Приложение. Административный регламент администрации города Новочебоксарска Чувашской Республики по предоставлению муниципальной услуги "Выдача справок социально-правового характера, архивных копий, архивных выписок из документов"

Приложение

к постановлению администрации

города Новочебоксарска

Чувашской Республики

от 11 января 2013 г. N 13

Административный регламент
администрации города Новочебоксарска Чувашской Республики по предоставлению муниципальной услуги "Выдача справок социально-правового характера, архивных копий, архивных выписок из документов"

1. Общие положения

1.1. Административный регламент по предоставлению муниципальной услуги "Выдача справок социально-правового характера, архивных копий, архивных выписок из документов"

Административный регламент администрации города Новочебоксарска Чувашской Республики по предоставлению муниципальной услуги "Выдача справок социально-правового характера, архивных копий, архивных выписок из документов" (далее - Регламент) определяет сроки и последовательность действий (административных процедур) при предоставлении муниципальной услуги по выдаче справок социально-правового характера, архивных копий, архивных выписок из документов сектором архивного дела администрации города Новочебоксарска Чувашской Республики (далее муниципальная услуга).

1.2. Круг заявителей

Заявителями на предоставление муниципальной услуги являются юридические и физические лица, в том числе и иностранные. В последнем случае заявителя может сопровождать переводчик.

От имени получателей могут выступать юридические и физические лица, имеющие такое право в соответствии с законодательством Российской Федерации либо, в силу наделения их соответствующими полномочиями в порядке, установленном законодательством Российской Федерации.

1.3. Порядок информирования заинтересованных лиц о предоставлении муниципальной услуги

Информирование о предоставлении администрацией города услуги осуществляется:

непосредственно в здании администрации города с использованием средств наглядной агитации, в том числе информационных стендов и средств информирования с использованием информационно-коммуникационных технологий;

посредством использования телефонной связи: справочный телефон 8(8352) 73-70-51;

посредством официального сайта города Новочебоксарска в сети Интернет, федеральной государственной системы "Единый портал государственных и муниципальных услуг (функций)" (далее - Единый портал государственных и муниципальных услуг).

Муниципальная услуга предоставляется муниципальным органом местного самоуправления города Новочебоксарска - администрацией города Новочебоксарска Чувашской Республики и осуществляется через структурное подразделение - сектор архивного дела администрации города Новочебоксарска Чувашской Республики (далее - архив).

Информационное и техническое обеспечение предоставления муниципальной услуги осуществляется через администрацию города Новочебоксарска Чувашской Республики (далее - администрация) и архив.

Самостоятельная передача заявителями письменных обращений в администрацию города осуществляется через приемную администрации города или сектор архивного дела администрации города по адресу: 429951, Чувашская Республика, г. Новочебоксарск, ул. Винокурова, 14.

Часы работы: с 8.00 до 17.00 ежедневно, кроме субботы и воскресенья, с перерывом на обед с 12.00 до 13.00.

График приема и информирования пользователей:

Понедельник, среда с 8.00 до 12.00

Вторник, четверг с 13.00 до 16.30

Пятница - профилактический день

Суббота, воскресенье - выходные дни

Письменное обращение с доставкой по почте или курьером направляется по почтовому адресу администрации города: 429951, Чувашская Республика, г. Новочебоксарск, ул. Винокурова, 14.

Факсимильное письменное обращение направляется по факсу: 8(8352) 74-00-47.

Электронные обращения направляются через официальный сайт города Новочебоксарска www.nowch.@cap.ru, через Единый портал государственных и муниципальных услуг, либо по адресу электронной почты сектора архивного дела администрации города arc@nowch.cap.ru.

Муниципальная услуга предоставляется уполномоченным структурным подразделением администрации города сектором архивного дела администрации города Новочебоксарск Чувашской Республики.

Информация об адресах, режиме работы и телефонах администрации города Новочебоксарска Чувашской Республики содержится в приложении N 1 к настоящему Регламенту.

2. Стандарт предоставления муниципальной услуги

2.1. Наименование муниципальной услуги

Муниципальная услуга по выдаче справок социально-правового характера, копий, выписок из документов муниципального архива имеет следующее наименование: "Выдача справок социально-правового характера, архивных копий, архивных выписок из документов".

