Приложение N 6. Административный регламент предоставления муниципальной услуги "Предоставление информации по документам архивных фондов, находящихся на архивном хранении в архивном отделе администрации городского округа город Стерлитамак Республики Башкортостан"

Приложение N 6
к решению Совета
городского округа город Стерлитамак
Республики Башкортостан
от 28 декабря 2010 г.
N 2-5/46з

Административный регламент
предоставления муниципальной услуги "Предоставление информации по документам архивных фондов, находящихся на архивном хранении в архивном отделе администрации городского округа город Стерлитамак Республики Башкортостан"

1. Общие положения

1.1 Административный регламент предоставления муниципальной услуги "Предоставление информации по документам архивных фондов, находящихся на архивном хранении в архивном отделе администрации городского округа города Стерлитамак Республики Башкортостан" (далее - регламент) разработан в целях повышения качества работы с пользователями муниципальной услуги и определяет сроки и последовательность действий (административных процедур) при исполнении запросов по использованию документов, находящихся на архивном хранении в архивном отделе администрации городского округа город Стерлитамак Республики Башкортостан (далее - муниципальный архив).

Пользователями муниципальной услуги являются органы государственной власти и органы местного самоуправления, юридические и физические лица, обращающиеся на законных основаниях для получения информации (далее - заявители).

1.2 Местонахождение и почтовый адрес муниципального архива: ул. Гоголя, 124-а, г. Стерлитамак, Республика Башкортостан, 453130.

Режим работы архивного отдела администрации городского округа город Стерлитамак Республики Башкортостан:

понедельник - пятница с 8-30 до 17-30,

приемные дни: вторник, четверг с 9-00 до 17-00,

выдача готовых документов: вторник, четверг с 14-00 до 17-00,

обед с 13-00 до 14-00,

выходные дни: суббота, воскресенье.

Телефоны муниципального архива: (3473) 26-03-14, 26-54-41; факс: 26-54-41. Е-mail: arhivotdelstr@yandex.ru.

1.3 Информация о порядке предоставления муниципальной услуги осуществляется:

- по обращениям заявителей в письменной форме или в форме электронного документа;

- по каналам телефонной связи;

- при личном обращении граждан.

1.4 По обращениям в письменной форме или в форме электронного документа ответ направляется в сроки, предусмотренные пунктами 2.4. настоящего регламента.

ГАРАНТ:

По-видимому, в тексте предыдущего абзаца допущена опечатка. Слова "предусмотренные пунктами 2.4." следует читать как "предусмотренные пунктом 2.4"

По каналам телефонной связи специалисты муниципального архива обязаны предоставить достоверную информацию о порядке и условиях оказания муниципальной услуги при ответе на телефонный звонок.

Прием граждан осуществляется руководителем, а в его отсутствии - специалистами муниципального архива.

2. Стандарт предоставления муниципальной услуги

2.1 Наименование муниципальной услуги: "Предоставление информации по документам архивных фондов, находящихся на архивном хранении в архивном отделе администрации городского округа города Стерлитамак Республики Башкортостан" (далее - муниципальная услуга).

2.2 Муниципальная услуга предоставляется архивным отделом администрации городского округа город Стерлитамак Республики Башкортостан.

2.3 Результат предоставления услуги.

Выдача копий документов, выписок из документов, справок по документам, находящихся на архивном хранении в муниципальном архиве, либо отказ в их выдаче.

2.4 Срок исполнения муниципальной услуги составляет не более 30 календарных дней со дня регистрации в муниципальном архиве. Если окончание срока исполнения приходится на нерабочий день, то днем окончания срока исполнения считается следующий за ним рабочий день.

Запросы о предоставлении информации по определенной проблеме, теме, событию, факту (тематические запросы), поступившие от органов государственной власти Российской Федерации и Республики Башкортостан, органов местного самоуправления, организаций, связанные с исполнением ими своих функций, рассматриваются муниципальным архивом на безвозмездной основе в первоочередном порядке.

