Методические рекомендации о порядке проведения ревизий финансово-хозяйственной деятельности подведомственных Министерству юстиции Российской Федерации органов и учреждений (утв. Минюстом РФ 30 июля 1999 г.)

Методические рекомендации о порядке проведения ревизий финансово-хозяйственной деятельности подведомственных Министерству юстиции Российской Федерации органов и учреждений юстиции (далее по тексту - учреждения), утвержденные первым заместителем Министра юстиции Российской Федерации Э.Н.Реновым 30 июля 1999 г., предназначены для использования в работе ревизорами Минюста России.

Настоящие рекомендации предусматривают:

- обязанности, права и ответственность ревизора;

- обязанности и права руководителя и главного бухгалтера проверяемого учреждения;

- порядок оформления результатов ревизии и принятия мер к устранению выявленных нарушений и недостатков.

Значительное внимание в рекомендациях уделено задачам ревизии: раскрывается само понятие "задачи ревизии" и порядок их осуществления. Обращается внимание ревизоров на правильность применения тех или иных нормативных актов и даются направления по разделам бухгалтерского учета, которые должны проверять ревизоры.

Необходимо отметить, что при проведении ревизий (проверок) работники ревизионных служб Минюста России должны руководствоваться, в первую очередь, Федеральным законом от 21 ноября 1996 г. N 129-ФЗ "О бухгалтерском учете", Инструкцией по бухгалтерскому учету в бюджетных организациях, утвержденной приказом Министерства финансов Российской Федерации от 30 декабря 1999 г. N 107н (зарегистрировано Минюстом России 28 января 2000 г., регистрационный номер 2064), и другими нормативными актами, касающимися налогообложения прибыли, порядка отнесения расходов на себестоимость выполняемых работ, оказываемых услуг и т.д.

В связи с утверждением приказом Минфина России от 30 декабря 1999 г. Инструкции по бухгалтерскому учету и введением ее в действие с 1 января текущего года по отдельным разделам методических рекомендаций необходимо дать следующие пояснения.

Так, в абз.2 разд.4.1 "Хозяйственная деятельность" говорится о формировании учетной политики в соответствии с утвержденным положением о ней. Поскольку п.3 приложения к приказу Минфина России от 30 декабря 1999 г. N 107н вносится изменение в п.1 Положения по бухгалтерскому учету "Учетная политика организации" ПБУ 1/98, утвержденного приказом Минфина России от 9 декабря 1998 г. N 60-н (зарегистрировано Минюстом России 31 декабря 1998 г., регистрационный номер 1673), а именно: заменяются слово: "(кроме кредитных организаций)" на слово: "(кроме кредитных организаций и бюджетных учреждений)", то по сути п.3 говорит об отмене формирования учетной политики в бюджетных организациях.

Полагаю, что в этом случае органы и учреждения, подведомственные Министерству юстиции Российской Федерации, должны руководствоваться ст.6 "Организация бухгалтерского учета в организациях" Федерального закона от 21 ноября 1996 г. N 129-ФЗ "О бухгалтерском учете". Прежде всего это касается учреждений юстиции, имеющих доходы от предпринимательской деятельности и другие доходы.

В разд.4.2.2. "Порядок ведения операций по бюджетным текущим и валютным счетам в банке" рекомендаций речь идет только о счетах, открытых в банке.

Начиная с 1 января 2000 г., при проведении ревизий (проверок) необходимо руководствоваться п.90 гл.5 "Средства учреждений" Инструкции по бухгалтерскому учету в бюджетных организациях, где говорится следующее: "Движение бюджетных средств и средств, полученных за счет внебюджетных источников, учитывается учреждениями на счетах органа казначейства или на счетах в кредитных организациях (если эти учреждения или их средства, полученные за счет внебюджетных источников, не переведены на казначейское обслуживание)".

Начальник Отдела

ревизионной работы

В.Н.Башарина

1. Общие положения

Ревизии финансово-хозяйственной деятельности органов и учреждений*, подведомственных Минюсту России, должны проводиться не реже одного раза в год (Указ Президента Российской Федерации от 25 июля 1996 г. N 1095).

В случае необходимости могут проводиться внеочередные ревизии или проверки по отдельным вопросам (исполнение сметы, состояние кассовой дисциплины, обоснованность получения и использования бюджетных средств и средств внебюджетных фондов и др.)**.

Ревизии осуществляются Министерством юстиции Российской Федерации и назначаются в каждом отдельном случае руководителем министерства или его первым заместителем с указанием сроков проведения ревизии.

