Приложение N 1. Административный регламент оказания муниципальной услуги "Прием заявлений и предоставление информации (справки, выписки, копии) юридическим и физическим лицам по документам архивных фондов, находящихся на архивном хранении в муниципальном архиве" (утратило силу)

Приложение N 1
Утвержден
постановлением
Администрации г. Заречного
Пензенской области
от 22 сентября 2010 г. N 1368

Административный регламент
оказания муниципальной услуги "Прием заявлений и предоставление информации (справки, выписки, копии) юридическим и физическим лицам по документам архивных фондов, находящихся на архивном хранении в муниципальном архиве"

ГАРАНТ:

См. справку об административных регламентах исполнения муниципальных функций и административных регламентах предоставления муниципальных услуг

1. Общие положения

1.1. Организацией (поставщиком муниципальной услуги), в отношении которой применяется Регламент предоставления муниципальной услуги "Прием заявлений и предоставление информации (справки, выписки, копии) юридическим и физическим лицам по документам архивных фондов, находящихся на архивном хранении в муниципальном архиве", на территории города Заречного Пензенской области, является Администрация г. Заречного Пензенской области.

1.2. Нормативные правовые акты, регулирующие предоставление муниципальной услуги:

1.2.1. Конституция Российской Федерации ("Российская газета", 25.12.1993 N 237).

1.2.2. Федеральный закон от 22.10.2004 N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации" ("Собрание законодательства Российской Федерации", 2004, N 43, с. 4169).

1.2.3. Федеральный закон от 02.05.2006 N 59-ФЗ "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации" ("Собрание законодательства Российской Федерации", 2006, N 19, с. 2060).

1.2.4. Федеральный закон от 27.07.2006 N 149-ФЗ "Об информации, информационных технологиях и о защите информации" ("Российская газета" от 29.07.2006 N 165).

1.2.5. Приказ Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 18.01.2007 N 19 "Об утверждении Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук" ("Бюллетень нормативных актов федеральных органов исполнительной власти", N 20, 14.05.2007).

1.2.6. Закон Пензенской области от 28.06.2005 N 817-ЗПО "Об архивном деле в Пензенской области" ("Пензенские губернские ведомости", N 16, 15.07.2005, с. 93).

1.2.7. Закон Пензенской области от 04.09.2007 N 1332-ЗПО "О порядке рассмотрения обращений граждан органами государственной власти Пензенской области", "Пензенские губернские ведомости", 14.09.2007, N 31, с. 2).

1.2.8. Устав закрытого административно-территориального образования города Заречного Пензенской области" (с изменениями и дополнениями), зарегистрирован в ГУ Минюста РФ по Приволжскому федеральному округу 22.12.2005 N RU583010002005001.

1.2.9. Решение Собрания представителей г. Заречного Пензенской области от 21.12.2009 N 137 "Об утверждении структуры Администрации города Заречного Пензенской области".

1.2.10. Распоряжение Администрации города Заречного от 05.07.2010 N 171 "Об утверждении Регламента работы Администрации и взаимодействия с иными органами местного самоуправления города Заречного".

1.3. Пользователями муниципальной услуги являются органы государственной власти и органы местного самоуправления, юридические и физические лица, обращающиеся на законных основаниях для получения информации (далее - заявители).

1.4. Сведения о предоставлении муниципальной услуги, об отказе в ней, ее переоформлении, аннулировании или признании недействительной подлежат размещению на официальном сайте Администрации г. Заречного.

2. Требования к порядку предоставления муниципальной услуги

2.1. Порядок информирования о муниципальной услуге

2.1.1. Конечным результатом оказания муниципальной услуги, является: документ - справка, выписка, копия, выданные юридическим и физическим лицам по документам архивных фондов, находящихся на архивном хранении в муниципальном архиве.

2.1.2. Местонахождение и почтовый адрес Администрации города Заречного Пензенской области: проспект 30-летия Победы, дом 27, г. Заречный Пензенской области, 442960.

Режим работы Администрации города Заречного:

понедельник-пятница с 9.00 до 18.00;

суббота, воскресенье - выходные дни;

обед с 13.00 до 14.00.

