Приложение N 1. Правила работы пользователей в читальном зале архивного отдела Администрации муниципального района Уфимский район Республики Башкортостан

Приложение N 1

к Административному регламенту

по предоставлению муниципальной услуги

"Организация информационного обеспечения

граждан, органов государственной власти,

органов местного самоуправления,

организаций и общественных объединений

на основе документов Архивного фонда

Республики Башкортостан, а также других

архивных документов, находящихся

на постоянном хранении в архивном отделе

администрации муниципального района

Уфимский район Республики Башкортостан"

Правила
работы пользователей в читальном зале архивного отдела Администрации муниципального района Уфимский район Республики Башкортостан

1. Общие положения

1.1. Настоящие Правила разработаны в соответствии с Федеральным законом от 22.10.2004 N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации" (Собрание законодательства Российской Федерации 2004, N 43, ст. 4169; 2006, N 50, ст. 5280; 2007, N 49, ст. 6079; 2008, N 20, ст. 2253; 2010, N 19, ст. 2291, N 31, ст. 4196) и Правилами организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук, утвержденными приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 18.01.2007 N 19 (зарегистрирован в Минюсте России 06.03.2007 N 9059; Бюллетень нормативных актов федеральных органов исполнительной власти, 2007, N 20; Российская газета, 2009, N 89), проектом "Правила пользователей в читальных залах государственных и муниципальных архивах Российской Федерации"

1.2. Правила устанавливают порядок работы пользователей с документами Архивного фонда Российской Федерации, другими архивными документами, не содержащими сведения, составляющие государственную и иную охраняемую законодательством Российской Федерации тайну (далее - дела, документы), и справочно-поисковыми средствами к ним в читальном зале архивного отдела Администрации муниципального района Уфимский район Республики Башкортостан (далее - читальный зал, муниципальный архив).

Порядок работы с делами, документами, содержащими сведения, составляющие государственную и иную охраняемую законодательством Российской Федерации тайну, регламентируется иными нормативными правовыми актами и в настоящих Правилах не рассматривается.

1.3. Все пользователи обладают равными правами на доступ к делам, документам архивных фондов, находящихся на архивном хранении в архивном отделе администрации (муниципальном архиве) и справочно-поисковым средствам к ним.

1.4. Плата за посещение читальных залов, пользование делами, документами и справочно-поисковыми средствами к ним не взимается.

1.5. Режим работы читального зала:

пятница с 8.00 по 17.00 (перерыв 13.00-14.00).

1.6. Организация работы читального зала и обязанности специалистов архивного отдела определяются настоящими правилами, должностными инструкциями. Основными обязанностями уполномоченных специалистов архивного отдела по работе с пользователями в читальном зале являются:

- оформление документов для их работы в читальном зале;

- ознакомление пользователей с правилами работы и научно-справочным аппаратом (НСА);

- выдача документов пользователям и прием документов от них;

- контроль за работой пользователей;

- консультации;

- прием заказов на изготовление ксерокопий;

- обеспечение сохранности дел, описей, печатных изданий, а также реестров описей, справочной литературы и другой документации, находящихся на постоянном хранении в читальном зале;

- ведение учетных журналов: регистрация пользователей и их личных дел; регистрация выдачи дел (приложение N 1, 2 к настоящим правилам).

II. Порядок допуска пользователя в читальный зал

2.1. Пользователь допускается для работы в читальный зал на основании официального письма направившей его организации или личного заявления.

Письмо оформляется на бланке организации за подписью ее руководителя. Заявление должно содержать подпись пользователя и дату его составления.

В письме/заявлении указываются фамилия, имя, отчество пользователя, должность, ученое звание, ученая степень, тема, хронологические рамки и цель исследования.

2.2. Пользователь заполняет анкету установленного образца (приложение N 1) и предъявляет паспорт уполномоченному специалисту архивного отдела для проверки указанных в анкете данных.

