Приложение. Административный регламент предоставления муниципальной услуги по исполнению запросов граждан и организаций по документам архивных фондов

Приложение
к постановлению
Администрации
г. Тюмени
от 28 июня 2011 г. N 45-пк

Административный регламент
предоставления муниципальной услуги по исполнению запросов
граждан и организаций по документам архивных фондов

С изменениями и дополнениями от:

21 мая 2012 г.

I. Общие положения

1.1. Административный регламент (далее - Регламент) предоставления муниципальной услуги по исполнению запросов граждан и организаций по документам архивных фондов (далее - муниципальная услуга) разработан в целях повышения результативности и качества, открытости и доступности предоставления муниципальной услуги.

Регламент устанавливает стандарт предоставления муниципальной услуги, состав, последовательность и сроки выполнения административных процедур предоставления муниципальной услуги, требования к порядку их выполнения, порядок и формы контроля за предоставлением муниципальной услуги, порядок обжалования заявителями решений и действия (бездействия) должностных лиц, а также принимаемых ими решений при предоставлении муниципальной услуги.

Регламент, а также информация об органе Администрации города Тюмени, уполномоченном на предоставление муниципальной услуги, подлежит размещению в сети Интернет на Едином портале государственных и муниципальных услуг "Государственные услуги" (www.gosuslugi.ru), на Интернет-сайте "Государственные и муниципальные услуги Тюменской области" (www.admtyumen.ru) (далее - Портал государственных и муниципальных услуг), а также на официальном сайте Администрации города Тюмени (www.tyumen-city.ru).

1.2. Муниципальная услуга предоставляется физическим или юридическим лицам либо их уполномоченным представителям (далее - заявители), обращающимся на законных основаниях в архивный отдел управления по обращениям граждан и делопроизводству административного департамента Администрации города Тюмени (далее - архивный отдел).

Муниципальная услуга предоставляется по документам архивных фондов города Тюмени, находящимся на хранении в архивном отделе.

Информация об изменениях:

Постановлением Администрации г. Тюмени от 21 мая 2012 г. N 60-пк в пункт 1.3 настоящего приложения внесены изменения

См. текст пункта в предыдущей редакции

1.3. Предоставление муниципальной услуги осуществляется административным департаментом Администрации города Тюмени (далее - административный департамент). Структурным подразделением, непосредственно предоставляющим муниципальную услугу, является архивный отдел.

Местонахождение административного департамента: 625036, Тюменская область, г. Тюмень, ул. Первомайская, д. 20.

Справочный телефон административного департамента: 8 (3452) 29-78-21.

Электронный адрес административного департамента: adm@tyumen-city.ru.

График работы административного департамента: понедельник - четверг с 7.45 до 19.00, пятница с 8.00 до 18.00, суббота и воскресенье - выходные дни. Продолжительность рабочего дня, непосредственно предшествующего нерабочему праздничному дню, уменьшается на один час.

Местонахождение управления по обращениям граждан и делопроизводству административного департамента: 625036, Тюменская область, г. Тюмень, ул. Первомайская, д. 20.

Местонахождение архивного отдела: ул. Малыгина, д. 85, вход N 4, его почтовый адрес: 625036, Тюменская область, г. Тюмень, ул. Малыгина, д. 85, вход N 4.

График работы архивного отдела:

понедельник - четверг	7.45 - 19.00
пятница	8.00 - 18.00
суббота - воскресенье	выходные дни.

В предпраздничные дни рабочее время сокращается на 1 (один) час.

Справочные телефоны архивного отдела: 8 (3452) 68-36-14, факс 8 (3452) 68-36-14.

Электронный адрес архивного отдела: archotdel@tyumen-city.ru

1.4. Сведения о местонахождении и графике работы архивного отдела, почтовом и электронном адресах, контактных телефонах сообщаются по справочным телефонам и размещаются на информационном стенде в помещении архивного отдела, на официальном портале Администрации города Тюмени www.tyumen-city.ru, в государственной информационной системе "Единый портал государственных и муниципальных услуг (функций)", сообщаются по телефонам информационно-диспетчерской службы Администрации города Тюмени (8 (3452) 45-15-20).

Сведения о местонахождении, справочных телефонах, адресе электронной почты архивного отдела размещаются также на бланках официальных писем архивного отдела.

1.5. Личный прием заявителей в целях подачи документов, необходимых для оказания муниципальной услуги, а также в целях получения результата муниципальной услуги, осуществляется должностными лицами архивного отдела: понедельник - четверг с 8.00 до 19.00, пятница с 8.00 до 12.00.

Прием заявителей проводится без предварительной записи.

Вывеска с графиком работы размещается у главного входа в помещении архивного отдела.

1.6. Информация о порядке предоставления муниципальной услуги предоставляется:

а) по справочным телефонам архивного отдела в часы его работы;

б) по телефону информационно-диспетчерской службы Администрации города Тюмени (далее - ИДС) 8 (3452) 45-15-20 или 8 (3452) 051, работающему в круглосуточном режиме;

в) посредством Портала государственных и муниципальных услуг;

г) посредством размещения информационных материалов на официальном сайте Администрации города Тюмени (www.tyumen-city.ru);

д) в форме ответов на обращения граждан, направленные в письменной форме в адрес архивного отдела;

е) в ходе личного приема граждан;

ж) через информационные киоски Администрации города Тюмени, установленные в зданиях (помещениях) Администрация города Тюмени и ее органов, предоставляющих муниципальные услуги;

з) посредством размещения информационных материалов на информационном стенде, установленном в помещении архивного отдела, предназначенного для ожидания приема;

и) в ходе проведения специально организованных информационных мероприятий.

1.7. Основными требованиями к информированию граждан являются:

а) достоверность предоставляемой информации;

б) четкость и лаконичность в изложении информации;

в) полнота информирования;

г) наглядность форм предоставляемой информации;

д) удобство и доступность получения информации;

е) оперативность предоставления информации.

