Указ Губернатора Воронежской области от 15 января 2007 г. N 3 "Об утверждении Инструкции по делопроизводству в администрации Воронежской области, исполнительных органах государственной власти области"

Указ Губернатора Воронежской области
от 15 января 2007 г. N 3
"Об утверждении Инструкции по делопроизводству
в администрации Воронежской области, исполнительных органах
государственной власти области"

В целях совершенствования документирования управленческой деятельности и организации работы с документами в администрации области постановляю:

1. Утвердить прилагаемую Инструкцию по делопроизводству в администрации Воронежской области, исполнительных органах государственной власти области (далее - Инструкция).

2. Руководителям структурных подразделений администрации области, исполнительных органов государственной власти области обеспечить соблюдение установленных Инструкцией требований.

3. Управлению делопроизводства администрации области (Бунеев) оказывать практическую и методическую помощь структурным подразделениям администрации области, исполнительным органам государственной власти области по внедрению Инструкции.

4. Контроль за исполнением настоящего указа возложить на заместителя губернатора области В.Г. Кобяшева.

Губернатор Воронежской области

В.Г. Кулаков

Инструкция
по делопроизводству в Администрации Воронежской области,
исполнительных органах государственной власти области
(утв. указом Губернатора Воронежской области
от 15 января 2007 г. N 3)

1. Общие положения

1.1. Инструкция по делопроизводству в администрации Воронежской области, исполнительных органах государственной власти области разработана в соответствии с федеральными и областными законами, типовой инструкцией по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, ГОСТом Р 6.30-2003 "Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов", регламентом взаимодействия исполнительных органов государственной власти Воронежской области, нормативными и методическими документами регламентирующими ведение архивного дела и с учетом особенностей документооборота в администрации области.

1.2. Инструкция по делопроизводству в администрации Воронежской области, исполнительных органах государственной власти области (далее именуется - Инструкция) устанавливает общие требования к документированию управленческой деятельности и организации работы с документами в администрации области, исполнительных органах государственной власти области.

1.3. Исполнительные органы государственной власти Воронежской области могут организовывать и вести делопроизводство на основе,# индивидуальных инструкций по делопроизводству, других нормативно-методических документов, разработанных в соответствии с настоящей Инструкцией.

1.4. Делопроизводство в администрации области организуется с использованием автоматизированной системы документационного обеспечения управления (далее - АС ДОУ), предназначенной для автоматизации управленческого документооборота и процессов делопроизводства в администрации области.

Программное и техническое обеспечение АС ДОУ в процессе ее эксплуатации осуществляет управление информационных технологий администрации области.

Автоматизированные технологии обработки документов, применяемые в администрации области, исполнительных органах государственной власти области должны отвечать требованиям настоящей Инструкции.

1.5. Порядок обращения с документами содержащими информацию ограниченного распространения, установлен распоряжением администрации области от 30.05.95 N 11-ДСП "Об утверждении инструкции о порядке обращения со служебной информацией ограниченного распространения в администрации области".

1.6. Методическое руководство организацией делопроизводства и контроль за соблюдением требований настоящей Инструкции в структурных подразделениях администрации области и исполнительных органах государственной власти области осуществляет управление делопроизводства администрации области (далее - управление делопроизводства) и ответственные лица, на которые возложены функции организации и ведения делопроизводства.

1.7. Ответственность за организацию и состояние делопроизводства, соблюдение установленных требований работы с документами в структурных подразделениях администрации области, исполнительных органах государственной власти области возлагается на их руководителей.

Руководители структурных подразделений администрации области, исполнительных органов государственной власти области определяют (назначают) ответственного за работу с документами.

1.8. Требования настоящей Инструкции обязательны для работников структурных подразделений администрации области, исполнительных органов государственной власти области.

1.9. Сотрудники структурных подразделений администрации области, исполнительных органов государственной власти области несут персональную ответственность за соблюдение требований Инструкции, сохранность находящихся у них документов и неразглашение содержащейся в них служебной информации.

Вновь принятые на работу сотрудники должны быть ознакомлены с Инструкцией руководителями структурных подразделений администрации области, исполнительных органов государственной власти области.

Об утрате служебных документов немедленно информируется руководитель подразделения, при необходимости - управление делопроизводства.

1.10. При временном отсутствии сотрудников структурных подразделений администрации области, исполнительных органов государственной власти области (отпуск, командировка), увольнении или перемещении, имеющиеся у них документы по указанию руководителя передаются другому работнику.

2. Требования к подготовке и оформлению документов

2.1. Бланки документов губернатора Воронежской области, администрации Воронежской области и исполнительных органов государственной власти области

2.1.1. Документы администрации области, исполнительных органов государственной власти области оформляются на бланках установленной формы.

Перечень применяемых бланков документов губернатора области и администрации области содержится в приложении N 1.

2.1.2. Бланки документов (далее - бланки) изготавливают на стандартных листах бумаги форматов А4 (210 х 297 мм) и А5 (148 х 210 мм).

Каждый лист документа, оформленный как на бланке, так и без него, должен иметь поля не менее:

левое - 20 мм;

правое - 10 мм;

верхнее - 20 мм;

нижнее - 20 мм.

В зависимости от расположения реквизитов устанавливают два варианта бланков - угловой и продольный.

Реквизиты бланка и ограничительные отметки для реквизитов, в пределах границ зон их расположения размещают двумя способами:

продольным (начало и конец каждой строки реквизитов равно удалены от границ зоны расположения реквизитов);

угловым (каждая строка реквизитов начинается от левой границы зоны расположения реквизитов).

2.1.3. Проектирование бланков документов губернатора области, администрации области осуществляется управлением делопроизводства.

2.1.4. Введение в обращение по мере необходимости новых бланков документов осуществляется по разрешению руководства администрации области.

Соответствующие предложения вносятся руководителем управления делопроизводства вместе с образцами предлагаемых бланков.

2.1.5. Бланки указов губернатора области, постановлений, распоряжений администрации области, писем губернатора области, администрации области изготавливаются полиграфическими предприятиями, имеющими лицензии на соответствующий вид деятельности по заказу управления делопроизводства.

2.1.6. Бланки писем должностных лиц администрации области, структурных подразделений администрации области изготавливаются с помощью средств вычислительной техники. Текст названия структурного подразделения администрации области располагается под текстом "Администрация Воронежской области", печатается одним шрифтом с размером шрифта текста "Администрация Воронежской области", либо на 2 пункта меньше.

2.1.7. Руководители исполнительных органов государственной власти области самостоятельно организуют проектирование, учет, использование и хранение гербовых бланков.

2.1.8. Запрещается тиражирование бланков администрации области на копировально-множительных аппаратах и использование ксерокопий бланков для оформления подлинных документов.

2.1.9. Порядок применения бланков документов в администрации области, исполнительных органах государственной власти области.

2.1.9.1. Нормативные правовые акты губернатора области, администрации области оформляются на бланках указов, постановлений и распоряжений.

Приказы руководителей исполнительных органов государственной власти оформляются на бланках приказов.

2.1.9.2. Документы постоянно действующих координационных органов, комиссий, иных рабочих органов администрации области оформляются на общем бланке или на стандартных листах бумаги формата А4.

2.1.9.3. Бланки писем губернатора области и администрации области применяются при направлении во все адреса на территории Российской Федерации.

2.1.9.4. Бланки писем администрации области с русскими и английскими реквизитами применяются для иностранной переписки.

2.1.9.5. Бланк должностного лица администрации области применяется при направлении в органы местного самоуправления, учреждения, предприятия, гражданам г. Воронежа и области, а также при внутренней переписке.

2.1.9.6. Бланки документов должны использоваться строго по назначению и не могут передаваться в другие организации и частным лицам.

2.1.10. Учет и хранение гербовых бланков.

На оборотной стороне гербовых бланков в верхней части, по центру, управление делопроизводства проставляет учетные порядковые номера с помощью средств вычислительной техники.

2.1.10.1. Гербовые бланки документов выдаются управлением делопроизводства ответственным за делопроизводство в структурных подразделениях администрации области, исполнительных органах государственной власти области.

2.1.10.2. Учет поступления и выдачи гербовых бланков администрации области ведется в журнале управлением делопроизводства и специалистами, ответственными за работу с документами в структурных подразделениях администрации области, исполнительных органах государственной власти области (приложение N 2).

2.1.10.3. Гербовые бланки хранятся в надежно запираемых и опечатываемых шкафах (сейфах).

2.1.10.4. Уничтожение гербовых бланков осуществляется по акту.

2.1.10.5. Контроль за правильностью использования и хранением гербовых бланков возлагается на управление делопроизводства и руководителей структурных подразделений администрации области, исполнительных органов государственной власти области.

2.2. Оформление реквизитов в процессе подготовки документов.

2.2.1. При оформлении документов необходимо соблюдать правила, обеспечивающие юридическую силу документов, оперативное исполнение, сохранность.

2.2.2. Документы оформляются на бланках или стандартных листах бумаги форматов А4 (210 х 297 мм), А5 (148 х 210 мм).

2.2.3. При подготовке документов рекомендуется применять текстовый редактор Microsoft Office Word версии 6.0 и выше с использованием шрифтов Times New Roman Cyr размером N 12 (для оформления табличных материалов), 13, 14, 15, для оформления текста.

2.2.4. Документ, оформленный на бланке, должен иметь установленный комплекс обязательных реквизитов с соблюдением порядка их расположения.

В процессе подготовки и оформления документов состав обязательных реквизитов может быть дополнен другими реквизитами, если того требует назначение документа.

2.2.5. Требования к составлению и оформлению документов закреплены в государственном стандарте ГОСТ Р 6.30-2003 "Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов". В соответствии с ГОСТом при подготовке и оформлении документов используют следующие реквизиты:

01 - Государственный герб Российской Федерации;

02 - герб субъекта Российской Федерации;

03 - эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания);

04 - код организации;

05 - основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица;

06 - идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИИН/КПП);

07 - код формы документа;

08 - наименование организации;

09 - справочные данные об организации;

10 - наименование вида документа;

11 - дата документа;

12 - регистрационный номер документа;

13 - ссылка на регистрационный номер и дату документа;

14 - место составления или издания документа;

15 - адресат;

16 - гриф утверждения документа;

17 - резолюция;

18 - заголовок к тексту;

19 - отметка о контроле;

20 - текст документа;

21 - отметка о наличии приложения;

22 - подпись;

23 - гриф согласования документа;

24 - визы согласования документа;

25 - оттиск печати;

26 - отметка о заверении копии;

27 - отметка об исполнителе;

28 - отметка об исполнении документа и направлении его в дело;

29 - отметка о поступлении документа в организацию;

30 - идентификатор электронной копии документа.

2.2.6. Герб Воронежской области (реквизит 02) размещается на бланках документов губернатора области, администрации области и исполнительных органов государственной власти области.

Воспроизведение изображения Герба Воронежской области на бланках (многоцветное, одноцветное) установлено законом Воронежской области "Об официальной и иной символике Воронежской области" от 30 мая 2005 г. N 50-ОЗ.

2.2.7. Основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица (реквизит 05) проставляют в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами.

ОГРН обязательно проставляется на бланках писем в составе справочных данных об организации.

2.2.8. Идентификационный номер налогоплательщика /код причины постановки на учет (ИНН/КПП) (реквизит 06) проставляют в соответствии с документами, выданными налоговыми органами, ИНН/КПП входят в состав справочных данных об организации.

2.2.9. Наименование организации (реквизит 08) должно соответствовать наименованию, закрепленному в ее учредительных документах. При наличии сокращенного наименования организации его помещают в скобках ниже полного наименования организации.

Если документ подготавливается совместно двумя и более организациями, то наименование организаций следует печатать на чистом листе бумаги.

Наименование организаций одного уровня располагают на одном уровне. Наименование организаций разного уровня располагают друг над другом.

2.2.10. Справочные данные (реквизит 09) об администрации области и исполнительных органах государственной власти области содержат сведения, необходимые при информационных контактах.

Наибольшее количество справочных данных располагается на бланке письма. Справочные данные в бланке письма включают: почтовый или юридический адрес, место нахождения; номера телефонов, факсов, счетов в банке, ОГРН, ИНН/КПП, адрес электронной почты.

Адрес пишется в соответствии с действующими Правилами оказания услуг почтовой связи, утвержденными постановлением Правительства Российской Федерации от 15 апреля 2005 г. N 221.

2.2.11. Наименование вида документа (реквизит 10)

Наименование вида документа определено Уставом Воронежской области, нормативными правовыми актами администрации области, исполнительными органами государственной власти области.

2.2.12. Дата документа (реквизит 11)

Датой документа является дата его подписания или утверждения (для договора (соглашения) - дата подписания, для протокола - дата заседания (принятия решения), для акта - дата события).

Документы, изданные двумя или более организациями, должны иметь одну (единую) дату, которая соответствует наиболее поздней дате подписания.

Дату проставляет должностное лицо, подписывающее документ, непосредственно при подписании. При подготовке проекта документа печатается только обозначение месяца и года, а число проставляется непосредственно при подписании. Все служебные отметки на документе, связанные с его прохождением и исполнением, должны датироваться и подписываться.

Установлены два способа проставления даты: цифровой и словесно-цифровой.

При цифровом способе день и месяц оформляют двумя парами арабских цифр, разделенными точкой; год - четырьмя арабскими цифрами.

Например, дату 25 июня 2006 г. следует оформлять: "25.06.2006".

При словесно-цифровом способе проставления даты, день месяца пишется двумя цифрами, месяц - буквами, год - четырьмя цифрами.

Например, 05 июня 2006 г. Проставлять ноль в обозначении дня месяца, если он содержит одну цифру - обязательно.

Место проставления даты на документе зависит от используемого бланка и вида документа.

2.2.13.Регистрационный номер документа (реквизит 12)

Регистрационный номер документа состоит из порядкового номера, который дополняется индексом дела по номенклатуре дел.

Регистрационный номер документа, составленного совместно двумя и более организациями, состоит из регистрационных номеров документа каждой из этих организаций и может проставляться через косую черту в порядке указания авторов в документе. Наличие на документе регистрационного номера свидетельствует о том, что он включен в информационный массив организации.

2.2.14. Ссылка на регистрационный номер и дату документа (реквизит 13)

Ссылка на регистрационный номер и дату документа включает в себя регистрационный номер и дату документа, на который должен быть дан ответ.

Ссылка на регистрационный номер и дату документа используется при оформлении писем, которые являются ответами на поступивший запрос. Сведения в реквизит переносятся с поступившего документа и соответствуют регистрационному номеру и дате поступления документа.

2.2.15. Место составления или издания документа (реквизит 14)

Место составления или издания документа указывают в том случае, если затруднено его определение по реквизитам общего бланка или бланка конкретного вида документа.

2.2.16. Адресат (реквизит 15)

Документы адресуют организациям, их структурным подразделениям, должностным или физическим лицам. Реквизит располагают в правом верхнем углу бланка в ограничительных отметках.

Если документ напечатан на листе бумаги, то реквизит "Адресат" печатают, отступив от верхнего поля на расстоянии 4-5 интервалов.

Каждая составная часть реквизита "Адресат", печатается с новой строки через один межстрочный интервал, фамилия адресата отделяется от остальных частей адресования 1,5-2 интервалами. В конце смысловых строк знаки препинания не ставятся. В середине строк знаки препинания сохраняются. Перенос слов не допускается.

При адресовании документа организации, ее структурному подразделению без указания должностного лица, их наименования пишутся в именительном падеже.

Допускается центровать все строчки реквизита "Адресат" по отношению к самой длинной строке.

Например:

                                         Министерство культуры и массовых

                                        коммуникаций Российской Федерации

                                              Административно-правовой

                                                    департамент

При направлении документа конкретному должностному лицу наименование организации и подразделения указывается в именительном падеже, а должность и фамилия в дательном.

Например:

                                         Министерство образования и науки

                                                Российской Федерации

                                           Департамент управления делами

                                                Ведущему специалисту

                                                    А.И. Петрову

При адресовании документа руководителю организации, наименование организации входит в состав наименования должности адресата.

Например:

                                       Генеральному директору объединения

                                                    "Ростекстиль"

                                                    В.Д. Иванову

В отдельных случаях, кроме наименования должности руководителя, указываются дополнительные сведения о нем (воинское звание, ученая степень или почетное звание).

Например:

                                                Начальнику штаба в/ч 4532

                                                      Генерал-майору

                                                       К.Н. Серову

     или

                                                    Директору института

                                                     твердых металлов

                                                 доктору технических наук

                                                      М.Т. Семенову

Если документ отправляют в несколько однородных организаций, то их следует указывать обобщенно.

Например:

                                     Администрации муниципальных районов,

                                               городских округов

                                              Воронежской области

При адресовании документа должностному лицу инициалы ставятся перед фамилией, при адресовании физическому лицу - после нее.

В состав реквизита "Адресат" может входить почтовый адрес. Элементы почтового адреса указывают в последовательности установленной Правилами оказания услуг почтовой связи.

При адресовании письма в организацию указывают ее наименование, затем почтовый адрес.

Например:

                                     Министерство культуры и массовых

                                     коммуникаций Российской Федерации

                                  Китайгородский проезд, д. 7, строение 2

                                                 г. Москва

                                                  109074

или

                                Государственный архив Воронежской области

                                           ул. Плехановская, д. 7

                                                г. Воронеж

                                                  394018

При адресовании документа физическому лицу, указывают фамилию и инициалы получателя, затем почтовый адрес.

Например:

                                                       Степанову В.А.

                                               ул. Калинина, д. 45, кв. 1

                                                        с. Лосево

                                                     Рамонский район

                                                   Воронежская область

                                                          352000

При оформлении адреса допускаются общепринятые сокращения г. (город), пос. (поселок), с. (село), ул., пер., наб., пр. или просп., корп., кв.

В обозначениях номеров домов, корпусов, квартир знак "N" не ставят, при литерном написании номеров, букву пишут слитно с цифрой (кв. 57а).

Документ не должен содержать более четырех адресатов. Слово "копия" перед вторым, третьим, четвертым адресатами не указывают. При большом количестве адресатов составляется список рассылки документа.

2.2.17. Утверждение документа (реквизит 16).

На документах, подлежащих утверждению, гриф "утверждение" проставляется справа на первом листе документа. При утверждении документа должностным лицом, гриф утверждения документа должен состоять из слова УТВЕРЖДАЮ (без кавычек и знаков препинания после этого слова), наименования должности лица, утверждающего документ, его подписи, инициалов, фамилии и даты утверждения. Слово "УТВЕРЖДАЮ" печатается прописными буквами, обычным шрифтом.

Элементы грифа утверждения отделяют друг от друга 1,5-2 интервалами.

Если документ издается отдельно от утверждающего распорядительного документа (штатное расписание, смета расходов на содержание аппарата, представление к награждению) на нем проставляется гриф утверждения, на который ставится гербовая печать организации.

Например:

                                   УТВЕРЖДАЮ

                                   Руководитель главного управления

                                   здравоохранения Воронежской области

                                   личная подпись       инициалы, фамилия

                                   00.00.0000

Допускается в реквизите "Гриф утверждения документа" центровать элементы относительно самой длинной строки.

При утверждении документа несколькими должностными лицами грифы утверждения располагают на одном уровне.

При утверждении документа указом, постановлением, распоряжением, решением, приказом, протоколом гриф утверждения состоит из слов УТВЕРЖДЕНО (УТВЕРЖДЕНА, УТВЕРЖДЕНЫ или УТВЕРЖДЕН), наименования утверждающего документа в творительном падеже, его даты и номера. Слово "УТВЕРЖДЕНО" согласуется в роде и числе с видом утверждаемого документа.

Например:

                                    УТВЕРЖДЕНО

                                    Постановлением  администрации области

                                    от 16 марта 2006 г. N 185

или

                                            УТВЕРЖДЕН

                                            Решением экспертной  комиссии

                                            администрации области

                                            от 15 апреля 2006 г.  N 14

Перечень документов, на которые ставится оттиск гербовой печати (приложение N 3).

2.2.18. Резолюция (реквизит 17).

В состав резолюции входят следующие элементы: инициалы и фамилия исполнителя (исполнителей), содержание поручения, срок исполнения, подпись, дата.

Резолюция оформляется между реквизитами адресат и текстом документа или на отдельном листе с указанием регистрационного номера и даты документа, к которому резолюция относится.

2.2.19. Заголовок к тексту документа (реквизит 18).

Заголовок к тексту документа должен быть кратким, точно передавать содержание документа и согласован с наименованием вида документа.

Заголовок должен отвечать на вопросы: "о чем?" ("о ком?").

Например: "О подготовке проекта договора"; "Об отмене...". Заголовок составляет исполнитель документа.

Длина строки заголовка не должна превышать 8-9 см. Каждая строка имеет законченный смысл. Строчки заголовка печатаются через 1 интервал, без переноса, без кавычек и знаков препинания в конце строки. Заголовок к тексту письма печатается от левой границы поля в ограничительных отметках.

Для выделения заголовка может использоваться полужирный шрифт.

2.2.20. Отметка о контроле (реквизит 19).

