующий слову ПРИКАЗЫВАЮ текст состоит из незаконченного предложения, то это слово завершает данное предложение и печатается без разрыва его знаком переноса. При отсутствии констатирующей части или если слову ПРИКАЗЫВАЮ предшествует текст, состоящий из законченного предложения с точкой в конце, то оно печатается с новой строки от левой границы текстового поля документа.

3.4.2.6. Распорядительная часть текста имеет повелительную форму изложения. В ней излагаются предписываемые действия, указываются должностные лица, ответственные за их выполнение, и устанавливаются сроки исполнения.

Если исполнение приказа предполагает выполнение различных по характеру действий, распорядительная часть делится на пункты. Пункты могут подразделяться на подпункты. Действия однородного характера могут быть перечислены в одном пункте.

Если исполнение поручения возлагается на подразделение, то его наименование указывается в дательном падеже, а фамилия руководителя с инициалами печатается в скобках в именительном падеже.

3.4.2.7. Если приказ отменяет, признает утратившими силу или изменяет ранее изданные приказы или их отдельные пункты, это оговаривается в тексте издаваемого приказа.

3.4.2.8. В последнем пункте распорядительной части при необходимости указывается должностное лицо или подразделение, на которое возлагается контроль за выполнением приказа.

3.4.2.9. Приложения к приказу печатаются на отдельных листах, должны иметь самостоятельную нумерацию и необходимые реквизиты (гриф утверждения, заголовок и т.д.). Ссылки на приложения указываются в тексте приказа.

3.4.2.10. Подписанные приказы должны быть зарегистрированы. Регистрация приказов ведется отдельно по основной деятельности,

по административно-хозяйственным вопросам и по личному составу (в управлении делопроизводства и архива регистрируются приказы первого заместителя главы администрации по основной деятельности, в подразделениях - приказы руководителей подразделений по основной деятельности и по административно-хозяйственным вопросам, в отделе муниципальной службы и кадров - приказы первого заместителя главы администрации по личному составу).

Приказы по личному составу о приеме, переводе нумеруются отдельно от приказов, связанных с предоставлением отпусков, выплате материальной помощи. В первом случае к номеру приказа по личному составу добавляется буква "к".

Оформленные в установленном порядке копии приказов направляются адресатам согласно указанию о рассылке.

3.4.3. Инструкции, положения, правила

3.4.3.1. Инструкция - документ, содержащий свод правил, устанавливающих порядок и способ осуществления, выполнения чего-нибудь (например, инструкция по делопроизводству, должностная инструкция).

Положение - документ, определяющий общие правила организации и выполнения работ по конкретному направлению сферы деятельности (например, положение о порядке ведения реестра муниципальных услуг, положение о проведении конкурса).

Правила - документ, в котором устанавливаются нормы и требования, обязательные для выполнения (например, правила внутреннего распорядка, правила внешнего благоустройства).

3.4.3.2. Положения, правила и инструкции применяются как самостоятельные правовые акты, которые визируются разработчиком и утверждаются главой администрации, его заместителями, руководителями подразделений или специально изданным правовым актом. Например:

	УТВЕРЖДАЮ
	Глава администрации
	города Кирова
	____________ И.О. Фамилия
	____________
	(дата)
или:
	УТВЕРЖДЕНО
	распоряжением
	администрации города Кирова
	____________ И.О. Фамилия
	от _____________ N _____________

3.4.3.3. Подготовка проектов положений, правил и инструкций соответствует общему порядку подготовки проектов правовых актов, изложенному в разделе 2 приложения N 17 к настоящей Инструкции.

3.4.3.4. Текст положений (правил, инструкций) излагается от третьего лица единственного или множественного числа. В тексте используются слова "должен", "следует", "необходимо", "запрещается", "не допускается".

3.4.4. Протокол

3.4.4.1. Протокол - документ, фиксирующий ход обсуждения вопросов и принятия решений (постановлений) на заседаниях коллегиальных органов, собраниях, совещаниях, конференциях.

3.4.4.2. Протокол составляется на основании записей, произведенных во время заседания (совещания), представленных тезисов докладов и выступлений, справок, проектов решений и других материалов.

В администрации протоколы могут издаваться в полной или краткой форме, при которой опускается ход обсуждения вопроса и фиксируется только принятое по нему решение.

3.4.4.3. Текст полного протокола, как правило, состоит из двух частей: вводной и основной. Во вводной части указываются инициалы, фамилии председателя (председательствующего), секретаря, присутствовавших на заседании и, при необходимости, лиц, приглашенных на заседание (совещание). Если количество присутствующих превышает 15 человек, во вводной части протокола делается ссылка на список, являющийся неотъемлемой частью протокола, например:

Присутствовали: 25 человек (список прилагается).

Если в заседании (совещании) принимают участие представители разных органов власти и организаций, указывается место работы и должность каждого лица. Многострочные наименования должностей присутствующих печатаются через один межстрочный интервал.

Вводная часть протокола заканчивается повесткой дня, содержащей перечень рассматриваемых вопросов, перечисленных в порядке их значимости, с указанием докладчика по каждому рассматриваемому вопросу. Вопросы повестки дня формулируются с предлогом "О" ("Об"), печатаются от границы левого поля и нумеруются арабскими цифрами.

Вводная часть протокола отделяется от основной части сплошной чертой.

Основная часть протокола состоит из разделов, соответствующих пунктам повестки дня. Разделы нумеруются арабскими цифрами. Текст каждого раздела строится по схеме: СЛУШАЛИ (с указанием докладчика); ВЫСТУПИЛИ (с указанием фамилий и инициалов выступивших); РЕШИЛИ. Слова СЛУШАЛИ, ВЫСТУПИЛИ, РЕШИЛИ печатаются прописными буквами от левой границы текстового поля документа с двоеточием в конце.

Основное содержание докладов и выступлений включается в текст протокола или прилагается к нему в виде отдельных материалов; в последнем случае в тексте протокола делается отметка "Текст выступления прилагается". Решение (постановление) в текст протокола вносится полностью в той формулировке, которая была принята на заседании; при необходимости приводятся итоги голосования: "За - ..., против - ..., воздержалось -...".

Содержание особого мнения, высказанного во время обсуждения, записывается в тексте протокола после соответствующего решения (постановления).

3.4.4.4. Текст краткого протокола также состоит из двух частей. Во вводной части указываются инициалы и фамилии председательствующего (председателя), секретаря, а также инициалы и фамилии присутствовавших лиц.

Слово "Присутствовали" печатается от границы левого поля, после слова ставится двоеточие. Ниже печатаются наименования должностей присутствующих, а справа от наименования должностей - их инициалы и фамилии. Наименования должностей могут указываться обобщенно, например:

Присутствовали:
Первый заместитель главы
администрации города Кирова	И.О. Фамилия
Заместители главы администрации
города Кирова	И.О. Фамилия
	И.О. Фамилия

Список отделяется от основной части протокола сплошной чертой.

В основной части протокола указывается номер вопроса в соответствии с повесткой дня, содержание вопроса и принятые решения.

Наименование вопроса нумеруется арабской цифрой и начинается с предлога "О" ("Об"), печатается размером шрифта N 14. Ниже указываются фамилии должностных лиц, выступивших при обсуждении данного вопроса. Затем указывается принятое по вопросу решение.

Протокол подписывается председательствующим на заседании и секретарем. Датой протокола является дата заседания (совещания).

3.4.4.5. Протоколам присваиваются порядковые номера в пределах календарного года отдельно по каждой группе протоколов: протоколы заседаний коллегии, протоколы координационных, экспертных советов и других органов. Протоколы совместных заседаний имеют составные номера, включающие порядковые номера протоколов организаций, принимавших участие в заседании.

Номера решений (постановлений), принятых на заседаниях (совещаниях), состоят из номера протокола, номера рассматриваемого вопроса в повестке дня и порядкового номера решения (постановления) в пределах вопроса.

Копии протоколов при необходимости рассылаются заинтересованным организациям и должностным лицам в соответствии с указателем рассылки; указатель составляет и подписывает ответственный исполнитель подразделения, готовившего рассмотрение вопроса.

Принятые решения доводятся до исполнителей в виде выписок из протоколов, которые оформляются на соответствующем бланке.

3.4.4.6. Протоколы печатаются на бланке протокола, общем бланке или стандартном листе бумаги формата А4 и имеют следующие реквизиты:

герб города Кирова;

наименование организации - печатается прописными буквами, полужирным шрифтом размером N 14 и выравнивается по центру;

вид документа - ПРОТОКОЛ (если протокол оформляется на общем бланке или стандартном листе бумаги, слово ПРОТОКОЛ печатается прописными буквами, полужирным шрифтом размером N 16 и выравнивается по центру);

вид заседания, совещания - отделяется от предыдущего реквизита 12 пт, печатается полужирным шрифтом через один межстрочный интервал и выравнивается по центру;

дата и номер протокола - дата оформляется цифровым или словесно- цифровым способом и печатается через 18 пт ниже предыдущего реквизита; номер протокола обозначается арабскими цифрами, может включать буквенные индексы;

место проведения заседания, совещания - указывается (при необходимости), в каком месте проводится совещание; помещается ниже реквизита "Дата и номер протокола" через 12 пт посередине расположения этого реквизита и печатается шрифтом N 12.

Основная часть протокола печатается шрифтом размером N 12 - 14 с межстрочным интервалом 14 - 18 пт.

Подпись отделяется от текста интервалом 36 пт и включает наименование должности лица, председательствовавшего на заседании (совещании), его личную подпись, расшифровку подписи (инициалы и фамилия).

3.4.5. Акт

3.4.5.1. Акт-документ, составляемый несколькими лицами и подтверждающий установленные ими факты или события.

3.4.5.2. Акт должен иметь следующие реквизиты с угловым их расположением: наименование организации; вид документа (акт); дата и регистрационный номер; место составления; гриф утверждения (при необходимости); наименование либо аннотация документа; текст; подписи лиц, составивших акт; подписи лиц, присутствовавших при составлении акта и ознакомившихся с ним.

3.4.5.3. Во вводной части акта дается ссылка на распорядительный документ, на основании которого актируется факт или событие. Если акт составлен комиссией, то первым указывается председатель комиссии, затем члены комиссии (в алфавитном порядке) с обозначением их фамилий, инициалов и, при необходимости, должностей. Если при составлении акта присутствовали иные лица, то указывается наименование их должностей с обозначением организации, фамилий и инициалов.

В основной части акта излагается сущность и характер проведенной работы, фиксируются установленные факты, делаются выводы, даются предложения. В конце текста указывается количество экземпляров акта и место их нахождения (печатается от левой границы текстового поля без абзацного отступа с дополнительным интервалом 12 пт от остальной части текста). Количество экземпляров акта определяется числом заинтересованных сторон или нормативными документами, регламентирующими составление акта.

3.4.5.4. Акт подписывают все лица, участвовавшие в его составлении. Акт визируется лицами, присутствовавшими при его составлении и ознакомившимися с ним. При наличии замечаний или возражений об этом делается соответствующая оговорка лицом, подписывающим или визирующим акт, а сами замечания и возражения с подписью данного лица излагаются на отдельном листе, прикладываемом к акту.

Дата акта должна соответствовать дню актируемого факта или события.

При необходимости акт утверждается соответствующим руководителем с указанием его должности, инициалов и фамилии, даты.

3.4.6. Служебная переписка

3.4.6.1. По содержанию и назначению письма как вид документа могут быть инструктивные, сопроводительные, информационные, гарантийные, письма-ответы, письма-приглашения, письма-напоминания, письма-извещения.

3.4.6.2. Служебные письма имеют следующие реквизиты:

герб города Кирова;

наименование организации;

справочные данные об организации;

адресат;

дата документа;

регистрационный номер документа;

наименование либо аннотация документа (заголовок к тексту);

ссылка на исходящий номер и дату документа адресанта;

текст документа;

отметка о наличии приложений;

подпись должностного лица;

виза;

отметка об исполнителе.

3.4.6.3. Служебные письма печатаются на бланках установленной формы (п. 3.1.3). Служебные письма, подписываемые руководителями двух и более организаций, оформляются на стандартном листе бумаги формата А4, при этом наименования организаций - авторов документа указываются в реквизите "Подпись должностного лица".

3.4.6.4. Письмо целесообразно готовить по одному вопросу. Если необходимо обратиться в организацию одновременно по нескольким разнородным вопросам, рекомендуется составлять отдельные письма по каждому из них.

Письмо может касаться нескольких вопросов, если они взаимосвязаны и будут рассматриваться в одном структурном подразделении организации - адресата.

Письмо-отказ целесообразно начинать с обоснования отказа: "В связи с...", так как отрицательный ответ должен быть обоснован, нельзя просто отказать в просьбе без объяснения. Адресату должна быть сообщена информация о том, кто и на каких условиях может дать положительный ответ на данную просьбу или запрос.

3.4.6.5. В деловой переписке принята форма изложения текста от 1-го лица множественного числа ("Просим предоставить информацию...", "Направляем на заключение проект..." и др.), от 3-го лица единственного числа ("Администрация не считает возможным...", "Администрация предлагает рассмотреть возможность..."). Если письмо оформлено на бланке должностного лица, то его текст излагается от 1-го лица единственного числа (прошу, предлагаю, направляю и т.д.).

3.4.6.6. Служебные письма проходят процедуру визирования заинтересованными должностными лицами администрации; проекты документов визируются исполнителем (руководителем подразделения или его заместителем), при необходимости работниками других подразделений.

Служебные письма, оформленные на бланке письма администрации, подписываются главой администрации или его заместителями, оформленные на бланке письма подразделения - руководителем подразделения.

Остающийся в деле экземпляр исходящего письма должен быть подписан, содержать дату, исходящий номер, визу должностного лица, составившего письмо, и визы лиц, с которым оно согласовано.

3.4.6.7. Служебные письма, направляемые в адрес Президента Российской Федерации, Государственной Думы, Совета Федерации, Правительства Российской Федерации, подписываются главой администрации; в адрес Губернатора Кировской области, Правительства Кировской области, Законодательного Собрания Кировской области, прокуратуры, как правило, - главой администрации либо его заместителями; в адрес предприятий, учреждений, организаций служебные письма могут быть подписаны руководителями подразделений.

3.4.7. Докладные и служебные записки

3.4.7.1. Докладная записка - документ, адресованный главе администрации или его заместителям либо руководителю подразделения, содержащий обстоятельное изложение какого-либо вопроса с выводами и предложениями составителя.

Докладная записка подписывается составителем, если она представляется руководителю подразделения, и руководителем подразделения, если она представляется главе администрации либо его заместителям.

3.4.7.2. Служебная записка - документ, направляемый руководителем (работником) подразделения на имя руководителя другого подразделения.

Служебная записка подписывается составителем или руководителем подразделения.

3.4.8. Договоры (соглашения, контракты)

Порядок подготовки, заключения и регистрации договоров (соглашений, контрактов) в администрации определен Положением о порядке подготовки, заключения и регистрации договоров (соглашений, контрактов) в администрации города Кирова, утвержденным распоряжением администрации.

4. Организация документооборота

4.1. Принципы организации документооборота

4.1.1. Организация документооборота в администрации основывается на следующих принципах:

централизация операций по приему и отправке документов;

распределение документов на документопотоки, имеющие одинаковый маршрут (маршрутизация документов);

организация предварительного рассмотрения поступающих документов;

исключение возвратных движений документа, не обусловленных деловой необходимостью;

однократность регистрации документов;

устранение необоснованных согласований проектов документов;

регламентация операций по обработке, рассмотрению и согласованию документов.

4.1.2. В документообороте администрации в соответствии с особенностями технологической обработки выделяются документопотоки: поступающая документация (входящая); отправляемая документация (исходящая); внутренняя документация.

4.1.3. В составе входящей и исходящей документации выделяются обращения граждан. Работа с обращениями граждан ведется в администрации в соответствии с Федеральным законом от 02.05.2006 N 59-ФЗ "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации".

4.1.4. В администрации доставка и отправка документов осуществляются средствами почтовой связи, фельдъегерской связи и электросвязи.

4.2. Прием и первичная обработка поступающих документов

4.2.1. Поступающие в адрес администрации и отдельных должностных лиц служебные документы и другая корреспонденция принимаются в управлении делопроизводства и архива и территориальных управлениях администрации по районам.

Конверты и бандероли с пометкой "Лично" передаются адресату без вскрытия, не регистрируются и не подлежат учету.

Документы, поступившие в управление делопроизводства и архива и адресованные подразделениям, передаются в соответствующие подразделения, где осуществляется их регистрация.

4.2.2. При приеме и первичной обработке поступивших документов производится проверка правильности доставки документов и наличия документов и приложений к ним.

Если при вскрытии конвертов обнаружено отсутствие документа или отдельных его листов, приложений, повреждение документа, несоответствие номера на конверте номеру вложенного документа, то составляется акт в трех экземплярах, один экземпляр которого направляется отправителю, другой остается в управлении делопроизводства и архива (территориальном управлении), третий приобщается к поступившему документу. Ошибочно доставленная корреспонденция возвращается на почтамт.