2.2. Наименование органа, предоставляющего муниципальную услугу

Муниципальная услуга предоставляется муниципальным органом местного самоуправления города Новочебоксарска - администрацией города Новочебоксарска Чувашской Республики и осуществляется через структурное подразделение - сектор архивного дела администрации города Новочебоксарска Чувашской Республики.

При предоставлении муниципальной услуги архив не вправе требовать от заявителя осуществления действий, в том числе согласований, необходимых для получения муниципальной услуги и связанных с обращением в иные органы исполнительной власти, органы местного самоуправления и организации, за исключением получения услуг, включенных в перечень услуг, которые являются необходимыми и обязательными для предоставления муниципальных услуг.

2.2.1. Государственные и муниципальные органы и организации, участвующие в предоставлении муниципальной услуги

При предоставлении муниципальной услуги осуществляется процесс взаимодействия с государственными и муниципальными органами, организациями, сфера деятельности которых связана с предоставлением муниципальной услуги:

Управление пенсионного Фонда Российской Федерации (государственное учреждение) в городе Новочебоксарск Чувашской Республики - Чувашии;

органы местного самоуправления;

организации, учреждения, предприятия на территории города Новочебоксарска.

При предоставлении муниципальной услуги архив не вправе требовать от заявителя осуществления действий, в том числе согласований, необходимых для получения муниципальной услуги и связанных с обращением в иные органы исполнительной власти, органы местного самоуправления и организации, за исключением получения услуг, включенных в перечень услуг, которые являются необходимыми и обязательными для предоставления муниципальных услуг.

2.3. Результат предоставления муниципальной услуги

Результатом предоставления муниципальной услуги является:

архивная справка (оригинал, 1 экз.);

архивная копия (оригинал, 1 экз.);

архивная выписка (оригинал, 1 экз.);

информационное письмо о переадресовании запроса на исполнение по принадлежности в другие органы и организации (оригинал, 1 экз.);

рекомендации о дальнейших путях поиска необходимой информации (оригинал, 1 экз.)

2.4. Сроки предоставления муниципальной услуги

Сотрудник архива принимает запрос пользователя для получения муниципальной услуги в соответствии с приложениями N 3 к настоящему Регламенту.

Продолжительность приема пользователя при подаче запроса для получения муниципальной услуги не должно превышать 15 минут.

Запрос пользователя регистрируется в журнале регистрации запросов (приложение N 4 к настоящему Регламенту). Датой принятия к рассмотрению запроса является дата его регистрации.

Запрос пользователя рассматривается и исполняется по архивным документам, относящимся к предмету запроса.

Запрос, не относящийся к составу хранящихся в архиве архивных документов, в течение 5 дней с момента его регистрации направляется в другой архив или организацию, где хранятся необходимые архивные документы, с устным уведомлением об этом пользователя, или пользователю дается соответствующая рекомендация.

Тематический запрос государственного органа или органа местного самоуправления, связанный с исполнением ими своих функций, архив рассматривает в первоочередном порядке в установленные законодательством сроки либо в согласованные с ними сроки. Исполнение такого запроса осуществляется на безвозмездной основе.

При необходимости проведения объемной работы по поиску и копированию архивных документов архив письменно извещает пользователя о промежуточных результатах работы.

Срок исполнения запроса социально-правового характера в архиве не должен превышать 30 дней с момента регистрации запроса. В случае необходимости срок предоставления муниципальной услуги может быть продлен сектором архивного дела или иного уполномоченного на то должностного лица, но не более чем на 30 дней, с обязательным уведомлением об этом получателя почтовой связью, факсом, по электронной почте и личном обращении.

При исполнении повторного запроса социально-правового характера или составлении по просьбе пользователя архивной справки, аналогичной ранее выданной, архив проверяет соответствие сведений, включенных в эту справку, тем, которые имеются в архивных документах, и в случае обнаружения дополнительных сведений включает их в повторно выдаваемую архивную справку.

Ответ на запрос пользователя выдается на государственном языке Российской Федерации.

