Приложение. Инструкция по документационному обеспечению управления (делопроизводству) в аппарате Главы города, городской администрации (далее инструкция)

Приложение
к распоряжению
Администрации
города Тюмени
от 25 сентября 2003 г. N 4081

Инструкция
по документационному обеспечению управления (делопроизводству) в аппарате
Главы города, городской администрации (далее инструкция)

С изменениями и дополнениями от:

8 февраля, 29 марта 2005 г.

1. Общие положения

1.1 Настоящая инструкция устанавливает единую систему документирования и организации работы с документами в аппарате Главы города, городской администрации (администрации города), определяет основные правила подготовки и прохождения документов несекретного характера и документов с грифом "Для служебного пользования" во всех структурных подразделениях.

1.2 Инструкция разработана в соответствии с законами Российской Федерации и Тюменской области, указами Президента Российской Федерации, постановлениями Правительства Российской Федерации, с требованиями государственной системы документационного обеспечения управления, (ГОСТ Р 6.30-2003) и другими государственными стандартами в области делопроизводства, архивного дела, типовой инструкцией по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, Уставом города Тюмени.

1.3 Правила и порядок работы с документами, предусмотренные настоящей инструкцией, обязательны для работников всех подразделений администрации города. Они несут персональную ответственность за выполнение требований инструкции, сохранность находящихся у них служебных документов, конфиденциальность изложенной в них информации. Об утрате документов немедленно докладывается руководителю подразделения. Передача работниками подразделения администрации города документов или их копий работникам сторонних организаций, гражданам допускается только с разрешения руководителей структурных подразделений администрации.

1.4 Вновь принятых работников руководитель подразделения знакомит с настоящей инструкцией и регламентом работы администрации города под роспись не позднее первой недели работы.

1.5 Перед увольнением, уходом в отпуск, отъездом в командировку исполнитель обязан по указанию руководителя подразделения передать неисполненные документы другому исполнителю. Не сданные исполнителем документы считаются неисполненными.

1.6 Ответственность за организацию делопроизводства, соблюдение установленных правил и порядка работы с документами в аппарате Главы города, городской администрации в целом возлагается на управляющего делами аппарата Главы города, а в структурных подразделениях - на руководителей департаментов, управлений, комитетов, отделов администрации города.

1.7 Делопроизводство в подразделениях администрации осуществляется работником, определяемым руководителем подразделения. Обязанности и права такого работника определяются в трудовом договоре.

1.8 В самостоятельных структурных подразделениях (департаментах, комитетах, управлениях, отделах) могут разрабатываться не противоречащие настоящей инструкции индивидуальные инструкции, положения, методические рекомендации, альбомы унифицированных форм, документов. Вновь разработанные документы согласовываются с комитетом по архивному делу администрации города и с ЭПМК управления по делам архивов администрации области.

1.9 Методическое руководство работой с документами и обучение работников основам делопроизводства осуществляют комитет по архивному делу (в дальнейшем архив города) управления делами аппарата Главы города.

2. Документирование управленческой деятельности. Состав управленческих
документов городской администрации

2.1 Документирование управленческой деятельности

2.1.1 Документирование управленческой деятельности заключается в записи (фиксации) на бумаге или других носителях по установленным правилам информации, необходимой для осуществления управленческих действий, т.е. в создании управленческих документов. Документ - зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, по которым можно ее идентифицировать.

При оформлении документов необходимо соблюдать правила, обеспечивающие юридическую силу документов, оперативное и качественное их использование и поиск. Юридическая сила - свойство документа, предоставленное ему действующим законодательством, компетенцией издавшего органа, установленным порядком оформления.

Деятельность администрации города Тюмени обеспечивается системой взаимосвязанных управленческих документов, составляющих ее документационную базу. Состав документационной базы определяется компетенцией администрации города, кругом управленческих функций, порядком разрешения вопросов (единоначальный или коллегиальный), объемом и характером взаимосвязей администрации города.

2.1.2 Все документы делятся на две группы:

а) первая - документы по общим и административным вопросам, которые могут готовиться работниками всех структурных подразделений администрации;

б) вторая - документы по конкретным вопросам управления, которые готовятся отраслевыми, территориальными, функциональными подразделениями администрации города.

2.2 Состав управленческих документов городской администрации

2.2.1 Организационные документы: уставы, положения, договоры, регламенты, инструкции, правила и т.д.

2.2.2 Распорядительные документы

В соответствии с Уставом города Тюмени Глава города по вопросам своего ведения издает постановления и распоряжения; заместители Главы города издают распоряжения. Руководители структурных подразделений городской администрации издают приказы.

2.2.3 Информационно-справочные и справочно-аналитические документы: служебные письма, протоколы, акты, справки, докладные записки, заявления, телеграммы, факсограммы, электронные сообщения и т.д.

2.2.4 Документы по личному составу: приказы (распоряжения) по личному составу, заявления, характеристики, трудовые книжки, личные карточки, личные дела, трудовые договоры и т.д.

2.2.5 Администрация города и ее подразделения на основании Устава и положений о них создают и иные документы: планы и графики работы, отчеты и др.

3. Бланки документов, требования к ним

3.1 Бланки документов и требования к ним

При подготовке и оформлении документов в аппарате Главы города и структурных подразделениях городской администрации необходимо руководствоваться следующими основными требованиями:

3.1.1 Документы администрации города оформляются на бланках установленной формы и имеют обязательные реквизиты, расположенные в определенном порядке (Приложение 1).

Бланк - это стандартный лист бумаги, на котором отображена постоянная информация и отведено место для переменной.

3.1.2 Бланки документов изготавливаются на стандартных листах бумаги форматов А4 (210 х 297 мм), А5 (148 х 210 мм). Допускается использование бланков форматов А3 (297 х 420 мм) и А6 (105 х 148 мм).

Бланки формата А3 могут применяться для оформления информации в виде таблицы или специального трафарета.

На бумаге формата А6 допускается изготовление особых видов должностных бланков для оформления резолюции (поручения).

3.1.3 Документы, издаваемые от имени двух или более организаций, могут оформляться без бланка на стандартных листах бумаги.

3.1.4 Бланки изготовляются типографским способом, а также с помощью компьютера.

3.1.5 Бланки документов должны иметь поля не менее:

левое - 30 мм;

правое - 10 мм;

верхнее - 20 мм;

нижнее - 20 мм.

3.1.6 Бланки документов должны изготовляться на белой бумаге высокого качества. При создании бланков с помощью компьютера не используется режим экономии тонера.

3.1.7 Реквизиты на бланках могут быть расположены угловым или продольным способом (Приложения 2, 3).

3.1.8 В городской администрации, ее структурных подразделениях установлены следующие виды бланков:

- бланк администрации;

- бланк должностного лица, если оно обладает правом подписи;

- бланк структурного подразделения организации, если руководитель обладает правом подписи.

3.1.9 В аппарате Главы города и городской администрации применяются следующие виды бланков организационно-распорядительных документов:

- общий бланк (Приложение 4), используется для изготовления любых видов документов, кроме письма;

- бланк конкретного вида документа, (постановления, распоряжения, приказа и т.д.) (Приложения 5, 6, 7, 8);

- бланк письма (Приложения 9, 10).

3.1.10 Введение в обращение по мере необходимости новых бланков документов осуществляется по поручению Главы города. Соответствующие предложения вносятся руководителем аппарата Главы города или управляющим делами вместе с образцами предлагаемых бланков. Состав видов бланков, применяемых в администрации города утверждается Главой города.

3.1.11 Исходящие документы (переписка) городской администрации и ее подразделений оформляются на гербовых бланках писем организации, или должностного лица.

3.1.12 Для ведения внутренней переписки между структурными подразделениями администрации, заместителями Главы города гербовые бланки не применяются.

3.1.13 Отдельные внутренние документы, авторами которых являются сотрудники администрации или ее подразделений, могут быть написаны на стандартном размере бумаги от руки (заявление, объяснительная записка). Жалобы, заявления, предложения граждан могут быть написаны от руки.

4. Оформление реквизитов документов

Реквизит - обязательный элемент, присущий определенному виду документа.

Для придания документу юридической силы необходимо соблюдать правила оформления реквизитов документа.

4.1 Заголовок к тексту документа

"Заголовок к тексту" - реквизит документа, выражающий краткое содержание текста, его основную смысловую нагрузку.

Наличие заголовка сокращает время прохождения документа при регистрации и исполнении.

4.1.1 Заголовок к тексту документа должен быть кратким и точно передавать смысл текста. Согласовывается в падеже с наименованием вида документа и отвечает на вопросы "О чем?" (О ком?)

Например:

                                  Приказ

                   О создании аттестационной комиссии;

или: Чего? (Кого?)

Например:

                               План работы

                           комитета по экологии

Заголовок содержит две основные части: тему (предмет, вопрос) и действие, которое производится или должно быть произведено.

Например:

                      О подготовке проекта договора

4.1.2 Заголовок печатается строчными буквами (возможно выделение курсивом или жирным шрифтом) через один интервал размером шрифта N 13. Заголовок от предыдущего реквизита отделяется 2-4 межстрочными интервалами. Заголовок располагают слева над текстом документа. Заголовок к документам, оформленным на бланке с продольным расположением реквизитов, центрируется.

Заголовок печатается без кавычек и не подчеркивается. Точка в конце заголовка не ставится.

4.1.3 Заголовок составляется ко всем документам лицом, готовящим данный проект.

4.1.4 К документам, оформленным на бланках формата А5, с текстом не более семи строк (телеграммы, извещения и т.п.) заголовок не составляется.

4.1.5 Заголовок документа записывается при его регистрации в соответствующие регистрационные формы: журналы, карточку, базу данных.

4.2 Дата документа

4.2.1 Датой документа является дата его подписания (распорядительные документы, письма) или дата события, зафиксированного в документе (протокол, акт); для утверждаемого документа (план, инструкция, положение, отчет) - дата утверждения.

4.2.2 Все служебные отметки на документе, связанные с его прохождением и исполнением, должны датироваться и подписываться. Дата документа проставляется должностным лицом, подписывающим, утверждающим или визирующим документ.

При подготовке проекта документа печатается только обозначение месяца и года.

4.2.3 Документы, изданные совместно двумя или более организациями, должны иметь одну (единую) дату.

4.2.4 Способ написания даты зависит от характера документа: в нормативных документах, определяющих права граждан и организаций, а также содержащих сведения финансового характера и в приказах по кадрам, используется словесно-цифровой способ оформления даты

Например:

26 апреля 2002 года или 06 мая 2003 года,

а в остальных случаях - цифровой. Этот способ оформляется в следующей последовательности: день, месяц, год.

Например:

29.04.2000

Точка и буква "г" в конце не ставится.

Допускается оформление даты в следующей последовательности: год, месяц, день месяца.

Например:

2001.02.04

4.3 Подпись документа

4.3.1 Документы, направляемые в вышестоящие органы, органы представительной и судебной власти, в прокуратуру подписываются Главой города или, по его поручению, первым заместителем Главы города.

В некоторых случаях, по их поручению, документы могут быть подписаны заместителями Главы города, руководителем аппарата.

4.3.2 Документы, направляемые подчиненным и сторонним организациям, гражданам, подписываются Главой города, его заместителями или руководителями структурных подразделений в соответствии с их компетенцией.

4.3.3 В состав реквизита "Подпись" входят: наименование должности лица, подписавшего документ, его личная подпись и ее расшифровка (инициалы и фамилия).

В документах, изготовленных на бланках администрации, в название должности не входит название учреждения.

Например:

Заместитель Главы города              личная подпись          П.П. Петров

или:

Начальник департамента                личная подпись          И.И. Иванов

4.3.4 При оформлении документа на чистом листе бумаги название должности включает полное наименование учреждения.

Например:

Первый заместитель

Главы города Тюмени                   личная подпись          И.И. Иванов

или:

Начальник управления

по здравоохранению и

медицинскому страхованию              личная подпись          П.П. Петров

4.3.5 При оформлении документа на бланке должностного лица должность этого лица в подписи не указывается. Проставляется его личная подпись, инициалы и фамилия.

4.3.6 При подписании документа несколькими должностными лицами их подписи располагают одну под другой в последовательности, соответствующей занимаемой должности.

Например:

Глава города                          личная подпись         С.С. Сидоров

Главный бухгалтер                     личная подпись         Б.И. Иванов

4.3.7 При подписании документа несколькими лицами, равными по должности, но представляющими разные органы, подписи располагают на одном уровне.

Например:

Глава города Тюмени        Глава города Сургута       Глава города Нягани

подпись И.О.Фамилия        подпись И.О.Фамилия        подпись И.О.Фамилия

Все экземпляры таких документов, оставшиеся в делах организации, в том числе и приложения, должны содержать подлинные подписи.

4.3.8 В документах комиссий указывают не должности лиц, подписывающих документ, а их обязанности в составе комиссии в соответствии с распределением.

Например:

Председатель комиссии                 личная подпись        И.И. Иванов

Члены  комиссии                       личная подпись        П.И. Антонова

                                      личная подпись        Б.И. Сидоров

                                      личная подпись        О.М. Яковлева

4.3.9 На документах, принимаемых коллегиональными органами, ставятся две подписи: председателя этого органа и секретаря. Так же подписывается протокол.

Например:

Председатель                          личная подпись         И.И. Иванов

Секретарь                             личная подпись         С.С. Сидоров

4.3.10 Если должностное лицо, подпись которого заготовлена на проекте документа, отсутствует, то документ подписывает лицо, исполняющее его обязанности, или его заместитель.

При этом обязательно указывается фактическая должность лица, подписавшего документ и его фамилия.

Например:

И.О. председателя комитета,

Главный специалист                    личная подпись         И.И. Иванова

или:

Заместитель Главы города              личная подпись         С.С. Сидоров

4.3.11 Не допускается подписывать документы с предлогом "за" или проставлением косой черты перед наименованием должности.

4.4 Печать

4.4.1 В администрации города Тюмени применяются следующие виды печатей:

- гербовая с изображением герба РФ;

- гербовая с изображением герба города Тюмени;

- круглая с наименованием структурного подразделения.

4.4.2 Оттиск печати ставится на наиболее важные документы, подтверждая их подлинность (Приложение 11).

4.4.3 Подразделения администрации города, исполняющие государственные функции, применяют печати с изображением герба Российской Федерации.

4.4.4 Оттиск печати проставляется таким образом, чтобы он захватывал часть наименования должности лица, подписавшего документ, но не подпись.

4.4.5 На документах финансового характера печать проставляется на специально отведенном месте. Как правило, это место нанесения печати обозначается символом "М.П." без захвата наименования должности и подписи.

4.5 Адресование документа

Документы адресуют организациям, их структурным подразделениям, должностному или физическому лицу.

4.5.1 При адресовании документа организации, ее структурному подразделению без указания должностного лица их наименования пишутся в именительном падеже.

Например:

                                          Администрация Тюменской области

                                          Управление по делам архивов

4.5.2 При направлении документа конкретному должностному лицу наименование организации и подразделения указывается в именительном падеже, а должность и фамилия - в дательном.

Например:

                                                  Городская администрация

                                                  Управление делами

                                                  Ведущему специалисту

                                                  И.И.Ивановой

4.5.3 При адресовании документа руководителю организации ее наименование входит в состав наименования должности адресата

Например:

                                        Главе города Тюмени

                                        И.И. Иванову (в дательном падеже)

или:

                                        Генеральному директору

                                        объединения "Спорт"

                                        В.Н. Петрову

4.5.4 При адресовании документа в несколько однородных организаций их следует указывать обобщенно.

Например:

                                        Начальникам территориальных

                                        управлений административных

                                        округов  администрации города

                                        Тюмени

или

                                        Директорам муниципальных

                                        образовательных учреждений

4.5.5 Документ не должен иметь больше четырех адресатов. Слово "копия" перед вторым, третьим и четвертым адресом не указывается. Каждый из четырех экземпляров должен быть подписан. При направлении документа более чем в четыре адреса составляется список рассылки, а на каждом экземпляре документа указывается только один адрес.

К копии документа, остающегося в администрации города прилагается указатель рассылки.

4.5.6 В состав реквизита "Адресат" при необходимости может входить почтовый адрес. Элементы почтового адреса указывают в последовательности, установленной "Правилами оказания услуг почтовой связи".

Например:

                                      ул. Садовая, д. 12, кв. 4

                                      г. Тюмень, 625001

4.5.6.1 Если письмо адресуется организации, в реквизите "Адресат" указывают ее наименование, затем почтовый адрес.

Например:

                                      Реабилитационный центр

                                      инвалидов "Возрождение"

                                      ул. 50 лет Октября, д. 84, корпус 2

                                      г. Тюмень , 625008

4.5.6.2 При адресовании документа физическому лицу указывают инициалы и фамилию получателя, затем почтовый адрес.

Например:

                                      И.Н. Кулибину

                                      ул. Уральская, д. 5, кв. 8

                                      г. Тюмень, 625001

4.5.7 Адрес печатается в правом верхнем углу документа.

Допускается центрировать каждую строку реквизита "Адресат" по отношению к самой длинной строке.

4.5.8 Написание почтового адреса на конверте производится в следующем порядке. Адрес корреспондента пишется в нижней правой части почтового конверта, почтовой карточки или оболочки почтового отправления, и адрес отправителя - в левом верхнем углу.

4.6 Согласование документа

4.6.1 Гриф согласования документа состоит из слова Согласовано, должности лица, с которым согласовывается документ (включая наименование организации), личной подписи, расшифровки подписи (инициалов, фамилии) и даты согласования.

Например:

                                            Согласовано

                                            Председатель комитета

                                            по юридической работе

                                            Городской администрации

                                            личная подпись   И.И. Иванов

                                            23.02.2001

или:

                                            Согласовано

                                            Заместитель Главы

                                            города Тюмени

                                            личная подпись   И.И. Иванова

                                            30.01.2001

4.6.2 Если согласование осуществляется другим документом (письмом, протоколом и др.), то гриф согласования оформляют по следующей форме: после слова Согласовано указывается вид документа, его дата и номер.

Например:

                                     Согласовано

                                     Письмо Российской академии

                                     Медицинских наук

                                     от 30.02.2000 N 451-805

или:

                                     Согласовано

                                     Протокол заседания

                                     профсоюзного комитета

                                     городской администрации

                                     от 20.01.2001 N 3

или:

                                     Согласовано

                                     Решением заседания

                                     правления страховой компании "Жизнь"

                                     протокол от 21.03.2001  N 10

4.6.3 Слово Согласовано печатается прописными буквами без кавычек.

4.6.4 Гриф согласования располагается ниже реквизита "Подпись", в левом нижнем углу документа.

4.6.5 Грифы согласования могут располагаться на отдельном "Листе согласования", если содержание документа затрагивает интересы нескольких организаций. В этом случае на самом документе перед подписью делается отметка "Лист согласования прилагается". Лист согласования в этом случае будет оформляться по форме:

Например:

Лист согласования к проекту Положения об общих принципах сотрудничества

 Согласовано                               Согласовано

 Генеральный директор                      Председатель правления

 ООО "РИК"                                 банка "Капитал"

 личная подпись К.В. Романов               личная подпись Н.М. Титов

 21.01.2001                                20.01.2001

 Согласовано                               Согласовано

 Президент ООО Инте-Траст ЛТД              Генеральный директор

 личная подпись А.С. Линев                 ООО "Кросно"

                                           личная подпись Н.П. Афонасьев

 23.01.2001                                20.01.2001

4.7 Визирование документа

Внутреннее согласование документа называется визой.

