Приложение. Административный регламент предоставления Комитетом по управлению архивами Курганской области, подведомственными ему государственными архивами Курганской области государственной услуги по организации информационного обеспечения граждан, органов государственной власти, органов местного самоуправления, организаций и общественных объединений на основе архивных документов, в том числе по исполнению запросов граждан, связанных с реализацией их законных прав и свобод

Приложение

к приказу Комитета по управлению архивами

Курганской области от 8.12.2011 года N 69

"Об утверждении Административного регламента предоставления

Комитетом по управлению архивами Курганской области,

подведомственными ему государственными архивами Курганской

области государственной услуги по организации информационного

обеспечения граждан, органов государственной власти, органов

местного самоуправления, организаций

и общественных объединений на основе архивных документов,

в том числе по исполнению запросов граждан,

связанных с реализацией их законных прав и свобод"

Административный регламент
предоставления Комитетом по управлению архивами Курганской области, подведомственными ему государственными архивами Курганской области государственной услуги по организации информационного обеспечения граждан, органов государственной власти, органов местного самоуправления, организаций и общественных объединений на основе архивных документов, в том числе по исполнению запросов граждан, связанных с реализацией их законных прав и свобод

I. Общие положения

1. Административный регламент предоставления Комитетом по управлению архивами Курганской области, подведомственными ему государственными архивами Курганской области государственной услуги по организации информационного обеспечения граждан, органов государственной власти, органов местного самоуправления, организаций и общественных объединений на основе архивных документов, в том числе по исполнению запросов граждан, связанных с реализацией их законных прав и свобод (далее - Регламент), разработан в целях повышения качества предоставления государственной услуги по организации информационного обеспечения граждан, органов государственной власти, органов местного самоуправления, организаций и общественных объединений на основе архивных документов, в том числе по исполнению запросов граждан, связанных с реализацией их законных прав и свобод (далее - государственная услуга), и определяет сроки и последовательность действий, а также порядок взаимодействия с другими организациями и ведомствами при осуществлении полномочий Комитета по управлению архивами Курганской области (далее - Комитет), подведомственных ему государственных архивов Курганской области (далее - государственные архивы) по предоставлению государственной услуги.

2. Заявителями при предоставлении государственной услуги являются:

1) физические лица - граждане Российской Федерации, иностранные граждане и лица без гражданства, а также их представители по доверенности;

2) российские и иностранные юридические лица, в том числе организации, не являющиеся юридическими лицами;

3) органы государственной власти, органы местного самоуправления, должностные лица, действующие в рамках компетенции, установленной актами, определяющими их статус от имени Российской Федерации, субъектов Российской Федерации и муниципальных образований.

3. Предметом регулирования Регламента являются:

1) регулирование отношений между Комитетом, государственными архивами и заявителем, обратившимся за предоставлением государственной услуги;

2) определение сроков и последовательности действий (административных процедур) Комитета, государственных архивов при предоставлении государственной услуги;

3) организация работы специалистов Комитета, государственных архивов при предоставлении государственной услуги;

4) определение условий предоставления Комитетом, государственными архивами государственной услуги;

5) ответственность должностных лиц Комитета, государственных архивов за несоблюдение и нарушение положений настоящего Регламента.

4. Требования к порядку информирования о предоставлении государственной услуги. Сведения о месте нахождения, контактных телефонах Комитета, государственных архивов.

Информация и консультации по предоставлению государственной услуги могут быть получены путем обращения в организационно-аналитический отдел Комитета, государственные архивы.

Комитет расположен по адресу: 640000, город Курган, улица Комсомольская, дом 39, кабинет 4 (приемная).

Электронный адрес: arhiv@kurganobl.ru.

Телефон: (3522) 42-53-46.

Факс: (3522) 42-53-46.

Официальный сайт в информационно-телекоммуникационной сети Интернет (далее - сеть Интернет): http://archives.kurganobl.ru.

Телефон справочной службы: 42-53-66.

График приема заявителей по вопросам предоставления государственной услуги в Комитете приводится в приложении 1 к Регламенту.

Сведения о местонахождении, контактных телефонах, адресах электронной почты, официальных сайтах в сети Интернет государственных архивов приводятся в приложении 2 к Регламенту.

Графики приема заявителей в государственных архивах приводятся в приложении 3 к Регламенту.

