Постановление Администрации городского округа город Воронеж от 24 мая 2012 г. N 384 "О Регламенте администрации городского округа город Воронеж"

В целях обеспечения эффективной деятельности администрации городского округа город Воронеж и ее структурных подразделений при решении вопросов местного значения городского округа город Воронеж администрация городского округа город Воронеж постановляет:

1. Утвердить новую редакцию Регламента администрации городского округа город Воронеж (прилагается).

2. Считать утратившим силу постановление главы городского округа город Воронеж от 19.12.2008 N 1630 "Об утверждении Регламента администрации городского округа город Воронеж".

3. Информационно-аналитическому управлению администрации городского округа город Воронеж опубликовать настоящее постановление в средствах массовой информации.

4. Контроль за исполнением постановления возложить на заместителя главы администрации - директора департамента административной работы Патрину О.В.

Глава городского округа город Воронеж

С.М. Колиух

Регламент
Администрации городского округа город Воронеж
(утв. постановлением администрации городского округа город Воронеж от 24 мая 2012 г. N 384)

1. Общие положения

1.1. Настоящий Регламент в соответствии с Конституцией Российской Федерации, федеральным законодательством, законами Воронежской области, Уставом городского округа город Воронеж, муниципальными правовыми актами городского округа город Воронеж устанавливает основные правила организации деятельности администрации городского округа город Воронеж (далее - администрации) по реализации ее полномочий.

1.2. Действие настоящего Регламента распространяется на территориальные, отраслевые (функциональные) органы администрации (далее - органы администрации) и организации, находящиеся в муниципальной собственности.

1.3. Вопросы, не урегулированные настоящим Регламентом, решаются в соответствии с Инструкцией по делопроизводству в администрации (далее - Инструкция по делопроизводству), положениями об органах администрации, иными муниципальными правовыми актами.

Структура и штатное расписание администрации

1.4. Администрация является постоянно действующим исполнительно-распорядительным органом местного самоуправления в городском округе город Воронеж и обладает правами юридического лица.

1.5. Глава городского округа осуществляет в пределах своей компетенции общее руководство деятельностью администрации, ее структурных подразделений. Структурные подразделения администрации по всем вопросам своей деятельности подчиняются главе городского округа.

1.6. Структура администрации утверждается Воронежской городской Думой по представлению главы городского округа.

В соответствии с утвержденной Воронежской городской Думой структурой глава городского округа формирует штатное расписание администрации в пределах средств, предусмотренных в бюджете городского округа на ее содержание и организацию деятельности, с учетом реестра муниципальных должностей муниципальной службы городского округа и установленных размеров должностных окладов, утвержденных нормативным правовым актом Воронежской городской Думы. Штатное расписание администрации может включать должности, не являющиеся должностями муниципальной службы и осуществляющие техническое обеспечение деятельности органов местного самоуправления. Штатное расписание администрации утверждается распоряжением администрации.

1.7. В структуру администрации входят: департаменты, управления, отделы, территориальные подразделения администрации (управы районов) и иные структурные подразделения, которые являются органами администрации.

1.8. Органы администрации могут наделяться правами юридического лица решениями Воронежской городской Думы.

1.9. Органы администрации возглавляются единоличными руководителями.

1.10. Должностные инструкции сотрудников органов администрации утверждаются руководителем соответствующего органа.

Полномочия главы городского округа, первого заместителя главы администрации по социальной политике, первого заместителя главы администрации - директора департамента городского хозяйства, заместителей главы администрации - директоров департаментов, руководителей структурных подразделений администрации

1.11. Глава городского округа организует работу администрации и представляет администрацию в отношениях с органами государственной власти, другими органами местного самоуправления, организациями и гражданами, подписывает от имени администрации договоры и другие документы гражданско-правового характера, а также осуществляет иные полномочия, установленные законодательством Российской Федерации.

1.12. Первый заместитель главы администрации по социальной политике, первый заместитель главы администрации - директор департамента городского хозяйства (далее - первые заместители главы администрации) и заместители главы администрации - директоры департаментов представляют администрацию по отдельным вопросам сферы ее деятельности, организуют и координируют осуществление функций администрации в соответствии с настоящим Регламентом администрации, распределением обязанностей между первыми заместителями главы администрации, заместителями главы администрации - директорами департаментов, а также письменными поручениями главы городского округа.

1.13. В соответствии с распределением обязанностей первые заместители главы администрации, заместители главы администрации - директоры департаментов в случае предоставления им соответствующих полномочий могут по отдельным вопросам организации деятельности администрации подписывать служебные документы администрации, а также на основании выданных главой городского округа доверенностей подписывать от имени администрации договоры и другие гражданско-правовые документы.

1.14. Руководители структурных подразделений администрации представляют администрацию в соответствии с полномочиями, определенными в настоящем Регламенте, положениях о структурных подразделениях, должностных инструкциях, а также на основании выданных доверенностей.

Положения о самостоятельных структурных подразделениях администрации (за исключением структурных подразделений, наделенных правами юридического лица) утверждаются главой городского округа. Положения о подразделениях, не являющихся самостоятельными структурными подразделениями администрации, - руководителем соответствующего структурного подразделения администрации.

2. Порядок планирования и организации работы администрации

2.1. Деятельность администрации планируется на каждый квартал.

Организационный отдел управления делопроизводства и организационной работы департамента административной работы администрации (далее - организационный отдел) по предложениям структурных подразделений администрации готовит проект плана работы администрации на квартал, в котором на каждый месяц отражаются вопросы, требующие подготовки постановлений, распоряжений администрации, вопросы, выносимые на коллегию при главе городского округа, контроля за ходом исполнения распорядительных документов (городского округа и области), экономические и правовые вопросы, совещания, семинары, а также общегородские мероприятия с указанием сроков и ответственных за их подготовку.

2.2. Руководители структурных подразделений администрации и подведомственных организаций информируют главу городского округа о ходе реализации утвержденных планов в установленные сроки и представляют при необходимости предложения о внесении изменений и дополнений в них.

2.3. План работы администрации на квартал утверждается распоряжением администрации.