Телефон Администрации города Заречного: (842-2) 60-69-22, факс: 60-33-18.

Адрес электронной почты: adm@zarechny.zato.ru.

2.1.3. Местонахождение и почтовый адрес архивного отдела: ул. Руднева, дом 16, город Заречный Пензенской области, 442960.

Режим работы архивного отдела:

понедельник-пятница с 9.00 до 18.00;

суббота, воскресенье - выходные дни;

обед с 13.00 до 14.00.

Телефон-факс архивного отдела: (842-2) 65-51-59.

Адрес электронной почты: ga-arhiv@mail.ru.

2.1.4. Информация о получении муниципальной услуги размещена на Портале государственных (муниципальных) услуг Правительства Пензенской области, а также на официальном сайте Администрации г. Заречного Пензенской области по адресу: www.zarechny.zato.ru.

2.1.5. Прием граждан осуществляется специалистами архивного отдела по адресу: комната 202, ул. Комсомольская А2, г. Заречный Пензенской области.

Время приема: вторник, четверг - с 14.00 до 18.00.

2.1.6. Место приема заявителей по адресу: ул. Комсомольская А2, - оборудовано стульями и столом для оформления письменных заявлений (запросов), информационными стендами.

На стендах размещается следующая информация:

- информация о порядке оказания муниципальной услуги;

- адрес и режим работы архивного отдела;

- образцы заполнения запросов;

- бланки заявлений;

- реестр фондов;

- адрес и телефон архивного отдела и нотариальных контор, находящихся на территории города Заречного Пензенской области.

2.2. Основание для оказания муниципальной услуги

2.2.1. Основанием для оказания муниципальной услуги является письменное заявление (запрос) в адрес архивного отдела или Администрации города Заречного, оформленное в соответствии с требованиями пункта 2.2.2 настоящего Регламента и документ, удостоверяющий личность (для физического лица).

2.2.2. В запросе должны быть указаны сведения, необходимые для его исполнения:

- изложение существа запроса обращения с указанием иных сведений, позволяющих осуществить поиск документов, необходимых для исполнения запроса;

- фамилия, имя, отчество заявителя (наименование организации);

- год рождения заявителя (для физических лиц);

- адрес заявителя (для юридических лиц - юридический и почтовый адреса, для физических лиц - адрес регистрации по месту жительства), контактный телефон, а также фамилия, имя, отчество исполнителя (для юридических лиц);

- дата отправления запроса, подпись заявителя.

2.2.3. Для получения сведений, содержащих персональные данные о третьих лицах, дополнительно представляются документы, подтверждающие полномочия заявителя, предусмотренные законодательством Российской Федерации.

2.3. Условия и сроки оказания муниципальной услуги

2.3.1. Муниципальная услуга "Прием заявлений и предоставление информации (справки, выписки, копии) юридическим и физическим лицам по документам архивных фондов, находящихся на архивном хранении в муниципальном архиве" предоставляется бесплатно.

Срок исполнения заявлений (предоставление информации по ним) составляет не более 30 календарных дней со дня их регистрации в архивном отделе. Если окончание срока исполнения приходится на нерабочий день, то днем окончания срока исполнения считается следующий за ним рабочий день.

2.3.2. Заявления о предоставлении информации по определенной проблеме, теме, событию, факту (тематические запросы), поступившие от органов государственной власти Российской Федерации и Пензенской области, органов местного самоуправления г. Заречного, организаций, связанные с исполнением ими своих функций, рассматриваются архивным отделом на безвозмездной основе в первоочередном порядке.

2.3.3. Заявления, по которым в архивном отделе отсутствуют документы (непрофильный запрос), направляются в соответствии с пунктом 3.4.8 настоящего Регламента по принадлежности в соответствующую организацию, где могут храниться необходимые документы, не позднее чем в 7-дневный срок со дня регистрации запроса с уведомлением заявителя о переадресации запроса.