Конверты от документов уничтожаются, за исключением случаев, когда только по ним можно установить адрес отправителя, дату отправки и получения документа.

4.2.3. При первичной обработке документов производится сортировка документов на подлежащие и не подлежащие регистрации.

К документам, не подлежащим регистрации, относятся документы, не требующие исполнения и не содержащие информации, используемой в справочных целях, например: пригласительные, поздравительные письма, телеграммы, билеты, планы, программы семинаров, конференций, симпозиумов и других подобных мероприятий, документы по бухгалтерскому учету, материально-техническому обеспечению, плановые, финансовые документы, поступающие без сопроводительного письма, рекламные документы, коммерческие предложения, печатные издания, унифицированные формы и бланки документов и др.

4.2.4. Документы, поступившие в администрацию в рабочее время, проходят первичную обработку и передаются на регистрацию в день поступления, при поступлении в нерабочее время - на следующий рабочий день.

4.2.5. Документы, поступившие с отметками "Срочно", "Оперативно" и др., передаются на регистрацию незамедлительно.

4.3. Предварительное рассмотрение документов

4.3.1. Предварительное рассмотрение документов (кроме документов, адресованных заместителям главы администрации - начальникам территориальных управлений) в целях выделения из всего массива поступившей корреспонденции документов, требующих обязательного рассмотрения главой администрации или его заместителями, осуществляет управление делопроизводства и архива.

Основанием для принятия решения в ходе предварительного рассмотрения является содержание документа, а не адресование документа соответствующему должностному лицу.

4.3.2. Результатом предварительного рассмотрения является направление документа главе администрации или его заместителям в соответствии с распределением обязанностей между главой администрации и его заместителями для вынесения указания по исполнению документа (резолюции).

4.4. Регистрация поступающих документов

4.4.1. Регистрации подлежат все документы независимо от способа их доставки, требующие учета, исполнения и использования в справочных целях.

Каждый документ должен регистрироваться в администрации только один раз. При передаче зарегистрированного документа из одного подразделения в другое он повторно не регистрируется.

Документы регистрируются в пределах календарного года.

4.4.2. В управлении делопроизводства и архива в системе электронного документооборота регистрируются все входящие несекретные документы, служебные письма организаций и учреждений на имя главы администрации, его заместителей (кроме документов, адресованных заместителям главы администрации - начальникам территориальных управлений).

Поступившие в подразделение документы регистрируются лицом, ответственным за ведение делопроизводства в подразделении.

Сектор специальных программ регистрирует все входящие и исходящие секретные документы.

4.4.3. Регистрация поступивших документов осуществляется в день поступления (если документы поступили до 15.00) или на следующий рабочий день (если документы поступили после 15.00). Соответственно, датой их поступления в администрацию считается следующий рабочий день. Документы с отметками "Срочно", "Оперативно" регистрируются незамедлительно.

4.4.4. В целях введения единой индексации при регистрации документов каждому подразделению присваивается индекс (цифровое обозначение) в соответствии с утвержденной номенклатурой дел, позволяющий определить исполнителя и место хранения документа.

4.4.5. При регистрации документа в систему электронного документооборота вводятся основные сведения о документе.

В заводимую в системе электронного документооборота регистрационно-контрольную карточку (далее - РКК) документа вносится следующий обязательный минимум реквизитов: автор (корреспондент); вид документа; дата документа; регистрационный номер документа; наименование либо аннотация документа; указания по исполнению документа (исполнитель, содержание поручения); срок исполнения; отметка об исполнении (краткая запись решения вопроса по существу, дата фактического исполнения и номер документа-ответа); номер дела.

4.4.6. Документы, поступившие в администрацию на бумажном носителе, включаются в систему электронного документооборота после сканирования и создания электронных образов документов. Включение электронного образа документа в систему электронного документооборота возможно после его сравнения с подлинником документа.

4.4.7. На поступающих документах на бумажном носителе, подлежащих регистрации, в нижнем правом углу первого листа документа проставляются отметки о поступлении с указанием даты регистрации и входящего регистрационного номера документа.

4.5. Порядок рассмотрения документов руководством администрации и доведения документов до исполнителей

4.5.1. Документы передаются на рассмотрение главе администрации или его заместителям только после регистрации.

4.5.2. После рассмотрения руководством документы возвращаются в управление делопроизводства и архива для перенесения указаний по исполнению документа в РКК.

4.5.3. В соответствии с указаниями по исполнению подлинник документа направляется руководителю подразделения - ответственному исполнителю, соисполнителям направляются копии документов (изготовление копий документов для рассылки исполнителям является функцией управления делопроизводства и архива).

4.5.4. Работники подразделений, ответственные за делопроизводство, не менее двух раз в день (до 11.30 и до 16.30) забирают документы из управления делопроизводства и архива. Срочные документы доставляются немедленно.

4.5.5. Руководители подразделений (должностные лица) рассматривают поступившие документы и организуют их исполнение.

На документах информационного характера проставляются подписи ознакомившихся с ними лиц с указанием даты.

4.5.6. Передача документов между подразделениями администрации осуществляется через управление делопроизводства и архива.

4.6. Организация работы с отправляемыми документами

4.6.1. Порядок прохождения исходящих документов состоит из составления документа, его изготовления, согласования, подписания (принятия, утверждения), регистрации и отправки.

4.6.2. Ответственность за составление и оформление документа в соответствии с установленными в администрации правилами, а также согласование проекта документа с заинтересованными органами власти и организациями (внешнее согласование) и должностными лицами администрации (внутреннее согласование) возлагается на подразделение - исполнителя документа.

4.6.3. Проекты документов администрации готовятся на бланках установленной формы; для отправки документов, не имеющих адресной части, готовятся сопроводительные письма.

4.6.4. До представления на подпись исполнитель проверяет правильность оформления документов, правильность адресования, наличие необходимых виз, приложений, при необходимости - справок, пояснительных записок, разъясняющих содержание подготовленных документов, листа (указателя) рассылки.

4.6.5. Проекты документов визируются исполнителем (руководителем подразделения или его заместителем), при необходимости работниками других подразделений.

Исходящий документ за подписью главы администрации должен быть завизирован руководителем подразделения, подготовившего документ, заместителем главы администрации, курирующим работу данного подразделения.

4.7. Регистрация отправляемых документов

4.7.1. Документы, подписанные главой администрации (его заместителем), передаются на регистрацию в управление делопроизводства и архива.

Документы, подписанные руководителями подразделений,

регистрируются в подразделениях и могут передаваться на отправку в управление делопроизводства и архива.

4.7.2. Регистрация отправляемых документов осуществляется в день их подписания (утверждения) или на следующий рабочий день.

4.7.3. Сведения о регистрируемых документах вносятся в РКК электронной базы данных администрации.

4.7.4. Регистрационный номер документа и дата регистрации проставляются на подлиннике документа в реквизитах бланка и на экземпляре документа, остающемся в деле администрации.

4.8. Отправка документов

4.8.1. Отправку исходящих документов производит управление делопроизводства и архива (кроме документов за подписью заместителей главы администрации - начальников территориальных управлений).

4.8.2. Управление делопроизводства и архива производит сортировку документов по способу доставки корреспонденции адресату (простая, заказная, международная и др.).

4.8.3. Документы подлежат отправке в день их регистрации или на следующий рабочий день.

Документы, подписанные руководителем подразделения, регистрируются в подразделении, законвертовываются и передаются в управление делопроизводства и архива для отправки.

Документы, переданные подразделением в управление делопроизводства и архива до 14 часов, обрабатываются и отправляются в тот же день, после указанного времени - на следующий рабочий день. Срочная корреспонденция отправляется в первую очередь.

Документы в Правительство Кировской области, прокуратуру города Кирова доставляются два раза в неделю, во вторник и в пятницу. Срочная документация отправляется в день поступления.

4.8.4. Обработка документов для отправки почтовой связью осуществляется управлением делопроизводства и архива в соответствии с Правилами оказания услуг почтовой связи, утвержденными постановлением Правительства Российской Федерации от 15.04.2005 N 221.

4.9. Регистрация и прохождение внутренних документов

4.9.1. Прохождение внутренних документов на этапах их подготовки и оформления соответствует прохождению отправляемых документов, а на этапе исполнения - поступающих документов.

Регистрация внутренних документов осуществляется в день подписания или утверждения либо на следующий рабочий день.

4.9.2. Процедура прохождения проектов постановлений и распоряжений администрации города Кирова, распоряжений первого заместителя главы администрации города Кирова и распоряжений заместителя главы администрации города Кирова, основные инстанции визирования, место регистрации, порядок регистрации и место хранения подлинников, порядок рассылки копий в подразделения, заинтересованным лицам, другим организациям определены в приложении N 17.

4.9.3. Порядок подготовки, оформления и регистрации приказов в администрации приведен в пункте 3.4.2 настоящей Инструкции.

4.9.4. Организация протокольной работы коллегии администрации, различных комиссий, рабочих групп, советов, оперативных совещаний руководящего состава администрации (сроки подготовки протоколов заседаний и совещаний, место регистрации протоколов, порядок регистрации протоколов, место хранения подлинников протоколов, способ доведения принятых решений до сведения заинтересованных лиц и исполнителей) определяется в положениях об этих органах или регламентах их работы.

4.9.5. Процедура прохождения договоров (контрактов), место и способ их регистрации, место хранения подлинников договоров (контрактов) устанавливаются Положением о порядке подготовки, заключения и регистрации договоров (соглашений, контрактов) в администрации города Кирова, утвержденным распоряжением администрации.

4.9.6. Прохождение внутренних писем состоит из подготовки, согласования, подписания, регистрации в системе электронного документооборота и передачи другим подразделениям. Внутреннее письмо регистрируется и рассылается подразделением, подготовившим его.

4.10. Учет и анализ объемов документооборота

4.10.1. Учет объемов документооборота ведется в целях совершенствования организации работы с документами и расчета оптимальной численности работников, занятых в делопроизводстве.

4.10.2. Анализ объемов документооборота, структуры документопотоков и содержания документов, поступающих в администрацию и создаваемых ею, ведется в целях рационального распределения документопотоков, повышения исполнительской дисциплины, качества и эффективности принимаемых решений.

4.10.3. Данные о количестве документов обобщаются, анализируются управлением делопроизводства и архива и представляются руководству администрации в установленном порядке в виде справок (сводок, отчетов) статистического и аналитического характера.

4.10.4. Учет количества документов проводится по регистрационным данным в местах регистрации документов.

4.10.5. 3а единицу учета количества документов принимается экземпляр документа (подлинник или копия, если это единственный экземпляр документа). Экземпляры документа, получаемые в результате копирования или тиражирования документа, в объеме документооборота не учитываются.

4.10.6. При учете исходящих документов сопроводительное письмо и прилагаемые к нему документы принимаются за один документ.

5. Документальный фонд администрации

5.1. Разработка и ведение номенклатуры дел

5.1.1. Формирование документального фонда администрации осуществляется подразделениями путем составления номенклатур дел, формирования и оформления дел, обеспечения их сохранности, учета и передачи дел в архив администрации и в архивы подразделений с правом юридического лица.

5.1.2. Номенклатура дел используется для группировки исполненных документов в дела, систематизации и учета дел, определения сроков их хранения и поиска документов. Номенклатура дел является основой для составления описей дел постоянного и временного хранения, а также для учета дел временного (до 10 лет включительно) хранения.

5.1.3. Номенклатура дел является основой формирования документального фонда администрации. Документальный фонд администрации составляют документы, созданные в администрации и полученные ею в результате взаимодействия с другими органами управления, организациями и гражданами.

5.1.4. Номенклатура дел составляется на основе изучения Устава муниципального образования "Город Киров", положений о подразделениях и других документов, регламентирующих деятельность администрации и порядок ее документирования, а также номенклатур дел за предшествующие годы и документов, образующихся в деятельности администрации.

5.1.5. В администрации составляются номенклатуры дел подразделений (приложение N 18) и номенклатура дел администрации, или сводная номенклатура дел (приложение N 19).

5.1.6. Номенклатура дел подразделения на следующий год разрабатывается до 1 ноября текущего года работником, ответственным за ведение делопроизводства в подразделении, подписывается руководителем подразделения и передается в управление делопроизводства и архива.

Вновь созданное подразделение в месячный срок разрабатывает номенклатуру дел подразделения и представляет ее в управление делопроизводства и архива.

5.1.7. Номенклатура дел администрации составляется управлением делопроизводства и архива из номенклатур дел подразделений.

5.1.8. Один раз в 5 лет номенклатура дел администрации согласовывается с постоянно действующей экспертно-проверочной комиссией при управлении по делам архивов Кировской области (далее - ЭПК при управлении по делам архивов).

5.1.9. Номенклатура дел администрации, подписанная начальником управления делопроизводства и архива, утверждается первым заместителем главы администрации после ее согласования с экспертной комиссией администрации не позднее конца текущего года и вводится в действие с 1 января следующего года.

Номенклатура дел в подразделениях с правом юридического лица разрабатывается, согласовывается и утверждается самостоятельно.

5.1.10. В случае изменения функций и структуры администрации номенклатура дел подлежит переработке и согласованию с ЭПК при управлении по делам архивов.

5.1.11. Номенклатура дел администрации готовится не менее чем в четырех экземплярах: 1-й экземпляр как документ постоянного срока хранения помещается в дело управления делопроизводства и архива, 2-й - используется в управлении делопроизводства и архива как рабочий экземпляр, 3-й - применяется в архиве администрации, 4-й - в управлении по делам архивов Кировской области, с которым согласовывалась номенклатура дел. Рабочий экземпляр номенклатуры дел может вестись в управлении делопроизводства и архива в электронном виде.

5.1.12. Названиями разделов сводной номенклатуры дел являются названия подразделений, предусмотренные утвержденной структурой администрации.

5.1.13. В номенклатуру дел включаются заголовки дел, отражающие все документируемые направления деятельности подразделений в соответствии с положениями о них.

5.1.14. Номенклатура дел оформляется в виде таблицы, состоящей из следующих граф:

5.1.14.1. В графе 1 "Индекс дела" номенклатуры дел проставляются индексы каждого дела, включенного в номенклатуру. Индекс дела состоит из установленного в администрации цифрового обозначения подразделения и порядкового номера заголовка дела по номенклатуре в пределах подразделения. Индексы дел обозначаются арабскими цифрами. Например: 27 - 05, где 27 - обозначение подразделения, 05 - порядковый номер заголовка дела по номенклатуре.

5.1.14.2. В графу 2 "Заголовок дела" номенклатуры дел включаются заголовки дел (томов, частей).

Заголовок дела должен четко и в обобщенной форме отражать основное содержание и состав документов дела.

Заголовок дела состоит из элементов, располагаемых в следующей последовательности:

название вида дела (переписка, журнал и т.д.) или разновидности документов (распоряжения, приказы);

название организации или ее подразделения (автора документа);

краткое содержание документов дела;

даты (период), к которым относятся документы дела;

указание на наличие копий документов в деле.

Порядок расположения заголовков дел внутри разделов и подразделов номенклатуры определяется степенью важности документов, составляющих дела, и их взаимосвязью.

В начале располагаются заголовки дел, содержащих законодательные и правовые акты органов власти Российской Федерации, органов власти Кировской области, затем правовые акты органов местного самоуправления, далее - заголовки дел, содержащих плановые и отчетные документы, переписку и т.д.

Заголовки дел, заведенных по географическому и корреспондентскому признакам, вносятся в номенклатуру дел по алфавиту.

Не допускается употребление в заголовке дела неконкретных формулировок ("разные материалы", "общая переписка"), а также вводных слов и сложных оборотов.

В заголовках дел, содержащих документы по одному вопросу, но не связанных последовательностью исполнения, в качестве вида дела употребляется термин "документы", а в конце заголовка в скобках указываются основные разновидности документов, которые должны быть сгруппированы в деле (планы, списки, доклады и т.д.).

В заголовках дел, содержащих переписку, указывается, с кем и по какому вопросу она ведется.

Например: "Переписка с территориальными управлениями администрации города по вопросам развития местного самоуправления" (переписка с однородными корреспондентами); "Переписка по проектированию и строительству газопроводов в городе Кирове" (переписка по конкретному вопросу); "Переписка с филиалом "Кировэнерго" открытого акционерного общества "Межрегиональная распределительная сетевая компания Центра и Приволжья" по вопросам обеспечения города Кирова электрической энергией" (переписка с конкретным корреспондентом).

В заголовках дел, содержащих плановую или отчетную документацию, указывается период (квартал, год), на (за) который составлены планы (отчеты).

Если дело будет состоять из нескольких томов или частей, то составляется общий заголовок дела, а затем при необходимости составляются заголовки каждого тома (части), уточняющие содержание заголовка дела.

Заголовки дел могут уточняться в процессе формирования и оформления дел.

5.1.14.3. Графа 3 "Количество дел" номенклатуры дел заполняется по окончании календарного года.