Отметку о контроле за исполнением документа обозначают буквой "К", словом или штампом "Контроль".

2.2.21. Требования к текстам документов (реквизит 20).

2.2.21.1. Тексты документов, в зависимости от количества затронутых в них вопросов, могут быть простыми (содержат один вопрос) и сложными (касаются нескольких вопросов, исполнителей).

Справочно-информационные документы (письма, служебные записки, справки) рекомендуется готовить по одному вопросу.

2.2.21.2. Текст документа может быть представлен в форме связного текста, анкетной формы, таблицы или сочетания этих форм.

Связной текст документа содержит грамматически и логически согласованную информацию об управленческих действиях и применяется при подготовке организационно-распорядительных, справочно-информационных документов.

Текст может подразделяться на разделы, подразделы, пункты и подпункты. Разделы и подразделы могут иметь заголовки (подзаголовки).

Заголовки разделов пишутся с прописной буквы или допускается их написание прописными буквами, подзаголовки - с прописной буквы.

Точка в конце заголовков и подзаголовков не ставится. Пункты и подпункты нумеруются арабскими цифрами, разделенными точками и с точкой на конце. (1.1., 1.2.).

Связной текст, как правило, состоит из двух частей. В первой, констатирующей части, указываются причины, основания, цели составления документа. В этой части, при необходимости, могут быть названы ранее изданные нормативные акты или другие документы по данному вопросу, реквизиты их указываются по следующей схеме: название вида документа, автор, дата, регистрационный номер, заголовок.

Например:

В соответствии с Федеральным законом от 08 августа 2001 г. N 129-ФЗ "О государственной регистрации юридических лиц" и постановлением Правительства Российской Федерации от 17 мая 2002 г. N 319 "Об уполномоченном федеральном органе исполнительной власти, осуществляющем государственную регистрацию юридических лиц".

Во второй части излагаются решения, поручения, распоряжения, выводы, просьбы, предложения, рекомендации.

Если содержание документа не нуждается в пояснении или обосновании, то текст может содержать только заключительную часть.

Например: "Приказы, распоряжения - распорядительную часть без констатирующей; письма, заявления - просьбу без пояснения". Допускается начинать текст документа с его заключительной части, т.е. изложения существа вопроса, а затем подкреплять его обоснованием, доказательствами.

При подготовке документов, составленных по однотипным, повторяющимся ситуациям (распоряжения, приказы по личному составу, договоры, акты) возможно использование базы данных "текстовых шаблонов".

Форма изложения текста.

Изложение текста в документах осуществляется по следующим правилам:

в документах, адресованных руководству (заявление, служебная записка, объяснительная записка) текст печатается от первого лица единственного числа ("предлагаю", "прошу", "считаю");

в документах коллегиальных органов текст излагается от третьего лица единственного числа ("решил", "решила");

в совместных документах текст излагается от первого лица множественного числа ("решили", "просим");

в протоколах текст излагается от третьего лица множественного числа ("слушали", "выступили", "решили");

содержание выступлений излагается от третьего лица единственного числа;

в положениях, инструкциях, правилах, актах, справках текст излагается от третьего лица единственного или множественного числа ("отдел осуществляет функции", "начальник отдела имеет право", "комиссия установила").

В письмах используют следующие формы изложения:

от первого лица множественного числа ("просим предоставить"...", "направляем в Ваш адрес", "направляем на рассмотрение", "просим выделить");

от первого лица единственного числа ("прошу выслать", "считаю необходимым", "направляю", "предлагаю");

от третьего лица единственного числа ("администрация области считает возможным", "администрация области не возражает").

Табличные тексты применяются в плановых, отчетно-статистических, финансовых документах и др.

Графы и строки таблицы должны иметь заголовки, выраженные существительным в именительном падеже единственного числа. Подзаголовки граф и строк должны быть согласованы с заголовками. Если таблицу печатают более чем на одной странице, графы таблицы должны быть пронумерованы, а на следующих страницах должны быть напечатаны только номера этих граф.

Заголовки граф пишутся с прописных букв, а подзаголовки - со строчных, если они составляют одно целое с заголовком, т.е. поясняют его. Если подзаголовок имеет самостоятельное значение, то он пишется с прописной буквы. Точки в заголовках и подзаголовках граф не ставятся.

При оформлении текста документа на двух и более страницах, 2-ая и последующие страницы должны быть пронумерованы. Порядковые номера страниц проставляются посередине верхнего поля страницы арабскими цифрами без слова "страница" (стр.) и знаков препинания.

Текст документа печатается в установленных границах полей и отделяется от заголовка через 1,5-2 интервала.

Первая строка начинается с абзаца (на расстоянии 1,25 см) от левой границы текстового поля.

2.2.22. Отметка о наличии приложения (реквизит 21).

Отметка о наличии приложения в служебном письме отделяется от текста 2-3 интервалами.

Если письмо имеет приложение, названное в тексте, то отметка о наличии приложения оформляется следующим образом:

Приложение: на 5 л. в 2 экз.

Если письмо имеет приложение, не названное в тексте, то указывают его наименование, число листов и число экземпляров. При наличии нескольких приложений их нумеруют.

Например:

Приложение: 1. Справка о состоянии ... на 3 л. в 2 экз.

2. Проект положения ... на 9 л. в 3 экз.

Если приложения сброшюрованы, то число листов не указывают.

Например:

Приложение: в 3 экз.

или

Приложение: Техническое задание на разработку... в 2 экз.

Если к документу прилагают другой документ, также имеющий приложение, отметку о наличии приложения оформляют следующим образом:

Приложение: Письмо налоговой инспекции от 05.06.2006 N 02-08/185и и приложение к нему, всего на 3 л.

Если приложение направляют не во все указанные в документе адреса, то отметку о его наличии оформляют следующим образом:

Приложение: на 3 л. в 2 экз. только в первый адрес.

Слово "Приложение" печатается с абзаца и заканчивается двоеточием.

Текст о наличии приложения печатается через 1 межстрочный интервал.

В приложении к распорядительному документу на первом его листе в правом верхнем углу печатается "Приложение N " с указанием наименования распорядительного документа, его даты и регистрационного номера.

Например:

                                            Приложение N 1

                                            к постановлению администрации

                                            области

                                            от 12 апреля 2006 г.  N 261

Слово "Приложение N " печатается от границы верхнего поля без кавычек, прописными буквами и отделяется от последующих строк реквизита 1,5 интервалом. Остальные строки печатаются через 1 межстрочный интервал. Допускается реквизит "Приложение" центрировать относительно самой длинной строки.

Например:

                                                     Приложение N 2

                                                   к приказу главного

                                                 управления образования

                                                от 18 марта 2006 г. N 240

Если приложение к распорядительному документу одно, порядковый номер приложения не указывают.

Например:

                                             Приложение

                                             к распоряжению администрации

                                             области

                                             от 17 мая 2006 г.  N 275-р

Приложения должны быть подписаны руководителем подразделения, подготовившего документ и датированы.

2.2.23. Подпись (реквизит 22).

Документы, подписываются должностными лицами в соответствии с предоставленными им полномочиями.

В состав реквизита "Подпись" входят: наименование должности лица, подписавшего документ, личная подпись и ее расшифровка инициалы имени, отчества и фамилия.

При использовании бланка должностного лица наименование должности не указывается, а подпись включает личную подпись инициал имени и фамилию.

Если должностное лицо, подпись которого заготовлена на проекте документа, отсутствует, то документ подписывает лицо, исполняющее его обязанности или его заместитель.

При этом указывается фактическая должность лица, подписавшего документ, его инициалы, фамилия.

Не допускается подписывать документы с предлогом "за" или проставлением косой черты перед наименованием должности. При подписании документа несколькими должностными лицами их подписи располагают на одном уровне или одну под другой в последовательности, соответствующей занимаемой должности.

При подписании документа несколькими лицами, равными по должности, но представляющими разные органы, подписи располагают на одном уровне.

В документах составленных комиссией, указывают не должности лиц, подписывающих документ, а их обязанности в составе комиссии в соответствии с распределением.

Например:

Председатель комиссии          Личная подпись                И.О. Фамилия

Секретарь комиссии             Личная подпись                И.О. Фамилия

Члены комиссии                 Личная подпись                И.О. Фамилия

Подпись отделяют от последней строки текста 1,5-2 интервалом.

Наименование должности в реквизите "подпись" печатается от левой границы текстового поля через 1 межстрочный интервал и центрируется относительно самой длинной строки.

Расшифровка подписи в реквизите "подпись" располагается на уровне последней строки наименования должности, печатается без пробела между инициалами имени и отчества, с пробелом перед фамилией. Последняя буква в расшифровке подписи ограничивается правым полем.

ГАРАНТ:

Нумерация подпунктов приводится в соответствии с источником

3.2.24. Согласование проекта документа (реквизит 23).

Согласование проекта документа оформляется визой на документе (внутренне# согласование) или грифом согласование (внешнее согласование).

Согласование проекта документа с органами государственной власти, учреждениями, организациями, интересы которых в нем затрагиваются - внешнее согласование.

Внешнее согласование документа оформляется грифом согласования, который включает в себя: слово СОГЛАСОВАНО (печатается прописными буквами без кавычек и знаков препинания в конце), наименование должности лица, с которым согласовывается документ (включая наименование организации), личную подпись, расшифровку подписи и дату согласования.

Например:

СОГЛАСОВАНО

Финансовый директор

ООО "Технология"

Личная подпись  И.О. Фамилия

20.06.2006

Если согласование осуществляют письмом, протоколом, гриф согласования оформляют следующим образом:

СОГЛАСОВАНО

Письмо Министерства

образования и науки

Российской Федерации

"О проведении тестирования

учащихся"

от 05.06.2006 N 430-162

или

СОГЛАСОВАНО

Протокол заседания

аттестационной комиссии

от 05 июня 2006 г.  N 10

Если грифов согласования несколько, их оформляют параллельно от левого поля.

Например:

СОГЛАСОВАНО                           СОГЛАСОВАНО

Наименование должности                Наименование должности

Личная подпись        И.О. Фамилия    Личная подпись         И.О. Фамилия

02.02.2006                            02.02.2006

Гриф согласования располагают ниже реквизита "Подпись" в левом нижнем углу документа и печатают от подписи через 2-3 интервала.

Грифы согласования могут располагаться на отдельном "Листе согласования", в этом случае в документе перед подписью делается отметка: "Лист согласования прилагается".

Лист согласования оформляется следующим образом:

                           ЛИСТ СОГЛАСОВАНИЯ

          проекта Положения об общих принципах сотрудничества

СОГЛАСОВАНО                              СОГЛАСОВАНО

Генеральный директор ОАО "РИК"           Генеральный директор

                                         АОЗТ "Торговый дом"

Личная подпись     И.О. Фамилия

03.03.2006                               Личная подпись      И.О. Фамилия

                                         03.03.2006

СОГЛАСОВАНО                              СОГЛАСОВАНО

Генеральный директор ОАО                 Заместитель губернатора

"Работница"                              Воронежской области

Личная подпись     И.О.Фамилия

                                         Личная подпись     И.О. Фамилия

07.03.2006

                                         07.03.2006

Заполненный лист согласования подписывается и датируется ответственным исполнителем и прилагается к проекту документа. При наличии возражений по тексту документа лист согласования не подписывается.

2.2.25. Виза согласования документа (реквизит 24 - внутреннее согласование).

Внутренне # согласование проводится при необходимости оценки обоснованности документа, соответствия его правовым актам и ранее принятым решениям.

Представляемые на подпись документы визируются исполнителем (ответственным исполнителем) и руководителем подразделения, где готовился проект документа.

Документы, содержащие поручения исполнительному органу государственной власти области, должны быть завизированы руководителем этого органа.

Согласование проекта документа оформляют визой на документе.

Виза включает в себя должность визирующего документ, личную подпись, расшифровку подписи (инициалы, фамилия) и дату подписания.

Например:

Руководитель финансового отдела              личная подпись   А.А. Иванов

06.06.2006

Оформленная таким образом виза означает согласие должностного лица с содержанием документа. При наличии замечаний по документу визу оформляют следующим образом: "С проектом не согласен, замечания прилагаются".

Руководитель финансового отдела          Личная подпись       А.А. Иванов

06.06.2006

     или

"С п. 7 не согласен"

Руководитель финансового отдела          Личная подпись       А.А. Иванов

08.06.2006

Замечания могут быть представлены на отдельном листе, который подписывают, датируют и прилагают к проекту документа.

Если в процессе визирования в проект документа вносятся существенные изменения, он подлежит повторному визированию. Повторного визирования не требуется, если при доработке в проект документа внесены уточнения не меняющие его сути.

Замечания докладывают руководителю подписывающему документ.

На документе, подлинник которого остается в организации, визы проставляют в нижней части оборотной стороны последнего листа подлинника документа.

На документе, подлинник которого отправляют из организации, визы проставляют на лицевой стороне второго экземпляра отправляемого документа, остающегося в организации на правах подлинника.

2.2.26. Оттиск печати (реквизит 25).

Оттиск гербовой печати ставится на документах требующих особого удостоверения их подлинности. Простые круглые печати ставятся на копиях документов для удостоверения их соответствия подлинникам.

Оттиск печати должен захватывать окончание наименования должности лица, подписавшего документ (полное описание о проставлении оттиска печати в разделе 8.2. Инструкции).

2.2.27. Отметка о заверении копии (реквизит 26).

При заверении соответствия копии документа подлиннику, ниже реквизита "подпись", проставляют заверительную надпись "Верно", должность лица, заверившего копию, личную подпись, расшифровку подписи (инициалы, фамилию), дату заверения.

Например:

Верно

Инспектор службы кадров              Личная подпись         Т.С. Левченко

Дата

2.2.28. Отметка об исполнителе (реквизит 27).

Отметку об исполнителе документа проставляют в левом нижнем углу лицевой или оборотной стороны последнего листа подлинника документа. Отметка включает инициалы, фамилию исполнителя и номер его телефона или фамилию и номер его телефона.

     Например:

     А.М. Максимова          или             Максимова

     33-46-51                                33-46-51

На документе, подготовленном по поручению руководителя группой исполнителей, в отметке об исполнителе указывается фамилия основного исполнителя.

Реквизит печатается размером шрифта N 8-10 от границы левого поля.

2.2.29. Отметка об исполнении документа и направлении его в дело (реквизит 28).

Отметка об исполнении документа и направлении его в дело включает в себя следующие данные: ссылку на дату и номер документа, свидетельствующего о его исполнении, или при отсутствии такового документа - краткие сведения об исполнении; слова "В дело", номер дела, в котором будет храниться документ. Отметка об исполнении документа и направлении его в дело подписывается и датируется исполнителем документа или руководителем структурного подразделения, в котором исполнен документ.

Например:

                                                           Отправлен факс

                                                      от 01.07.2006 N 127

                                                         "В дело" N 01-15

                                                           Личная подпись

                                                                     Дата

2.2.30. Отметка о поступлении документа (реквизит 29).

Реквизит содержит очередной порядковый номер и дату поступления документа. Допускается проставлять отметку о поступлении документа в виде штампа в правом нижнем углу лицевой стороны первого листа документа (приложение N 4).

2.2.31. Идентификатором электронной копии документа (реквизит 30) является отметка (колонтитул), проставляемая в левом нижнем углу каждой страницы документа и содержащая наименование файла на машинном носителе, дату и другие поисковые данные, устанавливаемые в организациях.

3. Порядок подготовки и оформления отдельных видов документов

3.1. Подготовка и оформление проектов указов губернатора области

3.1.1. Подготовка и оформление проектов указов губернатора области определены регламентом взаимодействия исполнительных органов государственной власти Воронежской области и настоящей Инструкцией.

3.1.2. Указы губернатора области печатаются на бланке "Указ губернатора Воронежской области", изготовленном типографским способом. Текст печатается шрифтом Times New Roman размером N 14 на одной стороне листа. Использование ксерокопий бланков запрещено. При оформлении указа на двух и более страницах, текст печатается на стандартных листах бумаги формата А4. Верхнее поле второй и последующих страниц составляет не менее 20 мм.

3.1.3. Указ губернатора области имеет следующие реквизиты:

наименование вида документа (Указ губернатора Воронежской области);

дата и номер;

место издания;

заголовок;

текст;

подпись.

Дата проставляется после подписания указа, оформляется словесно-цифровым способом. Печатается от левой границы текстового поля.

Номер указа проставляется после подписания, печатается от правой границы текстового поля и состоит из знака N и регистрационного номера.

Место издания (г. Воронеж) отделяется от реквизитов "Дата" и "Номер" межстрочным интервалом и оформляется центрованным способом.

Заголовок отделяется от предыдущего реквизита 3 интервалами и печатается через 1 межстрочный интервал, выделяется полужирным шрифтом и выравнивается по центру.

Точка в конце заголовка не ставится.

3.1.4. Текст отделяется от заголовка 2-3 интервалами и печатается через 1,5 межстрочных интервала.

Текст печатается от левой границы текстового поля и выравнивается по левой и правой границам текстового поля. Первая строка текста начинается с абзаца от левой границы текстового поля.

Текстовая часть может подразделяться на преамбулу и постановляющую часть.

Преамбула в указах губернатора области завершается словом "ПОСТАНОВЛЯЮ:", которое печатается по центру прописными буквами вразрядку.

Пункты в тексте нумеруются арабскими цифрами с точкой и заголовков не имеют.

Пункты могут разделяться на подпункты, которые нумеруются арабскими цифрами или строчными буквами с закрывающей круглой скобкой.

Все изменения и дополнения, вносимые в ранее принятый указ, должны соответствовать структуре основного нормативного акта.

Допускается печатать прописными буквами и выделять шрифтом другой насыщенности фамилии при подготовке проектов указов губернатора области по вопросам награждения.

При наличии приложения к указу губернатора области в тексте на них делается ссылка.

Приложения к проектам указов губернатора области оформляются на отдельных листах бумаги.

Размеры полей, шрифты и межстрочные интервалы при печатании приложений идентичны размерам, применяемым при печатании текстов указов.

Приложения визируются руководителем структурного подразделения администрации области, исполнительного органа государственной власти области, внесшего проект.

Если в тексте делается ссылка "согласно приложению", то на первой странице приложения в правом верхнем углу пишется слово "Приложение", ниже через один межстрочный интервал, дается ссылка на указ губернатора области. Все составные части реквизита центрируются относительно самой длинной строки и печатаются через 1 межстрочный интервал.

При наличии нескольких приложений, они нумеруются.

Например:

                                              Приложение N 1

                                              к указу губернатора области

                                              ______________ N _____

При наличии в тексте указа формулировки "утвердить" (прилагаемое положение, состав комиссии, план мероприятий и т.д.), на самом приложении в правом верхнем углу печатается слово УТВЕРЖДЕНО или УТВЕРЖДЕН со ссылкой на нормативный акт, его дату и номер.

Например:

                                                       УТВЕРЖДЕНО

                                                       Указом губернатора

                                                       области

                                                       ___________ N ____

Слово "Приложение N " в данном случае не пишется.

Слова УТВЕРЖДЕНО или УТВЕРЖДЕН в приложениях согласуются в роде и числе с видом утверждаемого документа: положение - УТВЕРЖДЕНО, программа - УТВЕРЖДЕНА, мероприятия - УТВЕРЖДЕНЫ.

Заголовок к тексту приложения печатается центрованным способом. Первое слово заголовка приложения выделяется прописными буквами полужирным шрифтом и может быть напечатано вразрядку (П О Л О Ж Е Н И Е, С П И С О К и т.д.). Текст заголовка печатается через 1 межстрочный интервал.

Заголовок приложения отделяется от грифа "Утверждения" документа 4-мя интервалами, от текста приложения 2-мя интервалами.

При наличии в тексте приложения нескольких разделов, их заголовки печатаются центрованным способом (относительно границ текста). Точка в конце заголовка не ставится. Допускается выделять заголовки разделов полужирным шрифтом.

Текст приложения может быть оформлен в виде таблицы. Графы и строки таблицы должны иметь заголовки, выраженные именем существительным в именительном падеже. Подзаголовки граф и строк грамматически должны быть согласованы с заголовками.

Если таблицу печатают более чем на одной странице, графы таблицы должны быть пронумерованы, а на следующих страницах должны быть напечатаны только номера этих граф.

Листы приложения нумеруются самостоятельно начиная со второго листа.

При наличии в тексте приложений ссылки на сноску, она оформляется звездочкой или цифрой со скобкой. Текст сноски печатается через 1 межстрочный интервал в конце каждой страницы или после приложения в целом, под чертой. После символа сноски ее текст печатается с прописной буквы. В конце текста сноски ставится точка.

На одной странице не должно проставляться более трех сносок.

В уставах, положениях, программах и других подобных документах главы нумеруются римскими цифрами, а пункты и подпункты - арабскими цифрами. Номер подраздела должен состоять из номера раздела и подраздела, разделенных точкой (1.2.). Номер пункта должен состоять из номера раздела, подраздела и пункта, разделенных точками (2.3.1). Пункты могут разделяться на подпункты, которые должны иметь порядковую нумерацию в пределах каждого пункта (1.2.2.1.).

