Приложение N 1. Административный регламент "Использование архивных документов по запросам юридических и физических лиц"

Приложение N 1
к постановлению
Администрации Каменского района
Пензенской области
от 15 октября 2010 г. N 948

Административный регламент
"Использование архивных документов по запросам юридических и физических лиц"

ГАРАНТ:

См. справку об административных регламентах исполнения муниципальных функций и административных регламентах предоставления муниципальных услуг

I. Общие положения

Настоящий регламент устанавливает порядок согласования Администрацией Каменского района Пензенской области использования архивных документов по запросам от юридических и физических лиц в целях повышения качества исполнения и доступности результатов предоставления муниципальных услуг, создания комфортных условий для участников отношений, возникающих при организации процесса предоставления муниципальных услуг, и определяет сроки и последовательность действий (административных процедур) при осуществлении полномочий по организации процесса предоставления муниципальных услуг.

Административный регламент - оказание муниципальной услуги дает четкую и прозрачную характеристику процесса, который ведет к намеченному результату. Регламент раскрывает детали процесса оказания муниципальных услуг и тем самым создает условия внешнего контроля различными заинтересованными сторонами и обеспечивает открытость и прозрачность процедур. Административный регламент оказания муниципальных услуг способствует упорядочению и конкретизации обязательств органов местного самоуправления перед населением и повышению качества муниципальных услуг. Позитивным результатом введения административного регламента является: упорядочение отношений между потребителями муниципальных услуг и органом местного самоуправления (учреждением).

Доступность муниципальных услуг заключается в оценке простоты и рациональности процесса предоставления услуги, ясности и качества информации, объясняющей порядок и процедуры оказания услуг, а также эффективностью действующей системы информирования, созданием условий для людей с ограниченными возможностями. Доступность определяется пространственно-временными параметрами. Основными показателями, позволяющими оценить, являются: количество и удаленность пунктов обслуживания потребителей, график работы.

Качество услуги - совокупность характеристик услуги, определяющих ее способность удовлетворять потребности получателя в отношении содержания (результата) услуги.

Своевременность представляет собой время, затрачиваемое потребителем на получение услуги с момента обращения.

Своевременность предусматривает, что орган местного самоуправления (иной орган), учреждения и отдельные должностные лица выполняют взятые на себя обязательства оказывать услуги и выполнять связанные с ней процедуры в установленные нормативными правовыми актами сроки.

Показатель качества услуг включает в себя показатели точности обработки данных, правильность оформления документов, качество процесса обслуживания.

II. Стандарт предоставления муниципальной услуги

Наименование муниципальной услуги: "Использование архивных документов по запросам юридических и физических лиц" (далее - Муниципальная услуга).

1. Муниципальная услуга предоставляется непосредственно Архивным сектором, Администрации Каменского района Пензенской области (далее - Сектор).

2. Конечным результатом предоставления Муниципальной услуги является выдача архивной справки.

3. Общий срок предоставления Муниципальной услуги 30 дней со дня

приема заявления.

ГАРАНТ:

Нумерация пунктов приводится в соответствии с источником

5. Предоставление Муниципальной услуги осуществляется в соответствии с:

- Конституцией Российской федерации;

- Гражданским кодексом Российской Федерации;

- Федеральным законом от 22.10.2004 N 125-ФЗ "Об Архивном деле в Российской Федерации"

- Федеральным законом от 27.07.2006 N 149-ФЗ "Об информации, информационных технологиях и о защите информации";

- Федеральным законом от 02.05.2006 N 59-ФЗ "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации";

- Федеральный закон от 27.07.2006 N 152-ФЗ "О персональных данных"

- Федеральный закон от 09.02.2009 N 8-ФЗ "Об обеспечении доступа к информации о деятельности государственных органов и органов местного самоуправления"

- Федеральным законом от 27.07.2010 N 210-ФЗ "Об организации предоставления государственных и муниципальных услуг";

- Указ Президента Российской Федерации от 31.12.1993 N 2334 "О дополнительных гарантиях прав граждан на информацию";

- Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук, утвержденные приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 18.01.2007 N 19;

- Закон Пензенской области Пензенской области от 28.06.2005 N 817-ЗПО "Об архивном деле"

- Положение об Архивном Секторе Администрации Каменского района Пензенской области.