Запрос, по которому в муниципальном архиве отсутствуют документы (непрофильный запрос), направляется по принадлежности в соответствующую организацию, где могут храниться необходимые документы, не позднее чем в 7-дневный срок со дня регистрации запроса с уведомлением заявителя о переадресации запроса.

2.5 Правовые основания для предоставления муниципальной услуги.

Предоставление муниципальной услуги осуществляется в соответствии со следующими нормативными правовыми актами:

- Конституции Российской Федерации и Республики Башкортостан;

- Федеральный закон от 06.10.2003 N 131-ФЗ "Об общих принципах организации местного самоуправления в Российской Федерации";

- Федеральный закон от 27.07.2010 года N 210-ФЗ "Об организации предоставления государственных и муниципальных услуг";

- Федеральный закон от 22.10.2004 N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации";

- Федеральный закон от 02.05.2006 N 59-ФЗ "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации";

- Федеральный закон от 27.07.2006 N 149-ФЗ "Об информации, информационных технологиях и о защите информации";

- Закон Республики Башкортостан от 03.02.2006 N 278-з "Об архивном деле в Республике Башкортостан";

- Закон Республики Башкортостан от 12.12.2006 N 391-з "Об обращениях граждан в Республике Башкортостан";

- приказ Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 18.01.2007 N 19 "Об утверждении Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук";

- приказ Росархива от 06.07.1998 N 51 "Об утверждении Правил работы пользователей в читальных залах государственных архивов Российской Федерации";

- Устав городского округа город Стерлитамак Республики Башкортостан;

- постановление администрации городского округа город Стерлитамак РБ от 05.02.2008 N 125 "Об утверждении Положений об отделах";

2.6 Основанием для предоставления муниципальной услуги является письменное заявление (запрос), в том числе в электронной форме в адрес муниципального архива (приложения N 2, N 3, N 4, N 5).

В запросе должны быть указаны сведения, необходимые для его исполнения:

- изложение существа заявления (запроса);

- фамилия, имя, отчество заявителя (последнее - при наличии), наименование организации;

- адрес заявителя (для юридических лиц - юридический и почтовый адрес, для физических лиц - адрес регистрации по месту жительства), контактный телефон, а также фамилия, имя, отчество исполнителя (для юридических лиц);

- дата отправления запроса, подпись заявителя;

- о стаже работы и заработной плате - название, ведомственная подчиненность организации, время работы, должность, копия трудовой книжки (кроме случаев утраты трудовой книжки);

- иные сведения, позволяющие осуществить поиск документов, необходимых для исполнения запроса.

В заявлении заявителя, поступившего в электронной форме, в обязательном порядке указывается фамилия, имя, отчество (последнее - при наличии), адрес электронной почты, если ответ должен быть направлен в форме электронного документа, и почтовый адрес, если ответ должен быть направлен в письменной форме.

При личном обращении заявитель предъявляет документ, удостоверяющий его личность. Для получения сведений, содержащих персональные данные о третьих лицах, дополнительно представляются документы, подтверждающие полномочия заявителя, предусмотренные законодательством Российской Федерации.

2.7 Основанием для отказа в приеме и рассмотрении документов, необходимых для предоставления муниципальной услуги, является их несоответствие требованиям, указанным в пункте 2.6 Регламента.

2.8 Основаниями для отказа в предоставлении муниципальной услуги являются:

- отсутствие документов в муниципальном архиве по запрашиваемой тематике;

- неудовлетворительное физическое состояние документов, не имеющих копии в фонде пользования (для использования в читальном зале);

- ограничение доступа к документам, содержащим сведения, составляющие государственную и иную охраняемую законодательством Российской Федерации тайну;

- ограничение доступа к документам, содержащим персональные данные;

- непредставление оригинала запроса в порядке, предусмотренном п. 3.2.1 настоящего регламента;

- в случае если текст запроса не поддается прочтению;

- в случае, если в письменном обращении или обращении в электронной форме не указаны фамилия гражданина (наименование организации), направившего обращение, и почтовый или электронный адрес, по которому должен быть направлен ответ;

- в случае, если в обращении заявителя содержатся нецензурные либо оскорбительные выражения.

