Приложение. Административный по предоставлению муниципальной услуги "Исполнение запросов граждан и организаций по документам архивных фондов"

Приложение
к постановлению
Администрации
Тюменского муниципального
от 29 июня 2012 г. N 1799

Административный регламент
по предоставлению муниципальной услуги "Исполнение запросов граждан и организаций по документам архивных фондов"

I. Общие положения

1.1. Предмет регулирования регламента

1.1.1. Административный регламент предоставления муниципальной услуги "Исполнение запросов граждан и организаций по документам архивных фондов" (далее - муниципальная услуга) устанавливает сроки и последовательность административных процедур (действий) администрации муниципального образования (структурных подразделений администрации), осуществляемых по запросу заявителя при предоставлении муниципальной услуги;

1.1.2. Административным регламентом также устанавливается порядок взаимодействия между структурными подразделениями администрации муниципального образования, их должностными лицами, взаимодействия администрации муниципального образования с заявителями, иными органами государственной власти и органами местного самоуправления, учреждениями и организациями при предоставлении муниципальной услуги;

1.1.3. Административный регламент по предоставлению муниципальной услуги разработан в целях повышения результативности и качества, открытости и доступности предоставления муниципальной услуги, определяет сроки и последовательность действий (административных процедур) при осуществлении полномочий по предоставлению муниципальной услуги.

1.2. Круг заявителей

1.2.1. Заявителями, имеющими право на взаимодействие с отделом по делам архивов администрации Тюменского муниципального района (далее - Архив) при предоставлении муниципальной услуги, являются:

- российские, иностранные граждане и лица без гражданства;

- органы государственной власти, местного самоуправления;

- организации и общественные объединения;

- юридические и физические лица, имеющие право в соответствии с законодательством Российской Федерации либо в силу наделения их получателями муниципальной услуги в порядке, установленном законодательством Российской Федерации, полномочиями выступать от их имени.

1.3. Требования к порядку информирования о предоставлении государственной услуги

1.3.1. Место нахождения Архива и его почтовый адрес: 625049, ул. Московский тракт, д. 115, г. Тюмень, Тюменская обл.

1.3.2. Электронный адрес Архива: www.atmr.ru

1.3.3. Телефоны Архива:

(3452) 42-61-17, факс (3452) 42-61-17.

График работы Архива:

понедельник - четверг 8.00 - 17.15

пятница 8.00 - 16.00

суббота - воскресенье выходные дни.

1.3.4. Прием заявителей должностными лицами Архива осуществляется в соответствии с графиком приема. Вывеска с графиком приема размещается у входа в Архив.

Прием граждан, обратившихся с запросами, проводит начальник и ведущий специалист Архива без предварительной записи.

Время приема граждан: 8.00 - 12.00

При ответах на телефонные звонки специалисты Архива подробно со ссылками на соответствующие нормативные правовые акты информируют обратившихся по интересующим их вопросам. Ответ на телефонный звонок должен содержать информацию о фамилии, имени, отчестве и должности сотрудника, принявшего телефонный звонок.

В случае, если для подготовки ответа требуется время для проверки запрашиваемых сведений, специалист, осуществляющий устное информирование, может предложить заинтересованным лицам обратиться за необходимой информацией в письменном виде либо назначить другое удобное для заинтересованного лица время для устного информирования (с учетом графика работы Архива).

При информировании посредством личного обращения Заявителя специалист Архива обязан принять заинтересованное лицо в соответствии с графиком приема.

При информировании по письменным обращениям ответ в простой, четкой и понятной форме с указанием фамилии, имени, отчества (при наличии), номера телефона исполнителя направляется в виде почтового отправления на адрес заинтересованного лица или по адресу электронной почты, если ответ должен быть направлен в форме электронного документа.

При поступлении заявления на предоставление услуги с использованием федеральной информационной системы "Единый портал государственных и муниципальных услуг (функций), сайта "Государственные и муниципальные услуги Тюменской области", ответ заявителю, информация о ходе предоставления услуги направляется через эти сайты.

1.3.5. Информация о предоставляемых Архивом муниципальных услугах, тексты административных регламентов, карты качества оказания услуг, книги жалоб и предложений размещены на информационных стендах Архива.

II. Стандарт предоставления муниципальной услуги

2.1. Наименование муниципальной услуги

2.1.1. Исполнение запросов граждан и организаций по документам архивных фондов.

2.2. Орган по предоставлению муниципальной услуги

2.2.1. Предоставление муниципальной услуги осуществляется Архивом.

Предоставление муниципальной услуги осуществляется должностными лицами Архива (далее - должностные лица) при наличии у них соответствующих документов, необходимых для исполнения запросов.

При предоставлении муниципальной услуги должностные лица Архива взаимодействуют с органами местного самоуправления Тюменской области, с государственными и муниципальными архивами Тюменской области, учреждениями, предприятиями.

2.3. Результат предоставления муниципальной услуги

2.3.1. Результатом предоставления муниципальной услуги являются:

- предоставление необходимой информации, документов (информационное письмо, архивная справка, архивная выписка, архивная копия, тематический перечень, тематический обзор документов);

- ответ об отсутствии запрашиваемых сведений;

- рекомендация о дальнейших путях поиска необходимой информации;

- уведомление о переадресовании запроса в соответствующие органы или должностным лицам, в компетенцию которых входит решение поставленных в запросе вопросов.