4.7.1 "Виза согласования документа" - реквизит документа, указывающий на согласие или несогласие должностного лица организации - автора документа с его содержанием. Не допускается отказ от визирования и внесение каких-либо исправлений.

Визирование проекта документа проводится при необходимости оценки обоснованности документа, соответствия его правовым актам и ранее принятым решениям.

4.7.2 Документ визируется руководителем подразделения, где готовится проект документа, заинтересованными в документе должностными лицами, ответственными лицами финансовых и экономических служб; заместителем Главы города, курирующим данный вопрос; юристом; управляющим делами. При необходимости - общественными организациями.

4.7.3 Документы, содержащие поручения, должны быть завизированы исполнителем.

4.7.4 Визы включают в себя: должность визирующего документ, его личную подпись, расшифровку подписи (инициалы и фамилию) и дату подписания.

Например:

                                             Председатель комитета

                                             по юридической работе.

                                             личная подпись   И.И. Иванов

                                             28.03.2001

4.7.5 Замечания, особые мнения и дополнения к проекту документа оформляются на отдельном листе. В этом случае виза оформляется следующим образом:

Например:

 С проектом не согласна,                       С п.3 не согласен,

 замечания прилагаются                         замечания прилагаются

 Заведующий отделом                или:        Юрист

 по юридической работе                         личная подпись И.И. Иванов

 личная           подпись                      15.06.2002

 С.С. Сидорова

 27.03.2001

Замечания докладываются руководителю, подписывающему документ.

4.7.6 Виза проставляется в проектах распорядительных документов на оборотной стороне последнего листа подлинника, а на копии отправляемого документа визы проставляются на лицевой стороне документа (письмо).

В отдельных случаях исполнитель визирует каждый лист документа и его приложения.

4.7.7 Если в процессе визирования в проект документа вносятся существенные изменения, он подлежит повторному визированию.

Повторного визирования не проводится в случаях, если в проект документа внесены уточнения, не меняющие его сути.

4.8 Виза ознакомления

Виза ознакомления - подтверждение факта доведения документа до сведения работников. Ее оформляют следующим образом:

 С приказом (распоряжением) ознакомлен

 личная подпись           И.И. Иванова

 дата

4.8.1 Виза ознакомления ставится на лицевой стороне последнего листа подлинного документа после реквизита "Подпись". Допускается проставление визы ознакомления на оборотной стороне последнего листа подлинника, либо на отдельном листе, содержащем наименование документа, с которым проводится ознакомление.

4.9 Резолюция

Резолюция пишется на документе соответствующим должностным лицом. В резолюции даются указания по исполнению документа.

4.9.1 В состав резолюции входят следующие элементы: фамилии(я) и инициалы исполнителей (исполнителя), содержание поручения, срок исполнения, подпись, дата.

Например:

                                       Сидоровой А.В.

                                       Прошу подготовить проект

                                       договора с ООО "Рено" к 21.09.2003

                                       личная подпись

                                       05.09.2003

4.9.2 На документах, не требующих указаний по исполнению и имеющих типовые сроки исполнения, или в которых срок указан в тексте самого документа, в резолюции указывается только исполнитель, порядок подготовки вопроса, подпись автора резолюции, дата.

Например:                              Сидоровой С.С., Ивановой И.И.

                                       Организуйте проведение совещание

                                       к указанному сроку

                                       личная подпись

                                       03.02.2002

4.9.3 В случаях, когда поручение дается двум или нескольким лицам, равным по должности, основным исполнителем является лицо, указанное в поручении первым. Ему предоставляется право созыва соисполнителей и координация их работы.

Основной исполнитель и соисполнитель вправе давать поручения в виде резолюции лицам, непосредственно им подчиненным.

4.9.4 Резолюция пишется руководителем от руки на подлиннике документа на свободном от текста месте.

4.9.5 Резолюция может быть оформлена на специальном бланке (формата А6) (Приложение 12) с указанием регистрационного номера и даты документа, к которому резолюция относится. Допускается проект резолюции готовить и оформлять помощнику или консультанту, а затем представлять руководителю на подпись.

4.10 Утверждение документа

4.10.1 На документах, подлежащих утверждению, гриф утверждения проставляется в правом верхнем углу первого листа документа. Документ утверждается двумя способами, имеющими одинаковую юридическую силу: должностным лицом, либо специально издаваемым документом.

4.10.2 Если документ утверждается должностным лицом, то гриф утверждения состоит из следующих элементов: слова Утверждаю, которые печатают прописными буквами, без кавычек; наименования должности лица, утверждающего документ; его подписи; расшифровки подписи (И.О.Фамилия) и даты утверждения.

Например:

                                                     Утверждаю

                                             Заместитель Главы города

                                             личная подпись   П.П. Петров

                                             12.03.2002

4.10.3 При утверждении документа другим документом (постановлением, распоряжением или приказом) гриф утверждения состоит из слова Утверждено, Утвержден, Утверждена, Утверждены, наименования утверждающего документа в творительном падеже, его даты, номера.

Например:

                                               Утверждено

                                    постановлением Главы города Тюмени

                                    от 20.06.2001 N 294

или:

                                    Утверждена

                                    распоряжением городской администрации

                                    от 01.12.2001 N 2764

4.10.4 Гриф утверждения является обязательным реквизитом лишь для некоторых видов документов (Приложение 13)

4.10.5 Допускается в реквизите "Гриф утверждения" документа центрировать элементы относительно самой длинной строки,

Например:

                                                     Утверждаю

                                          Заместитель Главы города Тюмени

                                          личная подпись      И.И. Иванов

                                          12.06.2001

4.11 Оформление приложений к документу

4.11.1 Приложения должны иметь все необходимые для документа реквизиты (название, заголовок, подписи лиц, ответственных за их содержание, дату, отметку о согласовании и т.п.).

4.11.2 Отметку о наличии приложения, названного в тексте письма, оформляют следующим образом:

Приложение: на 8 л. в 3 экз.

4.11.3 Если письмо имеет приложения, не названные в тексте, то их наименования перечисляются в отметке о приложениях с указанием количества листов в каждом приложении и числа их экземпляров. При наличии нескольких приложений, их нумеруют.

Например:

Приложение: 1. Инструкция по делопроизводству на 13 л. в 2 экз.

            2. Отзыв на проект инструкции на 2 л. в 1 экз.

4.11.4 Если к приложению прилагают другой документ, также имеющий приложение, то отметку о наличии приложения оформляют следующим образом:

Например:

     Приложение: письмо ОАО "Весна" от 04.06.2000 N 02-4/156 и приложение

к нему, всего на 30 л.

4.11.5 Если при направлении документа в несколько адресов приложение направляют не во все указанные в документе адреса, то в отметке о наличии приложений указывается, в какой адрес приложения посылаются.

Например:

     Приложение: на 3 л. в 2-х экз. в первый адрес.

4.11.6 Если приложения сброшюрованы, то количество листов не указывают. Указывается только количество экземпляров.

Например:

     Приложение: Инструкция по делопроизводству в Городской администрации

в 3 экз.

4.11.7 оформление приложений к распорядительным документам смотри п. 5.2.

4.12 Отметка об исполнителе

4.12.1 Отметка об исполнителе включает фамилию, имя, отчество исполнителя, номер его телефона,

Например:

Максимова Нина Петровна

46 82 11

4.12.2 Отметка об исполнителе документа проставляется в левом нижнем углу лицевой или оборотной стороны последнего листа подлинника документа.

4.12.3 На документе, подготовленном по поручению руководителя группой исполнителей, в отметке об исполнителе указывается фамилия основного исполнителя.

4.12.4 На документах, требующих особого учета, ниже фамилии исполнителя и номера его телефона указывается количество изготовленных экземпляров.

На документах, имеющих гриф ограничения доступа (ДСП или конфиденциально), указывается не только количество экземпляров, но и адрес каждого.

Например:

Созонова

Нина Константиновна

27 18 34

экз. N 1 - в финансово-казначейское управление;

экз. N 2 - в комитет по юридической работе;

экз. N 3 - в комитет по обращениям граждан;

экз. N 4 - в дело.

4.13 Отметка об исполнении документа

4.13.1 Отметка об исполнении документа и направлении его в дело включает следующие данные: краткие сведения об исполнении, если отсутствует документ, свидетельствующий об исполнении, или, при наличии такого документа, ссылку на его дату и номер; отметку "В дело", номер дела по номенклатуре, в котором будет храниться документ; дату, подпись исполнителя или руководителя структурного подразделения, в котором исполнен документ.

4.13.2 Отметка об исполнении проставляется сразу же после решения вопроса, затронутого в документе, или направления ответа. Этот реквизит помещается на нижнем поле документа, в левой его части.

Например:

Сообщено по телефону 27 12 24

О.Б. Павловой 12.03.2001

В дело 03-13

личная подпись  И. Иванов 13.03.2001

или:

Ответ направлен

17.03.2001 N 01-13/184

В дело 06-18

личная подпись И. Иванов 19.03.2001

или:

Рассмотрено на заседании

Административной комиссии

Протокол от 16.02.2001 N 3

В дело 08-17

личная подпись И. Иванов 18.02.2001

или:

Издан приказ

от 01.04.2001 N 12

О создании экспертной комиссии

В дело N 01-04

личная подпись И.О.Ф. 26.02.2002

4.14 Идентификатор электронной копии документа

4.14.1 Идентификатором электронной копии документа является отметка (колонтитул), проставляемая в правом верхнем углу каждой страницы документа.

4.14.2 Колонтитул содержит наименование файла на машинном носителе, дату и другие поисковые данные.

4.15 Отметка о заверении копии

4.15.1 Копии документов заверяются для придания им юридической силы. Городская администрация и ее структурные подразделения могут выдать копии только тех документов, которые создаются в самой организации (кроме комитета по архивному делу).

4.15.2 Копия заверяется должностным лицом, удостоверяющим полное соответствие подлиннику.

4.15.3 Отметка о заверении копии проставляется ниже реквизита "подпись" и включает заверительную надпись "Верно", наименование должности лица, заверившего копию, его личную подпись, ее расшифровку и дату заверения.

Например:

Верно

Секретарь  личная подпись  М.К. Сидорова

12.04.2001

4.15.4 Если копию выдают на руки или пересылают в другую организацию, заверительную надпись удостоверяют печатью отдела подготовки и выпуска постановлений, распоряжений (распорядительные документы); печатью отдела муниципальной службы и кадров (кадровые документы).

Копии документов, выдаваемых комитетом по архивному делу, удостоверяются печатью комитета.

4.16 Реквизит "Код организации", "ОГРН", "ИНН/КПП"

4.16.1 Код организации - автора документа проставляется по общероссийскому классификатору предприятий и организаций (ОКПО) или по общероссийскому классификатору органов государственной власти и управления (ОКОГУ).

4.16.2 Код организации служит для ускорения передачи документированной информации по каналам электронной связи и сокращения количества возможных ошибок, возникающих при передаче длинных и сложно воспринимаемых названий организаций. Код является элементом электронной идентификации документа.

4.16.3 Коды Администрации города Тюмени:

по ОКПО    01698379

по ОКОНХ   97600

4.16.4 Основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица проставляют в соответствии с документами выдаваемыми налоговыми органами. Данный реквизит оформляется на бланках писем.

Регистрационный номер городской администрации - 1027200865284.

4.16.5 Идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП) проставляют в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами. Данный реквизит оформляется на бланках писем юридических лиц.

ИНН городской администрации - 7201001092.

4.17 Реквизит Наименование организации

4.17.1 Наименование организации, являющейся автором документа, должно соответствовать наименованию, закрепленному в ее учредительных документах, т.е. даваться с указанием организационно-правовой формы. Данный реквизит является обязательным элементом в документе.

4.17.2 Над наименованием организации указывается полное или сокращенное наименование вышестоящей организации. Вышестоящая инстанция указывается лишь в бланках тех организаций и предприятий, которые имеют прямое или непосредственное подчинение.

Например:

                       Администрация города Тюмени

                        Управление по образованию

4.17.3 Наименование структурного подразделения администрации располагают ниже наименования организации.

Например:

                       Администрация города Тюмени

                      Комитет по юридической работе

4.17.4 В бланках должностного лица дополнительный реквизит "Наименование должности" размещается ниже реквизита "Наименование организации".

Например:

                       Администрация города Тюмени

                     Первый заместитель Главы города

4.17.5 Сокращенное наименование организации приводят в тех случаях, когда оно закреплено в учредительных документах организации. Сокращенное наименование помещают ниже полного в скобках, центрируя.

Например:

                   Муниципальное унитарное предприятие

                                "Кадастр"

                             (МУП "Кадастр")

4.18 Справочные данные об организации

4.18.1 Справочные данные об организации включают почтовый адрес (улицу, номер дома, город, индекс предприятия связи); телеграфный адрес, номер телефона, номер факса, адрес электронной почты, счета в банке (при необходимости).

4.18.2 Данный реквизит используется в бланках писем. Технические требования к печатанью реквизитов смотри в разделе 7.

Информация об изменениях:

Распоряжением Администрации г. Тюмени от 29 марта 2005 г. N 2196 в раздел 5 настоящей Инструкции внесены изменения

См. текст раздела в предыдущей редакции

5. Подготовка и оформление правовых актов Главы города и должностных лиц
городской администрации

С изменениями и дополнениями от:

29 марта 2005 г.

5.1 Оформление правовых актов

5.1.1 Проекты правовых актов готовятся исполнителями в соответствии с требованиями, предъявляемыми к оформлению этих документов.

5.1.2 Правовые акты печатаются на бланках установленной формы. Объем документа, как правило, не должен превышать 2-3 страниц. Проекты постановлений, распоряжений должны быть напечатаны на персональном компьютере с использованием текстового редактора Microsoft Word, версии 6.0 и выше, шрифтом Times New Roman Cyr размером 14 пунктов. В правом верхнем углу документа должен находиться колонтитул, содержащий имя файла (до 8 символов), присваиваемый проекту постановления, распоряжения на основании классификатора кодов структурных подразделений администрации. (Приложение 14).

5.1.3 К правовым актам составляется заголовок, который должен быть максимально кратким и точным. Формировать заголовок следует с помощью отглагольного существительного, отвечающего на вопрос "О чем?" ("О ком"):

"Об изменении ...", "О выделении ...", "Об отмене ...", и т.п.

5.1.4 Изложение правового акта должно быть точным, последовательным, исключающим возможность различного толкования.

5.1.4.1 В констатирующей части (преамбуле) распорядительного документа дается краткий, но исчерпывающий анализ положения дел по рассматриваемому вопросу, оценка сложившегося положения, основания и цели предписываемых действий.

5.1.4.2 Если правовой акт принимается на основании документа вышестоящего органа, то в констатирующей части указывается его название, заголовок, дата, номер, а в необходимых случаях содержание соответствующих разделов или всего документа.

5.1.4.3 Если предписываемые действия не нуждаются в разъяснениях, то констатирующая часть может содержать только указание на статью (статьи) Устава города, подтверждающую правомочность издания данного правового акта.

5.1.4.4 Распорядительная (постановляющая) часть постановления, распоряжения должна четко определять задачи, исполнителей, источники финансирования (в случае если проектом постановления, распоряжения Главы города или Администрации города предусматривается осуществление расходов из городского бюджета), сроки исполнения и представления информации, отчетов о их выполнении лицом или органом, на который возложен контроль.

5.1.4.5 Поставленные задачи должны быть конкретны, обеспечены необходимыми материальными и финансовыми ресурсами, и не должны противоречить действующему законодательству.

5.1.4.6 При подготовке проектов постановлений и распоряжений исполнителю необходимо учитывать ранее принятые по этому вопросу документы, если они имелись, и не допускать повторений, противоречий им.

5.1.4.7 В конце документа должны быть указаны ранее принятые постановления и распоряжения, которые при этом отменяются или утрачивают силу.

5.1.4.8 Распорядительная часть документа излагается в повелительной форме и состоит из пунктов и подпунктов. Отдельный пункт, как правило, объединяет действия одного характера и может относиться к нескольким исполнителям, подпункт определяет отдельные конкретные действия.

5.1.4.9 В качестве исполнителей указываются структурные подразделения или организации, фамилии руководителей при этом указываются в скобках, в именительном падеже.

Например:

     Департамент имущественных отношений (Иванов И.И.).

Должностное лицо может быть указано в качестве исполнителя только в случае, если ему предписано выполнение этого действия.

Например:

     Директору департамента имущественных отношений Иванову И.И.

5.1.4.10 Наименование учреждений и организаций в тексте печатаются полностью. В случае неоднократного их повторения, после первого печатания полностью, допускаются сокращения, предусмотренные Уставом этих организаций.

Например:

Общество с ограниченной ответственностью "Вера" -

ООО "Вера";

Муниципальное унитарное предприятие "Кадастр" -

МУП "Кадастр".

5.1.4.11 Если одна и та же организация встречается в документе несколько раз, фамилия руководителя употребляется только один раз.

5.1.4.12 Если в документе имеется пункт о создании комиссии, то состав комиссии печатается в таблице, фамилии членов комиссии располагаются в алфавитном порядке, указываются полностью имя, отчество, занимаемая должность.

5.2 Оформление приложений к правовым актам

5.2.1 Составной частью распорядительных документов являются приложения к ним.

5.2.1.1 Приложения к проекту документа печатаются в шаблоне, на отдельном листе с пометкой в правом верхнем углу:

Например:

Приложение к постановлению (распоряжению)

от ________ N ___

5.2.1.2 Если приложений к распорядительному документу несколько, то каждое приложение имеет свой порядковый номер.

Например:

Приложение 1 к постановлению (распоряжению)

Приложение 2 к постановлению (распоряжению) : и т.д.

5.2.2 Приложения к проекту документа визируются ответственным исполнителем и заверяются подписью управляющего делами.

5.3 Подготовка правовых актов

5.3.1 При подготовке проектов постановлений, распоряжений Главы города и городской администрации структурные подразделения администрации города руководствуются регламентом работы администрации.

5.3.2 Ответственность за качество подготовки проектов постановлений и распоряжений Главы города, должностных лиц администрации, их содержание, достоверность, полноту представляемых материалов, согласование с заинтересованными сторонами несут руководители структурных подразделений, которые их вносят, и лица, завизировавшие эти документы.

5.3.2.1 Руководители структурных подразделений администрации города, которым поручена подготовка проектов, определяют из числа работников ответственных исполнителей этих документов, которые в дальнейшем организуют подготовку материалов по проекту документа и его согласование.

5.3.3. К проекту постановлений, распоряжений Главы города или Администрации города в обязательном порядке прикладывается:

- пояснительная записка, в которой указываются правовые основания подготовки проекта постановления, распоряжения (со ссылкой на федеральные, областные и (или) муниципальные правовые акты), а также обоснование необходимости принятия по данному вопросу постановлений (распоряжений) Главы города или Администрации города. В пояснительной записке к проекту постановления, распоряжения о внесении изменений в ранее принятое постановление, распоряжение дополнительно указывается информация о содержании вносимых изменений (дополнений);

- заключение комитета по юридической работе аппарата Главы города, в котором дается правовая оценка соответствия проекта постановления, распоряжения действующим федеральным, областным и (или) муниципальным правовым актам, а также замечания к тексту проекта постановления, распоряжения в целях приведения его в соответствие с указанными правовыми актами;

- заключение департамента финансов в том случае, если постановлением, распоряжением предусмотрено (планируется в будущем) финансирование из городского бюджета.