3.1.5. Пояснительная записка к проекту указа.

Пояснительная записка к проекту указа оформляется на стандартных листах бумаги формата А4 и имеет следующие реквизиты:

наименование вида документа - "ПОЯСНИТЕЛЬНАЯ ЗАПИСКА" печатается прописными буквами 2 межстрочными интервалами ниже верхней границы текстового поля, выделяется полужирным шрифтом и выравнивается по центру.

Заголовок отделяется от предыдущего реквизита 2 межстрочными интервалами, печатается строчными буквами через 1 интервал, выделяется полужирным шрифтом и выравнивается по центру, точка в конце заголовка не ставится.

В заголовке указывается полное название проекта указа, к которому подготовлена пояснительная записка. Текст отделяется от заголовка 3 межстрочными интервалами, печатается шрифтом размером N 14 через 1,5 интервала.

Первая строка абзаца печатается от левой границы текстового поля.

В тексте кратко излагаются мотивы внесения проекта, обоснование и суть проекта, наличие разногласий, результаты проработки и экспертизы.

Подпись отделяется от текста 3 межстрочными интервалами. Подпись включает наименование должности лица, подписавшего пояснительную записку, его личную подпись и расшифровку подписи (инициалы и фамилию).

Наименование должности печатается от левой границы текстового поля через 1 межстрочный интервал и центруется относительно самой длинной строки.

Расшифровка подписи располагается на уровне последней строки наименования должности и печатается без пробела между инициалами и фамилией.

Последняя буква в расшифровке подписи ограничивается правым полем.

При наличии нескольких подписей они располагаются одна под другой в соответствии с занимаемыми должностями.

Подписи отделяются одна от другой 1-2 межстрочными интервалами.

3.1.6. Оформление реквизита "виза согласования" проекта указа.

Визы оформляются на оборотной стороне последнего листа проекта указа в нижней его части.

Реквизит "виза согласования" печатается от левой границы текстового поля и состоит из слова "Визирование" после него ставится двоеточие.

Ниже через два интервала от левой границы текстового поля печатается наименование должности визирующего, от правой границы текстового поля печатаются инициалы и фамилия визирующего.

При визировании проекта указа проставляется дата визирования.

Виза ответственного исполнителя проставляется на оборотной стороне последнего листа проекта указа в левом нижнем углу.

Согласование проекта указа губернатора области может осуществляться оформлением листа согласования (приложение N 5).

3.1.7. Подпись отделяется от текста указа 3 интервалами и состоит из слов "Губернатор Воронежской области", печатается в две строки от границы левого поля и центруется.

Инициалы и фамилия губернатора области печатаются у правой границы текстового поля.

Образец оформления проекта указа губернатора области приведен в приложении N 6.

3.2. Подготовка и оформление проектов постановлений и распоряжений администрации области.

3.2.1. При подготовке проектов постановлений и распоряжений администрации области структурные подразделения администрации области, исполнительные органы государственной власти области руководствуются регламентом взаимодействия исполнительных органов государственной власти Воронежской области и настоящей Инструкцией.

3.2.2. Проекты постановлений и распоряжений администрации области оформляются на бланках установленного образца, изготовленных типографским способом. Текст печатается шрифтом Times New Roman размером N 14 на одной стороне листа. Использование ксерокопий бланков запрещается.

3.2.3. Обязательными реквизитами нормативных правовых актов администрации области являются:

наименование вида документа - постановление, распоряжение администрации области;

дата акта - отделяется от наименования вида акта 2-мя межстрочными интервалами, оформляется словесно-цифровым способом, печатается от левой границы текстового поля;

номер акта печатается арабскими цифрами и состоит из знака "N" и порядкового номера документа.

Например: N 153.

К порядковому номеру распоряжения через дефис добавляется буква "р".

Например: N 153-р;

место издания - г. Воронеж, отделяется от реквизитов "дата" и "номер" межстрочным интервалом и оформляется центрованным способом, печатается размером шрифта N 10;

заголовок печатается в ограничительных отметках с прописной буквы, выделяется полужирным шрифтом. Точка в конце заголовка не ставится. Заголовок, состоящий из двух и более строк, печатается через 1 межстрочный интервал.

3.2.4. Текст отделяется от заголовка 2-3 межстрочными интервалами и печатается размером шрифта N 14, через 1,5 интервала. Текст печатается от левой границы текстового поля и выравнивается по левой и правой границам текстового поля. Первая строка начинается с абзаца от левой границы поля.

Текст может подразделяться на констатирующую часть (преамбула) и постановляющую часть (в распоряжениях - распорядительную).

Преамбула в проектах постановлений администрации области завершается словами: "Администрация Воронежской области п о с т а н о в л я е т:", слово "постановляет" печатается полужирным шрифтом, вразрядку, строчными буквами.

Преамбула может отсутствовать, если предписываемые действия не нуждаются в разъяснении.

Постановляющая (распорядительная) часть проектов постановлений (распоряжений) администрации области, как правило, подразделяется на пункты.

Пункты нумеруются арабскими цифрами с точкой и заголовков не имеют.

Тексты пункта и его самостоятельных подпунктов пишутся с прописной буквы и заканчиваются точкой.

Пункты разделяются на подразделы. Номер подраздела состоит из номера раздела и номера подраздела, разделенных точкой (1.1., 1.2.). Номер пункта должен состоять из номера раздела, подраздела и номера пункта, разделенных точками (1.1.1., 1.2.1.).

Пункты при необходимости могут подразделяться на подпункты, которые должны иметь порядковую нумерацию в пределах каждого пункта (1.2.2.1.).

Абзацы в пределах подпункта не нумеруются.

3.2.5. Оформление даты в тексте.

Содержащиеся даты в тексте допускается оформлять двумя способами: цифровым и словесно-цифровым.

При цифровом способе оформления элементы даты приводятся арабскими цифрами в одной строке в последовательности: день месяца, месяц, год, или год, месяц, день месяца.

Если порядковый номер месяца или числа состоит из одной цифры, то перед ними проставляется ноль.

Например: дату 9 февраля 2006 года следует оформлять: 09.02.2006.

Календарные сроки в текстах проектов актов рекомендуется оформлять следующим образом: в первом полугодии 2006 г., в III квартале 2006 г., за 9 месяцев 2006 года, в 2006 году, бюджет на 2006 год.

Текст документа излагается от первого лица единственного числа.

3.2.6. Подпись нормативного правового акта (постановление, распоряжение).

Подпись отделяется от текста 2-3 интервалами и состоит из слов "Губернатор Воронежской области". Слова "Губернатор Воронежской области" печатаются в две строки от левой границы текстового поля и центруется. Инициалы и фамилия печатаются у правой границы текстового поля.

     Например:

     Губернатор

Воронежской области                                          И.О. Фамилия

3.2.7. Оформление приложений к проектам актов.

Приложения к проектам актов оформляются на отдельных листах бумаги.

Размеры полей, шрифты и межстрочные интервалы при печатании приложений идентичны размерам, применяемым при печатании текстов актов.

Приложениями могут являться положения, регламенты, перечни, списки, графики, таблицы и др.

Существует несколько способов оформления приложений.

Если в тексте проекта постановления (распоряжения) дается ссылка "согласно приложению", то на первой странице приложения в правом верхнем углу печатается слово "Приложение", ниже, через один межстрочный интервал дается ссылка на постановление (распоряжение).

Например:

                                                    Приложение

                                                    к постановлению

                                                    администрации области

                                                    от            N

При наличии нескольких приложений, они нумеруются.

Например:

                                                    Приложение N 1

                                                    к постановлению

                                                    администрации области

                                                    от            N

При наличии в тексте постановления (распоряжения) формулировки "утвердить" (прилагаемое положение, состав комиссии и т.д.), на самом приложении, в правом верхнем углу, печатается слово УТВЕРЖДЕНО или УТВЕРЖДЕН, со ссылкой на нормативный акт, его дату и номер.

Например:

                                                    УТВЕРЖДЕНО

                                                    постановлением

                                                    администрации области

                                                    от            N

Слово "Приложение N" в данном случае не пишется. Слова "УТВЕРЖДЕНО" или "УТВЕРЖДЕН" согласуются в роде и числе с видом утверждаемого документа: положение - УТВЕРЖДЕНО; программа - УТВЕРЖДЕНА.

Заголовок к тексту приложения печатается центрованным способом и выделяется прописными буквами, печатается полужирным шрифтом, может быть напечатан вразрядку (ПОЛОЖЕНИЕ, ПЕРЕЧЕНЬ и т.д.). Строки заголовка печатаются через один межстрочный интервал.

Заголовок приложения отделяется от текста двумя интервалами.

При наличии в тексте приложения нескольких разделов, подразделов, их заголовки печатаются прописными буквами, центрованным способом (относительно границ текста). Допускается выделять заголовки разделов полужирным шрифтом.

Текст приложения может быть оформлен в виде таблицы.

Графы и строки таблицы должны иметь заголовки, выраженные существительным в именительном падеже единственного числа. Подзаголовки граф и строк должны быть согласованы с заголовками. Если таблицу печатают более чем на одной странице, графы таблицы должны быть пронумерованы, а на следующих страницах должны быть напечатаны только номера этих граф.

Заголовки граф пишутся с прописных букв, а подзаголовки - со строчных, если они составляют одно целое с заголовком, т.е. поясняют его. Если подзаголовок имеет самостоятельное значение, то он пишется с прописной буквы. Точки в заголовках и подзаголовках граф не ставятся.

3.2.8. Оформление знака "сноска".

При наличии в тексте постановления (распоряжения) или в тексте приложения, ссылки на сноски, они оформляются надстрочными знаками, в виде звездочки, или арабской цифрой. Текст сноски печатается через 1 межстрочный интервал в конце каждой страницы или после текста в целом, под чертой.

После символа сноски ее текст печатается с прописной буквы. В конце текста сноски ставится точка.

Например:

_________________________________________

* или(1) Только для учреждений культуры.

На протяжении всего документа следует применять один вид знака сноски.

3.2.9. Пояснительная записка к проекту (постановления, распоряжения).

Пояснительная записка к проекту (постановления, распоряжения) оформляется на стандартных листах бумаги формата А4 и имеет следующие реквизиты:

наименование вида документа - "ПОЯСНИТЕЛЬНАЯ ЗАПИСКА" печатается прописными буквами 2 межстрочными интервалами ниже верхней границы текстового поля, выделяется полужирным шрифтом и выравнивается по центру.

Заголовок отделяется от предыдущего реквизита 2 межстрочными интервалами, печатается строчными буквами через 1 интервал, выделяется полужирным шрифтом и выравнивается по центру, точка в конце заголовка не ставится.

В заголовке указывается полное название проекта (постановления, распоряжения), к которому подготовлена пояснительная записка. Текст отделяется от заголовка 3 межстрочными интервалами, печатается шрифтом размером N 14 через 1,5 интервала.

Первая строка абзаца печатается от левой границы текстового поля.

В тексте кратко излагаются мотивы внесения проекта, обоснование и суть проекта, наличие разногласий, результаты проработки и экспертизы.

Подпись отделяется от текста 3 межстрочными интервалами. Подпись включает наименование должности лица, подписавшего пояснительную записку, его личную подпись и расшифровку подписи (инициалы и фамилию).

Наименование должности печатается от левой границы текстового поля через 1 межстрочный интервал и центруется относительно самой длинной строки.

Расшифровка подписи располагается на уровне последней строки наименования должности и печатается без пробела между инициалами и фамилией.

Последняя буква в расшифровке подписи ограничивается правым полем.

При наличии нескольких подписей они располагаются одна под другой в соответствии с занимаемыми должностями.

Подписи отделяются одна от другой 1-2 межстрочными интервалами.

3.2.10. Особенности оформления и регистрации распоряжений администрации области по личному составу.

В администрации области распорядительным документом по личному составу является распоряжение.

Проекты распоряжений по личному составу готовятся управлением государственной службы и кадров администрации области.

Распоряжения оформляются на бланках "распоряжение".

Распоряжения нумеруются порядковой нумерацией в пределах календарного года. Распоряжения по личному составу нумеруются отдельно от распоряжений по основной деятельности.

В связи с разницей в сроках хранения, формирование кадровых распорядительных документов в дела проводится раздельно:

распоряжения по приему, переводу на другую работу, увольнению (срок хранения 75 лет) формируются отдельно от распоряжений на отпуска, командировки (срок хранения 5 лет).

Распоряжения вступают в силу с момента их подписания и регистрации. В распоряжении могут быть пункты со своими сроками вступления в силу.

Например: распоряжение подписано 27 сентября, а назначение работника на должность произведено с 04 октября.

Копии распоряжений по персональным вопросам заверяются кадровой службой синей печатью и помещаются для хранения в личные дела сотрудников.

3.2.11. Оформление реквизита "виза согласования" проектов постановлений (распоряжений).

Визы оформляются на оборотной стороне последнего листа проекта постановления (распоряжения) в нижней его части.

Реквизит "виза согласования" печатается от левой границы текстового поля и состоит из слова "Визирование" после него ставится двоеточие.

Ниже через два интервала от левой границы текстового поля печатается наименование должности визирующего, от правой границы текстового поля печатаются инициалы и фамилия визирующего.

При визировании проекта акта проставляется дата визирования.

Например:

     Визирование:

Первый заместитель

губернатора области                личная подпись            И.О. Фамилия

                                     06.10.2006

Виза ответственного исполнителя проставляется на оборотной стороне последнего листа в левом нижнем углу проекта постановления (распоряжения).

Согласование проекта постановления (распоряжения) может осуществляться с оформлением листа согласования (приложение N 5).

Образец оформления проекта постановления администрации области приведен в приложении N 7, распоряжения администрации области в приложении N 8.

3.3. Подготовка и оформление проектов приказов исполнительных органов государственной власти области.

3.3.1. Приказами оформляются решения нормативного характера, а также по оперативным, организационным, кадровым вопросам в деятельности исполнительного органа государственной власти области.

Изменения, дополнения, отмену приказов производят только посредством издания новых приказов. Обеспечение качественной подготовки проектов приказов и их согласование с заинтересованными сторонами возлагается на руководителей подразделений исполнительных органов государственной власти области, которые готовят и вносят проекты.

Для подписания представляется полностью подготовленный проект приказа.

Проекты приказов и приложений к ним визируются исполнителем и руководителем подразделения исполнительного органа государственной власти области, внесшим проект, руководителями подразделений исполнительных органов государственной власти области, которым в проекте предусматриваются задания и поручения.

Проекты приказов печатаются на бланках приказа исполнительного органа государственной власти области.

Датой приказа является дата его подписания. Приказы регистрируются порядковой нумерацией в пределах календарного года.

Приказ имеет следующие реквизиты:

наименование исполнительного органа государственной власти области;

наименование вида документа - приказ;

дата и номер приказа (дата оформляется словесно-цифровым способом, номер приказа состоит из знака N и порядкового номера приказа).

Заголовок приказа должен кратко и точно отражать содержание текста приказа. Заголовок начинается с предлога "О" или "Об", отвечает на вопрос "О чем?", "О ком?", "О подготовке...", "О создании...", "Об утверждении...", "О мерах...", "Об итогах...".

Точка в конце заголовка не ставится. Заголовок печатается полужирным шрифтом через 1 межстрочный интервал.

Заголовок к приказам, оформленным на бланках с продольным расположением реквизитов, выравнивается по центру.

Текст приказа отделяется от заголовка 2-3 интервалами и печатается размером шрифта N 14 через 1,5 межстрочных интервала от левой границы текстового поля.

Первая строка начинается с абзаца от левой границы текстового поля.

Текст приказа может состоять из 2 частей: констатирующей (преамбулы) и распорядительной.

В констатирующей части кратко излагаются цели и задачи, факты и события, послужившие основанием для издания приказа. Если приказ издается на основании другого документа, то в констатирующей части указываются наименование этого документа в родительном падеже, его автор, дата, номер и заголовок.

Констатирующая часть может начинаться словами "в целях", "во исполнение". Констатирующая часть может отсутствовать, если не требуется пояснения или обоснования издания приказа.

Преамбула в проектах приказов завершается словом п р и к а з ы в а ю:, которое печатается строчными буквами, вразрядку от границы левого поля.

В распорядительной части приказа формулируются управленческие действия, задания, с указанием исполнителя каждого действия и сроков исполнения.

Распорядительная часть может делиться на пункты и подпункты, которые нумеруются арабскими цифрами. Действия однородного характера могут быть перечислены в одном пункте. Последний пункт распорядительной части может содержать сведения о подразделении или должностном лице, на которое возлагается контроль за исполнением приказа.

Если приказ изменяет, отменяет или дополняет ранее изданный документ, то один из пунктов распорядительной части текста должен содержать ссылку на отменяемый документ (пункт документа с указанием его даты, номера и заголовка).

Текст пункта должен начинаться словами "Признать утратившим силу...".

В приказ не следует включать пункт "Приказ довести до сведения...".

Подразделения (должностные лица), до сведения которых доводится приказ, перечисляются в указателе рассылки, который исполнитель готовит вместе с проектом приказа. Визы включают должности визирующих, личные подписи, расшифровку подписей и дату.

Визы проставляются на оборотной стороне последнего листа проекта приказа в нижней его части.

Приказ может иметь приложения, указания на которые даются в соответствующих пунктах текста распорядительной части.

Например: "Согласно приложению", "В соответствии с приложением", "Прилагается".

Приложения к приказам оформляются в виде текста, а также планов мероприятий, таблиц, перечней.

Если приложений несколько, они нумеруются. На первом листе приложения в правом верхнем углу оформляется отметка о его принадлежности к приказу.

Например:

                                                  Приложение N 2

                                                  к приказу

                                                  руководителя управления

                                                  от            N

Приложения к приказу визируются руководителем подразделения, подготовившего проект.

Подпись состоит из наименования должности лица подписавшего документ, личной подписи и расшифровки подписи (инициалы, фамилия). Наименование должности печатается от левой границы текстового поля, инициалы и фамилия у правой границы текстового поля.

Приказы подписывает руководитель исполнительного органа государственной власти области, а в его отсутствие лицо, его замещающее. Внесение изменений в подписанный приказ, а также в согласованный проект документа не допускается.

3.3.2. Особенности оформления и регистрации приказов по личному составу.

В отношении лиц, замещающих должности, не отнесенные к должностям гражданской службы, исполнительные органы государственной власти области осуществляют кадровую работу самостоятельно.

Приказы оформляются на бланках "приказ" формата А4.

Приказы нумеруются порядковой нумерацией в пределах календарного года. Приказы по основной деятельности нумеруются отдельно от приказов по личному составу.

В связи с разницей в сроках хранения, формирование кадровых распорядительных документов в дела проводится раздельно:

приказы по приему, переводу на другую работу, увольнению (срок хранения 75 лет) формируются отдельно от приказов на отпуска, командировки (срок хранения 5 лет).

Приказы вступают в силу с момента их подписания и регистрации. В приказе могут быть пункты со своими сроками вступления в силу.

Например: приказ подписан 27 сентября, а назначение работника на должность произведено с 04 октября.

Приказы по личному составу фиксируют следующие сведения о кадрах:

прием на работу;

перемещение по работе;

установление должностных окладов, надбавок;

отпуска;

командировки;

изменение фамилии;

поощрения;

взыскания;

увольнение с работы и т.д.

Приказам могут присваиваться буквенные обозначения "к" или "л/с".

Варианты оформления документов по личному составу приведены в альбоме унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты, утвержденном Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 N 1. Форматы бланков, указанных в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации являются рекомендуемыми и могут изменяться. В бланки можно вносить изменения по расширению и сужению граф и строк, дополнительные строки.

Организация имеет право вносить дополнительные, необходимые ей реквизиты. Но при этом все реквизиты утвержденные Госкомстатом форм документов должны остаться без изменения. Удаление каких-либо реквизитов из унифицированных форм не допускается.

Все изменения, вносимые в унифицированные формы, должны быть оформлены соответствующим распорядительным документом.

Копии приказов по персональным вопросам заверяются кадровой службой синей печатью и помещаются для хранения в личные дела сотрудников.

Образец оформления приказа по основной деятельности приведен в приложении N 9, по личному составу (о приеме) в приложении N 10, по личному составу (об увольнении) в приложении N 11.

3.4. Подготовка и оформление протоколов комиссий, советов и иных коллегиальных и совещательных органов при губернаторе области и администрации области.

3.4.1. Протокол составляется на основании записей, произведенных во время совещаний (заседаний), представленных тезисов докладов и выступлений, справок, проектов решений и др.

Протоколы могут издаваться в полной или краткой форме, при которой опускается ход обсуждения вопроса и фиксируется только принятое по нему решение.

Протоколы постоянно действующих комиссий (советов) и иных коллегиальных, совещательных органов при губернаторе области (далее - комиссии (советы) оформляются на общем бланке администрации области или на бланке комиссии.

Протоколы временных комиссий, советов, штабов оформляются на стандартных листах бумаги формата А4.

