Указ Губернатора Воронежской области от 23 июля 2009 г. N 404-у "Об утверждении инструкции по делопроизводству в правительстве Воронежской области, исполнительных органах государственной власти области" (утратил силу)

Откройте актуальную версию документа прямо сейчас

ГАРАНТ:

Указ Губернатора Воронежской области
от 23 июля 2009 г. N 404-у
"Об утверждении инструкции по делопроизводству в правительстве Воронежской области, исполнительных органах государственной власти области"

Указом Губернатора Воронежской области от 11 ноября 2013 г. N 416-у настоящий Указ признан утратившим силу с 1 января 2014 г.

В целях совершенствования документирования управленческой деятельности и организации работы с документами в правительстве Воронежской области постановляю:

1. Утвердить прилагаемую Инструкцию по делопроизводству в правительстве Воронежской области, исполнительных органах государственной власти области (далее - Инструкция).

2. Руководителям структурных подразделений правительства области, исполнительных органов государственной власти области обеспечить соблюдение установленных Инструкцией требований.

3. Указ губернатора Воронежской области от 15.01.2007 г. N 3 "Об утверждении Инструкции по делопроизводству в администрации Воронежской области, исполнительных органах государственной власти области" признать утратившим силу.

4. Контроль за исполнением настоящего указа возложить на заместителя губернатора Воронежской области - руководителя аппарата губернатора и правительства Воронежской области Агибалова Ю.В.

Губернатор Воронежской области

А.В. Гордеев

Инструкция
по делопроизводству в правительстве Воронежской области, исполнительных органах государственной власти области
(утв. указом Губернатора Воронежской области
от 23 июля 2009 г. N 404-у)

1. Общие положения

1.1. Инструкция по делопроизводству в правительстве Воронежской области, исполнительных органах государственной власти области разработана в соответствии с федеральными и областными законами, типовой инструкцией по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, ГОСТом Р 6.30-2003 "Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов", Регламентом взаимодействия исполнительных органов государственной власти Воронежской области, Регламентом правительства Воронежской области, нормативными и методическими документами регламентирующими ведение архивного дела и с учетом особенностей документооборота в правительстве области.

1.2. Инструкция по делопроизводству в правительстве Воронежской области, исполнительных органах государственной власти области (далее именуется - Инструкция) устанавливает общие требования к документированию управленческой деятельности и организации работы с документами в правительстве области, исполнительных органах государственной власти области.

1.3. Исполнительные органы государственной власти Воронежской области могут организовывать и вести делопроизводство на основе индивидуальных инструкций по делопроизводству, других нормативно-методических документов, разработанных в соответствии с настоящей Инструкцией.

1.4. Делопроизводство в правительстве области организуется с использованием автоматизированной системы документационного обеспечения управления (далее - АС ДОУ), предназначенной для автоматизации управленческого документооборота и процессов делопроизводства в правительстве области.

Программное и техническое обеспечение АС ДОУ в процессе ее эксплуатации осуществляет управление информационных технологий Воронежской области.

Автоматизированные технологии обработки документов, применяемые в правительстве области, исполнительных органах государственной власти области должны отвечать требованиям настоящей Инструкции.

1.5. Порядок обращения с документами, содержащими информацию ограниченного распространения, установлен распоряжением администрации области от 24.12.2008 N 950-Р ДСП "Об утверждении инструкции о порядке обращения со служебной информацией ограниченного распространения".

1.6. Методическое руководство организацией делопроизводства и контроль за соблюдением требований настоящей Инструкции в структурных подразделениях правительства области, исполнительных органах государственной власти области осуществляет организационное управление правительства области (далее - организационное управление) и ответственные лица, на которые возложены функции организации и ведения делопроизводства.

1.7. Ответственность за организацию и состояние делопроизводства, соблюдение установленных требований работы с документами в структурных подразделениях правительства области, исполнительных органах государственной власти области возлагается на их руководителей.

Руководители структурных подразделений правительства области, исполнительных органов государственной власти области определяют (назначают) ответственного за работу с документами.

1.8. Требования настоящей Инструкции обязательны для работников структурных подразделений правительства области, исполнительных органов государственной власти области.

1.9. Сотрудники структурных подразделений правительства области, исполнительных органов государственной власти области несут персональную ответственность за соблюдение требований Инструкции, сохранность находящихся у них документов и неразглашение содержащейся в них служебной информации.

Вновь принятые на работу сотрудники в обязательном порядке должны быть ознакомлены с Инструкцией. Об утрате служебных документов немедленно информируется руководитель подразделения, при необходимости - организационное управление.

1.10. Руководители структурных подразделений правительства области, исполнительных органов государственной власти области несут персональную ответственность за осуществление мер по обеспечению надлежащего использования и защиты служебной информации.

1.11. При временном отсутствии сотрудников структурных подразделений правительства области, исполнительных органов государственной власти области (отпуск, командировка), увольнении или перемещении, имеющиеся у них документы по указанию руководителя передаются другому работнику через лиц ответственных за ведение делопроизводства.

2. Требования к подготовке и оформлению документов

2.1. Бланки документов губернатора Воронежской области, правительства Воронежской области и исполнительных органов государственной власти области

2.1.1. Документы губернатора области, правительства области, исполнительных органов государственной власти области оформляются на бланках установленной формы в соответствии с ГОСТ Р 6.30-2003, ГОСТ Р 51511-2001 и типовой инструкцией по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти (приложение 1).

2.1.2. Бланки документов (далее - бланки) изготавливают на стандартных листах бумаги форматов А4 (210 х 297 мм) и А5 (148 х 210 мм).

Каждый лист документа, оформленный как на бланке, так и без него, должен иметь поля не менее:

левое - 35 мм;

правое - 10 мм;

верхнее - 20 мм;

нижнее - 30 мм.

В зависимости от расположения реквизитов устанавливают два варианта бланков - угловой и продольный.

Реквизиты бланка и ограничительные отметки для реквизитов, в пределах границ зон их расположения размещают двумя способами:

продольным (начало и конец каждой строки реквизитов равно удалены от границ зоны расположения реквизитов);

угловым (каждая строка реквизитов начинается от левой границы зоны расположения реквизитов).

2.1.3. Проектирование бланков документов губернатора области, правительства области осуществляется организационным управлением.

2.1.4. Введение в обращение по мере необходимости новых бланков осуществляется по разрешению (поручению) губернатора области.

Соответствующие предложения вносятся организационным управлением вместе с образцами предлагаемых бланков.

2.1.5. Бланки указов и писем губернатора области, постановлений, распоряжений, писем правительства области изготавливаются полиграфическими предприятиями, имеющими лицензии на соответствующий вид деятельности по заказу правительства области.

2.1.6. Бланки писем должностных лиц правительства области, структурных подразделений правительства области изготавливаются с помощью средств вычислительной техники. Текст названия структурного подразделения правительства области располагается под текстом "Правительство Воронежской области", печатается одним шрифтом с размером шрифта текста "Правительство Воронежской области", либо на 2 пункта меньше.

2.1.7. Руководители исполнительных органов государственной власти области самостоятельно организуют проектирование, учет, использование и хранение гербовых бланков исполнительного органа государственной власти области.

2.1.8. Запрещается тиражирование бланков губернатора области, правительства области на копировально-множительных аппаратах и использование копий бланков для оформления подлинных документов.

2.1.9. Учет и хранение гербовых бланков.

На оборотной стороне гербовых бланков в верхней части, по центру, организационное управление проставляет учетные порядковые номера с помощью средств вычислительной техники.

2.1.10. Гербовые бланки выдаются организационным управлением ответственным за делопроизводство в структурных подразделениях правительства области, исполнительных органах государственной власти области.

2.1.11. Учет поступления и выдачи гербовых бланков губернатора области и правительства области ведется организационным управлением и специалистами, ответственными за работу с документами в структурных подразделениях правительства области, исполнительных органах государственной власти области.

Образец журнала учета и выдачи бланков с изображением Герба Воронежской области (приложение N2)

2.1.12. Гербовые бланки хранятся в надежно запираемых и опечатываемых шкафах (сейфах).

2.1.13. Уничтожение испорченных и неиспользованных гербовых бланков осуществляется по акту

2.1.14. Контроль за использованием и хранением гербовых бланков возлагается на организационное управление и руководителей структурных подразделений правительства области, исполнительных органов государственной власти области.

2.1.15. Бланки используются строго по назначению и не могут передаваться в другие организации и частным лицам.

2.2. Оформление реквизитов в процессе подготовки документов

2.2.1. При подготовке документов рекомендуется применять текстовый редактор Microsoft Office Word версии 6.0 и выше с использованием шрифтов Times New Roman Cyr размером N 11-12 (для оформления табличных материалов) N 14 для оформления текста.

2.2.2. Реквизиты нормативных правовых, распорядительных документов, писем губернатора области и правительства области оформляются на бланках с учетом ГОСТ Р 6.30-2003 "Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов".

Документ, оформленный на бланке, должен иметь установленный комплекс обязательных реквизитов с соблюдением порядка их расположения (приложение N3).

В процессе подготовки и оформления документов состав обязательных реквизитов может быть дополнен другими реквизитами, если того требует назначение документа.

В соответствии с ГОСТом при подготовке и оформлении документов используют следующие реквизиты:

01- Государственный герб Российской Федерации;

02- герб субъекта Российской Федерации;

03- эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания);

04- код организации;

05- основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица;

06- идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИИН/КПП);

07- код формы документа;

08- наименование организации;

09- справочные данные об организации;

10- наименование вида документа;

11- дата документа;

12- регистрационный номер документа;

13- ссылка на регистрационный номер и дату документа;

14- место составления или издания документа;

15- адресат;

16- гриф утверждения документа;

17- резолюция;

18- заголовок к тексту;

19- отметка о контроле;

20- текст документа;

21- отметка о наличии приложения;

22- подпись;

23- гриф согласования документа;

24- визы согласования документа;

25- оттиск печати;

26- отметка о заверении копии;

27- отметка об исполнителе;

28- отметка об исполнении документа и направлении его в дело;

29- отметка о поступлении документа в организацию;

30- идентификатор электронной копии документа.

2.2.3. Герб Воронежской области (реквизит 02) воспроизводится на бланках документов губернатора области, правительства области и исполнительных органов государственной власти области.

Воспроизведение изображения Герба Воронежской области на бланках (многоцветное, одноцветное) установлено Законом Воронежской области от 30 мая 2005 г. N 50-ОЗ "Об официальной и иной символике Воронежской области".

2.2.4. Основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица (реквизит 05) проставляют в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами. ОГРН проставляется на бланках писем в составе справочных данных об организации.

2.2.5. Идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП) (реквизит06) проставляют в соответствии с документами, выданными налоговыми органами. ИНН/КПП входят в состав справочных данных об организации.

2.2.6. Наименование организации (реквизит 08).

Наименование правительства Воронежской области воспроизводится на бланке в соответствии с наименованием, закрепленном в Уставе Воронежской области и Законе Воронежской области от 30.09.2008 г. N 77-ОЗ "О правительстве Воронежской области". Наименование исполнительного органа государственной власти области воспроизводится в соответствии с наименованием, закрепленном в положении об исполнительном органе государственной власти области. При наличии сокращенного наименования организации его помещают в скобках ниже полного наименования организации.

Если документ подготавливается совместно двумя и более организациями, то наименование организаций следует печатать на чистом листе бумаги.

Наименование организаций одного уровня располагают на одном уровне. Наименование организаций разного уровня располагают друг над другом.

2.2.7. Справочные данные о правительстве области и исполнительных органах государственной власти области содержат сведения, необходимые при информационных контактах (реквизит 09).

Наибольшее количество справочных данных располагается на бланке письма. Справочные данные в бланке письма включают: почтовый или юридический адрес, место нахождения; номера телефонов, факсов, счетов в банке, ОГРН, ИНН/КПП, адрес электронной почты.

Адрес пишется в соответствии с действующими Правилами оказания услуг почтовой связи, утвержденными постановлением Правительства Российской Федерации от 15 апреля 2005 г., N 221 "Об утверждении Правил оказания услуг почтовой связи".

2.2.8. Наименование вида документа (реквизит10) создаваемого в правительстве области, исполнительном органе государственной власти области должно соответствовать видам документов, предусмотренным Общероссийским классификатором управленческой документации (ОКУД).

В бланке письма наименование вида документа не указывается.

2.2.9. Дата документ (реквизит11).

Датой документа является дата его подписания или утверждения (для договора (соглашения) - дата подписания, для протокола - дата заседания (принятия решения), для акта - дата события).

Документы, изданные двумя или более организациями, должны иметь одну (единую) дату, которая соответствует наиболее поздней дате подписания.

Дату проставляет должностное лицо, подписывающее документ, непосредственно при подписании. При подготовке проекта документа печатается только обозначение месяца и года, а число проставляется непосредственно при подписании. Все служебные отметки на документе, связанные с его прохождением и исполнением, должны датироваться и подписываться.

Установлены два способа проставления даты: цифровой и словесно-цифровой.

При цифровом способе день и месяц оформляют двумя парами арабских цифр, разделенными точкой; год - четырьмя арабскими цифрами.

Например, дату 10 февраля 2009 г. следует оформлять: "10.02.2009".

При словесно-цифровом способе проставления даты, день месяца пишется двумя цифрами, месяц - буквами, год - четырьмя цифрами.

Например, 05 февраля 2009 г. Проставлять ноль в обозначении дня месяца, если он содержит одну цифру - обязательно.

Место проставления даты на документе зависит от используемого бланка и вида документа.

2.2.10. Регистрационный номер документа (реквизит12) - цифровое или буквенно-цифровое обозначение, присваиваемое документу при его регистрации.

Регистрационный номер документа состоит из порядкового номера, который дополняется индексом дела по номенклатуре дел.

Регистрационный номер документа, составленного совместно двумя и более организациями, состоит из регистрационных номеров документа каждой из этих организаций и может проставляться через косую черту в порядке указания авторов в документе. Наличие на документе регистрационного номера свидетельствует о том, что он включен в информационный массив организации.

2.2.11. Ссылка на регистрационный номер и дату документа (реквизит 13).

Ссылка на регистрационный номер и дату документа включает в себя регистрационный номер и дату документа, на который должен быть дан ответ. Ссылка на регистрационный номер и дату документа используется при оформлении писем, которые являются ответами на поступивший запрос. Сведения в реквизит переносятся с поступившего документа и соответствуют регистрационному номеру и дате поступления документа.

2.2.12. Место составления или издания документа (реквизит14).

Место составления или издания документа указывают в том случае, если затруднено его определение по реквизитам общего бланка или бланка конкретного вида документа.

2.2.13. Адресат (реквизит15).

Документы адресуют организациям, их структурным подразделениям, должностным или физическим лицам. Реквизит располагают в правом верхнем углу бланка в ограничительных отметках.

Если документ напечатан на стандартном листе бумаги, то реквизит "Адресат" печатают, отступив от верхнего поля на расстоянии 4-5 интервалов.

Каждая составная часть реквизита "Адресат", печатается с новой строки через один межстрочный интервал, фамилия адресата отделяется от остальных частей адресования 1,5 интервалами. В конце смысловых строк знаки препинания не ставятся. В середине строк знаки препинания сохраняются. Перенос слов не допускается.

При адресовании документа организации, ее структурному подразделению без указания должностного лица, их наименования пишутся в именительном падеже.

Допускается центровать все строчки реквизита "Адресат" по отношению к самой длинной строке.

Например:

Министерство культуры

Российской Федерации

Департамент науки и образования

При направлении документа конкретному должностному лицу наименование организации и подразделения указывается в именительном падеже, а должность и фамилия в дательном.

Например:

Министерство культуры

Российской Федерации

Департамент науки и образования

Начальнику отдела

А.И. Петрову

При адресовании документа руководителю организации, наименование организации входит в состав наименования должности адресата.

Например:

Генеральному директору объединения "Ростекстиль"

В.Д. Иванову

В отдельных случаях, кроме наименования должности руководителя, указываются дополнительные сведения о нем (воинское звание, ученая степень или почетное звание).

Например:

Начальнику штаба в/ч 4532

Генерал-майору

К.Н. Серову

или

Директору института

твердых металлов

доктору технических наук

М.Т. Семенову

Если документ отправляют в несколько однородных организаций, то их следует указывать обобщенно.

Например:

Администрации муниципальных

районов (городских округов)

Воронежской области

При адресовании документа должностному лицу инициалы ставятся перед фамилией, при адресовании физическому лицу - после нее.

В состав реквизита "Адресат" может входить почтовый адрес. Элементы почтового адреса указывают в последовательности установленной Правилами оказания услуг почтовой связи.

При адресовании письма в организацию указывают ее наименование, затем почтовый адрес.

Например:

ОГУ "Государственный архив Воронежской области"

ул. Плехановская, д. 7

г. Воронеж

При адресовании документа физическому лицу, указывают фамилию и инициалы получателя, затем почтовый адрес.

Например:

Степанову В.А.

ул. Калинина, д. 45, кв. 1

с. Лосево

Рамонский район

Воронежская область

Документ не должен содержать более четырех адресатов. Слово "копия" перед вторым, третьим, четвертым адресатами не указывают. При большом количестве адресатов составляется список рассылки документа. В списке рассылки указывается наименование вида документа, заголовок, номер и дата, к которому относится список рассылки, далее перечисляются полные наименования организаций и их почтовые адреса. Список рассылки подписывается должностным лицом, подготовившим документ.

При направлении документов в федеральные органы законодательной и исполнительной государственной власти полные почтовые адреса могут не указываться.

Почтовые адреса могут также не проставляться на документах, направляемых постоянным корреспондентам, однородным организациям (в этом случае целесообразно применять списки рассылки и конверты с заранее напечатанными адресами).

При оформлении адреса допускаются общепринятые сокращения г. (город), пос. (поселок), с. (село), ул. (улица), пер. (переулок), наб. (набережная), пр. или просп. (проспект), корп. (корпус), кв. (квартира).

В обозначениях номеров домов, корпусов, квартир знак "N" не ставят, при литерном написании номеров, букву пишут слитно с цифрой (кв. 57а).

2.2.14. Утверждение документа (реквизит 16).

На документах, подлежащих утверждению, гриф "утверждение" проставляется справа на первом листе документа. При утверждении документа должностным лицом гриф утверждения документа должен состоять из слова утверждаю (без кавычек и знаков препинания после этого слова), наименования должности лица, утверждающего документ, его подписи, инициалов, фамилии и даты утверждения. Слово "утверждаю" печатается прописными буквами, обычным шрифтом.

Элементы грифа утверждения отделяют друг от друга 1,5-2 интервалами.

Если документ издается отдельно от утверждающего распорядительного документа (штатное расписание, смета расходов на содержание аппарата, представление к награждению), на нем проставляется гриф утверждения, на который ставится гербовая печать организации

Например:

Утверждаю

Руководитель государственной жилищной инспекции

Воронежской области

_____________________ ___________________

личная подпись        инициалы, фамилия

00.00.0000

Допускается в реквизите "Гриф утверждения документа" центровать элементы относительно самой длинной строки.

При утверждении документа несколькими должностными лицами грифы утверждения располагают на одном уровне.

При утверждении документа указом, постановлением, распоряжением, решением, приказом, протоколом гриф утверждения состоит из слов Утверждено (утверждена, утверждены или утвержден), наименования утверждающего документа в творительном падеже, его даты и номера. Слово "Утверждено" согласуется в роде и числе с видом утверждаемого документа.

Например:

Утверждено

Постановлением  правительства Воронежской области

от 12 января 2009 г. N 2

или

Утвержден

Решением экспертной  комиссии правительства области

от 26 января 2009 г.  N 12

2.2.15. Резолюция (реквизит 17).

В состав резолюции входят следующие элементы: инициалы и фамилия исполнителя (исполнителей), содержание поручения, срок исполнения, подпись, дата.

Резолюция оформляется между реквизитами адресат и текстом документа или на отдельном листе с указанием регистрационного номера и даты документа, к которому резолюция относится.

На документах, не требующих указаний по исполнению и имеющих типовые сроки исполнения, в резолюции указываются инициалы и фамилия исполнителя, подпись автора резолюции, дата резолюции.

2.2.16. Заголовок к тексту документа (реквизит 18).

Заголовок к тексту документа должен быть кратким, точно передавать содержание документа и согласовываться с наименованием вида документа.

Заголовок должен отвечать на вопросы: "о чем?" ("о ком?").

Например: "О подготовке проекта договора"; "Об отмене_". Заголовок составляет исполнитель документа.

Длина строки заголовка не должна превышать 8-9 см. Каждая строка имеет законченный смысл. Строчки заголовка печатаются через 1 интервал, без переноса, без кавычек и знаков препинания в конце строки. Заголовок к тексту письма печатается от левой границы поля в ограничительных отметках.

Для выделения заголовка может использоваться полужирный шрифт.

2.2.17. Отметка о контроле (реквизит 19).

Отметку о контроле за исполнением документа обозначают буквой "К", словом или штампом "Контроль" и датой исполнения поручения.

2.2.18. Требования к текстам документов (реквизит 20).

Тексты документов, в зависимости от количества затронутых в них вопросов, могут быть простыми (содержат один вопрос) и сложными (касаются нескольких вопросов, исполнителей).

Справочно-информационные документы (письма, служебные записки, справки) рекомендуется готовить по одному вопросу.

Текст документа может быть представлен в форме связного текста, анкетной формы, таблицы или сочетания этих форм.

Связный текст документа содержит грамматически и логически согласованную информацию об управленческих действиях и применяется при подготовке организационно-распорядительных, справочно-информационных документов.

Текст может подразделяться на разделы, подразделы, пункты и подпункты. Разделы и подразделы могут иметь заголовки (подзаголовки).

Заголовки разделов пишутся с прописной буквы или допускается их написание прописными буквами, подзаголовки - с прописной буквы.

Точка в конце заголовков и подзаголовков не ставится. Пункты и подпункты нумеруются арабскими цифрами, разделенными точками и с точкой на конце. (1.1., 1.2.).

Связный текст, как правило, состоит из двух частей. В первой, констатирующей части, указываются причины, основания, цели составления документа. В этой части, при необходимости, могут быть названы ранее изданные нормативные акты или другие документы по данному вопросу, реквизиты их указываются по следующей схеме: название вида документа, автор, дата, регистрационный номер, заголовок.

Например:

В соответствии с Федеральным законом от 08 августа 2001 г. N 129-ФЗ "О государственной регистрации юридических лиц" и постановлением Правительства Российской Федерации от 17 мая 2002 г. N 319 "Об уполномоченном федеральном органе исполнительной власти, осуществляющем государственную регистрацию юридических лиц"

Во второй части излагаются решения, поручения, распоряжения, выводы, просьбы, предложения, рекомендации.

Если содержание документа не нуждается в пояснении или обосновании, то текст может содержать только заключительную часть.

Например: "Приказы, распоряжения - распорядительную часть без констатирующей; письма, заявления - просьбу без пояснения".

Допускается начинать текст документа с его заключительной части, т.е. изложения существа вопроса, а затем подкреплять его обоснованием, доказательствами.

При подготовке документов, составленных по однотипным, повторяющимся ситуациям (распоряжения, приказы по личному составу, договоры, акты) возможно использование базы данных "текстовых шаблонов".

Форма изложения текста.

Изложение текста в документах осуществляется по следующим правилам:

в документах, адресованных руководству (заявление, служебная записка, объяснительная записка) текст печатается от первого лица единственного числа ("предлагаю", "прошу", "считаю");

в документах коллегиальных органов текст излагается от третьего лица единственного числа ("решил", "решила");

в совместных документах текст излагается от первого лица множественного числа ("решили", "просим");

в протоколах текст излагается от третьего лица множественного числа ("слушали", "выступили", "решили");

содержание выступлений излагается от третьего лица единственного числа;

в положениях, инструкциях, правилах, актах, справках текст излагается от третьего лица единственного или множественного числа ("отдел осуществляет функции", "начальник отдела имеет право", "комиссия установила").

В письмах используют следующие формы изложения:

от первого лица множественного числа ("просим предоставить", "направляем в Ваш адрес", "направляем на рассмотрение", "просим выделить");

от первого лица единственного числа ("прошу выслать", "считаю необходимым", "направляю", "предлагаю");

от третьего лица единственного числа ("правительство области считает возможным", "правительство области не возражает").

Табличные тексты применяются в плановых, отчетно-статистических, финансовых документах и др.

Графы и строки таблицы должны иметь заголовки, выраженные существительным в именительном падеже единственного числа. Подзаголовки граф и строк должны быть согласованы с заголовками. Если таблицу печатают более чем на одной странице, графы таблицы должны быть пронумерованы, а на следующих страницах должны быть напечатаны только номера этих граф.

Заголовки граф пишутся с прописных букв, а подзаголовки - со строчных, если они составляют одно целое с заголовком, т.е. поясняют его. Если подзаголовок имеет самостоятельное значение, то он пишется с прописной буквы. Точки в заголовках и подзаголовках граф не ставятся.

При оформлении текста документа на двух и более страницах, 2-ая и последующие страницы должны быть пронумерованы. Порядковые номера страниц проставляются посередине верхнего поля страницы арабскими цифрами без слова "страница" (стр.) и знаков препинания.

Текст документа печатается в установленных границах полей и отделяется от заголовка через 1,5-2 интервала.

Первая строка начинается с абзаца (на расстоянии 1,25 см) от левой границы текстового поля.

2.2.19. Отметка о наличии приложения (реквизит 21).

Отметка о наличии приложения в служебном письме отделяется от текста 1,5-2 интервалами.

Если письмо имеет приложение, названное в тексте, то отметка о наличии приложения оформляется следующим образом:

Приложение: на 5 л. в 2 экз.

Если письмо имеет приложения, не названные в тексте, то наименования приложений перечисляются после текста с указанием количества листов и экземпляров каждого документа.

При наличии нескольких приложений их нумеруют.

Например:

Приложение: 1. Справка о состоянии _ на 3 л. в 2 экз.

            2. Проект положения _  на 9 л. в 3 экз.

Если приложения сброшюрованы, то число листов не указывают.

Например:

Приложение: в 3 экз.

или

Приложение: Техническое задание на разработку _ в 2 экз.

Если к документу прилагают другой документ, также имеющий приложение, отметку о наличии приложения оформляют следующим образом:

Приложение: Письмо налоговой инспекции от 05.06.2008 N 02-08/185и

            и приложение к нему, всего на 3 л.