5.4 Порядок согласований правовых актов

5.4.1 До начала сбора согласований в отдел подготовки и выпуска постановлений, распоряжений с проектом документа должна быть представлена электронная копия проекта документа, напечатанная в шаблоне (по локальной сети или на возвратной дискете) для окончательного редактирования, визирования заведующим отделом (или лицом его замещающим), и включения проекта документа в электронную базу данных.

5.4.2 Согласование проекта документа оформляется визой, которая включает наименование должности, подпись визирующего, ее расшифровку и дату. Визы проставляются на оборотной стороне последнего листа первого экземпляра проекта документа.

5.4.3 Проекты постановлений, распоряжений визируются руководителем структурного подразделения, готовящим документ, или ответственным исполнителем, заместителем Главы города, курирующим данную отрасль, руководителями организаций, интересы которых затрагиваются в документе, юристом комитета по юридической работе аппарата Главы города, консультантом Главы города.

5.4.4 Проекты постановлений, распоряжений о выделении денежных средств (бюджетных, внебюджетных), в обязательном порядке визируются заместителем Главы города, директором департамента финансов или должностным лицом его замещающим.

5.4.5 Управляющий делами визирует окончательно доработанный проект документа.

5.4.6 Срок согласования проекта у одного руководителя не должен превышать 3-х дней, за исключением документов, по которым требуется дополнительное рассмотрение, но не более 10 дней с обязательным согласованием увеличения срока рассмотрения с руководителем, ответственным за исполнение документа.

Ответственность за нарушение сроков согласования несет руководитель, на согласовании у которого находится документ.

5.4.7 Имеющиеся у должностного лица возражения, замечания по проекту излагаются в отдельной справке или заключении, которые прикладываются к проекту документа.

5.4.8 Изменения и дополнения, внесенные должностными лицами на стадии согласования, заносятся в проект документа, находящийся в электронной базе данных, только в отделе подготовки и выпуска постановлений, распоряжений.

5.4.9 Если в процессе доработки в проект вносятся изменения принципиального характера, то он подлежит повторному визированию должностными лицами и руководителями заинтересованных органов и организаций.

5.5 Порядок подписания, регистрации, рассылки правовых актов

5.5.1 Исполнителем составляется список рассылки и вместе с подготовленным проектом документа передается советнику Главы города, либо помощникам заместителей Главы города для его подписания.

5.5.2 При составлении списка рассылки ответственный исполнитель должен в обязательном порядке включать в список рассылки:

- Тюменскую городскую Думу;

- Счетную палату г. Тюмени (по вопросам финансирования);

- Управление Минюста по Тюменской области (нормативные правовые акты);

- Комитет по контролю и обращением граждан (имеющие пункт о контроле);

- Информационно-аналитическое управление (имеющие пункт об опубликовании документа в СМИ).

Правовые акты, изменяющие или дополняющие ранее принятые, в обязательном порядке направляются учреждениям и организациям, которым рассылались эти документы.

5.5.3 Подписанные постановления и распоряжения с листом рассылки передаются исполнителем в отдел подготовки и выпуска постановлений, распоряжений для регистрации и рассылки. Регистрация документа осуществляется в день его подписания, рассылка - не позднее следующего рабочего дня.

5.5.3.1 Проекты документов, переданные в отдел подготовки и выпуска постановлений, распоряжений после 16 часов в пятницу или предпраздничный день, регистрируются в первый рабочий день следующий за выходными или праздничными днями.

5.5.3.2 Проекты, подготовленные с нарушением установленного порядка и не прошедшие необходимые согласования, возвращаются с резолюцией управляющего делами соответствующим подразделениям для окончательной доработки.

5.5.3.3 Подписанные проекты документов, в которых за период согласований и подписи обнаружены небольшие неточности, исправляются и переподписываются без новых согласований.

5.5.4 Срок сдачи проекта документа в отдел подготовки и выпуска постановлений, распоряжений не должен превышать 3-х дней с даты последнего согласования.

5.5.5 Выпускаемым правовым актам присваивается порядковый номер по единой нумерации, которая ведется с начала и до конца года раздельно для постановлений и распоряжений. Распоряжения по основной деятельности, личному составу, на отпуска и командировки регистрируются отдельно. К порядковому номеру распоряжений по кадровым вопросам добавляются буквы "РЛ", "РК", "РО".

5.5.6 Регистрация правовых актов, ведение кодификатора и выдача сводок о выпущенных за период времени документах производится путем применения автоматизированной системы учета. В конце года классификатор выводится на бумажную основу.

5.5.7 Датой принятия постановления, распоряжения считается дата его подписания.

5.5.8 Копии постановлений Главы города и распоряжений городской администрации, заверенные печатью отдела подготовки и выпуска постановлений, распоряжений, в течение следующего рабочего дня после регистрации, направляются адресатам, согласно списку рассылки, составленному и завизированному исполнителем документа, через отдел по работе с деловой корреспонденцией или лично под роспись.

5.5.9 Ответственность за своевременное печатание, размножение и рассылку постановлений и распоряжений возлагается на отдел подготовки и выпуска постановлений, распоряжений.

5.5.10 Подлинники подписанных документов и материалы к ним, листы рассылки хранятся в отделе подготовки и выпуска постановлений, распоряжений администрации города 2 года, затем по сдаточным описям в обработанном виде сдаются на хранение в архив города.

5.5.11 Копии постановлений Главы города и распоряжений городской администрации выдаются отделом подготовки и выпуска постановлений, распоряжений только на основании письма организации, оформленного на бланке, или письменного обращения гражданина с резолюцией заместителя Главы города-руководителя аппарата, либо управляющего делами.

6 Подготовка и оформление отдельных видов документов

6.1 Служебное письмо

6.1.1 Служебные письма городской администрации готовятся:

- как ответы на выполнение поручений Губернатора области, областной Думы, иных государственных органов, городской Думы;

- как исполнение поручений Главы города по обращениям граждан по вопросам, относящимся к компетенции городской администрации;

- как сопроводительные письма к проектам законодательных актов;

- как ответы на запросы различных организаций и частных лиц;

- как инициативные письма.

6.1.2 Сроки подготовки ответных писем устанавливаются резолюцией руководителя на основании имеющихся сроков исполнения поручений, запросов, или по решению автора резолюции.

6.1.3 Служебные письма печатаются на стандартных бланках формата А4 или А5, с определенным набором реквизитов (Приложение 15). При оформлении письма на двух и более страницах вторая и последующие страницы нумеруются посередине верхнего поля листа арабскими цифрами.

6.1.4 Служебное письмо администрации города или его подразделений, направляемое внутри страны, составляется на русском языке.

6.1.5 Текст служебного письма, как правило, должен касаться одного вопроса или нескольких вопросов, если они взаимосвязаны и будут рассматриваться в одном структурном подразделении. Текст письма должен быть простым, лаконичным, последовательным, убедительным и корректным.

6.1.6 Текст письма излагается от третьего лица единственного числа.

Например:

"Администрация сообщает:",

"Департамент рассмотрел:"

Текст может излагаться от третьего лица множественного числа

Например:

     "Педагогический коллектив и ученики школы приглашают:", и от первого

лица множественного числа "Просим:", "Сообщаем:".

Если письмо оформлено на бланке должностного лица, то оно излагается от первого лица единственного числа - "Прошу:", "Направляю:".

6.2 Телеграмма

6.2.1 Телеграмма оформляется либо на специальных бланках, либо на стандартном формате бумаги.

6.2.2 Телеграмма имеет следующие реквизиты:

- отметку о категории, виде;

- телеграфный адрес получателя;

- текст;

- регистрационный индекс (номер);

- фамилию должностного лица, подписавшего документ;

- почтовый адрес организации - отправителя;

- подпись должностного лица, от имени которого передается текст;

- печать;

- дату.

Текст телеграммы должен быть предельно кратким.

Союзы, предлоги, местоимения и знаки препинания в тексте опускают, если при этом не искажается смысл. При необходимости знаки препинания указывают словами или с помощью аббревиатуры: тчк (точка); зпт (запятая); двтч (двоеточие); квч (кавычки).

Только словами указывают знаки: тире, восклицательный, вопросительный, знаки арифметических действий (плюс, минус, деление), знак процента, параграф, номер (возможно сокращение - нр).

Текст ответных телеграмм надо начинать с индекса (номера) документа, на который дается ответ, а текст инициативных телеграмм, требующих ответа, должен заканчиваться номером инициативной телеграммы.

Не рекомендуется начинать и заканчивать текст телеграммы цифрами, так как они могут быть приняты адресатом как делопроизводственные номера.

Цифровые данные, в том числе даты, в тексте указывают словами.

6.2.4 Реквизит "подпись" во второй части телеграммы обязательно заверяют печатью организации.

6.2.5 Телеграммы подписываются руководителем организации или его заместителями.

6.2.6 Дата подписания телеграммы должна соответствовать дате ее отправления.

6.3 Телефонограмма

6.3.1 Телефонограмма составляется в одном экземпляре, на чистом листе бумаги.

6.3.2 Реквизиты телефонограммы (Приложение 16):

- название учреждения - автора документа;

- должность, фамилия сотрудника, передавшего телефонограмму;

- номер его телефона;

- наименование организации получателя;

- должность и фамилия сотрудника, принявшего телефонограмму;

- номер его телефона;

- дата и номер телефонограммы;

- текст;

- наименование должности лица, подписавшего документ, его личная подпись, фамилия и инициалы.

6.3.3 Текст не должен превышать 50 слов.

Текст не должен содержать сложных логических оборотов, трудно выговариваемых и редко произносимых слов; информация должна быть краткой и точной.

6.3.4 При передаче телефонограммы необходимо проверить правильность записи повторным чтением.

Слова, плохо воспринимаемые на слух, требуется передавать, разбивая по буквам.

6.3.5 Если телефонограмма направляется в несколько адресов, то к ней составляется список на рассылку с указанием номеров телефонов.

6.3.6 Сотрудник, принявший телефонограмму, обязан немедленно ознакомить с ее содержанием всех должностных лиц, которым предназначается полученная информация.

6.3.7 Телефонограммы регистрируются в журналах регистрации входящих и исходящих телефонограмм (Приложения 17, 18).

6.4 Договор

6.4.1 Все договоры от имени городской администрации подписываются Главой города, либо должностными лицами администрации, либо должностными лицами ее структурного подразделения, уполномоченными на то доверенностью, выдаваемой Главой города.

6.4.2 Структурные подразделения администрации города, наделенные правами юридического лица, могут заключать договоры от своего имени в порядке, установленном законодательством Российской Федерации, правовыми актами органов местного самоуправления и настоящей инструкцией. Все договоры от имени указанных структурных подразделений подписываются их руководителями.

6.4.3 Подготовленные в структурных подразделениях администрации или полученные от контрагентов проекты договоров подлежат обязательной юридической, экономической, финансовой и иной (при необходимости) экспертизе.

6.4.4 Устанавливается следующий порядок подготовки и регистрации договоров, заключаемых с отечественными контрагентами:

6.4.4.1 Договоры, подписываемые Главой города:

Проект договора готовится:

- комитетом по юридической работе аппарата Главы города;

- структурным подразделением администрации (в зависимости от направления деятельности), кроме департамента финансов, с листом согласования с лицами, причастными к исполнению и/или осуществлению контроля за исполнением условий договора. В обязательном порядке проект договора согласовывается с заместителем Главы города, курирующим то или иное направление; управлением экономики; комитетом по юридической работе аппарата Главы города.

а) проект договора согласовывается автором со всеми должностными лицами администрации, указанными в листе согласования;

В случае несогласия с представленным проектом, должностное лицо прикладывает к нему мотивированное особое мнение и/или свой вариант проекта.

Проект договора согласовывается автором с департаментом финансов только в следующих случаях:

- когда в договоре предусмотрено совершение каких-либо действий со стороны департамента финансов;

- когда предполагаются какие-либо расходы из бюджета города;

- когда на департамент финансов возложен контроль за исполнением договора.

б) проект договора с листом согласования передается автором для подписания Главой города или уполномоченным на то доверенностью должностным лицом администрации, либо ее структурного подразделения;

в) подписанный договор регистрируется (в трехдневный срок с даты поступления на регистрацию) в отделе муниципального заказа управления экономики администрации города.

В случае, предусмотренном третьим абзацем п.п. "а" данного пункта, дополнительно, один, первый экземпляр (оригинал), зарегистрированный в отделе муниципального заказа управления экономики, передается в департамент финансов для дальнейшего хранения, исполнения и осуществления контроля.

6.4.4.2 Договор, автором и исполнителем которого является департамент финансов, согласовывается с комитетом по юридической работе аппарата Главы города.

В случаях, предусмотренных нормативно-правовыми актами органов местного самоуправления, проект договора согласовывается с лицами, причастными к исполнению и/или осуществлению контроля за исполнением условий договора, курирующими то или иное направление.

Подписанный договор передается для регистрации, хранения и осуществления контроля в юридический отдел департамента финансов.

6.4.5 Устанавливается следующая схема прохождения проектов договоров с иностранными контрагентами:

Распоряжением Главы города определяется структурное подразделение администрации, ответственное за разработку проекта и заключение договора.

Дальнейшее прохождение проектов осуществляется в соответствии с п. 6.4.4.

6.4.6 Правила составления договоров

6.4.6.1 Автор проекта договора определяется с учетом положений, предусмотренных п. 6.4.4.

6.4.6.2 Для составления формулировок условий договора, а также изучения полученного от контрагента проекта договора, пакета документов, обязательно должны быть привлечены юристы и специалисты соответствующего профиля.

6.4.6.3 При разработке проекта договора, автор руководствуется Гражданским кодексом РФ и иным действующим законодательством РФ, правовыми актами органов местного самоуправления.

6.4.7 Предоставление информации о заключенных договорах

6.4.7.1 Структурные подразделения администрации города, наделенные правами юридического лица, подписывающие и регистрирующие свои договоры самостоятельно, предоставляют в отдел муниципального заказа управления экономики ежеквартально в срок до 5 числа месяца, следующего за последним месяцем отчетного квартала, информацию о заключенных договорах.

6.5 Приказ

6.5.1 Приказами оформляются порядок деятельности учреждения, поручения по организации работы, организационные мероприятия, итоги работы, результаты ревизий и т.д.

Приказы издаются только по необходимости. Изменения, дополнения, отмену приказов производят только на основании новых приказов.

6.5.2 Текст приказа состоит из констатирующей и распорядительной частей.

- В констатирующей части излагают факты, раскрывают причины и цели, послужившие основанием для создания приказа. Если в основу приказа положен документ государственных или муниципальных органов, то нужно указать наименование документа, его автора, дату, номер, заглавие.

- Распорядительную часть начинают словом ПРИКАЗЫВАЮ, которое пишут прописными буквами от нулевого положения табулятора (левое поле).

- Текст делится на пункты.

Распорядительные пункты строят последовательно по схеме:

- исполнитель (наименование должности, инициалы и фамилия или структурное подразделение, организация);

- действие; выражается глаголом в неопределенной форме:

"подготовить"; "организовать", "возложить", "разработать" и т.д.

- срок (должен быть реальным, соответствовать объему предполагаемых работ).

- Последним пунктом приказа указывается лицо, на которое возлагается контроль за исполнением документа.

6.5.3 Приказ оформляется на бланке формата А4 в печатном виде на компьютере.

Формуляр - образец приказа включает обязательные реквизиты (Приложение 19).

6.5.4 Проект приказа визируется составителем проекта и руководителем структурного подразделения, вносящего проект, всеми указанными в проекте исполнителями, юристом. Проекты документов, исполнение которых требует финансового обеспечения, обязательно согласовываются с финансовыми органами или службами.

Виза должна оформляться согласно п. 4.7 инструкции.

6.5.5 Приказы подписываются руководителем, либо его заместителем.

6.5.6 Приказы по основной деятельности вступают в силу с момента их подписания. В ряде случаев срок вступления в силу и срок действия приказа указывается в самом документе.

6.5.7 Приказы регистрируются в журналах регистрации (Приложение 20) или в электронном виде.

Нумерация приказов производится в пределах календарного года.

Нумерация и регистрация приказов по основной деятельности, по кадрам, на отпуска и командировки производятся в разных журналах и имеют свою нумерацию.

6.5.8 Кадровые приказы оформляются на унифицированных бланках.

Кадровые приказы в городской администрации подписывает заместитель Главы города - руководитель аппарата, а в его отсутствие или по его поручению - заместитель руководителя аппарата - управляющий делами.

6.5.9 Выписка из приказа - копия части документа. Выписка представляет собой ту часть текста, которая нужна для работы. Констатирующую часть в выписке записывают полностью (если она есть).

Реквизиты выписки из приказа:

- наименование организации;

- наименование вида документа - Выписка из приказа;

- дата, номер (индекс) - те же, что у приказа;

- место составления;

- заголовок;

- часть текста;

- подпись (кроме личной);

- заверительная подпись (оформляется согласно п. 4.15).

Например:

     Верно

     Секретарь                      подпись                   И.О.Фамилия

     00.00.0000

6.6 Протокол

6.6.1 Протоколы печатаются на общем бланке администрации города или структурного подразделения, или на обычных листах бумаги формата А4 и имеют следующие обязательные реквизиты: название вида документа (протокол), дату, номер, место проведения совещания, заголовок, текст, подписи (Приложение 21).

6.6.2 Текст протокола состоит из двух частей: вводной и основной.

6.6.3 Вводная часть протокола содержит постоянную и переменную информацию.

Постоянная информация связана с употреблением устойчивой терминологии - Председатель, Секретарь, Присутствовали. Эти слова пишутся с большой буквы от начала левого поля.

К переменной информации относятся инициалы и фамилии председателя, секретаря, присутствующих.

Фамилии членов коллегиального органа располагают в алфавитном порядке, через запятую, в строчку. Если членов коллегиального органа больше 15 человек, то указывают их общее количество и рядом в скобках указывают (регистрационный лист прилагается). К фамилиям приглашенных добавляют название должности и наименование организации, которую они представляют.

Вводная часть протокола заканчивается повесткой дня. Выражение "Повестка дня" пишется от начала левого поля. С красной строки начинают запись пунктов повестки дня. Пункты нумеруют арабскими цифрами.

6.6.3 Основная часть протокола, где фиксируется ход заседания, строится по схеме: слушали - выступили - постановили (решили) для каждого вопроса по отдельности.

Слова Слушали, Выступили, Решили (Постановили) пишутся прописными буквами от левого поля, без знаков препинания.

6.6.3.1 Перед словом Слушали ставят порядковый номер вопроса в повестке дня. С красной строки пишут инициалы и фамилию докладчика (в именительном падеже). Ставят тире и с большой буквы излагают краткое содержание доклада, сообщения. Если текст доклада представлен докладчиком, то вместо краткого изложения доклада пишут: Доклад прилагается.

6.6.3.2 После слова Выступили с красной строки пишут инициалы и фамилии выступающих в именительном падеже. После тире с большой буквы пишут содержание выступления.

Выступления могут излагаться от первого лица - "Я осуществляю:", от третьего лица - "Петров сказал, что:", безотносительно к лицу говорящего - "Учет и хранение в комитете поставлены хорошо", в безличной форме - "Ивановым было предложено:".