2.5. Перечень нормативных правовых актов, регулирующих отношения, возникающие в связи с предоставлением муниципальной услуги

Предоставление муниципальной услуги осуществляется в соответствии со следующими нормативными правовыми актами:

Конституцией Российской Федерации (принятой всенародным голосованием 12.12.1993) (с учетом поправок, внесенных Законами Российской Федерации о поправках к Конституции Российской Федерации от 30.12.2008 N 6-ФКЗ, от 30.12.2008 N 7-ФКЗ) (Собрание законодательства Российской Федерации, 2009, N 4, ст. 445; 2009, N 1, ст. 1; 2009, N 1, ст. 2);

Федеральным законом Российской Федерации от 22.10.2004 N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации" (Собрание законодательства Российской Федерации, 2004, N 43, ст. 4169; 2006, N 50, ст. 5280; в редакции Федеральных законов от 04 декабря 2006 г. N 202-ФЗ, от 01 декабря 2007 г. N 318-ФЗ; от 13 мая 2008 г. N 68-ФЗ);

Федеральным законом Российской Федерации от 02.05.2006 N 59-ФЗ "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации" (Собрание законодательства Российской Федерации, 2006, N 19, ст. 2060; 2010, N 27, ст. 3410; N 31, ст. 4196);

Федеральным законом Российской Федерации от 27.07.2010 N 210-ФЗ "Об организации предоставления государственных и муниципальных услуг" (Собрание законодательства Российской Федерации, 2010, N 31, ст. 4179; 2011, N 15, ст. 2038; N 27, ст. 3873, ст. 3880; N 29, ст. 4291; N 30, ст. 4587; N 49, ст. 7061);

Конституцией Чувашской Республики (Собрание законодательства Чувашской Республики, 2000, N 11-12, ст. 442);

Законом Чувашской Республики от 30.03.2006 N 3 "Об архивном деле в Чувашской Республике" (опубликован в газете "Республика" от 05 апреля 2006 г. N 13-14 (585-586); газете "Хыпар" (на чувашском языке) от 06 апреля 2006 г. N 62 (24455); "Ведомостях Государственного Совета Чувашской Республики", 2006, N 67, ст. 3; информационном бюллетене "Собрание законодательства Чувашской Республики", 2006, N 3, ст. 73);

Правилами организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской Академии наук, утвержденными приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 18.01.2007 N 19 (зарегистрирован в Министерстве юстиции Российской Федерации, регистрационный N 9059 от 06 марта 2007 г.);

Уставом города Новочебоксарска Чувашской Республики, принятым решением Новочебоксарского городского Собрания депутатов Чувашской Республики 28 ноября 2005 г. N С 5-1, зарегистрированным в ГУ Министерства юстиции Российской Федерации по Приволжскому федеральному округу 26 декабря 2005 г. N RU 213030002005002 (текст Устава размещен на Портале органов власти Чувашской Республики в сети Интернет (www.cap.ru);

Законодательными и нормативными правовыми актами органов местного самоуправления, регулирующими предоставление муниципальных услуг на территории города Новочебоксарска Чувашской Республики.

2.6. Перечень документов, необходимых для получения муниципальной услуги

Основанием для предоставления муниципальной услуги является:

Письменный запрос заявителя (оригинал, 1 экз.), а также запрос, поступивший по электронной почте.

Запрос рассматривается и исполняется архивом при наличии в запросе наименования юридического лица (для граждан - фамилии, имени и отчества), почтового и/или электронного адреса заявителя, указания темы (вопроса), хронологии запрашиваемой информации.

В случае необходимости заявитель прилагает к письменному обращению соответствующие документы и материалы либо их копии.

Заявления подаются по формам, указанным в приложении N 2 к настоящему административному регламенту.

2.7. Документы, которые заявитель вправе представить по собственной инициативе

Для получения муниципальной услуги заявитель вправе представить документы, находящиеся в распоряжении государственных органов, органов местного самоуправления и иных органов, участвующих в предоставлении государственных или муниципальных услуг.

Непредставление заявителем указанных документов не является основанием для отказа заявителю в предоставлении услуги.

2.8. При предоставлении муниципальной услуги не вправе требовать от заявителя

В соответствии с Федеральным законом Российской Федерации от 27 июля 2010 г. N 210-ФЗ "Об организации предоставления государственных и муниципальных услуг" при предоставлении муниципальной услуги специалист муниципального архива не вправе требовать от заявителя:

представления документов и информации или осуществления действий, представление или осуществление которых не предусмотрено нормативными правовыми актами, регулирующими отношения, возникающие в связи с предоставлением муниципальной услуги;

представления документов и информации, которые в соответствии с нормативными правовыми актами Российской Федерации, нормативными правовыми актами Чувашской Республики и муниципальными правовыми актами находятся в распоряжении государственных органов, предоставляющих государственную услугу, иных государственных органов, органов местного самоуправления и (или) подведомственных государственным органам и органам местного самоуправления организаций, участвующих в предоставлении государственных или муниципальных услуг.

