Приложение N 6. Положение о порядке ведения личного дела государственного служащего Воронежской области

Приложение N 6

к Закону

Воронежской области

от 11 марта 1996 г. N 48-з

Положение
о порядке ведения личного дела государственного служащего
Воронежской области

1. Общие положения

1.1. Настоящее положение определяет порядок ведения личных дел (обработки персональных данных) государственных служащих Воронежской области (далее - государственных служащих).

1.2. Личное дело государственного служащего - это совокупность документов, содержащих персональные данные о государственном служащем и о его трудовой деятельности, в том числе о прохождении государственной службы.

1.3. Личное дело государственного служащего ведет кадровая служба соответствующего государственного органа Воронежской области.

1.4. При переводе государственного служащего (увольнении в связи с переводом) в другой государственный орган его личное дело передается (пересылается) в соответствующий государственный орган.

1.5. Ведение нескольких личных дел одного государственного служащего не допускается.

1.6. Личные дела лиц, замещающих государственные должности категории "А" Воронежской области, ведутся в порядке, определенном для ведения личных дел государственных служащих.

2. Документы, включаемые в состав
личного дела государственного служащего

2.1. В состав личного дела государственного служащего включаются следующие документы, оформляемые при поступлении на государственную службу:

- трудовой договор; заявление о поступлении на государственную службу;

- анкета с фотографией (6 х 4 см);

- автобиография (в случае сообщения дополнительных персональных данных, не указанных в анкете);

- копии документов об образовании;

- копия трудовой книжки или другого документа, подтверждающего прохождение государственной службы (военного билета, справки о прохождении службы и др.);

- выписка из протокола заседания конкурсной комиссии об итогах конкурса на вакантную должность (при условии участия в конкурсе);

- копия документа (постановления, распоряжения, приказа) о поступлении на государственную службу;

- копия страхового свидетельства государственного пенсионного страхования;

- медицинское заключение установленного образца в соответствии с действующим законодательством;

- сведения о доходах и имуществе, принадлежащем на правах собственности, в соответствии с действующим законодательством;

- копия свидетельства о постановке на учет в налоговых органах в соответствии с действующим законодательством.

2.2. Документы, поступающие в личное дело государственного служащего в течение периода государственной службы:

- справка-объективка;

- дополнение к анкете;

- выписки (копии) документов (постановлений, распоряжений, приказов) о переводах и перемещениях, увольнении с государственной службы;

- документы (докладные, служебные записки, акты и др.) о неудовлетворительном результате испытания, установленного при назначении на должность;

- копии документов, подтверждающие профессиональную переподготовку и повышение квалификации, получение ученой степени, ученого звания;

- копии документов, подтверждающих изменения анкетно-биографических данных (свидетельство о браке или расторжении брака, свидетельство о рождении ребенка и др.);

- копии документов о присвоении квалификационных разрядов;

- копии документов о награждении, присвоении почетных званий;

- копии документов о применении и снятии дисциплинарных взысканий;

- аттестационные листы, характеристики, отзывы;

- служебные записки, личные заявления, объяснительные записки;

- акты, уведомления;

- копии документов о предоставлении отпусков, направлении в командировки;

- документы о допуске к государственной тайне в соответствии с действующим законодательством;

- лист ознакомления государственного служащего с материалами личного дела;

- личная карточка государственного служащего формы Т-2ГС;

- внутренняя опись документов, находящихся в личном деле.

3. Оформление документов, входящих в состав личного дела
государственного служащего

Трудовой договор, оформленный в соответствии с Трудовым кодексом Российской Федерации, федеральным и областным законодательством о государственной службе, подписанный руководителем государственного органа и государственным служащим, заверяется печатью государственного органа, регистрируется в кадровой службе в журнале регистрации трудовых договоров. Заявление о приеме на государственную службу при заключении трудового договора может не составляться.

Копию документа (постановления, распоряжения, приказа) о поступлении на государственную службу, изданного на основании заключенного трудового договора, об увольнении с государственной службы заверяют печатью государственного органа либо подразделения, отвечающего за регистрацию этого документа, подписью ответственного лица и объявляется государственному служащему под расписку.

Анкета является документом, в котором отражаются персональные данные государственного служащего.

Анкета заполняется государственным служащим собственноручно, шариковой или иной ручкой, разборчиво. Ответы на вопросы анкеты должны быть полными, без сокращений и подчеркивания. Анкета подписывается государственным служащим. Государственный служащий информируется об обработке его персональных данных, указанных в анкете, и при их поступлении в период нахождения на государственной службе и письменно дает согласие на обработку своих персональных данных.

Персональные данные государственного служащего, указанные в анкете, сверяются работниками кадровой службы государственного органа с подлинниками личных документов государственного служащего, заверяются соответствующей печатью государственного органа или кадровой службы и подписью ответственного лица.

Фотография на анкете (6х4 см) может быть черно-белая или цветная.

По истечении 5 лет государственной службы анкета заполняется вновь.

Копии документов (об образовании, переподготовке и повышении квалификации и другие) заверяются печатью государственного органа или кадровой службы и подписью ответственного лица.