5.1.14.4. В графе 4 "Срок хранения дела и номера статей по перечню" указывается срок хранения дела, номера статей по Перечню типовых управленческих документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утвержденному приказом Министерства культуры Российской Федерации от 25.08.2010 N 558, либо по Перечню типовых архивных документов, образующихся в научно-технической и производственной деятельности организаций, с указанием сроков хранения, утвержденному приказом Министерства культуры Российской Федерации от 31.07.2007 N 1182, либо по ведомственным перечням или указывается согласованный с ЭГЖ при управлении по делам архивов срок хранения.

5.1.14.5. В графе 5 "Примечание" проставляются отметки о начале дел, о переходящих делах, о выделении дел к уничтожению, о лицах, ответственных за формирование дел, и др.

5.1.15. Если в течение года в администрации организуются новые документированные участки работы и возникают новые дела, они по согласованию с постоянно действующей экспертной комиссией администрации дополнительно включаются в номенклатуру дел. Вновь заводимым делам присваиваются резервные или очередные порядковые номера.

5.1.16. Номенклатура дел ведется в течение всего делопроизводственного года. По окончании года в конце номенклатуры дел делается итоговая запись о количестве заведенных дел (томов, частей).

5.2. Формирование дел и их текущее хранение

5.2.1. Дела формируются в соответствии с номенклатурой дел, а также с соблюдением принципов систематизации документов и их распределения (группировки) на дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения, в том числе на дела по личному составу, и на дела временного (до 10 лет включительно) хранения.

5.2.2. Дела формируются в подразделениях сотрудниками под руководством ответственных за делопроизводство в текущем году.

5.2.3. При формировании дел необходимо соблюдать следующие общие правила:

раздельно группировать в дела документы постоянного и временного сроков хранения;

помещать в дело исполненные документы, соответствующие по своему содержанию заголовку дела по номенклатуре;

помещать вместе все документы, относящиеся к разрешению одного вопроса;

помещать приложения вместе с основными документами;

группировать в дело документы одного календарного года, за исключением переходящих дел, а также личных дел, которые формируются в течение всего периода работы каждого сотрудника;

включать в дело по одному экземпляру каждого документа;

помещать в дело документ, правильно и полностью оформленный (документ должен иметь дату, подпись и другие реквизиты);

не помещать в дело документы, подлежащие возврату, лишние экземпляры и черновики;

по объему дело не должно превышать 250 листов, при толщине не более 4 см (толщина дел со сроками хранения до 10 лет включительно не должна превышать 10 см). При превышении данного объема заводится второй том (часть). При наличии в деле нескольких томов (частей) индекс и заголовок дела проставляются на каждом томе (части) с добавлением обозначений: "Т. 1", "Т. 2", "Ч. 1", "Ч. 2" и т.д.

5.2.4. Документы внутри дела располагаются сверху вниз в хронологической, вопросно-логической последовательности или их сочетании.

5.2.5. При группировке отдельных видов документов необходимо соблюдать следующие общие правила:

распорядительные документы группируются в дела по видам и хронологии с относящимися к ним приложениями;

уставы, положения, инструкции и т.п., утвержденные распорядительными документами, являются приложениями к ним и группируются вместе с указанными документами;

приказы по основной деятельности группируются отдельно от приказов по личному составу;

приказы по личному составу группируются в дела в соответствии с установленными сроками их хранения;

документы в личных делах располагаются по мере их поступления;

документы коллегий группируются в два дела: протоколы и решения коллегии; документы к заседаниям коллегии. Протоколы в деле располагаются в хронологическом порядке по номерам;

переписка группируется за период календарного года и систематизируется в хронологической последовательности (документ-ответ помещается за документом-запросом); при возобновлении переписки по определенному вопросу, начавшейся в предыдущем году, документы включаются в дело текущего года с указанием индекса дела предыдущего года.

5.2.6. Дела со дня их заведения до передачи в архив администрации либо в архив подразделения с правом юридического лица или на уничтожение хранятся по месту их формирования.

Дела считаются заведенными с момента включения в них первого исполненного документа. После исполнения документов и окончания работы с ними они помещаются (подшиваются) для обеспечения физической сохранности в твердые обложки или папки-регистраторы.

В каждом подразделении выделяются сотрудники, ответственные за сохранность документов и формирование их в дела (как правило, это сотрудники, ответственные за делопроизводство). Руководители подразделений и указанные сотрудники обеспечивают сохранность документов и дел.

5.2.7. Для обеспечения сохранности и учета документов и дел, доступа к ним проводится комплекс работ:

создание оптимальных технических (физических) условий хранения документов и дел;

размещение дел;

проверка наличия и состояния документов и дел;

соблюдение порядка выдачи дел.

Дела размещают в рабочих комнатах или специально отведенных для этой цели помещениях в запирающиеся шкафы, сейфы и т.п., чтобы обеспечить их сохранность и защиту от воздействия пыли и солнечного света.

5.2.8. Дела документального фонда администрации, находящиеся на текущем хранении, подлежат учету. Периодически, как правило, перед передачей в архив администрации либо в архив подразделения с правом юридического лица, проводится проверка наличия и состояния документов и дел в целях установления фактического наличия дел и соответствия их количеству, числящемуся по номенклатуре дел.

Проверка наличия проводится путем сверки статей номенклатуры дел с описанием дел на обложке, а физическое состояние дел определяется путем их визуального просмотра. Все обнаруженные недостатки фиксируются в акте проверки наличия и состояния дел.

В случае утраты документов и дел проводится служебное расследование, по результатам которого лицо, виновное в утрате, несет ответственность в установленном порядке.

5.2.9. Выдача дел другим подразделениям производится с разрешения руководителя подразделения. Выдача дел сотрудникам подразделений для работы осуществляется под расписку. На выданное дело заводится карта-заместитель, помещаемая на место выданного дела. В ней указывается подразделение, индекс дела, дата его выдачи, кому дело выдано, дата его возвращения, предусматриваются графы для расписок в получении и приеме дела.

Дела выдаются во временное пользование сотрудникам подразделений на срок не более одного месяца и после его истечения подлежат возврату.

Иным органам местного самоуправления и организациям дела выдаются на основании их письменных запросов с разрешения главы администрации или его заместителя, курирующего вопросы делопроизводства, по актам.

Если отдельные документы, уже включенные в дело, находящееся на текущем хранении в подразделении, временно требуются сотруднику, они могут быть выданы из дела ответственным за формирование и хранение дел, а на их место вкладывается лист-заместитель, с указанием - когда, кому и на какой срок выдан документ.

Изъятие документов из дел постоянного хранения допускается в исключительных случаях и производится с разрешения главы администрации с оставлением в деле заверенной копии документа и акта о причинах выдачи подлинника.

5.2.10. В вопросах формирования дел в подразделениях управление делопроизводства и архива и муниципальный архив оказывают методическую помощь.

5.3. Подготовка документов и дел к передаче на архивное хранение

5.3.1. Подготовка документов и дел к передаче на архивное хранение и на уничтожение предусматривает:

экспертизу ценности документов; оформление дел;

составление описей дел по результатам экспертизы их ценности; составление актов на уничтожение документов и дел с истекшими сроками хранения.

5.3.2. Для организации и проведения экспертизы ценности документов в администрации создается постоянно действующая экспертная комиссия и, при необходимости, экспертные комиссии в подразделениях, действующие на основании положений, утверждаемых, соответственно, первым заместителем главы администрации или руководителем подразделения.

5.3.3. Экспертиза ценности документов постоянного и временного хранения осуществляется ежегодно в подразделениях администрации работниками, ответственными за ведение делопроизводства, совместно с экспертной комиссией под методическим руководством соответствующего архива (архива администрации или архива подразделения с правом юридического лица).

При проведении экспертизы ценности документов осуществляется отбор дел постоянного хранения и документов по личному составу для передачи в соответствующий архив; отбор дел с временными сроками хранения и с пометкой "До минования надобности", подлежащих дальнейшему хранению в подразделениях, а также выделение к уничтожению документов и дел за предыдущие годы, сроки хранения которых истекли.

Отбор документов для постоянного хранения проводится на основании законодательных и иных нормативных правовых актов Российской Федерации, перечней документов с указанием сроков их хранения и номенклатуры дел администрации и номенклатур дел подразделений с правом юридического лица.

5.3.4. По результатам экспертизы ценности документов в каждом подразделении под методическим руководством соответствующего архива ежегодно составляются описи дел постоянного, временного хранения и дел по личному составу, а также акты о выделении дел к уничтожению.

5.3.5. Опись дел подразделения - учетный документ, включающий сведения о делах, сформированных в подразделении и подлежащих передаче на архивное хранение. Основой составления описей дел является номенклатура дел.

Описи составляются отдельно на дела постоянного хранения; дела временного (свыше 10 лет) хранения; дела по личному составу.

Описи дел, подготовленные подразделениями без права юридического лица, служат основой для подготовки сводной описи дел администрации (приложение N 21), по которой дела принимаются на хранение в архив администрации для дальнейшей передачи в муниципальный архив.

Описи дел подразделений без права юридического лица составляются по установленной форме (приложение N 20) и представляются в управление делопроизводства и архива при передаче дел.

Описи дел подразделения с правом юридического лица составляются самостоятельно. По этим описям дела передаются в архив подразделения с правом юридического лица.

В описях дел указывается полное действительное (без сокращений) наименование подразделения, которое вело дела и закончило их делопроизводством. В случаях, когда подразделение в течение периода, за который вносятся дела в опись, было переименовано (преобразовано), под прежним наименованием пишется его новое наименование.

Описательная статья описи дел подразделения имеет следующие элементы:

порядковый номер дела (тома, части) по описи;

индекс дела (тома, части);

заголовок дела (тома, части);

дата дела (тома, части);

количество листов в деле (томе, части);

срок хранения дела.

Перед внесением заголовков дел в описи проверяется качество формирования и оформления дел. В случае обнаружения нарушений установленных правил формирования и оформления дел они устраняются.

При составлении описи дел соблюдаются следующие требования:

заголовки дел вносятся в опись в соответствии с принятой схемой систематизации на основе номенклатуры дел;

каждое дело вносится в опись под самостоятельным порядковым номером (если дело состоит из нескольких томов (частей), то каждый том (часть), в том числе сформированное в отдельный том приложение к делу, вносится в опись под самостоятельным номером);

порядок нумерации дел в описи - валовый;

графы описи заполняются в точном соответствии с теми сведениями, которые вынесены на обложку дела;

при внесении в опись подряд дел с одинаковыми заголовками пишется полностью заголовок первого дела, а все остальные однородные дела обозначаются словами "То же", при этом другие сведения о делах вносятся в опись полностью (на каждом новом листе описи заголовок воспроизводится полностью);

многотомные дела в опись вносятся по порядку номеров томов. В этом случае в описи пишется наименование только первого тома, а наименования всех остальных томов, если они помещены на одной странице, обозначаются словами "То же". Если же наименование многотомного дела переходит на следующий лист, то необходимо заголовок дела повторить полностью. При внесении в опись последнего тома после номера тома добавляется слово "Последний".

В описи между наименованиями (заголовками) дел оставляется интервал не менее 1 см.

Графа описи "Примечания" используется для отметок о приеме дел, особенностях их физического состояния, о передаче дел другим подразделениям со ссылкой на соответствующий акт, о наличии копий и т.п.

В конце описи вслед за последней описательной статьей заполняется итоговая запись, в которой указывается (цифрами и прописью) количество дел, числящихся по описи, первый и последний номера дел по описи, а также оговариваются особенности нумерации дел в описи (литерные и пропущенные номера).

Опись дел подразделения без права юридического лица подписывается составителем с указанием его должности, согласовывается с начальником управления делопроизводства и архива и утверждается руководителем подразделения. При наличии в подразделении администрации экспертной комиссии опись дел до ее утверждения должна быть согласована с экспертной комиссией.

Опись дел подразделения без права юридического лица составляется в двух экземплярах, один из которых передается вместе с делами в управление делопроизводства и архива, а второй остается в качестве контрольного экземпляра в подразделении. При наличии в подразделении экспертной комиссии опись дел составляется в трех экземплярах, так как один экземпляр описи передается в экспертную комиссию для рассмотрения и согласования.

5.3.6. По завершении делопроизводственного года и по результатам экспертизы ценности документов дела администрации подлежат оформлению.

5.3.7. Оформление дел проводится работниками, ответственными за делопроизводство в подразделениях администрации, при методической помощи и под контролем соответствующего архива.

5.3.8. Полному оформлению подлежат дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, в том числе дела по личному составу, дела временного (до 10 лет включительно) хранения подлежат частичному оформлению.

5.3.9. Полное оформление дела предусматривает: оформление реквизитов обложки дела по установленной форме (приложение N 22); нумерацию листов в деле и составление листа-заверителя дела (приложение N 23); составление в необходимых случаях внутренней описи документов дела (приложение N 24); подшивку и переплет дела; внесение необходимых уточнений в реквизиты обложки дела.

5.3.10. Обложка (титульный лист) дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу оформляется по установленной форме. Надписи на обложках дел (томов) следует выполнять чернилами, разборчиво, без сокращений. Если на обложку наклеивается титульный лист, изготовленный типографским способом, то надписи на нем можно печатать. Титульный лист рекомендуется наклеивать с накладкой клея на всю поверхность листа с тем, чтобы под ним не образовывалось пустот.

На обложке дела указываются реквизиты: наименование организации (администрация города Кирова) и подразделения, делопроизводственный номер (индекс) дела, заголовок дела; дата дела (тома, части); количество листов в деле; срок хранения дела и номер статьи по перечню, архивный шифр дела.

Реквизиты, проставляемые на обложке (титульном листе) дела, оформляются следующим образом:

наименование организации указывается полностью, в именительном падеже;

наименование подразделения: записывается его название в соответствии с утвержденной структурой администрации;

делопроизводственный номер (индекс) дела: проставляется цифровое обозначение (индекс) дела по номенклатуре дел; если дело состоит из нескольких томов, то на обложке первого тома указывается количество томов этого дела, а на последующих томах - номер очередного тома, на последнем томе после его номера добавляется слово "последний";

заголовок (наименование) дела переносится из номенклатуры дел, согласованной с ЭПК при управлении по делам архивов (в необходимых случаях в заголовок вносятся уточнения: номера приказов, протоколов и др.);

дата дела: указываются год(ы) заведения и окончания дела в делопроизводстве. Датой дел, содержащих распорядительную документацию, а также для дел, состоящих из нескольких томов (частей), являются крайние даты документов дела, т.е. даты (число, месяц, год) регистрации (составления) самого раннего и самого позднего документов, включенных в дело. При этом число (двумя цифрами) и год обозначаются арабскими цифрами, название месяца пишется словом. Если в дело включены документы (приложения и т.п.), даты которых выходят за крайние даты дела, то под датами дела, с новой строчки делается об этом запись: "В деле имеются документы за ... год(ы)". Даты дела могут не указываться на обложке дел, содержащих, например, годовые планы и отчеты, так как они отражаются в заголовках дел.

Для дел, сформированных из документов по номинальному признаку, то есть по видам документов (приказы, распоряжения, акты и т.п.), датой начала дела является дата подписания или утверждения самого раннего документа, а датой окончания - дата подписания (утверждения) самого позднего документа.

Датой дела, содержащего протоколы заседаний, является дата утверждения (если они утверждаются) или составления первого и последнего протокола.

Крайними датами личного дела являются даты подписания приказов (распоряжений) о приеме и увольнении лица, на которое оно заведено. В случае смерти лица, на которое заведено дело, конечной датой является дата документа, извещающего о его кончине, или запись об этом сотрудника кадровой службы.

Для дел, содержащих переписку, датой начала дела является дата поступления первого входящего или дата первого исходящего документа, а датой окончания - дата самого позднего входящего или исходящего документа независимо от места нахождения их в деле.

Количество пронумерованных в деле листов проставляется на основании листа-заверителя дела.

Реквизит "Срок хранения дела и номер статьи перечня" переносится на обложку дела из соответствующей номенклатуры дел. На делах постоянного хранения пишется: "Хранить постоянно".

По окончании года в надписи на обложках дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения вносятся уточнения: при несоответствии заголовка дел на обложке содержанию подшитых документов в заголовок дела вносятся изменения и дополнения.

5.3.11. В целях обеспечения сохранности и закрепления порядка расположения документов, включенных в дело, все его листы, кроме чистых, листа-заверителя и внутренней описи, нумеруются в развернутом виде арабскими цифрами, валовой нумерацией. Чистые листы из дела изымаются (без повреждения целостности дела) и уничтожаются. Листы нумеруются простым карандашом сверху вниз в возрастающем порядке номеров, начиная с первого. Цифры проставляются в правом верхнем углу листа, не задевая текста документов. Листы внутренней описи нумеруются отдельно.

Листы дел, состоящих из нескольких томов или частей, нумеруются по каждому тому или части отдельно, начиная с первого. Приложения к делу, поступившие в переплете, оформляются как самостоятельные тома и также нумеруются отдельно.

Документы с собственной нумерацией листов, в том числе печатные издания, нумеруются в общем порядке или сохраняют собственную нумерацию, если она соответствует порядковому расположению листов в деле.

Фотографии, чертежи, диаграммы и другие иллюстративные и специфические документы, представляющие самостоятельный лист в деле, нумеруются на оборотной стороне в левом верхнем углу.