6. Исчерпывающий перечень документов необходимых для получения Муниципальной услуги определено в приложение N 1.

Заявитель при обращении в Архивный Сектор оформляет заявление по образцу указанному в приложение N 2 (Приложение N 2).

Заявителями, получателями Муниципальной услуги являются:

- юридические лица, зарегистрированные в установленном законом порядке;

- физические лица;

От имени юридических, физических лиц и индивидуальных предпринимателей обращаться по вопросам предоставления муниципальной услуги могут лица, действующие в соответствии с законом, иными правовыми актами и учредительными документами без доверенности и представители, действующие в силу полномочий, основанных на доверенности. В предусмотренных законом случаях от имени юридического лиц могут действовать его участники.

От имени физических лиц заявление на представление муниципальной услуги могут подавать в частности;

- законные представители (родители, усыновители, опекуны) несовершеннолетних в возрасте до 14 лет.

- представители, действующие в силу полномочий, основанных на доверенности.

Муниципальная услуга предоставляется на основании письменного заявления.

7. Исчерпывающий перечень оснований для отказа в приеме заявления:

- отсутствие одного из документов, указанных в Приложении N 1 к Административному регламенту, кроме тех документов, которые могут быть изготовлены органами и организациями, участвующими в процесс оказания муниципальных услуг;

- несоответствие хотя бы одного из документов, указанных в Приложении N 1, по форме или содержанию требованиям действующего законодательства, а также содержание в документе неоговоренных приписок и исправлений, кроме случаев, когда допущенные нарушения могут быть устранены органами и организациями, участвующими в процессе оказания муниципальных услуг;

- обращение за получением Муниципальной услуги ненадлежащего лица;

- представителем не представлена оформленная в установленном порядке доверенность на осуществление действии;

предоставление Муниципальной услуги может быть приостановлено на следующих основаниях;

- при поступлении от заявителя письменного заявления о приостановлении предоставления Муниципальной услуги;

- на основании определения или решения суда.

8. Исчерпывающий перечень оснований для отказа в предоставлении муниципальной услуги;

- отсутствие архивных документов в Секторе.

9. Муниципальная услуга предоставляется бесплатно.

10. Максимальное время ожидания в очереди при подаче документов для предоставления Муниципальной услуги 30 минут.

11. Срок регистрации запроса заявителя о предоставлении муниципальной услуги 15 минут.

12. Прием и консультирование заявителей по оказанию Муниципальной услуги осуществляется в Архивном Секторе расположенный по адресу:

Город Каменка Каменский район Пензенская область ул. Советская д. 11.

График работы Архивного Сектора:

День недели	Время работы
Понедельник	09:00-18:00
Вторник	Не приемный день
Среда	09:00-18:00
Четверг	Не приемный день
Пятница	09:00-18:00
Суббота	Выходной
Воскресенье	Выходной

Помещения, выделенные для предоставления муниципальной услуги, должны соответствовать санитарно-гигиеническим требованиям.

Рабочие места работников, осуществляющих рассмотрение обращений граждан, оборудуются средствами вычислительной техники и оргтехникой, позволяющими организовать исполнение функции в полном объеме.

Места для проведения личного приема граждан оборудуются стульями, столами, обеспечиваются канцелярскими принадлежностями для написания письменных заявлений, информационными стендами.

Для ожидания гражданам отводится специальное место, оборудованное стульями.

В местах предоставления Муниципальной услуги предусматривается оборудование доступных мест общественного пользования (туалетов),

Помещения для приема заявителей (их представителей) размещаются на втором этаже здания Архивного Сектора Администрации Каменского района Пензенской области.

13. Порядок информирования предоставления муниципальной услуги.

Информация о порядке предоставления Муниципальной услуги выдается:

Информация о порядке предоставления Муниципальной услуги выдается:

- непосредственно в здании Архивного Сектора (каб. 1) на втором этаже;

- с использованием средств телефонной связи (884156) 7-35-04

- на информационном стенде около каб. 2.

Информация о процедуре предоставления Муниципальной услуги сообщается по номеру телефона Сектора, на информационных стендах.