3.4.2. Оформление документов комиссий (советов), их регистрация и ведение делопроизводства осуществляется структурными подразделениями администрации области или исполнительными органами государственной власти области, на которые возложена организационно-техническая работа комиссии (совета).

3.4.3. Оформление полного протокола.

3.4.3.1. Обязательными реквизитами протокола являются: наименование организации, наименование вида документа, дата, номер протокола, заголовок к тексту, подписи.

Наименование вида документа слово "ПРОТОКОЛ" печатается от границы верхнего поля прописными буквами вразрядку, полужирным шрифтом размером N 14 и выравнивается по центру.

"Вид заседания" - отделяется от предыдущего реквизита 2 интервалами, печатается полужирным шрифтом через 1 интервал и выравнивается по центру.

В протоколах заседаний под датой и номером протокола указывается место проведения заседания (г. Павловск, г. Воронеж).

"Дата и номер протокола" печатаются в одну строку под словом протокол.

Дата оформляется словесно-цифровым способом и печатается через 2 интервала ниже предыдущего реквизита от левой границы текстового поля. Датой протокола является дата заседания.

Протоколам присваиваются порядковые номера в пределах календарного года, отдельно по каждой группе протоколов: протоколы заседаний коллегии; протоколы советов.

Протоколы совместных заседаний имеют составные номера, включающие порядковые номера протоколов организации, принимающих участие в заседании.

Номер протокола печатается у правой границы текстового поля арабскими цифрами и состоит из знака "N" и порядкового номера протокола.

3.4.3.2. Текст протокола состоит из двух частей: вводной и основной.

Вводная часть протокола строится по схеме:

Председатель или Председательствующий.

Секретарь.

Слово "Председатель" и "Секретарь" печатаются с прописной буквы от левой границы текстового поля документа. Далее, через тире, печатаются инициалы и фамилия председателя и секретаря в именительном падеже.

Слова "Присутствовали:", "Приглашенные:" печатаются от границы левого поля, с прописной буквы, в конце слова ставится двоеточие.

Ниже, слева, указываются должности присутствующих, справа от должностей - инициалы и фамилии в алфавитном порядке.

Допускается состав присутствующих указывать количественно, при этом пофамильный список прилагается к протоколу.

Например: присутствовали 16 человек (список прилагается).

Список присутствующих отделяется от основной части протокола сплошной чертой.

Вводная часть протокола заканчивается повесткой дня. Слова "ПОВЕСТКА ДНЯ:" печатаются прописными буквами, по центру, ниже состава присутствующих (приглашенных), в конце слова ставится двоеточие. С абзаца указывают перечень обсуждаемых вопросов, расположенных по степени важности с указанием докладчика по каждому пункту повестки дня.

Каждый вопрос повестки дня нумеруется арабской цифрой и его наименование начинается с предлога "О" ("Об"), который печатается от границы левого поля.

В некоторых случаях повестка дня, состоящая из большого количества вопросов с указанием времени их обсуждения, рассылается заранее участникам заседания и оформляется как самостоятельный документ и в текст протокола не включается.

Перед основной частью текста протокола делается отметка: "ПОВЕСТКА ДНЯ" прилагается.

3.4.3.3. Основная часть протокола состоит из разделов, соответствующих пунктам повестки дня заседания.

Каждый раздел состоит из трех частей:

Слушали, выступили, решили (постановили).

Слова "СЛУШАЛИ:", "ВЫСТУПИЛИ:", "РЕШИЛИ:" ("ПОСТАНОВИЛИ:") печатаются прописными буквами от левой границы текстового поля, в конце слова ставится двоеточие.

Слово "СЛУШАЛИ" нумеруется в соответствии с номером вопроса повестки дня. После двоеточия печатаются фамилия и инициалы докладчика в родительном падеже (кого?).

После слова "ВЫСТУПИЛИ" в именительном падеже (кто?) печатаются фамилия и инициалы выступающих.

Содержание доклада (выступления) записывается кратко от третьего лица единственного лица, если текст доклада (выступления) прилагается, то в скобках пишется: "Текст доклада прилагается".

На первом листе прилагаемого документа оформляется ссылка на номер и дату протокола. Завершающая часть раздела по каждому пункту повестки дня - запись принятого по обсуждаемому вопросу решения.

Допускается форма составления протокола, при которой фиксируются только принятые постановления (решения) по соответствующим вопросам.

Основная часть текста протокола печатается через 1,5 межстрочных интервала.

3.4.3.4. Оформление решения (постановления) совещания, коллегиального органа.

Решения (постановления) содержащие несколько вопросов, подразделяются на пункты и подпункты, нумеруются арабскими цифрами через точки 1.1; 1.2; и т.д. Постановляющая часть решения (постановления) содержит составные части: кому, что сделать?, к какому сроку.

Содержание особого мнения, высказанного во время обсуждения, записывается в тексте протокола, после соответствующего постановления (решения).

Развернутые решения могут оформляться как самостоятельный документ, в этом случае они прилагаются к протоколу.

Решение (постановление) оформляется на обычном листе бумаги формата А 4, наименование вида документа "РЕШЕНИЕ" ("ПОСТАНОВЛЕНИЕ") печатается прописными буквами центрированным способом и выделяется полужирным шрифтом, ниже печатается наименование коллегиального органа.

Дата решения (постановления) является датой протокола, печатается от левой границы тестового# поля и оформляется словесно-цифровым способом.

Номер решения (постановления) печатается у правой границы текстового поля и состоит из номера протокола и порядкового номера решения (постановления).

Текст основной части решения (постановления) состоит из разделов повестки дня заседания коллегиального органа.

В тексте под цифрой 1 указывается наименование первого вопроса заседания коллегиального органа.

Далее печатается преамбула или краткая характеристика вопроса.

Распорядительная часть, как правило, подразделяется на пункты. Для конкретизации поручений текст может делиться на подпункты.

Копии протоколов рассылаются структурным подразделениям администрации области, исполнительным органам государственной власти области и должностным лицам в соответствии с указателем рассылки. Указатель составляет и подписывает ответственный исполнитель подразделения, готовивший рассмотрение вопроса. Копии протоколов заверяются печатью правового управления администрации области или управления делопроизводства.

3.4.3.5. Оформление выписки из протокола.

Для ознакомления с решениями, принятыми в ходе работы коллегиального органа и исполнения их, оформляется выписка из протокола.

Выписка из протокола оформляется на общем бланке, бланке комиссии или на стандартном листе бумаги формата А4.

Наименование вида документа "ВЫПИСКА ИЗ ПРОТОКОЛА", дата, номер, место проведения совещания (заседания) оформляется аналогично реквизитам протокола.

НАИМЕНОВАНИЕ ВИДА ДОКУМЕНТА слова "ВЫПИСКА ИЗ ПРОТОКОЛА" печатаются прописными буквами под реквизитом "Наименование организации".

Вводная часть протокола оформляется полностью, а из составной части берется та информация (обсуждаемый вопрос и принятые по нему решения), которую необходимо довести до сведения заинтересованных лиц.

Далее оформляются слова "Председатель", "Секретарь" и их фамилии с инициалами.

В отдельных случаях выписки из протокола заверяются печатью организации.

3.4.4. Правила оформления краткого протокола совещания (собрания).

Текст краткого протокола также состоит из двух частей. В вводной части указываются инициалы и фамилия председательствующего, а также должности, инициалы, фамилии лиц, присутствующих на совещании.

Слово "Присутствовали" печатается от границы левого поля, в конце слова ставится двоеточие и подчеркивается.

Ниже, от границы левого поля, указываются наименования должностей, инициалы и фамилии присутствующих. Последняя буква фамилии ограничивается правым полем.

Многострочные наименования должностей присутствующих печатаются через 1 межстрочный интервал.

Наименование должностей могут указываться обобщенно.

Например:

     Заместители губернатора                                 И.О. Фамилия

     области                                                 по алфавиту

     Руководители исполнительных                             И.О. Фамилия

     органов государственной власти области                  по алфавиту

Список отделяется от основной части протокола сплошной чертой.

Основная часть протокола включает рассматриваемые вопросы и принятые по ним решения. Наименование вопроса нумеруется арабской цифрой и начинается с предлога "О" ("Об"), печатается центровано размером шрифта N 14 и подчеркивается одной чертой ниже последней строки. Под чертой указываются фамилии должностных лиц, выступивших при обсуждении данного вопроса. Фамилии печатаются через 1 межстрочный интервал. Затем указывается принятое по вопросу решение.

3.4.5. Оформление подписи протоколов.

В постоянно действующих комиссиях (советах), коллегиальных органах, где состав и распределение обязанностей в комиссии (совете) утверждено распорядительным документом, в реквизите "Подпись" должность председателя не указывается.

Например:

     Председатель комиссии                                   И.О. Фамилия

     Секретарь комиссии                                      И.О.Фамилия

Если протокол оформляется на бланке комиссии, то наименование комиссии в реквизите "Подпись" не указывается.

Если протокол оформляется не на бланке, то в состав реквизита "подпись" входит наименование комиссии.

Например:

Председатель комиссии

по вопросам международной

гуманитарной помощи

при губернаторе  области                                     И.О. Фамилия

Протоколы комиссий (советов), решения (постановления) комиссии подписываются председателем (при его отсутствии - заместителем председателя) и секретарем комиссии, в случае отсутствия секретаря комиссии - секретарем заседания.

Во временно созданных комиссиях, советах, штабах - "подпись" состоит из наименования должности лица председательствующего на заседании и через дефис обязанность в составе комиссии, совета, штаба.

Например:

     Заместитель губернатора Воронежской

     области - председатель комиссии                         И.О. Фамилия

ГАРАНТ:

Нумерация подпунктов приводится в соответствии с источником

3.4.12. Оформление документов комиссии (советов) в дела.

Документы комиссий (советов) формируются в дела секретарем комиссии (совета) или лицом назначенным ответственным за делопроизводство в комиссии (совете).

Документы формируются в дела в хронологической последовательности с января по декабрь календарного года по схеме:

повестка дня;

список присутствующих;

протокол заседания;

постановление (решение) комиссии (совета);

документы выступлений по повестке дня.

Каждая информация должна иметь заголовок соответствующий повестке дня заседания комиссии (совета).

Информация подписывается выступающим с указанием должности, инициалов имени, отчества, фамилии.

Образец оформления протокола в приложении N 12, образец оформления выписки из протокола в приложении N 13, образец оформления краткого протокола в приложении N 14.

3.5. Подготовка и оформление служебных писем.

3.5.1. Служебные письма готовятся:

как ответы о выполнении поручений Президента Российской Федерации, Правительства Российской Федерации;

как ответы на запросы федеральных органов исполнительной власти, органов местного самоуправления, организаций, учреждений, частных лиц;

как сопроводительные письма к направляемым документам;

как инициативные письма.

3.5.2. Сроки подготовки ответных писем устанавливаются резолюцией руководства администрации области на основании имеющихся сроков исполнения поручений, запросов или по решению автора резолюции.

Тексты ответных писем должны точно соответствовать поручениям, зафиксированным в резолюции руководителя.

Сроки подготовки инициативных писем определяются руководством администрации области.

Служебные письма оформляются на стандартных бланках, изготовленных по установленной в администрации области форме.

3.5.3. Текст служебного письма.

Текст письма излагается от 3-го лица единственного числа, ("Администрация области считает"; от первого лица множественного числа "просим выделить...", "направляем на рассмотрение..."); если письмо оформлено на бланке должностного лица, то его текст излагается от первого лица единственного числа ("прошу", "направляю").

Текст письма, как правило, состоит из двух частей. В первой части излагается причина, основание или обоснование составления письма, приводятся ссылки на документы, являющиеся основанием подготовки письма.

Во второй части помещаются выводы, предложения, просьбы, рекомендации.

Если содержание письма не нуждается в пояснении и обосновании, текст содержит одну заключительную часть.

Заключительная часть письма может заканчиваться формой вежливости (С уважением,...).

3.5.4. Право подписи служебных писем и другой корреспонденции в администрации области предоставляется:

губернатору области;

первому заместителю, заместителям губернатора области;

руководителю аппарата администрации области;

руководителям структурных подразделений администрации области;

руководителям исполнительных органов государственной власти Воронежской области.

Губернатор области подписывает письма на бланке губернатора Воронежской области и администрации Воронежской области, направляемые во все адреса на территории Российской Федерации.

Губернатор области подписывает письма на бланке администрации Воронежской области с русскими и английскими реквизитами для иностранной переписки.

Все заместители губернатора области подписывают письма:

на бланке администрации Воронежской области в федеральные органы государственной власти по вопросам, находящимся в их компетенции;

на бланке должностного лица - в органы местного самоуправления, учреждения, предприятия, гражданам г. Воронежа и области;

руководители исполнительных органов государственной власти области подписывают письма на бланках своих органов, направляемые во все структуры Российской Федерации в соответствии со своей компетенцией.

Письма в органы местного самоуправления, учреждения, предприятия, гражданам г. Воронежа и области могут направляться на бланках структурных подразделений администрации области за подписью их руководителей.

Реквизит "Подпись" располагается под текстом письма и отметкой о наличии приложения.

В состав реквизита "Подпись" входят: наименование должности лица, подписавшего документ, личная подпись, расшифровка подписи (инициалы, фамилия).

Например:

Губернатор Воронежской области    Личная подпись             И.О. Фамилия

Наименование должности печатается от левой границы текстового поля, а инициалы имени, отчества и фамилия у правой границы текстового поля.

При оформлении документа на бланке должностного лица должность в подписи не указывается, а расшифровка подписи включает инициал имени и фамилию.

При подписании письма несколькими лицами равных должностей их подписи располагаются на одном уровне.

Например:

Глава                                   Глава

Семилукского муниципального района      Терновского муниципального района

Личная подпись       И.О. Фамилия       Личная подпись       И.О. Фамилия

При подписании документа несколькими должностными лицами их подписи располагают одну под другой в последовательности, соответствующей занимаемой должности.

Например:

Руководитель управления               Личная подпись         И.О. Фамилия

Главный бухгалтер                     Личная подпись         И.О. Фамилия

Гарантийные письма, письма финансового характера подписываются руководителем и главным бухгалтером.

Служебные письма, остающиеся в общем отделе управления делопроизводства, приложения к ним и визы согласования должны содержать подлинные подписи должностных лиц.

Подпись исполняется чернилами или шариковой ручкой фиолетовым (синим) цветом.

3.5.5. Визы согласования письма.

Письма визируются на втором экземпляре, остающемся в деле организации. Визы проставляются в нижней части лицевой стороны последнего листа письма. В состав визы входят: наименование должности визирующего, подпись, расшифровка подписи (инициалы и фамилия) и дата визирования.

До представления на подпись губернатору области или исполняющему обязанности губернатора области проекты писем, направляемые в федеральные органы государственной власти в обязательном порядке визируются заместителями губернатора области, сферу деятельности которых затрагивает проект.

3.5.6. Отметка об исполнителе.

На последней странице письма в нижнем левом углу лицевой или оборотной стороны последнего листа письма делается отметка об исполнителе (составителе документа), которая включает фамилию исполнителя и номер его служебного телефона или инициалы и фамилию исполнителя и номер его служебного телефона.

Например:

     Иванов          или          И.И. Иванов

     33-44-56                     33-44-56

Служебные письма администрации области оформляются в двух экземплярах. Первый экземпляр, оформленный на бланке направляется адресату, второй остается в общем отделе управления делопроизводства. При необходимости копия зарегистрированного письма передается исполнителю.

Образцы оформления служебных писем в приложениях N 15,16,17,18,19.

3.6. Особенности подготовки и оформления служебных писем при переписке с зарубежными адресатами.

3.6.1. Общие требования.

Оформление служебных писем, направляемых за рубеж, осуществляется в соответствии с правилами переписки в пределах Российской Федерации.

В бланках писем для международной переписки почтовый адрес в реквизите "Справочные данные об организации" содержит название страны "Россия".

Образцы оформления служебных писем, направляемых за рубеж (приложение N 20, 21).

Служебные письма, направляемые в правительства иностранных государств, посольства, генеральные консульства, консульства на территории Российской Федерации, а также руководителям международных организаций, оформляются на бланках администрации области для международной переписки и подписываются губернатором области, заместителями губернатора области.

Письма по рабочим вопросам (уточнение сроков визита, об оформлении приглашений и т.д.) оформляются на бланке управления по международному сотрудничеству администрации области и подписываются руководителем управления.

3.6.2. Оформление реквизитов служебных писем, направляемых в правительства, посольства, генеральные консульства иностранных государств.

"Адресат".

При оформлении письма президенту, премьер-министру, чрезвычайному и полномочному послу или другому должностному лицу подобного ранга зарубежного государства реквизит "Адресат" включает: титул, инициал имени, фамилию (имя и фамилию) адресата, полное наименование его должности и название города, где он находится. Все составные части реквизита, кроме названия города, печатаются прописными буквами.

В состав реквизита "Адресат" может входить почтовый адрес.

Элементы почтового адреса указываются в последовательности, установленной Правилами оказания услуг почтовой связи: номер дома, название улицы, название населенного пункта, почтовый код (индекс) или номер почтового маршрута и название страны.

Имя, фамилия, должность адресата пишутся так же, как они даны в подписи на поступившем документе.

Реквизит "Адресат" располагается в правом верхнем углу первого листа письма. В соответствии с международными стандартами составные части реквизита выравниваются по левой его границе. Количество строк адресата должно быть не более 6, а количество знаков в строке - не более 30. Если в строке более 30 знаков, то адресат можно оформить шрифтом меньшего размера. Адресат печатается компактно, без разрядки и подчеркиваний. Рекомендуется писать прописными буквами название местности (город, регион, провинция, штат, графство), почтовый код и страну назначения.

Если письмо адресуется организации, то сначала указывается ее название, затем почтовый адрес.

Например:

                                       American National Social Institute

                                       15 Noth 32nd Street

                                       NEW YORK, N.Y. 12148

                                       USA

Если письмо адресуется должностному лицу организации, то сначала указываются его имя (инициал имени), фамилия, должность, название организации, затем почтовый адрес.

Например:

                                                  Mr. A.Widmar, Chairman,

                                                  D.Coke and Son Ltd

                                                  LONDON SWK 48C

                                                  ENGLAND

Если письмо адресуется частному лицу, то сначала указываются его имя (инициал имени), фамилия, затем почтовый адрес.

Например:

                                               Mr. Luis Serrano Correcher

                                               34 Calle Alcala 6a pl.

                                               (servicio de prenca)

                                               MADRID 28071

                                               ESPANA

Особое внимание требуется при написании сложных имен и фамилий (испанских, арабских и др.), их сокращения не допускаются.

В отдельных случаях, перед фамилией лица, которому направляется письмо, рекомендуется указывать его титул.

Например:

     Его Превосходительству

     господину М.Андерсу

     Чрезвычайному и Полномочному

     Послу

     (официальное название страны)

     г. Москва

При написании страны употребляется только официальное название государства как полное, так и краткое.

Например: "Соединенные Штаты Америки" или "США", "Федеративная Республика Германия" или "ФРГ".

Дата и регистрационный номер письма. Дата письма проставляется в соответствии с расположением этого реквизита на бланке и оформляется словесно-цифровым способом.

Регистрационный номер письма проставляется в соответствии с расположением этого реквизита на бланке документа.

Заголовок к тексту в письмах зарубежным адресатам не является обязательным реквизитом.

Отметка о наличии приложения.

Отметка о наличии приложения печатается через 1,5-2 интервала от текста.

Подпись включает наименование должности лица, подписавшего документ, его личную подпись, инициал имени и фамилию.

Подпись располагается под текстом письма и отметкой о наличии приложения.

Наименование должности печатается от левой границы текстового поля через 1 межстрочный интервал.

Между инициалом имени и фамилией пробел не ставится.

Отметка об исполнителе.

Отметка об исполнителе и номер его служебного телефона на подлиннике письма зарубежному адресату не проставляются, а указываются на втором экземпляре письма, остающемся в деле.

Визы согласования письма.

Проекты писем зарубежным адресатам составляются на русском языке и визируются на втором экземпляре, остающимся# в деле. В состав визы входят: должность визирующего, подпись, расшифровка подписи (инициалы, фамилия).

Письма зарубежным адресатам визируются управлением по международному сотрудничеству администрации области.

До представления на подпись губернатору области или исполняющему обязанности губернатора области, проекты писем должны быть завизированы заместителем губернатора области, в чьей компетенции находится данный вопрос.

Требования к оформлению конвертов.

Конверты для документов должны быть размером 229 х 324 мм.

На международных почтовых отправлениях адрес пишется латинскими буквами и арабскими цифрами. Допускается написание адреса на языке страны назначения, при условии повторения наименования адреса страны назначения на русском языке. Адрес получателя пишется в правой нижней части почтового отправления, а адрес отправителя - в левой верхней части.

В адресе не должно быть знаков, не относящихся к адресу и сокращенных названий.

Порядок отправления документов.

После подписания письма губернатором области или заместителем губернатора области, при необходимости, составляется неофициальный перевод текста письма на языке страны-адресата или на английский язык. Делается это в том случае, если имеется намерение довести до адресата как можно быстрее содержание документа. Перевод текста готовят управление по международному сотрудничеству администрации области или главное управление экономического развития Воронежской области.