2.9. Исчерпывающий перечень оснований для отказа в приеме документов, необходимых для предоставления услуги

Оснований для отказа в приеме документов, необходимых для предоставления муниципальной услуги, законодательством не предусмотрено.

2.10. Исчерпывающий перечень оснований для приостановления или отказа в предоставлении муниципальной услуги

Запрос не подлежит рассмотрению в следующих случаях:

если запросы заявителей не содержат наименования юридического лица (для гражданина - Ф.И.О.), почтового адреса и/или электронного адреса заявителя;

если в запросе заявителя отсутствуют необходимые сведения для проведения поисковой работы;

если запрос заявителя не поддается прочтению, ответ на обращение не дается;

если в нем содержатся нецензурные либо оскорбительные выражения, угрозы жизни, здоровью и имуществу должностного лица, а также членов его семьи. Должностное лицо вправе оставить запрос без ответа по сути поставленных в нем вопросов и сообщить заявителю, направившему его, о недопустимости злоупотребления правом;

плохое физическое состояние архивных документов;

ограничения на использование архивных документов, установленные в соответствии с Федеральным законом Российской Федерации от 21 июля 1993 г. N 5485-1 "О государственной тайне", Федеральным законом Российской Федерации от 15 ноября 1997 г. N 143-ФЗ "Об актах гражданского состояния", Указом Президента Российской Федерации от 06 марта 1997 г. N 188 "Об утверждении перечня сведений конфиденциального характера", Указом Президента Российской Федерации от 24 января 1998 г. N 61 "О перечне сведений, отнесенных к государственной тайне", или фондообразователем при передаче дел на государственное хранение;

необходимость выполнения служебных заданий сотрудниками архива (справочная работа, тематическая разработка фондов, проведения проверки наличия документов, реставрация или копирование документов и т.д.);

выдача архивных документов и дел во временное пользование другим учреждениям;

экспонирование заказанных архивных дел на выставке;

отсутствие в архивных делах технического оформления и научного описания.

Основаниями для приостановления рассмотрения обращения могут быть: недостаточная информация от заявителя, недостающие документы. В этом случае специалист архива направляет заявителю просьбу о предоставлении требуемой информации. Решение о приостановлении рассмотрения обращения принимается специалистом архива в течение 5 рабочих дней со дня его регистрации до момента получения дополнительных сведений, если это требуется для исполнения обращения.

2.11. Размер платы за предоставление муниципальной услуги

Муниципальная услуга по выдаче справок социально-правового характера, копий, выписок из документов муниципальным архивом предоставляется на безвозмездной основе.

2.12. Максимальный срок ожидания в очереди при подаче запроса о предоставлении услуги и при получении результата предоставления услуги

Время ожидания заявителей при подаче запроса для получения муниципальной услуги или для получения консультации в секторе архивного дела не должно превышать 20 минут.

Время ожидания заявителей при получении документов, являющихся результатом предоставления муниципальной услуги, не должно превышать 20 минут.

2.13. Срок и порядок регистрации запроса заявителя о предоставлении услуги

Поступившие в сектор архивного дела письменные запросы заявителей регистрируются в день поступления в установленном порядке в книге регистрации запросов (приложение N 4 к настоящему Регламенту).

Регистрация обращения является основанием для начала действий по предоставлению муниципальной услуги.

2.14. Требования к удобству и комфорту мест предоставления муниципальной услуги

Организация приема пользователей осуществляется ежедневно в соответствии с режимом работы архива, приведенным в пункте 1.3. и ведет их учет по установленной форме (приложения N 3, 4 к настоящему Регламенту).

Для удобства потребителей муниципальной услуги помещения должны быть оборудованы информационными стендами, столами для возможности оформления документов, стульями, иметь хорошее освещение.

Помещение для оказания муниципальной услуги должно быть оснащено необходимыми техническими средствами и оргтехникой. Должно по возможности обеспечиваться соблюдение тишины, чистоты и порядка.

Места предоставления муниципальной услуги оборудуются средствами пожаротушения и оповещения о возникновении чрезвычайной ситуации.