Копия страхового свидетельства государственного пенсионного страхования, копии документов об изменении анкетно-биографических данных, присвоении почетных званий, награждении, поощрении, применении и снятии дисциплинарных взысканий, присвоении квалификационных разрядов, предоставлении отпусков, направлении в командировки, выписки из протокола заседания конкурсной комиссии о назначении на вакантную должность государственной службы по итогам конкурса заверяются печатью государственного органа или кадровой службы и подписью ответственного лица.

Аттестационные листы (подлинники) должны быть подписаны председателем и членами аттестационной комиссии и заверены печатью государственного органа.

Служебные записки, объяснительные записки, личные заявления должны быть подписаны государственным служащим с проставлением даты составления.

Справка-объективка заполняется на основании документов личного дела государственного служащего и трудовой книжки и подписывается руководителем государственного органа или руководителем кадровой службы.

Дополнение к анкете государственного служащего заполняется работником кадровой службы государственного органа на основании документов, поступающих в личное дело.

Внутренняя опись документов личного дела государственного служащего - учетный документ, содержащий перечень документов личного дела с указанием порядковых номеров документов, их индексов, номеров, дат, названий, номеров листов.

Личная карточка государственного служащего (форма Т-2ГС) - заполняется на государственных служащих на основании документа (постановления, распоряжения, приказа) о поступлении на государственную службу, трудовой книжки, паспорта, военного билета, документов об образовании, страхового свидетельства государственного пенсионного страхования, свидетельства о постановке на учет в налоговом органе и анкетных данных и других документов личного дела.

Личная карточка государственного служащего может заполняться при наличии технических средств в автоматизированном (электронном) режиме.

В личную карточку формы Т-2ГС вносятся все изменения и дополнения по персональным данным государственного служащего. В случае автоматизированной обработки персональных данных государственного служащего она распечатывается при необходимости на бумажных носителях, подписывается руководителем государственного органа или руководителем кадровой службы и заверяется печатью.

Личная карточка государственного служащего формы Т-2ГС может не включаться в личное дело государственного служащего и храниться отдельно.

4. Формирование личного дела государственного служащего

4.1. Личное дело государственного служащего формируется кадровой службой государственного органа после издания документа (постановления, распоряжения, приказа) о поступлении на государственную службу из документов, оформленных в соответствии с настоящим Положением и сброшюрованных в плотную обложку.

4.2. Обложка личного дела государственного служащего оформляется в соответствии с правилами работы с архивными документами.

4.3. Документы в личном деле государственного служащего должны быть выстроены в хронологической последовательности по мере их поступления в течение государственной службы.

4.4. Личное дело работающего государственного служащего может формироваться с использованием скоросшивателя.

4.5. Все листы личного дела государственного служащего, кроме внутренней описи документов, нумеруются простым карандашом в правом верхнем углу листа.

4.6. Кадровые службы государственных органов знакомят государственного служащего с материалами его личного дела один раз в год под расписку.

4.7. Государственный служащий должен информировать кадровую службу государственного органа об изменениях в своих анкетных данных (домашнего адреса, состава семьи, образования и т.д.).

4.8. Государственный служащий имеет право на:

- полную информацию о его персональных данных и обработке этих данных;

- свободный бесплатный доступ к своим персональным данным, включая право на получение копий любой записи, содержащей персональные данные, за исключением случаев, предусмотренных федеральным законом;

- требование об исключении или исправлении неверных или неполных персональных данных, а также данных, обработанных с нарушением Трудового кодекса и настоящего Положения. При отказе исключить или исправить персональные данные государственного служащего он имеет право заявить в письменной форме руководителю государственного органа о своем несогласии с соответствующим обоснованием. Персональные данные оценочного характера (характеристики, отзывы, резюме) государственный служащий имеет право дополнить заявлением, выражающим собственную точку зрения.

5. Формирование банка данных на кадровый состав
государственных служащих

5.1. При наличии технических средств в государственных органах может проводиться обработка персональных данных государственных служащих (документов личного дела) в автоматизированном (электронном) режиме в целях создания банка данных по кадровому составу государственных служащих.

5.2. Объем персональных данных государственных служащих государственных органов определяется персональными данными, указанными в анкете, и другими документами личного дела государственного служащего.

5.3. При получении персональных данных государственных служащих у третьей стороны государственный служащий должен быть уведомлен об этом заранее, и от него должно быть получено письменное согласие в соответствии с Трудовым кодексом Российской Федерации.

5.4. Персональные данные, полученные автоматизированным или электронным способом, имеют информационно-статистическое значение. При принятии решений, затрагивающих интересы государственного служащего, руководитель государственного органа не имеет права применять эти данные как основание для решения.

5.5. Государственные органы обеспечивают защиту персональных данных государственных служащих, получаемых в электронном виде, и несут ответственность за их несанкционированное использование.

6. Порядок доступа к личным делам (персональным данным)
государственных служащих

6.1. Личные дела (персональные данные в электронном виде) государственных служащих имеют секретный (конфиденциальный) характер, и доступ к ним ограничен.

6.2. Государственный служащий имеет право на ознакомление с документами личного дела в присутствии работников кадровой службы. Отметка об ознакомлении (роспись и дата) проставляется на листе ознакомления государственного служащего с материалами личного дела.