1.8. Информация о порядке предоставления муниципальной услуги должна размещаться:

а) на Портале государственных и муниципальных услуг в соответствии с нормативными правовыми актами, регламентирующими использование указанных государственных информационных систем;

б) на официальном сайте Администрации города Тюмени (www.tyumen-city.ru) путем обеспечения доступа к автоматизированной информационной системе "Муниципальные услуги" в соответствии с муниципальным правовым актом, регламентирующим ведение указанной информационной системы;

в) на информационном стенде, установленном в помещении архивного отдела, предназначенного для приема граждан, и должна содержать:

график работы архивного отдела, управления по обращениям граждан и делопроизводству административного департамента, административного департамента;

формы запросов (анкет-запросов) о предоставлении муниципальной услуги (приложения 1, 2 к Регламенту);

перечень документов, необходимых для предоставления муниципальной услуги;

перечень оснований для отказа в предоставлении муниципальной услуги;

блок-схему предоставления муниципальной услуги (приложение 3 к Регламенту);

сведения о месте, днях и часах приема должностных лиц, уполномоченных рассматривать жалобы граждан на решения и действия (бездействия) архивного отдела и его должностных лиц;

копию настоящего Регламента.

1.9. Предоставление информации по вопросу предоставления муниципальной услуги способами, предусмотренными подпунктами "а", "б", "д", "е" пункта 1.6. Регламента, осуществляется в порядке, установленном главой 3.2. Регламента.

1.10. Изменения в информацию о порядке предоставления муниципальной услуги, размещенной в соответствии с пунктом 1.8. Регламента, должны своевременно, не позднее 3 дней со дня изменения, вноситься сотрудниками архивного отдела, ответственными за ее внесение.

1.11. Информация о ходе предоставления муниципальной услуги, в том числе о должностных лицах, которым поручено рассмотрение запроса, о сроках и способе уведомления заявителя, предоставляется заявителям способами, предусмотренными подпунктами "а" - "в", "д", "е" пункта 1.6. Регламента, в порядке, установленном главой 3.4. Регламента.

1.12. Основными задачами административного департамента при организации предоставления муниципальной услуги являются:

а) предоставление муниципальной услуги качественно, то есть в полном соответствии с требованиями действующего законодательства и настоящего Регламента;

б) обеспечение высокой культуры обслуживания граждан на основе соблюдения требований, установленных пунктом 2.4. Регламента;

в) обеспечение эффективной организации предоставления муниципальной услуги:

оптимальная расстановка и эффективное использование трудовых, материально-технических, информационных ресурсов, задействованных в процессе предоставления муниципальной услуги;

достижение показателей качества и доступности муниципальной услуги, определенных пунктом 2.21. Регламента;

перспективное планирование повышения качества предоставления муниципальных услуг и их интеграции с иными предоставляемыми государственными и муниципальными услугами;

г) осуществление эффективного текущего контроля качества предоставления муниципальной услуги.

II. Стандарт предоставления муниципальной услуги

2.1. Наименование муниципальной услуги: Исполнение запросов граждан и организаций по документам архивных фондов.

2.2. Органом Администрации города Тюмени, предоставляющим муниципальную услугу, является административный департамент. Непосредственное предоставление муниципальной услуги осуществляется архивным отделом.

Информация об изменениях:

Постановлением Администрации г. Тюмени от 21 мая 2012 г. N 60-пк в пункт 2.3 настоящего приложения внесены изменения

См. текст пункта в предыдущей редакции

2.3. Архивный отдел при предоставлении муниципальной услуги в случаях, предусмотренных пунктом 3.6.1. Регламента, взаимодействует с:

а) департаментом имущественных отношений Администрации города Тюмени;

б) департаментом земельных ресурсов Администрации города Тюмени;

в) иными органами Администрации города Тюмени.

2.4. Должностные лица архивного отдела во время предоставления муниципальной услуги обязаны корректно и внимательно относиться к гражданам, не унижая их чести и достоинства, быть вежливыми и тактичными.

При предоставлении муниципальной услуги должностные лица должны исходить из принципа добросовестности заявителей, предполагая, что граждане действуют в соответствии с действующим законодательством и не злоупотребляют своими правами во вред третьим лицам.

2.5. Должностные лица архивного отдела не вправе требовать от заявителя осуществления действий, в том числе согласований, необходимых для получения муниципальной услуги и связанных с обращением в иные государственные органы, органы местного самоуправления, организации.

2.6. Результатом предоставления муниципальной услуги являются:

а) предоставление архивной справки, архивной выписки, архивной копии, ответа на запрос, в том числе в форме электронных документов;

б) уведомление о переадресовании запроса в организации, учреждения, в которых находятся на хранении документы, необходимые для исполнения запроса;

в) отказ в исполнении запроса по основаниям, указанным в пункте 2.15. Регламента.

2.7. Запросы заявителей, поступившие в архивный отдел, рассматриваются в течение 30 дней со дня их регистрации. В случаях, предусмотренных нормативными правовыми актами в сфере архивного дела, начальник архивного отдела вправе продлить срок рассмотрения запроса не более чем на 30 дней, с уведомлением об этом заявителя.

При поступлении в архивный отдел запросов заявителей, которые не могут быть исполнены без предоставления дополнительных сведений или уточнений, сотрудник архивного отдела, которому в соответствии с резолюцией начальника архивного отдела отписан указанный запрос на исполнение, в 15-дневный срок запрашивает в письменной форме или посредством телефонной (электронной) связи у заявителя эти уточнения и дополнительные сведения.

Запрос, не относящийся к составу хранящихся в архивном отделе документов, в течение 7 дней с момента регистрации направляется в другое архивное учреждение или организацию, где хранятся необходимые архивные документы, с уведомлением об этом заявителя или ему даются соответствующие рекомендации. При отсутствии сведений о местонахождении запрашиваемых документов в течение 3 дней выдается (направляется) отрицательный ответ (справка).