Сложенный лист большого формата (формата A3, А2) разворачивается и нумеруется в правой части верхнего поля листа. При этом лист любого формата, подшитый за один край, нумеруется как один лист; а лист, сложенный и подшитый за середину, подлежит перешивке и нумеруется как один лист.

Лист с наглухо наклеенными документами (фотографиями, вырезками, выписками и др.) нумеруется как один лист; в нижней части или на обороте такого листа делается опись наклеенных на него документов. Во внутренней описи и в заверительной надписи в конце дела о таких листах делается оговорка. Например: "На листе 6 наклеено 5 фотографий согласно описи на обороте листа".

Карты и схемы, склеенные из нескольких листов, нумеруются как один лист. На таких листах на обороте или свободном от текста месте указывается количество листов в склейке. Во внутренней описи и в заверительной надписи в конце дела о таких листах делается оговорка. Например: "Лист 7 - карта- склейка из 10 листов".

Если к документу (листу) подклеены одним краем другие документы (вставки текста, переводы, вырезки, справки и др.), то каждый документ нумеруется отдельно, очередным порядковым номером.

Подшитые в дело конверты с вложениями нумеруются: вначале конверт, а затем очередным номером каждое вложение в конверте. Наиболее ценные в историческом и художественном отношении документы (чертежи, рукописи, графика и т.д.) не подшиваются, а вкладываются в конверты.

Если в нумерации листов допущено много ошибок, все дело нумеруется заново. При этом старые номера зачеркиваются одной наклонной чертой, и рядом ставится новый номер листа. В конце дела составляется новая заверительная надпись, при этом старая заверительная надпись зачеркивается, но сохраняется в деле; вносятся также исправления во внутреннюю опись, или опись составляется заново.

При наличии отдельных ошибок в нумерации листов в делах при подготовке их к сдаче в архив допускается по согласованию с ним употребление литерных (с буквенными дополнениями) номеров листов.

5.3.12. После завершения нумерации листов составляется заверительная надпись, которая располагается в конце дела. Заверительная надпись составляется в деле на отдельном листе-заверителе дела. В ней цифрами и прописью указывается количество листов в данном деле, отмечаются особенности отдельных документов (чертежи, фотографии, рисунки и др.) и физического состояния документов (помарки, неразборчивый текст, порванные листы и др.).

Заверительная надпись подписывается ее составителем с указанием расшифровки подписи, должности и даты составления. Количество листов в деле проставляется на обложке дела в соответствии с заверительной надписью.

5.3.13. Для учета документов определенных категорий постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, учет которых вызывается спецификой данной документации (особо ценные, личные дела, дела с документами ограниченного доступа и др.), составляется внутренняя опись документов дела.

Внутренняя опись документов дела составляется также на объемные дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, если они сформированы по разновидностям документов, заголовки которых не раскрывают конкретное содержание документов, с целью учета и более быстрого нахождения документов в деле. Во внутреннюю опись помимо документов, подшитых в дело, должны быть внесены и все приложения, относящиеся к нему.

Листы внутренней описи подшиваются в начале дела. Если дело переплетено или подшито без бланка внутренней описи документов, то составленная по установленной форме опись подклеивается за верхний край к внутренней стороне лицевой обложки дела.

Внутренняя опись документов дела составляется на отдельном листе по установленной форме, которая содержит сведения о порядковых номерах документов дела, их индексах, датах, заголовках и номерах листов дела, на которых расположен каждый документ. К внутренней описи документов дела составляется итоговая запись, в которой указывается цифрами и прописью количество включенных в нее документов, приложений к делу и количество листов внутренней описи.

При изменении состава документов дела (изъятии, включении документов, замене их копиями и др.) эти изменения отражаются во внутренней описи в графе "Примечание" со ссылками на соответствующие акты и при необходимости составляется новая итоговая запись.

Внутренняя опись документов дела подписывается составителем с указанием расшифровки подписи, должности и даты составления описи и при необходимости скрепляется печатью.

5.3.14. Документы в делах постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу подшиваются на четыре прокола прочными нитками в твердую обложку из картона или переплетаются с учетом возможности свободного чтения текста всех документов, дат, виз и резолюций на них. Текст не должен подходить к линии подшивки (переплета) ближе 2 см, а листы не должны выступать за края обложки. В случаях, когда текст на документе расположен близко к краю листа, к такому листу подклеивается полоска бумаги, за которую документ подшивается (переплетается) в дело.

Указания по исполнению документа руководства, визы, составленные на отдельных листах, размещаются перед документом, к которому они относятся, и в таком порядке подшиваются в дело.

При подготовке дел к подшивке (переплету) проверяется правильность их формирования, оформления, металлические скрепления (булавки, скрепки) из документов удаляются.

5.3.15. В делах постоянного хранения подлежат изъятию дублетные экземпляры документов, черновики, неоформленные копии документов и не относящиеся к вопросу документы с временными сроками хранения.

Дела постоянного хранения, состоящие из документов особой научно- исторической, художественной и иной ценности или неформатных документов (карты, схемы, планы, чертежи, фотоснимки и другие документы большого формата), в целях их сохранности и удобства пользования не подшиваются в дела, а хранятся сложенными в закрытых твердых папках с тремя клапанами и с завязками или в картонных футлярах (коробках) в качестве приложений к делам. На каждую папку (коробку) составляется внутренняя опись находящихся в ней документов.

Если в дело в ходе его формирования были подшиты документы с различными сроками хранения, то дело расшивается, и формируются новые дела исходя из сроков хранения документов. При этом документы с истекшими сроками хранения уничтожаются по актам в установленном порядке.

5.3.16. Обложки дел с документами, исполненными на стандартных листах, должны иметь размеры 229 х 324 мм. Обложки дел с документами, изготовленными на нестандартных листах, могут иметь размеры, соответствующие размерам подшитых в них листов.

Обложки дел с документами, имеющими длительные (25 и более лет) сроки хранения, должны быть изготовлены из твердого картона.

Для предохранения документов от механической порчи на первом и последнем листах дела, тома перед прошивкой наклеиваются полоски тонкого картона, через которые и пропускается шнур.

При оформлении дел применять канцелярский (силикатный) клей, мучной и крахмальный клейстеры не следует.

5.3.17. Дела временного (до 10 лет включительно) хранения подлежат частичному оформлению: допускается дела хранить в папках-скоросшивателях, мягких обложках, не проводить пересистематизацию документов в деле, листы дела не нумеровать, заверительные надписи не составлять. Реквизиты обложки дела заполняются по упрощенной схеме (без проставления архивного шифра, количества листов в деле).

5.3.18. Документы администрации являются муниципальной собственностью и после проведения экспертизы их ценности подлежат передаче на постоянное хранение в муниципальный архив как часть Архивного фонда Российской Федерации.

5.4. Уничтожение документов и дел с истекшими сроками хранения

5.4.1. Результаты отбора документов к уничтожению, сроки хранения которых истекли, за соответствующий период времени оформляются актом о выделении документов к уничтожению (приложение N 25).

5.4.2. Дела включаются в акт, если установленный для них срок хранения истек к 1 января года, в котором составлен акт (например, законченные в 2010 году дела с 3-летним сроком хранения могут быть включены в акт, составленный не ранее 1 января 2014 г.).

5.4.3. Акт о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, как правило, составляется на дела всей администрации (при этом дела каждого подразделения составляют самостоятельную группу заголовков, а заголовки однородных дел, отобранных к уничтожению, могут быть внесены в акт под общим заголовком с указанием количества дел, отнесенных к данной группе).

5.4.4. Отбор документов к уничтожению и составление акта о выделении документов к уничтожению производится после составления сводных описей дел постоянного хранения за этот же период.

5.4.5. Согласованные экспертной комиссией администрации акты утверждаются первым заместителем главы администрации только после утверждения ЭПК при управлении по делам архивов описей дел постоянного хранения.

5.4.6. После утверждения первым заместителем главы администрации актов о выделении документов к уничтожению дела передаются на переработку (утилизацию) по приемо-сдаточной накладной, в которой указываются дата передачи, количество сдаваемых дел и вес бумажной макулатуры (после уничтожения дел в номенклатуре дел администрации проставляется отметка "Уничтожено. См. акт от... N..." с указанием должности, фамилии, подписи лица, ответственного за передачу дел на уничтожение, и даты).

5.4.7. Порядок согласования и утверждения актов о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, в подразделениях с правом юридического лица устанавливается самостоятельно.

5.5. Передача дел на архивное хранение

5.5.1. В архив администрации передаются дела постоянного хранения и дела по личному составу.

5.5.2. Передача документов в архив администрации производится по утвержденным описям дел.

Дела передаются в архив администрации не ранее чем через год и не позднее чем через 3 года после года, в котором документы были помещены в дело на хранение.

5.5.3. Дела временного хранения передаче в архив администрации, как правило, не подлежат (они хранятся в подразделениях и по истечении сроков хранения подлежат уничтожению в установленном порядке).

5.5.4. Прием дел производится работником архива администрации с проставлением в двух экземплярах описи дел отметок о наличии каждого дела (в конце каждого экземпляра описи указывается количество фактически принятых дел, дата приема-передачи дел, а также подписи работника архива администрации и лица, передавшего дела).

5.5.5. При ликвидации или реорганизации подразделения администрации лицо, ответственное за ведение делопроизводства данного подразделения, в период проведения ликвидационных мероприятий формирует все имеющиеся документы в дела, оформляет дела и передает их в архив администрации, независимо от сроков хранения. Передача дел осуществляется по описям дел. и номенклатуре дел.

5.5.6. Передача дел на архивное хранение в архивы подразделений с правом юридического лица аналогична передаче дел в архив администрации.

6. Особенности работы с электронными документами

6.1. Порядок создания, получения, обработки, хранения и использования электронных документов

6.1.1. Прием электронных документов из органов власти и организаций и отправка электронных документов в условиях применения системы электронного документооборота администрации осуществляются управлением делопроизводства и архива и ответственными за ведение делопроизводства в подразделениях администрации.

6.1.2. Электронные документы создаются, обрабатываются и хранятся в системе электронного документооборота администрации. Документы, создаваемые в администрации и поступающие в администрацию на бумажном носителе, включаются в систему электронного документооборота после сканирования и создания электронных образов документов. Включение электронного образа документа в систему электронного документооборота возможно после его верификации (подтверждения соответствия электронного образа документа подлиннику документа).

6.1.3. Составление, оформление и согласование проектов электронных документов осуществляется по общим правилам делопроизводства, установленным в отношении аналогичных документов на бумажном носителе. Электронный документ должен иметь реквизиты, установленные для аналогичного документа на бумажном носителе, за исключением оттиска печати.

6.1.4. Для подтверждения подлинности электронных документов в администрации используются электронные цифровые подписи.

Используемые средства электронной цифровой подписи должны быть сертифицированы в установленном порядке.

При получении электронных документов от органов власти или организаций управление делопроизводства и архива и ответственные заведение делопроизводства в подразделениях администрации осуществляют проверку подлинности электронной цифровой подписи.

6.1.5. При рассмотрении и согласовании электронных документов, а также при подписании внутренних информационно-справочных документов (докладных, служебных записок, справок, сводок и др.), создаваемых в электронном виде, в системе электронного документооборота администрации могут использоваться способы подтверждения действий с электронными документами, при которых электронная цифровая подпись не используется. Такие правила могут быть установлены при условии, что программные средства, используемые в администрации, позволяют однозначно идентифицировать лицо, подписавшее или завизировавшее документ.

6.1.6. Единицей учета электронного документа является электронный документ, зарегистрированный в системе электронного документооборота администрации. Электронный документ, имеющий приложения, регистрируется как один документ.

6.1.7. После отправки электронного документа, заверенного электронной подписью уполномоченного должностного лица, досылки адресату его копии на бумажном носителе, как правило, не требуется, за исключением ответов на обращения граждан, поступивших по информационно-телекоммуникационным каналам, на которые в соответствии с Федеральным законом от 02.05.2006 N 59-ФЗ "О порядке рассмотрения обращений граждан в Российской Федерации" заявителю дается письменный ответ, направляемый по почтовому адресу, указанному в обращении.

6.1.8. Исполненные электронные документы систематизируются в дела в соответствии с номенклатурой дел администрации. При составлении номенклатуры дел в заголовок дела включается указание "Электронные документы", например:

"Переписка об административно-хозяйственном обслуживании. Электронные документы".

6.1.9. Сроки хранения электронных документов соответствуют срокам хранения документов, установленным законодательными и иными нормативными правовыми актами Российской Федерации, типовыми или ведомственными перечнями для аналогичных документов на бумажном носителе.

6.1.10. Место хранения электронных документов до их передачи в архив, вид носителей, на которых они хранятся, а также форматы их постоянного и длительного сроков хранения определяются с учетом функционирующих в администрации программно-технических средств и нормативных и методических документов специально уполномоченного Правительством Российской Федерации федерального органа исполнительной власти в области архивного дела.

6.1.11. Экспертиза ценности электронных документов осуществляется в общем порядке, установленном в отношении документов на бумажном носителе. После истечения срока, установленного для хранения электронных дел (электронных документов), на основании акта о выделении их к уничтожению, утверждаемого первым заместителем главы администрации, указанные электронные дела (электронные документы) подлежат уничтожению.

6.1.12. Поступившие из подразделений в архив администрации электронные документы передаются по описям с оформлением акта приема-передачи электронных документов на архивное хранение.

6.2. Перечень обязательных сведений о документах, используемых в целях учета и поиска документов

6.2.1. В целях учета и поиска документов в системе электронного документооборота администрации в соответствии с Правилами делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти используются обязательные сведения о документе, включаемые в РКК. К таким сведениям относятся:

6.2.1.1. Адресант.

6.2.1.2. Адресат.

6.2.1.3. Должность, фамилия и инициалы лица, подписавшего документ.

6.2.1.4. Вид документа.

6.2.1.5. Дата документа.

6.2.1.6. Номер документа.

6.2.1.7. Дата поступления документа.

6.2.1.8. Входящий номер документа.

6.2.1.9. Ссылка на исходящий номер и дату документа.

6.2.1.10. Наименование либо аннотация документа.

6.2.1.11. Индекс дела.

6.2.1.12. Сведения о переадресации документа.

6.2.1.13. Количество листов основного документа.

6.2.1.14. Количество приложений.

6.2.1.15. Общее количество листов приложений.

6.2.1.16. Указания по исполнению документа.

6.2.1.17. Должность, фамилия и инициалы исполнителя.

6.2.1.18. Отметка о конфиденциальности.

6.2.2. В состав дополнительных сведений об электронном документе могут быть включены сведения: наименование автора документа (если автор не совпадает с адресантом (отправителем) электронного документа), отметка о переносе срока исполнения документа, срок хранения документа, наименования приложений к электронному документу и др.

7. Работа исполнителя с документами

7.1. Организация работы с документами в подразделениях администрации осуществляется на основании указаний по исполнению документов главы администрации, его заместителей, руководителя подразделения, иных должностных лиц.

7.2. Подразделение-исполнитель получает документы в возможно короткие сроки (в день их рассмотрения соответствующим руководителем или на следующий рабочий день), срочные документы передаются исполнителю незамедлительно.

Документы, поступившие в подразделение с указаниями по исполнению документов руководства администрации, передаются исполнителям только после их рассмотрения руководителем подразделения.

7.3. Специалисты подразделений администрации в процессе исполнения документа осуществляют:

сбор и обработку необходимой информации;

подготовку проекта документа и всех необходимых приложений с соблюдением правил документирования, установленных в администрации;

согласование проекта с заинтересованными должностными лицами;

доработку проекта документа по замечаниям, полученным в ходе согласования (в случае серьезной корректировки проекта документа проводится его повторное согласование);

в необходимых случаях - подготовку списка (указателя) рассылки документа;

представление проекта документа на подпись (утверждение) руководству;

определение места хранения документа (копии документа) проставлением отметки с указанием номера дела по номенклатуре дел, в которое должен быть помещен документ.

7.4. В случае отсутствия исполнителя (командировка, отпуск, болезнь), а также в случае увольнения или перехода на другой участок работы работника документ передается руководителю подразделения или по его указанию вновь назначенному сотруднику.

7.5. Если отсутствуют реальные условия выполнения задания в установленный срок, то исполнитель представляет через управление делопроизводства и архива служебную записку на имя главы администрации о продлении срока исполнения с соответствующим обоснованием.

7.6. Исполнитель не должен разглашать содержание поступивших к нему документов и подготовленных проектов служебных документов, с ними могут быть ознакомлены только лица, имеющие отношение к их исполнению.

8. Изготовление, учет, использование и хранение печатей и штампов

8.1. Администрация в соответствии с Федеральным конституционным законом от 25.12.2000 N 2-ФКЗ "О Государственном гербе Российской Федерации" применяет печати с изображением Государственного герба Российской Федерации.

8.2. Кроме печати с изображением Государственного герба Российской Федерации в администрации могут использоваться печати подразделений, печати для отдельных категорий документов ("Для постановлений", "Для распоряжений", "Для документов"), металлические выжимные печати для опечатывания помещений, штампы с факсимильным воспроизведением подписей главы администрации и его заместителей.

