Приказ Федерального агентства по образованию от 4 февраля 2005 г. N 38 "Об утверждении Инструкции по делопроизводству в Федеральном агентстве по образованию" (утратил силу)

2.1.1. Участие в разработке проектов осуществляется Агентством в соответствии с принимаемыми Министерством образования и науки Российской Федерации планами законопроектной деятельности.

2.1.2. Предложения Агентства в Минобрнауки России по подготовке и внесению в Правительство Российской Федерации законопроектов готовятся с приложением следующих сопроводительных материалов:

пояснительная записка, содержащая изложение предмета законодательного регулирования и концепции прилагаемого законопроекта;

финансово-экономическое обоснование принимаемых решений (в случае внесения законопроекта, предусмотренного частью 3 статьи 104 Конституции Российской Федерации);

перечень актов федерального законодательства, подлежащих признанию утратившими силу, приостановлению, изменению, дополнению или принятию в связи с данным законом;

заключение Министерства юстиции Российской Федерации о соответствии законопроекта законодательству Российской Федерации;

в случае, если объем законопроекта более 5 страниц - текст законопроекта в электронной форме (текстовый редактор Win Word 6.0 или другой, совместимый с ним) на дискете 3,5 дюйма.

2.1.3. Законопроект, представляемый в Минобрнауки России должен быть завизирован руководителем Агентства или одним из заместителей руководителя Агентства, исполняющим его обязанности, руководителями Министерства юстиции Российской Федерации или его заместителями в соответствии с распределением обязанностей, а также руководителями других заинтересованных органов и организаций.

2.1.4. Законопроект, подготавливаемый для внесения в Правительство Российской Федерации печатается шрифтом размером N 14 на стандартных листах бумаги формата А4.

На расстоянии 2 межстрочных интервалов от пометки у правой границы текстового поля печатается слово "Проект".

2.1.5. Законопроект имеет следующие реквизиты:

Наименование государства - РОССИЙСКАЯ ФЕДЕРАЦИЯ - печатается прописными буквами и выделяется полужирным шрифтом. Выравнивается по центру.

Наименование вида акта - ФЕДЕРАЛЬНЫЙ КОНСТИТУЦИОННЫЙ ЗАКОН или ФЕДЕРАЛЬНЫЙ ЗАКОН - отделяется от первого реквизита 2 межстрочными интервалами и печатается прописными буквами размером шрифта не более N 16 и может быть выделено полужирным шрифтом. Выравнивается по центру.

Заголовок отделяется от предыдущего реквизита 3 межстрочными интервалами и печатается через 1 интервал, выделяется полужирным шрифтом и выравнивается по центру. Пишется с прописной буквы и отвечает на вопрос: "О чем?" издан закон или в нем приводится название кодекса (например: Арбитражный процессуальный кодекс Российской Федерации). Точка в конце заголовка не ставится.

В заголовке законопроекта о внесении изменений в действующие законы необходимо называть причины внесения изменений или конкретную норму, в которую вносятся изменения, а в случае неоднократного изменения одной и той же нормы, дополнительно указывать, в какой именно части она изменяется.

Например:

О внесении изменений в пункт 2 статьи 855 Гражданского кодекса Российской Федерации в части платежей в бюджет и во внебюджетные фонды.

Текст отделяется от заголовка 3-4 межстрочными интервалами и печатается через 2 интервала.

Текстовая часть законопроекта может подразделяться на преамбулу и основную часть.

Текст законопроекта может подразделяться на части (например, часть первая Гражданского кодекса Российской Федерации), разделы, главы, статьи.

Заголовки частей, разделов и глав, если они имеются, печатаются прописными буквами, шрифтом размером N 14 и выравниваются по центру. Заголовки могут выделяться полужирным шрифтом. Точка в конце заголовка не ставится. Номера глав проставляются римскими цифрами.

Заголовки статей печатаются строчными буквами через 1 межстрочный интервал, выделяются полужирным шрифтом и выравниваются по левой границе. Точка в конце заголовка не ставится. Слово "статья" печатается с красной строки с прописной буквы в разрядку. Номер статьи проставляется арабскими цифрами.

При отсутствии заголовка слово "статья" и номер выделяются полужирным шрифтом. Текст статьи печатается в строку.

Статьи имеют единую сквозную нумерацию.

В зависимости от содержания текст статьи может подразделяться на части, пункты, подпункты, абзацы. Нумерация пунктов осуществляется арабскими цифрами в пределах каждой статьи.

Подпись отделяется от текста 3 межстрочными интервалами и состоит из слов "Президент Российской Федерации". Слова "Президент" и "Российской Федерации" печатаются в 2 строки через один межстрочный интервал. Слова "Российской Федерации" печатаются от левой границы текстового поля, а слово "Президент" выравнивается по центру относительно этих слов.

Инициалы имени и фамилия Президента Российской Федерации указываются при оформлении принятого закона в Государственной Думе.

Визы проставляются на лицевой стороне последнего листа законопроекта.

2.1.6. Требования по оформлению пояснительной записки к законопроекту.

Пояснительная записка к законопроекту оформляется на стандартных листах бумаги формата А4 и имеет следующие реквизиты.

Наименование вида документа - печатается прописными буквами 2 межстрочными интервалами ниже верхней границы текстового поля, выделяется полужирным шрифтом и выравнивается по центру.

Заголовок отделяется от предыдущего реквизита 2 межстрочными интервалами, печатается строчными буквами через 1 интервал, выделяется полужирным шрифтом и выравнивается по центру. Точка в конце заголовка не ставится.

В заголовке к тексту указывается полное название законопроекта, к которому подготовлена пояснительная записка.

Например,

К проекту федерального закона "О внесении изменений в статью 3 Закона Российской Федерации "О подоходном налоге с физических лиц".

Текст отделяется от заголовка 3 межстрочными интервалами и печатается шрифтом размером N 14 через 1,5 интервала на расстоянии 1,25 см от левой границы текстового поля.

Текст должен содержать обоснование необходимости принятия законопроекта, включающее развернутую характеристику законопроекта, его целей, основных положений, места в системе действующего законодательства, а также прогноз социально-экономических и иных последствий его принятия.

Визы проставляются на лицевой стороне последнего листа законопроекта в нижней его части.

2.2.1. Агентство в пределах своей компетенции вносит в Минобрнауки России предложения о подготовке проектов актов (указов и распоряжений) Президента Российской Федерации.

2.2.2. Проекты актов Президента Российской Федерации вносятся с сопроводительным письмом за подписью Министра образования и науки Российской Федерации, содержащим краткое изложение существа вопроса, обоснование необходимости его принятия, сведения о том, на основании чего подготовлен проект, с кем он согласован. При необходимости к письму прилагаются справочные и аналитические материалы, связанные с подготовкой проекта.

2.2.3. Проекты актов Президента Российской Федерации в случае необходимости должны содержать пункт о возложении контроля за их выполнением.

2.2.4. Проекты актов Президента Российской Федерации и приложения к ним, подготавливаемые для последующего согласования, - визовые экземпляры печатаются на стандартных листах бумаги формата А4 (210 х 297 мм).

Согласование проектов актов (указов и распоряжений) Президента Российской Федерации оформляется визой, включающей личную подпись визирующего, при необходимости его должность, расшифровку подписи и дату. Визы проставляются на оборотной стороне последнего листа первого экземпляра (подлинника) проекта документа в нижней его части.

Возражения по проекту документа излагаются в отдельной справке, которая прилагается к проекту.

Если в процессе согласования в проект акта Президента Российской Федерации вносятся изменения принципиального характера, то он подлежит повторному визированию. Повторное визирование не требуется, если при доработке в проект документа внесены уточнения редакционного характера, не изменившие его содержания.

2.2.5. Проекты актов Президента Российской Федерации визируются Министром образования и науки Российской Федерации, заместителем Министра, исполняющим его обязанности, который представляет проект и которому в документе предусматривается задание или поручение, а также руководителями других заинтересованных федеральных органов исполнительной власти.

Проекты актов Президента Российской Федерации, содержащие вопросы распределения зданий и помещений, находящихся в федеральной собственности, подлежат обязательному согласованию с Росимуществом, а находящихся на балансе Управления делами Президента Российской Федерации - с Управлением делами Президента Российской Федерации.

Проекты актов Президента Российской Федерации, имеющие нормативный характер, подлежат обязательному согласованию с Министерством юстиции Российской Федерации.

2.2.6. Проекты актов Президента Российской Федерации, предусматривающие принятие актов Правительства Российской Федерации, вносятся с приложением к представляемому проекту акта Президента Российской Федерации соответствующих, связанных с ним, проектов актов Правительства Российской Федерации.

2.2.7. Проекты актов Президента Российской Федерации печатаются на стандартных листах бумаги формата А4 (210 x 297 мм) шрифтом размером N 14.

Верхнее поле документа должно составлять 3,0 см. Левое поле - 2,75 см. Правое поле - 2,25 см. и нижнее - не менее 2 см.

2.2.8. Проекты указов Президента Российской Федерации и распоряжений Президента Российской Федерации имеют следующие реквизиты: наименование вида акта (указ Президента Российской Федерации или распоряжение Президента Российской Федерации), заголовок и текст.

Заголовок печатается на расстоянии не менее 9 см от верхнего края листа, пишется с прописной буквы, выделяется полужирным шрифтом. Точка в конце заголовка не ставится. Заголовок, состоящий из двух и более строк, печатается через 1 межстрочный интервал.

Начало и конец каждой строки центрируется относительно слов "Президент Российской Федерации". В отдельных распоряжениях Президента Российской Федерации заголовок может отсутствовать.

Текст отделяется от заголовка 2-3 межстрочными интервалами и печатается через интервал 18 пт (1,5 интервала).

Текст печатается от левой границы текстового поля и выравнивается по левой и правой границам текстового поля. Первая строка абзаца начинается на расстоянии 1,25 см от левой границы текстового поля.

Текстовая часть может подразделяться на констатирующую часть - преамбулу и постановляющую часть (в распоряжении - распорядительную часть).

Преамбула в указах Президента Российской Федерации завершается словом постановляю, которое печатается вразрядку.

Пункты в тексте нумеруются арабскими цифрами с точкой и заголовков не имеют.

Пункты могут разделяться на подпункты, которые могут нумероваться арабскими цифрами или строчными буквами с закрывающей круглой скобкой.

Все изменения и дополнения, вносимые в ранее принятый указ (распоряжение), должны соответствовать структуре основного нормативного акта.

При наличии приложений к указу (распоряжению) Президента Российской Федерации в тексте на них обязательно делается ссылка.

Допускается печатать прописными буквами и выделять шрифтом другой насыщенности фамилии при подготовке проекта указов (распоряжений) Президента Российской Федерации по вопросам награждения государственными наградами, присвоения почетных, воинских и специальных званий Российской Федерации (в других случаях не рекомендуется).

Подпись отделяется от текста 3 межстрочными интервалами и состоит из слов "Президент Российской Федерации", инициала имени и фамилии Президента Российской Федерации.

Слова "Президент" и "Российской Федерации" печатаются в две строки через 1 межстрочный интервал. От границы левого поля печатаются слова "Российская Федерация", а слово "Президент" центрируется относительно этих слов. Инициал имени и фамилии Президента Российской Федерации печатаются у правой границы текстового поля.

Место издания отделяется от подписи, как правило, 4 межстрочными интервалами и печатается от границы левого поля: Москва, Кремль.

На распоряжениях место издания не печатается.

Дата проставляется в день подписания документа словесно-цифровым способом и отделяется от реквизита "Место издания" межстрочным интервалом 18 пт., печатается от левой границы текстового поля.

Индекс (номер) проставляется после подписания документа, отделяется от реквизита "Дата" межстрочным интервалом 18 пт и печатается от левой границы текстового поля.

К порядковому номеру распоряжения Президента Российской Федерации через дефис добавляются строчные буквы "рп".

Приложения к проектам указов и распоряжений Президента Российской Федерации оформляются на отдельных листах бумаги.

Размеры полей, шрифты и межстрочные интервалы при печатании приложений идентичны размерам, применяемым при печатании текстов указов (распоряжений).

В приложениях помещаются положения, регламенты, перечни, списки, графики, таблицы, образцы документов и др. Приложения подписываются Министром.

Если в тексте дается ссылка "согласно приложению", то на первой странице приложения в правом верхнем углу пишется слово ПРИЛОЖЕНИЕ, ниже через межстрочный интервал 18 пт дается ссылка на указ или распоряжение Президента Российской Федерации. Все составные части реквизита центрируются относительно самой длинной строки и печатаются через 1 межстрочный интервал. Длина строки не должна превышать 8 см и ограничивается правым полем документа. При наличии нескольких приложений они нумеруются.

Например:

                                                           ПРИЛОЖЕНИЕ N 1

                                                       к Указу Президента

                                                     Российской Федерации

                                                     от          N

Приложения заканчиваются чертой, расположенной по центру текста на расстоянии примерно 3 межстрочных интервалов. Длина черты - 2 - 3 см.

При наличии в тексте акта формулировки "Утвердить" (прилагаемое положение, состав комиссии, перечень мероприятий и т.д.) на самом приложении в правом верхнем углу располагается слово УТВЕРЖДЕНО или УТВЕРЖДЕН со ссылкой на нормативный акт, его дату, номер.

Например:

                                                               УТВЕРЖДЕНО

                                                        Указом Президента

                                                     Российской Федерации

                                                     от          N

Слова УТВЕРЖДЕНО и УТВЕРЖДЕН согласуются в роде и числе с первым словом наименования приложения: положение - УТВЕРЖДЕНО, программа - УТВЕРЖДЕНА, мероприятия - УТВЕРЖДЕНЫ.

Заголовок к тексту приложения печатается центрированным способом. Наименование вида документа - приложения (первое слово заголовка приложения) выделяется прописными буквами, полужирным шрифтом и может быть напечатано вразрядку (ПОЛОЖЕНИЕ, ПЕРЕЧЕНЬ, СПИСОК и т.д.). Межстрочный интервал между первой строкой заголовка и последующими строками может быть увеличен на 0,5 интервала.