Координационные и совещательные органы, рабочие группы

2.4. Создание координационных и совещательных органов осуществляется по поручению главы городского округа или по инициативе руководителей структурных подразделений администрации.

2.5. Кандидатуры членов комиссий, советов и организационных комитетов определяются главой городского округа по представлению руководителей соответствующих структурных подразделений.

2.6. Межведомственные рабочие группы образуются для подготовки документов межведомственного значения, в том числе проектов нормативных правовых актов.

Образование межведомственных рабочих групп, утверждение их руководителей и состава осуществляются главой городского округа по согласованию с руководителями заинтересованных организаций.

2.7. Межведомственные рабочие группы возглавляют первые заместители главы администрации, заместитель главы администрации - директор департамента или руководитель соответствующего структурного подразделения.

План работы межведомственной рабочей группы определяется ее руководителем.

Коллегия администрации

2.8. В администрации образуется коллегия при главе городского округа (далее - коллегия).

Если иное не установлено законодательством Российской Федерации, коллегия образуется и осуществляет свою деятельность в порядке, предусмотренном положением о коллегии, утверждаемым главой городского округа.

Совещания

2.9. Администрация проводит три вида совещаний: открытого, с привлечением ограниченного количества участников, и закрытого типа. Представители СМИ могут присутствовать только на открытых совещаниях или при наличии специального приглашения на совещаниях с привлечением ограниченного количества участников. Глава городского округа, первые заместители главы администрации и заместители главы администрации - директоры департаментов, руководители структурных подразделений администрации определяют вид намеченного к проведению ими совещания и состав участников.

Оформление протоколов совещаний у главы городского округа и доведение их до ответственного исполнителя осуществляет организационный отдел.

2.10. Глава городского округа каждый понедельник проводит оперативное рабочее совещание с первыми заместителями главы администрации, заместителями главы администрации - директорами департаментов, руководителями структурных подразделений администрации, муниципальных учреждений, муниципальных предприятий и организаций городского округа.

Вопросы обеспечения еженедельных совещаний осуществляет управление по обеспечению деятельности главы городского округа.

2.11. Подготовка вопросов, вынесенных на совещание, осуществляется структурными подразделениями администрации. Выносимые на обсуждение вопросы в виде тезисов в объеме до одной страницы машинописного текста первыми заместителями главы администрации, заместителями главы администрации - директорами департаментов передаются в управление по обеспечению деятельности главы городского округа до 10 часов каждую пятницу. Доклад заместителя главы администрации - директора департамента на еженедельном совещании у главы городского округа должен содержать краткий анализ положения дел по курируемому направлению, конкретные предложения по разрешению возникших проблем и продолжаться не более 10 минут. Об исполнении поручений главы городского округа, данных на оперативных совещаниях, исполнители сообщают в контрольное управление за подписью лица, которому было дано поручение, не позднее трех рабочих дней до срока окончания исполнения поручения.

2.12. Первые заместители главы администрации и заместители главы администрации - директоры департаментов по поручению главы городского округа или согласованию с ним назначают и проводят совещания с руководителями структурных подразделений администрации, муниципальных предприятий, учреждений и организаций городского округа.

2.13. Совещания с другими ответственными работниками проводят: глава городского округа, первые заместители главы администрации и заместители главы администрации - директоры департаментов, руководители самостоятельных структурных подразделений администрации в соответствии с их компетенцией и планами работы.

2.14. Подготовка вопросов, вынесенных на совещание, осуществляется соответствующими структурными подразделениями администрации.

2.15. Контроль за исполнением протокольных поручений главы городского округа, в том числе подготовленных на основании поручений губернатора и правительства Воронежской области, по существу поставленных вопросов, а также за объективностью представляемой информации, непосредственно осуществляют ответственные исполнители - должностные лица, на которых возложено данное поручение.

Контроль за сроками исполнения протокольных поручений и решений, принятых на совещании у главы городского округа, анализ и обобщение данных о ходе их выполнения осуществляет контрольное управление администрации.

Контрольное управление администрации проводит проверку своевременности и качества выполнения работ в рамках решения вопросов местного значения городского округа, сведения о которых публикуются в средствах массовой информации.

2.16. Вопросы организационно-технического обеспечения, подготовки и проведения пресс-конференций осуществляет информационно-аналитическое управление, управление делами департамента административной работы (далее - управление делами) в соответствии со своей компетенцией.

Аналогичные мероприятия, проводимые первыми заместителями главы администрации и заместителями главы администрации - директорами департаментов и руководителями структурных подразделений администрации, обеспечиваются информационно-аналитическим управлением и управлением делами.

Предварительная информация для СМИ представляется в информационно-аналитическое управление не позднее чем за 2 дня до проведения планируемого мероприятия.

Комиссии при администрации

2.17. Глава городского округа, первые заместители главы администрации и заместители главы администрации - директоры департаментов руководят комиссиями при администрации.

2.18. Решения комиссий подлежат обязательному рассмотрению и исполнению соответствующими структурными подразделениями администрации, предприятиями и организациями. О результатах рассмотрения, принятых мерах они сообщают комиссиям не позднее чем в месячный срок либо в иной срок, установленный протоколами заседаний комиссий.

2.19. Организационно-техническое обеспечение деятельности комиссий осуществляется управлением делами.

Основные правила организации документооборота в администрации

2.20. Правила организации работы с документами в администрации определяются действующим законодательством, настоящим Регламентом, инструкцией по делопроизводству.

Работа с секретными документами, шифротелеграммами, другими документами ограниченного доступа, а также обработка секретной и другой информации ограниченного доступа осуществляются в соответствии со специальными инструкциями.

2.21. Ответственность за организацию и ведение делопроизводства в структурных подразделениях администрации возлагается на руководителей этих подразделений. Управление делопроизводства и организационной работы контролирует выполнение требований инструкции по делопроизводству и настоящего Регламента.

2.22. Электронные документы, сформированные в системе электронного документооборота (далее - СЭД) и оформленные в соответствии с требованиями законодательства, являются равнозначными аналогичным документам на бумажном носителе и влекут предусмотренные для данного документа правовые последствия.