Организация и производство ревизий обеспечивается силами Отдела ревизионной работы (Контрольно-ревизионного управления) Министерство юстиции Российской Федерации. При проведении комплексных ревизий министерств юстиции автономных республик, управлений юстиции края, области в проверке их финансово-хозяйственной деятельности также принимает участие Департамент финансово-экономического и хозяйственного обеспечения Минюста России. В отдельных случаях на основании приказа (распоряжения) министра (первого заместителя министра) для участия в ревизии могут быть привлечены специалисты управлений и отделов министерства, а также других учреждений и органов юстиции.

Ревизии проводятся в соответствии с планами работы министерства, утвержденными руководством министерства, как правило, не более чем в месячный срок. Продление срока ревизии допускается с разрешения лица, назначившего ревизию.

2. Обязанности, права и ответственность ревизора

2.1. Ревизор обязан:

разработать конкретную программу на каждую ревизию с указанием основных вопросов и сроков их выполнения. При подготовке программы следует использовать сметы расходов, штатные расписания, бухгалтерские отчеты и заключения по ним, приказы, оперативные и статистические данные, имеющиеся в других управлениях и отделах, акты предыдущих ревизий и заключения по ним. Программа составляется председателем комиссии (ревизором), утверждается руководителем или заместителем руководителя министерства;

проводить документальные ревизии в строгом соответствии с действующим законодательством, инструкциями, положениями, относящимися к финансовой деятельности и бухгалтерскому учету;

по прибытии в ревизуемую организацию предъявить полномочия (приказ или распоряжение) на проведение ревизии;

добиваться, чтобы все нарушения по мере их обнаружения были устранены. Если это невозможно, то ревизор на основании акта, с учетом объяснений составляет проект предложений по устранению выявленных недостатков в ходе ревизии и представляет его вместе со всеми материалами по ревизии на рассмотрение руководителю, назначившему ревизию;

при ревизии централизованной бухгалтерии проводить проверки в службах судебных приставов и нотариальных конторах по вопросам достоверности предоставления соответствующих документов и др.

2.2. Ревизор имеет право:

требовать предъявления денежных документов, бухгалтерских регистров, отчетов, планов, смет, приказов, хозяйственных и трудовых договоров и других финансовых документов;

получать устные разъяснения и письменные объяснения от работников ревизуемых учреждений;

осматривать служебные помещения, территорию, склады, оборудование и др.;

проводить встречные проверки записей и документов в ревизуемом учреждении, с соответствующими записями и документами в тех организациях, учреждениях и предприятиях, от которых получены или которым выданы денежные средства и материальные ценности;

сличать в необходимых случаях имеющиеся в ревизуемом учреждении выписки обслуживающего банка по бюджетным и внебюджетным счетам с подлинными записями по этим счетам в обслуживаемом банке, а также знакомиться с документами, послужившими основанием для производства указанных записей;

назначать и проводить инвентаризации материальных ценностей;

опечатывать кассы и кассовые помещения.

2.3. Ревизор несет ответственность:

за невыполнение задания, предусмотренного утвержденной программой;

за неполноту и необоснованность фактов, изложенных в акте ревизии;

за сокрытие обнаруженных нарушений и злоупотреблений.

3. Обязанности и права руководителя и главного бухгалтера проверяемого учреждения

3.1. Руководители и главный бухгалтер проверяемого учреждения (далее руководство) обязано:

обеспечивать бухгалтерский учет путем его ведения в соответствии с Положением о бухгалтерском учете и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации и составлении отчетов о финансово-хозяйственной деятельности по установленной Минфином России форме, обеспечивая сохранность всех бухгалтерских и финансовых документов в течение не менее 5 лет;

вносить как по требованию проверяющих, так и по собственной инициативе в бухгалтерскую отчетность исправления в размере суммы, выявленной самостоятельно или при проведении ревизии ревизорами сокрытой или заниженной прибыли (доходов);

самостоятельно исчислять, своевременно и в полном объеме уплачивать установленные действующим законодательством налоги;

выполнять требования Отдела ревизионной работы Минюста России об устранении недостатков, выявленных в результате ревизии, контроль за исполнением которых возложен на указанный отдел;

давать объяснения ревизорам как в устной, так и в письменной форме по вопросам, имеющим отношение к ревизии;

предоставлять соответствующие подлинные документы и копии их, заверенные в установленном порядке;

подписать акт по результатам проведенной ревизии (в случае несогласия - подписать акт с мотивированными возражениями).