2.4. Срок предоставления муниципальной услуги

2.4.1. Письменный запрос или запрос в форме электронного документа (далее - запрос) подлежит обязательной регистрации в день поступления его в Архив.

2.4.2. Общий срок рассмотрения заявления не должен превышать 30 календарных дней со дня регистрации заявления.

При поступлении в Архив заявлений, которые не могут быть исполнены без предоставления дополнительных сведений или уточнений, Архив в течение 5 календарных дней со дня регистрации заявления запрашивают Заявителя об уточнении и дополнении заявления необходимыми для его исполнения сведениями, в том числе в электронной форме.

2.4.3. В случаях, при направлении Архивом обращения другим государственным органам, органам местного самоуправления или должностным лицам для получения необходимых для рассмотрения обращения документов и материалов, начальник Архива, вправе продлить срок рассмотрения обращений не более чем на 30 календарных дней, уведомив о продлении срока его рассмотрения Заявителя, направившего запрос.

2.4.4. Архив по направленным в установленном порядке запросам государственных органов, органов местного самоуправления или должностных лиц в рамках предоставленных им полномочий, рассматривающих заявление, в течение 15 календарных дней со дня поступления заявления в Архив обязаны предоставить документы и материалы, необходимые для рассмотрения заявления, за исключением документов и материалов, в которых содержатся сведения, составляющие государственную или иную охраняемую федеральным законом тайну, и для которых установлен особый порядок предоставления.

2.5. Перечень нормативных правовых актов, регулирующих отношения, возникающие в связи с предоставлением муниципальной услуги

2.5.1. Предоставление муниципальной услуги по исполнению запросов граждан и организаций по документам архивных фондов осуществляется в соответствии со следующими нормативными правовыми актами:

- Конституцией Российской Федерации от 12.12.1993 ( "Российская газета", 25.12.1993, N 237);

- Законом Российской Федерации от 21.07.1993 N 5485 "О государственной тайне" (Собрание законодательства Российской Федерации, 1997, N 41, ст. 8220-8235; 1997, N 41, ст. 4673; 2003, N 27 (ч. I), ст. 2700; 2003, N 46 (ч. II), ст. 4449; 2004, N 27, ст. 2711; 2004, N 35, ст. 3607; 2007, N 49, ст. 6055; 2007, N 49, ст. 6079; 1996, N 15, ст. 1768);

- Федеральным законом от 22.10.2004 N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации" (Собрание законодательства Российской Федерации, 2004, N 43, ст. 4169; 2006, N 50, ст. 5280; 2007, N 49, ст. 6079; 2008, N 20, ст. 2253);

- Федеральным законом от 02.05.2006 N 59-ФЗ "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации" (Собрание законодательства Российской Федерации, 2006 г. N 19, ст. 2060);

- Федеральным законом от 27.07.2006 N 149-ФЗ "Об информации, информационных технологиях и о защите информации" (Собрание законодательства Российской Федерации, 2006, N 31, ч. 1, ст. 3448);

- Федеральным законом от 27.07.2010 N 210-ФЗ "Об организации предоставления государственных и муниципальных услуг" (Собрание законодательства российской Федерации, 2010, N 31, ст. 4179) (в ред. Федеральных законов от 06.04.2011 N 65-ФЗ, от 01.07.2011 N 169-ФЗ, от 11.07.2011 N 200-ФЗ, от 18.07.2011 N 239-ФЗ, с изм., внесенными Федеральным законом от 27.06.2011 N 162-ФЗ);

- Указом Президента Российской Федерации от 31.12.1993 N 2334 "О дополнительных гарантиях прав граждан на информацию" (Собрание актов Президента и Правительства Российской Федерации, 1994, N 2, ст. 74);

- Законом Тюменской области от 28.12.2004 N 313 "О формировании и содержании архивных фондов Тюменской области" (газета "Тюменские известия" от 28.12.2004) для муниципальных образований, которым полномочие по хранению, комплектованию, учету и использованию архивных документов, относящихся к собственности Тюменской области, передано в установленном порядке;

- Постановлением Правительства Тюменской области от 30.01.2012 N 31-п "О разработке и утверждении административных регламентов исполнения государственных функций при осуществлении регионального государственного контроля (надзора), муниципальных функций при осуществлении муниципального контроля и административных регламентов предоставления государственных услуг" ( "Тюменская область сегодня", N 21, 08.02.2012);

- Приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 18.01.2007 N 19 "Об утверждении Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук" (Зарегистрирован в Министерстве юстиции Российской Федерации 06.03.2007, регистрационный N 9059, Бюллетень нормативных актов федеральных органов исполнительной власти, N 20, 14.05.2007).