2.23. Если отсутствует необходимость наличия документа на бумажном носителе, направление электронного документа, сформированного в СЭД, осуществляется без создания и использования копий на бумажном носителе.

2.24. Акты администрации, а также исходящие документы оформляются на бланках установленной инструкцией по делопроизводству формы, содержащих ее наименование.

2.25. Прием, первоначальная обработка, предварительное рассмотрение и распределение входящей корреспонденции производятся канцелярией управления делопроизводства и организационной работы департамента административной работы администрации (далее - канцелярия), специальной почты главным специалистом по защите государственной тайны управления по обеспечению деятельности главы городского округа.

Основным принципом регистрации документов является однократность.

2.26. Предварительное рассмотрение документов проводится с целью распределения поступивших документов на требующие обязательного рассмотрения главой городского округа, первыми заместителями главы администрации или заместителями главы администрации - директорами департаментов и направляемые непосредственно в структурные подразделения.

Предварительное рассмотрение документов осуществляется, исходя из оценки их содержания в соответствии с распределением обязанностей между первыми заместителями главы администрации, заместителями главы администрации - директорами департаментов.

2.27. При получении заказной почты, ценных писем, бандеролей, посылок, содержащих подлежащую регистрации документацию, канцелярия определяет полноту представленных документов. При неполном пакете документы не регистрируются и возвращаются заявителю с указанием причин.

Документы, поступившие в канцелярию до 16 часов, в тот же день передаются в приемные главы городского округа город Воронеж, первых заместителей главы администрации и заместителей главы администрации - директоров департаментов, руководителей структурных подразделений администрации. Регистрация и передача документов, поступивших в канцелярию после 16 часов, осуществляется на следующий рабочий день.

2.28. После регистрации входящих документов канцелярия рассылает их по соответствующим структурным подразделениям администрации. Консультанты, помощники и секретари готовят их к докладу руководителям, при необходимости подбирают имеющуюся переписку по соответствующему вопросу. Рассмотрение руководством администрации поступающих документов осуществляется в день их поступления. Результаты рассмотрения документов отражаются в резолюции с указанием исполнителя, сроков, порядка исполнения.

2.29. После рассмотрения документов главой городского округа, первыми заместителями главы администрации, заместителями главы администрации - директорами департаментов работники их приемных через канцелярию направляют служебные документы соответствующему исполнителю для принятия мер. Ответственным за исполнение документа является лицо, указанное в резолюции первым, и ему передается подлинник документа.

2.30. Структурное подразделение, указанное в поручении первым, является головным исполнителем поручения. Руководитель этого структурного подразделения организует работу и несет ответственность за его исполнение.

Изменение головного исполнителя и состава исполнителей осуществляется на основании резолюции руководителя, давшего поручения.

2.31. Соисполнители в течение первой половины срока, отведенного на исполнение поручения, представляют головному исполнителю предложения, подписанные руководителями структурных подразделений. Соисполнители отвечают за качество проработки и своевременность представления своих предложений. В случае несвоевременного представления предложений соисполнителем головной исполнитель информирует об этом руководителя, давшего поручение.

2.32. Поступающие документы исполняются должностными лицами в срок, установленный руководством администрации. Если срок не установлен, исполнение документа не должно превышать 30 дней.

2.33. Служебные документы, по которым требуется принятие решения или подготовка ответа, документы с поручением главы городского округа, первых заместителей главы администрации и заместителей главы администрации - директоров департаментов ставятся на контроль с пометкой "К". Контроль за организацией исполнения письменных и устных поручений осуществляет головной исполнитель документа. Контроль за надлежащим оформлением и сроками исполнения документов осуществляет канцелярия в пределах своей компетенции.

2.34. Служебные документы, направляемые в адрес федеральных органов власти, подписываются только главой городского округа, в адрес региональных органов власти - главой городского округа, первыми заместителями главы администрации и заместителями главы администрации - директорами департаментов. Ответы на другие служебные письма могут подписывать руководители структурных подразделений.

2.35. Подписание трудовых книжек, справок о работе, заверение копий документов, связанных с трудовой деятельностью, осуществляется управлением кадровой работы департамента административной работы администрации (далее - управление кадровой работы).

Заверение копий правовых актов администрации городского округа осуществляется отделом систематизации и выпуска правовых актов департамента административной работы и Муниципальным бюджетным учреждением "Муниципальный архив городского округа город Воронеж" (далее - Муниципальный архив).

2.36. Служебные документы считаются исполненными и подшиваются в дело на основании ответа, завизированного исполнителем и подписанного соответствующим руководителем. Если ответа не требуется, исполнитель составляет справку об исполнении или делает отметку на основном документе о результатах исполнения за подписью руководителя.

2.37. Работники приемных главы городского округа, первых заместителей главы администрации и заместителей главы администрации - директоров департаментов получают и отправляют корреспонденцию только через канцелярию. В случае получения работником (в т.ч. руководителями) документа лично (нарочно) от руководителя предприятия, организации, учреждения данный документ должен быть передан в канцелярию для регистрации.

2.38. Передача корреспонденции из одного структурного подразделения в другое производится только через канцелярию. Документы после исполнения и списания их в дело подлежат хранению в приемных главы городского округа, первых заместителей главы администрации и заместителей главы администрации - директоров департаментов, руководителей иных структурных подразделений администрации в папках согласно номенклатуре дел.

2.39. Постановления и распоряжения администрации передаются канцелярией всем структурным подразделениям, предприятиям, частным лицам согласно расчету рассылки.

2.40. Копирование документов производится отделом систематизации и выпуска правовых актов департамента административной работы администрации (далее - отдел систематизации и выпуска правовых актов).

2.41 Муниципальный архив принимает на хранение документы структурных подразделений в соответствии с номенклатурой дел (постоянного хранения и по личному составу). Документы временного хранения находятся в структурных подразделениях до истечения сроков хранения.

2.42. Совместно с экспертной комиссией Муниципальный архив ежегодно организует и проводит экспертизу ценности документов.

2.43. Муниципальный архив принимает на хранение документы, оформленные в установленном порядке, в определенные годовым графиком сроки по утвержденной номенклатуре дел.