Заголовок приложения отделяется от даты и номера акта 4 интервалами, от текста приложения - 2 - 3 межстрочными интервалами.

При наличии в тексте приложения нескольких разделов их заголовки печатаются центрированным способом (относительно границ текста). Точка в конце заголовка не ставится. Допускается выделять заголовки разделов полужирным шрифтом.

Текст приложения может быть оформлен в виде таблицы. Графы и строки таблицы должны иметь заголовки, выраженные именем существительным в именительном падеже. Подзаголовки граф и строк грамматически должны быть согласованы с заголовками.

Если таблицу печатают более чем на одной странице, заголовочная часть таблицы (наименование граф) повторяется на каждой странице.

Листы приложения нумеруются самостоятельно, начиная со второго листа.

При наличии в тексте приложений ссылки на сноску оформляются звездочкой или цифрой. Текст сноски печатается через 1 межстрочный интервал в конце каждой страницы или после приложения в целом, под чертой. После символа сноски ее текст печатается с прописной буквы. В конце текста сноски ставится точка.

На одной странице не должно проставляться более трех сносок.

В положениях, программах, уставах и других подобных документах разделы и главы нумеруются, как правило, римскими цифрами, а пункты и подпункты - так же, как и в тексте указа (распоряжения) Президента Российской Федерации. В указанных документах их составные части (разделы, подразделы, пункты, подпункты) можно также нумеровать арабскими цифрами. Подразделы нумеруют в пределах раздела. Номер подраздела должен состоять из номера подраздела, разделенных точкой (например, 1.2.). Номер пункта должен состоять из номера раздела, подраздела и пункта, разделенных точкой (например, 2.3.1.). Пункты при необходимости могут подразделяться на подпункты, которые должны иметь порядковую нумерацию в пределах каждого пункта (например, 1.2.2.1.).

Визы проставляются на оборотной стороне последнего листа проекта указа (распоряжения) в нижней его части.

На приложениях к проектам указов (распоряжений) визы проставляются также на оборотной стороне последнего листа приложения.

2.3.1. Участие в подготовке проектов актов Правительства Российской Федерации производится Агентством в соответствии с порядком, устанавливаемым Министерством образования и науки Российской Федерации и настоящей Инструкцией.

2.3.2. Проекты актов Правительства Российской Федерации вносятся Министром образования и науки Российской Федерации.

2.3.3. Проекты актов Правительства Российской Федерации вносятся с сопроводительным письмом с приложением пояснительной записки. В сопроводительном письме указывается основание внесения проекта, существо вопроса, сведения о согласовании проекта. В пояснительной записке приводятся результаты проработки вопроса и проведения экспертизы, необходимые расчеты, обоснования и прогнозы социально-экономических и иных последствий реализации предлагаемых решений.

2.3.4. Если в тексте проекта акта Правительства Российской Федерации упоминаются ранее принятые акты Президента Российской Федерации или Правительства Российской Федерации, то делается ссылка на соответствующий официальный источник их опубликования, например: "(Собрание законодательства Российской Федерации, 1998, N 5, ст. 615)".

Если подготовляемый акт Правительства Российской Федерации влечет за собой внесение изменений или дополнений в другие акты Правительства Российской Федерации, эти изменения или дополнения включаются в проект подготовляемого акта или представляются в виде самостоятельного акта одновременно с ним.

Документы (программы, положения, планы, нормы и т.п.), которые предлагается утвердить подготавливаемым проектом акта Правительства Российской Федерации, в обязательном порядке прилагаются к данному проекту акта.

Проект акта Правительства Российской Федерации по организации исполнения федерального закона или акта Президента Российской Федерации должен содержать ссылку на соответствующий федеральный закон или акт Президента Российской Федерации.

2.3.5. В проектах постановлений Правительства Российской Федерации употребляются полные официальные наименования органов и организаций, в проектах распоряжений - их сокращенные официальные наименования.

2.3.6. Постановления Правительства Российской Федерации должны иметь заголовок, в краткой форме отражающий их содержание.

Распоряжения Правительства Российской Федерации заголовка, как правило, не имеют.

2.3.7. Проекты актов Правительства Российской Федерации подлежат согласованию, которое оформляется визами.

Проекты актов Правительства Российской Федерации в обязательном порядке должны визироваться Министром образования и науки Российской Федерации, а также руководителями других заинтересованных федеральных органов исполнительной власти.

Проекты актов Правительства Российской Федерации нормативного характера подлежат согласованию с Министерством юстиции Российской Федерации после их согласования с заинтересованными органами и организациями.

Проекты актов Правительства Российской Федерации, предусматривающие расходы за счет средств федерального бюджета, подлежат согласованию с Министерством финансов Российской Федерации.

При наличии у лица, визирующего проект акта Правительства Российской Федерации, особого мнения (замечаний) он делает об этом отметку при визировании.

Особое мнение (замечания) визирующего по проекту акта, как правило, излагается отдельно и прилагается к проекту акта.

Если в ходе проработки или согласования проекта акта Правительства Российской Федерации в него вносятся существенные изменения, то он подлежит повторному визированию. Повторного визирования не требуется, если при доработке в проект акта Правительства Российской Федерации внесены уточнения, не меняющие его сущности (определяется руководителем подразделения-исполнителя).

2.3.8. Проект акта Правительства Российской Федерации печатается на стандартных листах бумаги формата А4 (210 x 297 мм) шрифтом размером N 13. Проект акта имеет следующие реквизиты.

Наименование вида акта - постановление Правительства Российской Федерации или распоряжение Правительства Российской Федерации.

Дата акта отделяется от наименования вида акта, как правило, 2 межстрочными интервалами, проставляется при подписании акта.

Индекс (номер) печатается арабскими цифрами и состоит из знака "N" и порядкового номера документа, например, N 143.

К порядковому номеру распоряжения через дефис добавляется буква "р", например, N 153-р, или буква "п" - к порядковому номеру постановления.

Место издания - отделяется от реквизита "Дата" и "Номер" двумя межстрочными интервалами и оформляется центрированным способом.

Заголовок - порядок оформления заголовка аналогичен оформлению этого реквизита в проектах указов (распоряжений) Президента Российской Федерации.

Текст отделяется от заголовка 2 - 3 межстрочными интервалами и печатается шрифтом размером N 14 через 1,5 интервала.

(Текст печатается от левой границы текстового поля и выравнивается по левой и правой границам текстового поля. Первая строка абзаца начинается на расстоянии 1,25 см от левой границы поля).

Текст может подразделяться на констатирующую часть (преамбулу) и постановляющую часть (в распоряжениях - распорядительную).

Преамбула в проектах постановлений Правительства Российской Федерации завершается словами "Правительство Российской Федерации постановляет:", последнее слово печатается полужирным шрифтом в разрядку.

Преамбула может отсутствовать, если предписываемые действия не нуждаются в разъяснении.

Постановляющая (распорядительная) часть проектов постановлений (распоряжений) Правительства Российской Федерации, как правило, подразделяется на пункты.

Пункты нумеруются арабскими цифрами с точкой и заголовков не имеют (приложение N 4).

При наличии приложений к постановлению (распоряжению) Правительства Российской Федерации в тексте на них обязательно делается ссылка.

Подпись отделяется от текста 3 межстрочными интервалами и состоит из слов "Председатель Правительства Российской Федерации", инициала имени и фамилии Председателя Правительства Российской Федерации. Слова "Председатель Правительства" и "Российской Федерации" печатаются в две строки через 1 межстрочный интервал. Слова "Председатель Правительства" печатаются от левой границы текстового поля, а слова "Российской Федерации" центрируются относительно первой строки реквизита. Инициал имени и фамилия Председателя Правительства Российской Федерации печатаются у правой границы текстового поля.

Приложения к проектам актов (постановлений и распоряжений) Правительства Российской Федерации печатаются на отдельных листах бумаги и подписываются.

Размеры полей, шрифты и межстрочные интервалы при печатании текста идентичны размерам, применяемым при оформлении текстов постановлений (распоряжений).

Порядок оформления приложений к проекту постановления (распоряжения) Правительства Российской Федерации аналогичен оформлению приложений к проектам указов (распоряжений) Президента Российской Федерации.

Визы оформляются аналогично оформлению этого реквизита в проектах указов (распоряжений) Президента Российской Федерации.

2.3.9. Справка к проекту постановления (распоряжения) оформляется на стандартных листах бумаги формата А4 и имеет следующие реквизиты.

Наименование вида документа - печатается прописными буквами 2 межстрочными интервалами ниже верхней границы текстового поля, выделяется полужирным шрифтом и выравнивается по центру.

Заголовок отделяется от предыдущего реквизита 2 межстрочными интервалами, печатается строчными буквами через 1 интервал, выделяется полужирным шрифтом и выравнивается по центру. Точка в конце заголовка не ставится.

В заголовке указывается полное название проекта постановления (распоряжения), к которому подготовлена справка.

Текст отделяется от заголовка 3 межстрочными интервалами, печатается шрифтом размером N 14 через 1,5 интервала.

Первая строка абзаца печатается на расстоянии 1,25 см от левой границы текстового поля.

В тексте кратко излагаются мотивы внесения проекта, обоснование и суть проекта, наличие разногласий, результаты проработки и экспертизы.

Подпись отделяется от текста 3 межстрочными интервалами.

Подпись включает наименование должности лиц, подписывающих справку, их личные подписи и расшифровку подписей (инициалы и фамилия).

Подписи располагаются одна под другой в соответствии с занимаемыми должностями.

Наименование должности печатается от левой границы текстового поля через 1 межстрочный интервал и центрируется относительно самой длинной строки.

Расшифровка подписи располагается на уровне последней строки наименования должности без пробела между инициалами и фамилией. Последняя буква в расшифровке подписи ограничивается правым полем. Подписи отделяются одна от другой 1,5 межстрочного интервала.

3.1.1. Приказами оформляются решения по вопросам основной деятельности и кадровым вопросам.

Проекты приказов готовят и вносят подразделения на основании поручений руководителя Агентства, его заместителей, либо в инициативном порядке. Проекты приказов по кадровым вопросам готовит кадровая служба на основании соответствующих представлений.

Приказы подписываются руководителем Агентства или по его поручению заместителем руководителя Агентства.

Обеспечение качественной подготовки проектов приказов и их согласование с заинтересованными сторонами возлагается на руководителей подразделений, которые готовят и вносят проект.

Обеспечение правильности оформления проектов приказов возлагается на Административно-правовое управление.

3.1.2. Проекты приказов и приложений к ним визируются начальником и исполнителем подразделения, внесшим проект, начальниками подразделений, которым в проекте предусматриваются задания и поручения, а также начальником Административно-правового управления и начальником отдела правового обеспечения Агентства. Возражения по проекту приказа, возникающие при согласовании, излагаются в справке, которая прилагается к проекту.

Если в процессе согласования в проект приказа вносятся изменения принципиального характера, то он подлежит перепечатке и повторному согласованию.

Проекты приказов, представляемые руководителю Агентства на подпись, визируются заместителями руководителя в соответствии с распределением обязанностей.

3.1.3. Проекты приказов докладываются для подписи при необходимости со справкой, которая должна содержать краткое изложение сути приказа, обоснование его необходимости, а также сведения о том, на основании чего подготовлен проект и с кем согласован. Датой приказа является дата его подписания.

Приказы нумеруются порядковой нумерацией в пределах календарного года; приказы по основной деятельности, по личному составу нумеруются отдельно.

3.1.4. Копии приказов или их размноженные экземпляры заверяют печатью Административно-правового управления и направляют адресатам в соответствии с указателем рассылки, который составляется и подписывается исполнителем. Копия обязательно направляется также исполнителю и в Административно-правовое управление.

3.1.5. Проект приказа во исполнение постановления Правительства Российской Федерации должен быть подготовлен в течение 10 дней, если не установлен другой срок.

3.1.6. Приказ печатается на бланке установленной формы шрифтом размером N 14. Верхнее поле документа должно составлять 3 см, нижнее - 2 см, левое - 2,75 см, правое - 2,25 см.

Приказ имеет следующие реквизиты.

Наименование Агентства.

Наименование вида документа - приказ.

Дата и номер - указанные реквизиты печатаются центрованным способом.

Дата приказа оформляется словесно-цифровым способом; номер состоит из знака "N" и порядкового номера приказа, например:

15 апреля 2001 г. N 71.

Регистрация приказа осуществляется в Административно-правовом управлении.

Заголовок должен кратко и точно отражать содержание текста приказа. Точка в конце заголовка не ставится. Заголовок, состоящий из двух и более строк, печатается полужирным шрифтом через 1 межстрочный интервал.

Например:

О командировании работников Агентства в ...

Заголовок к документам, оформленным на бланках с продольным расположением реквизитов, выравнивается по центру.

Текст отделяется от заголовка 2-3 межстрочными интервалами и печатается шрифтом размером N 14 через 1,5 интервала от левой границы текстового поля и выравнивается по левой и правой границам текстового поля. Первая строка абзаца начинается на расстоянии 1,25 см от левой границы текстового поля.

Текст приказа может состоять из 2 частей: констатирующей (преамбулы) и распорядительной.

В констатирующей части кратко излагаются цели и задачи, факты и события, послужившие основанием для издания приказа. Она может начинаться словами "в целях", "в соответствии", "во исполнение" и т.д. Если приказ издается на основании другого документа, то в констатирующей части указываются наименование этого документа в творительном падеже, его дата, номер и заголовок.

Преамбула в проектах приказов завершается словом приказываю, которое печатается вразрядку.

Распорядительная часть должна содержать перечисление предписываемых действий с указанием исполнителя каждого действия и сроков исполнения. Распорядительная часть может делиться на пункты и подпункты, которые нумеруются арабскими цифрами. Действия однократного характера могут быть перечислены в одном пункте. В качестве исполнителей указываются структурные подразделения или конкретные должностные лица. Последний пункт распорядительной части может содержать сведения о подразделении или должностном лице, на которое возлагается контроль за исполнением приказа.