2.6. Перечень документов, необходимых для предоставления муниципальной услуги

2.6.1. Документами, необходимыми для предоставления заявителю муниципальной услуги, являются:

- письменный запрос заявителя в адрес Архива, в том числе переданный по электронной почте или заявление, составленное заявителем лично;

- паспорт гражданина Российской Федерации или документ, его заменяющий;

- документы, подтверждающие полномочия представителя юридического или физического лица действовать от имени третьих лиц (доверенность, оформленная в установленном порядке, и документ, удостоверяющий личность);

- копию трудовой книжки (при исполнении запросов, касающихся подтверждения трудового стажа, в том числе льготного, размера заработной платы, различных набавок и льгот в соответствии с Пенсионным законодательством Российской Федерации).

2.6.2. В поступившем в Архив запросе должны быть указаны:

- наименование юридического лица на бланке организации; для граждан - фамилия, имя и отчество (при наличии);

- адрес электронной почты, если ответ должен быть направлен в форме электронного документа, и почтовый адрес, если ответ должен быть направлен в письменной форме;

- интересующая пользователя тема, вопрос, событие, факт и хронологические рамки запрашиваемой информации;

- форма получения заявителем информации (информационное письмо, архивная справка, архивная выписка, архивная копия, тематический перечень, тематический обзор документов);

- личная подпись гражданина (электронная подпись) или подпись должностного лица;

- дата заявления (отправления).

2.7. Запрет на требование от заявителя

2.7.1. Запрещено требовать от заявителя:

- представления документов и информации или осуществления действий, представление или осуществление которых не предусмотрено нормативными правовыми актами, регулирующими отношения, возникающие в связи с предоставлением муниципальной услуги;

- представления документов и информации, которые в соответствии с нормативными правовыми актами Российской Федерации, нормативными правовыми актами субъектов Российской Федерации и муниципальными правовыми актами находятся в распоряжении государственных органов, предоставляющих государственную услугу, иных государственных органов, органов местного самоуправления и (или) подведомственных государственным органам и органам местного самоуправления организаций, участвующих в предоставлении государственных или муниципальных услуг, за исключением документов, указанных в части 6 статьи 7 Федерального закона от 27.07.2010 N 210-ФЗ (в редакции от 18.07.2011).

2.8. Перечень оснований для отказа в приеме документов для предоставления муниципальной услуги

2.8.1. Основания для отказа в приеме документов, необходимых для предоставления муниципальной услуги, является обращение в Архив в состоянии опьянения, вызванного употреблением алкоголя, наркотических средств или других одурманивающих веществ.

2.9. Перечень оснований для приостановления или отказа в предоставлении муниципальной услуги

2.9.1. Основаниями для отказа заявителю, обратившемуся в Архив, в предоставлении муниципальной услуги является:

- обращение заявителя с требованием о выдаче документов, подготовка и выдача которых не входит в компетенцию Архива;

- представление заявителем неправильно оформленных документов, содержащих неполные сведения (не указана фамилии гражданина, направлявшего запрос, почтовый адрес, по которому должен быть направлен ответ);

- запрос заявителя, содержащий нецензурное, либо оскорбительное выражение, угрозу жизни, здоровью и имуществу должностных лиц, а также членов их семей. Начальник Архива вправе оставить запрос без ответа по существу поставленных в нем вопросов и сообщить заявителю, направившему запрос, о недопустимости злоупотребления правом;

- если текст письменного запроса не поддается прочтению, ответ на запрос не дается и он не подлежит направлению на рассмотрение, о чем в течение семи дней со дня регистрации запроса сообщается заявителю, направившему запрос, если его фамилия и почтовый адрес поддаются прочтению;

- если в запросе содержится вопрос, на который заявителю многократно (не менее двух раз) направлялись письменные ответы по существу, при этом в очередном запросе не приводятся новые доводы или обстоятельства, начальник Архива вправе принять решение о безосновательности очередного запроса и прекращении переписки с заявителем по данному вопросу, о данном решении уведомляется заявитель, направивший запрос;

- если от заявителя поступило заявление о прекращении рассмотрения запроса;

- если ответ по существу поставленного в запросе вопроса не может быть дан без разглашения сведений, составляющих государственную или иную охраняемую федеральным законом тайну, заявителю, направившему запрос, сообщается о невозможности дать ответ по существу поставленного в нем вопроса в связи с недопустимостью разглашения указанных сведений.

Основаниями для приостановления рассмотрения запроса могут быть: недостаточная информация от заявителя; смена места жительства заявителя в период подготовки ответа. В этом случае лицо, ответственное за рассмотрение запроса, в срок до 5 календарных дней со дня регистрации направляет за подписью начальника Архива просьбу о предоставлении требуемой информации.

2.10. Перечень услуг, которые являются необходимыми и обязательными для предоставления муниципальной услуги, в том числе сведения о документе (документах), выдаваемом (выдаваемых) организациями, участвующими в предоставлении муниципальной услуги

2.10.1. Услуги, необходимые и обязательные для предоставления муниципальной услуги Архивом, отсутствуют.

2.11. Порядок, размер и основания взимания муниципальной пошлины или иной платы, взимаемой за предоставление услуги

2.11.2. Архив бесплатно оказывает муниципальную услугу.

2.12. Порядок, размер и основания взимания платы за предоставление услуг, которые являются необходимыми и обязательными для предоставления муниципальной услуги, включая информацию о методике расчета такой платы

2.12.1. Порядок, размер и основания взимания платы за предоставление услуг, которые являются необходимыми и обязательными для предоставления муниципальной услуги, отсутствуют, т.к. отсутствуют услуги, необходимые и обязательные для предоставления муниципальной услуги Архивом.