2.44. Документы, хранящиеся в Муниципальном архиве, выдаются во временное пользование руководителям структурных подразделений с разрешения руководителя управления делами.

2.45. Порядок учета, хранения и движения документов, принятых Муниципальным архивом обеспечивается в соответствии с "Основными правилами работы архивов организаций", одобренными решением Коллегии Росархива от 06.02.2002.

3. Порядок подготовки и принятия постановлений, распоряжений администрации

3.1. Проекты постановлений, распоряжений администрации (далее - постановления, распоряжения) готовятся структурными подразделениями администрации по поручению главы городского округа, исходя из планов работы и графиков мероприятий администрации, печатаются исполнителями на стандартных листах бумаги формата А4 с пометкой в правом верхнем углу: "Проект" в соответствии с требованиями к оформлению, предъявляемыми Инструкцией по делопроизводству.

3.2. Постановления, распоряжения подписываются главой городского округа (лицом, исполняющим его обязанности).

3.3. В целях подготовки проекта постановления, распоряжения межведомственного характера глава городского округа по согласованию с заинтересованными органами государственной власти, правоохранительными органами и организациями вправе создавать межведомственные рабочие группы.

3.4. Первые заместители главы администрации, заместители главы администрации - директоры департаментов (в соответствии с распределением обязанностей) и руководители структурных подразделений администрации обеспечивают согласование проекта постановления, распоряжения, в том числе путем проведения согласительных совещаний.

При наличии неурегулированных разногласий по проекту постановления, распоряжения первые заместители главы администрации, соответствующий заместитель главы администрации - директор департамента, уполномоченный руководитель структурного подразделения администрации докладывает о них главе городского округа и действует в соответствии с его указаниями.

3.5. Проекты постановлений, распоряжений вносятся на рассмотрение исполнителем с пояснительной запиской, подписанной руководителем структурного подразделения администрации, подготовившего проект, содержащей:

- краткое изложение истории и содержание вопроса;

- информацию о том, кем и в связи с чем внесены данные материалы;

- информацию о том, с кем согласованы и есть ли возражения;

- правовое, социально-экономическое, финансовое обоснование необходимости принятия постановления или распоряжений;

- информацию о том, приведены ли результаты необходимых расчетов;

- прогнозы последствий их принятия и реализации.

Пояснительная записка к проекту постановления, распоряжения должна содержать информацию по вопросам опубликования в соответствии с требованиями действующего законодательства.

3.6. Проект постановления, распоряжения должен отвечать следующим требованиям:

- соответствовать нормам действующего законодательства, отражать объективное положение дел, определять конкретные поручения, объем работ, сроки их выполнения, исполнителей, быть краткими по содержанию, не иметь грамматических и стилистических ошибок;

- учитывать реальные финансовые и материально-технические возможности для выполнения поставленных проблем и задач.

3.7. Проект постановления, распоряжения должен иметь краткое название (заголовок, отвечающий на вопрос "О чем?") и текст, состоящий, как правило, из двух частей: констатирующей (преамбулы) и постановляющей (распорядительной). Текст излагается от третьего лица единственного числа.

В констатирующей части кратко излагается содержание вопроса. Преамбула может отсутствовать, если предписываемые действия не нуждаются в разъяснении.

В постановляющей части даются конкретные указания исполнителям о характере и содержании их действий, указываются сроки исполнения.

В тексте проекта постановления, распоряжения должны употребляться полные наименования предприятий, организаций, учреждений. Если в начале текста даны их полные наименования, то в последующем могут употребляться их сокращенные наименования, закрепленные в учредительных документах.

3.8. Текст пунктов постановляющей части издается в повелительной форме ("Обязать", "Поручить" и т.д.).

3.9. В тех случаях, когда исполнителем является орган управления или организация, не находящаяся в подчинении администрации, применяется рекомендательная форма ("Предложить", "Рекомендовать" и т.п.).

3.10. Срок исполнения указывается конкретной датой.

3.11. При ссылке в проекте постановления, распоряжения на правовые акты указываются номер, дата издания и точное наименование акта и органа, его издавшего.

3.12. Последний пункт проекта постановления, распоряжения может устанавливать должностное лицо, на которое возложен контроль за исполнением всего документа, и конкретный срок контроля.

3.13. Постановление, распоряжение может иметь приложения. Приложения подписываются руководителем подразделения, вносящего данный вопрос на рассмотрение.

3.13.1. Постановлением администрации утверждаются уставы муниципальных предприятий и учреждений, а также иных организаций в соответствии с законодательством Российской Федерации (далее по тексту - Устав).

Устав является неотъемлемой частью постановления администрации.

3.13.2. К постановлению прилагаются четыре экземпляра Устава, каждый из которых является оригиналом. Один из экземпляров остается в отделе систематизации и выпуска правовых актов, остальные - передаются в муниципальное учреждение (предприятие).

3.14. В случае необходимости отмены ранее принятых документов или их изменения или дополнения указываются дата, номер и наименование документа, подлежащего отмене, изменению или дополнению, а также прикладываются копии указанных документов.

3.15. Ответственность за содержание и качество проекта постановления, распоряжения, его согласование с заинтересованными сторонами несут руководители структурных подразделений администрации, которые его готовят, а также ответственные исполнители.

3.16. Срок согласования проекта постановления и распоряжения в каждом подразделении администрации - не более 2 рабочих дней; в юридическом управлении и управлении правовой работы в сфере муниципальной собственности и градостроительства департамента правовой работы - не более 3 рабочих дней.

3.17. Представление проекта постановления, распоряжения на визирование и их дальнейшее перемещение осуществляются исполнителем проекта, а при необходимости возлагаются на иного сотрудника структурного подразделения, являющегося разработчиком проекта.

3.18. Отправка по почте проекта постановления, распоряжения или документов, служащих основанием для его издания, не допускается.