Регистрация и отправление служебных писем за рубеж за подписью руководства администрации области осуществляется общим отделом управления делопроизводства.

Порядок отправления писем определяется руководителями, исходя из срочности документа: по почте или факсом.

При отправлении письма факсом в реквизите "Адресат" последней строкой указывают номер факса с кодом страны и города.

Например:

                                               Министерство юстиции

                                               земли Нижняя

                                               Саксония ФРГ

                                               господину Паустиану

                                               факс (8-10-49)511-120-5170

3.7. Порядок подготовки, оформление, регистрация и хранение договоров (соглашений).

3.7.1. Основные требования и порядок подготовки, оформление, регистрация и хранение договоров и соглашений (далее - договор) определены регламентом взаимодействия исполнительных органов государственной власти Воронежской области и настоящей Инструкцией.

Договор оформляется на стандартном листе бумаги формата А4.

3.7.2. Название вида документа - слово "Договор" печатается через 2 межстрочных интервала от границы верхнего поля, прописными буквами или с прописной буквы, полужирным шрифтом, центрируется относительно границ текстового поля.

3.7.3. Заголовок договора печатается полужирным шрифтом со строчной буквы, в конце заголовка точка не ставится.

Место составления или издания договора печатается от левой границы текстового поля, через 2 интервала от заголовка.

Например:

                                ДОГОВОР

               между администрацией Воронежской области и

                федеральным государственным предприятием

                "Почта России" о взаимодействии в сфере

       развития почтовой связи на территории Воронежской области

3.7.4. Дата заключения договора печатается от правой границы текстового поля словесно-цифровым способом (месяц и год).

Если договор подписывается несколькими сторонами, то датой подписания договора является наиболее поздняя дата.

Дата договора проставляется ответственным исполнителем после подписания его сторонами.

3.7.5. Ряд вопросов договора может быть вынесен в приложения. В этом случае все документы должны рассматриваться как составные части договора.

В договоре и в приложениях к нему делается оговорка, что все приложенные документы являются неотъемлемой частью договора.

3.7.6. Перед подписанием, проект договора передается на согласование. Порядок согласования, визирования договора определен регламентом взаимодействия исполнительных органов государственной власти Воронежской области.

Виза включает: должность визирующего, подпись, расшифровку подписи (инициалы, фамилию) дату.

Визы проставляются на оборотной стороне последнего листа проекта договора, или оформляется лист согласования (приложение N 5).

3.7.7. Содержательная часть текста договора состоит из преамбулы и статей, в которых указываются соответствующие условия заключаемого договора. Статьи договора, как правило, имеют заголовки.

Преамбула содержит следующую информацию: наименование сторон (полные и сокращенные), кто их представляет и на основании каких документов действуют их представители.

Число разделов - статей текста договора может быть различным в зависимости от условий договора и согласия сторон. В договор включаются разделы: предмет договора, условия и сроки выполнения действий в зависимости от предмета договора, права сторон, ответственность сторон, порядок разрешения споров, срок действия договора и порядок вступления его в силу.

Заключительная часть содержит юридические адреса сторон с указанием почтового адреса, банковских реквизитов и подписи.

3.7.8. Губернатор области подписывает договор администрации области, подготовленный и согласованный в установленном регламентом взаимодействия исполнительных органов государственной власти Воронежской области порядке, как правило, одновременно с уполномоченным на то представителем другой стороны.

Количество экземпляров договора обусловлено количеством сторон, их подписавших, но не менее двух экземпляров. Все экземпляры договора должны содержать имеющиеся приложения, подлинные подписи уполномоченных должностных лиц и оттиски печатей.

Подпись состоит из наименовании# должности лица, уполномоченного подписать договор, его личной подписи и расшифровки подписи.

3.7.9. Регистрация, формирование в дело, хранение всех договоров, соглашений администрации области и документов о пролонгации договоров, изменении и расторжении их, подписанных губернатором области осуществляется правовым управлением администрации области.

Подлинные экземпляры договора, соглашения передаются в 5 дневный срок со дня подписания в правовое управление для регистрации (проставления даты регистрации и присвоения номера).

3.7.10. Регистрация договоров, соглашений осуществляется порядковой нумерацией в пределах календарного года в журнале регистрации договоров и соглашений.

Регистрационный номер и дата регистрации договора проставляются в штампе в правом верхнем углу первого листа договора (приложении N 4).

3.8. Подготовка и оформление документов передаваемых по каналам электросвязи (телеграммы, телефонограммы).

3.8.1. Порядок подготовки и оформления телеграмм.

Телеграммы подразделяются на следующие категории: правительственные, срочные, обыкновенные.

Телеграммы, направляемые за подписью губернатора области, заместителей губернатора области, относятся к категории "Правительственная".

Текст телеграммы оформляется на стандартных листах бумаги формата А4 в двух экземплярах.

Первый экземпляр телеграммы передается в канцелярию для регистрации и отправки. Второй направляется в дело.

При подготовке телеграмм необходимо руководствоваться следующими требованиями: в реквизите "адресат" указывается полный телеграфный адрес (печатается отдельной строкой) и наименование адресата.

Если телеграмма направляется в центр республики, края, области полный телеграфный адрес указывается в следующей последовательности: наименование населенного пункта (в именительном падеже) и номер отделения связи.

В адресах телеграмм перед номерами домов, корпусов, квартир указываются слова "дом", "корпус", "квартира" или их сокращенные обозначения (д., корп., кв.). Слово "улица" указывается полностью или сокращенно "ул.". Остальные слова, используемые при написании адреса, такие, как область, район, проспект и т.п. указываются полностью.

Номера домов, строений, корпусов, квартир указываются цифрами, наименование номерных улиц и номерных организаций словами.

В качестве адресата могут быть организации, их структурные подразделения, должностные или физические лица.

В наименовании адресата фамилия, имя, отчество и должность адресата указываются в дательном падеже, название организации - в именительном. В реквизите "Адресат" не должно быть кавычек.

При адресовании телеграммы в четыре адреса и более прилагается список рассылки, составленный и подписанный исполнителем, а на месте реквизита "Адресат" указывается "по списку" (приложение N 22).

Примеры оформления реквизита "адресат".

ВАСИЛЬЕВКА ВОРОНЕЖСКОЙ ОБЛАСТИ

АННИНСКОГО РАЙОНА

УЛИЦА МИРА ДОМ 55 КВ 25

ИВАНОВУ ИГОРЮ МИХАЙЛОВИЧУ

АННА ВОРОНЕЖСКОЙ ОБЛАСТИ

УЛИЦА СОВЕТСКАЯ ДОМ 22

ГЛАВЕ АДМИНИСТРАЦИИ

АННИНСКОГО МУНИЦИПАЛЬНОГО РАЙОНА

ФАМИЛИЯ  И.О.

МОСКВА

УЛИЦА РОЖДЕСТВЕНКА ДОМ 4 СТРОЕНИЕ 1

МИНИСТРЕСТВО ТРАНСПОРТА

РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ

МИНИСТРУ ЛЕВИТИНУ ИГОРЮ ЕВГЕНЬЕВИЧУ

Текст телеграммы излагается кратко и не должен содержать более 300 слов. Текст печатается без переноса слов прописными буквами без союзов и предлогов, если при этом не искажается содержание.

Текст ответной телеграммы следует начинать с указания номера или названия документа, на который дается ответ, без добавления слов "номер", "Вам", "на Ваш".

Все цифровые данные в тексте пишутся словами. Сочетание из цифр и букв допускается только в заводских и торговых знаках и марках, в нумерации домов, индексах документов.

Конец текста телеграммы заканчивается точкой ("тчк"). Текст телеграммы не должен заканчиваться цифрой.

Подпись в телеграмме оформляется отдельной строкой и состоит из наименования должности руководителя подписавшего телеграмму, его личной подписи и расшифровки подписи.

Под чертой, в левой части текста телеграммы, указываются: полный почтовый адрес отправителя, наименование организации, дата (печатается словесно-цифровым способом), авансовый счет N .

Отметка об исполнителе проставляется в нижней части листа и состоит из фамилии исполнителя, подготовившего текст телеграммы, и номера его телефона.

Входящие телеграммы, адресованные руководителям администрации области регистрируются в общем отделе управления делопроизводства.

Образец оформления телеграммы содержатся# в приложении N 23.

3.8.2. Телефонограммы.

Текст телефонограммы передается устно по каналам телефонной связи и записывается получателем.

Телефонограммы рекомендуется использовать для оперативного решения вопросов в случаях, когда сообщения, передаваемые по телефону, требуют документального оформления. Телефонограммами передаются несложные тексты (приглашения на совещание, заседание и т.д.).

Исходящая телефонограмма оформляется на чистом листе бумаги, с указанием всех необходимых реквизитов, составляется в одном экземпляре и подписывается руководителем или ответственным исполнителем.

При оформлении телефонограммы указываются:

наименование организации-отправителя;

регистрационный номер и дата;

время приема-передачи;

адресат;

текст;

подпись.

В левом верхнем углу печатаются наименование организации - отправителя: наименование вида документа - ТЕЛЕФОНОГРАММА (печатается прописными буквами), регистрационный номер, дата (датой телефонограммы является дата ее передачи).

В правом верхнем углу печатается адрес получателя.

Если телефонограмма передается нескольким адресатам, то к ней прилагается их список с указанием номеров телефонов, а в телефонограмме делается отметка "Передано согласно списку (список прилагается)".

Текст телефонограммы оформляется с абзаца. В тексте следует избегать труднопроизносимых слов и сложных оборотов. В телефонограмме не должно быть более 50 слов.

Реквизит "Подпись" состоит из наименования должности лица, подписавшего телефонограмму, его инициалов и фамилии для входящих телефонограмм, а также личной подписи для исходящих телефонограмм.

Отметка о приеме телефонограмм оформляется от границы левого поля и состоит из слова "Принял", наименование должности, инициалов и фамилии лица, принявшего телефонограмму; номера телефона, по которому принята телефонограмма.

Входящая телефонограмма записывается принимающим на бланке структурного подразделения администрации области или на чистом листе бумаги с соблюдением стандартных правил оформления.

Входящие и исходящие телефонограммы регистрируются. Первый экземпляр передается на рассмотрение руководителю, которому она адресована, второй экземпляр телефонограммы направляется в дело.

Входящие, исходящие телефонограммы формируются в дела и хранятся в структурных подразделениях администрации области.

Образец оформления телефонограммы (приложение N 24,25,26).

4. Организация работы с документами.

4.1. Организация документооборота.

4.1.1. Движение документов в администрации области, исполнительных органах государственной власти области с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправки образует документооборот.

4.1.2. Порядок прохождения документов и операции производимые с ними в структурных подразделениях администрации области, исполнительных органах государственной власти области регламентируются регламентом взаимодействия исполнительных органов государственной власти Воронежской области, утвержденным указом губернатора области от 27.10.2006 N 22, регламентом работы автоматизированной системы документационного обеспечения управления (АС ДОУ) в администрации области, утвержденным распоряжением администрации области от 17.10.2006 г. N 2897-р и настоящей Инструкцией.

В администрации области различают три основных потока документации:

документы, поступившие из сторонних организаций (входящие);

документы, отправляемые в другие организации (исходящие);

документы, создаваемые в структурных подразделениях администрации области, исполнительных органах государственной власти области и используемые работниками в управленческом процессе (внутренние).

4.2. Прием, обработка и распределение поступающих документов.

4.2.1. Доставка документов в администрацию области осуществляется средствами почтовой, фельдъегерской и электрической связи.

4.2.2. Прием, первоначальная обработка, предварительное рассмотрение и распределение входящей корреспонденции производится общим отделом управления делопроизводства.

Предварительное рассмотрение документов проводится с целью распределения поступивших документов на требующие обязательного рассмотрения губернатором области или заместителями губернатора области и направляемые непосредственно в подразделения.

Предварительное рассмотрение осуществляется исходя из оценки их содержания, в соответствии с распределением обязанностей между заместителями губернатора области.

4.2.3. При приеме корреспонденции проверяется сохранность упаковки и правильность адресования.

Ошибочно доставленная корреспонденция возвращается почтовому отделению.

Конверты (бандероли) с документами (за исключением с пометкой "лично") вскрываются, проверяется их комплектность, целостность документов и приложений к ним.

При несоответствии адресата, указанного в документе, почтовому адресу на конверте, документ пересылается по принадлежности или возвращается отправителю.

В случае некомплектности присланных материалов, механических повреждениях составляется акт, который присоединяется к полученным документам и передается руководителю для принятия решения по данному факту.

Конверты поступивших документов уничтожаются, кроме случаев, когда только по ним можно установить адрес отправителя, дату отправки и получения документов.

4.2.4. Поступившие документы учитываются и распределяются на регистрируемые в общем отделе управления делопроизводства и нерегистрируемые.

Состав нерегистрируемых документов определяется Перечнем документов, не подлежащих регистрации общим отделом управления делопроизводства (приложение N 27).

Документы регистрируются в день поступления.

В случае поступления документов губернатору области, заместителям губернатора области напрямую, минуя общий отдел управления делопроизводства, документы должны быть переданы специалистом соответствующего секретариата в общий отдел управления делопроизводства на регистрацию.

Документы, полученные от курьеров, телеграммы, поступившие в администрацию области в вечернее и нерабочее время, передаются в первый рабочий день в общий отдел управления делопроизводства на регистрацию.

4.2.5. В администрации области регистрация документов осуществляется децентрализовано.

Законы Воронежской области, договоры (соглашения) администрации области, указы губернатора Воронежской области, постановления и распоряжения администрации Воронежской области по основной деятельности и по личному составу регистрируются в правовом управлении администрации области.

Обращения граждан, поступившие по почте, личные обращения граждан регистрируются в отделе по работе с обращениями граждан управления делопроизводства администрации области.

Входящие служебные письма и телеграммы, адресованные структурным подразделениям администрации области, внутренние документы за подписью руководителей администрации области на бланке должностного лица, за подписью руководителей структурных подразделений администрации области регистрируются в подразделениях.

4.2.6. Исполнительные органы государственной власти области осуществляют самостоятельно прием, обработку, регистрацию и распределение адресованных им документов.

4.2.7. Входящие служебные письма, телеграммы, адресованные губернатору области, заместителям губернатора области регистрируются в общем отделе управления делопроизводства в автоматизированной системе документационного обеспечения управления (далее АС ДОУ).

При регистрации документа в АС ДОУ осуществляется преобразование текста документа, поступившего на бумажном носителе, в электронную форму (образ), заполняется электронная регистрационная карточка.

Порядковый регистрационный номер документа и дата регистрации в общем отделе управления делопроизводства проставляются в карточке в автоматическом режиме.

Перечень входящих документов, не подлежащих преобразованию в электронную форму при регистрации приведен в приложении N 28.

4.2.8. Входящие документы (подлинник, электронная регистрационная карточка документа, электронный образ) направляются общим отделом управления делопроизводства в секретариаты для рассмотрения руководством области.

Зарегистрированный в общем отделе управления делопроизводства документ при передаче в подразделения повторно не регистрируется.

4.2.9. Зарегистрированные в АС ДОУ подлинники документов и корреспонденция с пометкой "лично" передаются руководству области общим отделом управления делопроизводства через специалиста секретариата под расписку в журнале.

Документы, поступившие в общий отдел управления делопроизводства до 16.00, в тот же день передаются в структурные подразделения. Документы, поступившие после 16.00, регистрируются и передаются в подразделения на следующий день.

Срочные документы передаются немедленно.

Подразделения получают документы в общем отделе управления делопроизводства через ответственных за делопроизводство.

Ошибочно направленные в подразделения документы немедленно возвращаются с соответствующей пометкой в общий отдел управления делопроизводства.

4.2.10. Прохождение служебных писем, поступивших в администрацию области, осуществляется в соответствии со схемой (приложение N 29).

4.3. Порядок рассмотрения документов.

4.3.1. Подготовка к рассмотрению документов, поступивших в секретариаты руководителей администрации области осуществляется специалистами секретариатов и включает:

ознакомление с содержанием документов;

подготовку и оформление проекта резолюции по исполнению документов;

передачу документов для рассмотрения руководителю.

4.3.2. По входящим документам, требующим исполнения, специалисты секретариатов подготавливают проекты резолюций с использованием соответствующих электронных шаблонов (приложение N 30).

Резолюции могут быть оформлены и на самом документе.

В состав резолюции входят следующие реквизиты:

исполнитель (фамилия и инициалы должностного лица или лиц, которым дается поручение);

содержание поручения;

срок исполнения поручения;

подпись (руководитель администрации области рассматривает документ и подписывает резолюцию);

дата;

регистрационный номер и дата документа, к которому составляется резолюция (при оформлении резолюции на бланке).

При наличии в резолюции нескольких исполнителей, основным считается лицо, указанное в резолюции первым, если не оговорено иное.

Документы могут иметь несколько резолюций (одного или нескольких должностных лиц) соответственно этапам рассмотрения. При этом последующие резолюции не должны дублировать и противоречить первой, в них конкретизируется порядок исполнения документов, срок его исполнения (с учетом намеченного срока исполнения, установленного первой резолюцией) и исполнитель.

4.3.3. Руководители администрации области при рассмотрении документов:

определяют исполнителя и дают указание в резолюции по исполнению документов;

подписывают исполненные письма или, при наличии замечаний, возвращают проект письма исполнителю для доработки;

в случае согласия с содержанием ответов, подготовленных за подписью руководителей структурных подразделений администрации области, исполнительных органов государственной власти области, оформляют отметку о списании документа в дело.

4.3.4. Учет поступления, контроль исполнения входящих документов администрации области в секретариатах, структурных подразделениях администрации области, исполнительных органах государственной власти области ведется в АС ДОУ (работа в "Кабинете" и базе данных "Поручения").

4.3.5. Документы должны рассматриваться в день их поступления.

При рассмотрении документов, руководитель выделяет документы, требующие срочного исполнения. Срочные документы передаются на исполнение немедленно.

4.3.6. Руководители структурных подразделений администрации области, исполнительных органов государственной власти области организуют работу с поступившими документами, обеспечивают подготовку (при необходимости) ответных документов, контролируют качество и своевременность исполнения поручений.

4.4. Контроль исполнения документов и поручений.

4.4.1. Общие положения.

Основная задача организации контроля в исполнительных органах государственной власти области - обеспечение своевременного, качественного и в полном объеме исполнения документов и поручений.

В администрации области контролю подлежат:

указы губернатора области;

постановления, распоряжения администрации области;

поручения губернатора области, заместителей губернатора области;

служебные письма, телеграммы, внутренние документы.

Общий контроль исполнения указов губернатора области, постановлений, распоряжений администрации области осуществляют губернатор области, заместители губернатора области, руководители исполнительных органов государственной власти области, структурных подразделений администрации области, по срокам исполнения - отдел контроля за выполнением постановлений и распоряжений администрации области главного контрольного управления Воронежской области в соответствии с Регламентом взаимодействия исполнительных органов государственной власти области и настоящей Инструкцией.

Контроль исполнения служебных писем, телеграмм (далее - документы) по существу решения вопроса осуществляют губернатор области, заместители губернатора области, руководитель аппарата администрации области через свои секретариаты; по срокам исполнения - общий отдел управления делопроизводства; внутренних документов (при необходимости) - секретариаты, в соответствии с настоящей Инструкцией.

Контроль исполнения документов включает:

постановку документа на контроль;

предварительную проверку и регулирование хода исполнения;

снятие исполненного документа с контроля;

направление исполненного документа в дело;

учет, обобщение результатов исполнения документов, информирование руководителей области о состоянии исполнения документов.

4.4.2. Организация контроля за исполнением служебных документов.

4.4.2.1. Постановка документов на контроль и ведение контроля.

Контролю подлежат все зарегистрированные документы, требующие исполнения.

Постановка на контроль осуществляется на основе указаний содержащихся в резолюциях руководителей администрации области.

При постановке документа на контроль в правом верхнем поле документа ставится отметка о контроле, которую обозначают буквой "К" или словом (штампом) "Контроль".

В администрации области контроль за исполнением документов и поручений ведется с использованием технологий АС ДОУ.

После рассмотрения документов руководителями администрации области, секретариаты вносят резолюцию в АС ДОУ и направляют электронный документ на исполнение.

Подлинный экземпляр документа с резолюцией, подписанной губернатором области или заместителями губернатора области передается ответственному исполнителю в соответствии с установленным в администрации области порядком направления документов.

Соисполнителям документы направляются только в электронном виде.

Документы, поступившие в секретариаты, структурные подразделения администрации области, исполнительные органы государственной власти области не по направлению деятельности незамедлительно возвращаются тому, кто направил документ.

4.4.2.2. Работа исполнителей с документами.

Руководителями подразделений срочные документы рассматриваются в день их поступления, остальные не позднее следующего дня.

Передача документа непосредственному исполнителю осуществляется в день рассмотрения документа руководителем.