Информация об изменениях:

Постановлением Администрации г. Тюмени от 21 мая 2012 г. N 60-пк пункт 2.8 настоящего приложения изложен в новой редакции

См. текст пункта в предыдущей редакции

2.8. Муниципальная услуга оказывается в соответствии со следующими нормативными правовыми актами, непосредственно регулирующими ее предоставление:

а) Конституция Российской Федерации от 12.12.1993//Российская газета. 1993. N 237;

б) Закон Российской Федерации от 21.07.1993 N 5485 "О государственной тайне"//Собрание законодательства Российской Федерации. 1997. N 41. Ст. 8220-8235;

в) Федеральный закон от 22.10.2004 N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации"//Собрание законодательства Российской Федерации. 2004. N 43. Ст. 4169;

г) Федеральный закон от 02.05.2006 N 59-ФЗ "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации"//Собрание законодательства Российской Федерации. 2006. N 19. Ст. 2060;

д) Федеральный закон от 27.07.2010 N 210-ФЗ "Об организации предоставления государственных муниципальных услуг"//Собрание законодательства Российской Федерации. 2010. N 31. Ст. 4179;

е) Приказ Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 18.01.2007 N 19 "Об утверждении Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук"//Бюллетень нормативных актов федеральных органов исполнительной власти. N 20. 2007;

ж) распоряжение Администрации города Тюмени от 13.09.2007 N 1344-рк "Об утверждении Положения о формировании и содержании муниципального архива города Тюмени"//Тюменский курьер. 2007. N 141-142.

2.9. Для предоставления муниципальной услуги устанавливается следующий исчерпывающий перечень документов, необходимых в соответствии с законодательными или иными нормативными правовыми актами для ее оказания:

а) документ, удостоверяющий личность заявителя или его представителя (подлежит возврату заявителю (представителю заявителя) после удостоверения его личности при личном приеме, во время подачи запроса и получения результатов рассмотрения запроса);

б) документ, удостоверяющий полномочия представителя заявителя, в случае подачи запроса представителем заявителя;

в) запрос на выдачу архивной справки, архивной выписки, архивной копии по форме согласно приложениям 1, 2 к Регламенту или в свободной форме с указанием сведений в соответствии с пунктом 2.10. - для физических лиц, либо на бланке организации - для юридических лиц.

2.10. В запросе должны быть указаны сведения, необходимые для его исполнения:

а) сведения о заявителе, в том числе:

фамилия, имя, отчество (последнее - при наличии) физического лица или наименование юридического лица на бланке организации; почтовый адрес, по которому должны быть направлены ответы или уведомление о переадресации запроса;

б) изложение существа запроса (сведения, необходимые для исполнения запроса):

в запросе о стаже работы, зарплате (социально-правовые запросы) дополнительно указываются: название, ведомственная подчиненность организации, период работы, занимаемая должность;

в случае запроса по определенной проблеме, теме, событию, факту (тематические запросы) в целях сокращения срока оказания муниципальной услуги необходимо указать поисковые данные (по объектам: год ввода в эксплуатацию законченных строительством зданий и сооружений, реквизиты правового акта; год сноса жилого дома или признания его аварийным и т.д.);

в) личная подпись и дата.

Информация об изменениях:

Постановлением Администрации г. Тюмени от 21 мая 2012 г. N 60-пк пункт 2.11 настоящего приложения изложен в новой редакции

См. текст пункта в предыдущей редакции

2.11. Заявитель вправе приложить к запросу документы (их копии), подтверждающие сведения, указанные в пункте 2.10. Регламента.

2.12. Запросы, предусмотренные пунктом 2.10. Регламента, могут быть поданы в ходе личного приема, посредством почтового отправления на адрес, указанный в пункте 1.3. Регламента, либо в электронном виде посредством Единого портала государственных и муниципальных услуг.

При подаче запроса в электронном виде запросы, предусмотренные пунктом 2.10. Регламента, должны быть подписаны электронными подписями заявителей.

2.13. Документы, представляемые заявителем в целях предоставления муниципальной услуги:

а) должны соответствовать требованиям, установленным законодательством Российской Федерации, и отражать информацию, необходимую для предоставления муниципальной услуги;

б) тексты документов должны быть написаны разборчиво, наименования юридических лиц - без сокращения, с указанием их мест нахождения. Фамилии, имена и отчества физических лиц, адреса их мест жительства должны быть написаны полностью;

в) документы не должны иметь подчистки либо приписки, зачеркнутые слова и иные не оговоренные в них исправления, не должны быть исполнены карандашом, а также иметь серьезные повреждения, не позволяющие однозначно истолковать их содержание.

2.14. Должностные лица архивного отдела не вправе требовать от заявителя:

а) предоставления документов и информации или осуществления действий, предоставление или осуществление которых не предусмотрено нормативными правовыми актами, регулирующими отношения, возникающие в связи с предоставлением муниципальной услуги;

б) предоставления документов и информации, которые находятся в распоряжении органов, предоставляющих муниципальные услуги, иных государственных органов, органов местного самоуправления, организаций, в соответствии с нормативными правовыми актами Российской Федерации, нормативными правовыми актами субъектов Российской Федерации, муниципальными правовыми актами.

2.15. В исполнении запроса отказывается:

а) при наличии одного из оснований для оставления обращения без ответа, предусмотренных Федеральным законом от 02.05.2006 N 59-ФЗ "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации";

б) при отсутствии документов в архивном отделе по запрашиваемой тематике или в связи с непредоставлением заявителем сведений, указанных в пункте 2.16. Регламента, необходимых для проведения поисковой работы;

в) в случае неудовлетворительного физического состояния архивных документов, не имеющих страховых копий.

2.16. Основаниями для приостановления рассмотрения запроса является отсутствие в запросе сведений, необходимых для проведения поисковой работы и предусмотренных пунктом 2.10. Регламента. В этом случае лицо, ответственное за исполнение запроса, направляет за подписью начальника архивного отдела уведомление о необходимости предоставления дополнительной информации (поисковых данных). Решение о приостановлении исполнения запроса и направлении уведомления о приостановлении запроса принимается начальником архивного отдела в течение 5 рабочих дней с момента его регистрации. Исполнение запроса приостанавливается до момента получения дополнительных сведений, но не более чем на 30 дней, если это требуется для исполнения запроса. В случае непредоставления заявителем необходимых сведений, в течение 20 дней с момента направления уведомления о приостановлении рассмотрения запроса, заявитель уведомляется об отказе в исполнении запроса в соответствии с основанием, указанным в подпункте "б" пункта 2.15. Регламента.

2.17. Предоставление муниципальной услуги осуществляется бесплатно без взимания государственной пошлины или иной платы.

Информация об изменениях:

Постановлением Администрации г. Тюмени от 21 мая 2012 г. N 60-пк в пункт 2.18 настоящего приложения внесены изменения

См. текст пункта в предыдущей редакции

2.18. При предоставлении муниципальной услуги максимальный срок ожидания в очереди при подаче запроса о предоставления муниципальной услуги и при получении результата услуги составляет не более 15 минут.