Для проставления отметок о получении, регистрации, прохождении и исполнении документов, других отметок справочного характера применяются соответствующие мастичные (резиновые) штампы.

8.3. Печати и штампы изготавливаются в строго ограниченном количестве и исключительно в служебных целях.

Решение о необходимости изготовления печатей с изображением Государственного герба Российской Федерации и их количестве принимает глава администрации.

Изготовление других печатей и штампов, необходимых для обеспечения деятельности администрации и ее подразделений без права юридического лица, производится по указанию первого заместителя главы администрации на основании заявок руководителей подразделений без права юридического лица.

8.4. Печати с изображением Государственного герба Российской Федерации ставятся на документах, требующих особого удостоверения их подлинности (на документах за подписью главы администрации, его заместителей, финансовых документах и в иных устанавливаемых главой администрации случаях).

Мастичные печати (без изображения государственной символики) используются для заверения подлинности подписи должностного лица, для удостоверения соответствия копий документов их подлинникам.

8.5. Заявки на изготовление печатей и штампов и их эскизы оформляются в подразделениях без права юридического лица и передаются в муниципальное казенное учреждение "Служба хозяйственного обеспечения администрации города Кирова", которое размещает заказ на предприятии - изготовителе печатей.

8.6. Учет имеющихся в подразделениях без права юридического лица печатей и штампов ведет сектор специальных программ в журнале учета печатей и штампов (приложение N 26) с проставлением их оттисков (листы журнала учета печатей и штампов нумеруются, прошнуровываются и заверяются печатью).

Выдача печатей и штампов работникам, персонально ответственным за их использование и хранение, осуществляется под роспись в журнале учета печатей и штампов.

Печати и штампы должны храниться в металлических шкафах или сейфах.

8.7. Ответственность за законность использования и надежность хранения печатей с изображением Государственного герба Российской Федерации возлагается на первого заместителя главы администрации, ответственность за надежность хранения, законность использования других печатей возлагается на руководителей соответствующих подразделений.

Передача печатей посторонним лицам и вынос их из помещений, занимаемых администрацией, не допускается.

Руководитель подразделения без права юридического лица при оставлении должности обязан передать выданные его подразделению печати и штампы по акту лицу, исполняющему его обязанности, и сообщить об этом в сектор специальных программ, о чем делается запись в соответствующем журнале.

8.8. Об утрате печати и штампа руководитель подразделения незамедлительно ставит в известность первого заместителя главы администрации. По данному факту назначается служебное расследование, о результатах которого информируется первый заместитель главы администрации.

8.9. Печати и штампы, пришедшие в негодность и утратившие значение, подлежат возврату в сектор специальных программ, где они уничтожаются по акту с соответствующей отметкой в журнале учета.

8.10. Порядок хранения печатей и штампов, правильность их использования в подразделениях проверяется сектором специальных программ.

8.11. Порядок изготовления и учета печатей и штампов в подразделениях с правом юридического лица устанавливается ими самостоятельно.

9. Особенности работы с документами, содержащими служебную информацию ограниченного распространения

9.1. К служебной информации ограниченного распространения относится несекретная информация, ограничения на распространение которой диктуются служебной необходимостью (с пометками "Для служебного пользования").

Необходимость проставления на документе пометки (грифа) "Для служебного пользования" определяется руководителем подразделения, подготовившего его, либо должностным лицом, подписывающим или утверждающим документ.

9.2. Руководители подразделений и лица, ответственные за делопроизводство в подразделении, несут ответственность за обеспечение правильного ведения учета, оформления, хранения, размножения и использования документов с пометкой "Для служебного пользования".

Контроль за соблюдением установленного порядка работы с документами, содержащими служебную информацию ограниченного распространения, возлагается на сектор специальных программ администрации.

9.3. Сотрудникам подразделений (исполнителям), допущенным к работе с документами "Для служебного пользования", запрещается сообщать устно или письменно кому бы то ни было содержащиеся в них сведения без санкции должностного лица, подготовившего или подписавшего (утвердившего) их.

9.4. Документы, дела или издания с пометкой "Для служебного пользования" должны храниться в запираемых и опечатываемых сейфах или металлических шкафах.

9.5. Прием и учет (регистрация) документов с пометкой "Для служебного пользования" осуществляется управлением делопроизводства и архива.

9.6. Вся поступающая в администрацию корреспонденция "Для служебного пользования" принимается и вскрывается работником управления делопроизводства и архива, проверяется количество листов и экземпляров документов и изданий, а также наличие указанных в сопроводительном письме приложений.

В случае отсутствия в конверте (пакете) документов с пометкой "Для служебного пользования" или приложений к ним составляется акт в двух экземплярах, один из которых высылается отправителю.

9.7. При регистрации документов с грифом "Для служебного пользования" к регистрационному номеру добавляется индекс "дсп", например, 28-13-12дсп. Документы "Для служебного пользования" учитываются по количеству листов, а издания (книги, брошюры, журналы) - поэкземплярно.

На первых листах приложений к входящему номеру ставится штамп "К вх. N .. .".

На сброшюрованных материалах входящие номера проставляются на титульном листе.

9.8. Передача документов с пометкой "Для служебного пользования" работникам администрации производится под роспись и отражается в РКК.

9.9. Печатание документов "Для служебного пользования" производится в строго ограниченном количестве.

На каждом отпечатанном экземпляре документа в правом верхнем углу текстового поля проставляется гриф "Для служебного пользования" и номер экземпляра.

На обороте последнего листа каждого экземпляра отпечатанного документа должны указываться количество отпечатанных экземпляров, фамилия исполнителя, фамилия печатавшего, дата печатания документа.

Подписанные исходящие документы с грифом "Для служебного пользования" подлежат регистрации в управлении делопроизводства и архива, при этом к исходящему регистрационному номеру добавляется пометка "дсп" (без кавычек).

9.10. Отправка документов, дел с пометкой "Для служебного пользования" в сторонние организации производится заказной корреспонденцией управлением делопроизводства и архива.

При отправке документа с пометкой "Для служебного пользования" с сопроводительным письмом после слова "Приложение" в письме указывается наименование каждого приложения, номер экземпляра с грифом "Для служебного пользования" и количество листов.

На документ, предназначенный для направления в пять и более адресов, исполнителем составляется список рассылки (с точным названием организаций- адресатов), в котором около каждого адресата проставляется номер отправляемого экземпляра. Список рассылки подписывается или руководителем подразделения, которое готовило документ, или должностным лицом, подписавшим документ. На каждом экземпляре документа указывается только один адрес.

9.11. Документы с грифом "Для служебного пользования" группируются в дела в соответствии с номенклатурой дел несекретного делопроизводства.

9.12. Проведение экспертизы научно-исторической ценности и практического значения документов и дел с грифом "Для служебного пользования", рассмотрение и утверждение ее результатов производится в соответствии с требованиями и порядком, установленными для несекретных материалов.

9.13. Снятие копий, а также производство выписок из документов с грифом "Для служебного пользования", находящихся в архиве администрации, производится по разрешению первого заместителя главы администрации и с согласия руководителя подразделения, готовившего документ.

9.14. Отобранные экспертной комиссией администрации к уничтожению дела и документы с грифом "Для служебного пользования", не имеющие исторической ценности, утратившие практическое значение и не подлежащие дальнейшему хранению, передаются подразделениями в управление делопроизводства и архива для уничтожения по отдельному акту. Отобранные документы измельчаются до степени, исключающей возможность прочтения текста.

9.15. После уничтожения материалов с грифом "Для служебного пользования" в учетных формах (журналах, карточках и др.) проставляется отметка со ссылкой на соответствующий акт, например: "Уничтожено. Акт N ... от (дата). Подпись и ее расшифровка".

Акты об уничтожении дел хранятся постоянно.

9.16. При смене работников, ответственных за учет и хранение документов с грифом "Для служебного пользования", составляется по произвольной форме акт приема-передачи этих материалов, утверждаемый первым заместителем главы администрации.

9.17. Проверка наличия документов, дел и изданий с грифом "Для служебного пользования" проводится не реже одного раза в год комиссией, назначаемой приказом первого заместителя главы администрации. Результаты проверки оформляются актом.

О фактах утраты документов, дел и изданий с грифом "Для служебного пользования" или разглашения содержащихся в них сведений немедленно сообщается первому заместителю главы администрации, которым назначается комиссия для расследования факта утраты. Виновные в утрате документов или разглашении сведений, содержащихся в документах с грифом "Для служебного пользования", привлекаются к ответственности в установленном порядке.

На утраченные документы, дела или издания с пометкой "Для служебного пользования" составляется акт, на основании которого делаются соответствующие отметки в учетных формах. Акты на утраченные дела постоянного хранения утверждаются первым заместителем главы администрации и передаются в архив для включения в дело фонда.

______________________________

* Пункт (сокращенно - пт) - принятая в издательском деле единица измерения, равная 1/72 дюйма (0,376 мм). Эта единица измерения используется в текстовом редакторе Word для обозначения размеров шрифтов и интервалов.

* Виды конфиденциальной информации установлены Указом Президента Российской Федерации от 06.03.1997 N 188 "Об утверждении перечня сведений конфиденциального характера".

ГАРАНТ:

См. данную форму в редакторе MS-Word

Приложение N 1
к п. 3.1.3 Инструкции

                                  Герб

                        АДМИНИСТРАЦИЯ ГОРОДА КИРОВА

                              ПОСТАНОВЛЕНИЕ

                        _______________ N __________

                              г. Киров обл.

ГАРАНТ:

См. данную форму в редакторе MS-Word

Приложение N 2
к п. 3.1.3 Инструкции

                                   Герб

                       АДМИНИСТРАЦИЯ ГОРОДА КИРОВА

                               РАСПОРЯЖЕНИЕ

                       _______________ N __________

                                г. Киров обл.

ГАРАНТ:

См. данную форму в редакторе MS-Word

Приложение N 3
к п. 3.1.3 Инструкции

                                   Герб

                             ПЕРВЫЙ ЗАМЕСТИТЕЛЬ

                     ГЛАВЫ АДМИНИСТРАЦИИ ГОРОДА КИРОВА

                               РАСПОРЯЖЕНИЕ

                       _______________ N __________

                              г. Киров обл.

ГАРАНТ:

См. данную форму в редакторе MS-Word

Приложение N 4
к п. 3.1.3 Инструкции

                                    Герб

                ЗАМЕСТИТЕЛЬ ГЛАВЫ АДМИНИСТРАЦИИ ГОРОДА КИРОВА

                                РАСПОРЯЖЕНИЕ

                       _______________ N __________

                               г. Киров обл.

ГАРАНТ:

См. данную форму в редакторе MS-Word

Приложение N 5
к п. 3.1.3 Инструкции

                               Герб

                                                              /---------\

                                                              |  Код    |

                                                              |---------|

                                                Форма по ОКУД |0301001  |

               Администрация города Кирова                    |---------|

      ______________________________________________  по ОКПО |         |

                   наименования организации                   \---------/

                                                    /-------------------\

                                                    |Номер    | Дата    |

                                                    |документа|         |

                                                    |-------------------|

                Распоряжение                        \-------------------/

о назначении на должность муниципальной службы

                                                             /----------\

                                                             |  Дата    |

                                                /------------+----------|

 Назначить на должность муниципальной службы    |с           |          |

                                                |------------+----------|

                                                |по          |          |

                                                \-----------------------/

                                                      /-----------------\

                                                      | Табельный номер |

                                                      |-----------------|

______________________________________________________\-----------------/

               фамилия, имя, отчество

в _______________________________________________________________________

  наименование отраслевого, территориального органа

_________________________________________________________________________

       наименование структурного подразделения

_________________________________________________________________________

      наименование профессии (должности), разряд,

              класс (категория) квалификации

_________________________________________________________________________

условия приема на работу, характер работы

с тарифной ставкой (окладом) ______________ руб. 00 коп.

с испытанием на срок ______________ месяца(ев)

Основание:

Глава администрации

города Кирова

ГАРАНТ:

См. данную форму в редакторе MS-Word

Приложение N 6
к п. 3.1.3 Инструкции

                                Герб

                                                              /---------\

                                                              |  Код    |

                                                              |---------|

                                                Форма по ОКУД |0301001  |

               Администрация города Кирова                    |---------|

      ______________________________________________  по ОКПО |04030340 |

                   наименования организации                   \---------/

                                                    /-------------------\

                                                    |Номер    | Дата    |

                                                    |документа|         |

                                                    |-------------------|

                Распоряжение                        \-------------------/

            о переводе работника

                                                             /----------\

                                                             |  Дата    |

                                                /------------+----------|

 Перевести на должность муниципальной службы    |с           |          |

                                                |------------+----------|

                                                |по          |          |

                                                \-----------------------/

                                                      /-----------------\

                                                      | Табельный номер |

                                                      |-----------------|

______________________________________________________\-----------------/

               (фамилия, имя, отчество)

Прежняя должность
	отраслевой территориальный орган
	структурное подразделение
	должность (специальность, профессия), разряд класс (категория) квалификация

_________________________________________________________________________

причина перевода

Новая должность
	отраслевой территориальный орган
	структурное подразделение
	должность (специальность, профессия), разряд класс (категория) квалификация
	оклад _________ ____________ цифрами

Основание:

Глава администрации города Кирова

ГАРАНТ:

См. данную форму в редакторе MS-Word

Приложение N 7
к п. 3.1.3 Инструкции

                             Герб

                                                              /---------\

                                                              |  Код    |

                                                              |---------|

                                                Форма по ОКУД |0301006  |

               Администрация города Кирова                    |---------|

      ______________________________________________  по ОКПО |04030340 |

                   наименования организации                   \---------/

                                                  /---------------------\

                                                  |Номер    |   Дата    |

                                                  |документа|регистрации|

                                                  |---------------------|

                Распоряжение                      \---------------------/

   о расторжении трудового договора с работником (увольнение)

                  Расторгнуть трудовой договор    от         N

                                       уволить

                                                      /-----------------\

                                                      | Табельный номер |

                                                      |-----------------|

______________________________________________________\-----------------/

                    фамилия, имя, отчество

_________________________________________________________________________

отраслевой, территориальный орган

_________________________________________________________________________

                         подразделение

_________________________________________________________________________

             должность (специальность, профессия), разряд,

                   класс (категория) квалификации

_________________________________________________________________________

основание прекращения (расторжения) трудового договора (увольнения),

статья ТК РФ

_________________________________________________________________________

Основание: ______________________________________________________________

  заявление работника, служебная записка, медицинское заключение и т.д.

Глава администрации

города Кирова

ГАРАНТ:

См. данную форму в редакторе MS-Word

Приложение N 8
к п. 3.1.3 Инструкции

                                 Герб

                                                              /---------\

                                                              |  Код    |

                                                              |---------|

                                                Форма по ОКУД |0301022  |

               Администрация города Кирова                    |---------|

      ______________________________________________  по ОКПО |         |

                   наименования организации                   \---------/

                                                  /---------------------\

                                                  |Номер    |   Дата    |

                                                  |документа|регистрации|

                                                  |---------------------|

                Распоряжение                      \---------------------/

   о направлении работника в командировку

                                                      /-----------------\

Направить в командировку:                             | Табельный номер |

                                                      |-----------------|

______________________________________________________\-----------------/

                    фамилия, имя, отчество

_________________________________________________________________________

отраслевой, территориальный орган

_________________________________________________________________________

структурное подразделение

_________________________________________________________________________

должность (специальность, профессия)

_________________________________________________________________________

место назначения (страна, город, организация)

_________________________________________________________________________

Сроком на  /------------\  календарных дней

          с\------------/по

с целью _________________________________________________________________

__________________________________________________________________________________

источник финансирования

Основание _______________________________________________________________

                  служебное задание, другое основание (указать)

Глава администрации

города Кирова

ГАРАНТ:

См. данную форму в редакторе MS-Word

Приложение N 9
к п. 3.1.3 Инструкции

                                 Герб

                          ПЕРВЫЙ ЗАМЕСТИТЕЛЬ

                   ГЛАВЫ АДМИНИСТРАЦИИ ГОРОДА КИРОВА

                                ПРИКАЗ

                     _______________ N __________

                             г. Киров обл.

ГАРАНТ:

См. данную форму в редакторе MS-Word

Приложение N 10
к п. 3.1.3 Инструкции

                                 Герб

           НАЧАЛЬНИК УПРАВЛЕНИЯ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА И АРХИВА

                      АДМИНИСТРАЦИИ ГОРОДА КИРОВА

                                ПРИКАЗ

                     _______________ N __________

                            г. Киров обл.

ГАРАНТ:

См. данную форму в редакторе MS-Word

Приложение N 11
к п. 3.1.3 Инструкции

                                 Герб

                     АДМИНИСТРАЦИЯ ГОРОДА КИРОВА

                               ПРОТОКОЛ

                    _______________ N __________

                            г. Киров обл.