По запросам, поступившим в муниципальный архив, которые не могут быть исполнены без предоставления дополнительных сведений, в течение 5 рабочих дней со дня их регистрации направляется уведомление с просьбой указать недостающие или уточняющие сведения.

2.9 Муниципальные услуги предоставляются заявителям на бесплатной основе.

2.10. Сроки регистрации запросов.

Поступившие в муниципальный архив запросы регистрируются в день поступления. Каждому запросу присваивается индивидуальный регистрационный номер. Регистрация запроса в муниципальном архиве является основанием для начала действий по оказанию муниципальной услуги.

2.11 Требования к оборудованию мест предоставления муниципальной услуги.

Помещение для предоставления муниципальной услуги размещается на втором этаже здания. Прием заявителей осуществляется в приемной, оборудованной столами и стульями для оформления запроса в письменной форме. Для оперативной обработки запросов заявителей в приемной установлены компьютеры и множительная техника.

Количество мест ожидания определяется исходя из фактической нагрузки и возможности для их размещения в месте ожидания, но не может составлять менее 10 мест. В помещениях для ожидания и предоставления муниципальной услуги имеется естественное и искусственное освещение, окна оборудованы регулируемыми жалюзями.

Предоставление муниципальной услуги, в зависимости от характера запроса заявителя, может осуществляться в читальном зале муниципального архива. При работе в читальном зале заявители руководствуются Правилами работы пользователей в читальном зале архивного отдела администрации городского округа город Стерлитамак РБ (Приложение N 6).

2.12 Показатели доступности и качества муниципальных услуг:

- простота и ясность изложения информационных документов;

- наличие различных каналов получения информации о предоставлении услуги;

- доступность работы с представителями лиц, получающих услугу;

- короткое время ожидания услуги;

- точность исполнения муниципальной услуги;

- профессиональная подготовка сотрудников, осуществляющих предоставление муниципальной услуги;

- соблюдение сроков предоставления муниципальной услуги;

- количество обоснованных жалоб.

3. Состав, последовательность и сроки выполнения административных процедур, требования к порядку их выполнения, в том числе особенности выполнения административных процедур в электронной форме

3.1 Предоставление муниципальной услуги включает в себя следующие административные действия:

- прием и первичная обработка заявлений (запросов);

- регистрация заявлений (запросов);

- исполнение заявлений (запросов);

- выдача копий документов, выписок из документов, справок по документам, находящимся на архивном хранении в муниципальном архиве.

Блок-схема предоставления муниципальной услуги представлена в приложении N 1.

3.2 Прием и первичная обработка запросов.

3.2.1 Доставка в муниципальный архив запросов осуществляется следующими способами:

- через почтовое отделение;

- нарочным;

- лично гражданами;

- посредством факсимильной связи;

- по электронной почте.

При направлении запроса, не имеющего подтверждения подлинности документа (по факсу), обязательным является направление заявителем оригинала запроса в течение 10 календарных дней с момента направления запроса по факсу.

3.2.2 Прием корреспонденции в муниципальном архиве производится специалистами муниципального архива.

При приеме запросов от физических лиц на копии запроса, при ее наличии, по просьбе физического лица ставятся штамп, дата и подпись специалиста муниципального архива, принявшего документ.

При поступлении интернет-обращения (запроса) с указанием адреса электронной почты и почтового адреса заявителя направляется уведомление о приеме обращения к рассмотрению или мотивированный отказ в рассмотрении. Принятое обращение (запрос) распечатывается и в дальнейшем работа с ним ведется в установленном порядке.

Срок выполнения административного действия - в день поступления заявления.

3.3 Регистрация заявлений (запросов).

3.3.1 Поступившие в муниципальный архив запросы регистрируются в день поступления. Каждому запросу присваивается индивидуальный регистрационный номер. Регистрация запроса в муниципальном архиве является основанием для начала действий по оказанию муниципальной услуги.