2.19. Запросы подлежат обязательной регистрации в системе электронного документооборота и делопроизводства Администрации города Тюмени не позднее следующего дня после их поступления независимо от формы представления документов: на бумажных носителях или в электронной форме.

2.20. К помещениям, в которых предоставляется муниципальная услуга, к местам ожидания и приема заявителей, размещению и оформлению визуальной, текстовой информации о порядке предоставления муниципальной услуги, предъявляются следующие требования:

а) помещения для предоставления муниципальной услуги должны размещаться на нижних, предпочтительнее на первых этажах зданий;

б) центральный вход в здания (помещения) архивного отдела оборудуется информационной табличкой (вывеской), содержащей следующую информацию:

наименование архивного отдела, непосредственно осуществляющего предоставление муниципальной услуги;

место нахождения;

режим работы;

официальный сайт Администрации города Тюмени;

справочные телефонные номера и электронный адрес архивного отдела;

в) прием граждан осуществляется в предназначенных для этих целей помещениях, включающих места ожидания, информирования и приема заявителей;

г) помещения, в которых предоставляется муниципальная услуга, оборудуются:

противопожарной системой и средствами пожаротушения;

системой оповещения о возникновении чрезвычайной ситуации;

охранной сигнализацией;

постом администратора;

указателями входа и выхода;

табличкой с номерами и наименованиями помещений;

системой кондиционирования воздуха;

средствами оказания первой медицинской помощи (аптечкой);

пандусами, специальными ограждениями и перилами, обеспечивается беспрепятственное передвижение и разворот инвалидных колясок. Глухонемым, инвалидам по зрению и другим гражданам с ограниченными физическими возможностями при необходимости оказывается соответствующая помощь;

д) в помещениях для ожидания приема оборудуются места (помещения), имеющие стулья, столы (стойки) для возможности оформления документов, бумагу формата А4, ручки, типовые бланки документов, а также туалет и гардероб. Количество мест ожидания определяется исходя из фактической нагрузки и возможностей для их размещения в здании. В помещениях также должен размещаться:

информационный киоск Администрации города Тюмени;

информационный стенд, содержащие информацию о порядке предоставления муниципальной услуги, определенную подпунктом "в" пункта 1.8. Регламента;

е) информационные стенды должны устанавливаться недалеко от входа в помещение, где осуществляется прием заявителей, на высоте не менее 2,2 метра от пола, таким образом, чтобы обеспечить возможную видимость информации максимальному количеству граждан. Тексты информационных материалов, размещаемых на стендах, печатаются удобным для чтения шрифтом, без исправлений, наиболее важные места выделяются (подчеркиваются);

ж) место приема заявителей должно обеспечивать:

комфортное расположение заявителя и должностного лица;

отсутствие затруднений для лиц с ограниченными возможностями;

возможность и удобство оформления заявителем письменного обращения;

телефонную связь;

возможность копирования документов;

доступ к основным нормативным правовым актам, регламентирующим полномочия и сферу компетенции архивного отдела;

доступ к нормативным правовым актам, регулирующим предоставление муниципальной услуги;

з) место приема заявителей должно быть оборудовано и оснащено:

табличками с указанием фамилии, имени, отчества и должности должностного лица, осуществляющего прием, и (или) должностное лицо должно иметь личную идентификационную карточку;

местом для письма и раскладки документов, стулом;

и) помещение для работы сотрудников должно быть оснащено стульями, столами, персональным компьютером с возможностью доступа к информационным базам данных, печатающим устройством;

к) на территории, прилегающей к зданию архивного отдела, оборудуются места для парковки автотранспортных средств, доступ заявителей к которым является бесплатным.

2.21. Доступность и качество муниципальной услуги определяется по следующим показателям:

а) информированность граждан о порядке предоставления муниципальной услуги;

б) возможность получения консультаций по порядку предоставления муниципальной услуги;

в) возможность получения муниципальной услуги в электронном виде;

г) удобство территориального размещения помещения, в котором предоставляется муниципальная услуга;

д) оснащенность помещений (здания), в которых предоставляется муниципальная услуга, пандусами, специальными ограждениями, перилами и иными средствами, обеспечивающими возможность получения услуги лицами с ограниченными возможностями здоровья;

е) наличие удобного для граждан графика работы органа, предоставляющего муниципальную услугу;

ж) количество взаимодействий заявителя с должностными лицами при предоставлении муниципальной услуги и их продолжительность;

з) удовлетворенность граждан сроками ожидания в очереди при предоставлении муниципальной услуги;

и) удовлетворенность граждан условиями ожидания в очереди при предоставлении муниципальной услуги;

к) удовлетворенность граждан сроками предоставления муниципальной услуги;

л) возможность получения информации о ходе предоставления муниципальной услуги, в том числе с использованием информационно-коммуникационных технологий;

м) отсутствие обоснованных жалоб граждан на нарушение должностными лицами нормативных правовых актов, регламентирующих предоставление муниципальной услуги.

2.22. Оценка соответствия муниципальной услуги показателям доступности и качества муниципальной услуги осуществляется в ходе мониторинга выполнения настоящего Регламента и при проведении проверок предоставления муниципальной услуги.

III. Состав, последовательность и сроки выполнения административных
процедур, требования к порядку их выполнения

3.1. Перечень административных процедур

3.1.1. Предоставление муниципальной услуги включает в себя следующие административные процедуры:

а) предоставление информации о муниципальной услуге;

б) прием и регистрация запросов;

в) предоставление сведений о ходе оказания муниципальной услуги;

г) анализ тематики поступивших запросов;

д) взаимодействие с органами Администрации города Тюмени, участвующими в предоставлении муниципальной услуги;

е) поиск архивных документов, необходимых для исполнения запросов;

ж) оформление архивных справок, архивных выписок и архивных копий, ответов на запрос;

з) получение заявителем результата предоставления муниципальной услуги (выдача (отправка) архивных справок, архивных выписок и архивных копий, ответов на запрос);

и) прекращение процедуры предоставления муниципальной услуги.

