Постановление Главы городского округа город Воронеж от 19 декабря 2008 г. N 1630 "Об утверждении Регламента администрации городского округа город Воронеж"

С изменениями и дополнениями от:

7 мая, 11 декабря 2009 г., 26 июля 2010 г.

В целях обеспечения эффективной деятельности администрации городского округа город Воронеж и ее структурных подразделений при решении вопросов местного значения городского округа город Воронеж, постановляю:

1. Утвердить новую редакцию Регламента администрации городского округа город Воронеж (прилагается).

2. Считать утратившим силу постановление главы городского округа город Воронеж от 28.04.2006 N 558 "О Регламенте администрации городского округа город Воронеж".

3. Информационно-аналитическому управлению администрации городского округа город Воронеж опубликовать настоящее постановление в средствах массовой информации.

4. Контроль за исполнением постановления возложить на заместителя главы администрации по работе с аппаратом Патрину О.В.

Глава городского округа

С.М.Колиух

Информация об изменениях:

Постановлением Администрации городского округа город Воронеж от 26 июля 2010 г. N 657 в настоящий Регламент внесены изменения

См. текст приложения в предыдущей редакции

Регламент
администрации городского округа город Воронеж
(утв. постановлением Главы городского округа город Воронеж
от 19 декабря 2008 г. N 1630)

С изменениями и дополнениями от:

7 мая, 11 декабря 2009 г., 26 июля 2010 г.

1. Общие положения

1.1. Настоящий регламент устанавливает общие правила внутренней организации и работы администрации городского округа город Воронеж (далее - администрация).

1.2. Регламент администрации разработан в соответствии с федеральными законами, актами Президента Российской Федерации и Правительства Российской Федерации, правовыми актами Воронежской областной Думы, Воронежской областной администрации, Уставом городского округа город Воронеж, решениями Воронежской городской Думы, постановлениями и распоряжениями администрации городского округа.

1.3. Администрация является постоянно действующим исполнительно-распорядительным органом местного самоуправления в городском округе город Воронеж.

1.4. Администрация является органом местного самоуправления и наделена правами юридического лица.

1.5. Администрация осуществляет свою деятельность в соответствии с законодательными и иными нормативными актами Российской Федерации и Воронежской области, Уставом городского округа город Воронеж, решениями Воронежской городской Думы, постановлениями и распоряжениями администрации городского округа.

1.6. Администрация самостоятельно решает вопросы, отнесенные действующим законодательством к ее компетенции.

Структура и штатное расписание администрации

1.7. Глава городского округа осуществляет в пределах своей компетенции общее руководство деятельностью администрации, ее структурных подразделений. Структурные подразделения администрации по всем вопросам своей деятельности подчиняются главе городского округа.

1.8. Структура администрации утверждается Воронежской городской Думой по представлению главы городского округа.

В соответствии с утвержденной Воронежской городской Думой структурой глава городского округа формирует штатное расписание администрации в пределах средств, предусмотренных в бюджете городского округа на ее содержание и организацию деятельности, с учетом реестра муниципальных должностей муниципальной службы городского округа и установленных размеров должностных окладов, утвержденных нормативным правовым актом Воронежской городской Думы. Штатное расписание администрации может включать должности, не являющиеся должностями муниципальной службы и осуществляющие техническое обеспечение деятельности органов местного самоуправления. Штатное расписание администрации утверждается распоряжением администрации городского округа.

1.9. В структуру администрации входят: департаменты, управления, отделы, территориальные подразделения администрации (управы районов) и иные структурные подразделения, которые являются органами администрации.

Структурные подразделения администрации - управления, отделы, территориальные подразделения администрации (районные управы) и иные структурные подразделения - являются органами администрации.

1.10. Органы администрации могут наделяться правами юридического лица решениями Воронежской городской Думы.

1.11. Органы администрации возглавляются единоличными руководителями.

1.12. Должностные инструкции сотрудников органов администрации утверждаются руководителем соответствующего органа.

Полномочия главы городского округа, первых заместителей главы администрации, заместителей главы администрации - директоров департаментов, руководителей структурных подразделений администрации.

1.13. Глава городского округа организует работу администрации и представляет администрацию в отношениях с органами государственной власти, другими органами местного самоуправления, организациями и гражданами, подписывает от имени администрации договоры и другие документы гражданско-правового характера, а также осуществляет иные полномочия, установленные законодательством Российской Федерации.

Глава городского округа в пределах своих полномочий издает постановления администрации городского округа город Воронеж по вопросам местного значения и вопросам, связанным с осуществлением отдельных государственных полномочий, переданных органам местного самоуправления федеральными законами и законами субъектов Российской Федерации, а также распоряжения администрации городского округа город Воронеж по вопросам организации работы администрации.

Руководители органов администрации, иные должностные лица издают приказы в пределах своей компетенции (если это предусмотрено положением о соответствующем органе администрации).

Глава городского округа имеет право отменять приказы руководителей структурных подразделений администрации, правовые акты управ районов городского округа, если они противоречат действующему законодательству.

1.14. Первые заместители главы администрации, заместители главы администрации - директора департаментов, директора департаментов представляют администрацию по отдельным вопросам сферы ее деятельности, организуют и координируют осуществление функций администрации в соответствии с регламентом администрации, распределением обязанностей между первыми заместителями главы администрации, заместителями главы администрации - директорами департаментов, директорами департаментов, а также письменными поручениями главы городского округа.

1.15. В соответствии с распределением обязанностей первые заместители главы администрации, заместители главы администрации - директора департаментов, директора департаментов в случае предоставления им соответствующих полномочий могут по отдельным вопросам организации деятельности администрации подписывать служебные документы администрации, а также на основании выданных главой городского округа доверенностей подписывать от имени администрации договоры и другие гражданско-правовые документы.

1.16. Руководители структурных подразделений администрации представляют администрацию в соответствии с полномочиями, определенными в Регламенте, положениях о структурном подразделении, должностной инструкции, а также на основании выданных доверенностей.

Положения о самостоятельных структурных подразделениях администрации городского округа (за исключением структурных подразделений, наделенных правами юридического лица) утверждаются главой городского округа. Положения о подразделениях, не являющихся самостоятельными структурными подразделениями администрации, руководителем соответствующего самостоятельного структурного подразделения администрации городского округа.