3.3.2 Регистрация запросов ведется в специальном журнале. В журнал заносится следующая информация:

- фамилия, имя, отчество заявителя (наименование организации);

- почтовый адрес, по которому в случае необходимости следует направить ответ, контактный телефон заявителя;

- суть обращения (в краткой форме).

При выполнении запроса вносится результат рассмотрения обращения (положительный, отрицательный), дата исполнения и фамилия, имя, отчество исполнителя.

Срок выполнения административного действия - в день поступления заявления.

3.4 Исполнение запросов.

3.4.1 Исполнение запросов осуществляется по научно-справочному аппарату и документам, находящимся на архивном хранении в муниципальном архиве. Исполнение запросов производится специалистами муниципального архива, ответственными за выполнение данной работы согласно должностным инструкциям. Определение исполнителей осуществляется руководителем муниципального архива.

3.4.2 Архивная справка и архивная выписка составляются с обозначением названия информационного документа "Архивная справка", "Архивная выписка".

3.4.3 Текст в архивной справке дается в хронологической последовательности событий с указанием видов архивных документов и их дат. В архивной справке допускается цитирование архивных документов.

Несовпадение отдельных данных архивных документов со сведениями, изложенными в запросе, не является препятствием для включения их в архивную справку при условии, если совпадение всех остальных сведений не вызывает сомнений в тождественности лица или фактов, о которых говорится в архивных документах. В архивной справке эти данные воспроизводятся так, как они изложены в архивных документах, а расхождения, несовпадения и неточные названия, отсутствие имени, отчества, инициалов, или наличие одного из них оговариваются в тексте справки в скобках ("Так в документе", "Так в тексте оригинала").

В тексте архивной справки не допускаются изменения, исправления, комментарии, собственные выводы исполнителя по содержанию архивных документов, на основании которых составлена архивная справка.

В конце архивной справки приводятся архивные шифры и номера листов единиц хранения архивных документов, использовавшиеся для составления архивной справки.

В архивной справке, объем которой превышает один лист, листы должны быть прошиты, пронумерованы и скреплены печатью муниципального архива.

Архивная справка подписывается руководителем муниципального архива и заверяется печатью муниципального архива.

При необходимости к архивной справке прилагаются копии архивных документов или выписки из них, подтверждающие сведения, изложенные в архивной справке.

3.4.4 В архивной выписке название архивного документа, его номер и дата воспроизводятся полностью. Извлечениями из текстов архивных документов должны быть исчерпаны все имеющиеся данные по запросу. Начало и конец каждого извлечения, а также пропуски в тексте архивного документа отдельных слов обозначаются многоточием.

В примечании к тексту архивной выписки делаются соответствующие оговорки о частях текста оригинала, неразборчиво написанных, исправленных автором, не поддающихся прочтению вследствие поврежденного текста и т.д. Отдельные слова и выражения оригинала, вызывающие сомнения в их точности, оговариваются словами "Так в документе", "Так в тексте оригинала". После текста архивной выписки указываются архивный шифр и номера листов единицы хранения архивного документа.

Аутентичность выданных по запросам архивных выписок удостоверяется подписью руководителя и печатью муниципального архива.

3.4.5 На обороте листа архивной копии проставляются архивные шифры и номера листов единиц хранения архивного документа, удостоверяются подписью руководителя и печатью муниципального архива. Все листы архивной копии скрепляются и на месте скрепления заверяются печатью муниципального архива и подписью руководителя.

Срок выполнения административного действия - не более 28 дней.

3.4.6 Если в муниципальном архиве отсутствуют сведения по теме запроса, но известно местонахождение документов, специалист-исполнитель пересылает запрос в соответствующую организацию, архивное учреждение, где хранятся документы. Заявителю направляется уведомление о переадресации запроса в течение 7 дней со дня поступления заявления (запроса).

Если в муниципальном архиве отсутствуют документы, сведения по теме запроса, и неизвестно местонахождение документов, заявителю направляется отказ в оказании муниципальной услуги.