Если приказ изменяет, отменяет или дополняет ранее изданный документ или какие-то его положения, то один из пунктов распорядительной части текста должен содержать ссылку на отменяемый документ (пункт документа) с указанием его даты, номера и заголовка. Текст пункта должен начинаться словами "Признать утратившим силу ...".

В приказ не следует включать пункт "Приказ довести до сведения ...". Подразделения (должностные лица), до сведения которых доводится приказ, указываются в указателе рассылки, который исполнитель готовит вместе с проектом приказа.

Визы включают должности визирующих, личные подписи, расшифровку подписей и дату. Место расположения виз аналогично их расположению на указах (распоряжениях) Президента Российской Федерации.

Подпись состоит из наименования должности лица, подписавшего документ, личной подписи и расшифровки подписи (инициалы, фамилия).

Приказы подписывает руководитель Агентства, заместители руководителя в соответствии с распределением их обязанностей.

Приложения к приказу подписываются руководителем структурного подразделения, подготовившего проект.

Подпись ставится на оборотной стороне последнего листа приложения.

3.1.7. Образец оформления приказа приводится в приложении N 5, 6, 7.

3.1.8. Совместные приказы печатаются на стандартных листах бумаги формата А4 (210 x 297 мм) без бланка шрифтом размером N 14 (приложение N 7).

При оформлении совместного приказа:

наименование федеральных органов исполнительной власти - располагаются на одном уровне;

наименование вида документа - приказ; располагается центрованно;

дата совместного приказа - единая, соответствующая дате более поздней подписи; располагается центрованно;

регистрационный номер документа, составленного совместно двумя и более организациями, состоит из регистрационных номеров документа каждой из этих организаций, проставляемых через косую черту в порядке указания авторов в документе;

подписи руководителей федеральных органов исполнительной власти располагаются ниже текста на одном уровне.

Образец оформления совместного приказа приводится в приложении N 7.

3.2.1. Заседания коллегии проводятся в соответствии с планами ее работы, составляемыми на год.

3.2.2. План работы коллегии формируется на основе предложений структурных подразделений, указаний руководства Агентства, решений коллегии и поручений вышестоящих органов.

Предложения структурных подразделений в виде перечней вопросов, подлежащих рассмотрению на коллегии, предварительно обсуждаются у курирующих заместителей руководителя Агентства и сдаются секретарю коллегии до 1 июля текущего года.

В предложениях дается точная формулировка вопроса, указываются ответственные за подготовку материалов, докладчики, а также ориентировочная дата рассмотрения.

3.2.3. На основании предложений структурных подразделений секретарь коллегии составляет проект плана работы коллегии.

Проект плана работы коллегии рассматривается на очередном заседании коллегии и с учетом поправок утверждается.

3.2.4. Материалы к очередному заседанию коллегии представляются структурными подразделениями секретарю коллегии не позднее чем за 15 дней до заседания и состоят из:

справки (в необходимых случаях с приложениями), содержащей краткое изложение вопроса и обоснование предложений, включенных в проекты решения коллегии;

проекта решения коллегии с указанием исполнителей, сроков исполнения поручений.

3.2.5. Справки подписываются руководителями структурных подразделений. Проекты решения коллегии согласовываются с заинтересованными структурными подразделениями, визируются их руководителями, курирующим заместителем руководителя Агентства, руководителем Административно-правового управления, секретарем коллегии; при наличии разногласий представляется заключение структурных подразделений.

3.2.6. Общий объем материалов к заседанию коллегии не должен превышать 8-10 страниц машинописного текста, пригодного для ксерокопирования.

3.2.7. Одновременно с материалами к очередному заседанию коллегии структурные подразделения представляют регламент рассмотрения вопроса с указанием докладчика, содокладчиков и необходимого времени на прения.

Регламент рассмотрения вопроса также включает список лиц, приглашенных на заседание коллегии, с указанием фамилии, имени, отчества (полностью), должности и места работы.

3.2.8. Ответственность за качество материалов и своевременность их представления несут руководители структурных подразделений Агентства.

3.2.9. В тех случаях, когда материалы не могут быть представлены в указанные сроки или необходимость в обсуждении вопроса отпала, начальник структурного подразделения с ведома курирующего заместителя руководителя Агентства докладывает об этом руководителю Агентства. Его решение доводится до сведения секретаря коллегии.

3.2.10. Материалы, представленные с нарушением установленных сроков, включаются секретарем коллегии в очередную повестку заседания коллегии только с разрешения председателя коллегии.

3.2.11. Материалы к заседанию коллегии тиражируются Административно-правовым управлением и рассылаются секретарем коллегии по утвержденному руководством Агентства списку не позднее, чем за 7 дней до даты заседания.

3.2.12. Графические материалы готовятся в виде компьютерной презентации (набора слайдов) с использованием программ, входящих в стандартный набор Microsoft Office XP, а также стандартных средств, входящих в состав Microsoft Windows XP.

Материалы принимаются на носителях: диск 3,5"; диски CD-ROM; CF, MMC, SD (и пр.); на накопителях формата VSB и по согласованию с Административно-правовым управлением представляются не позднее, чем за 3 дня до назначенной даты заседания коллегии.

3.2.13. На заседании коллегии время для докладов устанавливается в пределах до 15 минут, для содокладов - до 10 минут. В докладе (содокладе) излагаются вопросы, дополняющие и уточняющие содержание представленных материалов.

Для выступлений предоставляется до 5 минут. При этом должны быть изложены конкретные предложения и мотивированные изменения предлагаемых решений.

3.2.14. Решения коллегии в окончательной редакции готовятся соответствующими подразделениями не более, чем в 10-дневный срок, если коллегией не установлены другие сроки.

Доработанные решения коллегии визируются подразделением-исполнителем, руководителями подразделений, которым предусматриваются задания и поручения, курирующим заместителем руководителя Агентства, руководителем Административно-правового управления и передаются на подпись руководителю Агентства через секретаря коллегии.

Отдельные решения коллегии в течение 15 дней оформляются приказами (распоряжениями, инструктивными письмами) и являются обязательными для исполнения.

3.2.15. Решения коллегии печатаются на бланке установленной формы шрифтом N 14.

Решение коллегии имеют следующие реквизиты:

Наименование Агентства.

Наименование вида документа - решение коллегии.

Дата и номер - указанные реквизиты печатаются центрованным способом.

Датой документа является дата его принятия, дата оформляется словесно-цифровым способом; номер состоит из знака "N", далее номер протокола и номер рассматриваемого вопроса в повестке дня. Например: 16 ноября 2004 г. N 3/1.

Регистрация решений коллегии осуществляется секретарем коллегии.

Заголовок должен кратко и точно отражать содержание текста решения коллегии. Точка в конце заголовка не ставится. Заголовок, состоящий из двух и более строк, печатается полужирным шрифтом через 1 межстрочный интервал, выравнивается по центру.

Текст отделяется от заголовка 2-3 межстрочными интервалами и печатается шрифтом N 14 через 1,5 интервала от левой границы текстового поля и выравнивается по левой и правой границам текстового поля. Первая строка абзаца начинается на расстоянии 1,25 см от левой границы текстового поля.

Текст решения коллегии состоит из 2 частей: констатирующей (преамбулы) и рекомендательной.

В констатирующей части кратко излагаются цели и задачи, она начинается словами "заслушав и обсудив сообщение....".

Преамбула завершается словом коллегия решила, которое печатается вразрядку.

Рекомендательная часть должна содержать перечисление предписываемых действий с указанием исполнителя каждого действия и сроков исполнения.

Рекомендательная часть может делиться на пункты и подпункты, которые нумеруются арабскими цифрами.

Решения коллегии подписывает председатель коллегии (или председательствующий на заседании коллегии - заместитель руководителя Агентства).

3.2.16. Образец оформления решения коллегии приводится в приложении N 8.

3.2.17. Оформление реквизитов совместных решений коллегии аналогично п. 3.1.8 данной инструкции.

3.2.18. На заседании коллегии ведется протокол, оформление которого осуществляется секретарем коллегии.

3.2.19. При проведении закрытых заседаний коллегии (закрытого обсуждения отдельных вопросов) подготовка материалов, допуск на заседания, стенографирование, оформление протоколов и принимаемых решений осуществляется с соблюдением установленных правил работы с секретными документами и режима секретности.

3.3.1. Положение принимается в том случае, если в нем устанавливаются системно связанные между собой правила по вопросам, отнесенным к компетенции Агентства.

В правилах устанавливаются нормы и требования, обязательные для выполнения.

В инструкции излагается порядок осуществления какой-либо деятельности или порядок применения положений законодательных и иных нормативно-правовых актов.

Положения, правила и инструкции применяются как самостоятельные правовые акты, которые подписываются руководителем Агентства, или как акты, утверждаемые Агентством; утверждение оформляется в форме грифа утверждения или путем издания распорядительного документа об их утверждении.

3.3.2. Порядок подготовки проекта положения, правил и инструкции соответствует общему порядку подготовки проектов нормативных актов.

3.3.3. Текст проекта положения (правил, инструкции) печатается на общем бланке Агентства.

Текст излагается от третьего лица единственного или множительного числа. В тексте используются слова: "должен", "следует", "необходимо", "запрещается", "не допускается".

Заголовок к тексту положения (правил, инструкции) отвечает на вопрос "О чем?", заголовок к инструкции, содержащей должностные требования и порядок проведения работ (должностная инструкция), отвечает на вопрос "Кому?" (Должностная инструкция главному специалисту).

Констатирующей частью положения (правил, инструкции) служит раздел "Общие положения", в котором указываются основания разработки, основное назначение акта и сфера его распространения, ответственность за нарушение установленных правил и технологий.

Основной текст положения (правил, инструкции) может делиться на главы, пункты и подпункты. Главы должны иметь названия.

Главы нумеруются римскими цифрами. Нумерация пунктов и подпунктов производится арабскими цифрами.

3.4.1. Протокол составляется на основании записей, произведенных во время совещания (заседания), представленных тезисов докладов и выступлений, справок, проектов решений и др.

Записи во время заседания и подготовка текста возлагается на секретарей коллегии, совещания, заседания, комиссии и сотрудников подразделений, готовивших вопросы к обсуждению. Оформление протокола должно быть завершено не позднее, чем через 3 дня со дня заседания. Проекты соответствующих пунктов протокола визируются подразделением, ответственным за его подготовку.

3.4.2. Подлинники документов по вопросам, рассмотренным на совещаниях, заседаниях, комиссиях направляются для подшивки в дело в подразделение-исполнитель вместе с выпиской из протокола о принятых решениях, а подлинники документов по вопросам, рассмотренным на заседании коллегии, группируются в дело секретарем коллегии.

Копии протоколов заседаний, копии повесток дня заседаний и материалов к заседаниям уничтожаются по миновании надобности в них, причем копии протоколов - по акту.

На протоколе, содержащем информацию ограниченного распространения, проставляется пометка "Для служебного пользования".

3.4.3. Текст протокола, как правило, состоит из двух частей:

вводной и основной.

Во вводной части оформляются следующие реквизиты:

Председатель или Председательствующий

Секретарь

Присутствовали - список присутствовавших или отсылка к прилагаемому списку присутствовавших

Повестка дня

Докладчики по каждому пункту повестки дня

Основная часть протокола состоит из разделов, соответствующих пунктам повестки дня. Текст каждого раздела строится по схеме:

СЛУШАЛИ - ВЫСТУПИЛИ - ПОСТАНОВИЛИ (РЕШИЛИ).

Основное содержание докладов и выступлений помещается в тексте протокола или прилагается к нему; в последнем случае делается в тексте сноска "Текст выступления прилагается". Постановление (решение) в тексте протокола печатается полностью; при необходимости приводятся итоги голосования.

Содержание особого мнения, высказанного во время обсуждения, записывается в тексте протокола после соответствующего постановления (решения).

Допускается форма составления протокола, при которой фиксируются только принятые постановления (решения) по соответствующим вопросам.

3.4.4. Протокол подписывается председательствующим на заседании и секретарем. Датой протокола является дата заседания.

Протоколам присваиваются порядковые номера в пределах календарного года отдельно по каждой группе протоколов: протоколы заседаний коллегии, протоколы технических, научных и экспертных советов и др. Протоколы совместных заседаний имеют составные номера, включающие порядковые номера протоколов организаций, принимавших участие в заседании.

Номера постановлений (решений), принятых на заседаниях, состоят из номера протокола, номера рассматриваемого вопроса в повестке дня, порядкового номера постановления (решения) в пределах вопроса.

3.4.5. Принятые решения доводятся до исполнителей в виде выписок из протоколов, которые оформляются на соответствующем бланке и заверяются печатью Административно-правового управления.

3.4.6. Протоколы печатаются на стандартном бланке протокола формата А4 и имеют следующие реквизиты:

Наименование документа - слово Протокол печатается от границы верхнего поля прописными буквами вразрядку, полужирным шрифтом и выравнивается по центру;

Вид заседания, совещания - отделяется от предыдущего реквизита 2 межстрочными интервалами, печатается через 1 интервал и выравнивается по центру.

Место проведения заседания, совещания указывается при оформлении протоколов совещания в том случае, если оно происходило не на обычном месте.

Печатается через 2 межстрочных интервала после реквизита "вид заседания, совещания", отделяется от него линейкой выравнивается по центру.

Дата и номер протокола. Дата оформляется словесно-цифровым способом и печатается через 2 межстрочных и интервала ниже предыдущего реквизита.

Основная часть протокола печатается через 1,5 межстрочных интервала.

Каждый вопрос нумеруется арабской цифрой и его наименование начинается с предлога "О" ("Об"), которое печатается по центру другим размером шрифта и подчеркивается одной чертой после последней строки. Под чертой в скобках указываются фамилии должностных лиц, выступавших на заседании (совещании), и краткое содержание выступлений при рассмотрении соответствующего вопроса.

Фамилии печатаются через 1 межстрочный интервал.

Затем указывается принятое по этому вопросу решение.

Подпись отделяется от текста 3 межстрочными интервалами и включает наименование должности лица, председательствовавшего на заседании (совещании), его личной подписи, расшифровки подписи (инициалы и фамилия).