ГАРАНТ:

См. данную форму в редакторе MS-Word

Приложение N 12
к п. 3.1.3 Инструкции

                 Герб

             АДМИНИСТРАЦИЯ

             МУНИЦИПАЛЬНОГО

              ОБРАЗОВАНИЯ

             "ГОРОД КИРОВ"

     (Администрация города Кирова)

ул.Воровского, д.39, г.Киров обл., 610000

 телефон/факс (8332) 64-89-40, 67-69-91

         inbox@admkirov.ru

_____________________ N ______________

На N ________________ от _______________

ГАРАНТ:

См. данную форму в редакторе MS-Word

Приложение N 13
к п. 3.1.3 Инструкции

                   Герб

              АДМИНИСТРАЦИЯ

              ГОРОДА КИРОВА

ул.Воровского, д.39, г.Киров обл., 610000

  телефон/факс (8332) 64-89-40, 67-69-91

             inbox@admkirov.ru

______________________ N ______________

На N ________________ от _______________

ГАРАНТ:

См. данную форму в редакторе MS-Word

Приложение N 14
к п. 3.1.3 Инструкции

              Герб

    Администрация города Кирова

            УПРАВЛЕНИЕ

     ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА И АРХИВА

ул.Воровского, д.39, г.Киров обл., 610000

     телефон/факс (8332) 76-03-06

         dokum@admkirov.ru

______________________ N ______________

На N ________________ от _______________

ГАРАНТ:

См. данную форму в редакторе MS-Word

Приложение N 15
к п. 3.1.3 Инструкции

              Герб

    Администрация города Кирова

            УПРАВЛЕНИЕ

      ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА И АРХИВА

         ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА

_____________________ N ______________

На N ________________ от ______________

ГАРАНТ:

См. данную форму в редакторе MS-Word

Приложение N 16
к п. 3.1.3 Инструкции

             Герб

    Администрация города Кирова

            УПРАВЛЕНИЕ

      ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА И АРХИВА

        СЛУЖЕБНАЯ ЗАПИСКА

______________________ N ______________

На N ________________ от _______________

Приложение N 17
к подразделу 3.3 Инструкции

Правила
подготовки, оформления, согласования постановлений и распоряжений администрации

С изменениями и дополнениями от:

20 января, 15 апреля 2015 г.

1. Общие положения

1.1. Постановления и распоряжения администрации города Кирова, распоряжения первого заместителя главы администрации города Кирова и распоряжения заместителя главы администрации города Кирова являются правовыми актами администрации города Кирова (далее - администрация).

1.2. Глава администрации в пределах своих полномочий, а в его отсутствие должностное лицо, исполняющее обязанности главы администрации, издает постановления администрации по вопросам местного значения и вопросам, связанным с осуществлением отдельных государственных полномочий, переданных администрации федеральными законами и законами Кировской области, а также распоряжения администрации по вопросам организации работы администрации.

1.3. Первый заместитель главы администрации и заместители главы администрации издают распоряжения по вопросам, отнесенным к их компетенции.

1.4. Подготовка, оформление и согласование проектов постановлений и распоряжений (далее - правовые акты), их принятие и издание производится в соответствии с настоящими Правилами.

2. Порядок подготовки проектов правовых актов

2.1. Основанием для подготовки проектов правовых актов является:

2.1.1. Необходимость решения текущих задач в пределах предоставленной компетенции.

2.1.2. Поручение главы администрации и его заместителей.

2.1.3. Прямое указание в правовых актах Правительства Кировской области о необходимости принятия соответствующего акта органами местного самоуправления.

2.1.4. Принятие решения по планировке и застройке города.

2.1.5. Утверждение планов, программ по развитию города во всех сферах его жизнедеятельности.

2.1.6. Обращения (предложения) руководителей предприятий, учреждений и организаций, трудовых коллективов и отдельных граждан.

2.1.7. Поручение Кировской городской Думы о разработке и принятии администрацией конкретного правового акта.

2.1.8. Обязательства, вытекающие из договоров (контрактов), в которых участвует администрация.

2.1.9. Другие основания, предусмотренные законодательством.

2.2. Подготовка проектов правовых актов включает:

2.2.1. Определение отраслевого (функционального), территориального органа администрации или должностного лица администрации, ответственного за подготовку проекта правового акта.

2.2.2. Определение круга специалистов, привлекаемых к подготовке проекта правового акта.

2.2.3. Проработку этими лицами вопросов, составляющих основу проекта правового акта (изучение законодательных и иных нормативных правовых актов о порядке решения вопроса такого типа; изучение распорядительных документов исполнительных органов государственной власти Российской Федерации и Кировской области, Кировской городской Думы, администрации по этому вопросу во избежание противоречия и дублирования; сбор, анализ и подготовка необходимой информации).

2.2.4. Составление текста проекта правового акта на бумажном и магнитном носителях.

2.2.5. Согласование проекта правового акта.

2.2.6. Доработку проекта с учетом поступивших в ходе его согласования замечаний и предложений.

3. Органы и лица, ответственные за подготовку проектов правовых актов

3.1. Определение отраслевого (функционального), территориального органа администрации или должностного лица администрации, ответственного за подготовку проекта правового акта, осуществляется устным или письменным поручением главы администрации, а также его заместителей. Круг специалистов, привлекаемых к разработке проекта правового акта, определяется руководителем отраслевого (функционального), территориального органа администрации или должностным лицом, ответственным за его подготовку.

Проекты распоряжений администрации о назначении на должность муниципальной службы, о переводе работника, о расторжении трудового договора с работником (увольнении), о направлении работника в командировку оформляются отделом муниципальной службы и кадров администрации по специальным формам (приложения N 5 - 8 к Инструкции).

3.2. Отраслевые (функциональные) и территориальные органы администрации в целях реализации возложенных на них задач по своей инициативе готовят и представляют на рассмотрение главе администрации, первому заместителю главы администрации, заместителю главы администрации проекты актов.

3.3. Подведомственные организации, предприятия и учреждения могут вносить предложения о необходимости принятия правового акта администрации через заместителей главы администрации, отраслевые (функциональные) и территориальные органы администрации. В этом случае подготовка и согласование проекта правового акта возлагается на соответствующий отраслевой (функциональный) или территориальный орган администрации.

3.4. Ответственность за качество подготовки проектов правовых актов, их согласование с заинтересованными органами и организациями несут руководители отраслевых (функциональных) и территориальных органов администрации, внесшие эти проекты правовых актов.

3.5. Ответственность за соответствие проектов правовых актов действующему законодательству несет правовой департамент администрации. Проект правового акта, подготовленный отраслевым (функциональным) или территориальным органом администрации, в обязательном порядке визируется руководителем юридической службы (юрисконсультом) данного отраслевого (функционального) или территориального органа (с указанием полного наименования должности, инициалов и фамилии визирующего лица, даты визирования), который несет ответственность за соответствие проекта правового акта действующему законодательству.

4. Общие требования к оформлению проектов правовых актов

4.1. Оформление проектов правовых актов должно соответствовать требованиям Правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти, утвержденных постановлением Правительства Российской Федерации от 15.06.2009 N 477, и положениям ГОСТа Р 6.30-2003 "Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов", принятого и введенного в действие постановлением Госстандарта России от 03.03.2003 N 65-ст.

4.2. Каждый напечатанный лист проекта акта, оформленного как на бланке установленной формы (приложения N 1, 2, 3, 4 к Инструкции), так и на листе формата А4, имеет следующие размеры полей:

левое - от 2,75 до 3,5 см;

правое - не менее 1 см;

верхнее - не менее 2,5 см;

нижнее - не менее 2 см.

4.3. При оформлении текста документа на двух и более страницах вторая и последующие страницы должны быть пронумерованы.

Порядковые номера страниц проставляются арабскими цифрами посередине верхнего поля страницы без знака точки. Первая страница документа не нумеруется.

Информация об изменениях:

Распоряжением Администрации города Кирова от 15 апреля 2015 г. N 217 пункт 4.4 раздела 4 настоящего приложения изложен в новой редакции

См. текст пункта в предыдущей редакции

4.4. Проекты правовых актов имеют следующие реквизиты, расположенные в установленном порядке:

герб города Кирова;

наименование организации (администрация города Кирова);

должность лица - автора документа (первый заместитель Главы администрации города Кирова или заместитель главы администрации города Кирова);

вид документа (постановление или распоряжение);

дата документа;

регистрационный номер документа;

место составления (издания) документа (г. Киров обл.);

отметка о конфиденциальности (при необходимости);

наименование либо аннотация документа;

текст документа;

отметка о наличии приложения;

виза;

гриф утверждения;

подпись должностного лица;

кем подготовлен документ;

гриф согласования;

указание о рассылке документа; указание об опубликовании документа; отметка о проведении правовой экспертизы; отметка о проведении лингвистической экспертизы; отметка об исполнителе.

4.4.1. Герб города Кирова

Изображение герба города Кирова в правовых актах помещается в центре верхнего поля над серединой строк реквизита "Наименование организации" или "Должность лица - автора документа". Размеры изображения герба города Кирова должны вписываться в окружность диаметром 20 мм.

4.4.2. Наименование организации, являющейся автором документа (Администрация города Кирова), помещается ниже герба города Кирова через 18 пт посередине текстового поля и печатается прописными буквами полужирного начертания шрифтом N 14.

4.4.3. Реквизит "Должность лица - автора документа"

Должность лица - автора документа (первый заместитель Главы администрации города Кирова или заместитель главы администрации города Кирова) указывается на бланке правового акта перед реквизитом "Вид документа" (распоряжение).

4.4.4. Реквизит "Вид документа" (постановление или распоряжение) помещается ниже реквизита "Наименование организации" (в постановлениях и распоряжениях администрации) или реквизита "Должность лица - автора документа" (в распоряжениях первого заместителя главы администрации и заместителя главы администрации) посередине текстового поля через 18 пт и печатается прописными буквами полужирного начертания шрифтом N 16.

4.4.5. Дату правового акта располагают центрованным способом через 18 пт от наименования вида документа. Дату проставляют после подписания правового акта и оформляют тремя группами арабских цифр в следующей последовательности: число месяца, месяц, год. Число месяца и месяц оформляют двумя парами арабских цифр, разделенными точкой; год - четырьмя арабскими цифрами. При цифровом способе оформления даты, если цифра одна, перед ней обязательно ставится ноль. Например, дату 5 января 2007 года следует оформлять 05.01.2007.

4.4.6. Регистрационным номером правового акта является его порядковый номер (отдельно для постановлений, распоряжений администрации, распоряжений первого заместителя главы администрации и распоряжений заместителя главы администрации).

Регистрационный номер проставляется после даты на одном уровне с ней.

К порядковому номеру постановления администрации через дефис добавляется буква "п", например, N 153-п.

К порядковому номеру распоряжения администрации по личному составу (прием, перемещение, увольнение, аттестация, повышение квалификации и т.п.) через дефис добавляется буква "л", например, N 153-п.

К порядковому номеру распоряжения администрации по личному составу (отпуск, командировка, оказание материальной помощи и т.п.) через дефис добавляется буква "к", например, N 153-к.

К порядковому номеру распоряжения первого заместителя главы администрации через дефис добавляются буквы "пзр", например, N 153-пзр.

К порядковому номеру распоряжения заместителя главы администрации через дефис добавляются буквы "зр", например, N 153-зр.

4.4.7. Реквизит "Место составления документа" (г. Киров обл.) помещается ниже реквизитов "Дата принятия документа" и "Регистрационный номер документа" через 12 пт посередине расположения этих реквизитов и печатается шрифтом N 12.

4.4.8. Отметка о конфиденциальности ("Для служебного пользования") проставляется без кавычек в верхнем правом углу первого листа правового акта ниже наименования вида документа и дополняется номером экземпляра правового акта.

4.4.9. Наименование либо аннотация документа

Наименование либо аннотация документа (заголовок) составляется ко всем правовым актам.

Заголовок правового акта должен быть максимально кратким и емким, точно передавать содержание документа и обычно отвечает на вопрос: "О чем?" ( "О ком?").

Заголовок отделяется от предыдущего реквизита интервалом 24 - 36 пт, печатается полужирным шрифтом размером N 14 и выравнивается по центру. Заголовок печатается с прописной буквы. Точка в конце заголовка не ставится. Заголовок, состоящий из двух и более строк, печатается через 1 межстрочный интервал.

4.4.10. Текст документа

Текст правового акта отделяется от заголовка интервалом 24-36пт и печатается с межстрочным интервалом 18 пт.

Текст печатается от левой границы текстового поля и выравнивается по левой и правой границам текстового поля, первая строка абзаца начинается на расстоянии 1,25 см от левой границы текстового поля.

Текст правового акта состоит из двух частей: преамбулы (констатирующей части) и распорядительной (постановляющей) части.

Преамбула содержит основания, цели, задачи принятия правового акта. В ней указываются фактические обстоятельства и мотивы, послужившие причиной или поводом для принятия правового акта, а также содержатся ссылки на законы или другие правовые акты, в соответствии с которыми принимается данный документ.

В тексте правового акта, подготовленного на основании документов других организаций или ранее изданных правовых актов, указываются их реквизиты: наименование вида документа и организации-автора, дата, регистрационный номер и заголовок к тексту.

Если требуется многократно упомянуть в проекте правового акта тот или иной объект, а также когда неоднократно употребляется одно и то же понятие, то при первом упоминании о таком объекте (понятии) приводится его полное наименование и далее в скобках - сокращенное по форме: (далее - ...), а в последующем тексте употребляется только его сокращенное наименование.

Преамбула в постановлениях завершается словами "администрация города Кирова постановляет" (без кавычек) с двоеточием в конце, при этом слово постановляет печатается прописными буквами и без разрыва знаком переноса.

Преамбула может отсутствовать, если предписываемые действия не нуждаются в разъяснении. При отсутствии констатирующей части или если словам "администрация города Кирова постановляет" предшествует текст, состоящий из законченного предложения с точкой в конце, то они печатаются с новой строки от левой границы текстового поля документа.

В постановлениях текст излагают от третьего лица единственного числа.

Постановляющая (распорядительная) часть правового акта содержит решения, выводы и может подразделяться на пункты, подпункты, абзацы. Пункты печатаются с красной строки, должны иметь единую нумерацию для всего акта и нумеруются арабскими цифрами. Номера подпунктов включают номер пункта и порядковый номер подпункта, разделенные точкой (например, 1.1, 1.2, 1.3). После номера пункта или подпункта ставится точка, и через пробел с прописной буквы печатается текст, который заканчивается точкой. При ссылке в тексте на какой-либо пункт или подпункт точка в конце их цифрового обозначения не ставится, если это не является концом предложения.

Каждый пункт акта должен содержать законченную мысль и включать, как правило, одно предписание. Несколько связанных между собой предписаний объединяются в один пункт в тех случаях, когда они взаимно дополняют и обуславливают друг друга.

Все изменения и дополнения, вносимые в правовой акт, должны соответствовать его структуре.

4.4.11. Отметка о наличии приложения

При наличии приложений к правовым актам в тексте на них обязательно делается ссылка.

Приложения к правовым актам оформляются на отдельных листах бумаги.

Размеры полей, шрифтов и межстрочных интервалов при печатании приложений идентичны размерам, применяемым при печатании текстов правовых актов.

Если в приложениях к правовому акту помещаются графики, списки, таблицы, то в тексте правового акта дается ссылка "согласно приложению", а на первой странице приложения в правом верхнем углу от границы верхнего поля печатается с прописной буквы слово "Приложение" (без кавычек). Ниже от этого слова дается ссылка на распорядительный документ с указанием его даты и номера. Все составные части реквизита печатаются через 1 межстрочный интервал. Самая длинная строка этого реквизита не должна превышать 8 см и ограничивается правым полем документа.

Например:

Приложение к распоряжению администрации города Кирова
от	N

При наличии нескольких приложений они нумеруются арабскими цифрами со знаком "N".

Например:

Приложение N 1 к распоряжению администрации города Кирова
от	N

Если в тексте правового акта содержится формулировка "Утвердить Положение... Прилагается", "Утвердить состав комиссии... Прилагается", то на самом приложении перед его заголовком в правом верхнем углу на первой странице утверждаемого документа проставляется гриф утверждения, оформленный в соответствии с пунктом 3.2.15 Инструкции.

В тексте приложения, содержащего утверждаемый состав комиссии, вначале указываются фамилия, имя, отчество и должность председателя комиссии, его заместителя (заместителей) и секретаря комиссии, а затем в алфавитном порядке располагаются фамилии членов комиссии с указанием имени, отчества и полного наименования должности. Фамилия печатается прописными буквами, имя и отчество печатаются с прописной буквы строчными буквами.

Заголовок к тексту приложения печатается центрованным способом. Наименование вида документа-приложения (первое слово заголовка приложения) выделяется прописными буквами, полужирным шрифтом и может быть напечатано вразрядку (положение, перечень, состав и т.п.). Межстрочный интервал между первой строкой заголовка и последующими строками может быть увеличен на 6 пт.

Заголовок приложения отделяется от ссылки на дату и номер правового акта интервалом 36 пт, от текста приложения - интервалом 24 - 36 пт.