2.4. Перечень оснований для отказа в оказании муниципальной услуги

2.4.1. Основаниями для отказа в оказании муниципальной услуги являются:

- отсутствие документов в архивном отделе по запрашиваемой тематике;

- неудовлетворительное физическое состояние документов, не имеющих копии в фонде пользования;

- ограничение доступа к документам, содержащим сведения, составляющие государственную и иную охраняемую законодательством Российской Федерации тайну;

- ограничение доступа к документам, содержащим персональные данные;

- непредставление оригинала запроса в порядке, предусмотренном пунктом 3.2.1 настоящего Регламента;

- в случае если текст запроса не поддается прочтению.

2.4.2. По заявлениям, поступившим в архивный отдел, которые не могут быть исполнены без предоставления дополнительных сведений, в течение 7 рабочих дней со дня их регистрации направляется ответ с просьбой указать недостающие или уточняющие сведения.

2.4.3. Не подлежат рассмотрению заявления, не содержащие фамилии (наименования организации) и/или почтового адреса заявителя.

2.5. Условия размещения и техническое оснащение архивного отдела

Архивный отдел имеет материально-техническое обеспечение, необходимое для оказания муниципальной услуги, организованы места для посетителей.

2.6. Укомплектованность архивного отдела кадрами и их квалификация

Специалисты архивного отдела имеют профессиональную подготовку, обладают теоретическими знаниями и практическими навыками, необходимыми для выполнения возложенных на них обязанностей по предоставлению муниципальной услуги.

Каждый сотрудник имеет должностную инструкцию, устанавливающую его права и обязанности.

Численность архивного отдела определяется в соответствии со штатным расписанием организации.

3. Административные процедуры

3.1. Описание последовательности административных действий при оказании муниципальной услуги

Оказание муниципальной услуги включает в себя следующие административные действия:

- прием и первичная обработка заявлений;

- регистрация заявлений;

- исполнение заявлений;

- предоставление справочной информации о ходе рассмотрения заявлений;

- выдача информации (справки, выписки, копии) юридическим и физическим лицам по документам архивных фондов, находящихся на архивном хранении в муниципальном архиве;

- контроль исполнения заявлений.

3.2. Прием и первичная обработка заявлений

3.2.1. Доставка в архивный отдел заявлений осуществляется следующими способами:

- через почтовое отделение;

- через Администрацию города Заречного Пензенской области;

- нарочными;

- лично гражданами;

- с использованием факсимильной связи.

При направлении заявления, не имеющего подтверждения подлинности документа (по факсу), обязательным является направление заявителем оригинала заявления в течение 10 рабочих дней с момента направления запроса по факсу.

3.2.2. Прием корреспонденции в архивном отделе производится централизованно специалистом архивного отдела.

При приеме заявлений от нарочных на копии документа заявителя ставятся штамп, дата и подпись сотрудника архивного отдела, принявшего документ.

При приеме заявлений от физических лиц на копии запроса, при ее наличии, по просьбе физического лица ставятся штамп, дата и подпись сотрудника архивного отдела, принявшего документ.

3.3. Регистрация заявлений

3.3.1. Поступившие в архивный отдел заявления регистрируются специалистом архивного отдела в день поступления. Каждому заявлению присваивается индивидуальный регистрационный номер. Регистрация заявления в архивном отделе является основанием для начала действий по оказанию муниципальной услуги.

3.3.2. Регистрация заявлений ведется в журнале регистрации.

В журнал заносится следующая информация:

фамилия, имя, отчество заявителя (наименование организации);

почтовый адрес, по которому в случае необходимости следует направить ответ, контактный телефон заявителя;

суть обращения (в краткой форме);

результат рассмотрения обращения (положительный, отрицательный).

При исполнении заявления вносится исходящий номер, дата исполнения и фамилия, имя, отчество исполнителя.

3.4. Исполнение заявлений

3.4.1. Исполнение заявлений осуществляется по поисково-справочному аппарату и документам, находящимся на архивном хранении в архивном отделе. Исполнение заявлений производится сотрудниками архивного отдела, ответственными за выполнение данной работы согласно должностным инструкциям. Определение исполнителей осуществляется ведущим экспертом архивного отдела.