Наименование должности печатается от левой границы текстового поля через 1 межстрочный интервал и центрируется относительно самой длинной строки.

Расшифровка подписи располагается на уровне последней строки наименования должности с пробелом между инициалами и фамилией. Последняя буква в расшифровке ограничивается правым полем.

Гриф (пометка ограничения доступа к документу) - печатается в правом верхнем углу первого листа протокола. Номер экземпляра печатается ниже грифа (пометки) через 1,5 межстрочных интервала и центруется по отношению к ним.

Образцы протоколов приводятся в приложениях N 9-11.

3.5.1. Служебные письма Агентства готовятся:

как ответы о выполнении поручений Минобрнауки России по исполнению заданий Президента Российской Федерации и Правительства Российской Федерации;

как исполнение поручений Минобрнауки России по исполнению заданий Президента Российской Федерации и Правительства Российской Федерации по обращению граждан по вопросам, относящимся к компетенции Агентства;

как ответы на запросы различных организаций и частных лиц;

как инициативные письма.

3.5.2. Сроки подготовки ответных писем устанавливаются резолюцией руководителя на основании имеющихся сроков исполнения поручений, запросов или по решению автора резолюции.

Тексты ответных писем должны точно соответствовать заданиям, зафиксированным в резолюции руководителя. Сроки подготовки инициативных писем определяются руководителями структурных подразделений.

3.5.3. Датой письма является дата его подписания.

Право подписи служебных писем устанавливается в Положении об Агентстве, в положениях о структурных подразделениях и должностных инструкциях, в названных документах должен быть предусмотрен порядок подписания при отсутствии руководящих должностных лиц.

3.5.4. Служебные письма печатаются на стандартных бланках формата А4 или А5, изготовление бланков писем с изображением государственного герба Российской Федерации средствами электронно-вычислительной техники запрещается.

При оформлении письма на двух и более страницах вторая и последующие страницы нумеруются посередине верхнего поля листа арабскими цифрами.

Текст служебного письма, как правило, должен касаться одного вопроса или нескольких вопросов, если они взаимосвязаны и будут рассматриваться в одном структурном подразделении организации - адресата.

3.5.5. Текст письма излагается от 3-го лица единственного числа.

Например:

"Агентство считает ..."

Если письмо оформлено на бланке должностного лица, то его текст излагается от 1-го лица единственного числа: "прошу ...", "направляю ...".

Текст письма, как правило, состоит из двух частей. В первой части излагается причина, основание или обоснование составления письма, приводятся ссылки на документы, являющиеся основанием подготовки письма. Во второй части, начинающейся с абзаца, помещаются выводы, предложения, просьбы, решения и т.д.

4.1.1. Документы Агентства оформляются на бланках и имеют установленный комплекс обязательных реквизитов и порядок их расположения (приложения N 1 - 3, 5 - 11).

Бланки документов изготавливаются на стандартных листах бумаги форматов А4 (210 x 297 мм), А5 (148 x 210 мм).

Документы, издаваемые от имени двух или более организаций, оформляются на стандартных листах бумаги и без бланка.

4.1.2. В Агентстве применяются следующие бланки: бланки с указанием наименования Агентства;

бланки с указанием должности руководителя Агентства, заместителей руководителя;

бланки с наименованием структурных подразделений;

бланки приказов;

бланки решений коллегии;

бланки протоколов совещания у руководства Агентства.

Состав видов бланков, применяемых в Агентстве, утверждается руководителем Агентства по представлению Административно-правового управления.

4.1.3. Бланки с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации изготавливаются полиграфическими предприятиями, имеющими выданные Федеральным агентством по печати и массовым коммуникациям лицензии на соответствующий вид деятельности, по заказам Агентства.

4.1.4. Бланки документов Агентства подлежат учету. Изготовление бланков без изображения Государственного герба Российской Федерации на компьютерных принтерах и копировально-множительных аппаратах осуществляется только с разрешения Административно-правового управления.

4.1.5. Бланки документов должны использоваться строго по назначению и без соответствующего разрешения не могут передаваться другим организациям и лицам.

4.1.6. Введение в обращение по мере необходимости новых бланков документов осуществляется по разрешению (поручению) руководителя Агентства.

Соответствующие предложения вносятся начальником Административно-правового управления вместе с образцами предлагаемых бланков.

Правила расположения текста приведены в приложении N 12.

4.2.1. Заголовок к тексту документа.

Заголовок к тексту документа должен быть кратким и точно передавать смысл текста, отвечать на вопрос "о чем?", "о выделении...", "об изменении ..." и т.д.

Заголовок составляется лицом, готовящим проект документа.

К тексту документов, оформленных на бланках формата А5, заголовок не составляется.

4.2.2. Дата документа.

Датой документа является дата его подписания (распорядительные документы, письма) или события, зафиксированного в документе (протокол, акт); для утверждаемого документа (план, инструкция, положение, отчет) - дата утверждения.

Дата документа проставляется должностным лицом, подписывающим или утверждающим документ. При подготовке проекта приказа печатается только обозначение месяца и года.

Все служебные отметки на документе, связанные с его прохождением и исполнением, должны датироваться и подписываться.

Документы, изданные совместно двумя или более органами федеральной исполнительной власти должны иметь одну (единую) дату.

Способ написания даты зависит от характера документа: в нормативных документах, определяющих права граждан и организаций, а также содержащих сведения финансового характера, используется словесно-цифровой способ оформления даты (29 апреля 2001 г.), а в остальных случаях - цифровой в следующей последовательности: день, месяц, год (29.04.2001).

4.2.3. Подпись документа.

Документы, направляемые в Минобрнауки России, федеральные органы представительной и судебной власти, подписываются руководителем Агентства или, по его поручению, заместителем руководителя.

Документы, направляемые подведомственным и сторонним организациям, гражданам подписываются руководителем Агентства, заместителями руководителя или начальниками структурных подразделений в соответствии с их компетенцией.

В состав подписи входят: наименование должности лица, подписавшего документ (при использовании должностного бланка наименование должности не указывается), личная подпись и ее расшифровка (инициалы и фамилия).

Если должностное лицо, подпись которого заготовлена на проекте документа, отсутствует, то документ подписывает лицо, исполняющее его обязанности, или его заместитель. При этом обязательно указывается фактическая должность лица, подписавшего документ и его фамилия (исправления можно внести от руки или машинописным способом, например: "и.о.", "зам"). Не допускается подписывать документы с предлогом "за" или проставлением косой черты перед наименованием должности.

При подписании документа несколькими должностными лицами их подписи располагают одну под другой в последовательности соответствующей занимаемой должности.

При подписании документа несколькими лицами, равными по должности, но представляющими разные органы, подписи располагают на одном уровне.

4.2.4. Адресование документа.

Документы адресуют организациям, их структурным подразделениям или конкретным должностным лицам.

При адресовании документа организации, ее структурному подразделению без указания должностного лица, их наименования пишутся в именительном падеже.

Например:

                                    Московский      автомобильно-дорожный

                                    институт (государственный технический

                                    университет)

                                    Отдел аспирантуры

При направлении документа конкретному должностному лицу наименование организации и подразделения указывается в именительном падеже, а должность и фамилия в дательном.

Например:

                                        Министерство  сельского хозяйства

                                        Российской Федерации

                                        Управление делами

                                        Ведущему специалисту А.Т. Петрову

При адресовании документа руководителю организации наименование ее входит в состав наименования должности адресата.

Например:

                                            Ректору  Санкт-Петербургского

                                            государственного университета

                                            Л.А. Вербицкой

При адресовании документа в несколько однородных организаций их названия следует указывать обобщенно.

Например:

                                    Ректорам (директорам) образовательных

                                    учреждений,  руководителям учреждений

                                    и     организаций,   подведомственных

                                    Рособразованию,  органам   управления

                                    образованием   субъектов   Российской

                                    Федерации

При адресовании документа физическому лицу указывают фамилию и инициалы получателя, затем почтовый адрес.

Например:

                                  Петрову С.Н.

                                  ул. Садовая,  д. 5,  кв. 12,  г. Липки,

                                  Киреевский р-н, Тульская обл., 301264

Документ не должен содержать более четырех адресатов, каждый экземпляр такого документа должен быть подписан.

При направлении документа более чем в четыре адреса составляется список на рассылку и на каждом документе проставляется только один адресат.

Адрес не проставляется на документах, направляемых в вышестоящие организации и постоянным корреспондентам, в этих случаях могут применяться конверты с заранее напечатанными адресами.

4.2.5. Согласование документа.

Согласование документа оформляется визой на документе или грифом согласования.

Визирование проекта документа проводится при необходимости оценки обоснованности документа, соответствия его правовым актам и ранее принятым решениям.

Представляемые на подпись руководству документы визируются исполнителем (отв. исполнителем) и начальником подразделения, где готовится проект документа.

Визы включают в себя личную подпись и должность визирующего документ, расшифровку подписи (инициалы, фамилия) и дату.

Замечания, особые мнения и дополнения к проекту документа оформляются на отдельном листе. В этом случае виза оформляется следующим образом:

Замечания прилагаются.

Начальник отдела правового обеспечения

Личная подпись         Т.В. Васильева

28.05.2004

Замечания докладываются руководителю, подписывающему документ.

Внешнее согласование документа оформляется соответствующим грифом. Гриф согласования включает в себя слово СОГЛАСОВАНО, наименование должности лица, с которым согласовывается документ (включая наименование организации), личную подпись, расшифровку подписи и дату согласования, или название документа, подтверждающего согласование, его дату и индекс.

Например:

СОГЛАСОВАНО

Заместитель руководителя Федерального

агентства по образованию

_____________________________________

(личная подпись)  (инициалы, фамилия)

30.08.2004

СОГЛАСОВАНО

Письмо Минкультуры России

от 19.05.2004 N 779-01-45/103

Гриф согласования располагается ниже реквизита "Подпись" в левом нижнем углу документа.

Грифы согласования могут располагаться на отдельном листе согласования, если содержание документа затрагивает интересы нескольких организаций. На документе делается отметка "Лист согласования прилагается".

Согласование документа в зависимости от его содержания осуществляется в следующей последовательности:

с должностными лицами Агентства;

с руководителями подведомственных организаций, интересы которых затрагиваются в документе;

с федеральными органами исполнительной власти, интересы которых затрагивает содержание документа;

при необходимости с органами, осуществляющими государственный контроль (надзор) в определенной области (по надзору в сфере образования и науки, экологический, пожарный и т.п.), с общественными организациями;

с вышестоящими органами - в случаях, когда законодательством предусматривается возможность совершения управленческих действий только с согласия этих органов.

4.2.6. Утверждение документа.

На документах, подлежащих утверждению, гриф утверждения проставляется в правом верхнем углу первого листа документа.

Гриф утверждения оформляется следующим образом:

                                                УТВЕРЖДАЮ

                                                Руководитель Федерального

                                                агентства по образованию

                                                ____________ Г.А. Балыхин

                                                (личная подпись)

                                                16.06.2004

При необходимости дополнительных предписаний и разъяснений документ может утверждаться приказом Агентства.

                                          УТВЕРЖДЕНО

                                          приказом Федерального агентства

                                          по  образованию  от  15.06.2004

                                          N 19

4.2.7. Резолюция.

В состав резолюции входят следующие элементы: фамилия исполнителя (исполнителей), содержание поручения, срок исполнения, подпись, дата.

В случаях, когда поручение дается двум или нескольким лицам, равным по должности, основным исполнителем является лицо, указанное в поручении первым. Ему представляется право созыва соисполнителей и координация их работы.

Основной исполнитель и соисполнитель вправе давать поручения в виде резолюций - лицам, непосредственно им подчиненным.

На документах, не требующих указаний по исполнению и имеющих типовые сроки исполнения, в резолюции указываются исполнитель, подпись автора резолюции, дата.

Резолюция может оформляться на отдельном листе с указанием регистрационного номера и даты документа, к которому резолюция относится.

4.2.8. Отметка об исполнителе.

Отметка об исполнителе документа проставляется в левом нижнем углу лицевой или оборотной стороны последнего листа подлинника документа.

Отметка включает фамилию (имя, отчество, фамилия) исполнителя, номер его телефона, например:

В.Г. Сорокина 237-54-64

На документе, подготовленном по поручению руководителя группой исполнителей, в отметке об исполнителе указывается фамилия основного исполнителя.

4.2.9. Оформление приложений к документу.

Приложения должны иметь все необходимые для документа реквизиты (название, заголовок, подписи лиц, ответственных за их содержание, дату, отметку о согласовании и т.п.).

Отметку о наличии приложения, названного в тексте, оформляют следующим образом:

Приложение: на 8 л. в 3 экз.

Если документ имеет приложение, не названное в тексте, то указывают его наименование, количество листов и количество экземпляров; при наличии нескольких приложений их нумеруют, например:

Приложение: 1. Справка о ... на 3 л. в 2 экз.

            2. Проект ... на 8 л. в 3 экз.

Если к документу прилагается другой документ, имеющий приложение, отметка о наличии приложения оформляется по следующей форме:

Приложение:  письмо  Росархива  от  05.06.2003 N 02-6/172  и приложение к

нему, всего на 3 л.

Если приложение направляют не во все указанные в документе адреса, то отметку о его наличии оформляют следующим образом:

Приложение: на 3 л. в 5 экз. только в первый адрес.

Приложения к распорядительным документам содержат в правом верхнем углу первого листа отметку с указанием документа, его даты и номера.

Например:

                                         Приложение

                                         к приказу Федерального агентства

                                         по образованию

                                         от              N

Если приложения сброшюрованы, количество листов в них не указывается.

4.2.10. Отметка об исполнении документа.

Отметка об исполнении документа и направлении его в дело включает: краткие сведения об исполнении, если отсутствует документ, свидетельствующий об исполнении, или, при наличии такого документа, ссылку на его дату и номер; отметку "В дело", номер дела, в котором будет храниться документ, дату, подпись исполнителя или руководителя структурного подразделения, в котором исполнен документ.