1.17. Командирование работников администрации оформляется распоряжениями администрации городского округа на основании служебных записок руководителей структурных подразделений администрации.

2. Порядок планирования и организации работы администрации

2.1. Деятельность администрации планируется на каждый квартал, год.

Организационный отдел администрации по предложениям структурных подразделений администрации готовит проект плана работы администрации на квартал, год, в котором на каждый месяц отражаются вопросы, требующие подготовки постановлений, распоряжений администрации городского округа, вопросы, выносимые на коллегию при главе городского округа, контроля за ходом исполнения распорядительных документов (городского округа и области), экономические и правовые вопросы, совещания, семинары, а также общегородские мероприятия с указанием сроков и ответственных за их подготовку.

2.2. Руководители структурных подразделений администрации и подведомственных организаций информируют главу городского округа о ходе реализации утвержденных планов в установленные сроки и представляют при необходимости предложения о внесении изменений и дополнений в них.

2.3. План работы администрации на квартал утверждается распоряжением администрации городского округа, а его выполнение контролируется в установленном порядке организационным отделом.

Координационные и совещательные органы, рабочие группы

2.4. Создание координационных и совещательных органов осуществляется по поручению главы городского округа или по инициативе руководителей структурных подразделений администрации.

2.5. Кандидатуры членов комиссий, советов и организационных комитетов определяются главой городского округа по представлению руководителей соответствующих структурных подразделений.

2.6. Межведомственные рабочие группы образуются для подготовки документов межведомственного значения, в том числе проектов нормативных правовых актов.

Образование межведомственных рабочих групп, утверждение их руководителей и состава осуществляются главой городского округа по согласованию с руководителями заинтересованных организаций.

2.7. Межведомственные рабочие группы возглавляет первый заместитель главы администрации, заместитель главы администрации - директор департамента или руководитель соответствующего структурного подразделения.

План работы межведомственной рабочей группы определяется ее руководителем.

Коллегия администрации

2.8. В администрации образуется коллегия при главе городского округа (далее - коллегия).

Если иное не установлено законодательством Российской Федерации, коллегия образуется и осуществляет свою деятельность в порядке, предусмотренном положением о коллегии, утверждаемым главой городского округа.

Совещания

2.9. Администрация проводит три вида совещаний: открытого, с привлечением ограниченного количества участников и закрытого типа. Представители СМИ могут присутствовать только на открытых совещаниях или при наличии специального приглашения на совещания с привлечением ограниченного количества участников. Глава городского округа, первые заместители и заместители главы администрации - директора департаментов, руководители структурных подразделений администрации определяют вид намеченного к проведению ими совещания и состав участников.

2.10. Глава городского округа каждый понедельник проводит оперативное рабочее совещание с первыми заместителями главы администрации, заместителями главы администрации - директорами департаментов, руководителями структурных подразделений, муниципальных учреждений, муниципальных предприятий и организаций городского округа.

Вопросы обеспечения еженедельных совещаний и контроль за исполнением принятых решений осуществляет управление по обеспечению деятельности главы городского округа.

2.11. Подготовка вопросов, вынесенных на совещание, осуществляется структурными подразделениями администрации. Выносимые на обсуждение вопросы в виде тезисов в объеме до одной страницы машинописного текста первыми заместителями главы администрации, заместителями главы администрации - директорами департаментов передаются в управление по обеспечению деятельности главы городского округа до 10 часов каждую пятницу. Доклад заместителя главы администрации - директора департамента на еженедельном совещании у главы городского округа должен содержать краткий анализ положения дел по курируемому направлению, конкретные предложения по разрешению возникших проблем и продолжаться не более 10 минут. Об исполнении поручений главы городского округа, данных на оперативных совещаниях, исполнители сообщают в управление по обеспечению деятельности главы городского округа в письменном виде за подписью лица, которому было дано поручение.

2.12. Глава городского округа, первые заместители и заместители главы администрации - директора департаментов по поручению главы городского округа или согласованию с ним назначают и проводят совещания с руководителями районных управ, руководителями структурных подразделений администрации, муниципальных предприятий, учреждений и организаций городского округа.

2.13. Совещания с другими ответственными работниками проводят: глава городского округа, первые заместители и заместители главы администрации - директора департаментов, руководители самостоятельных структурных подразделений администрации в соответствии с их компетенцией и планами работы.

2.14. Подготовка вопросов, вынесенных на совещание, осуществляется соответствующими структурными подразделениями администрации.

2.15. Контроль за исполнением протокольных поручений и решений, принятых на совещании у главы городского округа, осуществляет управление по обеспечению деятельности главы городского округа. Контроль за исполнением протокольных поручений и решений, принятых на других совещаниях, осуществляют ответственные за их подготовку и проведение структурные подразделения администрации.

2.16. Вопросы организационно-технического обеспечения, подготовки и проведения пресс-конференций осуществляет информационно-аналитическое управление, управление делами в соответствии со своей компетенцией.

Аналогичные мероприятия, проводимые первыми заместителями и заместителями главы администрации - директорами департаментов и руководителями других структурных подразделений администрации, обеспечиваются информационно-аналитическим управлением и управлением делами администрации.

Предварительная информация для СМИ представляется в информационно-аналитическое управление не позднее чем за 2 дня до проведения планируемого мероприятия.

Комиссии при администрации

2.17. Глава городского округа, первые заместители и заместители главы администрации - директора департаментов руководят комиссиями при администрации.

2.18. Решения комиссий подлежат обязательному рассмотрению и исполнению соответствующими структурными подразделениями администрации, предприятиями и организациями. О результатах рассмотрения, принятых мерах они сообщают комиссиям не позднее чем в месячный срок либо в иной срок, установленный протоколами заседаний комиссий.

2.19. Организационно-техническое обеспечение деятельности комиссии осуществляется управлением делами администрации.

Основные правила организации документооборота в администрации

2.20. Правила организации работы с документами в администрации определяются действующим законодательством, регламентом администрации, инструкцией по делопроизводству.