Если выступающий представляет текст выступления, то после тире указывают - "Выступление прилагается".

6.6.3.3 Вопросы и ответы фиксируют в разделе Выступили. Слова - вопрос и ответ, не пишут. Записывают инициалы и фамилию выступающего, тире, краткое содержание вопроса или ответа.

Например:

     А.В.Смирнов - Были ли приняты меры для ликвидации...?

6.6.3.4 Завершающей частью протокола является постановление (решение). Начинают эту часть словом Постановили или Решили (от левого поля). Постановляющую часть строят по схеме: действие - исполнитель - срок. Исполнителем может быть организация, структурное подразделение, или конкретное должностное лицо. Если постановление содержит различные вопросы, то его делят на пункты, пронумерованные арабскими цифрами. Каждый пункт начинают с красной строки.

6.6.4 Если протокол фиксирует решение об утверждении какого-либо документа, в этом случае протокол должен иметь ссылку на дату и номер документа, а сам документ прикладывается к протоколу.

6.6.5 При выборах в протоколе указывают результаты голосования по каждой кандидатуре.

6.6.6 Если к протоколу прилагают стенограмму, то об этом делают запись после первой части протокола - Заседание: стенографируется. Стенограмма прилагается.

6.6.7 При проведении оперативных совещаний протокол оформляется кратко. В кратком протоколе указывают фамилии докладчиков, тему докладов, фамилии выступавших, решение по вопросу. Тексты докладов и выступлений прилагаются к краткому протоколу.

6.6.8 Протокол подписывает председатель и секретарь.

6.6.9 Датой протокола являются дата проведения заседания. Если заседание продолжается несколько дней, то указывают дату начала и, через тире окончания заседания (12 - 14.02.2002).

6.6.10 Номер протокола - порядковый номер, который проставляют в течение календарного года.

6.6.11 Ведение и оформление протоколов совещаний, проводимых Главой города, возлагается соответственно на советника Главы города.

Оформление протоколов совещаний, проводимых первым заместителем, заместителями Главы города возлагается на помощников заместителей или соответствующие службы структурных подразделений.

Протоколы уточняются, добавляются, оформляются не позднее, чем в пятидневный срок. Секретарь редактирует текст, знакомит каждого выступающего с записью его выступления.

6.7 Акт

6.7.1 Акт - составляется на бланке организации.

6.7.2 В акте указывают обязательные реквизиты (Приложение 22).

6.7.3 Форму составления акта см. в Приложении 23.

6.8 Докладная записка

6.8.1 Докладная записка адресуется руководителю своей организации или структурного подразделения, а также в вышестоящую инстанцию.

Внешние записки оформляют на общем бланке организации формата А4. Подписывает их руководитель организации.

6.8.2 Внутренние записки пишут на стандартном листе бумаги формата А4 или А5 (допускается рукописным способом). Подписывает их автор - составитель. Реквизиты докладной записки см. в Приложении 24.

6.8.3 Текст докладной записки делят на две части. Первая - изложение фактов, послуживших причиной ее составления, вторая - выводы, мнения составителя.

6.8.4 Датой докладной записки считается дата ее подписания.

7. Порядок оформления документов с помощью печатающих устройств.
Копировально-множительные работы

7.1 Порядок оформления документов с помощью печатающих устройств.

7.1.1 Печатание документов администрации осуществляется машинописным бюро управления делами аппарата Главы города, а также непосредственно в структурных подразделениях с использованием программно-технических средств, компьютерной и машинописной техники с соблюдением требований настоящей инструкции.

7.1.2 Печатание производится в порядке поступления материалов. Срочные материалы печатаются вне очереди. Порядок выполнения срочных работ определяется управляющим делами по согласованию с исполнителем, передавшим материал для печатания.

Печатание и размножение документов в машбюро, принятых от помощников Главы города, первого заместителя, заместителей Главы, производится в первую очередь.

7.1.3 Претензии по напечатанным документам принимаются в течение 5 дней с момента выдачи и только при наличии оригинала черновика, с которого печатается документ. При отсутствии оригинала претензии не принимаются.

7.1.4 Передаваемые для печатания рукописи должны быть написаны разборчиво, на одной стороне листа, с использованием контрастных красителей синего, фиолетового или черного цвета. Небрежно и неразборчиво написанные черновики, правленые карандашом, для печатанья не принимаются.

7.1.5 При подготовке материалов для печатания особое внимание следует обращать на четкое и разборчивое написание фамилий, специальных терминов, иностранных слов и географических названий. Сокращения слов применяются только общепринятые.

7.1.6 Для печатания принимаются только служебные документы.

7.1.7 Рукописи, сдаваемые в машбюро, должны иметь реквизит "исполнитель" т.е. фамилию, имя, отчество и номер служебного телефона.

7.1.8 Машинописные работы должны выполняться с соблюдением установленных правил расположения реквизитов, правил орфографии и пунктуации.

7.1.9 Документы изготавливаются при помощи средств электронно-вычислительной техники, на пишущей машинке или при помощи печатающих устройств.

7.1.10 Текст документов печатают на бланках формата А4 через 1,5-2 межстрочных интервала, на бланках формата А5 и менее - через 1 межстрочный интервал.

7.1.11 Реквизиты документа (кроме текста), состоящие из нескольких строк, печатаются через 1 межстрочный интервал. Составные части реквизитов "Адресат", "Гриф Утверждения документа", Отметка о наличии приложения", "Гриф согласования", отделяют друг от друга 1,5-2 межстрочными интервалами.

Например:

                                             Согласовано

                                             (межстрочный интервал 1,5-2)

                                             Начальник юридического

                                             (межстрочный интервал 1,5-2)

                                             отдела

                                             (межстрочный интервал 1,5-2)

                                             А.С. Круглов

                                             (межстрочный интервал 1,5-2)

                                             23.12.2002

7.1.12 Другие реквизиты документа отделяются друг от друга 2-4 межстрочными интервалами.

7.1.13 Наименование вида документа, печатается прописными буквами.

7.1.14 Инициалы и фамилия в реквизите "Подпись" печатаются без пробелов на уровне последней строки наименования должности. Допускается в реквизите "Подпись" центровка наименования должности лица, подписавшего документа, относительно самой длинной строки.

Например:

Заместитель Главы города -

руководитель аппарата               личная подпись            И.И. Иванов

7.1.15 Максимальная длина строки многострочных реквизитов - 28 печатных знаков. Если заголовок к тексту превышает 150 знаков (5 строк), то его допускается продлевать до границы правого поля или переносить на следующую строку. Заголовок печатают без кавычек, точка в конце заголовка не ставится. Переносы слов в заголовке не делают. Нельзя заканчивать строку заголовка предлогом, союзом или наречением - их переносят на следующую строку. Заголовок от подзаголовка отделяются двумя интервалами.

Заголовок (подзаголовок) в документе может располагаться одним из способов: центрованным (посередине текста); флаговым от левого поля.

7.1.16 При печати документов используют восемь стандартных положений табулятора (Приложения 25, 26):

0 - от границы левого поля для печатания реквизитов "заголовок к тексту", "текст" (без абзацев), "отметка о наличии приложения", "фамилия исполнителя и номер его телефона", "отметка об исполнении документа и направлении его в дело", наименования должности в реквизитах "подпись" и "гриф согласования", заверительной надписи "верно", а также слов Слушали, Выступили, Решили, Постановили, Приказываю, Предлагаю;

1 - после пяти печатных знаков для начала абзацев в тексте;

2 - после 16 печатных знаков для составления таблиц и трафаретных текстов;

3 - после 24 печатных знаков для составления таблиц и трафаретных текстов;

4 - после 32 печатных знаков для реквизита "адресат";

5 - после 40 печатных знаков для реквизитов "гриф утверждения" и "гриф ограничения доступа к документу";

6 - после 48 печатных знаков для расшифровки подписи в реквизите "подпись;

7 - после 56 печатных знаков для составления таблиц и трафаретных текстов, а также для проставления кодов по ОКПО и ОКУД.

7.1.17 Если в тексте документа имеются примечания или выделенная в самостоятельный абзац ссылка на документ, послуживший основанием к его изданию, то слова "Примечание" и "Основание" печатаются от левой границы текстового поля (от нулевого положения табулятора), а относящийся к ним текст через 1 межстрочный интервал.

7.1.18 При наличии нескольких грифов утверждения и согласования их располагают на одном уровне в два вертикальных ряда. Первый ряд - начиная от левой границы текстового поля, второй должен печататься так, чтобы не заходил за границы правого поля.

7.1.19 При изготовлении документов на двух и более листах второй и последующие листы нумеруются. Номера листов проставляются арабскими цифрами посередине верхнего поля без слова "страница" (стр.) на расстоянии не менее 10 мм от верхнего края листа.

7.1.20 При подготовке распорядительных документов применяется текстовый редактор Microsoft Word версии 6.0 и выше, шрифт Times New Roman Cyr, размером 14 пунктов.

7.1.21 При подготовке организационно-информационных документов допускается применять шрифт размером 12 - 16 пунктов.

7.1.22 Печатание документов производится красками насыщенного цвета.

7.1.23 При подготовке документа с использованием персонального компьютера все требования к отпечатанному документу сохраняются. При работе на компьютере в качестве черновика оригинала допускается использовать дискету с указанием имени файла документа.

7.1.24 На лицевой стороне первого листа документа, вверху справа проставляется колонтитул с указанием имени файла документа.

7.2. Копировально-множительные работы

7.2.1 Копировально-множительные работы производятся в машинописном бюро, а также в структурных подразделениях, имеющих множительную технику.

7.2.2 На размножение сдаются только служебные документы.

7.2.3 Размножение производится по заказу, подписанному управляющим делами и заведующим отделом по подготовке и выпуску постановлений, распоряжений. Заказы выполняются в порядке очередности их поступления.

7.2.4 Документы и материалы передаются на тиражирование в несброшюрованном виде, качественно напечатанными, как правило, первые экземпляры. Загрязненные, порванные материалы и документы, присланные на размножение, к тиражированию не принимаются.

7.2.5 Тираж размноженных материалов должен соответствовать заказу.

7.2.6 Изготовленные копии выдаются заказчику вместе с оригиналом документа.

7.2.7 Учет копируемых документов ведется на основании заказов, бланки которых хранятся в течение года, после чего уничтожаются.

7.2.8 Не допускается необоснованное размножение документов, не экономное расходование бумаги и расходных материалов. Ответственность возлагается на руководителя машбюро, в случае его отсутствия - на лицо, замещающее его.

7.2.9 Подразделения администрации города, имеющие копировально-множительную технику, производят размножение документов самостоятельно.

7.2.10 К каждому копировально-множительному аппарату прилагаются журналы, в которых фиксируется дата, наименование документа, количество листов, количество экземпляров, фамилия, имя отчество лица, размножавшего документ.

На основании записей в журнале составляется ежемесячный отчет и сдается заведующему машбюро либо руководителю подразделения.

8. Организация документооборота и исполнения документов

8.1 Организация документооборота

8.1.1 Движение документов в городской администрации или в ее структурных подразделениях с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправки образует документооборот.

8.1.2 Документооборот состоит из следующих потоков:

- поступающих (входящих) документов (документы вышестоящих органов управления, подведомственных организаций, неподчиненных учреждений, представлены постановлениями, решениями, приказами, указаниями, инструктивными письмами, запросами, отчетами, справками, письмами, актами и заявлениями граждан);

- отправляемых (исходящих) документов (передают информацию вышестоящим или нижестоящим организациям, неподчиненным учреждениям, общественным организациям и отдельным гражданам в форме писем, распорядительных документов, отчетов, заключений, справок и т.д.);

- внутренних документов (обеспечивают решение задач в пределах городской администрации или структурного подразделения в виде приказов, протоколов, актов, докладных записок и т.д.).

8.1.3 Объем документооборота состоит из суммы входящих, исходящих и внутренних документов за определенный период времени (месяц, квартал, год).

8.2 Организация доставки документов

8.2.1 Доставка документов в администрацию города осуществляется средствами почтовой и электрической связи, курьерами.

С помощью почтовой связи в администрацию и ее подразделения доставляется письменная корреспонденция в виде простых и регистрируемых писем, почтовых карточек, мелких пакетов, бандеролей, а также печатные издания.

8.2.2 По каналам электрической связи поступают: телеграммы, телефонограммы, факсограммы, сообщения по электронной почте.

8.3 Прием, обработка входящих документов

Документы, поступающие в администрацию, проходят первичную обработку, предварительное рассмотрение, регистрацию, рассмотрение руководством и доставку исполнителям.

8.3.1 Все документы, поступающие в администрацию города, принимаются и вскрываются в отделе по работе с деловой корреспонденцией (далее О по РсДК), в структурных подразделениях - специалистами, отвечающими за эту работу.

8.3.2 Документы учитываются. Не вскрываются пакеты с подписью "лично", в адрес общественных организаций, а также адресованные непосредственно в структурные подразделения.

8.3.3 Документы, поступившие не по адресу, пересылаются по принадлежности.

8.3.4 При вскрытии корреспонденции проверяется правильность доставки, целостность пакета и наличие вложенных в них документов (включая приложения). При недостаче или наличии повреждения документа составляется акт в 3-х экземплярах (Приложение 27). Один экземпляр акта направляется отправителю. Второй остается в О по РсДК, третий передается структурному подразделению, кому адресован документ.

8.3.5 Конверты от поступившей корреспонденции уничтожаются, кроме случаев, когда только по конверту можно установить адрес отправителя или время отправки и получения документа.

Не уничтожаются конверты от корреспонденции, поступившей в администрацию наложенным платежом, переписки, связанной с заключением и изменением договоров. Сохраняют также конверты писем граждан.

8.3.6 Документы, поступившие в администрацию через работников других организаций в обязательном порядке передаются в О по РсДК для регистрации в день доставки.

8.3.7 Входящие документы сортируются на регистрируемые и нерегистрируемые (Приложение 28).

8.3.8 На регистрируемых документах ставится отметка о поступлении документа в городскую администрацию регистрационным штампом.

В регистрационном штампе указывается название организации, дата поступления и входящий номер. (Приложение 29).

8.3.9 Отметка о поступлении проставляется на лицевой стороне документа, на нижнем поле с правой стороны.

Одновременно заводится электронная регистрационно-контрольная карточка (РКК) в соответствии с программой Гран ДОК"

8.3.10 После регистрации документы раскладываются по папкам и направляются на рассмотрение Главе города, первому заместителю, заместителям Главы города согласно распределению обязанностей, в день их поступления. Помощники Главы города и его заместителей не реже двух раз в день должны забирать почту из О по РсДК.

8.3.11 Руководитель рассматривает документы, как правило, в день поступления их в администрацию, но не свыше трех дней. Решение руководителя по документам отражается в резолюции.

8.3.12 После рассмотрения руководством администрации города документ возвращается в О по РсДК, где в РКК в компьютере вносятся фамилия исполнителя, текст резолюции, дата и данные о постановке исполнения на контроль.

8.3.13 После внесения сведений в компьютер, документ передается через секретаря или курьера в структурное подразделение для исполнения, под роспись.

8.3.14 Экземпляр карточки с подписью исполнителя остается в О по РсДК и помещается в справочно-учетную картотеку, в ячейку, соответствующую отделу - исполнителю.

8.3.15 Документы, которые исполняются несколькими структурными подразделениями, размножаются в нужном количестве экземпляров и передаются одновременно в копиях исполнителям.

8.3.16 Подлинник документа передается ответственному исполнителю, который обязан немедленно организовать исполнение документа в установленный срок.

Передача подлинника документа от одного исполнителя другому без отметки О по РсДК в регистрационно-контрольных формах не допускается.

8.3.17 На документах, подлежащих возврату в О по РсДК, на верхнем поле лицевой стороны первого листа документа ставится штамп "Подлежит возврату".

8.3.18 Ход продвижения документа внутри структурного подразделения контролирует помощник руководителя либо лицо, ответственное за делопроизводство.

Информация об изменениях:

Распоряжением Администрации г. Тюмени от 8 февраля 2005 г. N 620 в пункт 8.4 настоящей Инструкции внесены изменения

См. текст пункта в предыдущей редакции

8.4 Работа с исходящими (отправляемыми) документами

8.4.1 Основные этапы обработки исходящих документов состоят из следующих операций;

- составление проекта документа;

- согласование проекта;

- проверка правильности оформления документа;

- подписание или утверждение (если необходимо);

- регистрация документа;

- отправка документа адресату;

- подшивка второго экземпляра документа в дело.

8.4.2 Исходящие документы, отправляемые за подписью Главы города, первого заместителя, заместителей Главы города, управляющего делами регистрируются централизованно в О по РсДК, а за подписью руководителей структурных подразделений - в структурных подразделениях.

Исходящие документы (переписка) городской администрации и ее структурных подразделений, содержание которых связано с исполнением бюджета г. Тюмени, а именно формированием его доходной части и расходованием бюджетных средств, подлежат обязательному согласованию департаментом финансов администрации г. Тюмени.

8.4.3 Письма на отправку для регистрации представляются в О по РсДК в двух экземплярах, 1-й подписанный экземпляр письма отправляется адресату, 2-ой экземпляр остается в отделе, заверяется специалистом и помещается в дело.

8.4.4 Документы, предназначенные для отправки, принимаются отделом полностью оформленными, подписанными и зарегистрированными. При необходимости составитель документа указывает вид отправления - заказное письмо, нарочным и т.д.

8.4.5 Перед упаковкой проверяется правильность оформления документов, наличие приложений, соответствие количества экземпляров количеству адресатов. Если документ, направляемый в другую организацию должен быть возвращен, на нем следует поставить штамп "Подлежит возврату". Такую же пометку делают в электронной РКК.

8.4.6 Неоформленные или неправильно оформленные документы подлежат возврату исполнителю на доработку.

8.4.7 Документы, отправляемые одновременно одному и тому же адресату, должны быть вложены в один конверт.

8.4.8 Адресатам в пределах города документы могут вручаться курьером под расписку в разносной книге.

8.4.9 Документы, поступающие для отправки, должны обрабатываться и отправляться в тот же день или не позднее следующего рабочего дня, телеграммы - немедленно.

8.5 Прием и обработка документов, поступающих по каналам электронной почты и факсимильной связи

8.5.1 Электронные сообщения, посылаемые по электронной почте, исполняются аналогично документам на бумажных носителях, при наличии определенной специфики в процессе исполнения.

8.5.2 Исходящий документ, отправляемый по электронной почте, объемом не менее 0,5 страницы формата А4, оформляется исполнителем в печатном виде. В случае большого объема, либо по желанию исполнителя, документ передается в электронном виде (файл на диске или по сети) с приложением сопроводительного письма обычного содержания.

8.5.3 Документ, либо сопроводительное письмо должны содержать информацию:

куда (адрес электронной почты);

кому (название организации, должность и И.О.Ф. получателя);

отправитель (должность, И.О.Фамилия, его подпись);

что отправляется;

имя файла.

Например:

Директору ООО "Гранит-Центр"

О.Ю. Ветрову

qranit@admcao/qranit/ru

Направляю Вам план совместных мероприятий на 2003 год.

Приложение: файл plan.doc

Заместитель

Главы города Тюмени И.И. Иванов

Документ, либо сопроводительное письмо регистрируются в О по РсДК и передаются в комитет по информатизации для отправки.

