Приложение N 2. Административный регламент предоставления муниципальной услуги "Прием заявлений и выдача копий архивных документов, подтверждающих право на владение землей" на территории г. Заречного Пензенской области

Приложение N 2
Утвержден
постановлением
Администрации г. Заречного
Пензенской области
от 22 сентября 2010 г. N 1368

Административный регламент
предоставления муниципальной услуги "Прием заявлений и выдача копий архивных документов, подтверждающих право на владение землей" на территории города Заречного Пензенской области

1. Общие положения

1.1. Организацией (поставщиком муниципальной услуги), в отношении которой применяется Регламент предоставления муниципальной услуги "Прием заявлений и выдача копий архивных документов, подтверждающих право на владение землей", на территории города Заречного Пензенской области, является Администрация г. Заречного Пензенской области.

Муниципальная услуга "Прием заявлений и выдача копий архивных документов, подтверждающих право на владение землей" предоставляется в электронном виде.

1.2. Нормативные правовые акты, регулирующие предоставление муниципальной услуги:

1.2.1. Конституция Российской Федерации ("Российская газета", 25.12.1993 N 237).

1.2.2. Федеральный закон от 22.10.2004 N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации" ("Собрание законодательства Российской Федерации", 2004, N 43, с. 4169).

1.2.3. Федеральный закон от 02.05.2006 N 59-ФЗ "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации" ("Собрание законодательства Российской Федерации", 2006, N 19, с. 2060).

1.2.4. Федеральный закон от 27.07.2006 N 149-ФЗ "Об информации, информационных технологиях и о защите информации" ("Российская газета" от 29.07.2006 N 165).

1.2.5. Приказ Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 18.01.2007 N 19 "Об утверждении Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук" ("Бюллетень нормативных актов федеральных органов исполнительной власти", N 20, 14.05.2007).

1.2.6. Закон Пензенской области от 28.06.2005 N 817-ЗПО "Об архивном деле в Пензенской области" ("Пензенские губернские ведомости", N 16, 15.07.2005, с. 93).

1.2.7. Закон Пензенской области от 04.09.2007 N 1332-ЗПО "О порядке рассмотрения обращений граждан органами государственной власти Пензенской области" "Пензенские губернские ведомости", 14.09.2007, N 31, с. 2).

1.2.8. Устав закрытого административно-территориального образования города Заречного Пензенской области" (с изменениями и дополнениями), зарегистрирован в ГУ Минюста РФ по Приволжскому федеральному округу 22.12.2005 N RU583010002005001.

1.2.9. Решение Собрания представителей г. Заречного Пензенской области от 21.12.2009 N 137 "Об утверждении структуры Администрации города Заречного Пензенской области".

1.2.10. Распоряжение Администрации города Заречного от 05.07.2010 N 171 "Об утверждении Регламента работы Администрации и взаимодействия с иными органами местного самоуправления города Заречного".

1.3. Пользователями муниципальной услуги являются органы государственной власти и органы местного самоуправления, юридические и физические лица, обращающиеся на законных основаниях для получения информации (далее - заявители).

1.4. Сведения о предоставлении муниципальной услуги, об отказе в ней, ее переоформлении, аннулировании или признании недействительной подлежат размещению на официальном сайте Администрации г. Заречного.

2. Требования к порядку предоставления муниципальной услуги

2.1. Порядок информирования о муниципальной услуге

2.1.1. Конечным результатом оказания муниципальной услуги, предоставляемой в электронном виде, является: документ - копия архивного документа, подтверждающего право на владение землей; уведомление о переадресации запроса по месту хранения документа либо уведомление о возможном местонахождении запрашиваемого документа или отрицательный ответ.

2.1.2. Местонахождение и почтовый адрес Администрации города Заречного Пензенской области: проспект 30-летия Победы, дом 27, г. Заречный Пензенской области, 442960.

Режим работы Администрации города Заречного:

понедельник-пятница с 9.00 до 18.00;

суббота, воскресенье - выходные дни;

обед с 13.00 до 14.00.