Если приложение направляют не во все указанные в документе адреса, то отметку о его наличии оформляют следующим образом:

Приложение: на 3 л. в 2 экз. только в первый адрес.

Слово "Приложение" печатается с абзаца и заканчивается двоеточием.

Текст о наличии приложения печатается через 1 межстрочный интервал.

Приложения должны быть подписаны руководителем подразделения, подготовившего документ, и датированы.

В приложении к распорядительному документу на первом его листе в правом верхнем углу печатается "Приложение N" с указанием наименования распорядительного документа, его даты и регистрационного номера.

Слово "Приложение N" печатается от границы верхнего поля без кавычек, прописными буквами и отделяется от последующих строк реквизита 1,5 интервалом. Остальные строки печатаются через 1 межстрочный интервал. Допускается реквизит "Приложение" центрировать относительно самой длинной строки.

Например:

Приложение N 2

к приказу управления культуры Воронежской области

от 27 января 2009 г. N 5

Если приложение к распорядительному документу одно, порядковый номер приложения не указывают.

Например:

Приложение

к распоряжению правительства Воронежской области

от 22 января 2009 г.  N 32-р

2.2.20. Подпись (реквизит 22).

Документы, направляемые от имени губернатора области в федеральные органы государственной власти, органы представительной и судебной власти, органы местного самоуправления, другим адресатам в пределах Российской Федерации и Воронежской области, а также гражданам, подписываются губернатором области или по его поручению заместителями губернатора области, первыми заместителями председателя правительства области, заместителями председателя правительства области в соответствии с распределением обязанностей.

Заместители губернатора области, первые заместители председателя правительства области, заместители председателя правительства области подписывают документы, направляемые в Администрацию Президента Российской Федерации, палаты Федерального Собрания Российской Федерации, Правительство Российской Федерации только в том случае, если документы из указанных вышестоящих органов с поручением дать ответ адресованы непосредственно этим должностным лицам или на то есть соответствующее поручение губернатора области.

В состав реквизита "Подпись" входят: наименование должности лица, подписавшего документ (полное, если документ оформлен не на бланке документа, и сокращенное - на документе, оформленном на бланке); личная подпись; расшифровка подписи( инициалы имени, отчества и фамилия).

Например:

Руководитель организационного

управления правительства

Воронежской области             личная подпись    И.О. Фамилия

или на бланке:

Руководитель                    личная подпись    И.О. Фамилия

При отсутствии должностного лица, фамилия которого напечатана на проекте документа, он может быть подписан исполняющим обязанности руководителя или его заместителем, на которого в установленном порядке возложено руководство. При этом обязательно должна быть указана его фактическая должность, инициалы имени, отчества и фамилия (исправления можно внести от руки или машинописным способом).

Например:

Исполняющий обязанности руководителя              И.О. Фамилия

Не допускается подписывать документы с предлогом "за" или проставлением косой черты перед наименованием должности.

При оформлении документа на бланке должностного лица должность этого лица в подписи не указывают.

При подписании документа несколькими должностными лицами их подписи располагают на одном уровне или одну под другой в последовательности, соответствующей занимаемой должности.

При подписании документа несколькими лицами, равными по должности, но представляющими разные органы, подписи располагают на одном уровне.

При подписании совместного документа первый лист оформляют не на бланке.

В документах, составленных комиссией, указывают не должности лиц, подписавших документ, а их обязанности в составе комиссии в соответствии с распределением.

Например:

Председатель комиссии         личная подпись       И.О. Фамилия

Члены комиссии                личная подпись       И.О. Фамилия

Возможно расположение подписей по алфавиту фамилий.

Документы коллегиального органа подписываются председателем этого органа и секретарем.

Подпись отделяют от последней строки текста 2-3 интервалами.

Наименование должности в реквизите "подпись" печатается от левой границы текстового поля через 1 межстрочный интервал и центрируется относительно самой длинной строки.

Расшифровка подписи в реквизите "подпись" располагается на уровне последней строки наименования должности, печатается без пробела между инициалами имени и отчества, с пробелом перед фамилией. Последняя буква в расшифровке подписи ограничивается правым полем.

2.2.21. Согласование проекта документа (реквизит 23).

Согласование проекта документа оформляется визой на документе (внутреннее согласование) или грифом согласования (внешнее согласование).

Согласование проекта документа с органами государственной власти, учреждениями, организациями, интересы которых в нем затрагиваются - внешнее согласование.

Внешнее согласование документа оформляется грифом согласования, который включает в себя: слово "согласовано" (печатается прописными буквами без кавычек и знаков препинания в конце), наименование должности лица, с которым согласовывается документ (включая наименование организации), личную подпись, расшифровку подписи и дату согласования.

Например:

Согласовано

Финансовый директор

ООО "Технология"

Личная подпись И.О. Фамилия

20.01.2009

Если согласование осуществляют письмом, протоколом, гриф согласования оформляют следующим образом:

Согласовано

Письмо Министерства

образования и науки

Российской Федерации

"О проведении тестирования

учащихся"

от 20.01.2009 N 430-162

или

Согласовано

Протокол заседания

аттестационной комиссии

от 13 января 2009 г. N 2

Если грифов согласования несколько, их оформляют параллельно от левого поля.

Например:

Согласовано                              Согласовано

Наименование должности                   Наименование должности

Личная подпись     И.О. Фамилия          Личная подпись   И.О. Фамилия

02.02.2009                               02.02.2009

Гриф согласования располагают ниже реквизита "Подпись" в левом нижнем углу документа и печатают от подписи через 2-3 интервала.

Грифы согласования могут располагаться на отдельном "Листе согласования", в этом случае в документе перед подписью делается отметка: "Лист согласования прилагается".

Лист согласования оформляется следующим образом:

Лист согласования
проекта Положения об общих принципах сотрудничества

Согласовано                             Согласовано

Генеральный директор ОАО "РИК"          Генеральный директор

                                        АОЗТ "Торговый дом"

Личная подпись   И.О. Фамилия           Личная подпись   И.О. Фамилия

03.02.2009                              03.02.2009

Согласовано                             Согласовано

Генеральный директор ОАО "Работница"    Заместитель губернатора

                                        Воронежской области

Личная подпись  И.О.Фамилия             Личная подпись   И.О.Фамилия

06.02.2009                              06.02.2009

Заполненный лист согласования подписывается и датируется ответственным исполнителем и прилагается к проекту документа. При наличии возражений по тексту документа лист согласования не подписывается.

2.2.22. Виза согласования документа (реквизит 24-внутреннее согласование).

Внутреннее согласование проводится при необходимости оценки обоснованности документа, соответствия его правовым актам и ранее принятым решениям.

Представляемые на подпись документы визируются исполнителем (ответственным исполнителем) и руководителем подразделения, где готовился проект документа.

Документы, содержащие поручения исполнительному органу государственной власти области, должны быть завизированы руководителем этого органа.

Согласование проекта документа оформляют визой на документе.

Виза включает в себя должность визирующего документ, личную подпись, расшифровку подписи (инициалы, фамилия) и дату подписания.

Например:

Руководитель финансового отдела    личная подпись     А.А. Иванов

06.02.2009

Оформленная таким образом виза означает согласие должностного лица с содержанием документа. При наличии замечаний по документу визу оформляют следующим образом: "С проектом не согласен, замечания прилагаются".

Руководитель финансового отдела    личная подпись   А.А. Иванов

06.02.2009

или

"С п. 7 не согласен"

Руководитель финансового отдела    личная подпись   А.А. Иванов

09.02.2009

Замечания могут быть представлены на отдельном листе, который подписывают, датируют и прилагают к проекту документа.

Если в процессе визирования в проект документа вносятся существенные изменения, он подлежит повторному визированию. Повторного визирования не требуется, если при доработке в проект документа внесены уточнения, не меняющие его сути.

Замечания докладывают руководителю, подписывающему документ.

На документе, подлинник которого остается в организации, визы проставляют в нижней части оборотной стороны последнего листа подлинника документа.

На документе, подлинник которого отправляют из организации, визы проставляют на лицевой стороне второго экземпляра отправляемого документа, остающегося в организации на правах подлинника.

2.2.23. Оттиск печати (реквизит 25).

Оттиск гербовой печати ставится на документах требующих особого удостоверения их подлинности. Простые круглые печати ставятся на копиях документов для удостоверения их соответствия подлинникам.

Оттиск печати должен захватывать окончание наименования должности лица, подписавшего документ (полное описание о проставлении оттиска печати в разделе 8.2. Инструкции).

2.2.24. Отметка о заверении копии (реквизит 26).

При заверении соответствия копии документа подлиннику, ниже реквизита "подпись", проставляют заверительную надпись "Верно", должность лица, заверившего копию, личную подпись, расшифровку подписи (инициалы, фамилию), дату заверения.

Например:

Верно

Инспектор отдела кадров       личная подпись     Т.С. Левченко

Дата

Перечень документов, на которые ставится оттиск гербовой печати (приложение N 41).

2.2.25. Отметка об исполнителе (реквизит 27).

Отметку об исполнителе документа проставляют в левом нижнем углу лицевой или оборотной стороны последнего листа подлинника документа. Отметка включает инициалы, фамилию исполнителя и номер его телефона или фамилию и номер его телефона.

Например:

А.М. Максимова         или          Максимова

33-46-51                            33-46-51

На документе, подготовленном по поручению руководителя группой исполнителей, в отметке об исполнителе указывается фамилия основного исполнителя.

Реквизит печатается размером шрифта N 8-10 от границы левого поля.

2.2.26. Отметка об исполнении документа и направлении его в дело (реквизит 28).

Отметка об исполнении документа и направлении его в дело включает в себя следующие данные: ссылку на дату и номер документа, свидетельствующего о его исполнении, или при отсутствии такового документа - краткие сведения об исполнении; слова "В дело" и номер дела, в котором будет храниться документ. Отметка об исполнении документа и направлении его в дело подписывается и датируется исполнителем документа или руководителем структурного подразделения, в котором исполнен документ.

Например:

Направлен ответ

30.05.2009

N01-5/И-103

"В дело" N17-37

Личная подпись

Дата

2.2.27. Отметка о поступлении документа (реквизит 29).

Реквизит содержит очередной порядковый номер и дату поступления документа. Допускается проставлять отметку о поступлении документа в виде штампа в правом нижнем углу лицевой стороны первого листа документа и штрих-код.

2.2.28. Идентификатором электронной копии документа (реквизит 30) является отметка (колонтитул), проставляемая в левом нижнем углу каждой страницы документа и содержащая наименование файла на машинном носителе, дату и другие поисковые данные, устанавливаемые в организациях.

3. Правила подготовки и оформления отдельных видов документов

3.1. Подготовка и оформление проектов указов губернатора области

3.1.1. Подготовка и оформление проектов указов губернатора области определены регламентом взаимодействия исполнительных органов государственной власти Воронежской области и настоящей Инструкцией.

3.1.2. Указы губернатора области печатаются на бланке "Указ губернатора Воронежской области". Текст печатается шрифтом Times New Roman размером N 14 на одной стороне листа. Использование ксерокопий бланков запрещено. При оформлении указа на двух и более страницах, текст печатается на стандартных листах бумаги формата А4. Верхнее поле второй и последующих страниц составляет не менее 20 мм.

3.1.3. Указ губернатора области имеет следующие реквизиты:

наименование вида документа (Указ губернатора Воронежской области);

дата и номер;

место издания;

заголовок;

текст;

подпись.

Дата проставляется после подписания указа, оформляется словесно-цифровым способом. Печатается от левой границы текстового поля.

Номер указа проставляется после подписания, печатается от правой границы текстового поля и состоит из знака N и регистрационного номера.

Место издания (г. Воронеж) отделяется от реквизитов "Дата" и "Номер" межстрочным интервалом и оформляется центрованным способом.

Заголовок отделяется от предыдущего реквизита 3 интервалами и печатается через 1 межстрочный интервал, выделяется полужирным шрифтом и выравнивается по центру.

Точка в конце заголовка не ставится.

3.1.4. Текст отделяется от заголовка двойным интервалом ,печатается через полуторным межстрочным интервалом.

Текст печатается от левой границы текстового поля и выравнивается по левой и правой границам текстового поля. Первая строка текста начинается с абзаца от левой границы текстового поля.

Текстовая часть может подразделяться на преамбулу и постановляющую часть.

Преамбула в указах губернатора области завершается словом "постановляю:", которое печатается по центру прописными буквами вразрядку.

Пункты в тексте нумеруются арабскими цифрами с точкой и заголовков не имеют.

Пункты могут разделяться на подпункты, которые нумеруются арабскими цифрами или строчными буквами с закрывающей круглой скобкой.

Все изменения и дополнения, вносимые в ранее принятый указ, должны соответствовать структуре основного нормативного акта.

Допускается печатать прописными буквами и выделять шрифтом другой насыщенности фамилии при подготовке проектов указов губернатора области по вопросам награждения.

При наличии приложения к указу губернатора области в тексте на них делается ссылка.

Приложения к проектам указов губернатора области оформляются на отдельных листах бумаги.

Размеры полей, шрифты и межстрочные интервалы при печатании приложений идентичны размерам, применяемым при печатании текстов указов.

Если в тексте делается ссылка "согласно приложению", то на первой странице приложения в правом верхнем углу пишется слово "Приложение", ниже через один межстрочный интервал, дается ссылка на указ губернатора области. Все составные части реквизита центрируются относительно самой длинной строки и печатаются через 1 межстрочный интервал.

При наличии нескольких приложений, они нумеруются.

Например:

Приложение N 1

к указу губернатора

Воронежской области

от ______________ N _____

При наличии в тексте указа формулировки "утвердить" (прилагаемое положение, состав комиссии, план мероприятий и т.д.), на самом приложении в правом верхнем углу печатается слово утверждено или утвержден со ссылкой на правовой акт, его дату и номер.

Например:

Утверждено

Указом губернатора

Воронежской области

от ____________ N _______

Слово "Приложение N " в данном случае не пишется.

Слова утверждено или утвержден в приложениях согласуются в роде и числе с видом утверждаемого документа: положение - утверждено, программа - утверждена, мероприятия - утверждены.

Заголовок к тексту приложения печатается центрованным способом. Первое слово заголовка приложения выделяется прописными буквами полужирным шрифтом и может быть напечатано вразрядку (положение, список и т.д.). Текст заголовка печатается через 1 межстрочный интервал.

Заголовок приложения отделяется от грифа "Утверждения" документа 3-мя интервалами, от текста приложения 2-мя интервалами.

При наличии в тексте приложения нескольких разделов, их заголовки печатаются центрованным способом (относительно границ текста). Точка в конце заголовка не ставится. Допускается выделять заголовки разделов полужирным шрифтом.

Текст приложения может быть оформлен в виде таблицы. Графы и строки таблицы должны иметь заголовки, выраженные именем существительным в именительном падеже. Подзаголовки граф и строк грамматически должны быть согласованы с заголовками.

Если таблицу печатают более чем на одной странице, графы таблицы должны быть пронумерованы, а на следующих страницах должны быть напечатаны только номера этих граф.

Листы приложения нумеруются самостоятельно, начиная со второго листа.

При наличии в тексте приложений ссылки на сноску, она оформляется звездочкой или цифрой со скобкой. Текст сноски печатается через 1 межстрочный интервал в конце каждой страницы или после приложения в целом, под чертой. После символа сноски ее текст печатается с прописной буквы. В конце текста сноски ставится точка.

На одной странице не должно проставляться более трех сносок.

В уставах, положениях, программах и других подобных документах главы нумеруются римскими цифрами, а пункты и подпункты - арабскими цифрами. Номер подраздела должен состоять из номера раздела и подраздела, разделенных точкой (1.2.). Номер пункта должен состоять из номера раздела, подраздела и пункта, разделенных точками (2.3.1.). Пункты могут разделяться на подпункты, которые должны иметь порядковую нумерацию в пределах каждого пункта (1.2.2.1.).

Приложения визируются руководителем структурного подразделения правительства области, исполнительного органа государственной власти области, подготовившего проект правового акта. Виза проставляется на оборотной стороне последнего листа приложения в левом нижнем углу и включает наименование должности, личную подпись визирующего, инициалы имени и отчества, расшифровку фамилии и дату.

Например:

Руководитель

организационного управления

правительства области          (подпись)      И.О. Фамилия

00.00.0000

3.1.5. Оформление реквизита "виза согласования" проекта указа.

Визы оформляются на оборотной стороне последнего листа проекта указа в нижней его части.

Реквизит "виза согласования" печатается от левой границы текстового поля и состоит из слова "Визирование" после него ставится двоеточие.

Ниже через два интервала от левой границы текстового поля печатается наименование должности визирующего, от правой границы текстового поля печатаются инициалы и фамилия визирующего, дата визирования.

Виза ответственного исполнителя проставляется на оборотной стороне последнего листа проекта указа в левом нижнем углу и состоит из наименования должности, инициалов имени и отчества, фамилии, и даты. Виза гражданского служащего, замещающего должность государственной гражданской службы области, по которой должностным регламентом предусмотрено выполнение обязанностей по правовому обеспечению исполнительного органа государственной власти или руководителем службы, осуществляющим правовое обеспечение, проставляется в правом нижнем углу оборотной стороны последнего листа проекта указа и состоит из наименования должности, инициалов имени и отчества, фамилии, и даты. Визы печатаются шрифтом размером N10-12 (приложение N8)

Согласование проекта указа губернатора области может осуществляться оформлением листа согласования (приложение N 4).

3.1.6. Подпись отделяется от текста указа 3 интервалами и состоит из слов "Губернатор Воронежской области", печатается в две строки от границы левого поля и центруется.

Инициалы и фамилия губернатора области печатаются у правой границы текстового поля.

3.1.7. Пояснительная записка к проекту указа.

Пояснительная записка к проекту указа оформляется на стандартных листах бумаги формата А4 и имеет следующие реквизиты:

наименование вида документа - "пояснительная записка" печатается прописными буквами ниже границы верхнего поля страницы на 2 интервала, выделяется полужирным шрифтом и выравнивается по центру.

Заголовок отделяется от предыдущего реквизита 2 межстрочными интервалами, печатается строчными буквами через 1 интервал, выделяется полужирным шрифтом и выравнивается по центру, точка в конце заголовка не ставится.

В заголовке указывается полное название проекта указа, к которому подготовлена пояснительная записка. Текст отделяется от заголовка двойным межстрочным интервалом, печатается шрифтом размером N 14 полуторным интервалом.

Первая строка абзаца печатается от левой границы текстового поля.

Текст пояснительной записки излагается в соответствии с требованиями Регламента взаимодействия исполнительных органов Воронежской области. После текста пояснительной записки печатается список рассылки указа , который имеет следующие реквизиты:

наименование вида документа-"Список рассылки" печатается с прописной буквы, выделяется полужирным шрифтом и выравнивается по центру, точка в конце заголовка не ставится;

наименование указа, дата регистрации и N, отделяется от предыдущего реквизита полуторным интервалом.

Например:

Список рассылки

Указ от 12 июля 2009г. N 134 "Об утверждении регламента взаимодействия исполнительных органов государственной власти Воронежской области" направить:

1. Департамент аграрной политики Воронежской области.

2. Департамент имущественных и земельных отношений Воронежской области.

3. Управление экспертной и контрольной работы правительства Воронежской области.

"Пояснительная записка подписывается руководителем структурного подразделения правительства области, исполнительного органа государственной власти области, подготовившим проект правового акта.

Подпись отделяется от текста 3 межстрочными интервалами. Подпись включает наименование должности лица, подписавшего пояснительную записку, его личную подпись и расшифровку подписи (инициалы и фамилию).

Наименование должности печатается от левой границы текстового поля через 1 межстрочный интервал и центруется относительно самой длинной строки.

Расшифровка подписи располагается на уровне последней строки наименования должности и печатается без пробела между инициалами и фамилией.

Последняя буква в расшифровке подписи ограничивается правым полем.

Ниже подписи руководителя в левом нижнем углу печатается шрифтом размером 10-12 должность ответственного исполнителя, инициалы имени, отчества, фамилия, дата и номер служебного телефона.

Например:

Начальник общего отдела

организационного управления

правительства Воронежской области

В.И. Голинских

15.07.2009

55-25-79

Образец оформления проекта указа губернатора области приведен в приложении N 5.

3.2. Подготовка и оформление проектов постановлений и распоряжений правительства области

3.2.1. При подготовке проектов постановлений и распоряжений правительства области структурные подразделения правительства области, исполнительные органы государственной власти области руководствуются регламентом взаимодействия исполнительных органов государственной власти Воронежской области и настоящей Инструкцией.

3.2.2. Проекты постановлений и распоряжений правительства области оформляются на бланках установленного образца. Текст печатается шрифтом Times New Roman размером N 14 на одной стороне листа. Использование копий бланков запрещается.

3.2.3. Правовые акты имеют следующие реквизиты:

наименование вида правового акта - постановление, распоряжение правительства области;

дата акта - отделяется от наименования вида акта 2-мя межстрочными интервалами, оформляется словесно-цифровым способом, печатается от левой границы текстового поля;

номер акта печатается арабскими цифрами и состоит из знака "N" и порядкового номера документа.

Например: N 153.

К порядковому номеру распоряжения через дефис добавляется буква "р".

Например: N 153-р;

место издания - г. Воронеж, отделяется от реквизитов "дата" и "номер" межстрочным интервалом и оформляется центрованным способом, печатается размером шрифта N 10;

заголовок печатается в ограничительных отметках с прописной буквы, выделяется полужирным шрифтом. Точка в конце заголовка не ставится. Заголовок, состоящий из двух и более строк, печатается через 1 межстрочный интервал.

3.2.4. Текст отделяется от заголовка двойным интервалом и печатается размером шрифта N 14, полуторным интервалом. Текст печатается от левой границы текстового поля и выравнивается по левой и правой границам текстового поля. Первая строка начинается с абзаца от левой границы поля.

Текст может подразделяться на констатирующую часть (преамбула) и постановляющую часть (в распоряжениях - распорядительную).

Преамбула в проектах постановлений правительства области завершается словами: "правительство Воронежской области постановляет:", слово "постановляет" печатается полужирным шрифтом, вразрядку, строчными буквами.

Преамбула может отсутствовать, если предписываемые действия не нуждаются в разъяснении.

Постановляющая (распорядительная) часть проектов постановлений (распоряжений) правительства области, как правило, подразделяется на пункты.

Пункты нумеруются арабскими цифрами с точкой и заголовков не имеют.

Тексты пункта и его самостоятельных подпунктов пишутся с прописной буквы и заканчиваются точкой.

Пункты разделяются на подразделы. Номер подраздела состоит из номера раздела и номера подраздела, разделенных точкой (1.1., 1.2.). Номер пункта должен состоять из номера раздела, подраздела и номера пункта, разделенных точками (1.1.1., 1.2.1.).

Пункты при необходимости могут подразделяться на подпункты, которые должны иметь порядковую нумерацию в пределах каждого пункта (1.2.2.1.).

Абзацы в пределах подпункта не нумеруются.

3.2.5. Оформление даты в тексте.

Содержащиеся даты в тексте допускается оформлять двумя способами: цифровым и словесно-цифровым.

При цифровом способе оформления элементы даты приводятся арабскими цифрами в одной строке в последовательности: день месяца, месяц, год, или год, месяц, день месяца.

Если порядковый номер месяца или числа состоит из одной цифры, то перед ними проставляется ноль.

Например: дату 9 февраля 2009 года следует оформлять: 09.02.2009.

Календарные сроки в текстах проектов актов рекомендуется оформлять следующим образом: в первом полугодии 2009г., в III квартале 2009 г., за 9 месяцев 2009 года, в 2009 году, бюджет на 2009 год.

Текст документа излагается от третьего лица единственного числа.

3.2.6. Подпись правового акта (постановление, распоряжение).

Подпись отделяется от текста 3 интервалами и состоит из слов "Губернатор Воронежской области". Слова "Губернатор Воронежской области" печатаются в две строки от левой границы текстового поля и центруются. Инициалы и фамилия печатаются у правой границы текстового поля.

Например:

Губернатор Воронежской области         И.О. Фамилия

3.2.7. Оформление приложений к проектам правовых актов.

Приложения к проектам правовых актов оформляются на отдельных листах бумаги.

Размеры полей, шрифты и межстрочные интервалы при печатании приложений идентичны размерам, применяемым при печатании текстов правовых актов.

Приложениями могут являться положения, регламенты, перечни, списки, графики, таблицы и др.

Существует несколько способов оформления приложений.

Если в тексте проекта постановления (распоряжения) дается ссылка "согласно приложению", то на первой странице приложения в правом верхнем углу печатается слово "Приложение", ниже, через один межстрочный интервал дается ссылка на постановление (распоряжение).

Например: Приложение

          к постановлению

          правительства Воронежской области

          от                      N

При наличии нескольких приложений, они нумеруются.

Например:  Приложение N 1

           к постановлению

           правительства Воронежской области

           от                      N

При наличии в тексте постановления (распоряжения) формулировки "утвердить" (прилагаемое положение, состав комиссии и т.д.), на самом приложении, в правом верхнем углу, печатается слово утверждено или утвержден, со ссылкой на правовой акт, его дату и номер.

Например:

Утверждено

постановлением

правительства

Воронежской области

от                N

Слово "Приложение N" в данном случае не пишется. Слова "утверждено" или "утвержден" согласуются в роде и числе с видом утверждаемого документа: положение - утверждено; программа - утверждена.

Заголовок к тексту приложения печатается центрованным способом и выделяется прописными буквами, печатается полужирным шрифтом, может быть напечатан вразрядку (положение, перечень и т.д.). Строки заголовка печатаются через один межстрочный интервал.

Заголовок приложения отделяется от текста двумя интервалами.

При наличии в тексте приложения нескольких разделов, подразделов, их заголовки печатаются прописными буквами, центрованным способом (относительно границ текста). Допускается выделять заголовки разделов полужирным шрифтом.

Текст приложения может быть оформлен в виде таблицы.

Приложения визируются руководителем структурного подразделения правительства области, исполнительного органа государственной власти области, подготовившего проект правового акта. Виза проставляется на оборотной стороне последнего листа приложения в левом нижнем углу и состоит из наименования должности, инициалов имени, отчества и фамилии визирующего, даты.

3.2.8. Оформление знака "сноска".

При наличии в тексте постановления (распоряжения) или в тексте приложения ссылки на сноски, они оформляются надстрочными знаками, в виде звездочки, или арабской цифрой. Текст сноски печатается через 1 межстрочный интервал в конце каждой страницы или после текста в целом, под чертой.