Блок-схема исполнения муниципальной функции приводится в приложении 3 к настоящему Регламенту.

3.1.2. Наступление каждой административной процедуры предоставления муниципальной услуги, за исключением процедур, указанных в подпунктах "а", "в" пункта 3.1.1. Регламента, должно отражаться должностным лицом в системе электронного документооборота и делопроизводства Администрации города Тюмени.

3.2. Предоставление информации о муниципальной услуге

Информация об изменениях:

Постановлением Администрации г. Тюмени от 21 мая 2012 г. N 60-пк пункт 3.2.1 настоящего приложения изложен в новой редакции

См. текст пункта в предыдущей редакции

3.2.1. Основанием для начала административной процедуры по предоставлению информации заявителям о муниципальной услуге является обращение заявителя, последовавшее по телефону, в ходе личного приема или в письменном виде.

3.2.2. При информировании граждан по телефону или при личном приеме специалисты, осуществляющие информирование граждан:

а) должны корректно и внимательно относиться к гражданам, не унижая их чести и достоинства;

б) должны производить консультацию без больших пауз, лишних слов, оборотов и эмоций, комментариев ситуации;

в) могут задавать только уточняющие вопросы в интересах дела.

3.2.3. Ответ на телефонный звонок должен начинаться с информации о наименовании архивного отдела или ИДС, фамилии, имени, отчестве и должности лица, принявшего телефонный звонок. Во время разговора специалист должен произносить слова четко, избегать параллельных разговоров с окружающими людьми. В конце консультирования специалист должен кратко подвести итог и перечислить меры, которые надо принять.

Время разговора не должно превышать 15 минут.

Звонки граждан по справочным телефонам архивного отдела принимаются в соответствующие часы работы архивного отдела, указанные в графике его работы.

Звонки граждан по справочному телефону ИДС принимаются в круглосуточном режиме. В рамках информирования ИДС по предоставлению муниципальной услуги гражданину по его желанию предоставляется консультация в режиме реального времени со специалистом архивного отдела, ответственным за предоставление муниципальной услуги. Консультация оказывается в часы работы архивного отдела.

3.2.4. При личном приеме граждан в архивном отделе в рамках информирования по предоставлению муниципальной услуги:

Информация об изменениях:

Постановлением Администрации г. Тюмени от 21 мая 2012 г. N 60-пк в подпункт "а" пункта 3.2.4 настоящего приложения внесены изменения

См. текст подпункта в предыдущей редакции

а) время ожидания в очереди не должно превышать 15 минут;

б) продолжительность личного приема не должна превышать 15 минут;

в) должностные лица, осуществляющие личный прием, должны принять необходимые меры для полного и оперативного ответа на поставленные вопросы, в том числе с привлечением других должностных лиц;

г) содержание устного обращения заносится в карточку личного приема гражданина. Ответ на обращение с согласия гражданина может быть дан устно в ходе личного приема, о чем делается запись в карточке личного приема гражданина. В случае если изложенные в устном обращении факты и обстоятельства не являются очевидными и требуют дополнительной проверки, а также при несогласии гражданина на получение устного ответа, дается письменный ответ по существу поставленных в обращении вопросов. В последнем случае устное обращение подлежит регистрации и рассмотрению в соответствии с требованиями, установленными пунктом 3.2.5. Регламента.

3.2.5. Обращение по вопросу предоставления муниципальной услуги подлежит регистрации в системе электронного документооборота и делопроизводства Администрации города Тюмени в срок не позднее следующего дня после их поступления и должно быть рассмотрено в срок не позднее 5 дней со дня его поступления. Ответ на обращения дается в простой, четкой и понятной форме с указанием фамилии, инициалов, номера телефона исполнителя. Ответ на обращение подписывается начальником архивного отдела, регистрируется в системе электронного документооборота и делопроизводства Администрации города Тюмени и направляется в пределах срока рассмотрения на электронный адрес либо иной адрес, указанный в обращении.

3.2.6. Результатом административной процедуры является предоставление гражданам информации о муниципальной услуге.

3.3. Прием и регистрация запросов

3.3.1 Основанием для начала административной процедуры по приему и регистрации запросов является запрос заявителя, поступивший на личном приеме, пришедший почтовой или электронной связью.

3.3.2. Регистрация запросов производится в день поступления до 18 часов, в пятницу и предпраздничные дни до 16 часов. Запросы, поступившие позже указанного времени, регистрируются датой следующего рабочего дня. Запросы, принятые при личном приеме, регистрируются в день поступления.

Регистрация запроса является основанием для начала действий по предоставлению муниципальной услуги.

3.3.3. Каждый объект поиска, указанный в запросе, учитывается отдельно.

3.3.4. При поступлении запроса заявителя по электронной почте с указанием адреса электронной почты и/или почтового адреса запрос распечатывается, и в дальнейшем работа с ним ведется в установленном порядке.

3.3.5. После регистрации запрос рассматривается в течение 2 дней начальником архивного отдела с наложением резолюции и занесением ее в регистрационную базу сотрудником архивного отдела, ответственного за регистрацию обращений.

3.3.6. Результатом административной процедуры является проставление на запросе регистрационного номера и даты регистрации с наложением резолюции.

3.4. Предоставление сведений о ходе оказания муниципальной услуги

3.4.1. Основанием для начала административной процедуры по предоставлению сведений о ходе оказания муниципальной услуги является обращение заявителя:

а) по справочным телефонам архивного отдела в часы его работы;

б) по телефону ИДС Администрации города Тюмени;

в) посредством Портала государственных и муниципальных услуг;

г) в адрес архивного отдела или административного департамента, направленное в письменной форме;

д) в ходе личного приема граждан.

3.4.2. С запросом о предоставлении сведений о ходе оказания муниципальной услуги заявитель может обратиться по справочным телефонам архивного отдела в часы его работы, а по телефону ИДС - круглосуточно.

Ответ на телефонный звонок должен начинаться с информации о наименовании архивного отдела или ИДС, фамилии, имени, отчестве и должности лица, принявшего телефонный звонок. В рамках предоставления сведений заявителю сообщается о должностных лицах, которым поручено рассмотрение заявления, об административной процедуре, на которой находится предоставление муниципальной услуги, о сроках предоставления муниципальной услуги, способе уведомления заявителя, о результате предоставления муниципальной услуги (при его наличии).