Графики работы читальных залов государственных архивов приводятся в приложении 4 к Регламенту.

Сведения о месте нахождения Комитета, государственных архивов, графике их работы, справочные телефоны размещаются на официальных сайтах Комитета, государственных архивов в сети Интернет и на информационных стендах Комитета, государственных архивов.

5. Способы получения информации о месте нахождения и графике работы Комитета, государственных архивов:

- при личном обращении или по справочным телефонам;

- в письменном виде путем направления соответствующего запроса;

- посредством федеральной государственной информационной системы "Единый портал государственных и муниципальных услуг (функций)" (далее - Единый портал государственных и муниципальных услуг (функций) в сети Интернет;

- посредством государственной информационной системы "Портал государственных и муниципальных услуг Курганской области" (далее - портал государственных и муниципальных услуг Курганской области) в сети Интернет;

- через официальный сайт Комитета, государственных архивов в сети Интернет;

- через электронную почту.

6. Порядок получения информации заявителями по вопросам предоставления государственной услуги, сведений о ходе предоставления государственной услуги.

Консультации (справки) по вопросам предоставления государственной услуги проводят специалисты организационно-аналитического отдела Комитета, государственных архивов:

- при личном обращении или по телефонам;

- в письменном виде при поступлении соответствующих запросов;

- через электронную почту.

При обращении за информацией или консультацией в письменной форме ответ дается в течение 30 дней со дня регистрации обращения в Комитете, государственном архиве.

При обращении за информацией или консультацией в электронной форме ответ дается в течение 10 дней со дня поступления обращения в Комитет, государственный архив.

Максимальное время ожидания заявителя в очереди для получения консультации при личном обращении не должно превышать 40 минут.

Время разговора в порядке консультирования по телефону ограничивается 10 минутами.

Получить информацию по вопросам предоставления государственной услуги, сведения о ходе предоставления государственной услуги можно посредством Единого портала государственных и муниципальных услуг (функций), Портала государственных и муниципальных услуг Курганской области в сети Интернет.

7. Информация по вопросам предоставления государственной услуги, сведений о ходе предоставления государственной услуги дается специалистами организационно-аналитического отдела Комитета, государственных архивов бесплатно как в устной, так и в письменной форме по следующим вопросам:

- принятие решений по конкретному обращению заявителя;

- перечень нормативных правовых актов по вопросам предоставления государственной услуги (название, дата и номер принятия нормативного правового акта);

- перечень сведений, предоставляемых Комитетом, государственным архивом по запросу заявителя;

- перечень документов, необходимых для предоставления Комитетом, государственным архивом государственной услуги;

- соответствие представленного заявителем запроса требованиям действующего законодательства;

- процедура предоставления государственной услуги;

- порядок обжалования действий (бездействия) и решений, осуществляемых и принимаемых в ходе предоставления государственной услуги;

- перечень справочных материалов по вопросам предоставления государственной услуги, размещенных на официальных сайтах Комитета, государственных архивов в сети Интернет.

8. На информационных стендах в Комитете, государственных архивах, на официальных сайтах Комитета, государственных архивов в сети Интернет, на Портале государственных и муниципальных услуг Курганской области в сети Интернет размещаются следующие информационные материалы:

- местонахождение, график (режим) работы, номера телефонов, адреса интернет-сайта и электронной почты Комитета, государственных архивов;

- настоящий Регламент;

- блок-схема административных процедур;

- нормативные правовые акты, регулирующие предоставление государственной услуги;

- график приема посетителей;

- требования к заявлениям о предоставлении государственной услуги (приложение 5 к Регламенту);

- рекомендации по самостоятельному поиску информации.

При изменении информации о предоставлении государственной услуги специалисты организационно-аналитического отдела Комитета, государственных архивов в течение 5 дней осуществляют ее обновление на информационных стендах в Комитете, государственных архивах, на официальных сайтах Комитета, государственных архивов в сети Интернет. Специалисты Комитета предоставляют указанную информацию в управление внутренней политики Правительства Курганской области для размещения на Портале государственных и муниципальных услуг Курганской области в сети Интернет.