Исполнение документа предусматривает:

сбор, обработку и обобщение поступающей информации;

подготовку проекта документа, его оформление, согласование и представление на подписание (утверждение) руководством администрации области или руководителями структурных подразделений администрации области, исполнительных органов государственной власти области, подготовку к пересылке адресату.

Исполнитель определяет необходимое количество экземпляров документа, готовит указатель на рассылку, передает документ на тиражирование.

Ответственный исполнитель руководит работой соисполнителей, обеспечивает взаимодействие и координацию их деятельности, контроль за своевременным представлением ему, соисполнителями, необходимых материалов.

Если решение вопроса требует согласования по документу, ответственный исполнитель контролирует соблюдение процедуры согласования. Время согласования документа в структурных подразделениях администрации области, исполнительных органах государственной власти области не должно превышать 3 рабочих дней (от даты поступления в подразделение).

Ответственный исполнитель несет персональную ответственность за полноту и достоверность информации, использованной при подготовке документа.

Напоминание исполнителю о приближении установленных сроков исполнения документов осуществляется общим отделом управления делопроизводства два раза в месяц.

4.4.2.3. Сроки исполнения документов.

Сроки исполнения документов определяются губернатором области, заместителями губернатора области и исчисляются в календарных днях.

Документы подлежат исполнению в следующие сроки:

содержащие конкретную дату исполнения - в назначенный срок;

имеющие пометку "срочно" - в 3-дневный срок;

пометку "оперативно" - в 10 - дневный срок;

без указания конкретной даты исполнения - в срок не более месяца с даты регистрации документа в общем отделе управления делопроизводства;

парламентские запросы - в 15 - дневный срок со дня получения*;

запросы депутатов Государственной Думы, членов Совета Федерации - в 30 - дневный срок со дня получения*;

протесты прокуратуры Воронежской области - в 10 - дневный срок со дня получения*;

представления прокуратуры Воронежской области - в срок не более месяца со дня получения*.

По нормативным актам Президента РФ, Федерального Собрания РФ, Правительства РФ, Воронежской областной Думы, в которых определены сроки представления информации, заместители губернатора области, исполнительные органы государственной власти области готовят информацию в их адрес и не позднее, чем за 5 дней до установленного срока передают губернатору области, или, в период его отсутствия - исполняющему обязанности губернатора области. Проект письма - ответа визируется заместителем губернатора области координирующим соответствующую сферу деятельности, руководителем правового управления администрации области.

Если установленный срок исполнения документа приходится на выходные или праздничные дни, сроком их исполнения считается последний рабочий день перед выходными и праздничными днями.

4.4.2.4. Продление срока исполнения документов.

Изменение или продление сроков исполнения документов допускается с письменного разрешения руководителей, установивших эти сроки.

При необходимости изменения срока исполнения документа, ответственный исполнитель не позднее, чем за 3 дня до истечения срока исполнения представляет на имя руководителя установившего этот срок мотивированную просьбу о его продлении с указанием нового срока.

Решение руководителя об изменении срока исполнения документа фиксируется на первом листе письма о продлении и содержит слова "Срок контроля продлить до..." с указанием нового срока, подписывается руководителем с проставлением даты.

В случае временного отсутствия руководителя, его вопросы (рассмотрение, согласование, подписание документов, продление срока исполнения, снятие с контроля и т.п.) рассматриваются другим руководителем в соответствии с распределением обязанностей между заместителями губернатора области.

Порядок изменения срока контроля по документам в АС ДОУ установлен регламентом работы автоматизированной системы документационного обеспечения управления (АС ДОУ) администрации Воронежской области.

Документы, по которым срок исполнения своевременно не был продлен, считаются не исполненными в срок.

4.4.2.5. Порядок исполнения и снятия документов с контроля.

Документ считается исполненным и снимается с контроля после фактического выполнения поручений по существу, документированного подтверждения исполнения и сообщения результатов заинтересованным организациям или лицам (если в представленных по нему материалах о выполнении не дано дополнительных поручений и материалы не возвращены на доработку) и списании его в дело.

Проект письма - ответа представляется исполнителем (ответственным исполнителем) не позднее, чем за 3 дня до истечения установленного срока исполнения согласно схеме прохождения служебных писем, поступивших в администрацию области при работе в АС ДОУ (приложение N 29).

Проект письма - ответа по резолюции губернатора области визируется заместителем губернатора области координирующим соответствующую сферу деятельности.

При недокументированном решении вопроса (подготовка ответа не предусмотрена) исполнителем (ответственным исполнителем) оформляется на первом листе документа в нижнем левом углу отметка об исполнении документа, которая содержит краткие сведения о его исполнении (например, "проведено совещание", "принято распоряжение администрации области от... N..." и т.п.), подпись исполнителя, дата или готовится служебная записка об исполнении документа.

Исполнителем (ответственным исполнителем) к служебной записке об исполнении документа или к проекту письма - ответа прилагается подлинник документа, по которому были даны поручения, подлинник резолюции руководителя администрации области, на основании которой подготовлена информация, а также другие материалы по исполнению документа (о продлении срока исполнения и т.п.), если таковые имеются.

Отметка об исполнении документа и списании его в дело подписывается руководителем поставившим документ на контроль.

Документы, направляемые в исполнительные органы государственной власти области на их окончательное рассмотрение снимаются с контроля их руководителем.

При работе в АС ДОУ исполнитель после окончания работы над документом вводит данные об исполнении в электронную карточку поручения, контролирующее лицо утверждает данное поручение в системе.

4.4.3. Анализ состояния исполнительской дисциплины.

Анализ исполнения документов проводится на основе базы данных "Канцелярия" и базы данных "Поручения" АС ДОУ.

Общий отдел управления делопроизводства два раза в месяц формирует перечень документов неисполненных и подлежащих исполнению, раз в месяц - сводную информацию об исполнении контрольных поручений по резолюциям руководителей администрации области нарастающим итогом.

Полученные сведения направляются руководству администрации области, руководителям структурных подразделений администрации области, исполнительных органов государственной власти области.

4.4.4. Ответственность за неисполнение документов.

За неисполнение или ненадлежащее исполнение документов, нарушения установленных сроков их исполнения к государственным гражданским служащим администрации области в установленном порядке могут быть приняты меры дисциплинарного воздействия.

4.5. Регистрация, обработка и отправка исходящих документов.

4.5.1. Исходящими документами администрации области являются служебные документы, направляемые в организации, должностным лицам и гражданам.

4.5.2. Регистрация исходящих служебных писем и телеграмм, подписанных губернатором области, заместителями губернатора области осуществляется общим отделом управления делопроизводства в АС ДОУ в базе данных "Канцелярия" администрации области.

Исходящие письма, подписанные руководством администрации области на бланке должностного лица, руководителями структурных подразделений администрации области, регистрируются в секретариатах и структурных подразделениях администрации области.

Исполнительные органы государственной власти области осуществляют регистрацию, обработку и отправку исходящих документов самостоятельно.

4.5.3. Входящие, исходящие документы структурных подразделений администрации области, исполнительных органов государственной власти области и внутренние документы за подписью руководства администрации области на бланке должностного лица могут регистрироваться по программе АС ДОУ при подключении отдельных баз данных "Канцелярия" секретариатов, структурных подразделений администрации области, исполнительных органов государственной власти области.

4.5.4. Работа с исходящими документами включает проверку правильности оформления, регистрацию, учет и отправку.

Исполнители исходящего документа (секретариаты, структурные подразделения администрации области, исполнительные органы государственной власти области) формируют и заполняют электронную карточку исходящего документа, присоединяют к карточке электронный образ документа, подписанного губернатором области или заместителями губернатора области и направляют на регистрацию в общий отдел управления делопроизводства.

Исходящие документы на бумажных носителях представляются на регистрацию в общий отдел управления делопроизводства с приложениями в двух экземплярах.

Первый экземпляр (оригинал) и приложения к нему с подлинной подписью направляются адресату.

Второй экземпляр с визами и всеми приложениями к нему остается в общем отделе управления делопроизводства.

Специалисты общего отдела управления делопроизводства проверяют правильность оформления исходящих документов, заполнения электронной карточки и регистрируют документ в АС ДОУ с проставлением регистрационного номера и даты регистрации на подлиннике и втором экземпляре документа. Исходящие документы должны быть оформлены в соответствии с требованиями к подготовке и оформлению документов установленными настоящей Инструкцией.

Неправильно оформленные документы к регистрации не принимаются и возвращаются исполнителю для исправления.

Регистрационный номер исходящего документа состоит из индекса подразделения, номера дела по номенклатуре дел с добавлением буквы "И" и порядкового номера в пределах календарного года, например: N 07-8/И-1666.

Документу, направляемому в несколько адресов, присваивается один регистрационный номер.

4.5.5. Обработка, отправка и доставка документов, подписанных руководителями администрации области, осуществляется общим отделом управления делопроизводства.

Документы на отправку передаются в общий отдел управления делопроизводства до 16.00. Обработка и отправка этих документов производится в тот же день. Корреспонденция поступившая в общий отдел управления делопроизводства после 16.00 отправляется на следующий рабочий день.

Письма и телеграммы, не связанные с деятельностью администрации области к отправке не принимаются.

При отправке по списку рассылки исходящего письма одного и того же содержания допускается передавать в общий отдел управления делопроизводства подлинно подписанный экземпляр (оригинал) письма и необходимое количество его ксерокопий.

4.5.6. Служебные документы, в формуляр которых не входит указание адресата, других элементов, необходимых для их отсылки, принимаются на отправку только с сопроводительными письмами (за исключением указов губернатора области, постановлений и распоряжений администрации области и других документов, направляемых постоянным корреспондентам в соответствии с утвержденными указателями рассылки), со всеми приложениями и в необходимом количестве экземпляров.

4.5.7. В зависимости от содержания и срочности, документы доставляются адресатам почтой, фельдсвязью, электронной почтой, передаются по факсу.

Необходимость использования фельдсвязи для доставки корреспонденции определяется руководством администрации области.

Заказными письмами и бандеролями отправляются организационно-распорядительные документы администрации области.

Заказные документы, отправляемые одновременно в один адрес, вкладываются в один конверт.

Простой корреспонденцией отправляются документы по домашним адресам (ответы на обращения граждан).

Заказная корреспонденция передается общим отделом управления делопроизводства на почту по списку (реестру), простая корреспонденция регистрируется в журнале отправки.

4.5.8. Документы за подписью руководителей структурных подразделений администрации области, предназначенные для отправки, передаются в общий отдел управления делопроизводства полностью оформленными, подписанными, зарегистрированными, скомплектованными со всеми приложениями.

Документы должны быть законвертированы с указанием почтового адреса.

Печатание адресов на конверты следует производить в автоматизированном режиме.

4.5.9. Обработка документов для отправки почтовой связью осуществляется в соответствии с Правилами оказания услуг почтовой связи, утвержденными постановлением Правительства Российской Федерации от 15 апреля 2005 г. N 221.

4.6. Порядок прохождения внутренних документов.

4.6.1. Работа с внутренними документами на этапе их подготовки и оформления организуется так же, как с исходящими документами, а на этапе исполнения - с входящими документами.

4.6.2. Оформленные внутренние документы передаются на подпись руководителям в соответствии с правом подписи документов и распределением обязанностей.

4.6.3. Внутренние документы регистрируются в подразделениях, подготовивших документы.

4.6.4. Передача документов между структурными подразделениями осуществляется через лиц, ответственных за ведение делопроизводства в конкретном структурном подразделении под расписку в журнале.

4.6.5. Поступившие в подразделения документы передаются на рассмотрение руководителю, который определяет характер дальнейших действий по этому документу.

4.7. Прием, обработка и передача документов по каналам факсимильной связи.

4.7.1. Средства факсимильной связи предназначены для оперативной передачи и приема текстов документов и служебных материалов.

Факсимильная связь обеспечивает передачу информации с бумажного носителя (тексты, таблицы, графики и т.д.) и прием этой информации в виде копии (факсимиле), часто называемой на практике факсом или телефаксом.

Факсимильный аппарат, имеющий официальный номер администрации области (53-28-02), установлен в общем отделе управления делопроизводства.

Средства факсимильной связи установлены в секретариатах структурных подразделениях администрации области.

Контроль за использованием факсимильной техники, установленной в секретариатах, структурных подразделениях администрации области осуществляется их руководителями.

Служебные документы, передаваемые и принимаемые по каналам факсимильной связи, юридической силы не имеют.

4.7.2. Объем передаваемого в течение одного сеанса связи документа, не должен превышать 5 листов.

Отправляемый факсом документ должен быть выполнен на качественной бумаге формата А4. Не допускается деформация бумажного носителя отправляемого документа (тонкой, серой) бумаги.

4.7.3. Запрещается передавать по факсимильной связи тексты документов с пометкой "Для служебного пользования" и секретных документов.

4.7.4. Документы, передаваемые по факсимильной связи, должны быть зарегистрированы по месту регистрации данного вида документа.

Письма, за подписью губернатора области, заместителей губернатора области передаваемые по факсимильной связи, регистрируются в общем отделе управления делопроизводства.

Для передачи факсограмм в несколько организаций, составляется список рассылки, в котором указываются наименование организации, номер факса.

После передачи факсограммы, подлинник письма направляется адресату почтовой связью, по мере необходимости.

Факсограммы, адресованные губернатору области, заместителям губернатора области регистрируются в общем отделе управления делопроизводства. Поступившим подлинникам писем, ранее переданных по факсимильной связи, присваивается регистрационный номер факсограммы, и они передаются исполнителю с пометкой "Подлинник письма", переданного по факсу".

4.7.5. Факсограммы на иностранных языках отправляются при наличии перевода, заверенного лицом, подписавшим факсограмму.

Входящие факсограммы, адресованные губернатору области, заместителям губернатора области на иностранных языках, направляются в управление по международному сотрудничеству администрации области для перевода, а затем регистрируются в общем отделе управления делопроизводства и передаются адресату.

4.7.6. Подготовленный для передачи подлинник факсограммы визируется исполнителем и руководителем подразделения.

Поступившие факсограммы учитываются в журнале входящих факсограмм общим отделом управления делопроизводства. Адресатам факсограммы передаются под расписку в день их приема, срочные - немедленно.

Документы для передачи по каналу факсимильной связи представляются в общий отдел с заявкой подписанной руководителем подразделения. Заявки хранятся в течение года.

4.7.7. Персональная ответственность за правильность передачи (приема) факсограмм возлагается на лиц, ответственных за использование факсимильных аппаратов.

Ответственность за содержание информации передаваемой по каналам факсимильной связи возлагается на исполнителя, подготовившего документ к передаче и руководителя соответствующего подразделения.

4.8. Порядок приема, обработки и передачи документов по электронной почте.

4.8.1. Порядок работы с электронной почтой в администрации области, исполнительных органах государственной власти области определен распоряжением администрации области от 14.12.2005 г. N 2119-р "О порядке работы с электронной почтой в системе исполнительных органов государственной власти области".

4.8.2. В администрации области прием электронных копий документов для отправки и отправка с официального электронного адреса ogv@comch.ru осуществляется общим отделом управления делопроизводства в течение рабочего дня.

4.8.3. С официального адреса электронной почты администрации области служебные письма направляются за подписью руководства администрации области, с официального адреса структурных подразделений администрации области, исполнительных органов государственной власти области служебные письма направляются за подписью руководителей этих подразделений.

4.8.4. В случае отсутствия в органах государственной власти, органах местного самоуправления адреса электронной почты в сети Интернет, для приема-передачи служебных документов по электронной почте используется областная подсистема электронного почтового обмена (далее - подсистема ЭПО).

Порядок работы областной подсистемы ЭПО определен регламентом работы областной подсистемы электронного почтового обмена органов государственной власти и органов местного самоуправления, утвержденным распоряжением администрации области от 31.05.2006 г. N 1395-р.

4.8.5. Специалист по работе с электронной почтой (далее - специалист) обеспечивает ежедневное получение и передачу служебных документов по электронной почте.

4.8.6. Ответственность за ненадлежащую подготовку информации к передаче по электронной почте несет исполнитель, за передачу - специалист.

4.8.7. Передаваемые с помощью электронной почты официальные документы должны иметь подлинник документа на бумажном носителе.

Исполнитель оформляет документ в соответствии с требованиями, предъявляемыми к оформлению служебных документов и представляет электронную копию документа специалисту.

4.8.8. Электронные копии справочно-информационных материалов, не имеющие исходящего регистрационного номера, при отправлении электронной почтой могут не иметь бумажной копии и должны передаваться с сопроводительным письмом, подписанным должностным лицом.

4.8.9. Специалист отправляет документ адресату, указывает дату и время отправки в журнале учета электронной почты.

Переданная электронная копия документа в течение месяца хранится на жестком диске компьютера.

4.8.10. При получении электронного сообщения на официальный адрес электронной почты администрации области специалист общего отдела управления делопроизводства:

регистрирует сообщение в журнале регистрации электронной почты;

осуществляет предварительное рассмотрение и, исходя из оценки содержания, передает копию документа на бумажном носителе в общий отдел управления делопроизводства или структурные подразделения администрации области для регистрации и передачи на рассмотрение должностными лицами или пересылает по электронной почте адресату;

передает уведомление отправителю о получении документа. В случае невозможности распечатывания документа, уведомляет об этом отправителя.

4.8.11. Полученная электронная копия документа в течение месяца хранится на жестком диске компьютера.

4.9. Организация информационно-поисковой системы по документам.

4.9.1. Для обеспечения эффективного использования информации при принятии решений в администрации области, исполнительных органах государственной власти области создаются информационно-поисковые системы по документам.

4.9.2. Основой построения поисковых систем является регистрация документов.

В процессе регистрации создаются базы данных для поисковой работы по документам.

4.9.3. В администрации области справочная работа по документам, их поиск по заданным параметрам осуществляется с использованием технологий АС ДОУ.

Формирование базы электронных документов в администрации области проводится структурными подразделениями администрации области, регистрирующими документы в базах данных АС ДОУ "Канцелярия", "Обращения граждан", "Правовые акты администрации".

Порядок подключения и доступ пользователей к базам данных по документам администрации области, обращениям граждан определен регламентом работы автоматизированной системы документационного обеспечения управления (АС ДОУ) администрации Воронежской области.

Поиск конкретного документа или подборки документов ведется пользователями по признаку (полю), заполненному в электронной регистрационной карточке.

4.10. Порядок выполнения машинописных, копировально-множительных работ.

4.10.1. Машинописные работы.

Печатание проектов документов в администрации области осуществляется децентрализовано.

Проекты документов, подготовленные структурными подразделениями администрации области, исполнительными органами государственной власти области за подписью губернатора области, заместителей губернатора области, а также внутренние документы печатаются в структурных подразделениях администрации области, в исполнительных органах государственной власти области, в общем отделе управления делопроизводства.

Срочные документы печатаются немедленно. Срочность определяется руководителями структурных подразделений.

Передаваемые для печати рукописи должны быть написаны разборчиво, чернилами синего (фиолетового, черного) цвета. Не принимаются в печать документы, написанные неразборчиво или карандашом.

Машинописные работы выполняются на бланках или бумаге формата А4 на одной стороне листа.

Документ печатается в 2 экземплярах и вместе с черновиком передается исполнителю. Страницы должны быть пронумерованы. На каждой странице отпечатанного документа в левом нижнем углу проставляется имя файла, в котором записан текст документа.

4.10.2. Копировально-множительные работы.

Выполнение копировально-множительных работ производится централизованно в общем отделе управления делопроизводства.

Изготовление небольших по объему тиражей документов осуществляется в структурных подразделениях администрации области (при наличии копировальной техники).

Копированию подлежат документы и материалы только служебного характера, непосредственно связанные с деятельностью администрации области.

Основанием для выполнения копировально-множительных работ является заполненный подразделением бланк заказа (приложение N 31).

Копирование материалов и документов осуществляется в порядке их поступления.

В первоочередном порядке размножаются материалы, поступившие от губернатора области, заместителей губернатора области.

Значительные по объему документы информационного, справочного, методического характера размножаются, как правило, на обеих сторонах листа с уменьшением текста или в виде брошюр.

Поступающие на размножение документы должны быть четко и разборчиво напечатаны на листах бумаги формата не более А3. Брошюры и скрепленные материалы предварительно разброшюровываются и раскрепляются.

Поступающие заказы на выполнение копировальных работ регистрируются в журнале. Изготовленные копии выдаются заказчику вместе с оригиналом документа под роспись в журнале.

ГАРАНТ:

Нумерация подпунктов приводится в соответствии с источником

4.10.2.8. Копировально-множительные работы в исполнительных органах государственной власти области выполняются самостоятельно.

4.11. Учет объема документооборота.

4.11.1. Объем документооборота составляет количество документов поступивших в администрацию области и созданных ею за определенный период времени. В объеме документооборота учитываются все входящие, исходящие и внутренние документы (как регистрируемые, так и нерегистрируемые).

4.11.2. Подсчет объема документооборота проводится в местах регистрации документов.

При подсчете документооборота за единицу учета принимается сам документ, без учета копий.

Размноженные экземпляры подсчитываются общим отделом отдельно по установленной форме.