3.2. Руководство проверяемого учреждения имеет право:

обжаловать в установленном порядке неправомерные действия ревизоров с предоставлением соответствующего обоснования;

давать объяснения ревизорам как в устной, так и в письменной форме по вопросам, имеющим отношение к ревизии;

присутствовать при инвентаризации вверенных им ценностей, знакомиться с актом ревизии и представлять в письменной форме замечания или возражения;

знакомиться со всеми документами, послужившими основанием для выводов о недостатках в работе и злоупотреблениях;

предоставлять соответствующие подлинные документы и копии их, заверенные в установленном порядке;

подписать акт (в случае несогласия) с письменным изложением соответствующих подтверждающих документов;

согласовать с ревизорами срок представления аргументированных возражений (указанный срок должен быть не более 10 дней с момента подписания акта).

4. Задачи ревизии

Основными задачами ревизии является проверка:

правильности составления проектов смет;

исполнения смет, т.е. целевого использования бюджетных средств;

соблюдения финансовой дисциплины;

обеспечения учета сохранности и расходования материальных и денежных средств;

законности образования и правильности расходования внебюджетных средств;

соблюдения инструктивных указаний и положений по организации ведения бухгалтерского учета и отчетности;

выполнения предложений по актам предыдущих ревизий-расчетов по заработной плате и премии;

расчетов с подотчетными лицами, с разными дебиторами и кредиторами, а также правильности расходования денежных средств на командировки и другие цели, предусмотренные сметой.

При проведении ревизий в централизованных бухгалтериях подвергаются проверке также хозяйственные операции по всем учреждениям и службам, обслуживаемым централизованными бухгалтериями.

При этом необходимо проверить, не нарушены ли права руководителей обслуживаемых учреждений и служб как распорядителей кредитов.

Для осуществления перечисленных задач проверяется:

4.1. Хозяйственная деятельность

Указывается количество обслуживаемых подведомственных учреждений и служб, общий штат и объем общей сметы. Какие бюджетные и текущие счета открыты бухгалтерии. Кому принадлежит здание и его размеры.

Изучается структура бухгалтерской службы, организация, формы и методы ведения бухгалтерского учета (имеется ли утвержденное в установленном порядке Положение о бухгалтерской службе и как оно выполняется; выполняются ли главным бухгалтером обязанности по организации бухгалтерского учета и контролю за обеспечением сохранности денежных средств и материальных ценностей; формируется ли учетная политика в соответствии с положением по бухгалтерскому учету "Учетная политика предприятия"; наличие утвержденных в установленном порядке смет расходов и оснований для внесения изменений в эти сметы и др.).

Состояние охраны кассы, обеспеченность вычислительной и оргтехникой, транспортом, характеристика состояния транспорта, наличие приказов, отражающих финансово-хозяйственную деятельность (сроки представления авансовых отчетов; период, на который выдаются денежные средства под отчет, перечень лиц, имеющих право получения денежных средств на хозяйственные нужды и др.), табелей учета рабочего времени.

4.2. Финансовая деятельность

4.2.1. Порядок ведения кассовых операций

В начале ревизии проверяются: наличие денежных сумм и приходно-расходных документов в кассе или у подотчетного лица, осуществляющего кассовые операции; бланки и документы строгой отчетности; лимитированные чеки; расчет лимита остатка кассы, утвержденный банком.

Ревизия кассы производится ревизором в присутствии лица, которому поручено вести кассу, и главного бухгалтера или его заместителя немедленно после предъявления полномочий на проведение ревизии. На время ревизии все кассовые операции прекращаются.

В процессе проверки материально ответственное лицо за кассу обязано составить отчет об операциях кассы за текущий день, вывести по кассовой книге остаток денег на день ревизии и на последнем отчете, дать расписку (приложение N 1), что все приходные и расходные кассовые документы включены в отчет и к моменту ревизии кассы неоприходованных и не списанных в расход денег не имеется.

Необходимо проверить наличие письменных договоров о материальной ответственности с лицами, которые ведут кассы, а также с лицами, на которых приказами руководителей учреждений, обслуживаемых централизованными бухгалтериями, возложены обязанности по выдаче заработной платы, пособий по временной нетрудоспособности, премий и других денежных средств.

Денежное наличие проверяется путем полного перерасчета всех денег, находящихся в кассе. После этого ревизор сопоставляет наличие денежных средств с остатком, отраженным в кассовой книге и отчете кассира.

Выданные из кассы суммы по частным распискам считаются недостачей. В случае выявления излишка или недостачи денег в кассе ревизор должен установить причину их возникновения. В этих целях лицо, ответственное за ведение кассы, обязано дать объяснения, о ревизор должен проверить достоверность объяснений.

На обнаруженные излишки денежных средств составляется приходный кассовый ордер, который заносится в кассовую книгу, а излишки сдаются в доход бюджета. При выявлении в ходе ревизии недостачи наличных денег должны быть приняты меры к взысканию.