8.5.4 При наличии электронной почты на рабочем месте пользователя документы обрабатываются и исполняются при помощи автоматизированной регистрации. Отправителю необходимо поставить отметку "соответствует оригиналу".

8.5.5 При передаче и приеме текстов служебных документов по каналам факсимильной связи необходимо руководствоваться следующими требованиями:

8.5.5.1 Документы, передаваемые по факсу, должны быть оформлены в строгом соответствии с требованиями, предъявляемыми к виду отправляемого документа: письма, приказа, распоряжения, протокола, акта, договора и т.д.

8.5.5.2 Объем передаваемого документа, выполненного на бумаге формата А4 черным цветом, не должен превышать 5 листов; следует избегать использования мелких шрифтов и деталей графики, которые плохо передаются по факсимильной связи.

8.5.5.3 Документ для передачи по каналу факсимильной связи через О по РДК и комитет по информатизации сдается с заявкой установленного образца, подписанной руководителем подразделения. Заявки хранятся в течение одного года;

8.5.5.4 Ответственность за содержание передаваемой информации возлагается на исполнителя, подготовившего документ к передаче, и руководителя соответствующего подразделения.

8.5.6 Факсограммы на иностранных языках отправляются при наличии перевода, заверенного лицом, подписавшим факсограмму.

8.5.7 Запрещается передавать текст документов с пометкой "Для служебного пользования" или "Конфиденциально".

8.5.8 Подлинники документов после передачи возвращаются исполнителям с отметкой о времени отправки.

8.5.9 Поступившие факсограммы передаются адресатам под роспись в день их приема, срочные - немедленно.

8.5.10 Факсограммы на иностранных языках доставляются адресату без перевода.

8.5.11 Контроль за использованием факсимильной техники, установленной в подразделениях, осуществляется их руководителем.

8.5.12 Служебная информация, получаемая по факсимильной связи, регистрируется как входящий служебный документ.

8.5.13 Поступившие телеграммы принимаются под расписку с проставлением даты и времени приема, регистрируются по тем же правилам, что и письма, а затем передаются на рассмотрение руководству на исполнение.

8.5.14 Текст поступившей телефонограммы записывается получателем в журнале регистрации телефонограмм и оперативно передается руководителю, которому она адресована.

8.5.15 Поступившие оригиналы документов с электронной копией должны иметь сопроводительное письмо. Текст копии на магнитном носителе должен соответствовать тексту оригинала.

- Входящая служебная информация, получаемая по электронной почте О по РсДК, в печатном виде пересылается руководителю аппарата Главы города или управляющему делами, визируется ими и поступает в О по РсДК, где регистрируется и передается адресату в день поступления. Информация должна иметь служебные отметки и

содержать:

дату приема;

реквизиты отправителя;

роспись принявшего.

- В случае большого объема входящей информации (статьи, брошюры, положения, выступления и др. документы, поступившие в рамках информационного обмена) можно представлять эту информацию адресату в электронном виде, по согласованию между адресатом и О по РсДК.

8.6 Регистрация документов

8.6.1 Регистрации подлежат все документы, требующие учета, исполнения и использования в справочных целях.

Регистрируются документы независимо от способа их доставки, передачи или создания.

Документы регистрируются один раз:

- поступившие - в день поступления;

- создаваемые - в день подписания или утверждения.

8.6.2 Регистрация документов производится в пределах групп, в зависимости от названия вида документа:

Место регистрации	Виды документов
В отделе по работе с деловой корреспонденцией	Служебные письма от организаций, исходящая корреспонденция, телеграммы, факсы
В отделе подготовки и выпуска постановлений, распоряжений	Постановления, распоряжения Главы города и городской администрации
В отделе муниципальной службы и кадров	Приказы по личному составу
В комитете по контролю и обращениям граждан	Письменные заявления, жалобы, предложения граждан, запросы и обращения депутатов. Устные обращения граждан. Акты прокурорского реагирования, Акты органов госвласти РФ, Тюменской области.
В военно-мобилизационном отделе	Указы, распоряжения Президента РФ, законодательные акты Госдумы ФС РФ (спецсвязь)
В справочно-информационной службе	Устные обращения граждан по телефону службы; поручения справочно-информационной службы, направленные по подведомственности для решения вопросов

Документы, создаваемые по направлениям деятельности администрации города, регистрируются в О по РсДК или в структурных подразделениях, осуществляющих их прием и передачу.

8.6.3 Документы, передаваемые или принимаемые по каналам факсимильной связи, регистрируются в О по РсДК или в структурных подразделениях, осуществляющих их прием и передачу.

8.6.4 Регистрация производится на компьютере в регистрационно-контрольной карточке, куда введены необходимые реквизиты документов. В данную карточку в компьютере вносятся все резолюции с их датами, датами (сроками) исполнения, отметками о передаче исполнителям и списании в дело, т.е. производится фиксация движения документа (Приложение 30).

8.6.5 Регистрация документа включает:

- проставление даты;

- проставление регистрационного номера;

- запись необходимых сведений в регистрационной форме.

8.6.6 Регистрационный номер документа - это цифровое, буквенное или комбинированное обозначение документа, которое указывает место его составления (исполнения) и хранения.

Номер проставляется на одной строке с датой документа или в регистрационном штампе при поступлении документа.

8.6.7 Внутренние документы (распоряжения, приказы, протоколы) нумеруются порядковым номером в пределах календарного года.

В распоряжениях, приказах по личному составу к порядковому номеру добавляются буквы "л.с.", "отп.", "ком".

8.6.8 Для исходящих документов (писем) номер состоит из следующих частей:

- индекса структурного подразделения, составившего документ;

- номера дела по номенклатуре, куда подшивается копия отправленного документа;

- порядкового номера регистрации.

Например:

     03- 08/116, где

03 - индекс структурного подразделения;

08 - номер по номенклатуре;

116 - порядковый регистрационный номер документа.

8.6.9 Номер документа, составленного несколькими организациями, включает порядковые номера, присвоенные организациями - авторами документа, которые пишут через косую черту в порядке указания авторов - составителей.

Например:

     822/415/206

8.6.10 На документах, отправляемых из администрации (исходящих), номера ставят как на подлиннике, так и на копии, оставшейся в администрации.

8.6.11 На приложениях к поступившим или отправляемым документам номера не ставятся.

8.7 Формы регистрации

8.7.1 В городской администрации используют различные регистрационные формы:

- журнальная;

- карточная;

- компьютерная.

8.7.2 Журнальная форма регистрации может использоваться структурными подразделениями, где документооборот менее 600 документов в год (Приложение 20).

8.7.2.1 Журнальная форма применяется в кадровом делопроизводстве для регистрации документов и для учета личного состава.

8.7.2.2 Для регистрации документов кадровой службы ведутся журналы:

- распоряжений по кадрам;

- приказов по кадрам;

- личных дел муниципальных служащих (Приложение 31);

- выдачи командировочных удостоверений;

- выдачи справок (о заработной плате, стаже, месте работы).

8.7.2.3 Для учета личного состава ведутся журналы:

- работников, направляемых в командировки;

- военнообязанных;

- трудовых договоров;

- отпусков;

- книга учета;

- приходно-расходная книга по учету бланков трудовых книжек и вкладышей в них;

- движения трудовых книжек и вкладышей в них (Приложение 32).

8.7.3 Регистрационный журнал представляет собой книгу с разграфленными страницами. В каждой графе фиксируется определенная информация о документе.

8.7.3.1 Все листы журналов нумеруются в правом верхнем углу, начиная со второго. Все листы прошивают прочными нитками, концы ниток выводят на последний пронумерованный лист (оборотная сторона). Используется бумажный квадрат по диаметру больше круглой печати, склеивают середины концов нитки. Сверху ставят печать городской администрации или структурного подразделения с захватом части квадрата или непосредственно в середину квадрата. На этой же странице делают надпись, заверяющую правильность оформления.

Например:

     В данном журнале пронумеровано,  прошнуровано  и  скреплено  круглой

печатью 100 (сто) листов.

     Инспектор ОК                личная подпись              И.О. Фамилия

     Дата

8.7.3.2 После окончания записей в журнале, делают надпись:

Например:

     За 2000 год издано 359 распоряжений (приказов)  с  N  1  по  N  360,

пропущен N 41.

     Инспектор ОК                личная подпись              И.О. Фамилия

     Дата

или:

     В данном журнале зарегистрировано 472 документа с N 1 по N 472.

     Зав.отделом                 личная подпись              И.О. Фамилия

     Дата

8.7.3.3 Все журналы имеют номера по номенклатуре дел.

8.7.4 Карточный способ регистрации

8.7.4.1 Для регистрации документов применяют единую регистрационно-контрольную карточку (Приложение 30а).

8.7.4.2 Карточка должна иметь обязательный набор реквизитов.

Правила заполнения реквизитов карточки.

Автор                 -  вписывают  наименования  организации   (лица) -

(корреспондент)          автора документа;

                      -  для    отправляемых    документов     вписывают

                         наименование     организации      (лица)      -

                         корреспондента (кому посылают документ);

                      -  наименование организации может быть написано  в

                         сокращенном виде;

Наименование    вида  -  заполняют в соответствии с видом документа;

документа

                      -  при регистрации писем эту графу не заполняют;

Дата документа        -  проставляют  дату,  поставленную  на  документе

                         организацией - автором в виде цифр,  отражающих

                         число, месяц, год (02.08.2002);

Индекс документа      -  выписывают   индекс,   присвоенный    документу

                         организацией - автором;

                      -  переносят  с  поступившего  или   отправляемого

                         документа;

Дата поступления      -  для поступивших  документов  дату   переносят с

                         регистрационного штампа;

Индекс поступления    -  вписывают   индекс,    присвоенный    документу

                         предприятием - получателем  (его  переносят  из

                         регистрационного штампа);

                      -  после  исполнения  документ  дополняют  номером

                         дела по номенклатуре дел или другими индексами.

Заголовок документа   -  переносят  заголовок  документа   или   краткое

                         содержание;

Резолюция             -  переносят  с  документа  содержание  поручения,

                         автора, дату резолюции, исполнителя поручения;

Срок исполнения       -  число, месяц, год (12.04.2002);

                      -  при  регистрации  отправляемого   инициативного

                         документа записывают дату ожидаемого ответа;

Отметка об исполнении -  записывают кратко решение вопроса  или   дату и

                         индекс ответного документа;

Отметка о направлении -  Указывают  индекс  дела,   в   которое   подшит

в дело                  документ, согласно номенклатуре дел (В  дело  N

                         ___), дата, подпись ответственного исполнителя;

Отметка о контроле    -  Фиксируют отметку о контроле сроков исполнения,

                         даты  проверки,  конкретных   причин   задержки

                         исполнения, движения документа.

Дополнительные реквизиты:

- количество листов;

- наличие приложений;

- расписка в получении документа.

8.8 Работа с обращениями и запросами депутатов

8.8.1 Подготовка и направление ответов на обращения и запросы депутатов разных уровней осуществляется в администрации города в соответствии с законодательством РФ о статусе депутата.

8.8.2 В качестве обращения и запроса рассматривается письмо, написанное на бланке депутата, имеющее подпись депутата и дату.

При обращении депутата в городскую администрацию должностные лица должны предоставить депутату всю информацию, связанную с его депутатской деятельностью.

8.8.3 При обращении депутата должностные лица безотлагательно, (а при необходимости получения дополнительных материалов - не позднее 30 дней со дня получения обращения) дают ответ на это обращение и предоставляют запрашиваемые документы или сведения.

Должностное лицо, которому направлен запрос депутата, должно дать ответ на него в письменной форме, не позднее, чем через 30 дней со дня получения, если в запросе не указан иной срок.

8.8.4 Прием, обработка и направление поступающих обращений и запросов и обращений депутатов осуществляется комитетом по контролю и обращениям граждан в соответствии с установленным настоящей инструкцией порядком работы с поступающими документами.

8.8.5 Запросы и обращения депутатов и документы по их рассмотрению формируют дело, в соответствии с номенклатурой дел.

8.8.6 Комитет по контролю и обращениям граждан анализирует количество, характер и содержание обращений и запросов депутатов, ответов на них, и информирует об этом Главу города.

8.9 Рассмотрение обращений, писем граждан

8.9.1 Ответственность за правильную организацию работы по рассмотрению предложений и жалоб граждан, поступивших в городскую администрацию, возлагается на комитет по контролю и обращениям граждан в тесном взаимодействии со справочно-информационной службой, обрабатывающей устные телефонные обращения граждан.

8.9.2 Регистрация писем граждан осуществляется в день их поступления в комитет по контролю и обращениям граждан путем введения в компьютер и заполнения электронной регистрационно-контрольной карточки.

Помощники Главы города и его заместителей не реже двух раз в день забирают письма и заявления граждан в комитете по контролю и обращениям граждан. После рассмотрения писем руководством города советник Главы города, помощники первого заместителя, заместителей Главы города возвращают их в комитет по контролю и обращениям граждан, который занимается их рассылкой.

8.9.3 На каждую жалобу заполняется дело, на обложке которого указывается фамилия, инициалы заявителя, домашний адрес, вопрос, по которому обращается заявитель, дата поступления жалобы, через какое учреждение она поступала и кому из руководства передана на рассмотрение. Если жалоба повторная - в правом углу обложки ставится отметка "Повторная".

8.9.4 При регистрации писем и жалоб необходимо сохранить конверты, если только по ним можно установить адрес отправителя или когда дата почтового штемпеля необходима для подтверждения времени отправления и получения письма или жалобы.

8.9.5 Повторным считаются письма и жалобы от одного и того же лица по одному и тому же вопросу, если со времени подачи первого письма истек установленный законодательством срок рассмотрения, или когда заявитель не удовлетворен данным ему ответом.

8.9.6 Регистрационный номер предложения, заявления и жалобы указывается красными чернилами в регистрационном штампе, который проставляется в правом нижнем углу первой страницы предложения, заявления, жалобы.

8.9.7 Письма и жалобы, адресованные лично Главе города, передаются ему на рассмотрение, в других случаях жалобы передаются на рассмотрение заместителям Главы города согласно распределению обязанностей.

8.9.8 Письма граждан, направленные для принятия мер в структурные подразделения, взятые на контроль городской администрацией, возвращаются от исполнителей вместе с ответом.

Ответственность за своевременное и полное рассмотрение обращений возлагается на руководителей администрации, департаментов, управлений, комитетов, отделов и других должностных лиц, определенных руководителем.

8.9.9 Запрещается направлять письма и жалобы граждан для разрешения тем должностным лицам и в те службы, действия которых обжалуются.

8.9.10 Руководители администрации, департаментов, управлений, комитетов, отделов и других служб при рассмотрении писем и жалоб граждан обязаны:

- внимательно разобраться в их существе, в случае необходимости истребовать нужные документы, направить работников на места для проверки, принимать другие меры для объективного разрешения вопроса;

- принимать обоснованные решения по письмам и жалобам граждан, обеспечивать своевременное и правильное исполнение этих решений;

- сообщать гражданам в письменной форме о решениях, принятых по их письмам или жалобам, а в случае отклонения указывать мотивы; по просьбам граждан разъяснять порядок обжалования;

- систематически анализировать и обобщать письма и жалоба граждан с целью устранения причин, порождающих нарушения прав и охраняемых законом интересов граждан.

8.9.11 Письма и жалобы, направленные на рассмотрение в департаменты, управления, комитеты, отделы или другие службы администрации, если на них поставлен штамп "Подлежит возврату", в обязательном порядке подлежат возврату вместе с ответом в комитет по контролю и обращениям граждан.

8.9.12 Рассмотрение письма не может считаться законченным на основании документа, в котором сообщаются о предполагаемых мерах по решению поставленных автором вопросов.

В этом случае письмо ставится на дополнительный контроль до полного осуществления намеченных мер.

8.9.13 Предложения, заявления и жалобы граждан после их разрешения со всеми относящимися к ним материалами возвращаются в комитет по контролю и обращениям граждан для формирования в дела и располагаются по порядку регистрационных номеров в отдельных папках.

8.9.14 Комитет по контролю и обращениям граждан систематически анализирует и обобщает вопросы, поднимаемые в письмах, и представляет руководителям администрации в виде отчетов информации, аналитических справок, подборок писем и т.д.

8.9.15 Комитет по контролю и обращениям граждан осуществляет хранение предложений, заявлений, жалоб граждан и документов, связанных с их рассмотрением, в течение двух лет, а затем проводит экспертизу ценности документов и по акту передает в архив города. На документы временного срока хранения составляется акт на списание документов.

8.10 Рассмотрение устных телефонных обращений граждан в информационно-справочной службе (ИСС)

8.10.1 Телефонные обращения граждан в ИИС подлежат аудиозаписи, количественному учету и регистрации.

8.10.2 Анонимные обращения (т.е. обращения без указания Ф.И.О. и адреса) и обращения, выраженные в некорректной форме, не регистрируются и не обрабатываются.

8.10.3 Телефонные обращения граждан справочного характера обрабатываются без регистрации.

8.10.4 Регистрация телефонного обращения не справочного характера осуществляется при приеме звонка путем внесения информации в регистрационную карточку электронной базы данных специалистом ИСС.

8.10.5 Специалист ИСС определяет тему телефонного обращения, выясняет, были ли обращения по данному вопросу в соответствующие инстанции (подразделения администрации, муниципальные учреждения и предприятия). В случае если таких обращений не было или решение данного вопроса не входит в компетенцию органов местного самоуправления, специалист ИСС дает необходимые разъяснения и направляет позвонившего в соответствующую инстанцию и сообщает в нее о поступившем обращении.

8.10.6 Специалист ИСС на основании полученных сведений заносит в регистрационную карточку текст поручения, определяет исполнителя и срок исполнения, ставит поручение на контроль.

8.10.7 Поручение распечатывается на бланке установленной формы (Приложение 33) и отправляет по факсу, электронной почте или курьером в соответствующую инстанцию в течение рабочего дня.

8.10.8 Для телефонных обращений граждан, поступивших в ИСС, устанавливается следующие контрольные сроки:

- по вопросам неотложного характера (статус "Срочно") - в течение 2-х дней;

- по вопросам долговременного контроля (статус "Контроль") - 15 дней.

8.10.9 В течение указанного срока руководители соответствующих инстанций обязаны обеспечить решение поставленных вопросов и предоставить ответ в письменной форме в ИСС. В случае невозможности положительного решения обязаны немедленно информировать ИСС.

8.10.10 При решении особо сложных вопросов, требующих участия нескольких организаций, допускается продление сроков исполнения, для чего в ИСС направляется промежуточный ответ с указанием всех причин и ожидаемого срока исполнения. Окончательное решение принимает специалист ИСС, о чем информирует исполнителя и заявителя.

8.10.11 Снятие с контроля поручений, созданного ИСС по телефонному обращению, осуществляется после проверки его фактического выполнения звонком заявителю.

8.10.12 По итогам исполнения поручения начальник ИСС ежемесячно предоставляет заместителю Главы города - руководителю аппарата обобщенные справочно-аналитические материалы.

8.11. Прием граждан по личным вопросам

8.11.1 Прием граждан по личным вопросам проводят Глава города, заместители Главы города согласно графику, утвержденному Главой города.

8.11.2 Запись на прием к Главе города, первому заместителю, заместителям Главы города производится только после встречи и беседы с советником Главы города, помощниками первого заместителя, заместителей Главы города. Запись на прием проводят специалисты комитета по контролю и обращениям граждан в течение недели в рабочее время. Специалисты комитета по контролю и обращениям граждан готовят совместно с помощниками информацию по каждому посетителю до приема руководителем.