Телефон Администрации города Заречного: (842-2) 60-69-22, факс: 60-33-18.

Адрес электронной почты: adm@zarechny.zato.ru.

2.1.3. Местонахождение и почтовый адрес архивного отдела: ул. Руднева, дом 16, город Заречный Пензенской области, 442960.

Режим работы архивного отдела:

понедельник-пятница с 9.00 до 18.00;

суббота, воскресенье - выходные дни;

обед с 13.00 до 14.00.

Телефон-факс архивного отдела: (842-2) 65-51-59.

Адрес электронной почты: ga-arhiv@mail.ru.

2.1.4. Информация о получении муниципальной услуги размещена на Портале государственных (муниципальных) услуг Правительства Пензенской области, а также на официальном сайте Администрации г. Заречного Пензенской области по адресу: www.zarechny.zato.ru.

2.1.5. По каналам телефонной связи должностные лица архивного отдела обязаны предоставить достоверную информацию о порядке и условиях оказания муниципальной услуги при ответе на телефонный звонок.

2.2. Основание для оказания муниципальной услуги

2.2.1. Основанием для оказания муниципальной услуги, является запрос, поступивший по сети Интернет, оформленный в соответствии с требованиями пункта 2.2.2 настоящего Регламента и состоящего:

для физического лица, из заполненной формы заявления о выдаче копии архивного документа, подтверждающего право на владение землей (приложение) и копии документа, удостоверяющего личность (копия паспорта 2 и 3 страницы);

для юридического лица, из официального запроса, оформленного на официальном бланке организации.

2.2.2. В запросе указываются сведения, необходимые для его исполнения:

- для физических лиц:

изложение существа запроса, обращения с дополнительными сведениями, позволяющими осуществить поиск документов, необходимых для исполнения запроса;

фамилия, имя, отчество заявителя;

адрес заявителя - адрес регистрации по месту жительства;

адрес электронной почты, контактный телефон (при наличии - сотовый);

дата отправления запроса, подпись заявителя;

- для юридических лиц:

изложение существа запроса, обращения с дополнительными сведениями, позволяющими осуществить поиск документов, необходимых для исполнения запроса;

наименование организации;

юридический и почтовый адреса, адрес электронной почты, контактный телефон, факс;

дата и регистрационный номер запроса;

подпись должностного лица, от чьего имени оформляется запрос, расшифровка его должности, инициалы имени и отчества, фамилия;

фамилия, имя, отчество исполнителя, его рабочий телефон и электронный адрес.

2.2.3. Для получения сведений, содержащих персональные данные о третьих лицах, дополнительно представляются документы, подтверждающие полномочия заявителя, предусмотренные законодательством Российской Федерации.

2.3. Условия и сроки оказания муниципальной услуги

2.3.1. Муниципальная услуга предоставляется в электронном виде бесплатно. Срок исполнения запросов составляет не более 15 рабочих дней со дня их регистрации в архивном отделе. Если окончание срока исполнения приходится на нерабочий день, то днем окончания срока исполнения считается следующий за ним рабочий день.

2.3.2. На каждую заявку выдается документ, оформленный на бланке Администрации г. Заречного в соответствии с требованиями Регламента Администрации, - являющийся результатом предоставления муниципальной услуги.

В документе указывается: для физического лица - фамилия, имя, отчество заявителя и его почтовый адрес, для юридического лица - фамилия, имя, отчество и наименование должности должностного лица, почтовый адрес организации, - которым предоставлена муниципальная услуга; вид услуги, орган, выдавший документ, номер и дата его выдачи, номера архивных фондов, явившихся основанием выдачи документа; могут быть указаны и иные дополнительные сведения.

2.3.3. Запросы о предоставлении муниципальной услуги, поступившие от органов государственной власти Российской Федерации и Пензенской области, органов местного самоуправления г. Заречного, организаций, связанные с исполнением ими своих функций, рассматриваются архивным отделом на безвозмездной основе в первоочередном порядке.