2.15. Показатели доступности и качества предоставления услуги

Показателями доступности и качества предоставления услуги являются:

соблюдение сроков предоставления муниципальной услуги и условий ожидания приема;

своевременное, полное информирование о муниципальной услуге посредством форм информирования, предусмотренных административным регламентом;

обоснованность отказа в предоставлении муниципальной услуги;

отсутствие обоснованных жалоб на действия (бездействие) специалистов, предоставляющих муниципальную услугу;

соответствие должностных инструкций специалистов, участвующих в предоставлении муниципальной услуги, административному регламенту в части описания в них административных действий, профессиональных знаний и навыков.

2.16. Иные требования, в том числе учитывающие особенности предоставления услуги в электронной форме

Предоставление муниципальной услуги в электронной форме обеспечивает возможность:

подачи обращений в электронном виде;

получения заявителем сведений о ходе выполнения обращения;

ознакомления заявителя с порядком предоставления муниципальной услуги на интернет-сайте города Новочебоксарска Чувашской Республики;

консультирование заявителя.

3. Состав, последовательность и сроки выполнения административных процедур, требования к порядку их выполнения, в том числе особенности выполнения административных процедур в электронной форме

Организация предоставления муниципальной услуги включает в себя следующие административные процедуры архива:

прием запросов пользователей для получения муниципальной услуги;

регистрация запросов заявителей;

исполнение запросов.

3.1. Прием запросов пользователей для получения муниципальной услуги

Основанием для рассмотрения вопроса о предоставлении муниципальной услуги юридическому лицу является письменное обращение; физическому лицу - его личное заявление или уполномоченного лица (приложение N 2 к настоящему Регламенту).

Сотрудник архива проводит прием посетителей по вопросам выдачи информации. При личном приеме гражданин предъявляет документ, удостоверяющий его личность. Сотрудник архива, ведущий прием, беседует индивидуально с каждым посетителем. Если посетителю необходимо получить справку по документам архива, то он заполняет анкету-заявление по установленной форме (приложение N 2 к настоящему Регламенту).

Специалист, ведущий прием посетителей, проверяет правильность оформления заявления гражданином, достаточность сведений для оформления архивной справки.

Если по просьбе гражданина социально-правовой запрос оформляет его доверенное лицо, то в заявлении указывается фамилия, имя, отчество, год рождения лица, на которого будет запрашиваться справка, а также сведения о доверенном лице.

Если заявителю требуются сведения по документам, которые на хранение в архив не поступали, то ему дается рекомендация, в какой архив или в архив какого учреждения необходимо обратиться.

При приеме заявления заявителю сообщается о времени предоставления муниципальной услуги.

При поступлении в архив интернет-запроса заявителя с указанием адреса электронной почты и/или почтового адреса, ему направляется уведомление о приеме запроса к рассмотрению или мотивированный отказ в рассмотрении. Принятый к рассмотрению запрос распечатывается и в дальнейшем работа с ним ведется в установленном порядке.

Если запрос содержит не все сведения, необходимые для наведения справки, в адрес заявителя направляется письмо с просьбой сообщить дополнительные сведения или они уточняются по телефону.

Все посетители регистрируются в журнале регистрации посетителей, который ведется по определенной форме (приложение N 3 к настоящему Регламенту). Нумерация в журнале ведется валовая в течение календарного года.

3.2. Регистрация запросов заявителей

Регистрация запроса заявителя является основанием для начала действий по предоставлению муниципальной услуги.

Запрос заявителя регистрируется в журнале регистрации запросов в течение одного рабочего дня (приложение N 4 к настоящему Регламенту). Датой принятия к рассмотрению запроса является дата его регистрации.

Запрос заявителя рассматривается и исполняется по архивным документам, относящимся к предмету запроса.

Запрос, не относящийся к составу хранящихся в архиве архивных документов, в течение 5 дней с момента его регистрации направляется в другой архив или организацию, где хранятся необходимые архивные документы, с уведомлением об этом пользователя, или пользователю дается соответствующая рекомендация.

Срок исполнения запроса не должен превышать 30 дней с момента его регистрации.

Запрос и переписка по одному и тому же вопросу, поступившая в сектор архивного дела от различных организаций, учитываются под редакционным индексом первого запроса. Повторным запросам заявителей при их поступлении присваивается очередной регистрационный номер. В правом верхнем углу повторных заявлений делается отметка "Повторно". Повторным следует считать заявления, поступившие от одного и того же заявителя и по одному и тому же вопросу, если со времени подачи первого запроса истек установленный законодательством срок рассмотрения или пользователь не удовлетворен данным ему ответом.