8.11.3 Советник, помощники присутствуют на приеме, совместно с сотрудником комитета по контролю и обращениям граждан осуществляют контроль за выполнением просьб, высказанных посетителями на приеме, и информируют руководителей о принятых мерах.

8.11.4 Делопроизводство по личному приему ведется комитетом по контролю и обращениям граждан.

8.11.5 Учет приема посетителей и результатов рассмотрения их устных обращений ведется по электронным регистрационно-контрольным карточкам в компьютере.

8.11.6 Комитет по контролю и обращениям граждан ежеквартально анализирует и представляет Главе города информацию о количестве принятых посетителей и результатах рассмотрения их обращений.

8.12 Работа с документами вышестоящих организаций

8.12.1 Законы Тюменской области, постановления и решения Тюменской областной Думы, постановления и распоряжения Губернатора, администрации Тюменской области, иных государственных органов, решения Тюменской городской Думы (далее документы вышестоящих организаций) регистрируются в комитете по контролю и обращениям граждан в день их поступления, путем ввода в компьютер и созданием РКК на каждый отдельный документ.

8.12.2 Документ с РКК передается помощнику Главы города.

После рассмотрения документа Главой города, помощник возвращает его в комитет по контролю и обращениям граждан, для ввода текста резолюции в компьютер.

8.12.3 После ввода резолюции в компьютер специалист комитета по контролю и обращениям граждан не более, чем в течение 3-х дней (срочные - незамедлительно) передает документы должностному лицу - исполнителю, указанному в резолюции.

Если исполнителей несколько, оригинал документа передается исполнителю, указанному в резолюции первым, остальным передаются копии документов, размноженные специалистом комитета по контролю и обращениям граждан, под роспись.

8.12.4 Проверка хода исполнения документа осуществляется комитетом по контролю и обращениям граждан.

8.12.5 По итогам ознакомления и рассмотрения подлинники документов возвращаются в комитет по контролю и обращениям граждан, где формируются в дела.

9. Контроль исполнения документов

9.1 Контроль исполнения включает в себя:

- постановку документа на контроль;

- проверку своевременного доведения документа до исполнителя;

- проверку и регулирование хода исполнения;

- снятие с контроля;

- направления исполненного документа в дело;

- учет, обобщение и анализ результатов исполнения документов; информирование руководства в целях своевременного и качественного исполнения поручений, зафиксированных в документах.

9.2 Контролю подлежат все зарегистрированные документы, требующие исполнения.

9.2.1 При поставке документа на контроль в правом верхнем углу документа делается отметка о контроле, которую обозначают буквой "К" или словом (штампом) "Контроль".

9.3 Общий контроль за исполнением документов осуществляют следующие структурные подразделения аппарата Главы города:

Отдел по работе с деловой корреспонденцией - за соблюдением сроков рассмотрения и исполнением резолюций Главы города, первого заместителя, заместителей Главы города на входящей корреспонденции.

Комитет по организационной работе и связям с общественностью - за исполнением перспективных и текущих планов работы администрации города.

Комитет по контролю и обращениям граждан, в том числе:

Сектор контроля - за сроками исполнения правовых актов городской администрации; резолюций Главы города, первого заместителя, заместителей Главы города на законах РФ и Тюменской области, указах Президента РФ, постановлениях и распоряжениях Правительства РФ, постановлениях, распоряжениях Губернатора Тюменской области, решениях Тюменской областной Думы; поручений, данных администрации города в решениях Тюменской городской Думы; за своевременным принятием мер структурными подразделениями администрации города в ответ на критические материалы, опубликованные в СМИ в адрес администрации города; за документами прокурорского реагирования.

Приемная по письменным обращениям граждан - за сроками рассмотрения письменных обращений граждан и запросов депутатов всех уровней.

Приемная по личным обращениям граждан - за исполнением резолюций Главы города и его заместителей на материалах личного приема граждан.

Справочно-информационная служба - за сроками исполнения устных обращений граждан, поступивших по телефонным каналам службы, касающихся обеспечения жизнедеятельности.

Руководители структурных подразделений - за соблюдением сроков рассмотрения и исполнения поступивших в структурное подразделение документов.

Советник Главы города, помощники первого заместителя, заместителей Главы города - за полнотой и качеством предоставляемой Главе города, первому заместителю, заместителям Главы города информации по контрольным документам.

9.3.1 Вопрос о необходимости контроля и об ответственных за его выполнение определяется при подготовке и принятии постановления, распоряжения, а по нормативным актам вышестоящих органов - при рассмотрении Главой города.

9.3.2 Контроль за фактическим исполнением постановлений, распоряжений возлагается на руководителя, указанного в распоряжении, постановлении.

9.3.3 Непосредственную работу по исполнению контрольных документов в администрации города осуществляют помощники руководителей структурных подразделений или лица, на которых приказом руководителя возложены эти обязанности.

9.3.4 Лица, осуществляющие контроль за выполнением постановления, распоряжения, заводят контрольное дело, в котором находятся материалы, относящиеся к выполнению данного документа.

9.4 Контроль исполнения документов строится на базе регистрационных данных.

9.4.1 Информация о контролируемом документе вводится в персональный компьютер с указанием в регистрационно-контрольной карточке срока исполнения и исполнителя, затем документ с РКК направляется исполнителю.

9.4.2 Если в документе указаны несколько исполнителей, ответственным является лицо, указанное в резолюции первым.

9.4.3 Если исполнение поручения, указанного в правовом акте Главы города, администрации города, возложено на организацию, не являющуюся структурным подразделением администрации, то ответственность за исполнение возлагается на руководителя структурного подразделения, подготовившего правовой акт.

9.4.4 Контрольная картотека систематизируется по срокам исполнения документов, по исполнителям, по группам документов.

Сроки исполнения документов устанавливаются типовые и индивидуальные.

9.5 Сроки исполнения документов исчисляются в календарных днях:

- для входящих документов - со дня регистрации документов в городской администрации;

- для исходящих и внутренних документов - со дня подписания или утверждения.

9.5.1 Срок исполнения документов ограничен:

- по запросам депутатов - 15 дней со дня регистрации;

- по обращениям граждан: поступившим в администрацию города и требующим дополнительного изучения и проверки, - до одного месяца со дня их регистрации, а не требующим дополнительного изучения и проверки - безотлагательно, но не позднее 15 дней;

- по обращениям военнослужащих и их семей - до 15 дней;

- о принятии неотложного решения - до 5 дней;

- при необходимости провести дополнительную проверку - до 30 дней, известив об этом заявителя (дав промежуточный ответ);

- по телеграммам, требующим срочного решения - до двух дней, остальные - до 10 дней;

- по представлениям прокуратуры - до 30 дней;

- по протестам прокурора - до 10 дней;

- по проектам постановлений и распоряжений Главы города и городской администрации, поступивших от ответственного исполнителя на согласование, - до 3 дней; в случае дополнительного изучения - до 10 дней;

- по устным обращениям граждан, поступившим в справочно-информационную службу: по вопросам неотложного характера - в течение 2 суток; по вопросам оперативного контроля - 10 дней; по вопросам долговременного контроля - 30 дней.

Срок исполнения документа, если он не определен в тексте или резолюции, устанавливается в один месяц.

9.6 Сроки исполнения документов определяются руководителем, направившим документ либо установлены законодательством.

Индивидуальные сроки исполнения устанавливаются руководителем в тексте документа или в резолюции.

9.6.1 Если последний день срока исполнения документа приходится на нерабочий день, то документ подлежит исполнению не позднее рабочего дня, предшествующего нерабочему дню.

9.6.2 При необходимости изменения срока исполнения документа ответственный исполнитель представляет на имя руководителя администрации города, давшего поручение, мотивированную просьбу о его продлении не позднее 3-х дней до истечения этого срока.

9.6.3 О всех случаях изменения срока исполнения документов ответственный исполнитель своевременно информирует службу контроля для внесения изменений в регистрационно-контрольную карточку (новый срок, дата изменения, подпись).

Приостанавливать исполнение документов, а также отменять их имеет право только автор документа.

9.7 В случае исполнения документа несколькими структурными подразделениями, подлинник документа направляется ответственному исполнителю, остальные исполнители получают копии документа. Копии документа изготавливает служба, осуществляющая регистрацию документа.

9.8 При пересылке документа на исполнение в подведомственную организацию с последующим информированием о ходе и результатах исполнения на пересылаемом документе ставится штамп "Подлежит возврату в администрацию города". Вместе с документом пересылаются два экземпляра регистрационной карточки. После исполнения один экземпляр карточки вместе с документом возвращается с указанием даты и содержания исполнения.

9.9 При уходе в отпуск, выбытии в командировку, в случае болезни, увольнении работник, ответственный за контроль исполнения документов, обязан передать другому работнику по согласованию с непосредственным руководителем и службой, обеспечивающей контроль исполнения, все контролируемые документы.

9.10 Проверка хода исполнения осуществляется до истечения сроков исполнения документов (предварительный контроль) в следующем порядке:

- задания последующих лет - не реже одного раза в год;

- задания последующих месяцев текущего года - не реже одного раза в месяц;

- задания текущего месяца - каждые десять дней и за пять дней до истечения срока.

Все напоминания исполнителям и информация о них фиксируются в регистрационной контрольной карточке.

9.10.1 Контроль исполнения правовых актов Главы города проводится в следующие сроки:

- один раз в год - со сроками исполнения несколько лет;

- один раз в квартал - со сроками исполнения год;

- один раз в месяц - со сроками исполнения несколько месяцев;

- один раз в неделю - со сроками исполнения месяц.

По поручению Главы города и его заместителя, ответственного за исполнение правового акта, могут проводиться внеочередные проверки исполнения.

9.10.2 Сектор контроля имеет право проводить проверки исполнения правовых актов, поручений или резолюций Главы города во всех структурных подразделениях администрации с последующим информированием Главы города.

9.10.3 Сектор контроля, отдел по работе с деловой корреспонденцией направляют в структурные подразделения городской администрации напоминания об исполнении документов, стоящих на контроле.

9.10.4 Должностные лица, на которых возложена ответственность за исполнение правового акта, поручения или резолюции Главы города, поставленных на контроль в секторе контроля, предоставляют информацию об исполнении с визой курирующего заместителя в виде служебной записки на имя Главы города или его первого заместителя.

9.10.5 В случае продления срока рассмотрения обращения, специалистом, отвечающим за это направление работы, в регистрационно-контрольной карточке, в базе данных ПЭВМ делается отметка об изменении срока исполнения. Исполнители в обязательном порядке извещают заявителей-авторов обращений о причинах задержки исполнения и указывают срок исполнения.

9.11 Снятие документа с контроля:

9.11.1 Исполнение правового акта, исполнение поручения или резолюции Главы города, первого заместителя, заместителей Главы города поставленных на контроль, снимаются с контроля Главой города или его первым заместителем;

9.11.2 Снятие с контроля резолюций Главы города и его заместителей на входящей корреспонденции осуществляется в О по РсДК при предоставлении исполнителем ответа автору корреспонденции, в случае делегирования ему полномочий Главой города или заместителем;

9.11.3 Снятие с контроля резолюций Главы города в адрес администрации, опубликованных в средствах массовой информации осуществляется председателем комитета по контролю и обращениям граждан при предоставлении исполнителем информации о принятых мерах.

9.11.4 Снятие с контроля поручений и резолюций, обозначенных символом "К" осуществляется только Главой города.

9.11.5 Снятие с контроля документа, созданного справочно-информационной службой по результатам обращений граждан, осуществляется после фактического выполнения поручения по существу.

9.12 Снятие документа с контроля оформляется в соответствии с п. 4.13.

9.13 Документ считается исполненным и снимается с контроля после фактического выполнения поручений по существу, документированного подтверждения исполнения и сообщения результатов заинтересованным организациям и лицам.

9.14 На документе и в Регистрационно-контрольной карточке проставляется отметка об исполнении, подпись лица, подтверждающего исполнение, дата.

9.15 Сектор контроля и отдел по работе с деловой корреспонденцией ежемесячно готовят сводные данные о состоянии исполнительской дисциплины в администрации города, на основании которых комитетом по контролю составляются оперативные и аналитические отчеты, представляемые заместителю Главы города - руководителю аппарата.

10. Особенности работы с документами с грифом
"Для служебного пользования"

10.1 Гриф "Для служебного пользования" (ДСП) или "Конфиденциально" проставляется на документах, содержащих информацию ограниченного распространения.

10.2 К служебной информации ограниченного распространения относится несекретная информация, ограничения на распространение которой диктуются служебной необходимостью.

К информации ограниченного распространения не могут быть отнесены:

- законодательные, нормативные акты, устанавливающие правовой статус органов государственной власти, органов местного самоуправления, организаций, общественных объединений, а также права, свободы и обязанности граждан, порядок их реализации;

- документы, содержащие информацию о чрезвычайных ситуациях, экологическую, метеорологическую, демографическую, санитарно-эпидемиологическую и другую информацию, необходимую для обеспечения безопасного функционирования населенных пунктов, производственных объектов, безопасности граждан и населения в целом;

- документы, содержащие информацию о деятельности органов местного самоуправления, об использовании бюджетных средств и других местных ресурсов, о состоянии экономики и потребностях населения, за исключением сведений, отнесенных к государственной тайне;

- описание структур органов местного самоуправления, их функций направлений и форм деятельности, а также адреса;

- порядок рассмотрения и разрешения заявлений, а также обращений граждан и юридических лиц.

10.3 Необходимость проставления грифа "Для служебного пользования" на документе определяется исполнителем документа, руководителем структурного подразделения или руководством городской администрации, подписывающим или утверждающим документ.

10.4 Указанный гриф и номер экземпляра проставляется в правом верхнем углу первой страницы документа, на обложке или титульном листе издания, а также на первой странице сопроводительного письма к таким документам.

10.5 Прием, учет и регистрация документов с грифом "Для служебного пользования" осуществляется специалистами, которым поручен прием и учет несекретных документов.

При смене работника, осуществляющего учет документов с грифом "Для служебного пользования", составляется акт приема - передачи этих документов, утверждаемый руководителем подразделений городской администрации.

10.6 Документы с грифом "Для служебного пользования":

- учитываются отдельно от несекретной документации. При незначительном объеме таких документов разрешается вести их учет совместно с другими несекретными документами с пометкой "для служебного пользования". В электронной регистрационной карточке к документу с грифом "Для служебного пользования" добавляется запись "ДСП";

- печатаются с указанием на лицевой или оборотной стороне в левом нижнем углу последнего листа каждого экземпляра документа количества отпечатанных экземпляров, фамилии исполнителя и номера его служебного телефона, с указанием наименования файла, даты печатания, инициалов имени и фамилии специалиста, печатавшего документ;

- передаются исполнителем после подписания вместе с черновиками для регистрации работнику отвечающему за эту работу, Черновики и варианты документа, о чем делается отметка в учетных формах;

- копируются (тиражируются) с письменного разрешения руководителя аппарата Главы города или руководителя структурного подразделения городской администрации или его заместителя. Учет размноженных документов осуществляется поэкземплярно;

- передаются работникам подразделения под расписку;

- не могут передаваться по незащищенным каналам компьютерно-модемной связи;

- рассылаются в несколько адресов согласно указателю рассылки, в котором поадресно проставляются номера экземпляров отправляемых документов. Лист рассылки подписывается исполнителем и руководителем структурного подразделения городской администрации, в котором подготовлен документ;

- хранятся в сейфах или шкафах, запираемых на ключ.

10.7 Исполненные документы с грифом "Для служебного пользования" формируются в дела в соответствии с номенклатурой дел структурных подразделений городской администрации. Документы группируются в дела отдельно или вместе с другими несекретными документами по одному и тому же вопросу. На обложке дела, в которое помещены такие документы, проставляется гриф "Для служебного пользования".

10.8 Ознакомление сотрудников подразделений с документами и делами, имеющими пометку "Для служебного пользования" осуществляется по согласованию с заместителем Главы города - руководителем аппарата. Указанные документы могут быть выданы сотрудникам подразделений во временное пользование под расписку на срок не более 10 дней.

10.9 Уничтожение дел, документов и изданий с грифом "Для служебного пользования", утративших свое практическое значение и не имеющих исторической ценности, производится в структурных подразделениях по акту. В учетных формах (журналах, карточках, реестрах и т.п.) делается отметка об уничтожении со ссылкой на соответствующий акт.

10.10 В случае обнаружения утраты документов, дел или изданий, содержащих служебную информацию ограниченного распространения, либо разглашения этой информации руководитель структурного подразделения информирует об этом руководство администрации города и проводит служебное расследование, о результатах которого докладывает руководству администрации.

На утраченные документы, дела и издания с грифом "Для служебного пользования" составляется акт, на основании которого делаются соответствующие отметки в учетных формах.

Примечание: акты на утраченные дела постоянного срока хранения утверждаются заместителем Главы город - руководителем аппарата.

10.11 В структурных подразделениях городской администрации не реже одного раза в год проводится проверка наличия документов, дел и изданий с грифом "Для служебного пользования". Для проведения проверки образуется комиссия, состав которой определяется руководителем структурного подразделения. Результаты проверки оформляются актом.

10.12 За утрату документов с грифом "Для служебного пользования", разглашение служебной информации ограниченного распространения, а также нарушение порядка обращения с документами, содержащими такую информацию, работник может быть привлечен к дисциплинарной или иной предусмотренной законодательством ответственности.

10.13 Перед передачей документов на хранение в архив города комиссией структурного подразделения решается вопрос о снятии грифа "ДСП" с передаваемых документов.

11. Организация документов в делопроизводстве

11.1 Составление номенклатуры дел

11.1.1 В администрации города составляются номенклатуры дел структурных подразделений и сводная номенклатура дел городской администрации.

11.1.1.1 Номенклатура дел структурного подразделения администрации составляется специалистом, ответственным за ведение делопроизводства в подразделении и согласовывается с архивом города, утверждается руководителем подразделения. Один экземпляр номенклатуры дел структурного подразделения представляется в архив города не позднее 05 декабря календарного года (Приложение 34).

11.1.1.2 В течение года в номенклатуру дел специалистами структурных подразделений администрации города вносятся сведения о включении новых дел, если такие появляются.

11.1.1.3 Рабочий экземпляр номенклатуры дел в структурных подразделениях прикрепляется к внутренней дверце шкафа, где хранятся дела.

11.1.1.4 Вновь созданное подразделение администрации обязано в месячный срок разработать номенклатуру дел и представить ее в архивный отдел города.

11.1.2.1 Сводная номенклатура дел городской администрации составляется специалистом архива города на основе номенклатуры дел структурных подразделений не позднее 20 декабря текущего года по установленной форме (Приложение 35, 36).

11.1.2.2 Сводная номенклатура дел согласовывается с экспертно-проверочно-методической комиссией (ЭПМК) управления по делам архивов администрации Тюменской области.

11.1.2.3 Сводная номенклатура дел утверждается Главой города или заместителем Главы города - руководителем аппарата.

11.1.2.4 Сводная номенклатура дел городской администрации в конце каждого года уточняется, перепечатывается, утверждается заново и вводится в действие с 1 января следующего календарного года.

11.1.2.5 После утверждения сводной номенклатуры дел, структурные подразделения получают выписки из соответствующих ее разделов для использования в работе.