Информация предоставляется юридическим и физическим лицам по документам архивных фондов, находящихся на архивном хранении, в виде справки, выписки или копии.

3.4.2. В случае принятия положительного решения о предоставлении муниципальной услуги специалист в течение 10 рабочих дней со дня принятия решения осуществляет следующие действия.

3.4.3. Специалист осуществляет поиск требуемой информации в базах поисково-справочного аппарата архива.

Максимальный срок выполнения действия по поиску запрашиваемой информации составляет 30 минут при использовании поисково-справочных систем в электронном виде и 60 минут при ведении архива на бумажных носителях для каждого запроса по 1 объекту, поступившего от 1 заявителя.

По результатам поиска специалист находит в архиве дело правоустанавливающих документов и приступает к подготовке справки, выписки, копии в соответствии с заявлением заявителя в соответствии с пунктами 3.4.4-3.4.8 настоящего Регламента.

Максимальный срок выполнения копии составляет 10 минут для копии 1 правоустанавливающего документа, состоящего из 6 листов. При большем количестве копий документов (листов в правоустанавливающем документе) максимальный срок увеличивается на 3 минуты для каждого документа.

Максимальный срок выполнения выписки составляет 10 минут для 1 правоустанавливающего документа, состоящего из 2 листов. При большем количестве документов (листов в правоустанавливающем документе) максимальный срок увеличивается на 3 минуты для каждого листа.

Максимальный срок выполнения справки составляет 40 минут для 1 правоустанавливающего документа, состоящего из 2 листов. При большем количестве документов (листов в правоустанавливающем документе) максимальный срок увеличивается на 10 минут для каждого документа.

3.4.4. Архивная справка и архивная выписка составляются с обозначением названия информационного документа "Архивная справка", "Архивная выписка".

3.4.5. Текст в архивной справке дается в хронологической последовательности событий с указанием видов архивных документов и их дат. В архивной справке допускается цитирование архивных документов.

Несовпадение отдельных данных архивных документов со сведениями, изложенными в заявлении, не является препятствием для включения их в архивную справку при условии, если совпадение всех остальных сведений не вызывает сомнений в тождественности лица или фактов, о которых говорится в архивных документах. В архивной справке эти данные воспроизводятся так, как они изложены в архивных документах, а расхождения, несовпадения и неточные названия, отсутствие имени, отчества, инициалов или наличие одного из них оговариваются в тексте справки в скобках ("Так в документе", "Так в тексте оригинала").

Сведения о работе в нескольких организациях включаются в одну справку.

В тексте архивной справки не допускаются изменения, исправления, комментарии, собственные выводы исполнителя по содержанию архивных документов, на основании которых составлена архивная справка.

В конце архивной справки приводятся архивные шифры и номера листов единиц хранения архивных документов, использовавшихся для составления архивной справки.

В архивной справке, объем которой превышает один лист, листы должны быть прошиты, пронумерованы и скреплены печатью архивного отдела.

Архивная справка, предназначенная для использования на территории Российской Федерации, подписывается ведущим экспертом, исполнителем и заверяется печатью архива. Архивная справка, предназначенная для направления за пределы территории Российской Федерации, подписывается заместителем Главы Администрации (Руководитель аппарата) и заверяется печатью Администрации.

При необходимости к архивной справке прилагаются копии архивных документов или выписки из них, подтверждающие сведения, изложенные в архивной справке.

3.4.6. В архивной выписке название архивного документа, его номер и дата воспроизводятся полностью. Извлечениями из текстов архивных документов должны быть исчерпаны все имеющиеся данные по запросу. Начало и конец каждого извлечения, а также пропуски в тексте архивного документа отдельных слов обозначаются многоточием.

В примечании к тексту архивной выписки делаются соответствующие оговорки о частях текста оригинала, неразборчиво написанных, исправленных автором, не поддающихся прочтению вследствие поврежденного текста и т.д. Отдельные слова и выражения оригинала, вызывающие сомнения в их точности, оговариваются словами "Так в документе", "Так в тексте оригинала". После текста архивной выписки указываются архивный шифр и номера листов единицы хранения архивного документа.