Работа с секретными документами, шифротелеграммами, другими документами ограниченного доступа, а также обработка секретной и другой информации ограниченного доступа осуществляются в соответствии со специальными инструкциями.

2.21. Ответственность за организацию и ведение делопроизводства в структурных подразделениях администрации возлагается на руководителей этих подразделений. Управление делами контролирует выполнение требований инструкции по делопроизводству и регламента администрации.

2.22. Акты администрации, а также исходящие документы оформляются на бланках установленной инструкцией по делопроизводству формы, содержащих ее наименование.

2.23. Прием, первоначальная обработка, предварительное рассмотрение и распределение входящей корреспонденции производится канцелярией отдела делопроизводства и работы с населением управления делами администрации, специальной почты - специалистом по защите государственной тайны и информации управления по обеспечению деятельности главы городского округа.

Основным принципом регистрации документов является однократность.

2.24. Предварительное рассмотрение документов проводится с целью распределения поступивших документов на требующие обязательного рассмотрения главой городского округа, первыми заместителями или заместителями главы администрации городского округа - директорами департаментов и направляемые непосредственно в структурные подразделения.

Предварительное рассмотрение осуществляется исходя из оценки их содержания, в соответствии с распределением обязанностей между первыми заместителями главы администрации, заместителями главы администрации - директорами департаментов.

2.25. При получении заказной почты, ценных писем, бандеролей, посылок, содержащих подлежащую регистрации документацию, канцелярия отдела делопроизводства и работы с населением управления делами определяет полноту представленных документов. При неполном пакете документы не регистрируются и возвращаются заявителю с указанием причин.

Документы, поступившие в канцелярию отдела делопроизводства и работы с населением управления делами администрации до 16 часов, в тот же день передаются в приемные главы городского округа город Воронеж, первых заместителей и заместителей главы администрации городского округа - директоров департаментов, структурных подразделений администрации городского округа. Регистрация и передача документов, поступивших в канцелярию отдела делопроизводства и работы с населением управления делами администрации после 16 часов, осуществляется на следующий рабочий день.

2.26. После регистрации входящих документов канцелярия отдела делопроизводства и работы с населением управления делами рассылает их по соответствующим структурным подразделениям администрации. Консультанты, помощники и секретари готовят их к докладу руководителям, при необходимости подбирают имеющуюся переписку по соответствующему вопросу. Рассмотрение руководством администрации поступающих документов осуществляется в день поступления. Результаты рассмотрения документов отражаются в резолюции с указанием исполнителя, сроков, характера исполнения.

2.27. После рассмотрения документов главой городского округа, первыми заместителями главы администрации, заместителями главы администрации - директорами департаментов работники их приемных через канцелярию отдела делопроизводства и работы с населением управления делами направляют служебные документы соответствующему исполнителю для принятия мер. Ответственным за исполнение документа является лицо, указанное в резолюции первым, и ему передается подлинник документа.

2.28. Структурное подразделение, указанное в поручении первым, является головным исполнителем поручения. Руководитель этого структурного подразделения организует работу и несет ответственность за его исполнение.

Изменение головного исполнителя и состава исполнителей осуществляется на основании резолюции руководителя, давшего поручения.

2.29. Соисполнители в течение первой половины срока, отведенного на исполнение поручения, представляют головному исполнителю предложения, подписанные руководителями структурных подразделений. Соисполнители отвечают за качество проработки и своевременность представления своих предложений. В случае несвоевременного представления предложений соисполнителем головной исполнитель информирует об этом руководителя, давшего поручение.

2.30. Поступающие документы исполняются должностными лицами в срок, установленный руководством администрации. Если срок не установлен, исполнение документа не должно превышать 30 дней.

2.31. Служебные документы, по которым требуется принятие решения или подготовка ответа, документы с поручением главы городского округа, первых заместителей и заместителей главы администрации - директоров департаментов ставятся на контроль с пометкой "К". Контроль за организацией исполнения письменных и устных поручений осуществляют консультанты главы, специалисты структурных подразделений администрации. Надлежащее оформление и сроки исполнения документов осуществляет канцелярия отдела делопроизводства и работы с населением управления делами.

2.32. Служебные документы, направляемые в адрес федеральных органов власти, подписываются только главой городского округа, в адрес региональных органов власти - главой городского округа, первыми заместителями и заместителями главы администрации - директорами департаментов. Ответы на другие служебные письма могут подписывать руководители структурных подразделений.

2.33. Подписание трудовых книжек, справок о работе, заверение копий документов, связанных с трудовой деятельностью, осуществляется управлением кадровой работы администрации.

Заверение копий правовых актов главы городского округа осуществляется управлением делами администрации.

2.34. Служебные документы считаются исполненными и подшиваются в дело на основании ответа, завизированного исполнителем и подписанного соответствующим руководителем. Если ответа не требуется, исполнитель составляет справку об исполнении или делает отметку на основном документе о результатах исполнения и сдает его в управление делами для снятия с контроля.

2.35. Работники приемных главы городского округа, первых заместителей и заместителей главы администрации - директоров департаментов получают и отправляют корреспонденцию только через канцелярию отдела делопроизводства и работы с населением управления делами. В случае получения работником (в т.ч. руководителями) документа лично (нарочно) от руководителя предприятия, организации, учреждения данный документ должен быть передан в канцелярию отдела делопроизводства и работы с населением управления делами для регистрации.

2.36. Передача корреспонденции из одного структурного подразделения в другое производится только через канцелярию отдела делопроизводства и работы с населением управления делами. Исполненные документы со штампом "Контроль" и "Подлежит возврату" вместе со справками о результатах рассмотрения возвращаются в канцелярию отдела делопроизводства и работы с населением управления делами. Документы, не подлежащие возврату, после исполнения и списания их в дело подлежат хранению в приемных главы городского округа, первых заместителей и заместителей главы администрации - директоров департаментов, руководителей иных структурных подразделениях администрации в папках согласно номенклатуре дел.

2.37. Постановления и распоряжения администрации городского округа передаются канцелярией отдела делопроизводства и работы с населением управления делами всем структурным подразделениям, предприятиям, частным лицам согласно расчету рассылки.

2.38. Копирование документов производится множительным бюро отдела систематизации и выпуска нормативных документов управления делами.