После проверки денежной наличности проверяются бланки документов строгой отчетности (бланки трудовых книжек, вкладыши к трудовым книжкам, квитанционные книжки судебных исполнителей) и ценные бумаги (оплаченные талоны на бензин и масло, на питание и т.п., оплаченные путевки в дома отдыха, санатории, турбазы, полученные извещения на почтовые переводы, почтовые марки и марки госпошлины и т.п.).

Результаты ревизии кассы оформляются отдельным актом (приложение N 2). Акт не должен иметь подчисток и исправлений. Один экземпляр акта вручается главному бухгалтеру или заместителю проверяемого учреждения.

По результатам проверки кассы обязательно отмечаются случаи нарушения правил ведения кассовой книги, оформления кассовых документов, хранения в кассе денег в размерах, превышающих кассовый лимит, установленный банком.

При ревизии кассовых операций следует руководствоваться Порядком ведения кассовых операций в Российской Федерации, утвержденным решением Совета директоров Центрального банка России от 22 сентября 1993 г. N 40.

Перед началом ревизии прежде всего необходимо установить круг лиц, имеющих право подписи кассовых документов, имеется ли у лица, ответственного за ведение кассы, положение по ведению кассовых операций.

Проверяя соблюдение кассовой дисциплины, необходимо выявлять:

расчеты через кассу по операциям, которые должны оплачиваться безналичным путем, путем применения ККМ;

случаи использования денег не по целевому назначению, несвоевременного возвращения в банк неиспользованных денежных средств;

превышение остатков наличных денег в кассе за отдельные дни и в среднем за месяц установленных лимитов;

правильность расходования выручки, полученной в кассу.

При проверке полноты оприходования денег, полученных из обслуживаемого банка, от организаций, необходимо сличить записи в кассовой книге с записями в выписках банка и корешками чеков, приходными кассовыми ордерами. В случаях исправлений, подчистки следует провести сверку записей в выписках банка с подлинными записями в лицевых счетах, хранящихся в обслуживаемом банке.

Приходные и расходные кассовые документы должны проверяться сплошным порядком с целью выявления случаев хищения денежных средств, незаконного и нецелесообразного использования их, нарушений правильности оформления документов.

Проверяя расходные кассовые документы, необходимо установить:

имеется ли на этих документах разрешительная надпись распорядителя кредитов, главного бухгалтера, кассира и получателя;

соблюдается ли порядок погашения расходных документов после выдачи по ним денег.

При выплате депонированной заработной платы следует проверить, была ли она ранее начислена и срок ее давности.

Платежные ведомости на зарплату, по которым выплаты произведены не полностью, хранятся в кассе в течение 3 дней.

В процессе проверки расчетно-платежных ведомостей необходимо сличать их с табелями и со штатным расписанием. Это позволит выявить факты незаконных выплат заработной платы.

Правильность внесения сумм в расчетно-платежные ведомости на выплату заработной платы, пособий по временной нетрудоспособности, премий проверяется также, наличие в них подписей руководителя и главного бухгалтера или лиц, ими уполномоченных, а также работников, составивших ведомости; наличие в конце ведомости надписи о фактически выплаченной сумме и о неполученной сумме, скрепленной подписью лица, ответственного за ведение кассы, наличие расходного кассового ордера на фактически выплаченную сумму по платежным и расчетно-платежным ведомостям или специального штампа на ведомостях, заменяющего расходный кассовый ордер.

При проверке операций по списанию в расход денег по кассе необходимо установить, все ли записи подкреплены правильно оформленными документами; погашаются ли расходные кассовые документы штампом "Оплачено" с указанием даты; имеются ли на каждом документе расписки получателей.

4.2.2. Порядок ведения операций по бюджетным, текущим и валютным счетам в банке

При ревизии операций по бюджетным, текущим и валютным счетам необходимо установить, какие счета открыты в банке, и проверку произвести по всем счетам. Объектами ревизии являются банковские операции, оформленные соответствующими документами и выписками банка.

При ревизии необходимо убедиться в полноте и подлинности выписки банка, учтенной бухгалтерией. Полнота выписок банка по всем видам счетов проверяется по построчной нумерации выписок и переносу остатков.

При ревизии банковских операций необходимо проверять порядок регистрации платежных поручений, нет ли подписанных незаполненных чеков и др.

При ревизии безналичных расчетов установить, действительно ли причитались организациям и лицам переведенные суммы, чем вызвана необходимость такого рода расчетов.

При ревизии банковских операций, необходимо обратить особое внимание на расходы по тем статьям сметы, по которым допущен перерасход, особенно на правильность и целесообразность расходов по статьям по 110100 и 110200; 240200 и 240300.