Аутентичность выданных по запросам архивных выписок удостоверяется подписью ведущего эксперта и печатью архива.

3.4.7. На обороте листа архивной копии проставляются архивные шифры и номера листов единиц хранения архивного документа, удостоверяются подписью ведущего эксперта и печатью архива. Все листы архивной копии скрепляются и на месте скрепления заверяются печатью архива и подписью ведущего эксперта. Архивная копия, предназначенная для направления за пределы территории Российской Федерации, заверяется гербовой печатью и подписью заместителя Главы Администрации (Руководитель аппарата).

3.4.8. Если в архивном отделе отсутствуют документы и сведения по теме запроса, но известно местонахождение документов, специалист архивного отдела пересылает заявление в соответствующую организацию, архивное учреждение, где хранятся документы. Заявителю направляется уведомление о переадресации заявления.

Если в архивном отделе отсутствуют документы, сведения по теме запроса и неизвестно местонахождение документов, заявителю направляется отказ в оказании муниципальной услуги.

Если в заявлении отсутствуют необходимые для поиска сведения, заявителю направляется письмо с просьбой уточнить необходимые для выполнения запроса данные. После получения ответа с уточненными данными прием и первичная обработка документов осуществляются на общих основаниях.

3.5. Предоставление справочной информации о ходе рассмотрения запроса

Справочная информация предоставляется специалистами архивного отдела по следующим вопросам:

- о получении заявления и присвоении ему регистрационного номера;

- о сроках исполнения заявления;

- о результатах рассмотрения заявления (положительный/отрицательный ответ).

3.6. Выдача справок, выписок, копий юридическим и физическим лицам по документам архивных фондов, находящихся на архивном хранении

3.6.1. Архивная справка, архивная выписка, архивная копия и ответ на запрос высылаются заявителю по почте простым письмом через почтовое отделение в г. Заречном Пензенской области.

3.6.2. Архивная справка, архивная выписка, архивная копия и ответ на запрос по желанию заявителя в случае личного обращения заявителя или его доверенного лица в архивный отдел выдаются под расписку заявителю - при предъявлении паспорта или иного документа, удостоверяющего личность; доверенному лицу заявителя - при предъявлении паспорта или иного документа, удостоверяющего личность, и доверенности, оформленной в установленном законом порядке. Получатель архивной справки, архивной выписки, архивной копии и ответа на запрос расписывается в журнале регистрации запросов, указывая дату получения документа.

3.7. Требования к порядку аннулирования выданного документа (услуги)

3.7.1. Администрацией может быть принято решение об аннулировании документа, являющегося результатом предоставления муниципальной услуги при обнаружении технической ошибки исполнителя:

- в архивной справке, выписке, копии допущена ошибка;

- на справке, выписке, копии отсутствует печать архива;

- на архивной справке (выписке), копии не проставлены архивные шифры и номера листов единиц хранения архивного документа.

3.7.2. Администрация не вправе принять решение об аннулировании документа по иным основаниям.

3.7.3. В случае аннулирования документа, являющегося результатом предоставления муниципальной услуги, физическое или юридическое лицо, которому была оказана услуга, обязано осуществить действия по его возврату, в течение 2 рабочих дней.

3.7.4. Документ, являющийся результатом предоставления муниципальной услуги, может быть признан недействительным в судебном порядке в соответствии с требованиями законодательства о предоставлении муниципальной услуги.

3.8. Контроль исполнения заявлений

3.8.1. Текущий контроль за соблюдением последовательности действий, определенных административными процедурами по оказанию муниципальной услуги, и принятием решений осуществляется ведущим экспертом архивного отдела, ответственным за организацию работы по оказанию муниципальной услуги.

3.8.2. Контроль осуществляется путем проведения ведущим экспертом архивного отдела проверок соблюдения и исполнения сотрудниками архивного отдела положений настоящего Регламента, а также отраслевых нормативно-методических указаний и правил в соответствии с действующим законодательством Российской Федераци