11.1.2.6 Согласовывается сводная номенклатура дел с ЭПМК управления по делам архивов администрации Тюменской области не реже одного раза в 5 лет.

11.1.2.7 Сводная номенклатура дел составляется и согласовывается заново в случае коренных изменений структуры городской администрации.

11.1.2.8 Сводная номенклатура дел печатается в необходимом количестве экземпляров. Первый утвержденный экземпляр номенклатуры дел является документом постоянного срока хранения и передается в Архив города.

11.1.2.9 Названиями разделов в сводной номенклатуре дел администрации являются названия структурных подразделений. Разделы располагаются в соответствии с утвержденной структурой городской администрации.

11.1.2.10 В номенклатуру дел включаются заголовки дел, отражающие все документируемые участки работы городской администрации, в том числе справочные и контрольные картотеки, личные дела, переходящие дела, дела и справочные материалы с грифом "для служебного пользования" или "конфиденциально" и т.д.

11.1.3 Графы номенклатуры дел заполняют следующим образом: В графе 1 номенклатуры дел проставляются индексы каждого дела, включенного в номенклатуру. Индекс состоит из индекса структурного подразделения и порядкового номера дела в пределах структурного подразделения. Индексы дел обозначаются арабскими цифрами.

Например:

     10-03, где

10 - обозначение структурного подразделения;

03 - порядковый номер заголовка дела по номенклатуре.

При наличии в деле нескольких томов, индекс проставляется на каждом томе, с добавлением слов "том 1", "том 2" и т.д. Для переходящих дел индекс сохраняется.

11.1.3.2 В графу 2 номенклатуры дел включаются заголовки дел (томов, частей). Заголовок дела должен четко, в обобщенной форме отражать основное содержание и состав документов дела.

Не допускается употребление в заголовке неконкретных формулировок типа - "Общая переписка", "Разные материалы", "Входящие документы", "Исходящая корреспонденция" и др., а также вводных слов и сложных оборотов.

11.1.3.3 Заголовки дел внутри разделов располагаются по степени важности документов. Вначале располагают организационно-распорядительные документы, потом - плановые, затем - отчетные, далее идет переписка, журналы и т.д.

11.1.3.4 Заголовок дела состоит из элементов, располагаемых в следующей последовательности:

- название вида дела (переписка, журнал, документы к заседаниям Совета и т.д.); или разновидности документов (распоряжения, приказы, протоколы и т.д.);

- автор документа - название организации (Администрация города Тюмени или ее структурного подразделения);

- название организации, которой будут адресованы или от которой будут получены документы (адресат или корреспондент документа);

- краткое содержание документов;

- название территории (местности), с которой связано содержание документов дела;

- дата (периода), к которым относятся документы дела;

- указание на копийность (для копий).

11.1.3.5 В заголовках с распорядительной документацией, а также с протоколами после указания вида документа, дается автор и год.

Например:

     "Постановления Главы города за 2000 год".

или:

     "Протоколы заседаний административного совета города Тюмени за  1999

год".

11.1.3.6 При составлении заголовка каждого конкретного дела необходимо учитывать сроки хранения документов. Не допускается группировать в одно дело документы с постоянным сроком хранения, временным свыше 10 лет и временным до 10 лет.

Например, приказы администрации города по личному составу следует разделить на два самостоятельных дела, т.к. сроки их хранения разные:

Например:

     "Приказы городской администрации по личному  составу  за  2000  год"

(срок хранения 75 лет).

или:

     "Приказы  городской  администрации   на   отпуска   и   командировки

сотрудников за 2000 год" (срок хранения 5 лет).

11.1.3.7 В заголовках дел, содержащих документы по одному вопросу, но не связанных последовательностью исполнения, в качестве вида дела употребляется термин "документы", а в конце заголовка в скобках указываются основные разновидности документов, которые должны быть сгруппированы в деле (планы, списки, доклады и т.д.).

Например:

     "Документы, о проведении публичных слушаний (планы, списки,  доклады

и др.)".

или:

     "Документы к протоколам заседания  Административного  Совета  города

(справки, информации, проекты решений)".

11.1.3.8 В заголовке переписки уточняется, с кем она ведется и по каким вопросам. Если переписка ведется с одним корреспондентом, дается его конкретное название.

Например:

     "Переписка  с  городской   прокуратурой   по   вопросам   законности

принимаемых администрацией распоряжений".

или:

     "Переписка  с  фирмой  "Сони"  о  поставке  принтеров  и   расходных

материалов".

Если переписка ведется с несколькими однородными корреспондентами, их название в заголовке дела дается обобщенно, как видовое название корреспондента.

Например:

     "Переписка с администрациями городов Урала о сотрудничестве".

11.1.3.9 В заголовках дел, содержащих плановую или отчетную документацию указывается период (квартал, год) на (за) который составлены планы (отчеты) и характер документов.

Например:

     "Годовой бухгалтерский отчет городской администрации за 1999 год".

или:

     "План основных мероприятий органов местного самоуправления города на

март 2001 года".

11.1.3.10 Графа 3 "Количество дел, томов, частей" заполняется в конце года в структурных подразделениях городской администрации и сведения ежегодно передаются в архив города. При этом подсчитываются фактически заведенные дела.

11.1.3.11 В графе 4 указываются срок хранения дела и номер статьи по перечню соответствии с "Перечнем типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения", М.2000.

11.1.3.12 В графе 5 "Примечание" проставляются отметки о незаведении дел, о переходящих делах, о выделении дел к уничтожению, о лицах, ответственных за формирование дел и др.).

11.1.3.13 Если в течение года в структурных подразделениях администрации города возникают новые документированные участки работы, непредусмотренные дела, они в обязательном порядке вносятся в номенклатуру. Для вновь заводимых дел в каждом разделе номенклатуры оставляются два-три резервных номера.

11.1.4 По окончании каждого года в конце номенклатуры делается итоговая запись о количестве заведенных дел (томов) в структурных подразделениях городской администрации и данные передаются в архив города для заполнения итоговой записи в сводной номенклатуре дел администрации (Приложение 36).

11.2 Формирование и оформление дел

11.2.1 Формирование дел - группировка исполненных документов в дела в соответствии с номенклатурой дел и систематизация документов внутри дела.

11.2.1.1 Дела формируются в структурных подразделениях городской администрации лицом, ответственным за ведение делопроизводства, в течение года. Номера дел, в которое должен быть подшит документ, определяет руководитель структурного подразделения или исполнитель в соответствии с номенклатурой дел.

11.2.1.2 Контроль за правильным формированием дел и методическое руководство этой работой осуществляется архивом города.

11.2.1.3 При формировании дел необходимо соблюдать следующие правила:

11.2.1.4 Помещать в дело только исполненные документы в соответствии с заголовками дел по номенклатуре.

11.2.1.5 Группировать в дело документы одного календарного года, за исключением переходящих дел.

11.2.1.6 Раздельно группировать в дела документы постоянного и временных сроков хранения.

11.2.1.7 Документы включаются в дело только в одном экземпляре. В дело не должны помещаться документы, подлежащие возврату, лишние экземпляры, черновики. Исключение составляют копии документов, на которых есть какие-либо резолюции, пометки, визы, дополняющие содержание первых экземпляров.

11.2.1.8 По объему дело не должно превышать 250 листов. Если дело превышает этот объем, его делят на два и более тома (части).

11.2.1.9 При наличии в деле нескольких томов (частей) индекс и заголовок дела проставляются на каждом томе с добавлением "т.1", "т.2" и т.д.

11.2.1.10 Документы помещаются в дело со всеми относящимися к ним приложениями и дополнительными материалами, возникшими в ходе решения вопроса.

11.2.1.11 Документы внутри дела располагаются в хронологической, вопросно-логической последовательности или их сочетании.

11.2.1.12 Распорядительные документы (постановления, распоряжения, приказы и т.п.) группируются в дела по видам и хронологии с относящимися к ним приложениями.

11.2.1.13 Документы заседаний административного совета группируются в два дела: Протоколы и решения совета - одно дело, и документы к заседаниям совета (справки, информации, заключение и др.) - второе.

11.2.1.14 Положения, инструкции, утвержденные распорядительными документами, являются приложениями к ним и в обязательном порядке группируются вместе с указанными документами.

11.2.1.15 Распоряжения городской администрации по основной деятельности группируются отдельно от распоряжений по личному составу, на отпуска и командировки.

11.2.1.16 Приказы заместителя Главы города-руководителя аппарата по личному составу группируются отдельно от приказов на отпуска и командировки.

11.2.1.17 Протоколы в деле располагаются в хронологическом порядке по номерам. Документы к протоколам группируются в отдельные дела и систематизируются по номерам протоколов.

11.2.1.18 Утвержденные планы, отчеты, сметы и другие документы группируются отдельно от проектов этих документов и их копий. Годовые, полугодовые планы и отчеты группируются в отдельное дело от квартальных, месячных, недельных планов и отчетов.

11.2.1.19 Документы в личных делах располагаются по мере их поступления.

11.2.1.20 Переписка группируется за период календарного года и систематизируется в хронологической последовательности. Документ - ответ помещается за документом-запросом. При возобновлении переписки по определенному вопросу, начавшейся в предыдущем году, документы включаются в дело текущего года с указанием индекса дела предыдущего года.

11.2.1.21 Лицевые счета сотрудников по заработной плате группируются в самостоятельные дела в пределах года и располагаются по алфавиту фамилии.

11.2.1.22 Финансовые денежные документы (кассовые ордера, авансовые отчеты, выписки банка и др.) располагаются в порядке последовательности их номеров. Аналогично группируются квитанции, накладные и другая документация.

11.1.2.23 Карточки (ф.Т-2) уволенных работников группируются по году увольнения, а внутри года - по алфавиту.

11.2.1.24 Предложения, заявления, жалобы граждан формируются в дела отдельно от общей переписки. Вместе с обращениями подшиваются копия ответа и все относящиеся к этому вопросу документы, собранные в процессе его рассмотрения, т.е. каждое обращение составляет в деле самостоятельную группу.

Каждое дело заводится по одной или нескольким начальным буквам фамилий заявителей.

Например:

     Предложения, заявления, жалобы граждан на букву  "А",  "Б",  "В",  и

т.д.

Коллективные письма сосредотачиваются в отдельном деле.

Предложения, заявления и жалобы граждан по вопросам работы администрации города и ее структурных подразделений группируются отдельно от обращений по личным вопросам.

11.2.2. Оформление дел

11.2.2.1 Оформление дела - подготовка дела к хранению в соответствии с установленными правилами.

11.2.2.2. Оформление дела проводят работники структурных подразделений, ответственные за формирование и хранение дел, при методической помощи сотрудников архива.

11.2.2.3. В зависимости от сроков хранения проводится полное или частичное оформление дел. Полному оформлению подлежат дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу.

Дела временного (до 10 лет включительно) хранения допускается хранить в скоросшивателях, не производить пересистематизацию документов в деле, листы дела не нумеровать, заверительные надписи не составлять.

Полное оформление дела включает в себя следующий комплекс работ:

- подшивку или переплет дела;

- нумерацию листов;

- составление листа-заверителя дела;

- составление в необходимых случаях внутренней описи документов дела;

- оформление всех реквизитов обложки дела.

11.2.2.3.1 Документы, составляющие дело, подшиваются на четыре прокола прочной ниткой в твердую обложку из картона или переплетаются.

При подготовке дел к подшивке, металлические скрепления (булавки, скрепки) из документов удаляются.

При брошюровке нельзя зашивать текст документа. В тех случаях, когда текст очень близко подходит к краю листа и может быть задет при подшивке, к листу подклеивается полоска прочной бумаги (корешок), за которую документ и будет подшит.

11.2.2.3.2 В целях обеспечения сохранности и закрепления порядка расположения документов, включенных в дело, все его листы нумеруются. Листы нумеруются простым карандашом. Цифры проставляются в правом верхнем углу лицевой стороны листа, не задевая текста документа.

Употребление чернил и цветных карандашей для нумерации листов запрещено.

Лист любого формата, подшитый за один край, нумеруется как один лист.

Документ, сложенный пополам и подшитый за середину, нумеруется как два листа.

Листы дел состоящие из нескольких томов или частей, нумеруются по каждому тому или части отдельно.

Фотографии, чертежи, диаграммы и другие иллюстративные документы, представляющие самостоятельный лист в деле, нумеруются на оборотной стороне в левом верхнем углу.

Подшитые в дело конверты с вложениями нумеруются: сначала конверт, а затем очередным номером каждое вложение в конверте.

Если несколько соседних листов пронумерованы одной цифрой, на них ставятся номера предыдущих листов с прибавлением букв "а", "б", "в" и т.д.

Если при нумерации допущено много ошибок, номера зачеркивают косой линией и все дело нумеруется заново.

Все эти исправления отмечаются в конце дела в заверительной надписи.

Листы внутренней описи документов дела нумеруются отдельно через знак +.

Лист заверительной надписи не нумеруется.

11.2.2.3.3 В конце дела для учета количества листов на отдельном листе-заверителе дела составляется заверительная надпись, в которой цифрами и прописью указывается количество пронумерованных листов, оговариваются все особенности в нумерации и физическом состоянии документов в деле. Заверительная надпись подписывается ее составителем с указанием должности, расшифровки подписи и даты составления.

Например:

Лист-заверитель дела N В деле подшито и пронумеровано 233 (двести тридцать три) листа + 2 л. внутренней описи, в том числе литерные листы 98а, 124а, 124б. лист 19 пропущен лист 118 имеет физические повреждения - разрыв и склейка. Ведущий специалист подпись И.Н. Иванова 27.01.2001

11.2.2.3.4 Для учета документов определенных категорий постоянного и временного (свыше 10 лет) сроков хранения, учет которых вызывается спецификой данной документации (личные дела), составляется внутренняя опись документов дела.

Внутренняя опись составляется на отдельном листе по установленной форме (Приложение 37), которая содержит сведения о порядковых номерах документов дела, их индексах, датах, заголовках и номерах листов дела, на которых расположен каждый документ.

К внутренней описи составляется итоговая запись, в которой указывается цифрами и прописью количество включенных в нее документов и количество листов внутренней описи.

Внутренняя опись документов дела подписывается составителем с указанием расшифровки подписи, должности и даты составления описи.

11.3 Оформление обложки дела

11.3.1 Обложка дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу оформляется, по установленной форме (Приложение 38). На обложке дела указываются реквизиты:

- наименование организации;

- наименование структурного подразделения;

- индекс дела;

- заголовок дела;

- дата дела (тома, части);

- количество листов в деле;

- срок хранения дела;

- архивный шифр дела.

11.3.2 Обложка дела оформляется в два этапа. При заведении дела по номенклатуре в начале года на обложку выносятся следующие сведения:

- наименование учреждения и его подчиненность;

- наименование структурного подразделения;

- делопроизводственный индекс дела;

- заголовок дела;

- срок хранения дела.

11.3.3 При подготовке дела к хранению и сдаче в архив эти элементы уточняются и дополняются. При этом проставляется:

- дата дела;

- количество листов в деле.

Реквизиты, проставляемые на обложке дела, оформляются следующим образом:

11.3.3.1 Наименование организации указывается полностью в именительном падеже, с указанием официально принятого сокращенного наименования, которое указывается в скобках после полного наименования;

11.3.3.2 Наименование структурного подразделения записывается в соответствии с утвержденной структурой;

11.3.3.3 Индекс дела - проставляется цифровое обозначение дела по номенклатуре дел городской администрации;

11.3.3.4 Заголовок дела - переносится из сводной номенклатуры дел городской администрации. При подготовке дела к передаче в архив заголовок обязательно нуждается в проверке и уточнении.

Сначала в заголовке должен быть указан вид дела (дело, переписка, журнал и т.д.) или вид документов (протоколы, доклады, приказы, отчеты, акты). Затем указывается автор или корреспондент и далее вопрос, отражающий содержание документов. В заголовок дела, содержащего распорядительные документы (постановления, распоряжения, приказы, протоколы) вносятся номера этих документов.

Например:

     Постановления Главы города с N 1 по N 28.

или:

     Приказы городской администрации по личному составу

     с N 1-л/с по N 180 л/с.

или:

     Протоколы совещаний при Главе города с N 1 по N 20.

Подлинность документов дела в заголовке специально не оговаривается, она подразумевается. Копийность документов в заголовке указывается.

Например:

     "Распоряжения городской администрации за 1999 год

     с N 1 по N 130 (копии)".

11.3.3.5 Дата дела - указывается год(ы) заведения и окончания дела в делопроизводстве. Датой дел, содержащих распорядительную документацию, являются крайние даты документов дела, т.е. даты (число, месяц, год) регистрации (составления) самого раннего и самого позднего документов, включенных в дело. Дата на обложке дела проставляется арабскими цифрами.

Например:

           "Распоряжения городской администрации с N 1 по N 150

                        05.01.2000 - 07.02.2000".

11.3.3.6 Количество листов в деле проставляется на обложке дела в соответствии с заверительной надписью.

11.3.3.7 Реквизит "Срок хранения дела" переносится на обложку дела из сводной номенклатуры дел.

11.3.3.8 Архивный шифр дела (номера фонда, описи, дела) на обложках дел постоянного хранения и по личному составу проставляется в архиве города чернилами только после включения этих дел в годовые разделы сводных описей и утверждения их ЭПМК управления по делам архивов Тюменской области.

12. Порядок передачи документов на хранение в архив

Документы Администрации города являются муниципальной собственностью и после проведения экспертизы их ценности в порядке, установленном Федеральной архивной службой России, подлежат обязательной передаче на государственное хранение в архив города, как государственная часть Архивного фонда Российской Федерации.

Подготовка документов к передаче на хранение в архив включает работу всех служб документационного обеспечения управления и лиц, ответственных в структурных подразделениях за ведение делопроизводства, по проведению экспертизы ценности документов, формированию и оформлению дел, составлению описей и актов о выделении к уничтожению документов и дел.

12.1. Экспертиза ценности документов

12.1.1 Экспертиза ценности документов - отбор документов на государственное хранение или установление сроков их хранения на основе принятых критериев.

12.1.2 Экспертиза ценности документов в городской администрации на стадии делопроизводства проводится: при составлении номенклатуры дел; в процессе формирования дел и проверки правильности отнесения документов к делам; при подготовке дел к передаче в архив города.

12.1.3 Для организации и проведения экспертизы ценности документов в городской администрации создается постоянно действующая экспертная комиссия.

12.1.4 Функции и права, а также организация ее работы определяются положением, которое утверждается заместителем Главы города-руководителем аппарата.

12.1.5 Экспертиза ценности документов постоянного и временного сроков хранения осуществляется ежегодно в структурных подразделениях городской администрации непосредственно лицами, ответственными за ведение делопроизводства под методическим руководством архива.

12.1.6 При проведении экспертизы ценности документов осуществляется отбор документов постоянного и временного (свыше 10 лет) сроков хранения для передачи в архив; отбор документов с временными сроками хранения и с пометкой "До минования надобности", подлежащих дальнейшему хранению в структурных подразделениях; выделение к уничтожению дел за предыдущие годы, сроки хранения которых истекли.

12.1.7 Отбор документов для постоянного хранения проводится на основании перечней документов с указанием сроков их хранения и номенклатуры дел городской администрации путем полистного просмотра дел. В делах постоянного срока хранения подлежат изъятию дублетные экземпляры документов, черновики, копии, неоформленные документы и не относящиеся к вопросу документы с временными сроками хранения. Окончательное решение по результатам экспертизы ценности документов принимает ЭК городской администрации.