2.39. Архивный отдел управления делами - городской межведомственный архив принимает на хранение документы структурных подразделений в соответствии с номенклатурой дел (по личному составу и постоянного хранения). Документы временного хранения находятся в структурных подразделениях до истечения сроков хранения.

2.40. Совместно с экспертной комиссией архивный отдел управления делами - городской межведомственный архив ежегодно организует и проводит экспертизу ценности документов.

2.41. Архивный отдел управления делами - городской межведомственный архив принимает на хранение документы, оформленные в установленном порядке, в определенные годовым графиком сроки по утвержденной номенклатуре дел.

2.42. Документы, хранящиеся в архивном отделе управления делами - городском межведомственном архиве, выдаются во временное пользование руководителям структурных подразделений с разрешения заместителя руководителя аппарата администрации - руководителя управления делами.

2.43. Порядок учета, хранения и движения документов, принятых архивным отделом управления делами - городским межведомственным архивом, обеспечивается в соответствии с "Основными правилами работы архивов организаций", одобренными решением Коллегии Росархива от 06.02.2002 г.

3. Порядок подготовки и принятия постановлений и распоряжений администрации городского округа

3.1. Проекты постановлений и распоряжений администрации городского округа (далее - постановления, распоряжения) готовятся структурными подразделениями администрации по поручению главы городского округа, исходя из планов работы и графиков мероприятий администрации.

3.2. Постановления (распоряжения) подписываются главой городского округа (лицом, исполняющим его обязанности).

3.3. В целях подготовки проектов постановлений и распоряжений межведомственного характера глава городского округа по согласованию с заинтересованными органами государственной власти, правоохранительными органами и организациями вправе создавать межведомственные рабочие группы.

3.4. Первые заместители главы администрации, заместители главы администрации - директора департаментов (в соответствии с распределением обязанностей) и руководители структурных подразделений обеспечивают согласование проекта постановления и распоряжения, в том числе путем проведения согласительных совещаний.

При наличии неурегулированных разногласий по проекту постановления и распоряжения первые заместители главы администрации, соответствующий заместитель главы администрации - директор департамента, уполномоченный руководитель структурного подразделения докладывает о них главе городского округа и действует в соответствии с его указаниями.

3.5. Проекты постановлений и распоряжений вносятся на рассмотрение исполнителем с пояснительной запиской, подписанной руководителем структурного подразделения администрации, подготовившим проект, содержащей:

- краткое изложение истории и содержание вопроса;

- кем и в связи с чем внесены данные материалы;

- с кем согласованы и есть ли возражения;

- правовое, социально-экономическое, финансовое обоснование необходимости принятия постановления или распоряжений;

- приведены ли результаты необходимых расчетов;

- прогнозы последствий их реализации.

Пояснительная записка к проекту постановлений и распоряжений должна содержать информацию по вопросам опубликования в соответствии с требованиями действующего законодательства.

3.6. Проекты постановлений и распоряжений должны отвечать следующим требованиям:

- соответствовать нормам действующего законодательства, отражать объективное положение дел, определять конкретные поручения, объем работ, сроки их выполнения, исполнителей, быть краткими по содержанию, не иметь грамматических и стилистических ошибок. При подготовке документов рекомендуется применять текстовый редактор Word for Windows версии от 6.0 и выше с использованием шрифтов Times New Roman Cyr размером N 12 (для оформления табличных материалов), N 13 (для оформления текстовых материалов);

- учитывать реальные финансовые и материально-технические возможности для выполнения поставленных проблем и задач.

3.7. Проект постановлений и распоряжений должен иметь краткое название (заголовок, отвечающий на вопрос "О чем?") и текст, состоящий, как правило, из двух частей: констатирующей и постановляющей.

В констатирующей части кратко излагается содержание вопроса.

В постановляющей части даются конкретные указания исполнителям о характере и содержании их действий, указываются сроки исполнения.

В тексте проектов постановлений и распоряжений должны употребляться полные наименования предприятий, организаций, учреждений. Если в начале текста даны их полные наименования, то в последующем могут употребляться их сокращенные наименования, закрепленные в учредительных документах.

3.8. Текст пунктов постановляющей части издается в повелительной форме ("Обязать", "Поручить" и т.д.).

3.9. В тех случаях, когда исполнителем является орган управления или организация, не подчиненная администрации, применяется рекомендательная форма ("Предложить", "Рекомендовать" и т.п.).

3.10. Срок исполнения указывается конкретной датой.

3.11. При ссылке в проектах постановлений и распоряжений на правовые акты указываются номер, дата издания и точное наименование акта и органа, его издавшего.

3.12. Последний пункт проекта постановления и распоряжения может устанавливать должностное лицо, на которое возложен контроль за исполнением всего документа, и конкретный срок контроля.

3.13. Постановления, распоряжения могут иметь приложения, на которых проставляется гриф: "Приложение к постановлению или распоряжению администрации городского округа город Воронеж от __ N__". Приложения подписываются руководителем подразделения, вносящего данный вопрос на рассмотрение.

3.13.1. Постановлением администрации городского округа город Воронеж утверждаются уставы муниципальных предприятий и учреждений (далее по тексту - Устав).

Устав является неотъемлемой частью постановления администрации городского округа город Воронеж.

3.13.2. Устав оформляется следующим образом:

На титульном листе Устава в правом верхнем углу проставляется гриф: "Утвержден постановлением администрации городского округа город Воронеж от _________ N ______".

Текст Устава печатается шрифтом 13 (Times New Roman) на стандартных листах бумаги формата А4. Верхняя и нижняя границы текста должны составлять не менее 20 мм, левая граница - 30 мм, правая - 10 мм.

Номера страниц проставляются со второго листа посередине верхнего поля.

Устав сшивается нитью. Концы нити выводятся на оборотной стороне последнего листа. На месте сшива делается наклейка с заверительной подписью: "Прошито, пронумеровано и скреплено печатью ____ (прописью) листов", подписывается руководителем структурного подразделения администрации городского округа город Воронеж, ответственного за подготовку постановления, с указанием его должности, ФИО, даты подписания и скрепляется печатью отдела систематизации и выпуска нормативных документов управления делами администрации городского округа город Воронеж.