III. Состав, последовательность и сроки выполнения административных процедур, требования к порядку их выполнения, в том числе особенности выполнения административных процедур в электронной форме

24. Юридическим фактом, послужившим основанием для начала действия по предоставлению государственной услуги, является обращение (запрос) юридического или физического лица в Комитет, государственные архивы в целях получения архивной информации.

25. Ответственность за предоставление государственной услуги несут специалисты Комитета, государственных архивов, которые в соответствии с должностным регламентом (должностной инструкцией) отвечают за использование архивных документов.

26. Предоставление государственной услуги по исполнению запросов юридических и физических лиц включает в себя следующие административные процедуры Комитета, государственных архивов:

1) прием граждан;

2) консультирование о получении государственной услуги, в том числе о наличии документации, необходимой заявителю;

3) регистрация обращения (запроса) заявителя;

4) анализ тематики обращения (запроса) заявителя;

5) при необходимости, направление обращения (запроса) заявителя на исполнение в специализированный государственный или муниципальный архивы, организацию, где хранятся необходимые архивные документы, для ответа в адрес заявителя;

6) поиск архивных документов, необходимых для исполнения обращении (запросов);

7) подготовка ответа заявителю;

8) оформление архивных справок, архивных выписок, архивных копий, в том числе в электронной форме.

Предоставление государственной услуги по исполнению запросов юридических и физических лиц осуществляется в соответствии с блок-схемой (приложение 6 к Регламенту).

27. Предоставление государственной услуги по обеспечению доступа юридических и физических лиц к архивным документам в читальном зале государственного архива состоит из;

1) приема граждан;

2) консультирования о получении государственной услуги, в том числе о наличии документации, необходимой получателю государственной услуги;

3) регистрации обращения (запроса) заявителя;

4) выдачи разрешения на работу в читальном зале государственного архива;

5) анализа тематики обращения (запроса) заявителя;

6) предоставления справочно-поисковых средств;

7) оформления заказа на выдачу документов в читальный зал государственного архива;

8) предоставления архивных документов заявителям в читальных залах государственного архива;

9) оформления архивных справок, архивных выписок, архивных копий, в том числе в электронной форме.

Предоставление государственной услуги по обеспечению доступа юридических и физических лиц к архивным документам в читальном зале государственного архива осуществляется в соответствии с блок-схемой (приложение 7 к Регламенту).

Прием граждан

28. Специалист, в должностные обязанности которого входит прием и регистрация заявлений, устанавливает предмет обращения, личность заявителя, в том числе проверяет наличие всех необходимых документов в соответствии с перечнем, установленным пунктами 15-17 настоящего Регламента.

29. При исполнении запроса по документам архива заявителю предлагается заполнить заявление по установленной форме. При приеме заявлений проверяются полнота, правильность и четкость изложения сведений,

30. Продолжительность приема одного (каждого) гражданина не превышает 20 минут.

Консультирование получателя государственной услуги

31. Заявитель обращается лично, по телефону или электронной почте в Комитет или государственный архив для получения консультаций о правилах предоставления государственной услуги.

32. Специалисты Комитета, государственных архивов осуществляют консультирование заявителя, в том числе о наличии документации, необходимой заявителю.

33. При личном обращении заявителя консультация осуществляется в день обращения. При письменном обращении заявителя консультирование осуществляется в течение 3 дней.

Анализ, регистрация обращений (запросов) и их исполнение

34. Поступившие в Комитет письменные заявления (запросы) анализируются и регистрируются специалистом, ответственным за ведение делопроизводства, в день их поступления в установленном порядке и направляются на исполнение по принадлежности в государственные или муниципальные архивы или в другие организации, имеющие на хранении архивные документы, необходимые для исполнения запросов.

35. В случае отсутствия в запросе достаточных или нечетко, неправильно сформулированных данных Комитет информирует об этом заявителя и предлагает уточнить или дополнить обращение (запрос).

36. В случае, если обращение (запрос) требует исполнения несколькими организациями, Комитет направляет им копии запроса с указанием о необходимости направления ответа в адрес заявителя и информирует об этом заявителя.

37. Запросы, поступившие из-за рубежа, направляются Комитетом на исполнение по принадлежности в соответствующую организацию, на хранении которой имеется запрашиваемая заявителем информация.

38. Запросы, поступившие в государственный архив, анализируются специалистом, в должностные обязанности которого входит исполнение запросов.