3.19. Визирование проектов правовых актов администрации осуществляется с обязательным указанием даты визирования:

3.19.1. На оборотной стороне проекта:

- ответственным исполнителем проекта (с указанием должности, фамилии, и.о., номера рабочего телефона);

- руководителем соответствующего структурного подразделения администрации, вносящего проект на рассмотрение;

- заместителем главы администрации - директором департамента (директором департамента), курирующим структурное подразделение администрации, вносящее проект на рассмотрение;

- руководителем юридического управления или управления правовой работы в сфере муниципальной собственности и градостроительства департамента правовой работы в соответствии с их компетенцией;

3.19.2. В листе визирования проекта:

- заинтересованным заместителем главы администрации - директором департамента (директором департамента);

- заинтересованными руководителями органов государственной власти и местного самоуправления, учреждений, предприятий, организаций, когда последние выступают обязательной стороной в правоотношениях, возникающих вследствие издания правового акта.

3.19.3. На оборотной стороне номерного бланка:

- заместителем главы администрации - директором департамента правовой работы;

- первым заместителем главы администрации в соответствии с возложенными на него полномочиями;

- заместителем главы администрации - директором департамента административной работы.

3.20. Имеющиеся у должностного лица возражения (замечания, примечания) по проекту излагаются в отдельной справке, которая прилагается к проекту документа, и об этом делается запись на оборотной стороне проекта или листе визирования.

Если в процессе первоначального визирования в проект вносятся изменения, то он подлежит доработке с учетом этих изменений и повторному визированию должностными лицами и руководителями заинтересованных структурных подразделений.

3.21. Проверку соответствия проекта постановления, распоряжения требованиям, предъявляемым к его подготовке и оформлению, установленным настоящим Регламентом и Инструкцией по делопроизводству, осуществляет отдел систематизации и выпуска правовых актов.

3.22. Оформление правовых актов администрации городского округа - на номерных бланках.

3.22.1. Проект правового акта (постановления или распоряжения) администрации (кроме проектов распоряжений по личному составу и кадровым вопросам) после согласования в юридическом управлении или управлении правовой работы в сфере муниципальной собственности и градостроительства департамента правовой работы со всеми материалами передается исполнителем вместе с электронной копией в отдел систематизации и выпуска правовых актов для оформления на номерном бланке и дальнейшего согласования.

В случае если проект правового акта администрации имеет приложение, электронная копия приложения обязательно передается в отдел систематизации и выпуска правовых актов для внесения в электронную базу одновременно с электронной копией проекта.

3.22.2. Передача электронных копий осуществляется путем представления их на магнитных, оптических и иных функционально аналогичных носителях либо по телекоммуникационным сетям.

Ответственность за идентичность текста электронного образа проекта правового акта его тексту на бумажном носителе несет ответственный исполнитель структурного подразделения администрации, подготовивший проект правового акта.

3.23. Подписанные главой городского округа постановления, распоряжения передаются в отдел систематизации и выпуска правовых актов для регистрации и рассылки.

Выпускаемым документам присваивается порядковый номер по единой нумерации, которая ведется отдельно для постановлений и распоряжений (в соответствии с утвержденной номенклатурой литер) администрации.

3.24. Постановления, распоряжения вступают в силу со дня их подписания, если иное не установлено самими актами.

Постановления администрации, касающиеся неопределенного круга лиц, вступают в силу после их официального опубликования. Обязанность по опубликованию данных актов возлагается на информационно-аналитическое управление администрации.

3.25. Подписанные постановления, распоряжения в 3-дневный срок направляются отделом систематизации и выпуска правовых актов адресатам согласно расчету рассылки, составленному и завизированному исполнителем документа и в контрольное управление.

3.26. Постановления, распоряжения, изменяющие или дополняющие ранее принятые документы, направляются учреждениям и организациям, гражданам, которым ранее рассылались принятые документы.

3.27. Постановления, распоряжения с грифом секретности или ограниченного доступа оформляются главным специалистом по защите государственной тайны управления по обеспечению деятельности главы городского округа. Порядок работы с распорядительными документами администрации, имеющими гриф секретности, ведется в строгом соответствии с инструкцией по обеспечению режима секретности в Российской Федерации.

4. Особенности подготовки и согласования проектов документов по отдельным вопросам

4.1. Прием на работу, перевод, увольнение первых заместителей главы администрации, заместителей главы администрации - директоров департаментов, директоров департаментов, руководителей управлений и их заместителей, руководителей управ районов городского округа, первых заместителей и заместителей руководителей управ районов городского округа, руководителей аппарата и председателей комитетов управ районов городского округа, сотрудников управления по обеспечению деятельности главы городского округа оформляются распоряжениями администрации.

Прием на работу, перевод, увольнение других сотрудников отраслевых структурных подразделений оформляется приказами заместителя главы администрации - директора департамента административной работы.

Прием на работу, перевод, увольнение других сотрудников территориальных подразделений администрации (управ районов) осуществляется руководителем управы соответствующего района.

Проекты распоряжений о приеме на работу и увольнении визируются на обратной стороне проекта должностными лицами администрации в соответствии с установленным порядком.

4.2. Проекты правовых актов, регулирующих земельные и градостроительные правоотношения, визируются:

4.2.1. На оборотной стороне проекта:

- ответственным исполнителем проекта;

- заместителем главы администрации - директором департамента градостроительства и архитектуры (заместителем главы администрации - директором департамента муниципальной собственности);

- заместителем директора департамента - руководителем управления главного архитектора (руководителем управления земельных отношений);

- руководителем управления правовой работы в сфере муниципальной собственности и градостроительства;

4.2.2. В листе визирования проекта:

- заместителем главы администрации - директором департамента муниципальной собственности (заместителем главы администрации - директором департамента градостроительства и архитектуры);

- руководителем управы района городского округа город Воронеж;

- гражданами, руководителями учреждений, предприятий, организаций в случае, если они выступают обязательной стороной в правоотношениях, возникающих вследствие издания правового акта;

- руководителем управления по охране окружающей среды департамента общественной безопасности в случае, если градостроительная деятельность повлечет снос зеленых насаждений, размещение отходов производства и потребления или иное негативное воздействие на окружающую среду.

5. Организация контроля и проверки исполнения распорядительных документов

5.1. Контролю подлежат вступившие в силу распорядительные документы, в которых указаны сроки исполнения и ответственные исполнители. По указанию главы городского округа на контроль может быть поставлен любой распорядительный документ.