После символа сноски ее текст печатается с прописной буквы. В конце текста сноски ставится точка.

Например:

__________________________________________

* или 1 Только для учреждений культуры.

На протяжении всего документа следует применять один вид знака сноски.

3.2.9. Оформление реквизита "виза согласования" проектов постановлений (распоряжений).

Визы оформляются на оборотной стороне последнего листа проекта постановления (распоряжения) в нижней его части.

Реквизит "виза согласования" печатается от левой границы текстового поля и состоит из слова "Визирование" после него ставится двоеточие. Ниже через два интервала от левой границы текстового поля печатается наименование должности визирующего, от правой границы текстового поля печатаются инициалы имени и отчества, фамилия визирующего, и дата.

Виза ответственного исполнителя проекта постановления (распоряжения) проставляется на оборотной стороне последнего листа проекта постановления (распоряжения) в левом нижнем углу и состоит из наименования должности, инициалов имени и отчества, фамилии, и даты. Виза гражданского служащего, замещающего должность государственной гражданской службы области, по которой должностным регламентом предусмотрено выполнение обязанностей по правовому обеспечению исполнительного органа государственной власти или руководителем службы, осуществляющим правовое обеспечение, проставляется в правом нижнем углу последнего листа проекта постановления (распоряжения) и состоит из наименования должности, инициалов имени и отчества, фамилии, и даты. Визы печатаются шрифтом размером N10-12 (приложение N8).

Согласование проекта постановления (распоряжения) может осуществляться с оформлением листа согласования (приложение N 4).

3.2.10. Пояснительная записка к проекту (постановления, распоряжения).

Пояснительная записка к проекту (постановления, распоряжения) оформляется на стандартных листах бумаги формата А4 и имеет следующие реквизиты:

Заголовок отделяется от предыдущего реквизита двойным интервалом, печатается строчными буквами через 1 интервал, выделяется полужирным шрифтом и выравнивается по центру, точка в конце заголовка не ставится.

В заголовке указывается полное название проекта правового акта (постановления, распоряжения), к которому подготовлена пояснительная записка. Текст отделяется от заголовка двойным интервалом, печатается шрифтом размером N 14 полуторным межстрочным интервалом.

Первая строка абзаца печатается от левой границы текстового поля.

Текст пояснительной записки излагается в соответствии с требованиями Регламента взаимодействия исполнительных органов Воронежской области. После текста пояснительной записки печатается список рассылки постановления (распоряжения), который имеет следующие реквизиты:

наименование вида документа - "Список рассылки" печатается с прописной буквы, выделяется полужирным шрифтом и выравнивается по центру, точка в конце заголовка не ставится;

наименование постановления (распоряжения), дата регистрации и N, отделяется от предыдущего реквизита полуторным интервалом.

Например:

Список рассылки

Постановление (распоряжение) от 17 июля 2009г. N 134 "О мерах по реализации целевой программы" направить:

1. Департамент аграрной политики Воронежской области.

2. Департамент имущественных и земельных отношений Воронежской области.

3. Управление экспертной и контрольной работы правительства Воронежской области.

Пояснительная записка подписывается руководителем структурного подразделения правительства области, исполнительного органа государственной власти области, подготовившим проект правового акта.

Последняя буква в расшифровке подписи ограничивается правым полем.

Например:

Начальник общего отдела

организационного управления

правительства Воронежской области

В.И. Голинских

15.07.2009

55-25-79

Образец оформления проекта постановления правительства области приведен в приложении N 6, распоряжения правительства области в приложении N 7.

3.2.11. Особенности оформления и регистрации правовых актов по личному составу.

В соответствии с Постановлением Государственного комитета Российской Федерации по статистике от 05 января 2004 г. N 1 "Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты" к документам по личному составу в правительстве области относятся: правовые акты о назначении на должность, увольнении с должности, переводе работника на другую работу, установлении должностных окладов и надбавок, о предоставлении отпуска, направлении в командировку, о поощрении, об изменении фамилии.

Правовые акты по личному составу готовит управление государственной службы и кадров правительства области.

Распоряжения по личному составу нумеруются порядковой нумерацией в пределах календарного года. Распоряжения по личному составу нумеруются отдельно от распоряжений по основной деятельности.

Распоряжениям по личному составу присваивается индекс "рл".

В связи с разницей в сроках хранения формирование распоряжений по личному составу в дела проводится раздельно: распоряжения о назначении на должность, увольнении с должности, перемещении по работе, установлении должностных окладов и надбавок, о поощрении, изменении фамилии, загранкомандировках (срок хранения 75 лет) формируются отдельно от распоряжений о предоставлении отпуска (очередного, дополнительного, учебного), о взыскании, командировках внутри страны (срок хранения 5 лет).

Правовые акты вступают в силу с момента их подписания. В правовых актах могут быть пункты со своими сроками вступления в силу.

Например: распоряжение подписано 27 сентября, а назначение работника на должность произведено 04 октября.

Копии правовых актов по персональным вопросам заверяются кадровой службой синей печатью и помещаются для хранения в личные дела сотрудников.

3.3. Организация работы по выпуску правовых актов Воронежской области

После подписания правового акта исполнитель проекта правового акта формирует и заполняет электронную карточку в БД "Документы", присоединяет к ней электронный образ проекта правового акта и пояснительную записку в формате DOC, XLS, RTF в редакции, в которой этот документ был принят соответствующим органом.

Исполнители несут полную ответственность за соответствие электронного образа документа в карточке АС ДОУ тексту принятого правового акта в соответствии с действующим законодательством.

Работа по выпуску законов области, правовых актов губернатора области, правительства области включает регистрацию правовых актов Воронежской области, направление их на официальное опубликование, учет, формирование электронной базы данных правовых актов для информационно-поисковой системы правительства области.

Уполномоченные специалисты правового управления правительства области регистрируют подписанные правовые акты в базе данных "Документы" и направляют в АС ДОУ для ознакомления согласно списку рассылки.

Регистрация правовых актов в АС ДОУ осуществляется в порядке, установленном регламентом работы автоматизированной системы документационного обеспечения управления (АС ДОУ) правительства Воронежской области.

Правовым актам присваиваются порядковые номера в автоматизированном режиме в пределах календарного года (указы губернатора области, постановления правительства области, распоряжения правительства области по основной деятельности, распоряжения правительства области по личному составу нумеруются отдельно).

К регистрационным номерам правовых актов добавляются буквенные обозначения:

к указам губернатора области - буква "у";

к распоряжению правительства области по основной деятельности - буква "р";

к распоряжению правительства области по личному составу - буквы "рл".

Датой правового акта является дата его подписания.

Размноженные экземпляры правовых актов передаются специалистом правового управления под роспись специалисту организационного управления, осуществляющему их рассылку в установленном порядке.

Направление правовых актов на официальное опубликование, учет, ведение электронного журнала регистрации правовых актов и формирование базы данных для информационно-поисковой системы правительства области осуществляет правовое управление правительства области в порядке, установленном регламентом взаимодействия исполнительных органов государственной власти Воронежской области.

Правовые акты в течение 2-х лет хранятся в правовом управлении, после чего передаются по описи в архив правительства области.

3.4. Подготовка и оформление проектов приказов исполнительных органов государственной власти области

3.4.1. Приказами оформляются решения нормативного характера, а также по оперативным, организационным, кадровым вопросам в деятельности исполнительного органа государственной власти области.

Изменения, дополнения, отмену приказов производят только посредством издания новых приказов. Обеспечение качественной подготовки проектов приказов и их согласование с заинтересованными сторонами возлагается на руководителей подразделений исполнительных органов государственной власти области, которые готовят и вносят проекты.

Для подписания представляется полностью подготовленный проект приказа.

Проекты приказов и приложения к ним визируются исполнителем и руководителем подразделения исполнительного органа государственной власти области, внесшим проект, руководителями подразделений исполнительных органов государственной власти области, которым в проекте предусматриваются задания и поручения.

Проекты приказов печатаются на бланках приказа исполнительного органа государственной власти области.

Датой приказа является дата его подписания. Приказы регистрируются порядковой нумерацией в пределах календарного года.

Приказ имеет следующие реквизиты:

наименование исполнительного органа государственной власти области;

наименование вида документа - приказ;

дата и номер приказа (дата оформляется словесно-цифровым способом, номер приказа состоит из знака N и порядкового номера приказа).

Заголовок приказа должен кратко и точно отражать содержание текста приказа. Заголовок начинается с предлога "О" или "Об", отвечает на вопрос "О чем?", "О ком?", "О подготовке_", "О создании_.", "Об утверждении_", "О мерах_", "Об итогах_.".

Точка в конце заголовка не ставится. Заголовок печатается полужирным шрифтом через 1 межстрочный интервал и выравнивается по центру.

Текст приказа отделяется от заголовка двойным интервалом и печатается размером шрифта N 14 через 1,5 межстрочных интервала от левой границы текстового поля.

Первая строка начинается с абзаца от левой границы текстового поля.

Текст приказа может состоять из 2 частей: констатирующей (преамбулы) и распорядительной.

В констатирующей части кратко излагаются цели и задачи, факты и события, послужившие основанием для издания приказа. Если приказ издается на основании другого документа, то в констатирующей части указываются наименование этого документа в родительном падеже, его автор, дата, номер и заголовок.

Констатирующая часть может начинаться словами "в целях", "во исполнение". Констатирующая часть может отсутствовать, если не требуется пояснения или обоснования издания приказа.

Преамбула в проектах приказов завершается словом приказываю:, которое печатается строчными буквами, вразрядку от границы левого поля.

В распорядительной части приказа формулируются управленческие действия, задания, с указанием исполнителя каждого действия и сроков исполнения.

Распорядительная часть может делиться на пункты и подпункты, которые нумеруются арабскими цифрами. Действия однородного характера могут быть перечислены в одном пункте. Последний пункт распорядительной части может содержать сведения о подразделении или должностном лице, на которое возлагается контроль за исполнением приказа.

Если приказ изменяет, отменяет или дополняет ранее изданный документ, то один из пунктов распорядительной части текста должен содержать ссылку на отменяемый документ (пункт документа с указанием его даты, номера и заголовка).

Текст пункта должен начинаться словами "Признать утратившим силу_".

В приказ не следует включать пункт "Приказ довести до сведения_".

Подразделения (должностные лица), до сведения которых доводится приказ, перечисляются в списке рассылки, который исполнитель готовит вместе с проектом приказа. Визы включают должности визирующих, личные подписи, расшифровку подписей и дату.

Визы проставляются на оборотной стороне последнего листа проекта приказа в нижней его части.

Приказ может иметь приложения, указания на которые даются в соответствующих пунктах текста распорядительной части.

Например: "Согласно приложению", "В соответствии с приложением", "Прилагается".

Приложения к приказам оформляются в виде текста, а также планов мероприятий, таблиц, перечней.

Если приложений несколько, они нумеруются. На первом листе приложения в правом верхнем углу оформляется отметка о его принадлежности к приказу.

Например:

Приложение N 2

к приказу управления

культуры Воронежской области

от  N

Приложения к приказу визируются руководителем подразделения, подготовившего проект.

Подпись состоит из наименования должности лица, подписавшего документ, личной подписи и расшифровки подписи (инициалы, фамилия). Наименование должности печатается от левой границы текстового поля, инициалы и фамилия у правой границы текстового поля.

Приказы подписывает руководитель исполнительного органа государственной власти области, а в его отсутствие лицо, его замещающее. Внесение изменений в подписанный приказ, а также в согласованный проект документа не допускается.

3.4.2. Особенности оформления и регистрации приказов по личному составу.

Проекты приказов по кадровым вопросам готовит кадровая служба на основании соответствующих представлений.

Проекты приказов печатаются на бланке приказа исполнительного органа государственной власти области.

Приказы нумеруются порядковой нумерацией в пределах календарного года. Приказы по основной деятельности нумеруются отдельно от приказов по личному составу.

Приказы по личному составу о приеме на работу, переводе, увольнении, поощрении, изменении фамилии, о загранкомандировках (срок хранения 75 лет) регистрируются и формируются в дела отдельно от приказов по личному составу о предоставлении отпуска (очередного, дополнительного, учебного) о взыскании, командировках внутри страны (срок хранения 5 лет).

Приказы вступают в силу с момента их подписания и регистрации. В приказе могут быть пункты со своими сроками вступления в силу.

Например: приказ подписан 27 сентября, а назначение работника на должность произведено с 04 октября.

Приказам могут присваиваться буквенные обозначения "к" или "л/с".

Варианты оформления документов по личному составу приведены в альбоме унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты, утвержденном Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 N 1. Форматы бланков, указанных в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации, являются рекомендуемыми и могут изменяться. В бланки можно вносить изменения по расширению и сужению граф и строк, дополнительные строки.

Организация имеет право вносить дополнительные, необходимые ей реквизиты. Но при этом все реквизиты утвержденные Госкомстатом форм документов должны остаться без изменения. Удаление каких-либо реквизитов из унифицированных форм не допускается.

Все изменения, вносимые в унифицированные формы, должны быть оформлены соответствующим распорядительным документом.

Копии приказов по персональным вопросам заверяются кадровой службой синей печатью и помещаются для хранения в личные дела сотрудников.

Образцы оформления приказов приведены в приложениях N 9, N 10, N 11.

3.5. Подготовка и оформление протоколов заседаний правительства и президиума правительства области, совещательных органов при губернаторе области и правительстве области, коллегиальных органов Воронежской области

3.5.1. Подготовка и оформление протоколов заседаний правительства и президиума правительства области и документов к ним.

Оформление протоколов заседаний правительства и президиума правительства области и документов к ним, их регистрация и ведение делопроизводства осуществляется организационным управлением.

Протокол заседания правительства и президиума правительства области оформляется на основе записей, которые велись на заседании вручную или с использованием видеозаписи, тезисов докладов и содокладов, выступлений, аналитических справок, проектов решений к протоколу заседания, списка приглашенных, повестки дня. К протоколу прилагается список рассылки протокола и выписок из протокола заседания правительства и президиума правительства области. Сбор указанных материалов для составления протокола проводит организационное управление.

Протокол заседания правительства и президиума правительства области оформляется на общем бланке правительства Воронежской области и включает следующие реквизиты:

наименование вида документа - слово "протокол" печатается от границы верхнего поля прописными буквами вразрядку, полужирным шрифтом размером 16 и выравнивается по центру;

вид заседания - отделяется от предыдущего реквизита 2 межстрочными интервалами, печатается через 1 межстрочный интервал полужирным шрифтом размером 16 и выравнивается по центру.

Например:

Протокол

заседания

правительства Воронежской области

Дата и номер протокола. Дата оформляется словесно-цифровым способом и печатается через 2 интервала ниже предыдущего реквизита от границы левого поля.

Номера протоколов заседаний правительства и президиума правительства области состоят из знака N и порядкового номера протокола. Печатаются от правой границы текстового поля.

Протоколы нумеруются арабскими цифрами в пределах календарного года.

Текст протокола состоит из двух частей: вводной и основной.

В вводной части указывается фамилия и инициалы председательствующего.

Слово "председательствовал" печатается центровано, прописными буквами. Под ним, через межстрочный интервал, должность председательствующего, ниже через межстрочный интервал также центровано прописными буквами инициалы и фамилия председательствующего.

Слова "Присутствовали", "Приглашенные" печатаются с прописной буквы, от границы левого поля, подчеркиваются, в конце слова ставится двоеточие.

Наименование должностей персонального состава правительства области печатается от левой границы текстового поля, справа от наименования должностей - их инициалы и фамилия.

Основная часть протокола печатается через 1 межстрочный интервал и включает вопросы, рассматриваемые на заседании, и принятые по ним решения. Каждый вопрос нумеруется римской цифрой, его наименование начинается с предлога "О" ("Об") печатается центровано полужирном шрифтом размером 14 и подчеркивается одной чертой после последней строки. Под чертой, в скобках, указываются фамилии должностных лиц, выступивших на заседании при рассмотрении соответствующего вопроса. Фамилии печатаются через 1 межстрочный интервал. Затем указывается принятое по этому вопросу решение. Принятые решения нумеруются арабскими цифрами сквозной нумерацией по всем вопросам повестки дня заседания и могут состоять из пунктов и подпунктов.

Например:

3.1.

3.2.

3.3.

3.3.1.

Подпись отделяется от текста 3 интервалами и включает наименование должности лица, председательствующего на заседании, его личную подпись и расшифровку подписи (инициалы имени, отчества и фамилию).

Наименование должности печатается от левой границы текстового поля через 1 межстрочный интервал и центрируется относительно самой длинной строки. Расшифровка подписи располагается на уровне последней строки наименования должности без пробела между инициалом имени, отчества и фамилией. Последняя буква в расшифровке подписи ограничивается правым полем.

Выписки из протокола заседания правительства и президиума правительства области оформляются на общем бланке правительства области. Наименование вида документа "Выписка из протокола", дата, номер, место проведения заседания оформляется аналогично реквизитам протокола.

Наименование вида документа - слова "выписка из протокола" печатается прописными буквами в разрядку.

Вводная часть протокола оформляется полностью, а из составной части берется та информация (обсуждаемый вопрос и принятые по нему решения), которую необходимо довести до сведения заинтересованных лиц.

Далее оформляется подпись председательствующего, которая включает наименование должности и расшифровку подписи (инициалы и фамилия).

Выписки из протокола заседания правительства и президиума правительства области заверяются круглой печатью организационного управления правительства области, и подписывается его руководителем.

Копии протоколов заседаний правительства и президиума правительства области направляются членам правительства и президиума правительства области, выписки из протоколов заседаний правительства и президиума правительства области направляются должностным лицам, которым определены протокольные поручения, по списку рассылки (без сопроводительных писем)

Список рассылки подписывается руководителем организационного управления правительства области.

3.5.2. Оформление протоколов еженедельных оперативных совещаний у губернатора области.

Подготовку протокола совещания, доведение до сведения исполнителей поручений губернатора области, определенных на еженедельных оперативных совещаниях, осуществляет организационное управление правительства области.

Протоколы еженедельных оперативных совещаний у губернатора области оформляются на стандартных листах бумаги формата А4. В правом верхнем углу первого листа протокола оформляется гриф "утверждения", через 1-2 интервала по центру печатается прописными буквами вразрядку слово "протокол" полужирным шрифтом, ниже печатается вид поручения, дата и N протокола.

Например:

Протокол

поручений, определенных на еженедельном оперативном совещании у губернатора Воронежской области от 22 июня 2009 года N 12

Графы поручения оформляются таблицей:

в графе 1 порядковый номер;

в графе 2 наименования поручений;

в графу 3 ответственные исполнители;

в графе 4 сроки исполнения.

Протокол утверждается губернатором области, подписывается руководителем организационного управления.

Ответственным исполнителям направляются выписки из протокола, которые заверяются подписью руководителя организационного управления и круглой печатью организационного управления правительства области. Подлинники документов по вопросам, рассмотренным на еженедельном оперативном совещании у губернатора области, направляются для подшивки в дело в организационное управление вместе с протоколом поручений.

3.5.3. Оформление протоколов посещения губернатором Воронежской области муниципальных образований, организаций.

Протокол посещения губернатором области муниципальных образований, организаций составляется на основании записей, представленных тезисов докладов и выступлений, справок, проектов решений и оформляется в виде перечня поручений в табличной форме и состоит из граф:

графа 1 - NN/пп.;

графа 2 - содержание поручения;

графа 3 - ответственный за исполнение;

графа 4 - срок исполнения.

Перечень поручений утверждается губернатором области и визируется руководителем подразделения, ответственным за подготовку встречи. Перечень поручений оформляется на стандартных листах бумаги формата А4.

Записи во время совещания, сбор материалов, и подготовка текста поручения возлагается на подразделение, ответственное за подготовку и проведение встречи.

Подлинники документов по вопросам, рассмотренным на заседании, направляются для подшивки в дело в службу ДОУ подразделения-исполнителя вместе с перечнем поручений. Копии перечня поручений или выписки из перечня поручений о принятых решениях готовятся к рассылке в соответствии со списком рассылки подразделением, ответственным за подготовку материалов к совещанию.

3.5.4. Оформление протоколов заседаний коллегиальных органов Воронежской области.

Оформление документов коллегиальных органов Воронежской области (далее - коллегиальные органы) их регистрация и ведение делопроизводства осуществляется структурными подразделениями правительства области или исполнительными органами государственной власти области, на которые возложена организационно-техническая работа коллегиальных органов.

Протоколы могут издаваться в полной или краткой форме. При краткой форме протокола опускается ход обсуждения вопроса и фиксируется только принятое по нему решение.

Протоколы заседаний постоянно действующих коллегиальных органов оформляются на общем бланке правительства области.

Протоколы временных коллегиальных органов оформляются на стандартных листах бумаги формата А4.

Наименование вида документа слово "протокол" печатается прописными буквами вразрядку, ниже границы верхнего поля страницы на 2 интервала, полужирным шрифтом размером N 14 и выравнивается по центру.

"Вид заседания" - отделяется от предыдущего реквизита 2 интервалами, печатается полужирным шрифтом через 1 интервал и выравнивается по центру.

Место проведения заседания (совещания) указывается (при необходимости) (г. Павловск, г. Воронеж).

"Дата и номер протокола" печатаются в одну строку под словом протокол.

Дата оформляется словесно-цифровым способом и печатается через 2 интервала ниже предыдущего реквизита от левой границы текстового поля. Датой протокола является дата заседания.

Протоколам присваиваются порядковые номера в пределах календарного года. Протоколы совместных заседаний имеют составные номера, включающие порядковые номера протоколов организации, принимающих участие в заседании.

Номер протокола печатается у правой границы текстового поля арабскими цифрами и состоит из знака "N" и порядкового номера протокола.

Текст протокола состоит из двух частей: вводной и основной.

Вводная часть протокола строится по схеме:

Председатель или Председательствующий.

Секретарь.

Слово "Председатель" и "Секретарь" печатаются с прописной буквы от левой границы текстового поля документа. Далее, через тире, печатаются инициалы и фамилия председателя и секретаря в именительном падеже.

Слова "Присутствовали:", "Приглашенные:" печатаются от границы левого поля, с прописной буквы, в конце слова ставится двоеточие.

Ниже, слева, указываются должности присутствующих, справа от должностей - инициалы и фамилия в алфавитном порядке.

Допускается состав присутствующих указывать количественно, при этом пофамильный список прилагается к протоколу.

Например: присутствовали 16 человек (список прилагается).

Вводная часть протокола заканчивается повесткой дня. Слова "повестка дня:" печатаются прописными буквами, по центру, ниже состава присутствующих (приглашенных), в конце слова ставится двоеточие. С абзаца указывают перечень обсуждаемых вопросов, расположенных по степени важности с указанием докладчика по каждому пункту повестки дня.

Каждый вопрос повестки дня нумеруется арабской цифрой и его наименование начинается с предлога "О" ("Об"), который печатается от границы левого поля.

В некоторых случаях повестка дня, состоящая из большого количества вопросов с указанием времени их обсуждения, рассылается заранее участникам заседания и оформляется как самостоятельный документ и в текст протокола не включается.

Перед основной частью текста протокола делается отметка: "повестка дня" прилагается.

Основная часть протокола состоит из разделов, соответствующих пунктам повестки дня заседания.

Каждый раздел состоит из трех частей:

Слушали, выступили, решили (постановили).

Слова "слушали:", "выступили:", "решили:" ("постановили:") печатаются прописными буквами от левой границы текстового поля, в конце слова ставится двоеточие.

Слово "слушали" нумеруется в соответствии с номером вопроса повестки дня. После двоеточия печатаются фамилия и инициалы докладчика в родительном падеже (кого?).

После слова "выступили" в именительном падеже (кто?) печатаются фамилия и инициалы выступающих.

Содержание доклада (выступления) записывается кратко от третьего лица, если текст доклада (выступления) прилагается, то в скобках пишется: "Текст доклада прилагается".

На первом листе прилагаемого документа оформляется ссылка на номер и дату протокола. Завершающая часть раздела по каждому пункту повестки дня - запись принятого по обсуждаемому вопросу решения.

Допускается форма составления протокола, при которой фиксируются только принятые постановления (решения) по соответствующим вопросам.

Основная часть текста протокола печатается через 1 межстрочный интервал.

Оформление решения (постановления) совещания, коллегиального органа.

Решения (постановления) содержащие несколько вопросов, подразделяются на пункты и подпункты, нумеруются арабскими цифрами через точки 1.1.; 1.2.; и т.д. Постановляющая часть решения (постановления) содержит составные части: кому, что сделать?, к какому сроку.

Содержание особого мнения, высказанного во время обсуждения, записывается в тексте протокола после соответствующего постановления (решения).

Развернутые решения могут оформляться как самостоятельный документ, в этом случае они прилагаются к протоколу.

Решение (постановление) оформляется на обычном листе бумаги формата А 4, наименование вида документа "решение" ("постановление") печатается прописными буквами центрированным способом и выделяется полужирным шрифтом, ниже печатается наименование коллегиального органа.

Дата решения (постановления) является датой протокола, печатается от левой границы тестового поля и оформляется словесно-цифровым способом.

Номер решения (постановления) печатается у правой границы текстового поля и состоит из номера протокола и порядкового номера решения (постановления).

Текст основной части решения (постановления) состоит из разделов повестки дня заседания коллегиального органа.

В тексте под цифрой 1 указывается наименование первого вопроса заседания коллегиального органа.

Образец оформления протокола приведен в приложении N 12, образец оформления выписки из протокола - в приложении N 13.

3.5.5. Оформление документов заседаний правительства, президиума правительства области, комиссий (советов) в дела.

Документы заседаний правительства, президиума правительства области формируются в дела организационным управлением.

Документы коллегиальных органов формируются в дела секретарем коллегиального органа или лицом, назначенным ответственным за делопроизводство в коллегиальном органе.

Документы формируются в дела в хронологической последовательности с января по декабрь календарного года по схеме:

повестка дня;

список присутствующих;

протокол заседания;

постановление (решение) комиссии (совета);

документы выступлений по повестке дня.

Каждая информация должна иметь заголовок соответствующий повестке дня заседания комиссии (совета).

Информация подписывается выступающим. Подпись включает наименование должности, личную подпись и расшифровку подписи (инициалы, фамилия).

3.6. Подготовка и оформление служебных писем

3.6.1. Служебные письма в правительстве области готовятся:

как ответы о выполнении поручений Президента Российской Федерации, Правительства Российской Федерации;

как ответы на запросы федеральных органов исполнительной власти, органов местного самоуправления, организаций, учреждений, частных лиц;

как сопроводительные письма к направляемым документам;

как инициативные письма.