При ревизии валютного счета следует особо обратить внимание на:

основание для получения валютных средств на счет (выручка, безвозмездная помощь, на проведение каких-либо мероприятий);

наличие подтверждающих документов;

основание для снятия валютных средств со счета;

ведение отдельного учета по валютным средствам.

4.2.3. Порядок расчетов с дебиторами, кредиторами и подотчетными лицами

При ревизии данного раздела необходимо установить соблюдение расчетной дисциплины, достоверность и законность операций, связанных с образованием дебиторской и кредиторской задолженности, реальность задолженности и правильность ее списания, своевременность взыскания задолженности и погашения причитающихся кредиторам сумм.

При ревизии расчетов с дебиторами, кредиторами, подотчетными лицами необходимо сопоставлять данные аналитического учета с остатками по балансу, с авансовыми отчетами, чтобы выявить, нет ли расхождений в этих данных, и убедиться в тождественности сумм задолженности.

Необходимо также установить, определен ли приказом круг лиц, получающих суммы под отчет, сроки сдачи авансовых отчетов, не нарушаются ли сроки представления авансовых отчетов.

При ревизии бухгалтерских записей о выданных суммах под отчет и утвержденных авансовых отчетов необходимо установить:

нет ли случаев выдачи авансов сверх установленных размеров или выдачи новых авансов при отсутствии отчета по ранее полученным, незаконных выдач авансов;

не выдаются ли подотчетные суммы лицам, не работающим в данном учреждении;

нет ли нарушений сроков сдачи авансовых отчетов (какие меры приняты), случаев неоприходования или несвоевременного оприходования материальных ценностей, закупленных подотчетным лицом;

нет ли случаев закупок материальных ценностей у частных лиц, в магазинах без счета, без чека ККМ, без накладной по акту (сумма относится на подотчетное лицо);

не используются ли подотчетные суммы не по назначению.

При проверке авансовых отчетов по командировкам необходимо руководствоваться постановлениями Правительства Российской Федерации, инструктивными письмами ЦБ России, Минфина России "О нормах возмещения командировочных расходов в иностранной валюте", "О нормах возмещения командировочных расходов, на территории государств - республик бывшего СССР".

При ревизии расходования средств на служебные разъезды следует выяснить, не производилась ли оплата месячных и квартальных проездных билетов для проезда на городском транспорте сотрудникам, работа которых не связана с постоянными служебными разъездами. При отдельных (разовых) выплатах за проезд по служебным делам должны быть оправдательные справки о дне, маршруте, цели поездки и ее стоимости.

После ревизии общего состояния дебиторской и кредиторской задолженности ревизор должен приступить к проверке аналитического учета задолженности с целью:

определения правильности отнесения ее по каждому субсчету;

установления характера, причины, срока возникновения задолженности, выявления пропуска истечения сроков исковой давности и лиц, ответственных за это;

выявления случаев сокрытия размера задолженности путем указания в балансе свернутого сальдо;

проверки реальности наличия дебиторской задолженности, числящейся длительное время без движения, и проведения сверки взаимных расчетов.

В процессе ревизии дебиторской и кредиторской задолженности рекомендуется составить Справку, данные в которой характеризуют ту или иную задолженность (приложение N 3).

4.2.4. Начисление и расходование заработной платы, премиального фонда и фонда материального поощрения, распределение и использование штатной численности

При ревизии данного раздела необходимо обратить внимание на следующее:

нет ли случаев расходования средств, выделенных на заработную плату, на другие цели;

правильность установления окладов, надбавок;

законность выплаты за замещение временно отсутствующих работников;

все ли лица, получавшие заработную плату, оформлены приказом, не производилась ли оплата дважды за один и тот же период, своевременно ли и правильно производились удержания;

производилась ли выплата за счет нештатного (несписанного) фонда зарплаты в пределах утвержденного плана, за работы, которые не входили в обязанности штатных работников, по соответствующим расценкам за определенный объем и вид работ; действительно ли работы выполняли лица, указанные в ведомости или кассовых расходных ордерах;

законность оплаты совместителям и наличие требуемых при совмещении;

правильность начисления налогов на заработную плату и удержаний с заработной платы;

правильность начисления выплат по временной нетрудоспособности, пенсий, пособий малообеспеченным семьям и других пособий;

правильность начислений и выплаты премий, материальной помощи.

При ревизии использования средств, выделенных на премирование и оказание материальной помощи, следует руководствоваться нормативными актами (постановлениями, инструкциями, положениями) по вопросам упорядочения оплаты труда работников учреждений Министерства юстиции Российской Федерации.