5.2. Контроль за исполнением распорядительных документов включает:

- контроль по существу решения вопросов, поставленных в документах;

- контроль за сроками исполнения документов;

- периодический анализ результатов исполнения документов в установленные сроки;

- принятие мер, способствующих качественному и своевременному исполнению документов.

5.3. Организация контроля исполнения строится на базе автоматизированного банка регистрационных данных, который систематизируется по срокам исполнения документов, исполнителям, кураторам и обеспечивает предварительный контроль сроков исполнения документов, оперативное информирование главы городского округа, исполнителей и кураторов о состоянии исполнения распорядительных документов и исполнительской дисциплине.

Координацию и работу по осуществлению контроля за исполнением документов, анализ и обобщение данных о ходе и сроках их выполнения осуществляет контрольное управление администрации.

5.4. Сроки исполнения документов определяются календарной датой или истечением периода времени, которые исчисляются годами, месяцами или днями.

5.5. Сроки исполнения распорядительных документов указываются в тексте документа.

5.6. Изменение (приостановление, продление) срока исполнения распорядительных документов производится должностным лицом, установившим этот срок. Информация об изменении срока исполнения документов направляется в контрольное управление для внесения соответствующих изменений в банк регистрационных данных.

5.7. Контроль за исполнением документов и содержащихся в них заданий непосредственно осуществляют должностные лица, на которых он возложен в самом документе.

5.8. Структурные подразделения администрации, которым поручено исполнение тех или иных поручений, разрабатывают мероприятия по организационному и практическому обеспечению исполнения распорядительных документов.

5.9. Должностному лицу, осуществляющему общий контроль за документом в целом, все остальные исполнители своевременно письменно представляют необходимые материалы (справки, сведения и т.п.) либо информацию об их отсутствии. Исполнитель несет персональную ответственность за полноту и достоверность представленной информации.

5.10. На документах, поставленных на контроль в контрольном управлении, проставляется знак контроля (штамп) "Контроль".

5.11. По запросу контрольного управления ответственные исполнители, должностные лица, осуществляющие контроль, представляют исчерпывающие сведения о ходе исполнения находящихся на контроле документов.

5.12. Координацию и осуществление работ по контролю за сроками исполнения распорядительных документов администрации Воронежской области осуществляет организационный отдел.

6. Порядок взаимоотношений с Воронежской городской Думой, органами судебной власти, органами прокуратуры и Контрольно-счетной палатой городского округа город Воронеж

6.1. Координация взаимодействия между структурными подразделениями администрации и Воронежской городской Думой возлагается на директора департамента общественной безопасности по поручению главы городского округа.

Документы, поступившие из Воронежской городской Думы, передаются для наложения резолюции директору департамента общественной безопасности, указания которого в сфере координации этой деятельности обязательны для исполнения всеми должностными лицами администрации.

6.1.2. Проект правового акта, вносимый в Воронежскую городскую Думу, должен быть завизирован руководителями структурных подразделений администрации, в компетенцию которых входит рассмотрение затрагиваемых в проекте вопросов, заместителем главы администрации - директором департамента, курирующим соответствующую сферу деятельности, полномочным представителем главы городского округа в Воронежской городской Думе, руководителем юридического управления или управления правовой работы в сфере муниципальной собственности и градостроительства в соответствии с их компетенцией, заместителем главы администрации - директором департамента правовой работы.

Визы проставляются на обратной стороне листа, содержащего текст проекта правового акта. Подпись руководителя, визирующего проект, должна быть проставлена вместе с датой визирования.

6.1.3. Проект правового акта, разработанный депутатами Воронежской городской Думы, рассматривается в порядке, определенным регламентом Воронежской городской Думы.

6.2. Исковые заявления, заявления в суды общей юрисдикции, в арбитражный суд, жалобы и заявления в антимонопольный орган, судебные извещения и вызовы, судебные акты судов общей юрисдикции, судебные акты арбитражных судов предупреждения, определения, решения, предписания антимонопольного органа, апелляционные, кассационные, надзорные жалобы, заявления и представления о пересмотре судебных актов в порядке надзора, иные поступившие в администрацию документы, непосредственно связанные с рассмотрением дел в судах, антимонопольном органе, передаются для наложения резолюции руководителю юридического управления или управления правовой работы в сфере муниципальной собственности и градостроительства в соответствии с их компетенцией.

6.3. Все документы, связанные с исполнительным производством, передаются заместителю главы администрации - директору департамента, в компетенцию которого входит рассмотрение затрагиваемых в данных документах вопросов, и заместителю главы администрации - директору департамента правовой работы.

6.4. Координация взаимодействия между структурными подразделениями администрации и органами прокуратуры возлагается на заместителя главы администрации - директора департамента правовой работы.

Документы, поступившие из органов прокуратуры, передаются для наложения резолюции заместителю главы администрации - директору департамента правовой работы, указания которого в сфере координации этой деятельности обязательны для исполнения всеми должностными лицами администрации.

Подготовка ответов на акты прокурорского реагирования (протесты, представления) осуществляется профильными структурными подразделениями администрации. Проект ответа подлежит согласованию с юридическим управлением либо управлением правовой работы в сфере муниципальной собственности и градостроительства по подведомственности.

Ответственными за соблюдение установленных действующим законодательством сроков подготовки ответов являются руководители соответствующих структурных подразделений.

Подготовка ответов на запросы информации, поступившие из органов прокуратуры, осуществляется профильными структурными подразделениями администрации и направляются в органы прокуратуры за подписью заместителя главы администрации - директора департамента, в компетенцию которого входит рассмотрение запрашиваемой информации.

Копия ответа направляется заместителю главы администрации - директору департамента правовой работы.

6.5. Координация взаимодействия между администрацией и Контрольно-счетной палатой городского округа город Воронеж (далее - КСП) возлагается на заместителя главы администрации - директора департамента правовой работы. Документы, поступившие из КСП, передаются для наложения резолюции заместителю главы администрации - директору департамента правовой работы, указания которого в сфере координации этой деятельности обязательны для исполнения всеми должностными лицами администрации.