3.13.3. К постановлению прилагаются три экземпляра Устава, каждый из которых является оригиналом. Один из экземпляров остается в отделе систематизации и выпуска нормативных документов управления делами администрации городского округа город Воронеж, второй и третий - передается в муниципальное учреждение (предприятие).

3.14. В случае необходимости отмены ранее принятых документов или их изменения или дополнения указываются дата, номер и наименование документа, подлежащего отмене, изменению или дополнению, а также прикладываются копии указанных документов.

3.15. Ответственность за содержание и качество проектов постановлений и распоряжений, их согласование с заинтересованными сторонами несут руководители структурных подразделений администрации, которые их готовят, а также ответственные исполнители.

3.16. Срок согласования проектов постановлений и распоряжений в каждом подразделении администрации - не более 2 дней; в юридическом управлении и управлении правовой работы в сфере муниципальной собственности и градостроительства департамента правовой работы - не более 3 дней.

3.17. Представление проектов постановлений и распоряжений на визирование и их дальнейшее перемещение осуществляются исполнителем проекта, а при необходимости возлагаются на иного сотрудника структурного подразделения, являющегося разработчиком проекта.

3.18. Отправка по почте проектов постановлений и распоряжений или документов, служащих основанием для их издания, не допускается.

3.19. Визирование проектов правовых актов администрации городского округа осуществляется с обязательным указанием даты визирования:

3.19.1. На оборотной стороне проекта:

- ответственным исполнителем проекта (с указанием должности, фамилии и.о., номера рабочего телефона);

- руководителем соответствующего структурного подразделения администрации, вносящего проект на рассмотрение;

- заместителем главы администрации - директором департамента, либо директором департамента, курирующим структурное подразделение администрации, вносящее проект на рассмотрение;

- руководителем контрольного управления;

- руководителем юридического управления или управления правовой работы в сфере муниципальной собственности и градостроительства департамента правовой работы в соответствии с их компетенцией.

3.19.2. В листе визирования проекта:

- заинтересованным заместителем главы администрации - директором департамента, директором департамента;

- заинтересованными руководителями органов государственной власти и местного самоуправления, учреждений, предприятий, организаций, когда последние выступают обязательной стороной в правоотношениях, возникающих вследствие издания правового акта.

3.19.3. На оборотной стороне номерного бланка:

- заместителем главы администрации - директором департамента правовой работы;

- первым заместителем главы администрации в соответствии с возложенными на него полномочиями;

- заместителем главы администрации - директором департамента административной работы.

3.20. Имеющиеся у должностного лица возражения (замечания, примечания) по проекту излагаются в отдельной справке, которая прилагается к проекту документа, и об этом делается запись на оборотной стороне проекта или листе визирования.

Если в процессе первоначального визирования в проект вносятся изменения, то он подлежит доработке с учетом этих изменений и повторному визированию должностными лицами и руководителями заинтересованных структурных подразделений.

3.21. Проверку соответствия проектов постановлений и распоряжений требованиям, предъявляемым к их подготовке, установленным настоящим регламентом, осуществляет отдел систематизации и выпуска нормативных документов управления делами.

3.22. Оформление правовых актов администрации городского округа на номерных бланках.

3.22.1. Проект правового акта (постановления или распоряжения) администрации городского округа (кроме проектов распоряжений по личному составу и кадровым вопросам) после согласования в юридическом управлении или управлении правовой работы в сфере муниципальной собственности и градостроительства департамента правовой работы со всеми материалами передается исполнителем вместе с электронной копией в отдел систематизации и выпуска правовых актов департамента административной работы для оформления на номерном бланке и дальнейшего согласования.

В случае если проект правового акта администрации городского округа имеет приложение, электронная копия приложения обязательно передается в отдел систематизации и выпуска правовых актов департамента административной работы для внесения в электронную базу одновременно с электронной копией проекта.

3.22.2. Передача электронных копий осуществляется путем представления их на магнитных, оптических и иных функционально аналогичных носителях либо по телекоммуникационным сетям.

Ответственность за идентичность текста электронного образа проекта правового акта его тексту на бумажном носителе несет ответственный исполнитель структурного подразделения администрации городского округа город Воронеж , подготовивший проект правового акта.

3.23. Подписанные главой городского округа постановления, распоряжения передаются в отдел систематизации и выпуска правовых актов департамента административной работы для регистрации и рассылки.

Выпускаемым документам присваивается порядковый номер по единой нумерации, которая ведется отдельно для постановлений и распоряжений (в соответствии с утвержденной номенклатурой литер) администрации городского округа город Воронеж.

3.24. Постановления и распоряжения вступают в силу со дня их подписания, если иное не установлено самими актами.

Постановления главы городского округа, касающиеся неопределенного круга лиц, вступают в силу после их официального опубликования. Обязанность по опубликованию данных актов возлагается на информационно-аналитическое управление администрации.

3.25. Подписанные постановления и распоряжения в 3-дневный срок направляются отделом систематизации и выпуска правовых актов департамента административной работы адресатам согласно расчету рассылки, составленному и завизированному исполнителем документа и в контрольное управление.

3.26. Постановления, распоряжения, изменяющие или дополняющие ранее принятые документы, направляются учреждениям и организациям, гражданам, которым ранее рассылались принятые документы.

3.27. Постановления, распоряжения с грифом секретности или ограниченного доступа оформляются главным специалистом по защите государственной тайны управления по обеспечению деятельности главы городского округа. Порядок работы с распорядительными документами администрации, имеющими гриф секретности, ведется в строгом соответствии с инструкцией по обеспечению режима секретности в Российской Федерации.

4. Особенности подготовки и согласования
проектов документов по отдельным вопросам

4.1. Прием на работу, перевод, увольнение первых заместителей главы администрации, заместителей главы администрации - директоров департаментов, директоров департаментов, руководителей управлений и их заместителей, руководителей управ районов городского округа, сотрудников управления по обеспечению деятельности главы городского округа оформляется распоряжениями администрации городского округа.

Прием на работу, перевод, увольнение других сотрудников отраслевых структурных подразделений, начиная с начальника отдела и ниже, оформляется приказами заместителя главы администрации - директора департамента административной работы.