2.13. Максимальный срок ожидания в очереди при подаче запроса и получения результата предоставления государственной услуги

2.13.1. Максимальный срок ожидания в очереди при подаче запроса о предоставлении муниципальной услуги, включая регистрацию запроса,

- не более 10 минут.

Срок ожидания в очереди при получении результата предоставления муниципальной услуги в Архиве - не более 30 минут (без очереди).

2.14. Срок регистрации запроса заявителя

2.14.1. Регистрация запроса осуществляется в день поступления запроса в Архив.

2.15. Требования к помещениям, в которых предоставляется муниципальная услуга, к месту ожидания и приема заявителей, размещению и оформлению визуальной, текстовой и мультимедийной информации о порядке предоставления услуги

2.15.1. Помещения для предоставления муниципальной услуги размещается в здании администрации Тюменского муниципального района в соответствии с п. 1.3.1. В помещении администрации Тюменского района, в котором расположено помещение Архива, установлены указательные таблички. Место для ожидания и заполнения заявлений оборудовано столом, стульями.

Помещение для предоставления муниципальной услуги размещено на втором этаже здания администрации Тюменского района и снабжено соответствующими табличками с указанием номера кабинета, названием подразделения, фамилий, имен, отчеств, должностей должностных лиц, ответственных за предоставление муниципальной услуги. Помещение, в котором предоставляется муниципальная услуга, оснащается телефоном. Здание, в котором предоставляется муниципальная услуга, оборудовано:

- гардеробом;

- средствами пожаротушения и средствами оказания первой медицинской помощи (аптечкой);

- охранной сигнализацией (должно иметь пост охраны).

У здания Архива имеются парковочные места для автомобилей.

Кабинеты специалистов снабжены соответствующими табличками с указанием номера кабинета, названием подразделения. Каждое помещение для предоставления муниципальной услуги оснащено телефоном. Помещения, в которых предоставляется муниципальная услуга, оборудованы:

- системами видеонаблюдения;

- средствами пожаротушения;

- охранной сигнализацией.

На информационных стендах в местах нахождения Архива (п. 1.3.1.) размещены тексты административных регламентов, книга жалоб и предложений для заявителей.

2.15.2. Рабочие места специалистов Архива, предоставляющих муниципальную услугу, оборудуются компьютерами (1 компьютер на каждого специалиста) и оргтехникой, позволяющими своевременно и в полном объеме организовать предоставление муниципальной услуги.

2.15.3. Специалистам Архива, предоставляющим муниципальную услугу, выделяются бумага, расходные материалы и канцтовары в количестве, достаточном для предоставления муниципальной услуги.

2.15.4. Организация приема по информированию о предоставлении муниципальной услуги осуществляется специалистами Архива на рабочем месте в соответствии с графиком работы (пункт 1.3.1., 1.3.2.).

2.15.5. Для свободного получения информации о специалистах Архива, предоставляющих муниципальную услугу, они обеспечиваются настольными табличками с указанием фамилии, имени, отчества и должности.

2.15.6. Специалист Архива обязан предложить Заявителю воспользоваться стулом, находящимся рядом с рабочим местом данного специалиста.

2.16. Показатели доступности и качества предоставления муниципальной услуги, в том числе количество взаимодействий заявителя с должностными лицами при предоставлении муниципальной услуги и их продолжительность, возможность получения информации о ходе предоставления муниципальной услуги, в том числе с использованием информационно-коммуникационных технологий

Показатели допустимости и качества муниципальной услуги

Показатели допустимости и качества муниципальной услуги	Нормативное значение показателей
Своевременность
% случаев предоставления услуги в установленный срок с момента получения заявления и документов	100%
% заявителей, ожидавших получения услуги в очереди не более 30 минут	100%
Качество
2.1.% заявителей, удовлетворенных качеством предоставления услуги	100%
Доступность
% заявителей, удовлетворенных качеством и количеством предоставляемой информации об услуге	90%
% заявителей, получивших необходимые сведения о порядке предоставления услуги в федеральной информационной системе "Единый портал государственных и муниципальных услуги"	80%

2.16.1. Показатели, установленные в приведенной таблице настоящего административного регламента, определяются путем проведения:

- мониторинга (с помощью Карт качества) применения административных регламентов и эффективности предоставления муниципальной услуги посредством опроса в месте предоставления муниципальной услуги;

- опроса получателей результатов выполнения муниципальной услуги по телефону.

2.16.2. Взаимодействие заявителя со специалистом Архива для предоставления услуги не требует личного присутствия заявителя, для начала процедуры предоставления услуги достаточно поступления письменного запроса, запроса, поступившего по электронной почте или через федеральную информационную систему "Единый портал государственных и муниципальных услуг (функций), сайт "Государственные и муниципальные услуги Тюменской области". Ответ заявителю направляется в форме, указанной заявителем (по почте, по электронной почте или через сайт). Не запрещено заявителю лично обратиться за ответом в Архив.