5.1.1. Движение документов с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправки образует документооборот Агентства.

5.1.2. Порядок прохождения документов и операции, производимые с ними в Агентстве, регламентируются инструкцией по делопроизводству, табелем унифицированных форм документов, положениями о структурных подразделениях и должностными инструкциями работников.

5.2.1. Доставка документов в Агентство осуществляется средствами почтовой, фельдъегерской и электрической связи.

С помощью почтовой связи доставляется письменная корреспонденция в виде простых и регистрируемых писем, почтовых карточек, бандеролей и мелких пакетов, а также печатные издания.

5.2.2. По каналам электрической связи поступают: телеграммы (телетайпограммы), факсограммы, телефонограммы, сообщения по электронной почте.

5.3.1. Документы, поступающие в Агентство, проходят первичную обработку, предварительное рассмотрение, регистрацию, рассмотрение руководством и передаются исполнителям.

5.3.2. Вся корреспонденция, поступающая в Агентство, принимается и регистрируется сотрудниками общего отдела Административно-правового управления с 9 часов до 18 часов, а в предвыходные и предпраздничные дни - с 9 часов до 16 час. 45 мин (приложения N 13, 14 15).

При приеме корреспонденции проверяется целостность конвертов, другой упаковки и правильность адресования.

Ошибочно доставленная корреспонденция пересылается к отправителю.

Корреспонденция, получаемая экспедицией под расписку (с нарочным, заказная и т.п.), записывается в журнале. Передача корреспонденции из вышестоящих органов, ценных бандеролей в структурные подразделения Агентства производится под расписку.

5.3.3. Документы сортируются на регистрируемые и нерегистрируемые согласно перечню (приложение N 16).

Перечень документов, не подлежащих регистрации в структурном подразделении, утверждается начальником структурного подразделения по согласованию с общим отделом Административно-правового управления.

Корреспонденция, поступающая с нарочным из вышестоящих органов, в экспедиции не вскрывается, а передается в общий отдел Административно-правового управления.

5.3.4. При вскрытии конверта (упаковки) проверяется правильность адресования и наличие вложенных документов.

При обнаружении повреждения, отсутствия документа или приложения к нему, а также несоответствия номера, указанного на конверте, номеру вложенного документа, составляется акт в двух экземплярах, один из которых прилагается к полученному документу, а другой направляется отправителю.

Конверты от поступившей корреспонденции сохраняются и прилагаются к документам в случаях, если адрес отправителя указан только на конверте, если дата документа и дата его отправки, согласно почтовому штемпелю, имеют большие расхождения во времени, если конверт необходим в качестве оправдательного документа к расходам по оплате корреспонденции.

5.3.5. На всех входящих документах на нижнем свободном от текста поле первой страницы поступившего документа экспедиция ставит штамп с указанием порядкового регистрационного номера и даты поступления документа. Штамп проставляется также на всех приложениях к документу. На корреспонденции, не подлежащей вскрытию, штамп ставится на конверте.

В структурных подразделениях Агентства регистрационные номера проставляются от руки.

5.3.6. Полученная экспедицией корреспонденция забирается работниками делопроизводства структурных подразделений два раза в день (с 9 до 11 часов и с 14 до 15 часов).

Правительственная корреспонденция, телетайпограммы, телеграммы и другие срочные документы доставляются экспедицией адресатам немедленно с указанием даты и времени получения.

5.3.7. Передача корреспонденции из одного структурного подразделения в другое производится:

поступившей из Административно-правового управления или секретариатов заместителей руководителя - только с их разрешения;

поступившей из экспедиции - по согласованию между руководителями этих подразделений.

5.3.8. Документы, адресованные руководству Агентства, а также без указания конкретного лица или структурного подразделения, предварительно рассматриваются в Административно-правовом управлении, затем направляются руководству или в подразделение.

Предварительное рассмотрение документов проводится с целью распределения поступивших документов, не требующих обязательного рассмотрения руководством, и направляются непосредственно в структурные подразделения и ответственным исполнителям.

Предварительное рассмотрение осуществляется, исходя из оценки их содержания, на основании установленного в Агентстве распределения обязанностей.

Без предварительного рассмотрения передаются по назначению документы, адресованные непосредственно структурным подразделениям или должностным лицам.

Рассмотренные руководством документы возвращаются в Административно-правовое управление, где в регистрационно-контрольную форму (далее именуется - РКФ) вносится содержание резолюции, а документ передается на исполнение.

Подлинник документа, который исполняется несколькими структурными подразделениями, получает ответственный исполнитель, остальным исполнителям передаются копии.

5.3.9. Поступившие телеграммы принимаются под расписку с проставлением даты и времени приема, регистрируются по тем же правилам, что и письма, а затем передаются на рассмотрение руководству и исполнение.

Текст поступившей телефонограммы записывается (печатается) получателем на специальном бланке или в журнале и оперативно передается руководителю, которому она адресована.

5.3.10. Поступающие оригиналы документов с электронной копией должны иметь сопроводительное письмо. Текст копии на магнитном носителе должен соответствовать тексту оригинала.

5.4.1. Документы, отправляемые Агентством, передаются почтовой и электрической связью.

Обработка документов для отправки почтовой связью осуществляется экспедицией в соответствии с Правилами оказания услуг почтовой связи, утвержденными постановлением Правительства Российской Федерации от 26.09.1997 N 1239 (Собрание законодательства Российской Федерации, 1997, N 40, ст. 4602).

Документы для отправки передаются полностью оформленными, зарегистрированными, с указанием почтового адреса или с указанием на рассылку.

Документы, подлежащие отправке, должны обрабатываться и отправляться в день их подписания или не позднее следующего рабочего дня.

5.4.2. С помощью средств электрической связи осуществляется передача информации в виде телеграмм, телетайпограмм, факсограмм, телефонограмм, электронных сообщений.

5.4.3. Телеграммы, направляемые в организации, принимаются сотрудниками Административно-правового управления завизированными, подписанными, датированными и зарегистрированными с отметкой о категории и виде отправления.

Отправка телеграмм осуществляется в соответствии с Правилами предоставления услуг телеграфной связи, утвержденными постановлением Правительства Российской Федерации от 28.08.1997 N 1108 (Собрание законодательства Российской Федерации, 1997, N 37, ст. 4299).

5.4.4. Телеграммы (телетайпограммы) составляются согласно образцу, приведенному в приложении N 17, и передаются для отправки в телетайпную. Копия телеграммы с отметкой о времени ее приема возвращается в соответствующее структурное подразделение.

5.4.5. Текст телеграммы (телетайпограммы) излагается кратко, ясно, по возможности без предлогов, союзов и местоимений, знаки препинания обозначаются "ЗПТ", "ТЧК", "ДВТЧ", "КВЧ", "СКВ", "HP", "ТИРЕ" и употребляются только в тех случаях, когда их отсутствие может изменить смысл сообщения. Цифровые данные в телеграммах рекомендуется писать словами. Сочетание из цифр и букв допускается только в заводских торговых знаках и марках, в нумерации домов, индексах документов.

Конец текста телеграммы заканчивается точкой "тчк". Текст телеграммы не должен заканчиваться цифрой.

5.4.6. Текст печатается на одной стороне листа через 2 интервала прописными буквами, без переносов, без абзацев, без исправлений, в 2 экземплярах, из которых первый передается в телетайпную, второй подшивается в дело структурного подразделения.

5.4.7. В телеграмме (телетайпограмме) под чертой указывается обратный адрес без сокращений и знаков препинания и печатается сокращенное наименование Агентства, должность лица, подписавшего телеграмму, его инициалы, фамилия и дата.

5.4.8. Исправления, внесенные при подписании телеграммы, должны быть оговорены под чертой надписью "Исправленному верить" и заверены исполнителем.

5.4.9. Правительственные телеграммы подписываются только руководителем Агентства или заместителем руководителя.

5.4.10. Перед адресом указывается категория телеграммы: "Правительственная", "Молния", "Срочная".

5.4.11. В телеграмме (телетайпограмме) обязательно указывается полный почтовый адрес и фамилия получателя.

5.4.12. При оформлении телетайпограмм с аналогичным текстом в разные пункты к телетайпограмме прилагается список адресатов с указанием полного почтового адреса и фамилий (должностей) получателей.

В случае оформления телеграмм через телеграф почтового отделения, их оформление производится отдельно по каждому адресу.

5.4.13. Передача местных телеграмм (телетайпограмм) запрещается, срочная информация в местные (московские) адреса должна передаваться телефонограммами (приложение N 18).

5.4.14. Телеграма (телетайпограмма) должна быть завизирована главным бухгалтером или его заместителем, кроме телеграмм (телетайпограмм), подписанных руководителем Агентства или его заместителями.

5.4.15. Передача информации с помощью телефонограмм осуществляется устно по каналам телефонной связи и записывается (печатается) получателем.

5.5.1. Прохождение внутренних документов на этапах их подготовки и оформления должно соответствовать прохождению отправляемых документов, а на этапе их исполнения - поступающих документов.

5.5.2. Проекты распорядительных документов после подготовки и согласования с заинтересованными подразделениями и должностными лицами передаются в отдел правового обеспечения Агентства для проверки соответствия содержания документов действующему законодательству, а затем в общий отдел Административно-правового управления для осуществления контроля за правильностью их оформления.

Оформленные документы передаются на подпись руководству в соответствии с правом подписи документов и распределением обязанностей.

5.5.3. Копии подписанных руководителями распорядительных документов в обязательном порядке рассылаются в структурные подразделения, в ведении которых находятся рассматриваемые вопросы.

5.5.4. Передача документов между структурными подразделениями осуществляется через секретарей структурных подразделений или лиц, ответственных за делопроизводство. Документы передаются с соответствующей отметкой в РКФ.

5.6.1. Электронная почта - один из компонентов системы автоматизации документооборота, средство доставки, отправки информации и ее передачи между пользователями как внутри Агентства, так и между организациями, имеющими соответствующие аппаратные и программные средства.

5.6.2. Электронные сообщения, посылаемые по электронной почте, исполняются аналогично документам на бумажных носителях, при наличии определенной специфики в процессе исполнения.

5.6.3. Отправитель электронного сообщения запускает программу отправки почты и создает файл сообщения, указывает его имя, дату и время отправки. Сообщения можно вводить и редактировать с помощью текстовых редакторов. Электронные сообщения передаются адресатам в соответствии с указателем на рассылку.

Адресат получает изображение документа на экране компьютера, а затем распечатывает его на бумажный носитель.

Каждому абоненту в электронной почте выделяется индивидуальный почтовый ящик (область памяти ЭВМ), которому присваивается код пользователя, и обмен электронными сообщениями осуществляется через эти почтовые ящики.

Электронные документы включаются в номенклатуру дел Агентства.

5.6.4. При наличии электронной почты документы обрабатываются и исполняются при помощи автоматизированной регистрации. Отправителю необходимо поставить отметку "соответствует оригиналу".

5.6.5. При передаче и приеме текстов служебных документов по каналам факсимильной связи необходимо руководствоваться следующими требованиями:

объем передаваемого документа (текста, схемы, графического изображения), выполненного на бумаге формата А4 черным цветом, не должен превышать 5 листов;

документ для передачи по каналу факсимильной связи сдается с заявкой установленного образца, подписанной руководителем подразделения. Заявка хранится в течение одного года;

ответственность за содержание передаваемой информации возлагается на исполнителя, подготовившего документ к передаче, и начальника соответствующего подразделения;

факсограммы на иностранных языках отправляются при наличии перевода, заверенного лицом, подписавшим факсограмму;

запрещается передавать текст документов с пометкой "Для служебного пользования";

подлежащий передаче документ учитывается в журнале установленной формы. Подлинники документов после передачи возвращаются исполнителям с отметкой о времени отправки;

поступившие факсограммы учитываются в журнале установленной формы без проставления регистрационного штампа, передаются адресатам под расписку в день их приема, срочные - немедленно;

факсограммы на иностранных языках доставляются адресату без перевода.

5.7.1. Учет количества документов за определенный период времени (год, месяц) проводится по РКФ по месту регистрации документов.

Результаты учета количества документов обобщаются Административно-правовым управлением и представляются руководству.

5.7.2. За единицу учета количества документа принимается сам документ, без учета копий, создаваемых при печатании и размножении.

Размноженные экземпляры подсчитываются отдельно в копировально-множительном бюро, службе автоматизированной подготовки документов на основе принятой в Агентстве системы учета документов.

Учет количества документов может проводиться по Агентству в целом или по отдельным подразделениям.

Поступающие и создающиеся документы подсчитываются отдельно.

Итоговые данные подсчета представляются в табличной форме (приложение N 19). По каждой группе учитывается количество документов и отдельно их тираж (цифры проставляются через косую черту или в отдельных графах).

5.8.1. Начальники структурных подразделений Агентства обеспечивают оперативное рассмотрение документов, доведение их до исполнителей в день поступления, контроль за качественным исполнением документов по существу вопроса.

5.8.2. При рассмотрении документов руководитель подразделения выделяет документы, требующие срочного исполнения.

Срочные документы передаются немедленно.

При необходимости размножения документа или других задержках исполнителю передается регистрационная карточка или используется иная форма его информирования.

5.8.3. Исполнение документа предусматривает: сбор и обработку необходимой информации, подготовку проекта документа, его оформление, согласование, представление на подписание (утверждение) руководством Агентства или начальниками структурных подразделений, подготовку к пересылке адресату.

Исполнитель определяет необходимое количество экземпляров документа, передает документ на тиражирование. На документ, рассылаемый более, чем в четыре адреса, исполнитель готовит указатель на рассылку.

5.8.4. При оперативном решении вопросов без составления дополнительных документов исполнитель делает отметки на документе: о дате поступления (если образовался интервал времени между поступлением документа и его доставкой исполнителю), о датах промежуточного исполнения (запрос сведений, телефонные переговоры и т.д.), о дате и результатах окончательного исполнения.

Все отметки размещаются на свободных от текста местах.

5.8.5. При наличии ответственного исполнителя все остальные исполнители ответственны за своевременный и качественный анализ информации и представление ответственному исполнителю в установленные им сроки необходимых материалов (проектов документов, справок, сведений и т.д.).