2.3. Разрешение на работу в читальном зале дается руководителем архивного отдела (муниципального архива) на срок не более одного года со дня его выдачи. Срок работы в читальном зале может быть продлен руководителем архивного отдела по заявлению пользователя. Об изменении темы и хронологических рамок исследования пользователь информирует в письменном виде уполномоченного специалиста архивного отдела (муниципального архива).

2.4. Уполномоченный специалист архивного отдела при оформлении разрешения для работы с документами обязан:

- ознакомиться с письмом организации, направившей пользователя для работы в архив или с личным заявлением;

- выдать впервые пришедшему пользователю анкету установленного образца и ознакомить с правилами работы с документами в читальном зале, а также распорядком его работы. Сверить занесенные в анкету данные с личным документом пользователя (паспортом или документом, его заменяющим);

- получить разрешение начальника архивного отдела на работу в читальном зале пользователя.

III. Права, обязанности и ответственность пользователя

3.1. Пользователь имеет право:

3.1.1. получать для изучения дела и документы в виде подлинников и/или копий, прошедшие научное описание, техническое оформление и находящиеся в удовлетворительном физическом состоянии.

Дела и документы, содержащие сведения о личной и семейной тайне гражданина, его частной жизни, выдаются при наличии письменного разрешения гражданина, а после его смерти - с письменного нотариально оформленного разрешения наследников данного гражданина до истечения 75 лет со дня создания документов. Дела и документы, принятые в архив от собственников или их владельцев, выдаются, если это не противоречит условиям их передачи.

3.1.2. Пользоваться справочно-поисковыми средствами к делам, документам, печатными изданиями и другими материалами научно-справочной библиотеки и справочно-информационного фонда архива, по теме исследования.

3.1.3. Получать информацию о распорядке работы читального зала, порядке и условиях предоставления архивным отделом муниципальных услуг.

3.1.4. Осуществлять непосредственно в архиве или с использованием информационно-телекоммуникационных технологий заказ дел, документов, справочно-поисковых средств к ним по теме исследования для работы в читальном зале.

3.1.5. Получать единовременно не менее 10 дел (из расчета в среднем 150 листов в деле) или 10 единиц хранения аудиовизуальных и электронных документов.

Дела и документы выдаются на срок до одного месяца. Подлинники особо ценных дел и документов - на срок не более двух недель.

3.1.6. Получать описи дел, документов, печатные издания и другие материалы научно-справочной библиотеки и справочно-информационного фонда архива, а также иметь доступ к автоматизированным справочно-поисковым средствам, находящимся в читальном зале, в день заказа.

3.1.7. Получать консультации специалистов архивного отдела по составу и содержанию дел, документов и справочно-поисковых средств к ним по теме исследования.

3.1.8. Получать информацию о существующих ограничениях на доступ к отдельным категориям дел, документов по теме исследования, о необходимых процедурах для получения разрешения на доступ к ним, а также о сроках завершения научного описания, технического оформления и/или специальной обработки дел, документов.

3.1.9. Делать выписки из предоставленных дел, документов, справочно-поисковых средств к ним.

3.1.10. Использовать информацию, содержащуюся в предоставленных делах, документах для любых законных целей и любым законным способом.

3.1.11. Пользоваться оборудованием читального зала, предназначенным для пользователя.

3.1.12. Использовать при работе с делами, документами, справочно-поисковыми средствами к ним собственные технические средства без звуковых сигналов и без подключения к локальной сети архива (персональный компьютер, магнитофон, диктофон) или арендовать технические средства архива с разрешения руководства архива. Использование собственных технических средств допускается, если это не мешает работе других пользователей.

3.1.13. Использовать при отсутствии у архива технических возможностей собственные технические средства для копирования дел и документов (цифровой аппарат, мобильный сканер и др.) с разрешения руководства архива и под контролем сотрудника архива.

3.1.14. Вносить в читальный зал и выносить обратно предметы письма, личные вещи, выписки, сделанные пользователем из дел, документов, справочно-поисковых средств к ним, копии архивных документов, печатных изданий на всех видах носителей, машинописный, рукописный текст, гранки научной работы.