2.3.4. Запрос, по которому в архивном отделе отсутствуют документы, направляется в соответствии с пунктом 3.3.2.2 настоящего Регламента по принадлежности в соответствующую организацию, где могут храниться необходимые документы, в течение 7 рабочих дней со дня регистрации запроса, с обязательным уведомлением заявителя о переадресации запроса.

2.4. Перечень оснований для отказа в оказании муниципальной услуги

2.4.1. Основаниями для отказа в оказании муниципальной услуги являются:

- отсутствие документов в архивном отделе по запрашиваемой тематике;

- неудовлетворительное физическое состояние документов, не имеющих копии в фонде пользования;

- ограничение доступа к документам, содержащим сведения, составляющие государственную и иную охраняемую законодательством Российской Федерации тайну;

- ограничение доступа к документам, содержащим персональные данные;

- случай, когда текст запроса не поддается прочтению;

- непредставление вместе с запросом копии документа, удостоверяющего личность, - для физического лица;

- оформление запроса не на бланке организации (отсутствие реквизитов) - для юридических лиц;

- поступление запроса на бумажном носителе (по почте, факсу, курьером, лично гражданином).

2.4.2. По запросам, поступившим в архивный отдел, которые не могут быть исполнены без предоставления дополнительных сведений, в течение 7 рабочих дней со дня их регистрации направляется ответ заявителю с просьбой указать недостающие или уточняющие сведения.

2.4.3. Не подлежат рассмотрению запросы, не содержащие фамилии (наименования организации) и/или почтового адреса заявителя.

2.4.4. Архивный отдел не вправе принять решение об отказе в предоставлении муниципальной услуги по иным основаниям.

2.5. Условия размещения и техническое оснащение архивного отдела

Архивный отдел имеет материально-техническое обеспечение, необходимое для оказания муниципальной услуги, организованы места для посетителей.

2.6. Укомплектованность архивного отдела кадрами и их квалификация

Специалисты архивного отдела имеют профессиональную подготовку, обладают теоретическими знаниями и практическими навыками, необходимыми для выполнения возложенных на них обязанностей по предоставлению муниципальной услуги.

Каждый сотрудник имеет должностную инструкцию, устанавливающую его права и обязанности.

Численность архивного отдела определяется в соответствии со штатным расписанием организации.

3. Административные процедуры предоставления муниципальной услуги

3.1. Описание последовательности административных действий при оказании муниципальной услуги

Оказание муниципальной услуги включает в себя следующие административные действия:

- первичная обработка и регистрация запросов;

- исполнение запросов;

- предоставление справочной информации о ходе рассмотрения запроса;

- выдача документов, являющихся результатом предоставления муниципальной услуги;

- аннулирование выданного документа (услуги);

- контроль исполнения запросов.

3.2. Первичная обработка и регистрация запросов

3.2.1. По результатам рассмотрения запроса принимается решение о предоставлении либо отказе в предоставлении муниципальной услуги.

Специалист архивного отдела, ответственный за предоставление муниципальной услуги, в день поступления запроса проверяет по данным, содержащимся в электронном запросе заявителя: личность заявителя, правомочность предоставления ему запрашиваемой информации, правильность оформления запроса.

Максимальный срок выполнения действия составляет 10 минут.

3.2.2. Каждому запросу присваивается индивидуальный регистрационный номер. Регистрация запроса в архивном отделе является основанием для начала действий по оказанию муниципальной услуги.

3.2.3. Регистрация запросов ведется в специальном журнале, в который заносится: фамилия, имя, отчество заявителя (наименование организации); почтовый адрес, по которому в случае необходимости следует направить ответ, контактные телефоны заявителя; его электронный адрес, суть обращения (в краткой форме); результат рассмотрения обращения (положительный, отрицательный).

Максимальный срок выполнения действия составляет 5 минут.

3.3. Исполнение запросов

3.3.1. Исполнение запросов осуществляется по поисково-справочному аппарату и документам, находящимся на архивном хранении. Исполнение запроса производится специалистом, ответственным за выполнение муниципальной услуги согласно должностной инструкции. Определение исполнителей осуществляется ведущим экспертом архивного отдела.