3.6.2. Сроки подготовки ответных писем устанавливаются резолюцией губернатора области, заместителей губернатора области, первых заместителей председателя правительства области, заместителей председателя правительства области на основании имеющихся сроков исполнения поручений, запросов или по решению автора резолюции.

Содержание ответных писем должны точно соответствовать поручениям, зафиксированным в резолюции руководителя.

Сроки подготовки инициативных писем определяются губернатором области, заместителями губернатора области, первыми заместителями председателя правительства области, заместителями председателя правительства области.

3.6.3. Исходящая корреспонденция, оформленная на бланке письма губернатора области, подписывается губернатором области.

Исходящая корреспонденция, оформленная на бланке письма правительства области, подписывается губернатором области, если письмо направляется от правительства области ( например: отзывы на проекты федеральных законов и т. д.), заместителями губернатора области, первыми заместителями председателя правительства области, заместителями председателя правительства области.

При переписке заместителей губернатора области, первых заместителей председателя правительства области, заместителей председателя правительства области с губернатором области допускается не использовать бланк должностного лица. Информация оформляется в виде докладной (служебной) записки на чистом листе бумаги и включает: вид документа, дату, регистрационный номер (реквизиты располагаются в левом верхнем углу документа). В правом верхнем углу располагается реквизит - адресат. Докладная записка подписывается заместителем губернатора области, первым заместителем председателя правительства области, заместителем председателя правительства. В состав подписи, входят наименование должности, личная подпись и ее расшифровка (инициалы имени и отчества и фамилия).

Докладные письма, оформленные на бланках писем департаментов и управлений исполнительных органов государственной власти области, подписываются руководством соответствующих департаментов и управлений.

3.6.4. Все письма должны иметь заголовок. Исключение могут составлять письма, текст которых занимает до 5-6 строк, или оформленные на бланках формата А5.

Заголовок письма отвечает на вопрос "о чем?" и печатается вверху слева шрифтом N 14 через один интервал, выравнивается по левому краю. Величина заголовка, как правило, одна-две строки длиною 8-9 см.

3.6.5. При оформлении письма на двух и более страницах вторая и последующие страницы нумеруются по центру верхнего поля листа арабскими цифрами.

Содержание письма состоит из двух частей. В первой, констатирующей части, указываются причины, основания, цели составления письма. В этой части, при необходимости, должна быть установлена взаимосвязь с ранее изданными нормативными актами и другими документами по данному вопросу.

Во второй части помещаются выводы, предложения, просьбы, решения и т.д.

Текст писем излагается от 3-го лица единственного числа.

Например: "Правительство области считает_", "Правительство области рассмотрело_"

Если письмо оформлено на бланке должностного лица, то текст излагается от 1-го лица единственного числа: "прошу_", "направляю_".

3.6.6. Визы согласования письма.

Письма визируются на втором экземпляре, остающемся в деле правительства области, исполнительного органа государственной власти области на правах подлинника. Визы проставляются в нижней части лицевой стороны последнего листа письма. В состав визы входят: наименование должности визирующего, подпись, расшифровка подписи (инициалы и фамилия) и дата визирования.

До представления на подпись губернатору области проекты писем, направляемые в федеральные органы государственной власти, визируются заместителями губернатора области, первыми заместителями председателя правительства области, заместителями председателя правительства области, сферу деятельности которых затрагивает проект письма.

3.6.7. Отметка об исполнителе.

На последней странице письма за подписью губернатора области в нижнем левом углу лицевой или оборотной стороны последнего листа письма делается отметка об ответственном исполнителе документа, которая включает фамилию руководителя и номер его служебного телефона или инициалы и фамилию руководителя, номер его служебного телефона.

Например:

Иванов        или        И.И. Иванов

33-44-56                 33-44-56

Служебные письма правительства области оформляются в двух экземплярах. Первый экземпляр, оформленный на бланке, направляется адресату, второй остается в правительстве области, исполнительном органе государственной власти области. При необходимости копия зарегистрированного письма передается исполнителю.

Второй экземпляр подлинника служебного письма, остающегося в правительстве области, исполнительном органе государственной власти области, приложения к нему и визы согласования, должны содержать подлинные подписи должностных лиц.

Гарантийные письма, письма финансового характера подписываются руководителем и главным бухгалтером.

Подпись исполняется чернилами или шариковой ручкой фиолетовым (синим) цветом.

Образцы оформления служебных писем приведены в приложениях N 14, 15, 16, 17, 18.

3.7. Особенности подготовки и оформления служебных писем при переписке с зарубежными адресатами

3.7.1. Общие требования.

Оформление служебных писем, направляемых за рубеж, осуществляется в соответствии с правилами переписки в пределах Российской Федерации.

В бланках писем для международной переписки почтовый адрес в реквизите "Справочные данные об организации" содержит название страны "Россия".

Служебные письма, направляемые в правительства иностранных государств, посольства, генеральные консульства, консульства на территории Российской Федерации, а также руководителям международных организаций, оформляются на бланках правительства области для международной переписки и подписываются губернатором области, заместителями губернатора области, первыми заместителями председателя правительства области, заместителями председателя правительства области.

Письма по рабочим вопросам (уточнение сроков визита, об оформлении приглашений и т.д.) оформляются на бланке секретариата губернатора области и подписываются руководителем секретариата.

3.7.2. Оформление реквизитов служебных писем, направляемых в правительства, посольства, генеральные консульства иностранных государств.

"Адресат".

При оформлении письма президенту, премьер-министру, чрезвычайному и полномочному послу или другому должностному лицу подобного ранга зарубежного государства реквизит "Адресат" включает: титул, инициал имени, фамилию (имя и фамилию) адресата, полное наименование его должности и название города, где он находится. Все составные части реквизита, кроме названия города, печатаются прописными буквами.

В состав реквизита "Адресат" может входить почтовый адрес. Элементы почтового адреса указываются в последовательности, установленной Правилами оказания услуг почтовой связи: номер дома, название улицы, название населенного пункта, почтовый код (индекс) или номер почтового маршрута и название страны.

Имя, фамилия, должность адресата пишутся так же, как они даны в подписи на поступившем документе.

Реквизит "Адресат" располагается в правом верхнем углу первого листа письма. В соответствии с международными стандартами составные части реквизита выравниваются по левой его границе. Количество строк адресата должно быть не более 6, а количество знаков в строке - не более 30. Если в строке более 30 знаков, то адресат можно оформить шрифтом меньшего размера. Адресат печатается компактно, без разрядки и подчеркиваний. Рекомендуется писать прописными буквами название местности (город, регион, провинция, штат, графство), почтовый код и страну назначения.

Если письмо адресуется организации, то сначала указывается ее название, затем почтовый адрес.

Например:

American National Social Institute

15 Noth 32nd Street

NEW YORK, N.Y. 12148

USA

Если письмо адресуется должностному лицу организации, то сначала указываются его имя (инициал имени), фамилия, должность, название организации, затем почтовый адрес.

Например:

Mr. A.Widmar, Chairman,

D.Coke and Son Ltd

LONDON SWK 48C

ENGLAND

Если письмо адресуется частному лицу, то сначала указываются его имя (инициал имени), фамилия, затем почтовый адрес.

Например:

Mr. Luis Serrano Correcher

34 Calle Alcala 6a pl.

(servicio de prenca)

MADRID 28071

ESPANA

Особое внимание требуется при написании сложных имен и фамилий (испанских, арабских и др.), их сокращения не допускаются.

В отдельных случаях, перед фамилией лица, которому направляется письмо, рекомендуется указывать его титул.

Например:

Его Превосходительству

господину М.Андерсу

Чрезвычайному и Полномочному

Послу

(официальное название страны)

г. Москва

При написании страны употребляется только официальное название государства как полное, так и краткое.

Например: "Соединенные Штаты Америки" или "США", "Федеративная Республика Германия" или "ФРГ".

Дата и регистрационный номер письма. Дата письма проставляется в соответствии с расположением этого реквизита на бланке и оформляется словесно-цифровым способом.

Регистрационный номер письма проставляется в соответствии с расположением этого реквизита на бланке документа.

Заголовок к тексту в письмах зарубежным адресатам не является обязательным реквизитом.

Отметка о наличии приложения.

Отметка о наличии приложения печатается через 1,5-2 интервала от текста.

Подпись включает наименование должности лица, подписавшего документ, его личную подпись, инициал имени и фамилию.

Подпись располагается под текстом письма и отметкой о наличии приложения.

Наименование должности печатается от левой границы текстового поля через 1 межстрочный интервал.

Между инициалом имени и фамилией пробел не ставится.

Отметка об исполнителе.

Отметка об исполнителе и номер его служебного телефона на подлиннике письма зарубежному адресату не проставляются, а указываются на втором экземпляре письма, остающемся в деле.

Визы согласования письма.

Проекты писем зарубежным адресатам составляются на русском языке и визируются на втором экземпляре, остающимся в деле. В состав визы входят: должность визирующего, подпись, расшифровка подписи (инициалы, фамилия).

Требования к оформлению конвертов.

Конверты для документов должны быть размером 229 х 324 мм.

На международных почтовых отправлениях адрес пишется латинскими буквами и арабскими цифрами. Допускается написание адреса на языке страны назначения, при условии повторения наименования адреса страны назначения на русском языке. Адрес получателя пишется в правой нижней части почтового отправления, а адрес отправителя - в левой верхней части.

В адресе не должно быть знаков, не относящихся к адресу и сокращенных названий.

Написание адреса на конвертах, направляемых за рубеж, осуществляется исполнителем документа.

Порядок отправления документов.

После подписания письма руководителем правительства области, при необходимости, составляется неофициальный перевод текста письма на языке страны-адресата или на английский язык. Делается это в том случае, если имеется намерение довести до адресата как можно быстрее содержание документа.

Регистрация и отправление служебных писем за рубеж за подписью руководства правительства области осуществляется организационным управлением.

Порядок отправления писем определяется руководителями, исходя из срочности документа: по почте или факсом.

При отправлении письма факсом в реквизите "Адресат" последней строкой указывают номер факса с кодом страны и города.

Например:     Министерство юстиции

              земли Нижняя

              Саксония ФРГ

              господину Паустиану

              факс (8-10-49)511-120-5170

Образцы оформления служебных писем, направляемых за рубеж (приложения N 19, 20).

3.8. Порядок подготовки, оформление, регистрация и хранение договоров (соглашений)

3.8.1. Основные требования и порядок подготовки, оформление, регистрация и хранение договоров и соглашений (далее - договор) определены регламентом взаимодействия исполнительных органов государственной власти Воронежской области и настоящей Инструкцией.

Договор оформляется на стандартном листе бумаги формата А4.

3.8.2. Название вида документа - слово "Договор" печатается через 2 межстрочных интервала от границы верхнего поля, прописными буквами или с прописной буквы, полужирным шрифтом, центрируется относительно границ текстового поля.

3.8.3. Заголовок договора печатается полужирным шрифтом со строчной буквы, в конце заголовка точка не ставится.

Место составления или издания договора печатается от левой границы текстового поля, через 2 интервала от заголовка.

Например:

Договор

между правительством Воронежской области и

федеральным государственным предприятием

"Почта России" о взаимодействии в сфере

развития почтовой связи на территории Воронежской области

3.8.4. Дата заключения договора печатается от правой границы текстового поля словесно-цифровым способом (месяц и год).

Если договор подписывается несколькими сторонами, то датой подписания договора является наиболее поздняя дата.

Дата договора проставляется ответственным исполнителем после подписания его сторонами.

3.8.5. Ряд вопросов договора может быть вынесен в приложения. В этом случае все документы должны рассматриваться как составные части договора.

В договоре и в приложениях к нему делается оговорка, что все приложенные документы являются неотъемлемой частью договора.

3.8.6. Перед подписанием, проект договора передается на согласование. Порядок согласования, визирования договора определен регламентом взаимодействия исполнительных органов государственной власти Воронежской области.

Виза включает: должность визирующего, подпись, расшифровку подписи (инициалы, фамилию) дату.

Визы проставляются на оборотной стороне последнего листа проекта договора, или оформляется лист согласования (приложение N 4).

3.8.7. Содержательная часть текста договора состоит из преамбулы и статей, в которых указываются соответствующие условия заключаемого договора. Статьи договора, как правило, имеют заголовки.

Преамбула содержит следующую информацию: наименование сторон (полные и сокращенные), кто их представляет и на основании каких документов действуют их представители.

Число разделов - статей текста договора может быть различным в зависимости от условий договора и согласия сторон. В договор включаются разделы: предмет договора, условия и сроки выполнения действий в зависимости от предмета договора, права сторон, ответственность сторон, порядок разрешения споров, срок действия договора и порядок вступления его в силу.

Заключительная часть содержит юридические адреса сторон с указанием почтового адреса, банковских реквизитов и подписи.

3.8.8. Губернатор области подписывает договор правительства области, подготовленный и согласованный в установленном регламентом взаимодействия исполнительных органов государственной власти Воронежской области порядке, как правило, одновременно с уполномоченным на то представителем другой стороны.

Количество экземпляров договора обусловлено количеством сторон, их подписавших, но не менее двух экземпляров. Все экземпляры договора должны содержать имеющиеся приложения, подлинные подписи уполномоченных должностных лиц и оттиски печатей.

Подпись состоит из наименовании должности лица, уполномоченного подписать договор, его личной подписи и расшифровки подписи.

3.8.9. Регистрация, формирование в дело, хранение всех договоров, соглашений, контрактов правительства области и документов о пролонгации договоров, (изменении и расторжении их), подписанных губернатором области осуществляется правовым управлением.

Подлинные экземпляры договора, соглашения передаются в 5-тидневный срок со дня подписания в правовое управление правительства области для регистрации (проставления даты регистрации и присвоения номера).

3.8.10. Регистрация договоров, соглашений, контрактов осуществляется порядковой нумерацией в пределах календарного года в журнале регистрации.

Регистрационный номер и дата регистрации договора проставляются в штампе в правом верхнем углу первого листа договора.

3.9. Подготовка и оформление документов передаваемых по каналам электросвязи (телеграммы, телефонограммы)

3.9.1. Порядок подготовки и оформления телеграмм.

Телеграммы подразделяются на следующие категории: правительственные, срочные, обыкновенные.

Телеграммы, направляемые за подписью губернатора области, заместителя губернатора области, руководителей правительства области относятся к категории "Правительственная".

Текст телеграммы оформляется на стандартных листах бумаги формата А4 в двух экземплярах.

Первый экземпляр телеграммы передается в организационное управление для регистрации и отправки. Второй направляется в дело.

При подготовке телеграмм необходимо руководствоваться следующими требованиями: в реквизите "адресат" указывается полный телеграфный адрес (печатается отдельной строкой) и наименование адресата.

В адресах телеграмм перед номерами домов, корпусов, квартир указываются слова "дом", "корпус", "квартира" или их сокращенные обозначения (д., корп., кв.). Слово "улица" указывается полностью или сокращенно "ул.". Остальные слова, используемые при написании адреса, такие, как область, район, проспект и т.п. указываются полностью.

Номера домов, строений, корпусов, квартир указываются цифрами, наименование номерных улиц и номерных организаций словами.

В качестве адресата могут быть организации, их структурные подразделения, должностные или физические лица.

В наименовании адресата фамилия, имя, отчество и должность адресата указываются в дательном падеже, название организации - в именительном. В реквизите "Адресат" не должно быть кавычек.

При адресовании телеграммы в четыре адреса и более прилагается список рассылки, составленный и подписанный исполнителем, а на месте реквизита "Адресат" указывается "по списку" (приложение N 21).

Примеры оформления реквизита "адресат".

Васильевка Воронежской области

Аннинского района

улица Мира дом 55 кв 25

Иванову Игорю Михайловичу

Анна Воронежской области

улица Советская дом 22

Главе администрации

Аннинского муниципального района

Фамилия  И.О.

Москва

улица Рождественка дом 4 строение 1

Министерство транспорта

Российской Федерации

Министру

Фамилия И.О.

Текст телеграммы излагается кратко и не должен содержать более 300 слов. Текст печатается без переноса слов прописными буквами без союзов и предлогов, если при этом не искажается содержание.

Текст ответной телеграммы следует начинать с указания номера или названия документа, на который дается ответ, без добавления слов "номер", "Вам", "на Ваш".

Все цифровые данные в тексте пишутся словами. Сочетание из цифр и букв допускается только в заводских и торговых знаках и марках, в нумерации домов, индексах документов.

Конец текста телеграммы заканчивается точкой ("тчк"). Текст телеграммы не должен заканчиваться цифрой.

Подпись в телеграмме оформляется отдельной строкой и состоит из наименования должности руководителя подписавшего телеграмму, его личной подписи и расшифровки подписи.

Под чертой, в левой части текста телеграммы, указываются: полный почтовый адрес отправителя, наименование организации, дата (печатается словесно-цифровым способом), авансовый счет N.

Отметка об исполнителе проставляется в нижней части листа и состоит из фамилии исполнителя, подготовившего текст телеграммы, и номера его телефона.

Входящие телеграммы, адресованные губернатору, заместителю губернатора, руководителям правительства области, регистрируются в организационном управлении.

Образец оформления телеграммы содержится в приложении N 22.

3.9.2. Телефонограммы.

Текст телефонограммы (до 50 слов) передается устно по каналам телефонной связи и записывается получателем.

Телефонограммы рекомендуется использовать для оперативного решения вопросов в случаях, когда сообщения, передаваемые по телефону, требуют документального оформления. Телефонограммами передаются несложные тексты (приглашения на совещание, заседание и т.д.).

Исходящая телефонограмма оформляется на чистом листе бумаги, с указанием всех необходимых реквизитов, составляется в одном экземпляре и подписывается руководителем или ответственным исполнителем.

При оформлении телефонограммы указываются:

наименование организации-отправителя;

регистрационный номер и дата;

время приема-передачи;

адресат;

текст;

подпись.

В левом верхнем углу печатаются наименование организации - отправителя: наименование вида документа - телефонограмма (печатается прописными буквами), регистрационный номер, дата (датой телефонограммы является дата ее передачи).

В правом верхнем углу печатается адрес получателя.

Если телефонограмма передается нескольким адресатам, то к ней прилагается их список с указанием номеров телефонов, а в телефонограмме делается отметка "Передано согласно списку (список прилагается)".

Текст телефонограммы оформляется с абзаца. В тексте следует избегать труднопроизносимых слов и сложных оборотов. В телефонограмме не должно быть более 50 слов.

Реквизит "Подпись" состоит из наименования должности лица, подписавшего телефонограмму, его инициалов и фамилии для входящих телефонограмм, а также личной подписи для исходящих телефонограмм.

Отметка о приеме телефонограмм оформляется от границы левого поля и состоит из слова "Принял", наименование должности, инициалов и фамилии лица, принявшего телефонограмму; номера телефона, по которому принята телефонограмма.

Входящая телефонограмма записывается принимающим на бланке структурного подразделения правительства области или на чистом листе бумаги с соблюдением стандартных правил оформления.

Входящие и исходящие телефонограммы регистрируются. Первый экземпляр передается на рассмотрение руководителю, которому она адресована, второй экземпляр телефонограммы направляется в дело.

Входящие, исходящие телефонограммы формируются в дела и хранятся в структурных подразделениях правительства области.

Образец оформления телефонограммы приведен в приложениях NN 23, 24.

4. Организация работы с документами

4.1. Организация документооборота

4.1.1. Движение документов в правительстве области, исполнительных органах государственной власти области с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправки образует документооборот.

4.1.2. Порядок прохождения документов и операции производимые с ними в структурных подразделениях правительства области, исполнительных органах государственной власти области определяется Регламентом взаимодействия исполнительных органов государственной власти Воронежской области, регламентом работы автоматизированной системы документационного обеспечения управления в правительстве области и настоящей Инструкцией.

В правительстве области различают три основных потока документации:

документы, поступившие из сторонних организаций (входящие);

документы, отправляемые в другие организации (исходящие);

документы, создаваемые в структурных подразделениях правительства области, исполнительных органах государственной власти области и используемые работниками в управленческом процессе (внутренние).

4.2. Прием, обработка и распределение поступающих документов

4.2.1. Доставка документов в правительство области осуществляется средствами почтовой, фельдъегерской и электронной связи.

4.2.2. Прием, первоначальная обработка, предварительное рассмотрение и распределение входящей корреспонденции производится организационным управлением правительства области.

Предварительное рассмотрение документов проводится с целью распределения поступивших документов на требующие обязательного рассмотрения губернатором области, заместителями губернатора области, первыми заместителями председателя правительства области, заместителями председателя правительства области и направляемые непосредственно в подразделения.

Предварительное рассмотрение документов осуществляется исходя из оценки их содержания, в соответствии с распределением обязанностей между должностными лицами правительства области.

4.2.3. При приеме корреспонденции проверяется сохранность упаковки и правильность адресования.

Ошибочно доставленная корреспонденция возвращается почтовому отделению.

Конверты (бандероли) с документами (за исключением с пометкой "лично") вскрываются, проверяется их комплектность, целостность документов и приложений к ним.

При несоответствии адресата, указанного в документе, почтовому адресу на конверте, документ пересылается по принадлежности или возвращается отправителю.

В случае некомплектности присланных материалов, механических повреждений составляется акт, который присоединяется к полученным документам и передается руководителю для принятия решения по данному факту.

Конверты поступивших документов уничтожаются, кроме случаев, когда только по ним можно установить адрес отправителя, дату отправки и получения документов.

4.2.4. Поступившие документы учитываются в организационном управлении и распределяются на регистрируемые и нерегистрируемые.

Состав нерегистрируемых документов определяется Перечнем документов, не подлежащих регистрации организационным управлением (приложение N 25).

Регистрация и передача нерегистрируемых документов в структурные подразделения осуществляется в тот же день, если документы поступили в организационное управление до 16.00. Документы, поступившие после 16.00, регистрируются и передаются в подразделения на следующий день. Срочные документы регистрируются и передаются немедленно.

Подразделения получают документы в организационном управлении через ответственных за делопроизводство лиц. Ошибочно переданные в подразделения документы немедленно возвращаются в организационное управление.

Зарегистрированные в организационном управлении документы при передаче в подразделения повторно не регистрируются.

В случае поступления документов губернатору области, заместителям губернатора области, руководителям правительства области, напрямую, минуя организационное управление, документы должны быть переданы в организационное управление на регистрацию.

Документы, полученные от курьеров, телеграммы, поступившие в правительство области в вечернее и нерабочее время, передаются в первый рабочий день в организационное управление на регистрацию.

4.2.5. В правительстве области регистрация документов осуществляется децентрализовано.

Законы Воронежской области, договоры (соглашения) правительства области, указы губернатора Воронежской области, постановления и распоряжения правительства области по основной деятельности и по личному составу регистрируются в правовом управлении правительства области.

Обращения граждан, поступившие по почте, личные обращения граждан регистрируются в отделе по работе с обращениями граждан управления внутренней политики правительства области.

Входящие служебные письма, телеграммы, адресованные губернатору области, заместителям губернатора области, регистрируются в организационном управлении правительства области.

Входящие служебные письма и телеграммы, адресованные структурным подразделениям правительства области, регистрируются в подразделениях.

Исполнительные органы государственной власти области самостоятельно осуществляют прием, обработку, регистрацию и распределение адресованных им документов.

4.2.6. Входящие документы, адресованные губернатору области, заместителям губернатора области, первым заместителям председателя правительства области, заместителям председателя правительства области, регистрируются организационным управлением в базе данных "Канцелярия" АС ДОУ

4.2.7. При регистрации документа осуществляется преобразование текста документа, поступившего на бумажном носителе в электронную форму (образ), заполняется электронная регистрационная карточка.

Порядковый регистрационный номер документа и дата регистрации в карточке проставляется в автоматическом режиме.

Перечень входящих документов, не подлежащих преобразованию в электронную форму при регистрации, приведен в приложении N 26.

4.2.8. Прохождение служебных писем, поступивших в правительство области, осуществляется в соответствии со схемой (приложение N 27).

4.2.9. Зарегистрированные в АС ДОУ подлинники документов и корреспонденция с пометкой "лично" передаются на рассмотрение руководству области организационным управлением через специалиста секретариата (уполномоченное лицо) под расписку в журнале.

4.3. Порядок рассмотрения документов

4.3.1. Подготовка к рассмотрению документов, поступивших в секретариаты (уполномоченному лицу) руководителей правительства области осуществляется специалистами секретариатов (уполномоченными лицами) и включает:

ознакомление с содержанием документов;

подготовку и оформление проекта резолюции по исполнению документов;

передачу документов для рассмотрения руководителю.

4.3.2. По входящим документам, требующим исполнения, специалисты секретариатов подготавливают проекты резолюций с использованием соответствующих электронных шаблонов (приложение N 28).

Резолюции могут быть оформлены и на самом документе.

В состав резолюции входят следующие элементы:

исполнитель (фамилия и инициалы должностного лица или лиц, которым дается поручение);

содержание поручения;

срок исполнения поручения;

подпись (руководитель правительства области рассматривает документ и подписывает резолюцию);

дата;

регистрационный номер и дата документа, к которому составляется резолюция (при оформлении на бланке резолюции).

При наличии в резолюции нескольких исполнителей, основным исполнителем является лицо, указанное в резолюции первым, если не оговорено иное (на основного исполнителя может указывать слово "созыв", "свод" или "ответ"). Ему предоставляется право созыва исполнителей и координация их деятельности по исполнению поручения.

Документы могут иметь несколько резолюций (одного или нескольких должностных лиц) соответственно этапам рассмотрения. При этом последующие резолюции не должны дублировать и противоречить первой, в них конкретизируется порядок исполнения документов, срок его исполнения (с учетом намеченного срока исполнения, установлено первой резолюцией) и исполнитель.

4.3.3. Руководители правительства области при рассмотрении входящих документов:

определяют исполнителя и дают указание в резолюции по исполнению документов;

подписывают подготовленные письма или, при наличии замечаний, возвращают проект письма исполнителю для доработки;

оформляют отметку о списании документа в дело.

4.3.4. Учет поступления, контроль исполнения входящих документов правительства области в секретариатах, структурных подразделениях правительства области, исполнительных органах государственной власти области ведется в АС ДОУ (в базах данных "Кабинет", "Поручения", "Канцелярия").

4.3.5. Документы должны рассматриваться в день их поступления.

При рассмотрении документов, руководитель выделяет документы, требующие срочного исполнения. Срочные документы передаются на исполнение немедленно.