В ходе анализа запроса определяется:

1) правомочность получения заявителем запрашиваемой информации с учетом ограничений на предоставление сведений;

2) степень полноты информации, содержащейся в запросе;

3) местонахождение архивных документов, необходимых для исполнения обращения (запроса);

4) наличие соответствующих архивных фондов и документов;

5) наличие оснований для отказа в предоставлении государственной услуги.

39. При отсутствии у заявителя права на получение государственной услуги специалист государственного архива готовит мотивированный отказ заявителю в ее получении и разъясняет его дальнейшие действия, предусмотренные законодательством Российской Федерации.

40. Поступившие в государственный архив запросы в ходе личного приема граждан, по почте/электронной почте регистрируются с использованием автоматизированного программного комплекса, обеспечивающего создание информационного массива о составе и содержании запросов физических и юридических лиц, в день их приема. Каждый вопрос, имеющийся в запросе, регистрируется как самостоятельное обращение.

41. Результат процедуры регистрации обращения:

1) зарегистрированное заявление;

2) разрешение на работу в читальном зале.

42. Исполнение запросов осуществляется по научно-справочному аппарату и по документам, находящимся на хранении в архиве.

43. Порядок исполнения запросов в государственных архивах осуществляется в строгом соответствии с пунктами 5.8-5.10 Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук, утвержденных Приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 18 января 2007 года N 19.

44. Государственные архивы по итогам выявления запрашиваемых документов готовят информационные материалы (информационные письма, архивные справки, архивные выписки, архивные копии, тематические перечни, тематические подборки), ответы об отсутствии запрашиваемых сведений, рекомендации о дальнейших путях поиска необходимой информации, которые направляются непосредственно в адрес заявителя по почте и/или по электронной почте.

45. При необходимости проведения объемной работы по поиску и копированию архивных документов государственный архив по почте и/или по электронной почте извещает заявителя о промежуточных результатах работы.

46. Запрос социально-правового характера исполняется государственными архивами безвозмездно. Срок исполнения не должен превышать 30 дней с момента регистрации запроса. С разрешения руководителя архива этот срок может быть при необходимости продлен на срок не более чем на 30 дней, с обязательным уведомлением об этом пользователя.

47. Архивная справка (приложение 8), архивная выписка, архивная копия и ответы на запросы высылаются по почте простыми письмами и/или по электронной почте.

Архивные справки, архивные выписки, архивные копии при личном обращении заявителя в государственный архив могут быть выданы заявителю при предъявлении документа, удостоверяющего личность; для третьих лиц - при предоставлении доверенности, оформленной в установленном порядке.

48. Архивная справка, архивная выписка и архивная копия, предназначенные для направления в государства - участников СНГ, а также ответы об отсутствии запрашиваемых сведений высылаются Комитетом, государственными архивами по почте простыми письмами непосредственно в адреса заявителей.

Архивные справки, архивные выписки и архивные копии заявителям, проживающим за рубежом, за исключением государств - участников СНГ, направляются централизованно через Консульский департамент МИД России.

49. Запрос, не относящийся к составу хранящихся в архиве архивных документов, в течение 5 дней с момента его регистрации направляется в другой архив или организацию, имеющие необходимые архивные документы, с уведомлением об этом пользователя, или пользователю дается соответствующая рекомендация.

50. Запросы и обращения органов государственной власти Российской Федерации, органов государственной власти Курганской области о предоставлении информации рассматриваются председателем Комитета в день поступления.

Тематический запрос государственного органа или органа местного самоуправления, связанный с исполнением ими своих функций, архив рассматривает в первоочередном порядке в установленные законодательством либо согласованные с ними сроки. Исполнение такого запроса осуществляется на безвозмездной основе.

51. Рассмотрение запроса (заявления) считается законченным, если по нему приняты необходимые меры, и заявитель проинформирован о результатах рассмотрения.

52. В случае необходимости Комитет может запрашивать у государственных, муниципальных архивов, организаций копии ответов о результатах рассмотрения запроса заявителя.

53. Государственная услуга считается предоставленной в случае получения заявителем запрашиваемой информации или мотивированного ответа об отсутствии архивной информации.

Организация работы читального зала в государственных архивах

54. Решение о допуске или отказе в предоставлении государственной услуги принимается руководителем государственного архива при личном обращении заявителя в течение 4 часов с момента подачи заявления или официального письма от организации.