12.1.8 По результатам экспертизы ценности документов составляются описи дел постоянного, временного (свыше 10 лет) сроков хранения и по личному составу, а также акты о выделении дел к уничтожению.

12.1.9 Опись дел - архивный справочник, содержащий систематизированный перечень единиц хранения архивного фонда, коллекции и предназначенный для их учета и раскрытия содержания. Отдельная опись представляет собой перечень дел с самостоятельной валовой (порядковой) законченной нумерацией.

12.1.10 Описи составляются отдельно на дела постоянного срока хранения; дела временного срока (свыше 10 лет) хранения; дела по личному составу. На дела временного (до 10 лет) хранения описи не составляются.

12.1.11 В каждом структурном подразделении администрации города описи на дела постоянного срока хранения составляются ежегодно под непосредственным методическим руководством архива. По этим описям документы сдаются в архив города.

Описи дел, подготовленные структурными подразделениями, служат основой для подготовки сводной описи дел городской администрации.

12.1.12. Описи дел структурных подразделений составляются по установленной форме (Приложение 39) и представляются в архив через два года после завершения дел в делопроизводстве.

12.1.13 Описательная статья описи дел структурного подразделения имеет следующие элементы: порядковый номер дела (тома, части); дата дела (тома, части); количество листов в деле (томе, части; срок хранения дела.

12.1.14 При составлении описи дел соблюдаются следующие требования: каждое дело вносится в опись под самостоятельным порядковым номером (если дело состоит из нескольких томов (частей), то каждый том (часть) вносится в опись под самостоятельным номером; порядок нумерации дел в описи - валовый; графы описи заполняются в точном соответствии с теми сведениями, которые вынесены на обложку дела; при внесении в опись подряд дел с одинаковыми заголовками пишется полностью заголовок первого дела, а все остальные однородные дела обозначаются словами "то же", при этом другие сведения о делах вносятся в опись полностью (на каждом новом листе описи заголовок воспроизводится полностью); графа описи "примечание" используется для отметок о приеме дел, особенностях их физического состояния, о передаче дел другим структурным подразделениям со ссылкой на необходимый акт, о наличии копий и т.п.

12.1.15 В конце описи вслед за последней описательной статьей делается итоговая запись, в которой указываются (цифрами и прописью) количество дел, числящихся по описи, первый и последний номера дел по описи, а также оговариваются особенности нумерации дел в описи (литерные номера и пропущенные номера).

12.1.16 Опись дел структурного подразделения подписывается составителем с указанием его должности, согласовывается с управляющим делами и утверждается руководителем структурного подразделения.

12.1.17 Опись дел структурного подразделения организации составляется в двух экземплярах, один из которых передается вместе с делами в архив, а второй остается в качестве контрольного экземпляра в структурном подразделении.

12.1.18 Отбор документов за соответствующий период к уничтожению и составление акта о выделении их к уничтожению производится после составления сводных описей дел постоянного хранения за этот же период. Указанные описи и акты рассматриваются на заседании экспертной комиссии городской администрации одновременно. Согласованные (ЭК) описи утверждаются руководителем аппарата Главы города только после утверждения экспертно-проверочно-методической комиссией (ЭПМК) управления по делам архивов области описей дел постоянного хранения; после этого организация имеет право уничтожить дела, включенные в данные акты в соответствии с установленным порядком.

12.2 Подготовка и передача документов в архив

12.2.1 В архив города передаются дела с исполненными документами постоянного, временного (свыше 10 лет) сроков хранения и по личному составу. Их передача производится только по описям дел.

12.2.2 Дела с исполненными документами постоянного и временного (свыше 10 лет) сроков хранения передаются в архив после истечения двухлетнего срока их хранения и использования в структурном подразделении.

12.2.3 Дела временного (до 10 лет включительно) срока хранения передаче в архив, не подлежат. Они хранятся в структурных подразделениях и по истечении сроков хранения подлежат уничтожению в установленном порядке с обязательным составлением акта. Акт о выделении дел к уничтожению составляется по форме (Приложение 40).

12.2.4 Передача дел в архив осуществляется по графику, составленному архивом, согласованному с руководителями структурных подразделений и утвержденному управляющим делами.

12.2.5 В период подготовки к передаче дел в архив структурными подразделениями, сотрудником архива предварительно проверяется правильность их формирования, оформления и соответствие количества дел, включенных в опись, количеству дел, заведенных в соответствии с номенклатурой дел городской администрации. Все выявленные при проверке недостатки в формировании и оформлении дел работники структурного подразделения обязаны устранить.

12.2.6 Прием каждого дела производится сотрудником архива в присутствии работника структурного подразделения по сдаточным описям. При этом на обоих экземплярах описи против каждого дела, включенного в нее, делается отметка о наличии дела. В конце каждого экземпляра описи указываются цифрами и прописью количество фактически принятых дел, дата приема-передачи дел, а также подписи заведующего архивом и лица, передавшего дела.

Вместе с делами в архив передаются регистрационные картотеки на документы или программные средства и базы данных, содержащие информацию о регистрации и исполнении передаваемых документов. Заголовок каждой картотеки или базы данных включается в опись.

12.2.7 В случае ликвидации или реорганизации структурного подразделения городской администрации лицо, ответственное за ведение делопроизводства данного структурного подразделения, в период проведения ликвидационных мероприятий формирует все имеющиеся документы в дела, оформляет и передает их в архив, независимо от сроков хранения. Передача дел осуществляется по описям дел и номенклатуре дел.

13. Организация работы с кадровой документацией

13.1 Структура и штатное расписание

В соответствии с Уставом города Тюмени разрабатывается структура городской администрации и определяется ее штатный состав и штатная численность.

13.1.1 Структура администрации города утверждается постановлением Главы города.

Должностной и численный состав городской администрации с указанием фонда заработной платы закрепляется в штатном расписании.

13.1.2 Штатное расписание составляется на бланке городской администрации и содержит перечень должностей, сведения о количестве штатных единиц, должностных окладах, надбавках, месячном фонде оплаты труда.

13.1.2.1 Штатное расписание подписывается заместителем Главы города, согласовывается с главным бухгалтером, утверждается распоряжением Главы города, удостоверяется оттиском печати.

13.1.2.2 Изменения в штатное расписание вносятся распорядительным документом городской администрации.

13.1.2.3 Каждое структурное подразделение городской администрации имеет положение, структуру, штатное расписание, должностные инструкции на каждую должность, внесенные в трудовые договоры.

13.2. Трудовая книжка

Трудовая книжка является основным документом о трудовой деятельности работника.

13.2.1 Трудовая книжка оформляется и ведется в соответствии с правилами, изложенными в постановлении СМ СССР, ВЦСПС от 6 сентября 1973 года N 656, постановлением СМ СССР от 21 апреля 1975 года N 310, Инструкции# утвержденной постановлением Госкомтруда СССР от 20 июня 1974 года N 162, Правилах ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 года N 225.

13.2.2 В городской администрации учет трудовых книжек и вкладышей в них ведется кадровой службой в книге учета движения трудовых книжек и вкладышей в них.

В книге регистрируются все трудовые книжки, принятые от работников при поступлении на работу, а также трудовые книжки и вкладыши в них с указанием серии и номера, выданные сотрудникам вновь.

13.2.3 Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них ведется по установленной форме (Приложение 32).

Она должна быть пронумерована, прошнурована и скреплена подписью Главы города и печатью.

13.2.4 Трудовые книжки сотрудников и книга учета хранятся в сейфе.

13.2.5 Ознакомление работника с каждой вносимой записью в трудовую книжку производится под расписку в его личной карточке.

13.2.6 При увольнении сотрудников трудовые книжки им выдаются в день увольнения под роспись.

13.2.7 Невостребованные трудовые книжки два года хранятся в кадровой службе, а затем по описям передаются на хранение в архив города.

13.2.8 Приходно-расходная книга по учету бланков трудовых книжек и вкладышей в них ведется бухгалтерией городской администрации.

13.2.9 В приходно-расходную книгу вносятся все операции, связанные с получением и расходованием бланков трудовых книжек и вкладышей в них с указанием серии и номера каждого бланка.

13.2.10 Приходно-расходная книга должна быть пронумерована, прошнурована и скреплена подписью руководителя аппарата Главы города и печатью.

13.2.11 Бланки трудовых книжек и вкладышей в них хранятся в бухгалтерии городской администрации как документы строгой отчетности и выдаются в подотчет сотруднику кадровой службы.

13.3 Личные карточки (ф.Т-2)

13.3.1. Кадровой службой на каждого работника ведется статистическая карточка формы (ф.Т-2).

13.3.2. Личная карточка заполняется после подписания руководителем распоряжения или приказа о приеме на работу.

Личная карточка заполняется работником кадровой службы в одном экземпляре.

Основанием для записей являются соответствующие документы (паспорт, трудовая книжка, военный билет, документы об образовании и др.)

Все последующие изменения в анкетно-биографических и учетных данных работника своевременно отражаются в личной карточке кадровой службой.

13.3.3 При увольнении сотрудника в личной карточке указывается дата и причина увольнения, ссылка на дату, номер приказа и статью по Трудовому кодексу РФ. После заполнения этих сведений карточка подписывается специалистом кадровой службы и увольняемым работником.

13.3.4 Личные карточки уволенных хранятся в кадровой службе в течение одного года в отдельной папке или картотеке.

Затем карточки систематизируются в алфавитном порядке, составляется внутренняя опись, листы нумеруются, подшиваются в дело и сдаются в архив города.

13.3.5 Запрещается присоединять личные карточки (Т-2) к личным делам.

13.4 Порядок оформления, ведения и хранения личных дел

Личное дело - это совокупность документов, содержащих наиболее полные сведения о работнике и его трудовой деятельности.

13.4.1 Личное дело муниципального служащего оформляется и ведется в управлении кадровой политики, отделе муниципальной службы и кадров администрации города, а в самостоятельных структурных подразделениях - кадровой службой или специально назначенным работником.

13.4.2 В личное дело включаются:

- внутренняя опись документов дела;

- дополнения к листу по учету кадров;

- анкета (или листок по учету кадров);

- автобиография;

- копия документов об образовании, ученой степени, звании, переподготовке;

- заявление служащего о приеме на работу;

- ходатайства, письма, направления о приеме на работу переводом;

- распорядительные документы о назначении, перемещении, увольнении, загранкомандировках, поощрениях, наградах, взысканиях (выписки или копии);

- трудовой договор;

- документы, характеризующие трудовую деятельность служащего, заключения аттестационной комиссии, копии актов ревизий, характеристики, отзывы, представления и др.;

- документы, подтверждающие изменение анкетно-биографических данных работника (копия свидетельства о браке и др.);

- справка, содержащая сведения о соблюдении гражданином установленных законодательством ограничений, связанных с замещением муниципальной должности муниципальной службы и др.

13.4.2.1 Все поступающие в личное дело документы должны располагаться в хронологическом порядке.

13.4.2.2 Работник, ответственный за ведение кадровой документации, обязан своевременно, по мере поступления соответствующих документов:

- вносить записи в личное дело об изменениях в служебном положении работника, биографических данных, семейном положении, месте жительства и т.п.;

- приобщать к делу полученные документы.

13.4.2.3 Основанием для внесения в личное дело изменений и дополнений являются:

- о служебном положении - распоряжение (приказ) городской администрации о переводе;

- об образовании - документы учебных заведений (диплом, аттестат, свидетельство, удостоверение);

- об изменении фамилии, имени, отчества - приказ по личному составу, изданный на основании документов ЗАГС.

13.4.2.4 Внесение в документы личного дела изменений и дополнений со слов сотрудника не допускается.

13.4.3 Личные дела регистрируются в журнале учета личных дел (Приложение 31).

13.4.4 Личные дела хранятся в отделе кадров как документы строгой отчетности, отдельно от трудовых книжек. Ответственность за хранение личных дел возлагается на руководителя кадровой службы.

13.4.5 Личные дела не выдаются на руки работникам, на которых они заведены.

13.4.6 Личные дела могут выдаваться во временное пользование определенным должностным лицам. Круг лиц, допускаемых к пользованию личными делами, определяется Главой города.

13.4.7 При работе с личными делами, выданными во временное пользование, запрещается производить какие-либо исправления в ранее сделанных записях, вносить в него новые записи, извлекать из личного дела имеющиеся там документы или помещать новые, разглашать сведения, содержащиеся в документах личного дела.

13.4.8 Изъятие документов может производиться только на основании письменного запроса органов суда, прокуратуры с разрешения Главы города, заместителя Главы города - руководителя аппарата или управляющего делами. С оригинала документа снимается копия, заверяется печатью и вкладывается в дело на место изъятого документа.

При извлечении каких-либо документов из личного дела работник кадровой службы обязан сделать во внутренней описи соответствующую запись.

13.4.9 При увольнении муниципального служащего личное дело в течение одного года после увольнения хранится в кадровой службе, а затем сдается в архив города.

13.4.10 При подготовке личных дел к передаче на хранение к внутренней описи составляется итоговая запись, в которой указывается цифрами и прописью количество включенных в нее документов и количество листов внутренней описи.

13.4.11 Внутренняя опись подписывается ее составителем с указанием должности, расшифровки подписи и даты составления описи.

Опись составляется на отдельном листе по установленной форме (Приложение 37).

13.4.12 При подготовке личного дела к передаче в архив в конце дела помещается заверительная подпись, которая составляется на листе-заверителе дела, имеющем установленную форму

13.5 Заявление

13.5.1 Заявление пишется на стандартном листе бумаги формата А4. Заявление, как правило, пишется от руки или печатается на компьютере (возможно использование бланка с трафаретным текстом).

13.5.2 В заявлении указываются обязательные реквизиты:

- наименование вида документа;

- дата;

- адресат (должность кому направлено, и.о. фамилия руководителя);

- от кого направлено;

- текст;

- личная подпись;

- расшифровка подписи (И.О.Ф);

- резолюция;

- отметка об исполнении документа и направлении его в дело.

13.5.2.1 Заявление о приеме на работу.

Заявление о приеме на работу оформляется (пишется) на бумаге формата А4, помещается в личное дело работника. На заявлении о приеме ставится виза руководителя структурного подразделения, в которое принимается сотрудник, резолюция руководителя организации. Заявление поступает в кадровую службу и является основанием для издания распорядительного документа (распоряжение, приказ).

Например:

Заявление                                   Главе города Тюмени

18.06.1001                                  И.И. Иванову

                                            Сидоровой Нины Ивановны

                                            проживающей по адресу:

                                            ул. Уральская, д. 58, кв .216

                                            г. Тюмень

                                            тел. 32-16-66

                      Принять Сидорову Н.И.

                  с 20 июня 2002 года с окладом

                  согласно штатному расписанию

                             подпись

                              дата

                                                   Резолюция руководителя

     Прошу принять меня на работу с  20  июня  2002  года  в  комитет  по

контролю и обращениям граждан на должность главного специалиста.

                            личная подпись                 Н.И.  Сидорова

Не возражаю

Председатель комитета       подпись                        П.П. Петров

Дата

В дело N 00-00

Издан приказ от _______ N ____

Зав.ОК                      подпись                        П.К. Ершова

20.06.2002

13.5.2.2 Заявление о переводе на другую должность

Этот вид заявления имеет следующие особенности. В адресате сотрудник указывает занимаемую должность, а в тексте - причины перевода.

Например:

Отдел бухгалтерского                                  Главе города Тюмени

учета и отчетности                                    И.И. Иванову

Заявление

10.08.2001                                         резолюция руководителя

     Прошу перевести меня на должность бухгалтера, в связи  с  уходом  на

пенсию Титовой М.М.

Кассир                           личная подпись             В.И. Павлова

В дело 00-00

Издан приказ от 13.08.2001 N 78

Подпись                                                     Н.П. Сидорова

14.08.2001

13.5.2.3 Заявление о предоставлении учебного отпуска, отпуска по уходу за членом семьи т.п. должны содержать в тексте указания на соответствующие документы

- справку, вызов с места учебы, больничный лист, справку из поликлиники и т.п.

Документы представляются вместе с заявлением.

Например:

Комитет по юридической работе                         Главе города Тюмени

                                                      И.И. Иванову

Заявление

18.05.2001                                         Резолюция руководителя

     Прошу предоставить дополнительный учебный отпуск для сдачи экзаменов

за 3 курс ТГУ с 08.03.2000 по 30.03.2000. Справку-вызов ТГУ прилагаю.

Ведущий специалист                личная подпись             Ю.В. Козлова

В дело 12-04

Издан приказ от 07.03.2001 N 17-отп.

Подпись                                                      И.И. Иванова

07.03.2001

Отдел бухгалтерского                               Главе города Тюмени

учета и отчетности                                 И.И. Иванову

Заявление

23.05.2001                                         Резолюция руководителя

                                                   подпись

                                                   Дата

     Прошу уволить меня с должности главного бухгалтера  по  собственному

желанию 28 мая 2001 года.

                             личная подпись                 Н.П. Сидорова

В дело 12-04

Издан приказ от 28.05.2001 N 76-л

Заведующий ОК                       подпись                 П.П. Петрова

28.05.2001

13.6 Характеристика

13.6.1 Характеристику составляет руководитель структурного подразделения по просьбе работника, по запросу других организаций, по инициативе работника.

Характеристика оформляется на стандартном листе бумаги в произвольной форме.

13.6.2 Характеристика содержит следующие реквизиты:

- наименование вида документа;

- текст;

- подписи;

- дату;

- печать.

13.6.3 В текст характеристики включаются следующие сведения о работнике:

- фамилия, имя, отчество;

- год рождения;

- образование;

- занимаемая должность;

- структурное подразделение;

- стаж работы в организации

- деловые качества;

- отношение к работе;

- профессиональный рост;

- наличие правительственных наград и поощрений; поощрений органов государственной власти субъекта, органов местного самоуправления,

а также указывается целевое назначение характеристики (для предоставления в какое учреждение она выдана).

13.6.4 Характеристика подписывается руководителем организации, руководителем структурного подразделения, (председателем профсоюзной организации, если таковое внесено в коллективный договор).

13.6.5 Ниже подписей проставляется дата составления характеристики.

13.6.6 Подписи на характеристике заверяются гербовой печатью.

13.6.7 Заверенная кадровой службой копия выданной характеристики помещается в личное дело сотрудника.

13.7 Представление о поощрении

13.7.1 Представление является основанием для издания распорядительных документов.

Представление о поощрении включает реквизиты:

- наименование структурного подразделения;

- наименование вида документа;

- дату;

- номер;

- место составления;

- адресат;

- резолюцию;

- заголовок к тексту;

- текст;

- подписи;

- визы.

13.7.2 В тексте представления о поощрении должна быть охарактеризована производственная деятельность работника, указаны мотивы поощрения и предлагаемый вид поощрения.

13.7.3 Представление подписывается руководителем, которому непосредственно подчинен работник.

13.8 Командировочное удостоверение

Командировочное удостоверение является финансовым документом, имеет типовую форму и заполняется при выдаче.

13.8.1 Командировочные удостоверения подлежат регистрации в журнале учета работников, выбывающих в командировки.

13.8.2 Журнал ведется кадровой службой и заполняется при выдаче командировочного удостоверения. Порядковый номер удостоверения присваивается по данному журналу.

13.8.3 Выдача удостоверения производится под расписку работнику.