Если в запросе отсутствуют необходимые для поиска сведения, заявителю направляется письмо с просьбой уточнить необходимые для выполнения запроса данные. После получения ответа с уточненными данными прием и первичная обработка документов осуществляется на общих основаниях.

3.5 Выдача копий документов, выписок из документов, справок по документам, находящихся на архивном хранении в муниципальном архиве.

3.5.1 Архивная справка, архивная выписка, архивная копия и ответ на запрос высылаются заявителю по почте простым письмом через почтовое отделение.

3.5.2 Архивная справка, архивная выписка, архивная копия и ответ на запрос по желанию заявителя, в случае личного обращения заявителя или его доверенного лица в муниципальный архив, выдаются под расписку заявителю - при предъявлении паспорта или иного документа, удостоверяющего личность; доверенному лицу заявителя - при предъявлении паспорта или иного документа, удостоверяющего личность, и доверенности, оформленной в установленном законом порядке. Получатель архивной справки, архивной выписки, архивной копии и ответа на запрос расписывается в журнале регистрации запросов или на экземпляре документа муниципального архива, указывая дату получения документа.

3.5.3 Ответ на обращение, поступившее в муниципальный архив в форме электронного документа, направляется в форме электронного документа по адресу электронной почты, указанному в обращении, или в письменной форме по почтовому адресу, указанному в обращении.

Срок выполнения административного действия - один день.

4. Формы контроля за исполнением административного регламента

4.1 Текущий контроль за соблюдением последовательности действий, определенных административными процедурами по оказанию муниципальной услуги, и принятием решений осуществляется руководителем муниципального архива.

4.2 Контроль осуществляется путем проведения руководителем муниципального архива проверок соблюдения и исполнения специалистами муниципального архива положений настоящего Регламента, а также отраслевых нормативно-методических указаний и правил в соответствии с действующим законодательством Российской Федерации и Республики Башкортостан.

4.3 Контроль полноты и качества оказания муниципальной услуги включает в себя проведение проверок, выявление и устранение нарушений прав заявителей, рассмотрение, принятие решений и подготовку ответов на обращения заявителей, содержащие жалобы на решения, действия (бездействия) лиц, предоставляющих муниципальную услугу.

4.4 Лица, предоставляющие муниципальную услугу, несут персональную ответственность за несоблюдение требований настоящего регламента при оказании муниципальной услуги.

4.5 По результатам проведенных проверок в случае выявления нарушения прав заявителей к виновным лицам муниципального архива применяются меры ответственности в порядке, установленном действующим законодательством.

5. Досудебный (внесудебный) порядок обжалования решений и действий (бездействий) органа, предоставляющего муниципальную услугу, а также должностных лиц или муниципальных служащих

5.1 Гражданин может обратиться с жалобой на решение, действие (бездействие) органа, предоставляющего муниципальную услугу, а также лиц, предоставляющих муниципальную услугу, устно либо письменно на имя начальника архивного отдела администрации городского округа город Стерлитамак Республики Башкортостан, управляющего делами администрации, главе администрации.

5.2. Письменное обращение должно быть написано разборчивым почерком, не содержать нецензурных выражений.

5.3. Письменное обращение должно быть рассмотрено в течение 30 дней с даты его регистрации.

Если в результате рассмотрения жалоба признана обоснованной, принимается решение об удовлетворении требований заявителя и применении мер ответственности к лицам, допустившим нарушения в ходе предоставления муниципальной услуги на основании настоящего административного регламента, которые повлекли за собой жалобу заявителя. Заявителю направляется письменное сообщение о принятом решении и действиях, осуществленных в соответствии с принятым решением.

Обращения граждан считаются разрешенными, если рассмотрены все поставленные в них вопросы, приняты необходимые меры и даны письменные ответы (в пределах компетенции) по существу всех поставленных в обращениях вопросов. Если в ходе рассмотрения обращение признано необоснованным, гражданину направляется сообщение о результате рассмотрения обращения с указанием причин, почему оно признано необоснованным.