При этом ревизор должен установить:

имеется ли в ревизуемом учреждении утвержденное его руководителем положение о премировании работников учреждения, установлен ли порядок выдачи материальной помощи;

нет ли случая использования этих средств не по прямому назначению;

имеется ли приказ (распоряжение) руководителя на выдачу премии, материальной помощи;

не превышает ли годовая сумма премии и материальной помощи соответственно 3 и 2 месячных должностных окладов;

производилось ли удержание налогов со всех видов выплат.

Для определения реальности отчетных показателей следует сопоставить данные о фактически начисленной заработной плате, премии, материальной помощи по бухгалтерским записям с отчетными (приложение N 4).

При наличии перерасхода заработной платы, премиального фонда и фонда материального поощрения против сметы необходимо в процессе ревизии установить причины ее возникновения и источники покрытия.

Кроме того, необходимо проверить, соблюдается ли порядок и сроки выплаты доплат за выслугу лет и нет ли нарушений в установлении размеров доплат к должностным окладам за классные чины работникам учреждений, подведомственных Министерству юстиции Российской Федерации.

4.2.5. Учет, сохранность и расходование основных средств и товарно-материальных ценностей

Проверяя сохранность основных средств и материальных ценностей, необходимо убедиться в том, что фактическое наличие основных средств и материальных ценностей полностью соответствуют данным учета. С этой целью ревизор должен произвести следующее:

установить полноту, правильность и своевременность проводимых инвентаризаций, правильность регулирования инвентаризационных разниц и качество постановки материального учета;

проинвентаризировать основные средства и материальные ценности (инвентаризация может быть сплошная или выборочная наиболее ценных или дефицитных материалов) и произвести сличение с данными бухгалтерского учета;

проверить состояние учета материальных ценностей и основных средств в соответствии с Положением о бухгалтерском учете и отчетности в Российской Федерации, утвержденным Минфином России, и Инструкцией по бухгалтерскому учету в учреждениях и организациях, состоящих на бюджете (как в бухгалтерии, так и у материально ответственных лиц);

установить, нет ли случаев незаконного списания недостач, реализации имущества с нарушением нормативных актов, переданы ли материалы о недостачах следственным органам и предъявлен ли иск к виновным;

установить, соблюдаются ли нормы расходования топлива и смазочных материалов в соответствии с марками автомобилей и временем работы - зимнее, летнее (проверить наличие приказа, утверждающего нормы расхода).

4.2.6. Учет форменной одежды

Ревизующим проверяется соблюдение порядка и норм выдачи форменной одежды.

При проверке необходимо установить следующее:

определено ли приказом по учреждению лицо, ответственное за своевременную выдачу форменной одежды;

как организована выдача форменной одежды;

предоставляются ли в установленные сроки заявки в торгующие организации (базы, склады) на ткань, обувь, рубашки и блузки;

обеспеченность складским помещением для хранения предметов форменной одежды;

какие остатки предметов форменной одежды имеются на складе, с какого времени они хранятся и какие меры принимаются к ее выдаче. Имеются ли на складе не пригодные к выдаче предметы форменной одежды, причины непригодности, предложения по дальнейшему использованию ее;

своевременность выдачи форменной одежды за проверяемый период в соответствии со сроками носки;

обоснованность выдачи форменной одежды.

4.2.7. Организация финансово-хозяйственной работы и исполнение сметы расходов

При ревизии вопросов, касающихся организации финансово-хозяйственной работы и исполнения сметы расходов, необходимо обратить внимание на:

нет ли в сметах излишних ассигнований;

своевременность утверждения сметы ревизуемому учреждению;

имеются ли нераспределенные суммы (по каким статьям и причины);

правильность расходования денежных средств по статьям: 110300 "Приобретение предметов снабжения и расходных материалов", 110400 "Командировки и служебные разъезды" 240100 "Приобретение оборудования и предметов длительного пользования", 240200 "Капитальное строительство", 240300 "Капитальный ремонт".

При проверке расходования денежных средств по статьям необходимо выявить следующее:

правильно ли взимается арендная плата и плата за коммунальные услуги;

правильно ли отнесены на статьи "Капитальный ремонт", "Капитальное строительство" произведенные расходы;

правильность оплаты произведенных работ по текущему и капитальному ремонту зданий, по капстроительству;

соблюдены ли установленные нормы и расценки;

правильно ли списывались строительные материалы;

не приобреталось ли излишнее оборудование и инвентарь, и при обнаружении принять меры к его реализации;

не используется ли инвентарь и оборудование работниками на квартирах;

производились ли расходы, предназначенные на приобретение форменной одежды, на другие цели. Если производились расходы на другие цели за счет этой статьи, то указать на какие, сумму, кто давал указание.

По результатам проверки данного раздела необходимо составить справку (приложение N 5).