3.1.15. Привлекать в случае необходимости к работе в читальном зале помощников с разрешения руководителя архивного отдела. Оформление сопровождающих пользователя лиц для работы в читальном зале осуществляется на общих основаниях.

3.1.16. Обращаться с предложениями, замечаниями, жалобами по вопросам обслуживания в читальном зале к сотрудникам архивного.#

3.1.17. Предоставлять архиву библиографическую справку и/или экземпляр издания, подготовленного на основе документов архива.

3.1.18. Обжаловать отказ в выдаче дел, документов и справочно-поисковых средств к ним по теме исследования в соответствии с законодательством Российской Федерации.

3.2. Пользователь обязан:

3.2.1. Соблюдать настоящие Правила.

3.2.2. Соблюдать распорядок работы читального зала, тишину и чистоту в читальном зале во время работы.

3.2.3. Регистрироваться при каждом посещении в журнале учета посещений читального зала.

3.2.4. Снимать верхнюю одежду.

3.2.5. Вносить в читальный зал предметы письма и личные вещи в прозрачном пакете.

3.2.6. Проверять при получении заказанных описей, дел, документов, их целостность, наличие всех листов, указанных в листе-заверителе, и расписываться в заказе (требовании) за их получение.

3.2.7. Сообщать незамедлительно сотруднику архивного отдела об обнаружении повреждений или дефектов описей, дел, документов, отсутствии листов, неправильной нумерации, наличии посторонних вложений.

3.2.8. Обеспечивать при пользовании сохранность дел, документов, справочно-поисковых средств к ним.

3.2.9. Заполнять листы использования просмотренных дел, документов.

3.2.9. Сдавать сотруднику архивного отдела после окончания работы при каждом посещении читального зала предоставленные ему дела, документы, справочно-поисковые средства к ним, печатные издания и другие материалы научно-справочной библиотеки и справочно-информационного фонда архива.

3.2.10. Соблюдать технические требования обращения с оборудованием, аудиовизуальными и электронными документами, автоматизированными справочно-поисковыми средствами.

3.2.11. Проявлять корректность по отношению к другим пользователям, сотрудникам архивного отдела.

3.2.12. Подчиняться требованиям сотрудников архивного в чрезвычайных ситуациях (пожар, авария, угроза террористического акта и т. п.).

3.2.13. Предоставлять по требованию сотрудника архивного отдела для просмотра вносимые и выносимые из читального зала материалы и предметы.

Материалы и предметы, внесенные без разрешения и обнаруженные при выходе из архива, изымаются в установленном законодательством Российской Федерации порядке до выяснения их принадлежности.

3.2.14. При невозможности посещения читального зала в течение срока, на который выданы дела, документы, сообщать об этом сотруднику архивного отдела для продления срока их нахождения в читальном зале.

3.2.15. Указывать при использовании документов в опубликованной работе источник информации - место хранения дел, документов, их поисковые данные.

3.3. Ответственность пользователя

3.3.1. Хищение и порча дел, документов, причинение материального ущерба имуществу архива влекут за собой ответственность в соответствии с законодательством Российской Федерации.

IV. Порядок выдачи дел, документов, печатных изданий, предоставления научно-справочного аппарата

4.1. Уполномоченный специалист архивного отдела обязан

- предоставить пользователю для ознакомления описи, тематические картотеки и бланки заказов на выдачу документов (приложение N 4 к правилам), описей и печатных изданий, разъяснив порядок их заполнения;

- выдать дела, документы пользователю, зарегистрировав их в книге регистрации выдачи дел (приложение N 3 к правилам) и оформить акты выдачи дел во временное пользование (приложение N 5 к правилам).

Настоящий порядок распространяется также на порядок выдачи и использования материалов научно-справочной библиотеки архивного отдела.