Прием на работу, перевод, увольнение других сотрудников территориальных подразделений администрации (управ районов), начиная с заместителей руководителя управы района городского округа, осуществляется руководителем управы соответствующего района.

Проекты распоряжений о приеме на работу и увольнении визируются на обратной стороне проекта должностными лицами администрации в соответствии с установленным порядком.

4.2 Проекты правовых актов, регулирующих земельные и градостроительные правоотношения, визируются:

4.2.1. На оборотной стороне проекта:

- ответственным исполнителем проекта;

- заместителем главы администрации - директором департамента градостроительства и архитектуры;

- заместителем директора департамента - руководителем управления главного архитектора;

- руководителем контрольного управления;

- руководителем управления правовой работы в сфере муниципальной собственности и градостроительства.

4.2.2. В листе визирования проекта:

- заместителем главы администрации - директором департамента муниципальной собственности;

- руководителем управы района городского округа город Воронеж;

- гражданами, руководителями учреждений, предприятий, организаций в случае, если они выступают обязательной стороной в правоотношениях, возникающих вследствие издания правового акта;

- руководителем управления по охране окружающей среды департамента общественной безопасности в случае, если градостроительная деятельность повлечет снос зеленых насаждений, размещение отходов производства и потребления или иное негативное воздействие на окружающую среду.

5. Организация контроля и проверки исполнения распорядительных документов

5.1. Контролю подлежат вступившие в силу распорядительные документы, в которых указаны сроки исполнения и ответственные исполнители. По указанию главы городского округа на контроль может быть поставлен любой распорядительный документ.

5.2. Контроль за исполнением распорядительных документов включает:

- контроль по существу решения вопросов, поставленных в документах;

- контроль за сроками исполнения документов;

- периодический анализ результатов исполнения документов в установленные сроки;

- принятие мер, способствующих качественному и своевременному исполнению документов.

5.3. Организация контроля исполнения строится на базе автоматизированного банка регистрационных данных, который систематизируется по срокам исполнения документов, исполнителям, кураторам и обеспечивает предварительный контроль сроков исполнения документов, оперативное информирование главы городского округа, исполнителей и кураторов о состоянии исполнения распорядительных документов и исполнительской дисциплине.

Координацию и работу по осуществлению контроля за исполнением документов, анализ и обобщение данных о ходе и сроках их выполнения осуществляет контрольное управление администрации.

5.4. Сроки исполнения документов определяются календарной датой или истечением периода времени, которые исчисляются годами, месяцами или днями.

5.5. Сроки исполнения распорядительных документов указываются в тексте документа.

5.6. Изменение (приостановление, продление) срока исполнения распорядительных документов производится должностным лицом, установившим этот срок. Информация об изменении срока исполнения документов направляется в контрольное управление для внесения соответствующих изменений в банк регистрационных данных.

5.7. Контроль за исполнением документов и содержащихся в них заданий непосредственно осуществляют должностные лица, на которых он возложен в самом документе.

5.8. Структурные подразделения администрации, которым поручено исполнение тех или иных поручений, разрабатывают мероприятия по организационному и практическому обеспечению исполнения распорядительных документов.

5.9. Должностному лицу, осуществляющему общий контроль за документом в целом, все остальные исполнители своевременно представляют информацию и необходимые материалы (справки, сведения и т.п.). Исполнитель несет персональную ответственность за полноту и достоверность представленной информации.

5.10. На документах, поставленных на контроль в контрольном управлении, проставляется знак контроля (штамп) "Контроль".

5.11. По запросу контрольного управления ответственные исполнители, должностные лица, осуществляющие контроль, представляют исчерпывающие сведения о ходе исполнения находящихся на контроле документов.

5.12. Координацию и осуществление работ по контролю за сроками исполнения распорядительных документов администрации Воронежской области осуществляет организационный отдел управления делопроизводства и организационной работы (далее по тексту - организационный отдел).

6. Порядок взаимоотношений с Воронежской городской Думой, органами судебной власти, органами прокуратуры и Контрольно-счетной палатой городского округа город Воронеж

6.1. Координация взаимодействия между структурными подразделениями администрации и Воронежской городской Думой возлагается на директора департамента общественной безопасности по поручению главы городского округа.

6.1.1. Документы, поступившие из Воронежской городской Думы, передаются для наложения резолюции директору департамента общественной безопасности, указания которого в сфере координации этой деятельности обязательны для исполнения всеми должностными лицами администрации.

6.1.2. Проект правового акта, вносимый в Воронежскую городскую Думу, должен быть завизирован руководителями структурных подразделений администрации, в компетенцию которых входит рассмотрение затрагиваемых в проекте вопросов, заместителем главы администрации - директором департамента (директором департамента), курирующим соответствующую сферу деятельности, полномочным представителем главы городского округа в Воронежской городской Думе, руководителем юридического управления или управления правовой работы в сфере муниципальной собственности и градостроительства в соответствии с их компетенцией, заместителем главы администрации - директором департамента правовой работы.

Визы проставляются на обратной стороне листа, содержащего текст проекта правового акта. Подпись руководителя, визирующего проект, должна быть проставлена вместе с датой визирования.

6.1.3. Проект правового акта, разработанный депутатами Воронежской городской Думы, рассматривается в порядке, определенным регламентом Воронежской городской Думы.

6.2. Исковые заявления, заявления в суды общей юрисдикции, в арбитражный суд, судебные извещения и вызовы, судебные акты судов общей юрисдикции, судебные акты арбитражных судов, апелляционные, кассационные, надзорные жалобы, заявления и представления о пересмотре судебных актов в порядке надзора, иные поступившие в администрацию документы, непосредственно связанные с рассмотрением дел в судах, передаются для наложения резолюции руководителю юридического управления или управления правовой работы в сфере муниципальной собственности и градостроительства в соответствии с их компетенцией.

6.3. Все документы, связанные с исполнительным производством передаются заместителю главы администрации - директору департамента, в компетенцию которого входит рассмотрение затрагиваемых в данных документах вопросов, и заместителю главы администрации - директору департамента правовой работы.