При проведении проверок КСП структурных подразделений администрации, муниципальных предприятий и учреждений руководители структурных подразделений администрации ежемесячно не позднее 30 числа каждого месяца информируют письменно заместителя главы администрации - директора департамента правовой работы о сроках проведения проверок и результатах контрольных мероприятий.

В случае выявления нарушений в ходе проведения проверки КСП руководителями структурных подразделений администрации, муниципальных предприятий и учреждений принимаются все необходимые меры к устранению таких нарушений, если есть возможность их устранить в ходе проведения проверки до оформления и подписания акта проверки.

При поступлении в структурные подразделения администрации, муниципальные предприятия и учреждения акта КСП по результатам проводимых проверок руководитель соответствующего структурного подразделения администрации, директор муниципального предприятия (учреждения) в случае несогласия с ее результатами должен в 5-дневный срок направить письменные замечания, возражения к акту КСП и другие предложения председателю КСП и принять участие в согласительной процедуре.

По результатам рассмотрения акта КСП, содержащего выявленные КСП нарушения, соответствующим структурным подразделением администрации подготавливается план мероприятий по устранению нарушений, который утверждается заместителем главы администрации - директором департамента, курирующим данное структурное подразделение. План мероприятий направляется в КСП и Воронежскую городскую Думу. Ответственность за его исполнением возлагается на руководителя структурного подразделения администрации, подписавшего План.

Если по результатам проведенных проверок в администрацию поступает представление КСП, заместитель главы администрации - директор департамента правовой работы проводит совещание в целях обеспечения принятия мер по устранению выявленных нарушений, возмещению причиненного ущерба и привлечению к ответственности должностных лиц, виновных в допущенных нарушениях, с участием заместителя главы администрации - директора департамента, руководителя проверяемого структурного подразделения администрации и руководителя КСП или его представителя по согласованию.

После проведения совещания соответствующим структурным подразделением администрации готовится проект распоряжения администрации об утверждении плана мероприятий по устранению нарушений, выявленных КСП, в котором определяются сроки исполнения и непосредственные исполнители, а также должностное лицо, осуществляющее контроль за исполнением плана мероприятий.

Копии распоряжения администрации, подготовленного по результатам рассмотрения представления КСП, направляются ответственным структурным подразделением администрации в КСП и в Воронежскую городскую Думу.

В срок, установленный в распоряжении администрации, должностные лица, ответственные за исполнение плана мероприятий, предоставляют информацию по итогам его исполнения заместителю главы администрации - директору департамента правовой работы, который обобщает представленные материалы и представляет главе городского округа отчет об исполнении плана мероприятий по устранению нарушений. Данный отчет также должен содержать предложения главе городского округа о снятии данного вопроса с контроля либо об установлении дополнительного срока для устранения нарушений с принятием соответствующих кадровых решений. Отчет, утвержденный главой городского округа, направляется в КСП и в Воронежскую городскую Думу.

Предписания КСП направляются на рассмотрение главе городского округа, который определяет порядок и сроки их исполнения.

При проведении проверок КСП муниципальных предприятий и учреждений руководители структурных подразделений администрации, курирующие их деятельность, своим приказом утверждают план мероприятий по устранению выявленных нарушений и направляют его в КСП в установленном порядке.

Ответственность за выполнение плана мероприятий по устранению выявленных КСП нарушений возлагается на руководителя структурного подразделения администрации, курирующего деятельность проверяемого муниципального предприятия (учреждения).

7. Порядок работы с обращениями граждан, прием граждан

7.1. В администрации рассматриваются индивидуальные и коллективные предложения, заявления и жалобы граждан (далее - обращения граждан) по вопросам сфер деятельности администрации, поступающие в письменной форме, в форме электронных сообщений или в форме устного личного обращения к должностному лицу во время приема граждан.

Анонимные обращения (без подписи, указания фамилии и почтового адреса для ответа), обращения, не поддающиеся прочтению, содержащие нецензурные выражения, в администрации не рассматриваются.

Сообщения, в том числе анонимные, о совершенных или готовящихся преступлениях пересылаются администрацией в соответствующие правоохранительные органы немедленно.

7.2. Поступившие в администрацию письма и заявления граждан регистрируются в отделе по работе с обращениями граждан управления делопроизводства и организационной работы департамента административной работы (далее - отдел по работе с обращениями граждан). По желанию заявителя при наличии второго экземпляра ставится отметка о принятии заявления с указанием даты принятия, Ф.И.О. специалиста. В тот же день зарегистрированные письма и заявления направляются с учетом их содержания главе городского округа, первым заместителям главы администрации и заместителям главы администрации - директорам департаментов, руководителям структурных подразделений для рассмотрения в сроки, установленные действующим законодательством. Контроль за сроками рассмотрения писем граждан осуществляется управлением делопроизводства и организационной работы.

Обращения граждан, содержащие обжалование решений, действий (бездействия) конкретных должностных лиц администрации, направляются для рассмотрения в контрольное управление.

7.3. Письменные обращения граждан после рассмотрения с резолюцией соответствующего руководителя структурного подразделения администрации не позднее двух дней со дня получения возвращаются в отдел по работе с обращениями граждан для внесения содержания поручения в электронную базу данных и направления указанным в резолюции исполнителям.

7.4. Повторные письма, а также письма граждан, поступившие в администрацию через иные органы государственной, региональной власти, органы местного самоуправления и взятые ими на контроль, проверяются соответствующими структурными подразделениями администрации совместно с работниками отдела по работе с обращениями граждан.

7.5. Письма граждан рассматриваются в срок до 30 дней с момента регистрации. Если рассмотрение письма требует более длительного времени, то указанный срок может быть продлен, но не более чем на 30 дней. В этом случае заявителю дается промежуточный ответ.

7.6. Если в письме ставится несколько вопросов, ответственным считается первый исполнитель по основному вопросу, изложенному в письме. Ответ заявителю дается после обобщения всех затронутых вопросов. Если в ответе не отражены все вопросы, поставленные в обращении, то материал по его рассмотрению возвращается исполнителю.