4.2.8. Учет средств, поступивших во внебюджетные фонды

Проверить обоснованность образования и расходования средств, поступивших во внебюджетные фонды. Имеются ли утвержденные сметы доходов и расходов по каждому виду внебюджетных фондов. Порядок учета доходов и расходов. Не было ли случаев нецелевого расходования средств, поступивших во внебюджетные фонды. Соблюдается ли установленный порядок приема наличных денег в кассу учреждения за оказанные услуги.

Правильность ведения аналитического учета средств внебюджетных фондов, соответствие его данных данным синтетического учета.

4.2.9. Состояние бухгалтерского учета, достоверность отчетных данных

Проверить годовой (квартальный) отчет, обратив при этом внимание на:

наличие всех необходимых форм;

полноту отражения за отчетный период всех операций, результатов инвентаризации денежных средств, бухгалтерских счетов и материальных ценностей;

наличие на всех формах, входящих в состав бухгалтерских отчетов, подписей руководителя и главного бухгалтера;

соответствие данных аналитического учета оборотам и остаткам по счетам синтетического учета по состоянию на первое число отчетного периода;

соответствие данных, отраженных в годовом (квартальном) отчете, данным синтетического и аналитического учета;

полноту и правильность заполнения всех форм отчетности.

5. Оформление результатов ревизии и принятие мер к устранению выявленных нарушений и недостатков

Результаты ревизий оформляются актом. Записи в акте необходимо излагать на основе проверенных фактов, вытекающих из имеющихся документов, материалов встречных проверок, инвентаризаций и других данных.

Акты должны содержать вступительную, описательную и результативную части.

Во вступительной части отражается следующее:

полное наименование учреждения, в котором проводится ревизия, его организационно-правовая форма и адрес;

фамилии участвующих в ревизии должностных лиц ревизуемого учреждения, ответственных за ведение бухгалтерского учета и представление отчетности (как правило, это руководитель и главный бухгалтер или их заместители);

основание для проведения ревизии, ее вид (комплексная или тематическая, сплошная или выборочная), мотивы ее проведения (плановая, внеплановая, встречная и т.д.);

время предыдущей ревизии, период, за который проводится ревизия, и вопросы, подлежащие выяснению;

даты начала и окончания ревизий, должности и фамилии должностных лиц, проводящих ревизию.

В описательной части отражается следующее:

конкретные факты и действия, указывающие на нарушения порядка ведения бухгалтерского учета, составления отчетности, использования бюджетных средств и средств внебюджетных фондов, налогового законодательства и др.;

каждый факт нарушений указывается в акте самостоятельно с указанием времени его совершения, стоимостной оценки, сделанных бухгалтерских проводок и ссылками на соответствующие первичные документы;

при указании фактов нарушений должна быть дана ссылка на нарушенные законодательные и нормативные акты с указанием их конкретных статей и пунктов.

При этом необходимо иметь в виду, что нормативные документы министерств и ведомств вступают в силу только после регистрации их в Минюсте России.

В результирующей части акта обобщаются выявленные факты нарушений в виде выводов и даются предложения по их устранению.

Данные промежуточных актов (проверка кассы, подотчетных сумм у должностных лиц, инвентаризаций и другие) включают в сводный акт в кратком изложении и только при наличии выявленных нарушений. Промежуточные акты подписывают ревизующие и соответствующие должностные лица, ответственные за сохранность денежных и материальных ценностей.

В целях наибольшей краткости изложения не следует загромождать акт подробной информацией, цифровыми данными и таблицами, выявленными в процессе проверки. В этом случае достаточно привести в акте один-два примера и общий результат, а подробную опись нарушений приложить к акту за подписью ревизора и главного бухгалтера учреждения.

Перед подписанием акта ревизор знакомит с его содержанием руководство учреждения и работников бухгалтерии и при наличии обоснованных возражений вносит исправления в акт до его подписания.

На все нарушения необходимо потребовать от руководителя, уполномоченных и виновных лиц объяснения в ходе проверки или по обстоятельствам - в течение 3 дней после подписания акта, о чем производится запись в акте перед подписями.

Акт проверки составляется в двух экземплярах за подписью ревизора (ревизоров), руководителя учреждения и главного бухгалтера. Один экземпляр акта вручается под расписку руководителю или главному бухгалтеру.

При наличии возражений или пояснений по акту подписывающие делают об этом оговорку перед своей подписью и представляют письменные возражения или пояснения в 10-дневный срок с момента подписания акта.

В тех случаях, когда принятыми в ходе проверки мерами не обеспечивается полное устранение всех выявленных нарушений, ревизор разрабатывает проект приказа (распоряжения) об устранении выявленных нарушений и представляет на рассмотрение руководству, назначившему ревизию.