4.3.6. Руководители структурных подразделений правительства области, исполнительных органов государственной власти области организуют работу с поступившими на исполнение документами, обеспечивают подготовку (при необходимости) ответных документов, контролируют качество и своевременность исполнения поручений.

4.4. Контроль исполнения документов и поручений

4.4.1. Общие положения.

Основная задача организации контроля в исполнительных органах государственной власти области - обеспечение своевременного, качественного и в полном объеме исполнения документов и поручений.

В правительстве области контролю подлежат:

указы губернатора области;

постановления, распоряжения правительства области;

поручения губернатора области, заместителей губернатора области, первых заместителей председателя правительства области, заместителей председателя правительства области;

поручения, содержащиеся в протоколах заседаний правительства, президиума правительства области;

служебные письма, телеграммы, внутренние документы.

Контроль исполнения правовых актов губернатора области, правительства области, поручений, содержащихся в протоколах заседания правительства, президиума правительства области, еженедельных оперативных совещаниях у губернатора области осуществляют губернатор области, заместители губернатора области, первые заместители председателя правительства области, заместители председателя правительства области, руководители исполнительных органов государственной власти области, структурных подразделений правительства области.

Контроль по срокам исполнения поручений, правовых актов губернатора и правительства области осуществляется в соответствии с Регламентом работы правительства Воронежской области и настоящей Инструкцией.

Общий контроль исполнения входящих служебных писем, телеграмм (далее - документы) осуществляют губернатор области, заместители губернатора области, руководители правительства области через секретариаты (уполномоченные лица); по срокам исполнения - организационное управление; внутренних документов (при необходимости) - секретариаты (уполномоченные лица) в соответствии с настоящей Инструкцией.

Контроль исполнения документов включает:

постановку документа на контроль;

предварительную проверку и регулирование хода исполнения;

снятие исполненного документа с контроля;

направление исполненного документа в дело;

учет, обобщение результатов исполнения документов, информирование руководителей правительства области о состоянии исполнения документов.

4.4.2. Организация контроля за исполнением служебных документов.

4.4.2.1. Постановка документов на контроль и ведение контроля.

Контролю подлежат все зарегистрированные документы, требующие исполнения.

Постановка на контроль осуществляется на основе указаний, содержащихся в резолюциях руководителей правительства области.

При постановке документа на контроль в правом верхнем поле документа ставится отметка о контроле, которую обозначают буквой "К" или словом (штампом) "Контроль".

В правительстве области контроль за исполнением документов и поручений ведется с использованием технологий АС ДОУ.

После рассмотрения документов руководителями правительства области, специалист секретариата (уполномоченное лицо) вносит резолюцию в электронную регистрационную карточку и направляет электронный документ на исполнение.

Подлинный экземпляр документа с резолюцией, подписанной руководителями правительства области, передается ответственному исполнителю в соответствии с установленным порядком направления документов в правительстве области.

Соисполнителям документы направляются только в электронном виде.

Документы, поступившие в секретариаты, структурные подразделения правительства области, исполнительные органы государственной власти области не по направлению деятельности, незамедлительно возвращаются тому, кто направил документ.

4.4.2.2. Работа исполнителей с документами.

Руководителями подразделений срочные документы рассматриваются в день их поступления, остальные не позднее следующего дня.

Передача документа непосредственному исполнителю осуществляется в день рассмотрения документа руководителем.

Исполнение документа предусматривает:

сбор, обработку и обобщение поступающей информации;

подготовку проекта документа, его оформление, согласование и представление на подписание (утверждение) руководителями правительства области или руководителями структурных подразделений правительства области, исполнительных органов государственной власти области, подготовку к пересылке адресату.

Исполнитель определяет необходимое количество экземпляров документа, готовит указатель на рассылку, передает документ на тиражирование.

Ответственный исполнитель руководит работой соисполнителей, обеспечивает взаимодействие и координацию их деятельности, контроль за своевременным представлением ему соисполнителями, необходимых материалов.

Если решение вопроса требует согласования по документу, ответственный исполнитель контролирует соблюдение процедуры согласования. Время согласования документа в структурных подразделениях правительства области, исполнительных органах государственной власти области не должно превышать 3 рабочих дней (от даты поступления в подразделение).

Ответственный исполнитель несет персональную ответственность за полноту и достоверность информации, использованной при подготовке документа.

Напоминание исполнителю о приближении установленных сроков исполнения контрольных документов осуществляется организационным управлением два раза в месяц.

4.4.2.3. Сроки исполнения документов.

Сроки исполнения документов определяются губернатором области, заместителями губернатора области, первыми заместителями, заместителями председателя правительства области и исчисляются в календарных днях.

Документы подлежат исполнению в следующие сроки:

содержащие конкретную дату исполнения - в назначенный срок;

имеющие пометку "весьма срочно"- в суточный срок; "срочно" - в 3-х дневный срок;

имеющие пометку "оперативно" - в 10 - дневный срок;

без указания конкретной даты исполнения - в срок не более месяца с даты регистрации документа в организационном управлении;

запросы депутатов Государственной Думы, членов Совета Федерации, депутатов Воронежской областной Думы - в 30 - дневный срок со дня получения;

протесты прокуратуры Воронежской области - в 10 - дневный срок со дня получения;

представления прокуратуры Воронежской области - в срок не более месяца со дня получения.

По нормативным актам Президента РФ, Федерального Собрания РФ, Правительства РФ, Воронежской областной Думы, в которых определены сроки представления информации, заместители губернатора области, первые заместители, заместители председателя правительства области, исполнительные органы государственной власти области готовят информацию в их адрес и не позднее, чем за 5 дней до установленного срока передают губернатору области, или, в период его отсутствия - исполняющему обязанности губернатора области. Проект письма -ответа визируется заместителями губернатора области, первыми заместителями, заместителями председателя правительства области, координирующими соответствующую сферу деятельности, руководителем правового управления правительства области.

Если установленный срок исполнения документа приходится на выходные или праздничные дни, сроком их исполнения считается последний рабочий день перед выходными и праздничными днями.

4.4.2.4. Продление срока исполнения документов.

Изменение или продление сроков исполнения документов допускается с письменного разрешения руководителей, установивших эти сроки.

При необходимости изменения срока исполнения документа ответственный исполнитель не позднее, чем за 3 дня до истечения срока исполнения представляет на имя руководителя, установившего этот срок, мотивированную просьбу о его продлении с указанием нового срока.

Решение руководителя об изменении срока исполнения документа фиксируется на первом листе письма о продлении и содержит слова "Срок контроля

продлить до _" с указанием нового срока, подписывается руководителем с проставлением даты.

В случае временного отсутствия руководителя, его вопросы (рассмотрение, согласование, подписание документов, продление срока исполнения, снятие с контроля и т.п.) рассматриваются другим руководителем в соответствии с распределением обязанностей между заместителями губернатора области, первыми заместителями, заместителями председателя правительства области.

Порядок изменения срока контроля по документам в АС ДОУ установлен регламентом работы автоматизированной системы документационного обеспечения управления правительства Воронежской области.

Документы, по которым срок исполнения своевременно не был продлен, считаются не исполненными в срок.

4.4.2.5. Порядок исполнения и снятия документов с контроля.

Документ считается исполненным и снимается с контроля после фактического выполнения поручений по существу, документированного подтверждения исполнения и сообщения результатов заинтересованным организациям или лицам и, списания его в дело.

Проект письма-ответа представляется исполнителем (ответственным исполнителем) не позднее, чем за 3 дня до истечения установленного срока исполнения согласно схеме прохождения служебных писем, поступивших в правительство области, при работе в АС ДОУ (приложение N 28).

Проект письма-ответа по резолюции губернатора области визируется заместителями губернатора области, первыми заместителями, заместителями председателя правительства области, координирующим соответствующую сферу деятельности.

При недокументированном решении вопроса (подготовка ответа не предусмотрена) исполнителем (ответственным исполнителем) оформляется на первом листе документа в нижнем левом углу отметка об исполнении документа, которая содержит краткие сведения о его исполнении (например, "проведено совещание", "принято распоряжение правительства области от _ N _" и т.п.), подпись исполнителя, дата, или готовится служебная записка об исполнении документа.

Исполнителем (ответственным исполнителем) к служебной записке об исполнении документа или к проекту письма-ответа прилагается подлинник документа, по которому были даны поручения, подлинник резолюции руководителя правительства области, на основании которой подготовлена информация, а также другие имеющиеся материалы по исполнению документа (о продлении срока исполнения и т.п.).

Отметка об исполнении документа и списании его в дело подписывается руководителем, поставившим документ на контроль.

Документы, направляемые в исполнительные органы государственной власти области на их окончательное рассмотрение, снимаются с контроля руководителем исполнительного органа государственной власти области.

При работе в АС ДОУ исполнитель после окончания работы над документом вводит данные об исполнении в электронную карточку поручения, контролирующее лицо утверждает данное поручение в системе.

4.4.3. Анализ состояния исполнительской дисциплины.

Анализ исполнения документов проводится на основе базы данных "Канцелярия" и базы данных "Поручения" АС ДОУ.

Специалисты организационного управления два раза в месяц формируют перечень неисполненных и подлежащих исполнению документов, раз в месяц - сводную информацию об исполнении контрольных поручений по резолюциям руководителей правительства области нарастающим итогом.

Полученные сведения направляются руководителям правительства области для рассмотрения.

4.4.4. Ответственность за неисполнение документов.

За неисполнение или ненадлежащее исполнение документов, нарушения установленных сроков их исполнения к государственным гражданским служащим правительства области в установленном порядке могут быть приняты меры дисциплинарного воздействия.

4.5. Регистрация, обработка и отправка исходящих документов

4.5.1. Исходящими документами правительства области являются служебные документы, направляемые в организации, должностным лицам и гражданам.

4.5.2. Регистрация исходящих служебных писем и телеграмм, подписанных губернатором области, заместителями губернатора области, первыми заместителями, заместителями председателя правительства области осуществляется организационным управлением в базе данных "Канцелярия" АС ДОУ правительства области.

Исходящие письма, подписанные заместителями губернатора области, первыми заместителями, заместителями председателя правительства области на бланке письма должностного лица, направляемые в адрес частных лиц, внутренние документы регистрируются в секретариатах (уполномоченными лицами).

Исходящие письма, подписанные руководителями структурных подразделений правительства области, регистрируются в структурных подразделениях правительства области.

Исполнительные органы государственной власти области осуществляют регистрацию, обработку и отправку исходящих документов самостоятельно.

4.5.3. Входящие, исходящие документы структурных подразделений правительства области, исполнительных органов государственной власти области и внутренние документы за подписью руководителей правительства области на бланке письма должностного лица могут регистрироваться в АС ДОУ при подключении отдельных баз данных "Канцелярия" секретариатов, структурных подразделений правительства области, исполнительных органов государственной власти области.

4.5.4. Работа с исходящими документами включает проверку правильности оформления, регистрацию, учет и отправку.

Исполнители исходящего документа (секретариаты, структурные подразделения правительства области, исполнительные органы государственной власти области) формируют и заполняют электронную карточку исходящего документа.

Исходящие документы на бумажных носителях представляются на регистрацию в организационное управление с приложениями в двух экземплярах.

Первый экземпляр (оригинал) и приложения к нему с подлинной подписью направляются адресату.

Второй экземпляр с визами и всеми приложениями к нему остается в организационном управлении.

Специалисты организационного управления проверяют правильность оформления исходящих документов, заполнения электронной карточки, регистрируют документ в АС ДОУ с проставлением регистрационного номера и даты регистрации на подлиннике и втором экземпляре документа, присоединяют к карточке электронный образ документа с применением системы штрих-кодирования.

Неправильно оформленные документы к регистрации не принимаются и возвращаются исполнителю для исправления.

Регистрационный номер исходящего документа состоит из индекса подразделения, номера дела по номенклатуре дел (с добавлением буквы "И") и порядкового номера в пределах календарного года, например: N 01-8/И-1666, 02-65-1834.

Документу, направляемому в несколько адресов, присваивается один регистрационный номер.

4.5.5. Обработка, отправка и доставка документов, подписанных губернатором области, заместителями губернатора области, первыми заместителями, заместителями председателя правительства области и зарегистрированных в организационном управлении, осуществляется организационным управлением.

Документы на отправку передаются в организационное управление до 16.00. Обработка и отправка этих документов производится в тот же день. Корреспонденция, поступившая в организационное управление после 16.00, отправляется на следующий рабочий день.

Письма и телеграммы, не связанные с деятельностью правительства области к отправке не принимаются.

При отправке по списку рассылки исходящего письма одного и того же содержания допускается передавать в организационное управление подлинно подписанный экземпляр (оригинал) письма и необходимое количество его копий.

4.5.6. Служебные документы, в формуляр которых не входит указание адресата, других элементов, необходимых для их отсылки, принимаются на отправку только с сопроводительными письмами (за исключением указов губернатора области, постановлений и распоряжений правительства области и других документов, направляемых постоянным корреспондентам в соответствии с утвержденными указателями рассылки), со всеми приложениями и в необходимом количестве экземпляров.

4.5.7. В зависимости от содержания и срочности, документы доставляются адресатам почтой, фельдсвязью, электронной почтой, передаются по факсу.

Необходимость использования фельдсвязи для доставки корреспонденции определяется руководителями правительства области.

Заказными письмами и бандеролями отправляются организационно-распорядительные документы правительства области, служебные письма за подписью руководителей правительства области.

Заказные документы, отправляемые одновременно в один адрес, вкладываются в один конверт.

Заказная корреспонденция передается организационному управлению на почту по списку (реестру), простая корреспонденция регистрируется в журнале отправки.

4.5.8. Документы за подписью руководителей структурных подразделений правительства области, предназначенные для отправки, должны быть полностью оформленными, зарегистрированными, скомплектованными со всеми приложениями, законвертированы с указанием на конвертах почтового адреса корреспондента и обратного адреса, включающего название структурного подразделения правительства области.

4.5.9. Обработка документов для отправки почтовой связью осуществляется в соответствии с Правилами оказания услуг почтовой связи.

4.6. Порядок прохождения внутренних документов

4.6.1. Работа с внутренними документами на этапе их подготовки и оформления организуется так же, как с исходящими документами, а на этапе исполнения - с входящими документами.

4.6.2. Оформленные внутренние документы передаются на подпись руководителям в соответствии с правом подписи документов и распределением обязанностей.

4.6.3. Внутренние документы регистрируются в подразделениях, подготовивших документы.

4.6.4. Передача документов между структурными подразделениями осуществляется через лиц, ответственных за ведение делопроизводства в конкретном структурном подразделении, под расписку в журнале.

4.6.5. Поступившие в подразделения документы передаются на рассмотрение руководителю, который определяет характер дальнейших действий по этому документу.

4.7. Прием, обработка и передача документов по каналам факсимильной связи

4.7.1. Средства факсимильной связи предназначены для оперативной передачи и приема текстов документов и служебных материалов.

Факсимильная связь обеспечивает передачу информации с бумажного носителя (тексты, таблицы, графики и т.д.) и прием этой информации в виде копии (факсимиле), часто называемой на практике факсом или телефаксом.

Факсимильный аппарат, имеющий официальный номер правительства области (53-28-02), установлен в организационном управлении.

Средства факсимильной связи установлены в секретариатах губернатора области, заместителей губернатора области, структурных подразделениях правительства области.

Контроль за использованием факсимильной техники, установленной в секретариатах, структурных подразделениях правительства области осуществляется их руководителями.

Служебные документы, передаваемые и принимаемые по каналам факсимильной связи, юридической силы не имеют.

4.7.2. Объем передаваемого в течение одного сеанса связи документа, не должен превышать 5 листов.

Отправляемый факсом документ должен быть выполнен на качественной бумаге формата А4.

4.7.3. Запрещается передавать по факсимильной связи тексты документов с пометкой "Для служебного пользования" и секретных документов.

4.7.4. Документы, передаваемые по факсимильной связи, должны быть зарегистрированы по месту регистрации данного вида документа.

Письма за подписью руководителей правительства области, передаваемые по факсимильной связи, регистрируются в организационном управлении.

Для передачи факсограмм в несколько организаций, составляется список рассылки, в котором указываются наименование организации, номер факса.

После передачи факсограммы подлинник письма, по мере необходимости, направляется адресату почтовой связью.

Факсограммы, адресованные губернатору области, заместителям губернатора области, руководителям правительства области, регистрируются в организационном управлении. Поступившим подлинникам писем, ранее переданных по факсимильной связи, присваивается регистрационный номер факсограммы, и они передаются исполнителю с пометкой "Подлинник письма", переданного по факсу.

4.7.5. Факсограммы на иностранных языках отправляются при наличии перевода, заверенного лицом, подписавшим факсограмму.

Входящие факсограммы, адресованные губернатору области, заместителям губернатора области, руководителям правительства области на иностранных языках, направляются в отдел протокола и международного сотрудничества секретариата губернатора области для перевода, а затем регистрируются в организационном управлении и передаются адресату.

4.7.6. Подготовленный для передачи подлинник факсограммы визируется исполнителем и подписывается руководителем подразделения.

Поступившие факсограммы учитываются в журнале входящих факсограмм организационным управлением. Факсограммы, поступившие до 16.30, передаются адресату в тот же день, после 16.30 на следующий рабочий день, срочные - немедленно.

Документы для передачи по каналу факсимильной связи представляются в организационное управление с заявкой, подписанной руководителем подразделения. Заявки хранятся в течение года.

4.7.7. Персональная ответственность за правильность передачи (приема) факсограмм возлагается на лиц, ответственных за использование факсимильных аппаратов.

Ответственность за содержание информации, передаваемой по каналам факсимильной связи, возлагается на исполнителя подготовившего документ к передаче и руководителя соответствующего подразделения.

4.8. Порядок приема, обработки и передачи документов по электронной почте

4.8.1. Порядок работы с электронной почтой в правительстве области, исполнительных органах государственной власти области определен распоряжением администрации области от 14.12.2005 N 2119-р "О порядке работы с электронной почтой в системе исполнительных органов государственной власти области".

4.8.2. В правительстве области прием электронных копий документов для отправки и отправка с официального электронного адреса ogv@comch.ru осуществляется организационным управлением в течение рабочего дня.

4.8.3. С официального адреса электронной почты правительства области служебные письма направляются за подписью губернатора области, заместителей губернатора области, руководителей правительства области, с официального адреса структурных подразделений правительства области, исполнительных органов государственной власти области служебные письма направляются за подписью руководителей этих подразделений.

4.8.4. В случае отсутствия в органах государственной власти, органах местного самоуправления адреса электронной почты в сети Интернет, для приема-передачи служебных документов по электронной почте используется система обмена сообщениями органов власти области ( далее- Система обмена ).Порядок работы Системы обмена определяется приказом управления информационных технологий Воронежской области.

4.8.5. Специалист по работе с электронной почтой (далее специалист) обеспечивает ежедневное получение и передачу служебных документов по электронной почте.

4.8.6. Ответственность за ненадлежащую подготовку информации к передаче по электронной почте несет исполнитель, за передачу - специалист.

4.8.7. Передаваемые с помощью электронной почты официальные документы должны иметь подлинник документа на бумажном носителе.

Исполнитель оформляет документ в соответствии с требованиями, предъявляемыми к оформлению служебных документов, и представляет электронную копию документа специалисту.

4.8.8. Электронные копии справочно-информационных материалов, не имеющие исходящего регистрационного номера, при отправлении электронной почтой могут не иметь бумажной копии и должны передаваться с сопроводительным письмом, подписанным должностным лицом.

4.8.9. Специалист отправляет документ адресату, указывает дату и время отправки в журнале учета электронной почты.

Переданная электронная копия документа в течение месяца хранится на жестком диске компьютера.

4.8.10. При получении электронного сообщения на официальный адрес электронной почты правительства области специалист организационного управления:

регистрирует сообщение в журнале регистрации электронной почты;

осуществляет предварительное рассмотрение и, исходя из оценки содержания, передает копию документа на бумажном носителе в организационное управление или структурные подразделения правительства области для регистрации и передачи на рассмотрение руководителю, или пересылает по электронной почте адресату;

передает уведомление отправителю о получении документа. В случае невозможности распечатывания документа, уведомляет об этом отправителя.

4.8.11. Полученная электронная копия документа в течение месяца хранится на жестком диске компьютера.

4.9. Организация информационно-поисковой системы по документам

4.9.1. Для обеспечения эффективного использования информации при принятии решений в правительстве области, исполнительных органах государственной власти области создаются информационно-поисковые системы по документам.

4.9.2. Основой построения поисковых систем является регистрация документов.

В процессе регистрации создаются базы данных для поисковой работы по документам.

4.9.3. В правительстве области справочная работа по документам, их поиск по заданным параметрам осуществляется с использованием технологий АС ДОУ.

Формирование базы электронных документов в правительстве области проводится структурными подразделениями правительства области, регистрирующими документы в базах данных АС ДОУ "Канцелярия", "Обращения граждан", "Документы", "Нормативные правовые акты".

Порядок подключения и доступ пользователей к базам данных по документам правительства области, обращениям граждан определен регламентом работы автоматизированной системы документационного обеспечения управления (АС ДОУ) правительства Воронежской области.

Поиск конкретного документа или подборки документов ведется пользователями по признаку (полю), заполненному в электронной регистрационной карточке, а в базах данных "Документ", "Нормативные правовые акты", а также по ключевым словам.

4.10. Порядок выполнения копировально-множительных работ

4.10.1. Копировально-множительные работы.

Выполнение копировально-множительных работ производится централизованно в организационном управлении.

Основанием для выполнения копировально-множительных работ является заполненный подразделением бланк заказа (приложение N 29).

Изготовление небольших по объему тиражей документов осуществляется в структурных подразделениях правительства области (при наличии копировальной техники).

Изготовление больших по объему тиражей документов для организационно-технического обеспечения мероприятий с участием губернатора области, руководителей правительства области осуществляется на основании письма на имя руководителя организационного управления.

Копированию подлежат документы и материалы только служебного характера, непосредственно связанные с деятельностью правительства области.

Копирование материалов и документов осуществляется в порядке их поступления.

Значительные по объему документы информационного, справочного, методического характера размножаются, как правило, на обеих сторонах листа с уменьшением текста или в виде брошюр.

Поступающие на размножение документы должны быть четко и разборчиво напечатаны на листах бумаги формата не более А3. Брошюры и скрепленные материалы предварительно разброшюровываются и раскрепляются.

Поступающие заказы на выполнение копировальных работ регистрируются в журнале. Изготовленные копии выдаются заказчику вместе с оригиналом документа под роспись в журнале.

4.10.2. Копировально-множительные работы в исполнительных органах государственной власти области выполняются самостоятельно.

4.11. Учет объема документооборота

4.11.1. Объем документооборота составляет количество документов, поступивших в правительство области и созданных в правительстве за определенный период времени. В объеме документооборота учитываются все входящие, исходящие и внутренние документы (как регистрируемые, так и нерегистрируемые).

4.11.2. Подсчет объема документооборота проводится в местах регистрации документов. За единицу учета принимается сам документ, без учета копий.

Размноженные экземпляры подсчитываются организационным управлением отдельно по установленной форме.

Входящие, исходящие, внутренние документы подсчитываются раздельно.

4.11.3. Отчет об объеме документооборота правительства области ежемесячно (нарастающим итогом) формируется организационным управлением по базе данных "Канцелярия" АС ДОУ и представляется руководству правительства области.

Учет количества документов отправляемых по почте, факсу, электронной почте ведется организационным управлением по журнальной системе и реестру ежемесячно (нарастающим итогом).

В исполнительных органах государственной власти области подсчет объема документооборота ведет подразделение (ответственное лицо), на которое возложены функции организации и ведения делопроизводства.

5. Организация документооборота и исполнения документов
по обращениям граждан

5.1. Регистрация и рассмотрение обращений граждан

5.1.1. Делопроизводство по обращениям граждан ведется отдельно от других видов делопроизводства в соответствии с утвержденной на каждый календарный год номенклатурой дел.

5.1.2. Письменные обращения граждан в правительство области или должностному лицу правительства области регистрируются в течение трех дней с момента поступления в отделе по работе с обращениями граждан управления внутренней политики правительства области. При рассмотрении письменных обращений исполнитель проверяет установленные реквизиты письма, наличие указанных автором вложений и приложений и вводит информацию в базу данных "Обращения граждан" АС ДОУ.

Конверты к обращениям сохраняются в тех случаях, когда только пo конвертам можно установить адрес отправителя или когда дата почтового штемпеля необходима для подтверждения времени отправления и получения обращения.

5.1.3. В базу данных "Обращения граждан" АС ДОУ:

заносится фамилия, имя, отчество заявителя, его почтовый адрес, дата регистрации обращения. Если обращение подписано несколькими авторами, то регистрируется первый автор, в адрес которого просят направить ответ. Такое обращение считается коллективным;

определяется и отмечается вид обращения (предложение, заявление, жалоба). Если обращение переслано, то отмечается, откуда оно поступило (из Администрации Президента РФ, Аппарата Правительства РФ, от депутатов Государственной Думы и т.п.), регистрируется номер и дата сопроводительного письма;

отмечается социальное положение и льготный состав автора обращения;

если от данного автора поступило более одного письма, то для всех последующих писем уточняется, являются ли они повторными, и об этом делается пометка в базе данных при регистрации в АС ДОУ;

проставляется шифр темы обращения согласно тематическому классификатору;

создается аннотация текста обращения;

определяется ответственный исполнитель в соответствии с указом губернатора Воронежской области о распределении обязанностей между заместителем губернатора области, руководителями исполнительных органов государственной власти области, руководителями структурных подразделений правительства области.

5.1.4. Обращения граждан, поступившие в исполнительный орган государственной власти области, структурные подразделения правительства области в соответствии с их компетенцией, рассматриваются в течение 30 дней со дня регистрации письменного обращения. В исключительных случаях, а также в случае направления запроса, предусмотренного частью 2 статьи 10 Федерального закона "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации", срок рассмотрения обращения может быть продлен не более чем на 30 дней, о чем гражданин уведомляется должностным лицом, принявшим такое решение.

5.1.5. Ответственность за своевременную качественную организацию рассмотрения обращений граждан возлагается на должностное лицо исполнительного органа государственной власти области, структурного подразделения правительства области, обеспечивающее решение вопросов, затронутых в обращении.

5.1.6. Возврат или передача письменного обращения из одного структурного подразделения правительства области (исполнительного органа государственной власти области) в другое оформляется сопроводительным письмом руководителя структурного подразделения (исполнительного органа государственной власти).