Все заявления граждан, учреждений, тематические и социально-правового характера, поступившие в архив по почте или непосредственно от пользователей, учитываются и регистрируются в день их поступления в журнале регистрации заявлений (приложение N 4 к настоящему Регламенту). Нумерация в журнале ведется валовая в течение календарного года.

3.3. Исполнение запросов

Архивная справка, архивная выписка и архивная копия в случае личного обращения гражданина или его доверенного лица в сектор архивного дела выдаются ему под расписку при предъявлении паспорта или иного удостоверяющего личность документа; доверенному лицу - при предъявлении доверенности, оформленной в установленном порядке. Получатель архивной справки и архивной выписки расписывается на их копиях или на обороте сопроводительного письма к ним, указывая дату их получения.

Архивная справка, архивная выписка и архивная копия и ответы на запросы высылаются по почте простыми письмами.

При составлении архивных справок исполнитель обязан выявить и использовать все имеющиеся в муниципальном архиве данные и изложить текст архивной справки четко и грамотно. Сведения, не относящиеся к вопросу запроса, в справку не включаются.

Архивная справка (приложение N 5 к настоящему Регламенту), архивная выписка и архивная копия составляются с обозначением названия информационного документа "Архивная справка", "Архивная выписка", "Архивная копия".

Текст в архивной справке дается в хронологической последовательности событий с указанием видов архивных документов и их дат. В архивной справке допускается цитирование архивных документов.

Несовпадение отдельных данных архивных документов со сведениями, изложенными в запросе, не является препятствием для включения их в архивную справку при условии, если совпадение всех остальных сведений не вызывает сомнений в тождественности лица или фактов, о которых говорится в архивных документах. В архивной справке эти данные воспроизводятся так, как они изложены в архивных документах, а расхождения, несовпадения и неточные названия, отсутствие имени, отчества, инициалов или наличие одного из них оговаривается в тексте справки в скобках ("Так в документе", "Так в тексте оригинала").

В примечаниях по тексту архивной справки оговариваются неразборчиво написанные, исправленные автором, неподдающиеся прочтению вследствие повреждения текста оригинала места ("Так в тексте оригинала", "В тексте неразборчиво").

В тексте архивной справки не допускаются изменения, исправления, комментарии, собственные выводы исполнителя по содержанию архивных документов, на основании которых составлена архивная справка.

В конце архивной справки приводятся архивные шифры и номера листов единиц хранения архивных документов, использовавшиеся для составления архивной справки.

В архивной справке, объем которой превышает один лист, листы должны быть прошиты, пронумерованы и скреплены печатью администрации города.

При необходимости к архивной справке прилагаются копии архивных документов или выписки из них, подтверждающие сведения, изложенные в архивной справке.

При отсутствии в архиве архивных документов, необходимых для исполнения запроса, на бланке администрации города (приложение N 5 к настоящему Регламенту) составляется ответ, подтверждающий неполноту состава архивных документов по теме запроса. При необходимости ответ может быть заверен гербовой печатью.

На обороте каждого листа архивной копии проставляются архивные шифры и номера листов хранения архивного документа. Все листы архивной копии скрепляются и на месте скрепления заверяются печатью и подписью управляющего делами администрации города Новочебоксарска. В архивной выписке название архивного документа, его номер и дата воспроизводятся полностью. Извлечениями из текстов архивных документов должны быть исчерпаны все имеющиеся данные по запросу. Начало и конец каждого извлечения, а также пропуски в тексте архивного документа отдельных слов обозначаются многоточием.

В примечаниях к тексту архивной выписки делаются соответствующие оговорки о частях текста оригинала, неразборчиво написанных, исправленных автором, неподдающихся прочтению вследствие повреждения текста и т.д. Отдельные слова и выражения оригинала, вызывающие сомнения в их точности, оговариваются словами "Так в тексте оригинала", "Так в документе". После текста архивной выписки указываются архивный шифр и номера листов единицы хранения архивного документа.

Архивная справка, архивная выписка, архивная копия, информационное письмо, как результат отказа или приостановки ответа, предназначенные для направления заявителям, высылаются специалистом муниципального архива на следующий день после их оформления по почте простыми письмами непосредственно в адреса заявителей или выдаются лично на руки заявителям.