Ответственный исполнитель несет персональную ответственность за полноту и достоверность информации, использованной при подготовке документа.

5.9.1. Подготовка и направление ответов на обращения и запросы депутатов разных уровней осуществляются в Агентстве в соответствии с законодательством Российской Федерации о статусе депутата.

5.9.2. В качестве обращения и запроса рассматривается письмо, написанное на бланке депутата, имеющее подпись депутата и дату.

При обращении депутата в Агентство должностные лица должны предоставить депутату всю информацию, связанную с его депутатской деятельностью.

При обращении (запросе) депутата должностные лица предоставляют запрашиваемые документы или сведения не позднее 30 дней со дня получения обращения (запроса). При этом сведения, составляющие государственную тайну, предоставляются в порядке, установленном федеральным законом о государственной тайне.

Должностное лицо, которому направлен запрос депутата, должно дать ответ на него в письменной форме не позднее чем через 30 дней со дня его получения или в иной, согласованной с инициатором запроса, срок.

5.9.3. В случае необходимости проведения в связи с обращением или запросом дополнительной проверки или дополнительного изучения каких-либо вопросов следует сообщить об этом автору обращения или запроса в 3-дневный срок со дня его получения. Окончательный ответ депутату представляется не позднее 30 дней со дня поступления обращения или запроса.

5.9.4. Должностное лицо, которому направлен парламентский запрос, должно дать ответ на него в устной (на заседании соответствующей палаты Федерального Собрания Российской Федерации) или письменной форме не позднее чем через 15 дней со дня получения парламентского запроса или в иной, установленной соответствующей палатой Федерального Собрания Российской Федерации, срок. Ответ должен быть подписан тем должностным лицом, которому направлен парламентский запрос, либо лицом, временно исполняющим его обязанности.

5.9.5. Прием, обработка и направление поступающих обращений и запросов депутатов осуществляется Административно-правовым управлением в соответствии с установленным порядком работы с поступающими документами.

5.9.6. В структурных подразделениях Агентства по обращениям и запросам в соответствии с указаниями руководства оперативно готовятся проекты ответов, а в необходимых случаях проекты поручений соответствующим организациям.

5.9.7. Обращения и запросы депутатов и документы по их рассмотрению формируют в дела в соответствии с номенклатурой дел.

5.9.8. Административно-правовое управление анализирует количество, характер и содержание обращений и запросов депутатов и информирует об этом руководство Агентства.

6.1.1. Регистрация документов в Агентстве осуществляется децентрализованно:

в общем отделе Административно-правового управления регистрируется входящая корреспонденция из вышестоящих органов, корреспонденция, адресованная на имя руководителя Агентства, из министерств, ведомств, учреждений и организаций; документы, адресованные в Агентство без указания конкретного адресата, исходящая документация за подписью руководителя Агентства, приказы и соглашения;

в секретариате руководителя Агентства - протоколы заседаний и решений коллегии, протоколы совещаний у руководителя Агентства;

в секретариатах заместителей руководителя Агентства - корреспонденция, поступающая на их имя. Секретарями заместителей руководителя Агентства для учета корреспонденции ведутся переходящие журналы регистрации документов. Протоколы совещаний у заместителей руководителя Агентства регистрируются и хранятся в соответствующих секретариатах;

в структурных подразделениях Агентства регистрируется входящая корреспонденция, адресованная руководству структурного подразделения или исполнителям, исходящая корреспонденция и внутренние документы.

6.1.2. Входящие документы регистрируются в день поступления, а исходящие и внутренние документы - в день подписания.

6.1.3. Каждому структурному подразделению Агентства и группам корреспондентов присваиваются цифровые индексы (приложения N 20, 21).

6.1.4. Регистрационный номер ставится в правом нижнем углу документа и состоит из индексов структурного подразделения, корреспондента и порядкового номера поступления по картотеке данной группы корреспондентов. Здесь же указывается дата поступления документа.

Например: 15-51-430 20.06.2004

где 15 - индекс структурного подразделения,

51 - индекс корреспондента,

430 - порядковый номер документа по картотеке.

20.06.2004 - дата поступления документа.

6.1.5. Индекс исходящего и внутреннего документа

Исходящим номером отправляемого документа-ответа является входящий номер документа. Кроме того, через косую дробь указывается номер дела, в котором хранится копия ответа;

В исходящем номере письма-ответа на документы, поступившие из общего отдела Административно-правового управления Агентства или секретариатов заместителей руководителя Агентства в структурное подразделение через дробь должен быть указан индекс подразделения и через тире - индекс дела данного подразделения.

Например: 02-51-651/10-13,

где 02 - индекс секретариата заместителя руководителя Агентства А.А. Казенова, зарегистрировавшего документ; 51 - индекс корреспондента, 651 - порядковый номер по группе корреспондентов, 10 - индекс структурного подразделения, подготовившего ответ, 13 - номер дела, в котором хранится копия ответа.

Если исходящий документ, является инициативным, его номер составляется из индекса структурного подразделения, подготовившего документ, индекса корреспондента, порядкового номера по группе корреспондентов в картотеке инициативной корреспонденции с добавлением букв "ин", написанных через тире, и номера дела, в котором хранится копия документа, написанного через дробь.

Например: 12-36-6ин/9 означает, что документ отправлен Управлением учреждений образования в образовательные учреждения, порядковый номер 6, копия хранится в деле 9.

Инициативная корреспонденция, исходящая от заместителей руководителя, регистрируется аналогичным образом в их секретариатах.

Сотрудники, ответственные за ведение делопроизводства, проверяют правильность оформления исходящих документов (наличие подписи, даты, номера, адресата, ссылки на входящий документ, согласования, отметки об исполнении и направлении в дело, фамилии исполнителя, номера телефона и др.), заверяют копии и вносят необходимые записи в регистрационные карточки или журналы.

Исходящие телеграммы (телетайпограммы) и телефонограммы регистрируются так же, как и другая исходящая корреспонденция в верхнем углу карточки делается пометка "телегр" (телеграмма) или "телефг" (телефонограмма).

6.1.6. Документы регистрируются в РКФ - традиционных или электронных карточках, журналах.

6.1.7. Регистрационный номер документа состоит из порядкового номера, который, исходя из информационных потребностей, может дополняться буквенным или цифровым индексом структурного подразделения, индексом дела по номенклатуре дел, кодом документа по классификатору корреспондентов, исполнителей и др. составные части регистрационного номера отделяются друг от друга косой чертой.

6.1.8. Для достижения информационной совместимости регистрационных данных и создания поисковых систем устанавливается следующий состав основных реквизитов регистрации:

наименование организации (автора или корреспондента); наименование вида документа;

дата и регистрационный номер документа;

дата и индекс поступления;

заголовок к тексту (краткое содержание документа);

резолюция (исполнитель, содержание поручения, автор, дата);

срок исполнения документа;

отметка об исполнении документа и направлении его в дело.

Правила заполнения основных реквизитов РКФ представлены в приложении N 22.

Состав обязательных реквизитов регистрации в зависимости от характера документа и задач использования информации может дополняться другими реквизитами:

гриф (пометка) ограничения доступа к документу;

внутренняя переадресация документов по исполнителям;

код по тематическому классификатору;

ключевые слова;

количество листов документа;

наличие приложений;

должностное лицо, поставившее документ на контроль;

промежуточные сроки исполнения;

перенос сроков исполнения;

срок хранения документа;

статус документа (проект, версия);

вид передачи документа (почтой, факсом и т.д.) и др.

6.1.9. Регистрация документов-ответов осуществляется в РКФ инициативных документов. Документу-ответу присваивается порядковый номер в пределах соответствующего регистрационного массива.

6.2.1. Для обеспечения эффективного использования информации при принятии решений в Агентстве создаются поисковые системы по документам.

6.2.2. Информация о документах, полученная при их регистрации, поступает в поисковую систему, которая включает в себя картотеки и классификационные справочники.

6.2.3. При традиционной карточной регистрации печатается необходимое количество РКФ, которые могут составлять следующие картотеки:

справочные (по корреспондентам, видам документов, авторам документа и др.), контрольно-справочные, кодификационные, по обращениям граждан, алфавитные и другие в зависимости от задач поиска информации.

6.2.4. Эффективность работы поисковой системы достигается путем разработки классификационных справочников:

классификатора вопросов деятельности Агентства; классификатора видов документов;

классификатора корреспондентов; классификатора резолюций;

классификатора исполнителей;

классификатора результатов исполнения документов;

номенклатуры дел.

6.2.5. В автоматизированных поисковых массивах поиск конкретного документа или подборки материалов осуществляется по атрибутам (названию, виду документа, дате принятия, номеру документа и т.п.) или по контексту (по любому слову или фразе, содержащейся в искомом документе).

Поисковый запрос может содержать любую комбинацию атрибутов и элементов текста.

6.2.6. Поисковые системы должны обеспечивать поиск информации о деятельности Агентства, не отнесенной к государственной тайне или служебной информации ограниченного распространения, работникам Агентства, или государственным органам, организациям, физическим лицам.

6.2.7. Порядок получения пользователем информации определяет Агентство как собственник или владелец информационных ресурсов на основе требований законодательства.

6.2.8. Порядок защиты и доступа служебной информации ограниченного распространения определяется Агентством в пределах его компетенции либо непосредственно собственником информации, в соответствии с законодательством.

7.1.1. Контроль исполнения включает в себя постановку на контроль, предварительную проверку и регулирование хода исполнения, снятие с контроля, направление исполненного документа в дело, учет, обобщение и анализ хода и результатов исполнения документов, информирование руководителей в целях своевременного и качественного исполнения поручений, зафиксированных в документах.

7.1.2. Контролю подлежат все зарегистрированные документы, требующие исполнения, перечень которых утверждается руководителем Агентства.

7.1.3. Контроль исполнения документов строится на базе регистрационных данных.

Контрольная картотека систематизируется по срокам исполнения документов, по исполнителям, группам документов, по исполнению указов и распоряжений Президента Российской Федерации, поручений Президента Российской Федерации, постановлений и распоряжений Правительства Российской Федерации, поручений Правительства Российской Федерации, поручений и приказов Минобрнауки России и Агентства, решений коллегии.

7.1.4. Сроки исполнения документов исчисляются в календарных днях: поступивших из вышестоящих органов государственной власти и внутренних - с даты подписания (утверждения) документа, а поступивших из других федеральных органов исполнительной власти, организаций и обращений граждан - с даты их поступления.

Сроки исполнения документов определяются руководителем, исходя из срока, установленного организацией, направившей документ, или сроков, установленных законодательством.

Документы подлежат исполнению в следующие сроки:

с конкретной датой исполнения - в указанный срок;

без указания конкретной даты исполнения, имеющие в тексте пометку "срочно" - исполняется в 3-дневный срок, имеющие пометку "оперативно" в 10-дневный срок, остальные - в срок не более месяца;

по парламентским запросам - не позднее, чем через 15 дней со дня получения;

по запросам членов Совета Федерации, депутатов Государственной Думы (депутатскому запросу) - не позднее, чем через 30 дней со дня получения;

по поручениям Минобрнауки России по доработке проектов постановлений и распоряжений, рассмотренных на заседании Правительства Российской Федерации, а также по проектам постановлений и распоряжений Правительства Российской Федерации, поступившим от ответственного исполнителя на согласование, - до 10 дней;

по письмам Министерства иностранных дел Российской Федерации без согласования с другими организациями - в течение 15 дней, с согласованием - 30 дней;

по обращениям граждан, поступившим в Агентство и требующим дополнительного изучения и проверки, - до одного месяца со дня их регистрации, по остальным обращениям - не более 15 дней.

Если последний день срока исполнения документа приходится на нерабочий день, то документ подлежит исполнению не позднее рабочего дня, предшествующего нерабочему дню.

Дата исполнения указывается в резолюции руководителя и фиксируется в регистрационно-контрольной форме.

7.1.5. При необходимости изменения срока исполнения документа ответственный исполнитель представляет на имя руководителя Агентства, давшего поручение, мотивированную просьбу о его продлении не позднее 3 дней до истечения этого срока.

Продление срока исполнения поручения Президента Российской Федерации, Федерального Собрания Российской Федерации или Правительства Российской Федерации допускается в исключительных случаях, когда исполнение поручения невозможно осуществить в указанный срок по объективным причинам. В этом случае Агентство представляет автору поручения мотивированные предложения о продлении срока с указанием планируемой даты исполнения. Такие предложения представляются не позднее чем в 10-дневный срок с даты подписания поручения. Сроки исполнения срочных и оперативных поручений не продлеваются.

О всех случаях изменения срока исполнения документов ответственный исполнитель своевременно информирует общий отдел Административно-правового управления для внесения изменений и РКФ (новый срок, дата изменения, подпись).

7.1.6. Контроль за своевременным исполнением документов осуществляют:

контрольный отдел Административно-правового управления контролирует ход исполнения указов и распоряжений Президента Российской Федерации, постановлений и распоряжений Правительства Российской Федерации, постановлений палат Федерального Собрания Российской Федерации, оперативных поручений Президента Российской Федерации, Администрации Президента Российской Федерации, Правительства Российской Федерации/Аппарата Правительства Российской Федерации, палат Федерального Собрания Российской Федерации, поручений Минобрнауки России, писем из министерств, ведомств, учреждений и организаций, приказов Агентства, планов работы структурных подразделений. Общий отдел еженедельно готовит перечень находящихся на контроле поручений, сроки исполнения которых истекают на предстоящей неделе, а также представляет сведения о документах, срок исполнения которых истек, ежеквартально готовит аналитическую сводку о ходе выполнения решений и поручений вышестоящих органов, распорядительных документов Агентства;

руководящие работники Агентства, на которых возложен контроль за исполнением приказов, распоряжений и решений коллегии Агентства. Они несут личную ответственность за своевременное выполнение поручений;

секретариат руководителя Агентства - за исполнением поручений, данных в протоколах совещаний у руководителя Агентства;

секретарь коллегии - за исполнением поручений, внесенных в протоколы заседаний коллегии;

секретариаты заместителей руководителя Агентства - за выполнением документов, поступивших в приемные заместителей руководителя Агентства, и поручений, контроль за выполнением которых возложен на заместителей руководителя Агентства;

ответственные за делопроизводство в структурных подразделениях - за исполнение документов, поступивших в структурные подразделения.