3.3.2. В случае принятия положительного решения о предоставлении муниципальной услуги специалист в течение 10 рабочих дней со дня принятия решения осуществляет следующие действия.

3.3.2.1. Специалист осуществляет поиск требуемой информации в базах поисково-справочного аппарата архива.

Максимальный срок выполнения действия по поиску запрашиваемой информации составляет 30 минут при использовании поисково-справочных систем в электронном виде и 60 минут при ведении архива на бумажных носителях для каждого запроса по 1 объекту, поступившего от 1 заявителя.

По результатам поиска специалист находит в архиве дело правоустанавливающих документов и снимает копии архивных документов, подтверждающих право на владение землей.

Максимальный срок выполнения действия составляет 10 минут для копии 1 правоустанавливающего документа, состоящего из 6 листов. При большем количестве копий документов (листов в правоустанавливающем документе) максимальный срок увеличивается на 3 минуты для каждого документа.

Специалист скрепляет все листы архивной копии, на обороте листа архивной копии на месте скрепления заверяет печатью архива, своей подписью с указанием фамилии и инициалов, проставляет архивные шифры и номера листов единиц хранения архивного документа.

Архивные копии, предназначенные для направления за пределы территории Российской Федерации, заверяются гербовой печатью и подписью заместителя Главы Администрации (Руководитель аппарата).

3.3.2.2. Если в архиве отсутствуют документы и сведения по теме запроса, но известно местонахождение запрашиваемых документов, специалист в течение 7 рабочих дней со дня регистрации запроса пересылает запрос в соответствующую организацию, архивное учреждение, где хранятся документы и формирует уведомление о переадресации запроса по месту хранения документов либо уведомление о возможном местонахождении запрашиваемых документов и направляет его заявителю.

Указанные проекты документов специалист готовит в соответствии с разделом 2.3.2 настоящего Регламента, заверяет своей подписью в порядке делопроизводства и передает на подпись заместителю Главы Администрации (Руководитель аппарата).

Максимальный срок подготовки проектов документов и заверения составляет 10 минут.

Максимальный срок передачи на подпись руководителю - 1 рабочий день с момента подготовки проекта.

Заместитель Главы Администрации (Руководитель аппарата) подписывает указанные проекты документов с указанием своей фамилии и инициалов.

Максимальный срок выполнения действия составляет 1 рабочий день с момента передачи проектов документов на подпись.

3.3.2.3. Если в запросе отсутствуют необходимые для поиска сведения, специалист готовит в течение 7 рабочих дней со дня регистрации запроса заявителю письмо с просьбой уточнить необходимые для выполнения запроса данные. После получения ответа с уточненными данными прием и первичная обработка документов осуществляются на общих основаниях в соответствии с положениями настоящего Регламента.

Проект письма специалист готовит в соответствии с разделом 2.3.2 настоящего Регламента, заверяет своей подписью в порядке делопроизводства и передает на подпись заместителю Главы Администрации (Руководитель аппарата).

Максимальный срок подготовки проекта письма и заверения составляет 10 минут.

Максимальный срок передачи на подпись руководителю - 1 рабочий день с момента подготовки проекта.

Заместитель Главы Администрации (Руководитель аппарата) подписывает указанные проекты писем с указанием своей фамилии и инициалов.

Максимальный срок выполнения действия составляет 1 рабочий день с момента передачи проектов документов на подпись.

3.3.2.4. Если в архиве отсутствуют документы, сведения по теме запроса и неизвестно местонахождение документов, заявителю направляется отказ в оказании муниципальной услуги.

Специалист готовит проект письма с отрицательным ответом о предоставлении муниципальной услуги в соответствии с разделом 2.3.2 настоящего Регламента, заверяет своей подписью в порядке делопроизводства и передает на подпись заместителю Главы Администрации (Руководитель аппарата).

Максимальный срок подготовки проектов документов и заверения составляет 10 минут.