5.1.7. Личный прием граждан осуществляется заместителями губернатора области, первыми заместителями председателя правительства области, заместителями председателя правительства области, руководителями исполнительных органов государственной власти области, руководителями структурных подразделений правительства области и уполномоченными на то лицами.

5.1.8. При личном приеме гражданин предъявляет документ, удостоверяющий его личность.

5.1.9. Организацию приема и запись на прием к заместителям губернатора области, первым заместителями председателя правительства области, заместителями председателя правительства области, руководителям исполнительных органов государственной власти области, руководителям структурных подразделений правительства области осуществляют сотрудники отдела по работе с обращениями граждан управления внутренней политики правительства области, на основании утвержденного губернатором области графика личного приема граждан с учетом содержания обращения гражданина и подведомственности разрешения поставленных в нем вопросов. Прием осуществляется в рабочие дни с 9.00ч. до 13.00 ч. и с 14.00 ч. до 17.00 ч.

5.1.10. Содержание устного обращения заносится в карточку личного приема граждан (приложение N 30) и вводится в базу данных "Личный прием" АС ДОУ.

5.1.11. Регистрационный индекс обращения проставляется в правом нижнем углу первой страницы документа. Индекс состоит из порядкового номера поступившего письма и буквы Л, например: 121-Л.

5.1.12. Повторные предложения, заявления, жалобы граждан, поступившие от одного и того же лица по одному и тому же вопросу, учитываются под регистрационным номером первого обращения с добавлением порядкового номера, проставляемого через дробь: 121/1-Л, 121/2-Л и т.д. На регистрационно-контрольной карточке и в базе данных делается отметка "Повторно".

5.1.13. Все материалы, которые заявители считают нужным сообщить заместителю губернатора области, руководителям исполнительных органов государственной власти области, руководителям структурных подразделений правительства области, прилагаются к карточкам личного приема граждан. Если это повторное обращение, то специалисты отдела по работе с обращениями граждан подбирают предыдущую переписку и передают ее должностному лицу за неделю до официального приема.

5.1.14. В случае если изложенные в устном обращении факты и обстоятельства являются очевидными и не требуют дополнительной проверки, ответ на обращение с согласия гражданина может быть дан устно в ходе личного приема, о чем делается запись в карточке личного приема гражданина.

5.1.15. Письменные обращения и вопросы граждан, с которыми они обратились во время записи на прием к руководителям правительства области, передаются в приемные руководителей правительства области, исполнительных органов государственной власти области и структурных подразделений правительства области для подготовки к личному приему граждан.

5.1.16. По итогам личного приема гражданину, обратившемуся с письменным обращением, направляется письменный ответ о принятых мерах по его личному обращению. Ответ на обращение подписывается руководителем, проводившим личный прием, либо уполномоченным на то должностным лицом.

5.1.17. По просьбе гражданина ему могут быть выданы копии письменных ответов о результатах рассмотрения его обращения, если указанные письменные ответы не были получены гражданином по независящим от него обстоятельствам.

5.2. Работа с отдельными видами обращений

5.2.1. Рассмотрение обращений депутатов Государственной Думы, областной Думы, представительного органа муниципального образования, к которым приложены обращения граждан, осуществляется в первоочередном порядке с установлением контрольных сроков рассмотрения и ответов депутату и заявителю. При работе с письмами депутатов в компьютерной базе данных указывается фамилия и инициалы депутата, исходящий номер письма.

5.2.2. Письма, переданные губернатору области во время его встреч с жителями области и в ходе теле-радио эфиров, регистрируются, ставятся на контроль и рассматриваются в первоочередном порядке.

5.2.3. Письменные обращения, содержащие вопросы, решение которых не входит в компетенцию заместителей губернатора области, первых заместителей председателя правительства области, заместителей председателя правительства области, руководителей исполнительных органов государственной власти области, руководителей структурных подразделений правительства области, направляются в течение семи дней со дня регистрации в соответствующий орган или соответствующему должностному лицу, в компетенцию которых входит решение поставленных в обращении вопросов, с уведомлением гражданина, направившего обращение, о переадресации обращений.

5.2.4. В случае если решение поставленных в письменном обращении вопросов относится к компетенции нескольких государственных органов, органов местного самоуправления или должностных лиц, копия обращения в течение семи дней со дня регистрации направляются секретариатами заместителей губернатора области, первых заместителей председателя правительства области, заместителей председателя правительства области в соответствующие государственные органы, местного самоуправления или должностным лицам.

5.2.5. Обращения, в которых обжалуются судебные решения, возвращаются гражданам, направившим обращение, с разъяснением порядка обжалования данного судебного решения.

5.2.6. Ответы на обращения не даются и не подлежат направлению в исполнительные органы государственной власти области, структурные подразделения правительства области для дальнейшего рассмотрения по существу вопроса обращения граждан:

а) из которых не представляется возможным понять смысл обращения;

б) в которых не содержится информация о фамилии и (или) почтовом адресе автора обращения (за исключением случаев, когда в обращении содержится информация о подготавливаемом или совершенном противоправном деянии);

в) в которых содержатся нецензурные либо оскорбительные выражения, угрозы жизни, здоровью или имуществу должностного лица, членов его семьи, а также в отношении лица, уполномоченного рассматривать обращения граждан;

г) ответ на которые не может быть дан без разглашения сведений, составляющих государственную или иную охраняемую федеральным законом тайну.

В случаях, указанных в подпунктах "а", "г" настоящего пункта, при наличии возможности (когда известны фамилия и почтовый адрес автора обращения) гражданин письменно уведомляется об основаниях принятого решения. При наличии оснований, указанных в подпункте "в" настоящего пункта, гражданин письменно предупреждается о недопустимости злоупотребления правом.

5.2.7. Принимаются к сведению, учитываются в статистических данных, информационных отчетах и подлежат списанию "в дело" с уведомлением автора письменного обращения о принятии к сведению изложенной им информации, следующие письменные обращения:

а) не содержащие конкретных предложений, заявлений или жалоб;

б) не содержащие сведений о нарушенном праве гражданина (объединениях граждан) и основанные на общих рассуждениях автора по проблемам внутренней и внешней политики государства.

5.2.8. Губернатор области, заместители губернатора области, первые заместителями председателя правительства области, заместители председателя правительства области, руководители исполнительных органов государственной власти области, руководители структурных подразделений правительства области могут признать очередное обращение гражданина безосновательным и принять решение о прекращении с ним переписки в случае, если в письменном обращении гражданина содержится вопрос, на который ему многократно давались письменные ответы по существу в связи с ранее направляемыми обращениями, и при этом в обращении не приводятся новые доводы или обстоятельства при условии, что указанное обращение и ранее направляемые обращения направлялись в один и тот же государственный орган, орган местного самоуправления или одному и тому же должностному лицу.

Такое же решение может быть принято и в связи с поступившей официальной информацией о признании в установленном законодательством Российской Федерации порядке автора повторных письменных обращений недееспособным.

О принятом решении по прекращению переписки автор обращения уведомляется в письменном виде.

5.3. Работа с обращениями, поставленными на контроль

5.3.1. Обращения граждан, в которых сообщается о конкретных нарушениях их законных прав, ставятся на контроль заместителем губернатора области, руководителями исполнительных органов государственной власти области, руководителями структурных подразделений правительства области, в соответствии с их компетенцией. На контрольном письме проставляется штамп "контроль" и на сопроводительном документе для ответственного исполнителя делается пометка "письмо подлежит возврату". С контрольных писем при необходимости делаются копии.

5.3.2. Контроль осуществляется:

за рассмотрением обращений граждан, поставленных на контроль губернатором области, заместителем губернатора области, заместителями председателя правительства области;

за выполнением обращений депутатов Государственной Думы, областной Думы, представительного органа муниципального образования по обращениям граждан;

за исполнением обращений, направленных на рассмотрение с контролем из федеральных органов государственной власти;

как правило, за исполнением коллективных и повторных обращений граждан.

5.3.3. Ответы на контрольные обращения анализируются на полноту и качество решения поставленных в обращениях граждан вопросов заместителем губернатора области, руководителями исполнительных органов государственной власти области, руководителями структурных подразделений правительства области

5.3.4. Рассмотренное обращение передается должностному лицу, осуществляющему контроль, для принятия решения о списании ответа в дело или продлении контроля исполнения письма. Ответ, списанный "в дело", оформляется вместе с письмом, сопроводительными документами в единое "дело" и передается в отдел по работе с обращениями граждан управления внутренней политики, где проставляется дата поступления ответа и информация вносится в базу данных.

5.3.5. Отправку законченных рассмотрением обращений в федеральные органы государственной власти осуществляет отдел по работе с обращениями граждан управления внутренней политики правительства области.

5.3.6. Ответы на предложения, заявления, жалобы граждан дают губернатор области, заместитель губернатора области, заместители председателя правительства области, руководители подразделений правительства области, исполнительных органов государственной власти области, или лица на то уполномоченные.

5.3.7. Если в письме содержится несколько вопросов, ответственным за подготовку общего ответа считается исполнитель, указанный в списке ответственных исполнителей первым. Соисполнители направляют ему ответы в части их касающейся.

5.3.8. Индекс письменного ответа состоит из регистрационного номера и индекса дела (по номенклатуре дел), в которое подшивается переписка по данному вопросу.

5.4. Организация работы архива обращений граждан

5.4.1. В отделе по работе с обращениями граждан управления внутренней политики правительства области хранятся обращения граждан и документы по их рассмотрению (поручения, ответы, справки), списанные "в дело" руководителями правительства области.

5.4.2. В архив передаются как завершенные дела, так и обращения, рассмотрение которых не завершено (копии писем, промежуточные ответы). Комплектование архива ведется по районам области. Документы поступают в архив после ввода (или корректировки) в базу данных автоматизированной системы АС ДОУ.

Каждое дело проверяется на наличие в нем необходимых документов (писем, поручений, ответов исполнителя, копий ответа заявителю) и отметки о списании "в дело".

5.4.3. На выданный для временного пользования из архива материал заводится карточка-заменитель с указанием регистрационного номера письма, фамилии лица, получившего документы и даты. При возвращении документов в архив карточка-заменитель уничтожается.

5.4.4. Законченные рассмотрением обращения граждан хранятся в отделе в течение одного года. После экспертизы ценности письма разделяются на документы постоянного и временного хранения и передаются в архив правительства области.

5.4.5. По истечении сроков временного хранения (пять лет) документы по обращениям граждан подлежат уничтожению в установленном порядке.

6. Организация работы с документами в делопроизводстве

Организация работы с документами в делопроизводстве представляет собой совокупность видов работ, обеспечивающих сохранность, учет, систематизацию документов, формирование и оформление дел на делопроизводственной стадии и их передачу в ОГУ "Государственный архив Воронежской области" в соответствии с "Правилами организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях, библиотеках, организациях Российской академии наук" (далее - Правилами).

6.1. Составление номенклатур дел

Правильная организация документов в делопроизводстве обеспечивается составлением номенклатуры дел и формированием документов в дела.

6.1.1. Номенклатура дел - систематизированный перечень заголовков (наименований) дел, заводимых в структурных подразделениях правительства области, исполнительных органах государственной власти области, с указанием сроков их хранения.

Номенклатура дел предназначена для группировки исполненных документов в дела, систематизации и учета дел, определения сроков их хранения и является основой для составления описей дел постоянного, долговременного (свыше 10 лет) хранения и дел по личному составу, а также для учета дел временного (до 10 лет) хранения.

6.1.2. При составлении номенклатуры дел следует руководствоваться положениями и штатным расписанием правительства области или исполнительных органов государственной власти области, перечнями документов с указанием сроков их хранения.

6.1.3. В правительстве области составляются номенклатуры дел структурных подразделений правительства области и сводная номенклатура дел правительства области.

В исполнительных органах государственной власти области составляются собственные номенклатуры дел.

Вновь образованное структурное подразделение правительства области обязано в месячный срок разработать номенклатуру дел и представить на согласование в организационное управление правительства области.

Вновь образованный исполнительный орган государственной власти области обязан в месячный срок разработать номенклатуру дел и представить ее на согласование в областное государственное учреждение (ОГУ) "Государственный архив Воронежской области".

6.1.4. Номенклатура дел структурного подразделения правительства области составляется лицом, ответственным за делопроизводство с привлечением специалистов подразделения.

Номенклатура дел подписывается руководителем структурного подразделения и представляется в организационное управление для составления сводной номенклатуры дел.

Ответственность за составление номенклатуры дел в структурных подразделениях правительства области возлагается на их руководителей.

6.1.5. Сводная номенклатура дел правительства области составляется специалистами организационного управления на основе номенклатур дел структурных подразделений правительства области.

6.1.6. Сводная номенклатура дел правительства области подписывается руководителем организационного управления, исполнителем, согласовывается с экспертной комиссией (далее ЭК) правительства области, экспертно-проверочной комиссией (далее ЭПК) архивного отдела Воронежской области и утверждается заместителем губернатора области - руководителем аппарата губернатора и правительства области. Выписки из сводной номенклатуры дел направляются в структурные подразделения правительства области.

6.1.7. Сводная номенклатура дел правительства области составляется на 5 лет. Номенклатура дел составляется заново (ранее 5 лет) в случае коренных изменений функций и структуры правительства области.

6.1.8. Разделы сводной номенклатуры дел правительства области расположены в номенклатуре в соответствии с утвержденной структурой и штатным расписанием правительства области.

6.1.9. В номенклатуру дел включаются заголовки дел, отражающие все документируемые участки работы структурных подразделений правительства области, исполнительного органа государственной власти области.

6.1.10. Графы номенклатур дел заполняются следующим образом.

В графе 1 номенклатуры дел проставляются индексы каждого дела, включенного в номенклатуру. Индекс дела состоит из установленного в правительстве области цифрового обозначения структурного подразделения и порядкового номера заголовка дела по номенклатуре в пределах структурного подразделения. Индексы дел обозначаются арабскими цифрами.

Например: 02-05, где 02 - обозначение структурного подразделения, 05 - порядковый номер заголовка дела.

В графу 2 номенклатуры дел включаются заголовки дел.

Заголовок дела должен четко, в обобщенной форме, отражать основное содержание и состав документов дела.

Порядок расположения заголовков дел внутри разделов и подразделов номенклатуры дел определяется степенью важности документов. В начале располагаются заголовки дел, содержащие правовые акты, после них документы о деятельности коллегиальных органов, положения и должностные регламенты, плановые и отчетные документы, переписка, номенклатура дел, контрольные карточки или другие учетные документы.

Не допускается употребление в заголовке дела неконкретных формулировок ("разные материалы", "общая переписка").

В заголовках дел, содержащих нормативную правовую, организационно-распорядительную деятельность, указывается вид документа и автор.

Например:

"Постановления правительства Воронежской области за 2009 год", "Приказы руководителя управления по основной деятельности за 2009 год".

В заголовках дел, содержащих документы по одному вопросу, но не связанных последовательностью исполнения, в качестве вида дела употребляется термин "документы", а в скобках указываются основные разновидности документов, которые должны быть сгруппированы в деле.

Например:

"Документы о проведении семинаров по охране труда" (планы, отчеты, информация).

В заголовках дел, содержащих переписку, указывается с кем и по какому вопросу она ведется.

В заголовках дел, содержащих переписку с однородными корреспондентами, последние не указываются, а указывается их общее видовое название.

Например:

"Переписка с архивными учреждениями по вопросам сохранности документов".

В заголовках дел, содержащих плановую или отчетную документацию, указывается период, (квартал, год) на (за) который составлены планы (отчеты).

Например:

"Годовой бухгалтерский отчет управления делами области по основной деятельности за 2008 год".

Заголовки дел могут уточняться в процессе формирования и оформления дел.

Графа 3 номенклатуры дел заполняется по окончании года.

В графе 4 указывается срок хранения дела, номера статей по типовому или ведомственному перечням документов с указанием сроков хранения и год издания перечня.

В графе 5 проставляются отметки о заведении дел, о переходящих делах (например: переходящие с 2008 г.), о лицах, ответственных за формирование дел, о передаче дел в другое структурное подразделение.

Если в течение года в структурных подразделениях правительства области возникают новые документированные участки работы, они дополнительно вносятся в номенклатуру дел. Для вновь заводимых дел в каждом разделе номенклатуры дел оставляются резервные номера.

Форма номенклатуры дел структурного подразделения правительства области (приложение N 31), форма сводной номенклатуры дел правительства области (приложение N 32).

6.2. Формирование и оформление дел

6.2.1. Законченные делопроизводством документы формируются в дела. Формирование дел - группировка исполненных документов в дела в соответствии с номенклатурой дел и систематизация документов внутри дела.

6.2.2. Дела правительства области формируются в структурных подразделениях правительства области ответственными за делопроизводство.

6.2.3. При формировании дел необходимо соблюдать следующие общие правила:

помещать в дело только исполненные документы, в соответствии с заголовками дел по номенклатуре;

группировать в дело документы одного календарного года, за исключением переходящих дел;

раздельно группировать в дела документы постоянного и временного сроков хранения; помещать в дела копии факсограмм, телефонограммы на общих основаниях.

В дело не должны помещаться документы, подлежащие возврату, лишние экземпляры, черновики. По объему дело не должно превышать 250 листов, при наличии в деле нескольких томов (частей), номер (индекс) и заголовок дела проставляются на каждом томе с добавлением "т. 1", "т. 2" и т.д.

Распорядительные документы группируются в дела по видам и хронологии с относящимися к ним приложениями.

Положения, инструкции, утвержденные нормативными правовыми актами, являются приложениями к ним и группируются вместе с указанными актами, если они утверждены в качестве самостоятельного документа, то их группируют в самостоятельные дела.

Указы губернатора области, постановления, распоряжения правительства области, приказы по основной деятельности исполнительных органов государственной власти области регистрируются и формируются в дела отдельно от распоряжений (приказов) по личному составу.

Распоряжения (приказы) по личному составу регистрируются и формируются в отдельные дела с учетом сроков их хранения:

распоряжения (приказы) о назначении, освобождении от должности, перемещении, награждении (срок хранения 75 лет) формируются отдельно от распоряжений (приказов) о предоставлении основных, учебных отпусков, взысканиях, командировках (срок хранения 5 лет).

Протоколы в деле располагаются в хронологическом порядке по номерам. Документы к протоколам, сгруппированные в отдельные дела, систематизируются по номерам протоколов.

Утвержденные планы, отчеты, сметы, программы и другие документы группируются отдельно от их проектов.

Переписка группируется за календарный год и систематизируется в хронологической последовательности: документ - ответ помещается за документом запросом. При возобновлении переписки по определенному вопросу, начавшейся в предыдущем году, документы группируются в дела текущего года.

6.2.4. Дела правительства области, исполнительного органа государственной власти области подлежат оформлению при их заведении и по завершении года.

6.2.5. В зависимости от сроков хранения проводится полное или частичное оформление дел. Полному оформлению подлежат дела постоянного хранения, долговременного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу (распоряжения, приказы о приеме, увольнении, перемещении), лицевые счета по заработной плате, личные дела уволенных Полное оформление дел предусматривает: нумерацию листов в деле, составление листа - заверителя дела, составление в необходимых случаях внутренней описи документов дела, подшивку и переплет дела, внесение уточнений в реквизиты обложки дела.

6.2.6. Обложка дела постоянного хранения оформляется по установленной форме (приложение N 33).

При изменении наименования структурного подразделения правительства области в течение периода, охватываемого документами дела, или при передаче дела в другое структурное подразделение, на обложке дела указывается новое наименование этого структурного подразделения или организации - правопреемника, дата распорядительного документа о переименовании. Прежнее наименование структурного подразделения заключается в скобки.

Индекс дела и заголовок дела переносятся из номенклатуры дел на обложку, в необходимых случаях - в заголовок вносятся уточнения (номера приказов, протоколов и др.). В тех случаях, когда дело состоит из нескольких томов, на обложку каждого тома вносится общий заголовок дела и заголовок каждого тома.

В заголовках дел, содержащих копии документов, указывается их копийность. Подлинность документов дела в заголовке не указывается.

Дата на обложке дела указывается арабскими цифрами число и год, название месяца пишется полностью словами. Даты дела не указываются на обложках дел, содержащих годовые планы и отчеты, так как они отражены в заголовках дел.

Надписи на обложке дела следует выполнять четко, светоустойчивыми чернилами.

Документы, составляющие дело, подшиваются на четыре прокола в твердую обложку или переплетаются.

В целях обеспечения сохранности закрепления порядка расположения документов, включенных в дело, все его листы, кроме листа - заверителя и внутренней описи, нумеруются. Листы нумеруются простым карандашом, цифры проставляются в правом верхнем углу листа, листы дел, состоящих из нескольких томов, нумеруются по каждому тому отдельно.

После завершения нумерации листов составляется заверительная надпись и оформляется в деле на отдельном листе. В заверительной надписи цифрами и прописью указывается количество листов в данном деле, должность и подпись ее составителя с расшифровкой подписи, дата составления.

6.2.7. Контроль за формированием дел в структурных подразделениях правительства области осуществляется организационным управлением.

6.3. Организация оперативного хранения документов

6.3.1. Организация оперативного хранения документов на бумажной основе в структурных подразделения правительства области.

С момента заведения и до передачи на архивное хранение или уничтожение дела хранятся по месту их создания.

Руководители структурных подразделений правительства области обязаны обеспечивать сохранность документов и дел.

В структурных подразделениях правительства области дела постоянного, временного хранения и по личному составу хранятся в течение 2-х лет. По истечении этого срока дела сдаются по описям в архив правительства области.

Завершенные дела временного хранения (до 10 лет) остаются в структурных подразделениях правительства области для использования в работе. По истечении сроков хранения дел, ответственными за делопроизводство в структурных подразделениях правительства области, составляется акт о выделении к уничтожению дел. Акт представляется на согласование с постоянно действующей экспертной комиссией правительства области.

Выдача дел для работы другим структурным подразделениям правительства области производится с разрешения руководителя структурного подразделения на срок не более одного месяца, под расписку.

По истечении месячного срока дело должно быть возвращено на место его хранения.

Изъятие документов производится с ведома руководства правительства области, в присутствии должностных лиц, у которых производится изъятие, с обязательным оформлением протокола и акта об изъятии подлинников документов.

В деле остается заверенная копия изъятого документа и акт о причинах выдачи подлинника документа.

6.3.2. Организация оперативного хранения электронных документов устанавливается регламентом работы автоматизированной системы документационного обеспечения управления правительства Воронежской области.

7. Порядок передачи документов на архивное хранение

Документы правительства области, исполнительных органов государственной власти области после проведения экспертизы их ценности подлежат передаче на постоянное хранение в ОГУ "Государственный архив Воронежской области".

Для хранения документов правительства области, относящихся к государственной собственности и документов временного (свыше 10 лет хранения), а также документов по личному составу, их учета, использования, отбора и подготовки к передаче на постоянное хранение, в правительстве области образован архив. Функциональную деятельность архива осуществляют специалисты организационного управления. В исполнительных органах государственной власти области образуются свои архивы.

Подготовка дел к передаче на хранение в архив предусматривает работу, которая проводится в структурных подразделениях правительства области и включает в себя следующие этапы:

проведение экспертизы ценности документов;

полное оформление дел;

составление описи дел;

составление актов о выделении к уничтожению дел с истекшими сроками хранения.

Специалисты организационного управления осуществляют контроль и оказывают методическую помощь структурным подразделениям правительства области в проведении вышеуказанных работ.

7.1. Экспертиза ценности документов

7.1.1. Экспертиза ценности документов - отбор документов на государственное хранение или установление сроков их хранения на основании критериев их ценности.

Экспертиза ценности документов проводится на основании перечня документов, с указанием сроков их хранения и номенклатуры дел.

7.1.2. Для организации и проведения экспертизы ценности документов в правительстве области, создается постоянно действующая экспертная комиссия (далее - ЭК) из числа наиболее квалифицированных специалистов в количестве не менее 3 человек. В состав ЭК обязательно включается специалист организационного управления.

ЭК создается постановлением правительства Воронежской области.

Функции и права ЭК определяются положением об ЭК, которое утверждается распорядительным документом.

7.1.3. Предварительная экспертиза ценности документов ежегодно осуществляется работниками структурных подразделений правительства области под непосредственным руководством специалистов организационного управления, в исполнительных органах государственной власти области - под руководством специалистов ОГУ "Государственного архива Воронежской области".

При проведении экспертизы ценности документов в структурных подразделениях правительства области осуществляется отбор дел постоянного, долговременного (свыше 10 лет) хранения для передачи в архив правительства.

Окончательное решение по результатам экспертизы ценности документов принимается ЭК правительства области, оформляется протоколом.

7.2. Составление и оформление описей дел

7.2.1. Для обеспечения комплектования архива правительства области, на все завершенные в делопроизводстве дела постоянного хранения, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу составляются архивные описи.

Каждое структурное подразделение правительства области ежегодно составляет описи на дела постоянного хранения и по личному составу под непосредственным руководством специалистов организационного управления.

Описи дел структурных подразделений составляются по установленной форме в двух экземплярах и представляются в архив правительства области через год после завершения дел в делопроизводстве.

7.2.2. Специалистами организационного управления на основе описей дел структурных подразделений правительства области составляется годовой раздел сводной описи дел правительства области по установленной форме.

7.2.3. Отбор документов к уничтожению и составление акта о выделении их к уничтожению производится после составления сводных описей дел постоянного хранения за соответствующий период. Описи и акты рассматриваются на заседании ЭК правительства области и направляются на согласование с ЭПК архивного отдела Воронежской области.

Сводный акт о выделении к уничтожению документов с истекшими сроками хранения составляется специалистами организационного управления. Порядок оформления описей и акта приведены в приложениях NN 34, 35, 36, 37, 38, 39, 40.

7.2.4. Историческая справка и предисловие к описи.

Историческая справка составляется к архивному фонду правительства области и состоит из информации по истории фонда правительства области и истории архивного фонда исполнительной власти Воронежской области.

Первый раздел - история фондообразователя включает: данные о создании правительства Воронежской области, хронологическая последовательность всех реорганизаций со ссылкой на нормативные правовые акты, распорядительные документы; задачи, функции и их изменения; состав исполнительных органов государственной власти области.

Второй раздел - история архивного фонда включает:

дату первого поступления документов фонда в архив и крайние даты;

степень сохранности документов;

особенности формирования, описания и систематизации документов;

сведения о наличии документов, выходящих за хронологические границы фонда.