Архивная справка, архивная выписка и архивная копия, предназначенные для направления в государства - участники СНГ, включая ответы об отсутствии запрашиваемых сведений, высылаются архивом непосредственно в адреса заявителей.

Архивная справка, архивная выписка и архивная копия, предназначенные для направления в государства, не являющиеся участниками СНГ, включая ответы об отсутствии запрашиваемых сведений, оформляются и вместе с запросами направляются архивом в соответствующий федеральный орган исполнительной власти в установленном порядке.

Ответ на запрос заявителя выдается на государственном языке Российской Федерации.

Аутентичность выданных по запросам архивных выписок удостоверяется подписью управляющего делами администрации города, главного специалиста-эксперта администрации города и печатью администрации города.

4. Порядок и формы контроля за исполнением муниципальной услуги

4.1. Порядок осуществления текущего контроля

Текущий контроль за соблюдением последовательности действий, определенных административными процедурами по предоставлению муниципальной услуги, и принятии решений специалистами осуществляется главным специалистом-экспертом сектора архивного дела. Перечень должностных лиц, осуществляющих текущий контроль, устанавливается распоряжением главы администрации города Новочебоксарска, участвующего в предоставлении муниципальной услуги, положениями о структурных подразделениях, должностными регламентами и должностными инструкциями.

Текущий контроль осуществляется путем проведения главным специалистом-экспертом сектора архивного дела проверок соблюдения и исполнения должностным лицом положений Регламента.

Периодичность осуществления текущего контроля устанавливается главным специалистом-экспертом сектора архивного дела.

По результатам контроля осуществляется привлечение виновных лиц к дисциплинарной ответственности в соответствии с законодательством Российской Федерации.

Периодичность проведения проверок может носить плановый характер.

4.2. Порядок и периодичность осуществления плановых и внеплановых проверок полноты и качества предоставления муниципальной услуги, в том числе порядок и формы контроля за полнотой и качеством предоставления муниципальной услуги

Контроль за полнотой и качеством предоставления муниципальной услуги включает в себя проведение проверок, выявление и устранение нарушений прав заявителей, рассмотрение, принятие решений и подготовку ответов на обращение заявителей, содержание жалобы на решения, действия (бездействие) сотрудников сектора архивного дела.

Плановые проверки полноты и качества предоставления муниципальной услуги ответственными должностными лицами структурных подразделений администрации города Новочебоксарска проводятся не реже 1 раза в год в соответствии с решением главы города.

Внеплановые проверки полноты и качества предоставления муниципальной услуги проводятся на основании жалоб (претензий) заявителей и иных заинтересованных лиц на решения или действия (бездействие) должностных лиц администрации города, принятые или осуществленные в ходе предоставления муниципальной услуги.

При проверке могут рассматриваться все вопросы, связанные с предоставлением муниципальной услуги (комплексные проверки) или отдельные вопросы (тематические проверки).

4.3. Ответственность должностных лиц сектора архивного дела за решения и действия (бездействие), принимаемые (осуществляемые) в ходе предоставления муниципальной услуги

Должностные лица сектора архивного дела несут ответственность за соблюдение требований настоящего регламента, за осуществляемые действия (бездействие) и принимаемые в ходе предоставления муниципальной услуги решения в соответствии с законодательством.

4.4. Положения, характеризующие требования к порядку и формам контроля за предоставлением муниципальной услуги, в том числе со стороны граждан, их объединений и организаций

Контроль за предоставлением муниципальной услуги со стороны уполномоченных должностных лиц администрации города должен быть постоянным, всесторонним и объективным.

Контроль за предоставлением муниципальной услуги со стороны граждан, их общественных объединений и организаций может осуществляться путем получения информации (устной, по телефону, в письменной или электронной форме по запросу) о наличии в действиях (бездействии) ответственных должностных лиц администрации города, а также принимаемых ими решениях нарушений положений Регламента и иных нормативных правовых актов, устанавливающих требования к предоставлению муниципальной услуги.

5. Досудебный (внесудебный) порядок обжалования решений и действий (бездействия) органа, предоставляющего муниципальную услугу, а также муниципальных служащих

В случае если заявитель не согласен с результатом предоставления муниципальной услуги, после получения уведомления о принятом решении он имеет право обжаловать решение и действие (бездействие) органа, предоставляющего муниципальную услугу и его должностных лиц в досудебном (внесудебном) порядке.