7.1.7. Руководители структурных подразделений обязаны еженедельно рассматривать на оперативных совещаниях состояние исполнительской дисциплины по документам с поручениями руководства Агентства, а также документы, поступившие в адрес структурного подразделения, требующие исполнения и подготовки ответа.

7.1.8. В случае исполнения документа несколькими структурными подразделениями подлинник документа направляет ответственному исполнителю, остальные исполнители получают копии документа.

7.1.9. При уходе в отпуск, в убытии в командировку, в случае болезни, увольнении или перемещении, работник, ответственный за контроль исполнения документов, обязан передать другому работнику по согласованию с непосредственным начальником и службой, обеспечивающей контроль исполнения, все контролируемые документы.

7.1.10. При пересылке документа на исполнение в подведомственную организацию с последующим информированием о ходе и результатах исполнения, вместе с документом пересылаются два экземпляра регистрационной карточки. После исполнения один экземпляр карточки возвращается с указанием даты и содержания исполнения.

7.1.11. Проверка хода исполнения документа осуществляется до истечения сроков исполнения документов (предварительный контроль) в следующем порядке: задания последующих лет - не реже одного раза в год; задания последующих месяцев текущего года - не реже одного раза в месяц; задания текущего месяца - каждые десять дней и за пять дней до истечения срока.

Все напоминания исполнителям и информация о них фиксируется в РКФ.

7.1.12. Снятие документа с контроля осуществляется контрольным отделом Административно-правового управления. Оформляется отметкой об исполнении документа и направлении его в дело: краткие сведения об исполнении или ссылка на документ (дата и номер), свидетельствующий об исполнении, отметка "в дело", номер дела, в котором будет храниться документ, дата, подпись исполнителя или руководителя структурного подразделения, в котором исполнен документ.

7.1.13. Документ считается исполненным и снимается с контроля после фактического выполнения поручений по существу, документированного подтверждения исполнения и сообщения результатов заинтересованным организациям и лицам или, если в представляемых по нему материалах о выполнении не дано дополнительных поручений и материалы не возвращены на доработку.

На документе и в РКФ проставляется отметка об исполнении, подпись лица, подтверждающего исполнение (ответственный исполнитель), дата.

7.1.14. Административно-правовое управление еженедельно готовит сводные данные о состоянии исполнительской дисциплины в Агентстве, на основании которых формируются оперативные и аналитические отчеты для информирования руководства Агентства в установленные им сроки или по запросам.

7.2.1. На контроль ставятся все поступающие документы Президента Российской Федерации, Федерального Собрания Российской Федерации и Правительства Российской Федерации, Минобрнауки России требующие исполнения.

В первую очередь рассматриваются документы с пометками "срочно".

7.2.2. Контроль за исполнением документов Президента Российской Федерации, Федерального Собрания Российской Федерации и Правительства Российской Федерации, Минобрнауки России, в том числе и срочных до трех дней, осуществляется непосредственно руководителем Агентства либо, по его поручению, одним из заместителей руководителя Агентства.

Заместитель руководителя Агентства, которому передан на исполнение документ вышестоящего органа, определяет исполнителей и сроки исполнения поручений в резолюции.

7.2.3. Контрольный отдел Административно-правового управления делает соответствующие отметки в РКФ: вносит фамилию исполнителя, содержание резолюции и все последующие отметки о прохождении и исполнении документов.

7.2.4. В Административно-правовом управлении еженедельно составляется сводка о ходе исполнения документов для последующего информирования руководителя Агентства о состоянии исполнительской дисциплины по выполнению документов вышестоящих органов.

7.2.5. О ходе и результатах выполнения каждого документа руководству Агентства представляются сведения за подписью должностного лица, которому было дано поручение, или лица, исполняющего его обязанности.

Если поручение, содержащееся в документе Президента Российской Федерации, Федерального Собрания Российской Федерации, Правительства Российской Федерации, Министерства образования и науки Российской Федерации дано нескольким должностным лицам, то федеральный орган исполнительной власти, указанный в поручении первым, является ответственным исполнителем поручения и организует работу соисполнителей. Соисполнитель представляет головному исполнителю предложения в течение первой половины срока, отведенного на исполнение поручения.

Доклад об исполнении поручения Президента Российской Федерации с приложением проекта доклада Президенту Российской Федерации представляется в Правительство Российской Федерации за 5 дней до истечения срока, установленного Президентом Российской Федерации.

7.2.6. Сведения о снятии с контроля вносятся в РКФ, сведения по исполненным документам проставляются в РКФ пометкой "в дело".

10.1.1. Номенклатура дел - систематизированный перечень заголовков (наименований) дел, заводимых в Агентстве с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке.

Номенклатура дел Агентства предназначена для организации группировки исполненных документов в дела, систематизации и учета дел, определения сроков их хранения и является основой для составления описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, а также для учета дел временного (до 10 лет включительно) хранения.

10.1.2. При составлении номенклатуры дел следует руководствоваться положениями об Агентстве и его структурных подразделениях, штатным расписанием, планами и отчетами о работе, Перечнем типовых документов с указанием сроков их хранения, номенклатурами дел за предшествующие годы. Изучаются документы, образующиеся в деятельности Агентства, их виды, состав и содержание.

10.1.3. В Агентстве составляются номенклатуры дел структурных подразделений (приложение N 28) и сводная номенклатура дел Агентства (приложение N 29).

10.1.4. Номенклатура дел структурного подразделения составляется сотрудником, ответственным за ведение делопроизводства, согласовывается с архивом Агентства, подписывается начальником подразделения и представляется в Административно-правовое управление.

Вновь созданное структурное подразделение обязано в месячный срок разработать номенклатуру дел подразделения и представить ее в Административно-правовое управление.

10.1.5. Сводная номенклатура дел Агентства составляется Административно-правовым управлением на основе номенклатуры дел структурных подразделений.

10.1.6. Сводная номенклатура дел Агентства подписывается начальником Административно-правового управления, согласовывается с Центральной экспертной комиссией (далее именуется - ЦЭК) Агентства, с экспертной проверочной комиссией (далее именуется - ЭПК) Госархива Российской Федерации и утверждается руководителем Агентства. Согласовывается номенклатура дел с Госархивом России не реже одного раза в 5 лет, если не было структурных изменений в Агентстве.

10.1.7. После утверждения сводной номенклатуры дел структурные подразделения Агентства получают выписки из соответствующих ее разделов для использования в работе.

10.1.8. Сводная номенклатура дел Агентства печатается в 4-х экземплярах. Первый утвержденный экземпляр номенклатуры дел является документом постоянного срока хранения и включается в номенклатуру дел в раздел Административно-правового управления. Второй используется в Административно-правовом управлении в качестве рабочего. Третий - применяется в архиве Агентства. Четвертый - в Госархиве России.

10.1.9. Сводная номенклатура дел Агентства в конце каждого года уточняется, утверждается и вводится в действие с 1 января следующего календарного года.

10.1.10. Сводная номенклатура дел Агентства составляется и согласовывается заново в случае коренных изменений функций и структуры Агентства.

10.1.11. Названиями разделов номенклатуры дел Агентства являются названия структурных подразделений. В сводной номенклатуре дел разделы располагаются в соответствии с утвержденной структурой Агентства.

10.1.12. В номенклатуру дел Агентства включаются заголовки дел, отражающие все документируемые участки работы Агентства.

В номенклатуру дел Агентства не включаются периодические издания.

10.1.13. Графы номенклатуры дел заполняются следующим образом.

В графе 1 номенклатуры дел проставляются индексы каждого дела, включенного в номенклатуру. Индекс дела состоит из цифрового обозначения структурного подразделения и порядкового номера заголовка дела по номенклатуре в пределах структурного подразделения. Индексы дел обозначаются арабскими цифрами. Например: 12-05, где 12 - обозначение структурного подразделения, 05 - порядковый номер заголовка дела по номенклатуре.

В номенклатуре дел рекомендуется сохранять одинаковые индексы для однородных дел в пределах разных структурных подразделений; для переходящих дел индекс сохраняется.

В графу 2 номенклатуры дел включаются заголовки дел (томов, частей).

Заголовок дела должен четко, в обобщенной форме, отражать основное содержание и состав документов дела.

Не допускается употребление в заголовке дела неконкретных формулировок ("разные материалы", "общая переписка" и т.д.), а также вводных слов и сложных оборотов.

Заголовок дела состоит из элементов, располагаемых в следующей последовательности: название вида дела (переписка, журнал и т.д.) или, разновидности документов (протоколы, приказы и т.д.); название Агентства или структурного подразделения (автор документа); название организации, которой будут адресованы или от которой будут получены документы (адресат или корреспондент документа); краткое содержание документов дела; название местности (территории), с которой связано содержание документов дела; дата (период), к которому относятся документы дела.

В заголовках дел, содержащих документы по одному вопросу, но не связанных последовательностью исполнения, в качестве вида дела употребляется термин "документы", а в конце заголовка в скобках указываются основные разновидности документов, которые должны быть сформированы в деле (планы, списки, доклады и т.д.).

Например:

"Документы о проведении тематических выставок (планы, списки, доклады, характеристики экспонатов)".

В заголовках дел, содержащих переписку, указывается, с кем и по какому вопросу она ведется.

В заголовках дел, содержащих переписку с однородными корреспондентами, последние не указываются, а указывается их общее видовое название.

Например:

"Переписка с учреждениями образования о награждении работников, присвоении почетных званий".

В заголовках дел, содержащих переписку с разнородными корреспондентами, последние не перечисляются.

Например:

"Переписка с образовательными учреждениями по вопросам документирования управленческой деятельности".

В заголовке дела указывается конкретный корреспондент, если переписка ведется только с ним.

Например:

"Переписка с ВНИИДАД по вопросам научно-методической работы".

При обозначении в заголовках дел административно-территориальных единиц учитывается следующее: если содержание дела касается нескольких однородных административно-территориальных единиц, в заголовке дела не указываются их конкретные названия, а указывается их общее видовое название.

Например:

"Переписка с главами администраций областей о социальной защите работников образования".

Если содержание дела касается одной административно-территориальной единицы (населенного пункта), ее (его) название указывается в заголовке дела.

Например:

"Переписка с департаментом образования г. Москвы о проведении единого государственного экзамена (ЕГЭ)".

В заголовках дел, содержащих плановую, или отчетную документацию, указывается период (квартал, год), на (за) который составлены планы (отчеты).

Например:

"Годовые отчеты вузов о научно-исследовательской работе за ... год".

Если дело будет состоять из нескольких томов или частей, то составляется общий заголовок дела, а затем при необходимости составляются заголовки каждого тома (части), уточняющие содержание заголовка дела.

Порядок расположения заголовков дел внутри разделов и подразделов номенклатуры дел определяется степенью важности документов, составляющих дела, и их взаимосвязью. В начале располагаются заголовки дел, содержащих организационно-распорядительную документацию.

Заголовки дел могут уточняться в процессе формирования и оформления дел.

Графа 3 номенклатуры дел заполняется по окончании календарного года.

В графе 4 указывается срок хранения дела, номера статей по Перечню.

В графе 5 "Примечание" указываются название перечней документов, использованных при определении сроков хранения дел, проставляются отметки о заведении дел, о переходящих делах (например, переходящее с 2003 года), о выделении дел к уничтожению, о сотрудниках, ответственных за формирование дел, о передаче дел в другой федеральный орган исполнительной власти для продолжения и др.

10.1.14. Если в течение года в Агентстве возникают новые документируемые участки работы, они дополнительно вносятся в номенклатуру. Для вновь заводимых дел в каждом разделе номенклатуры оставляются резервные номера.

10.1.15. По окончании года в конце номенклатуры дел делается итоговая запись о количестве заведенных дел (томов).

10.2.1. Формирование дел - группировка исполненных документов в дела в соответствии с номенклатурой дел и систематизация документов внутри дела.

10.2.2. Контроль за правильным формированием дел осуществляется общим отделом Административно-правового управления.

10.2.3. При формировании дел необходимо соблюдать следующие правила: помещать в дело только исполненные документы в соответствии с заголовками дел по номенклатуре; группировать в дело документы одного календарного года, за исключением переходящих дел; раздельно группировать в дела документы постоянного и временного сроков хранения; помещать в дела ксерокопии факсограмм, телефонограммы на общих основаниях; в дело не должны помещаться документы, подлежащие возврату, лишние экземпляры, черновики; по объему дело не должно превышать 250 листов. При наличии в деле нескольких томов (частей) индекс и заголовок дела проставляется на каждом томе с добавлением "т.1", "2" и т.д.

10.2.4. Документы внутри дела располагаются в хронологической, вопросно-логической последовательности или их сочетании.

Распорядительные документы группируются в дела по видам и хронологии с относящимися к ним приложениями.

В отдельные дела по хронологии, в зависимости от вида документов, формируются копии принятых федеральных законов, актов Президента Российской Федерации, актов Правительства Российской Федерации и выписки из соответствующих протоколов заседаний Правительства Российской Федерации, нормативно-правовых документов Минобрнауки России.

Все документы отчетного и информационного характера по исполнению акта Президента Российской Федерации или Правительства Российской Федерации, документов Минобрнауки России, находящиеся на контроле, подшиваются в заведенное на этот акт дело. Если же на акт дело не заводилось, то отчетные документы подшиваются в дело переписки постоянного срока хранения за текущий год.

Документы заседаний коллегии группируются в одно дело.

Положения, инструкции, утвержденные распорядительными документами, являются приложениями к ним и группируются вместе с указанными документами.

Приказы по основной деятельности группируются отдельно от приказов по личному составу.

Протоколы в деле располагаются в хронологическом порядке по номерам. Документы к протоколам, сгруппированные в отдельные дела, систематизируются по номерам протоколов.