2.17. Особенности предоставления муниципальной услуги в электронной форме

2.17.1. Предоставление муниципальной услуги в электронной форме состоит в информировании Заявителя о ходе предоставления муниципальной услуги. При поступлении в Архив заявлений по электронной почте они распечатываются на бумажном носителе и в дальнейшем работа с ним ведется в установленном порядке.

При поступлении по электронной почте или через федеральную информационную систему "Единый портал государственных и муниципальных услуг (функций), сайт "Государственные и муниципальные услуги Тюменской области" запроса, не требующего последующих действий Архива по направлению его на исполнение в органы и организации по принадлежности, ответ Заявителю направляется специалистом Архива по почте, электронному адресу, указанному в запросе, или через сайт, в срок до 30 календарных дней со дня регистрации запроса.

III. Состав, последовательность и сроки выполнения административных процедур, требования к порядку их выполнения, в том числе особенности выполнения административных процедур в электронной форме

3.1. Описание последовательности действий при предоставлении муниципальной услуги

3.1.1. Реализация муниципальной услуги включает в себя следующие административные процедуры:

- регистрация запросов;

- анализ тематики поступивших запросов;

- поиск архивных документов, необходимых для исполнения запросов;

- оформление архивных справок, архивных выписок и архивных копий;

- отправка архивных справок, архивных выписок и архивных копий, ответов на запрос.

Блок-схема исполнения муниципальной функции приводится в приложении 2 к настоящему административному регламенту.

3.2. Регистрация запросов

3.2.1. Основание для начала административной процедуры регистрации запросов является обращение заявителя.

3.2.2. Поступившие в Архив письменные запросы заявителей регистрируются специалистом Архива в день поступления в электронной базе данных "Учет обращения граждан и организаций".

Регистрация запроса является основанием для начала действий по предоставлению муниципальной услуги.

3.2.3. При поступлении Интернет-обращения (запроса) заявителя с указанием адреса электронной почты и/или почтового адреса ему направляется уведомление о приеме Интернет-обращения (запроса) к рассмотрению в день поступления запроса.

Интернет-обращение (запрос) заявителя распечатывается, и в дальнейшем работа с ним ведется в установленном порядке.

3.2.4. Результатом административного действия является проставление на запросе регистрационного номера и даты регистрации.

3.3. Анализ тематики поступивших запросов

3.3.1. Основанием для начала административной процедуры анализа тематики поступивших запросов является поступивший запрос заявителя.

3.3.2. Работники Архива осуществляют анализ тематики поступивших запросов заявителей с учетом необходимых профессиональных навыков и имеющегося в Архиве научно-справочного аппарата, справочников по фондам архивов и базы данных "Архивный фонд".

3.3.3. Результатом административного действия является определение:

- определение тематики запроса;

- направление запроса по месту хранения запрашиваемых документов, с уведомлением об этом заявителя в течение 5 рабочих дней с момента регистрации;

- приостановление исполнения запроса в связи с недостаточными исходными данными и необходимостью предоставления в Архив дополнительных сведений с уведомлением об этом заявителя в течение 5 дней с момента регистрации;

- отказ в исполнении запроса в соответствии с п. 2.3.1 административного регламента с уведомлением об этом заявителя в течение 5 рабочих дней с момента регистрации.

3.4. Поиск архивных документов, необходимых для исполнения запросов

3.4.1. Основанием для начала административной процедуры поиск архивных документов, необходимых для исполнения запросов является наличие в архиве документов необходимых для исполнения запроса.

3.4.2. Специалисты Архива при помощи имеющегося научно-справочного аппарата, справочников по фондам архивов и базы данных "Архивный фонд" в течение двух часов определяют архивные шифры документов, необходимых для исполнения запросов.

3.4.3. Специалисты Архива в соответствии с архивными шифрами осуществляют отбор необходимых дел в архивохранилище для исполнения запросов и приступают к исполнению запросов. По окончании исполнения запроса все используемые дела размещаются в архиве.

3.4.4. Результатом административного действия является получение необходимых документов и информации для исполнения запросов.

3.5. Оформление архивных справок, архивных выписок и архивных копий

3.5.1. Основание для начала административной процедуры оформление архивных справок, архивных выписок и архивных копий является нахождение необходимой информации по документам Архива по запросу заявителя.

3.5.2. Архивная справка и архивная выписка составляются специалистами Архива с обозначением названия информационного документа "Архивная справка", "Архивная выписка".

3.5.3. Текст в архивной справке дается в хронологической последовательности событий с указанием видов архивных документов и их дат. В архивной справке допускается цитирование архивных документов.

Несовпадение отдельных данных архивных документов со сведениями, изложенными в запросе, не является препятствием для включения их в архивную справку при условии, если совпадение всех остальных сведений не вызывает сомнений в тождественности лица или фактов, о которых говорится в архивных документах. В архивной справке эти данные воспроизводятся так, как они изложены в архивных документах, а расхождения, несовпадения и неточные названия, отсутствие имени, отчества, инициалов или наличие одного из них оговариваются в тексте справки в скобках ("Так в документе", "Так в тексте оригинала").

Сведения о работе, учебе в нескольких организациях, учебных заведениях включаются в одну архивную справку.