6.3. Личное дело государственного служащего может быть затребовано руководителем государственного органа.

Передача руководителю государственного органа личного дела государственного служащего осуществляется работником кадровой службы и подлежит возврату в течение рабочего дня.

6.4. Личное дело государственного служащего может быть затребовано правоохранительными органами. Передача личного дела государственного служащего в этом случае производится по акту, к которому прикладывается копия внутренней описи документов личного дела государственного служащего.

6.5. При передаче личного дела (персональных данных) государственных служащих государственными органами должны соблюдаться требования, установленные статьей 88 Трудового кодекса Российской Федерации, в том числе:

- не сообщать персональные данные государственного служащего третьей стороне без письменного согласия государственного служащего, за исключением случаев, когда это необходимо в целях предупреждения угрозы жизни и здоровья государственного служащего, а также в случаях, установленных федеральным законом;

- не сообщать персональные данные государственного служащего третьей стороне без письменного согласия государственного служащего, за исключением случаев, когда это необходимо в целях предупреждения угрозы жизни и здоровья государственного служащего, а также в случаях, установленных федеральным законом;

- не сообщать персональные данные государственного служащего в коммерческих целях без его письменного согласия;

- предупредить лиц, получающих персональные данные государственного служащего, о том, что эти данные могут быть использованы только в тех целях, для которых они сообщены. Должностные лица, получающие персональные данные государственных служащих, должны соблюдать режим секретности (конфиденциальности). Данное положение не распространяется на обмен персональными данными государственных служащих в порядке, установленном федеральным законом;

- не запрашивать информацию о состоянии здоровья государственного служащего, за исключением тех сведений, которые относятся к вопросу о возможности продолжения государственной службы.

7. Формирование личного дела государственного служащего при передаче
его из одного государственного органа в другой государственный орган

7.1. Государственные органы при переводе государственного служащего запрашивают его личное дело с предыдущего места государственной службы.

7.2. При поступлении впервые на государственную службу личное дело государственного служащего формируется в порядке, определенном настоящим Положением.

7.3. В личное дело государственного служащего при передаче его в другой государственный орган не включаются копии постановлений, распоряжений, приказов по предоставлению отпусков, документы о направлении в командировки и другие документы, имеющие ограниченный срок хранения.

7.4. Личное дело государственного служащего передается в соответствии с запросом того государственного органа, в который переводится государственный служащий, по акту приема-передачи. Акт приема-передачи подписывают работники кадровых служб, отвечающих за ведение личных дел государственных служащих.

7.5. При передаче из личного дела государственного служащего изымаются документы с временным сроком хранения (копии документов о предоставлении отпусков, документы о направлении в командировки, о снятых дисциплинарных взысканиях). Оставшиеся документы личного дела прошиваются вместе с внутренней описью, скрепляются печатью и подписью ответственного лица. Во внутренней описи документов личного дела государственного служащего делается отметка об изъятых документах, копия внутренней описи прикладывается к акту приема-передачи личного дела.

7.6. Продолжение ведения личного дела государственного служащего в государственном органе производится без нарушения его брошюровки. Внутренняя опись составляется на оформляемые в данном государственном органе документы.

8. Передача личного дела государственного служащего на хранение в
архив государственного органа

8.1. В личное дело государственного служащего, при передаче его в архив государственного органа, не включаются копии постановлений, распоряжений, приказов по предоставлению отпусков, документы о направлении в командировки и другие документы, имеющие ограниченный срок хранения.

8.2. При передаче в архив государственного органа документы личного дела государственного служащего прошиваются вместе с внутренней описью, скрепляются печатью и подписью ответственного лица и оформляются в соответствии с правилами работы с архивными документами.

Во внутренней описи документов личного дела государственного служащего делается отметка об изъятых документах.

8.3. Личное дело государственного служащего, уволенного с государственной службы, включается в опись архивных дел, хранится в кадровой службе в течение трех лет и передается на хранение в архив государственного органа на постоянное хранение.

Изъятые документы временного хранения из личного дела государственного служащего по истечении срока хранения уничтожаются по акту в установленном порядке.

8.4. Личные дела государственных служащих, сданные в архив государственного органа, выдаются по запросам руководителей государственных органов и кадровых служб.

8.5. Выдача архивных справок и архивных копий документов из личных дел государственных служащих производится в соответствии с правилами работы с архивными документами.

9. Ответственность за сохранность личных дел государственных
служащих (персональных данных государственных служащих), их защиту от
несанкционированного доступа и копирования

9.1. Сбор, обработка и внесение в личные дела государственных служащих персональных данных об их политической и религиозной принадлежности, об их членстве в общественных объединениях, о частной жизни, кроме случаев, предусмотренных федеральным законом, запрещается.

9.2. Кадровые службы обеспечивают своевременное внесение в личное дело государственного служащего соответствующих изменений.

9.3. В случае не соблюдения режима секретности (конфиденциальности) информации работник кадровой службы несет дисциплинарную, административную, гражданско-правовую и уголовную ответственность в соответствии с федеральным законодательством.