Текст приложения может быть представлен в форме связного текста (в его состав могут входить разделы, подразделы, пункты, подпункты), анкетной формы, таблицы или в виде соединения этих форм.

Текст приложения к правовому акту оформляется в соответствии с пунктом 3.2.19 Инструкции.

Страницы приложения к правовому акту нумеруются самостоятельно начиная со второй. При наличии нескольких приложений страницы в каждом из них нумеруются отдельно.

При наличии в тексте приложений ссылки на сноску она оформляется верхним индексом в виде звездочки или цифры со скобкой. Символ и текст сноски печатаются от левой границы текстового поля шрифтом N 12 через 1 межстрочный интервал в конце каждой страницы или после приложения в целом под чертой. После символа сноски ее текст печатается с прописной буквы. В конце текста сноски ставится точка.

На одной странице не должно проставляться более трех сносок.

При наличии в приложении к правовому акту графических элементов каждый из них оформляется на отдельном листе в конце приложения, на что делается ссылка в соответствующем месте текста приложения.

Приложения заканчиваются чертой (длиной 2 - 3 см), расположенной по центру текста на расстоянии 36 пт от него.

4.4.12. Виза

Приложения к правовым актам визируются руководителями соответствующих отраслевых (функциональных) или территориальных органов, подготовивших документ, которые несут ответственность за правильность указанных в приложениях данных. Виза включает в себя личную подпись визирующего, расшифровку подписи и дату. Виза проставляется на лицевой стороне последнего листа подлинника приложения под чертой. Если приложений несколько, то визируется каждое приложение.

4.4.13. Подпись должностного лица

Подпись должностного лица включает полное (без сокращений) наименование должности лица, подписывающего документ, его личную подпись и расшифровку подписи (инициалы и фамилия).

Подпись должностного лица в актах отделяется от текста 36 пт. Слова "Глава администрации города Кирова", "Первый заместитель главы администрации города Кирова", "Заместитель главы администрации города Кирова" печатается через 1 межстрочный интервал от левой границы текстового поля. Размер самой длинной строки наименования должности не должен превышать 8 см.

Расшифровка подписи в реквизите "Подпись должностного лица" располагается на уровне последней строки наименования должности. Последняя буква в расшифровке подписи ограничивается правой границей текстового поля.

4.4.14. Реквизит "Кем подготовлен документ" помещается ниже подписи должностного лица под чертой, проводимой от левой до правой границы текстового поля через 18 пт от подписи должностного лица, а при отсутствии свободного места - без черты на оборотной стороне листа. Реквизит состоит из слова подготовлено, которое печатается прописными буквами от левой границы текстового поля через 18 пт от черты; наименования должности лица, подготовившего документ (с указанием названия организации); его личной подписи; расшифровки подписи (инициалов, фамилии) и даты. Наименование должности лица, подготовившего документ, помещается через 24 пт ниже слова подготовлено и печатается через 1 межстрочный интервал, если состоит из несколько строк. Размер самой длинной строки наименования должности не должен превышать 8 см.

Расшифровка подписи располагается на уровне последней строки наименования должности. Последняя буква в расшифровке подписи ограничивается правой границей текстового поля.

Если проект правового акта подготовлен по инициативе предприятия, организации или учреждения, то ниже слова подготовлено печатается наименование должности руководителя отраслевого (функционального) или территориального органа администрации, ответственного за подготовку проекта, ставится его подпись, дается ее расшифровка, проставляется дата, а ниже указывается наименование должности руководителя организации - инициатора подготовки проекта, ставится его подпись, дается ее расшифровка, проставляется дата.

4.4.15. Гриф согласования состоит из слова согласовано, напечатанного прописными буквами, наименования должности лица, с которым согласовывается документ (включая наименование организации), личной подписи, расшифровки подписи (инициалов, фамилии), даты согласования.

Слово согласовано печатается от левой границы текстового поля через 24 пт ниже реквизита "Кем подготовлен документ" на лицевой стороне последнего листа подлинника документа (при отсутствии свободного места - на оборотной стороне последнего листа). Наименование должности лица помещается через 24 пт от слова согласовано и печатается через 1 межстрочный интервал, если состоит из нескольких строк. Размер самой длинной строки наименования должности не должен превышать 8 см.

Расшифровка подписи располагается на уровне последней строки наименования должности. Последняя буква в расшифровке подписи ограничивается правой границей текстового поля.

Возможно оформление виз согласования на отдельном листе с указанием, к какому проекту документа этот лист относится. Лист согласования оформляется следующим образом:

Лист согласования

проекта постановления администрации города Кирова

"О приеме жилых домов открытого акционерного общества "Вятич"

в муниципальную собственность"

СОГЛАСОВАНО
Заместитель главы администрации города
	Личная подпись 28.06.2013	Инициалы, фамилия
Заместитель главы администрации города
	Личная подпись 25.06.2013	Инициалы, фамилия
Заместитель главы администрации - начальник территориального управления по Ленинскому району
	Личная подпись 22.06.2013	Инициалы, фамилия
Начальник правового департамента администрации города	Личная подпись 29.06.2013	Инициалы, фамилия
Начальник департамента финансов администрации города	Личная подпись 26.06.2013	Инициалы, фамилия
Генеральный директор открытого акционерного общества "Вятич"
	Личная подпись 21.06.2013 М.П.	Инициалы, фамилия

4.4.16. Указание о рассылке документа располагается ниже реквизита "Гриф согласования" через 24 - 36 пт и печатается от левой границы текстового поля.

Указание о рассылке копий акта делается отраслевым (функциональным) или территориальным органом администрации, ответственным за подготовку акта, с указанием точного названия организаций-адресатов и количества экземпляров, если их больше одного.

4.4.17. Указание об опубликовании документа располагается ниже указания о рассылке документа через 24 - 36 пт и печатается от левой границы текстового поля.

Реквизит "Указание об опубликовании документа" оформляется на проектах нормативных правовых актов.

При проведении предварительной правовой экспертизы исполнитель правового акта совместно с правовым департаментом обязан определить необходимость опубликования правового акта и указать в проекте нормативного правового акта следующую формулировку:

"Подлежит опубликованию в газете "Наш Город. Газета муниципального образования "Город Киров" и размещению на официальном сайте администрации города Кирова".

4.4.18. Отметка о проведении правовой экспертизы оформляется следующим образом:

Правовая экспертиза проведена:

предварительная

заключительная

Данные слова печатаются через двойной межстрочный интервал в три строки от левой границы текстового поля ниже реквизита "Указание об опубликовании правового акта" через 24 - 36 пт на проектах нормативных правовых актов или через 24 - 36 пт ниже реквизита "Указание о рассылке документа" - на проектах ненормативных правовых актов.

Работник, проводивший правовую экспертизу, ставит подпись и дату.

4.4.19. Отметка о проведении лингвистической экспертизы оформляется аналогично отметке о проведении правовой экспертизы, указанной в пункте 4.4.18.

Работник, проводивший лингвистическую экспертизу, ставит подпись и дату.

4.4.20. Отметка об исполнителе печатается после отметки о проведении лингвистической экспертизы в левом нижнем углу последнего листа документа от левой границы текстового поля с указанием фамилии, имени и отчества исполнителя, его номера телефона шрифтом N 12.

4.5. При подготовке проектов правовых актов необходимо обращать особое внимание на правильное написание фамилий и инициалов, специальных терминов, иностранных слов, названий и словосочетаний.

Наименование упомянутых в правовом акте органов и организаций приводится в полном соответствии с их официальным названием, утвержденным в уставе, положении, в решении об их создании, переименовании.

5. Требования к содержанию проектов правовых актов

5.1. Проект правового акта должен быть целесообразным, практически необходимым. Он должен быть ясным, кратким, обоснованным, написан грамотно, юридически точным языком, не допускающим различных толкований текста, обеспечивающим точное и однозначное восприятие изложенной информации, иметь логическую последовательность всех его составных частей. В тексте следует заменять сложные предложения простыми, применять только общепринятые сокращения слов (км, тыс. рублей, млн. тонн, куб. метров, кв. метров, га и т.п.; в приложениях допускается - тыс. руб., млн. т, куб. м, кв. м), правильно использовать аббревиатуры (лишь после полного написания того или иного наименования), прописные буквы.

5.2. Недопустимы проекты правовых актов, содержащие дословное воспроизведение всего текста правового акта органа государственной власти Российской Федерации, Кировской области или иного документа.

5.3. Проект правового акта должен соответствовать по своему содержанию действующему законодательству.

5.4. Проект правового акта должен основываться на реальных возможностях и содержать указание на организационные, финансово-экономические и иные средства обеспечения содержащихся в нем предписаний.

5.5. Проект правового акта должен содержать перечисление предписываемых действий с указанием исполнителя каждого действия и мероприятий, которые необходимо осуществить для исполнения правового акта, сроков исполнения.

5.6. При необходимости в последнем пункте распорядительной части правового акта указывается должностное лицо или отраслевой (функциональный) или территориальный орган администрации, на которые возлагается контроль за исполнением документа.

5.7. Если подготавливаемый правовой акт влечет за собой необходимость внесения изменений в другие правовые акты, эти изменения включаются в проект подготавливаемого правового акта или представляются одновременно с ним в виде проекта отдельного правового акта.

Информация об изменениях:

Распоряжением Администрации города Кирова от 15 апреля 2015 г. N 217 раздел 6 настоящего приложения изложен в новой редакции

См. текст раздела в предыдущей редакции

6. Согласование проектов правовых актов

6.1. Согласование проектов правовых актов осуществляется путем визирования подлинного экземпляра проекта правового акта.

6.2. Перед согласованием подлинники всех проектов правовых актов и приложения к ним представляются в правовой департамент, который проводит предварительную правовую экспертизу на предмет соответствия их содержания действующему законодательству.

До направления проекта акта в правовой департамент разработчик правового акта регистрирует его в системе электронного документооборота, в модуле "Муниципальные правовые акты".

К проекту акта прилагается пакет документов, на которые делается ссылка или в соответствии с которыми предлагается принять правовой акт, а также копии ранее принятых актов, в которые вносятся изменения или которые предлагается отменить либо признать утратившими силу.

В правовом департаменте на проектах нормативных правовых актов при проведении предварительной экспертизы делается отметка "НПА" (нормативный правовой акт), которая заверяется подписью должностного лица правового департамента, осуществляющего функцию правовой экспертизы проектов правовых актов.

При отсутствии замечаний к проекту правового акта на обороте каждого листа проекта правового акта и приложений к нему сотрудником правового департамента проставляется отметка о предварительной правовой экспертизе.

Срок проведения предварительной правовой экспертизы составляет не более 5 рабочих дней со дня поступления проекта в правовой департамент, в случае его противоречия (полностью или частично) действующему законодательству сотрудником правового департамента составляется заключение и проект возвращается разработчику на доработку.

Затем проекты актов и приложения к ним передаются в управление делопроизводства и архива, которое в срок не более 3 рабочих дней проверяет соответствие оформления проектов требованиям Инструкции и проводит предварительную лингвистическую экспертизу проектов правовых актов.

Проекты, подготовленные с нарушением установленных настоящими Правилами требований к их оформлению, содержанию и согласованию, возвращаются их разработчикам на доработку.

6.3. После предварительной лингвистической экспертизы согласование проводится в следующем порядке:

6.3.1. Руководители предприятий, учреждений, организаций, от деятельности которых зависит реализация правового акта. При согласовании проекта акта со сторонними организациями, предприятиями, учреждениями подпись руководителя должна быть заверена печатью. В случае согласования должностным лицом, исполняющим обязанности руководителя, должна быть приложена копия документа, которым оно наделяется этим правом (приказ, решение и т.д.).

6.3.2. Руководители отраслевых (функциональных) и территориальных органов администрации, к компетенции которых относится согласование вопроса, регулируемого в представленном проекте правового акта, или которым в документе предусмотрены задания и поручения.

Проекты правовых актов по вопросам управления и распоряжения недвижимым имуществом, расположенным на территории соответствующего района города Кирова, подлежат согласованию с руководителем территориального органа администрации в соответствии с территориальной принадлежностью.

6.3.3. Начальник департамента финансов согласовывает проекты актов после проверки проектов муниципальных программ на их соответствие бюджетному законодательству, а также проекты актов администрации об организации исполнения решений судебных органов.

6.3.4. Проекты правовых актов, касающиеся муниципальных программ, согласовываются в соответствии с Порядком разработки, утверждения, реализации и оценки эффективности муниципальных программ в администрации города Кирова, утвержденным постановлением администрации города Кирова от 27.06.2013 N 2448-п.

6.3.5. Заместитель главы администрации (при согласовании проектов постановлений и распоряжений администрации), который в соответствии с распределением обязанностей между главой администрации и его заместителями курирует отраслевой (функциональный) или территориальный орган администрации, являющийся разработчиком проекта правового акта.

6.3.6. Проекты ненормативных правовых актов после перечисленных выше согласований проходят заключительную правовую экспертизу, которая осуществляется в срок не более 3 рабочих дней.

6.3.7. Проекты нормативных правовых актов должны быть согласованы со всеми заместителями главы администрации. Оформление виз согласования производится на отдельном листе согласований с указанием, к какому проекту документа этот лист относится (подпункт 4.4.15 настоящих Правил).

Далее копию проекта правового акта с отметкой "НПА" разработчик направляет в прокуратуру города Кирова для проведения антикоррупционной экспертизы проекта акта и проверки его на соответствие действующему законодательству. Отправка копии проекта осуществляется с сопроводительным письмом за подписью заместителя главы администрации, курирующего отраслевой (функциональный) или территориальный орган администрации, являющийся разработчиком проекта правового акта, или первого заместителя главы администрации не позднее 10 дней до принятия правового акта.

В случае если на проект правового акта прокуратурой подготовлено замечание о несоответствии его действующему законодательству либо внесено требование об исключении коррупциогенных факторов, разработчик проекта осуществляет его доработку. Доработанный проект правового акта подлежит повторному направлению в правовой департамент на предварительную правовую экспертизу и согласованию в соответствии с порядком, изложенным в настоящем разделе.

При поступлении из прокуратуры города Кирова положительного отзыва на проект правового акта данный проект направляется в правовой департамент на заключительную правовую экспертизу, которая проводится в срок не более 3 рабочих дней.

6.3.8. В правовом департаменте проводится правовая экспертиза и согласование проектов правовых актов администрации и заместителей главы администрации, за исключением проектов распоряжений заместителей главы администрации, начальников территориальных управлений и распоряжений администрации по личному составу (кроме распоряжений администрации о дисциплинарных взысканиях).

6.4. Согласование проекта правового акта каждым согласующим осуществляется в срок не более двух рабочих дней, а в случае необходимости его дополнительной проработки - в сроки, согласованные с разработчиком проекта правового акта.

В исключительных случаях по указанию главы администрации (или замещающего его лица) согласование проекта правового акта осуществляется незамедлительно.

6.5. Ответственность за содержание и качество подготовки проектов правовых актов, их согласование с заинтересованными должностными лицами возлагается на руководителей отраслевых (функциональных) или территориальных органов администрации - разработчиков проекта акта.

6.6. Если у лица, визирующего проект правового акта, есть возражения или замечания, то оно расписывается в грифе (листе) согласования и делает соответствующую отметку ("Замечания прилагаются" или "С замечаниями"). Сами возражения или замечания по проекту излагаются, как правило, на отдельном листе, подписываются и прилагаются к проекту правового акта.

6.7. Лицо, ответственное за подготовку проекта правового акта, осуществляет его доработку с учетом принятых замечаний и предложений.

Если в процессе согласования или в ходе доработки проекта вносятся изменения в первоначальную редакцию проекта, он подлежит повторному согласованию.

6.8: После согласования все проекты правовых актов направляются в управление делопроизводства и архива на заключительную лингвистическую экспертизу, которая проводится не более 2 рабочих дней.

7. Принятие правовых актов, вступление их в силу

7.1. Глава администрации либо первый заместитель главы администрации или заместитель главы администрации по представленным им на подпись проектам правовых актов принимают одно из следующих решений:

подписывают правовые акты;

направляют проекты на доработку;

отклоняют проекты в целом в связи с невозможностью или нецелесообразностью их принятия.

7.2. Подписанные правовые акты передаются для регистрации в управление делопроизводства и архива.

Внесение каких-либо исправлений и дополнений в подписанный правовой акт до и после его регистрации не допускается.

7.3. Правовые акты, затрагивающие права, свободы и обязанности человека и гражданина, права и обязанности юридических лиц, подлежат обязательному официальному опубликованию. Разработчик проекта правового акта определяет, подлежит ли документ опубликованию в средствах массовой информации.

7.4. Постановления и распоряжения вступают в силу со дня их подписания, если иное не определено в самом акте.

8. Регистрация правовых актов и рассылка их копий. Опубликование правовых актов

8.1. Подписанные правовые акты подлежат обязательной регистрации в управлении делопроизводства и архива.

Порядковый номер правового акта присваивается в соответствии с очередностью его принятия в пределах календарного года - отдельно для постановлений администрации, распоряжений администрации, распоряжений первого заместителя главы администрации и распоряжений заместителя главы администрации.