В примечаниях по тексту архивной справки оговариваются неразборчиво написанные, исправленные автором, не поддающиеся прочтению вследствие повреждения текста оригинала места ("Так в тексте оригинала", "В тексте неразборчиво").

В тексте архивной справки не допускаются изменения, исправления, комментарии, собственные выводы исполнителя по содержанию архивных документов, на основании которых составлена архивная справка.

После текста архивной справки приводятся архивные шифры и номера листов единиц хранения архивных документов, печатные издания, использовавшиеся для составления архивной справки. В тексте архивной справки допускается проставление архивных шифров и номера листов единиц хранения архивных документов сразу после изложения каждого факта события.

В архивной справке, объем которой превышает один лист, листы должны быть прошиты, пронумерованы и скреплены печатью Архива.

Архивные справки должны оформляться на бланке Архива. Подчистки и помарки в архивных справках не допускаются.

Архивная справка подписывается руководителем аппарата Главы района, заверяется печатью Архива, на ней проставляется номер и дата составления.

Форма архивной справки в приложении N 1 к регламенту.

3.5.4. В архивной выписке название архивного документа, его номер и дата воспроизводятся полностью. Извлечениями из текстов архивных документов должны быть исчерпаны все имеющиеся данные по запросу. Начало и конец каждого извлечения, а также пропуски в тексте архивного документа отдельных слов обозначаются многоточием.

В примечаниях к тексту архивной выписки делаются соответствующие оговорки о частях текста оригинала, неразборчиво написанных, исправленных автором, не поддающихся прочтению вследствие повреждения текста и т.д. Отдельные слова и выражения оригинала, вызывающие сомнения в их точности, оговариваются словами "Так в тексте оригинала", "Так в документе". После текста архивной выписки указываются архивный шифр и номера листов единицы хранения архивного документа.

Аутентичность выданных по запросам архивных выписок удостоверяется подписью начальника Архива и печатью Архива.

3.5.5. На обороте каждого листа архивной копии проставляются архивные шифры и номера листов единиц хранения архивного документа. Все листы архивной копии скрепляются. Архивная копия заверяется печатью и подписью начальника Архива.

3.5.6. При отсутствии документов, необходимых для исполнения запроса, составляется отрицательный ответ на бланке Архива. В ответе излагается причина, по которой не представляется возможным выдать истребуемый документ или справку. При необходимости ответ заверяется печатью.

3.5.7. Архивные справки, архивные выписки и архивные копии оформляются на государственном языке Российской Федерации (русском).

3.5.8. Результатом административного действия является подготовленная и соответствующим образом оформленная архивная справка, архивная выписка, архивная копия. Срок оформления архивной справки, архивной выписки, архивной копии не должен превышать 30 дней с момента регистрации запроса.

3.6. Выдача (отправка) архивных справок, архивных выписок и архивных копий, ответов на запрос

3.6.1. Основанием для начала административной процедуры выдача (отправка) архивных справок, архивных выписок и архивных копий, ответов на запрос является подписание руководителем аппарата Главы района соответствующим образом оформленных архивных справок, выписок и архивных копий, ответов на запрос.

3.6.2. Архивная справка, архивная выписка и архивная копия, предназначенные для направления заявителям, включая ответы об отсутствии запрашиваемых сведений, высылаются Архивом на следующий день после их оформления по почте простыми письмами непосредственно в адреса заявителей или выдаются лично в руки заявителям.

3.6.3. Ответы на письменные запросы заявителей, поступившие по почте, по электронной почте, факсимильной связью направляются в письменном виде по почте. В случае поступления коллективного письменного запроса заявителей ответ на обращение направляется в адрес заявителя, указанного в запросе первым, если в запросе не указан иной адресат для ответа.

3.6.4. Сведения, содержащие персональные данные о третьих лицах, представляются уполномоченному лицу на основании доверенности, заверенной в установленном порядке.

3.6.5. Рассмотрение запроса считается законченным, если по нему приняты необходимые меры и автор запроса проинформирован о результатах рассмотрения.

3.6.6. Результатом административного действия является роспись заявителя (или его доверенного лица) о получении архивной справки, архивной выписки, архивной копии с указанием даты получения или включения в реестр на отправку корреспонденции.

IV. Формы контроля за исполнением административного регламента

4.1. Порядок осуществления текущего контроля за исполнением должностными лицами положений административного регламента

4.1.1. Контроль за своевременным предоставлением услуги осуществляет руководитель аппарата Главы района, начальник отдела по делам архивов.

Обязательному контролю исполнения в Архиве подлежат поступившие в Архив, зарегистрированные в установленном порядке и требующие исполнения:

- обращения и запросы депутатов Государственной Думы, депутатов Тюменской областной Думы;

- письма и обращения судов, прокуратуры;

- жалобы граждан.

Кроме того, все запросы, поступающие в Архив, ставятся на контроль. Срок исполнения - 30 дней со дня поступления.

Контрольные документы доводятся до исполнителя не позднее, чем на следующий рабочий день после регистрации запроса.

4.1.2. Должностные лица Архива несут персональную ответственность за объективность и всесторонность подготовки ответа на поступившие запросы, соблюдение сроков их исполнения, своевременность продления сроков исполнения запросов, содержание подготовленного ответа.