На информационных стендах около кааб. N 2 размещается следующая информация:

- извлечения из законодательных и иных нормативных правовых актов, содержащих нормы регулирующие деятельность по оказанию Муниципальной услуги;

- форма заявления;

- перечни документов, необходимых для предоставления Муниципальной услуги;

- месторасположение, график (режим работы, номера телефонов, адреса в которых заявители могут получить информации, необходимые для получения Муниципальной услуги).

- срок предоставления Муниципальной услуги.

При ответах на телефонные звонки и устные обращения специалисты Сектора подробно и в вежливой (корректной) форме информируют обратившихся по интересующим их вопросам. Ответ на телефонный звонок должен начинаться с информации о наименовании Сектора, в который позвонил гражданин, фамилии, имени, отчестве и должности специалиста, принявшего телефонный звонок.

При невозможности специалиста, принявшего звонок, самостоятельно ответить на поставленные вопросы, телефонный звонок должен быть переадресован (переведен) на другое должностное лицо, или же обратившемуся гражданину должен быть сообщен телефонный номер, по которому можно получить необходимую информацию.

Заявители, представившие документы, в обязательном порядке информируются специалистами:

- о приостановлении предоставления Муниципальной услуги;

- об отказе в предоставлении Муниципальной услуги;

- о сроке завершения оформления документов и возможности их получения.

14. Порядок информирования о ходе предоставления Муниципальной услуги

Информирование о ходе предоставления Муниципальной услуги осуществляется специалистами при личном контакте с заявителями, телефонной связи.

Информация о приостановлении предоставления Муниципальной услуги или об отказе в ее предоставлении направляется заявителю заказным письмом и по телефону.

Информация о сроке завершения оформления документов и возможности их получения заявителю сообщается при подаче документов, а в случае сокращения срока - по указанному в заявлении телефону.

В любое время с момента приема документов заявитель имеет право на получение сведений о прохождении процедур по предоставлению Муниципальной услуги при помощи телефона, или посредством личного посещения Сектора.

Для получения сведений о прохождении процедур по предоставлению Муниципальной услуги заявителем указываются (называются) фамилия, имя, отчеств. Заявителю предоставляются сведения о том, на каком этапе рассмотрения (в процессе выполнения какой административной процедуры) находится представленное им заявление.

15. Порядок получения консультаций о предоставлении муниципальной услуги.

Консультации (справки) по вопросам предоставления Муниципальной услуги предоставляются специалистами, предоставляющими Муниципальную услугу.

Консультации предоставляются по следующим вопросам:

- перечня документов, необходимых для предоставления Муниципальной услуги, комплектности (достаточности) представленных документов;

- времени приема и выдачи документов;

- сроков предоставления Муниципальной услуги;

- порядка обжалования действий (бездействия) и решений, осуществляемых и принимаемых в ходе предоставления муниципальной услуги.

Консультации предоставляются при личном обращении, посредством телефона.

III. Состав, последовательность и сроки выполнения административных процедур, требования к порядку их выполнения, в том числе особенности выполнения административных процедур в электронной форме

Предоставление Муниципальной услуги включает в себя следующие административные процедуры:

1) Время приема заявлений - 15 мин.

2) Срок регистрации заявления - 15 мин.

3) Анализа тематики поступивших заявлений - 2 дн.

ГАРАНТ:

Нумерация пунктов приводится в соответствии с источником

3) Исполнение запросов - 27 рабочих дн.

3) Подготовка, оформление и направление ответов заявителям - 1 дн.

1. Прием документов заявителя

Основанием для начала предоставления Муниципальной услуги является получение от заявителя лично или от его представителя, доверенного лица заявление (Приложение N 2) с комплектом документов, необходимых для предоставления услуги указанных в приложении N 1 к настоящему регламенту 15 мин.

Проводится прием, регистрация поступившего заявления, ставится входящий номер, дата и ксерокопия заявления отдается заявителю. Организация работы с заявлением осуществляется в соответствии с Инструкцией по делопроизводству Архивного Сектора Администрации Каменского района Пензенской области.

Организация работы с заявлением осуществляется в соответствии с Инструкцией по делопроизводству Архивного сектора Администрации Каменского района Пензенской области.

2. Направление на исполнение, определение возможности формирования документа, либо оформление отказа в предоставлении Муниципальной услуги

Принятое заявление и прилагаемые к заявлению документы передаются принявшим их сотрудником на рассмотрение Заведующей архивного сектора Администрации Каменского района не позднее рабочего дня, следующего за днем принятия документов.