8.2. Изготовление и рассылка копий принятых правовых актов согласно указанию о рассылке документа осуществляется управлением делопроизводства и архива в течение двух рабочих дней, срочных - незамедлительно.

В копиях принятых правовых актов личная подпись в реквизите "Подпись должностного лица" не воспроизводится. Наименование должности лица, подписавшего правовой акт, печатается от левой границы текстового поля документа (размер самой длинной строки наименования должности не должен превышать 8 см). Расшифровка подписи располагается на уровне последней строки наименования должности.

Копии постановлений заверяются печатью "Для постановлений", копии распоряжений - печатью "Для распоряжений".

При изготовлении копий правовых актов допускается использование оборотной стороны листа.

8.3. Копии принятых правовых актов в обязательном порядке направляются в прокуратуру города Кирова.

8.4. Управление организационно-информационного обеспечения администрации организует публикацию правовых актов, затрагивающих права, свободы и обязанности человека и гражданина, права и обязанности юридических лиц либо лиц, имеющих общественную значимость, в газете "Наш Город. Газета муниципального образования "Город Киров". Управление делопроизводства и архива администрации размещает вышеуказанные правовые акты на информационном сайте администрации www.admkirov.ru в разделе "Официальные документы".

9. Отмена, признание утратившими силу правовых актов, внесение изменений в них

9.1. Решение об отмене правового акта принимается в случае, когда правовой акт должен прекратить свое действие с момента его принятия.

9.2. Решение о признании утратившим силу правового акта принимается в случае, когда правовой акт должен прекратить свое действие с момента признания его утратившим силу.

9.3. Понятие "исключить" равнозначно по смыслу понятию "признать утратившим силу", но применяется в тех случаях, когда утрачивают силу отдельные пункты или подпункты правовых актов либо разделы, подразделы, пункты или подпункты приложений (далее - структурные единицы правового акта).

9.4. Если в правовом акте о признании утратившим силу или об отмене правового акта содержатся пункты (подпункты) об отмене или признании утратившим силу ранее изданных правовых актов, действие таких правовых актов не восстанавливается.

9.5. В правовом акте о признании утратившим силу правового акта отдельными пунктами (подпунктами) указывается как сам правовой акт, так и все правовые акты, которыми в текст основного правового акта ранее вносились изменения, с указанием даты их принятия, номера и наименования.

9.6. Если в правовом акте ограничивается срок его действия вступлением в силу нового правового акта, то первоначальный правовой акт утрачивает силу с момента принятия нового правового акта.

9.7. При внесении в правовой акт изменений более трех раз рекомендуется принять решение о признании его утратившим силу и готовить новый документ.

9.8. Правовой акт, в котором указан конкретный срок его действия, утрачивает силу по истечении этого срока.

9.9. Внесением изменений в правовой акт считается:

замена слов, цифр;

исключение слов, цифр, предложений;

исключение структурных единиц правового акта;

новая редакция структурной единицы правового акта;

дополнение структурной единицы правового акта новыми словами, цифрами или предложениями;

дополнение структурными единицами правового акта;

приостановление действия правового акта или его структурных единиц;

продление действия правового акта или его структурных единиц.

9.10. Изменения всегда вносятся только в основной правовой акт. Вносить изменения в основной правовой акт путем внесения изменений в изменяющий его правовой акт недопустимо.

9.11. При внесении изменений в правовые акты соответствующий текст заключается в кавычки.

9.12. Вносимые в правовые акты изменения должны излагаться последовательно с указанием конкретной структурной единицы, в которую вносятся изменения.

9.13. При внесении изменения в правовой акт сначала указывается, какая структурная единица изменяется, потом указывается характер изменений. Внесение изменений в правовой акт следует оформлять начиная с наименьшей структурной единицы.

Например:

Подпункт 1.3 пункта 1 дополнить предложением следующего содержания: "..."

или

в абзаце втором подраздела 2.4 раздела 2 слова "..." заменить словами "...".

9.14. При внесении дополнений в раздел, подраздел, пункт, подпункт, абзац указываются слова, после которых это дополнение должно находиться.

Например:

пункт 1 после слов "..." дополнить словами "...".

9.15. В случае, если дополняется словами структурная единица правового акта и это дополнение должно находиться в конце данной структурной единицы, применяется следующая формулировка:

Например:

пункт 1 дополнить словами "_".

При этом знак препинания, употребленный в конце дополняемой структурной единицы, сохраняется без указания на него после внесенного дополнения.

9.16. При исключении структурных единиц правового акта нумерация последующих структурных единиц правового акта не меняется.

9.17. Вновь включаемым в текст правового акта структурным единицам присваиваются порядковые номера предшествующих им структурных единиц того же вида с добавлением к указанным номерам через дефис дополнительных порядковых номеров, начиная с первого. Например, 5-1, 5-2, 5-3 - это номера пунктов, вносимых в правовой акт между существующими пунктами 5 и 6. Новым структурным единицам, включаемым в текст правового акта после последней структурной единицы того же вида, присваиваются номера, следующие за номером последней.

При внесении дополнительной структурной единицы в правовые акты, в которых структурная единица с соответствующим номером утратила силу, ее нумерация также осуществляется через дефис. Например, в случае признания утратившим силу пункта 1 правового акта новый пункт будет иметь порядковый номер 1-1.

9.18. В целях сохранения структуры правовых актов:

9.18.1. Дополнение абзацами может производиться только в конец соответствующей структурной единицы.

9.18.2. При необходимости между уже имеющимися абзацами включить новый абзац дается новая редакция той структурной единицы правового акта, к которой относится абзац (независимо от объема структурной единицы).

9.18.3. При признании абзаца утратившим силу пересчет последующих абзацев не производится. Утративший силу абзац участвует в подсчете абзацев при последующем внесении изменений в данную структурную единицу.

9.19. Структурная единица правового акта излагается в новой редакции в случаях, если:

необходимо внести существенные изменения в данную структурную единицу;

неоднократно вносились изменения в текст структурной единицы правового акта.

9.20. Изложение структурной единицы правового акта в новой редакции не является основанием для признания утратившими силу всех промежуточных редакций данной структурной единицы.

9.21. При необходимости заменить цифровые обозначения употребляется термин "цифры", а не "числа".

Например:

цифры "12, 14, 125" заменить цифрами "13, 15, 126".

9.22. При необходимости заменить слова и цифры употребляется термин "слова".

Например:

слова "в 50 раз" заменить словами "в 100 раз".

9.23. Внесение изменений в правовой акт оформляется самостоятельным правовым актом с общим заголовком "О внесении изменений (я) в... (вид документа, дата и номер)" (например: "О внесении изменений в распоряжение администрации города Кирова от 29.04.2009 N 1216").

9.24. Подготовка проекта правового акта о внесении изменений в правовой акт осуществляется, как правило, его первоначальным разработчиком.

ГАРАНТ:

См. данную форму в редакторе MS-Word

Приложение N 18
к п. 5.1.5 Инструкции

Администрация города Кирова

Наименование подразделения

НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ

______________ N __________

 г.Киров

На _____________ год

Индекс дела	Заголовок дела (тома, части)	Количество дел (томов, частей)	Срок хранения дела (тома, части) и номера статей по перечню	Примечание
1	2	3	4	5
Название раздела

Наименование должности

руководителя подразделения       Подпись         Расшифровка подписи

Дата

СОГЛАСОВАНО

Начальник управления

делопроизводства и архива

администрации города Кирова      Подпись         Расшифровка подписи

Дата

Наименование должности лица,

ответственного за архив          Подпись         Расшифровка подписи

Дата

Итоговая запись о категориях и количестве дел, заведенных в ________ году

в подразделении

По срокам хранения	Всего	В том числе:
		переходящих	с отметкой "ЭПК"
1	2	3	4
Постоянного
Временного (свыше 10 лет)
Временного (до 10 лет включительно)
ИТОГО:

Наименование должности

руководителя подразделения        Подпись        Расшифровка подписи

Дата

Итоговые  сведения  переданы  в  управление  делопроизводства  и   архива

администрации города.

Наименование должности лица,

передавшего сведения              Подпись        Расшифровка подписи

Дата

ГАРАНТ:

См. данную форму в редакторе MS-Word

Приложение N 19
к п. 5.1.5 Инструкции

Администрация города Кирова

      НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ                        УТВЕРЖДАЮ

______________ N __________                   Первый заместитель главы

         г. Киров                             администрации города Кирова

На _____________ год                          Подпись       Расшифровка

                                              Дата          подписи

Индекс дела	Заголовок дела (тома, части)	Количество дел (томов, частей)	Срок хранения дела (тома, части) и номера статей по перечню	Примечание
1	2	3	4	5
Название раздела

Начальник управления

делопроизводства и архива      Подпись         Расшифровка подписи

Дата

Наименование должности лица,

ответственного за архив        Подпись         Расшифровка подписи

Дата

СОГЛАСОВАНО                               СОГЛАСОВАНО

Протокол ЭК                               Протокол ЭПК

администрации города Кирова               при управлении по делам архивов

от ______________ N _______               Кировской области

                                          от _______________ N _________

Итоговая запись о категориях и количестве дел, заведенных в ________ году

в администрации

По срокам хранения	Всего	В том числе:
		переходящих	с отметкой "ЭПК"
1	2	3	4
Постоянного
Временного (свыше 10 лет)
Временного (до 10 лет включительно)
Итого:

Начальник управления

делопроизводства и архива      Подпись        Расшифровка подписи

Дата

Итоговые сведения переданы в архив администрации города.

Наименование должности лица,

передавшего сведения           Подпись        Расшифровка подписи

Дата

ГАРАНТ:

См. данную форму в редакторе MS-Word

Приложение N 20
к п. 5.3.5 Инструкции

                    Администрация города Кирова

      ________________________________________________________

                    (наименование подразделения)

                                               УТВЕРЖДАЮ

                                               Наименование должности

                                               руководителя подразделения

                                               Подпись      Расшифровка

                                                            подписи

                                               Дата

                          ОПИСЬ N _______

                     дел постоянного хранения 

          (временного хранения, дел по личному составу)

N п/п	Индекс дела	Заголовок дела	Крайние даты	Количество листов	Срок хранения(1)	Примечание
1	2	3	4	5	6	7
Название раздела

В данную опись внесено _____________________________ дел с N ____________

                            (цифрами и прописью)

по N __________________, в том числе:

литерные номера: _______________________________________________________,

пропущенные номера: _____________________________________________________

Наименование должности

составителя описи              Подпись             Расшифровка подписи

Дата

СОГЛАСОВАНО                                     СОГЛАСОВАН(2)

Начальник управления                            Протокол ЭК подразделения

делопроизводства и архива                       от _____________ N ______

Подпись    Расшифровка

подписи

Дата

Передал _____________________________________________________________ дел

                       (цифрами и прописью)

Наименование должности

сотрудника подразделения Подпись Расшифровка подписи

Дата

Принял ______________________________________________________________ дел

                        (цифрами и прописью)

Наименование должности

работника управления

делопроизводства и архива        Подпись            Расшифровка подписи

Дата

Примечание: при передаче  дел  на  научно-техническую  обработку, которая

проводится  на   возмездных   условиях, графа  4  опускается, в  графе  5

указывается количество дел.

(1) Графа 6 опускается в описях дел постоянного хранения.

(2) При наличии ЭК подразделения.

ГАРАНТ:

См. данную форму в редакторе MS-Word

Приложение N 21
к п. 5.3.5 Инструкции

Администрация города Кирова

Фонд N		______					УТВЕРЖДАЮ
ОПИСЬ N			_______				Первый заместитель главы администрации города Кирова
дел постоянного хранения, дел по личному составу
							____________		_____________
за	_________			год			(подпись)			(расшифровка подписи)
							Дата	_____

N п/п	Индекс дела	Заголовок дела	Крайние даты	Количество листов	Примечание
1	2	3	4	5	6
Название раздела

В данную опись внесено ______________________________________________ дел

                                     (цифрами и прописью)

с N

____________________________

по N

____________________

, в том числе:

литерные номера: ________________________________________________________

пропущенные номера: _____________________________________________________

Наименование должности составителя описи
					(подпись)					(расшифровка подписи)
Дата
Наименование должности лица, ответственного за архив администрации
(подпись)			(расшифровка подписи)
Дата	_________________

УТВЕРЖДЕНО					Согласовано
Протокол ЭПК при управлении по делам архивов Кировской области					Протокол ЭК администрации города Кирова
от	___________	N	_____		от	_____________	N	______

ГАРАНТ:

См. данную форму в редакторе MS-Word

Приложение N 22
к п. 5.3.10 Инструкции

                                               Код гос. архива __________

                                               Код организации __________

		Ф. N
		Оп. N
		Д. N

_________________________________________________________________________

                 (Наименование архивного учреждения)

_________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________

      (Наименование организации и структурного подразделения)

                  ДЕЛО N _________ ТОМ N _______

_________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________

                              (Заголовок дела)

_________________________________________________________________________

                               (Крайние даты)

                                                           На ____ листах

                                                           Хранить ______

Ф. N
Оп. N
Д. N

ГАРАНТ:

См. данную форму в редакторе MS-Word

Приложение N 23
к п. 5.3.10 Инструкции

                      ЛИСТ-ЗАВЕРИТЕЛЬ ДЕЛА N __________

В деле подшито и пронумеровано __________________________________ листов,

                                       (цифрами и прописью)

в том числе:

литерные номера листов _________________________________________________;

пропущенные номера листов _______________________________________________

+ листов внутренней описи _______________________________________________

Особенности физического состояния и формирования дела				Номера листов
1				2
Наименование должности работника
	(подпись)		(расшифровка подписи)

Дата

ГАРАНТ:

См. данную форму в редакторе MS-Word

Приложение N 24
к п. 5.3.10 Инструкции

                              ВНУТРЕННЯЯ ОПИСЬ

                     документов дела N _____________

N п/п	Индекс документа	Дата документа	Заголовок документа	Номера листов дела	Примечание
1	2	3	4	5	6

Итого __________________________________________________ документов.

                         (цифрами и прописью)

Количество листов внутренней описи _________________________________.

                                         (цифрами и прописью)

Наименование должности

лица, составившего

внутреннюю опись

документов дела               Подпись           Инициалы, фамилия

Дата

ГАРАНТ:

См. данную форму в редакторе MS-Word

Приложение N 25
к п. 5.4.1 Инструкции

Администрация города Кирова

АКТ				УТВЕРЖДАЮ
	N	_______		Первый заместитель главы администрации города Кирова
г. Киров
О выделении к уничтожению				______________			_______________
документов, не подлежащих				(подпись)			(расшифровка подписи)
хранению				Дата	_________

На основании Перечня  типовых  управленческих  документов, образующихся в

процессе   деятельности    государственных    органов,  органов  местного

самоуправления и организаций, с указанием сроков  хранения, утвержденного

приказом Министерства культуры Российской Федерации  от 25.08.2010 N 558,

и Перечня типовых архивных документов, образующихся в  научно-технической

и производственной деятельности организаций, с указанием сроков хранения,

утвержденного  приказом   Министерства   культуры   Российской  Федерации

от  31.07.2007 N 1182,   отобраны  к   уничтожению   как   не     имеющие

научно-исторической ценности и утратившие практическое значение документы

фонда N _________________________________________________________________

                                 (название фонда)

N п/п	Заголовок дела или групповой заголовок дел	Дата дела или крайние даты дел	Номера описей (номенклатур за годы)	Индекс дела по номенклатуре или номер дела по описи	Количество дел	Сроки хранения дела и номера статей по перечню	Примечание
1	2	3	4	5	6	7	8

Итого	__________________________________	дел за	____________________	годы
	(цифрами и прописью)

Описи дел постоянного хранения за ___________ годы утверждены, по личному

составу согласованы с ЭПК _______________________________________________

                              (наименование архивного учреждения)

(протокол от

N

)

Наименование должности лица, проводившего экспертизу ценности документов
	(подпись)		(расшифровка подписи)

Дата ________________

Согласовано

Протокол ЭК администрации города Кирова

от

___________

N

______________

Документы в количестве _____________________________________________ дел,

                                      (цифрами и прописью)

весом	_________	кг сданы в	___________________________________________________
			(наименование организации)

на переработку по приемо-сдаточной накладной от

___________

N

________

Наименование должности работника администрации, сдавшего документы	_____________		__________________________
	(подпись)		(расшифровка подписи)

Дата ________________________

Изменения в учетные документы внесены.

Наименование должности работника архива, внесшего изменения в учетные документы	____________		__________________________
	(подпись)		(расшифровка подписи)

Дата _____________

ГАРАНТ:

См. данную форму в редакторе MS-Word

Приложение N 26
к п. 8.6 Инструкции

                    Журнал учета печатей и штампов

N п/п	Оттиск печати (штампа)	Наименование печати (штампа)	Дата получения печати (штампа) от изготовителя	Предприятие-изготовитель, дата и номер сопроводительного документа	Кому выданы (должность, подразделение)
1	2	3	4	5	6

Роспись работника	Дата возврата печати (штампа)	Роспись работника	Дата уничтожения печати (штампа)	Дата, номер акта
7	8	9	10	11