Максимальный срок передачи на подпись руководителю - 1 рабочий день с момента подготовки проекта ответа.

Заместитель Главы Администрации (Руководитель аппарата) подписывает указанные проекты писем с указанием своей фамилии и инициалов.

Максимальный срок выполнения действия составляет 1 рабочий день с момента передачи проектов документов на подпись.

3.3.2.5. После подготовки документа, являющегося результатом выполнения муниципальной услуги, специалист присваивает ему исходящий номер, дату регистрации, в журнал регистрации заносятся также фамилия, имя, отчество исполнителя.

3.4. Предоставление справочной информации о ходе рассмотрения запроса

Справочная информация предоставляется специалистами архивного отдела по телефону по следующим вопросам:

- о получении запроса и присвоении ему регистрационного номера;

- о сроках исполнения запроса;

- о результатах рассмотрения запроса (положительный/отрицательный ответ).

3.5. Выдача документов, являющихся результатом предоставления муниципальной услуги

3.5.1. Основанием для начала выдачи документов являются запрос заявителя для получения документов и поступление специалисту, ответственному за выдачу документов, документов для выдачи заявителю.

3.5.2. Специалист, ответственный за выдачу документов (специалист), устанавливает личность заявителя, в том числе проверяет документ, удостоверяющий личность.

Максимальный срок выполнения действия составляет 30 секунд.

3.5.3. Специалист проверяет правомочность заявителя (сверяет данные паспорта с копией, присланной в электронном виде), в том числе полномочия представителя заявителя от его имени при получении документов (наличие доверенности, оформленной в соответствии с законодательством).

Максимальный срок выполнения действия составляет 1 минуту.

3.5.4. Специалист находит документ, подлежащий выдаче.

Максимальный срок выполнения действия составляет 30 секунд.

3.5.5. Специалист делает запись в книге учета выданных документов.

Максимальный срок выполнения действия составляет 1 минуту.

3.5.6. Специалист знакомит заявителя с перечнем выдаваемых документов (оглашает названия выдаваемых документов). Заявитель расписывается в получении в книге учета выданных документов.

Максимальный срок выполнения действия составляет 1 минуту.

3.5.7. Специалист выдает документы заявителю. Оставшиеся документы передаются в порядке делопроизводства для помещения в дело (формирования дела) правоустанавливающих документов.

Максимальный срок выполнения действия составляет 2 минуты.

3.6. Требования к порядку аннулирования выданного документа (услуги)

3.6.1. Администрацией может быть принято решение об аннулировании документа, являющегося результатом предоставления муниципальной услуги при обнаружении технической ошибки исполнителя:

- копия снята не с того документа:

- на копии отсутствует печать архива;

- на копии не проставлены архивные шифры и номера листов единиц хранения архивного документа.

3.6.2. Администрация не вправе принять решение об аннулировании документа по иным основаниям.

3.6.3. В случае аннулирования документа, являющегося результатом предоставления муниципальной услуги, физическое или юридическое лицо, которому была оказана услуга, обязано осуществить действия по его возврату, в течение 2 рабочих дней.

3.6.4. Документ, являющийся результатом предоставления муниципальной услуги, может быть признан недействительным в судебном порядке в соответствии с требованиями законодательства о предоставлении муниципальной услуги.

3.7. Контроль исполнения запросов

3.7.1. Текущий контроль за соблюдением последовательности действий, определенных административными процедурами по оказанию муниципальной услуги, и принятием решений осуществляется ведущим экспертом архивного отдела, ответственным за организацию работы по оказанию муниципальной услуги.

3.7.2. Контроль осуществляется путем проведения ведущим экспертом архивного отдела проверок соблюдения и исполнения сотрудниками архивного отдела положений настоящего Регламента, а также отраслевых нормативно-методических указаний и правил в соответствии с действующим законодательством Российской Федерации и Пензенской области.

3.7.3. Контроль полноты и качества оказания муниципальной услуги включает в себя проведение проверок, выявление и устранение нарушений пр