Третий раздел включает:

обобщенную характеристику фонда по составу и содержанию документов в целом и отдельных групп документов.

Справка подписывается составителем.

Историческая справка дополняется при пополнении фонда или в случае реорганизации, изменения структуры и функций правительства области.

Историческая справка представляется в ОГУ "Государственный архив Воронежской области" вместе с каждой законченной описью.

Предисловие к описи включает сведения о структуре правительства области за период, который охватывают дела описи, дается краткая характеристика содержания и полноты документов фонда, включенных в раздел; указывается наличие дел, выходящих за хронологические границы фонда; освещаются особенности формирования, описания и систематизации заголовков дел.

Предисловие к описи подписывается составителем с указанием должности и даты составления предисловия к описи.

7.3. Подготовка и передача документов в архив правительства области

7.3.1. В архив правительства области передаются полностью оформленные дела постоянного хранения и по личному составу.

7.3.2. Прием дел производится по описям.

При этом на обоих экземплярах описи указываются цифрами и прописью количество принятых дел, дата приема - передачи дел, а также подписи специалиста организационного управления и специалиста структурного подразделения правительства области, передавшего дела на хранение в архив.

7.3.3. При ликвидации или реорганизации структурного подразделения правительства области, ответственным за делопроизводство, в период проведения ликвидационных мероприятий, осуществляется формирование всех имеющихся документов в дела. Оформленные дела передаются по описям в архив правительства области, независимо от сроков хранения документов.

При ликвидации или реорганизации исполнительного органа государственной власти области, вопросы передачи документов постоянного хранения и по личному составу решаются с архивным отделом Воронежской области и ОГУ "Государственный архив Воронежской области".

До решения вопроса о передаче, документы должны быть сформированы в дела, оформлены и описаны в соответствии с Правилами.

7.3.4. Хранение и учет архивных документов, создание к ним научно-справочного аппарата (составление исторической справки, предисловия к описи), их использование, подготовка к передаче на государственное хранение осуществляется в соответствии Правилами.

7.3.5. По истечении предельных сроков хранения в архиве правительства области, документы постоянного хранения передаются на хранение в ОГУ "Государственный архив Воронежской области".

Прием дел на государственное хранение проводится поединично по описям дел, оформляется актом приема-передачи, составленным в двух экземплярах.

7.4. Использование документов архива правительства области

7.4.1. Основными формами использования документов архива являются:

исполнение социально-правовых запросов граждан в форме архивной справки и архивной выписки;

выдача заверенных архивных копий документов;

исполнение тематических запросов.

Архивные справки, выписки и копии выдаются на основании письменного запроса организации или частного лица.

Срок исполнения запросов социально-правового характера граждан и организаций по материалам архива правительства области не должен превышать 30 дней со дня регистрации обращения. При сложных запросах срок может быть продлен, но не более чем на 30 дней с обязательным уведомлением об этом заявителя.

Пересылка непрофильных запросов по принадлежности в другие организации или архивы, а также информирование об этом заявителя должно осуществляться в 5-дневный срок с момента обращения.

7.4.2. Архивные справки составляются на основании документов, хранящихся в архиве правительства области, на бланке письма организационного управления.

Архивная справка подписывается руководителем организационного управления, во время отсутствия руководителя - заместителем руководителя, либо начальником общего отдела организационного управления (в соответствии с должностным регламентом) и специалистом общего отдела организационного управления, исполнившим запрос и заверяется круглой печатью организационного управления.

7.4.3. Архивные копии и выписки из документов.

Архивные копии и выписки из документов выдаются в соответствии с запросом. Идентичность подлиннику, выданных архивных копий и выписок, заверяется подписью руководителя организационного управления или его заместителем (начальником общего отдела организационного управления) и круглой печатью организационного управления.

Выписка производится только из документа, в котором содержится несколько отдельных, не связанных между собой вопросов. Выписка должна воспроизводить полный текст части документа, относящейся к запросу.

Отдельные слова и выражения подлинного документа, вызывающие сомнение в их достоверности, оговариваются словами: "В тексте неразборчиво" или "Так в документе".

7.4.4. Архивные выписки изготавливаются на бланке письма организационного управления с обозначением названия документа: "Архивная выписка".

После текста архивной копии или выписки указывается архивный шифр документа. Все листы архивной копии или выписки должны быть скреплены, пронумерованы и на месте скрепления заверены круглой печатью организационного управления.

Архивные справки, копии и выписки из архивных документов направляются заявителям по почте или выдаются под расписку на руки, при предъявлении паспорта или иного документа, удостоверяющего личность.

7.4.5. Дела, находящиеся на хранении в архиве правительства области, предоставляются для работы сотрудникам структурных подразделений в помещении архива или во временное пользование (не более одного месяца) под роспись в журнале регистрации выдачи дел.

При работе с подлинными документами, в делах не разрешается вносить поправки, делать пометки. Изъятие архивных документов из дел не допускается.

Подлинники протоколов заседаний правительства и президиума правительства области, правовые акты губернатора области и правительства области из архива правительства области не выдаются.

7.4.6. Органами правопорядка из архива правительства области могут быть изъяты документы в соответствии с законодательством Российской Федерации.

В деле остаются заверенные копии изъятых документов и акт о причинах выдачи подлинников документов.

8. Порядок изготовления, использования, учета и хранения печатей и штампов

8.1.1. Порядок изготовления гербовых печатей регламентируется ГОСТом Р 51511-2001 "Печати с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации. Форма, размеры и технические требования".

Размещение заказов на изготовление гербовых печатей должно осуществляться только на предприятиях, имеющих сертификат соответствия.

Гербовые печати изготавливаются в строго ограниченном количестве. Решение о необходимости изготовления гербовых печатей и их количество принимает губернатор области.

8.1.2. Необходимость изготовления штампов с факсимильным воспроизведением подписи губернатора области, заместителей губернатора области определяется губернатором области, заместителями губернатора области соответственно.

8.13. Письма-заявки структурных подразделений правительства области с эскизами печатей и штампов направляются в организационное управление на согласование и оформление заказа на изготовление.

8.14. Размещение заказов на изготовление печатей и штампов осуществляет управление делами Воронежской области на основании заявки организационного управления.

Образец оформления заявки (приложение N 41).

8.2. Использование печатей и штампов

8.2.1. Гербовой печатью удостоверяются документы, отражающие информацию о фактах, имеющих особое юридическое значение (договора, соглашения); права организации или отдельных лиц, финансовые документы. 8.2.1. Гербовые печати правительства области с изображением Герба Воронежской области проставляют на документах, подписанных губернатором области, заместителями губернатора области, первыми заместителями председателя правительства области, заместителями председателя правительства области.

8.2.2. Гербовая печать управления делами Воронежской области с изображением Герба Воронежской области проставляется на документах подписанных руководителем управления делами Воронежской области.

8.2.3. Гербовую печать с изображением Герба Воронежской области проставляют на служебных удостоверениях.

8.2.4.Гербовая печать правительства области ставится на копиях договоров, соглашений, доверенностей и иных актов губернатора области, правительства области, содержащих оригинальную печать, в целях свидетельствования верности копий документов для представления в судебные и иные органы.

Оттиск всех элементов печати проставляется таким образом, чтобы он захватывал часть наименования должности лица, подписавшего документ.

На документах финансового характера оттиск печати проставляют на специально отведенном месте. Как правило, это место нанесения оттиска печати обозначается символом "м.п." без наименования должности и подписи. Оттиск печати должен быть хорошо читаемым.

8.2.5. Для структурных подразделений правительства области, в зависимости от целевого назначения, изготавливаются круглые мастичные печати и штампы без государственной символики. В этих случаях, в печати, вместо изображения Герба Воронежской области размещается название конкретного структурного подразделения.

8.2.6. В управлении государственной службы и кадров применяются круглые печати с надписью "Управление государственной службы и кадров", "Комиссия по определению стажа государственной службы гражданских служащих исполнительных органов государственной власти Воронежской области", "Конкурсная комиссия правительства Воронежской области".

8.2.7. В организационном управлении применяется круглая печать с надписью "Организационное управление" для отметки командировочных удостоверений, на справках социально-правового характера и копиях выданных документов.

8.2.8. Для проставления отметок о получении, регистрации, прохождении и исполнении документов применяются соответствующие штампы: "Контроль", "Копия верна", "Подлежит возврату", "Регистрационный штамп" (на входящие документы.)

8.2.9. Штампы с факсимильным воспроизведением подписи губернатора области, заместителей губернатора области разрешается использовать на копиях, подписанных в установленном порядке документов, при подготовке поздравительных адресов, открыток и иных документов в случаях, когда один и тот же документ направляется более чем в четыре адреса.

Использование указанных штампов при оформлении подлинников документов запрещается.

Перечень документов, на которые проставляется оттиск гербовой печати в приложении N 42, перечень документов, на которых проставляется оттиск простых круглых печатей в приложении N43

8.3. Учет и хранение гербовых печатей

8.3.1. Все изготовленные печати и штампы учитываются в организационном управлении в специальном журнале учета выдачи печатей и штампов и выдаются под расписку сотрудникам структурных подразделений аппарата губернатора и правительства области, отвечающим за их использование и сохранность (приложение 44).

8.3.2. Пришедшие в негодность и аннулированные печати и штампы возвращаются в организационное управление, где уничтожаются по акту комиссией по уничтожению печатей, штампов и бланков и оформляются протоколом.

8.3.3. Об утере печати или штампа незамедлительно ставится в известность организационное управление.

8.3.4.. Контроль использования печатей и штампов возлагается на руководителей подразделений.

8.3.5. Сотрудник, кому были выданы печати или штампы, при оставлении должности обязан сдать их в организационное управление.

8.3.6. Печати и штампы хранятся в структурных подразделениях правительства области в надежно закрываемых и опечатываемых сейфах или шкафах.

8.3.7. Проверку наличия и контроль за использованием печатей и штампов в структурных подразделениях правительства области осуществляет организационное управление.

Результаты проверок рассматриваются комиссией по уничтожению печатей, штампов и бланков и оформляются протоколом.

Приложение N 1

Перечень
бланков губернатора Воронежской области, правительства Воронежской области, исполнительных органов государственной власти области

Бланк указа губернатора Воронежской области (приложение N5)

Бланк постановления правительства Воронежской области (приложение N6)

Бланк распоряжения правительства Воронежской области (приложение N7)

Бланк письма губернатора Воронежской области (приложение N14)

Бланк письма правительства Воронежской области (приложение N15, N19)

Общий бланк правительства Воронежской области

Бланк протокола заседания правительства Воронежской области

Бланк протокола заседания президиума правительства Воронежской области

Бланк протокола поручений, определенных на еженедельном оперативном совещании у губернатора Воронежской области

Бланк приказа исполнительного органа государственной власти области (приложения N8, N9, N10)

Бланк письма исполнительного органа государственной власти области (приложение 17)

Приложение N 2
к п. 2.1.12.

Журнал
учета выдачи бланков с изображением Герба Воронежской области

N п/п	Наименование вида бланка с изображением Герба Воронежской области	Количество экземпляров	Номера бланков с изображением Герба Воронежской области	Наименование подразделения, фамилия и инициалы лица-получателя бланков	Расписка в получении	Примечание (отметка об уничтожении и т.д.)
1.	2.	3.	4.	5.	6.	7.

Образец журнала учета и выдачи бланков с изображением Герба Воронежской области

Приложение N 3

Схема расположения реквизитов на бланке

"Схема расположения реквизитов на бланке"

Приложение N 4
к п.п. 3.1.5, 3.2.9, 3.8.6

Лист согласования

Наименование вида документа (указ, постановление,

распоряжение, договор (соглашение)) и заголовок проекта документа________________________________________________________________

___________________________________________________________________

Руководитель исполнительного органа

государственной власти области, структурного

подразделения правительства области,

других организаций, представляющих проект______________________________

должность, инициалы, фамилия, личная подпись, дата

Должность руководителя, наименование организации	Инициалы, фамилия	Дата поступления (передачи) проекта, подпись*	Замечания, предложения**	Личная подпись, дата

________________________________________

* Заполняет лицо, ответственное за делопроизводство в структурных подразделениях правительства области. Проект датируется следующим днем при поступлении после 15.00.

** При отсутствии замечаний (предложений) следует указать "Согласовано".

При наличии замечаний (предложений) следует указать "Замечания (предложения, заключение) прилагаются".

Приложение N 5
к п. 3.1.7

Указ Губернатора Воронежской области
от 4 мая 2009 г. N 132-у
"О структуре исполнительных органов государственной власти Воронежской области"

В соответствии с Уставом Воронежской области и на основании закона Воронежской области от 30.09.2008 N 76-ОЗ "О системе исполнительных органов государственной власти Воронежской области" постановляю:

1. Утвердить прилагаемую структуру исполнительных органов государственной власти Воронежской области.

2. Признать утратившими силу:

указ губернатора Воронежской области.

3. Контроль за исполнением настоящего указа возложить на заместителя губернатора области Фамилия И.О.

Губернатор Воронежской области И.О. Фамилия

Визы на оборотной стороне

Образец оформления указа губернатора области

Приложение N 6
к п. 3.2.10

Постановление Правительства Воронежской области
от 2 февраля 2009 г. N 41
"О материальном обеспечении спортивных мероприятий"

Принимая во внимание рекомендации Федерального агентства по физической культуре и спорту и рост цен на потребительском рынке, правительство Воронежской области постановляет:

1. Утвердить прилагаемый порядок материального обеспечения спортивных мероприятий, проводимых на территории Воронежской области.

2. Департаменту образования, спорта и молодежной политики Воронежской области разработать план спортивных мероприятий на 2009 год согласно приложению N 1.

3. Департаменту экономического развития Воронежской области разработать нормы расходов на обеспечение питанием спортсменов при проведении спортивных мероприятий согласно приложению N 2.

4. Контроль за исполнением настоящего постановления возложить на заместителя председателя правительства Воронежской области - руководителя департамента образования, спорта и молодежной политики Воронежской области Фамилия И.О.

Губернатор Воронежской области И.О. Фамилия

Визы на оборотной стороне

Образец оформления постановления правительства области

Приложение N 7
к п. 3.2.10

Распоряжение Правительства Воронежской области
от 16 января 2009 г. N 43-р
"О проведении областного конкурса "Голос Отечества"

В целях повышения интереса к музыкальным произведениям патриотической направленности, уважительного отношениям к делам и свершениям старшего поколения:

1. Провести в январе-мае 2009 года областной конкурс в рамках ежегодной Российской национальной премии "Голос Отечества".

2. Утвердить прилагаемый состав оргкомитета областного конкурса "Голос Отечества".

3. Управлению культуры Воронежской области (Фамилия):

- разработать и утвердить положение о проведении областного конкурса "Голос Отечества";

- осуществить финансирование мероприятий областного конкурса "Голос Отечества" за счет средств, предусмотренных Законом Воронежской области "Об областном бюджете на 2009 год и на плановый период 2010 и 2011 годов" по разделу 0801 "Культура" согласно приложению.

4. Контроль за исполнением настоящего распоряжения возложить на первого заместителя председателя правительства Воронежской области Фамилия И. О.

Губернатор Воронежской области И.О. Фамилия

Визы на оборотной стороне

Образец оформления распоряжения правительства области

Приложение N 8
к. п.п. 3.1.5, 3.2.9

Визирование:

Заместитель губернатора

Воронежской области- первый

заместитель председателя правительства

Воронежской области                      личная подпись    И.О.Фамилия

00.00.200__

Руководитель управления

информационных технологий

Воронежской области                      личная подпись    И.О. Фамилия

00.00.200__

Руководитель правового

управления правительства

Воронежской области                      личная подпись     И.О. Фамилия

00.00.200__

Начальник общего отдела                  Начальник отдела правовой

организационного управления              и кадровой работы

правительства Воронежской области        управления

   личная подпись  И.О. Фамилия           личная подпись  И.О. Фамилия

00.00.200__                              00.00.200__

55-15-27                                 23-34-56

Образец оформления визирования указа (постановления, распоряжения)

Приложение N 9
к. п. 3.4.2

Департамент аграрной политики Воронежской области

___________________________________________________________________

наименование организации

Приказ
от 15 января 2009 г. N 6
Об утверждении Инструкции по делопроизводству

В связи с...

___________________________________________________________________

приказываю:

1. Утвердить и ввести в действие прилагаемую Инструкцию по делопроизводству.

2.__________________________________________________________________

___________________________________________________________________

3. Признать утратившим силу приказ_

___________________________________________________________________

4. Контроль за исполнением настоящего приказа возложить на _

___________________________________________________________________

Заместитель

председателя правительства

Воронежской области -

руководитель департамента    ____________        И.О. Фамилия

                            личная подпись

Визы (на оборотной стороне)

Образец оформления приказа по основной деятельности

Приложение N 10
к. п. 3.4.2

Департамент аграрной политики Воронежской области

___________________________________________________________________

наименование организации

Номер документа	Дата составления
38л/с	30.01.2009

Приказ
о приеме работника на работу

Принять на работу

	Дата
с	03.02.2009
по

Антонов Игорь Петрович___________________________________________

фамилия, имя, отчество

в общий отдел____________________________________________________

структурное подразделение

инженер_________________________________________________________

должность (специальность, профессия), разряд, класс (категория)

________________________________________________________________

классификации

________________________________________________________________

условия приема на работу, характер работы

с тарифной ставкой (окладом)   3000   руб.       коп.

                               цифрами

надбавкой  50%     руб.         коп.

          цифрами

с испытанием на срок  3 месяца(ев)

Основание:

Трудовой договор от " 30 " января  2009 г.   N 18

Заместитель

председателя правительства

Воронежской области -

руководитель департамента         ___________      И.О. Фамилия

                                личная подпись

С приказом

работник ознакомлен       Антонов      " 30 " января 2009г.

                       личная подпись

Образец оформления приказа по личному составу (прием на работу)

Приложение N 11
к п. 3.4.2.

Департамент экономического развития Воронежской области

___________________________________________________________________

наименование организации

Номер документа	Дата составления
115л/с	02.02.2009

Приказ об увольнении

Прекратить действие трудового договора от " 01" 10.  2001 г. N 89

                             уволить   "04" 02. 2009 г.

                            (ненужное зачеркнуть)

Табельный номер

Марчук Федор Михайлович

фамилия, имя, отчество

общий отдел

структурное подразделение

инженер

должность (специальность, профессия), разряд, класс (категория)

       классификации

В связи с призывом на военную службу пункт I статьи 83 Трудового

кодекса   Российской Федерации

___________________________________________________________

основание прекращения (расторжения) трудового договора (увольнения)

Основание:  1. Заявление Марчука Ф.М. от 30.01.2009

            2. Повестка из военкомата N 00 от 22.12.2008

________________________________________________________________

заявление работника, служебная записка, медицинское заключение и т.д.

Первый заместитель

председателя правительства

Воронежской области -

руководитель департамента         ___________       И.О. Фамилия

                                 личная подпись

С приказом

работник ознакомлен     _____________     "02" февраля 2009 г.

                        личная подпись

Мотивированное мнение выборного

профсоюзного органа в письменной форме

(от "31" января 2009 г. N 9) рассмотрено

Образец оформления приказа по личному составу (увольнение с работы)

Приложение N 12
к п. 3.5.4.

Правительство Воронежской области

Протокол
заседания комиссии по вопросам международной гуманитарной помощи при губернаторе Воронежской области

26 января 2009 года N 1

Председатель

(Председательствующий)       - И.О. Фамилия (в именительном падеже)

Секретарь                    - И.О. Фамилия (в именительном падеже)

Присутствовали:

Члены комиссии               - И.О.Фамилия (в алфавитном порядке)

Приглашенные:

Наименование должностей       - И.О.Фамилия (в алфавитном порядке)

присутствующих

                              или

Приглашенные:                 16 человек (список прилагается)

                         Повестка дня:

     1. Название вопросов, инициалы и фамилия докладчика.

     2. _

     3. _

1. Слушали: (Фамилия И.О., должность докладчика).

Выступили: фамилии, инициалы лиц, выступивших в прениях, их должности,

краткое содержание выступления.

Решили: решение или постановление протокола.

Постановили: _

Председатель комиссии      Личная подпись        И.О. Фамилия

Секретарь комиссии         Личная подпись        И.О. Фамилия

Образец оформления полного протокола

Приложение N 13
к п. 3.5.4.

Правительство Воронежской области

Выписка из протокола
заседания комиссии по вопросам международной гуманитарной помощи при губернаторе области

00.00.0000                              N

дата проведения заседания               номер документа

        место проведения заседания или составления

Председатель             И.О. Фамилия (в именительном падеже)

Секретарь                И.О. Фамилия (в именительном падеже)

Присутствовали           Фамилия И.О.

Приглашенные             Фамилия И.О. членов коллегиального органа

                         в  именительном падеже,

                         в алфавитном порядке

2. Название вопроса, Ф.И.О. докладчика.

Выступили:

И.О. Фамилия

Краткое содержание выступления

И.О.Фамилия

Краткое содержание выступления

Решили:________________________________________________________

_______________________________________________________________

_______________________________________________________________

Председатель комиссии                               И.О. Фамилия

                       печать    личная подпись

Секретарь                        личная подпись     И.О. Фамилия

Верно

Секретарь комиссии               личная подпись     И.О. Фамилия

03.05.2009

                   Печать ставится в необходимых случаях

Образец оформления выписки из протокола

Приложение N 14
к п. 3.6.

Губернатор Воронежской области

пл. им. Ленина, 1, г. Воронеж, 394018, тел./факс (4732) 53-28-02, телетайп 153033 ZVON RU, e-mail: ogv@comch.ru

ОГРН 1043600176168, ИНН/КПП 3664002931/366401001

     18.04.2009               N     01-7/И-832

     На N    03-15/1799 от  28.03.2009

Министру образования и науки

Российской Федерации

А.А Фурсенко

О реализации национального проекта

                   Уважаемый Андрей Александрович!

     Направляем информацию о реализации национального проекта

"Образование" в Воронежской области.

Приложение:   1. Сведения о параметрах реализации проекта (форма 1-ПС)

                 на 3 л. в 1 экз.

              2.Сведения  о   выполнении сетевого графика реализации

                проекта (форма 3 СГ) на 7 л. в 1 экз.

                личная подпись                И.О. Фамилия

Иванов

55-16-22

Образец оформления продольного бланка письма губернатора области (должностного лица)

Приложение N 15
к п. 3.6.

Правительство Воронежской области

пл. им. Ленина, 1, г. Воронеж, 394018, тел./факс (4732) 53-28-02, телетайп 153033 ZVON RU, e-mail: ogv@comch.ru

ОГРН 1043600176168, ИНН/КПП 3664002931/366401001

     12.01.2009      N   01-9/И-10

     На N ____________ от  ______________

Министру

регионального развития

Российской Федерации

И. О. Фамилия

О реализации
приоритетного национального проекта "Доступное и комфортное жилье - гражданам России" за декабрь 2008 г.

                     Уважаемый Виктор Федорович!

     Направляем информацию о реализации в Воронежской области

приоритетного национального проекта "Доступное и комфортное жилье -

гражданам России" по форме 3-СГ (сведения о параметрах реализации

национального проекта

     Приложение: на 5 л. в 1 экз.

Губернатор Воронежской области                 И.О. Фамилия

Савельев

55-02-65

Образец оформления продольного бланка письма правительства области

Приложение N 16
к п. 3.6.

Заместитель Губернатора Воронежской области

пл. им. Ленина, 1, г. Воронеж, 394018, тел./факс 55-26-15

     19.01.2009    N  02-1/И-79

     На N А50-8287 от 29.12.2008

Помощнику

полномочного представителя

Президента Российской Федерации

А.Л. Парамонову

О резерве управленческих кадров Воронежской области

                   Уважаемый Андрей Леонидович!

     В соответствии с поручением помощника Президента Российской

Федерации от 16.12.2008 г. N А4-19544Пом и письмом  от 29.12.2008 г.

N А50-8287 направляем Вам информацию о ходе формирования резерва

управленческих кадров Воронежской области за январь 2009 г.

      Приложение: в 1 экз. на 1 л.

                         личная подпись             И.О. Фамилия

Иванова

55-29-14

Образец оформления письма на бланке должностного лица

Приложение N 17
к п. 3.6.

Правительство

Воронежской области                         Руководителю

Организационное                             клиентской службы

управление                                  по Коминтерновскому району

пл. им. Ленина, 1, г. Воронеж,              г. Воронежа

       394006                               управления пенсионного фонда

Тел./ факс (4732)  00-00-00                 Российской Федерации по

17.11.2009    N    17-12/503                Воронежской области

На N   02-15/420    от    01.11.2009        ул. Донская, д. 73

                                            Воронеж   394016

О направлении архивной справки

     Для подтверждения трудового стажа Панферовой Анны Ивановны

направляем архивную справку о работе ее в управлении служебными

зданиями Воронежского облисполкома.

     Приложение: на 1 л. в 1 экз.

Руководитель управления                        И.О. Фамилия

Иванова

55-18-22

Образец оформления углового бланка письма структурного подразделения правительства области

Приложение N 18
к п. 3.6.

Управление                                Министерство культуры

культуры Воронежской области              Российской Федерации

пл. им. Ленина, 12, г. Воронеж,

Тел./ факс (4732)  55-55-55

e-mail:

ОГРН 0000000000000

ИНН/КПП 0000000000/000000000

17.09.2009  N   01-21/661

На N

О здании краеведческого музея

Воронежский областной краеведческий музей является одним из старейших_

Во время неоднократных перемещений фондов музея_.

Учитывая вышеизложенное, прошу изыскать возможность_..

Руководитель управления                           И.О. Фамилия

Иванов

55-16-32

Образец оформления углового бланка письма исполнительного органа государственной власти области

Приложение N 19
к п. 3.7.

Правительство                           Government

Воронежской                             of the Voronezh

области                                 region

пл. им. Ленина, 1, г. Воронеж,          Lenin square, 1, Voronezh,

394018,  Россия                         394018, Russia

Факс: (4732) 00-00-00,                  Fax: (4732) 00-00-00,

(4732) 00-00-00                         (4732) 00-00-00

e-mail: ves@comch.ru,                   e-mail: ves@comch.ru,

ogv@comch.ru                            ogv@comch.ru

14 февраля 2009 г.  N   01-30/15        ______________ N___________

На N __________ от _____________        На N __________ от_________

Министру сельского и лесного хозяйства Баварии

Доктору Йозефу Миллеру

Факс: 49-89-2182-2710

                          Уважаемый доктор Миллер!