Время разговора по телефону не должно превышать 5 минут.

3.4.3. Информация о ходе предоставления муниципальной услуги посредством Портала государственных и муниципальных услуг в соответствии с нормативными правовыми актами, регламентирующими использование указанных государственных информационных систем.

3.4.4. Информирование граждан о ходе предоставления муниципальной услуги способами, предусмотренными подпунктами "г", "д" пункта 3.4.1. Регламента, осуществляется в порядке, предусмотренном пунктами 3.2.4., 3.2.5. Регламента.

Информация об изменениях:

Постановлением Администрации г. Тюмени от 21 мая 2012 г. N 60-пк в пункт 3.4.5 настоящего приложения внесены изменения

См. текст пункта в предыдущей редакции

3.4.5. Результатом административной процедуры является предоставление заявителю сведений о ходе оказания муниципальной услуги.

3.5. Анализ тематики поступивших запросов

3.5.1. Основанием для начала административной процедуры по анализу тематики поступивших запросов является окончание административной процедуры по приему и регистрации запросов.

3.5.2. Сотрудники архивного отдела осуществляют анализ тематики поступивших запросов заявителей с учетом необходимых профессиональных навыков и имеющегося в архивном отделе научно-справочного аппарата, справочников по фондам архивов и базы данных "Архивный фонд".

3.5.3. Результатом административной процедуры является:

передача запроса для осуществления поиска архивных документов, необходимых для исполнения запроса;

направление запроса в другое архивное учреждение или организацию, где хранятся необходимые архивные документы, с уведомлением об этом заявителя в течение 5 рабочих дней с момента регистрации;

приостановление исполнения запроса в связи с недостаточными исходными данными и необходимостью предоставления в архивный отдел дополнительных сведений с уведомлением об этом заявителя, в соответствии с пунктом 2.16. Регламента;

отказ в исполнении запроса в соответствии с пунктом 2.15. Регламента с уведомлением об этом заявителя в течение 5 рабочих дней с момента регистрации запроса.

3.6. Взаимодействие с органами Администрации города Тюмени,
участвующими в предоставлении муниципальной услуги

3.6.1. Основанием для начала административной процедуры по взаимодействию с органами Администрации города Тюмени, участвующими в предоставлении муниципальной услуги (далее - информационное взаимодействие) является прием и регистрация запроса на предоставление документов (сведений) без указания идентификационных признаков (даты, номера, вида, автора) документа и отсутствие необходимых сведений в базах данных и научно-справочном аппарате архивного отдела. В этом случае в зависимости от предмета запроса должностное лицо, ответственное, в соответствии с резолюцией начальника архивного отдела, за исполнение запроса, в течение 3 дней со дня регистрации запроса осуществляет подготовку и направление следующих запросов:

а) в департамент имущественных отношений Администрации города Тюмени о предоставлении информации о передаче имущества в муниципальную собственность;

б) в департамент земельных ресурсов Администрации города Тюмени о предоставлении информации о выделении (предоставлении) земельных участков.

3.6.2. В целях получения дополнительной информации, необходимой для качественного предоставления муниципальной услуги, должностное лицо архивного отдела направляет также запросы о предоставлении информации в иные органы Администрации города Тюмени, располагающие такой информацией.

3.6.3. Процедуры информационного взаимодействия, предусмотренного пунктом 3.6.1. Регламента, осуществляются должностными лицами в соответствии с нормативными правовыми актами Российской Федерации, Тюменской области, муниципальными правовыми актами города Тюмени.

3.6.4. Результатом административной процедуры по информационному взаимодействию является получение запрошенной информации, необходимой для предоставления муниципальной услуги.

3.7. Поиск архивных документов, необходимых для исполнения запросов

3.7.1. Основанием для начала административной процедуры по поиску архивных документов, необходимых для исполнения запросов, является решение о продолжении работы с запросом по окончании административной процедуры по информационному взаимодействию.

3.7.2. Сотрудники архивного отдела при помощи имеющегося научно-справочного аппарата, справочников по фондам архивов и базы данных "Архивный фонд" в течение двух часов определяют архивные шифры документов, необходимых для исполнения запросов.

Сотрудники архивного отдела в соответствии с архивными шифрами получают из архивохранилищ необходимые для исполнения запросов дела и приступают к исполнению запроса. По окончании исполнения запроса все полученные дела сдаются в архивохранилище. Документы из архивохранилищ выдаются в день оформления требования на выдачу.

Результатом административной процедуры является получение необходимых для исполнения запроса архивных документов из архивохранилищ.

3.8. Оформление архивных справок, архивных выписок
и архивных копий, ответов на запрос

3.8.1. Основанием для начала административной процедуры по оформлению архивных справок, архивных выписок и архивных копий является окончание административной процедуры по поиску архивных документов, необходимых для исполнения запросов.

3.8.2. Архивная справка, архивная копия, архивная выписка составляются (оформляются) в соответствии с Правилами организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук.

3.8.3. Архивная справка и архивная выписка подписываются начальником архивного отдела, заверяются печатью архивного отдела, на них проставляются номер и дата составления.

3.8.4. На обороте каждого листа архивной копии проставляются архивные шифры и номера листов единиц хранения архивного документа. Все листы архивной копии скрепляются. Архивная копия заверяется печатью и подписью начальника архивного отдела.

3.8.5. При отсутствии документов, необходимых для исполнения запроса составляется ответ на запрос с указанием причины, по которой не представляется возможным выдать истребуемый документ или справку.

3.8.6. Результатом административной процедуры является подготовленная и соответствующим образом оформленная архивная справка, архивная выписка, архивная копия. Срок оформления архивной справки, архивной выписки, архивной копии не должен превышать 30 дней с момента регистрации запроса. В случае если в запросе заявителя на выдачу архивной копии (архивной выписке) указаны точные сведения (вид, автор, дата и номер документа) о запрашиваемом документе, срок исполнения административной процедуры составляет 5 рабочих дней.

3.9. Получение заявителем результата предоставления муниципальной
услуги (выдача (отправка) архивных справок, архивных
выписок и архивных копий, ответов на запрос)

3.9.1. Архивная справка, архивная выписка и архивная копия, предназначенные для направления заявителям, включая ответы об отсутствии запрашиваемых сведений, высылаются архивным отделом на следующий день после их оформления по почте простыми письмами непосредственно в адреса заявителей или выдаются лично в руки заявителям при явке их в архивный отдел.