Первый заместитель Министра

юстиции Российской Федерации

Э.Ренов

Начальник Отдела

ревизионной работы

В.Башарина

------------------------------

* Далее по тексту учреждения.

** Далее по тексту ревизии.

Приложение N 1

________________________

организация, учреждение

Расписка

     К  началу проведения ревизии все расходные и приходные документы  на

денежные   средства   сданы  в  бухгалтерию  и  все  денежные   средства,

поступившие  на мою ответственность, оприходованы, а выбывшие  списаны  в

расход.

(материально ответственное лицо)_________________________________________

_________________________________________________________________________

                      (должность, роспись, фамилия)

"__" ________ ___ г.

Приложение N 2

________________________

организация, учреждение

Акт ревизии наличных денежных средств
"____" _______ ___ г. находящихся _______________

     На основании приказа (распоряжения) от "____" ________ __ г. N _____

произведена ревизия денежных средств по состоянию на "__" __________ __г.

При ревизии установлено сведущее:

1. Наличных денег ___________ руб.____коп.

2. Почтовых марок ___________ руб.____коп.

3. Ценных бумаг _____________ руб.____коп.

4. Бланков документов

строгой отчетности __________ руб.____коп.

Итого фактическое наличие _______________________________________________

_________________________________________________________________________

                               (прописью)

По учетным данным____________ руб. ____ коп.

Результаты ревизии: излишек _______ недостача _______

Последние номера кассовых ордеров:

приходного N _______, расходного N _________

Председатель комиссии ___________________________________________________

                              (должность, подпись, ф.и.о.)

Члены комиссии __________________________________________________________

                              (должность, подпись, ф.и.о.)

Подтверждаю,  что денежные средства, перечисленные в акте,  находятся  на

моем ответственном хранении. Материально ответственное лицо.

"___" ________ ___ г.

Объяснение причины излишков и недостач___________________________________

Материально ответственное лицо

Решение руководителя организации, учреждения_____________________________

_________________________________________________________________________

                                (подпись)

"___" ________ ___ г.

Акт применяется для отражения результатов ревизии фактического наличия денежных средств (наличных денег, почтовых марок и др.), находящихся в кассе организации (учреждения). Комиссия проверяет денежное наличие путем полного пересчета всех денег, находящихся в кассе: лимитированные чековые книжки, квитанционные книжки, почтовые марки, ценные бумаги и др. Акт составляется в двух экземплярах. При смене материально ответственных лиц акт составляется в трех экземплярах (материально ответственному лицу, сдавшему ценности; материально ответственному лицу, принявшему ценности; бухгалтерии).

Приложение N 3

Справка о дебиторской и кредиторской задолженности по____________________________________________ (наименование организации, учреждения) за_________________год

(тыс.руб.)

N строк	Наимено- вание де- биторов и кредито- ров	Дата возник- новения	Причина образова- ния за- долженно- сти	Сумма		Меры, приня- тые для по- гашения за- долженности	Заключение ревизора по задолженно- сти
				Д	К

подписи:

представитель
комиссии

представитель
ревизируемой организации,

учреждения

Приложение N 4

Сравнительная таблица показателей планового и фактического фондов оплаты труда (ФОТ) за ___________ год по________________________________________________ (наименование организации, учреждения)

(тыс.руб.)

Статья рас- ходов	Плановый ФОТ по утвер- жденной смете (по данным учре- ждения)	Плановый ФОТ по ре- зультатам проверки	Отклоне- ния+завы- шение-за- нижение	Фактиче- ский ФОТ	Отклонения +завышение- занижение
А	1	2	3-2-1	4	5-4-2
Фонд оплаты труда - всего: в том числе: заработная плата из нее: должностные оклады пре- мирование материаль- ная помощь

подписи:

представитель
комиссии

представитель
ревизируемой организации,

учреждения

Приложение N 5

Справка об исполнении сметы за_________год по_________________________________________________ (наименование организации, учреждения)

(тыс.руб.)

Наимено- вание по- казателей сметы расходов	Код пока- за- теля	Код стро- ки	Утвер- ждено по смете на год	Посту- пило	Кассо- вые расходы	Фактиче- ские рас- ходы	Отклонение +завышение -занижение
А	1	2	3	4	5	6	7=5-4	8-6-5

подписи:

представитель                                   представитель

комиссии                                        ревизируемой организации,

                                                учреждения

Откройте актуальную версию документа прямо сейчас

Получить бесплатный доступ

Если вы являетесь пользователем интернет-версии системы ГАРАНТ, вы можете открыть этот документ прямо сейчас или запросить по Горячей линии в системе.