Заявители могут обратиться в досудебном (внесудебном) порядке с претензией (жалобой) непосредственно к управляющему делами администрации или главе администрации города.

Основанием для начала процедуры досудебного (внесудебного) обжалования решения или действия (бездействия) должностного лица администрации города является поступление в администрацию города жалобы (претензии) заявителя, направленной в письменной или электронной форме, о его несогласии с результатом предоставления муниципальной услуги.

Жалоба должна содержать:

наименование органа, предоставляющего муниципальную услугу, должностного лица органа, предоставляющего муниципальную услугу, либо муниципального служащего, решения и действия (бездействие) которых обжалуются;

фамилию, имя, отчество (последнее - при наличии), сведения о месте жительства заявителя - физического лица, либо наименование, сведения о месте нахождения заявителя - юридического лица, а также номер (номера) контактного телефона, адрес (адреса) электронной почты (при наличии) и почтовый адрес, по которым должен быть направлен ответ заявителю;

сведения об обжалуемых решениях и действиях (бездействии) администрации города, должностного лица, либо муниципального служащего администрации города;

доводы, на основании которых заявитель не согласен с решением и действием (бездействием) администрации города, должностного лица, либо муниципального служащего администрации города. Заявителем могут быть представлены документы (при наличии), подтверждающие доводы заявителя, либо их копии. В таком случае в жалобе (претензии) приводится перечень прилагаемых к ней документов.

Ответ на претензию (жалобу) не дается в случаях:

1) отсутствия в жалобе фамилии (наименования) заявителя, направившего претензию (жалобу), и почтового адреса, по которому должен быть направлен ответ;

2) содержание в претензии (жалобе) нецензурных либо оскорбительных выражений, угроз жизни, здоровью и имуществу должностного лица, а также членов его семьи;

3) если текст претензии (жалобы), фамилия (наименование) и (или) почтовый адрес заявителя не поддаются прочтению;

4) если в письменной претензии (жалобе) заявителя содержится вопрос, на который заявителю многократно давались письменные ответы по существу в связи с ранее направляемыми обращениями, и при этом в претензии (жалобе) не приводятся новые доводы или обстоятельства.

Жалобы не рассматриваются по существу в случаях обжалования отказов в предоставлении муниципальной услуги по основаниям, предусмотренным пунктом 2.10 настоящего Регламента. Автору направляется соответствующее уведомление.

Заявитель имеет право на получение информации и документов, необходимых для обоснования и рассмотрения жалобы (претензии).

Общий срок рассмотрения (претензии) жалобы составляет 30 дней со дня ее регистрации и завершается датой письменного ответа заявителю. В случаях, когда для рассмотрения жалобы необходимо проведение специальной проверки, истребование дополнительных материалов или принятие других мер, глава администрации города Новочебоксарска может продлить срок рассмотрения жалобы не более чем на 30 дней с обязательным извещением об этом заявителя. Жалобы военнослужащих и членов их семей рассматриваются не позднее 7 дней со дня их регистрации.

По результатам рассмотрения жалобы на действия (бездействие) и решения, осуществляемые (принимаемые) в ходе предоставления муниципальной услуги, глава администрации города, управляющий делами администрации города:

признает правомерными действия (бездействие) и решения в ходе предоставления муниципальной услуги;

признает действия (бездействия) и решения неправомерными и определяет меры, которые должны быть приняты с целью устранения допущенных нарушений.

Результатом рассмотрения жалобы может быть полное, частичное удовлетворение заявленных претензий либо отказ в их удовлетворении с обоснованием причин.

Письменный ответ, содержащий результаты рассмотрения жалобы (претензии), направляется заявителю.

При повторном обращении дополнительное рассмотрение обращений заявителей проводится в случае выявления новых обстоятельств или изменения нормативного правового регулирования в сфере, касающейся решения указанного в обращении вопроса.

Заявители вправе обжаловать решения и действия (бездействия) должностных лиц администрации города, принимаемые (осуществляемые) в ходе предоставления муниципальной услуги, в судебном порядке.

Заявитель вправе получать устную информацию о ходе рассмотрения жалобы по телефону 8 (8352) 73-70-51, а также соответствующую письменную информацию по письменному запросу.