Входящие, исходящие, внутренние документы подсчитываются раздельно.

4.11.3. Отчет об объеме документооборота администрации области ежемесячно (нарастающим итогом) формируется общим отделом по базе данных "Канцелярия" АС ДОУ и представляется руководству области.

Учет количества документов отправляемых по почте, факсу, электронной почте ведется общим отделом по журнальной системе и реестру ежемесячно (нарастающим итогом).

В исполнительных органах государственной власти области подсчет объема документооборота ведет подразделение (ответственное лицо), на которое возложены функции организации и ведения делопроизводства.

5. Организация документооборота и исполнения
документов по обращениям граждан

5.1. Регистрация и рассмотрение обращений граждан.

5.1.1. Делопроизводство по обращениям граждан ведется отдельно от других видов делопроизводства в соответствии с утвержденной на каждый календарный год номенклатурой дел.

5.1.2. Письменные обращения граждан в администрацию области или должностному лицу администрации области регистрируются в течение трех дней с момента поступления в отделе по работе с обращениями граждан управления делопроизводства администрации области. При рассмотрении письменных обращений исполнитель проверяет установленные реквизиты письма, наличие указанных автором вложений и приложений и вводит информацию в базу данных "Обращения граждан" АС ДОУ.

Конверты к обращениям сохраняются в тех случаях, когда только пo конвертам можно установить адрес отправителя или когда дата почтового штемпеля необходима для подтверждения времени отправления и получения обращения.

5.1.3. В базу данных "Обращения граждан" АС ДОУ:

заносится фамилия, имя, отчество заявителя, его почтовый адрес, дата регистрации обращения. Если обращение подписано несколькими авторами, то регистрируется первый автор, в адрес которого просят направить ответ. Такое обращение считается коллективным;

определяется и отмечается вид обращения (заявление, жалоба, предложение). Если обращение переслано, то отмечается, откуда оно поступило (из Администрации Президента РФ, Аппарата Правительства РФ, от депутатов Государственной Думы и т.п.), регистрируется номер и дата сопроводительного письма;

отмечается социальное положение и льготный состав автора обращения;

если от данного автора поступило более одного письма, то для всех последующих писем уточняется, являются ли они повторными, и об этом делается пометка в базе данных при регистрации в АС ДОУ;

проставляется шифр темы обращения согласно тематическому классификатору;

определяется ответственный исполнитель в соответствии с указом губернатора Воронежской области "О распределении обязанностей между заместителями губернатора Воронежской области".

5.1.4. Обращения граждан, поступившие в исполнительный орган государственной власти области, структурные подразделения администрации области в соответствии с их компетенцией, рассматриваются в течение 30 дней со дня регистрации письменного обращения. В порядке исключения срок рассмотрения обращения может быть продлен не более чем на 30 дней, о чем гражданин уведомляется в десятидневный срок должностным лицом, принявшим такое решение.

5.1.5. Возврат или передача письменного обращения из одного структурного подразделения администрации области в другое оформляется сопроводительным письмом руководителя структурного подразделения.

5.1.6. Личный прием граждан осуществляется руководителями администрации области, исполнительных органов государственной власти области и уполномоченными на то лицами.

5.1.7. При личном приеме гражданин предъявляет документ, удостоверяющий его личность.

5.1.8. Организацию приема и запись на прием к руководителям администрации области осуществляют работники отдела по работе с обращениями граждан управления делопроизводства администрации области на основании утвержденного губернатором области графика личного приема граждан с учетом содержания обращения гражданина и подведомственности разрешения поставленных в нем вопросов. Прием осуществляется в рабочие дни с 9.00ч. до 13.00 ч. и с 14.00 ч. до 17.00 ч.

5.1.9. Содержание устного обращения заносится в карточку личного приема граждан (приложение N 32) и вводится в базу данных "Обращение граждан" АС ДОУ.

5.1.10. Регистрационный индекс обращения проставляется в правом нижнем углу первой страницы документа. Индекс состоит из порядкового номера поступившего письма и буквы Л, например: 121-Л.

5.1.11. Повторные предложения, заявления, жалобы граждан, поступившие от одного и того же лица по одному и тому же вопросу, учитываются под регистрационным номером первого обращения с добавлением порядкового номера, проставляемого через дробь: 121/1-Л, 121/2-Л и т.д. На регистрационно-контрольной карточке и в базе данных делается отметка "Повторно".

5.1.12. Все материалы, которые заявители считают нужным сообщить руководству, прилагаются к карточкам личного приема граждан. Если это повторное обращение, то специалисты отдела по работе с обращениями граждан подбирают предыдущую переписку и передают ее руководству администрации области за неделю до официального приема.

5.1.13. В случае, если изложенные в устном обращении факты и обстоятельства являются очевидными и не требуют дополнительной проверки, ответ на обращение с согласия гражданина может быть дан устно в ходе личного приема, о чем делается запись в карточке личного приема гражданина.

5.1.14. Письменные обращения и вопросы граждан, с которыми они обратились во время записи на прием к руководителям администрации области, регистрируются. К ним прилагается сопроводительное уведомление с указанием Ф.И.О. заявителя, даты поступления обращения, даты приема и Ф.И.О. принимающего. Один экземпляр уведомления вручается заявителю.

5.1.15. По итогам личного приема гражданину, обратившемуся с письменным обращением, направляется письменный ответ о принятых мерах по его личному обращению. Ответ подписывает должностное лицо, проводившее личный прием граждан или лицо, им уполномоченное.

5.1.16. По просьбе гражданина ему могут быть выданы копии письменных ответов о результатах рассмотрения его обращения, если указанные письменные ответы не были получены гражданином по независящим от него обстоятельствам.

5.2. Работа с отдельными видами обращений.

5.2.1. Рассмотрение обращений депутатов Государственной Думы, областной Думы, представительного органа муниципального образования, к которым приложены обращения граждан, осуществляется в первоочередном порядке с установлением контрольных сроков рассмотрения и ответов депутату и заявителю. При работе с письмами депутатов в компьютерной базе данных указывается фамилия и инициалы депутата, исходящий номер письма.

5.2.2. Письма, переданные губернатору области во время его встреч с жителями области и в ходе теле-радио эфиров, регистрируются, ставятся на контроль и рассматриваются в первоочередном порядке.

5.2.3. Письменные обращения, содержащие вопросы, решение которых не входит в компетенцию администрации области, структурного подразделения администрации области, исполнительных органов государственной власти области, направляются в течение семи дней со дня регистрации в соответствующий орган или соответствующему должностному лицу, в компетенцию которых входит решение поставленных в обращении вопросов, с уведомлением граждан, направивших обращения, о переадресации обращений.

5.2.4. В случае, если решение поставленных в письменном обращении вопросов относится к компетенции нескольких государственных органов, органов местного самоуправления или должностных лиц, копия обращения в течение семи дней со дня регистрации направляется в соответствующие государственные органы, органы местного самоуправления или соответствующим должностным лицам.

5.2.5. Обращения, в которых обжалуются судебные решения, возвращаются гражданам, направившим обращение, с разъяснением порядка обжалования данного судебного решения.

5.2.6. Оставляются без ответа, не подлежат направлению в исполнительные органы государственной власти области, структурные подразделения администрации области для дальнейшего рассмотрения по существу вопроса обращения граждан:

а) из которых не представляется возможным понять смысл обращения;

б) в которых не содержится информация о фамилии и (или) почтовом адресе автора обращения (за исключением случаев, когда в обращении содержится информация о подготавливаемом или совершенном противоправном деянии);

в) в которых содержатся нецензурные либо оскорбительные выражения, угрозы жизни, здоровью или имуществу должностного лица, членов его семьи, а также в отношении лица, уполномоченного рассматривать обращения граждан;

г) ответ на которые не может быть дан без разглашения сведений, составляющих государственную или иную охраняемую федеральным законом тайну.

В случаях, указанных в подпунктах "а", "в", "г" настоящего пункта, при наличии возможности (когда известны фамилия и почтовый адрес автора обращения) гражданин письменно уведомляется об основаниях принятого решения. При наличии оснований, указанных в подпункте "в" настоящего пункта, гражданин письменно предупреждается о недопустимости злоупотребления правом.

5.2.7. Принимаются к сведению, учитываются в статистических данных, информационных отчетах и подлежат списанию "в дело" с уведомлением автора письменного обращения о принятии к сведению изложенной им информации следующие письменные обращения:

а) не предполагающие ответа;

б) не содержащие конкретных предложений, заявлений или жалоб;

в) не содержащие сведений о нарушенном праве гражданина (объединениях граждан) и основанные на общих рассуждениях автора по проблемам внутренней и внешней политики государства;

г) не содержащие новой информации по вопросам, ранее уже поднятым этим автором, которые решены или не требуют дополнительного рассмотрения.

5.2.8. Губернатор области, заместитель губернатора области, руководитель исполнительного органа государственной власти области, руководитель структурного подразделения администрации области могут признать очередное обращение гражданина безосновательным и принять решение о прекращении с ним переписки в случаях, если:

а) автор неоднократно (более чем в двух письменных обращениях) использовал ненормативную лексику и выражения, оскорбляющие честь и достоинство других граждан;

б) содержание письменного обращения носит сумбурный характер (обращение лишено смысла или написано неразборчиво);

в) автору повторных письменных обращений неоднократно давались ответы и разъяснения по вопросам, затронутым в обращении.

Такое же решение может быть принято и в связи с поступившей официальной информацией о признании в установленном законодательством Российской Федерации порядке автора повторных письменных обращений недееспособным.

О принятом решении по прекращению переписки автор обращения уведомляется в письменном виде.

5.3. Работа с обращениями, поставленными на контроль.

5.3.1. Обращения граждан, в которых сообщается о конкретных нарушениях их законных прав, ставятся на контроль должностным лицом, обеспечивающим решение вопросов, содержащихся в обращениях. На контрольном письме проставляется штамп "КОНТРОЛЬ" и на сопроводительном документе для ответственного исполнителя делается пометка "ПИСЬМО ПОДЛЕЖИТ ВОЗВРАТУ". С контрольных писем при необходимости делаются копии.

5.3.2. Контроль осуществляется:

за выполнением поручений губернатора области, заместителей губернатора области по обращениям граждан;

за выполнением обращений депутатов Государственной Думы, областной Думы, представительного органа муниципального образования по обращениям граждан;

за исполнением писем, направленных на рассмотрение с контролем из федеральных органов государственной власти;

как правило, за исполнением коллективных и повторных обращений граждан.

5.3.3. Ответы на контрольные письма анализируются на полноту и качество решения поставленных в обращениях граждан вопросов в отделе по работе с обращениями граждан управления делопроизводства администрации области. Проставляется дата поступления ответа и информация вносится в базу данных.

5.3.4. Рассмотренное обращение передается должностному лицу, осуществляющему контроль, для принятия решения о списании ответа в дело или продлении контроля исполнения письма. Ответ, списанный "в дело", оформляется вместе с письмом, сопроводительными документами в единое "дело" и передается в отдел по работе с обращениями граждан управления делопроизводства.

5.3.5. Ответы на предложения, заявления, жалобы граждан дают губернатор области, его заместители, руководители подразделений администрации области, исполнительных органов государственной власти области, или лица на то уполномоченные.

5.3.6. Если в письме содержится несколько вопросов, ответственным считается исполнитель, указанный в списке ответственных исполнителей первым по основному вопросу, изложенному в письме.

5.3.7. Индекс письменного ответа состоит из регистрационного номера и индекса дела (по номенклатуре дел), в которое подшивается переписка по данному вопросу.

5.4. Организация работы архива обращений граждан

5.4.1. В отделе по работе с обращениями граждан управления делопроизводства администрации области хранятся обращения граждан и документы по их рассмотрению (поручения, ответы, справки), списанные "в дело" руководителями администрации области.

5.4.2. В архив передаются как завершенные дела, так и обращения, рассмотрение которых не завершено (копии писем, промежуточные ответы). Комплектование архива ведется по районам области. Документы поступают в архив после ввода (или корректировки) в базу данных автоматизированной системы АС ДОУ.

Каждое дело проверяется на наличие в нем необходимых документов (писем, поручений, ответов исполнителя, копий ответа заявителю) и отметки о списании "в дело".

5.4.3. На выданный для временного пользования из архива материал заводится карточка-заменитель с указанием регистрационного номера письма, фамилии лица, получившего документы и даты. При возвращении документов в архив карточка-заменитель уничтожается.

5.4.4. Законченные рассмотрением обращения граждан хранятся в отделе в течение двух лет. После экспертизы ценности письма разделяются на документы постоянного и временного хранения и передаются в архив администрации области.

5.4.5. По истечении сроков временного хранения (пять лет) документы по обращениям граждан подлежат уничтожению в установленном порядке.

6. Организация документов в делопроизводстве

Организация работы с документами в делопроизводстве представляет собой совокупность видов работ, обеспечивающих сохранность, учет, систематизацию документов, формирование и оформление дел на делопроизводственной стадии и их передачу в Государственный архив Воронежской области в соответствии с требованиями, установленными нормативно-методическими документами по архивному делу и делопроизводству Федеральным архивным агентством Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации.

6.1. Составление номенклатур дел.

Правильная организация документов в делопроизводстве обеспечивается составлением номенклатуры дел и формированием документов в дела.

6.1.1. Номенклатура дел - систематизированный перечень заголовков (наименований) дел, заводимых в структурных подразделениях администрации области, исполнительных органах государственной власти области, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке.

Номенклатура дел предназначена для группировки исполненных документов в дела, систематизации и учета дел, определения сроков их хранения и является основой для составления описей дел постоянного, долговременного (свыше 10 лет) хранения и дел по личному составу, а также для учета дел временного (до 10 лет) хранения.

6.1.2. При составлении номенклатуры дел следует руководствоваться положениями и штатными расписаниями структурных подразделений администрации области или исполнительных органов государственной власти области, перечнями документов с указанием сроков их хранения.

6.1.3. В администрации области составляются номенклатуры дел структурных подразделений администрации области и сводная номенклатура дел администрации области.

В исполнительных органах государственной власти области составляются собственные номенклатуры дел.

Вновь образованное структурное подразделение администрации области обязано в месячный срок разработать номенклатуру дел и представить на согласование в общий отдел управления делопроизводства администрации области.

Вновь образованный исполнительный орган государственной власти области обязан в месячный срок разработать номенклатуру дел и представить ее на согласование в Государственный архив Воронежской области.

6.1.4. Номенклатура дел структурного подразделения администрации области составляется лицом, ответственным за делопроизводство с привлечением специалистов подразделения.

Номенклатура дел подписывается руководителем структурного подразделения и представляется в общий отдел управления делопроизводства для составления сводной номенклатуры дел.

Ответственность за составление номенклатуры дел в структурных подразделениях администрации области возлагается на их руководителей.

6.1.5. Сводная номенклатура дел администрации области (далее - номенклатура дел) составляется специалистами общего отдела управления делопроизводства на основе номенклатур дел структурных подразделений администрации области.

6.1.6. Сводная номенклатура дел администрации области подписывается руководителем управления делопроизводства, исполнителем, согласовывается с экспертной комиссией (далее ЭК) администрации области, согласовывается с экспертно-проверочной комиссией (далее ЭПК) архивного отдела Воронежской области и утверждается заместителем губернатора области.

6.1.7. После утверждения сводной номенклатуры дел, структурные подразделения администрации области получают выписки из соответствующих ее разделов для использования в работе.

6.1.8. Сводная номенклатура дел администрации области составляется и согласовывается на 5 лет. Составляется заново (ранее 5 лет) в случае коренных изменений функций и структуры администрации области.

6.1.9. Разделы сводной номенклатуры дел администрации области расположены в номенклатуре в соответствии с утвержденной структурой и штатным расписанием администрации области.

6.1.10. В номенклатуру дел включаются заголовки дел, отражающие все документируемые участки работы структурных подразделений администрации области, исполнительного органа государственной власти области.

6.1.11. Графы номенклатур дел заполняются следующим образом.

В графе 1 номенклатуры дел проставляются индексы каждого дела, включенного в номенклатуру. Индекс дела состоит из установленного в администрации области цифрового обозначения структурного подразделения, утвержденного заместителем губернатора области и порядкового номера заголовка дела по номенклатуре в пределах структурного подразделения. Индексы дел обозначаются арабскими цифрами.

Например: 02-05, где 02 - обозначение структурного подразделения, 05 - порядковый номер заголовка дела.

В номенклатуре дел рекомендуется сохранять одинаковые индексы для однородных дел в пределах разных структурных подразделений.

В графу 2 номенклатуры дел включаются заголовки дел.

Заголовок дела должен четко, в обобщенной форме, отражать основное содержание и состав документов дела.

Порядок расположения заголовков дел внутри разделов и подразделов номенклатуры дел определяется степенью важности документов. В начале располагаются заголовки дел, содержащие нормативные правовые акты, после них документы о деятельности коллегиальных органов, положения и должностные регламенты, плановые и отчетные документы, переписка, номенклатура дел, контрольные карточки или другие учетные документы.

Не допускается употребление в заголовке дела неконкретных формулировок ("разные материалы", "общая переписка").

В заголовках дел, содержащих нормативную правовую, организационно-распорядительную деятельность, указываются вид документа и автор.

Например:

"Постановления администрации области за 2006 год", "Приказы руководителя управления по основной деятельности за 2006 год".

В заголовках дел, содержащих документы по одному вопросу, но не связанных последовательностью исполнения, в качестве вида дела употребляется термин "документы", а в скобках указываются основные разновидности документов, которые должны быть сгруппированы в деле.

Например:

"Документы о проведении семинаров по охране труда" (планы, отчеты, информации).

В заголовках дел, содержащих переписку, указывается с кем и по какому вопросу она ведется.

В заголовках дел, содержащих переписку с однородными корреспондентами, последние не указываются, а указывается их общее видовое название.

Например:

"Переписка с архивными учреждениями по вопросам сохранности документов".

В заголовках дел, содержащих плановую или отчетную документацию, указывается период, (квартал, год) на (за) который составлены планы (отчеты).

Например:

"Годовой бухгалтерский отчет управления делами по основной деятельности за 2006 год".

Заголовки дел могут уточняться в процессе формирования и оформления дел.

Графа 3 номенклатуры дел заполняется по окончании года.

В графе 4 указывается срок хранения дела, номера статей по типовому или ведомственному перечням документов с указанием сроков хранения и год издания перечня.

В графе 5 проставляются отметки о заведении дел, о переходящих делах (например: переходящие с 2005 г.), о лицах, ответственных за формирование дел, о передаче дел в другое структурное подразделение.

Если в течение года в структурных подразделениях администрации области возникают новые документированные участки работы, они дополнительно вносятся в номенклатуру дел. Для вновь заводимых дел в каждом разделе номенклатуры дел оставляются резервные номера.

Форма номенклатуры дел структурного подразделения администрации области (приложение N 33), форма сводной номенклатуры дел администрации области (приложение N 34).

6.2. Формирование и оформление дел.

6.2.1. Законченные делопроизводством документы формируются в дела. Формирование дел - группировка исполненных документов в дела в соответствии с номенклатурой дел и систематизация документов внутри дела.

6.2.2. Дела администрации области формируются в структурных подразделениях администрации области ответственными за делопроизводство.

6.2.3. При формировании дел необходимо соблюдать следующие общие правила: помещать в дело только исполненные документы, в соответствии с заголовками дел по номенклатуре; группировать в дело документы одного календарного года, за исключением переходящих дел; раздельно группировать в дела документы постоянного и временных сроков хранения; помещать в дела ксерокопии факсограмм, телефонограммы на общих основаниях; в дело не должны помещаться документы, подлежащие возврату, лишние экземпляры, черновики; по объему дело не должно превышать 250 листов, при наличии в деле нескольких томов (частей) номер (индекс) и заголовок дела проставляются на каждом томе с добавлением "т. 1", "т. 2" и т.д.

Распорядительные документы группируются в дела по видам и хронологии с относящимися к ним приложениями.

Положения, инструкции, утвержденные нормативными правовыми актами, являются приложениями к ним и группируются вместе с указанными актами. Если же они утверждены в качестве самостоятельного документа, то их группируют в самостоятельные дела.

Указы губернатора области, постановления, распоряжения администрации области, приказы по основной деятельности исполнительных органов государственной власти области регистрируются и формируются в дела отдельно от распоряжений (приказов) по личному составу.

Распоряжения (приказы) по личному составу регистрируются и формируются в отдельные дела с учетом сроков их хранения:

распоряжения (приказы) о назначении, освобождении от должности, перемещении, награждении (срок хранения 75 лет) формируются отдельно от распоряжений (приказов) о предоставлении основных, учебных отпусков, взысканиях, командировках (срок хранения 5 лет).

Протоколы в деле располагаются в хронологическом порядке по номерам. Документы к протоколам, сгруппированные в отдельные дела, систематизируются по номерам протоколов.

Утвержденные планы, отчеты, сметы, программы и другие документы группируются отдельно от их проектов.