Заведующая архивным сектором Администрации рассматривает пакет документов заявителя и направляет его на рассмотрение должностному лицу ответственному за предоставление Муниципальной услуги в течение 2 дней.

Должностное лицо, ответственное за предоставление Муниципальной услуги, проводит регистрацию запроса в течение 1 дня.

Основанием для начала процедуры оформления отказа в предоставлении Муниципальной услуги является выявление оснований для отказа в предоставлении услуги, указанных в части 8 раздела II настоящего Административного регламента, и подготовка письменного уведомления заявителю об отказе в предоставлении Муниципальной услуги.

Заведующая архивным сектором после подписания письма об отказе в предоставлении Муниципальной услуги отправляет его специалисту, осуществляющему экспертизу документов в течение 2 дней.

Специалист, осуществляющий экспертизу документов, отправляет письмо об отказе в предоставлении Муниципальной услуги заявителю почтой на адрес, указанный в заявлении. Также специалист дополнительно уведомляет заявителя по контактному телефону, указанному в заявлении, и по адресу электронной почты, если он указан в письме.

3. Подготовка и выдача результата предоставления услуги

Специалист, ответственный за предоставление Муниципальной услуги, уведомляет заявителя о необходимости явиться для получения архивной копии, по телефону, указанному в заявлении, а также письменно путем отправки уведомления по почте на адрес, указанный в заявлении на следующий день после подписания руководителем Архивного сектора Администрации Каменского района Пензенской области.

Специалист, ответственный за предоставление Муниципальной услуги, выдает заявителю архивную справку, архивную копию и т.д. и письменное уведомление (информационную справку), в котором указаны данные Сектора, контактные телефоны, фамилия, имя и отчество ответственного сотрудника в течение 3 дней.

IV. Формы контроля за исполнением административного регламента

1. Текущий контроль за соблюдением последовательности действий, определенных административными процедурами по предоставлению Муниципальной услуги, и принятием решений работниками Сектора, осуществляется заведующей, ответственным за организацию работы по предоставлению Муниципальной услуги, а также должностными лицами Сектора, участвующих в предоставлении Муниципальной услуги.

2. Контроль за полнотой и качеством предоставления Муниципальной услуги включает в себя проведение проверок, выявление и устранение нарушений прав потребителей результатов предоставления Муниципальной услуги, рассмотрение, принятие решений и подготовку ответов на обращения потребителей результатов предоставления Муниципальной услуги, содержащих жалобы на решения, действия (бездействие) работников Сектора.

3. По результатам проведенных проверок, в случае выявления нарушений прав потребителей результатов предоставления Муниципальной услуги, осуществляется привлечение виновных лиц к ответственности в соответствии с законодательством Российской Федерации.

4. Сотрудник, уполномоченный на производство по обращению несет персональную ответственность за проверку документов, определение их подлинности и соответствия установленным требованиям, а также соблюдения сроков выполнения административных действий, входящих в его компетенцию, которые должны быть указаны в настоящем административном регламенте.

5. Все должностные лица, участвующие в предоставлении данной муниципальной услуги несут персональную ответственность за выполнение своих обязанностей и соблюдение сроков выполнения административных процедур, указанных в административном регламенте.

V. Досудебный (внесудебный) порядок обжалования решений и действий (бездействия) органа, предоставляющего муниципальную услугу, а также должностных лиц, муниципальных служащих

1. Заявители имеют право на обжалование действий (бездействия) должностных лиц, осуществляемых (принятых) в ходе исполнения муниципальной услуги.

2. В случае, если в письменном обращении не указаны фамилия гражданина, направившего обращение, и почтовый адрес, по которому должен быть направлен ответ, ответ на обращение не дается. Если в указанном обращении содержатся сведения о подготавливаемом, совершаемом или совершенном противоправном деянии, а также о лице, его подготавливающем, совершающем или совершившем, обращение подлежит направлению в государственный орган в соответствии с его компетенцией.

Обращение, в котором обжалуется судебное решение, в течение семи дней со дня регистрации возвращается гражданину, направившему обращение, с разъяснением порядка обжалования данного судебного решения.