6.4. Координация взаимодействия между структурными подразделениями администрации и органами прокуратуры возлагается на заместителя главы администрации - директора департамента правовой работы.

Документы, поступившие из органов прокуратуры передаются для наложения резолюции заместителю главы администрации - директору департамента правовой работы, указания которого в сфере координации этой деятельности обязательны для исполнения всеми должностными лицами администрации.

Подготовка ответов на акты прокурорского реагирования осуществляется профильными структурными подразделениями администрации. Проект ответа подлежит согласованию с юридическим управлением либо управлением правового обеспечения деятельности администрации по подведомственности.

Ответственными за соблюдение установленных действующим законодательством сроков подготовки ответов являются руководители соответствующих структурных подразделений.

6.5. Координация взаимодействия между администрацией и Контрольно-счетной палатой городского округа город Воронеж (далее - КСП) возлагается на заместителя главы администрации - директора департамента правовой работы. Документы, поступившие из КСП, передаются для наложения резолюции заместителю главы администрации - директору департамента правовой работы, указания которого в сфере координации этой деятельности обязательны для исполнения всеми должностными лицами администрации. При проведении проверок КСП структурных подразделений администрации, руководители структурных подразделений администрации в течение 2 дней информируют письменно заместителя главы администрации - директора департамента правовой работы о дате начала проведения и сроке окончания такой проверки, а также о цели, предмете и результатах контрольного мероприятия.

В случае выявления нарушений в ходе проведения проверки КСП руководителями структурных подразделений администрации, муниципальных предприятий, учреждений принимаются все необходимые меры к устранению таких нарушений, если есть возможность их устранить в ходе проведения проверки до оформления и подписания акта проверки.

При поступлении в структурные подразделения администрации акта КСП по результатам проводимых проверок руководитель соответствующего структурного подразделения администрации в случае несогласия с ее результатами должен в установленный срок направить письменные пояснения, замечания, возражения к акту КСП и другие предложения председателю КСП и принять участие в согласительной процедуре. Копии указанных документов также направляются заместителю главы администрации - директору департамента правовой работы, который может принять участие в согласительной процедуре.

По результатам рассмотрения акта КСП, содержащего выявленные КСП нарушения, структурным подразделением администрации подготавливается план мероприятий по устранению нарушений, копия которого направляется заместителю главы администрации - директору департамента правовой работы.

Если по результатам проведенных проверок в администрацию поступает представление КСП, заместитель главы администрации - директор департамента правовой работы проводит в 3-дневный срок совещание в целях обеспечения принятия мер по устранению выявленных нарушений, возмещению причиненного ущерба и привлечению к ответственности должностных лиц, виновных в допущенных нарушениях, с участием заместителя главы администрации - директора департамента (директора департамента), руководителя проверяемого структурного подразделения администрации и руководителя КСП или его представителя по согласованию.

После проведения совещания готовится проект распоряжения администрации городского округа об утверждении плана мероприятий по устранению нарушений, выявленных КСП, в котором определяются сроки исполнения и непосредственные исполнители, а также должностное лицо, осуществляющее контроль за исполнением плана мероприятий.

Копии распоряжения администрации городского округа, подготовленного по результатам рассмотрения представления КСП, направляются в КСП и в Воронежскую городскую Думу.

В срок, установленный в распоряжении администрации городского округа, должностные лица, ответственные за исполнение плана мероприятий, представляют информацию по итогам его исполнения заместителю главы администрации - директору департамента правовой работы, который обобщает представленные материалы и представляет главе городского округа отчет об исполнении плана мероприятий по устранению нарушений. Данный отчет также должен содержать предложения главе городского округа о снятии данного вопроса с контроля либо об установлении дополнительного срока для устранения нарушений с принятием соответствующих кадровых решений. Отчет, утвержденный главой городского округа, направляется в КСП и в Воронежскую городскую Думу.

Предписания КСП направляются на рассмотрение главе городского округа, который определяет порядок и сроки их исполнения".

При проведении проверок КСП муниципальных предприятий и учреждений, руководители структурных подразделений администрации, курирующие их деятельность, в течение 10 дней с момента получения акта проверки письменно информируют заместителя главы администрации - директора департамента правовой работы о результатах проверки, а также представляют план мероприятий по устранению выявленных нарушений, утвержденный руководителем соответствующего муниципального предприятия, учреждения.

7. Порядок работы с обращениями граждан, прием граждан

7.1. В администрации рассматриваются индивидуальные и коллективные предложения, заявления и жалобы граждан (далее - обращения граждан) по вопросам сфер деятельности администрации, поступающие в письменной форме, в форме электронных сообщений или в форме устного личного обращения к должностному лицу во время приема граждан.

Анонимные обращения (без подписи, указания фамилии и почтового адреса для ответа), обращения, не поддающиеся прочтению, содержащие нецензурные выражения, в администрации не рассматриваются.

Сообщения, в том числе анонимные, о совершенных или готовящихся преступлениях пересылаются администрацией в соответствующие правоохранительные органы немедленно.

7.2. Поступившие в администрацию письма и заявления граждан регистрируются в отделе делопроизводства и работы с населением управления делами. По желанию заявителя при наличии второго экземпляра ставится отметка о принятии заявления с указанием даты принятия, Ф.И.О. специалиста. В тот же день зарегистрированные письма и заявления направляются с учетом их содержания главе городского округа, первым заместителям и заместителям главы администрации - директорам департаментов, руководителям структурных подразделений для рассмотрения в сроки, установленные действующим законодательством. Контроль за сроками рассмотрения писем граждан осуществляется управлением делами.

Обращения граждан, содержащие обжалование решений, действий (бездействия) конкретных должностных лиц администрации направляются для рассмотрения в контрольное управление.

7.2.1. Регистрация уведомлений о проведении гражданами публичных мероприятий на территории городского округа город Воронеж осуществляется отделом по взаимодействию с правоохранительными органами в рабочие дни: понедельник, вторник, среда, четверг - с 9 часов 00 минут до 13 часов 00 минут и с 14 часов 00 минут до 18 часов 00 минут, пятница - с 9 часов 00 минут до 13 часов 00 минут и с 14 часов 00 минут до 16 часов 45 минут.