     Правительство Воронежской области свидетельствует Вам  глубокое

уважение и выражает надежду на успешное развитие нашего дальнейшего

сотрудничества.......

     Еще раз свидетельствуем Вам искреннее уважение и надеемся на Ваше

содействие в реализации достигнутых договорённостей и установленных

контактов.

     С наилучшими пожеланиями,

губернатор Воронежской области                      И. Фамилия

Образец оформления служебного письма, направляемого за рубеж

Приложение N 20
к п. 3.7.

Правительство                               Президенту компании

Воронежской области                         "Интимекс"

Секретариат                                 господину Нгуен Кам Ту

Губернатора Воронежской области             Факс: (495) 135-21-20

пл. им. Ленина, 1, г. Воронеж,

Россия, 394018

Тел./факс (4732) 55-56-88

e-mail: ves@comch.ru

15.03.2009   N   18-10/316

На N______________________

                     Уважаемый господин Нгуен Кам Ту!

     От имени  правительства Воронежской области свидетельствуем

Вам свое почтение и имеем честь пригласить Вас_.

     С уважением и наилучшими пожеланиями,

     руководитель секретариата                      И.О. Фамилия

Образец оформления служебного письма, направляемого за рубеж

Приложение N 21
к п. 3.9.1.

Форма
списка на рассылку телеграммы

Телеграфный адрес, наименование организации - адресата	Наименование должности лица, которому адресована телеграмма	Фамилия, имя, отчество лица, которому адресована телеграмма

Фамилия исполнителя

Номер телефона

Личная подпись

Приложение N 22
к п. 3.9.1.

Правительственная

117884 ГСП Москва

В-420 ул. Наметкина, 16

Председателю правления

ОАО "Газпром"

Миллеру Алексею Борисовичу

                    Уважаемый Алексей Борисович вскл.

     Примите самые добрые поздравления с днем Вашего Рождения тчк

С надеждой на дальнейшее развитие нашего сотрудничества зпт глубоким

уважением к вам и искренними пожеланиями богатырского здоровья зпт

семейного счастья и благополучия зпт

Губернатор

Воронежской области              Личная               И.О. Фамилия

                                 подпись

г. Воронеж

пл. им. Ленина, 1

Правительство Воронежской области

30 января 2009 года

Ав. счет N_________________________________

Иванов ____________________________

55-13-21 (Личная подпись)

Образец оформления телеграммы

Приложение N 23
к п. 3.9.2.

Форма
списка структурных подразделений (организаций) для передачи телефонограммы от _____________ N _________________

Наименование    Номер     Время передачи      Наименование должности,

организации    телефона   (часы и минуты)     инициалы и  фамилия

получателя                                    принявшего телефонограмму

1. ........

2. ........

3. ........

Наименование должности

исполнителя телефонограммы      Личная подпись   Инициалы, фамилия

Передал

(наименование должности)        Личная подпись   Инициалы, фамилия

Приложение N 24
к п. 3.9.2.

Телефонограмма

Правительство                          Руководителю департамента

Воронежской области                    образования, спорта и

                                       молодежной политики

                                       Воронежской области

                                       И.О. Фамилия

Телефонограмма

15.01.2009 N 5

17.30

     16.01.2009 в малом зале состоится заседание комиссии по  делам

несовершеннолетних и защите их прав. Явка обязательна.

Наименование должности лица,

подписавшего телефонограмму      Личная подпись     И.О. Фамилия

Передал ведущий

специалист               А.Я. Попова 55-13-21

Принял секретарь         Л.А. Князева 33-16-21

Образец оформления телефонограммы

Приложение N 25
к п. 4.2.4.

Перечень
документов, не подлежащих регистрации в организационном управлении правительства области

1. Федеральные законы Российской Федерации, федеральные конституционные законы Российской Федерации, указы, распоряжения Президента Российской Федерации, постановления, распоряжения Правительства Российской Федерации, выписки из протоколов заседания Совета Государственной Думы, нормативные правовые акты федеральных органов исполнительной власти.

2. Законы Воронежской области, нормативные правовые акты Воронежской областной Думы.

3. Переписка по вопросам деятельности коллегиальных и совещательных органов при губернаторе Воронежской области.

Переписка по вопросам участия в комиссиях и иных коллегиальных и совещательных органах регионального и федерального уровней губернатора области, заместителя губернатора области, руководителей правительства области.

4. Входящие служебные письма и телеграммы, адресованные структурным подразделениям правительства области.

5. Внутренние документы за подписью руководителей правительства области на бланке должностного лица и руководителей структурных подразделений правительства области.

6. Обращения граждан.

7. Договора и соглашения (без сопроводительных писем).

8. Копии нормативных правовых актов органов местного самоуправления.

9. Бухгалтерские документы, счета на оплату.

10. Периодические издания.

11. Поздравительные письма, телеграммы, открытки, пригласительные билеты.

12. Бюллетени погоды.

13. Рекламные извещения, прейскуранты, каталоги, проспекты.

14. Тематические сборники (без сопроводительных писем).

15. Учебные планы, программы семинаров, конференций (без сопроводительных писем).

16. Судебные повестки, кассационные жалобы, апелляционные жалобы.

Приложение N 26
к п. 4.2.6.

Перечень
входящих документов, не подлежащих преобразованию в электронную форму при их регистрации

1. Приложения к документу более 20 листов (сканируется основной документ без приложения).

2. Карты, диаграммы.

3. Сброшюрованные документы.

Приложение N 27
к п.п. 4.2.7, 4.4.2.5.

                             Схема

прохождения служебных писем, поступивших в правительство

области, при работе в автоматизированной системе документационного

обеспечения управления (АС ДОУ)                        |

              /--------------------------\             |

              |Служебные  письма,        |             |

              |направленные              |   /-----------------------------\

              |в адрес губернатора       |   |Руководители исполнительных  |

              |области, его              |   |органов государственной      |

              |заместителей, первых      |   |власти области, структурных  |

              |заместителей,             |   |подразделений правительства  |

              |заместителей председателя |   |области определяют           |

              |правительства             |   |исполнителя для подготовки   |

              |области (далее -          |   |ответа автору письма.        |

              |руководители              |   \-----------------------------/

              |правительства области),   |        |                    |

              |поступают в               |     *  |              **    |

              |организационное управление|        |                    |

              |правительства области.    |        |                    |

              \--------------------------/  /----------------\ /---------------------\

                          |                 |Ответственный   | |Исполнитель готовит  |

                          |                 |исполнитель     | |проект ответа за     |

               /-----------------------\    |(исполнитель)   | |подписью руководителя|

               |Специалисты            |    |подготавливает  | |исполнительного      |

               |организационного       |    |проект письма - | |органа               |

               |управления проверяют   |    |ответа, создает | |государственной      |

               |правильность доставки, |    |электронную     | |власти области,      |

               |целостность упаковки,  |    |карточку        | |структурного         |

               |вскрывают конверты,    |    |исходящего      | |подразделения        |

               |проверяют комплектность|    |документа в БД  | |правительства        |

               |вложений, осуществляют |    |"Канцелярия"    | |области. При         |

               |предварительное        |    |правительства   | |необходимости,       |

               |рассмотрение и         |    |области,        | |подписанный ответ    |

               |распределение входящей |    |присоединяет к  | |вместе с подлинником |

               |корреспонденции в      |    |ней электронный | |входящего письма     |

               |соответствии с         |    |образ документа | |передается           |

               |распределением         |    |и представляет  | |специалисту          |

               |обязанностей между     |    |проект ответа   | |секретариата         |

               |руководителями         |    |специалисту     | |(уполномоченному     |

               |правительства области, |    |секретариата    | |лицу) для отметки    |

               |сканируют документ,    |    |(уполномоченному| |об исполнении        |

               |создают электронную    |    |лицу)           | |документа и списании |

               |регистрационную        |    |руководителя.   | |его в дело.          |

               |карточку (далее        |    \----------------/ \---------------------/

               |карточка),             |          |                    |

               |регистрируют, при      |    /----------------\ /---------------------\

               |необходимости ставят   |    |Специалист      | |Специалист           |

               |отметку о внешнем      |    |секретариата    | |секретариата         |

               |контроле и сроке       |    |(уполномоченное | |(уполномоченное лицо)|

               |исполнения, направляют |    |лицо) знакомится| |знакомится с         |

               |письмо на рассмотрение |    |с содержанием   | |содержанием ответа   |

               |в секретариат          |    |отвеа и         | |и передает           |

               |(уполномоченному лицу) |    |представляет    | |руководителю для     |

               |руководителя           |    |руководителю    | |списания в дело.     |

               |правительства области. |    |для подписания  | \---------------------/

               \-----------------------/    |(при            |         |

      /--------------/    |                 |необходимости,  |         |

      |                   |                 |вместе с        | /---------------------\

/----------------\  /------------------\    |подлинником     | |Специалист           |

|Уполномоченное  |  |Уполномоченное    |    |входящего       | |секретариата         |

|лицо, специалист|  |лицо (специалист  |    |письма), при    | |(уполномоченное лицо)|

|организационного|  |секретариата)     |    |наличии         | |возвращает письмо -  |

|управления)     |  |готовит проект    |    |замечаний       | |ответ вместе с       |

|готовит проект  |  |резолюции, при    |    |возвращает      | |подлинником входящего|

|резолюции на    |  |необходимости     |    |ответ           | |письма исполнителю   |

|входящую        |  |ставит письмо     |    |исполнителю     | |для отправки ответа  |

|корреспонденцию,|  |на контроль и     |    |для доработки.  | |автору обращения.    |

|направленную    |  |передает          |    \----------------/ \---------------------/

|губернатору     |  |руководителю на   |          |                    |

|области, при    |  |рассмотрение.     |          |                    |

|необходимости   |  \------------------/    /----------------\ /---------------------\

|ставит письмо   |        |                 |Руководитель    | |Исполнитель передает |

|на контроль.    |        |                 |подписывает     | |подлинник входящего  |

|Руководитель    |  /------------------\    |ответ или, при  | |письма и копию письма|

|организационного|  |Руководитель      |    |наличии         | |- ответа в           |

|управления      |  |рассматривает     |    |замечаний,      | |организационное      |

|передает письма |  |письма,           |    |возвращает      | |управление для       |

|на рассмотрение |  |подписывает       |    |исполнителю     | |формирования архива. |

|губернатору.    |  |резолюции и       |    |на доработку.   | |Электронный образ    |

\----------------/  |передает их       |    \----------------/ |письма - ответа      |

      |             |уполномоченному   |          |            |исполнитель          |

      |             |лицу (специалисту |          |            |присоединяет к       |

/----------------\  |секретариата).    |    /----------------\ |электронной карточке |

|Губернатор      |  \------------------/    |Исполнитель     | |входящего документа. |

|рассматривает   |        |                 |передает        | \---------------------/

|письма,         |        |                 |исполненное     |

|подписывает     |  /------------------\    |письмо          |

|резолюции и     |  |Уполномоченное    |    |(подлинник      |

|передает их     |  |лицо (специалист  |    |входящего письма|

|руководителю    |  |секретариата), при|    |и два экземпляра|

|организационного|  |наличии изменений,|    |письма - ответа |

|управления.     |  |вносит их в       |    |на бумажном     |

\----------------/  |резолюцию и       |    |носителе) в     |

      |             |направляет письмо |    |организационное |

/----------------\  |вместе с          |    |управление для  |

|Уполномоченное  |  |резолюцией на     |    |регистрации и   |

|лицо (специалист|  |исполнение.       |    |отправки.       |

|организационного|  \------------------/    \----------------/

|управления) при |                                |

|наличии         |                                |

|изменений вносит|                          /----------------\

|их в резолюцию  |                          |Специалист      |

|и направляет    |                          |организационного|

|письмо вместе с |                          |управления      |

|резолюцией на   |                          |регистрирует    |

|исполнение.     |                          |письмо и после  |

\----------------/                          |утверждения всех|

                                            |поручений по    |

                                            |документу       |

                                            |направляет      |

                                            |документ в дело |

                                            |с соответствую- |

                                            |щей отметкой в  |

                                            |электронной     |

                                            |карточке.       |

                                            \----------------/

* Если ответ на письмо готовится исполнителем за подписью губернатора области, его заместителей, первых заместителей, заместителей председателя правительства области на бланке письма правительства Воронежской области (должностного лица).

** Если ответ на письмо готовится исполнителем за подписью руководителя исполнительного органа государственной власти области, структурного подразделения правительства области.

Приложение N 28
к п.п. 2.2.13, 4.3.2.

"Образец оформления бланка резолюции"

Образец оформления бланка резолюции

Приложение N 29
к п. 4.10.2.

Заявка
на выполнение копировально-множительных работ подразделения ____________________________от " " г.

Название документа	Кол-во стр. исходного документа	Масштаб копии документа	Кол-во экз. копии документа	Всего стр. копии документа
1.
2.
3.

Подпись руководителя подразделения____________________________________

Выполнение разрешаю:________________________________________________

Образец оформления заявки на выполнение копировально-множительных работ

Приложение N 30
к п. 5.1.10.

Лицевая сторона карточки

Карточка личного приема гражданина

"____"_____________200___г.

___________________________________________________________________

Фамилия

Имя, отчество заявителя

Место работы и занимаемая должность заявителя

Особая категория заявителя

Адрес

Краткое содержание обращения

Фамилия ведущего прием

___________________________________________________________________

Оборотная сторона карточки

___________________________________________________________________

Кому и что поручено, дата

Результат рассмотрения обращения

Когда и кем дан ответ

Форма карточки личного приема гражданина

Приложение N 31
к п. 6.1.

Правительство Воронежской области

Правовое управление

Номенклатура дел

_______________ N _______________

_________________________________

г. Воронеж

На ______________________ год

Индекс дела	Заголовок дела	Кол-во ед. хр.	Срок хранения и N статей по перечню	Примечание
1	2	3	4	5
Название раздела

Наименование должности руководителя

структурного подразделения           Подпись     Расшифровка подписи

Дата

Наименование должности

составителя номенклатуры дел         Подпись     Расшифровка подписи

Дата

Форма номенклатуры дел структурного подразделения правительства области

Приложение N 32
к п. 6.1.

Правительство Воронежской области            Утверждаю

Номенклатура дел                             Заместитель губернатора

____________ N _________                     Воронежской области -

________________________                     руководитель  аппарата

     г. Воронеж                              губернатора и правительства

                                             Воронежской области

г. Воронеж

                                             Подпись      Расшифровка

На __________________ год                                  подписи

                                             Дата

Индекс дела	Заголовок дела	Кол-во ед. хр.	Срок хранения и N статей по перечню	Примечание
1	2	3	4	5
Название раздела

Руководитель

организационного управления

правительства области             Подпись       Расшифровка подписи

Дата

Наименование должности

составителя номенклатуры дел      Подпись       Расшифровка подписи

Дата

Согласовано                       Согласовано

Протокол ЭК                       Протокол ЭПК

правительства области             архивного отдела Воронежской области

от__________ N ______________     от _____________ N ________________

Форма сводной номенклатуры дел правительства области

Приложение N 33
к п. 6.2.6.

_____________________________________________      Ф. N 3252

_____________________________________________      Оп. N 1

ОГУ "Государственный архив Воронежской области"    Д. N  585

        (Наименование архивного учреждения)

________________________________________________________________

________________________________________________________________

                    Правительство Воронежской области

___________________________________________________________________

                        Правовое управление

___________________________________________________________________

        (Наименование организации и структурного подразделения)

Дело N 12-03 том N 1

           Постановления правительства Воронежской области

____________________________________________________________________

                       с N 1     по   N 75

_____________________________________________________________________

                         (Заголовок дела)

 04 января 2009 г.        за 2009 год             10 января 2009 г.

_____________________________________________________________________

                              (Крайние даты)

                                         На   245 листах

                                         Хранить   постоянно

Ф. N 3252

Оп. N 1

Д. N 585

Образец оформления обложки дела постоянного хранения

Приложение N 34
к п. 7.2.3.

ОГУ "Государственный архив Воронежской области"

_________________________________________________________________

(Наименование государственного архива)

Правительство Воронежской области

_________________________________________________________________

(Название фонда)

_________________________________________________________________

(Наименование структурного подразделения)

Фонд N 3252

Опись N 3

дел постоянного хранения

____________________________________________________

(Название описи)

за 2009 год

______________

крайние даты

Форма титульного листа сводной описи дел постоянного хранения

Приложение N 35
к п. 7.2.3.

Правительство                          Утверждаю

Воронежской области                    Руководитель

                                       организационного управления

Фонд N 3252

Опись N 3                              Подпись         Расшифровка

дел постоянного хранения                               подписи

за  2009  год                          Дата

Название раздела (структурного подразделения правительства)
N п/п	Индекс дела	Заголовок дела	Крайние даты	Кол-во листов	Примечание
1	2	3	4	5	6

В данный раздел описи внесено ________________________ ед.хр.,

                               (цифрами и прописью)

с N _____________ по N ________________________, в том числе:

литерные номера:_____________________________________________

пропущенные номера:__________________________________________

Наименование должности

составителя описи              Подпись      Расшифровка подписи

Согласовано                             Утверждено

                                        Протокол ЭПК

Протокол ЭК                             архивного отдела

правительства области                   Воронежской области

от _________ N _________                от _________ N _________

Форма годового раздела сводной описи дел постоянного хранения

Приложение N 36
к п. 7.2.3.

Правительство                          Утверждаю

Воронежской области                    Руководитель

                                       правового управления

Правовое управление

Фонд N 3252

Опись N 1                              Подпись         Расшифровка

дел постоянного хранения                               подписи

за  2009  год                          Дата

Название раздела (структурного подразделения правительства)
N п/п	Индекс дела	Заголовок дела	Крайние даты	Кол-во листов	Примечание
1	2	3	4	5	6

В данный раздел описи внесено ________________________ ед.хр.,

                               (цифрами и прописью)

с N _____________ по N ________________________, в том числе:

литерные номера:_____________________________________________

пропущенные номера:__________________________________________

Наименование должности

составителя описи              Подпись      Расшифровка подписи

Дата                           Подпись      Расшифровка подписи

Форма годового раздела описи дел постоянного хранения

структурного подразделения правительства области

Приложение N 37
к п. 7.2.3.

Правительство                          Утверждаю

Воронежской области                    Руководитель

                                       правового управления

Правовое управление

Опись N ________                       Подпись         Расшифровка

дел постоянного хранения                               подписи

за  _______ год                        Дата

В данный раздел описи внесено ________________________ ед.хр.,

                               (цифрами и прописью)

с N _____________ по N ________________________, в том числе:

литерные номера:_____________________________________________

пропущенные номера:__________________________________________

Наименование должности

составителя описи              Подпись      Расшифровка подписи

Дата

Форма годового раздела описи дел временного хранения

Приложение N 38
к п. 7.2.3.

Правительство                          Утверждаю

Воронежской области                    Руководитель

                                       организационного управления

Фонд 3252

Опись N 1-л                            Подпись         Расшифровка

дел по личному составу                                 подписи

за  2009  год                          Дата

Название раздела (структурного подразделения правительства)
N п/п	Индекс дела	Заголовок дела	Крайние даты	Кол-во листов	Примечание
1	2	3	4	5	6

В данный раздел описи внесено ________________________ ед.хр.,

                               (цифрами и прописью)

с N _____________ по N ________________________, в том числе:

литерные номера:_____________________________________________

пропущенные номера:__________________________________________

Наименование должности

составителя описи              Подпись      Расшифровка подписи

Дата

Согласовано                             Утверждено

                                        Протокол ЭПК

Протокол ЭК                             архивного отдела

правительства области                   Воронежской области

от _________ N _________                от _________ N _________

Форма годового раздела сводной описи дел по личному составу

Приложение N 39
к п. 7.2.3.

Лист-заверитель дела N 585

     В деле подшито и пронумеровано   245 (двести сорок пять) листов,

                                     (цифрами и прописью)

в том числе:

литерные номера листов  24а,  67а ;

пропущенные номера листов             -

+ листов внутренней описи             -

Наименование должности

составителя                        Подпись       Расшифровка подписи

Дата

Форма листа-заверителя дела

Приложение N 40
к п. 7.2.3.

Правительство Воронежской области       Утверждаю

Акт                                     Руководитель

_____ N __________                      организационного управления

___________________

(место составления)                     Подпись       Расшифровка

о выделении к уничтожению                             подписи

документов, не подлежащих               Дата

хранению

     На основании _______________________________________________

       (название и входные данные перечня документов с указанием

                                 сроков хранения)

отобраны к уничтожению как не имеющие научно-исторической ценности

и утратившие практическое значение документы фонда N  3252

правительства области

     (название фонда)

N п/п	Заголовок дела или групповой заголовок документов	Крайние даты	Номера описей	Индекс дела по номенклатуре или N дела по описи	Кол-во ед. хр.	Срок хранения и номера статей по перечню	Примечание
1	2	3	4	5	6	7	8

Итого ________________________ ед. хр. за _____________________ годы

        (цифрами и прописью)

Описи дел постоянного хранения за ________ годы утверждены, по личному

составу согласованы с ЭПК ___________________________________________

                                (наименование архивного учреждения)

(протокол от ______________ N ___________________ )

Наименование должности

составителя описи                Подпись          Расшифровка подписи

Дата

Согласовано

Протокол ЭК

правительства области

от __________________ N _____________________

Форма акта о выделении к уничтожению документов,

не подлежащих хранению

Приложение N 41
к п. 8.1.3.

Правительство
Воронежской области

Правовое управление

пл. им. Ленина, 1, г. Воронеж, 394018

Тел./ факс (4732) 55-55-55

___________________________________
15.11.2006 N 21-05/231

На N

Руководителю
организационного управления
правительства области

И.О. Фамилия

Прошу согласовать и оформить заказ на изготовление печати и штампа в

автоматической оснастке для управления по прилагаемым образцам.

Приложение: на 1 л. в 1 экз.

Руководитель управления                                      И.О. Фамилия

_________________________________________________________________________

                                                      Приложение к заказу

"Приложение к заказу"

Образец оформления заказа и приложения к заказу на изготовление печатей и штампов

Приложение N 42
к п.п. 8.2.1. - 8.2.9.

Перечень
документов, на которые проставляется оттиск гербовой печати

1. Гербовой печатью заверяются документы, подписанные губернатором области, заместителями губернатора области, первыми заместителями председателя правительства области, заместителями председателя правительства области, руководителями исполнительных органов государственной власти области:

1.1. Служебные удостоверения.

1.2. Почетные грамоты.

1.3. Удостоверения к медали "За доблестный труд в Великой Отечественной войне 1941-1945 гг.".

1.4. Удостоверения к другим медалям, званиям.

1.5. Представления к награждению, наградные листы.

1.6. Договоры и соглашения.

1.7. Доверенности, в т.ч. доверенности на ведение дел в суде.

1.8. Банковские карточки исполнительных органов государственной власти области.

1.9. Сертификаты о выдаче ссуд на жилье военнослужащим.

1.10. Документы, заверение которых предусмотрено специальными нормативными актами.

2. Гербовой печатью удостоверяются:

2.1. Штатные расписания, сметы расходов на содержание аппарата.

2.2. Командировочные удостоверения.

2.3. Финансовые документы и отчеты представляемые в казначейство, налоговые и статистические органы, фонды.

2.4. Документы по кассовым и кредитным операциям, расчетные чеки, приходные ордера, платежные поручения, справки о заработной плате.

2.5. Документы по материально-техническому обеспечению и снабжению правительства области.

2.6. Акты о выполненных работах и предоставленных услугах.

2.7. Акты ревизии, инвентаризации, приема-передачи товарно-материальных ценностей.

2.8. Гарантийные письма.

Приложение N 43
к п. 8.2.5. - 8.2.7.

Перечень
документов, на которых проставляются оттиски простых круглых печатей правительства области

1. Размноженные экземпляры правовых актов губернатора области, правительства области при их рассылке; копии правовых актов губернатора области, правительства области, соглашений, договоров, направляемых за пределы правительства области (печать правового управления правительства Воронежской области).

2. Архивные справки, архивные выписки социально-правового характера (печать организационного управления правительства области).

3. Командировочные удостоверения прибывших в правительство области (отметка о прибытии и выбытии - печать организационного управления правительства области).

4. Копии документов по личному составу, выписки из трудовых книжек, копии документов об образовании (печать управления государственной службы и кадров правительства области).

Приложение N 44
к п. 8.3.1..

Журнал
учета выдачи печатей и штампов

N п.п.	Оттиски печатей и штампов	Наименование подразделения, где хранятся печати и штампы		Дата возврата и расписка о приеме печатей и штампов	Примечание
		ФИО ответственного лица	Дата и расписка в получении
1	2	3	4	5	6

Форма журнала учета выдачи печатей и штампов

Приложение N 45

Примерный перечень документов, подлежащих утверждению

Акты (проверок и ревизий; приема законченных строительством объектов, оборудования; списания; экспертизы; передачи дел; ликвидации организаций, учреждений, предприятий и т.д.)

Договоры (о производстве работ, материально-техническом снабжении, аренде помещений; о поставках, подрядах, научно-техническом сотрудничестве, материальной ответственности и т.д.)

Задания (на проектирование объектов, технических сооружений, капитальное строительство; на проведение научно-исследовательских работ; технические и т.д.)

Инструкции (правила) - (должностные; по документационному обеспечению управления; по технике безопасности; внутреннего трудового распорядка и т.д.)

Нормативы (расходы сырья, материалов, электроэнергии; численности работников и т.д.)

Отчеты (о производственной деятельности, командировках, научно-исследовательских работах и т.д.)

Перечни (должностей работников с ненормированным рабочим днем; предприятий, на которые распространяются определенные льготы)

Планы (по капитальному ремонту; работы коллегии, комиссии, советов)

Положения (об управлении; структурном подразделении; премировании и т.д.)

Программы (проведения работ и мероприятий, командировок и т.д.)

Расценки на производство работ

Сметы (расходов на содержание аппарата управления, зданий, помещений, сооружений; использования средств; на подготовку и проведение мероприятий; на строительство и т.д.)

Структура и штатная численность

Тарифные ставки

Уставы

Штатные расписания и изменения к ним

Название раздела (структурного подразделения организации)

Индекс дела

Заголовок дела

Крайние даты

Срок хранения

Кол-во дел

Примечание

Получить бесплатный доступ

Если вы являетесь пользователем интернет-версии системы ГАРАНТ, вы можете открыть этот документ прямо сейчас или запросить по Горячей линии в системе.