55. В случае, если заявитель не имеет права на получение государственной услуги, руководитель государственного архива дает мотивированный отказ в ее предоставлении и разъясняет дальнейшие действия, предусмотренные законодательством Российской Федерации.

56. При отсутствии необходимых архивных документов в государственном архиве заявителю предоставляется информация о месте их хранения или даются рекомендации по их поиску.

57. Допуск заявителя к справочно-информационным средствам (каталогам, изданным справочникам и путеводителям, программному комплексу "Архивный фонд", другим информационным системам), архивным документам осуществляется с момента получения разрешения на работу в читальном зале государственного архива.

58. Специалистом читального зала государственного архива осуществляются:

1) прием и регистрация заявления, официального письма от организации в журнале регистрации пользователей читального зала;

2) выдача заявителю анкеты установленного образца для заполнения (приложение 9);

3) консультирование заявителя о составе и содержании документов в соответствии с темой исследования, имеющихся в архиве справочниках, режиме работы читального зала, о правилах работы пользователей в читальных залах;

4) выдача заявителю для заполнения бланка заказа (требования) на выдачу архивных документов, копий фонда пользования, описей дел, документов (приложение 10);

5) выдача заявителю архивных документов и других материалов по исполненным заказам под расписку в бланке заказа за каждую единицу предоставленного материала.

59. Заявителю на основании заполненного бланка заказа (требования) выдаются (с момента передачи заказа специалисту читального зала):

1) не позднее 30 минут - описи дел, перечни документов;

2) не позднее следующего рабочего дня - издания СИФ;

3) не позднее 3 рабочих дней - архивные дела и документы.

60. Заказы на описи дел и издания СИФ, переданные специалисту читального зала за 1 час до окончания работы читального зала, исполняются на следующий рабочий день.

61. Иногородним заявителям государственная услуга предоставляется в день обращения.

62. По заявлению заявителя специалистом читального зала осуществляется выдача бланка заказа на копирование архивных документов по теме исследования (приложение 11). Объем, сроки и виды изготавливаемых копий устанавливаются руководством государственного архива с учетом технических возможностей и физического состояния документов. Изготовленные копии архивных, документов выдаются после предъявления квитанции об оплате счета (калькуляции) за их изготовление или поступления денег на расчетный счет государственного архива.

63. Государственная услуга считается предоставленной, если заявителю государственной услуги предоставлена запрашиваемая документная информация или дан мотивированный ответ об ее отсутствии.

Проставление апостиля

64. Апостиль - специальный штамп, проставляемый на официальных документах государств - участников Конвенции с целью освободить такие документы от необходимости дипломатической или консульской легализации, удостоверяющий подлинность подписи, качество, в котором выступало лицо, подписавшее документ, и, в надлежащем случае, подлинность печати, которой скреплен этот документ.

65. Комитет проставляет апостиль на архивные справки, архивные выписки, архивные копии, подготовленные государственными и муниципальными архивами, организациями, расположенными на территории Курганской области (кроме тех, кому такое право предоставлено действующим законодательством) по запросам (заявлениям) российских и иностранных граждан и лиц без гражданства, проживающих за рубежом.

66. Поступившие из государственных и муниципальных архивов положительные ответы на запросы регистрируются уполномоченным специалистом Комитета в отдельном журнале, где указывается порядковый номер, дата, Ф.И.О. лица, проставляющего апостиль, Ф.И.О. заявителя, суть запроса, Ф.И.О. лица, подписавшего архивную справку.

Проставление апостиля на архивных справках, архивных выписках, архивных копиях, подготовленных органами и организациями (кроме государственных и муниципальных архивов), осуществляется после предоставления ими образцов подписей с подтверждением полномочий на право подписи должностных лиц, а также образцов печатей.

67. Апостиль проставляется и заверяется председателем Комитета, в его отсутствие - заместителем председателя - начальником организационно-аналитического отдела в течение 3 дней со дня предоставления архивных справок, архивных выписок, архивных копий, подготовленных государственными архивами, органами и организациями, расположенными на территории Курганской области (кроме тех, кому в соответствии с действующем законодательством предоставлено право на проставление апостиля).

68. В случае отказа в проставлении апостиля заявителю в течение 3 дней направляется письменное сообщение об отказе.