7.7. Рассмотрение письменных обращений граждан, принятие по ним мер осуществляют руководители структурных подразделений администрации, которые готовят информацию по результатам проверки, содержащую аргументированные, юридически обоснованные ответы на все вопросы, поставленные в обращении.

7.8. Разъяснение законодательства Российской Федерации, практики его применения, а также толкование норм, терминов и понятий осуществляются администрацией по обращениям граждан в случаях, если на нее возложена соответствующая обязанность или если это необходимо для обоснования решения, принятого по обращению гражданина.

В случае если поставленные в обращениях граждан вопросы не входят в компетенцию администрации, руководители структурных подразделений администрации направляют такие обращения в 3-дневный срок по принадлежности с информированием об этом заявителей.

7.9. Ответственность за своевременную и качественную организацию работы по рассмотрению обращений граждан возлагается на управление делопроизводства и организационной работы.

7.10. Управление делопроизводства и организационной работы ежеквартально анализирует состояние работы с обращениями граждан, определяет эффективность их рассмотрения. Аналитические материалы, предложения по совершенствованию работы с письмами, заявлениями, жалобами граждан направляются главе городского округа, первым заместителям главы администрации и заместителям главы администрации - директорам департаментов.

Организация личного приема граждан

7.11. Прием граждан проводится главой городского округа, первыми заместителями главы администрации и заместителями главы администрации - директорами департаментов, руководителями структурных подразделений администрации и организуется отделом по работе с обращениями граждан согласно графику, утвержденному главой городского округа.

7.12. Подготовка к приему граждан, предварительные беседы и запись на прием производятся специалистами отдела по работе с обращениями граждан, управления по обеспечению деятельности главы городского округа, приемных первых заместителей главы администрации, заместителей главы администрации - директоров департаментов, сотрудниками юридического управления или управления правовой работы в сфере муниципальной собственности и градостроительства департамента правовой работы.

7.13. Контроль за сроками исполнения поручений, установленных на приеме главой городского округа, первыми заместителями главы администрации и заместителями главы администрации - директорами департаментов, руководителями структурных подразделений осуществляется отделом по работе с обращениями граждан.

Работники, выполняющие поручения, сообщают гражданам о принятых мерах в срок до одного месяца.

7.14. Управление делопроизводства и организационной работы осуществляет проверку работы с письменными и устными обращениями граждан в структурных подразделениях администрации.

Каждое полугодие управление делопроизводства и организационной работы и информационно-аналитическое управление информируют население через средства массовой информации о работе с обращениями граждан.

7.15. По итогам года до 20 января, следующего за отчетным, структурные подразделения администрации направляют в отдел по работе с обращениями граждан отчеты о состоянии работы с обращениями граждан.

8. Порядок приема и регистрации уведомлений о проведении публичных мероприятий

8.1. Регистрация уведомлений о проведении публичных мероприятий на территории городского округа город Воронеж осуществляется департаментом общественной безопасности в рабочие дни: понедельник, вторник, среда, четверг - с 9 часов 00 минут до 13 часов 00 минут и

с 14 часов 00 минут до 17 часов 00 минут; пятница с 9 часов 00 минут до

13 часов 00 минут и с 14 часов 00 минут до 15 часов 30 минут.

8.2. Организация приема и регистрации уведомлений о проведении гражданами публичных мероприятий на территории городского округа город Воронеж, принятия решений об изменении места и (или) времени проведения публичных мероприятий и назначения уполномоченных представителей администрации городского округа город Воронеж осуществляется директором департамента общественной безопасности администрации городского округа город Воронеж.

В период отсутствия (командировка, временная нетрудоспособность, отпуск и т.д.) указанные полномочия директора департамента общественной безопасности возлагаются на начальника отдела по взаимодействию с правоохранительными органами департамента общественной безопасности администрации городского округа город Воронеж.

9. Порядок внутренней организации администрации

9.1. Работники администрации, ее структурных подразделений пропускаются в административное здание по предъявлении служебного удостоверения. Работники сторонних организаций, посетители пропускаются по предъявлении временного или разового пропуска.

9.2. Служебные удостоверения подписывают:

- глава городского округа - первым заместителям главы администрации, заместителям главы администрации - директорам департаментов, директорам департаментов, руководителям управлений, руководителям управ районов городского округа город Воронеж;

- заместитель главы администрации - директор департамента административной работы - работникам аппарата администрации, работникам структурных подразделений администрации (по письменному представлению руководителя подразделения), руководителям муниципальных предприятий.

Изготовление служебного удостоверения производится по письменному разрешению руководителя управления делами.

9.3. При предъявлении служебных удостоверений пропускаются в здание:

- руководители муниципальных предприятий и учреждений;

- работники КСП;

- работники правоохранительных органов, судов;

- депутаты представительных и законодательных органов власти;

- аккредитованные корреспонденты СМИ.

9.4. Разрешение на выдачу временного пропуска и право его подписи предоставлено руководителю управления делами. Временный пропуск выдается работникам сторонних организаций для временного посещения структурных подразделений, размещенных в здании администрации, сроком не более чем на один год.

9.5. Разовый пропуск дает право однократного прохода в здание администрации в рабочее время. Для выдачи разового пропуска руководитель структурного подразделения администрации, принимающего посетителя, обязан заказать пропуск в бюро пропусков и сообщить информацию о посетителе.

Сотрудник, принявший посетителя, обязан сделать отметку в пропуске о времени ухода посетителя. Посетитель при выходе из здания обязан сдать выданный пропуск на пост охраны.

9.6. Приглашенные в администрацию на совещание и другие мероприятия пропускаются в ее здание по спискам, подписанным руководителем, заместителем руководителя структурного подразделения администрации, отвечающим за подготовку и проведение конкретного мероприятия.

Для соблюдения требований пропускного режима в здание администрации эти списки должны заблаговременно передаваться на пост охраны административных зданий.

9.7. В приемной главы городского округа дежурство ведется в рабочие дни с 9.00 до 18.00 часов сотрудниками управления по обеспечению деятельности главы городского округа. На праздничные и выходные дни составляется отдельный график дежурства.

Заместитель главы администрации - директор департамента административной работы

О.В. Патрина