3.9.2. Ответы на письменные запросы заявителей, поступившие по почте, по электронной почте, факсимильной связью направляются в письменном виде по почте. В случае поступления коллективного письменного запроса заявителей ответ на обращение направляется в адрес заявителя, указанного в запросе первым, если в запросе не указан иной адресат для ответа.

3.9.3. Исполнение запроса считается законченным, если по нему приняты необходимые меры и автор запроса проинформирован о результатах рассмотрения.

3.9.4. Результатом административной процедуры является роспись заявителя (или его доверенного лица) о получении архивной справки, архивной выписки, архивной копии с указанием даты получения или составление реестра на отправку корреспонденции.

3.10. Прекращение процедуры предоставления муниципальной услуги

3.10.1. Основанием для начала административной процедуры по прекращению процедуры предоставления муниципальной услуги является обращение заявителя с заявлением о прекращении процедуры предоставления муниципальной услуги. Такое заявление может быть подано на любой стадии прохождения административных процедур до момента оформления архивной справки, архивной выписки, архивной копии, ответа на запрос.

Заявление о прекращении процедуры предоставления муниципальной услуги оформляется в свободной форме, и может быть подано посредством личного приема, направления заявления почтовым отправлением или в электронной форме.

3.10.2. При отсутствии оснований для отказа в приеме заявления о прекращении процедуры предоставления муниципальной услуги, предусмотренных пунктом 3.10.4. Регламента, должностное лицо, осуществляющее прием заявителей, передает заявление начальнику архивного отдела для резолюции и вносит необходимую отметку в систему регистрации электронного документооборота и делопроизводства.

При наличии оснований, предусмотренных пунктом 3.10.4. Регламента, должностное лицо при личном приеме вручает лицу, обратившемуся с заявлением, сообщение об отказе в приеме заявления о прекращении процедуры предоставления муниципальной услуги под роспись, при направлении такого заявления почтовым отправлением либо в электронном виде - направляется на электронный адрес или иной адрес, указанный в заявлении. Сообщение об отказе в приеме заявления о прекращении процедуры предоставления муниципальной услуги подписывается должностным лицом, осуществляющим прием заявлений, и перед вручением (направлением) заявителю подлежит регистрации в системе электронного документооборота и делопроизводства Администрации города Тюмени.

Время выполнения действия не должно превышать 15 минут.

3.10.3. Должностное лицо, осуществляющее прием документов, отказывает в приеме заявления о прекращении процедуры предоставления муниципальной услуги при выявлении одного из следующих оснований:

а) несоответствие личности лица, обратившегося с заявлением о прекращении процедуры предоставления муниципальной услуги, лицу, указанному в запросе в качестве заявителя;

б) отсутствие у лица, обратившегося в качестве представителя заявителя, полномочий действовать от имени заявителя;

в) поступление заявления о прекращении процедуры предоставления муниципальной услуги после оформления архивной справки, архивной выписки, архивной копии, ответа на запрос.

3.10.4. Отказ в приеме заявления о прекращении процедуры предоставления муниципальной услуги по основаниям, предусмотренным подпунктами "а", "б" пункта 3.10.3. Регламента, не препятствует повторной подаче документов при устранении оснований, по которым отказано в приеме заявления.

3.10.5. Результатом административной процедуры по прекращению процедуры предоставления муниципальной услуги является наложение начальником архивного отдела на заявлении резолюции о прекращении процедуры предоставления муниципальной услуги или направление (вручение) заявителю сообщение об отказе в приеме заявления о прекращении процедуры предоставления муниципальной услуги.

Информация об изменениях:

Постановлением Администрации г. Тюмени от 21 мая 2012 г. N 60-пк раздел IV настоящего приложения изложен в новой редакции

См. текст раздела в предыдущей редакции

IV. Формы контроля за исполнением Регламента

4.1. Контроль за исполнением Регламента осуществляется в следующих формах:

а) текущего контроля;

б) последующего контроля в виде плановых и внеплановых проверок предоставления муниципальной услуги;

в) общественного контроля.

4.2. Текущий контроль за соблюдением и исполнением должностными лицами положений Регламента и иных нормативных правовых актов, устанавливающих требования к предоставлению муниципальной услуги, а также принятием решений осуществляет начальник архивного отдела (в отношении сотрудников архивного отдела), а также начальник управления по обращениям граждан и делопроизводству административного департамента, в непосредственном подчинении которого находится начальник архивного отдела, и директором административного департамента.

4.3. Последующий контроль в виде плановых и внеплановых проверок предоставления муниципальной услуги осуществляется административным департаментом в порядке, установленном распоряжением Администрации города Тюмени от 15.12.2011 N 1186.

Плановые проверки предоставления муниципальной услуги проводятся в соответствии с планом проведения проверок, утвержденным распоряжением Администрации города Тюмени с учетом того, что плановая проверка должна проводиться не реже одного раза в три года. План проведения проверок подлежит размещению на официальном сайте Администрации города Тюмени в информационно-телекоммуникационной сети "Интернет".

Внеплановые проверки предоставления муниципальной услуги проводятся по обращениям физических и юридических лиц, обращениям органов государственной власти, органов местного самоуправления, их должностных лиц, а также в целях проверки устранения нарушений, выявленных в ходе проведенной проверки, вне утвержденного плана проведения проверок.

4.4. О проведении проверки издается муниципальной правовой акт заместителя Главы Администрации города Тюмени, директора административного департамента.

По результатам проведения проверки составляется акт, в котором должны быть указаны документально подтвержденные факты нарушений, выявленные в ходе проверки, или отсутствие таковых, а также выводы, содержащие оценку полноты и качества предоставления муниципальной услуги и предложения по устранению выявленных при проверке нарушений. При проведении внеплановой проверки в акте отражаются результаты проверки фактов, изложенных в обращении, а также выводы и предложения по устранению выявленных при проверке нарушений.