Утвержденные планы, отчеты, сметы, лимиты, титульные списки и другие документы группируются отдельно от проектов.

Документы в личных делах располагаются по мере их поступления.

Ведение дел государственных служащих осуществляется в соответствии с Указом Президента Российской Федерации "О порядке ведения личных дел лиц, замещающих государственные должности Российской Федерации в порядке назначения и государственные должности Федеральной государственной службы" от 01.06.98 N 640. (Собрание законодательства Российской Федерации, 1998, N 23, ст. 2501).

Переписка группируется, как правило, за период календарного года и систематизируется в хронологической последовательности; документ-ответ помещается за документом-запросом. При возобновлении переписки по определенному вопросу, начавшейся в предыдущем году, документы включаются в дело текущего года с указанием индекса дела предыдущего года.

10.2.5. Дела структурных подразделений Агентства подлежат оформлению при их заведении и по завершении года. Оформление дела - подготовка дела к хранению. Оформление дела включает в себя комплекс работ по описанию дела на обложке, брошюровке, нумерации листов и составлению заверительной надписи. Оформление дел проводится сотрудниками, ответственными за ведение делопроизводства, при методической помощи и под контролем архива Административно-правового управления.

10.2.6. В зависимости от сроков хранения проводится полное или частичное оформление дел. Полному оформлению подлежат дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу. Полное оформление дела предусматривает: оформление реквизитов обложки дела по установленной форме (приложение N 30); нумерацию листов в деле; составление листа-заверителя дела (приложение N 31); составление в необходимых случаях внутренней описи документов дела (приложение N 32); подшивку или переплет дела.

10.2.7. Обложка дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу оформляется по установленной форме. На обложке дела указываются реквизиты: наименование Агентства; наименование структурного подразделения; индекс дела; заголовок дела; дата дела (тома, части); количество листов в деле; срок хранения дела; архивный шифр дела.

В целях обеспечения сохранности и закрепления порядка расположения документов, включенных в дело, все его листы, кроме листа заверителя и внутренней описи, нумеруются. Листы нумеруются простым карандашом сверху вниз, цифры проставляются в правом верхнем углу листа.

Листы дел, состоящие из нескольких томов или частей, нумеруются по каждому тому или части отдельно.

Фотографии, чертежи, диаграммы и другие иллюстративные и специфические документы, представляющие самостоятельный лист в деле, нумеруются на оборотной стороне в левом верхнем углу.

Подшитые в дело конверты с вложениями нумеруются: сначала конверт, а затем очередным номером каждое вложение в конверте.

После завершения нумерации листов составляется заверительная надпись, которая располагается в конце дела. Заверительная надпись составляется в деле на отдельном листе - заверителе дела. В заверительной надписи цифрами и прописью указывается количество листов в данном деле, особенности отдельных документов (чертежи, фотографии, рисунки и т.п.).

Заверительная надпись подписывается ее составителем с указанием расшифровки подписи, должности и даты составления. Количество листов в деле проставляется на обложке дела в соответствии с заверительной надписью.

Реквизит "срок хранения дела" переносится на обложку дела.

На делах постоянного хранения пишется: "Хранить постоянно".

На обложках дел постоянного хранения предусматривается место для наименования Госархива России, в который будет передаваться дела, кодов Госархива России и Агентства в соответствии с Общероссийским классификатором предприятий и организаций (ОКПО).

По окончании года в надписи на обложках дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения вносятся уточнения: при несоответствии заголовка дел на обложке содержанию подшитых документов в заголовок дела вносятся изменения и дополнения.

10.2.8. Для учета документов определенных категорий дел постоянного и временного сроков (свыше 10 лет) хранения, учет которых вызывается спецификой данной документации (особо ценные, личные дела и т.д.), составляется внутренняя опись документов дела.

Внутренняя опись документов дела составляется также на дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, если они сформированы по разновидностям документов, заголовки которых не раскрывают конкретное содержание документов. Внутренняя опись составляется на отдельном листе по установленной форме, которая содержит сведения о порядковых номерах документов дела, их индексах, датах, заголовках и номерах листов дела, на которых расположен каждый документ. К внутренней описи составляется итоговая запись, в которой указывается цифрами и прописью количество включенных в нее документов и количество листов внутренней описи.

Внутренняя опись документов дела подписывается составителем с указанием расшифровки подписи, должности и даты составления описи. Если дело уже переплетено и подшито, то заверенная составителем внутренняя опись документов дела подклеивается за верхний край к внутренней стороне лицевой обложки дела.

10.2.9. Документы, составляющие дело, подшиваются или переплетаются с учетом возможного свободного чтения текста всех документов. При подготовке дел к подшивке (переплету) металлические скрепления (булавки, скрепки) из документов удаляются.

Дела временного (до 10 лет включительно) хранения допускается хранить в скоросшивателях, не проводить пересистематизацию документов в деле, листы дела не нумеровать, заверительные надписи не составлять.

10.3.1. С момента заведения и до передачи в архив Агентства дела хранятся по месту их формирования.

Начальники структурных подразделений и сотрудники, отвечающие за делопроизводство, обязаны обеспечивать сохранность документов и дел.

Дела, находящиеся в рабочих комнатах и специально отведенных для этой цели помещениях, располагаются в вертикальном положении корешками наружу в запираемых шкафах, обеспечивающих их полную сохранность, предохраняющих документы от пыли и воздействия солнечного света.

В целях повышения оперативного поиска документов дела располагаются в соответствии с номенклатурой дел. Номенклатура дел или выписка из нее помещается на внутренней стороне шкафа.

На корешках обложек дел указываются индексы по номенклатуре.

Завершенные дела постоянного и долговременного (свыше 10 лет) сроков хранения хранятся по месту их формирования в течение двух лет, а затем сдаются в архив Агентства.

10.3.2. Выдача дел другим подразделениям из архива производится с разрешения общего отдела Административно-правового управления. Выдача дел сотрудникам подразделений для работы осуществляется под расписку. На выданное дело заводится карта-заместитель. В ней указывается структурное подразделение, индекс дела, дата его выдачи, кому дело выдано, дата его возвращения, предусматриваются графы для расписок в получении и приеме дела.

Дела выдаются во временное пользование сотрудникам структурных подразделений на срок не более одного месяца. После истечения указанного срока дело должно быть возвращено на место его хранения.

Сторонним организациям дела выдаются на основании их письменных запросов с разрешения руководства Агентства по актам.

Изъятие документов из дел постоянного хранения допускается в исключительных случаях и производится с разрешения руководства Агентства с оставлением в деле заверенной копии документа и акта о причинах выдачи подлинника.

11.1.1. Экспертиза ценности документов - отбор документов на государственное хранение или установление сроков их хранения на основе принятых критериев.

11.1.2. Экспертиза ценности документов в Агентстве на стадии делопроизводства проводится: при составлении номенклатуры дел; в процессе формирования дел и проверке правильности отнесения документов к делам; при подготовке дел к передаче в архив Агентства.

11.1.3. Для организации и проведения экспертизы ценности документов в Агентстве создается постоянно действующая центральная экспертная комиссия (далее именуется - ЦЭК) и, при необходимости, экспертные комиссии (далее именуется - ЭК) в структурных подразделениях.

11.1.4. Функции и права ЦЭК (ЭК), а также организация их работы определяются положениями, которые утверждаются начальником Административно-правового управления. Положение о ЦЭК до его утверждения подлежит согласованию с Росархивом.

11.1.5. Экспертиза ценности документов постоянного и временного хранения осуществляется ежегодно в структурных подразделениях Агентства сотрудниками, ответственными за ведение делопроизводства под непосредственным методическим руководством архива.

11.1.6. При проведении экспертизы ценности документов осуществляется отбор документов постоянного и временного (свыше 10 лет) сроков хранения для передачи в архив Агентства, отбор документов с временными сроками хранения и с пометкой "До минования надобности", подлежащих дальнейшему хранению в структурных подразделениях; выделение к уничтожению дел за предыдущие годы, сроки хранения которых истекли.

11.1.7. Отбор документов для постоянного хранения проводится на основании Перечней типовых документов с указанием сроков их хранения и номенклатуры дел Агентства путем полистного просмотра дел. В делах постоянного хранения подлежат изъятию дублетные экземпляры документов, черновики, неоформленные копии документов и не относящиеся к вопросу документы с временными сроками хранения. Окончательное решение по результатам экспертизы ценности документов принимает ЦЭК Агентства.

11.1.8. По результатам экспертизы ценности документов составляются описи дел постоянного, временного (свыше 10 лет) сроков хранения и по личному составу, а также акты о выделении дел к уничтожению (приложение N 34).

11.1.9. Опись дела - архивный справочник, содержащий систематизированный перечень единиц хранения архивного фонда, коллекции и предназначенный для их учета и раскрытия содержания. Отдельная опись представляет собой перечень дел с самостоятельной валовой (порядковой) нумерацией.

11.1.10. Описи составляются отдельно на дела постоянного хранения; дела временного (свыше 10 лет) хранения; дела по личному составу; на дела временного (до 10 лет) хранения описи не составляются.

11.1.11. В каждом структурном подразделении Агентства описи на дела постоянного хранения составляются ежегодно при методическом руководстве архива Административно-правового управления. По этим описям документы сдаются в архив Агентства.

Описи дел, подготовленные структурными подразделениями, служат основой для подготовки сводной описи дел Рособразования, которую готовит архив Агентства и по которой он сдает дела на государственное хранение в Государственный архив Российской Федерации.

11.1.12. Описи дел структурных подразделений составляются по установленной форме (приложение N 33) и представляются в архив Агентства через два года после завершения дел в делопроизводстве.

11.1.13. Описательная статья описи дел структурного подразделения имеет следующие элементы: порядковый номер дела (тома, части) по описи; индекс дела (тома, части); заголовок дела (тома, части); дата дела (тома, части); количество листов в деле (томе, части); срок хранения дела.

11.1.14. При составлении описи дел соблюдаются следующие требования: каждое дело вносится в опись под самостоятельным порядковым номером (если дело состоит из нескольких томов (частей); то каждый том (часть) вносится в опись под самостоятельным номером; порядок нумерации дел в описи - валовый; графы описи заполняются в точном соответствии с теми сведениями, которые вынесены на обложку дела; при внесении в опись подряд дел с одинаковыми заголовками пишется полностью заголовок первого дела, а все остальные однородные дела обозначаются словами "то же", при этом, другие сведения о делах вносятся в опись полностью (на каждом новом листе описи заголовок воспроизводится полностью); графа описи "примечание" используется для отметок о приеме дел, особенностях их физического состояния, о передаче дел другим структурным подразделениям со ссылкой на необходимый акт, о наличии копий и т.п.

11.1.15. В конце описи вслед за последней описательной статьей делается итоговая запись, в которой указывается (цифрами и прописью) количество дел, внесенных в опись, первый и последний номера дел по описи, а также оговариваются особенности нумерации дел в описи (литерные номера и пропущенные номера).

11.1.16. Опись дел структурного подразделения подписывается составителем с указанием его должности, согласовывается с архивом и утверждается руководителем структурного подразделения.

11.1.17. Описи дел структурных подразделений Агентства составляются в двух экземплярах, один из которых передается вместе с делами в архив Агентства, а второй остается в качестве контрольного экземпляра в структурном подразделении (приложение N 33).

11.1.18. Отбор документов за соответствующий период к уничтожению и составление акта о выделении их к уничтожению (приложение N 34) производится после составления сводных описей дел постоянного хранения за этот же период. Указанные описи и акты рассматриваются на заседании ЦЭК Агентства одновременно. Согласованные ЦЭК Агентства акты утверждаются начальником Административно-правового управления только после утверждения экспертно-проверочной комиссией (далее именуется - ЭПК) Госархива России описей дел постоянного хранения; после этого Агентство имеет право уничтожить дела, включенные в данные акты в соответствии с установленным порядком.

11.1.19. Акт о выделении документов к уничтожению составляется, как правило, на дела всего Агентства. Если в акте указаны дела нескольких структурных подразделений, то название каждого структурного подразделения указывается перед группой заголовков дел этого подразделения.

11.2.1. В архив Агентства передаются дела с исполненными документами постоянного, временного (свыше 10 лет) сроков хранения и по личному составу. Их передача производится только по описям дел.

11.2.2. Дела с исполненными документами постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения передаются в архив Агентства после истечения двухлетнего срока их хранения и использования в структурном подразделении.

11.2.3. Дела временного (до 10 лет включительно) хранения передаче в архив Агентства, как правило, не подлежат. Они хранятся в структурных подразделениях и по истечении сроков хранения подлежат уничтожению в установленном порядке.

11.2.4. Передача дел в архив Агентства осуществляется по графику, составленному общим отделом Административно-правового управления, согласованному с руководителями структурных подразделений и утвержденному начальником Административно-правового управления.

11.2.5. В период подготовки дел структурным подразделением к передаче в архив Агентства сотрудником архива предварительно проверяется правильность их формирования, оформления и соответствие количества дел, включенных в опись, количеству дел, заведенных в соответствии с номенклатурой дел Агентства.

11.2.6. Прием каждого дела производится сотрудником архива Агентства в присутствии работника структурного подразделения. При этом на обоих экземплярах описи против каждого дела, включенного в нее, делается отметка о наличии дела. В конце каждого экземпляра описи указываются цифрами и прописью количество фактически принятых дел, дата приема-передачи дел, а также подписи работника архива Агентства и сотрудника, передавшего дела.

Вместе с делами в архив Агентства передаются регистрационные картотеки на документы или программные средства и базы данных, содержащие информацию о регистрации и исполнении передаваемых документов. Заголовок каждой картотеки или базы данных включается в опись.

1.2.7. В случае ликвидации или реорганизации структурного подразделения Агентства, сотрудник, ответственный за ведение делопроизводства данного структурного подразделения, в период проведения ликвидационных мероприятий формирует все имеющиеся документы в дела, оформляет дела и передает их в архив Агентства, независимо от сроков хранения. Передача дел осуществляется по описям дел и номенклатуре дел.