4.2. Пользователь принимает, доставленные из архивохранилищ дела, (документы, аудиовизуальные документы) поединично и расписывается за каждое из них в соответствующей книге выдачи дел.

4.3. Продление сроков хранения и использования в читальном зале описей, дел, документов, других материалов согласуется с руководством архивного отдела, при необходимости оформляется новый заказ. Сроки повторной выдачи устанавливаются руководством архивного отдела.

4.4. Отказ или отсрочка в выдаче дел и документов допускается в случаях:

- их плохого физического состояния;

- ограничений на использование документов, установленных в соответствии с законодательством Российской Федерации или фондообразователем при передаче документов на постоянное хранение;

- необходимости выполнения служебных заданий сотрудниками архивного отдела (справочная работа, тематическая разработка фондов, подготовка информационных материалов по запросам органов государственной власти и органов местного самоуправления, подготовка сборников документов, изготовление страхового фонда или фонда пользования, проведение проверки наличия документов, реставрация или копирование документов, оформление рассекреченных дел и др.);

- выдачи дел и документов во временное пользование другим учреждениям;

- экспонирования заказанных материалов на выставке;

- выдачи их другому пользователю.

В читальный зал не выдаются дела (документы), не прошедшие научного описания и технического оформления.

V. Копирование и выдача копий архивных документов

5.1. По заказам пользователей в зависимости от технических возможностей архивного отдела и физического состояния документов изготавливаются ксерокопии документов. Допустимые объемы копирования согласуются с руководством архивного отдела в каждом конкретном случае.

5.2. Копирование документов личных фондов производится в соответствии с порядком, установленным фондообразователями или их правопреемниками (наследниками), передавшими документы на постоянное хранение. При отсутствии ограничений на копирование, установленных при передаче документов, оно осуществляется на общих основаниях.

5.3. При отсутствии технических возможностей у архивного отдела допускается копирование документов техническими средствами пользователей, в том числе сканерами, фотоаппаратами, видеокамерами и др., с разрешения руководителя архивного отдела администрации, в его помещениях и под контролем сотрудников читального зала. Ответственность за качество копирования документов, проведенное техническими средствами пользователей, архивный отдел не несет.

5.4. Копии документов оформляются выдаются согласно настоящему административному регламенту.

VI. Контроль за работой пользователей в читальном зале

6.1. Уполномоченный специалист архивного отдела осуществляет контроль за работой пользователей во время всего периода работы пользователя с документами.

6.2. Дела, документы, описи, печатные издания принимаются специалистом архивного отдела от пользователя в соответствии с актом выдачи дел (приложение N 5 к правилам) с проверкой их физического состояния. Выдаваемые в читальный зал дела после их использования проверяются полистно в присутствии пользователя.

6.3. Уполномоченный сотрудник архивного отдела обязательно проверяет правильность заполнения листов использования (приложение N 6 к правилам) в делах и расписывается за каждое принятое им от пользователя дело, документ.

6.4. В случае обнаружения недостачи или повреждения документов, составляется акт в установленном порядке.

6.5. В случае хищения, умышленного повреждения или внесения изменений в текст документов, виновные привлекаются к ответственности в установленном порядке.

6.6. По завершению работы пользователя с полученными делами сотрудник архивного отдела возвращает их в хранилища в тот же день.

VII. Порядок учета и хранения личных дел пользователей

7.1. На каждого пользователя уполномоченным специалистом в читальном зале архивного отдела заводится личное дело, включающее следующие документы:

- письмо организации, направившей пользователя в архив или личное заявление с резолюцией руководства архива о разрешении работы в читальном зале;

- анкету пользователя;

- заказы на выдачу дел, описей, печатных изданий.

7.2. Каждое личное дело учитывается в журнале регистрации пользователей и их личных дел. Ответственность за правильное ведение журнала несет специалист, отвечающий за работу с пользователями.

*(1)Росархив, ВНИИДАД Методика расчета штатной численности государственных архивов на основе нормативов по труду М.2004