Орган, предоставляющий муниципальную услугу, а также должностные лица, муниципальные служащие при получении письменного обращения, в котором содержатся нецензурные либо оскорбительные выражения, угрозы жизни, здоровью и имуществу должностного лица, а также членов его семьи, вправе оставить обращение без ответа по существу поставленных в нем вопросов и сообщить гражданину, направившему обращение, о недопустимости злоупотребления правом.

В случае, если текст письменного обращения не поддается прочтению, ответ на обращение не дается и оно не подлежит направлению на рассмотрение в орган, предоставляющий муниципальную услугу, о чем в течение семи дней со дня регистрации обращения сообщается гражданину, направившему обращение, если его фамилия и почтовый адрес поддаются прочтению.

В случае, если в письменном обращении гражданина содержится вопрос, на который ему многократно давались письменные ответы по существу в связи с ранее направляемыми обращениями, и при этом в обращении не приводятся новые доводы или обстоятельства, орган, предоставляющий муниципальную услугу, должностное лицо либо ответственное лицо вправе принять решение о безосновательности очередного обращения и прекращении переписки с гражданином по данному вопросу при условии, что указанное обращение и ранее направляемые обращения направлялись в один и тот же орган, предоставляющий муниципальную услугу, должностному лицу либо ответственному лицу. О данном решении уведомляется гражданин, направивший обращение.

В случае, если причины, по которым ответ по существу поставленных в обращении вопросов не мог быть дан, в последующем были устранены, гражданин вправе вновь направить обращение в соответствующий орган, предоставляющий муниципальную услугу.

ГАРАНТ:

Нумерация пунктов приводится в соответствии с источником

2. Жалоба на действия (бездействия) и решения должностных лиц (далее - жалоба) может быть подана как в форме устного обращения, так и в письменной (в том числе электронной) форме:

- по адресу: Пензенская область, Каменский район, город Каменка, улица Суворова, д. 33;

- по телефону/факсу: 8(841-56) 2-12-49;

График работы:

понедельник - пятница с 9.00 до 18.00

перерыв - с 13.00 до 14.00

выходные дни - суббота, воскресенье.

- по электронной почте: kamr_adm@sura.ru

3. Заявитель в своей письменной жалобе в обязательном порядке указывает наименование органа местного самоуправления, в которое направляет письменную жалобу, либо фамилию, имя, отчество руководителя, либо должность соответствующего лица, а также свои фамилию, имя, отчество (последнее - при наличии), почтовый адрес, по которому должны быть направлены ответ, уведомление о переадресации жалобы, излагает суть жалобы, ставит личную подпись и дату.

Требования к жалобе, поданной по электронной почте, аналогичны требованиям, предъявляемым к жалобе, поданной в письменной форме.

В случае необходимости в подтверждение своих доводов заявитель прилагает к письменной жалобе документы и материалы либо их копии.

Жалоба может быть подана в форме устного обращения на личном приеме заявителей.

При личном приеме заявитель предъявляет документ, удостоверяющий его личность. Для юридических лиц - документ, удостоверяющий полномочия представителя юридического лица.

Содержание устной жалобы заносится в карточку личного приема заявителя. В случае, если изложенные в устной жалобе факты и обстоятельства являются очевидными и не требуют дополнительной проверки, ответ на жалобу, с согласия заявителя, может быть дан устно в ходе личного приема, о чем делается запись в карточке личного приема заявителя. В остальных случаях дается письменный ответ.

В ходе личного приема заявителю может быть отказано в дальнейшем рассмотрении жалобы, если ему ранее был дан ответ по существу поставленных в жалобе вопросов.

4. Письменная жалоба и жалоба по электронной почте должны быть рассмотрены в течение 30 дней со дня их регистрации.

В исключительных случаях, когда для проверки и решения поставленных в жалобе вопросов требуется более длительный срок, допускается продление сроков ее рассмотрения, но не более чем на 30 дней, о чем сообщается заявителю, подавшему жалобу, в письменной форме с указанием причин продления.

5. Порядок подачи, рассмотрения и разрешения жалоб, направляемых в суды определяется законодательством Российской Федерации.

6. Жалоба считается разрешенной, если рассмотрены все поставленные в ней вопросы, приняты необходимые меры и даны письменные (в том числе в электронной форме) и устные с согласия заявителя ответы.