Переписка группируется за календарный год и систематизируется в хронологической последовательности: документ - ответ помещается за документом запросом. При возобновлении переписки по определенному вопросу, начавшейся в предыдущем году, документы группируются в дела текущего года.

6.2.4. Дела администрации области, исполнительного органа государственной власти области подлежат оформлению при их заведении и по завершении года.

6.2.5. В зависимости от сроков хранения проводится полное или частичное оформление дел. Полному оформлению подлежат дела постоянного хранения, долговременного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу (распоряжения, приказы о приеме, увольнении, перемещении), лицевые счета по заработной плате, личные дела уволенных Полное оформление дел предусматривает: нумерацию листов в деле, составление листа - заверителя дела, составление в необходимых случаях внутренней описи документов дела, подшивку и переплет дела, внесение уточнений в реквизиты обложки дела.

Дела временного (до 10 лет включительно) хранения подлежат частичному оформлению: допускается хранение документов в скоросшивателях; документы при обработке не пересистематизировать, листы дела не нумеровать, заверительные надписи не составлять.

6.2.6. Обложка дела постоянного хранения оформляется по установленной форме (приложение N 35).

При изменении наименования структурного подразделения администрации области в течение периода, охватываемого документами дела, или при передаче дела в другое структурное подразделение, на обложке дела указывается новое наименование этого структурного подразделения или организации - правопреемника, дата распорядительного документа о переименовании. Прежнее наименование структурного подразделения заключается в скобки.

Индекс дела и заголовок дела переносятся из номенклатуры дел на обложку, в необходимых случаях - в заголовок вносятся уточнения (номера приказов, протоколов и др). В тех случаях, когда дело состоит из нескольких томов, на обложку каждого тома вносится общий заголовок дела и заголовок каждого тома.

В заголовках дел, содержащих копии документов, указывается их копийность. Подлинность документов дела в заголовке не указывается.

Дата на обложке дела указывается арабскими цифрами число и год, название месяца пишется полностью словами. Даты дела не указываются на обложках дел, содержащих годовые планы и отчеты, так как они отражены в заголовках дел.

Надписи на обложке дела следует выполнять четко, светоустойчивыми чернилами.

Документы, составляющие дело, подшиваются на четыре прокола в твердую обложку или переплетаются.

В целях обеспечения сохранности закрепления порядка расположения документов, включенных в дело, все его листы, кроме листа - заверителя и внутренней описи, нумеруются. Листы нумеруются простым карандашом, цифры проставляются в правом верхнем углу листа, листы дел, состоящих из нескольких томов, нумеруются по каждому тому отдельно.

После завершения нумерации листов составляется заверительная надпись и оформляется в деле на отдельном листе. В заверительной надписи цифрами и прописью, указывается количество листов в данном деле, должность и подпись ее составителя с расшифровкой подписи, дата составления.

6.2.7. Контроль за формированием дел в структурных подразделениях администрации области осуществляется общим отделом управления делопроизводства.

6.3. Организация оперативного хранения документов.

6.3.1. Организация оперативного хранения документов на бумажной основе в структурных подразделения администрации области.

С момента заведения и до передачи на архивное хранение или уничтожение дела хранятся по месту их создания.

Руководители структурных подразделений администрации области, ответственные за делопроизводство, обязаны обеспечивать сохранность документов и дел.

В структурных подразделениях администрации области дела постоянного хранения, временного по личному составу находятся в течение 2-х лет. Только по истечении этого срока дела сдаются по описям в архив администрации.

Завершенные дела временного хранения (до 10 лет) остаются в структурных подразделениях администрации области для справочной работы. По истечении сроков хранения дел, ответственными за делопроизводство структурного подразделения администрации области, составляется акт о выделении к уничтожению дел. Акт представляется на согласование с постоянно действующей экспертной комиссией администрации области.

Выдача дел для работы другим структурным подразделениям администрации области производится с разрешения руководителя структурного подразделения на срок не более одного месяца, под расписку.

По истечении месячного срока дело должно быть возвращено на место его хранения.

В исключительных случаях изъятие документов может производится налоговыми органами, органами дознания, предварительного следствия, прокуратурой на основании постановлений этих органов в соответствии с действующим уголовно-процессуальным законодательством Российской Федерации.

Изъятие документов производится с ведома заместителя губернатора области, и в присутствии должностных лиц, у которых производится изъятие, с обязательным оформлением протокола, акта об изъятии подлинников документов.

В деле остается заверенная копия изъятого документа и акт о причинах выдачи подлинника документа.

6.3.2. Организация оперативного хранения электронных документов устанавливается регламентом работы автоматизированной системы документационного обеспечения управления администрации Воронежской области.

7. Порядок передачи документов на архивное хранение.

Документы администрации области, исполнительных органов государственной власти области после проведения экспертизы их ценности, в установленном Федеральным архивным агентством порядке, подлежат передаче на постоянное хранение в Государственный архив Воронежской области.

Для хранения документов администрации области, относящихся к государственной собственности и документов временного (свыше 10 лет хранения), а также документов по личному составу, их учета, использования, отбора и подготовки к передаче на постоянное хранение, в администрации области образован архив. Функциональную деятельность архива осуществляют сотрудники общего отдела управления делопроизводства. В исполнительных органах государственной власти области образуются свои архивы.

Подготовка дел к передаче на хранение в архив предусматривает работу, которая проводится в структурных подразделениях администрации области и включает в себя следующие этапы:

проведение экспертизы ценности документов;

полное оформление дел;

составление описи дел;

составление актов о выделении к уничтожению дел с истекшими сроками хранения.

Специалисты управления делопроизводства осуществляют контроль и оказывают методическую помощь в проведении вышеуказанных работ структурным подразделениям администрации области.

7.1. Экспертиза ценности документов.

7.1.1. Экспертиза ценности документов - отбор документов на государственное хранение или установление сроков их хранения на основании критериев их ценности.

Экспертиза ценности документов проводится на основании перечня документов, с указанием сроков их хранения и номенклатуры дел.

7.1.2. Для организации и проведения экспертизы ценности документов в администрации области, создается постоянно действующая экспертная комиссия (далее - ЭК) из числа наиболее квалифицированных специалистов в количестве не менее 3 человек. В состав ЭК обязательно включается специалист общего отдела управления делопроизводства.

ЭК создается постановлением администрации области.

Функции и права ЭК определяются положением об ЭК, которое утверждается распорядительным документом.

7.1.3. Предварительная экспертиза ценности документов ежегодно осуществляется работниками структурных подразделений администрации области под методическим руководством специалистов общего отдела управления делопроизводства. В исполнительных органах государственной власти под руководством специалистов государственного архива Воронежской области.

При проведении экспертизы ценности документов в структурных подразделениях администрации области осуществляется отбор дел постоянного, долговременно (свыше 10 лет) хранения для передачи в архив администрации.

Окончательное решение по результатам экспертизы ценности документов принимается ЭК администрации области, оформляется протоколом.

7.2. Составление и оформление описей дел.

7.2.1. Для обеспечения комплектования архива в администрации области на все завершенные в делопроизводстве дела постоянного хранения, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу составляются архивные описи.

Каждое структурное подразделение администрации области ежегодно составляет описи на дела постоянного хранения и по личному составу, под непосредственным руководством специалистов общего отдела управления делопроизводства.

Описи дел структурных подразделений составляются по установленной форме в двух экземплярах и представляются в архив администрации через год после завершения дел в делопроизводстве.

7.2.2. Описи дел структурных подразделений подписываются их составителями с указанием должности и утверждаются руководителем структурного подразделения администрации области.

7.2.3. Специалистами общего отдела управления делопроизводства на основе описей дел структурных подразделений администрации области составляется годовой раздел сводной описи дел администрации области по установленной форме.

7.2.4. Сводная опись дел постоянного хранения согласовывается с ЭК администрации области и направляется на утверждение в экспертно-проверочную комиссию архивного отдела Воронежской области (далее - ЭПК).

После утверждения сводной описи дел администрации области экспертно-проверочной комиссией архивного отдела Воронежской области, опись дел утверждается заместителем губернатора области.

Сводный акт о выделении к уничтожению документов составляется общим отделом управления делопроизводства.

Оформление описей и акта (приложения N 36,37,38,39,40,41,42).

7.2.5. Предисловие к описи и историческая справка.

К годовому разделу сводной описи дел постоянного хранения составляется предисловие.

В предисловие включаются сведения об основных направлениях деятельности администрации области за период, который охватывают дела представленных в описи.

Предисловие подписывается составителем.

7.2.6. К архивному фонду администрации области составляется историческая справка.

Историческая справка состоит из разделов: история фондообразователя, история фонда, характеристика документов фонда.

Первый раздел - история фондообразователя включает: данные о создании администрации Воронежской области, хронологическая последовательность всех реорганизаций со ссылкой на нормативные правовые акты, распорядительные документы; задачи и функции и их изменения; состав исполнительных органов государственной власти области.

Второй раздел - история фонда, включает:

дата первого поступления документов фонда в архив и крайние даты;

степень сохранности документов;

особенности формирования, описания и систематизации документов;

сведения о наличии документов, выходящих за хронологические границы фонда.

Третий раздел включает:

обобщенную характеристику фонда по составу и содержанию документов в целом и отдельных групп документов.

Справка подписывается составителем.

Историческая справка дополняется при пополнении фонда или в случае реорганизации, изменения структуры и функций администрации области.

Историческая справка представляется в государственный архив Воронежской области вместе с каждой законченной описью.

7.3. Подготовка и передача документов в архив администрации области.

7.3.1. В архив администрации области передаются полностью оформленные дела постоянного, долговременного (10 и выше 10 лет) хранения и дела по личному составу, в том числе личные дела. Передача дел в архив осуществляется только по описям.

7.3.2. В период подготовки дел структурным подразделением администрации области к передаче их в архив, специалистами общего отдела управления делопроизводства предварительно проверяются правильность формирования, оформления дел, соответствие количества дел, включенных в опись.

Все выявленные при проверке недостатки в формировании и оформлении дел специалисты подразделений обязаны устранить.

7.3.3. Прием дел производится по описям.

При этом на обоих экземплярах описи указываются цифрами и прописью количество принятых дел, дата приема - передачи дел, а также подписи специалиста общего отдела управления делопроизводства и специалиста структурного подразделения администрации области, передавшего дела на хранение в архив.

В случае обнаружения утраты структурным подразделением администрации области дел, принимаются меры к их розыску.

Если принятые меры не дали результатов, структурным подразделением администрации области составляется справка о причинах отсутствия дел за подписью руководителя. Справка вместе с описью дел передается в архив.

7.3.4. В случае ликвидации или реорганизации структурного подразделения администрации области, ответственным за делопроизводство, в период проведения ликвидационных мероприятий, осуществляется формирование всех имеющихся документов в дела. Оформленные дела передаются по описям в архив администрации области, независимо от сроков хранения документов.

При ликвидации или реорганизации исполнительного органа государственной власти области, вопросы передачи документов постоянного хранения и по личному составу решаются с архивным отделом Воронежской области и Государственным архивом Воронежской области.

До решения вопроса о передаче, документы должны быть сформированы в дела, оформлены и описаны в соответствии с архивными правилами.

7.3.5. Хранение и учет архивных документов, создание к ним научно-справочного аппарата (составление исторической справки, предисловия к описи), их использование, подготовка к передаче на государственное хранение осуществляется в соответствии с требованиями "Основных правил работы архивов организаций".

7.3.6. По истечении предельных сроков хранения в архиве администрации области документы постоянного хранения передаются в Государственный архив Воронежской области.

Прием дел на государственное хранение проводится поединично по описям дел, оформляется актом приема-передачи составленным в двух экземплярах.

7.4. Использование документов архива администрации области.

7.4.1. Основными формами использованных документов архива являются:

исполнение социально-правовых запросов граждан в форме архивной справки и архивной выписки;

выдача заверенных архивных копий документов;

исполнение тематических запросов.

Архивные справки, выписки и копии выдаются на основании письменного запроса организации или частного лица.

Срок исполнения запросов социально-правового характера граждан и организаций по материалам архива администрации области не должен превышать 30 дней со дня регистрации обращения. При сложных запросах срок может быть продлен, но не более чем на 30 дней с обязательным уведомлением об этом заявителя.

Пересылка непрофильных запросов по принадлежности в другие организации или архивы, а также информирование об этом заявителя должно осуществляться в 5-дневный срок с момента обращения.

7.4.2. Архивные справки составляются на основании документов хранящихся в архиве администрации области на бланке управления делопроизводства.

Архивная справка подписывается руководителем управления делопроизводства, во время отсутствия руководителя - заместителем руководителя, либо начальником общего отдела управления делопроизводства (в соответствии с должностным регламентом) и специалистом общего отдела управления делопроизводства, исполнившим запрос и заверяется печатью.

7.4.3. Архивные копии и выписки из документов.

Архивные копии и выписки из документов выдаются в соответствии с запросом. Идентичность подлиннику выданных архивных копий и выписок заверяется подписью руководителя управления делопроизводства администрации области или его заместителем (начальником общего отдела управления делопроизводства) и круглой печатью управления делопроизводства администрации области.

Выписка производится только из документа, в котором содержится несколько отдельных, не связанных между собой вопросов. Выписка должна воспроизводить полный текст части документа, относящейся к запросу.

Отдельные слова и выражения подлинного документа, вызывающие сомнение в их достоверности оговариваются словами: "В тексте неразборчиво" или "Так в документе".

7.4.4. Архивные копии и архивные выписки изготавливаются на бланке - письма управления делопроизводства администрации области с обозначением названия документа: "Архивная копия", "Архивная выписка". При изготовлении ксерокопий документа бланк организации, как правило, не используется.

После текста архивной копии или выписки указывается архивный шифр документа. Все листы архивной копии или выписки должны быть скреплены, пронумерованы и на месте скрепления заверены круглой печатью управления делопроизводства администрации области.

Архивные справки, копии и выписки из архивных документов направляются заявителям по почте или выдаются под расписку на руки, при предъявлении паспорта или иного документа, удостоверяющего личность.

7.4.5. Органами правопорядка из архива могут быть изъяты документы в соответствии с законодательством Российской Федерации.

В деле остаются заверенные копии изъятых документов и акт о причинах выдачи подлинников документов.

8. Порядок изготовления и использования печатей и штампов

8.1. Изготовление печатей и штампов с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации и Герба Воронежской области.

8.1.1. Для удостоверения подлинности документов или соответствия копий документов подлинникам, для заверения подлинности подписи должностного лица на документах в администрации области, исполнительных органах государственной власти области применяются гербовые печати (с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации и Герба Воронежской области) и другие печати.

8.1.2. Порядок изготовления гербовых печатей регламентируется ГОСТом Р 51515-2001 "Печати с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации. Форма, размеры и технические требования".

ГАРАНТ:

По-видимому, в тексте предыдущего абзаца допущена опечатка. Имеется в виду ГОСТом Р 51511-2001

Размещение заказов на изготовление печатей с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации и Герба Воронежской области должно осуществляться только на предприятиях, имеющих сертификат соответствия.

8.1.3. Гербовые печати изготавливаются в строго ограниченном количестве. Решение о необходимости изготовления гербовых печатей и их количество# принимает губернатор области, заместитель губернатора области.

8.1.4. Необходимость изготовления штампов с факсимильным воспроизведением подписи губернатора области, первого заместителя губернатора области определяется губернатором области, первым заместителем губернатора области соответственно.

8.1.5. Письма-заявки структурных подразделений администрации области с эскизами печатей и штампов направляются в управление делопроизводства на согласование и оформление заказа на изготовление.

8.1.6. Размещение заказов структурных подразделений администрации области на изготовление печатей и штампов осуществляет управление делами Воронежской области на основании заявки управления делопроизводства.

Образец оформления заявки (приложение N 43).

8.2. Использование печатей и штампов.

8.2.1. Гербовой печатью удостоверяются документы, отражающие информацию о фактах, имеющих особое юридическое значение (договора, соглашения); права организации или отдельных лиц, финансовые документы.

Гербовая печать администрации области ставится на копиях договоров, соглашений, доверенностей и иных актов губернатора области, администрации области, содержащих оригинальную печать, в целях свидетельствования верности копий документов для представления в судебные и иные органы. Право заверения таких копий принадлежит руководителю правового управления.

Оттиск всех элементов печати проставляется таким образом, чтобы он захватывал часть наименования должности лица, подписавшего документ.

На документах финансового характера оттиск печати проставляют на специально отведенном месте. Как правило, это место нанесения оттиска печати обозначается символом "м.п." без наименования должности и подписи. Оттиск печати должен быть хорошо читаемым.

8.2.2. Для проставления отметок о получении, регистрации, прохождении и исполнении документов применяются соответствующие штампы: "Контроль", "Копия верна", "Подлежит возврату", "Регистрационный штамп" входящих документов.

8.2.3. Штампы с факсимильным воспроизведением подписи губернатора области, первого заместителя губернатора области разрешается использовать на копиях, подписанных в установленном порядке документов, при подготовке поздравительных адресов, открыток и иных документов в случаях, когда один и тот же документ направляется более чем в четыре адреса.

Использование указанных штампов при оформлении подлинников документов запрещается.

8.3. Применение и хранение гербовых печатей в администрации области.

8.3.1. Гербовые печати администрации области с изображением герба Российской Федерации проставляют на документах подписанных губернатором области, заместителями губернатора области.

Гербовые печати хранятся у помощника губернатора области - руководителя секретариата и в секторе секретного делопроизводства секретариата губернатора области.

8.3.2. Гербовая печать управления делами Воронежской области с изображением Государственного герба Российской Федерации проставляется на документах подписанных руководителем управления делами Воронежской области и хранится у заместителя руководителя управления - начальника отдела бухгалтерского учета и отчетности - главного бухгалтера администрации области.

8.3.3. Гербовую печать с изображением Герба Воронежской области проставляют на служебных удостоверениях (гербовая печать хранится в управлении государственной службы и кадров администрации области).

8.3.4. Штампы с факсимильным воспроизведением подписи губернатора области хранятся в секторе секретного делопроизводства губернатора области и в секретариате губернатора области.

Штамп с факсимильным воспроизведением подписи первого заместителя губернатора области хранится в секретариате первого заместителя губернатора области.

8.3.5. Для структурных подразделений администрации области, в зависимости от целевого назначения, изготавливаются круглые мастичные печати и штампы без государственной символики. В этих случаях, в печати, вместо изображения Государственного герба Российской Федерации или Герба Воронежской области размещается название конкретного структурного подразделения.

8.3.6. В управлении государственной службы и кадров применяются круглые печати с надписью "Управление государственной службы и кадров", "Комиссия по определению стажа государственной службы гражданских служащих исполнительных органов государственной власти Воронежской области", "Конкурсная комиссия администрации Воронежской области".

8.3.7. В правовом управлении применяется круглая печать с надписью "Правовое управление" для удостоверения распорядительных документов, не воспроизводящих подлинную подпись губернатора области.

8.3.8. В управлении делопроизводства применяется круглая печать с надписью "Управление делопроизводства" для отметки командировочных удостоверений, на справках социально-правового характера и копиях выданных документов.

8.3.9. Пришедшие в негодность и аннулированные печати и штампы возвращаются в управление делопроизводства и уничтожаются по акту. В журнале учета проставляется отметка об уничтожении.

Перечень документов, на которые ставится оттиск гербовой печати (приложение N 3).

Перечень документов, на которых проставляются оттиски простых круглых печатей администрации области без государственной символики (приложение 44).

8.4. Учет печатей и штампов.

8.4.1. Управление делопроизводства ведет общий учет имеющихся в администрации области печатей и штампов в специальном журнале с проставлением их оттисков (приложение N 45).

На журнале учета выдачи печатей и штампов проставляется пометка ("Для служебного пользования"), листы нумеруются, прошиваются и опечатываются.

8.4.2. В секретариатах, в структурных подразделениях администрации области руководителем назначаются лица, персонально ответственные за учет, использование и хранение печатей и штампов, в т.ч. с факсимильным воспроизведением подписи губернатора области, первого заместителя губернатора области.

8.4.3. Печати и штампы выдаются управлением делопроизводства под расписку сотрудникам структурных подразделений администрации области - ответственным за их использование и хранение.

8.4.4. Печати и штампы хранятся в структурных подразделениях администрации области в надежно закрываемых и опечатываемых сейфах или шкафах.

8.4.5. Проверку наличия и контроль за правильностью использования печатей и штампов в структурных подразделениях администрации области осуществляет управление делопроизводства.

Результаты проверок рассматриваются комиссией по уничтожению печатей, штампов и бланков и оформляются протоколом. О проведенных проверках делаются отметки в журнале после последней записи.

8.4.6. В случае утери печатей и штампов, незамедлительно ставится в известность управление делопроизводства.

8.4.7. При оставлении должности сотрудник, ответственный за использование и хранение печатей и штампов, сдает их в управление делопроизводства.

8.4.8. Пришедшие в негодность или утратившие значение печати и штампы сдаются в управление делопроизводства, где уничтожаются по акту с отметкой в журнале. Акт согласуется комиссией по уничтожению печатей и штампов.

* днем получения считается дата регистрации документа в общем отделе