7.3. Письменные обращения граждан после рассмотрения с резолюцией соответствующего руководителя структурного подразделения администрации не позднее двух дней со дня получения возвращаются в отдел делопроизводства и работы с населением управления делами для внесения содержания поручения в электронную базу данных и направления указанным в резолюции исполнителям.

7.4. Повторные письма, а также письма граждан, поступившие в администрацию через иные органы государственной, региональной власти, органы местного самоуправления и взятые ими на контроль, проверяются соответствующими структурными подразделениями администрации совместно с работниками отдела делопроизводства и работы с населением управления делами.

7.5. Письма граждан рассматриваются в срок до 30 дней с момента регистрации. Если рассмотрение письма требует более длительного времени, то указанный срок может быть продлен, но не более чем на 30 дней. В этом случае заявителю дается промежуточный ответ.

7.6. Если в письме ставится несколько вопросов, ответственным считается первый исполнитель по основному вопросу, изложенному в письме. Ответ заявителю дается после обобщения всех затронутых вопросов. Если в ответе не отражены все вопросы, поставленные в обращении, то материал по его рассмотрению возвращается исполнителю.

7.7. Рассмотрение письменных обращений граждан, принятие по ним мер осуществляют руководители структурных подразделений администрации, которые готовят информацию по результатам проверки, содержащую аргументированные, юридически обоснованные ответы на все вопросы, поставленные в обращении.

7.8. Разъяснение законодательства Российской Федерации, практики его применения, а также толкование норм, терминов и понятий осуществляются администрацией по обращениям граждан в случаях, если на нее возложена соответствующая обязанность или если это необходимо для обоснования решения, принятого по обращению гражданина.

В случае если поставленные в обращениях граждан вопросы не входят в компетенцию администрации, руководители структурных подразделений администрации направляют такие обращения в 3-дневный срок по принадлежности с информированием об этом заявителей.

7.9. Ответственность за своевременную и качественную организацию работы по рассмотрению обращений граждан возлагается на управление делами.

7.10. Управление делами ежеквартально анализирует состояние работы с обращениями граждан, определяет эффективность их рассмотрения. Аналитические материалы, предложения по совершенствованию работы с письмами, заявлениями, жалобами граждан направляются главе городского округа, первым заместителям и заместителям главы администрации - директорам департаментов.

Организация личного приема граждан

7.11. Прием граждан проводится главой городского округа, первыми заместителями и заместителями главы администрации - директорами департаментов, руководителями структурных подразделений администрации и организуется отделом делопроизводства и работы с населением управления делами согласно графику, утвержденному главой городского округа.

7.12. Подготовка к приему граждан, предварительные беседы и запись на прием производятся специалистами отдела делопроизводства и работы с населением управления делами, управления правовой работы в сфере муниципальной собственности и градостроительства, приемных первых заместителей главы администрации, заместителей главы администрации - директоров департаментов, сотрудниками юридического управления и управления правового обеспечения деятельности администрации.

7.13. Контроль за сроками исполнения поручений, установленных на приеме главой городского округа, первыми заместителями и заместителями главы администрации - директорами департаментов, руководителями структурных подразделений осуществляется отделом делопроизводства и работы с населением управления делами. Работники, выполняющие поручения, сообщают гражданам о принятых мерах в срок до одного месяца.

7.14. Управление делами осуществляет проверку работы с письменными и устными обращениями граждан в структурных подразделениях администрации.

Каждое полугодие управление делами и информационно-аналитическое управление информируют население через средства массовой информации о работе с обращениями граждан.

7.15. По итогам года до 20 января, следующего за отчетным, структурные подразделения администрации направляют в отдел делопроизводства и работы с населением управления делами отчеты о состоянии работы с обращениями граждан.

8. Порядок внутренней организации администрации

8.1. Работники администрации, ее структурных подразделений, пропускаются в административное здание по предъявлении служебного удостоверения. Работники сторонних организаций, посетители пропускаются по предъявлении временного или разового пропуска.

8.2. Служебные удостоверения подписывают:

- глава городского округа - первым заместителям главы администрации, заместителям главы администрации - директорам департаментов, заместителю руководителя аппарата администрации - руководителю управления делами, руководителям управлений, руководителям управ районов городского округа город Воронеж;

- заместитель главы администрации по работе с аппаратом - работникам аппарата администрации, работникам структурных подразделений администрации (по письменному представлению руководителя подразделения), руководителям муниципальных предприятий.

Изготовление служебного удостоверения производится по письменному разрешению заместителя руководителя аппарата администрации - руководителя управления делами администрации.

8.3. При предъявлении служебных удостоверений пропускаются в здание:

- руководители муниципальных предприятий и учреждений;

- работники КСП;

- работники правоохранительных органов, судов;

- депутаты представительных и законодательных органов власти;

- аккредитованные корреспонденты СМИ.

8.4. Разрешение на выдачу временного пропуска и право его подписи предоставлено заместителю руководителя аппарата администрации - руководителю управления делами администрации. Временный пропуск выдается работникам сторонних организаций для временного посещения структурных подразделений, размещенных в здании администрации, сроком не более чем на один год.

8.5. Разовый пропуск дает право однократного прохода в здание администрации в рабочее время. Для выдачи разового пропуска руководитель структурного подразделения администрации, принимающего посетителя, обязан заказать пропуск в бюро пропусков и сообщить информацию о посетителе.

Сотрудник, принявший посетителя, обязан сделать отметку в пропуске о времени ухода посетителя. Посетитель при выходе из здания обязан сдать выданный пропуск на пост охраны.

8.6. Приглашенные в администрацию на совещание и другие мероприятия пропускаются в ее здание по спискам, подписанным руководителем, заместителем руководителя структурного подразделения администрации, отвечающим за подготовку и проведение конкретного мероприятия.

Для соблюдения требований пропускного режима в здание администрации эти списки должны заблаговременно передаваться на пост охраны административных зданий.

8.7. В приемной главы городского округа дежурство ведется: в рабочие дни с 9.00 до 18.00 часов сотрудниками управления правовой работы в сфере муниципальной собственности и градостроительства. На праздничные и выходные дни составляется отдельный график дежурства.

Заместитель главы администрации по работе с аппаратом

О.В. Патрина