4.5. Общественный контроль за исполнением Регламента вправе осуществлять граждане, их объединения и организации посредством:

а) фиксации нарушений, допущенных должностными лицами административного департамента при предоставлении муниципальной услуги, и направления сведений о нарушениях в административный департамент и Администрацию города Тюмени;

б) подачи своих замечаний к процедуре предоставления муниципальной услуги или предложений по ее совершенствованию в административный департамент и Администрацию города Тюмени;

в) обжалования решений и действий (бездействия) административного департамента и его должностных лиц в порядке, установленном разделом V Регламента.

4.6. Сотрудники, уполномоченные на выполнение административных действий, предусмотренных Регламентом, несут персональную ответственность за соблюдение требований действующих нормативных правовых актов, в том числе за соблюдение сроков выполнения административных действий, полноту их совершения, соблюдение принципов поведения с заявителями (представителями заявителей), сохранность документов.

Заместитель Главы Администрации города Тюмени, директор административного департамента несет персональную ответственность за организацию предоставления муниципальной услуги, в том числе за выполнение основных задач административного департамента, указанных в пункте 1.14 Регламента.

ГАРАНТ:

По-видимому, в тексте предыдущего абзаца допущена опечатка. Имеется в виду пункт 1.12 Регламента

4.7. Должностные лица, виновные в неисполнении или ненадлежащем исполнении требований Регламента, привлекаются к дисциплинарной ответственности, а также несут гражданско-правовую, административную и уголовную ответственность в порядке, установленном действующим законодательством.

Информация об изменениях:

Постановлением Администрации г. Тюмени от 21 мая 2012 г. N 60-пк раздел V настоящего приложения изложен в новой редакции

См. текст раздела в предыдущей редакции

V. Досудебный (внесудебный) порядок обжалования решений и действий
(бездействия) административного департамента, должностных
лиц и муниципальных служащих

5.1. Заявитель вправе обжаловать действия (бездействие) и решения, принятые в ходе предоставления муниципальной услуги, в досудебном (внесудебном) порядке в соответствии со ст. 11.1. - 11.3. Федерального закона от 27.07.2010 N 210-ФЗ "Об организации предоставления государственных и муниципальных услуг", постановлением Администрации города Тюмени от 11.04.2012 N 32-пк "О Порядке подачи и рассмотрения жалоб на решения и действия (бездействие) органов Администрации города Тюмени, предоставляющих муниципальные услуги, их должностных лиц, муниципальных служащих" и настоящим Регламентом.

5.2. В досудебном (внесудебном) порядке могут быть обжалованы любые решения или(и) действия (бездействие) должностных лиц административного департамента.

5.3. Жалоба может быть направлена по почте, с использованием информационно-телекоммуникационной сети Интернет, Портала государственных и муниципальных услуг, официального сайта Администрации города Тюмени (www.tyumen-city.ru), а также может быть принята при личном приеме заявителя.

Жалоба должна содержать сведения, предусмотренные ч. 5 ст. 11.2. Федерального закона от 27.07.2010 N 210-ФЗ "Об организации предоставления государственных и муниципальных услуг". Типовая форма жалобы размещается на официальном сайте Администрации города Тюмени (www.tyumen-city.ru) в рубрике "Муниципальные услуги".

5.4. Жалоба может быть адресована следующим должностным лицам Администрации города Тюмени, уполномоченным на ее рассмотрение:

а) заместителю Главы Администрации города Тюмени, директору административного департамента на решения или (и) действия (бездействие) сотрудников Департамента;

ГАРАНТ:

Нумерация подпунктов приводится в соответствии с источником

в) Главе Администрации города Тюмени на решения и действия (бездействие) заместителя Главы Администрации города Тюмени, директора административного департамента.

5.5. Заявитель имеет право на получение информации и документов, необходимых для обоснования и рассмотрения жалобы, в том числе:

а) представлять дополнительные документы и материалы либо обращаться с просьбой об их истребовании;

б) знакомиться с документами и материалами, касающимися рассмотрения жалобы, если это не затрагивает права, свободы и законные интересы других лиц и если в указанных документах и материалах не содержатся сведения, составляющие государственную или иную охраняемую федеральным законом тайну.

5.6. Основанием для начала процедуры досудебного (внесудебного) обжалования является поступление жалобы.

Жалоба подлежит регистрации и рассмотрению в соответствии с постановлением Администрации города Тюмени от 11.04.2012 N 32-пк "О Порядке подачи и рассмотрения жалоб на решения и действия (бездействие) органов Администрации города Тюмени, предоставляющих муниципальные услуги, их должностных лиц, муниципальных служащих".

При наличии оснований для отказа в рассмотрении жалобы, установленных в пункте 5.7. настоящего Регламента, заявитель письменно информируется об отказе в рассмотрении жалобы в пределах сроков, установленных пунктом 5.8. Регламента.

При установлении обстоятельств, указанных в ст. 11 Федерального закона от 02.05.2006 N 59-ФЗ "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации", должностное лицо, уполномоченное на рассмотрение жалобы, совершает действия, предусмотренные указанной статьей.

5.7. Основаниями для отказа в рассмотрении жалобы являются:

а) отсутствие у лица, обратившегося в качестве представителя заявителя, полномочий действовать от имени заявителя;

б) предоставление заявителю ранее ответа по существу поставленных в жалобе вопросов;

в) наличие решения, принятого по результатам рассмотрения жалобы в судебном порядке.

5.8. Жалоба подлежит рассмотрению должностным лицом, уполномоченным на ее рассмотрение, в течение пятнадцати рабочих дней со дня регистрации жалобы, а в случае обжалования отказа в приеме документов у заявителя либо в исправлении допущенных опечаток и ошибок или в случае обжалования нарушения установленного срока таких исправлений - в течение пяти рабочих дней со дня ее регистрации.

5.9. По результатам рассмотрения жалобы должностное лицо, уполномоченное на рассмотрение жалобы, принимает одно из следующих решений:

а) удовлетворяет жалобу;

б) отказывает в удовлетворении жалобы.

5.10. О принятом по результатам рассмотрения жалобы заявитель информируется в соответствии с постановлением Администрации города Тюмени от 11.04.2012 N 32-пк "О Порядке подачи и рассмотрения жалоб на решения и действия (бездействие) органов Администрации города Тюмени, предоставляющих муниципальные услуги, их должностных лиц, муниципальных служащих".