4.2. Порядок и периодичность осуществления плановых и внеплановых проверок полноты и качества предоставления муниципальной услуги, в т.ч. порядок и формы контроля за полнотой и качеством предоставления муниципальной услуги

4.2.1. Руководитель аппарата Главы района осуществляет контроль за предоставлением муниципальной услуги Архивом.

4.2.2. Контроль за полнотой и качеством предоставления муниципальной услуги включает в себя проведение проверок, выявление и устранение нарушений прав заявителей, рассмотрение, принятие решений и подготовку ответов на запросы заявителей, содержащих жалобы на решения, действия (бездействие) должностных лиц Архива.

По результатам проведенных проверок в случае выявления нарушений прав заявителей осуществляется привлечение виновных лиц к ответственности в соответствии с законодательством Российской Федерации.

4.2.3. Помимо текущего контроля предоставления муниципальной услуги осуществляются внеплановые проверки полноты и качества предоставления муниципальной услуги.

Внеплановые проверки осуществляются по конкретному обращению заявителя. При проверке могут рассматриваться все вопросы, связанные с предоставлением муниципальной услуги (комплексные проверки), или отдельные вопросы (тематические проверки).

Для проведения проверки полноты и качества предоставления муниципальной услуги на основании распоряжения администрации Тюменского муниципального района формируется комиссия, в состав которой включаются муниципальные служащие.

Результаты деятельности комиссии оформляются в виде справки, в которой отмечаются выявленные недостатки и предложения по их устранению.

Справка подписывается председателем комиссии.

4.3. Ответственность специалистов при исполнении полномочий по предоставлению муниципальной услуги

4.3.1. Должностные лица Архива, предоставляющие муниципальную услугу по исполнению запросов заявителей несут ответственность в соответствии с законодательством Российской Федерации за:

- неправомерный отказ в приеме или исполнении запросов;

- действие или бездействие, ведущее к нарушению прав и законных интересов заявителя;

- нарушение срока и порядка регистрации запросов, их рассмотрения;

- принятие заведомо необоснованного незаконного решения;

- преследование граждан за критику;

- предоставление недостоверной информации;

- разглашение сведений о частной жизни гражданина (без его согласия);

- сохранность находящихся у них на регистрации, рассмотрении запросов и документов, связанных с их исполнением.

Сведения, содержащиеся в запросах, а также персональные данные заявителя могут использоваться только в служебных целях и в соответствии с полномочиями лица, работающего с запросом. Запрещается разглашение содержащейся в обращении информации о частной жизни обратившихся граждан без их согласия.

4.3.2. По фактам нарушений муниципальными служащими настоящего административного регламента при исполнении полномочий, Главой района назначается служебная проверка.

4.3.3. При уходе в отпуск муниципальный служащий обязан передать все имеющиеся у него на исполнении письменные запросы временно замещающему его должностному лицу.

4.3.4. При обнаружении неисполнения или ненадлежащего исполнения должностными лицами Архива возложенных на них обязанностей по предоставлению муниципальной услуги Глава района принимает меры по привлечению этого лица к дисциплинарной ответственности.

4.4. Требования к порядку и формам контроля за предоставлением муниципальной услуги, в том числе со стороны граждан, их объединений и организаций

4.4.1. В Архиве осуществляется контроль за соблюдением порядка рассмотрения запросов, проводится анализ содержания поступивших запросов, принимаются меры по своевременному выявлению и устранению причин нарушения прав, свобод и законных интересов граждан.

На информационных стендах Архива размещены карты качества предоставления муниципальных услуг, книги жалоб и предложений.

Заявитель имеет право заполнить карту качества, высказать свои замечания и предложения по предоставленной услуге.

V. Досудебный (внесудебный) порядок обжалования решений и действий (бездействия) Архива, предоставляющего муниципальную услугу, а также должностных лиц, муниципальных служащих

5.1. Порядок обжалования действий (бездействий) и решений, осуществляемых (принятых) в ходе предоставления муниципальной услуги

5.1.1. Заявители вправе обратиться с жалобой на действия (бездействие) и решения, принятые специалистами Архива при предоставлении муниципальной услуги, устно или письменно непосредственно к Главе Тюменского муниципального района, руководителю аппарата Главы района.

5.1.2. Заявитель может обратиться с жалобой в следующих случаях:

1. нарушение срока регистрации запроса заявителя о муниципальной услуге;

2. нарушение срока предоставления муниципальной услуги;

3. требование у заявителя документов, не предусмотренных нормативными правовыми актами Российской Федерации, нормативными правовыми актами субъектов Российской Федерации, муниципальными правовыми актами для предоставления муниципальной услуги;

4. отказ в приеме документов, предоставление которых предусмотрено нормативными правовыми актами РФ, нормативными правовыми актами субъектов РФ, муниципальными правовыми актами для предоставления муниципальной услуги, у заявителя;

5. отказ в предоставлении муниципальной услуги, если основания отказа не предусмотрены федеральными законами и принятыми в соответствии с ними иными нормативными правовыми актами РФ, нормативными правовыми актами субъектов РФ, муниципальными правовыми актами;

6. затребование с заявителя при предоставлении муниципальной услуги платы, не предусмотренной нормативными правовыми актами РФ, нормативно правовыми актами субъектов РФ, муниципальными правовыми актами;

7. отказ органа, предоставляющего муниципальную услугу, должностного лица органа предоставляющего муниципальную услугу, в исправлении допущенных опечаток и ошибок в выданных в результате предоставлении муниципальной услуги документах либо нарушение установленного срока таких исправлений.

5.2. Порядок досудебного (внесудебного) обжалования

5.2.1. Каждый гражданин, который считает, что его жалоба рассмотрена ненадлежащим образом, имеет право подать жалобу на должностное лицо.

В письменной жалобе указываются:

- полное наименование органа или организации (фамилия, имя, отчество уполномоченного представителя органа или организации);

- почтовый адрес, по которому должен быть направлен ответ;

- излагаемая суть предложения, заявления или жалобы;

- личная подпись и дата.

Дополнительно в жалобе (претензии) могут быть указаны:

должность, фамилия, имя и отчество муниципального служащего (при наличии информации), решение, действие (бездействие) которого обжалуется;

суть обжалуемого действия (бездействия);

обстоятельства, на основании которых заявитель считает, что нарушены его права, свободы и законные интересы, созданы препятствия для их реализации либо незаконно возложена какая-либо обязанность;

иные сведения, которые заявитель считает необходимым сообщить.

В случае необходимости в подтверждение своих доводов заявитель прилагает к жалобе (претензии) документы либо их копии.

5.2.2. Письменная жалоба должна быть рассмотрена в течение 15 календарных дней со дня регистрации.

5.2.3. Основанием для начала процедуры досудебного (внесудебного) обжалования является не рассмотрение или рассмотрение ненадлежащим образом жалобы гражданина.

5.2.4. Руководитель аппарата Главы района:

обеспечивает объективное, всестороннее и своевременное рассмотрение обращения (жалобы), в случае необходимости - с участием заявителя, направившего обращение (жалобу), или его законного представителя;

запрашивает необходимые для рассмотрения обращения (жалобы) документы и материалы в архивных учреждениях Тюменской области, архивных учреждениях других субъектов Российской Федерации, в государственных органах, органах местного самоуправления, за исключением судов, органов дознания и органов предварительного следствия;

принимает меры, направленные на восстановление или защиту нарушенных прав, свобод и законных интересов заявителя, дает письменный ответ по существу поставленных в обращении (жалобе) вопросов.

Если в результате рассмотрения обращение (жалоба) признано обоснованным, то принимается решение об осуществлении действий по устранению предмета обращения (жалобы) и применению мер ответственности к специалисту, допустившему нарушения в ходе предоставления муниципальной услуги.

Заявителю, направившему обращение (жалобу), в письменной форме сообщается о принятом решении и действиях, осуществлённых в соответствии с принятым решением.

Ответ на обращение (жалобу) подписывается Руководителем аппарата Главы района и направляется по почтовому адресу, указанному в обращении (жалобе).

5.2.5. Обращение (жалоба) считается разрешённым, если рассмотрены все поставленные в нём вопросы, приняты необходимые меры и дан письменный ответ (в пределах компетенции) по существу поставленных вопросов.

5.2.6. Обращение (жалоба) остаётся без рассмотрения в следующих случаях:

если в обращении (жалобе) не указаны необходимые в соответствии с настоящим Регламентом данные о пользователе;

в случае если текст обращения (жалобы) не поддается прочтению;

в случае если в обращении (жалобе) отсутствуют сведения об обжалуемом решении, действии (бездействии);

в случае если обращение (жалоба) содержит оскорбительные выражения, угрозы имуществу, жизни, здоровью должностных лиц и (или) специалистов отдела по делам архивов, а также членов их семей.

Если в обращении (жалобе) заявителя содержится вопрос, на который ему многократно давались письменные ответы по существу в связи с ранее направляемыми в адрес администрации Тюменского района , обращениями (жалобами) и при этом в данном обращении (жалобе) не приводятся новые доводы или обстоятельства, то должностное лицо вправе принять решение о безосновательности очередного обращения (жалобы) и прекращении переписки с заявителем по данному вопросу.

Каждый гражданин имеет право получить, а начальник Архива обязан ему предоставить возможность ознакомления с документами и материалами, непосредственно затрагивающими его права и свободы, если нет установленных федеральным законом ограничений на информацию.

Жалоба на действие (бездействие) специалистов и начальника Архива подается Главе района или руководителю аппарата Главы района.

5.2.7. Результатом досудебного (внесудебного) обжалования является ответ гражданину вышестоящего должностного лица. Гражданину направляется сообщение о принятом решении и действиях, осуществленных в соответствии с принятым решением. Жалоба считается разрешенной, если рассмотрены все поставленные в ней вопросы, приняты необходимые меры и дан письменный ответ (в пределах компетенции) по существу поставленных вопросов.

5.3. Порядок судебного обжалования

5.3.1. Каждый Заявитель имеет право обратиться с жалобой в суды общей юрисдикции, если считает, что неправомерными действиями (решениями) специалистов Архивов нарушены его права и свободы в сроки, установленные законодательством Российской Федерации.